Upload
vomien
View
232
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
i
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN DI TOKO MERAH GEJAYAN YOGYAKARTA DENGAN
VISUAL BASIC 6.0 DAN MS ACCESS
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh :
Zon Volmer Oktopri D. 07.02.6855
Danny Setiawan 07.02.6865
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
2012
i
ii
ii
iii
THE PAYROLL INFORMATION SYSTEM DESIGN FOR EMPLOYEES IN THE TOKO MERAH GEJAYAN YOGYAKARTA USING VISUAL BASIC6.0 AND MS.ACCES
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN DI
TOKO MERAH GEJAYAN YOGYAKARTA DENGAN VISUAL BASIC 6.0 DAN MS ACCESS
Zon Volmer Oktopri D.
Danny Setiawan
Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
In line with the development of science and technology, adult this the more company or agency that created. In the present, an enterprise should be working quickly just and right with high levels of thoroughness in order to goes on and endure in rivalry compete. Information systems that required should be accurate, timely and flexible. This will support the smoothness of activity in company or agency in the activities of daily.
Toko Merah is an online store selling a range of stationery. Souvenir shops in the development of toko merah Gejayan face some problems in their payroll processing system. The first problem facing the Toko Merah, calculation and management of employee salaries are still using microsoft excel help is causing the slow salary calculation and less accurate. The second problem, the employee attendance data logging is still a manual so that the level of errors or inaccuracies to be great work time recording as a result of employee payroll calculation process has been slow. The third problem, the making of the report still use microsoft word causes the information obtained is less complete and takes a long time in the search for information.
Analysis and design of information system of payroll at the Toko Merah Gejayan Yogyakarta can give a product the design of information system of payroll employees and
help design a system of employee payroll calculations are accurate.
Keyword: payroll system with visual basic 6.0 and MS Access, Toko Merah.
iii
1
1. Pendahuluan
Sejalan dengan perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini, semakin banyak
perusahaan atau instansi yang bermunculan. Sistem informasi yang dibutuhkan juga
harus akurat, tepat waktu dan fleksibel. Hal ini akan menunjang kelancaran aktivitas di
perusahaan atau instansi dalam kegiatan sehari-harinya.
Toko Merah adalah sebuah toko yang menjual berbagai macam alat tulis. Toko
Merah Gejayan dalam perkembangan tokonya menghadapi beberapa permasalahan
dalam sistem penggajiannya. Permasalahan pertama yang dihadapi Toko Merah,
perhitungan dan pengelolaan gaji karyawan masih menggunakan bantuan microsoft
excel. Permasalahan kedua, pencatatan data absensi karyawan masih manual.
Permasalahan ketiga, pembuatan laporan masih menggunakan microsoft word.
2. LandasanTeori
2.1 Konsep Dasar Sistem
Pengertian Sistem
Pendekatan sistem yang menekankan prosedur mendefinisikan sistem adalah
“Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu
(Richard F. Neuschel)”.
2.2 Konsep Dasar Informasi
Pengertianinformasi
Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
lebih bermanfaat dalam pengambilan keputusan pada saat ini maupun masa yang akan
datang untuk mencapai tujuan (Robert N. Anthony dan Dearden).
Siklus Informasi
Siklus informasi merupakan gambaran secara umum mengenai proses data yang
dihasilkan dari pengolahan data-data sebelumnya yang akan digunakan kembali sebagai
data untuk menghasilkan informasi berikutnya dan begitu juga seterusnya dalam
perjalanan siklus informasi berikutnya (Jogiyanto,1999).
2
Gambar 2.1 Siklus Informasi
Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu:
a. Akurat (accurate)
b. Tepat Waktu (time lines)
c. Relevan (relevances)
Nilai Informasi
Nilai informasi (value of information) ditentukan dua hal, yaitu dari segi manfaat
dan biaya. Suatu informasi bila mempunyai nilai manfaat yang lebih efektif dibandingkan
dengan biayanya maka informasi tersebut mempunyai nilai yang baik. Informasi tidak
ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya.
Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness
atau benefit.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu system didalam organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan (Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis).
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan sistem informasi adalah sebagai
berikut:
a. Sistem manajemen dalam organisasi.
b. Menyediakan kebutuhan transaksional
c. Mampu melayani kebutuhan bagi siapapun yang membutuhkan.
Proses
(Model) Input
(Data) Data
(ditangkap)
Output
(Informasi) Penerima
Hasil
Tindakan
Keputusan
Tindakan
Dasar
Data
3
Komponen Sistem Informasi
Menurut John Burch dan Gary Grundnitski mengemukakan:“Bahwa sistem
informasi terdiri dari komponen yang disebutkannya dengan istilah blok bangunan, yaitu
blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok basis
kendali.
a. Blok Masukan (input)
b. Blok Model
c. Blok Keluran (output)
d. Blok Teknologi
e. Blok Basis Data
f. Blok Kendali.
2.4. Sistem Informasi Penggajian
Gaji
Menurut Mulyadi (2001:377), gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang
dilakukan oleh karyawan baik yang mempunyai jabatan maupun karyawan pelaksana.
Penghasilan yang didapat oleh seorang karyawan terdiri atas:
a. Gaji Pokok
b. Insentive
Uang makan dan transport
Uang lembur
c. Tunjangan Hari Raya (THR)
Sistem Informasi Penggajian
Sistem Informasi Penggajian merupakan bagian dari Sistem informasi Sumber
Daya manusia yang merupakan sub sistem dari Sistem Informasi Manajemen
(SIM).Perancangan sistem penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin:
a. Keakuratan.
b. Kehandalan.
c. Keamanan akses.
2.5. Perangkat Lunak (Software) Yang Digunakan
Microsoft Visual Basic 6.0
Microsoft Visual Basic merupakan pemrograman terkendali (event-driven
Programing). Artinya program menunggu sampai respon dari pemakai berupa event atau
kejadian.
4
a. Jendela Utama
Jendela utama terdiri dari baris judul, menu bar, dan toolbox. Baris judul
berisikan nama proyek, mode operasi visual basic sekarang dan form yang aktif.
Gambar 2.3 Jendela Utama MS Visual Basic 6.0
b. Jendela Form
Form adalah windows yang akan menjadi tampilan yang merupakan tempat
pengguna berinteraksi dengan program.
Gambar 2.4 Tampilan Form MS Visual Basic 6.0
c. Jendela Proyek
Jendela proyek adalah windows yang menampilkan daftar form dan model.
Gambar 2.5 Jendela Proyek MS Visual Basic 6.0
5
d. Toolbox
Toolbox berisikan daftar struktur setting yang digunakan pada suatu objekterpilih.
Gambar 2.6 Tampilan Toolbox MS Visual Basic 6.0
e. Jendela properties
Jendela properties adalah windows yang menampilkan posisi form relative terhadap
layar monitor.
Gambar 2.7 Jendela Properti MS Visual Basic 6.0
Microsoft Access 2007
Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi
basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan
kecil hingga menengah. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet
Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga
memudahkan pengguna.Salah satu keunggulan Microsoft Access dilihat dari perspektif
programmer adalah kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query
Language (SQL).
Simbol Flowchart
Sistem Flowchart merupakan diagram aliran data yang menggambarkan suatu
sistem peralatan komputer atau secara fisikal dalam proses pengolahan data serta
hubungan antara peralatan tersebut. Beberapa symbol yang digunakan dalam sistem
flowchart:
6
Tabel 2.1 Simbol Flowchart
Simbol Keterangan
Simbol untuk dokumen laporan
Simbol operasi secara manual
Simbol input secara manual (keyboard)
Simbol proses komputerisasi /pengolahan
Simbol media penyimpanan file secara tetap
Simbol dokumen yang terdiri dari satu dokumen
Simbol arus data
Simbol untuk pengambilan keputusan
2.6 Simbol Data Flow Diagram ( DFD )
Sedangkan data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran sistem secara logika.
Gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data,
atau organisasi file. Beberapa symbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram:
Tabel 2.2. Data Flow Diagram
Simbol Keterangan
Simbol sumber/tujuan
Simbol proses
Simbol untuk penyimpanan
Simbol aliran data
3. Gambaran umum
Membuat system penggajian karyawan di took Merah Gejayan Yogyakarta dan
menjadikan penelitian ini sebagai lingkungan pembelajaran mahasiswa dengan
7
mempraktikan ilmu yang telah didapat selama dibangku kuliah.Sehingga diharap akan
agar mahasiswa memiliki cukup bekal untuk mengaplikasikan pada dunia kerja nyata
nantinya.
4. Analisis dan pembahasan
Analisis system merupakan penguraian dari suatu system informasi yang utuh
kedalam komponen – komponen dengan maksud untuk mengidentifikasikan maupun
mengevaluasi semua permasalahan – permasalahan, hambatan – hambatan yang terjadi
serta kebutuhan – kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat meningkatkan kualitas
sistem yang sudah ada.
Analisa Dokumen yang berjalan
Adapun tujuan dari analisa dokumen adalah untuk mengetahui semua dokumen
atau file yang digunakan dalam Flow Map Sistem Informasi Absensi dan Penggajian yang
sedang berjalan pada Toko Merah. Berikut ini adalah dokumen-dokumen yang diajukan
dalam sistem yang sedang berjalan pada Toko Merah :
1. Nama Dokumen : Daftar Hadir (Absensi Uang Makan)
Fungsi : Sebagai alat kontrol uang makan
Sumber : Bagian Personalia
Distribusi : Bagian Personalia pada Karyawan
Rangkap : 1 (satu)
Bentuk : Formulir
Periode : 1 Bulan
Item Data : no, nama, tanggal, ket
2. Nama Dokumen : DaftarAbsensi
Fungsi : Sebagai disiplin terhadap setiap Karyawan
Sumber : BagianPersonalia
Distribusi : BagianPersonaliapadaKaryawan
Rangkap : 2 (dua)
Bentuk : Formulir
Periode : 1 Bulan
Item Data : no, nama, pkt/gol nip, tanggal/bulan/tahun, ket
3. Nama Dokumen : Daftar Pembayaran Penghasilan dan ULP
Fungsi : Sebagai data Penggajian
Sumber : BagianKeuangan
Distribusi : BagianKeuanganpadajurubayar
Rangkap : 1 (satu)
Bentuk : Formulir
Periode : 1 Bulan
8
Item Data : no urut, nama/nip/tgl.lahir/jabatan, gajipokok, tunjangan,
potongan, jml.pot, ulp, jml yg dibayarkan/tandatangan
4. NamaDokumen : Slip Gaji
Fungsi :Bukti penerimaan gaji
Sumber :Bagian Keuangan
Distribusi :Bagian Keuangan kepada Karyawan
Rangkap : 1 (satu)
Bentuk : Slip
Periode : 1 Bulan
Item Data : no, nama, pkt/nrp, jml pot, gaji bersih
Prosedur Kegiatan Absensi dan Penggajian yang berjalan
Alur kegiatan pengelolaan data absensi dan penggajian karyawan yang sedang
berjalan adalah sebagai berikut :
1. Karyawan akan menerima Daftar Hadir karyawan (Absensi Uang Makan) dan Daftar
Absensi harian karyawan oleh bagian personalia.
2. Kemudian di cek ulang oleh supervisor pada Daftar Absensi Uang Makan tersebut
yang telah ditandatangani oleh karyawan, fungsinya untuk menbantu Bagian
keuangan agar lebih mudah dalam memberikan potongan uang makan kepada
karyawan yang tidak hadir pada gaji bulanan karyawan tersebut. Dan setelah itu
karyawan menandatangani Daftar Absensi Harian.
3. Setelahitu Daftar Absensi Harian karyawan yang telah ditandatangani, kemudian
akan di cekoleh supervisor, fungsinya untuk kedisiplinan karyawan tersebut.
4. Laporan Daftar Absensi Harian tersebut diserahkan kebagian personalia buat
disahkan.
5. Bagian Keuangan menerima Daftar Absensi Uang Makan yang sudah di cek ulang
oleh supervisor, dan membuat Daftar Gaji serta Laporan Slip Gaji yang berupa gaji
bersih dan potongannya, yang selanjutnya ditujukan kepada Personalia. Personalia
mencek laporan gaji tersebut, kemudian slip gaji ditujukan kepada Karyawan.
5. Kesimpulan
Setelah diterapkan sistem penggajihan pada Toko Merah, maka penulis dapat
mengambil beberapa kesimpulan perbandingan dengan adanya sistem yang baru ini.
Sistem yang diusulkan dapat memberikan layanan sebagai berikut:
1. Mampu memberikan pelayanan informasi yang berkualitas kepada karyawan.
9
2. Mampu menyediakan berbagai data karyawan serta pelayanan administrasi yang
diinginkan karyawan.
3. Dapat diterapkan pada karyawan yang belum mengenal komputer atau sistem ini
dirancang oleh penulis agar mudah digunakan oleh orang yang belum mengenal
komputer (user friendly).
5.1 Saran
Saran dari hasil penerapan sistem ini adalah :
1. Sistem ini lebih mengacu pada proses penggajihan, sedangkan pengolahan datanya
masih perlu tabel tambahan untuk menghasilkan pelayanan yang lebih kompleks.
2. Upaya untuk menerapkan sistem penggajihan karyawan agar sesuai dengan yang
diinginkan antara lain :
a. Adanya kerja sama saling mendukung antara adminn dengan karyawan dalam
hal memberikan informasi.
b. Kesadaran dari para karyawan untuk melaporkan data dirinya setiap ada
perubahan yang disebabkan oleh peruabahan data karyawan.
c. Kesadaran dan kemauan para pegawai atau yang ditunjuk sebagai operator
untuk secepatnya merubah data karyawan setiap ada perubahan data
karyawan.
10
Daftar Pustaka
Anthony, Robert N, dan John Dearden, 1990, “Sistem Pengendalian Manajemen”, Ali Bahasa Agus Maulana, Erlangga, Yogyakarta.
Bimo Sunarfrihantono, 2002, PHP dan MySQL untuk Web, Penerbit Andi,
Yogyakarta. Davis, Gordon B. 1993. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen.
Terjemahan, Seri Manajemen 90-A. Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo. Hartono, Jogiyanto, 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: CV.
Andi Offset. Heidjrachman dan Husnan. 1996. Konsep Perancangan Sistem Absensi dan
Penggajian. Jakarta: Penerbit Widya Guna. John Burch dan Gary Grudnitski, 1986, Information Systems Theory and
Practice, John Wiley and Sons, New York. Kampilnastuti dan Widiasari. 2005. Hubungan Konsep Absensi dan Penggajian.
Bandung: Candra Jaya. Mcleod, Jr, Raymond, Sistem Informasi Manajemen, PT. Prenhallindo, Jakarta,
1996, hlm 18. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi, Yogyakarta : STIE YKPN Richard F Neuschel, Management by System, McGrawHill, New York,
1960,hlm10. Robert K. Leitch dan K. Roscoe Davis, 1983, Accounting Information Systems,
Prentice-Hall, New Jersey. Sanusi, Ahmad weblog, 2012