PERANCANGAN SISTIM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEB

MENGGUNAKAN MODEL SPIRAL

(STUDI KASUS AKNP PELALAWAN)

Humaira1)2)

Indri Rahmayuni1)3)

Defni1)4)

1) Jurusan Teknologi Informasi Politeknik Negeri Padang Kampus Unand Limau Manis

Padang 25163 (Telp. 0751-72590 Fax. 0751-72576)

2) E-mail :mira.humaira@gmail.com

3) Email : irahmayuni@yahoo.com

4) Email : faeyza.alfath@gmail.com

Abstrak

Metode yang digunakan dalam pembangunan Sistem Informasi Akademik adalah model Spiral. Model ini

sangat cocok diimplementasikan untuk pengembangan sistem yang menitikberatkan pada evaluasi dan analisa

resiko. Tool yang digunakan sebagai alat bantu desain yaitu UML. Sistem Informasi Akademik ini memiliki

lima aktor yang terdiri dari Administrator, Administrasi, Dosen, Mahasiswa dan Pengelola/Prodi.

Key word : siakad, web, model spiral

1. Pendahuluan

Berdasarkan pengamatan di lapangan, akademi komunitas Negeri Pelalawan (AKNP) dalam pengelolaan

manajemen kearsipan masih dilakukan secara manual baik pencatatan nama mahasiswa maupun semua

dokumen yang terkait kelancaran proses belajar mengajar masih menggunakan fasilitas Microsoft Word dan

Excell. Hal ini tentu menyulitkan bagi pengelola akademi komunitas dalam menjaga keamanan data tersebut.

Sementara itu jumlah mahasiswa setiap tahunnya terus bertambah terkait dengan respon positif masyarakat

Pelalawan menyambut akademi komunitas tersebut.

Berdasarkan ulasan diatas dipandang perlu dilakukan penelitian untuk membuat sebuah sistem informasi

manajemen yang menghasilkan sebuah sistem informasi berbasiskan teknologi informasi yang sesuai dengan

program kerja kabupaten Pelalawan menjadi sebuah kabupaten yang teknopolitan. Sistem manajemen ini

nantinya akan memudahkan pengelola dalam mengolah data-data yang berhubungan dengan akademik

sehingga data tersebut tersimpan dengan baik menggunakan sebuah basis data.

Adapun tujuan penelitian ini:

1. Membuat sebuah sistem informasi akademik yang mampu mengolah data sesuai kebutuhan.

2. Pembangunan sistem menggunakan Model Spiral

Batasan masalah penelitian:

1. Sistem Informasi Akademik dirancang menggunakan tool UML.

2. Tidak membahas evaluasi resiko secara detail.

2. Tinjauan Pustaka

Sistem informasi Manajemen adalah sebuah kelengkapan pengelolaan dari proses-proses yang yang

menyediakan informasi untuk pembuat keputusan guna mendukung operasi-operasi dan pembuatan

keputusan dalam sebuah organisasi. Adapun manfaat dari sebuah sistem informasi adalah:

Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan

menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling

rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia. 183

National Conference of Applied Sciences, Engineering, Business and Information Technology. Politeknik Negeri Padang, 15 – 16 Oktober 2016 ISSN:2541-111x

Model Spiral[2][7]

Model spiral merupakan kombinasi antara model iterative dan model linear seperti waterfall yang dititik

beratkan pada evaluasi analisis resiko. Model spiral terdiri atas empat tahapan. Dalam pembangunannya,

sistem informasi atau perangkat lunak yang dibanggun secara iterasi melewati empat tahapan tersebut.

Tahapan-tahapan tersebut adalah pada Gambar 1.

Gambar 1 Metode Spiral [7]

1. Identifikasi

Tahap ini dimulai dengan mengumpulkan kebutuhan-kebutuhan bisnis sebagai dasar dari spiral.

Selanjutnya seiring dengan pengembangan produk, identifikasi kebuuhan sistem, serta kebutuhan sub

sistem dilakukan pada tahap ini. Pemahaman kebutuhan sistem dilakukan dengan komunikasi terus

menerus antara konsumen dan analis sistem.

2. Perancangan

Tahap perancangan dimulai dengan membuat desain konseptual sebagai dasar dari spiralnya. Desain

konseptual ini termasuk desain arsitektur, desain modul, desain sistem, dan desain akhir.

3. Pembangunan

Tahap pembangunan mengacu pada pembuatan perangkat lunak yang sebenarnya. Pada tahap ini, hasil-

hasil yang didapatkan dari fase perancangan diimplementasikan kedalam sebuah produk yang akan

digunakan oleh konsumen. Pembangunan produk ini juga dikomunikasikan dengan konsumen untuk

mengetahui apakah produk yang dibuat sesuai dengan keinginan konsumen.

4. Evaluasi dan Analisis Resiko

Analisis resiko meliputi identifikasi, estimasi, dan monitoring kemampuan teknis serta manajemen resiko

seperti penjadwalan yang salah maupun biaya yang melebihi estimasi awal. Setelah produk yang dibuat

diuji, pada akhir iterasi spiral, konsumen melakukan evaluasi terhadap perangkat lunak dan memberikan

umpan balik kepada pengembang.

Berdasarkan evaluasi konsumen ini, proses pengembangan perangkat lunak memasuki iterasi berikutnya

pada model spiral dan menggunakan pendekatan linear untuk mengimplementasikan saran-saran

konsumen.

Model spiral cocok digunakan untuk pengembangan perangkat lunak berikut:

Ketika ada batasan biaya dan evaluasi serta analisis resiko merupakan salah satu factor penting

Digunakan untuk proyek pengembangan dengan resiko menengah sampai besar

Untuk proyek dengan jangka waktu panjang karena adanya potensi perubahan prioritas ekonomi

yang sejalan dengan perubahan kebutuhan sistem

Konsumen yang tidak yakin mengenai kebutuhan sistem yang akan dibuat

Kebutuhan sistem cukup kompleks sehingga membutuhkan evaluasi untuk memperjelasnya.

3. Metode Penelitian

Penelitian ini menggunakan pendekatan Model spiral. Sesuai dengan model Spiral pada gambar 1 yang

digunakan dalam penelitian ini, fase-fasenya sebagai berikut:

1) Identifikasi

Tahap identifikasi dilakukan dengan:

Melakukan wawancara dengan pihak terkait untuk mengetahui dan memahami proses bisnis yang

terjadi.

Mengamati jalannya proses untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai proses bisnis

yang berlangsung.

184

National Conference of Applied Sciences, Engineering, Business and Information Technology. Politeknik Negeri Padang, 15 – 16 Oktober 2016 ISSN:2541-111x

Membuat dokumen spesifikasi kebutuhan perangkat lunak (software requirement specification) yang

berisikan hasil analisis kebutuhan proses bisnis yang akan dibuat berdasarkan hasil wawancara dan

pengamatan.

Mengkomunikasikan spesifikasi yang dibuat dengan pihak terkait apakah sudah sesuai dengan

kebutuhan mereka atau belum. Jika belum, maka perubahan kembali dilakukan untuk

dikomunikasikan kembali sampai dihasilkan sebuah spesifikasi kebutuhan yang telas sesuai dengan

kebutuhannya.

2) Desain

Tool yang digunakan sebagai alat bantu desain yaitu UML. Salah satunya adalah use case. Use case adalah

deskripsi fungsi dari sebuah sistem dari perspektif pengguna. Pengguna biasanya disebut dengan aktor. Aktor

merupakan sebuah peran yang dapat dimainkan oleh pengguna dalam interaksinya dengan sistem. Sistem

Akademik ini memiliki lima aktor yang terdiri dari Administrator, Administrasi, Dosen, Mahasiswa dan

Pengelola/Prodi. Masing-masing aktor mempunyai interaksi ke sistem yang bervariasi. Use case diagram

dapat dilihat pada Gambar 2.

Gambar 2 Use Case Diagram Sistem Informasi Akademik

3) Pembangunan dan Implementasi Sistem

Setelah proses rancangan selesai, Sistem Informasi Akademik ini mulai dibangun. Selama masa

pembangunan sistem, pengujian terhadap fungsionalitas sistem informasi ini akan terus dilakukan baik

menggunakan data dummy maupun data asli. Pada tahap ini juga dilakukan proses pengumpulan data yang

diperlukan untuk tiap sistem informasi sehingga sistem yang dibangun dapat langsung diuji dengan data

sebenarnya. Pengujian menggunakan data asli (real data) sangat penting untuk mengetahui tingkat kebenaran

seluruh fungsionalitas yang melibatkan data tersebut.

4) Evaluasi dan Analisis Resiko

Setelah sistem informasi diimplementasikan dan dijalankan evaluasi penggunaan sistem dilakukan baik

dengan pengamatan data, penanganan kesalahan (error handling), maupun melalui evaluasi kepuasan

pengguna terhadap fungsionalitas sistem informasi akademik. Evaluasi kepuasan pengguna yang dilakukan

menggunakan metode Kano ini dibagi atas 4 tahap yaitu identifikasi fungsionalitas sistem, pembuatan dan

penyebaran kuisioner, analisis hasil kuisioner, serta prioritas tindakan berdasarkan hasil kuisioner[1][4][6].

Berdasarkan hasil evaluasi pada sistem informasi akademik yang dibuat bahwasanya ada fungsionalitas yang

berada pada kategori Indifferent dan Reverse. Kategori Indifferent dan Reverse berkaitan dengan hak akses

185

National Conference of Applied Sciences, Engineering, Business and Information Technology. Politeknik Negeri Padang, 15 – 16 Oktober 2016 ISSN:2541-111x

petugas administrasi dalam mengubah data. Dengan demikian hak akses petugas administrasi tersebut akan

dinonaktifkan[5].

4. Hasil Dan Pembahasan

Fitur Utama

Fitur utama Sistem Informasi Akademik ini terdiri dari kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional.

Daftar kebutuhan fungsional sistem dapat dilihat pada tabel 1.

Tabel 1 Analisis Kebutuhan Fungsional Sistem

No Deskripsi

F-01 Petugas administrasi memasukkan data yang berkaitan dengan data mahasiswa, data dosen, data kehadiran

dosen dan mahasiswa

F-02 Petugas administrasi mencetak rapor tiap semester dan transkip nilai mahasiswa

F-03 Dosen memasukkan nilai mata kuliah

F-03 Dosen dapat melihat rekap nilai, dan kehadiran

F-04 Pimpinan / Kaprodi dapat mengakses data nilai mahasiswa dan kelulusan mahasiswa, data mata kuliah

F-05 Mahasiswa dapat melihat nilai dan kehadiran

F-06 Super admin dapat mengakses semua data maupun laporan

Kebutuhan fungsional sistem pada Tabel 1 dapat digambarkan seperti pada Gambar 2. sedangkan daftar

kebutuhan non fungsional sistem dapat dilihat pada Tabel 2 berikut.

Tabel 2 Analisis Kebutuhan Non Fungsional Sistem

No Deskripsi

NF-01 Sistem mengeluarkan pesan error ketika ada kesalahan input

NF-02 Sistem akan mengkonversi nilai angka menjadi nilai huruf

NF-03 Sistem menghitung nilai IPK pada transkip nilai

NF-04 Sistem menghitung IP rapor

NF-05 Sistem dapat menentukan kelulusan mahasiswa berdasarkan nilai yang diperolehnya

Analisis Kebutuhan Pengguna

Sistem informasi ini akan digunakan oleh lima jenis pengguna (user) yang memiliki hak akses yang berbeda-

beda. Kelima jenis pengguna tersebut adalah:

Administrator sistem yang merupakan super user yang memiliki akses untuk semua fungsionalitas

sistem

Kepala Program Studi dapat mengakses data nilai mahasiswa serta rekapitulasi nilai mahasiswa untuk

setiap angkatan.

Petugas administrasi bertugas untuk melakukan input data mahasiswa serta melakukan pencetakan rapor

dan transkrip untuk dapat disahkan oleh Ketua Program Studi.

Dosen melakukan input nilai mahasiswa untuk setiap mata kuliah yang diampunya.

Mahasiswa dapat melakukan akses kepada data nilai mahasiswa tersebut. Tiap mahasiswa akan

dilengkapi dengan user name dan password yang berbeda-beda sehingga mahasiswa hanya dapat

melihat nilai mereka sendiri dan tidak dapat melihat nilai mahasiswa lain.

Sistem

Informasi

Akademik

Administrator

Sistem

Petugas

Administrasi

MahasiswaKetua Program

Studi

Dosen

All D

ata

All R

ep

orts

Data Mahasiswa

Transkrip, Rapor

Rekap Nilai, KelulusanNilai, Rapor, Transkrip

Nilai

Rekap Nilai

Gambar 3 Model Keterhubungan Pengguna dan Data Pada Sistem Informasi Akademik

Karena sistem informasi ini memiliki beberapa tingkatan hak akses dan untuk kemudahan akses sistem oleh

pengguna maka sistem informasi yang dibuat adalah sistem informasi berbasis web. Keterhubungan data dan

pengguna dengan sistem informasi ditampilkan pada Gambar 3. 186

National Conference of Applied Sciences, Engineering, Business and Information Technology. Politeknik Negeri Padang, 15 – 16 Oktober 2016 ISSN:2541-111x

NOBP CHAR(12)

NAMA VARCHAR(30)

ALAMAT VARCHAR(50)

TGLLAHIR DATE

TELP VARCHAR(12)

EMAIL VARCHAR(30)

KDPRODI VARCHAR(6)

MAHASISWA

NOBP CHAR(12)

KODEMK VARCHAR(6)

SEMESTER INT

TAHUNAJAR DATE

NILAIANGKA INT

NILAIHURUF CHAR

NILAI

KODEMK VARCHAR(6)

NAMAMK VARCHAR(30)

SKS INT

JAM INT

KATEGORI VARCHAR(12)

KDPRODI VARCHAR(6)

MATAKULIAH

KDPRODI VARCHAR(6)

NAMAPRODI VARCHAR(30)

BID_ILMU VARCHAR(15)

PRODI

KDJADWAL VARCHAR(6)

KODEMK VARCHAR(6)

NIP CHAR(12)

HARI CHAR(6)

JAM CHAR(6)

RUANG VARCHAR(5)

JADWAL

NIP CHAR(12)

NAMA VARCHAR(30)

ALAMAT VARCHAR(50)

TGLLAHIR DATE

TELP VARCHAR(12)

EMAIL VARCHAR(30)

KDPRODI VARCHAR(6)

DOSEN

KDINFO VARCHAR(6)

JUDUL VARCHAR(30)

TANGGAL DATE

TAGS VARCHAR(30)

ISI TEXTAREA

KDPRODI VARCHAR(6)

INFORMASI

KDJADWAL VARCHAR(6)

NOBP CHAR(12)

TANGGAL DATE

HARI CHAR(6)

JAM CHAR(6)

STATUS VARCHAR(6)

HADIR_MHS

KDJADWAL VARCHAR(6)

NIP CHAR(12)

TANGGAL DATE

HARI CHAR(6)

JAM CHAR(6)

STATUS VARCHAR(6)

HADIR_DOSEN

NOBP = NOBP NOBP = NOBP

KDJADWAL = KDJADWAL

NIP = NIP

KDPRODI = KDPRODI

KDPRODI = KDPRODI

KDPRODI = KDPRODI

KDPRODI = KDPRODI

NIP = NIP

KDJADWAL = KDJADWAL

KODEMK = KODEMK

KODEMK = KODEMK

Gambar 4 Relasi Tabel

Gambar 4 adalah relasi tabel. Relasi tabel memperlihatkan keterkaitan satu tabel dengan tabel lainnya dalam

satu basisdata. Keterkaitan antar tabel menggunakan foreign key.

Pengujian Sistem

Pengujian perangkat lunak merupakan bagian dari tahapan pembangunan perangkat lunak. Tujuan dari

pengujian ini adalah untuk menjamin bahwa perangkat lunak yang dibangun mampu merepresentasikan dari

spesifikasi berupa desain dan pengkodean. Pengujian perangkat lunak difokuskan pada hal sebagai berikut.

1. Pengujian fungsional yang harus disediakan aplikasi sesuai jabaran kebutuhan perangkat lunak.

2. Pengujian non fungsional.

1. Pengujian Kebutuhan fungsional

Hasil pengujian kebutuhan fungsional Sistem Informasi Akademis dapat dilihat pada Tabel 3a.

2. Pengujian Kebutuhan Non Fungsional

Hasil pengujian kebutuhan non fungsional (Tabel 3b) dilakukan dengan pendekatan pengamatan secara

manual. Setiap proses dalam sistem diamati langkahnya sehingga didapatkan keseluruhan operasi berjalan

sesuai dengan tujuannya.

Hasil Simulasi

Pengujian Sistem dilakukan dengan beberapa skenario yaitu:

1. Sistem Informasi Akademik diakses oleh klien melalui PC dengan menggunakan browser firefox

2. Sistem Informasi Akademik diakses oleh klien melalui Smartphone menggunakan browser chrome

Berikut hasil simulasi yang dijalankan pada klien menggunakan browser Firefox. Alamat Url-nya adalah

http://akn-pelalawan.id. Bagian ini menunjukkan fitur yang muncul per hak akses yang sudah didefinisikan.

Pada Gambar 6 terlihat halaman awal berupa halaman login. Login memiliki 5 hak akses yaitu Administrator,

Administrasi, Mahasiswa, Dosen dan Prodi.

187

National Conference of Applied Sciences, Engineering, Business and Information Technology. Politeknik Negeri Padang, 15 – 16 Oktober 2016 ISSN:2541-111x

Tabel 3a Pengujian Kebutuhan fungsional

No Deskripsi

F-01 Petugas administrasi memasukkan data yang

berkaitan dengan data mahasiswa, data dosen.

F-02 Petugas administrasi dapat melaksanakan

tugasnya untuk mencetak rapor tiap semester

dan transkip nilai seluruh semester.

F-03 Pengguna dapat login sebagai hak user

Dosen. Dosen dapat memasukkan nilai angka

setiap mata kuliah yang diampunya. Cara

memasukkan nilai angka dapat dilakukan

dengan dua cara. Pertama, dosen

memasukkan setiap nilai angka pada textbox

yang telah disediakan utk setiap mahasiswa.

Kedua, dosen dapat mengunduh template

yang disediakan dalam bentuk csv, kemudian

nilai angka dlm bentuk csv tersebut dapat

diupload. Hal ini untuk mempersingkat

proses pemasukan nilai. Disamping itu,

Dosen dapat melakukan perubahan nilai

sebelum yudisium dilaksanakan.

F-03 Dosen dapat melihat rekap nilai

F-04 Pimpinan / Kaprodi dapat mengakses data

nilai mahasiswa dan kelulusan mahasiswa

Pimpinan / Kaprodi dapat merubah data nilai

mahasiswa

F-05 Mahasiswa dapat melihat nilai yang

diperolehnya pada setiap mata kuliah yang

sudah diambil.

F-06 Super admin dapat mengakses semua data

maupun laporan

Tabel 3b Pengujian Non-Fungsional

No Deskripsi

NF-01 Sistem mengeluarkan pesan error ketika ada

kesalahan input

NF-02 Sistem akan mengkonversi nilai angka

menjadi nilai huruf

NF-03 Sistem menghitung nilai IPK pada transkip

nilai

NF-04 Sistem menghitung IP rapor dengan

menggunakan rumus

NF-05 Sistem dapat menentukan kelulusan

mahasiswa berdasarkan nilai yang

diperolehnya. Kelulusan mahasiswa

ditentukan oleh:

1. Tidak Lulus (TL), mendapat nilai

E pada satu mata kuliah atau

ketidakhadiran tanpa izin > 75 jam

atau dua kali lulus percobaan

berturut-turut.

2. Lulus Percobaan (LP), IP >= 2.00

dengan nilai <=C- lebih dari 7 sks

atau IP antara 1,70 dan 2.00

dengan nilau <= C- maksimal 7

sks atau IP >= 2.00 dengan jumlah

ketidakhadiran tanpa izin

maksimum 75 jam.

3. Lulus, jika memiliki IP >=2.00 dan

jumlah mata kuliah dengan nilai

<= C- maksimal 7 sks

NF-06 Sistem dapat menghitung rekapitulasi

kehadiran mahasiswa. Ketidakhadiran

mahasiswa ini menentukan status kelulusan

mahasiswa yang bersangkutan.

Gambar 6 Tampilan Login

188

National Conference of Applied Sciences, Engineering, Business and Information Technology. Politeknik Negeri Padang, 15 – 16 Oktober 2016 ISSN:2541-111x

5. Kesimpulan Dan Saran

Perancangan Sistem Informasi Akademik ini menggunakan UML sebagai tool rancangan visual. Hasil

rancangan menghasilkan 26 use case serta 5 aktor yang terlibat dalam sistem. Sistem informasi akademik

ini dapat dievaluasi secara berkala sehingga akan menghasilkan sebuah sistem yang utuh

Daftar Pustaka [1]Berger, C. et al. (1993). Kano’s Method for Understanding Customer – Defined Quality. Center for Quality

Management Journal, (fall), 3-35

[2]Boehm, Barry. (2000). Spiral Development: Experience, Principles, and Refinements. Carnegie Mellon Software

Engineering Institute.

[3] Wilson, Craig. D. (2004). An Introduction to Object Oriented Analysis and Design Using UML. Matincor, Inc.

[4]Yang, C. C. (2005). A Refined Kano’s Model and It’s Application. Total Quality Management, 16(10), 1127-1137.

[5]Humaira. et al. (2016). Analisis Sistim Informasi Akademik Berbasis Web Menggunakan Model Kano. Momentum.

Volume 18 No.1 . Februari 2016

[6]Puspitasari, N. et al. (2010). Analisis Kualitas Pelayanan Dengan Menggunakan Integrasi Importance Performance

Analysis (IPA) dan Model Kano. J@ti Undip. Volume V No. 3. September 2010.

[7]Tutorial Point Team. Software Development Life Cycle. www.tutorialpoint.com tanggal akses 20 April 2014

Biodata Penulis Humaira, memperoleh gelar Sarjana Teknik (S.T), Program Studi Teknik Informatika [Universitas Telkom], lulus

tahun 2004. Tahun 2012 memperoleh gelar Magister Teknik (M.T) dari Program Studi Informatika [ITB]. Saat ini

sebagai Staf pada Jurusan Teknologi Informasi prodi Teknik Komputer [Politeknik Negeri Padang].

189

National Conference of Applied Sciences, Engineering, Business and Information Technology. Politeknik Negeri Padang, 15 – 16 Oktober 2016 ISSN:2541-111x