24
PERAN CANGAN STRATEGIC TEK N OLOGI SI STE M MAKLUMAT DI UNIVE R SITI: KAJIAN KES DI UNIVERSITI MALAYSIA SARAWAK. TAN BOON LING 4846 FAKULTI EKONOMI DAN PERN1AGAAN UNIVERSITI MALAYSIA 2003 HF 5548.2 T161 2003

PERANCANGAN STRATEGIC TEKNOLOGI SISTEM MAKLUMAT DI ... · merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan

  • Upload
    others

  • View
    10

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

PERANCANGAN STRATEGIC TEKNOLOGI SISTEM MAKLUMAT DI UNIVERSITI KAJIAN

KES DI UNIVERSITI MALAYSIA SARAWAK

TAN BOON LING

4846

FAKULTI EKONOMI DAN PERN1AGAAN UNIVERSITI MALAYSIA SARA~TAK

2003

HF 55482 T161 2003

UN[VERS[TI MALAYSIA SARAVAl(

BORANG PENGESAHAN ST A T VS TES[S

SESl PENGAJlAN 2ampiJJ2(J1)

Saya 71( 8~1N LI-v( (I lU RUF BESAR)

menga ku membenaran tesis bull 10 dis impan di Pusat Khidmat Makl umat Akademi k Vniversiti Malaysia Sarawa k dengan syarat-syarat kegunaan seperti berikut

1 Tesis adalah haL-n ili k Uni versiti Malays ia Sarawak 2 Pusa Khidmat Maklumat Akademik Univers it i Malaysia Sarawa k dibenarlcan

membuat salinan un tu~jun pengaj ian sahaja 3 Membuat pend igitan untuk membangunkan Pangkalan Data Kandungan Tempaum 4 Iusat Kh idmat Maklumat Akademik Universiti Malaysia Sarawak dibenarkm

membuat sali nn resis ini sebagai bahan pertukaran antara institus i pengaj ian lin ggi 5 bullbull sila tandakan ( --t )

D (mengandungi maklumat yan g berdarjah kese lama tan atau SULlT kepentingan seperti termaktub di dalam AKTA RA HSIA RAS MI

1972)

D (Mcngandungi maklumat Terhad yang telah diten tukan oleh TERHAD organisas ilbad2n di mana penyei idikan d ip lankan)

Iy I TlDAK TERHAD

T~US) (1AND A IA)

v Tarikh I tJ 00 ()()3 Tarikh ~cent---1fl~3__ C a talan bull Tc-s is dlf lll ksll d ~J1l $ CbJampil t ~ s i s bJS llu h DolaL)r Fl Jsa iJh SIrJlnl cft11 S~-l n l Muu

bull middot1ka l ~ s i s Inl S UU T ) campu T ERJ-L D sib lamplrk m sura l uanpIdJ plhll bcn uJsv0tamplrllslsi

bcrkcll l J 1 dc nglrI mC)lYl l J ~ an scbh seblh dUl (c mpoh (e SiS Ill per il d ilc iJsk m sc bag li SULIT a lau TERHAD

PERANCANGAN STRA TEGIK TEKNOLOGI SISTEM MAKL MAT DI UNIVERSITI KAnAN KES Dl UNIVERSITI MALAYSIA SARAWAK

PKHIOMA T MAKLUMA T AKAOEM IK

11111 I1111 IlIlilli11111111111 0000 120304

Oleh

Tan Boon Ling 4846

Projek di persembahkan kepada Fakulti Ekononu dan Perniagaan

sebagai sebahagian syarat untuk memenuhi kehcndak Ijazah Sarjana Muda Ekononll dan Perniagaan

Dengan Kepujian (Sistem Maklumat Pengurusan Perniagaan)

UNIVERSJTI MALAYSIA SARAW AK 200001

PENGESAHAN PELAJAR

Saya mengakui bahawa Projek Tahun Akhir bertajuk Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Oi Universiti

Kajian Kes Oi Universiti Malaysia Sarawak ini adalah hasil kerja saya sendiri kecuali nukilan petikan huraian dan ringkasan yang tiap-tiap satunya saya nyatakan

sumbernya

- --Y9raquo4------

Tarikh Serahan

Fakulti Ekonomi dan Perniagaan Universiti Malaysia Sarawak

PENGESAHAN PENYELIA

Setelah di teliti Projek Tahun Akhir bertajuk Perancangan Strategik Teknologi Sistern Maklurnat Oi Universiti Kajian Kes Di Universi ti Malaysia Sarawak yang di

buat oleh Tan Boon Ling (4846) pihak penyelia berpuashati dengan Proj ek Tahun Akhir ini sebagai rnernenuhi syarat pengijazahan

Ijazah Sarjana Muda Ekonorni dan Pemiagaan dengan Kepujian (Sis tern Maklurnat Pengurusan Pemiagaan )

L Puan Rohaya Md Nor

Fakulti Ekonorni dan Pemiagaan Universiti Malaysia Sarawak

ABSTRAK

Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universiti

KlIj ian Kes Di Universiti Malaysia Sarawak

Oleh

Tan Boon Ling

Projek tahun akhir ini adalah berkenalan dengan pelaksanaan perancangan

strategik teknologi sistem maklumat di universiti Kajian ini bertujuan untuk melihat

teknologi maklumat dan slstem maklumat yang terdapat di universiti peranan pihak

pengurusan atasan universiti dalam mengurus perancangan strategik tcknologi sistem

maklumat penggunaan teknologi sistem maklumat dan kesan perancangan strategik

kepada pihak yang terlibat dan meninjau persekitaran luaran serta dalaman teknologi

sistem makJumat universi ti Kajian ini berbentuk kajian kes Temubual serta

pemerhatian telah digunakan untuk mengumpul maklumat penyelidikan Secara

keseluruhannya kajian ini mendapati perancangan strategik teknologi sistem

maklumat di universiti masih dapat memenuhi keperluan warga universiti Namun

demikian terdapat kelemahan-kelemahan dalam perancangan ini Akhir sekali

beberapa cadangan-cadangan telah dikemukan untuk mempertingkatkan lagi

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di uni versi ti seperti perancangan

scdemikian dapat menyokong semua peringkat penggunaan teknologi sistem

maklumat sama ada dalam penggunaan yang paling teknikal sehingga ke penggunaan

yang paling biasa

ABSTRACT

Information System Technology Strategic Planning At University

Stud Case At Universiti Malaysia Sarawak

By

Tan Boon Ling

This final year project was related with the infonnation system technology

strategic planning at university The aim of th is study was to detennine the

infonnation technology and infonnation system that own by the university the roles

of senior management in managing infonnation sys tem technology strategic planning

infonnation system technology usage and the efrect of strategic planning to the

involved party as well as to survey the universitys external and internal infonnation

system technology environment This study was in the from of case study Interview

and observation were used to colJect researchs infonnation Overall the finding of

this study indicated that infonnation system technology strategic planning in

university still able to satisfy uni versity members needs However there were

weaknesses in the planning Finally some suggestions had put forward to improve

the infonnation system technology in university such as planning that supported all

level of infonnation system technology usage whether in most technical usage until

the most common usage

PENGHARGAAN

Salam sejahtera saya ucapkan Kejayaan menyempurnakan projek tahun

akhir ini tidak mungkin dicapai tanpa tunjuk ajar bantuan ke~asama sokongan

galakan dan pengorbanan beberapa orang tertentu di sekel iling saya Maka

dengan kesempatan ini saya ingin menyampaikan ucapan penghargaan dan terima

kasih yang tidak techingga kepada institusi atau orang perseorangan yang telah

bersama-sama membantu saya mencapai kejayaan ini

Setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih ingin saya rakamkan kepada

penyelia saya Puan Rohaya Mohd Nor pensyarah Fakulli Ekonomi dan

Perniagaan yang telah banyak memberi bimbingan dan panduan di sepanjang

kajian ini UcapaJ1 penghargaan dan terima kasih juga ditujukan kepada

pensyarah yang terlibat dalam program pasca siswazaah pengurusan sistem

maklumat pemiagaan Unimas 20002001 Sekalung penghacgaan juga kepada

Puan Mahani Abd Shakur dan Encik Hanui Tuah atas bantuan yang diberikan

untuk saya melengkapi kajian ini

Terima kasih juga diucapkan kepada pihak-pihak seperti Pusat Khidmat

Teknologi Maklumat dan Komunikasi dan Pusat Khidmat Maklumat Akademik

dan tidak ketinggalan kepada para staf dan pelajar Unimas yang telah membaJ1tu

menjayakan kajian ini Ribuan terima kasih kepada staf Fakulti Ekonomi dan

Perniagaan dan rakan-rakan sepeljuangan yang telah memberikan bantuan dan

k~asama mereka

Akhir sekali ucapan penghargaan dan tecima kasih yang tidak terhingga

buat ibu bapa yang telah memberi sokongan dan bantuan dalam menjayakan

kajian ini Tidak saya lupakan kepada abang dan adik yang sangat memahami dan

banyak membantu Kepada semua yang terlibat semoga segala jasa kalian diberi

ganjacan kebaikan Terima kasih

VI

lSI KANDUNGAN

SE ARAI IADUAL xi

SENARAI GAMBARAJAH xii

BAH ] PENDAHULUAN m1s1-L4

10 Pengenalan mls I

11 Latar Belakang Universiti __ __ mls3

12 Struktur Organisasi Universiti ___ misS

13 Penyataan Masalah Kajian __ _ m s8

14 Objektif Kajian ms9

15 Kepentingan Kajian ____ ms IO

16 Definisi Kajian L mls I I

17 Kesimpulan____ m s I4

BAH 2 ULASAN KARYA TERPILIH 1IIs15-32

20 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat mlslS

2 1 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universi ti ms17

22 Penman Pembuat Keputusan (Decision Maker) Dalam

Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat m s I9

23 Keperluan Dalam Perancangan Strategik Teknologi

Sistem Maklumat __ m s21

VII

24 Dimensi Perancangan Untuk Teknologi Maklumat ms23

25 Model-model Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat

251 Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat m s24

252 Input-input dan Output-output Dalam Model Proses

Perancangan ms26

253 Model Langkah-langkah Dalam Proses Perancangan

Strategik Sistem Maklumat ms28

26 Teknik Dalam Menguatkuasakan Perancangan Strategik Teknologi Sistem

Maklumat

261 Analisis Kekuatan Kelemahan Peluang dan Ancaman m1s30

262 Misi Matlamat Wawasan dan ObJektif m1s31

27 Kesimpulan m s32

BAB 3 METODOLOGI KAJIAN mls33-42

30 Pengena1an m s3 3

31 Reka Bentuk Kajian m1s3 3

32 Subjek Kajian Kes _ m1s34

33 Instrumen Kaj ian ms3 S

33 1 Kaedah Kajian Kes ms36

332 Kaedah Temubual ms3 7

333 Kaedah Pemerhatian ms39

34 Kaedah Pengumpulan Data ms40

35 Kaedah Penganalisaan Data ms41

36 Kesimpulan _ ms42

Vlli

BAH 4 KEPUTUSAN DAN PERBINCANGAN KAJlAN ms43-80

40 Pengenalan _ ms43

4 I Persekitaran Perniagaan Dalaman dan Luaran

411 Analisis Persekitaran Perniagaan Dalaman rnIs45

412 Analisis Persekitaran Perniagaan Luaran ms54

42 Strategik IS Perniagaan Strategik IT dan Pengurusan Strategik ISIT

421 Analisis Strategik IS Perniagaan ms5S

422 Analisis Strategik IT ms61

423 Analisis Pengurusan Strategik ISIIT ms62

43 Persekitaran ISIT Dalarnan dan Luaran

43 1 Persekltaran ISIIT Dalaman _ __ ms68

43 2 Persekitaran ISIT Luaran

44 Kesimpulan msSO

BAH 5 KES IMPULAN DAN CADANGAN mls81 -87

50 Pengenalan msSl

5 1 Rumusan Kaj ian ms81

52 Batasan Kaj ian _ ____ __ mlsS3

53 Cadangan __ msS4

54 Cadangan Kajian Seterusnya _ mls86

55 Penutup mls87

IX

BlBLJOGRAFI mls88-91

LAMPIRAN mls92-1 06

Lampiran A Si stem Maklumat Di Unimas mls92

Lampiran B Rancangan Korporat Unimas Tahun 1997-2000 mls96

Lampiran C Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat

Maklumat Pengurusan mls I02

Lampiran D Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat

Maklumat Akademik mls I03

Lampiran E Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Unit E- leaming mls104

Lampiran F Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Fakulti ms i OS

Lampiran G Soalan-soalan Temubual Untuk Staf Akademik Staf Bukan

Akademik dan Pelajar mlsI06

x

SENARAl JADUAL

Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68

Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69

Komputer Di Unimas

Xl

SENARAJ GAMBARAJAH

Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5

Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7

Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25

Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27

Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem

Maklumat mls29

Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63

Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66

BABI

PENDAHULUAN

10 Pengcnalan

Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)

yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula

menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan

teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik

teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta

merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan

teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan

bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat

di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini

adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem

makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21

Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan

dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya

perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi

seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik

teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy

orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya

orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza

(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan

universiti swasta

Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan

meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan

pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan

(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang

digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya

Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur

organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta

objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji

(Hunter 1994)

Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi

maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah

universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann

1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa

teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih

memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti

Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau

perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem

maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus

Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil

berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam

organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah

universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan

universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini

tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem

maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan

ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu

perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk

dalam skop kajian penuJis

11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini

terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching

Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan

ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia

(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)

Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia

(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS

ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program

akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada

pelajar-pelajamya

Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat

Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13

bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan

Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi

3

Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat

diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing

Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem

maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga

dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and

Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau

Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre

jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat

Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas

Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan

informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang

merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu

pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada

para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan

yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas

Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap

terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus

mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini

terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan

komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam

univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang

pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya

4

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan

yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi

maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat

dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi

maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan

Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan

harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa

dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini

12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak

SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i

kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang

bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan

organisasi koperat

Organisasi

Swasta

Keuntungan Bukan Keuntungan

Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5

5

Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS

kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai

struktur organisasi yang tersendiri

Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah

organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara

pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf

Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan

strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus

membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif

perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)

Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu

organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong

dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu

hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy

pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam

menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad

1996)

Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam

organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan

seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada

Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan

bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur

organisas i lini

6

Akademik

Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl

~

lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam

Sekltar

I Lembaga Pengarah I

I

l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r

Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber

Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan

CANSELORJ

middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa

middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti

bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n

I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor

I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr

I Tilllbalan Nilib Cansdur

T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju

Pn Khdmot M klu tI

~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran

Unit Untlang-undang~

8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il

Am dan Kese)amalan

Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan

Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan

8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan

un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia

I shy

I shy

f-

Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~

instHut PengJjlan Asia Timllr~

Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r

Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan

Bahaglan Pembangunan ~

Bahagian Pengurusan Asell-

Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-

Makmal Pusa Univers ltl ~

Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~

Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains

KeMhman

Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1

l I shy

hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS

FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f

Fakultl Silins Sos ial

I shy

~

~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~

Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea

BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah

~ I shy

I

P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-

Bahagio lJ Akllv jli Pelajar

Un it Sukan Unit Kebud oyo an

middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don

IPembangunan Sllhslah IPelaJar

Sahagia n KhHhnfll P~lajllr

-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian

-UllIt KebaJiklln PelllU

-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar

Sahagian Pengalian Ptlsiswazah

Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan

Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am

-

GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas

Sumber Canselori UniOllls 2002

7

Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat

Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy

pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem

maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan

Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy

masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi

universiti

13 Penyataan Masalah Kajian

Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi

sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk

kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh

penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak

iaitu Universiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas

sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam

pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang

berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat

yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai

perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan

teknologi maklumat dalam kampus

Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi

pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk

8

pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus

atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan

adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi

maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi

data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini

Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi

sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh

demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam

beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat

serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru

skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan

perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik

terse but terhadap warga kampus

14 Objektif Kajian

141 Objektif Am

Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik

teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan

9

142 Objektif Khusus

Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut

bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang

digunakan di uni versiti

bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam

universiti

bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik

teknologi sistem maklumat universiti

bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian

teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat

bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat

universiti

IS Kepentingan Kajian

Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut

bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat

memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti

untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik

teknologi sistem makJumat di universiti

bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat

mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat

10

UN[VERS[TI MALAYSIA SARAVAl(

BORANG PENGESAHAN ST A T VS TES[S

SESl PENGAJlAN 2ampiJJ2(J1)

Saya 71( 8~1N LI-v( (I lU RUF BESAR)

menga ku membenaran tesis bull 10 dis impan di Pusat Khidmat Makl umat Akademi k Vniversiti Malaysia Sarawa k dengan syarat-syarat kegunaan seperti berikut

1 Tesis adalah haL-n ili k Uni versiti Malays ia Sarawak 2 Pusa Khidmat Maklumat Akademik Univers it i Malaysia Sarawa k dibenarlcan

membuat salinan un tu~jun pengaj ian sahaja 3 Membuat pend igitan untuk membangunkan Pangkalan Data Kandungan Tempaum 4 Iusat Kh idmat Maklumat Akademik Universiti Malaysia Sarawak dibenarkm

membuat sali nn resis ini sebagai bahan pertukaran antara institus i pengaj ian lin ggi 5 bullbull sila tandakan ( --t )

D (mengandungi maklumat yan g berdarjah kese lama tan atau SULlT kepentingan seperti termaktub di dalam AKTA RA HSIA RAS MI

1972)

D (Mcngandungi maklumat Terhad yang telah diten tukan oleh TERHAD organisas ilbad2n di mana penyei idikan d ip lankan)

Iy I TlDAK TERHAD

T~US) (1AND A IA)

v Tarikh I tJ 00 ()()3 Tarikh ~cent---1fl~3__ C a talan bull Tc-s is dlf lll ksll d ~J1l $ CbJampil t ~ s i s bJS llu h DolaL)r Fl Jsa iJh SIrJlnl cft11 S~-l n l Muu

bull middot1ka l ~ s i s Inl S UU T ) campu T ERJ-L D sib lamplrk m sura l uanpIdJ plhll bcn uJsv0tamplrllslsi

bcrkcll l J 1 dc nglrI mC)lYl l J ~ an scbh seblh dUl (c mpoh (e SiS Ill per il d ilc iJsk m sc bag li SULIT a lau TERHAD

PERANCANGAN STRA TEGIK TEKNOLOGI SISTEM MAKL MAT DI UNIVERSITI KAnAN KES Dl UNIVERSITI MALAYSIA SARAWAK

PKHIOMA T MAKLUMA T AKAOEM IK

11111 I1111 IlIlilli11111111111 0000 120304

Oleh

Tan Boon Ling 4846

Projek di persembahkan kepada Fakulti Ekononu dan Perniagaan

sebagai sebahagian syarat untuk memenuhi kehcndak Ijazah Sarjana Muda Ekononll dan Perniagaan

Dengan Kepujian (Sistem Maklumat Pengurusan Perniagaan)

UNIVERSJTI MALAYSIA SARAW AK 200001

PENGESAHAN PELAJAR

Saya mengakui bahawa Projek Tahun Akhir bertajuk Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Oi Universiti

Kajian Kes Oi Universiti Malaysia Sarawak ini adalah hasil kerja saya sendiri kecuali nukilan petikan huraian dan ringkasan yang tiap-tiap satunya saya nyatakan

sumbernya

- --Y9raquo4------

Tarikh Serahan

Fakulti Ekonomi dan Perniagaan Universiti Malaysia Sarawak

PENGESAHAN PENYELIA

Setelah di teliti Projek Tahun Akhir bertajuk Perancangan Strategik Teknologi Sistern Maklurnat Oi Universiti Kajian Kes Di Universi ti Malaysia Sarawak yang di

buat oleh Tan Boon Ling (4846) pihak penyelia berpuashati dengan Proj ek Tahun Akhir ini sebagai rnernenuhi syarat pengijazahan

Ijazah Sarjana Muda Ekonorni dan Pemiagaan dengan Kepujian (Sis tern Maklurnat Pengurusan Pemiagaan )

L Puan Rohaya Md Nor

Fakulti Ekonorni dan Pemiagaan Universiti Malaysia Sarawak

ABSTRAK

Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universiti

KlIj ian Kes Di Universiti Malaysia Sarawak

Oleh

Tan Boon Ling

Projek tahun akhir ini adalah berkenalan dengan pelaksanaan perancangan

strategik teknologi sistem maklumat di universiti Kajian ini bertujuan untuk melihat

teknologi maklumat dan slstem maklumat yang terdapat di universiti peranan pihak

pengurusan atasan universiti dalam mengurus perancangan strategik tcknologi sistem

maklumat penggunaan teknologi sistem maklumat dan kesan perancangan strategik

kepada pihak yang terlibat dan meninjau persekitaran luaran serta dalaman teknologi

sistem makJumat universi ti Kajian ini berbentuk kajian kes Temubual serta

pemerhatian telah digunakan untuk mengumpul maklumat penyelidikan Secara

keseluruhannya kajian ini mendapati perancangan strategik teknologi sistem

maklumat di universiti masih dapat memenuhi keperluan warga universiti Namun

demikian terdapat kelemahan-kelemahan dalam perancangan ini Akhir sekali

beberapa cadangan-cadangan telah dikemukan untuk mempertingkatkan lagi

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di uni versi ti seperti perancangan

scdemikian dapat menyokong semua peringkat penggunaan teknologi sistem

maklumat sama ada dalam penggunaan yang paling teknikal sehingga ke penggunaan

yang paling biasa

ABSTRACT

Information System Technology Strategic Planning At University

Stud Case At Universiti Malaysia Sarawak

By

Tan Boon Ling

This final year project was related with the infonnation system technology

strategic planning at university The aim of th is study was to detennine the

infonnation technology and infonnation system that own by the university the roles

of senior management in managing infonnation sys tem technology strategic planning

infonnation system technology usage and the efrect of strategic planning to the

involved party as well as to survey the universitys external and internal infonnation

system technology environment This study was in the from of case study Interview

and observation were used to colJect researchs infonnation Overall the finding of

this study indicated that infonnation system technology strategic planning in

university still able to satisfy uni versity members needs However there were

weaknesses in the planning Finally some suggestions had put forward to improve

the infonnation system technology in university such as planning that supported all

level of infonnation system technology usage whether in most technical usage until

the most common usage

PENGHARGAAN

Salam sejahtera saya ucapkan Kejayaan menyempurnakan projek tahun

akhir ini tidak mungkin dicapai tanpa tunjuk ajar bantuan ke~asama sokongan

galakan dan pengorbanan beberapa orang tertentu di sekel iling saya Maka

dengan kesempatan ini saya ingin menyampaikan ucapan penghargaan dan terima

kasih yang tidak techingga kepada institusi atau orang perseorangan yang telah

bersama-sama membantu saya mencapai kejayaan ini

Setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih ingin saya rakamkan kepada

penyelia saya Puan Rohaya Mohd Nor pensyarah Fakulli Ekonomi dan

Perniagaan yang telah banyak memberi bimbingan dan panduan di sepanjang

kajian ini UcapaJ1 penghargaan dan terima kasih juga ditujukan kepada

pensyarah yang terlibat dalam program pasca siswazaah pengurusan sistem

maklumat pemiagaan Unimas 20002001 Sekalung penghacgaan juga kepada

Puan Mahani Abd Shakur dan Encik Hanui Tuah atas bantuan yang diberikan

untuk saya melengkapi kajian ini

Terima kasih juga diucapkan kepada pihak-pihak seperti Pusat Khidmat

Teknologi Maklumat dan Komunikasi dan Pusat Khidmat Maklumat Akademik

dan tidak ketinggalan kepada para staf dan pelajar Unimas yang telah membaJ1tu

menjayakan kajian ini Ribuan terima kasih kepada staf Fakulti Ekonomi dan

Perniagaan dan rakan-rakan sepeljuangan yang telah memberikan bantuan dan

k~asama mereka

Akhir sekali ucapan penghargaan dan tecima kasih yang tidak terhingga

buat ibu bapa yang telah memberi sokongan dan bantuan dalam menjayakan

kajian ini Tidak saya lupakan kepada abang dan adik yang sangat memahami dan

banyak membantu Kepada semua yang terlibat semoga segala jasa kalian diberi

ganjacan kebaikan Terima kasih

VI

lSI KANDUNGAN

SE ARAI IADUAL xi

SENARAI GAMBARAJAH xii

BAH ] PENDAHULUAN m1s1-L4

10 Pengenalan mls I

11 Latar Belakang Universiti __ __ mls3

12 Struktur Organisasi Universiti ___ misS

13 Penyataan Masalah Kajian __ _ m s8

14 Objektif Kajian ms9

15 Kepentingan Kajian ____ ms IO

16 Definisi Kajian L mls I I

17 Kesimpulan____ m s I4

BAH 2 ULASAN KARYA TERPILIH 1IIs15-32

20 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat mlslS

2 1 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universi ti ms17

22 Penman Pembuat Keputusan (Decision Maker) Dalam

Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat m s I9

23 Keperluan Dalam Perancangan Strategik Teknologi

Sistem Maklumat __ m s21

VII

24 Dimensi Perancangan Untuk Teknologi Maklumat ms23

25 Model-model Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat

251 Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat m s24

252 Input-input dan Output-output Dalam Model Proses

Perancangan ms26

253 Model Langkah-langkah Dalam Proses Perancangan

Strategik Sistem Maklumat ms28

26 Teknik Dalam Menguatkuasakan Perancangan Strategik Teknologi Sistem

Maklumat

261 Analisis Kekuatan Kelemahan Peluang dan Ancaman m1s30

262 Misi Matlamat Wawasan dan ObJektif m1s31

27 Kesimpulan m s32

BAB 3 METODOLOGI KAJIAN mls33-42

30 Pengena1an m s3 3

31 Reka Bentuk Kajian m1s3 3

32 Subjek Kajian Kes _ m1s34

33 Instrumen Kaj ian ms3 S

33 1 Kaedah Kajian Kes ms36

332 Kaedah Temubual ms3 7

333 Kaedah Pemerhatian ms39

34 Kaedah Pengumpulan Data ms40

35 Kaedah Penganalisaan Data ms41

36 Kesimpulan _ ms42

Vlli

BAH 4 KEPUTUSAN DAN PERBINCANGAN KAJlAN ms43-80

40 Pengenalan _ ms43

4 I Persekitaran Perniagaan Dalaman dan Luaran

411 Analisis Persekitaran Perniagaan Dalaman rnIs45

412 Analisis Persekitaran Perniagaan Luaran ms54

42 Strategik IS Perniagaan Strategik IT dan Pengurusan Strategik ISIT

421 Analisis Strategik IS Perniagaan ms5S

422 Analisis Strategik IT ms61

423 Analisis Pengurusan Strategik ISIIT ms62

43 Persekitaran ISIT Dalarnan dan Luaran

43 1 Persekltaran ISIIT Dalaman _ __ ms68

43 2 Persekitaran ISIT Luaran

44 Kesimpulan msSO

BAH 5 KES IMPULAN DAN CADANGAN mls81 -87

50 Pengenalan msSl

5 1 Rumusan Kaj ian ms81

52 Batasan Kaj ian _ ____ __ mlsS3

53 Cadangan __ msS4

54 Cadangan Kajian Seterusnya _ mls86

55 Penutup mls87

IX

BlBLJOGRAFI mls88-91

LAMPIRAN mls92-1 06

Lampiran A Si stem Maklumat Di Unimas mls92

Lampiran B Rancangan Korporat Unimas Tahun 1997-2000 mls96

Lampiran C Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat

Maklumat Pengurusan mls I02

Lampiran D Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat

Maklumat Akademik mls I03

Lampiran E Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Unit E- leaming mls104

Lampiran F Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Fakulti ms i OS

Lampiran G Soalan-soalan Temubual Untuk Staf Akademik Staf Bukan

Akademik dan Pelajar mlsI06

x

SENARAl JADUAL

Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68

Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69

Komputer Di Unimas

Xl

SENARAJ GAMBARAJAH

Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5

Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7

Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25

Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27

Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem

Maklumat mls29

Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63

Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66

BABI

PENDAHULUAN

10 Pengcnalan

Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)

yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula

menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan

teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik

teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta

merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan

teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan

bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat

di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini

adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem

makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21

Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan

dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya

perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi

seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik

teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy

orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya

orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza

(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan

universiti swasta

Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan

meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan

pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan

(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang

digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya

Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur

organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta

objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji

(Hunter 1994)

Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi

maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah

universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann

1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa

teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih

memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti

Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau

perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem

maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus

Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil

berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam

organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah

universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan

universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini

tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem

maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan

ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu

perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk

dalam skop kajian penuJis

11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini

terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching

Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan

ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia

(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)

Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia

(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS

ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program

akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada

pelajar-pelajamya

Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat

Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13

bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan

Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi

3

Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat

diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing

Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem

maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga

dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and

Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau

Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre

jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat

Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas

Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan

informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang

merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu

pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada

para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan

yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas

Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap

terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus

mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini

terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan

komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam

univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang

pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya

4

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan

yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi

maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat

dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi

maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan

Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan

harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa

dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini

12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak

SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i

kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang

bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan

organisasi koperat

Organisasi

Swasta

Keuntungan Bukan Keuntungan

Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5

5

Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS

kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai

struktur organisasi yang tersendiri

Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah

organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara

pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf

Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan

strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus

membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif

perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)

Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu

organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong

dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu

hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy

pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam

menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad

1996)

Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam

organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan

seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada

Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan

bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur

organisas i lini

6

Akademik

Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl

~

lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam

Sekltar

I Lembaga Pengarah I

I

l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r

Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber

Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan

CANSELORJ

middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa

middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti

bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n

I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor

I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr

I Tilllbalan Nilib Cansdur

T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju

Pn Khdmot M klu tI

~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran

Unit Untlang-undang~

8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il

Am dan Kese)amalan

Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan

Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan

8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan

un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia

I shy

I shy

f-

Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~

instHut PengJjlan Asia Timllr~

Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r

Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan

Bahaglan Pembangunan ~

Bahagian Pengurusan Asell-

Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-

Makmal Pusa Univers ltl ~

Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~

Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains

KeMhman

Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1

l I shy

hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS

FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f

Fakultl Silins Sos ial

I shy

~

~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~

Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea

BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah

~ I shy

I

P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-

Bahagio lJ Akllv jli Pelajar

Un it Sukan Unit Kebud oyo an

middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don

IPembangunan Sllhslah IPelaJar

Sahagia n KhHhnfll P~lajllr

-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian

-UllIt KebaJiklln PelllU

-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar

Sahagian Pengalian Ptlsiswazah

Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan

Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am

-

GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas

Sumber Canselori UniOllls 2002

7

Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat

Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy

pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem

maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan

Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy

masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi

universiti

13 Penyataan Masalah Kajian

Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi

sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk

kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh

penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak

iaitu Universiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas

sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam

pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang

berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat

yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai

perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan

teknologi maklumat dalam kampus

Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi

pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk

8

pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus

atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan

adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi

maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi

data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini

Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi

sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh

demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam

beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat

serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru

skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan

perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik

terse but terhadap warga kampus

14 Objektif Kajian

141 Objektif Am

Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik

teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan

9

142 Objektif Khusus

Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut

bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang

digunakan di uni versiti

bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam

universiti

bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik

teknologi sistem maklumat universiti

bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian

teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat

bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat

universiti

IS Kepentingan Kajian

Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut

bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat

memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti

untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik

teknologi sistem makJumat di universiti

bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat

mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat

10

PERANCANGAN STRA TEGIK TEKNOLOGI SISTEM MAKL MAT DI UNIVERSITI KAnAN KES Dl UNIVERSITI MALAYSIA SARAWAK

PKHIOMA T MAKLUMA T AKAOEM IK

11111 I1111 IlIlilli11111111111 0000 120304

Oleh

Tan Boon Ling 4846

Projek di persembahkan kepada Fakulti Ekononu dan Perniagaan

sebagai sebahagian syarat untuk memenuhi kehcndak Ijazah Sarjana Muda Ekononll dan Perniagaan

Dengan Kepujian (Sistem Maklumat Pengurusan Perniagaan)

UNIVERSJTI MALAYSIA SARAW AK 200001

PENGESAHAN PELAJAR

Saya mengakui bahawa Projek Tahun Akhir bertajuk Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Oi Universiti

Kajian Kes Oi Universiti Malaysia Sarawak ini adalah hasil kerja saya sendiri kecuali nukilan petikan huraian dan ringkasan yang tiap-tiap satunya saya nyatakan

sumbernya

- --Y9raquo4------

Tarikh Serahan

Fakulti Ekonomi dan Perniagaan Universiti Malaysia Sarawak

PENGESAHAN PENYELIA

Setelah di teliti Projek Tahun Akhir bertajuk Perancangan Strategik Teknologi Sistern Maklurnat Oi Universiti Kajian Kes Di Universi ti Malaysia Sarawak yang di

buat oleh Tan Boon Ling (4846) pihak penyelia berpuashati dengan Proj ek Tahun Akhir ini sebagai rnernenuhi syarat pengijazahan

Ijazah Sarjana Muda Ekonorni dan Pemiagaan dengan Kepujian (Sis tern Maklurnat Pengurusan Pemiagaan )

L Puan Rohaya Md Nor

Fakulti Ekonorni dan Pemiagaan Universiti Malaysia Sarawak

ABSTRAK

Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universiti

KlIj ian Kes Di Universiti Malaysia Sarawak

Oleh

Tan Boon Ling

Projek tahun akhir ini adalah berkenalan dengan pelaksanaan perancangan

strategik teknologi sistem maklumat di universiti Kajian ini bertujuan untuk melihat

teknologi maklumat dan slstem maklumat yang terdapat di universiti peranan pihak

pengurusan atasan universiti dalam mengurus perancangan strategik tcknologi sistem

maklumat penggunaan teknologi sistem maklumat dan kesan perancangan strategik

kepada pihak yang terlibat dan meninjau persekitaran luaran serta dalaman teknologi

sistem makJumat universi ti Kajian ini berbentuk kajian kes Temubual serta

pemerhatian telah digunakan untuk mengumpul maklumat penyelidikan Secara

keseluruhannya kajian ini mendapati perancangan strategik teknologi sistem

maklumat di universiti masih dapat memenuhi keperluan warga universiti Namun

demikian terdapat kelemahan-kelemahan dalam perancangan ini Akhir sekali

beberapa cadangan-cadangan telah dikemukan untuk mempertingkatkan lagi

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di uni versi ti seperti perancangan

scdemikian dapat menyokong semua peringkat penggunaan teknologi sistem

maklumat sama ada dalam penggunaan yang paling teknikal sehingga ke penggunaan

yang paling biasa

ABSTRACT

Information System Technology Strategic Planning At University

Stud Case At Universiti Malaysia Sarawak

By

Tan Boon Ling

This final year project was related with the infonnation system technology

strategic planning at university The aim of th is study was to detennine the

infonnation technology and infonnation system that own by the university the roles

of senior management in managing infonnation sys tem technology strategic planning

infonnation system technology usage and the efrect of strategic planning to the

involved party as well as to survey the universitys external and internal infonnation

system technology environment This study was in the from of case study Interview

and observation were used to colJect researchs infonnation Overall the finding of

this study indicated that infonnation system technology strategic planning in

university still able to satisfy uni versity members needs However there were

weaknesses in the planning Finally some suggestions had put forward to improve

the infonnation system technology in university such as planning that supported all

level of infonnation system technology usage whether in most technical usage until

the most common usage

PENGHARGAAN

Salam sejahtera saya ucapkan Kejayaan menyempurnakan projek tahun

akhir ini tidak mungkin dicapai tanpa tunjuk ajar bantuan ke~asama sokongan

galakan dan pengorbanan beberapa orang tertentu di sekel iling saya Maka

dengan kesempatan ini saya ingin menyampaikan ucapan penghargaan dan terima

kasih yang tidak techingga kepada institusi atau orang perseorangan yang telah

bersama-sama membantu saya mencapai kejayaan ini

Setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih ingin saya rakamkan kepada

penyelia saya Puan Rohaya Mohd Nor pensyarah Fakulli Ekonomi dan

Perniagaan yang telah banyak memberi bimbingan dan panduan di sepanjang

kajian ini UcapaJ1 penghargaan dan terima kasih juga ditujukan kepada

pensyarah yang terlibat dalam program pasca siswazaah pengurusan sistem

maklumat pemiagaan Unimas 20002001 Sekalung penghacgaan juga kepada

Puan Mahani Abd Shakur dan Encik Hanui Tuah atas bantuan yang diberikan

untuk saya melengkapi kajian ini

Terima kasih juga diucapkan kepada pihak-pihak seperti Pusat Khidmat

Teknologi Maklumat dan Komunikasi dan Pusat Khidmat Maklumat Akademik

dan tidak ketinggalan kepada para staf dan pelajar Unimas yang telah membaJ1tu

menjayakan kajian ini Ribuan terima kasih kepada staf Fakulti Ekonomi dan

Perniagaan dan rakan-rakan sepeljuangan yang telah memberikan bantuan dan

k~asama mereka

Akhir sekali ucapan penghargaan dan tecima kasih yang tidak terhingga

buat ibu bapa yang telah memberi sokongan dan bantuan dalam menjayakan

kajian ini Tidak saya lupakan kepada abang dan adik yang sangat memahami dan

banyak membantu Kepada semua yang terlibat semoga segala jasa kalian diberi

ganjacan kebaikan Terima kasih

VI

lSI KANDUNGAN

SE ARAI IADUAL xi

SENARAI GAMBARAJAH xii

BAH ] PENDAHULUAN m1s1-L4

10 Pengenalan mls I

11 Latar Belakang Universiti __ __ mls3

12 Struktur Organisasi Universiti ___ misS

13 Penyataan Masalah Kajian __ _ m s8

14 Objektif Kajian ms9

15 Kepentingan Kajian ____ ms IO

16 Definisi Kajian L mls I I

17 Kesimpulan____ m s I4

BAH 2 ULASAN KARYA TERPILIH 1IIs15-32

20 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat mlslS

2 1 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universi ti ms17

22 Penman Pembuat Keputusan (Decision Maker) Dalam

Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat m s I9

23 Keperluan Dalam Perancangan Strategik Teknologi

Sistem Maklumat __ m s21

VII

24 Dimensi Perancangan Untuk Teknologi Maklumat ms23

25 Model-model Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat

251 Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat m s24

252 Input-input dan Output-output Dalam Model Proses

Perancangan ms26

253 Model Langkah-langkah Dalam Proses Perancangan

Strategik Sistem Maklumat ms28

26 Teknik Dalam Menguatkuasakan Perancangan Strategik Teknologi Sistem

Maklumat

261 Analisis Kekuatan Kelemahan Peluang dan Ancaman m1s30

262 Misi Matlamat Wawasan dan ObJektif m1s31

27 Kesimpulan m s32

BAB 3 METODOLOGI KAJIAN mls33-42

30 Pengena1an m s3 3

31 Reka Bentuk Kajian m1s3 3

32 Subjek Kajian Kes _ m1s34

33 Instrumen Kaj ian ms3 S

33 1 Kaedah Kajian Kes ms36

332 Kaedah Temubual ms3 7

333 Kaedah Pemerhatian ms39

34 Kaedah Pengumpulan Data ms40

35 Kaedah Penganalisaan Data ms41

36 Kesimpulan _ ms42

Vlli

BAH 4 KEPUTUSAN DAN PERBINCANGAN KAJlAN ms43-80

40 Pengenalan _ ms43

4 I Persekitaran Perniagaan Dalaman dan Luaran

411 Analisis Persekitaran Perniagaan Dalaman rnIs45

412 Analisis Persekitaran Perniagaan Luaran ms54

42 Strategik IS Perniagaan Strategik IT dan Pengurusan Strategik ISIT

421 Analisis Strategik IS Perniagaan ms5S

422 Analisis Strategik IT ms61

423 Analisis Pengurusan Strategik ISIIT ms62

43 Persekitaran ISIT Dalarnan dan Luaran

43 1 Persekltaran ISIIT Dalaman _ __ ms68

43 2 Persekitaran ISIT Luaran

44 Kesimpulan msSO

BAH 5 KES IMPULAN DAN CADANGAN mls81 -87

50 Pengenalan msSl

5 1 Rumusan Kaj ian ms81

52 Batasan Kaj ian _ ____ __ mlsS3

53 Cadangan __ msS4

54 Cadangan Kajian Seterusnya _ mls86

55 Penutup mls87

IX

BlBLJOGRAFI mls88-91

LAMPIRAN mls92-1 06

Lampiran A Si stem Maklumat Di Unimas mls92

Lampiran B Rancangan Korporat Unimas Tahun 1997-2000 mls96

Lampiran C Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat

Maklumat Pengurusan mls I02

Lampiran D Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat

Maklumat Akademik mls I03

Lampiran E Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Unit E- leaming mls104

Lampiran F Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Fakulti ms i OS

Lampiran G Soalan-soalan Temubual Untuk Staf Akademik Staf Bukan

Akademik dan Pelajar mlsI06

x

SENARAl JADUAL

Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68

Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69

Komputer Di Unimas

Xl

SENARAJ GAMBARAJAH

Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5

Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7

Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25

Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27

Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem

Maklumat mls29

Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63

Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66

BABI

PENDAHULUAN

10 Pengcnalan

Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)

yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula

menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan

teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik

teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta

merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan

teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan

bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat

di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini

adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem

makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21

Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan

dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya

perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi

seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik

teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy

orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya

orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza

(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan

universiti swasta

Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan

meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan

pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan

(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang

digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya

Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur

organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta

objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji

(Hunter 1994)

Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi

maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah

universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann

1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa

teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih

memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti

Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau

perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem

maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus

Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil

berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam

organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah

universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan

universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini

tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem

maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan

ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu

perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk

dalam skop kajian penuJis

11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini

terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching

Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan

ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia

(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)

Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia

(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS

ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program

akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada

pelajar-pelajamya

Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat

Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13

bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan

Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi

3

Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat

diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing

Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem

maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga

dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and

Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau

Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre

jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat

Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas

Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan

informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang

merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu

pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada

para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan

yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas

Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap

terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus

mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini

terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan

komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam

univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang

pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya

4

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan

yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi

maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat

dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi

maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan

Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan

harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa

dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini

12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak

SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i

kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang

bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan

organisasi koperat

Organisasi

Swasta

Keuntungan Bukan Keuntungan

Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5

5

Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS

kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai

struktur organisasi yang tersendiri

Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah

organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara

pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf

Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan

strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus

membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif

perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)

Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu

organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong

dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu

hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy

pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam

menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad

1996)

Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam

organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan

seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada

Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan

bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur

organisas i lini

6

Akademik

Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl

~

lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam

Sekltar

I Lembaga Pengarah I

I

l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r

Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber

Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan

CANSELORJ

middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa

middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti

bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n

I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor

I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr

I Tilllbalan Nilib Cansdur

T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju

Pn Khdmot M klu tI

~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran

Unit Untlang-undang~

8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il

Am dan Kese)amalan

Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan

Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan

8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan

un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia

I shy

I shy

f-

Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~

instHut PengJjlan Asia Timllr~

Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r

Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan

Bahaglan Pembangunan ~

Bahagian Pengurusan Asell-

Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-

Makmal Pusa Univers ltl ~

Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~

Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains

KeMhman

Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1

l I shy

hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS

FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f

Fakultl Silins Sos ial

I shy

~

~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~

Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea

BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah

~ I shy

I

P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-

Bahagio lJ Akllv jli Pelajar

Un it Sukan Unit Kebud oyo an

middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don

IPembangunan Sllhslah IPelaJar

Sahagia n KhHhnfll P~lajllr

-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian

-UllIt KebaJiklln PelllU

-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar

Sahagian Pengalian Ptlsiswazah

Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan

Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am

-

GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas

Sumber Canselori UniOllls 2002

7

Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat

Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy

pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem

maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan

Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy

masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi

universiti

13 Penyataan Masalah Kajian

Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi

sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk

kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh

penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak

iaitu Universiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas

sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam

pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang

berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat

yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai

perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan

teknologi maklumat dalam kampus

Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi

pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk

8

pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus

atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan

adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi

maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi

data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini

Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi

sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh

demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam

beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat

serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru

skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan

perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik

terse but terhadap warga kampus

14 Objektif Kajian

141 Objektif Am

Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik

teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan

9

142 Objektif Khusus

Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut

bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang

digunakan di uni versiti

bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam

universiti

bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik

teknologi sistem maklumat universiti

bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian

teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat

bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat

universiti

IS Kepentingan Kajian

Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut

bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat

memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti

untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik

teknologi sistem makJumat di universiti

bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat

mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat

10

PENGESAHAN PELAJAR

Saya mengakui bahawa Projek Tahun Akhir bertajuk Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Oi Universiti

Kajian Kes Oi Universiti Malaysia Sarawak ini adalah hasil kerja saya sendiri kecuali nukilan petikan huraian dan ringkasan yang tiap-tiap satunya saya nyatakan

sumbernya

- --Y9raquo4------

Tarikh Serahan

Fakulti Ekonomi dan Perniagaan Universiti Malaysia Sarawak

PENGESAHAN PENYELIA

Setelah di teliti Projek Tahun Akhir bertajuk Perancangan Strategik Teknologi Sistern Maklurnat Oi Universiti Kajian Kes Di Universi ti Malaysia Sarawak yang di

buat oleh Tan Boon Ling (4846) pihak penyelia berpuashati dengan Proj ek Tahun Akhir ini sebagai rnernenuhi syarat pengijazahan

Ijazah Sarjana Muda Ekonorni dan Pemiagaan dengan Kepujian (Sis tern Maklurnat Pengurusan Pemiagaan )

L Puan Rohaya Md Nor

Fakulti Ekonorni dan Pemiagaan Universiti Malaysia Sarawak

ABSTRAK

Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universiti

KlIj ian Kes Di Universiti Malaysia Sarawak

Oleh

Tan Boon Ling

Projek tahun akhir ini adalah berkenalan dengan pelaksanaan perancangan

strategik teknologi sistem maklumat di universiti Kajian ini bertujuan untuk melihat

teknologi maklumat dan slstem maklumat yang terdapat di universiti peranan pihak

pengurusan atasan universiti dalam mengurus perancangan strategik tcknologi sistem

maklumat penggunaan teknologi sistem maklumat dan kesan perancangan strategik

kepada pihak yang terlibat dan meninjau persekitaran luaran serta dalaman teknologi

sistem makJumat universi ti Kajian ini berbentuk kajian kes Temubual serta

pemerhatian telah digunakan untuk mengumpul maklumat penyelidikan Secara

keseluruhannya kajian ini mendapati perancangan strategik teknologi sistem

maklumat di universiti masih dapat memenuhi keperluan warga universiti Namun

demikian terdapat kelemahan-kelemahan dalam perancangan ini Akhir sekali

beberapa cadangan-cadangan telah dikemukan untuk mempertingkatkan lagi

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di uni versi ti seperti perancangan

scdemikian dapat menyokong semua peringkat penggunaan teknologi sistem

maklumat sama ada dalam penggunaan yang paling teknikal sehingga ke penggunaan

yang paling biasa

ABSTRACT

Information System Technology Strategic Planning At University

Stud Case At Universiti Malaysia Sarawak

By

Tan Boon Ling

This final year project was related with the infonnation system technology

strategic planning at university The aim of th is study was to detennine the

infonnation technology and infonnation system that own by the university the roles

of senior management in managing infonnation sys tem technology strategic planning

infonnation system technology usage and the efrect of strategic planning to the

involved party as well as to survey the universitys external and internal infonnation

system technology environment This study was in the from of case study Interview

and observation were used to colJect researchs infonnation Overall the finding of

this study indicated that infonnation system technology strategic planning in

university still able to satisfy uni versity members needs However there were

weaknesses in the planning Finally some suggestions had put forward to improve

the infonnation system technology in university such as planning that supported all

level of infonnation system technology usage whether in most technical usage until

the most common usage

PENGHARGAAN

Salam sejahtera saya ucapkan Kejayaan menyempurnakan projek tahun

akhir ini tidak mungkin dicapai tanpa tunjuk ajar bantuan ke~asama sokongan

galakan dan pengorbanan beberapa orang tertentu di sekel iling saya Maka

dengan kesempatan ini saya ingin menyampaikan ucapan penghargaan dan terima

kasih yang tidak techingga kepada institusi atau orang perseorangan yang telah

bersama-sama membantu saya mencapai kejayaan ini

Setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih ingin saya rakamkan kepada

penyelia saya Puan Rohaya Mohd Nor pensyarah Fakulli Ekonomi dan

Perniagaan yang telah banyak memberi bimbingan dan panduan di sepanjang

kajian ini UcapaJ1 penghargaan dan terima kasih juga ditujukan kepada

pensyarah yang terlibat dalam program pasca siswazaah pengurusan sistem

maklumat pemiagaan Unimas 20002001 Sekalung penghacgaan juga kepada

Puan Mahani Abd Shakur dan Encik Hanui Tuah atas bantuan yang diberikan

untuk saya melengkapi kajian ini

Terima kasih juga diucapkan kepada pihak-pihak seperti Pusat Khidmat

Teknologi Maklumat dan Komunikasi dan Pusat Khidmat Maklumat Akademik

dan tidak ketinggalan kepada para staf dan pelajar Unimas yang telah membaJ1tu

menjayakan kajian ini Ribuan terima kasih kepada staf Fakulti Ekonomi dan

Perniagaan dan rakan-rakan sepeljuangan yang telah memberikan bantuan dan

k~asama mereka

Akhir sekali ucapan penghargaan dan tecima kasih yang tidak terhingga

buat ibu bapa yang telah memberi sokongan dan bantuan dalam menjayakan

kajian ini Tidak saya lupakan kepada abang dan adik yang sangat memahami dan

banyak membantu Kepada semua yang terlibat semoga segala jasa kalian diberi

ganjacan kebaikan Terima kasih

VI

lSI KANDUNGAN

SE ARAI IADUAL xi

SENARAI GAMBARAJAH xii

BAH ] PENDAHULUAN m1s1-L4

10 Pengenalan mls I

11 Latar Belakang Universiti __ __ mls3

12 Struktur Organisasi Universiti ___ misS

13 Penyataan Masalah Kajian __ _ m s8

14 Objektif Kajian ms9

15 Kepentingan Kajian ____ ms IO

16 Definisi Kajian L mls I I

17 Kesimpulan____ m s I4

BAH 2 ULASAN KARYA TERPILIH 1IIs15-32

20 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat mlslS

2 1 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universi ti ms17

22 Penman Pembuat Keputusan (Decision Maker) Dalam

Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat m s I9

23 Keperluan Dalam Perancangan Strategik Teknologi

Sistem Maklumat __ m s21

VII

24 Dimensi Perancangan Untuk Teknologi Maklumat ms23

25 Model-model Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat

251 Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat m s24

252 Input-input dan Output-output Dalam Model Proses

Perancangan ms26

253 Model Langkah-langkah Dalam Proses Perancangan

Strategik Sistem Maklumat ms28

26 Teknik Dalam Menguatkuasakan Perancangan Strategik Teknologi Sistem

Maklumat

261 Analisis Kekuatan Kelemahan Peluang dan Ancaman m1s30

262 Misi Matlamat Wawasan dan ObJektif m1s31

27 Kesimpulan m s32

BAB 3 METODOLOGI KAJIAN mls33-42

30 Pengena1an m s3 3

31 Reka Bentuk Kajian m1s3 3

32 Subjek Kajian Kes _ m1s34

33 Instrumen Kaj ian ms3 S

33 1 Kaedah Kajian Kes ms36

332 Kaedah Temubual ms3 7

333 Kaedah Pemerhatian ms39

34 Kaedah Pengumpulan Data ms40

35 Kaedah Penganalisaan Data ms41

36 Kesimpulan _ ms42

Vlli

BAH 4 KEPUTUSAN DAN PERBINCANGAN KAJlAN ms43-80

40 Pengenalan _ ms43

4 I Persekitaran Perniagaan Dalaman dan Luaran

411 Analisis Persekitaran Perniagaan Dalaman rnIs45

412 Analisis Persekitaran Perniagaan Luaran ms54

42 Strategik IS Perniagaan Strategik IT dan Pengurusan Strategik ISIT

421 Analisis Strategik IS Perniagaan ms5S

422 Analisis Strategik IT ms61

423 Analisis Pengurusan Strategik ISIIT ms62

43 Persekitaran ISIT Dalarnan dan Luaran

43 1 Persekltaran ISIIT Dalaman _ __ ms68

43 2 Persekitaran ISIT Luaran

44 Kesimpulan msSO

BAH 5 KES IMPULAN DAN CADANGAN mls81 -87

50 Pengenalan msSl

5 1 Rumusan Kaj ian ms81

52 Batasan Kaj ian _ ____ __ mlsS3

53 Cadangan __ msS4

54 Cadangan Kajian Seterusnya _ mls86

55 Penutup mls87

IX

BlBLJOGRAFI mls88-91

LAMPIRAN mls92-1 06

Lampiran A Si stem Maklumat Di Unimas mls92

Lampiran B Rancangan Korporat Unimas Tahun 1997-2000 mls96

Lampiran C Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat

Maklumat Pengurusan mls I02

Lampiran D Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat

Maklumat Akademik mls I03

Lampiran E Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Unit E- leaming mls104

Lampiran F Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Fakulti ms i OS

Lampiran G Soalan-soalan Temubual Untuk Staf Akademik Staf Bukan

Akademik dan Pelajar mlsI06

x

SENARAl JADUAL

Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68

Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69

Komputer Di Unimas

Xl

SENARAJ GAMBARAJAH

Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5

Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7

Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25

Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27

Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem

Maklumat mls29

Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63

Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66

BABI

PENDAHULUAN

10 Pengcnalan

Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)

yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula

menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan

teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik

teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta

merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan

teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan

bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat

di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini

adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem

makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21

Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan

dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya

perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi

seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik

teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy

orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya

orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza

(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan

universiti swasta

Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan

meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan

pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan

(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang

digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya

Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur

organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta

objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji

(Hunter 1994)

Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi

maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah

universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann

1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa

teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih

memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti

Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau

perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem

maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus

Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil

berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam

organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah

universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan

universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini

tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem

maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan

ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu

perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk

dalam skop kajian penuJis

11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini

terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching

Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan

ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia

(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)

Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia

(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS

ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program

akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada

pelajar-pelajamya

Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat

Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13

bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan

Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi

3

Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat

diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing

Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem

maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga

dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and

Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau

Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre

jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat

Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas

Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan

informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang

merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu

pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada

para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan

yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas

Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap

terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus

mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini

terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan

komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam

univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang

pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya

4

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan

yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi

maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat

dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi

maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan

Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan

harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa

dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini

12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak

SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i

kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang

bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan

organisasi koperat

Organisasi

Swasta

Keuntungan Bukan Keuntungan

Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5

5

Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS

kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai

struktur organisasi yang tersendiri

Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah

organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara

pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf

Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan

strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus

membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif

perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)

Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu

organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong

dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu

hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy

pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam

menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad

1996)

Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam

organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan

seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada

Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan

bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur

organisas i lini

6

Akademik

Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl

~

lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam

Sekltar

I Lembaga Pengarah I

I

l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r

Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber

Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan

CANSELORJ

middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa

middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti

bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n

I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor

I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr

I Tilllbalan Nilib Cansdur

T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju

Pn Khdmot M klu tI

~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran

Unit Untlang-undang~

8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il

Am dan Kese)amalan

Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan

Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan

8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan

un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia

I shy

I shy

f-

Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~

instHut PengJjlan Asia Timllr~

Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r

Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan

Bahaglan Pembangunan ~

Bahagian Pengurusan Asell-

Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-

Makmal Pusa Univers ltl ~

Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~

Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains

KeMhman

Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1

l I shy

hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS

FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f

Fakultl Silins Sos ial

I shy

~

~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~

Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea

BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah

~ I shy

I

P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-

Bahagio lJ Akllv jli Pelajar

Un it Sukan Unit Kebud oyo an

middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don

IPembangunan Sllhslah IPelaJar

Sahagia n KhHhnfll P~lajllr

-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian

-UllIt KebaJiklln PelllU

-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar

Sahagian Pengalian Ptlsiswazah

Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan

Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am

-

GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas

Sumber Canselori UniOllls 2002

7

Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat

Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy

pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem

maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan

Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy

masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi

universiti

13 Penyataan Masalah Kajian

Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi

sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk

kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh

penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak

iaitu Universiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas

sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam

pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang

berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat

yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai

perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan

teknologi maklumat dalam kampus

Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi

pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk

8

pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus

atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan

adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi

maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi

data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini

Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi

sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh

demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam

beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat

serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru

skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan

perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik

terse but terhadap warga kampus

14 Objektif Kajian

141 Objektif Am

Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik

teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan

9

142 Objektif Khusus

Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut

bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang

digunakan di uni versiti

bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam

universiti

bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik

teknologi sistem maklumat universiti

bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian

teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat

bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat

universiti

IS Kepentingan Kajian

Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut

bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat

memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti

untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik

teknologi sistem makJumat di universiti

bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat

mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat

10

PENGESAHAN PENYELIA

Setelah di teliti Projek Tahun Akhir bertajuk Perancangan Strategik Teknologi Sistern Maklurnat Oi Universiti Kajian Kes Di Universi ti Malaysia Sarawak yang di

buat oleh Tan Boon Ling (4846) pihak penyelia berpuashati dengan Proj ek Tahun Akhir ini sebagai rnernenuhi syarat pengijazahan

Ijazah Sarjana Muda Ekonorni dan Pemiagaan dengan Kepujian (Sis tern Maklurnat Pengurusan Pemiagaan )

L Puan Rohaya Md Nor

Fakulti Ekonorni dan Pemiagaan Universiti Malaysia Sarawak

ABSTRAK

Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universiti

KlIj ian Kes Di Universiti Malaysia Sarawak

Oleh

Tan Boon Ling

Projek tahun akhir ini adalah berkenalan dengan pelaksanaan perancangan

strategik teknologi sistem maklumat di universiti Kajian ini bertujuan untuk melihat

teknologi maklumat dan slstem maklumat yang terdapat di universiti peranan pihak

pengurusan atasan universiti dalam mengurus perancangan strategik tcknologi sistem

maklumat penggunaan teknologi sistem maklumat dan kesan perancangan strategik

kepada pihak yang terlibat dan meninjau persekitaran luaran serta dalaman teknologi

sistem makJumat universi ti Kajian ini berbentuk kajian kes Temubual serta

pemerhatian telah digunakan untuk mengumpul maklumat penyelidikan Secara

keseluruhannya kajian ini mendapati perancangan strategik teknologi sistem

maklumat di universiti masih dapat memenuhi keperluan warga universiti Namun

demikian terdapat kelemahan-kelemahan dalam perancangan ini Akhir sekali

beberapa cadangan-cadangan telah dikemukan untuk mempertingkatkan lagi

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di uni versi ti seperti perancangan

scdemikian dapat menyokong semua peringkat penggunaan teknologi sistem

maklumat sama ada dalam penggunaan yang paling teknikal sehingga ke penggunaan

yang paling biasa

ABSTRACT

Information System Technology Strategic Planning At University

Stud Case At Universiti Malaysia Sarawak

By

Tan Boon Ling

This final year project was related with the infonnation system technology

strategic planning at university The aim of th is study was to detennine the

infonnation technology and infonnation system that own by the university the roles

of senior management in managing infonnation sys tem technology strategic planning

infonnation system technology usage and the efrect of strategic planning to the

involved party as well as to survey the universitys external and internal infonnation

system technology environment This study was in the from of case study Interview

and observation were used to colJect researchs infonnation Overall the finding of

this study indicated that infonnation system technology strategic planning in

university still able to satisfy uni versity members needs However there were

weaknesses in the planning Finally some suggestions had put forward to improve

the infonnation system technology in university such as planning that supported all

level of infonnation system technology usage whether in most technical usage until

the most common usage

PENGHARGAAN

Salam sejahtera saya ucapkan Kejayaan menyempurnakan projek tahun

akhir ini tidak mungkin dicapai tanpa tunjuk ajar bantuan ke~asama sokongan

galakan dan pengorbanan beberapa orang tertentu di sekel iling saya Maka

dengan kesempatan ini saya ingin menyampaikan ucapan penghargaan dan terima

kasih yang tidak techingga kepada institusi atau orang perseorangan yang telah

bersama-sama membantu saya mencapai kejayaan ini

Setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih ingin saya rakamkan kepada

penyelia saya Puan Rohaya Mohd Nor pensyarah Fakulli Ekonomi dan

Perniagaan yang telah banyak memberi bimbingan dan panduan di sepanjang

kajian ini UcapaJ1 penghargaan dan terima kasih juga ditujukan kepada

pensyarah yang terlibat dalam program pasca siswazaah pengurusan sistem

maklumat pemiagaan Unimas 20002001 Sekalung penghacgaan juga kepada

Puan Mahani Abd Shakur dan Encik Hanui Tuah atas bantuan yang diberikan

untuk saya melengkapi kajian ini

Terima kasih juga diucapkan kepada pihak-pihak seperti Pusat Khidmat

Teknologi Maklumat dan Komunikasi dan Pusat Khidmat Maklumat Akademik

dan tidak ketinggalan kepada para staf dan pelajar Unimas yang telah membaJ1tu

menjayakan kajian ini Ribuan terima kasih kepada staf Fakulti Ekonomi dan

Perniagaan dan rakan-rakan sepeljuangan yang telah memberikan bantuan dan

k~asama mereka

Akhir sekali ucapan penghargaan dan tecima kasih yang tidak terhingga

buat ibu bapa yang telah memberi sokongan dan bantuan dalam menjayakan

kajian ini Tidak saya lupakan kepada abang dan adik yang sangat memahami dan

banyak membantu Kepada semua yang terlibat semoga segala jasa kalian diberi

ganjacan kebaikan Terima kasih

VI

lSI KANDUNGAN

SE ARAI IADUAL xi

SENARAI GAMBARAJAH xii

BAH ] PENDAHULUAN m1s1-L4

10 Pengenalan mls I

11 Latar Belakang Universiti __ __ mls3

12 Struktur Organisasi Universiti ___ misS

13 Penyataan Masalah Kajian __ _ m s8

14 Objektif Kajian ms9

15 Kepentingan Kajian ____ ms IO

16 Definisi Kajian L mls I I

17 Kesimpulan____ m s I4

BAH 2 ULASAN KARYA TERPILIH 1IIs15-32

20 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat mlslS

2 1 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universi ti ms17

22 Penman Pembuat Keputusan (Decision Maker) Dalam

Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat m s I9

23 Keperluan Dalam Perancangan Strategik Teknologi

Sistem Maklumat __ m s21

VII

24 Dimensi Perancangan Untuk Teknologi Maklumat ms23

25 Model-model Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat

251 Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat m s24

252 Input-input dan Output-output Dalam Model Proses

Perancangan ms26

253 Model Langkah-langkah Dalam Proses Perancangan

Strategik Sistem Maklumat ms28

26 Teknik Dalam Menguatkuasakan Perancangan Strategik Teknologi Sistem

Maklumat

261 Analisis Kekuatan Kelemahan Peluang dan Ancaman m1s30

262 Misi Matlamat Wawasan dan ObJektif m1s31

27 Kesimpulan m s32

BAB 3 METODOLOGI KAJIAN mls33-42

30 Pengena1an m s3 3

31 Reka Bentuk Kajian m1s3 3

32 Subjek Kajian Kes _ m1s34

33 Instrumen Kaj ian ms3 S

33 1 Kaedah Kajian Kes ms36

332 Kaedah Temubual ms3 7

333 Kaedah Pemerhatian ms39

34 Kaedah Pengumpulan Data ms40

35 Kaedah Penganalisaan Data ms41

36 Kesimpulan _ ms42

Vlli

BAH 4 KEPUTUSAN DAN PERBINCANGAN KAJlAN ms43-80

40 Pengenalan _ ms43

4 I Persekitaran Perniagaan Dalaman dan Luaran

411 Analisis Persekitaran Perniagaan Dalaman rnIs45

412 Analisis Persekitaran Perniagaan Luaran ms54

42 Strategik IS Perniagaan Strategik IT dan Pengurusan Strategik ISIT

421 Analisis Strategik IS Perniagaan ms5S

422 Analisis Strategik IT ms61

423 Analisis Pengurusan Strategik ISIIT ms62

43 Persekitaran ISIT Dalarnan dan Luaran

43 1 Persekltaran ISIIT Dalaman _ __ ms68

43 2 Persekitaran ISIT Luaran

44 Kesimpulan msSO

BAH 5 KES IMPULAN DAN CADANGAN mls81 -87

50 Pengenalan msSl

5 1 Rumusan Kaj ian ms81

52 Batasan Kaj ian _ ____ __ mlsS3

53 Cadangan __ msS4

54 Cadangan Kajian Seterusnya _ mls86

55 Penutup mls87

IX

BlBLJOGRAFI mls88-91

LAMPIRAN mls92-1 06

Lampiran A Si stem Maklumat Di Unimas mls92

Lampiran B Rancangan Korporat Unimas Tahun 1997-2000 mls96

Lampiran C Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat

Maklumat Pengurusan mls I02

Lampiran D Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat

Maklumat Akademik mls I03

Lampiran E Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Unit E- leaming mls104

Lampiran F Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Fakulti ms i OS

Lampiran G Soalan-soalan Temubual Untuk Staf Akademik Staf Bukan

Akademik dan Pelajar mlsI06

x

SENARAl JADUAL

Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68

Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69

Komputer Di Unimas

Xl

SENARAJ GAMBARAJAH

Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5

Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7

Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25

Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27

Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem

Maklumat mls29

Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63

Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66

BABI

PENDAHULUAN

10 Pengcnalan

Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)

yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula

menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan

teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik

teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta

merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan

teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan

bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat

di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini

adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem

makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21

Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan

dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya

perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi

seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik

teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy

orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya

orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza

(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan

universiti swasta

Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan

meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan

pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan

(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang

digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya

Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur

organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta

objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji

(Hunter 1994)

Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi

maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah

universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann

1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa

teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih

memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti

Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau

perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem

maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus

Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil

berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam

organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah

universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan

universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini

tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem

maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan

ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu

perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk

dalam skop kajian penuJis

11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini

terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching

Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan

ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia

(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)

Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia

(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS

ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program

akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada

pelajar-pelajamya

Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat

Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13

bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan

Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi

3

Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat

diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing

Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem

maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga

dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and

Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau

Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre

jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat

Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas

Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan

informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang

merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu

pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada

para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan

yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas

Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap

terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus

mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini

terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan

komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam

univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang

pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya

4

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan

yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi

maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat

dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi

maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan

Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan

harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa

dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini

12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak

SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i

kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang

bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan

organisasi koperat

Organisasi

Swasta

Keuntungan Bukan Keuntungan

Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5

5

Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS

kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai

struktur organisasi yang tersendiri

Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah

organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara

pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf

Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan

strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus

membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif

perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)

Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu

organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong

dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu

hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy

pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam

menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad

1996)

Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam

organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan

seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada

Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan

bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur

organisas i lini

6

Akademik

Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl

~

lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam

Sekltar

I Lembaga Pengarah I

I

l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r

Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber

Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan

CANSELORJ

middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa

middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti

bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n

I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor

I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr

I Tilllbalan Nilib Cansdur

T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju

Pn Khdmot M klu tI

~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran

Unit Untlang-undang~

8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il

Am dan Kese)amalan

Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan

Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan

8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan

un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia

I shy

I shy

f-

Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~

instHut PengJjlan Asia Timllr~

Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r

Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan

Bahaglan Pembangunan ~

Bahagian Pengurusan Asell-

Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-

Makmal Pusa Univers ltl ~

Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~

Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains

KeMhman

Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1

l I shy

hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS

FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f

Fakultl Silins Sos ial

I shy

~

~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~

Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea

BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah

~ I shy

I

P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-

Bahagio lJ Akllv jli Pelajar

Un it Sukan Unit Kebud oyo an

middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don

IPembangunan Sllhslah IPelaJar

Sahagia n KhHhnfll P~lajllr

-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian

-UllIt KebaJiklln PelllU

-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar

Sahagian Pengalian Ptlsiswazah

Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan

Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am

-

GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas

Sumber Canselori UniOllls 2002

7

Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat

Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy

pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem

maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan

Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy

masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi

universiti

13 Penyataan Masalah Kajian

Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi

sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk

kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh

penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak

iaitu Universiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas

sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam

pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang

berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat

yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai

perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan

teknologi maklumat dalam kampus

Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi

pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk

8

pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus

atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan

adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi

maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi

data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini

Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi

sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh

demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam

beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat

serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru

skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan

perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik

terse but terhadap warga kampus

14 Objektif Kajian

141 Objektif Am

Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik

teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan

9

142 Objektif Khusus

Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut

bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang

digunakan di uni versiti

bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam

universiti

bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik

teknologi sistem maklumat universiti

bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian

teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat

bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat

universiti

IS Kepentingan Kajian

Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut

bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat

memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti

untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik

teknologi sistem makJumat di universiti

bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat

mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat

10

ABSTRAK

Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universiti

KlIj ian Kes Di Universiti Malaysia Sarawak

Oleh

Tan Boon Ling

Projek tahun akhir ini adalah berkenalan dengan pelaksanaan perancangan

strategik teknologi sistem maklumat di universiti Kajian ini bertujuan untuk melihat

teknologi maklumat dan slstem maklumat yang terdapat di universiti peranan pihak

pengurusan atasan universiti dalam mengurus perancangan strategik tcknologi sistem

maklumat penggunaan teknologi sistem maklumat dan kesan perancangan strategik

kepada pihak yang terlibat dan meninjau persekitaran luaran serta dalaman teknologi

sistem makJumat universi ti Kajian ini berbentuk kajian kes Temubual serta

pemerhatian telah digunakan untuk mengumpul maklumat penyelidikan Secara

keseluruhannya kajian ini mendapati perancangan strategik teknologi sistem

maklumat di universiti masih dapat memenuhi keperluan warga universiti Namun

demikian terdapat kelemahan-kelemahan dalam perancangan ini Akhir sekali

beberapa cadangan-cadangan telah dikemukan untuk mempertingkatkan lagi

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di uni versi ti seperti perancangan

scdemikian dapat menyokong semua peringkat penggunaan teknologi sistem

maklumat sama ada dalam penggunaan yang paling teknikal sehingga ke penggunaan

yang paling biasa

ABSTRACT

Information System Technology Strategic Planning At University

Stud Case At Universiti Malaysia Sarawak

By

Tan Boon Ling

This final year project was related with the infonnation system technology

strategic planning at university The aim of th is study was to detennine the

infonnation technology and infonnation system that own by the university the roles

of senior management in managing infonnation sys tem technology strategic planning

infonnation system technology usage and the efrect of strategic planning to the

involved party as well as to survey the universitys external and internal infonnation

system technology environment This study was in the from of case study Interview

and observation were used to colJect researchs infonnation Overall the finding of

this study indicated that infonnation system technology strategic planning in

university still able to satisfy uni versity members needs However there were

weaknesses in the planning Finally some suggestions had put forward to improve

the infonnation system technology in university such as planning that supported all

level of infonnation system technology usage whether in most technical usage until

the most common usage

PENGHARGAAN

Salam sejahtera saya ucapkan Kejayaan menyempurnakan projek tahun

akhir ini tidak mungkin dicapai tanpa tunjuk ajar bantuan ke~asama sokongan

galakan dan pengorbanan beberapa orang tertentu di sekel iling saya Maka

dengan kesempatan ini saya ingin menyampaikan ucapan penghargaan dan terima

kasih yang tidak techingga kepada institusi atau orang perseorangan yang telah

bersama-sama membantu saya mencapai kejayaan ini

Setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih ingin saya rakamkan kepada

penyelia saya Puan Rohaya Mohd Nor pensyarah Fakulli Ekonomi dan

Perniagaan yang telah banyak memberi bimbingan dan panduan di sepanjang

kajian ini UcapaJ1 penghargaan dan terima kasih juga ditujukan kepada

pensyarah yang terlibat dalam program pasca siswazaah pengurusan sistem

maklumat pemiagaan Unimas 20002001 Sekalung penghacgaan juga kepada

Puan Mahani Abd Shakur dan Encik Hanui Tuah atas bantuan yang diberikan

untuk saya melengkapi kajian ini

Terima kasih juga diucapkan kepada pihak-pihak seperti Pusat Khidmat

Teknologi Maklumat dan Komunikasi dan Pusat Khidmat Maklumat Akademik

dan tidak ketinggalan kepada para staf dan pelajar Unimas yang telah membaJ1tu

menjayakan kajian ini Ribuan terima kasih kepada staf Fakulti Ekonomi dan

Perniagaan dan rakan-rakan sepeljuangan yang telah memberikan bantuan dan

k~asama mereka

Akhir sekali ucapan penghargaan dan tecima kasih yang tidak terhingga

buat ibu bapa yang telah memberi sokongan dan bantuan dalam menjayakan

kajian ini Tidak saya lupakan kepada abang dan adik yang sangat memahami dan

banyak membantu Kepada semua yang terlibat semoga segala jasa kalian diberi

ganjacan kebaikan Terima kasih

VI

lSI KANDUNGAN

SE ARAI IADUAL xi

SENARAI GAMBARAJAH xii

BAH ] PENDAHULUAN m1s1-L4

10 Pengenalan mls I

11 Latar Belakang Universiti __ __ mls3

12 Struktur Organisasi Universiti ___ misS

13 Penyataan Masalah Kajian __ _ m s8

14 Objektif Kajian ms9

15 Kepentingan Kajian ____ ms IO

16 Definisi Kajian L mls I I

17 Kesimpulan____ m s I4

BAH 2 ULASAN KARYA TERPILIH 1IIs15-32

20 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat mlslS

2 1 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universi ti ms17

22 Penman Pembuat Keputusan (Decision Maker) Dalam

Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat m s I9

23 Keperluan Dalam Perancangan Strategik Teknologi

Sistem Maklumat __ m s21

VII

24 Dimensi Perancangan Untuk Teknologi Maklumat ms23

25 Model-model Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat

251 Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat m s24

252 Input-input dan Output-output Dalam Model Proses

Perancangan ms26

253 Model Langkah-langkah Dalam Proses Perancangan

Strategik Sistem Maklumat ms28

26 Teknik Dalam Menguatkuasakan Perancangan Strategik Teknologi Sistem

Maklumat

261 Analisis Kekuatan Kelemahan Peluang dan Ancaman m1s30

262 Misi Matlamat Wawasan dan ObJektif m1s31

27 Kesimpulan m s32

BAB 3 METODOLOGI KAJIAN mls33-42

30 Pengena1an m s3 3

31 Reka Bentuk Kajian m1s3 3

32 Subjek Kajian Kes _ m1s34

33 Instrumen Kaj ian ms3 S

33 1 Kaedah Kajian Kes ms36

332 Kaedah Temubual ms3 7

333 Kaedah Pemerhatian ms39

34 Kaedah Pengumpulan Data ms40

35 Kaedah Penganalisaan Data ms41

36 Kesimpulan _ ms42

Vlli

BAH 4 KEPUTUSAN DAN PERBINCANGAN KAJlAN ms43-80

40 Pengenalan _ ms43

4 I Persekitaran Perniagaan Dalaman dan Luaran

411 Analisis Persekitaran Perniagaan Dalaman rnIs45

412 Analisis Persekitaran Perniagaan Luaran ms54

42 Strategik IS Perniagaan Strategik IT dan Pengurusan Strategik ISIT

421 Analisis Strategik IS Perniagaan ms5S

422 Analisis Strategik IT ms61

423 Analisis Pengurusan Strategik ISIIT ms62

43 Persekitaran ISIT Dalarnan dan Luaran

43 1 Persekltaran ISIIT Dalaman _ __ ms68

43 2 Persekitaran ISIT Luaran

44 Kesimpulan msSO

BAH 5 KES IMPULAN DAN CADANGAN mls81 -87

50 Pengenalan msSl

5 1 Rumusan Kaj ian ms81

52 Batasan Kaj ian _ ____ __ mlsS3

53 Cadangan __ msS4

54 Cadangan Kajian Seterusnya _ mls86

55 Penutup mls87

IX

BlBLJOGRAFI mls88-91

LAMPIRAN mls92-1 06

Lampiran A Si stem Maklumat Di Unimas mls92

Lampiran B Rancangan Korporat Unimas Tahun 1997-2000 mls96

Lampiran C Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat

Maklumat Pengurusan mls I02

Lampiran D Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat

Maklumat Akademik mls I03

Lampiran E Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Unit E- leaming mls104

Lampiran F Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Fakulti ms i OS

Lampiran G Soalan-soalan Temubual Untuk Staf Akademik Staf Bukan

Akademik dan Pelajar mlsI06

x

SENARAl JADUAL

Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68

Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69

Komputer Di Unimas

Xl

SENARAJ GAMBARAJAH

Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5

Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7

Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25

Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27

Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem

Maklumat mls29

Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63

Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66

BABI

PENDAHULUAN

10 Pengcnalan

Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)

yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula

menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan

teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik

teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta

merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan

teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan

bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat

di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini

adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem

makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21

Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan

dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya

perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi

seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik

teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy

orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya

orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza

(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan

universiti swasta

Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan

meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan

pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan

(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang

digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya

Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur

organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta

objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji

(Hunter 1994)

Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi

maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah

universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann

1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa

teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih

memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti

Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau

perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem

maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus

Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil

berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam

organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah

universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan

universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini

tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem

maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan

ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu

perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk

dalam skop kajian penuJis

11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini

terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching

Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan

ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia

(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)

Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia

(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS

ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program

akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada

pelajar-pelajamya

Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat

Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13

bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan

Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi

3

Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat

diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing

Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem

maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga

dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and

Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau

Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre

jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat

Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas

Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan

informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang

merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu

pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada

para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan

yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas

Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap

terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus

mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini

terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan

komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam

univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang

pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya

4

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan

yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi

maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat

dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi

maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan

Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan

harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa

dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini

12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak

SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i

kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang

bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan

organisasi koperat

Organisasi

Swasta

Keuntungan Bukan Keuntungan

Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5

5

Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS

kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai

struktur organisasi yang tersendiri

Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah

organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara

pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf

Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan

strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus

membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif

perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)

Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu

organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong

dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu

hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy

pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam

menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad

1996)

Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam

organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan

seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada

Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan

bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur

organisas i lini

6

Akademik

Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl

~

lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam

Sekltar

I Lembaga Pengarah I

I

l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r

Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber

Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan

CANSELORJ

middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa

middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti

bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n

I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor

I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr

I Tilllbalan Nilib Cansdur

T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju

Pn Khdmot M klu tI

~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran

Unit Untlang-undang~

8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il

Am dan Kese)amalan

Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan

Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan

8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan

un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia

I shy

I shy

f-

Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~

instHut PengJjlan Asia Timllr~

Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r

Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan

Bahaglan Pembangunan ~

Bahagian Pengurusan Asell-

Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-

Makmal Pusa Univers ltl ~

Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~

Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains

KeMhman

Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1

l I shy

hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS

FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f

Fakultl Silins Sos ial

I shy

~

~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~

Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea

BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah

~ I shy

I

P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-

Bahagio lJ Akllv jli Pelajar

Un it Sukan Unit Kebud oyo an

middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don

IPembangunan Sllhslah IPelaJar

Sahagia n KhHhnfll P~lajllr

-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian

-UllIt KebaJiklln PelllU

-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar

Sahagian Pengalian Ptlsiswazah

Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan

Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am

-

GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas

Sumber Canselori UniOllls 2002

7

Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat

Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy

pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem

maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan

Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy

masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi

universiti

13 Penyataan Masalah Kajian

Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi

sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk

kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh

penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak

iaitu Universiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas

sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam

pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang

berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat

yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai

perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan

teknologi maklumat dalam kampus

Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi

pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk

8

pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus

atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan

adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi

maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi

data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini

Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi

sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh

demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam

beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat

serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru

skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan

perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik

terse but terhadap warga kampus

14 Objektif Kajian

141 Objektif Am

Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik

teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan

9

142 Objektif Khusus

Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut

bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang

digunakan di uni versiti

bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam

universiti

bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik

teknologi sistem maklumat universiti

bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian

teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat

bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat

universiti

IS Kepentingan Kajian

Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut

bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat

memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti

untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik

teknologi sistem makJumat di universiti

bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat

mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat

10

ABSTRACT

Information System Technology Strategic Planning At University

Stud Case At Universiti Malaysia Sarawak

By

Tan Boon Ling

This final year project was related with the infonnation system technology

strategic planning at university The aim of th is study was to detennine the

infonnation technology and infonnation system that own by the university the roles

of senior management in managing infonnation sys tem technology strategic planning

infonnation system technology usage and the efrect of strategic planning to the

involved party as well as to survey the universitys external and internal infonnation

system technology environment This study was in the from of case study Interview

and observation were used to colJect researchs infonnation Overall the finding of

this study indicated that infonnation system technology strategic planning in

university still able to satisfy uni versity members needs However there were

weaknesses in the planning Finally some suggestions had put forward to improve

the infonnation system technology in university such as planning that supported all

level of infonnation system technology usage whether in most technical usage until

the most common usage

PENGHARGAAN

Salam sejahtera saya ucapkan Kejayaan menyempurnakan projek tahun

akhir ini tidak mungkin dicapai tanpa tunjuk ajar bantuan ke~asama sokongan

galakan dan pengorbanan beberapa orang tertentu di sekel iling saya Maka

dengan kesempatan ini saya ingin menyampaikan ucapan penghargaan dan terima

kasih yang tidak techingga kepada institusi atau orang perseorangan yang telah

bersama-sama membantu saya mencapai kejayaan ini

Setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih ingin saya rakamkan kepada

penyelia saya Puan Rohaya Mohd Nor pensyarah Fakulli Ekonomi dan

Perniagaan yang telah banyak memberi bimbingan dan panduan di sepanjang

kajian ini UcapaJ1 penghargaan dan terima kasih juga ditujukan kepada

pensyarah yang terlibat dalam program pasca siswazaah pengurusan sistem

maklumat pemiagaan Unimas 20002001 Sekalung penghacgaan juga kepada

Puan Mahani Abd Shakur dan Encik Hanui Tuah atas bantuan yang diberikan

untuk saya melengkapi kajian ini

Terima kasih juga diucapkan kepada pihak-pihak seperti Pusat Khidmat

Teknologi Maklumat dan Komunikasi dan Pusat Khidmat Maklumat Akademik

dan tidak ketinggalan kepada para staf dan pelajar Unimas yang telah membaJ1tu

menjayakan kajian ini Ribuan terima kasih kepada staf Fakulti Ekonomi dan

Perniagaan dan rakan-rakan sepeljuangan yang telah memberikan bantuan dan

k~asama mereka

Akhir sekali ucapan penghargaan dan tecima kasih yang tidak terhingga

buat ibu bapa yang telah memberi sokongan dan bantuan dalam menjayakan

kajian ini Tidak saya lupakan kepada abang dan adik yang sangat memahami dan

banyak membantu Kepada semua yang terlibat semoga segala jasa kalian diberi

ganjacan kebaikan Terima kasih

VI

lSI KANDUNGAN

SE ARAI IADUAL xi

SENARAI GAMBARAJAH xii

BAH ] PENDAHULUAN m1s1-L4

10 Pengenalan mls I

11 Latar Belakang Universiti __ __ mls3

12 Struktur Organisasi Universiti ___ misS

13 Penyataan Masalah Kajian __ _ m s8

14 Objektif Kajian ms9

15 Kepentingan Kajian ____ ms IO

16 Definisi Kajian L mls I I

17 Kesimpulan____ m s I4

BAH 2 ULASAN KARYA TERPILIH 1IIs15-32

20 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat mlslS

2 1 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universi ti ms17

22 Penman Pembuat Keputusan (Decision Maker) Dalam

Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat m s I9

23 Keperluan Dalam Perancangan Strategik Teknologi

Sistem Maklumat __ m s21

VII

24 Dimensi Perancangan Untuk Teknologi Maklumat ms23

25 Model-model Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat

251 Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat m s24

252 Input-input dan Output-output Dalam Model Proses

Perancangan ms26

253 Model Langkah-langkah Dalam Proses Perancangan

Strategik Sistem Maklumat ms28

26 Teknik Dalam Menguatkuasakan Perancangan Strategik Teknologi Sistem

Maklumat

261 Analisis Kekuatan Kelemahan Peluang dan Ancaman m1s30

262 Misi Matlamat Wawasan dan ObJektif m1s31

27 Kesimpulan m s32

BAB 3 METODOLOGI KAJIAN mls33-42

30 Pengena1an m s3 3

31 Reka Bentuk Kajian m1s3 3

32 Subjek Kajian Kes _ m1s34

33 Instrumen Kaj ian ms3 S

33 1 Kaedah Kajian Kes ms36

332 Kaedah Temubual ms3 7

333 Kaedah Pemerhatian ms39

34 Kaedah Pengumpulan Data ms40

35 Kaedah Penganalisaan Data ms41

36 Kesimpulan _ ms42

Vlli

BAH 4 KEPUTUSAN DAN PERBINCANGAN KAJlAN ms43-80

40 Pengenalan _ ms43

4 I Persekitaran Perniagaan Dalaman dan Luaran

411 Analisis Persekitaran Perniagaan Dalaman rnIs45

412 Analisis Persekitaran Perniagaan Luaran ms54

42 Strategik IS Perniagaan Strategik IT dan Pengurusan Strategik ISIT

421 Analisis Strategik IS Perniagaan ms5S

422 Analisis Strategik IT ms61

423 Analisis Pengurusan Strategik ISIIT ms62

43 Persekitaran ISIT Dalarnan dan Luaran

43 1 Persekltaran ISIIT Dalaman _ __ ms68

43 2 Persekitaran ISIT Luaran

44 Kesimpulan msSO

BAH 5 KES IMPULAN DAN CADANGAN mls81 -87

50 Pengenalan msSl

5 1 Rumusan Kaj ian ms81

52 Batasan Kaj ian _ ____ __ mlsS3

53 Cadangan __ msS4

54 Cadangan Kajian Seterusnya _ mls86

55 Penutup mls87

IX

BlBLJOGRAFI mls88-91

LAMPIRAN mls92-1 06

Lampiran A Si stem Maklumat Di Unimas mls92

Lampiran B Rancangan Korporat Unimas Tahun 1997-2000 mls96

Lampiran C Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat

Maklumat Pengurusan mls I02

Lampiran D Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat

Maklumat Akademik mls I03

Lampiran E Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Unit E- leaming mls104

Lampiran F Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Fakulti ms i OS

Lampiran G Soalan-soalan Temubual Untuk Staf Akademik Staf Bukan

Akademik dan Pelajar mlsI06

x

SENARAl JADUAL

Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68

Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69

Komputer Di Unimas

Xl

SENARAJ GAMBARAJAH

Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5

Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7

Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25

Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27

Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem

Maklumat mls29

Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63

Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66

BABI

PENDAHULUAN

10 Pengcnalan

Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)

yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula

menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan

teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik

teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta

merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan

teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan

bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat

di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini

adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem

makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21

Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan

dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya

perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi

seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik

teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy

orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya

orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza

(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan

universiti swasta

Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan

meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan

pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan

(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang

digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya

Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur

organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta

objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji

(Hunter 1994)

Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi

maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah

universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann

1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa

teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih

memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti

Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau

perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem

maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus

Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil

berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam

organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah

universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan

universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini

tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem

maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan

ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu

perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk

dalam skop kajian penuJis

11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini

terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching

Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan

ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia

(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)

Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia

(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS

ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program

akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada

pelajar-pelajamya

Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat

Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13

bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan

Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi

3

Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat

diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing

Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem

maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga

dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and

Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau

Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre

jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat

Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas

Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan

informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang

merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu

pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada

para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan

yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas

Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap

terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus

mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini

terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan

komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam

univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang

pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya

4

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan

yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi

maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat

dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi

maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan

Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan

harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa

dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini

12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak

SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i

kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang

bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan

organisasi koperat

Organisasi

Swasta

Keuntungan Bukan Keuntungan

Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5

5

Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS

kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai

struktur organisasi yang tersendiri

Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah

organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara

pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf

Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan

strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus

membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif

perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)

Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu

organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong

dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu

hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy

pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam

menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad

1996)

Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam

organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan

seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada

Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan

bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur

organisas i lini

6

Akademik

Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl

~

lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam

Sekltar

I Lembaga Pengarah I

I

l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r

Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber

Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan

CANSELORJ

middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa

middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti

bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n

I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor

I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr

I Tilllbalan Nilib Cansdur

T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju

Pn Khdmot M klu tI

~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran

Unit Untlang-undang~

8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il

Am dan Kese)amalan

Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan

Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan

8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan

un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia

I shy

I shy

f-

Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~

instHut PengJjlan Asia Timllr~

Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r

Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan

Bahaglan Pembangunan ~

Bahagian Pengurusan Asell-

Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-

Makmal Pusa Univers ltl ~

Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~

Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains

KeMhman

Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1

l I shy

hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS

FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f

Fakultl Silins Sos ial

I shy

~

~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~

Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea

BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah

~ I shy

I

P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-

Bahagio lJ Akllv jli Pelajar

Un it Sukan Unit Kebud oyo an

middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don

IPembangunan Sllhslah IPelaJar

Sahagia n KhHhnfll P~lajllr

-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian

-UllIt KebaJiklln PelllU

-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar

Sahagian Pengalian Ptlsiswazah

Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan

Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am

-

GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas

Sumber Canselori UniOllls 2002

7

Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat

Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy

pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem

maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan

Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy

masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi

universiti

13 Penyataan Masalah Kajian

Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi

sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk

kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh

penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak

iaitu Universiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas

sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam

pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang

berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat

yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai

perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan

teknologi maklumat dalam kampus

Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi

pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk

8

pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus

atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan

adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi

maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi

data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini

Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi

sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh

demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam

beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat

serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru

skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan

perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik

terse but terhadap warga kampus

14 Objektif Kajian

141 Objektif Am

Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik

teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan

9

142 Objektif Khusus

Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut

bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang

digunakan di uni versiti

bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam

universiti

bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik

teknologi sistem maklumat universiti

bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian

teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat

bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat

universiti

IS Kepentingan Kajian

Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut

bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat

memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti

untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik

teknologi sistem makJumat di universiti

bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat

mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat

10

PENGHARGAAN

Salam sejahtera saya ucapkan Kejayaan menyempurnakan projek tahun

akhir ini tidak mungkin dicapai tanpa tunjuk ajar bantuan ke~asama sokongan

galakan dan pengorbanan beberapa orang tertentu di sekel iling saya Maka

dengan kesempatan ini saya ingin menyampaikan ucapan penghargaan dan terima

kasih yang tidak techingga kepada institusi atau orang perseorangan yang telah

bersama-sama membantu saya mencapai kejayaan ini

Setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih ingin saya rakamkan kepada

penyelia saya Puan Rohaya Mohd Nor pensyarah Fakulli Ekonomi dan

Perniagaan yang telah banyak memberi bimbingan dan panduan di sepanjang

kajian ini UcapaJ1 penghargaan dan terima kasih juga ditujukan kepada

pensyarah yang terlibat dalam program pasca siswazaah pengurusan sistem

maklumat pemiagaan Unimas 20002001 Sekalung penghacgaan juga kepada

Puan Mahani Abd Shakur dan Encik Hanui Tuah atas bantuan yang diberikan

untuk saya melengkapi kajian ini

Terima kasih juga diucapkan kepada pihak-pihak seperti Pusat Khidmat

Teknologi Maklumat dan Komunikasi dan Pusat Khidmat Maklumat Akademik

dan tidak ketinggalan kepada para staf dan pelajar Unimas yang telah membaJ1tu

menjayakan kajian ini Ribuan terima kasih kepada staf Fakulti Ekonomi dan

Perniagaan dan rakan-rakan sepeljuangan yang telah memberikan bantuan dan

k~asama mereka

Akhir sekali ucapan penghargaan dan tecima kasih yang tidak terhingga

buat ibu bapa yang telah memberi sokongan dan bantuan dalam menjayakan

kajian ini Tidak saya lupakan kepada abang dan adik yang sangat memahami dan

banyak membantu Kepada semua yang terlibat semoga segala jasa kalian diberi

ganjacan kebaikan Terima kasih

VI

lSI KANDUNGAN

SE ARAI IADUAL xi

SENARAI GAMBARAJAH xii

BAH ] PENDAHULUAN m1s1-L4

10 Pengenalan mls I

11 Latar Belakang Universiti __ __ mls3

12 Struktur Organisasi Universiti ___ misS

13 Penyataan Masalah Kajian __ _ m s8

14 Objektif Kajian ms9

15 Kepentingan Kajian ____ ms IO

16 Definisi Kajian L mls I I

17 Kesimpulan____ m s I4

BAH 2 ULASAN KARYA TERPILIH 1IIs15-32

20 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat mlslS

2 1 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universi ti ms17

22 Penman Pembuat Keputusan (Decision Maker) Dalam

Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat m s I9

23 Keperluan Dalam Perancangan Strategik Teknologi

Sistem Maklumat __ m s21

VII

24 Dimensi Perancangan Untuk Teknologi Maklumat ms23

25 Model-model Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat

251 Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat m s24

252 Input-input dan Output-output Dalam Model Proses

Perancangan ms26

253 Model Langkah-langkah Dalam Proses Perancangan

Strategik Sistem Maklumat ms28

26 Teknik Dalam Menguatkuasakan Perancangan Strategik Teknologi Sistem

Maklumat

261 Analisis Kekuatan Kelemahan Peluang dan Ancaman m1s30

262 Misi Matlamat Wawasan dan ObJektif m1s31

27 Kesimpulan m s32

BAB 3 METODOLOGI KAJIAN mls33-42

30 Pengena1an m s3 3

31 Reka Bentuk Kajian m1s3 3

32 Subjek Kajian Kes _ m1s34

33 Instrumen Kaj ian ms3 S

33 1 Kaedah Kajian Kes ms36

332 Kaedah Temubual ms3 7

333 Kaedah Pemerhatian ms39

34 Kaedah Pengumpulan Data ms40

35 Kaedah Penganalisaan Data ms41

36 Kesimpulan _ ms42

Vlli

BAH 4 KEPUTUSAN DAN PERBINCANGAN KAJlAN ms43-80

40 Pengenalan _ ms43

4 I Persekitaran Perniagaan Dalaman dan Luaran

411 Analisis Persekitaran Perniagaan Dalaman rnIs45

412 Analisis Persekitaran Perniagaan Luaran ms54

42 Strategik IS Perniagaan Strategik IT dan Pengurusan Strategik ISIT

421 Analisis Strategik IS Perniagaan ms5S

422 Analisis Strategik IT ms61

423 Analisis Pengurusan Strategik ISIIT ms62

43 Persekitaran ISIT Dalarnan dan Luaran

43 1 Persekltaran ISIIT Dalaman _ __ ms68

43 2 Persekitaran ISIT Luaran

44 Kesimpulan msSO

BAH 5 KES IMPULAN DAN CADANGAN mls81 -87

50 Pengenalan msSl

5 1 Rumusan Kaj ian ms81

52 Batasan Kaj ian _ ____ __ mlsS3

53 Cadangan __ msS4

54 Cadangan Kajian Seterusnya _ mls86

55 Penutup mls87

IX

BlBLJOGRAFI mls88-91

LAMPIRAN mls92-1 06

Lampiran A Si stem Maklumat Di Unimas mls92

Lampiran B Rancangan Korporat Unimas Tahun 1997-2000 mls96

Lampiran C Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat

Maklumat Pengurusan mls I02

Lampiran D Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat

Maklumat Akademik mls I03

Lampiran E Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Unit E- leaming mls104

Lampiran F Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Fakulti ms i OS

Lampiran G Soalan-soalan Temubual Untuk Staf Akademik Staf Bukan

Akademik dan Pelajar mlsI06

x

SENARAl JADUAL

Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68

Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69

Komputer Di Unimas

Xl

SENARAJ GAMBARAJAH

Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5

Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7

Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25

Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27

Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem

Maklumat mls29

Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63

Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66

BABI

PENDAHULUAN

10 Pengcnalan

Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)

yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula

menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan

teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik

teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta

merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan

teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan

bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat

di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini

adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem

makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21

Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan

dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya

perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi

seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik

teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy

orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya

orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza

(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan

universiti swasta

Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan

meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan

pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan

(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang

digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya

Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur

organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta

objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji

(Hunter 1994)

Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi

maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah

universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann

1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa

teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih

memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti

Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau

perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem

maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus

Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil

berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam

organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah

universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan

universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini

tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem

maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan

ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu

perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk

dalam skop kajian penuJis

11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini

terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching

Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan

ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia

(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)

Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia

(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS

ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program

akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada

pelajar-pelajamya

Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat

Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13

bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan

Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi

3

Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat

diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing

Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem

maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga

dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and

Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau

Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre

jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat

Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas

Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan

informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang

merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu

pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada

para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan

yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas

Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap

terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus

mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini

terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan

komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam

univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang

pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya

4

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan

yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi

maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat

dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi

maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan

Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan

harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa

dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini

12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak

SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i

kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang

bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan

organisasi koperat

Organisasi

Swasta

Keuntungan Bukan Keuntungan

Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5

5

Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS

kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai

struktur organisasi yang tersendiri

Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah

organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara

pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf

Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan

strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus

membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif

perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)

Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu

organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong

dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu

hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy

pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam

menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad

1996)

Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam

organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan

seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada

Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan

bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur

organisas i lini

6

Akademik

Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl

~

lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam

Sekltar

I Lembaga Pengarah I

I

l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r

Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber

Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan

CANSELORJ

middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa

middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti

bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n

I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor

I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr

I Tilllbalan Nilib Cansdur

T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju

Pn Khdmot M klu tI

~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran

Unit Untlang-undang~

8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il

Am dan Kese)amalan

Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan

Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan

8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan

un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia

I shy

I shy

f-

Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~

instHut PengJjlan Asia Timllr~

Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r

Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan

Bahaglan Pembangunan ~

Bahagian Pengurusan Asell-

Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-

Makmal Pusa Univers ltl ~

Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~

Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains

KeMhman

Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1

l I shy

hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS

FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f

Fakultl Silins Sos ial

I shy

~

~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~

Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea

BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah

~ I shy

I

P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-

Bahagio lJ Akllv jli Pelajar

Un it Sukan Unit Kebud oyo an

middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don

IPembangunan Sllhslah IPelaJar

Sahagia n KhHhnfll P~lajllr

-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian

-UllIt KebaJiklln PelllU

-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar

Sahagian Pengalian Ptlsiswazah

Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan

Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am

-

GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas

Sumber Canselori UniOllls 2002

7

Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat

Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy

pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem

maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan

Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy

masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi

universiti

13 Penyataan Masalah Kajian

Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi

sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk

kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh

penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak

iaitu Universiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas

sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam

pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang

berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat

yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai

perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan

teknologi maklumat dalam kampus

Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi

pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk

8

pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus

atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan

adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi

maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi

data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini

Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi

sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh

demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam

beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat

serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru

skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan

perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik

terse but terhadap warga kampus

14 Objektif Kajian

141 Objektif Am

Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik

teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan

9

142 Objektif Khusus

Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut

bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang

digunakan di uni versiti

bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam

universiti

bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik

teknologi sistem maklumat universiti

bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian

teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat

bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat

universiti

IS Kepentingan Kajian

Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut

bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat

memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti

untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik

teknologi sistem makJumat di universiti

bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat

mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat

10

lSI KANDUNGAN

SE ARAI IADUAL xi

SENARAI GAMBARAJAH xii

BAH ] PENDAHULUAN m1s1-L4

10 Pengenalan mls I

11 Latar Belakang Universiti __ __ mls3

12 Struktur Organisasi Universiti ___ misS

13 Penyataan Masalah Kajian __ _ m s8

14 Objektif Kajian ms9

15 Kepentingan Kajian ____ ms IO

16 Definisi Kajian L mls I I

17 Kesimpulan____ m s I4

BAH 2 ULASAN KARYA TERPILIH 1IIs15-32

20 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat mlslS

2 1 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universi ti ms17

22 Penman Pembuat Keputusan (Decision Maker) Dalam

Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat m s I9

23 Keperluan Dalam Perancangan Strategik Teknologi

Sistem Maklumat __ m s21

VII

24 Dimensi Perancangan Untuk Teknologi Maklumat ms23

25 Model-model Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat

251 Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat m s24

252 Input-input dan Output-output Dalam Model Proses

Perancangan ms26

253 Model Langkah-langkah Dalam Proses Perancangan

Strategik Sistem Maklumat ms28

26 Teknik Dalam Menguatkuasakan Perancangan Strategik Teknologi Sistem

Maklumat

261 Analisis Kekuatan Kelemahan Peluang dan Ancaman m1s30

262 Misi Matlamat Wawasan dan ObJektif m1s31

27 Kesimpulan m s32

BAB 3 METODOLOGI KAJIAN mls33-42

30 Pengena1an m s3 3

31 Reka Bentuk Kajian m1s3 3

32 Subjek Kajian Kes _ m1s34

33 Instrumen Kaj ian ms3 S

33 1 Kaedah Kajian Kes ms36

332 Kaedah Temubual ms3 7

333 Kaedah Pemerhatian ms39

34 Kaedah Pengumpulan Data ms40

35 Kaedah Penganalisaan Data ms41

36 Kesimpulan _ ms42

Vlli

BAH 4 KEPUTUSAN DAN PERBINCANGAN KAJlAN ms43-80

40 Pengenalan _ ms43

4 I Persekitaran Perniagaan Dalaman dan Luaran

411 Analisis Persekitaran Perniagaan Dalaman rnIs45

412 Analisis Persekitaran Perniagaan Luaran ms54

42 Strategik IS Perniagaan Strategik IT dan Pengurusan Strategik ISIT

421 Analisis Strategik IS Perniagaan ms5S

422 Analisis Strategik IT ms61

423 Analisis Pengurusan Strategik ISIIT ms62

43 Persekitaran ISIT Dalarnan dan Luaran

43 1 Persekltaran ISIIT Dalaman _ __ ms68

43 2 Persekitaran ISIT Luaran

44 Kesimpulan msSO

BAH 5 KES IMPULAN DAN CADANGAN mls81 -87

50 Pengenalan msSl

5 1 Rumusan Kaj ian ms81

52 Batasan Kaj ian _ ____ __ mlsS3

53 Cadangan __ msS4

54 Cadangan Kajian Seterusnya _ mls86

55 Penutup mls87

IX

BlBLJOGRAFI mls88-91

LAMPIRAN mls92-1 06

Lampiran A Si stem Maklumat Di Unimas mls92

Lampiran B Rancangan Korporat Unimas Tahun 1997-2000 mls96

Lampiran C Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat

Maklumat Pengurusan mls I02

Lampiran D Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat

Maklumat Akademik mls I03

Lampiran E Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Unit E- leaming mls104

Lampiran F Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Fakulti ms i OS

Lampiran G Soalan-soalan Temubual Untuk Staf Akademik Staf Bukan

Akademik dan Pelajar mlsI06

x

SENARAl JADUAL

Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68

Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69

Komputer Di Unimas

Xl

SENARAJ GAMBARAJAH

Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5

Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7

Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25

Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27

Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem

Maklumat mls29

Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63

Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66

BABI

PENDAHULUAN

10 Pengcnalan

Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)

yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula

menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan

teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik

teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta

merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan

teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan

bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat

di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini

adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem

makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21

Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan

dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya

perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi

seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik

teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy

orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya

orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza

(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan

universiti swasta

Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan

meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan

pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan

(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang

digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya

Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur

organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta

objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji

(Hunter 1994)

Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi

maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah

universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann

1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa

teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih

memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti

Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau

perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem

maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus

Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil

berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam

organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah

universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan

universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini

tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem

maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan

ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu

perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk

dalam skop kajian penuJis

11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini

terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching

Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan

ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia

(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)

Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia

(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS

ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program

akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada

pelajar-pelajamya

Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat

Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13

bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan

Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi

3

Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat

diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing

Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem

maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga

dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and

Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau

Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre

jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat

Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas

Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan

informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang

merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu

pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada

para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan

yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas

Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap

terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus

mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini

terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan

komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam

univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang

pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya

4

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan

yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi

maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat

dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi

maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan

Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan

harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa

dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini

12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak

SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i

kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang

bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan

organisasi koperat

Organisasi

Swasta

Keuntungan Bukan Keuntungan

Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5

5

Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS

kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai

struktur organisasi yang tersendiri

Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah

organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara

pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf

Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan

strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus

membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif

perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)

Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu

organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong

dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu

hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy

pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam

menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad

1996)

Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam

organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan

seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada

Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan

bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur

organisas i lini

6

Akademik

Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl

~

lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam

Sekltar

I Lembaga Pengarah I

I

l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r

Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber

Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan

CANSELORJ

middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa

middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti

bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n

I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor

I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr

I Tilllbalan Nilib Cansdur

T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju

Pn Khdmot M klu tI

~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran

Unit Untlang-undang~

8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il

Am dan Kese)amalan

Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan

Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan

8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan

un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia

I shy

I shy

f-

Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~

instHut PengJjlan Asia Timllr~

Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r

Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan

Bahaglan Pembangunan ~

Bahagian Pengurusan Asell-

Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-

Makmal Pusa Univers ltl ~

Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~

Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains

KeMhman

Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1

l I shy

hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS

FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f

Fakultl Silins Sos ial

I shy

~

~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~

Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea

BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah

~ I shy

I

P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-

Bahagio lJ Akllv jli Pelajar

Un it Sukan Unit Kebud oyo an

middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don

IPembangunan Sllhslah IPelaJar

Sahagia n KhHhnfll P~lajllr

-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian

-UllIt KebaJiklln PelllU

-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar

Sahagian Pengalian Ptlsiswazah

Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan

Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am

-

GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas

Sumber Canselori UniOllls 2002

7

Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat

Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy

pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem

maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan

Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy

masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi

universiti

13 Penyataan Masalah Kajian

Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi

sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk

kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh

penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak

iaitu Universiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas

sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam

pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang

berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat

yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai

perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan

teknologi maklumat dalam kampus

Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi

pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk

8

pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus

atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan

adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi

maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi

data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini

Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi

sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh

demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam

beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat

serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru

skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan

perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik

terse but terhadap warga kampus

14 Objektif Kajian

141 Objektif Am

Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik

teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan

9

142 Objektif Khusus

Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut

bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang

digunakan di uni versiti

bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam

universiti

bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik

teknologi sistem maklumat universiti

bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian

teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat

bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat

universiti

IS Kepentingan Kajian

Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut

bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat

memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti

untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik

teknologi sistem makJumat di universiti

bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat

mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat

10

24 Dimensi Perancangan Untuk Teknologi Maklumat ms23

25 Model-model Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat

251 Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat m s24

252 Input-input dan Output-output Dalam Model Proses

Perancangan ms26

253 Model Langkah-langkah Dalam Proses Perancangan

Strategik Sistem Maklumat ms28

26 Teknik Dalam Menguatkuasakan Perancangan Strategik Teknologi Sistem

Maklumat

261 Analisis Kekuatan Kelemahan Peluang dan Ancaman m1s30

262 Misi Matlamat Wawasan dan ObJektif m1s31

27 Kesimpulan m s32

BAB 3 METODOLOGI KAJIAN mls33-42

30 Pengena1an m s3 3

31 Reka Bentuk Kajian m1s3 3

32 Subjek Kajian Kes _ m1s34

33 Instrumen Kaj ian ms3 S

33 1 Kaedah Kajian Kes ms36

332 Kaedah Temubual ms3 7

333 Kaedah Pemerhatian ms39

34 Kaedah Pengumpulan Data ms40

35 Kaedah Penganalisaan Data ms41

36 Kesimpulan _ ms42

Vlli

BAH 4 KEPUTUSAN DAN PERBINCANGAN KAJlAN ms43-80

40 Pengenalan _ ms43

4 I Persekitaran Perniagaan Dalaman dan Luaran

411 Analisis Persekitaran Perniagaan Dalaman rnIs45

412 Analisis Persekitaran Perniagaan Luaran ms54

42 Strategik IS Perniagaan Strategik IT dan Pengurusan Strategik ISIT

421 Analisis Strategik IS Perniagaan ms5S

422 Analisis Strategik IT ms61

423 Analisis Pengurusan Strategik ISIIT ms62

43 Persekitaran ISIT Dalarnan dan Luaran

43 1 Persekltaran ISIIT Dalaman _ __ ms68

43 2 Persekitaran ISIT Luaran

44 Kesimpulan msSO

BAH 5 KES IMPULAN DAN CADANGAN mls81 -87

50 Pengenalan msSl

5 1 Rumusan Kaj ian ms81

52 Batasan Kaj ian _ ____ __ mlsS3

53 Cadangan __ msS4

54 Cadangan Kajian Seterusnya _ mls86

55 Penutup mls87

IX

BlBLJOGRAFI mls88-91

LAMPIRAN mls92-1 06

Lampiran A Si stem Maklumat Di Unimas mls92

Lampiran B Rancangan Korporat Unimas Tahun 1997-2000 mls96

Lampiran C Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat

Maklumat Pengurusan mls I02

Lampiran D Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat

Maklumat Akademik mls I03

Lampiran E Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Unit E- leaming mls104

Lampiran F Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Fakulti ms i OS

Lampiran G Soalan-soalan Temubual Untuk Staf Akademik Staf Bukan

Akademik dan Pelajar mlsI06

x

SENARAl JADUAL

Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68

Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69

Komputer Di Unimas

Xl

SENARAJ GAMBARAJAH

Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5

Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7

Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25

Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27

Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem

Maklumat mls29

Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63

Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66

BABI

PENDAHULUAN

10 Pengcnalan

Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)

yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula

menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan

teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik

teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta

merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan

teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan

bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat

di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini

adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem

makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21

Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan

dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya

perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi

seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik

teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy

orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya

orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza

(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan

universiti swasta

Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan

meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan

pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan

(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang

digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya

Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur

organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta

objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji

(Hunter 1994)

Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi

maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah

universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann

1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa

teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih

memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti

Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau

perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem

maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus

Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil

berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam

organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah

universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan

universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini

tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem

maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan

ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu

perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk

dalam skop kajian penuJis

11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini

terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching

Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan

ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia

(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)

Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia

(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS

ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program

akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada

pelajar-pelajamya

Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat

Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13

bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan

Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi

3

Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat

diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing

Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem

maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga

dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and

Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau

Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre

jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat

Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas

Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan

informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang

merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu

pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada

para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan

yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas

Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap

terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus

mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini

terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan

komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam

univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang

pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya

4

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan

yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi

maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat

dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi

maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan

Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan

harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa

dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini

12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak

SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i

kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang

bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan

organisasi koperat

Organisasi

Swasta

Keuntungan Bukan Keuntungan

Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5

5

Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS

kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai

struktur organisasi yang tersendiri

Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah

organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara

pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf

Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan

strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus

membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif

perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)

Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu

organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong

dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu

hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy

pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam

menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad

1996)

Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam

organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan

seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada

Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan

bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur

organisas i lini

6

Akademik

Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl

~

lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam

Sekltar

I Lembaga Pengarah I

I

l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r

Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber

Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan

CANSELORJ

middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa

middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti

bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n

I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor

I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr

I Tilllbalan Nilib Cansdur

T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju

Pn Khdmot M klu tI

~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran

Unit Untlang-undang~

8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il

Am dan Kese)amalan

Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan

Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan

8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan

un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia

I shy

I shy

f-

Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~

instHut PengJjlan Asia Timllr~

Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r

Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan

Bahaglan Pembangunan ~

Bahagian Pengurusan Asell-

Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-

Makmal Pusa Univers ltl ~

Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~

Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains

KeMhman

Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1

l I shy

hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS

FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f

Fakultl Silins Sos ial

I shy

~

~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~

Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea

BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah

~ I shy

I

P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-

Bahagio lJ Akllv jli Pelajar

Un it Sukan Unit Kebud oyo an

middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don

IPembangunan Sllhslah IPelaJar

Sahagia n KhHhnfll P~lajllr

-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian

-UllIt KebaJiklln PelllU

-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar

Sahagian Pengalian Ptlsiswazah

Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan

Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am

-

GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas

Sumber Canselori UniOllls 2002

7

Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat

Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy

pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem

maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan

Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy

masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi

universiti

13 Penyataan Masalah Kajian

Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi

sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk

kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh

penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak

iaitu Universiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas

sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam

pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang

berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat

yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai

perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan

teknologi maklumat dalam kampus

Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi

pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk

8

pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus

atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan

adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi

maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi

data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini

Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi

sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh

demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam

beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat

serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru

skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan

perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik

terse but terhadap warga kampus

14 Objektif Kajian

141 Objektif Am

Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik

teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan

9

142 Objektif Khusus

Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut

bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang

digunakan di uni versiti

bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam

universiti

bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik

teknologi sistem maklumat universiti

bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian

teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat

bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat

universiti

IS Kepentingan Kajian

Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut

bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat

memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti

untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik

teknologi sistem makJumat di universiti

bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat

mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat

10

BAH 4 KEPUTUSAN DAN PERBINCANGAN KAJlAN ms43-80

40 Pengenalan _ ms43

4 I Persekitaran Perniagaan Dalaman dan Luaran

411 Analisis Persekitaran Perniagaan Dalaman rnIs45

412 Analisis Persekitaran Perniagaan Luaran ms54

42 Strategik IS Perniagaan Strategik IT dan Pengurusan Strategik ISIT

421 Analisis Strategik IS Perniagaan ms5S

422 Analisis Strategik IT ms61

423 Analisis Pengurusan Strategik ISIIT ms62

43 Persekitaran ISIT Dalarnan dan Luaran

43 1 Persekltaran ISIIT Dalaman _ __ ms68

43 2 Persekitaran ISIT Luaran

44 Kesimpulan msSO

BAH 5 KES IMPULAN DAN CADANGAN mls81 -87

50 Pengenalan msSl

5 1 Rumusan Kaj ian ms81

52 Batasan Kaj ian _ ____ __ mlsS3

53 Cadangan __ msS4

54 Cadangan Kajian Seterusnya _ mls86

55 Penutup mls87

IX

BlBLJOGRAFI mls88-91

LAMPIRAN mls92-1 06

Lampiran A Si stem Maklumat Di Unimas mls92

Lampiran B Rancangan Korporat Unimas Tahun 1997-2000 mls96

Lampiran C Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat

Maklumat Pengurusan mls I02

Lampiran D Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat

Maklumat Akademik mls I03

Lampiran E Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Unit E- leaming mls104

Lampiran F Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Fakulti ms i OS

Lampiran G Soalan-soalan Temubual Untuk Staf Akademik Staf Bukan

Akademik dan Pelajar mlsI06

x

SENARAl JADUAL

Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68

Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69

Komputer Di Unimas

Xl

SENARAJ GAMBARAJAH

Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5

Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7

Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25

Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27

Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem

Maklumat mls29

Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63

Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66

BABI

PENDAHULUAN

10 Pengcnalan

Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)

yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula

menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan

teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik

teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta

merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan

teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan

bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat

di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini

adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem

makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21

Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan

dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya

perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi

seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik

teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy

orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya

orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza

(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan

universiti swasta

Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan

meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan

pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan

(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang

digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya

Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur

organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta

objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji

(Hunter 1994)

Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi

maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah

universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann

1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa

teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih

memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti

Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau

perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem

maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus

Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil

berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam

organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah

universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan

universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini

tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem

maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan

ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu

perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk

dalam skop kajian penuJis

11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini

terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching

Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan

ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia

(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)

Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia

(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS

ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program

akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada

pelajar-pelajamya

Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat

Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13

bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan

Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi

3

Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat

diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing

Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem

maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga

dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and

Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau

Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre

jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat

Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas

Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan

informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang

merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu

pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada

para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan

yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas

Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap

terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus

mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini

terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan

komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam

univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang

pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya

4

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan

yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi

maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat

dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi

maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan

Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan

harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa

dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini

12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak

SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i

kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang

bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan

organisasi koperat

Organisasi

Swasta

Keuntungan Bukan Keuntungan

Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5

5

Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS

kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai

struktur organisasi yang tersendiri

Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah

organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara

pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf

Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan

strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus

membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif

perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)

Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu

organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong

dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu

hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy

pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam

menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad

1996)

Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam

organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan

seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada

Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan

bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur

organisas i lini

6

Akademik

Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl

~

lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam

Sekltar

I Lembaga Pengarah I

I

l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r

Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber

Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan

CANSELORJ

middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa

middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti

bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n

I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor

I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr

I Tilllbalan Nilib Cansdur

T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju

Pn Khdmot M klu tI

~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran

Unit Untlang-undang~

8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il

Am dan Kese)amalan

Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan

Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan

8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan

un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia

I shy

I shy

f-

Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~

instHut PengJjlan Asia Timllr~

Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r

Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan

Bahaglan Pembangunan ~

Bahagian Pengurusan Asell-

Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-

Makmal Pusa Univers ltl ~

Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~

Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains

KeMhman

Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1

l I shy

hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS

FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f

Fakultl Silins Sos ial

I shy

~

~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~

Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea

BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah

~ I shy

I

P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-

Bahagio lJ Akllv jli Pelajar

Un it Sukan Unit Kebud oyo an

middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don

IPembangunan Sllhslah IPelaJar

Sahagia n KhHhnfll P~lajllr

-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian

-UllIt KebaJiklln PelllU

-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar

Sahagian Pengalian Ptlsiswazah

Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan

Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am

-

GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas

Sumber Canselori UniOllls 2002

7

Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat

Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy

pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem

maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan

Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy

masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi

universiti

13 Penyataan Masalah Kajian

Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi

sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk

kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh

penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak

iaitu Universiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas

sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam

pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang

berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat

yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai

perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan

teknologi maklumat dalam kampus

Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi

pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk

8

pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus

atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan

adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi

maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi

data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini

Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi

sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh

demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam

beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat

serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru

skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan

perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik

terse but terhadap warga kampus

14 Objektif Kajian

141 Objektif Am

Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik

teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan

9

142 Objektif Khusus

Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut

bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang

digunakan di uni versiti

bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam

universiti

bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik

teknologi sistem maklumat universiti

bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian

teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat

bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat

universiti

IS Kepentingan Kajian

Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut

bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat

memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti

untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik

teknologi sistem makJumat di universiti

bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat

mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat

10

BlBLJOGRAFI mls88-91

LAMPIRAN mls92-1 06

Lampiran A Si stem Maklumat Di Unimas mls92

Lampiran B Rancangan Korporat Unimas Tahun 1997-2000 mls96

Lampiran C Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat

Maklumat Pengurusan mls I02

Lampiran D Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat

Maklumat Akademik mls I03

Lampiran E Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Unit E- leaming mls104

Lampiran F Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Fakulti ms i OS

Lampiran G Soalan-soalan Temubual Untuk Staf Akademik Staf Bukan

Akademik dan Pelajar mlsI06

x

SENARAl JADUAL

Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68

Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69

Komputer Di Unimas

Xl

SENARAJ GAMBARAJAH

Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5

Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7

Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25

Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27

Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem

Maklumat mls29

Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63

Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66

BABI

PENDAHULUAN

10 Pengcnalan

Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)

yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula

menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan

teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik

teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta

merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan

teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan

bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat

di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini

adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem

makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21

Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan

dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya

perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi

seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik

teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy

orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya

orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza

(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan

universiti swasta

Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan

meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan

pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan

(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang

digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya

Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur

organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta

objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji

(Hunter 1994)

Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi

maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah

universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann

1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa

teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih

memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti

Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau

perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem

maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus

Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil

berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam

organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah

universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan

universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini

tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem

maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan

ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu

perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk

dalam skop kajian penuJis

11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini

terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching

Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan

ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia

(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)

Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia

(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS

ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program

akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada

pelajar-pelajamya

Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat

Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13

bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan

Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi

3

Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat

diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing

Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem

maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga

dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and

Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau

Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre

jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat

Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas

Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan

informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang

merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu

pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada

para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan

yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas

Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap

terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus

mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini

terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan

komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam

univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang

pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya

4

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan

yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi

maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat

dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi

maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan

Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan

harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa

dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini

12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak

SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i

kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang

bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan

organisasi koperat

Organisasi

Swasta

Keuntungan Bukan Keuntungan

Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5

5

Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS

kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai

struktur organisasi yang tersendiri

Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah

organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara

pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf

Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan

strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus

membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif

perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)

Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu

organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong

dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu

hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy

pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam

menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad

1996)

Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam

organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan

seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada

Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan

bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur

organisas i lini

6

Akademik

Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl

~

lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam

Sekltar

I Lembaga Pengarah I

I

l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r

Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber

Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan

CANSELORJ

middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa

middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti

bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n

I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor

I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr

I Tilllbalan Nilib Cansdur

T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju

Pn Khdmot M klu tI

~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran

Unit Untlang-undang~

8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il

Am dan Kese)amalan

Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan

Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan

8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan

un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia

I shy

I shy

f-

Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~

instHut PengJjlan Asia Timllr~

Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r

Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan

Bahaglan Pembangunan ~

Bahagian Pengurusan Asell-

Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-

Makmal Pusa Univers ltl ~

Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~

Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains

KeMhman

Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1

l I shy

hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS

FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f

Fakultl Silins Sos ial

I shy

~

~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~

Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea

BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah

~ I shy

I

P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-

Bahagio lJ Akllv jli Pelajar

Un it Sukan Unit Kebud oyo an

middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don

IPembangunan Sllhslah IPelaJar

Sahagia n KhHhnfll P~lajllr

-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian

-UllIt KebaJiklln PelllU

-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar

Sahagian Pengalian Ptlsiswazah

Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan

Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am

-

GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas

Sumber Canselori UniOllls 2002

7

Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat

Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy

pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem

maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan

Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy

masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi

universiti

13 Penyataan Masalah Kajian

Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi

sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk

kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh

penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak

iaitu Universiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas

sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam

pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang

berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat

yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai

perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan

teknologi maklumat dalam kampus

Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi

pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk

8

pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus

atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan

adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi

maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi

data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini

Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi

sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh

demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam

beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat

serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru

skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan

perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik

terse but terhadap warga kampus

14 Objektif Kajian

141 Objektif Am

Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik

teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan

9

142 Objektif Khusus

Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut

bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang

digunakan di uni versiti

bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam

universiti

bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik

teknologi sistem maklumat universiti

bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian

teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat

bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat

universiti

IS Kepentingan Kajian

Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut

bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat

memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti

untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik

teknologi sistem makJumat di universiti

bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat

mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat

10

SENARAl JADUAL

Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68

Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69

Komputer Di Unimas

Xl

SENARAJ GAMBARAJAH

Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5

Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7

Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25

Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27

Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem

Maklumat mls29

Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63

Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66

BABI

PENDAHULUAN

10 Pengcnalan

Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)

yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula

menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan

teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik

teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta

merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan

teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan

bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat

di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini

adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem

makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21

Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan

dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya

perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi

seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik

teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy

orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya

orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza

(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan

universiti swasta

Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan

meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan

pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan

(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang

digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya

Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur

organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta

objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji

(Hunter 1994)

Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi

maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah

universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann

1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa

teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih

memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti

Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau

perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem

maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus

Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil

berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam

organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah

universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan

universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini

tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem

maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan

ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu

perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk

dalam skop kajian penuJis

11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini

terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching

Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan

ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia

(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)

Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia

(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS

ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program

akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada

pelajar-pelajamya

Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat

Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13

bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan

Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi

3

Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat

diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing

Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem

maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga

dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and

Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau

Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre

jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat

Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas

Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan

informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang

merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu

pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada

para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan

yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas

Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap

terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus

mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini

terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan

komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam

univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang

pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya

4

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan

yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi

maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat

dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi

maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan

Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan

harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa

dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini

12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak

SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i

kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang

bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan

organisasi koperat

Organisasi

Swasta

Keuntungan Bukan Keuntungan

Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5

5

Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS

kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai

struktur organisasi yang tersendiri

Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah

organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara

pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf

Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan

strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus

membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif

perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)

Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu

organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong

dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu

hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy

pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam

menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad

1996)

Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam

organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan

seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada

Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan

bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur

organisas i lini

6

Akademik

Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl

~

lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam

Sekltar

I Lembaga Pengarah I

I

l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r

Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber

Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan

CANSELORJ

middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa

middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti

bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n

I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor

I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr

I Tilllbalan Nilib Cansdur

T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju

Pn Khdmot M klu tI

~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran

Unit Untlang-undang~

8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il

Am dan Kese)amalan

Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan

Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan

8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan

un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia

I shy

I shy

f-

Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~

instHut PengJjlan Asia Timllr~

Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r

Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan

Bahaglan Pembangunan ~

Bahagian Pengurusan Asell-

Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-

Makmal Pusa Univers ltl ~

Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~

Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains

KeMhman

Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1

l I shy

hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS

FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f

Fakultl Silins Sos ial

I shy

~

~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~

Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea

BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah

~ I shy

I

P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-

Bahagio lJ Akllv jli Pelajar

Un it Sukan Unit Kebud oyo an

middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don

IPembangunan Sllhslah IPelaJar

Sahagia n KhHhnfll P~lajllr

-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian

-UllIt KebaJiklln PelllU

-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar

Sahagian Pengalian Ptlsiswazah

Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan

Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am

-

GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas

Sumber Canselori UniOllls 2002

7

Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat

Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy

pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem

maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan

Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy

masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi

universiti

13 Penyataan Masalah Kajian

Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi

sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk

kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh

penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak

iaitu Universiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas

sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam

pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang

berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat

yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai

perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan

teknologi maklumat dalam kampus

Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi

pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk

8

pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus

atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan

adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi

maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi

data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini

Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi

sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh

demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam

beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat

serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru

skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan

perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik

terse but terhadap warga kampus

14 Objektif Kajian

141 Objektif Am

Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik

teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan

9

142 Objektif Khusus

Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut

bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang

digunakan di uni versiti

bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam

universiti

bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik

teknologi sistem maklumat universiti

bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian

teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat

bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat

universiti

IS Kepentingan Kajian

Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut

bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat

memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti

untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik

teknologi sistem makJumat di universiti

bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat

mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat

10

SENARAJ GAMBARAJAH

Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5

Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7

Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25

Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27

Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem

Maklumat mls29

Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63

Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66

BABI

PENDAHULUAN

10 Pengcnalan

Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)

yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula

menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan

teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik

teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta

merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan

teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan

bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat

di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini

adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem

makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21

Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan

dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya

perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi

seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik

teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy

orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya

orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza

(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan

universiti swasta

Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan

meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan

pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan

(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang

digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya

Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur

organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta

objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji

(Hunter 1994)

Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi

maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah

universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann

1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa

teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih

memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti

Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau

perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem

maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus

Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil

berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam

organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah

universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan

universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini

tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem

maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan

ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu

perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk

dalam skop kajian penuJis

11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini

terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching

Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan

ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia

(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)

Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia

(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS

ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program

akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada

pelajar-pelajamya

Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat

Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13

bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan

Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi

3

Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat

diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing

Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem

maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga

dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and

Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau

Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre

jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat

Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas

Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan

informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang

merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu

pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada

para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan

yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas

Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap

terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus

mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini

terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan

komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam

univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang

pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya

4

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan

yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi

maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat

dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi

maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan

Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan

harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa

dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini

12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak

SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i

kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang

bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan

organisasi koperat

Organisasi

Swasta

Keuntungan Bukan Keuntungan

Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5

5

Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS

kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai

struktur organisasi yang tersendiri

Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah

organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara

pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf

Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan

strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus

membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif

perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)

Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu

organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong

dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu

hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy

pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam

menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad

1996)

Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam

organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan

seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada

Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan

bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur

organisas i lini

6

Akademik

Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl

~

lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam

Sekltar

I Lembaga Pengarah I

I

l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r

Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber

Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan

CANSELORJ

middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa

middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti

bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n

I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor

I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr

I Tilllbalan Nilib Cansdur

T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju

Pn Khdmot M klu tI

~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran

Unit Untlang-undang~

8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il

Am dan Kese)amalan

Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan

Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan

8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan

un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia

I shy

I shy

f-

Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~

instHut PengJjlan Asia Timllr~

Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r

Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan

Bahaglan Pembangunan ~

Bahagian Pengurusan Asell-

Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-

Makmal Pusa Univers ltl ~

Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~

Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains

KeMhman

Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1

l I shy

hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS

FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f

Fakultl Silins Sos ial

I shy

~

~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~

Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea

BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah

~ I shy

I

P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-

Bahagio lJ Akllv jli Pelajar

Un it Sukan Unit Kebud oyo an

middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don

IPembangunan Sllhslah IPelaJar

Sahagia n KhHhnfll P~lajllr

-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian

-UllIt KebaJiklln PelllU

-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar

Sahagian Pengalian Ptlsiswazah

Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan

Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am

-

GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas

Sumber Canselori UniOllls 2002

7

Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat

Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy

pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem

maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan

Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy

masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi

universiti

13 Penyataan Masalah Kajian

Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi

sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk

kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh

penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak

iaitu Universiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas

sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam

pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang

berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat

yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai

perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan

teknologi maklumat dalam kampus

Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi

pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk

8

pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus

atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan

adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi

maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi

data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini

Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi

sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh

demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam

beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat

serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru

skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan

perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik

terse but terhadap warga kampus

14 Objektif Kajian

141 Objektif Am

Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik

teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan

9

142 Objektif Khusus

Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut

bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang

digunakan di uni versiti

bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam

universiti

bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik

teknologi sistem maklumat universiti

bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian

teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat

bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat

universiti

IS Kepentingan Kajian

Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut

bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat

memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti

untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik

teknologi sistem makJumat di universiti

bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat

mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat

10

BABI

PENDAHULUAN

10 Pengcnalan

Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)

yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula

menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan

teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik

teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta

merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan

teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan

bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat

di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini

adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem

makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21

Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan

dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya

perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi

seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik

teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy

orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya

orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza

(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan

universiti swasta

Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan

meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan

pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan

(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang

digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya

Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur

organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta

objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji

(Hunter 1994)

Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi

maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah

universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann

1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa

teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih

memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti

Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau

perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem

maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus

Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil

berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam

organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah

universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan

universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini

tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem

maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan

ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu

perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk

dalam skop kajian penuJis

11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini

terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching

Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan

ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia

(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)

Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia

(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS

ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program

akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada

pelajar-pelajamya

Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat

Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13

bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan

Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi

3

Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat

diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing

Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem

maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga

dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and

Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau

Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre

jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat

Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas

Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan

informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang

merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu

pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada

para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan

yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas

Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap

terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus

mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini

terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan

komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam

univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang

pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya

4

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan

yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi

maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat

dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi

maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan

Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan

harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa

dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini

12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak

SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i

kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang

bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan

organisasi koperat

Organisasi

Swasta

Keuntungan Bukan Keuntungan

Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5

5

Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS

kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai

struktur organisasi yang tersendiri

Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah

organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara

pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf

Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan

strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus

membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif

perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)

Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu

organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong

dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu

hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy

pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam

menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad

1996)

Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam

organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan

seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada

Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan

bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur

organisas i lini

6

Akademik

Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl

~

lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam

Sekltar

I Lembaga Pengarah I

I

l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r

Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber

Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan

CANSELORJ

middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa

middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti

bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n

I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor

I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr

I Tilllbalan Nilib Cansdur

T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju

Pn Khdmot M klu tI

~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran

Unit Untlang-undang~

8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il

Am dan Kese)amalan

Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan

Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan

8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan

un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia

I shy

I shy

f-

Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~

instHut PengJjlan Asia Timllr~

Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r

Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan

Bahaglan Pembangunan ~

Bahagian Pengurusan Asell-

Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-

Makmal Pusa Univers ltl ~

Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~

Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains

KeMhman

Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1

l I shy

hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS

FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f

Fakultl Silins Sos ial

I shy

~

~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~

Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea

BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah

~ I shy

I

P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-

Bahagio lJ Akllv jli Pelajar

Un it Sukan Unit Kebud oyo an

middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don

IPembangunan Sllhslah IPelaJar

Sahagia n KhHhnfll P~lajllr

-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian

-UllIt KebaJiklln PelllU

-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar

Sahagian Pengalian Ptlsiswazah

Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan

Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am

-

GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas

Sumber Canselori UniOllls 2002

7

Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat

Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy

pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem

maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan

Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy

masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi

universiti

13 Penyataan Masalah Kajian

Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi

sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk

kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh

penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak

iaitu Universiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas

sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam

pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang

berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat

yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai

perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan

teknologi maklumat dalam kampus

Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi

pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk

8

pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus

atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan

adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi

maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi

data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini

Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi

sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh

demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam

beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat

serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru

skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan

perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik

terse but terhadap warga kampus

14 Objektif Kajian

141 Objektif Am

Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik

teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan

9

142 Objektif Khusus

Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut

bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang

digunakan di uni versiti

bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam

universiti

bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik

teknologi sistem maklumat universiti

bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian

teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat

bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat

universiti

IS Kepentingan Kajian

Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut

bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat

memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti

untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik

teknologi sistem makJumat di universiti

bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat

mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat

10

(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan

universiti swasta

Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan

meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan

pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan

(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang

digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya

Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur

organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta

objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji

(Hunter 1994)

Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi

maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah

universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann

1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa

teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih

memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti

Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau

perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem

maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus

Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil

berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam

organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah

universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan

universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini

tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem

maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan

ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu

perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk

dalam skop kajian penuJis

11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini

terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching

Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan

ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia

(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)

Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia

(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS

ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program

akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada

pelajar-pelajamya

Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat

Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13

bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan

Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi

3

Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat

diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing

Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem

maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga

dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and

Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau

Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre

jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat

Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas

Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan

informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang

merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu

pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada

para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan

yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas

Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap

terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus

mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini

terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan

komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam

univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang

pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya

4

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan

yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi

maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat

dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi

maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan

Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan

harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa

dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini

12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak

SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i

kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang

bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan

organisasi koperat

Organisasi

Swasta

Keuntungan Bukan Keuntungan

Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5

5

Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS

kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai

struktur organisasi yang tersendiri

Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah

organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara

pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf

Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan

strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus

membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif

perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)

Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu

organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong

dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu

hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy

pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam

menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad

1996)

Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam

organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan

seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada

Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan

bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur

organisas i lini

6

Akademik

Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl

~

lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam

Sekltar

I Lembaga Pengarah I

I

l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r

Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber

Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan

CANSELORJ

middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa

middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti

bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n

I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor

I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr

I Tilllbalan Nilib Cansdur

T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju

Pn Khdmot M klu tI

~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran

Unit Untlang-undang~

8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il

Am dan Kese)amalan

Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan

Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan

8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan

un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia

I shy

I shy

f-

Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~

instHut PengJjlan Asia Timllr~

Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r

Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan

Bahaglan Pembangunan ~

Bahagian Pengurusan Asell-

Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-

Makmal Pusa Univers ltl ~

Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~

Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains

KeMhman

Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1

l I shy

hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS

FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f

Fakultl Silins Sos ial

I shy

~

~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~

Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea

BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah

~ I shy

I

P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-

Bahagio lJ Akllv jli Pelajar

Un it Sukan Unit Kebud oyo an

middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don

IPembangunan Sllhslah IPelaJar

Sahagia n KhHhnfll P~lajllr

-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian

-UllIt KebaJiklln PelllU

-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar

Sahagian Pengalian Ptlsiswazah

Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan

Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am

-

GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas

Sumber Canselori UniOllls 2002

7

Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat

Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy

pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem

maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan

Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy

masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi

universiti

13 Penyataan Masalah Kajian

Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi

sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk

kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh

penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak

iaitu Universiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas

sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam

pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang

berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat

yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai

perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan

teknologi maklumat dalam kampus

Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi

pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk

8

pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus

atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan

adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi

maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi

data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini

Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi

sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh

demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam

beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat

serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru

skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan

perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik

terse but terhadap warga kampus

14 Objektif Kajian

141 Objektif Am

Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik

teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan

9

142 Objektif Khusus

Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut

bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang

digunakan di uni versiti

bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam

universiti

bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik

teknologi sistem maklumat universiti

bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian

teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat

bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat

universiti

IS Kepentingan Kajian

Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut

bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat

memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti

untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik

teknologi sistem makJumat di universiti

bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat

mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat

10

universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini

tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem

maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan

ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu

perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk

dalam skop kajian penuJis

11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini

terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching

Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan

ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia

(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)

Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia

(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS

ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program

akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada

pelajar-pelajamya

Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat

Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13

bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan

Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi

3

Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat

diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing

Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem

maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga

dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and

Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau

Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre

jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat

Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas

Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan

informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang

merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu

pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada

para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan

yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas

Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap

terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus

mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini

terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan

komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam

univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang

pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya

4

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan

yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi

maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat

dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi

maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan

Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan

harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa

dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini

12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak

SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i

kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang

bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan

organisasi koperat

Organisasi

Swasta

Keuntungan Bukan Keuntungan

Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5

5

Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS

kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai

struktur organisasi yang tersendiri

Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah

organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara

pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf

Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan

strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus

membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif

perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)

Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu

organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong

dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu

hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy

pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam

menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad

1996)

Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam

organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan

seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada

Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan

bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur

organisas i lini

6

Akademik

Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl

~

lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam

Sekltar

I Lembaga Pengarah I

I

l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r

Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber

Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan

CANSELORJ

middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa

middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti

bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n

I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor

I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr

I Tilllbalan Nilib Cansdur

T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju

Pn Khdmot M klu tI

~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran

Unit Untlang-undang~

8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il

Am dan Kese)amalan

Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan

Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan

8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan

un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia

I shy

I shy

f-

Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~

instHut PengJjlan Asia Timllr~

Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r

Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan

Bahaglan Pembangunan ~

Bahagian Pengurusan Asell-

Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-

Makmal Pusa Univers ltl ~

Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~

Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains

KeMhman

Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1

l I shy

hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS

FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f

Fakultl Silins Sos ial

I shy

~

~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~

Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea

BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah

~ I shy

I

P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-

Bahagio lJ Akllv jli Pelajar

Un it Sukan Unit Kebud oyo an

middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don

IPembangunan Sllhslah IPelaJar

Sahagia n KhHhnfll P~lajllr

-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian

-UllIt KebaJiklln PelllU

-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar

Sahagian Pengalian Ptlsiswazah

Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan

Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am

-

GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas

Sumber Canselori UniOllls 2002

7

Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat

Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy

pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem

maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan

Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy

masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi

universiti

13 Penyataan Masalah Kajian

Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi

sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk

kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh

penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak

iaitu Universiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas

sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam

pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang

berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat

yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai

perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan

teknologi maklumat dalam kampus

Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi

pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk

8

pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus

atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan

adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi

maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi

data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini

Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi

sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh

demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam

beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat

serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru

skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan

perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik

terse but terhadap warga kampus

14 Objektif Kajian

141 Objektif Am

Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik

teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan

9

142 Objektif Khusus

Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut

bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang

digunakan di uni versiti

bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam

universiti

bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik

teknologi sistem maklumat universiti

bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian

teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat

bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat

universiti

IS Kepentingan Kajian

Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut

bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat

memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti

untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik

teknologi sistem makJumat di universiti

bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat

mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat

10

Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat

diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing

Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem

maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga

dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and

Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau

Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre

jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat

Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam

perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas

Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan

informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang

merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu

pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada

para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan

yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas

Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap

terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus

mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini

terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan

komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam

univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang

pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya

4

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan

yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi

maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat

dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi

maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan

Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan

harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa

dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini

12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak

SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i

kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang

bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan

organisasi koperat

Organisasi

Swasta

Keuntungan Bukan Keuntungan

Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5

5

Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS

kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai

struktur organisasi yang tersendiri

Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah

organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara

pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf

Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan

strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus

membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif

perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)

Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu

organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong

dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu

hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy

pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam

menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad

1996)

Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam

organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan

seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada

Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan

bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur

organisas i lini

6

Akademik

Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl

~

lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam

Sekltar

I Lembaga Pengarah I

I

l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r

Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber

Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan

CANSELORJ

middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa

middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti

bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n

I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor

I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr

I Tilllbalan Nilib Cansdur

T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju

Pn Khdmot M klu tI

~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran

Unit Untlang-undang~

8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il

Am dan Kese)amalan

Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan

Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan

8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan

un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia

I shy

I shy

f-

Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~

instHut PengJjlan Asia Timllr~

Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r

Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan

Bahaglan Pembangunan ~

Bahagian Pengurusan Asell-

Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-

Makmal Pusa Univers ltl ~

Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~

Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains

KeMhman

Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1

l I shy

hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS

FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f

Fakultl Silins Sos ial

I shy

~

~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~

Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea

BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah

~ I shy

I

P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-

Bahagio lJ Akllv jli Pelajar

Un it Sukan Unit Kebud oyo an

middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don

IPembangunan Sllhslah IPelaJar

Sahagia n KhHhnfll P~lajllr

-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian

-UllIt KebaJiklln PelllU

-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar

Sahagian Pengalian Ptlsiswazah

Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan

Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am

-

GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas

Sumber Canselori UniOllls 2002

7

Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat

Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy

pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem

maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan

Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy

masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi

universiti

13 Penyataan Masalah Kajian

Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi

sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk

kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh

penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak

iaitu Universiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas

sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam

pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang

berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat

yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai

perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan

teknologi maklumat dalam kampus

Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi

pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk

8

pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus

atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan

adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi

maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi

data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini

Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi

sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh

demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam

beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat

serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru

skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan

perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik

terse but terhadap warga kampus

14 Objektif Kajian

141 Objektif Am

Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik

teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan

9

142 Objektif Khusus

Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut

bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang

digunakan di uni versiti

bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam

universiti

bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik

teknologi sistem maklumat universiti

bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian

teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat

bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat

universiti

IS Kepentingan Kajian

Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut

bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat

memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti

untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik

teknologi sistem makJumat di universiti

bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat

mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat

10

Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan

yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi

maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat

dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi

maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan

Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan

harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa

dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini

12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak

SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i

kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang

bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan

organisasi koperat

Organisasi

Swasta

Keuntungan Bukan Keuntungan

Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5

5

Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS

kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai

struktur organisasi yang tersendiri

Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah

organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara

pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf

Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan

strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus

membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif

perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)

Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu

organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong

dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu

hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy

pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam

menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad

1996)

Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam

organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan

seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada

Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan

bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur

organisas i lini

6

Akademik

Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl

~

lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam

Sekltar

I Lembaga Pengarah I

I

l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r

Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber

Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan

CANSELORJ

middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa

middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti

bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n

I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor

I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr

I Tilllbalan Nilib Cansdur

T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju

Pn Khdmot M klu tI

~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran

Unit Untlang-undang~

8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il

Am dan Kese)amalan

Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan

Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan

8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan

un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia

I shy

I shy

f-

Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~

instHut PengJjlan Asia Timllr~

Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r

Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan

Bahaglan Pembangunan ~

Bahagian Pengurusan Asell-

Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-

Makmal Pusa Univers ltl ~

Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~

Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains

KeMhman

Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1

l I shy

hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS

FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f

Fakultl Silins Sos ial

I shy

~

~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~

Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea

BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah

~ I shy

I

P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-

Bahagio lJ Akllv jli Pelajar

Un it Sukan Unit Kebud oyo an

middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don

IPembangunan Sllhslah IPelaJar

Sahagia n KhHhnfll P~lajllr

-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian

-UllIt KebaJiklln PelllU

-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar

Sahagian Pengalian Ptlsiswazah

Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan

Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am

-

GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas

Sumber Canselori UniOllls 2002

7

Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat

Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy

pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem

maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan

Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy

masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi

universiti

13 Penyataan Masalah Kajian

Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi

sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk

kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh

penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak

iaitu Universiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas

sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam

pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang

berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat

yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai

perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan

teknologi maklumat dalam kampus

Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi

pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk

8

pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus

atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan

adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi

maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi

data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini

Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi

sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh

demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam

beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat

serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru

skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan

perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik

terse but terhadap warga kampus

14 Objektif Kajian

141 Objektif Am

Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik

teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan

9

142 Objektif Khusus

Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut

bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang

digunakan di uni versiti

bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam

universiti

bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik

teknologi sistem maklumat universiti

bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian

teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat

bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat

universiti

IS Kepentingan Kajian

Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut

bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat

memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti

untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik

teknologi sistem makJumat di universiti

bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat

mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat

10

Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS

kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai

struktur organisasi yang tersendiri

Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah

organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara

pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf

Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan

strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus

membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif

perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)

Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu

organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong

dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu

hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy

pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam

menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad

1996)

Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam

organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan

seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada

Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan

bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur

organisas i lini

6

Akademik

Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl

~

lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam

Sekltar

I Lembaga Pengarah I

I

l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r

Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber

Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan

CANSELORJ

middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa

middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti

bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n

I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor

I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr

I Tilllbalan Nilib Cansdur

T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju

Pn Khdmot M klu tI

~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran

Unit Untlang-undang~

8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il

Am dan Kese)amalan

Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan

Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan

8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan

un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia

I shy

I shy

f-

Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~

instHut PengJjlan Asia Timllr~

Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r

Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan

Bahaglan Pembangunan ~

Bahagian Pengurusan Asell-

Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-

Makmal Pusa Univers ltl ~

Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~

Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains

KeMhman

Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1

l I shy

hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS

FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f

Fakultl Silins Sos ial

I shy

~

~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~

Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea

BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah

~ I shy

I

P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-

Bahagio lJ Akllv jli Pelajar

Un it Sukan Unit Kebud oyo an

middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don

IPembangunan Sllhslah IPelaJar

Sahagia n KhHhnfll P~lajllr

-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian

-UllIt KebaJiklln PelllU

-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar

Sahagian Pengalian Ptlsiswazah

Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan

Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am

-

GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas

Sumber Canselori UniOllls 2002

7

Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat

Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy

pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem

maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan

Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy

masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi

universiti

13 Penyataan Masalah Kajian

Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi

sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk

kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh

penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak

iaitu Universiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas

sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam

pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang

berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat

yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai

perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan

teknologi maklumat dalam kampus

Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi

pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk

8

pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus

atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan

adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi

maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi

data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini

Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi

sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh

demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam

beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat

serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru

skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan

perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik

terse but terhadap warga kampus

14 Objektif Kajian

141 Objektif Am

Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik

teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan

9

142 Objektif Khusus

Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut

bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang

digunakan di uni versiti

bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam

universiti

bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik

teknologi sistem maklumat universiti

bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian

teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat

bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat

universiti

IS Kepentingan Kajian

Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut

bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat

memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti

untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik

teknologi sistem makJumat di universiti

bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat

mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat

10

Akademik

Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl

~

lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam

Sekltar

I Lembaga Pengarah I

I

l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r

Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber

Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan

CANSELORJ

middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa

middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti

bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n

I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor

I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr

I Tilllbalan Nilib Cansdur

T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju

Pn Khdmot M klu tI

~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran

Unit Untlang-undang~

8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il

Am dan Kese)amalan

Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan

Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan

8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan

un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia

I shy

I shy

f-

Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~

instHut PengJjlan Asia Timllr~

Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r

Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan

Bahaglan Pembangunan ~

Bahagian Pengurusan Asell-

Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-

Makmal Pusa Univers ltl ~

Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~

Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains

KeMhman

Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1

l I shy

hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS

FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f

Fakultl Silins Sos ial

I shy

~

~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~

Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea

BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah

~ I shy

I

P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-

Bahagio lJ Akllv jli Pelajar

Un it Sukan Unit Kebud oyo an

middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don

IPembangunan Sllhslah IPelaJar

Sahagia n KhHhnfll P~lajllr

-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian

-UllIt KebaJiklln PelllU

-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar

Sahagian Pengalian Ptlsiswazah

Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan

Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am

-

GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas

Sumber Canselori UniOllls 2002

7

Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat

Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy

pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem

maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan

Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy

masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi

universiti

13 Penyataan Masalah Kajian

Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi

sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk

kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh

penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak

iaitu Universiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas

sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam

pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang

berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat

yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai

perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan

teknologi maklumat dalam kampus

Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi

pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk

8

pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus

atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan

adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi

maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi

data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini

Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi

sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh

demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam

beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat

serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru

skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan

perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik

terse but terhadap warga kampus

14 Objektif Kajian

141 Objektif Am

Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik

teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan

9

142 Objektif Khusus

Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut

bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang

digunakan di uni versiti

bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam

universiti

bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik

teknologi sistem maklumat universiti

bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian

teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat

bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat

universiti

IS Kepentingan Kajian

Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut

bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat

memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti

untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik

teknologi sistem makJumat di universiti

bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat

mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat

10

Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat

Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy

pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem

maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan

Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy

masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi

universiti

13 Penyataan Masalah Kajian

Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi

sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk

kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh

penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak

iaitu Universiti Malaysia Sarawak

Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas

sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam

pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang

berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat

yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai

perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan

teknologi maklumat dalam kampus

Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi

pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk

8

pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus

atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan

adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi

maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi

data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini

Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi

sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh

demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam

beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat

serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru

skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan

perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik

terse but terhadap warga kampus

14 Objektif Kajian

141 Objektif Am

Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik

teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan

9

142 Objektif Khusus

Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut

bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang

digunakan di uni versiti

bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam

universiti

bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik

teknologi sistem maklumat universiti

bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian

teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat

bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat

universiti

IS Kepentingan Kajian

Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut

bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat

memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti

untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik

teknologi sistem makJumat di universiti

bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat

mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat

10

pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus

atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan

adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi

maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi

data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini

Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi

sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh

demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam

beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat

serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru

skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan

perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik

terse but terhadap warga kampus

14 Objektif Kajian

141 Objektif Am

Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik

teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi

Kerajaan

9

142 Objektif Khusus

Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut

bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang

digunakan di uni versiti

bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam

universiti

bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik

teknologi sistem maklumat universiti

bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian

teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat

bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat

universiti

IS Kepentingan Kajian

Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut

bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat

memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti

untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik

teknologi sistem makJumat di universiti

bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat

mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat

10

142 Objektif Khusus

Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut

bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang

digunakan di uni versiti

bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam

universiti

bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik

teknologi sistem maklumat universiti

bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian

teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat

bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat

universiti

IS Kepentingan Kajian

Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut

bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat

memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti

untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik

teknologi sistem makJumat di universiti

bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat

mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat

10