Upload
others
View
10
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
PERANCANGAN STRATEGIC TEKNOLOGI SISTEM MAKLUMAT DI UNIVERSITI KAJIAN
KES DI UNIVERSITI MALAYSIA SARAWAK
TAN BOON LING
4846
FAKULTI EKONOMI DAN PERN1AGAAN UNIVERSITI MALAYSIA SARA~TAK
2003
HF 55482 T161 2003
UN[VERS[TI MALAYSIA SARAVAl(
BORANG PENGESAHAN ST A T VS TES[S
SESl PENGAJlAN 2ampiJJ2(J1)
Saya 71( 8~1N LI-v( (I lU RUF BESAR)
menga ku membenaran tesis bull 10 dis impan di Pusat Khidmat Makl umat Akademi k Vniversiti Malaysia Sarawa k dengan syarat-syarat kegunaan seperti berikut
1 Tesis adalah haL-n ili k Uni versiti Malays ia Sarawak 2 Pusa Khidmat Maklumat Akademik Univers it i Malaysia Sarawa k dibenarlcan
membuat salinan un tu~jun pengaj ian sahaja 3 Membuat pend igitan untuk membangunkan Pangkalan Data Kandungan Tempaum 4 Iusat Kh idmat Maklumat Akademik Universiti Malaysia Sarawak dibenarkm
membuat sali nn resis ini sebagai bahan pertukaran antara institus i pengaj ian lin ggi 5 bullbull sila tandakan ( --t )
D (mengandungi maklumat yan g berdarjah kese lama tan atau SULlT kepentingan seperti termaktub di dalam AKTA RA HSIA RAS MI
1972)
D (Mcngandungi maklumat Terhad yang telah diten tukan oleh TERHAD organisas ilbad2n di mana penyei idikan d ip lankan)
Iy I TlDAK TERHAD
T~US) (1AND A IA)
v Tarikh I tJ 00 ()()3 Tarikh ~cent---1fl~3__ C a talan bull Tc-s is dlf lll ksll d ~J1l $ CbJampil t ~ s i s bJS llu h DolaL)r Fl Jsa iJh SIrJlnl cft11 S~-l n l Muu
bull middot1ka l ~ s i s Inl S UU T ) campu T ERJ-L D sib lamplrk m sura l uanpIdJ plhll bcn uJsv0tamplrllslsi
bcrkcll l J 1 dc nglrI mC)lYl l J ~ an scbh seblh dUl (c mpoh (e SiS Ill per il d ilc iJsk m sc bag li SULIT a lau TERHAD
PERANCANGAN STRA TEGIK TEKNOLOGI SISTEM MAKL MAT DI UNIVERSITI KAnAN KES Dl UNIVERSITI MALAYSIA SARAWAK
PKHIOMA T MAKLUMA T AKAOEM IK
11111 I1111 IlIlilli11111111111 0000 120304
Oleh
Tan Boon Ling 4846
Projek di persembahkan kepada Fakulti Ekononu dan Perniagaan
sebagai sebahagian syarat untuk memenuhi kehcndak Ijazah Sarjana Muda Ekononll dan Perniagaan
Dengan Kepujian (Sistem Maklumat Pengurusan Perniagaan)
UNIVERSJTI MALAYSIA SARAW AK 200001
PENGESAHAN PELAJAR
Saya mengakui bahawa Projek Tahun Akhir bertajuk Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Oi Universiti
Kajian Kes Oi Universiti Malaysia Sarawak ini adalah hasil kerja saya sendiri kecuali nukilan petikan huraian dan ringkasan yang tiap-tiap satunya saya nyatakan
sumbernya
- --Y9raquo4------
Tarikh Serahan
Fakulti Ekonomi dan Perniagaan Universiti Malaysia Sarawak
PENGESAHAN PENYELIA
Setelah di teliti Projek Tahun Akhir bertajuk Perancangan Strategik Teknologi Sistern Maklurnat Oi Universiti Kajian Kes Di Universi ti Malaysia Sarawak yang di
buat oleh Tan Boon Ling (4846) pihak penyelia berpuashati dengan Proj ek Tahun Akhir ini sebagai rnernenuhi syarat pengijazahan
Ijazah Sarjana Muda Ekonorni dan Pemiagaan dengan Kepujian (Sis tern Maklurnat Pengurusan Pemiagaan )
L Puan Rohaya Md Nor
Fakulti Ekonorni dan Pemiagaan Universiti Malaysia Sarawak
ABSTRAK
Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universiti
KlIj ian Kes Di Universiti Malaysia Sarawak
Oleh
Tan Boon Ling
Projek tahun akhir ini adalah berkenalan dengan pelaksanaan perancangan
strategik teknologi sistem maklumat di universiti Kajian ini bertujuan untuk melihat
teknologi maklumat dan slstem maklumat yang terdapat di universiti peranan pihak
pengurusan atasan universiti dalam mengurus perancangan strategik tcknologi sistem
maklumat penggunaan teknologi sistem maklumat dan kesan perancangan strategik
kepada pihak yang terlibat dan meninjau persekitaran luaran serta dalaman teknologi
sistem makJumat universi ti Kajian ini berbentuk kajian kes Temubual serta
pemerhatian telah digunakan untuk mengumpul maklumat penyelidikan Secara
keseluruhannya kajian ini mendapati perancangan strategik teknologi sistem
maklumat di universiti masih dapat memenuhi keperluan warga universiti Namun
demikian terdapat kelemahan-kelemahan dalam perancangan ini Akhir sekali
beberapa cadangan-cadangan telah dikemukan untuk mempertingkatkan lagi
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di uni versi ti seperti perancangan
scdemikian dapat menyokong semua peringkat penggunaan teknologi sistem
maklumat sama ada dalam penggunaan yang paling teknikal sehingga ke penggunaan
yang paling biasa
ABSTRACT
Information System Technology Strategic Planning At University
Stud Case At Universiti Malaysia Sarawak
By
Tan Boon Ling
This final year project was related with the infonnation system technology
strategic planning at university The aim of th is study was to detennine the
infonnation technology and infonnation system that own by the university the roles
of senior management in managing infonnation sys tem technology strategic planning
infonnation system technology usage and the efrect of strategic planning to the
involved party as well as to survey the universitys external and internal infonnation
system technology environment This study was in the from of case study Interview
and observation were used to colJect researchs infonnation Overall the finding of
this study indicated that infonnation system technology strategic planning in
university still able to satisfy uni versity members needs However there were
weaknesses in the planning Finally some suggestions had put forward to improve
the infonnation system technology in university such as planning that supported all
level of infonnation system technology usage whether in most technical usage until
the most common usage
PENGHARGAAN
Salam sejahtera saya ucapkan Kejayaan menyempurnakan projek tahun
akhir ini tidak mungkin dicapai tanpa tunjuk ajar bantuan ke~asama sokongan
galakan dan pengorbanan beberapa orang tertentu di sekel iling saya Maka
dengan kesempatan ini saya ingin menyampaikan ucapan penghargaan dan terima
kasih yang tidak techingga kepada institusi atau orang perseorangan yang telah
bersama-sama membantu saya mencapai kejayaan ini
Setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih ingin saya rakamkan kepada
penyelia saya Puan Rohaya Mohd Nor pensyarah Fakulli Ekonomi dan
Perniagaan yang telah banyak memberi bimbingan dan panduan di sepanjang
kajian ini UcapaJ1 penghargaan dan terima kasih juga ditujukan kepada
pensyarah yang terlibat dalam program pasca siswazaah pengurusan sistem
maklumat pemiagaan Unimas 20002001 Sekalung penghacgaan juga kepada
Puan Mahani Abd Shakur dan Encik Hanui Tuah atas bantuan yang diberikan
untuk saya melengkapi kajian ini
Terima kasih juga diucapkan kepada pihak-pihak seperti Pusat Khidmat
Teknologi Maklumat dan Komunikasi dan Pusat Khidmat Maklumat Akademik
dan tidak ketinggalan kepada para staf dan pelajar Unimas yang telah membaJ1tu
menjayakan kajian ini Ribuan terima kasih kepada staf Fakulti Ekonomi dan
Perniagaan dan rakan-rakan sepeljuangan yang telah memberikan bantuan dan
k~asama mereka
Akhir sekali ucapan penghargaan dan tecima kasih yang tidak terhingga
buat ibu bapa yang telah memberi sokongan dan bantuan dalam menjayakan
kajian ini Tidak saya lupakan kepada abang dan adik yang sangat memahami dan
banyak membantu Kepada semua yang terlibat semoga segala jasa kalian diberi
ganjacan kebaikan Terima kasih
VI
lSI KANDUNGAN
SE ARAI IADUAL xi
SENARAI GAMBARAJAH xii
BAH ] PENDAHULUAN m1s1-L4
10 Pengenalan mls I
11 Latar Belakang Universiti __ __ mls3
12 Struktur Organisasi Universiti ___ misS
13 Penyataan Masalah Kajian __ _ m s8
14 Objektif Kajian ms9
15 Kepentingan Kajian ____ ms IO
16 Definisi Kajian L mls I I
17 Kesimpulan____ m s I4
BAH 2 ULASAN KARYA TERPILIH 1IIs15-32
20 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat mlslS
2 1 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universi ti ms17
22 Penman Pembuat Keputusan (Decision Maker) Dalam
Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat m s I9
23 Keperluan Dalam Perancangan Strategik Teknologi
Sistem Maklumat __ m s21
VII
24 Dimensi Perancangan Untuk Teknologi Maklumat ms23
25 Model-model Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat
251 Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat m s24
252 Input-input dan Output-output Dalam Model Proses
Perancangan ms26
253 Model Langkah-langkah Dalam Proses Perancangan
Strategik Sistem Maklumat ms28
26 Teknik Dalam Menguatkuasakan Perancangan Strategik Teknologi Sistem
Maklumat
261 Analisis Kekuatan Kelemahan Peluang dan Ancaman m1s30
262 Misi Matlamat Wawasan dan ObJektif m1s31
27 Kesimpulan m s32
BAB 3 METODOLOGI KAJIAN mls33-42
30 Pengena1an m s3 3
31 Reka Bentuk Kajian m1s3 3
32 Subjek Kajian Kes _ m1s34
33 Instrumen Kaj ian ms3 S
33 1 Kaedah Kajian Kes ms36
332 Kaedah Temubual ms3 7
333 Kaedah Pemerhatian ms39
34 Kaedah Pengumpulan Data ms40
35 Kaedah Penganalisaan Data ms41
36 Kesimpulan _ ms42
Vlli
BAH 4 KEPUTUSAN DAN PERBINCANGAN KAJlAN ms43-80
40 Pengenalan _ ms43
4 I Persekitaran Perniagaan Dalaman dan Luaran
411 Analisis Persekitaran Perniagaan Dalaman rnIs45
412 Analisis Persekitaran Perniagaan Luaran ms54
42 Strategik IS Perniagaan Strategik IT dan Pengurusan Strategik ISIT
421 Analisis Strategik IS Perniagaan ms5S
422 Analisis Strategik IT ms61
423 Analisis Pengurusan Strategik ISIIT ms62
43 Persekitaran ISIT Dalarnan dan Luaran
43 1 Persekltaran ISIIT Dalaman _ __ ms68
43 2 Persekitaran ISIT Luaran
44 Kesimpulan msSO
BAH 5 KES IMPULAN DAN CADANGAN mls81 -87
50 Pengenalan msSl
5 1 Rumusan Kaj ian ms81
52 Batasan Kaj ian _ ____ __ mlsS3
53 Cadangan __ msS4
54 Cadangan Kajian Seterusnya _ mls86
55 Penutup mls87
IX
BlBLJOGRAFI mls88-91
LAMPIRAN mls92-1 06
Lampiran A Si stem Maklumat Di Unimas mls92
Lampiran B Rancangan Korporat Unimas Tahun 1997-2000 mls96
Lampiran C Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat
Maklumat Pengurusan mls I02
Lampiran D Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat
Maklumat Akademik mls I03
Lampiran E Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Unit E- leaming mls104
Lampiran F Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Fakulti ms i OS
Lampiran G Soalan-soalan Temubual Untuk Staf Akademik Staf Bukan
Akademik dan Pelajar mlsI06
x
SENARAl JADUAL
Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68
Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69
Komputer Di Unimas
Xl
SENARAJ GAMBARAJAH
Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5
Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7
Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25
Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27
Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem
Maklumat mls29
Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63
Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66
BABI
PENDAHULUAN
10 Pengcnalan
Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)
yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula
menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan
teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik
teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta
merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan
teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan
bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat
di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini
adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem
makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21
Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan
dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya
perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi
seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik
teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy
orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya
orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza
(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan
universiti swasta
Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan
meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan
pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan
(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang
digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya
Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur
organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta
objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji
(Hunter 1994)
Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi
maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah
universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann
1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa
teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih
memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti
Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau
perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem
maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus
Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil
berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam
organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah
universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan
universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini
tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem
maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan
ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu
perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk
dalam skop kajian penuJis
11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini
terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching
Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan
ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)
Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia
(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS
ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program
akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada
pelajar-pelajamya
Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat
Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13
bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan
Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi
3
Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat
diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing
Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem
maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga
dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and
Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau
Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre
jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat
Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas
Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan
informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang
merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu
pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada
para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan
yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas
Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap
terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus
mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini
terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan
komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam
univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang
pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya
4
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan
yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi
maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat
dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi
maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan
Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan
harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa
dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini
12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak
SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i
kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang
bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan
organisasi koperat
Organisasi
Swasta
Keuntungan Bukan Keuntungan
Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5
5
Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS
kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai
struktur organisasi yang tersendiri
Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah
organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara
pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf
Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan
strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus
membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif
perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)
Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu
organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong
dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu
hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy
pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam
menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad
1996)
Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam
organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan
seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada
Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan
bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur
organisas i lini
6
Akademik
Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl
~
lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam
Sekltar
I Lembaga Pengarah I
I
l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r
Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber
Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan
CANSELORJ
middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa
middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti
bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n
I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor
I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr
I Tilllbalan Nilib Cansdur
T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju
Pn Khdmot M klu tI
~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran
Unit Untlang-undang~
8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il
Am dan Kese)amalan
Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan
Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan
8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan
un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia
I shy
I shy
f-
Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~
instHut PengJjlan Asia Timllr~
Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r
Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan
Bahaglan Pembangunan ~
Bahagian Pengurusan Asell-
Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-
Makmal Pusa Univers ltl ~
Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~
Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains
KeMhman
Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1
l I shy
hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS
FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f
Fakultl Silins Sos ial
I shy
~
~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~
Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea
BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah
~ I shy
I
P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-
Bahagio lJ Akllv jli Pelajar
Un it Sukan Unit Kebud oyo an
middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don
IPembangunan Sllhslah IPelaJar
Sahagia n KhHhnfll P~lajllr
-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian
-UllIt KebaJiklln PelllU
-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar
Sahagian Pengalian Ptlsiswazah
Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan
Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am
-
GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas
Sumber Canselori UniOllls 2002
7
Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat
Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy
pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem
maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan
Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy
masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi
universiti
13 Penyataan Masalah Kajian
Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi
sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk
kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh
penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak
iaitu Universiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas
sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam
pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang
berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat
yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai
perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan
teknologi maklumat dalam kampus
Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi
pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk
8
pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus
atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan
adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi
maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi
data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini
Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi
sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh
demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam
beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat
serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru
skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan
perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik
terse but terhadap warga kampus
14 Objektif Kajian
141 Objektif Am
Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik
teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan
9
142 Objektif Khusus
Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut
bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang
digunakan di uni versiti
bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam
universiti
bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik
teknologi sistem maklumat universiti
bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian
teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat
bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat
universiti
IS Kepentingan Kajian
Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut
bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat
memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti
untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik
teknologi sistem makJumat di universiti
bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat
mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat
10
UN[VERS[TI MALAYSIA SARAVAl(
BORANG PENGESAHAN ST A T VS TES[S
SESl PENGAJlAN 2ampiJJ2(J1)
Saya 71( 8~1N LI-v( (I lU RUF BESAR)
menga ku membenaran tesis bull 10 dis impan di Pusat Khidmat Makl umat Akademi k Vniversiti Malaysia Sarawa k dengan syarat-syarat kegunaan seperti berikut
1 Tesis adalah haL-n ili k Uni versiti Malays ia Sarawak 2 Pusa Khidmat Maklumat Akademik Univers it i Malaysia Sarawa k dibenarlcan
membuat salinan un tu~jun pengaj ian sahaja 3 Membuat pend igitan untuk membangunkan Pangkalan Data Kandungan Tempaum 4 Iusat Kh idmat Maklumat Akademik Universiti Malaysia Sarawak dibenarkm
membuat sali nn resis ini sebagai bahan pertukaran antara institus i pengaj ian lin ggi 5 bullbull sila tandakan ( --t )
D (mengandungi maklumat yan g berdarjah kese lama tan atau SULlT kepentingan seperti termaktub di dalam AKTA RA HSIA RAS MI
1972)
D (Mcngandungi maklumat Terhad yang telah diten tukan oleh TERHAD organisas ilbad2n di mana penyei idikan d ip lankan)
Iy I TlDAK TERHAD
T~US) (1AND A IA)
v Tarikh I tJ 00 ()()3 Tarikh ~cent---1fl~3__ C a talan bull Tc-s is dlf lll ksll d ~J1l $ CbJampil t ~ s i s bJS llu h DolaL)r Fl Jsa iJh SIrJlnl cft11 S~-l n l Muu
bull middot1ka l ~ s i s Inl S UU T ) campu T ERJ-L D sib lamplrk m sura l uanpIdJ plhll bcn uJsv0tamplrllslsi
bcrkcll l J 1 dc nglrI mC)lYl l J ~ an scbh seblh dUl (c mpoh (e SiS Ill per il d ilc iJsk m sc bag li SULIT a lau TERHAD
PERANCANGAN STRA TEGIK TEKNOLOGI SISTEM MAKL MAT DI UNIVERSITI KAnAN KES Dl UNIVERSITI MALAYSIA SARAWAK
PKHIOMA T MAKLUMA T AKAOEM IK
11111 I1111 IlIlilli11111111111 0000 120304
Oleh
Tan Boon Ling 4846
Projek di persembahkan kepada Fakulti Ekononu dan Perniagaan
sebagai sebahagian syarat untuk memenuhi kehcndak Ijazah Sarjana Muda Ekononll dan Perniagaan
Dengan Kepujian (Sistem Maklumat Pengurusan Perniagaan)
UNIVERSJTI MALAYSIA SARAW AK 200001
PENGESAHAN PELAJAR
Saya mengakui bahawa Projek Tahun Akhir bertajuk Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Oi Universiti
Kajian Kes Oi Universiti Malaysia Sarawak ini adalah hasil kerja saya sendiri kecuali nukilan petikan huraian dan ringkasan yang tiap-tiap satunya saya nyatakan
sumbernya
- --Y9raquo4------
Tarikh Serahan
Fakulti Ekonomi dan Perniagaan Universiti Malaysia Sarawak
PENGESAHAN PENYELIA
Setelah di teliti Projek Tahun Akhir bertajuk Perancangan Strategik Teknologi Sistern Maklurnat Oi Universiti Kajian Kes Di Universi ti Malaysia Sarawak yang di
buat oleh Tan Boon Ling (4846) pihak penyelia berpuashati dengan Proj ek Tahun Akhir ini sebagai rnernenuhi syarat pengijazahan
Ijazah Sarjana Muda Ekonorni dan Pemiagaan dengan Kepujian (Sis tern Maklurnat Pengurusan Pemiagaan )
L Puan Rohaya Md Nor
Fakulti Ekonorni dan Pemiagaan Universiti Malaysia Sarawak
ABSTRAK
Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universiti
KlIj ian Kes Di Universiti Malaysia Sarawak
Oleh
Tan Boon Ling
Projek tahun akhir ini adalah berkenalan dengan pelaksanaan perancangan
strategik teknologi sistem maklumat di universiti Kajian ini bertujuan untuk melihat
teknologi maklumat dan slstem maklumat yang terdapat di universiti peranan pihak
pengurusan atasan universiti dalam mengurus perancangan strategik tcknologi sistem
maklumat penggunaan teknologi sistem maklumat dan kesan perancangan strategik
kepada pihak yang terlibat dan meninjau persekitaran luaran serta dalaman teknologi
sistem makJumat universi ti Kajian ini berbentuk kajian kes Temubual serta
pemerhatian telah digunakan untuk mengumpul maklumat penyelidikan Secara
keseluruhannya kajian ini mendapati perancangan strategik teknologi sistem
maklumat di universiti masih dapat memenuhi keperluan warga universiti Namun
demikian terdapat kelemahan-kelemahan dalam perancangan ini Akhir sekali
beberapa cadangan-cadangan telah dikemukan untuk mempertingkatkan lagi
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di uni versi ti seperti perancangan
scdemikian dapat menyokong semua peringkat penggunaan teknologi sistem
maklumat sama ada dalam penggunaan yang paling teknikal sehingga ke penggunaan
yang paling biasa
ABSTRACT
Information System Technology Strategic Planning At University
Stud Case At Universiti Malaysia Sarawak
By
Tan Boon Ling
This final year project was related with the infonnation system technology
strategic planning at university The aim of th is study was to detennine the
infonnation technology and infonnation system that own by the university the roles
of senior management in managing infonnation sys tem technology strategic planning
infonnation system technology usage and the efrect of strategic planning to the
involved party as well as to survey the universitys external and internal infonnation
system technology environment This study was in the from of case study Interview
and observation were used to colJect researchs infonnation Overall the finding of
this study indicated that infonnation system technology strategic planning in
university still able to satisfy uni versity members needs However there were
weaknesses in the planning Finally some suggestions had put forward to improve
the infonnation system technology in university such as planning that supported all
level of infonnation system technology usage whether in most technical usage until
the most common usage
PENGHARGAAN
Salam sejahtera saya ucapkan Kejayaan menyempurnakan projek tahun
akhir ini tidak mungkin dicapai tanpa tunjuk ajar bantuan ke~asama sokongan
galakan dan pengorbanan beberapa orang tertentu di sekel iling saya Maka
dengan kesempatan ini saya ingin menyampaikan ucapan penghargaan dan terima
kasih yang tidak techingga kepada institusi atau orang perseorangan yang telah
bersama-sama membantu saya mencapai kejayaan ini
Setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih ingin saya rakamkan kepada
penyelia saya Puan Rohaya Mohd Nor pensyarah Fakulli Ekonomi dan
Perniagaan yang telah banyak memberi bimbingan dan panduan di sepanjang
kajian ini UcapaJ1 penghargaan dan terima kasih juga ditujukan kepada
pensyarah yang terlibat dalam program pasca siswazaah pengurusan sistem
maklumat pemiagaan Unimas 20002001 Sekalung penghacgaan juga kepada
Puan Mahani Abd Shakur dan Encik Hanui Tuah atas bantuan yang diberikan
untuk saya melengkapi kajian ini
Terima kasih juga diucapkan kepada pihak-pihak seperti Pusat Khidmat
Teknologi Maklumat dan Komunikasi dan Pusat Khidmat Maklumat Akademik
dan tidak ketinggalan kepada para staf dan pelajar Unimas yang telah membaJ1tu
menjayakan kajian ini Ribuan terima kasih kepada staf Fakulti Ekonomi dan
Perniagaan dan rakan-rakan sepeljuangan yang telah memberikan bantuan dan
k~asama mereka
Akhir sekali ucapan penghargaan dan tecima kasih yang tidak terhingga
buat ibu bapa yang telah memberi sokongan dan bantuan dalam menjayakan
kajian ini Tidak saya lupakan kepada abang dan adik yang sangat memahami dan
banyak membantu Kepada semua yang terlibat semoga segala jasa kalian diberi
ganjacan kebaikan Terima kasih
VI
lSI KANDUNGAN
SE ARAI IADUAL xi
SENARAI GAMBARAJAH xii
BAH ] PENDAHULUAN m1s1-L4
10 Pengenalan mls I
11 Latar Belakang Universiti __ __ mls3
12 Struktur Organisasi Universiti ___ misS
13 Penyataan Masalah Kajian __ _ m s8
14 Objektif Kajian ms9
15 Kepentingan Kajian ____ ms IO
16 Definisi Kajian L mls I I
17 Kesimpulan____ m s I4
BAH 2 ULASAN KARYA TERPILIH 1IIs15-32
20 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat mlslS
2 1 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universi ti ms17
22 Penman Pembuat Keputusan (Decision Maker) Dalam
Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat m s I9
23 Keperluan Dalam Perancangan Strategik Teknologi
Sistem Maklumat __ m s21
VII
24 Dimensi Perancangan Untuk Teknologi Maklumat ms23
25 Model-model Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat
251 Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat m s24
252 Input-input dan Output-output Dalam Model Proses
Perancangan ms26
253 Model Langkah-langkah Dalam Proses Perancangan
Strategik Sistem Maklumat ms28
26 Teknik Dalam Menguatkuasakan Perancangan Strategik Teknologi Sistem
Maklumat
261 Analisis Kekuatan Kelemahan Peluang dan Ancaman m1s30
262 Misi Matlamat Wawasan dan ObJektif m1s31
27 Kesimpulan m s32
BAB 3 METODOLOGI KAJIAN mls33-42
30 Pengena1an m s3 3
31 Reka Bentuk Kajian m1s3 3
32 Subjek Kajian Kes _ m1s34
33 Instrumen Kaj ian ms3 S
33 1 Kaedah Kajian Kes ms36
332 Kaedah Temubual ms3 7
333 Kaedah Pemerhatian ms39
34 Kaedah Pengumpulan Data ms40
35 Kaedah Penganalisaan Data ms41
36 Kesimpulan _ ms42
Vlli
BAH 4 KEPUTUSAN DAN PERBINCANGAN KAJlAN ms43-80
40 Pengenalan _ ms43
4 I Persekitaran Perniagaan Dalaman dan Luaran
411 Analisis Persekitaran Perniagaan Dalaman rnIs45
412 Analisis Persekitaran Perniagaan Luaran ms54
42 Strategik IS Perniagaan Strategik IT dan Pengurusan Strategik ISIT
421 Analisis Strategik IS Perniagaan ms5S
422 Analisis Strategik IT ms61
423 Analisis Pengurusan Strategik ISIIT ms62
43 Persekitaran ISIT Dalarnan dan Luaran
43 1 Persekltaran ISIIT Dalaman _ __ ms68
43 2 Persekitaran ISIT Luaran
44 Kesimpulan msSO
BAH 5 KES IMPULAN DAN CADANGAN mls81 -87
50 Pengenalan msSl
5 1 Rumusan Kaj ian ms81
52 Batasan Kaj ian _ ____ __ mlsS3
53 Cadangan __ msS4
54 Cadangan Kajian Seterusnya _ mls86
55 Penutup mls87
IX
BlBLJOGRAFI mls88-91
LAMPIRAN mls92-1 06
Lampiran A Si stem Maklumat Di Unimas mls92
Lampiran B Rancangan Korporat Unimas Tahun 1997-2000 mls96
Lampiran C Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat
Maklumat Pengurusan mls I02
Lampiran D Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat
Maklumat Akademik mls I03
Lampiran E Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Unit E- leaming mls104
Lampiran F Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Fakulti ms i OS
Lampiran G Soalan-soalan Temubual Untuk Staf Akademik Staf Bukan
Akademik dan Pelajar mlsI06
x
SENARAl JADUAL
Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68
Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69
Komputer Di Unimas
Xl
SENARAJ GAMBARAJAH
Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5
Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7
Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25
Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27
Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem
Maklumat mls29
Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63
Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66
BABI
PENDAHULUAN
10 Pengcnalan
Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)
yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula
menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan
teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik
teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta
merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan
teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan
bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat
di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini
adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem
makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21
Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan
dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya
perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi
seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik
teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy
orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya
orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza
(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan
universiti swasta
Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan
meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan
pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan
(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang
digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya
Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur
organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta
objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji
(Hunter 1994)
Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi
maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah
universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann
1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa
teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih
memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti
Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau
perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem
maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus
Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil
berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam
organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah
universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan
universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini
tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem
maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan
ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu
perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk
dalam skop kajian penuJis
11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini
terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching
Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan
ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)
Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia
(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS
ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program
akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada
pelajar-pelajamya
Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat
Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13
bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan
Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi
3
Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat
diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing
Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem
maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga
dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and
Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau
Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre
jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat
Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas
Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan
informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang
merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu
pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada
para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan
yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas
Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap
terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus
mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini
terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan
komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam
univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang
pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya
4
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan
yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi
maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat
dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi
maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan
Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan
harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa
dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini
12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak
SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i
kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang
bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan
organisasi koperat
Organisasi
Swasta
Keuntungan Bukan Keuntungan
Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5
5
Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS
kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai
struktur organisasi yang tersendiri
Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah
organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara
pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf
Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan
strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus
membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif
perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)
Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu
organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong
dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu
hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy
pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam
menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad
1996)
Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam
organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan
seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada
Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan
bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur
organisas i lini
6
Akademik
Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl
~
lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam
Sekltar
I Lembaga Pengarah I
I
l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r
Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber
Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan
CANSELORJ
middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa
middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti
bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n
I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor
I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr
I Tilllbalan Nilib Cansdur
T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju
Pn Khdmot M klu tI
~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran
Unit Untlang-undang~
8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il
Am dan Kese)amalan
Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan
Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan
8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan
un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia
I shy
I shy
f-
Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~
instHut PengJjlan Asia Timllr~
Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r
Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan
Bahaglan Pembangunan ~
Bahagian Pengurusan Asell-
Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-
Makmal Pusa Univers ltl ~
Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~
Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains
KeMhman
Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1
l I shy
hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS
FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f
Fakultl Silins Sos ial
I shy
~
~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~
Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea
BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah
~ I shy
I
P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-
Bahagio lJ Akllv jli Pelajar
Un it Sukan Unit Kebud oyo an
middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don
IPembangunan Sllhslah IPelaJar
Sahagia n KhHhnfll P~lajllr
-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian
-UllIt KebaJiklln PelllU
-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar
Sahagian Pengalian Ptlsiswazah
Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan
Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am
-
GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas
Sumber Canselori UniOllls 2002
7
Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat
Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy
pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem
maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan
Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy
masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi
universiti
13 Penyataan Masalah Kajian
Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi
sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk
kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh
penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak
iaitu Universiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas
sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam
pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang
berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat
yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai
perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan
teknologi maklumat dalam kampus
Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi
pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk
8
pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus
atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan
adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi
maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi
data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini
Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi
sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh
demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam
beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat
serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru
skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan
perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik
terse but terhadap warga kampus
14 Objektif Kajian
141 Objektif Am
Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik
teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan
9
142 Objektif Khusus
Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut
bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang
digunakan di uni versiti
bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam
universiti
bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik
teknologi sistem maklumat universiti
bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian
teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat
bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat
universiti
IS Kepentingan Kajian
Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut
bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat
memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti
untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik
teknologi sistem makJumat di universiti
bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat
mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat
10
PERANCANGAN STRA TEGIK TEKNOLOGI SISTEM MAKL MAT DI UNIVERSITI KAnAN KES Dl UNIVERSITI MALAYSIA SARAWAK
PKHIOMA T MAKLUMA T AKAOEM IK
11111 I1111 IlIlilli11111111111 0000 120304
Oleh
Tan Boon Ling 4846
Projek di persembahkan kepada Fakulti Ekononu dan Perniagaan
sebagai sebahagian syarat untuk memenuhi kehcndak Ijazah Sarjana Muda Ekononll dan Perniagaan
Dengan Kepujian (Sistem Maklumat Pengurusan Perniagaan)
UNIVERSJTI MALAYSIA SARAW AK 200001
PENGESAHAN PELAJAR
Saya mengakui bahawa Projek Tahun Akhir bertajuk Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Oi Universiti
Kajian Kes Oi Universiti Malaysia Sarawak ini adalah hasil kerja saya sendiri kecuali nukilan petikan huraian dan ringkasan yang tiap-tiap satunya saya nyatakan
sumbernya
- --Y9raquo4------
Tarikh Serahan
Fakulti Ekonomi dan Perniagaan Universiti Malaysia Sarawak
PENGESAHAN PENYELIA
Setelah di teliti Projek Tahun Akhir bertajuk Perancangan Strategik Teknologi Sistern Maklurnat Oi Universiti Kajian Kes Di Universi ti Malaysia Sarawak yang di
buat oleh Tan Boon Ling (4846) pihak penyelia berpuashati dengan Proj ek Tahun Akhir ini sebagai rnernenuhi syarat pengijazahan
Ijazah Sarjana Muda Ekonorni dan Pemiagaan dengan Kepujian (Sis tern Maklurnat Pengurusan Pemiagaan )
L Puan Rohaya Md Nor
Fakulti Ekonorni dan Pemiagaan Universiti Malaysia Sarawak
ABSTRAK
Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universiti
KlIj ian Kes Di Universiti Malaysia Sarawak
Oleh
Tan Boon Ling
Projek tahun akhir ini adalah berkenalan dengan pelaksanaan perancangan
strategik teknologi sistem maklumat di universiti Kajian ini bertujuan untuk melihat
teknologi maklumat dan slstem maklumat yang terdapat di universiti peranan pihak
pengurusan atasan universiti dalam mengurus perancangan strategik tcknologi sistem
maklumat penggunaan teknologi sistem maklumat dan kesan perancangan strategik
kepada pihak yang terlibat dan meninjau persekitaran luaran serta dalaman teknologi
sistem makJumat universi ti Kajian ini berbentuk kajian kes Temubual serta
pemerhatian telah digunakan untuk mengumpul maklumat penyelidikan Secara
keseluruhannya kajian ini mendapati perancangan strategik teknologi sistem
maklumat di universiti masih dapat memenuhi keperluan warga universiti Namun
demikian terdapat kelemahan-kelemahan dalam perancangan ini Akhir sekali
beberapa cadangan-cadangan telah dikemukan untuk mempertingkatkan lagi
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di uni versi ti seperti perancangan
scdemikian dapat menyokong semua peringkat penggunaan teknologi sistem
maklumat sama ada dalam penggunaan yang paling teknikal sehingga ke penggunaan
yang paling biasa
ABSTRACT
Information System Technology Strategic Planning At University
Stud Case At Universiti Malaysia Sarawak
By
Tan Boon Ling
This final year project was related with the infonnation system technology
strategic planning at university The aim of th is study was to detennine the
infonnation technology and infonnation system that own by the university the roles
of senior management in managing infonnation sys tem technology strategic planning
infonnation system technology usage and the efrect of strategic planning to the
involved party as well as to survey the universitys external and internal infonnation
system technology environment This study was in the from of case study Interview
and observation were used to colJect researchs infonnation Overall the finding of
this study indicated that infonnation system technology strategic planning in
university still able to satisfy uni versity members needs However there were
weaknesses in the planning Finally some suggestions had put forward to improve
the infonnation system technology in university such as planning that supported all
level of infonnation system technology usage whether in most technical usage until
the most common usage
PENGHARGAAN
Salam sejahtera saya ucapkan Kejayaan menyempurnakan projek tahun
akhir ini tidak mungkin dicapai tanpa tunjuk ajar bantuan ke~asama sokongan
galakan dan pengorbanan beberapa orang tertentu di sekel iling saya Maka
dengan kesempatan ini saya ingin menyampaikan ucapan penghargaan dan terima
kasih yang tidak techingga kepada institusi atau orang perseorangan yang telah
bersama-sama membantu saya mencapai kejayaan ini
Setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih ingin saya rakamkan kepada
penyelia saya Puan Rohaya Mohd Nor pensyarah Fakulli Ekonomi dan
Perniagaan yang telah banyak memberi bimbingan dan panduan di sepanjang
kajian ini UcapaJ1 penghargaan dan terima kasih juga ditujukan kepada
pensyarah yang terlibat dalam program pasca siswazaah pengurusan sistem
maklumat pemiagaan Unimas 20002001 Sekalung penghacgaan juga kepada
Puan Mahani Abd Shakur dan Encik Hanui Tuah atas bantuan yang diberikan
untuk saya melengkapi kajian ini
Terima kasih juga diucapkan kepada pihak-pihak seperti Pusat Khidmat
Teknologi Maklumat dan Komunikasi dan Pusat Khidmat Maklumat Akademik
dan tidak ketinggalan kepada para staf dan pelajar Unimas yang telah membaJ1tu
menjayakan kajian ini Ribuan terima kasih kepada staf Fakulti Ekonomi dan
Perniagaan dan rakan-rakan sepeljuangan yang telah memberikan bantuan dan
k~asama mereka
Akhir sekali ucapan penghargaan dan tecima kasih yang tidak terhingga
buat ibu bapa yang telah memberi sokongan dan bantuan dalam menjayakan
kajian ini Tidak saya lupakan kepada abang dan adik yang sangat memahami dan
banyak membantu Kepada semua yang terlibat semoga segala jasa kalian diberi
ganjacan kebaikan Terima kasih
VI
lSI KANDUNGAN
SE ARAI IADUAL xi
SENARAI GAMBARAJAH xii
BAH ] PENDAHULUAN m1s1-L4
10 Pengenalan mls I
11 Latar Belakang Universiti __ __ mls3
12 Struktur Organisasi Universiti ___ misS
13 Penyataan Masalah Kajian __ _ m s8
14 Objektif Kajian ms9
15 Kepentingan Kajian ____ ms IO
16 Definisi Kajian L mls I I
17 Kesimpulan____ m s I4
BAH 2 ULASAN KARYA TERPILIH 1IIs15-32
20 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat mlslS
2 1 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universi ti ms17
22 Penman Pembuat Keputusan (Decision Maker) Dalam
Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat m s I9
23 Keperluan Dalam Perancangan Strategik Teknologi
Sistem Maklumat __ m s21
VII
24 Dimensi Perancangan Untuk Teknologi Maklumat ms23
25 Model-model Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat
251 Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat m s24
252 Input-input dan Output-output Dalam Model Proses
Perancangan ms26
253 Model Langkah-langkah Dalam Proses Perancangan
Strategik Sistem Maklumat ms28
26 Teknik Dalam Menguatkuasakan Perancangan Strategik Teknologi Sistem
Maklumat
261 Analisis Kekuatan Kelemahan Peluang dan Ancaman m1s30
262 Misi Matlamat Wawasan dan ObJektif m1s31
27 Kesimpulan m s32
BAB 3 METODOLOGI KAJIAN mls33-42
30 Pengena1an m s3 3
31 Reka Bentuk Kajian m1s3 3
32 Subjek Kajian Kes _ m1s34
33 Instrumen Kaj ian ms3 S
33 1 Kaedah Kajian Kes ms36
332 Kaedah Temubual ms3 7
333 Kaedah Pemerhatian ms39
34 Kaedah Pengumpulan Data ms40
35 Kaedah Penganalisaan Data ms41
36 Kesimpulan _ ms42
Vlli
BAH 4 KEPUTUSAN DAN PERBINCANGAN KAJlAN ms43-80
40 Pengenalan _ ms43
4 I Persekitaran Perniagaan Dalaman dan Luaran
411 Analisis Persekitaran Perniagaan Dalaman rnIs45
412 Analisis Persekitaran Perniagaan Luaran ms54
42 Strategik IS Perniagaan Strategik IT dan Pengurusan Strategik ISIT
421 Analisis Strategik IS Perniagaan ms5S
422 Analisis Strategik IT ms61
423 Analisis Pengurusan Strategik ISIIT ms62
43 Persekitaran ISIT Dalarnan dan Luaran
43 1 Persekltaran ISIIT Dalaman _ __ ms68
43 2 Persekitaran ISIT Luaran
44 Kesimpulan msSO
BAH 5 KES IMPULAN DAN CADANGAN mls81 -87
50 Pengenalan msSl
5 1 Rumusan Kaj ian ms81
52 Batasan Kaj ian _ ____ __ mlsS3
53 Cadangan __ msS4
54 Cadangan Kajian Seterusnya _ mls86
55 Penutup mls87
IX
BlBLJOGRAFI mls88-91
LAMPIRAN mls92-1 06
Lampiran A Si stem Maklumat Di Unimas mls92
Lampiran B Rancangan Korporat Unimas Tahun 1997-2000 mls96
Lampiran C Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat
Maklumat Pengurusan mls I02
Lampiran D Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat
Maklumat Akademik mls I03
Lampiran E Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Unit E- leaming mls104
Lampiran F Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Fakulti ms i OS
Lampiran G Soalan-soalan Temubual Untuk Staf Akademik Staf Bukan
Akademik dan Pelajar mlsI06
x
SENARAl JADUAL
Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68
Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69
Komputer Di Unimas
Xl
SENARAJ GAMBARAJAH
Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5
Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7
Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25
Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27
Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem
Maklumat mls29
Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63
Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66
BABI
PENDAHULUAN
10 Pengcnalan
Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)
yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula
menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan
teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik
teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta
merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan
teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan
bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat
di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini
adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem
makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21
Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan
dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya
perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi
seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik
teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy
orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya
orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza
(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan
universiti swasta
Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan
meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan
pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan
(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang
digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya
Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur
organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta
objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji
(Hunter 1994)
Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi
maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah
universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann
1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa
teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih
memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti
Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau
perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem
maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus
Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil
berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam
organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah
universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan
universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini
tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem
maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan
ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu
perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk
dalam skop kajian penuJis
11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini
terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching
Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan
ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)
Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia
(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS
ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program
akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada
pelajar-pelajamya
Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat
Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13
bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan
Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi
3
Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat
diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing
Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem
maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga
dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and
Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau
Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre
jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat
Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas
Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan
informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang
merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu
pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada
para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan
yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas
Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap
terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus
mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini
terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan
komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam
univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang
pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya
4
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan
yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi
maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat
dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi
maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan
Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan
harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa
dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini
12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak
SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i
kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang
bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan
organisasi koperat
Organisasi
Swasta
Keuntungan Bukan Keuntungan
Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5
5
Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS
kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai
struktur organisasi yang tersendiri
Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah
organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara
pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf
Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan
strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus
membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif
perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)
Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu
organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong
dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu
hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy
pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam
menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad
1996)
Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam
organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan
seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada
Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan
bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur
organisas i lini
6
Akademik
Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl
~
lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam
Sekltar
I Lembaga Pengarah I
I
l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r
Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber
Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan
CANSELORJ
middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa
middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti
bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n
I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor
I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr
I Tilllbalan Nilib Cansdur
T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju
Pn Khdmot M klu tI
~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran
Unit Untlang-undang~
8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il
Am dan Kese)amalan
Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan
Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan
8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan
un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia
I shy
I shy
f-
Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~
instHut PengJjlan Asia Timllr~
Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r
Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan
Bahaglan Pembangunan ~
Bahagian Pengurusan Asell-
Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-
Makmal Pusa Univers ltl ~
Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~
Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains
KeMhman
Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1
l I shy
hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS
FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f
Fakultl Silins Sos ial
I shy
~
~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~
Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea
BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah
~ I shy
I
P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-
Bahagio lJ Akllv jli Pelajar
Un it Sukan Unit Kebud oyo an
middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don
IPembangunan Sllhslah IPelaJar
Sahagia n KhHhnfll P~lajllr
-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian
-UllIt KebaJiklln PelllU
-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar
Sahagian Pengalian Ptlsiswazah
Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan
Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am
-
GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas
Sumber Canselori UniOllls 2002
7
Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat
Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy
pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem
maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan
Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy
masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi
universiti
13 Penyataan Masalah Kajian
Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi
sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk
kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh
penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak
iaitu Universiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas
sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam
pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang
berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat
yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai
perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan
teknologi maklumat dalam kampus
Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi
pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk
8
pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus
atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan
adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi
maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi
data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini
Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi
sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh
demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam
beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat
serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru
skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan
perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik
terse but terhadap warga kampus
14 Objektif Kajian
141 Objektif Am
Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik
teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan
9
142 Objektif Khusus
Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut
bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang
digunakan di uni versiti
bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam
universiti
bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik
teknologi sistem maklumat universiti
bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian
teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat
bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat
universiti
IS Kepentingan Kajian
Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut
bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat
memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti
untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik
teknologi sistem makJumat di universiti
bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat
mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat
10
PENGESAHAN PELAJAR
Saya mengakui bahawa Projek Tahun Akhir bertajuk Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Oi Universiti
Kajian Kes Oi Universiti Malaysia Sarawak ini adalah hasil kerja saya sendiri kecuali nukilan petikan huraian dan ringkasan yang tiap-tiap satunya saya nyatakan
sumbernya
- --Y9raquo4------
Tarikh Serahan
Fakulti Ekonomi dan Perniagaan Universiti Malaysia Sarawak
PENGESAHAN PENYELIA
Setelah di teliti Projek Tahun Akhir bertajuk Perancangan Strategik Teknologi Sistern Maklurnat Oi Universiti Kajian Kes Di Universi ti Malaysia Sarawak yang di
buat oleh Tan Boon Ling (4846) pihak penyelia berpuashati dengan Proj ek Tahun Akhir ini sebagai rnernenuhi syarat pengijazahan
Ijazah Sarjana Muda Ekonorni dan Pemiagaan dengan Kepujian (Sis tern Maklurnat Pengurusan Pemiagaan )
L Puan Rohaya Md Nor
Fakulti Ekonorni dan Pemiagaan Universiti Malaysia Sarawak
ABSTRAK
Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universiti
KlIj ian Kes Di Universiti Malaysia Sarawak
Oleh
Tan Boon Ling
Projek tahun akhir ini adalah berkenalan dengan pelaksanaan perancangan
strategik teknologi sistem maklumat di universiti Kajian ini bertujuan untuk melihat
teknologi maklumat dan slstem maklumat yang terdapat di universiti peranan pihak
pengurusan atasan universiti dalam mengurus perancangan strategik tcknologi sistem
maklumat penggunaan teknologi sistem maklumat dan kesan perancangan strategik
kepada pihak yang terlibat dan meninjau persekitaran luaran serta dalaman teknologi
sistem makJumat universi ti Kajian ini berbentuk kajian kes Temubual serta
pemerhatian telah digunakan untuk mengumpul maklumat penyelidikan Secara
keseluruhannya kajian ini mendapati perancangan strategik teknologi sistem
maklumat di universiti masih dapat memenuhi keperluan warga universiti Namun
demikian terdapat kelemahan-kelemahan dalam perancangan ini Akhir sekali
beberapa cadangan-cadangan telah dikemukan untuk mempertingkatkan lagi
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di uni versi ti seperti perancangan
scdemikian dapat menyokong semua peringkat penggunaan teknologi sistem
maklumat sama ada dalam penggunaan yang paling teknikal sehingga ke penggunaan
yang paling biasa
ABSTRACT
Information System Technology Strategic Planning At University
Stud Case At Universiti Malaysia Sarawak
By
Tan Boon Ling
This final year project was related with the infonnation system technology
strategic planning at university The aim of th is study was to detennine the
infonnation technology and infonnation system that own by the university the roles
of senior management in managing infonnation sys tem technology strategic planning
infonnation system technology usage and the efrect of strategic planning to the
involved party as well as to survey the universitys external and internal infonnation
system technology environment This study was in the from of case study Interview
and observation were used to colJect researchs infonnation Overall the finding of
this study indicated that infonnation system technology strategic planning in
university still able to satisfy uni versity members needs However there were
weaknesses in the planning Finally some suggestions had put forward to improve
the infonnation system technology in university such as planning that supported all
level of infonnation system technology usage whether in most technical usage until
the most common usage
PENGHARGAAN
Salam sejahtera saya ucapkan Kejayaan menyempurnakan projek tahun
akhir ini tidak mungkin dicapai tanpa tunjuk ajar bantuan ke~asama sokongan
galakan dan pengorbanan beberapa orang tertentu di sekel iling saya Maka
dengan kesempatan ini saya ingin menyampaikan ucapan penghargaan dan terima
kasih yang tidak techingga kepada institusi atau orang perseorangan yang telah
bersama-sama membantu saya mencapai kejayaan ini
Setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih ingin saya rakamkan kepada
penyelia saya Puan Rohaya Mohd Nor pensyarah Fakulli Ekonomi dan
Perniagaan yang telah banyak memberi bimbingan dan panduan di sepanjang
kajian ini UcapaJ1 penghargaan dan terima kasih juga ditujukan kepada
pensyarah yang terlibat dalam program pasca siswazaah pengurusan sistem
maklumat pemiagaan Unimas 20002001 Sekalung penghacgaan juga kepada
Puan Mahani Abd Shakur dan Encik Hanui Tuah atas bantuan yang diberikan
untuk saya melengkapi kajian ini
Terima kasih juga diucapkan kepada pihak-pihak seperti Pusat Khidmat
Teknologi Maklumat dan Komunikasi dan Pusat Khidmat Maklumat Akademik
dan tidak ketinggalan kepada para staf dan pelajar Unimas yang telah membaJ1tu
menjayakan kajian ini Ribuan terima kasih kepada staf Fakulti Ekonomi dan
Perniagaan dan rakan-rakan sepeljuangan yang telah memberikan bantuan dan
k~asama mereka
Akhir sekali ucapan penghargaan dan tecima kasih yang tidak terhingga
buat ibu bapa yang telah memberi sokongan dan bantuan dalam menjayakan
kajian ini Tidak saya lupakan kepada abang dan adik yang sangat memahami dan
banyak membantu Kepada semua yang terlibat semoga segala jasa kalian diberi
ganjacan kebaikan Terima kasih
VI
lSI KANDUNGAN
SE ARAI IADUAL xi
SENARAI GAMBARAJAH xii
BAH ] PENDAHULUAN m1s1-L4
10 Pengenalan mls I
11 Latar Belakang Universiti __ __ mls3
12 Struktur Organisasi Universiti ___ misS
13 Penyataan Masalah Kajian __ _ m s8
14 Objektif Kajian ms9
15 Kepentingan Kajian ____ ms IO
16 Definisi Kajian L mls I I
17 Kesimpulan____ m s I4
BAH 2 ULASAN KARYA TERPILIH 1IIs15-32
20 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat mlslS
2 1 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universi ti ms17
22 Penman Pembuat Keputusan (Decision Maker) Dalam
Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat m s I9
23 Keperluan Dalam Perancangan Strategik Teknologi
Sistem Maklumat __ m s21
VII
24 Dimensi Perancangan Untuk Teknologi Maklumat ms23
25 Model-model Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat
251 Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat m s24
252 Input-input dan Output-output Dalam Model Proses
Perancangan ms26
253 Model Langkah-langkah Dalam Proses Perancangan
Strategik Sistem Maklumat ms28
26 Teknik Dalam Menguatkuasakan Perancangan Strategik Teknologi Sistem
Maklumat
261 Analisis Kekuatan Kelemahan Peluang dan Ancaman m1s30
262 Misi Matlamat Wawasan dan ObJektif m1s31
27 Kesimpulan m s32
BAB 3 METODOLOGI KAJIAN mls33-42
30 Pengena1an m s3 3
31 Reka Bentuk Kajian m1s3 3
32 Subjek Kajian Kes _ m1s34
33 Instrumen Kaj ian ms3 S
33 1 Kaedah Kajian Kes ms36
332 Kaedah Temubual ms3 7
333 Kaedah Pemerhatian ms39
34 Kaedah Pengumpulan Data ms40
35 Kaedah Penganalisaan Data ms41
36 Kesimpulan _ ms42
Vlli
BAH 4 KEPUTUSAN DAN PERBINCANGAN KAJlAN ms43-80
40 Pengenalan _ ms43
4 I Persekitaran Perniagaan Dalaman dan Luaran
411 Analisis Persekitaran Perniagaan Dalaman rnIs45
412 Analisis Persekitaran Perniagaan Luaran ms54
42 Strategik IS Perniagaan Strategik IT dan Pengurusan Strategik ISIT
421 Analisis Strategik IS Perniagaan ms5S
422 Analisis Strategik IT ms61
423 Analisis Pengurusan Strategik ISIIT ms62
43 Persekitaran ISIT Dalarnan dan Luaran
43 1 Persekltaran ISIIT Dalaman _ __ ms68
43 2 Persekitaran ISIT Luaran
44 Kesimpulan msSO
BAH 5 KES IMPULAN DAN CADANGAN mls81 -87
50 Pengenalan msSl
5 1 Rumusan Kaj ian ms81
52 Batasan Kaj ian _ ____ __ mlsS3
53 Cadangan __ msS4
54 Cadangan Kajian Seterusnya _ mls86
55 Penutup mls87
IX
BlBLJOGRAFI mls88-91
LAMPIRAN mls92-1 06
Lampiran A Si stem Maklumat Di Unimas mls92
Lampiran B Rancangan Korporat Unimas Tahun 1997-2000 mls96
Lampiran C Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat
Maklumat Pengurusan mls I02
Lampiran D Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat
Maklumat Akademik mls I03
Lampiran E Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Unit E- leaming mls104
Lampiran F Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Fakulti ms i OS
Lampiran G Soalan-soalan Temubual Untuk Staf Akademik Staf Bukan
Akademik dan Pelajar mlsI06
x
SENARAl JADUAL
Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68
Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69
Komputer Di Unimas
Xl
SENARAJ GAMBARAJAH
Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5
Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7
Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25
Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27
Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem
Maklumat mls29
Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63
Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66
BABI
PENDAHULUAN
10 Pengcnalan
Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)
yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula
menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan
teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik
teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta
merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan
teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan
bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat
di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini
adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem
makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21
Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan
dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya
perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi
seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik
teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy
orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya
orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza
(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan
universiti swasta
Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan
meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan
pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan
(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang
digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya
Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur
organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta
objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji
(Hunter 1994)
Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi
maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah
universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann
1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa
teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih
memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti
Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau
perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem
maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus
Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil
berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam
organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah
universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan
universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini
tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem
maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan
ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu
perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk
dalam skop kajian penuJis
11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini
terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching
Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan
ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)
Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia
(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS
ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program
akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada
pelajar-pelajamya
Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat
Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13
bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan
Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi
3
Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat
diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing
Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem
maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga
dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and
Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau
Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre
jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat
Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas
Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan
informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang
merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu
pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada
para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan
yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas
Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap
terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus
mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini
terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan
komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam
univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang
pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya
4
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan
yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi
maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat
dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi
maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan
Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan
harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa
dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini
12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak
SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i
kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang
bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan
organisasi koperat
Organisasi
Swasta
Keuntungan Bukan Keuntungan
Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5
5
Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS
kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai
struktur organisasi yang tersendiri
Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah
organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara
pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf
Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan
strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus
membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif
perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)
Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu
organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong
dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu
hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy
pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam
menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad
1996)
Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam
organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan
seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada
Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan
bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur
organisas i lini
6
Akademik
Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl
~
lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam
Sekltar
I Lembaga Pengarah I
I
l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r
Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber
Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan
CANSELORJ
middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa
middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti
bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n
I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor
I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr
I Tilllbalan Nilib Cansdur
T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju
Pn Khdmot M klu tI
~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran
Unit Untlang-undang~
8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il
Am dan Kese)amalan
Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan
Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan
8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan
un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia
I shy
I shy
f-
Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~
instHut PengJjlan Asia Timllr~
Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r
Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan
Bahaglan Pembangunan ~
Bahagian Pengurusan Asell-
Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-
Makmal Pusa Univers ltl ~
Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~
Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains
KeMhman
Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1
l I shy
hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS
FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f
Fakultl Silins Sos ial
I shy
~
~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~
Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea
BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah
~ I shy
I
P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-
Bahagio lJ Akllv jli Pelajar
Un it Sukan Unit Kebud oyo an
middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don
IPembangunan Sllhslah IPelaJar
Sahagia n KhHhnfll P~lajllr
-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian
-UllIt KebaJiklln PelllU
-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar
Sahagian Pengalian Ptlsiswazah
Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan
Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am
-
GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas
Sumber Canselori UniOllls 2002
7
Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat
Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy
pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem
maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan
Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy
masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi
universiti
13 Penyataan Masalah Kajian
Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi
sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk
kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh
penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak
iaitu Universiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas
sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam
pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang
berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat
yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai
perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan
teknologi maklumat dalam kampus
Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi
pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk
8
pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus
atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan
adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi
maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi
data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini
Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi
sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh
demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam
beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat
serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru
skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan
perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik
terse but terhadap warga kampus
14 Objektif Kajian
141 Objektif Am
Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik
teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan
9
142 Objektif Khusus
Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut
bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang
digunakan di uni versiti
bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam
universiti
bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik
teknologi sistem maklumat universiti
bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian
teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat
bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat
universiti
IS Kepentingan Kajian
Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut
bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat
memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti
untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik
teknologi sistem makJumat di universiti
bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat
mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat
10
PENGESAHAN PENYELIA
Setelah di teliti Projek Tahun Akhir bertajuk Perancangan Strategik Teknologi Sistern Maklurnat Oi Universiti Kajian Kes Di Universi ti Malaysia Sarawak yang di
buat oleh Tan Boon Ling (4846) pihak penyelia berpuashati dengan Proj ek Tahun Akhir ini sebagai rnernenuhi syarat pengijazahan
Ijazah Sarjana Muda Ekonorni dan Pemiagaan dengan Kepujian (Sis tern Maklurnat Pengurusan Pemiagaan )
L Puan Rohaya Md Nor
Fakulti Ekonorni dan Pemiagaan Universiti Malaysia Sarawak
ABSTRAK
Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universiti
KlIj ian Kes Di Universiti Malaysia Sarawak
Oleh
Tan Boon Ling
Projek tahun akhir ini adalah berkenalan dengan pelaksanaan perancangan
strategik teknologi sistem maklumat di universiti Kajian ini bertujuan untuk melihat
teknologi maklumat dan slstem maklumat yang terdapat di universiti peranan pihak
pengurusan atasan universiti dalam mengurus perancangan strategik tcknologi sistem
maklumat penggunaan teknologi sistem maklumat dan kesan perancangan strategik
kepada pihak yang terlibat dan meninjau persekitaran luaran serta dalaman teknologi
sistem makJumat universi ti Kajian ini berbentuk kajian kes Temubual serta
pemerhatian telah digunakan untuk mengumpul maklumat penyelidikan Secara
keseluruhannya kajian ini mendapati perancangan strategik teknologi sistem
maklumat di universiti masih dapat memenuhi keperluan warga universiti Namun
demikian terdapat kelemahan-kelemahan dalam perancangan ini Akhir sekali
beberapa cadangan-cadangan telah dikemukan untuk mempertingkatkan lagi
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di uni versi ti seperti perancangan
scdemikian dapat menyokong semua peringkat penggunaan teknologi sistem
maklumat sama ada dalam penggunaan yang paling teknikal sehingga ke penggunaan
yang paling biasa
ABSTRACT
Information System Technology Strategic Planning At University
Stud Case At Universiti Malaysia Sarawak
By
Tan Boon Ling
This final year project was related with the infonnation system technology
strategic planning at university The aim of th is study was to detennine the
infonnation technology and infonnation system that own by the university the roles
of senior management in managing infonnation sys tem technology strategic planning
infonnation system technology usage and the efrect of strategic planning to the
involved party as well as to survey the universitys external and internal infonnation
system technology environment This study was in the from of case study Interview
and observation were used to colJect researchs infonnation Overall the finding of
this study indicated that infonnation system technology strategic planning in
university still able to satisfy uni versity members needs However there were
weaknesses in the planning Finally some suggestions had put forward to improve
the infonnation system technology in university such as planning that supported all
level of infonnation system technology usage whether in most technical usage until
the most common usage
PENGHARGAAN
Salam sejahtera saya ucapkan Kejayaan menyempurnakan projek tahun
akhir ini tidak mungkin dicapai tanpa tunjuk ajar bantuan ke~asama sokongan
galakan dan pengorbanan beberapa orang tertentu di sekel iling saya Maka
dengan kesempatan ini saya ingin menyampaikan ucapan penghargaan dan terima
kasih yang tidak techingga kepada institusi atau orang perseorangan yang telah
bersama-sama membantu saya mencapai kejayaan ini
Setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih ingin saya rakamkan kepada
penyelia saya Puan Rohaya Mohd Nor pensyarah Fakulli Ekonomi dan
Perniagaan yang telah banyak memberi bimbingan dan panduan di sepanjang
kajian ini UcapaJ1 penghargaan dan terima kasih juga ditujukan kepada
pensyarah yang terlibat dalam program pasca siswazaah pengurusan sistem
maklumat pemiagaan Unimas 20002001 Sekalung penghacgaan juga kepada
Puan Mahani Abd Shakur dan Encik Hanui Tuah atas bantuan yang diberikan
untuk saya melengkapi kajian ini
Terima kasih juga diucapkan kepada pihak-pihak seperti Pusat Khidmat
Teknologi Maklumat dan Komunikasi dan Pusat Khidmat Maklumat Akademik
dan tidak ketinggalan kepada para staf dan pelajar Unimas yang telah membaJ1tu
menjayakan kajian ini Ribuan terima kasih kepada staf Fakulti Ekonomi dan
Perniagaan dan rakan-rakan sepeljuangan yang telah memberikan bantuan dan
k~asama mereka
Akhir sekali ucapan penghargaan dan tecima kasih yang tidak terhingga
buat ibu bapa yang telah memberi sokongan dan bantuan dalam menjayakan
kajian ini Tidak saya lupakan kepada abang dan adik yang sangat memahami dan
banyak membantu Kepada semua yang terlibat semoga segala jasa kalian diberi
ganjacan kebaikan Terima kasih
VI
lSI KANDUNGAN
SE ARAI IADUAL xi
SENARAI GAMBARAJAH xii
BAH ] PENDAHULUAN m1s1-L4
10 Pengenalan mls I
11 Latar Belakang Universiti __ __ mls3
12 Struktur Organisasi Universiti ___ misS
13 Penyataan Masalah Kajian __ _ m s8
14 Objektif Kajian ms9
15 Kepentingan Kajian ____ ms IO
16 Definisi Kajian L mls I I
17 Kesimpulan____ m s I4
BAH 2 ULASAN KARYA TERPILIH 1IIs15-32
20 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat mlslS
2 1 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universi ti ms17
22 Penman Pembuat Keputusan (Decision Maker) Dalam
Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat m s I9
23 Keperluan Dalam Perancangan Strategik Teknologi
Sistem Maklumat __ m s21
VII
24 Dimensi Perancangan Untuk Teknologi Maklumat ms23
25 Model-model Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat
251 Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat m s24
252 Input-input dan Output-output Dalam Model Proses
Perancangan ms26
253 Model Langkah-langkah Dalam Proses Perancangan
Strategik Sistem Maklumat ms28
26 Teknik Dalam Menguatkuasakan Perancangan Strategik Teknologi Sistem
Maklumat
261 Analisis Kekuatan Kelemahan Peluang dan Ancaman m1s30
262 Misi Matlamat Wawasan dan ObJektif m1s31
27 Kesimpulan m s32
BAB 3 METODOLOGI KAJIAN mls33-42
30 Pengena1an m s3 3
31 Reka Bentuk Kajian m1s3 3
32 Subjek Kajian Kes _ m1s34
33 Instrumen Kaj ian ms3 S
33 1 Kaedah Kajian Kes ms36
332 Kaedah Temubual ms3 7
333 Kaedah Pemerhatian ms39
34 Kaedah Pengumpulan Data ms40
35 Kaedah Penganalisaan Data ms41
36 Kesimpulan _ ms42
Vlli
BAH 4 KEPUTUSAN DAN PERBINCANGAN KAJlAN ms43-80
40 Pengenalan _ ms43
4 I Persekitaran Perniagaan Dalaman dan Luaran
411 Analisis Persekitaran Perniagaan Dalaman rnIs45
412 Analisis Persekitaran Perniagaan Luaran ms54
42 Strategik IS Perniagaan Strategik IT dan Pengurusan Strategik ISIT
421 Analisis Strategik IS Perniagaan ms5S
422 Analisis Strategik IT ms61
423 Analisis Pengurusan Strategik ISIIT ms62
43 Persekitaran ISIT Dalarnan dan Luaran
43 1 Persekltaran ISIIT Dalaman _ __ ms68
43 2 Persekitaran ISIT Luaran
44 Kesimpulan msSO
BAH 5 KES IMPULAN DAN CADANGAN mls81 -87
50 Pengenalan msSl
5 1 Rumusan Kaj ian ms81
52 Batasan Kaj ian _ ____ __ mlsS3
53 Cadangan __ msS4
54 Cadangan Kajian Seterusnya _ mls86
55 Penutup mls87
IX
BlBLJOGRAFI mls88-91
LAMPIRAN mls92-1 06
Lampiran A Si stem Maklumat Di Unimas mls92
Lampiran B Rancangan Korporat Unimas Tahun 1997-2000 mls96
Lampiran C Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat
Maklumat Pengurusan mls I02
Lampiran D Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat
Maklumat Akademik mls I03
Lampiran E Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Unit E- leaming mls104
Lampiran F Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Fakulti ms i OS
Lampiran G Soalan-soalan Temubual Untuk Staf Akademik Staf Bukan
Akademik dan Pelajar mlsI06
x
SENARAl JADUAL
Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68
Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69
Komputer Di Unimas
Xl
SENARAJ GAMBARAJAH
Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5
Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7
Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25
Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27
Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem
Maklumat mls29
Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63
Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66
BABI
PENDAHULUAN
10 Pengcnalan
Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)
yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula
menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan
teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik
teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta
merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan
teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan
bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat
di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini
adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem
makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21
Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan
dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya
perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi
seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik
teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy
orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya
orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza
(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan
universiti swasta
Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan
meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan
pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan
(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang
digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya
Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur
organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta
objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji
(Hunter 1994)
Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi
maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah
universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann
1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa
teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih
memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti
Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau
perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem
maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus
Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil
berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam
organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah
universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan
universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini
tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem
maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan
ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu
perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk
dalam skop kajian penuJis
11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini
terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching
Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan
ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)
Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia
(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS
ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program
akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada
pelajar-pelajamya
Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat
Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13
bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan
Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi
3
Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat
diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing
Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem
maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga
dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and
Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau
Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre
jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat
Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas
Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan
informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang
merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu
pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada
para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan
yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas
Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap
terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus
mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini
terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan
komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam
univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang
pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya
4
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan
yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi
maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat
dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi
maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan
Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan
harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa
dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini
12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak
SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i
kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang
bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan
organisasi koperat
Organisasi
Swasta
Keuntungan Bukan Keuntungan
Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5
5
Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS
kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai
struktur organisasi yang tersendiri
Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah
organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara
pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf
Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan
strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus
membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif
perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)
Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu
organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong
dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu
hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy
pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam
menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad
1996)
Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam
organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan
seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada
Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan
bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur
organisas i lini
6
Akademik
Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl
~
lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam
Sekltar
I Lembaga Pengarah I
I
l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r
Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber
Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan
CANSELORJ
middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa
middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti
bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n
I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor
I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr
I Tilllbalan Nilib Cansdur
T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju
Pn Khdmot M klu tI
~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran
Unit Untlang-undang~
8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il
Am dan Kese)amalan
Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan
Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan
8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan
un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia
I shy
I shy
f-
Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~
instHut PengJjlan Asia Timllr~
Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r
Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan
Bahaglan Pembangunan ~
Bahagian Pengurusan Asell-
Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-
Makmal Pusa Univers ltl ~
Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~
Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains
KeMhman
Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1
l I shy
hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS
FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f
Fakultl Silins Sos ial
I shy
~
~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~
Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea
BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah
~ I shy
I
P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-
Bahagio lJ Akllv jli Pelajar
Un it Sukan Unit Kebud oyo an
middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don
IPembangunan Sllhslah IPelaJar
Sahagia n KhHhnfll P~lajllr
-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian
-UllIt KebaJiklln PelllU
-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar
Sahagian Pengalian Ptlsiswazah
Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan
Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am
-
GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas
Sumber Canselori UniOllls 2002
7
Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat
Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy
pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem
maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan
Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy
masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi
universiti
13 Penyataan Masalah Kajian
Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi
sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk
kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh
penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak
iaitu Universiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas
sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam
pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang
berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat
yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai
perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan
teknologi maklumat dalam kampus
Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi
pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk
8
pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus
atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan
adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi
maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi
data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini
Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi
sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh
demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam
beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat
serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru
skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan
perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik
terse but terhadap warga kampus
14 Objektif Kajian
141 Objektif Am
Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik
teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan
9
142 Objektif Khusus
Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut
bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang
digunakan di uni versiti
bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam
universiti
bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik
teknologi sistem maklumat universiti
bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian
teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat
bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat
universiti
IS Kepentingan Kajian
Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut
bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat
memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti
untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik
teknologi sistem makJumat di universiti
bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat
mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat
10
ABSTRAK
Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universiti
KlIj ian Kes Di Universiti Malaysia Sarawak
Oleh
Tan Boon Ling
Projek tahun akhir ini adalah berkenalan dengan pelaksanaan perancangan
strategik teknologi sistem maklumat di universiti Kajian ini bertujuan untuk melihat
teknologi maklumat dan slstem maklumat yang terdapat di universiti peranan pihak
pengurusan atasan universiti dalam mengurus perancangan strategik tcknologi sistem
maklumat penggunaan teknologi sistem maklumat dan kesan perancangan strategik
kepada pihak yang terlibat dan meninjau persekitaran luaran serta dalaman teknologi
sistem makJumat universi ti Kajian ini berbentuk kajian kes Temubual serta
pemerhatian telah digunakan untuk mengumpul maklumat penyelidikan Secara
keseluruhannya kajian ini mendapati perancangan strategik teknologi sistem
maklumat di universiti masih dapat memenuhi keperluan warga universiti Namun
demikian terdapat kelemahan-kelemahan dalam perancangan ini Akhir sekali
beberapa cadangan-cadangan telah dikemukan untuk mempertingkatkan lagi
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di uni versi ti seperti perancangan
scdemikian dapat menyokong semua peringkat penggunaan teknologi sistem
maklumat sama ada dalam penggunaan yang paling teknikal sehingga ke penggunaan
yang paling biasa
ABSTRACT
Information System Technology Strategic Planning At University
Stud Case At Universiti Malaysia Sarawak
By
Tan Boon Ling
This final year project was related with the infonnation system technology
strategic planning at university The aim of th is study was to detennine the
infonnation technology and infonnation system that own by the university the roles
of senior management in managing infonnation sys tem technology strategic planning
infonnation system technology usage and the efrect of strategic planning to the
involved party as well as to survey the universitys external and internal infonnation
system technology environment This study was in the from of case study Interview
and observation were used to colJect researchs infonnation Overall the finding of
this study indicated that infonnation system technology strategic planning in
university still able to satisfy uni versity members needs However there were
weaknesses in the planning Finally some suggestions had put forward to improve
the infonnation system technology in university such as planning that supported all
level of infonnation system technology usage whether in most technical usage until
the most common usage
PENGHARGAAN
Salam sejahtera saya ucapkan Kejayaan menyempurnakan projek tahun
akhir ini tidak mungkin dicapai tanpa tunjuk ajar bantuan ke~asama sokongan
galakan dan pengorbanan beberapa orang tertentu di sekel iling saya Maka
dengan kesempatan ini saya ingin menyampaikan ucapan penghargaan dan terima
kasih yang tidak techingga kepada institusi atau orang perseorangan yang telah
bersama-sama membantu saya mencapai kejayaan ini
Setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih ingin saya rakamkan kepada
penyelia saya Puan Rohaya Mohd Nor pensyarah Fakulli Ekonomi dan
Perniagaan yang telah banyak memberi bimbingan dan panduan di sepanjang
kajian ini UcapaJ1 penghargaan dan terima kasih juga ditujukan kepada
pensyarah yang terlibat dalam program pasca siswazaah pengurusan sistem
maklumat pemiagaan Unimas 20002001 Sekalung penghacgaan juga kepada
Puan Mahani Abd Shakur dan Encik Hanui Tuah atas bantuan yang diberikan
untuk saya melengkapi kajian ini
Terima kasih juga diucapkan kepada pihak-pihak seperti Pusat Khidmat
Teknologi Maklumat dan Komunikasi dan Pusat Khidmat Maklumat Akademik
dan tidak ketinggalan kepada para staf dan pelajar Unimas yang telah membaJ1tu
menjayakan kajian ini Ribuan terima kasih kepada staf Fakulti Ekonomi dan
Perniagaan dan rakan-rakan sepeljuangan yang telah memberikan bantuan dan
k~asama mereka
Akhir sekali ucapan penghargaan dan tecima kasih yang tidak terhingga
buat ibu bapa yang telah memberi sokongan dan bantuan dalam menjayakan
kajian ini Tidak saya lupakan kepada abang dan adik yang sangat memahami dan
banyak membantu Kepada semua yang terlibat semoga segala jasa kalian diberi
ganjacan kebaikan Terima kasih
VI
lSI KANDUNGAN
SE ARAI IADUAL xi
SENARAI GAMBARAJAH xii
BAH ] PENDAHULUAN m1s1-L4
10 Pengenalan mls I
11 Latar Belakang Universiti __ __ mls3
12 Struktur Organisasi Universiti ___ misS
13 Penyataan Masalah Kajian __ _ m s8
14 Objektif Kajian ms9
15 Kepentingan Kajian ____ ms IO
16 Definisi Kajian L mls I I
17 Kesimpulan____ m s I4
BAH 2 ULASAN KARYA TERPILIH 1IIs15-32
20 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat mlslS
2 1 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universi ti ms17
22 Penman Pembuat Keputusan (Decision Maker) Dalam
Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat m s I9
23 Keperluan Dalam Perancangan Strategik Teknologi
Sistem Maklumat __ m s21
VII
24 Dimensi Perancangan Untuk Teknologi Maklumat ms23
25 Model-model Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat
251 Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat m s24
252 Input-input dan Output-output Dalam Model Proses
Perancangan ms26
253 Model Langkah-langkah Dalam Proses Perancangan
Strategik Sistem Maklumat ms28
26 Teknik Dalam Menguatkuasakan Perancangan Strategik Teknologi Sistem
Maklumat
261 Analisis Kekuatan Kelemahan Peluang dan Ancaman m1s30
262 Misi Matlamat Wawasan dan ObJektif m1s31
27 Kesimpulan m s32
BAB 3 METODOLOGI KAJIAN mls33-42
30 Pengena1an m s3 3
31 Reka Bentuk Kajian m1s3 3
32 Subjek Kajian Kes _ m1s34
33 Instrumen Kaj ian ms3 S
33 1 Kaedah Kajian Kes ms36
332 Kaedah Temubual ms3 7
333 Kaedah Pemerhatian ms39
34 Kaedah Pengumpulan Data ms40
35 Kaedah Penganalisaan Data ms41
36 Kesimpulan _ ms42
Vlli
BAH 4 KEPUTUSAN DAN PERBINCANGAN KAJlAN ms43-80
40 Pengenalan _ ms43
4 I Persekitaran Perniagaan Dalaman dan Luaran
411 Analisis Persekitaran Perniagaan Dalaman rnIs45
412 Analisis Persekitaran Perniagaan Luaran ms54
42 Strategik IS Perniagaan Strategik IT dan Pengurusan Strategik ISIT
421 Analisis Strategik IS Perniagaan ms5S
422 Analisis Strategik IT ms61
423 Analisis Pengurusan Strategik ISIIT ms62
43 Persekitaran ISIT Dalarnan dan Luaran
43 1 Persekltaran ISIIT Dalaman _ __ ms68
43 2 Persekitaran ISIT Luaran
44 Kesimpulan msSO
BAH 5 KES IMPULAN DAN CADANGAN mls81 -87
50 Pengenalan msSl
5 1 Rumusan Kaj ian ms81
52 Batasan Kaj ian _ ____ __ mlsS3
53 Cadangan __ msS4
54 Cadangan Kajian Seterusnya _ mls86
55 Penutup mls87
IX
BlBLJOGRAFI mls88-91
LAMPIRAN mls92-1 06
Lampiran A Si stem Maklumat Di Unimas mls92
Lampiran B Rancangan Korporat Unimas Tahun 1997-2000 mls96
Lampiran C Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat
Maklumat Pengurusan mls I02
Lampiran D Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat
Maklumat Akademik mls I03
Lampiran E Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Unit E- leaming mls104
Lampiran F Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Fakulti ms i OS
Lampiran G Soalan-soalan Temubual Untuk Staf Akademik Staf Bukan
Akademik dan Pelajar mlsI06
x
SENARAl JADUAL
Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68
Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69
Komputer Di Unimas
Xl
SENARAJ GAMBARAJAH
Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5
Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7
Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25
Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27
Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem
Maklumat mls29
Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63
Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66
BABI
PENDAHULUAN
10 Pengcnalan
Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)
yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula
menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan
teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik
teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta
merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan
teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan
bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat
di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini
adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem
makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21
Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan
dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya
perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi
seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik
teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy
orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya
orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza
(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan
universiti swasta
Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan
meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan
pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan
(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang
digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya
Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur
organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta
objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji
(Hunter 1994)
Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi
maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah
universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann
1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa
teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih
memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti
Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau
perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem
maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus
Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil
berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam
organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah
universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan
universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini
tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem
maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan
ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu
perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk
dalam skop kajian penuJis
11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini
terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching
Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan
ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)
Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia
(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS
ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program
akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada
pelajar-pelajamya
Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat
Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13
bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan
Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi
3
Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat
diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing
Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem
maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga
dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and
Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau
Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre
jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat
Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas
Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan
informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang
merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu
pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada
para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan
yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas
Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap
terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus
mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini
terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan
komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam
univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang
pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya
4
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan
yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi
maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat
dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi
maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan
Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan
harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa
dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini
12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak
SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i
kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang
bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan
organisasi koperat
Organisasi
Swasta
Keuntungan Bukan Keuntungan
Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5
5
Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS
kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai
struktur organisasi yang tersendiri
Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah
organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara
pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf
Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan
strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus
membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif
perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)
Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu
organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong
dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu
hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy
pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam
menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad
1996)
Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam
organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan
seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada
Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan
bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur
organisas i lini
6
Akademik
Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl
~
lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam
Sekltar
I Lembaga Pengarah I
I
l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r
Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber
Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan
CANSELORJ
middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa
middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti
bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n
I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor
I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr
I Tilllbalan Nilib Cansdur
T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju
Pn Khdmot M klu tI
~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran
Unit Untlang-undang~
8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il
Am dan Kese)amalan
Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan
Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan
8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan
un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia
I shy
I shy
f-
Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~
instHut PengJjlan Asia Timllr~
Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r
Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan
Bahaglan Pembangunan ~
Bahagian Pengurusan Asell-
Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-
Makmal Pusa Univers ltl ~
Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~
Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains
KeMhman
Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1
l I shy
hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS
FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f
Fakultl Silins Sos ial
I shy
~
~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~
Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea
BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah
~ I shy
I
P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-
Bahagio lJ Akllv jli Pelajar
Un it Sukan Unit Kebud oyo an
middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don
IPembangunan Sllhslah IPelaJar
Sahagia n KhHhnfll P~lajllr
-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian
-UllIt KebaJiklln PelllU
-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar
Sahagian Pengalian Ptlsiswazah
Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan
Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am
-
GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas
Sumber Canselori UniOllls 2002
7
Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat
Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy
pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem
maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan
Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy
masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi
universiti
13 Penyataan Masalah Kajian
Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi
sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk
kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh
penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak
iaitu Universiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas
sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam
pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang
berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat
yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai
perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan
teknologi maklumat dalam kampus
Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi
pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk
8
pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus
atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan
adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi
maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi
data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini
Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi
sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh
demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam
beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat
serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru
skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan
perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik
terse but terhadap warga kampus
14 Objektif Kajian
141 Objektif Am
Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik
teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan
9
142 Objektif Khusus
Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut
bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang
digunakan di uni versiti
bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam
universiti
bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik
teknologi sistem maklumat universiti
bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian
teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat
bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat
universiti
IS Kepentingan Kajian
Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut
bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat
memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti
untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik
teknologi sistem makJumat di universiti
bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat
mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat
10
ABSTRACT
Information System Technology Strategic Planning At University
Stud Case At Universiti Malaysia Sarawak
By
Tan Boon Ling
This final year project was related with the infonnation system technology
strategic planning at university The aim of th is study was to detennine the
infonnation technology and infonnation system that own by the university the roles
of senior management in managing infonnation sys tem technology strategic planning
infonnation system technology usage and the efrect of strategic planning to the
involved party as well as to survey the universitys external and internal infonnation
system technology environment This study was in the from of case study Interview
and observation were used to colJect researchs infonnation Overall the finding of
this study indicated that infonnation system technology strategic planning in
university still able to satisfy uni versity members needs However there were
weaknesses in the planning Finally some suggestions had put forward to improve
the infonnation system technology in university such as planning that supported all
level of infonnation system technology usage whether in most technical usage until
the most common usage
PENGHARGAAN
Salam sejahtera saya ucapkan Kejayaan menyempurnakan projek tahun
akhir ini tidak mungkin dicapai tanpa tunjuk ajar bantuan ke~asama sokongan
galakan dan pengorbanan beberapa orang tertentu di sekel iling saya Maka
dengan kesempatan ini saya ingin menyampaikan ucapan penghargaan dan terima
kasih yang tidak techingga kepada institusi atau orang perseorangan yang telah
bersama-sama membantu saya mencapai kejayaan ini
Setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih ingin saya rakamkan kepada
penyelia saya Puan Rohaya Mohd Nor pensyarah Fakulli Ekonomi dan
Perniagaan yang telah banyak memberi bimbingan dan panduan di sepanjang
kajian ini UcapaJ1 penghargaan dan terima kasih juga ditujukan kepada
pensyarah yang terlibat dalam program pasca siswazaah pengurusan sistem
maklumat pemiagaan Unimas 20002001 Sekalung penghacgaan juga kepada
Puan Mahani Abd Shakur dan Encik Hanui Tuah atas bantuan yang diberikan
untuk saya melengkapi kajian ini
Terima kasih juga diucapkan kepada pihak-pihak seperti Pusat Khidmat
Teknologi Maklumat dan Komunikasi dan Pusat Khidmat Maklumat Akademik
dan tidak ketinggalan kepada para staf dan pelajar Unimas yang telah membaJ1tu
menjayakan kajian ini Ribuan terima kasih kepada staf Fakulti Ekonomi dan
Perniagaan dan rakan-rakan sepeljuangan yang telah memberikan bantuan dan
k~asama mereka
Akhir sekali ucapan penghargaan dan tecima kasih yang tidak terhingga
buat ibu bapa yang telah memberi sokongan dan bantuan dalam menjayakan
kajian ini Tidak saya lupakan kepada abang dan adik yang sangat memahami dan
banyak membantu Kepada semua yang terlibat semoga segala jasa kalian diberi
ganjacan kebaikan Terima kasih
VI
lSI KANDUNGAN
SE ARAI IADUAL xi
SENARAI GAMBARAJAH xii
BAH ] PENDAHULUAN m1s1-L4
10 Pengenalan mls I
11 Latar Belakang Universiti __ __ mls3
12 Struktur Organisasi Universiti ___ misS
13 Penyataan Masalah Kajian __ _ m s8
14 Objektif Kajian ms9
15 Kepentingan Kajian ____ ms IO
16 Definisi Kajian L mls I I
17 Kesimpulan____ m s I4
BAH 2 ULASAN KARYA TERPILIH 1IIs15-32
20 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat mlslS
2 1 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universi ti ms17
22 Penman Pembuat Keputusan (Decision Maker) Dalam
Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat m s I9
23 Keperluan Dalam Perancangan Strategik Teknologi
Sistem Maklumat __ m s21
VII
24 Dimensi Perancangan Untuk Teknologi Maklumat ms23
25 Model-model Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat
251 Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat m s24
252 Input-input dan Output-output Dalam Model Proses
Perancangan ms26
253 Model Langkah-langkah Dalam Proses Perancangan
Strategik Sistem Maklumat ms28
26 Teknik Dalam Menguatkuasakan Perancangan Strategik Teknologi Sistem
Maklumat
261 Analisis Kekuatan Kelemahan Peluang dan Ancaman m1s30
262 Misi Matlamat Wawasan dan ObJektif m1s31
27 Kesimpulan m s32
BAB 3 METODOLOGI KAJIAN mls33-42
30 Pengena1an m s3 3
31 Reka Bentuk Kajian m1s3 3
32 Subjek Kajian Kes _ m1s34
33 Instrumen Kaj ian ms3 S
33 1 Kaedah Kajian Kes ms36
332 Kaedah Temubual ms3 7
333 Kaedah Pemerhatian ms39
34 Kaedah Pengumpulan Data ms40
35 Kaedah Penganalisaan Data ms41
36 Kesimpulan _ ms42
Vlli
BAH 4 KEPUTUSAN DAN PERBINCANGAN KAJlAN ms43-80
40 Pengenalan _ ms43
4 I Persekitaran Perniagaan Dalaman dan Luaran
411 Analisis Persekitaran Perniagaan Dalaman rnIs45
412 Analisis Persekitaran Perniagaan Luaran ms54
42 Strategik IS Perniagaan Strategik IT dan Pengurusan Strategik ISIT
421 Analisis Strategik IS Perniagaan ms5S
422 Analisis Strategik IT ms61
423 Analisis Pengurusan Strategik ISIIT ms62
43 Persekitaran ISIT Dalarnan dan Luaran
43 1 Persekltaran ISIIT Dalaman _ __ ms68
43 2 Persekitaran ISIT Luaran
44 Kesimpulan msSO
BAH 5 KES IMPULAN DAN CADANGAN mls81 -87
50 Pengenalan msSl
5 1 Rumusan Kaj ian ms81
52 Batasan Kaj ian _ ____ __ mlsS3
53 Cadangan __ msS4
54 Cadangan Kajian Seterusnya _ mls86
55 Penutup mls87
IX
BlBLJOGRAFI mls88-91
LAMPIRAN mls92-1 06
Lampiran A Si stem Maklumat Di Unimas mls92
Lampiran B Rancangan Korporat Unimas Tahun 1997-2000 mls96
Lampiran C Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat
Maklumat Pengurusan mls I02
Lampiran D Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat
Maklumat Akademik mls I03
Lampiran E Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Unit E- leaming mls104
Lampiran F Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Fakulti ms i OS
Lampiran G Soalan-soalan Temubual Untuk Staf Akademik Staf Bukan
Akademik dan Pelajar mlsI06
x
SENARAl JADUAL
Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68
Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69
Komputer Di Unimas
Xl
SENARAJ GAMBARAJAH
Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5
Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7
Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25
Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27
Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem
Maklumat mls29
Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63
Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66
BABI
PENDAHULUAN
10 Pengcnalan
Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)
yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula
menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan
teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik
teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta
merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan
teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan
bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat
di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini
adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem
makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21
Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan
dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya
perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi
seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik
teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy
orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya
orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza
(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan
universiti swasta
Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan
meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan
pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan
(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang
digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya
Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur
organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta
objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji
(Hunter 1994)
Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi
maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah
universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann
1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa
teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih
memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti
Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau
perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem
maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus
Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil
berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam
organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah
universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan
universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini
tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem
maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan
ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu
perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk
dalam skop kajian penuJis
11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini
terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching
Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan
ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)
Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia
(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS
ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program
akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada
pelajar-pelajamya
Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat
Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13
bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan
Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi
3
Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat
diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing
Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem
maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga
dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and
Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau
Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre
jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat
Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas
Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan
informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang
merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu
pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada
para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan
yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas
Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap
terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus
mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini
terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan
komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam
univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang
pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya
4
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan
yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi
maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat
dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi
maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan
Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan
harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa
dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini
12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak
SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i
kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang
bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan
organisasi koperat
Organisasi
Swasta
Keuntungan Bukan Keuntungan
Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5
5
Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS
kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai
struktur organisasi yang tersendiri
Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah
organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara
pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf
Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan
strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus
membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif
perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)
Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu
organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong
dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu
hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy
pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam
menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad
1996)
Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam
organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan
seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada
Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan
bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur
organisas i lini
6
Akademik
Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl
~
lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam
Sekltar
I Lembaga Pengarah I
I
l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r
Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber
Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan
CANSELORJ
middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa
middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti
bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n
I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor
I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr
I Tilllbalan Nilib Cansdur
T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju
Pn Khdmot M klu tI
~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran
Unit Untlang-undang~
8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il
Am dan Kese)amalan
Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan
Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan
8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan
un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia
I shy
I shy
f-
Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~
instHut PengJjlan Asia Timllr~
Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r
Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan
Bahaglan Pembangunan ~
Bahagian Pengurusan Asell-
Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-
Makmal Pusa Univers ltl ~
Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~
Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains
KeMhman
Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1
l I shy
hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS
FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f
Fakultl Silins Sos ial
I shy
~
~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~
Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea
BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah
~ I shy
I
P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-
Bahagio lJ Akllv jli Pelajar
Un it Sukan Unit Kebud oyo an
middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don
IPembangunan Sllhslah IPelaJar
Sahagia n KhHhnfll P~lajllr
-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian
-UllIt KebaJiklln PelllU
-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar
Sahagian Pengalian Ptlsiswazah
Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan
Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am
-
GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas
Sumber Canselori UniOllls 2002
7
Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat
Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy
pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem
maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan
Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy
masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi
universiti
13 Penyataan Masalah Kajian
Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi
sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk
kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh
penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak
iaitu Universiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas
sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam
pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang
berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat
yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai
perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan
teknologi maklumat dalam kampus
Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi
pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk
8
pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus
atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan
adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi
maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi
data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini
Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi
sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh
demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam
beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat
serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru
skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan
perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik
terse but terhadap warga kampus
14 Objektif Kajian
141 Objektif Am
Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik
teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan
9
142 Objektif Khusus
Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut
bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang
digunakan di uni versiti
bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam
universiti
bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik
teknologi sistem maklumat universiti
bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian
teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat
bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat
universiti
IS Kepentingan Kajian
Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut
bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat
memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti
untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik
teknologi sistem makJumat di universiti
bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat
mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat
10
PENGHARGAAN
Salam sejahtera saya ucapkan Kejayaan menyempurnakan projek tahun
akhir ini tidak mungkin dicapai tanpa tunjuk ajar bantuan ke~asama sokongan
galakan dan pengorbanan beberapa orang tertentu di sekel iling saya Maka
dengan kesempatan ini saya ingin menyampaikan ucapan penghargaan dan terima
kasih yang tidak techingga kepada institusi atau orang perseorangan yang telah
bersama-sama membantu saya mencapai kejayaan ini
Setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih ingin saya rakamkan kepada
penyelia saya Puan Rohaya Mohd Nor pensyarah Fakulli Ekonomi dan
Perniagaan yang telah banyak memberi bimbingan dan panduan di sepanjang
kajian ini UcapaJ1 penghargaan dan terima kasih juga ditujukan kepada
pensyarah yang terlibat dalam program pasca siswazaah pengurusan sistem
maklumat pemiagaan Unimas 20002001 Sekalung penghacgaan juga kepada
Puan Mahani Abd Shakur dan Encik Hanui Tuah atas bantuan yang diberikan
untuk saya melengkapi kajian ini
Terima kasih juga diucapkan kepada pihak-pihak seperti Pusat Khidmat
Teknologi Maklumat dan Komunikasi dan Pusat Khidmat Maklumat Akademik
dan tidak ketinggalan kepada para staf dan pelajar Unimas yang telah membaJ1tu
menjayakan kajian ini Ribuan terima kasih kepada staf Fakulti Ekonomi dan
Perniagaan dan rakan-rakan sepeljuangan yang telah memberikan bantuan dan
k~asama mereka
Akhir sekali ucapan penghargaan dan tecima kasih yang tidak terhingga
buat ibu bapa yang telah memberi sokongan dan bantuan dalam menjayakan
kajian ini Tidak saya lupakan kepada abang dan adik yang sangat memahami dan
banyak membantu Kepada semua yang terlibat semoga segala jasa kalian diberi
ganjacan kebaikan Terima kasih
VI
lSI KANDUNGAN
SE ARAI IADUAL xi
SENARAI GAMBARAJAH xii
BAH ] PENDAHULUAN m1s1-L4
10 Pengenalan mls I
11 Latar Belakang Universiti __ __ mls3
12 Struktur Organisasi Universiti ___ misS
13 Penyataan Masalah Kajian __ _ m s8
14 Objektif Kajian ms9
15 Kepentingan Kajian ____ ms IO
16 Definisi Kajian L mls I I
17 Kesimpulan____ m s I4
BAH 2 ULASAN KARYA TERPILIH 1IIs15-32
20 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat mlslS
2 1 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universi ti ms17
22 Penman Pembuat Keputusan (Decision Maker) Dalam
Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat m s I9
23 Keperluan Dalam Perancangan Strategik Teknologi
Sistem Maklumat __ m s21
VII
24 Dimensi Perancangan Untuk Teknologi Maklumat ms23
25 Model-model Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat
251 Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat m s24
252 Input-input dan Output-output Dalam Model Proses
Perancangan ms26
253 Model Langkah-langkah Dalam Proses Perancangan
Strategik Sistem Maklumat ms28
26 Teknik Dalam Menguatkuasakan Perancangan Strategik Teknologi Sistem
Maklumat
261 Analisis Kekuatan Kelemahan Peluang dan Ancaman m1s30
262 Misi Matlamat Wawasan dan ObJektif m1s31
27 Kesimpulan m s32
BAB 3 METODOLOGI KAJIAN mls33-42
30 Pengena1an m s3 3
31 Reka Bentuk Kajian m1s3 3
32 Subjek Kajian Kes _ m1s34
33 Instrumen Kaj ian ms3 S
33 1 Kaedah Kajian Kes ms36
332 Kaedah Temubual ms3 7
333 Kaedah Pemerhatian ms39
34 Kaedah Pengumpulan Data ms40
35 Kaedah Penganalisaan Data ms41
36 Kesimpulan _ ms42
Vlli
BAH 4 KEPUTUSAN DAN PERBINCANGAN KAJlAN ms43-80
40 Pengenalan _ ms43
4 I Persekitaran Perniagaan Dalaman dan Luaran
411 Analisis Persekitaran Perniagaan Dalaman rnIs45
412 Analisis Persekitaran Perniagaan Luaran ms54
42 Strategik IS Perniagaan Strategik IT dan Pengurusan Strategik ISIT
421 Analisis Strategik IS Perniagaan ms5S
422 Analisis Strategik IT ms61
423 Analisis Pengurusan Strategik ISIIT ms62
43 Persekitaran ISIT Dalarnan dan Luaran
43 1 Persekltaran ISIIT Dalaman _ __ ms68
43 2 Persekitaran ISIT Luaran
44 Kesimpulan msSO
BAH 5 KES IMPULAN DAN CADANGAN mls81 -87
50 Pengenalan msSl
5 1 Rumusan Kaj ian ms81
52 Batasan Kaj ian _ ____ __ mlsS3
53 Cadangan __ msS4
54 Cadangan Kajian Seterusnya _ mls86
55 Penutup mls87
IX
BlBLJOGRAFI mls88-91
LAMPIRAN mls92-1 06
Lampiran A Si stem Maklumat Di Unimas mls92
Lampiran B Rancangan Korporat Unimas Tahun 1997-2000 mls96
Lampiran C Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat
Maklumat Pengurusan mls I02
Lampiran D Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat
Maklumat Akademik mls I03
Lampiran E Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Unit E- leaming mls104
Lampiran F Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Fakulti ms i OS
Lampiran G Soalan-soalan Temubual Untuk Staf Akademik Staf Bukan
Akademik dan Pelajar mlsI06
x
SENARAl JADUAL
Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68
Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69
Komputer Di Unimas
Xl
SENARAJ GAMBARAJAH
Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5
Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7
Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25
Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27
Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem
Maklumat mls29
Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63
Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66
BABI
PENDAHULUAN
10 Pengcnalan
Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)
yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula
menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan
teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik
teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta
merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan
teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan
bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat
di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini
adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem
makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21
Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan
dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya
perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi
seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik
teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy
orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya
orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza
(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan
universiti swasta
Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan
meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan
pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan
(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang
digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya
Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur
organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta
objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji
(Hunter 1994)
Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi
maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah
universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann
1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa
teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih
memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti
Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau
perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem
maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus
Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil
berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam
organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah
universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan
universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini
tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem
maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan
ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu
perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk
dalam skop kajian penuJis
11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini
terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching
Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan
ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)
Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia
(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS
ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program
akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada
pelajar-pelajamya
Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat
Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13
bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan
Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi
3
Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat
diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing
Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem
maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga
dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and
Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau
Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre
jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat
Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas
Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan
informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang
merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu
pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada
para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan
yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas
Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap
terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus
mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini
terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan
komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam
univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang
pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya
4
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan
yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi
maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat
dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi
maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan
Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan
harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa
dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini
12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak
SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i
kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang
bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan
organisasi koperat
Organisasi
Swasta
Keuntungan Bukan Keuntungan
Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5
5
Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS
kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai
struktur organisasi yang tersendiri
Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah
organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara
pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf
Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan
strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus
membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif
perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)
Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu
organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong
dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu
hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy
pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam
menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad
1996)
Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam
organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan
seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada
Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan
bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur
organisas i lini
6
Akademik
Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl
~
lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam
Sekltar
I Lembaga Pengarah I
I
l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r
Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber
Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan
CANSELORJ
middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa
middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti
bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n
I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor
I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr
I Tilllbalan Nilib Cansdur
T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju
Pn Khdmot M klu tI
~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran
Unit Untlang-undang~
8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il
Am dan Kese)amalan
Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan
Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan
8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan
un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia
I shy
I shy
f-
Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~
instHut PengJjlan Asia Timllr~
Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r
Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan
Bahaglan Pembangunan ~
Bahagian Pengurusan Asell-
Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-
Makmal Pusa Univers ltl ~
Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~
Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains
KeMhman
Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1
l I shy
hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS
FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f
Fakultl Silins Sos ial
I shy
~
~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~
Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea
BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah
~ I shy
I
P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-
Bahagio lJ Akllv jli Pelajar
Un it Sukan Unit Kebud oyo an
middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don
IPembangunan Sllhslah IPelaJar
Sahagia n KhHhnfll P~lajllr
-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian
-UllIt KebaJiklln PelllU
-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar
Sahagian Pengalian Ptlsiswazah
Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan
Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am
-
GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas
Sumber Canselori UniOllls 2002
7
Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat
Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy
pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem
maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan
Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy
masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi
universiti
13 Penyataan Masalah Kajian
Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi
sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk
kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh
penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak
iaitu Universiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas
sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam
pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang
berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat
yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai
perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan
teknologi maklumat dalam kampus
Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi
pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk
8
pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus
atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan
adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi
maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi
data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini
Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi
sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh
demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam
beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat
serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru
skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan
perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik
terse but terhadap warga kampus
14 Objektif Kajian
141 Objektif Am
Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik
teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan
9
142 Objektif Khusus
Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut
bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang
digunakan di uni versiti
bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam
universiti
bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik
teknologi sistem maklumat universiti
bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian
teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat
bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat
universiti
IS Kepentingan Kajian
Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut
bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat
memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti
untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik
teknologi sistem makJumat di universiti
bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat
mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat
10
lSI KANDUNGAN
SE ARAI IADUAL xi
SENARAI GAMBARAJAH xii
BAH ] PENDAHULUAN m1s1-L4
10 Pengenalan mls I
11 Latar Belakang Universiti __ __ mls3
12 Struktur Organisasi Universiti ___ misS
13 Penyataan Masalah Kajian __ _ m s8
14 Objektif Kajian ms9
15 Kepentingan Kajian ____ ms IO
16 Definisi Kajian L mls I I
17 Kesimpulan____ m s I4
BAH 2 ULASAN KARYA TERPILIH 1IIs15-32
20 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat mlslS
2 1 Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat Di Universi ti ms17
22 Penman Pembuat Keputusan (Decision Maker) Dalam
Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat m s I9
23 Keperluan Dalam Perancangan Strategik Teknologi
Sistem Maklumat __ m s21
VII
24 Dimensi Perancangan Untuk Teknologi Maklumat ms23
25 Model-model Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat
251 Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat m s24
252 Input-input dan Output-output Dalam Model Proses
Perancangan ms26
253 Model Langkah-langkah Dalam Proses Perancangan
Strategik Sistem Maklumat ms28
26 Teknik Dalam Menguatkuasakan Perancangan Strategik Teknologi Sistem
Maklumat
261 Analisis Kekuatan Kelemahan Peluang dan Ancaman m1s30
262 Misi Matlamat Wawasan dan ObJektif m1s31
27 Kesimpulan m s32
BAB 3 METODOLOGI KAJIAN mls33-42
30 Pengena1an m s3 3
31 Reka Bentuk Kajian m1s3 3
32 Subjek Kajian Kes _ m1s34
33 Instrumen Kaj ian ms3 S
33 1 Kaedah Kajian Kes ms36
332 Kaedah Temubual ms3 7
333 Kaedah Pemerhatian ms39
34 Kaedah Pengumpulan Data ms40
35 Kaedah Penganalisaan Data ms41
36 Kesimpulan _ ms42
Vlli
BAH 4 KEPUTUSAN DAN PERBINCANGAN KAJlAN ms43-80
40 Pengenalan _ ms43
4 I Persekitaran Perniagaan Dalaman dan Luaran
411 Analisis Persekitaran Perniagaan Dalaman rnIs45
412 Analisis Persekitaran Perniagaan Luaran ms54
42 Strategik IS Perniagaan Strategik IT dan Pengurusan Strategik ISIT
421 Analisis Strategik IS Perniagaan ms5S
422 Analisis Strategik IT ms61
423 Analisis Pengurusan Strategik ISIIT ms62
43 Persekitaran ISIT Dalarnan dan Luaran
43 1 Persekltaran ISIIT Dalaman _ __ ms68
43 2 Persekitaran ISIT Luaran
44 Kesimpulan msSO
BAH 5 KES IMPULAN DAN CADANGAN mls81 -87
50 Pengenalan msSl
5 1 Rumusan Kaj ian ms81
52 Batasan Kaj ian _ ____ __ mlsS3
53 Cadangan __ msS4
54 Cadangan Kajian Seterusnya _ mls86
55 Penutup mls87
IX
BlBLJOGRAFI mls88-91
LAMPIRAN mls92-1 06
Lampiran A Si stem Maklumat Di Unimas mls92
Lampiran B Rancangan Korporat Unimas Tahun 1997-2000 mls96
Lampiran C Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat
Maklumat Pengurusan mls I02
Lampiran D Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat
Maklumat Akademik mls I03
Lampiran E Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Unit E- leaming mls104
Lampiran F Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Fakulti ms i OS
Lampiran G Soalan-soalan Temubual Untuk Staf Akademik Staf Bukan
Akademik dan Pelajar mlsI06
x
SENARAl JADUAL
Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68
Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69
Komputer Di Unimas
Xl
SENARAJ GAMBARAJAH
Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5
Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7
Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25
Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27
Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem
Maklumat mls29
Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63
Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66
BABI
PENDAHULUAN
10 Pengcnalan
Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)
yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula
menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan
teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik
teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta
merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan
teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan
bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat
di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini
adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem
makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21
Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan
dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya
perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi
seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik
teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy
orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya
orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza
(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan
universiti swasta
Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan
meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan
pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan
(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang
digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya
Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur
organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta
objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji
(Hunter 1994)
Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi
maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah
universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann
1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa
teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih
memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti
Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau
perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem
maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus
Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil
berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam
organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah
universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan
universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini
tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem
maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan
ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu
perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk
dalam skop kajian penuJis
11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini
terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching
Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan
ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)
Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia
(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS
ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program
akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada
pelajar-pelajamya
Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat
Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13
bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan
Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi
3
Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat
diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing
Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem
maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga
dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and
Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau
Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre
jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat
Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas
Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan
informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang
merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu
pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada
para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan
yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas
Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap
terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus
mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini
terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan
komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam
univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang
pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya
4
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan
yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi
maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat
dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi
maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan
Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan
harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa
dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini
12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak
SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i
kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang
bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan
organisasi koperat
Organisasi
Swasta
Keuntungan Bukan Keuntungan
Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5
5
Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS
kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai
struktur organisasi yang tersendiri
Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah
organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara
pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf
Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan
strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus
membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif
perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)
Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu
organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong
dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu
hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy
pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam
menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad
1996)
Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam
organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan
seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada
Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan
bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur
organisas i lini
6
Akademik
Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl
~
lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam
Sekltar
I Lembaga Pengarah I
I
l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r
Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber
Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan
CANSELORJ
middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa
middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti
bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n
I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor
I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr
I Tilllbalan Nilib Cansdur
T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju
Pn Khdmot M klu tI
~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran
Unit Untlang-undang~
8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il
Am dan Kese)amalan
Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan
Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan
8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan
un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia
I shy
I shy
f-
Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~
instHut PengJjlan Asia Timllr~
Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r
Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan
Bahaglan Pembangunan ~
Bahagian Pengurusan Asell-
Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-
Makmal Pusa Univers ltl ~
Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~
Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains
KeMhman
Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1
l I shy
hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS
FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f
Fakultl Silins Sos ial
I shy
~
~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~
Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea
BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah
~ I shy
I
P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-
Bahagio lJ Akllv jli Pelajar
Un it Sukan Unit Kebud oyo an
middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don
IPembangunan Sllhslah IPelaJar
Sahagia n KhHhnfll P~lajllr
-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian
-UllIt KebaJiklln PelllU
-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar
Sahagian Pengalian Ptlsiswazah
Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan
Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am
-
GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas
Sumber Canselori UniOllls 2002
7
Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat
Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy
pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem
maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan
Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy
masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi
universiti
13 Penyataan Masalah Kajian
Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi
sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk
kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh
penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak
iaitu Universiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas
sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam
pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang
berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat
yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai
perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan
teknologi maklumat dalam kampus
Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi
pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk
8
pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus
atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan
adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi
maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi
data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini
Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi
sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh
demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam
beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat
serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru
skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan
perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik
terse but terhadap warga kampus
14 Objektif Kajian
141 Objektif Am
Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik
teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan
9
142 Objektif Khusus
Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut
bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang
digunakan di uni versiti
bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam
universiti
bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik
teknologi sistem maklumat universiti
bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian
teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat
bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat
universiti
IS Kepentingan Kajian
Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut
bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat
memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti
untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik
teknologi sistem makJumat di universiti
bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat
mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat
10
24 Dimensi Perancangan Untuk Teknologi Maklumat ms23
25 Model-model Perancangan Strategik Teknologi Sistem Maklumat
251 Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat m s24
252 Input-input dan Output-output Dalam Model Proses
Perancangan ms26
253 Model Langkah-langkah Dalam Proses Perancangan
Strategik Sistem Maklumat ms28
26 Teknik Dalam Menguatkuasakan Perancangan Strategik Teknologi Sistem
Maklumat
261 Analisis Kekuatan Kelemahan Peluang dan Ancaman m1s30
262 Misi Matlamat Wawasan dan ObJektif m1s31
27 Kesimpulan m s32
BAB 3 METODOLOGI KAJIAN mls33-42
30 Pengena1an m s3 3
31 Reka Bentuk Kajian m1s3 3
32 Subjek Kajian Kes _ m1s34
33 Instrumen Kaj ian ms3 S
33 1 Kaedah Kajian Kes ms36
332 Kaedah Temubual ms3 7
333 Kaedah Pemerhatian ms39
34 Kaedah Pengumpulan Data ms40
35 Kaedah Penganalisaan Data ms41
36 Kesimpulan _ ms42
Vlli
BAH 4 KEPUTUSAN DAN PERBINCANGAN KAJlAN ms43-80
40 Pengenalan _ ms43
4 I Persekitaran Perniagaan Dalaman dan Luaran
411 Analisis Persekitaran Perniagaan Dalaman rnIs45
412 Analisis Persekitaran Perniagaan Luaran ms54
42 Strategik IS Perniagaan Strategik IT dan Pengurusan Strategik ISIT
421 Analisis Strategik IS Perniagaan ms5S
422 Analisis Strategik IT ms61
423 Analisis Pengurusan Strategik ISIIT ms62
43 Persekitaran ISIT Dalarnan dan Luaran
43 1 Persekltaran ISIIT Dalaman _ __ ms68
43 2 Persekitaran ISIT Luaran
44 Kesimpulan msSO
BAH 5 KES IMPULAN DAN CADANGAN mls81 -87
50 Pengenalan msSl
5 1 Rumusan Kaj ian ms81
52 Batasan Kaj ian _ ____ __ mlsS3
53 Cadangan __ msS4
54 Cadangan Kajian Seterusnya _ mls86
55 Penutup mls87
IX
BlBLJOGRAFI mls88-91
LAMPIRAN mls92-1 06
Lampiran A Si stem Maklumat Di Unimas mls92
Lampiran B Rancangan Korporat Unimas Tahun 1997-2000 mls96
Lampiran C Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat
Maklumat Pengurusan mls I02
Lampiran D Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat
Maklumat Akademik mls I03
Lampiran E Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Unit E- leaming mls104
Lampiran F Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Fakulti ms i OS
Lampiran G Soalan-soalan Temubual Untuk Staf Akademik Staf Bukan
Akademik dan Pelajar mlsI06
x
SENARAl JADUAL
Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68
Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69
Komputer Di Unimas
Xl
SENARAJ GAMBARAJAH
Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5
Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7
Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25
Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27
Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem
Maklumat mls29
Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63
Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66
BABI
PENDAHULUAN
10 Pengcnalan
Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)
yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula
menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan
teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik
teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta
merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan
teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan
bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat
di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini
adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem
makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21
Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan
dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya
perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi
seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik
teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy
orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya
orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza
(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan
universiti swasta
Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan
meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan
pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan
(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang
digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya
Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur
organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta
objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji
(Hunter 1994)
Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi
maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah
universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann
1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa
teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih
memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti
Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau
perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem
maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus
Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil
berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam
organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah
universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan
universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini
tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem
maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan
ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu
perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk
dalam skop kajian penuJis
11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini
terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching
Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan
ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)
Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia
(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS
ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program
akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada
pelajar-pelajamya
Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat
Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13
bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan
Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi
3
Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat
diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing
Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem
maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga
dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and
Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau
Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre
jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat
Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas
Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan
informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang
merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu
pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada
para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan
yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas
Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap
terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus
mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini
terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan
komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam
univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang
pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya
4
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan
yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi
maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat
dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi
maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan
Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan
harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa
dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini
12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak
SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i
kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang
bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan
organisasi koperat
Organisasi
Swasta
Keuntungan Bukan Keuntungan
Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5
5
Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS
kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai
struktur organisasi yang tersendiri
Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah
organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara
pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf
Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan
strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus
membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif
perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)
Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu
organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong
dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu
hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy
pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam
menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad
1996)
Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam
organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan
seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada
Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan
bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur
organisas i lini
6
Akademik
Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl
~
lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam
Sekltar
I Lembaga Pengarah I
I
l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r
Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber
Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan
CANSELORJ
middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa
middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti
bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n
I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor
I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr
I Tilllbalan Nilib Cansdur
T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju
Pn Khdmot M klu tI
~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran
Unit Untlang-undang~
8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il
Am dan Kese)amalan
Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan
Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan
8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan
un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia
I shy
I shy
f-
Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~
instHut PengJjlan Asia Timllr~
Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r
Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan
Bahaglan Pembangunan ~
Bahagian Pengurusan Asell-
Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-
Makmal Pusa Univers ltl ~
Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~
Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains
KeMhman
Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1
l I shy
hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS
FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f
Fakultl Silins Sos ial
I shy
~
~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~
Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea
BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah
~ I shy
I
P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-
Bahagio lJ Akllv jli Pelajar
Un it Sukan Unit Kebud oyo an
middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don
IPembangunan Sllhslah IPelaJar
Sahagia n KhHhnfll P~lajllr
-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian
-UllIt KebaJiklln PelllU
-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar
Sahagian Pengalian Ptlsiswazah
Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan
Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am
-
GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas
Sumber Canselori UniOllls 2002
7
Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat
Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy
pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem
maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan
Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy
masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi
universiti
13 Penyataan Masalah Kajian
Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi
sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk
kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh
penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak
iaitu Universiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas
sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam
pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang
berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat
yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai
perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan
teknologi maklumat dalam kampus
Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi
pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk
8
pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus
atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan
adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi
maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi
data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini
Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi
sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh
demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam
beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat
serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru
skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan
perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik
terse but terhadap warga kampus
14 Objektif Kajian
141 Objektif Am
Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik
teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan
9
142 Objektif Khusus
Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut
bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang
digunakan di uni versiti
bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam
universiti
bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik
teknologi sistem maklumat universiti
bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian
teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat
bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat
universiti
IS Kepentingan Kajian
Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut
bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat
memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti
untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik
teknologi sistem makJumat di universiti
bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat
mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat
10
BAH 4 KEPUTUSAN DAN PERBINCANGAN KAJlAN ms43-80
40 Pengenalan _ ms43
4 I Persekitaran Perniagaan Dalaman dan Luaran
411 Analisis Persekitaran Perniagaan Dalaman rnIs45
412 Analisis Persekitaran Perniagaan Luaran ms54
42 Strategik IS Perniagaan Strategik IT dan Pengurusan Strategik ISIT
421 Analisis Strategik IS Perniagaan ms5S
422 Analisis Strategik IT ms61
423 Analisis Pengurusan Strategik ISIIT ms62
43 Persekitaran ISIT Dalarnan dan Luaran
43 1 Persekltaran ISIIT Dalaman _ __ ms68
43 2 Persekitaran ISIT Luaran
44 Kesimpulan msSO
BAH 5 KES IMPULAN DAN CADANGAN mls81 -87
50 Pengenalan msSl
5 1 Rumusan Kaj ian ms81
52 Batasan Kaj ian _ ____ __ mlsS3
53 Cadangan __ msS4
54 Cadangan Kajian Seterusnya _ mls86
55 Penutup mls87
IX
BlBLJOGRAFI mls88-91
LAMPIRAN mls92-1 06
Lampiran A Si stem Maklumat Di Unimas mls92
Lampiran B Rancangan Korporat Unimas Tahun 1997-2000 mls96
Lampiran C Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat
Maklumat Pengurusan mls I02
Lampiran D Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat
Maklumat Akademik mls I03
Lampiran E Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Unit E- leaming mls104
Lampiran F Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Fakulti ms i OS
Lampiran G Soalan-soalan Temubual Untuk Staf Akademik Staf Bukan
Akademik dan Pelajar mlsI06
x
SENARAl JADUAL
Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68
Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69
Komputer Di Unimas
Xl
SENARAJ GAMBARAJAH
Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5
Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7
Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25
Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27
Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem
Maklumat mls29
Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63
Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66
BABI
PENDAHULUAN
10 Pengcnalan
Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)
yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula
menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan
teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik
teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta
merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan
teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan
bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat
di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini
adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem
makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21
Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan
dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya
perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi
seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik
teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy
orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya
orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza
(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan
universiti swasta
Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan
meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan
pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan
(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang
digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya
Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur
organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta
objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji
(Hunter 1994)
Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi
maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah
universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann
1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa
teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih
memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti
Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau
perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem
maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus
Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil
berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam
organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah
universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan
universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini
tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem
maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan
ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu
perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk
dalam skop kajian penuJis
11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini
terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching
Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan
ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)
Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia
(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS
ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program
akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada
pelajar-pelajamya
Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat
Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13
bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan
Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi
3
Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat
diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing
Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem
maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga
dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and
Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau
Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre
jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat
Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas
Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan
informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang
merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu
pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada
para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan
yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas
Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap
terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus
mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini
terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan
komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam
univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang
pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya
4
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan
yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi
maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat
dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi
maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan
Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan
harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa
dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini
12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak
SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i
kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang
bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan
organisasi koperat
Organisasi
Swasta
Keuntungan Bukan Keuntungan
Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5
5
Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS
kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai
struktur organisasi yang tersendiri
Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah
organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara
pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf
Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan
strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus
membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif
perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)
Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu
organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong
dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu
hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy
pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam
menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad
1996)
Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam
organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan
seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada
Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan
bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur
organisas i lini
6
Akademik
Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl
~
lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam
Sekltar
I Lembaga Pengarah I
I
l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r
Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber
Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan
CANSELORJ
middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa
middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti
bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n
I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor
I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr
I Tilllbalan Nilib Cansdur
T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju
Pn Khdmot M klu tI
~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran
Unit Untlang-undang~
8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il
Am dan Kese)amalan
Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan
Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan
8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan
un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia
I shy
I shy
f-
Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~
instHut PengJjlan Asia Timllr~
Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r
Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan
Bahaglan Pembangunan ~
Bahagian Pengurusan Asell-
Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-
Makmal Pusa Univers ltl ~
Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~
Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains
KeMhman
Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1
l I shy
hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS
FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f
Fakultl Silins Sos ial
I shy
~
~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~
Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea
BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah
~ I shy
I
P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-
Bahagio lJ Akllv jli Pelajar
Un it Sukan Unit Kebud oyo an
middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don
IPembangunan Sllhslah IPelaJar
Sahagia n KhHhnfll P~lajllr
-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian
-UllIt KebaJiklln PelllU
-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar
Sahagian Pengalian Ptlsiswazah
Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan
Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am
-
GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas
Sumber Canselori UniOllls 2002
7
Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat
Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy
pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem
maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan
Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy
masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi
universiti
13 Penyataan Masalah Kajian
Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi
sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk
kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh
penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak
iaitu Universiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas
sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam
pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang
berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat
yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai
perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan
teknologi maklumat dalam kampus
Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi
pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk
8
pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus
atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan
adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi
maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi
data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini
Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi
sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh
demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam
beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat
serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru
skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan
perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik
terse but terhadap warga kampus
14 Objektif Kajian
141 Objektif Am
Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik
teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan
9
142 Objektif Khusus
Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut
bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang
digunakan di uni versiti
bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam
universiti
bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik
teknologi sistem maklumat universiti
bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian
teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat
bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat
universiti
IS Kepentingan Kajian
Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut
bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat
memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti
untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik
teknologi sistem makJumat di universiti
bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat
mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat
10
BlBLJOGRAFI mls88-91
LAMPIRAN mls92-1 06
Lampiran A Si stem Maklumat Di Unimas mls92
Lampiran B Rancangan Korporat Unimas Tahun 1997-2000 mls96
Lampiran C Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat
Maklumat Pengurusan mls I02
Lampiran D Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Kanan Khidmat
Maklumat Akademik mls I03
Lampiran E Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Unit E- leaming mls104
Lampiran F Soalan-soalan Temubual Untuk Pengurus Fakulti ms i OS
Lampiran G Soalan-soalan Temubual Untuk Staf Akademik Staf Bukan
Akademik dan Pelajar mlsI06
x
SENARAl JADUAL
Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68
Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69
Komputer Di Unimas
Xl
SENARAJ GAMBARAJAH
Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5
Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7
Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25
Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27
Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem
Maklumat mls29
Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63
Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66
BABI
PENDAHULUAN
10 Pengcnalan
Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)
yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula
menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan
teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik
teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta
merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan
teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan
bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat
di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini
adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem
makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21
Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan
dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya
perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi
seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik
teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy
orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya
orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza
(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan
universiti swasta
Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan
meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan
pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan
(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang
digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya
Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur
organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta
objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji
(Hunter 1994)
Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi
maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah
universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann
1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa
teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih
memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti
Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau
perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem
maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus
Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil
berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam
organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah
universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan
universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini
tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem
maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan
ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu
perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk
dalam skop kajian penuJis
11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini
terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching
Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan
ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)
Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia
(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS
ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program
akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada
pelajar-pelajamya
Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat
Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13
bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan
Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi
3
Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat
diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing
Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem
maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga
dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and
Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau
Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre
jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat
Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas
Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan
informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang
merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu
pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada
para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan
yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas
Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap
terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus
mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini
terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan
komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam
univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang
pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya
4
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan
yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi
maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat
dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi
maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan
Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan
harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa
dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini
12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak
SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i
kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang
bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan
organisasi koperat
Organisasi
Swasta
Keuntungan Bukan Keuntungan
Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5
5
Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS
kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai
struktur organisasi yang tersendiri
Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah
organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara
pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf
Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan
strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus
membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif
perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)
Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu
organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong
dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu
hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy
pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam
menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad
1996)
Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam
organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan
seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada
Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan
bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur
organisas i lini
6
Akademik
Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl
~
lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam
Sekltar
I Lembaga Pengarah I
I
l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r
Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber
Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan
CANSELORJ
middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa
middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti
bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n
I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor
I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr
I Tilllbalan Nilib Cansdur
T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju
Pn Khdmot M klu tI
~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran
Unit Untlang-undang~
8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il
Am dan Kese)amalan
Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan
Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan
8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan
un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia
I shy
I shy
f-
Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~
instHut PengJjlan Asia Timllr~
Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r
Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan
Bahaglan Pembangunan ~
Bahagian Pengurusan Asell-
Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-
Makmal Pusa Univers ltl ~
Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~
Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains
KeMhman
Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1
l I shy
hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS
FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f
Fakultl Silins Sos ial
I shy
~
~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~
Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea
BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah
~ I shy
I
P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-
Bahagio lJ Akllv jli Pelajar
Un it Sukan Unit Kebud oyo an
middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don
IPembangunan Sllhslah IPelaJar
Sahagia n KhHhnfll P~lajllr
-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian
-UllIt KebaJiklln PelllU
-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar
Sahagian Pengalian Ptlsiswazah
Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan
Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am
-
GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas
Sumber Canselori UniOllls 2002
7
Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat
Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy
pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem
maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan
Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy
masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi
universiti
13 Penyataan Masalah Kajian
Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi
sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk
kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh
penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak
iaitu Universiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas
sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam
pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang
berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat
yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai
perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan
teknologi maklumat dalam kampus
Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi
pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk
8
pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus
atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan
adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi
maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi
data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini
Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi
sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh
demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam
beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat
serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru
skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan
perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik
terse but terhadap warga kampus
14 Objektif Kajian
141 Objektif Am
Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik
teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan
9
142 Objektif Khusus
Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut
bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang
digunakan di uni versiti
bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam
universiti
bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik
teknologi sistem maklumat universiti
bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian
teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat
bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat
universiti
IS Kepentingan Kajian
Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut
bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat
memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti
untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik
teknologi sistem makJumat di universiti
bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat
mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat
10
SENARAl JADUAL
Jadual l Jenis-jenis Perkakasan Teknologi Maklumat Di Unimas m s68
Jadual2 Jenis-jenis Aplikas i Komputer dan Perisian-perisian mls69
Komputer Di Unimas
Xl
SENARAJ GAMBARAJAH
Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5
Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7
Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25
Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27
Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem
Maklumat mls29
Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63
Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66
BABI
PENDAHULUAN
10 Pengcnalan
Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)
yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula
menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan
teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik
teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta
merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan
teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan
bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat
di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini
adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem
makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21
Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan
dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya
perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi
seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik
teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy
orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya
orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza
(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan
universiti swasta
Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan
meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan
pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan
(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang
digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya
Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur
organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta
objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji
(Hunter 1994)
Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi
maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah
universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann
1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa
teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih
memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti
Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau
perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem
maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus
Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil
berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam
organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah
universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan
universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini
tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem
maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan
ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu
perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk
dalam skop kajian penuJis
11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini
terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching
Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan
ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)
Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia
(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS
ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program
akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada
pelajar-pelajamya
Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat
Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13
bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan
Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi
3
Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat
diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing
Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem
maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga
dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and
Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau
Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre
jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat
Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas
Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan
informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang
merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu
pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada
para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan
yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas
Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap
terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus
mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini
terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan
komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam
univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang
pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya
4
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan
yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi
maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat
dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi
maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan
Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan
harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa
dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini
12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak
SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i
kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang
bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan
organisasi koperat
Organisasi
Swasta
Keuntungan Bukan Keuntungan
Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5
5
Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS
kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai
struktur organisasi yang tersendiri
Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah
organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara
pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf
Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan
strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus
membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif
perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)
Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu
organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong
dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu
hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy
pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam
menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad
1996)
Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam
organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan
seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada
Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan
bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur
organisas i lini
6
Akademik
Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl
~
lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam
Sekltar
I Lembaga Pengarah I
I
l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r
Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber
Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan
CANSELORJ
middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa
middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti
bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n
I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor
I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr
I Tilllbalan Nilib Cansdur
T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju
Pn Khdmot M klu tI
~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran
Unit Untlang-undang~
8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il
Am dan Kese)amalan
Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan
Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan
8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan
un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia
I shy
I shy
f-
Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~
instHut PengJjlan Asia Timllr~
Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r
Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan
Bahaglan Pembangunan ~
Bahagian Pengurusan Asell-
Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-
Makmal Pusa Univers ltl ~
Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~
Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains
KeMhman
Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1
l I shy
hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS
FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f
Fakultl Silins Sos ial
I shy
~
~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~
Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea
BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah
~ I shy
I
P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-
Bahagio lJ Akllv jli Pelajar
Un it Sukan Unit Kebud oyo an
middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don
IPembangunan Sllhslah IPelaJar
Sahagia n KhHhnfll P~lajllr
-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian
-UllIt KebaJiklln PelllU
-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar
Sahagian Pengalian Ptlsiswazah
Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan
Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am
-
GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas
Sumber Canselori UniOllls 2002
7
Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat
Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy
pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem
maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan
Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy
masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi
universiti
13 Penyataan Masalah Kajian
Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi
sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk
kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh
penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak
iaitu Universiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas
sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam
pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang
berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat
yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai
perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan
teknologi maklumat dalam kampus
Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi
pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk
8
pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus
atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan
adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi
maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi
data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini
Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi
sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh
demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam
beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat
serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru
skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan
perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik
terse but terhadap warga kampus
14 Objektif Kajian
141 Objektif Am
Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik
teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan
9
142 Objektif Khusus
Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut
bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang
digunakan di uni versiti
bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam
universiti
bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik
teknologi sistem maklumat universiti
bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian
teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat
bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat
universiti
IS Kepentingan Kajian
Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut
bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat
memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti
untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik
teknologi sistem makJumat di universiti
bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat
mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat
10
SENARAJ GAMBARAJAH
Rajah I Jenis-jenis Organisasi mls5
Rajah 2 Struktur Organisasi Unimas mls7
Rajah 3 Model Elemen-elemen Strategik Sistem Maklumat ms25
Rajah 4 Model Input-input Dan Output-output Dalam Proses Perancangan mls27
Rajah 5 Model Langkah-Langkah Dalam Proses Perancangan Strategik Sistem
Maklumat mls29
Rajah 6 Proses Pengurusan Strategik IT Dan IS Yang Berlaku Dalam Unimas mls63
Rajah 7 Belanjawan Pembangunan Unimas Tahun 1997 dan 2000 mls66
BABI
PENDAHULUAN
10 Pengcnalan
Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)
yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula
menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan
teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik
teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta
merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan
teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan
bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat
di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini
adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem
makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21
Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan
dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya
perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi
seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik
teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy
orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya
orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza
(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan
universiti swasta
Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan
meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan
pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan
(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang
digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya
Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur
organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta
objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji
(Hunter 1994)
Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi
maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah
universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann
1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa
teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih
memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti
Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau
perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem
maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus
Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil
berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam
organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah
universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan
universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini
tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem
maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan
ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu
perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk
dalam skop kajian penuJis
11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini
terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching
Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan
ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)
Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia
(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS
ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program
akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada
pelajar-pelajamya
Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat
Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13
bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan
Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi
3
Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat
diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing
Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem
maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga
dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and
Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau
Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre
jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat
Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas
Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan
informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang
merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu
pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada
para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan
yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas
Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap
terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus
mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini
terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan
komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam
univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang
pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya
4
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan
yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi
maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat
dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi
maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan
Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan
harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa
dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini
12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak
SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i
kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang
bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan
organisasi koperat
Organisasi
Swasta
Keuntungan Bukan Keuntungan
Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5
5
Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS
kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai
struktur organisasi yang tersendiri
Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah
organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara
pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf
Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan
strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus
membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif
perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)
Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu
organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong
dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu
hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy
pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam
menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad
1996)
Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam
organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan
seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada
Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan
bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur
organisas i lini
6
Akademik
Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl
~
lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam
Sekltar
I Lembaga Pengarah I
I
l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r
Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber
Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan
CANSELORJ
middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa
middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti
bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n
I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor
I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr
I Tilllbalan Nilib Cansdur
T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju
Pn Khdmot M klu tI
~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran
Unit Untlang-undang~
8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il
Am dan Kese)amalan
Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan
Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan
8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan
un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia
I shy
I shy
f-
Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~
instHut PengJjlan Asia Timllr~
Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r
Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan
Bahaglan Pembangunan ~
Bahagian Pengurusan Asell-
Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-
Makmal Pusa Univers ltl ~
Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~
Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains
KeMhman
Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1
l I shy
hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS
FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f
Fakultl Silins Sos ial
I shy
~
~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~
Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea
BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah
~ I shy
I
P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-
Bahagio lJ Akllv jli Pelajar
Un it Sukan Unit Kebud oyo an
middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don
IPembangunan Sllhslah IPelaJar
Sahagia n KhHhnfll P~lajllr
-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian
-UllIt KebaJiklln PelllU
-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar
Sahagian Pengalian Ptlsiswazah
Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan
Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am
-
GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas
Sumber Canselori UniOllls 2002
7
Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat
Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy
pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem
maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan
Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy
masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi
universiti
13 Penyataan Masalah Kajian
Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi
sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk
kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh
penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak
iaitu Universiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas
sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam
pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang
berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat
yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai
perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan
teknologi maklumat dalam kampus
Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi
pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk
8
pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus
atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan
adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi
maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi
data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini
Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi
sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh
demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam
beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat
serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru
skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan
perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik
terse but terhadap warga kampus
14 Objektif Kajian
141 Objektif Am
Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik
teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan
9
142 Objektif Khusus
Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut
bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang
digunakan di uni versiti
bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam
universiti
bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik
teknologi sistem maklumat universiti
bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian
teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat
bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat
universiti
IS Kepentingan Kajian
Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut
bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat
memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti
untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik
teknologi sistem makJumat di universiti
bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat
mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat
10
BABI
PENDAHULUAN
10 Pengcnalan
Dengan perkembangan teknologi maklumat (Information Technology)
yang semakin pesat pada hari ini organisasi-organisas i dalam era inforrnasi mula
menitikberatkan soal perancangan strategik yang bersesuaian dengan penggunaan
teknologi sistem maklumat dalam organisasi mereka Perancangan strategik
teknologi sistem maklumat merupakan satu langkah strategik jangka panj ang serta
merupakan satu program yang amat diperlukan bagi membangunkan rancangan
teknologi maklumat bertaraf nasional untuk mengurangkan perbelanjaan kos dan
bersepadu untuk menangani isu-isu utama bagi pembangunan teknologi makJumat
di organisasi dengan lebih spesifik fokus dan profesion (Frenzel 1992) Ini
adalah diperlukan dalam mencorak rancangan masa depan teknologi sistem
makJumat organ isasi dalam memasuki abad 21
Perancangan strategik teknologi sistem maklumat bukan sahaja diperlukan
dalam organisasi-organisasi yang berrnotifkan keuntungan Malahannya
perancangan sedemikian juga amat diperlukan dalam Institusi Pendidikan Tinggi
seperti universiti tempatan Walau bagaimanapun perancangan strategik
teknologi sistem maklumat di univers iti adalah berlainan seka li dengan organ isasishy
orgalllsasl yang lain kerana objektif organisasi stuktur organisas i budaya
orgamsasl 8mz organisasi dan gaya pengurusan organisasi yang berbeza
(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan
universiti swasta
Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan
meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan
pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan
(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang
digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya
Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur
organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta
objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji
(Hunter 1994)
Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi
maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah
universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann
1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa
teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih
memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti
Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau
perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem
maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus
Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil
berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam
organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah
universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan
universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini
tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem
maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan
ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu
perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk
dalam skop kajian penuJis
11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini
terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching
Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan
ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)
Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia
(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS
ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program
akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada
pelajar-pelajamya
Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat
Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13
bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan
Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi
3
Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat
diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing
Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem
maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga
dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and
Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau
Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre
jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat
Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas
Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan
informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang
merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu
pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada
para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan
yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas
Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap
terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus
mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini
terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan
komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam
univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang
pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya
4
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan
yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi
maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat
dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi
maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan
Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan
harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa
dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini
12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak
SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i
kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang
bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan
organisasi koperat
Organisasi
Swasta
Keuntungan Bukan Keuntungan
Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5
5
Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS
kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai
struktur organisasi yang tersendiri
Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah
organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara
pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf
Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan
strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus
membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif
perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)
Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu
organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong
dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu
hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy
pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam
menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad
1996)
Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam
organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan
seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada
Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan
bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur
organisas i lini
6
Akademik
Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl
~
lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam
Sekltar
I Lembaga Pengarah I
I
l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r
Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber
Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan
CANSELORJ
middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa
middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti
bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n
I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor
I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr
I Tilllbalan Nilib Cansdur
T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju
Pn Khdmot M klu tI
~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran
Unit Untlang-undang~
8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il
Am dan Kese)amalan
Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan
Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan
8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan
un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia
I shy
I shy
f-
Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~
instHut PengJjlan Asia Timllr~
Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r
Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan
Bahaglan Pembangunan ~
Bahagian Pengurusan Asell-
Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-
Makmal Pusa Univers ltl ~
Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~
Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains
KeMhman
Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1
l I shy
hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS
FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f
Fakultl Silins Sos ial
I shy
~
~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~
Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea
BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah
~ I shy
I
P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-
Bahagio lJ Akllv jli Pelajar
Un it Sukan Unit Kebud oyo an
middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don
IPembangunan Sllhslah IPelaJar
Sahagia n KhHhnfll P~lajllr
-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian
-UllIt KebaJiklln PelllU
-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar
Sahagian Pengalian Ptlsiswazah
Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan
Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am
-
GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas
Sumber Canselori UniOllls 2002
7
Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat
Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy
pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem
maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan
Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy
masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi
universiti
13 Penyataan Masalah Kajian
Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi
sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk
kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh
penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak
iaitu Universiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas
sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam
pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang
berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat
yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai
perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan
teknologi maklumat dalam kampus
Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi
pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk
8
pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus
atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan
adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi
maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi
data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini
Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi
sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh
demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam
beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat
serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru
skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan
perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik
terse but terhadap warga kampus
14 Objektif Kajian
141 Objektif Am
Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik
teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan
9
142 Objektif Khusus
Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut
bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang
digunakan di uni versiti
bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam
universiti
bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik
teknologi sistem maklumat universiti
bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian
teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat
bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat
universiti
IS Kepentingan Kajian
Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut
bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat
memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti
untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik
teknologi sistem makJumat di universiti
bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat
mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat
10
(Frackmann 1994) Perbezaaan ini lebih ketara antara universiti kerajaan dengan
universiti swasta
Isu-isu yang telah diketengahkan oleh pengaji-pengaji lain dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di universiti adalah luas dan
meliputi pelbagai bidang antaranya seperti objektif atau misi rancangan
pengurusan pemusatan (Centralization) pengurusan bukan pemusa tan
(Decentralization) pengurusan perbelanjaan perisian-perisian aplikasi yang
digunakan tahap penerimaan organisasi rangkaian jaringan dan sebagainya
Walau bagaimanapun bidang yang dikaji adalah bergantung kepada struktur
organisasi dan objektif organisasi berkenaan Ini kerana struktur organisasi serta
objektif oranisasi yang berlainan akan mempengaruhi skop bidang kajian pengaji
(Hunter 1994)
Pengurusan perancangan strategik sis tem maklumat atau teknologi
maklumat yang berjaya akan membawa kesan yang positif kepada sesebuah
universiti samada kepada pelajar universiti mahupun staf universiti (Frackmann
1994) Selain itu Frackmann (1994) dalam kajian beliau menyatakan bahawa
teknologi maklumat dan sistem maklumat yang terdapat dalam univers~ti lebih
memrunkan peranan sebagai penyokong (supporter) kepada pengurusan universiti
Oleh demikian pihak universiti perlu mengambil langkah-Iangkah atau
perancangan yang teliti sistematik dan berkesan untuk menguruc sistem
maklumat dan teknologi maklumat yang terdapat dalam kampus
Universiti-universiti yang terdapat dalam Malaysia kini mula mengambil
berat tentang perancangan strategik teknologi sistem maklumat di dalam
organisasi mereka Universiti Malaysia Sarawak merupakan salah sebuah
universiti yang mementingkan perancangan sedemikian dalam perkembangan
universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini
tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem
maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan
ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu
perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk
dalam skop kajian penuJis
11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini
terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching
Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan
ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)
Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia
(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS
ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program
akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada
pelajar-pelajamya
Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat
Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13
bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan
Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi
3
Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat
diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing
Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem
maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga
dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and
Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau
Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre
jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat
Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas
Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan
informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang
merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu
pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada
para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan
yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas
Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap
terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus
mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini
terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan
komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam
univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang
pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya
4
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan
yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi
maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat
dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi
maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan
Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan
harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa
dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini
12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak
SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i
kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang
bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan
organisasi koperat
Organisasi
Swasta
Keuntungan Bukan Keuntungan
Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5
5
Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS
kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai
struktur organisasi yang tersendiri
Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah
organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara
pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf
Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan
strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus
membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif
perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)
Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu
organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong
dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu
hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy
pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam
menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad
1996)
Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam
organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan
seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada
Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan
bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur
organisas i lini
6
Akademik
Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl
~
lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam
Sekltar
I Lembaga Pengarah I
I
l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r
Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber
Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan
CANSELORJ
middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa
middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti
bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n
I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor
I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr
I Tilllbalan Nilib Cansdur
T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju
Pn Khdmot M klu tI
~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran
Unit Untlang-undang~
8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il
Am dan Kese)amalan
Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan
Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan
8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan
un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia
I shy
I shy
f-
Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~
instHut PengJjlan Asia Timllr~
Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r
Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan
Bahaglan Pembangunan ~
Bahagian Pengurusan Asell-
Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-
Makmal Pusa Univers ltl ~
Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~
Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains
KeMhman
Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1
l I shy
hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS
FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f
Fakultl Silins Sos ial
I shy
~
~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~
Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea
BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah
~ I shy
I
P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-
Bahagio lJ Akllv jli Pelajar
Un it Sukan Unit Kebud oyo an
middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don
IPembangunan Sllhslah IPelaJar
Sahagia n KhHhnfll P~lajllr
-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian
-UllIt KebaJiklln PelllU
-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar
Sahagian Pengalian Ptlsiswazah
Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan
Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am
-
GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas
Sumber Canselori UniOllls 2002
7
Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat
Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy
pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem
maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan
Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy
masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi
universiti
13 Penyataan Masalah Kajian
Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi
sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk
kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh
penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak
iaitu Universiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas
sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam
pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang
berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat
yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai
perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan
teknologi maklumat dalam kampus
Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi
pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk
8
pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus
atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan
adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi
maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi
data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini
Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi
sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh
demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam
beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat
serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru
skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan
perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik
terse but terhadap warga kampus
14 Objektif Kajian
141 Objektif Am
Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik
teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan
9
142 Objektif Khusus
Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut
bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang
digunakan di uni versiti
bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam
universiti
bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik
teknologi sistem maklumat universiti
bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian
teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat
bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat
universiti
IS Kepentingan Kajian
Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut
bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat
memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti
untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik
teknologi sistem makJumat di universiti
bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat
mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat
10
universiti Dalam kajian yang bakal dijalankan di Unversiti Malaysia Sarawak ini
tujuan utama kajian adalah untuk melihat perancangan strategik teknologi sistem
maklumat yang dilaksanakan di universiti tempatan Justeru kesan perancangan
ini terhadap pihak yang terlibat juga turut dikaj i oleh penulis Di samping itu
perkakasan dan perisian komputer yang digunakan dalam universit juga termasuk
dalam skop kajian penuJis
11 Latar Belakang niversiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak juga dikenali sebagai Unllnas Universiti ini
terletak di Kota Samarahan kira-kira 25km dari bandar raya Kuching
Univers iti Malaysia Sarawak merupakan universiti kerajaan yang kelapan
ditubuhkan selepas Universiti Malaya (UM) Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM) Universiti Putra Malaysia (UPM) Universiti Teknologi Malaysia (UTM)
Universiti Islam Antarabangsa Malays ia (UlAM) Universiti Sains Malaysia
(USM) dan Universiti Utara Malays ia (UUM) Secara rasminya UNTMAS
ditubuhkan pad a 24 Disember 1992 i i1MAS mengendalikan program-program
akademik seperti doktor falsafah ijazah sarjana dan ijazah sarjana muda kepada
pelajar-pelajamya
Universiti ini mempunyai 8 buah fakulti 4 buah institut daJl 5 buah pusat
Semenjak Unimas ditubuhkan sehingga ke hari ini universiti ini mempunyai 13
bidang yang ditawarkm antaranya adalah Seni Kreatif Kejuruteraan
Pembangunan Sumber Manusia Teknologi Maklumat Sains Sosial Ekonomi
3
Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat
diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing
Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem
maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga
dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and
Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau
Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre
jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat
Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas
Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan
informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang
merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu
pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada
para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan
yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas
Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap
terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus
mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini
terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan
komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam
univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang
pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya
4
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan
yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi
maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat
dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi
maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan
Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan
harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa
dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini
12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak
SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i
kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang
bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan
organisasi koperat
Organisasi
Swasta
Keuntungan Bukan Keuntungan
Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5
5
Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS
kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai
struktur organisasi yang tersendiri
Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah
organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara
pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf
Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan
strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus
membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif
perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)
Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu
organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong
dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu
hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy
pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam
menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad
1996)
Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam
organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan
seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada
Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan
bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur
organisas i lini
6
Akademik
Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl
~
lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam
Sekltar
I Lembaga Pengarah I
I
l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r
Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber
Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan
CANSELORJ
middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa
middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti
bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n
I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor
I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr
I Tilllbalan Nilib Cansdur
T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju
Pn Khdmot M klu tI
~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran
Unit Untlang-undang~
8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il
Am dan Kese)amalan
Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan
Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan
8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan
un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia
I shy
I shy
f-
Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~
instHut PengJjlan Asia Timllr~
Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r
Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan
Bahaglan Pembangunan ~
Bahagian Pengurusan Asell-
Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-
Makmal Pusa Univers ltl ~
Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~
Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains
KeMhman
Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1
l I shy
hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS
FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f
Fakultl Silins Sos ial
I shy
~
~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~
Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea
BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah
~ I shy
I
P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-
Bahagio lJ Akllv jli Pelajar
Un it Sukan Unit Kebud oyo an
middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don
IPembangunan Sllhslah IPelaJar
Sahagia n KhHhnfll P~lajllr
-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian
-UllIt KebaJiklln PelllU
-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar
Sahagian Pengalian Ptlsiswazah
Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan
Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am
-
GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas
Sumber Canselori UniOllls 2002
7
Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat
Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy
pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem
maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan
Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy
masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi
universiti
13 Penyataan Masalah Kajian
Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi
sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk
kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh
penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak
iaitu Universiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas
sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam
pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang
berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat
yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai
perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan
teknologi maklumat dalam kampus
Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi
pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk
8
pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus
atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan
adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi
maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi
data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini
Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi
sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh
demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam
beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat
serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru
skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan
perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik
terse but terhadap warga kampus
14 Objektif Kajian
141 Objektif Am
Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik
teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan
9
142 Objektif Khusus
Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut
bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang
digunakan di uni versiti
bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam
universiti
bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik
teknologi sistem maklumat universiti
bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian
teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat
bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat
universiti
IS Kepentingan Kajian
Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut
bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat
memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti
untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik
teknologi sistem makJumat di universiti
bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat
mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat
10
Pemiagaan Pengajian Bahasa dan sebagainya Setiap fakulti institut atau pusat
diketuai oleh seorang dekan dan diurus oleh staf sokongan masing-masing
Perkara berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat ataupun sistem
maklumat adalah di bawah pengurusan Pusat Khidmat Maklumat Akademik juga
dikenali sebagai PKMA (Centre for Academic information Services CAIS) dan
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (Centre fo r inJomwtion and
Comm unication Technology Services CiCTS) Namun demikian Pusat atau
Jabatan yang lain seperti Pusat Pemindahan Teknologi dan Perundingan (Centre
jor Technology Transfer and Consultancy CTTC) dan Jawatankuasa Khidmat
Maklumat Akademik juga terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam
perancangan strategik teknologi sistem maklumat di Unimas
Pusat Khidmat Maklumat Akademik menawarkan pelbagai maklumat dan
informasi kepada pengguna-penggunanya Antaranya seperti bahan cetakan yang
merangkumi buku-buku jumal-jumal dan majalah-majalah Di samping itu
pusat ini juga menawarkan e-journals e-books dan CD-ROM databases kepada
para penggunanya Pus at Khidmat Maklumat Akademik memainkan peranan
yang penting dalam perancangan strategik teknologi sistem maklumat Unimas
Pusat ini mempunyai perancangan strategik sistem maklumat yang cekap
terutamanya dalam merancang penggunaan teknologi maklumat kepadD kampus
mahupun penggunaan sistem maklumat di Unimas Selain itu di dalam pus at ini
terdapat sebuah bilik khas yang beroperasi untuk memperbaiki peralatan
komputer -komputer yang rosak Di samping itu server yang terdapat dalam
univers iti juga dis impan dalam pusat ini Dalam mengendalikan pusat ini seorang
pentadbir sepenuh masa dipertanggungjawabkan untuk mengurusnya
4
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan
yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi
maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat
dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi
maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan
Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan
harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa
dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini
12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak
SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i
kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang
bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan
organisasi koperat
Organisasi
Swasta
Keuntungan Bukan Keuntungan
Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5
5
Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS
kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai
struktur organisasi yang tersendiri
Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah
organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara
pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf
Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan
strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus
membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif
perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)
Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu
organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong
dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu
hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy
pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam
menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad
1996)
Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam
organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan
seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada
Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan
bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur
organisas i lini
6
Akademik
Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl
~
lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam
Sekltar
I Lembaga Pengarah I
I
l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r
Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber
Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan
CANSELORJ
middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa
middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti
bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n
I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor
I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr
I Tilllbalan Nilib Cansdur
T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju
Pn Khdmot M klu tI
~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran
Unit Untlang-undang~
8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il
Am dan Kese)amalan
Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan
Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan
8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan
un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia
I shy
I shy
f-
Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~
instHut PengJjlan Asia Timllr~
Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r
Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan
Bahaglan Pembangunan ~
Bahagian Pengurusan Asell-
Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-
Makmal Pusa Univers ltl ~
Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~
Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains
KeMhman
Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1
l I shy
hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS
FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f
Fakultl Silins Sos ial
I shy
~
~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~
Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea
BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah
~ I shy
I
P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-
Bahagio lJ Akllv jli Pelajar
Un it Sukan Unit Kebud oyo an
middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don
IPembangunan Sllhslah IPelaJar
Sahagia n KhHhnfll P~lajllr
-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian
-UllIt KebaJiklln PelllU
-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar
Sahagian Pengalian Ptlsiswazah
Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan
Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am
-
GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas
Sumber Canselori UniOllls 2002
7
Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat
Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy
pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem
maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan
Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy
masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi
universiti
13 Penyataan Masalah Kajian
Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi
sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk
kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh
penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak
iaitu Universiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas
sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam
pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang
berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat
yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai
perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan
teknologi maklumat dalam kampus
Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi
pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk
8
pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus
atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan
adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi
maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi
data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini
Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi
sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh
demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam
beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat
serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru
skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan
perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik
terse but terhadap warga kampus
14 Objektif Kajian
141 Objektif Am
Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik
teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan
9
142 Objektif Khusus
Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut
bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang
digunakan di uni versiti
bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam
universiti
bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik
teknologi sistem maklumat universiti
bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian
teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat
bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat
universiti
IS Kepentingan Kajian
Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut
bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat
memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti
untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik
teknologi sistem makJumat di universiti
bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat
mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat
10
Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi memainkan peranan
yang terpenting dalam merancang perancangan untuk kegunaan teknologi
maklumat dan sistem maklumat di Unimas Selain itu pusat ini juga terlibat
dalam merancang pembelian peralatan komputer dan peralalan teknologi
maklumat untuk kampus Jusleru Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan
Komunikasi juga menghasilkan sistem maklumat yang sesuai untuk kegunaan
harian kampus Dalam soal pengurusan seorang pentadbir sepenuh masa
dipertanggungjawabkan untuk mengurus pusat ini
12 Struktur Organisasi Universiti Malaysia Sarawak
SelJappan (2000) dari Universit i Malaya mengkategorikan organisas i
kepada tiga jenis yang utama iaitu organisasi swasta termasuk organisasi yang
bermot if keuntungan dan bukan bermotif keuntungan organisasi kerajaan dan
organisasi koperat
Organisasi
Swasta
Keuntungan Bukan Keuntungan
Gambar rajah 11 Jenis-jenis Organisasi Sumber Sellappan 2000 ms1-5
5
Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS
kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai
struktur organisasi yang tersendiri
Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah
organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara
pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf
Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan
strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus
membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif
perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)
Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu
organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong
dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu
hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy
pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam
menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad
1996)
Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam
organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan
seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada
Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan
bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur
organisas i lini
6
Akademik
Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl
~
lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam
Sekltar
I Lembaga Pengarah I
I
l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r
Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber
Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan
CANSELORJ
middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa
middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti
bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n
I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor
I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr
I Tilllbalan Nilib Cansdur
T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju
Pn Khdmot M klu tI
~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran
Unit Untlang-undang~
8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il
Am dan Kese)amalan
Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan
Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan
8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan
un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia
I shy
I shy
f-
Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~
instHut PengJjlan Asia Timllr~
Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r
Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan
Bahaglan Pembangunan ~
Bahagian Pengurusan Asell-
Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-
Makmal Pusa Univers ltl ~
Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~
Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains
KeMhman
Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1
l I shy
hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS
FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f
Fakultl Silins Sos ial
I shy
~
~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~
Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea
BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah
~ I shy
I
P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-
Bahagio lJ Akllv jli Pelajar
Un it Sukan Unit Kebud oyo an
middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don
IPembangunan Sllhslah IPelaJar
Sahagia n KhHhnfll P~lajllr
-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian
-UllIt KebaJiklln PelllU
-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar
Sahagian Pengalian Ptlsiswazah
Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan
Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am
-
GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas
Sumber Canselori UniOllls 2002
7
Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat
Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy
pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem
maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan
Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy
masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi
universiti
13 Penyataan Masalah Kajian
Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi
sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk
kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh
penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak
iaitu Universiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas
sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam
pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang
berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat
yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai
perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan
teknologi maklumat dalam kampus
Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi
pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk
8
pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus
atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan
adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi
maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi
data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini
Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi
sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh
demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam
beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat
serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru
skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan
perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik
terse but terhadap warga kampus
14 Objektif Kajian
141 Objektif Am
Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik
teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan
9
142 Objektif Khusus
Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut
bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang
digunakan di uni versiti
bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam
universiti
bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik
teknologi sistem maklumat universiti
bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian
teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat
bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat
universiti
IS Kepentingan Kajian
Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut
bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat
memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti
untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik
teknologi sistem makJumat di universiti
bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat
mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat
10
Universiti Malaysia Sarawak dikalegorikan dalam organlsasl Jel1lS
kerajaan kerana universiti ini merupakan sa lah sebuah Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan yang terletak di Malaysia Setiap sualu organisasi ini mempunyai
struktur organisasi yang tersendiri
Struktur organisasi merujuk kepada bagaimana aktiviti-aktivili sesebuah
organisasi dibahagikan dikumpulkan dan diselaraskan ke dalam hubungan antara
pen gurus dan staf an tara pengurus dengan pengurus dan antara staf dengan staf
Struktur organisasi mempunyai peranaJUlya yang tersendiri dalam perancangan
strategik teknologi sistem maklumat Struktur organisasi yang diwujudkan harus
membantu pihak organisasi mencapm kejayaan serta mencapai objektif
perancangan strategik teknologi sistem maklumat organisas i (SeJlappan 2000)
Secara keseluruhannya terdapat dua jenis struktur organisasi iaitu
organisasi lini dan organisasi lini dan staf Slruktur organisasi Unimas tergolong
dalam struktur organisasi lini Struktur organisasi lini menunjukkan satu
hubungan menegak antara peringkat-peringkat dalam organlSaSl Pengurusshy
pengurus dalam jenis organisasi ini bertanggungjawab secara langsung dalam
menjalankan aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat organisasi (Muhammad
1996)
Gambar rajah 12 merupakan struktur organisasi Unimas Dalam
organisasi ini autoriti berasal dari Lembaga Pengarah mengalir kepada Sen at dan
seterusnya kepada Iawa tankuasa-jawatankuasa yang utama dan akhimya kepada
Bahagian Fakulti alau Pusat yang tertentu Seorang kaki tangan
bertanggungjawab dan melapor hanya kepada seorang ketua sahaja dalam slruktur
organisas i lini
6
Akademik
Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl
~
lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam
Sekltar
I Lembaga Pengarah I
I
l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r
Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber
Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan
CANSELORJ
middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa
middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti
bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n
I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor
I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr
I Tilllbalan Nilib Cansdur
T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju
Pn Khdmot M klu tI
~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran
Unit Untlang-undang~
8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il
Am dan Kese)amalan
Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan
Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan
8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan
un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia
I shy
I shy
f-
Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~
instHut PengJjlan Asia Timllr~
Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r
Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan
Bahaglan Pembangunan ~
Bahagian Pengurusan Asell-
Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-
Makmal Pusa Univers ltl ~
Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~
Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains
KeMhman
Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1
l I shy
hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS
FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f
Fakultl Silins Sos ial
I shy
~
~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~
Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea
BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah
~ I shy
I
P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-
Bahagio lJ Akllv jli Pelajar
Un it Sukan Unit Kebud oyo an
middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don
IPembangunan Sllhslah IPelaJar
Sahagia n KhHhnfll P~lajllr
-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian
-UllIt KebaJiklln PelllU
-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar
Sahagian Pengalian Ptlsiswazah
Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan
Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am
-
GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas
Sumber Canselori UniOllls 2002
7
Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat
Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy
pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem
maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan
Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy
masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi
universiti
13 Penyataan Masalah Kajian
Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi
sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk
kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh
penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak
iaitu Universiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas
sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam
pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang
berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat
yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai
perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan
teknologi maklumat dalam kampus
Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi
pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk
8
pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus
atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan
adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi
maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi
data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini
Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi
sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh
demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam
beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat
serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru
skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan
perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik
terse but terhadap warga kampus
14 Objektif Kajian
141 Objektif Am
Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik
teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan
9
142 Objektif Khusus
Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut
bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang
digunakan di uni versiti
bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam
universiti
bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik
teknologi sistem maklumat universiti
bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian
teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat
bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat
universiti
IS Kepentingan Kajian
Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut
bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat
memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti
untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik
teknologi sistem makJumat di universiti
bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat
mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat
10
Akademik
Pu KllJdmot Tebwlog d KomunikaSl
~
lnstitut Kepelbagaian Biologl dan Pemuliharaan Alam
Sekltar
I Lembaga Pengarah I
I
l awatankuasa Kewnn gan Senat Jawalankuasa PcmllihI I Jawaulllku asa Pcmajuao Pelaja r
Jawa8nkuasa Pembangunan Jawataukuasa Pembangunan amp Perancangan Akademik Ja watankuasa Dana l awatankuasa Pen)~li dl kan Naib Can s~l or Jaw31ilnkuilsn Pcrold wn 1l awa tankuasa Pengajian PrascUSlswazah Jawatanku asa Cu ti fhh ur l awa tankuasa Khid ma( Maklumat Abdemlk Jawawnku3sa Keutuli lln Jawutmkua$8 Persidallgan Jawa~nkuasa Sumber
Maj lis Dekan Lemhaga Pengurusan
CANSELORJ
middot U nit Pe rhubu ngan Awmn amp A DUlrabangsa
middot Umt Pe rancan gan da n Kua liti
bull Ullll Penladl1 imn Am C anse lo n
I I I Bemll han Pendaftar I Timbalan Naib Canselor
I Timbalrn Nal b Can~lmiddotlr
I Tilllbalan Nilib Cansdur
T Pem bangunan Aknd emlk Hal Ehw)) Pdaju
Pn Khdmot M klu tI
~UOlI Kcc l[ Sokongan PengajarmshyPcm~lajaran
Unit Untlang-undang~
8 ah u(lan Peniad bUcll1 Kewangan BahagJlt1il
Am dan Kese)amalan
Unit Pero l eh ~lIl Un it Pentadblran Am un Sayaran Unit Keselamatan
Unit Kewangan Pela1r dan Urusan Kl k j l ~mgan
8ahagw1l Unit Selanj awan Pembangunan dan
un Akaun Pengurusan Sum ber Manusia
I shy
I shy
f-
Insti tul Klt)lhatan dall Perubatan Komumli ~
instHut PengJjlan Asia Timllr~
Instuu Rekabenluk dan Aphkasi Ergonomik r
Pu Pemndahan Ttknologr dan Perundingan
Bahaglan Pembangunan ~
Bahagian Pengurusan Asell-
Unit S Okol IgJIl penyelid ika~l-
Makmal Pusa Univers ltl ~
Fakulli EkOtl0mi dan Penli agaan ~
Fakult l KeJuruleraa11 ~ Fakul tl PenJbatUfl dan Sains
KeMhman
Faku lll Sams dan Tekno[ogSumbl1
l I shy
hkulli So ins ognitlf dnn PembanjU nan MllT1llSIS
FOluhl Sem Gunaan dan Ktenu f
Fakultl Silins Sos ial
I shy
~
~ Fakultl Teknologl Maklutnal ~
Pusat Pengajian Bahasa ~ Pusoll Pengajlau Pasea
BahagwlI PenampaJ itlll Praltiswltllah
~ I shy
I
P u~m Pernaju lll1 Pr-l JIUr I-
Bahagio lJ Akllv jli Pelajar
Un it Sukan Unit Kebud oyo an
middot Unit Kau nseh ug Unit Latih an don
IPembangunan Sllhslah IPelaJar
Sahagia n KhHhnfll P~lajllr
-LIM Kolj Kcdlamao I-Unit Pu~ Kesihallln Umt Pen)lljian
-UllIt KebaJiklln PelllU
-Unil Perjawltltan Unll Perkhid matan Uoil Lltllihan U1I1 Cuti Belajar
Sahagian Pengalian Ptlsiswazah
Unit Pcngambllan ~an ~1TLil5ukan
Unit Plt--periksaan dru Pengijazahan Unil Se-natc dan Penu~dtnmtl Am
-
GlIOIbar rajah 12 truktur Organisasi llnimas
Sumber Canselori UniOllls 2002
7
Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat
Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy
pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem
maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan
Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy
masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi
universiti
13 Penyataan Masalah Kajian
Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi
sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk
kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh
penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak
iaitu Universiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas
sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam
pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang
berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat
yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai
perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan
teknologi maklumat dalam kampus
Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi
pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk
8
pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus
atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan
adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi
maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi
data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini
Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi
sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh
demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam
beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat
serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru
skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan
perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik
terse but terhadap warga kampus
14 Objektif Kajian
141 Objektif Am
Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik
teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan
9
142 Objektif Khusus
Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut
bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang
digunakan di uni versiti
bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam
universiti
bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik
teknologi sistem maklumat universiti
bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian
teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat
bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat
universiti
IS Kepentingan Kajian
Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut
bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat
memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti
untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik
teknologi sistem makJumat di universiti
bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat
mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat
10
Dalam Gambar rajah 12 jelas menunjukkan Pusat Khidmat Maklumat
Akademik dan Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi serta Pusat shy
pusat lain yang berkaitan dengan pengurusan teknologi maklumat dan sistem
maklumat terl etak di bawah pengurusan Timbalan Naib Canselor Pembangunan
Lembaga Pengarah dan Unit-unit Canselori juga mempunyai peranan masingshy
masing dalam merancallg perancallgall strategik teknologi sistem maklumat bagi
universiti
13 Penyataan Masalah Kajian
Tujuan kajian ini adalah mengenalpasti perancangan strategi teknologi
sistem maklumat yang dirancangkan untuk universiti tempatan Gata-data untuk
kertas kajian ini akan dikumpulkan melalui kajian kes yang akan dijalankan oleh
penulis di sebuah Institusi Pendidikan Tinggi Awam yang terkenal di Sarawak
iaitu Universiti Malaysia Sarawak
Universiti Malaysia Sarawak dipilih sebagai model untI kajian kes atas
sebab universiti ini banyak mengaplikasikan teknologi maklumat dalam
pengurusan seharian organisasi mereka dan merupakan sebuah universiti yang
berkonsepkan teknologi maklumat Selain itu dengan pelbagai sistem l))aklumat
yang terdapat di da lam universiti ini jelas menunjukkan organisasi ini mempunyai
perancangan strategik yang unggul untuk pembangunan sistem maklumat dan
teknologi maklumat dalam kampus
Di samping sebab-sebab yang telah diterangkan di atas organisasi
pendidikan ini juga mempunyai Bahagian atau l abatan yang khas untuk
8
pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus
atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan
adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi
maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi
data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini
Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi
sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh
demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam
beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat
serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru
skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan
perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik
terse but terhadap warga kampus
14 Objektif Kajian
141 Objektif Am
Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik
teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan
9
142 Objektif Khusus
Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut
bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang
digunakan di uni versiti
bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam
universiti
bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik
teknologi sistem maklumat universiti
bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian
teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat
bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat
universiti
IS Kepentingan Kajian
Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut
bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat
memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti
untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik
teknologi sistem makJumat di universiti
bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat
mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat
10
pengurusan serta perancangan strategik teknologi sistem maklumat dalam kampus
atas keperluan untuk mel icinkan lagi pengurusan organisasi mereka J adi dengan
adanya Jabatan at au Bahagian yang dikhaskan untuk pengurusan telcllologi
maklumat dan sistem maklumat ini memudahlcan penulis untuk memperolehi
data-data serta in formas i-infonmasi yang diperlukan untuk penyelidikan ini
Perkara-perkara yang dapat dikaji dalam perancangan strategik teknologi
sistem maklumat adalah luas malaharulya meliputi pelbagai bidang Oleh
demikian pellulis kaj ian ini hanya menumpulkan penyelidikan beliau dalam
beberapa perkara Antaranya adalah seperti melihat jenis teknologi maklumat
serta perisian-perisian aplikasi yang telah digunakan dalam universi ti ini ]usteru
skop kajian juga meliputi mengkaji pihak yang mengurus soal pengurusan
perancangan teknologi sistem maklumat selta kesan perancangan strategik
terse but terhadap warga kampus
14 Objektif Kajian
141 Objektif Am
Objektif am kaj ian ini adalah untuk melihat perancangan strategik
teknologi sistem maklumat yang dilaksanakan di Institusi Pendidikan Tinggi
Kerajaan
9
142 Objektif Khusus
Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut
bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang
digunakan di uni versiti
bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam
universiti
bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik
teknologi sistem maklumat universiti
bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian
teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat
bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat
universiti
IS Kepentingan Kajian
Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut
bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat
memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti
untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik
teknologi sistem makJumat di universiti
bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat
mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat
10
142 Objektif Khusus
Objektif khusus kajian ini adalah seperti berikut
bull Melihat secara kasar pelbagai jenis teknologi maklumat yang
digunakan di uni versiti
bull Meninjau secara kasar pelbagai sistem maklumat yang terdapat dalam
universiti
bull Mengetahui pihak berkuasa yang terlibat dalam perancangan strategik
teknologi sistem maklumat universiti
bull Melihat sejauh mana kesan perancangan dan keputusan pembelian
teknologi maklumat kepada pihak yang terlibat
bull Meninjau persekitaran luaran dan dalaman teknologi sistem maklumat
universiti
IS Kepentingan Kajian
Kepentingan kajian ini adalah seperti berikut
bull Diharap dengan titik usaha yang diperolehi sepanjang kajian ini dapat
memberi celik akal kepada para perancang dan pengurus universiti
untuk meningkatkan lagi keberkesanan perancangan strategik
teknologi sistem makJumat di universiti
bull Maklumat yang diperolehi daripada kajian ini diharap dapat
mempertingkatkan lagi prestasi serta kualiti teknologi sistem maklumat
10