PERATURAN KOMISI PEMILIHAN UMUM NOMOR : 04 TAHUN 2009 TENTANG TATA NASKAH DINAS KOMISI PEMILIHAN UMUM

KOMISI PEMILIHAN UMUM, Menimbang : a. bahwa ketentuan Pasal 22 E Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 menyatakan bahwa Komisi Pemilihan Umum adalah Penyelenggara Pemilihan Umum yang bersifat nasional, tetap, dan mandiri; b. bahwa ketentuan Pasal 5 Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 tentang Penyelenggara Pemilihan Umum menyatakan bahwa Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota bersifat hirarkis; c. bahwa dalam menjalankan tugas, wewenang, dan kewajiban, Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota dibantu oleh Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota; d. bahwa ketentuan Pasal 8 ayat (4) huruf e, Pasal 9 ayat (4) huruf f, dan Pasal 10 ayat (4) huruf f Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 tentang Penyelenggara Pemilihan Umum menyatakan antara lain bahwa Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi, dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota berkewajiban memelihara arsip dan dokumen pemilihan umum; e. bahwa ketentuan Pasal 67 ayat (2) dan ayat (3), Pasal 68 ayat (2) dan ayat (3), dan Pasal 69 ayat (2) dan ayat (3) Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 tentang Penyelenggara Pemilihan Umum menyatakan bahwa Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi, dan Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota berwenang memberikan layanan administrasi, ketatausahaan, dan kepegawaian sesuai dengan peraturan perundang-undangan serta berkewajiban memelihara arsip dan dokumen pemilihan umum; f. bahwa berdasarkan hal-hal tersebut pada huruf a, huruf b, huruf c, huruf d, dan huruf e serta untuk melaksanakan tertib administrasi dan penyeragaman sistim administrasi perkantoran dalam rangka mendukung penyelenggaraan fungsi administrasi kesekretariatan Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, perlu ditetapkan Peraturan Komisi Pemilihan Umum tentang Tata Naskah Dinas Komisi Pemilihan Umum;

1

Mengingat

: 1.

Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4389); Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2006 tentang Pemerintahan Aceh (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 62, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4633); Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 tentang Penyelenggara Pemilihan Umum (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4721); Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2008 tentang Pemilihan Umum Anggota Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4836); Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 1951 tentang Lambang Negara (Lembaran Negara Tahun 1951 Nomor 111, Tambahan Lembaran Negara Nomor 176); Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 1958 tentang Penggunaan Lambang Negara (Lembaran Negara Tahun 1958 Nomor 1971, Tambahan Lembaran Negara Nomor 1636); Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1976 tentang Jadual Retensi Arsip (Lembaran Negara Tahun 1976 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3151); Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 05 Tahun 2008 tentang Tata Kerja Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi, dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota sebagaimana diubah dengan Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 21 Tahun 2008 dan Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 37 Tahun 2008; Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 06 Tahun 2008 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi, dan Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota sebagaimana diubah dengan Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 22 Tahun 2008;

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan Dinas;

Memperhatikan

: Hasil Rapat Pleno Komisi Pemilihan Umum tanggal 2 Pebruari 2009

MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN KOMISI PEMILIHAN UMUM TENTANG TATA NASKAH DINAS KOMISI PEMILIHAN UMUM.

2

Pasal 1 Tata Naskah Dinas Komisi Pemilihan Umum merupakan dasar bagi Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota dalam melaksanakan tugas, wewenang, dan kewajiban sebagai penyelenggara pemilihan umum. Pasal 2 Penyelenggara Pemilihan Umum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1, adalah lembaga yang menyelenggarakan Pemilu untuk memilih anggota Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dan Presiden dan Wakil Presiden, serta Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah secara langsung oleh rakyat. Pasal 3 Tata Naskah Dinas Komisi Pemilihan Umum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 dan Pasal 2, berlaku bagi Panitia Pemilihan Kecamatan (PPK), Panitia Pemungutan Suara (PPS), Panitia Pemilihan Luar Negeri (PPLN), dan Kelompok Penyelenggara Pemungutan Suara (KPPS)/ Kelompok Penyelenggara Pemungutan Suara Luar Negeri (KPPSLN) dalam melaksanakan tugas wewenang dan kewajiban Komisi Pemilihan Umum. Pasal 4 Tata Naskah Dinas Komisi Pemilihan Umum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 merupakan pendukung fungsi administrasi kesekretariatan bagi penyelenggara pemilihan umum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 dan Bagian Kesembilan Paragraf 2 Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 tentang Penyelenggara Pemilihan Umum. Pasal 5 Tata Naskah Dinas Komisi Pemilihan Umum sebagaimana dimaksud dalam Peraturan ini, wajib ditaati dan dilaksanakan oleh penyelenggara pemilihan umum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 dan Pasal 3 termasuk Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, Sekretariat PPK dan Sekretariat PPLN. Pasal 6 Dalam Tata Naskah Dinas Komisi Pemilihan Umum sebagaimana dimaksud dalam Peraturan ini, termasuk mengatur berkenaan dengan hal-hal yang berkaitan dengan tata kearsipan Komisi Pemilihan Umum. Pasal 7 Hal-hal berkenaan dengan tata naskah dinas Komisi Pemilihan Umum untuk Provinsi Aceh dan Kabupaten/Kota di wilayah Komisi Pemilihan Umum Provinsi Aceh, disesuaikan dengan nomenklatur sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2006 tentang Pemerintahan Aceh. Pasal 8 Uraian tentang tata naskah dinas Komisi Pemilihan Umum sebagaimana dimaksud dalam Peraturan ini, adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran Peraturan ini, dan merupakan bagian tak terpisahkan dari Peraturan ini. Pasal 9 Dengan berlakunya Peraturan ini, Keputusan Komisi Pemilihan Umum Nomor 631 Tahun 2003 tentang Tata Naskah Dinas Komisi Pemilihan Umum, dinyatakan tidak berlaku.

3

Pasal 10 Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal

KETUA,

Ttd

Prof. Dr. H.A. HAFIZ ANSHARY AZ, MA

Salinan sesuai dengan aslinya SEKRETARIAT JENDERAL KPU Kepala Biro Hukum

W.S Santoso

4

Lampiran Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor : Tanggal :

BAB I PENDAHULUAN A. Umum Ketentuan Pasal 5 dan Pasal 8 Undang-Undang Nomor 22 tahun 2007 tentang Penyelenggara Pemilihan Umum menyatakan bahwa Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi, dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota dalam melaksanakan tugas, wewenang dan kewajibannya dibantu oleh Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi, dan Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota. Ketentuan Pasal 67 Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 tentang Penyelenggara Pemilihan Umum menyatakan bahwa Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum bertugas membantu penyusunan program dan anggaran Pemilu; memberikan dukungan teknis administratif; membantu pelaksanaan tugas Komisi Pemilihan Umum dalam menyelenggarakan Pemilu; membantu perumusan dan penyusunan rancangan peraturan dan keputusan Komisi Pemilihan Umum; memberikan bantuan hukum dan memfasilitasi penyelesaian sengketa Pemilu; membantu penyusunan laporan penyelenggaraan kegiatan dan pertanggungjawaban Komisi Pemilihan Umum; dan membantu pelaksanaan tugas-tugas lain sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Dalam melaksanakan tugas Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum berwenang mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan penyelenggaraan pemilu berdasarkan norma, standar, prosedur, dan kebutuhan yang ditetapkan oleh Komisi Pemilihan Umum; mengadakan perlengkapan penyelenggaraan Pemilu sesuai dengan peraturan perundang-undangan; mengangkat tenaga pakar/ahli berdasarkan kebutuhan atas persetujuan Komisi Pemilihan Umum; dan memberikan layanan administrasi, ketatausahaan, dan kepegawaian sesuai dengan peraturan perundang-undangan serta berkewajiban menyusun laporan pertanggungjawaban keuangan; memelihara arsip dan dokumen pemilu; dan mengelola barang inventaris Komisi Pemilihan Umum. Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum bertanggungjawab dalam hal administrasi keuangan serta pengadaan barang dan jasa berdasarkan peraturan perundang-undangan. Ketentuan Pasal 68 Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 tentang Penyelenggara Pemilihan Umum Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi bertugas membantu penyusunan program dan anggaran Pemilu; memberikan dukungan teknis administratif; membantu pelaksanaan tugas Komisi Pemilihan Umum Provinsi dalam menyelenggarakan Pemilu; membantu pendistribusian perlengkapan penyelenggaraan Pemilu anggota Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah serta Pemilu Presiden dan Wakil Presiden; membantu perumusan dan penyusunan rancangan keputusan Komisi Pemilihan Umum Provinsi; memfasilitasi penyelesaian masalah dan sengketa Pemilu Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah provinsi; membantu penyusunan laporan penyelenggaraan kegiatan dan pertanggungjawaban Komisi Pemilihan Umum Provinsi; dan membantu pelaksanaan tugas-tugas lainnya sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Dalam melaksanakan tugas Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi berwenang mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan penyelenggaraan Pemilu Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah berdasarkan norma, standar, prosedur dan kebutuhan yang ditetapkan Komisi Pemilihan Umum ; dan mengadakan perlengkapan penyelenggaraan Pemilu sesuai dengan peraturan perundang - undangan; memberikan

5

layanan administrasi, ketatausahaan, dan kepegawaian sesuai dengan peraturan perundangundangan; serta berkewajiban menyusun laporan pertanggungjawaban keuangan; memelihara arsip dan dokumen Pemilu; dan mengelola barang inventaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi. Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi bertanggungjawab dalam hal administrasi keuangan serta pengadaan barang dan jasa berdasarkan peraturan perundang-undangan. Ketentuan Pasal 69 Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 tentang Penyelenggara Pemilihan Umum Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota bertugas membantu penyusunan program dan anggaran Pemilu; memberikan dukungan teknis administratif; membantu pelaksanaan tugas Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota dalam menyelenggarakan Pemilu; membantu pendistribusian perlengkapan penyelenggaraan Pemilu anggota Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah serta Pemilu Presiden dan Wakil Presiden serta Pemilu Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Provinsi; membantu perumusan dan penyusunan rancangan keputusan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota; memfasilitasi penyelesaian masalah dan sengketa Pemilu Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Kabupaten/Kota; membantu penyusunan laporan penyelenggaraan kegiatan dan pertanggungjawaban Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota; dan membantu pelaksanaan tugas-tugas lainnya sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Dalam melaksanakan tugas Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota berwenang mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan penyelenggaraan Pemilu Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Kabupaten/Kota berdasarkan norma, standar, prosedur dan kebutuhan yang ditetapkan Komisi Pemilihan Umum ; dan mengadakan perlengkapan penyelenggaraan Pemilu sesuai dengan peraturan perundang-undangan; memberikan layanan administrasi, ketatausahaan, dan kepegawaian sesuai dengan peraturan perundangundangan; Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota berkewajiban menyusun laporan pertanggungjawaban keuangan; memelihara arsip dan dokumen Pemilu; dan mengelola barang inventaris Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota. Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota bertanggungjawab dalam hal administrasi keuangan serta pengadaan barang dan jasa berdasarkan peraturan perundang-undangan. Untuk menunjang pelaksanaan tugas kewenangan dan kewajiban tersebut, perlu pengaturan penyeragaman sistem administrasi, sehingga terdapat suatu kepastian hukum. Berkenaan dengan hal tersebut, tata naskah dinas Komisi Pemilihan Umum diperlukan untuk mengatur Komunikasi kedinasan dalam mendukung penyelenggaraan fungsi administrasi kesekretariatan Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, serta kesekretariatan PPK dan PPLN. Tata naskah dinas Komisi Pemilihan Umum, antara lain berperan mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi, menyediakan informasi bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan dan atau tindakan yang cepat dan tepat, serta membantu kelancaran kegiatan organisasi Komisi Pemilihan Umum. Selain mempunyai peran tersebut, tata naskah dinas Komisi Pemilihan Umum mempunyai ciri-ciri, yaitu sifat memberi dukungan guna memudahkan pekerjaan lain sehingga dapat terlaksana sebagaimana mestinya serta mencakup seluruh bagian organisasi dan diperlukan pada setiap satuan kerja serta dilaksanakan di seluruh bagian organisasi tanpa memandang tugas pokoknya.

6

B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud Tata naskah dinas Komisi Pemilihan Umum adalah sebagai dasar dalam melaksanakan kegiatan komunikasi kedinasaan di lingkungan Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota serta PPK dan PPLN. 2. Tujuan Tata naskah dinas Komisi Pemilihan Umum bertujuan : a. memperoleh keseragaman dalam penyelenggaraan administrasi pemilihan umum; b. mewujudkan tata kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna; c. menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya; d. meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan tugas, wewenang dan kewajiban Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/ Kota serta PPK dan PPLN. C. Asas Tata naskah dinas Komisi Pemilihan Umum berpedoman kepada asas : 1. Asas Keamanan Pada dasarnya semua naskah dinas bersifat tertutup, sehingga kerahasiaan isinya harus tetap dijaga. Oleh karena itu, para pejabat dan petugas yang terkait dengan tata naskah dinas tidak dibenarkan memberikan informasi kepada yang tidak berkepentingan, baik secara tertulis maupun secara lisan. Asas Pembakuan Naskah dinas wajib dibuat atau disusun menurut tata naskah dinas yang telah ditetapkan. Asas Pertanggungjawaban Secara administrasi, naskah dinas hendaknya dapat dipertanggungjawabkan, baik dari segi isi, format maupun prosedurnya. Pada hakekatnya asas ini mendasari pemikiran bahwa diikutinya kaidah tata naskah dinas terkait dengan fungsi dan kewenangan pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut sesuai dengan ketentuan yang bcrlaku. Asas Kecepatan Untuk mendukung kelancaraan penyelenggaraan tugas dan fungsi satuan kerja dan atau satuan organisasi, semua kegiatan naskah dinas harus dapat diselesaikan secara terkendali. Penegasan tentang tingkat pengendalian pemprosesan naskah dinas dinyatakan secara tertulis saat penyampaian. Asas Ketepatan Tugas dan fungsi satuan kerja dan atau satuan organisasi, dalam proses penyaluran naskah dinas harus tepat dan terkendali, agar ada penyelesaian tindak lanjut. Asas Keterkaitan Tata naskah dinas sebagai bagian dari administrasi dan mempunyai keterkaitan dengan administrasi kearsipan. Dengan demikian seluruh kegiatan tata naskah dinas merupakan bagian integral dari tatalaksana administrasi dan tatalaksana kearsipan.

2.

3.

4.

5.

6.

7

D. Pengertian Umum 1. Tata naskah dinas Komisi Pemilihan Umum yang ditetapkan dalam Peraturan ini, adalah dalam bentuk pengaturan yang digunakan sebagai petunjuk dan atau pedoman dalam melaksanakan tugas-tugas administrasi kesekretariatan Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota serta PPK dan PPLN. Naskah dinas adalah pernyataan tertulis dalam segala corak dan bentuk yang digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi kedinasan dari pihak yang satu kepada pihak lain secara intern maupun ekstern, sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Tata naskah dinas adalah ketentuan-ketentuan yang berlaku dan mengatur serta menetapkan bentuk, sifat dan prosedur tetap serta menjadi dasar dalam komunikasi kedinasan tertulis.

2.

3.

E. Ruang Lingkup Tata Naskah Dinas Komisi Pemilihan Umum mengatur ruang lingkup komunikasi kedinasan, meliputi sarana komunikasi perkantoran, dengan susunan sistimatika: BAB I Bab II BAB III : PENDAHULUAN : SUSUNAN DAN BENTUK NASKAH DINAS : KOP NASKAH DINAS, STEMPEL DINAS, SAMPUL SURAT, MAP DAN PAPAN NAMA. BAB IV : KEWENANGAN DAN PELIMPAHAN WEWENANG DALAM

PENANDATANGANAN NASKAH DINAS BAB V : PROSEDUR ADMINISTRASI NASKAH DINAS KOMISI PEMILIHAN UMUM BAB VI : PENUTUP

8

BAB II SUSUNAN DAN BENTUK NASKAH DINASNaskah dinas sebagai sarana komunikasi kedinasan terdiri dari berbagai bentuk dan susunan sesuai dengan kriteria dari naskah dinas tersebut, yaitu naskah dinas dalam susunan dan bentuk peraturan perundang-undangan dan dalam susunan dan bentuk surat. A. Naskah Dinas dalam susunan dan bentuk Peraturan Perundang-undangan, terdiri dari : 1. Peraturan Komisi Pemilihan Umum; 2. Keputusan Komisi Pemilihan Umum; 3. Keputusan Bersama; 4. Keputusan Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum; 5. Keputusan Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Keputusan Komisi Independen Pemilihan Provinsi Aceh; 6. Keputusan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota/ Keputusan Komisi Independen Pemilihan Kabupaten/Kota (di wilayah provinsi Aceh); 7. Keputusan Panitia Pemilihan Kecamatan; 8. Keputusan Panitia Pemungutan Suara; 9. Keputusan Panitia Pemilihan Luar Negeri. 10. Keputusan Kelompok Penyelenggara Pemungutan Suara 11. Keputusan Kelompok Penyelenggara Pemungutan Suara Luar Negeri. Naskah Dinas dalam susunan dan bentuk surat adalah : 1. Surat Edaran; 2. Surat Biasa; 3. Surat Keterangan; 4. Surat Perintah; 5. Perjanjian; 6. Surat Kuasa; 7. Surat Ijin; 8. Undangan; 9. Surat Panggilan; 10. Nota Dinas; 11. Pengumuman; 12. Laporan; 13. Surat Pengantar; 14. Lembar Disposisi; 15. Berita Acara; 16. Telaahan Staf; 17. Rekomendasi; 18. Daftar Hadir; 19. Piagam; 20. Surat Tugas; 21. Surat Pernyataan; 22. Surat Peringatan; 23. Risalah Rapat. Ad.A1. Peraturan Komisi Pemilihan Umum l. Pengertian Naskah dinas yang mengatur pelaksanaan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, serta mengikat penyelenggara pemilihan umum dan pihak lain.

B.

9

2.

kriterianya adalah : a. Untuk Peraturan Komisi Pemilihan Umum, di atas kertas berukuran folio dengan lambang garuda dan bertuliskan Komisi Pemililian Umum warna kuning emas. b. Isinya bersifat pengaturan. c. Bentuk dan sistimatika isinya sesuai dengan teknik penyusunan peraturan perundang-undangan sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004. d. Sebagai pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi. e. Menggunakan nomor angka bulat dan tahun penetapan. f. Mempunyai nama judul setelah kata "Menetapkan: g. Menggunakan konsiderans "Menimbang" dan "Mengingat", serta "Memperhatikan". Cara Penyusunan Peraturan Komisi Pemilihan Umum terdiri atas : a. Bagian awal. b. Pembukaan. c. Isi d. Bagian akhir ad.a. Bagian awal Peraturan Komisi Pemilihan Umum terdiri atas: 1) Judul Peraturan; 2) Nomor dan tahun; 3) Nama Peraturan. ad.b. Pembukaan Peraturan Komisi Pemilihan Umum terdiri atas: 1) Tulisan Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital 2) Konsiderans "Menimbang" dan "Mengingat" "Memperhatikan"; 3) "Memutuskan:" 4) Menetapkan : Judul Peraturan. ad.c. Isi Peraturan Komisi Pemilihan Umum terdiri atas : 1) Bab-bab; 2) Bagian-bagian; 3) Paragraf-paragraf; 4) Pasal-pasal; 5) Ayat-ayat. ad.d. Bagian akhir Peraturan Komisi Pemilihan Umum terdiri atas: 1) Nama tempat ditetapkan; 2) Tanggal, Bulan dan Tahun; 3) Nama Jabatan; 4) Tanda tangan Pejabat; 5) Nama Terang; 6) Stempel Komisi Pemilihan Umum.

3.

serta

4.

Pengesahan a. Peraturan Komisi Pemilihan Umum ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum, dengan menggunakan tinta berwarna biru atau ungu. b. Peraturan Komisi Pemilihan Umum yang ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum, asli disimpan oleh pemrakarsa peraturan Komisi Pemilihan Umum.

10

c. Peraturan Komisi Pemilihan Umum yang diedarkan dan/atau digandakan adalah salinan sesuai dengan aslinya dan ditandatangani oleh Kepala Biro Hukum dan disertai stempel Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum dengan menggunakan tinta berwarna biru atau ungu. 5. Bentuk Bentuk Peraturan Komisi Pemilihan Umum, sebagaimana tercantum pada Lampiran I.

Ad.A2. Keputusan Komisi Pemilihan Umum l. Pengertian Naskah Dinas yang mengatur pelaksanaan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, serta mengikat penyelenggara pemilihan umum dan pihak lain. kriterianya adalah : a. Keputusan Komisi Pemilihan Umum, di atas kertas berukuran folio dengan lambang garuda dan bertuliskan Komisi Pemililian Umum warna kuning emas. b. Isinya bersifat penetapan. c. Bentuk dan sistimatika sesuai dengan teknik penyusunan peraturan perundang-undangan sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004. d. Sebagai pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi. e. Menggunakan nomor angka bulat, kode penetapan dan tahun penetapan. f. Mempunyai nama judul setelah kata "Menetapkan; g. Menggunakan konsiderans "Menimbang" dan "Mengingat", serta "Memperhatikan". h. Dapat menggunakan tembusan, apabila diperlukan. Cara Penyusunan Keputusan Komisi Pemilihan Umum terdiri atas : a. Bagian awal. b. Pembukaan. c. Isi. d. Bagian akhir. ad.a. Bagian awal Keputusan Komisi Pemilihan Umum terdiri atas : 1) Judul Keputusan; 2) Nomor, kode penetapan, dan tahun; 3) Nama Keputusan. ad.b. Pembukaan Keputusan Komisi Pemilihan Umum terdiri atas: 1) Tulisan Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital; 2) Konsiderans "Menimbang" dan "Mengingat" serta "Memperhatikan"; 3) "Memutuskan:"; 4) Menetapkan : Judul Keputusan. ad.c. Isi Keputusan Komisi Pemilihan Umum terdiri atas : 1) Diktum-diktum; atau 2) Pasal-pasal.

2.

3.

11

ad.d. Bagian akhir Keputusan Komisi Pemilihan Umum terdiri atas: 1) Nama tempat ditetapkan; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama Jabatan; 4) Tanda tangan Pejabat; 5) Nama terang; 6) Stempel Komisi Pemilihan Umum. 4. Pengesahan a. Keputusan Komisi Pemilihan Umum ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum, dengan menggunakan tinta bewarna biru atau ungu. b. Keputusan Komisi Pemilihan Umum yang ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum, asli disimpan oleh pemrakarsa keputusan Komisi Pemilihan Umum. c. Keputusan Komisi Pemilihan Umum yang diedarkan dan/atau digandakan adalah salinan sesuai dengan aslinya dan ditandatangani oleh Kepala Biro Hukum dan disertai stempel Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum dengan menggunakan tinta berwarna biru atau ungu. 5. Bentuk Bentuk Keputusan Komisi Pemilihan Umum sebagaimana tercantum pada Lampiran II

Ad.A3. Keputusan Bersama 1. Pengertian Naskah Dinas yang dibuat oleh Komisi Pemilihan Umum dengan instansi lain untuk mengatur sesuatu yang menyangkut kepentingan bersama. Kriterianya adalah: a. Keputusan bersama ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum dan pimpinan instansi yang melakukan kerjasama, di atas kertas berukuran folio, tanpa kop. b. Isinya bersifat mengatur pelaksanaan teknis. c. Mempunyai nama judul setelah kata "Menetapkan:". d. Menggunakan nomor masing-masing instansi. e. Dirumuskan dalam pasal-pasal dan ayat-ayat. Cara Penyusunan Keputusan Bersama terdiri atas : a. Bagian awal. b. Pembukaan. c. Isi. d. Bagian akhir.

2.

3.

Ad a. Bagian awal Keputusan Bersama terdiri atas : 1) Tulisan keputusan bersama Komisi Pemilihan Umum dengan Instansi/lembaga yang melakukan kerjasama, dengan huruf kapital; 2) Nomor dan tahun dari KPU serta nomor dan tahun dari Instansi yang melakukan kerjasama; 3) Nama Keputusan Bersama dengan huruf kapital.

12

Ad b. Pembukaan Keputusan Bersama terdiri atas: 1) Konsiderans "Menimbang" dan "Mengingat"; 2) Kata "Memutuskan:" 3) Menetapkan : nama judul Keputusan Bersama. Ad c. Isi Keputusan Bersama terdiri atas: 1) Bab-bab; 2) Bagian-bagian; 3) Paragraf-paragraf; 4) Pasal-pasal; 5) Ayat-ayat. Ad d. Bagian Akhir Keputusan Bersama terdiri atas: 1) Nama tempat ditetapkan; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama Jabatan masing-masing instansi; 4) Tandatangan Pejabat masing-masing instansi; 5) Nama Terang Pejabat masing-masing instansi; 6) Dibubuhi stempel masing-masing instansi. 4. Pengesahan a. Keputusan Bersama ditandatangani oleh masing-masing yang melakukan kerjasama, dengan menggunakan tinta bewarna biru atau ungu dibuat di atas kertas bermaterai cukup dengan ukuran dan jenis kertas tertentu tanpa kop; b. Keputusan Bersama yang ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum dan pimpinan Instansi/lembaga lain, dibuat rangkap dua dengan ketentuan masing-masing mendapat satu keputusan bersama yang asli. 5. Bentuk Bentuk Keputusan Bersama sebagaimana tercantum pada Lampiran III.

Ad.A4 Keputusan Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum 1. Pengertian Naskah Dinas yang mengatur pelaksanaan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, serta mengikat penyelenggara pemilihan umum dan pihak lain, dan bersifat penetapan. Kriterianya adalah : a. Dibuat di atas kertas berukuran folio dengan lambang garuda dan bertuliskan Komisi Pemilihan Umum berwarna hitam. b. Isinya bersifat penetapan. c. Bentuk dan sistematika sesuai dengan teknik penyusunan peraturan perundang-undangan sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004. d. Sebagai pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi. e. Menggunakan nomor bulat, kode penetapan dan tahun penetapan. f. Mempunyai nama judul setelah kata "Menetapkan:". g. Menggunakan konsiderans "Menimbang" dan "Mengingat", serta "Memperhatikan" apabila diperlukan. h. Dapat menggunakan tembusan apabila diperlukan.

2.

13

3.

Cara Penyusunan Keputusan Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum terdiri atas : a. Bagian awal. b. Pembukaan. c. Isi. d. Bagian akhir. ad. a. Bagian awal terdiri atas : 1) Judul keputusan; 2) Nomor bulat, kode penetapan dan tahun; 3) Nama Keputusan. ad. b. Pembukaan terdiri atas : 1) Tulisan Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital; 2) Konsiderans "Menimbang" dan "Mengingat" serta "Memperhatikan" apabila diperlukan; 3) "Memutuskan:" 4) Menetapkan : Judul keputusan. ad. c. Isi terdiri atas Diktum-diktum. ad. d. Bagian Akhir terdiri atas: 1) Nama tempat ditetapkan; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama Jabatan; 4) Tanda tangan Pejabat; 5) Nama Terang 6) Stempel Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum.

4.

Pengesahan a. Keputusan Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum, dengan menggunakan tinta bewarna biru atau ungu. b. Keputusan Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum yang ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum, asli disimpan oleh pemrakarsa keputusan Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum. c. Keputusan Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum yang diedarkan dan/atau digandakan adalah salinan sesuai dengan aslinya dan ditandatangani oleh Kepala Biro Hukum dan disertai stempel Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum dengan menggunakan tinta berwarna biru atau ungu.

5.

Bentuk Bentuk Keputusan Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum sebagaimana tercantum pada Lampiran IV.

14

Ad.A5. Keputusan Komisi Pemilihan Umum Provinsi 1. Pengertian Naskah Dinas yang mengatur pelaksanaan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, serta mengikat penyelenggara pemilihan umum dan pihak lain, dan bersifat penetapan. Kriterianya adalah : a. Dibuat di atas kertas berukuran folio dengan kop Komisi Pemilihan Umum Provinsi (berwarna). b. Isinya bersifat penetapan. c. Bentuk dan sistematika sesuai dengan teknik penyusunan peraturan perundang-undangan sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004. d. Sebagai pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan. e. Menggunakan nomor bulat, kode penetapan dan tahun penetapan. f. Mempunyai nama judul setelah kata " Menetapkan:". g. Menggunakan konsiderans Menimbang dan Mengingat, serta Memperhatikan apabila diperlukan. h. Dapat menggunakan tembusan apabila diperlukan. Cara Penyusunan Keputusan Komisi Pemilihan Umum Provinsi terdiri atas : a. Bagian awal; b. Pembukaan; c. Isi; d. Bagian akhir. ad. a. Bagian awal terdiri atas : 1) Judul Keputusan; 2) Nomor bulat, kode penetapan dan tahun; 3) Nama Keputusan. ad. b. Pembukaan terdiri atas : 1) Tulisan Komisi Pemilihan Umum Provinsi dengan huruf kapital; 2) Konsiderans "Menimbang" dan "Mengingat" serta "Memperhatikan" apabila diperlukan; 3) "Memutuskan:" 4) Menetapkan : Judul Keputusan. ad. c. Isi terdiri atas Diktum-diktum. ad. d. Bagian akhir terdiri atas : 1) Nama tempat ditetapkan; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama Jabatan; 4) Tanda tangan Pejabat; 5) Nama Terang; 6) Stempel Komisi Pemilihan Umum Provinsi. 4. Pengesahan a. Keputusan Komisi Pemilihan Umum Provinsi ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi dengan menggunakan tinta bewarna biru atau ungu.

2.

3.

15

b. Keputusan Komisi Pemilihan Umum Provinsi yang diedarkan dan/atau digandakan adalah salinan sesuai dengan aslinya dan ditandatangani oleh Pejabat yang menangani masalah hukum dan disertai stempel Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi dengan menggunakan tinta berwarna biru atau ungu. 5. Bentuk Bentuk Keputusan Komisi Pemilihan Umum Provinsi sebagaimana tercantum pada Lampiran V.

Ad.A6. Keputusan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota. l. Pengertian Naskah Dinas yang mengatur pelaksanaan peraturan perundang-undangan serta mengikat penyelenggara pemilihan umum dan pihak lain, dan bersifat penetapan. Kriterianya adalah : a. Dibuat di atas kertas berukuran folio dengan kop Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/ Kota (berwarna). b. Isinya bersifat penetapan. c. Bentuk dan sistematika sesuai dengan teknik penyusunan peraturan perundang-undangan sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004. d. Sebagai pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan. c. Menggunakan nomor bulat, kode penetapan, dan tahun penetapan. f. Mempunyai nama judul setelah kata " Menetapkan". g. Menggunakan konsiderans "Menimbang" dan "Mengingat", serta "Memperhatikan" apabila diperlukan. h. Dapat menggunakan tembusan apabila diperlukan. Cara penyusunan Keputusan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota terdiri atas : a. Bagian awal. b. Pembukaan. c. Isi. d. Bagian akhir. ad.a. Bagian awal terdiri atas : 1) Judul Keputusan; 2) Nomor bulat, kode penetapan dan tahun; 3) Nama Keputusan. ad.b. Pembukaan terdiri atas : 1) Tulisan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota dengan huruf kapital; 2) Konsiderans "Menimbang" dan "Mengingat" serta "Memperhatikan" apabila diperlukan; 3) "Memutuskan:" 4) Menetapkan : Judul Keputusan. ad.c. Isi terdiri atas Diktum-diktum. ad.d. Bagian akhir terdiri atas : 1) Nama tempat ditetapkan; 2) Tanggal, bulan dan tahun;

2.

3.

16

3) 4) 5) 6) 4.

Nama Jabatan; Tandatangan Pejabat; Nama Terang; Stempel Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota.

Pengesahan a. Keputusan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota. b. Keputusan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota yang diedarkan dan/atau digandakan adalah salinan sesuai dengan aslinya dan ditandatangani oleh pejabat yang menangani masalah hukum dan disertai stempel Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota dengan menggunakan tinta berwarna biru atau ungu.

5.

Bentuk Bentuk Keputusan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/ Kota sebagaimana tercantum pada Lampiran VI.

Ad.A7. Keputusan Panitia Pemilihan Kecamatan/Panitia Pemungutan Suara/Panitia Pemilihan Luar Negeri/ Kelompok Penyelenggara Pemungutan Suara/ Kelompok Penyenggara Pemungutan Suara Luar Negeri. l. Pengertian Naskah Dinas yang mengatur pelaksanaan peraturan perundang-undangan serta mengikat penyelenggara pemilihan umum dan pihak lain, dan bersifat penetapan. Kriterianya adalah : a. Dibuat di atas kertas berukuran folio dengan kop PPK/PPS/PPLN/KPPS/KPPSLN. b. Isinya bersifat penetapan. c. Bentuk dan sistematika sesuai dengan teknik penyusunan peraturan perundang-undangan sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004. d. Sebagai pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan. c. Menggunakan nomor bulat, kode penetapan, dan tahun penetapan. f. Mempunyai nama judul setelah kata " Menetapkan". g. Menggunakan konsiderans "Menimbang" dan "Mengingat", serta "Memperhatikan" apabila diperlukan. h. Dapat menggunakan tembusan apabila diperlukan. Cara penyusunan Keputusan PPK/PPS/PPLN/KPPS/KPPSLN terdiri atas : a. Bagian awal. b. Pembukaan. c. Isi. d. Bagian akhir. ad.a. Bagian awal terdiri atas : 1) Judul Keputusan; 2) Nomor bulat, kode penetapan dan tahun; 3) Nama Keputusan.

2.

3.

17

ad.b. Pembukaan terdiri atas : 1) Tulisan PPK/PPS/PPLN/KPPS/KPPSLN dengan huruf kapital; 2) Konsiderans "Menimbang" dan "Mengingat" serta "Memperhatikan" apabila diperlukan; 3) "Memutuskan:" 4) Menetapkan : Judul Keputusan. ad.c. Isi terdiri atas Diktum-diktum. ad.d. Bagian akhir terdiri atas : 1) Nama tempat ditetapkan; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama Jabatan; 4) Tandatangan Pejabat; 5) Nama Terang; 6) Stempel PPK/PPS/PPLN/KPPS/KPPSLN. 4. Pengesahan a. Keputusan Panitia Pemilihan Kecamatan/Panitia Pemungutan Suara/Panitia Pemilihan Luar Negeri/Kelompok Penyelenggara Pemungutan Suara/Kelompok Penyelenggara Pemungutan Suara Luar Negeri ditandatangani oleh Ketua PPK/PPS/PPLN/KPPS/KPPSLN. b. Keputusan Panitia Pemilihan Kecamatan/Panitia Pemungutan Suara /Panitia Pemilihan Luar Negeri/Kelompok Penyelenggara Pemungutan Suara/Kelompok Penyelenggara Pemungutan Suara Luar Negeri yang diedarkan dan/atau digandakan disertai stempel Sekretariat Panitia PPK/PPS/PPLN/KPPS/KPPSLN dengan menggunakan tinta berwarna biru atau ungu. Bentuk Bentuk Keputusan PPK/PPS/PPLN/KPPS/KPPSLN sebagaimana tercantum pada Lampiran VII.1 s/d lampiran VII.2

5.

Ad.B1. Surat Edaran 1. Pengertian Naskah dinas yang memuat pemberitahuan dan penjelasan atau petunjuk tata cara melaksanakan peraturan atau kebijakan Komisi Pemilihan Umum dan ditujukan kepada penyelenggara pemilihan umum di provinsi/kabupaten/kota atau pihak lain. Cara Penyusunan Surat Edaran terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi. c. Bagian akhir. ad. a. Bagian awal, terdiri atas : 1) Nama Tempat; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Kepada pejabat/ alamat yang dituju; 4) Nomor; 5) Sifat (klasifikasi/derajat); 6). Lampiran; 7). Perihal; 8). Tulisan surat edaran dengan huruf kapital ditempatkan di tengah bagian awal lembar naskah.

2.

18

ad. b. Isi Surat Edaran berbentuk uraian ad. c. Bagian akhir, terdiri atas : 1) Nama Jabatan; 2) tanda tangan pejabat; 3) Nama Pejabat; 4) Stempel; 5) Tembusan, apabila diperlukan. 3. Pengesahan. Ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum, Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum, dan Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota serta Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota, dengan ketentuan : a. yang ditandatangani Ketua Komisi Pemilihan Umum dengan menggunakan tinta warna biru atau ungu dan kertas berukuran folio dengan lambang garuda dan tulisan Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital berwarna kuning emas. b. yang ditandatangani Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum dengan menggunakan tinta warna biru atau ungu dan kertas berukuran folio dengan lambang garuda dan tulisan Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital berwarna hitam. c. yang ditandatangani Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota serta Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota dengan menggunakan tinta warna biru atau ungu dan kertas berukuran folio dengan kop Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota yang bersangkutan (berwarna). 4. Bentuk Bentuk Surat Edaran yang ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum , Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum , Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota serta Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/ Kabupaten/ Kota sebagaimana tercantum pada Lampiran VIII.1 sampai dengan Lampiran VIII.5

Ad.B2. Surat Biasa 1. Pengertian Naskah dinas yang memuat penyampaian berita/informasi secara tertulis yang berisi penjelasan, pemberitahuan, pertanyaan, permintaan, jawaban, tanggapan, saran atas sesuatu masalah kepada berbagai lembaga atau perorangan. Cara Penyusunan Surat Biasa terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi. c. Bagian akhir.

2.

19

ad. a. Bagian awal surat terdiri atas : 1) Nama tempat; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama/instansi dan alamat yang dituju; 4) Nomor; 5) Sifat; 6) Lampiran; 7) Perihal. ad. b. Isi Surat Biasa dirumuskan dalam bentuk uraian; ad. c. Bagian akhir, terdiri atas : 1) Nama Jabatan; 2) Tanda Tangan Pcjabat; 3) Nama Pejabat; 4) Stempel.

3.

Pengesahan Ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum , Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum , atau Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota atau Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten Kota dengan ketentuan : a. yang ditanda tangani Ketua Komisi Pemilihan Umum dengan menggunakan tinta warna biru atau ungu dan kertas berukuran folio dengan lambang garuda dan tulisan Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital berwarna kuning emas. yang ditanda tangani Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum dengan menggunakan tinta warna biru atau ungu dan kertas berukuran folio dengan lambang garuda dan tulisan Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital berwarna hitam. yang ditandatangani Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota atau Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten Kota dengan menggunakan tinta warna biru atau ungu dan kertas berukuran folio dengan kop Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota yang bersangkutan (berwarna).

b.

c.

4.

Bentuk Bentuk Surat Biasa yang ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum , Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum , Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota atau Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten Kota, sebagaimana tercantum pada Lampiran IX.1 sampai dengan Lampiran IX.7

Ad.B3. Surat Keterangan 1. Pengertian Naskah dinas yang memuat mengenai penjelasan atau keterangan secara tertulis terhadap perseorangan pejabat atau personil.

20

2.

Cara Penyusunan Surat Keterangan terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi. c. Bagian akhir. ad. a. Bagian awal, terdiri atas : 1) Tulisan surat keterangan dengan huruf kapital ditempatkan di tengah bagian awal lembar naskah dinas. 2) Nomor dan tahun. ad. b. Isi Surat Keterangan terdiri atas : 1) Nama lengkap; 2) Jenis kelamin; 3) Tempat tanggal lahir; 4) Status perkawinan; 5) Agama; 6) Pekerjaan/ pangkat; 7) Alamat; 8) Uraian penjelasan. ad. c. Bagian akhir, terdiri atas : 1) Nama Tempat; 2) Tanggal, Bulan dan Tahun; 3) Nama Jabatan; 4) Tanda Tangan Jabatan; 5) Nama Pejabat; 6) Stempel.

3.

Pengesahan Ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum , Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum , Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota atau Pejabat Eselon II dan III Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum , atau Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota, atau Pejabat Eselon III dan IV Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota dengan ketentuan : a. Ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum dengan menggunakan tinta warna biru atau ungu dan kertas berukuran folio dengan lambang garuda dan tulisan Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital berwarna kuning emas. Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum dengan menggunakan tinta warna biru atau ungu dan kertas berukuran folio dengan lambang garuda dan tulisan Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital berwarna hitam. Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota serta Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota dengan menggunakan tinta warna biru atau ungu dan kertas berukuran folio dengan kop Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota yang bersangkutan (berwarna). Pejabat Eselon II dan III Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum dengan menggunakan kertas berukuran folio.

b.

c.

d.

21

e.

Pejabat Eselon III dan IV Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/ Kota dengan menggunakan kertas berukuran folio.

4.

Bentuk Bentuk surat keterangan sebagaimana tercantum pada Lampiran X.1 sampai dengan Lampiran X.10.

Ad.B4. Surat Perintah l. Pengertian Naskah dinas yang memuat perintah untuk melaksanakan tugas tertentu dari pejabat atasan yang ditujukan kepada pejabat di bawahnya. Cara Penyusunan Surat Perintah terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi. c. Bagian akhir. ad. a. Bagian awal, terdiri atas : 1) Tulisan surat perintah dengan huruf kapital, ditempatkan di bagian awal lembar naskah dinas; 2) Nomor dan tahun. ad. b. Isi Surat Perintah memuat nama pejabat dan jabatan yang diberi tugas tertentu yang akan dilaksanakan, dan waktu pelaksanaan tugas. ad. c. Bagian akhir, terdiri atas : 1) Nama Tempat; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama Jabatan; 4) Tanda Tangan Jabatan; 6) Stempel.

2.

3.

Pengesahan Ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum , Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum , atau Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota atau Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten Kota, dengan ketentuan : a. yang ditanda tangani Ketua Komisi Pemilihan Umum dengan menggunakan tinta warna biru atau ungu dan kertas berukuran folio dengan lambang garuda dan tulisan Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital berwarna kuning emas. yang ditanda tangani Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum dengan menggunakan tinta warna biru atau ungu dan kertas berukuran folio dengan lambang garuda dan tulisan Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital berwarna hitam.

b.

22

c.

yang ditandatangani Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota atau Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten Kota dengan menggunakan tinta warna biru atau ungu dan kertas berukuran folio dengan kop Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota yang bersangkutan (berwarna).

4.

Bentuk Bentuk surat perintah sebagaimana tercantum pada Lampiran XI.1 sampai dengan Lampiran XI.7.

Ad.B5. Perjanjian l. Pengertian. Naskah dinas yang memuat persetujuan yang mengikat antara Komisi Pemilihan Umum dengan pihak lain dalam melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati atau disetujui bersama. Susunan terdiri atas : 1) Bagian awal; 2) Identitas jabatan para pihak yang membuat perjanjian; 3) Obyek Perjanjian; 4) Ketentuan-ketentuan perjanjian; 5) Bagian akhir. Ad. l. Bagian awal, terdiri atas : 1) Tulisan perjanjian dengan huruf kapital ditempatkan di tengah bagian awal lembar naskah dinas. 2) Nama Perjanjian 3) Nomor bulat, kode dan tahun. Ad. 2. Identitas jabatan para pihak terdiri atas : 1) Nama, pekerjaan/jabatan dan alamat pihak yang membuat perjanjian atas nama Komisi Pemilihan Umum, selanjutnya disebut Pihak pertama. 2) Nama, pekerjaan/jabatan dan alamat pihak lain yang menyepakati adanya perjanjian, yang selanjutnya disebut Pihak kedua. 3) Tempat dan waktu penandatanganan perjanjian. Ad.3. Obyek perjanjian, meliputi hal-hal pokok yang disepakati diperjanjikan antara Pihak Pertama dan Pihak Kedua yang seyogyanya hal-hal pokok tersebut terdiri dari satu jenis prestasi yang harus dipenuhi dalam perjanjian tersebut, misalnya mengenai perjanjian rehabilitasi gedung kantor yang terletak di jalan dan atau dikenal umum dengan nama Jalan Imam Bonjol Nomor 29 Jakarta Pusat. Ad.4. Ketentuan-ketentuan dalam perjanjian, meliputi hak dan kewajiban bagi Pihak pertama dan Pihak kedua yang merupakan penjabaran lebih lanjut dari pokok perjanjian. Ketentuanketentuan dalam perjanjian dituangkan secara sistematika dalam pasal-pasal dan ayat-ayat, yang diawali dengan pasal yang bersifat umum, kemudian pasal berikutnya menjabarkan pasal di atasnya, dan ditutup dengan administrasi perjanjian sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

2.

23

Ad.5. Bagian akhir meliputi keadaan pihak-pihak yang menandatangani perjanjian serta penandatanganan oleh kedua belah pihak yang masing-masing dibubuhi materai. Untuk menguatkan perjanjian, dalam bagian akhir dapat diikutkan saksi-saksi dan membubuhkan tanda tangan dalam perjanjian. 3. Pengesahan Ditandatangani oleh para pihak yang mengadakan perjanjian. Bentuk Bentuk Perjanjian sebagaimana tercantum pada Lampiran XII.1 sampai dengan Lampiran XII.6

4.

Ad.B6. Surat Kuasa l. Pengertian. Naskah dinas yang memuat pelimpahan kewenangan dari pimpinan/pejabat yang mempunyai hak dan kewenangan atas sesuatu kepada pejabat/pegawai atau orang lain agar bertindak untuk dan atas namanya dalam melakukan suatu perbuatan hukum mengenai hak dan kewenangan tersebut, dalam hal dan jangka waktu tertentu. Susunan a. Surat Kuasa terdiri atas : 1) Bagian awal; 2) Identitas Pemberi Kuasa dan Penerima Kuasa; 3) Jenis tindakan hukum yang dikuasakan; 4) Klausul atau hal tertentu; 5) Bagian akhir. b. Bagian awal, terdiri atas : 1) Tulisan surat kuasa dengan huruf kapital ditempatkan di tengah bagian awal dari naskah surat kuasa; 2) Nomor Surat Kuasa

2.

c.

Identitas Pemberi Kuasa dan Penerima Kuasa, meliputi : 1) Nama, pekerjaan/ jabatan dan alamat pemberi kuasa, yang selanjutnya disebut Pemberi Kuasa. 2) Nama, pekerjaan/ jabatan dan alamat Penerima kuasa, yang selanjutnya disebut Penerima Kuasa. Jenis tindakan hukum yang dikuasakan, meliputi uraian tindakan/ perbuatan hukum yang harus dilakukan Penerima Kuasa yang didahului dengan kata khusus dengan huruf kapital. Klausul atau hal tertentu, meliputi uraian tindakan/ perbuatan hukum untuk melaksanakan kuasa tersebut, yang dapat memberikan kewenangan untuk melimpahkan kuasa tersebut kepada pihak lain yang disebut hak subsitusi. Bagian akhir, meliputi tempat, tanggal, bulan dan tahun ditandatanganinya surat kuasa oleh Pemberi Kuasa dan Penerima Kuasa.

d.

e.

f.

24

3.

Pengesahan Ditandatangani oleh pemberi kuasa dan penerima kuasa. Bentuk Bentuk Surat Kuasa sebagaimana tercantum pada Lampiran XIII.

4.

Ad.B7. Surat Izin 1. Pengertian Naskah dinas yang memuat persetujuan terhadap permohonan yang diajukan dan dikeluarkan oleh Pejabat yang berwenang menurut peraturan perundangan yang berlaku. Susunan terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi. c. Bagian akhir. ad. a. Bagian awal, terdiri atas : 1) Tulisan surat izin dengan huruf kapital ditempatkan di tengah awal lembar naskah; 2) Nomor dan tahun; 3) Nama judul Surat izin; 4) Dasar. ad. b. Isi Surat Izin : Memuat persetujuan atas permohonan dengan mencantumkan persyaratan tertentu. ad. c. Bagian akhir, terdiri atas : 1) Nama tempat; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Tanda tangan pejabat; 4) Nama pejabat; 5) Stempel. 6) Perihal Pengesahan Ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Bentuk Bentuk Surat Izin sebagaimana tercantum pada Lampiran XIV.

2.

3.

4.

Ad.B8. Undangan 1. Pengertian Naskah dinas yang memuat pemberitahuan kepada pejabat/personil atau pihak lain untuk menghadiri suatu acara tertentu pada waktu dan tempat yang ditentukan. Susunan terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi. c. Bagian akhir.

2.

25

ad. a. Bagian awal, terdiri atas : 1) Nama tempat; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama pejabat/personil dan pihak lain serta alamat yang diundang; 4) Sifat; 5) Lampiran, dan 6) Perihal; ad. b. Isi Undangan terdiri atas : 1) Hari; 2) Tanggal; 3) Waktu dan tempat; 4) Acara; 5) Pimpinan rapat, apabila undangan yang bersifat rapat. ad. c. Bagian akhir Undangan terdiri atas : I) Nama jabatan; 2) Tanda tangan pejabat; 3) Nama pejabat; 4) Stempel; 5) Tembusan. 3. Pengesahan Undangan ditandatangani oleh pejabat yang mengundang, serendahrendahnya Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota.

4. Tata tertib penerbitan undangan a. Bagian Persidangan dan Protokol pada Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum serta sub bagian umum dan logistik pada Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota mengurus proses penerbitan undangan berdasarkan perintah tertulis Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum, atas permintaan Ketua dan atau Anggota Komisi Pemilihan Umum, Biro-Biro atau Inspektorat pada Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi atas permintaan Ketua dan atau Anggota Komisi Pemilihan Umum Provinsi, bagian pada Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Sekretaris Kabupaten/Kota, sub bagian pada Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota atas permintaan Ketua dan atau Anggota Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota. b. Permintaan Ketua dan atau Anggota Komisi Pemilihan Umum, Biro-Biro atau Inspektorat pada Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi atas permintaan Ketua dan atau Anggota Komisi Pemilihan Umum Provinsi, bagian pada Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Sekretaris Kabupaten/Kota, sub bagian pada Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota atas permintaan Ketua dan atau Anggota Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, dengan dilampiri :

26

1) Hari, tanggal, tempat dan waktu; 2) Nama dan Jabatan yang diundang; 3) Acara dan Pimpinan Rapat. c. Dalam hal terjadi perubahan terhadap hari, tanggal, tempat dan waktu undangan, perubahan tersebut harus dikoordinasikan dengan bagian protokol dan persidangan Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, sub bagian umum dan logistik pada Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota. 5. Bentuk Bentuk Undangan sebagaimana tercantum pada Lampiran XV.1. sampai dengan Lampiran XV.7

Ad.B9. Surat Panggilan. 1. Pengertian. Naskah dinas yang memuat panggilan terhadap pejabat/personil atau perorangan atau organisasi/instansi dan badan hukum, untuk diminta keterangan mengenai hal tertentu. Susunan terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi. c. Bagian akhir. ad. a Bagian awal, terdiri atas : 1) Nama tempat; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama pejabat/personil atau perorangan atau organisasi/instansi atau badan hukum serta alamat yang dipanggil; 4) Nomor surat; 5) Sifat; 6) Lampiran; 7) Perihal. Isi surat panggilan terdiri atas : 1) Hari, tanggal, waktu, tempat; dan 2) Menghadap kepada nama pejabat tertentu. Bagian akhir, terdiri atas : 1) Nama jabatan; 2) Tanda tangan pejabat; 3) Nama pejabat; 4) Stempel.

2.

ad. b

ad. c

3.

Pengesahan Surat panggilan ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum, Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota atau Sekretaris Provinsi/Kabupaten/ Kota.

27

4.

Bentuk Bentuk Surat Panggilan sebagaimana tercantum pada Lampiran XVI.1 dan Lampiran XVI.7

Ad.B10. Nota Dinas. 1. Pengertian Naskah dinas yang digunakan dalam lingkungan internal Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota yang dapat memuat ha1-hal yang berkenaan dengan pelaksanaan tugas dan kewenangan Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota atau merupakan pengantar naskah dinas lain dan ditujukan kepada pejabat di atasnya atau kepada pejabat dibawahnya atau kepada pejabat setingkat. Susunan terdiri atas : a). Bagian awal. b). Isi. c). Bagian akhir. ad. a. Bagian awal nota dinas terdiri atas : 1) Tulisan nota dinas dengan huruf kapital ditempatkan di tengah bagian awal kertas lembar Naskah Dinas; 2) Pejabat atau alamat yang dituju; 3) Pejabat yang mengirim; 4) Tembusan; 5) Nomor; 6) Tanggal, bulan dan tahun; 7) Sifat; 8) Lampiran ; 9) Perihal. ad. b. Isi nota dinas berbentuk uraian. ad. c. Bagian akhir Nota Dinas terdiri atas : 1) Nama Jabatan; 2) Tanda Tangan Pejabat; 3. Pengesahan Ditandatangani oleh pejabat yang mengirim. Bentuk Bentuk Nota Dinas sebagaimana tercantum pada Lampiran XVII..

2.

4.

Ad.B11. Pengumuman 1. Pengertian Naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang sesuatu hal kepada pihak lain untuk dapat dimaklumi

28

2.

Susunan terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi. c. Bagian akhir. ad. a. Bagian awal, terdiri atas : 1) Tulisan pengumuman dengan huruf kapital ditempatkan di tengah bagian awal lembar naskah dinas; 2) Nomor; 3) Nama pengumuman. ad. b. Isi pengumuman berbentuk pemberitahuan yang diuraikan dalam kalimat singkat dan jelas. ad. c. Bagian akhir, terdiri atas : 1) Nama tempat; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama jabatan; 4) Nama terang; 5) Stempel.

3.

Pengesahan Ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum atau Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/ Kota atau Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota atau PPK, PPLN, PPS, KPPS dan KPPSLN. Bentuk Bentuk pengumuman sebagaimana tercantum pada Lampiran XVIII.1 sampai dengan Lampiran XVIII.10

4.

Ad.B12. Laporan 1. Pengertian Naskah dinas yang memuat pemberitahuan atau pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dari pejabat yang melaksanakan tugas kepada pejabat di atasnya atau dari suatu kelompok/panitia/tim yang dibentuk, disusun secara sistematis. Susunan terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi. c. Bagian akhir. ad. a. Bagian awal laporan adalah nama judul laporan. ad. b. Isi, terdiri atas : 1. Pendahuluan; 2. Materi laporan; 3. Penutup, terdiri dari kesimpulan dan saran. 4. Lampiran.

2.

29

ad. c. Bagian akhir, terdiri atas : 1. Nama tempat; 2. Tanggal, bulan dan tahun; 3. Nama jabatan; 4. Tanda tangan pejabat; 5. Nama terang; 6. Dapat dengan tembusan. 3. Pengesahan Ditandatangani oleh pejabat/personil/ketua kelompok/panitia/tim Komisi Pemilihan Umum atau Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota, PPK, PPLN, PPS, KPPS dan KPPSLN. 4. Bentuk Bentuk laporan sebagaimana tercantum pada Lampiran XIX..

Ad.B13. Surat Pengantar l. Pengertian Naskah dinas yang memuat jenis dan jumlah naskah dinas atau barang yang disampaikan. Susunan terdiri dari : a. Bagian awal. b. Isi. c. Bagian akhir. ad. a. Bagian awal, terdiri atas : 1) Pejabat/instansi dan alamat yang dituju; 2) Tulisan surat pengantar dengan huruf kapital di tengah lembar naskah; 3) Nomor. ad. b. Isi, terdiri atas : 1) Kolom nomor urut; 2) Kolom jenis yang dikirim; 3) Kolom jumlah naskah dinas/barang yang dikirim; 4) Kolom keterangan. ad. c. Bagian akhir surat pengantar terdiri atas : 1) Nama tempat; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama jabatan; 4) Tanda tangan pejabat; 5) Nama pejabat; 6) Stempel; 7) Nama, jabatan, hari dan tanggal dan menerima.

2.

tanda tangan yang

3. Pengesahan Ditandatangani oleh Pejabat yang mengirim berdasarkan tugas pokok dan fungsinya. 4. Bentuk Bentuk sebagaimana tercantum pada Lampiran XX.

30

Ad.B14. Lembar Disposisi 1. Pengertian Naskah dinas yang memuat arahan atau petunjuk atau perintah dari pejabat ditujukan kepada pejabat setingkat atau pejabat dibawahnya berkenaan dengan permasalahan tertentu.

2.

Susunan terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi ad. a. Bagian awal meliputi tulisan lembar disposisi dengan huruf kapital di tengah lembar naskah. ad. b. Isi, terdiri atas : Di bawah tulisan lembar disposisi pada bagian kiri terdiri dari : 1) Diterima, meliputi tulisan a. Surat dari; b. Nomor surat; c. Tanggal surat; d. Jam diterima; e. Perihal. 2) Diagenda, meliputi tulisan nomor dan tanggal agenda. 3) Disampaikan kepada yth. Di bawah tulisan lembar disposisi pada bagian kanan ditulis arahan/ petunjuk disposisi.

3.

Bentuk Bentuk sebagimana tercantum pada Lampiran XXI

Ad.B15. Berita Acara 1. Pengertian Naskah dinas yang memuat suatu proses pelaksanaan tugas dan atau pekerjaan yang dapat merupakan penilaian atau penyerahan/penerimaan atau berkenaan dengan hak dan kewajiban yang menyangkut permasalahan tertentu dan dapat melibatkan pihak lain. Susunan terdiri atas : 1) Bagian awal. 2) Isi. 3) Bagian akhir. ad.a. Bagian awal, terdiri atas : 1) Tulisan berita acara dengan huruf kapital; 2) Nama berita acara dengan huruf kapital. Isi berita acara memuat uraian tentang hari, tanggal, bulan serta tahun dan tempat, identitas pejabat/personil atau pihak lain, dan tata cara atau prosedur serta substansi dan kesimpulan, kemudian diakhiri dengan kalimat penutup yang diuraikan berkenaan dengan administrasi hukum sesuai peraturan perundangundangan.

2.

ad.b.

31

ad.c.

Bagian akhir, meliputi : 1) Nama pihak yang terlibat dalam berita acara; 2) Tanda tangan di atas materai (apabila diperlukan) bagi pihakpihak yang terlibat dalam berita acara; 3) Tanda tangan saksi, apabila diperlukan; 4) Stempel.

3.

Pengesahan Ditandatangani oleh para pihak dan saksi. Bentuk Bentuk sebagaimana tercantum Lampiran XXII

4.

Ad.BI6. Telaahan Staf 1. Pengertian Naskah dinas yang memuat saran dan atau pertimbangan atau pendapat hukum terhadap suatu permasalahan tertentu, dibuat oleh pejabat/personil untuk disampaikan kepada pejabat di atasnya. Susunan. terdiri dari : a. Bagian awal. b. Bagian akhir.

2.

ad. a. Bagian awal, terdiri atas : 1) Nama permasalahan yang ditelaah; 2) Pendahuluan; 3) Identifikasi permasalahan; 4) Pembahasan; 5) Penutup terdiri dari kesimpulan dan saran. ad. b. Bagian Akhir, terdiri atas : 1) Nama tempat kedudukan, tanggal, bulan dan tahun; 2) Nama jabatan yang menyusun, tanpa ditandatangani dan penyampaiannya melalui nota dinas. 3. Bentuk Bentuk sebagaimana tercantum pada Lampiran XXIII.

Ad.BI7. Rekomendasi 1. Pengertian Naskah dinas yang memuat penjelasan berkenaan dengan suatu permasalahan, dan yang diakhiri dengan suatu pendapat. Susunan. terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi. c. Bagian akhir.

2.

32

ad.a. Bagian awal, terdiri atas : 1) Tulisan rekomendasi dengan huruf kapital; 2) Nomor, bulan, dan tahun. ad.b. Isi rekomendasi memuat uraian singkat dan jelas berkenaan dengan keberadaan suatu hal. ad.c. Bagian akhir, terdiri atas : 1) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun; 2) Nama jabatan; 3) Tanda tangan pejabat; 4) Nama terang; 5) stempel. 3. Pengesahan. Ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum dan Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/ Kota atau Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota. Bentuk Bentuk rekomendasi sebagaimana tercantum pada Lampiran XXIV.1 sampai dengan Lampiran XXIV.8

4.

Ad.BI8. Daftar Hadir 1. Pengertian Naskah dinas yang memuat mengenai bukti kehadiran atau ketidakhadiran pejabat/personil atau pihak lain dalam memenuhi kewajibannya atau dalam suatu acara tertentu. Susunan. terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi. c. Bagian akhir. ad. a. Bagian awal, terdiri atas : a. Nama daftar hadir; b. Waktu daftar hadir; c. Acara. ad. b. Isi, terdiri atas : 1) Kolom nomor urut; 2) Kolom nama; 3) Kolom jabatan/golongan; 4) Kolom tanda tangan; 5) Kolom keterangan. ad. c. Bagian akhir, terdiri atas : 1) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun; 2) Nama jabatan penanggung jawab; 3) Tanda tangan pejabat penanggung jawab; 4) Nama penanggung jawab.

2.

33

3.

Penandatanganan. Ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dan atau penanggung jawab. Bentuk Bentuk daftar hadir sebagaimana tercantum pada Lampiran XXV.1 sampai dengan Lampiran XXV.2

4.

Ad.B19. Piagam Penghargaan 1. Pengertian Naskah dinas yang memuat keterangan mengenai bukti pejabat/personil atau pihak lain yang telah selesai mengikuti kegiatan tertentu dan mendapat penghargaan atas prestasi yang telah dicapai. Susunan. terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi. c. Bagian akhir ad. a. Bagian awal, terdiri atas : 1) Tulisan piagam penghargaan dengan huruf kapital pada huruf awal dalam kata piagam dan kata penghargaan; 2) Nomor piagam. ad. b. Bagian Isi, terdiri atas : 1) Uraian berisikan jabatan yang memberikan penghargaan; 2) Identitas yang menerima penghargaan; 3) Uraian kegiatan yang telah diikuti termasuk waktu kegiatan dan tempat atau prestasi yang telah dicapai. ad. c. Bagian akhir, terdiri atas : 1) Tempat, tanggal, bulan dan tahun; 2) Nama jabatan dan instansi; 3) Tanda tangan; 4) Nama terang; 5) Stempel. 3. Pengesahan. Ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum atau Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi/ Kabupaten/ Kota. Bentuk Bentuk Piagam Penghargaan sebagaimana tercantum pada Lampiran XXVI.1 sampai dengan Lampiran XXVI.2

2.

4.

Ad.B20. Surat Tugas 1. Pengertian Naskah dinas yang memuat pemberian tugas tertentu dari pejabat atasan yang berwenang kepada Pejabat/Personil di bawahnya untuk melaksanakan surat tugas dan atau pekerjaan tertentu serta dalam waktu yang ditentukan.

34

2.

Susunan. terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi. c. Bagian akhir. ad. a. Bagian awal, terdiri atas : 1) Tulisan surat tugas dengan menggunakan huruf kapital pada huruf awal kata surat dan kata tugas; 2) Nomor. ad. b. Isi, terdiri atas : 1) Dasar peraturan perundang-undangan dikeluarkannya Surat Tugas; 2) Tulisan menugaskan dengan menggunakan huruf kapital; 3) Nama pejabat/pegawai yang diberi tugas; 4) Waktu dan tempat yang diperlukan dalam penugasan; 5) Keperluan penugasan; 6) Penutup. ad. c. Bagian akhir, terdiri dari : 1) Nama tempat; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama Jabatan; 4) Tanda tangan pejabat; 5) Nama pejabat yang menandatangani; 6) Stempel. Pengesahan. Ditandatangani oleh pejabat pemberi tugas. Bentuk Bentuk surat tugas sebagaimana tercantum dalam Lampiran XXVII.

3.

4.

Ad.B21. Surat Pernyataan 1. Pengertian Naskah dinas yang memuat suatu pernyataan berkenaan dengan hal tertentu, yang sifatnya harus dapat dipertanggungjawabkan dan mengandung sanksi apabila ternyata dikemudian hari tidak benar. Susunan. terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi. c. Bagian akhir ad. a. Bagian awal, terdiri atas : 1) Tulisan surat pernyataan dengan menggunakan huruf kapital; 2) Nomor. ad. b. Isi, terdiri atas : 1) Identitas yang membuat pernyataan; 2) Pernyataan yang dibuat; 3) Kalimat penutup.

2.

35

ad. c. Bagian akhir, terdiri atas : 1) Nama tempat; 2) Tanggal, bulan dan tahun; 3) Nama Jabatan yang membuat pernyataan; 4) Tanda tangan; 5) Nama yang membuat pernyataan. 3. Pengesahan Ditandatangani oleh yang membuat pernyataan. Bentuk Bentuk Surat Pernyataan sebagaimana tercantum pada Lampiran XXVIII

4.

Ad.B22. Surat Peringatan 1. Pengertian Naskah dinas yang memuat teguran atau peringatan dari pejabat atasan kepada pejabat dibawahnya atau personil atau dari suatu instansi kepada Instansi/Organisasi dibawahnya dalam lingkungan kerjanya, tentang kealpaan, kelalaian, kekeliruan atau sesuatu hal yang berlawanan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dengan maksud agar segera mendapat tanggapan perbaikan. Susunan. terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi. c. Bagian akhir. ad. a. Bagian awal, terdiri atas : 1) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun; 2) Alamat yang dituju; 3) Tulisan surat peringatan dengan menggunakan huruf kapital dan dapat ditambah kata pertama atau kedua dengan menggunakan huruf kapital setelah kalimat surat peringatan. 4) Nomor. ad. b. Isi, terdiri atas : 1) Identitas pejabat/personil atau instansi/organisasi yang diberi peringatan; 2) Dasar ketentuan dikeluarkannya surat peringatan; 3) Isi peringatan; 4) Penutup. ad. c. Bagian akhir, terdiri atas : 1) Nama jabatan; 2) Tanda tangan; 3) Nama pejabat; 4) Tembusan apabila diperlukan. 3. Pengesahan. Ditandatangani oleh pejabat yang memberi peringatan. Bentuk Bentuk surat peringatan sebagaimana tercantum pada Lampiran XXIX..

2.

4.

36

Ad.B23. Risalah Rapat 1. Pengertian Naskah dinas yang memuat pendapat dan atau saran/masukan peserta rapat pleno Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, serta Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota terhadap materi yang dicantumkan dalam acara undangan rapat, yang diakhiri dengan kesimpulan rapat oleh pimpinan rapat. Kesimpulan rapat dituangkan dalam berita acara rapat pleno yang dilampiri dengan daftar hadir peserta rapat yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari berita acara. Susunan. terdiri atas : a. Bagian awal. b. Isi. c. Bagian akhir. ad. a. Bagian awal, terdiri atas : 1) Jenis rapat; 2) Hari, tanggal, bulan dan tahun; 3) Waktu dan tempat; 4) Materi rapat; 5) Pimpinan rapat; 6) Peserta rapat. ad. b. Isi, terdiri atas : 1) Pembukaan atau pengantar pimpinan rapat tentang materi rapat kepada peserta rapat, serta kesepakatan peserta rapat mengenai waktu rapat; 2) Curah pendapat peserta rapat, yang dapat berupa saran/ tanggapan dan atau masukan dan hal-hal lain tentang materi rapat; 3) Kesimpulan rapat yang memuat pokok-pokok materi rapat yang disepakati untuk ditindaklanjuti. ad. c. Bagian akhir, meliputi penutup yang berisi identitas penyusun risalah rapat. 3. Sarana a. Risalah rapat dibuat berdasarkan hasil rekaman saat berlangsungnya rapat dari awal sampai akhir, dan dituangkan dalam kertas kop surat Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota. b.Risalah rapat disimpan pada Filling cabinet khusus yang dibuat sedemikian rupa secara berurutan, sehingga memudahkan dalam pencarian data sewaktu-waktu diperlukan. Bentuk Bentuk risalah rapat sebagaimana tercantum pada Lampiran XXX..

2.

4.

37

BAB III KOP NASKAH DINAS, STEMPEL DINAS, SAMPUL NASKAH DINAS, MAP DAN PAPAN NAMA Kop naskah dinas, stempel dinas, sampul naskah dinas, map dan papan nama yang diatur dalam Peraturan ini, menjadi dasar untuk Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/ Kota dalam melaksanakan tugas, wewenang dan kewajibannya sebagai penyelenggara pemilihan umum dalam rangka untuk mendukung administrasi pemilihan umum sebagaimana telah diuraikan dalam Bab II, sehingga dengan penulisan dan penggunaan yang benar, jelas dan teratur akan memudahkan untuk mengetahui nama instansi dan pejabat yang bertangungjawab terhadap naskah dinas yang diterbitkan. A. Kop Naskah Dinas 1. Ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum

KOMISI PEMILIHAN UMUM

Keterangan : b. Lambang garuda ditempatkan simetris dengan tulisan Komisi Pemilihan Umum. c. Lambang garuda dan tulisan Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital 12 menggunakan warna kuning emas.

2. Ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum.

KOMISI PEMILIHAN UMUM

Keterangan : a. Lambang garuda ditempatkan simetris dengan tulisan Komisi Pemilihan Umum. b. Lambang garuda dan tulisan Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital 12 menggunakan warna hitam.

38

3. Ditandatangani oleh Pejabat Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum

KOMISI PEMILIHAN UMUMAlamat : ........................

......................Telp.................... Fax..................

Keterangan : a. Lambang Komisi Pemilihan Umum berwarna ditempatkan pada bagian kiri kop naskah. b. Susunan tulisan simetris. c. Jarak tepi kertas bagian atas dengan tulisan paling atas = 1 cm d. Jarak tepi kertas bagian atas dengan garis lurus = 4 cm e. Tulisan Komisi Pemilihan Umum menggunakan huruf kapital 17 warna hitam. f. Tulisan Alamat ........ menggunakan huruf 14 warna hitam. g. Tulisan Telp..... dan Fax..... menggunakan huruf 11 warna hitam. 4. Ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi

KOMISI PEMILIHAN UMUM PROVINSI ........... Keterangan : a. Menggunakan lambang Komisi Pemilihan Umum berwarna yang ditempatkan simetris dengan tulisan Komisi Pemilihan Umum Provinsi..... b. Tulisan Komisi pemilihan Umum Provinsi.... menggunakan huruf kapital 12 warna hitam. 5. Ditandatangani oleh Sekretaris dan pejabat Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi.

KOMISI PEMILIHAN UMUMPROVINSI ................Alamat : ..............Telp.................... Fax..................

Keterangan : a. Lambang Komisi Pemilihan Umum berwarna ditempatkan pada bagian kiri kop naskah. b. Susunan tulisan simetris. c. Jarak tepi kertas bagian atas dengan tulisan paling atas = 1 cm d. Jarak tepi kertas bagian atas dengan garis lurus = 4 cm e. Tulisan Komisi Pemilihan Umum menggunakan huruf kapital 17 warna hitam.

39

f. g.

Tulisan Provinsi .... menggunakan huruf kapital 14 warna hitam Tulisan Alamat ........Tulisan Telp..... dan Fax..... menggunakan huruf 11 warna hitam.

6. Ditandatangani oleh Ketua Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota

KOMISI PEMILIHAN UMUM KABUPATEN/KOTA ........... Keterangan : a. Menggunakan lambang Komisi Pemilihan Umum berwarna yang ditempatkan simetris dengan tulisan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota..... b. Tulisan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota.... menggunakan huruf kapital 12 warna hitam. 7. Ditandatangani oleh Sekretaris dan Pejabat Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota.

KOMISI PEMILIHAN UMUMKABUPATEN/KOTA...........Alamat : ..............Telp.................... Fax..................

Keterangan : a. Lambang Komisi Pemilihan Umum berwarna ditempatkan pada bagian kiri kop naskah. b. Susunan tulisan simetris. c. Jarak tepi kertas bagian atas dengan tulisan paling atas = 1 cm d. Jarak tepi kertas bagian atas dengan garis lurus = 4 cm e. Tulisan Komisi Pemilihan Umum menggunakan huruf kapital 17 warna hitam. f. Tulisan Kabupaten/Kota .... menggunakan huruf kapital 14 warna hitam g. Tulisan Alamat ........Tulisan Telp..... dan Fax..... menggunakan huruf 11 warna hitam. 8. Ditandatangani oleh Panitia Pemilihan Kecamatan dalam Kabupaten/Kota

PANITIA PEMILIHAN KECAMATANKECAMATAN ............ KABUPATEN/KOTA.......Alamat :......................................Telp.................... Fax...............

Keterangan : a. Lambang Komisi Pemilihan Umum berwarna ditempatkan pada bagian kiri kop naskah dan logo Pemilihan Umum Tahun 2009 ditempatkan pada bagian kanan kop naskah dinas. b. Susunan tulisan simetris. c. Jarak tepi kertas bagian atas dengan tulisan paling atas = 1 cm

40

d. Jarak tepi kertas bagian atas dengan garis lurus = 4 cm e. Tulisan Panitia Pemilihan Kecamatan menggunakan huruf kapital 16 warna hitam. f. Kecamatan ....... (diisi dengan nama kecamatan yang bersangkutan atau sebutan lain) dengan menggunakan huruf kapital 13 warna hitam. g. Tulisan Kabupaten/Kota .... menggunakan huruf kapital 13 warna hitam. h. Tulisan Alamat ........Telp..... dan Fax..... menggunakan huruf 11 warna hitam.

9. Ditandatangani oleh Panitia Pemilihan Luar Negeri.

PANITIA PEMILIHAN LUAR NEGERIPERWAKILAN RI ............Alamat :......................................Telp.................... Fax...............

Keterangan : a. Lambang Komisi Pemilihan Umum berwarna ditempatkan pada bagian kiri kop naskahdan logo Pemilihan Umum Tahun 2009 ditempatkan pada bagian kanan kop naskah dinas. b. Susunan tulisan simetris. c. Jarak tepi kertas bagian atas dengan tulisan paling atas = 1 cm d. Jarak tepi kertas bagian atas dengan garis lurus = 4 cm e. Tulisan Panitia Pemilihan Luar Negeri menggunakan huruf kapital 16 warna hitam. f. Tulisan Perwakilan RI ..... menggunakan huruf kapital 13 (titik-titik diisi dengan nama Perwakilan Luar Negeri yang bersangkutan) warna hitam. g. Tulisan Alamat ........Telp..... dan Fax..... menggunakan huruf 11 warna hitam.

10. Ditandatangani oleh Panitia Pemungutan Suara dalam Kecamatan

PANITIA PEMUNGUTAN SUARAKELURAHAN/DESA....... KECAMATAN...........Alamat :......................................Telp.................... Fax...............

Keterangan : a. Lambang Komisi Pemilihan Umum berwarna ditempatkan pada bagian kiri kop naskah dan logo Pemilihan Umum Tahun 2009 ditempatkan pada bagian kanan kop naskah dinas. b. Susunan tulisan simetris. c. Jarak tepi kertas bagian atas dengan tulisan paling atas = 1 cm d. Jarak tepi kertas bagian atas dengan garis lurus = 4 cm e. Tulisan Panitia Pemungutan Suara menggunakan huruf kapital 16 warna hitam. f. Kelurahan/Desa.... (titik-titik diisi dengan nama Kelurahan/Desa yang bersangkutan atau sebutan lain) dengan menggunakan huruf kapital 13. g. Tulisan Kecamatan... (titik-titik diisi dengan nama Kecamatan yang bersangkutan) menggunakan huruf kapital 13 h. Tulisan Alamat ........Telp..... dan Fax..... menggunakan huruf 11 warna hitam.

41

a.

Stempel Dinas Stempel Dinas adalah tanda pengenal resmi Komisi Pemilihan Umum atau Komisi Pemilihan Umum Provinsi atau Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota yang digunakan sebagai tanda pengesahan naskah dinas Komisi Pemilihan Umum atau Komisi Pemilihan Umum Provinsi atau Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, PPK, PPLN dan PPS. 1. Jenis Stempel Dinas Stempel dinas, terdiri dari : a. Stempel Komisi Pemilihan Umum atau Komisi Pemilihan Umum Provinsi atau Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, PPK, PPLN dan PPS. b. Stempel kesekretariatan Komisi Pemilihan Umum atau Komisi Pemilihan Umum Provinsi atau Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, PPK, PPLN dan PPS. 2. Tata Cara Pemakaian Stempel Dinas a. Stempel Komisi Pemilihan Umum atau Komisi Pemilihan Umum Provinsi atau Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota adalah stempel bertuliskan Komisi Pemilihan Umum atau Komisi Pemilihan Umum Provinsi atau Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, PPK, PPLN dan PPS, yang digunakan untuk menyertai tanda tangan Ketua Komisi Pemilihan Umum atau Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi atau Ketua Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota atau Ketua PPK atau Ketua PPLN dan Ketua PPS, dengan menggunakan tinta stempel warna biru atau ungu. b. Stempel kesekretariatan, ditentukan : 1) Stempel Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum untuk menyertai tanda tangan Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau Wakil Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum atau pejabat Sekretariat Jenderal yang karena tugas dan fungsinya mempunyai wewenang untuk menggunakan stempel Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, dengan menggunakan tinta stempel warna biru atau ungu. 2) Stempel Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota untuk menyertai tanda tangan Sekretaris Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota dan pejabat Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota yang karena tugas dan fungsinya mempunyai wewenang untuk menggunakan stempel Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Kabupaten/Kota, dengan menggunakan tinta stempel warna biru atau ungu. c. Wewenang penyimpanan dan penggunaan stempel Komisi Pemilihan Umum , Komisi Pemilihan Umum Provinsi, Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, PPK, PPLN, dan PPS, serta stempel Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, Sekretaris PPK, Sekretaris PPLN, dan Ketua PPS, dilaksanakan oleh bagian tata usaha pada Biro Umum Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, sub bagian umum dan logistik pada bagian keuangan, umum dan logistik Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi, sub bagian keuangan, umum, dan logistik pada Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota.

42

3. Tata Cara Pembuatan Stempel Dinas a. Stempel Dinas Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum rovinsi, Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, PPK, PPLN, dan PPS dibuat sedemikian rupa dengan mengutamakan azas keamanan. b. Untuk memenuhi azas keamanan, Stempel Dinas Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum rovinsi, Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, PPK, PPLN, dan PPS pada stempel dinas diberi kode tertentu yang selalu diubah paling lama setiap 6 (enam) bulan sekali, dan Stempel Dinas Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum rovinsi, Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, PPK, PPLN, dan PPS dengan kode lama dimusnahkan. 4. Bentuk, Ukuran dan Isi Stempel Dinas

a.

Komisi Pemilihan UmumKeterangan : 1. 2. 3. 4. Garis tengah lingkaran luar : 37 mm. Garis tengah lingkaran luar bagian dalam : 35 mm. Garis tengah lingkaran dalam : 25 mm. Antara garis lingkaran luar bagian dalam dengan garis lingkaran dalam, pada bagian atas diberi tulisan Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital melingkar simetris. 5. Antara garis lingkaran luar bagian dalam dengan garis lingkaran dalam pada bagian bawah diberi tanda bintang simetris. 6. Pada lingkaran dalam diberi lambang garuda.

b. Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan UmumKeterangan : 1. 2. 3. 4. Garis tengah lingkaran luar : 37 mm Garis tengah lingkaran luar bagian dalam : 35 mm Garis tengah lingkaran dalam : 25 mm Antara garis lingkaran luar bagian dalam dengan garis lingkaran dalam, pada bagian atas diberi tulisan Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital melingkar simetris. 5. Antara garis lingkaran luar bagian dalam dengan garis lingkaran dalam pada bagian bawah diberi tanda bintang simetris. 6. Pada lingkaran dalam diberi lambang garuda

43

c. Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan UmumKeterangan : 1. 2. 3. 4. 5. Garis tengah lingkaran luar : 37 mm. Garis tengah lingkaran luar bagian dalam : 35 mm. Garis tengah lingkaran dalam : 25 mm. Jarak dua garis mendatar pada lingkaran dalam : 7 mm. Antara garis lingkaran luar bagian dalam dengan garis lingkaran dalam, pada bagian atas diberi tulisan Komisi Pemilihan Umum dengan huruf kapital melingkar simetris. 6. Antara garis lingkaran luar bagian dalam dengan garis lingkaran dalam pada bagian bawah diberi tanda bintang simetris. 7. Dalam dua garis mendatar pada lingkaran dalam diberi tulisan Sekretariat Jenderal dengan menggunakan huruf kapital.

d. Komisi Pemilihan Umum ProvinsiKeterangan : 1. Bentuk: Lingkaran luar 37 mm, lingkaran luar bagian dalam 35mm, lingkaran dalam 25 mm, lebar 2 (dua) garis sejajar simetris di dalam lingkaran dalam 7 mm. 2. Antara lingkaran luar bagian dalam dengan lingkaran dalam, ditulis kalimat Komisi Pemilihan Umum Provinsi dengan huruf kapital melingkar simetris. 3. Gambar bintang segi lima diletakan vertikal dibawah, antara kata Komisi dan nama Provinsi. 4. Didalam lingkaran dalam dibuat garis sejajar, dan ditulis nama Provinsi.... (yang bersangkutan) dengan menggunakan huruf kapital.

e. Sekretariat Komisi Pemilihan Umum ProvinsiKeterangan : 1. Bentuk: Lingkaran luar 37 mm, lingkaran luar bagian dalam 35mm, lingkaran dalam 25 mm, lebar 2 (dua) garis sejajar simetris di dalam lingkaran dalam 7 mm. 2. Antara lingkaran luar bagian dalam dengan lingkaran dalam, ditulis kalimat Komisi Pemilihan Umum Provinsi...... dengan menggunakan huruf kapital melingkar simetris. 3. ...... (titik-titik dalam lingkarab di isi nama Provinsi). 4. Gambar Bintang segi lima diletakan vertikal dibawah, antara kata Komisi dan nama Provinsi. 5. Didalam lingkaran dalam dibuat garis sejajar, dan ditulis kata Sekretariat dengan menggunakan huruf kapital.

44

f. Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/KotaKeterangan : 1. Bentuk : Lingkaran luar 37 mm, lingkaran luar bagian dalam 35 mm, lingkaran dalam 25 mm, lebar 2 (dua) garis sejajar simetris di dalam lingkaran dalam 7 mm. 2. Antara lingkaran luar bagian dalam dengan lingkaran dalam, ditulis kalimat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota dengan menggunakan huruf kapital melingkar simetris. 3. Gambar bintang segi lima diletakan vertikal dibawah, antara kata Komisi dan nama Kabupaten/Kota. 4. Didalam lingkaran dalam dibuat garis sejajar, dan ditulis nama Kabupaten/Kota.... (yang bersangkutan) dengan menggunakan huruf kapital.

g. Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/KotaKeterangan : 1. Bentuk : Lingkaran luar 37 mm, lingkaran luar bagian dalam 35 mm, lingkaran dalam 25 mm, lebar 2 (dua) garis sejajar simetris di dalam lingkaran dalam 7 mm. 2. Antara lingkaran luar bagian dalam dengan lingkaran dalam, ditulis kalimat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota dengan menggunakan huruf kapital melingkar simetris. 3. ......(titik-titik dalam lingkaran di isi nama Kabupaten/Kota) 4. Gambar bintang segi lima diletakan vertikal dibawah, antara kata Komisi dan nama Kabupaten/Kota. 5. Didalam lingkaran dalam dibuat garis sejajar, dan ditulis kata Sekretariat dengan menggunakan huruf kapital.

45

h. Panitia Pemilihan KecamatanKeterangan : 1. Garis tengah lingkaran luar : 37 mm. 2. Garis tengah lingkaran luar bagian dalam : 35 mm. 3. Garis tengah lingkaran dalam : 25 mm. 4. Antara garis lingkaran luar bagian dalam dengan lingkaran dalam, pada bagian atas diberi tulisan Panitia Pemilihan Kecamatan dengan menggunakan huruf kapital melingkar simetris. 5. Antara garis lingkaran luar bagian dalam dengan garis lingkaran dalam pada bagian bawah diberi tanda bintang simetris. 6. Didalam lingkaran dalam dibuat garis sejajar, dan ditulis nama Kecamatan....(yang bersangkutan) atau sebutan lain dengan menggunakan huruf kapital.

i. Panitia Pemungutan Suara Kelurahan/DesaKeterangan : 1. 2. 3. 4. Garis tengah lingkaran luar : 37 mm. Garis tengah lingkaran luar bagian dalam : 35 mm. Garis tengah lingkaran dalam : 25 mm. Antara garis lingkaran luar bagian dalam dengan lingkaran dalam, pada bagian atas diberi tulisan Panitia Pemungutan Suara dengan menggunakan huruf kapital melingkar simetris. 5. Antara garis lingkaran luar bagian dalam dengan garis lingkaran dalam pada bagian bawah diberi tanda bintang simetris. 6. Didalam lingkaran dalam dibuat garis sejajar, dan ditulis nama Kelurahan/Desa (yang bersangkutan) atau sebutan lain dengan menggunakan huruf kapital.

j. Panitia Pemilihan Luar NegeriKeterangan : 1. Garis tengah lingkaran luar : 37 mm. 2. Garis tengah lingkaran luar bagian dalam : 35 mm. 3. Garis tengah lingkaran dalam : 25 mm. 4. Antara garis lingkaran luar bagian dalam dengan lingkaran dalam, pada bagian atas diberi tulisan Panitia Pemilihan Luar Negeri dengan menggunakan huruf kapital melingkar simetris. 5. Antara garis lingkaran luar bagian dalam dengan garis lingkaran dalam pada bagian bawah diberi tanda bintang simetris. 6. Didalam lingkaran dalam dibuat garis sejajar, dan ditulis nama Perwakilan RI....(yang bersangkutan) dengan menggunakan huruf kapital.

46

4. Kode Stempel Dinas a. Untuk menjaga kerahasiaan stempel dinas Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi, Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, PPK, PPLN, dan PPS, serta stempel Sekretariat Jenderal, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, Sekretariat PPK, Sekretariat PPLN, dan PPS, terhadap stempel dinas tersebut dibubuhi kode tertentu yang diadakan perubahan paling lama setiap 6 (enam) bulan sekali, dengan ketentuan kode tertentu tersebut hanya diketahui oleh pimpinan Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi, Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, PPK, PPLN, dan PPS, serta stempel Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, Sekretariat PPK, Sekretariat PPLN, dan PPS. b. Apabila terdapat adanya penyimpangan atau pemalsuan stempel dinas sebelum jangka waktu sebagaimana dimaksud pada huruf a, pimpinan Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi, Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, PPK, PPLN, dan PPS, serta stempel Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, Sekretariat PPK, Sekretariat PPLN, dan PPS memerintahkan untuk segera mengganti stempel dinas tersebut dengan kode yang diperbaharui.

B. Sampul Naskah Dinas 1. Pengertian Naskah dinas yang disampaikan atau dikirimkan kepada yang berkepentingan, dimasukan dalam suatu sampul naskah dinas, sehingga dapat menjaga kebersihan dan atau kerahasiaan isi naskah dinas sampai kepada yang berkepentingan. 2. Jenis Sampul terdiri dari : a. Sampul naskah dinas ukuran kabinet warna coklat. b. Sampul naskah dinas ukuran folio warna coklat. c. Sampul naskah dinas ukuran folio warna coklat dan putih. d. Sampul naskah dinas ukuran besar warna coklat. 3. Penggunaan, ukuran, dan jenis kertas sampul a. Penggunaan 1) Sampul naskah dinas kabinet dipergunakan untuk pengiriman naskah-naskah dinas dengan memperhatikan ketebalan naskah dinas; 2) Sampul naskah dinas ukuran folio dipergunakan untuk pengiriman naskahnaskah dinas yang karena ketebalannya tidak memungkinkan menggunakan sampul kabinet; 3) Sampul naskah dinas ukuran folio dipergunakan untuk pengiriman naskahnaskah dinas yang karena sesuatu hal tidak harus dilipat, dan yang berwarna putih khusus digunakan untuk sampul naskah dinas mengenai kepangkatan, piagam, dan surat tanda tamat pendidikan/ pelatihan; 4) Sampul naskah dinas ukuran besar dipergunakan ........ b. Ukuran 1) Sampul naskah dinas kabinet : 11,5 cm x 24,5 cm; 2) Sampul naskah dinas folio : 21,5 cm x 30 cm; 3) Sampul naskah dinas folio : 24 cm x 35 cm; 4) Sampul naskah dinas besar :..........

47

c. Jenis kertas : samson d. Contoh : 1) Sampul naskah dinas Komisi Pemilihan Umum

KOMISI PEMILIHAN UMUMJL. IMAM BONJOL NO. 29

JAKARTATelp.................... Fax..................

2) Sampul naskah dinas Komisi Pemilihan Umum Provinsi

KOMISI PEMILIHAN UMUMPROVINSI..........Alamat:........TELP:.............. FAX:.........

3) Sampul naskah dinas Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota

KOMISI PEMILIHAN UMUMKAB/KOTA..........Alamat:........TELP:.............. FAX:.........

48

4) Sampul naskah dinas PPK

PANITIA PEMILIHAN KECAMATANKEC...../KAB/KOTA.......Alamat :...............TELP:.............. FAX:.........

5) Sampul naskah dinas PPS

PANITIA PEMUNGUTAN SUARAKEL/DESA.........KEC.......Alamat :...............TELP:.............. FAX:.........

6)

Sampul Naskah Dinas Panitia Pemilihan Luar Negeri

PANITIA PEMILIHAN LUAR NEGERIPERWAKILAN RI........Alamat :...............TELP:.............. FAX:.........

49

C. Stof Map 1. Stof Map TU Pimpinan Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum - Ukuran : 25 cm x 30 cm - Warna : - krem (untuk naskah dinas bersifat biasa) : - merah (untuk naskah dinas yang bersifat penting/segera) - Bentuk : 2 lipatan - Bahan : karton berserat

Contoh : Penampang depan

KOMISI PEMILIHAN UMUM JAKARTA

PERIHAL : ..................................... ......................................

Penampang dalam

50

2.

Stof Map Umum - Ukuran : 25 cm x 30 cm - Warna : krem - Bentuk : 2 lipatan - Bahan : buffalo

Contoh Stof Map Komisi Pemilihan Umum Penampang depan

KOMISI PEMILIHAN UMUM JAKARTA

Penampang dalam

51

Contoh Stof Map Komisi Pemilihan Umum Provinsi Penampang depan

KOMISI PEMILIHAN UMUM PROVINSI......

Penampang dalam

52

Contoh Stof Map Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota Penampang depan

KOMISI PEMILIHAN UMUM KABUPATEN/KOTA...

Penampang dalam

53

Contoh Stof Map Panitia Pemilihan Kecamatan Penampang depan

PANITIA PEMILIHAN KECAMATAN KECAMATAN................ KABUPATEN/KOTA......

Penampang dalam

\

54

Contoh Stof Map Panitia Pemungutan Suara Penampang depan

PANITIA PEMUNGUTAN SUARA KELURAHAN/DESA........ KECAMATAN................

Penampang dalam

55

Contoh Stof Map Panitia Pemilihan Luar Negeri Penampang depan

PANITIA PEMILIHAN LUAR NEGERI PERWAKILAN RI .........

Penampang dalam

56

D. Papan Nama Papan nama adalah tulisan pada papan dengan ukuran tertentu dan ditempatkan di depan gedung kantor yang memuat sebuah nama, alamat dan nomor telepon, agar masyarakat umum atau instansi lain mengetahui. 1. Papan Nama Kom