PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA...6. Kementerian adalah Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. 7. Universitas adalah Universitas Brawijaya. 8. Rektor adalah Rektor Universitas

PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA

NOMOR 7 TAHUN 2014

TENTANG

TATA NASKAH DINAS

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka peningkatan efisiensi dan tertib administrasi dalam penyelenggaraan pendidikan di Universitas perlu mengatur tata naskah dinas;

b. bahwa Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 346/PER/2012 tentang Tata Persuratan di Universitas Brawijaya perlu disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan dan perkembangan keadaan sehingga perlu diganti;

c. bahwa dalam praktik penyelenggaraan pendidikan di Universitas Brawijaya sangat diperlukan pedoman dalam penyusunan naskah dinas;

d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c perlu ditetapkan Peraturan Rektor tentang Tata Naskah Dinas;

Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301);

2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);

3. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 158, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5336);

4. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 23, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5105) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2010 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5157);

5. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 69);

6. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2013 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 215);

7. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 080/O/2002 tentang Statuta Universitas Brawijaya;

2

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN REKTOR TENTANG TATA NASKAH DINAS.

BAB I KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Rektor ini yang dimaksud dengan : 1. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis,

format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

2. Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan.

3. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas.

4. Penanda tangan naskah dinas adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.

5. Lambang Universitas adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas Universitas. 6. Kementerian adalah Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. 7. Universitas adalah Universitas Brawijaya. 8. Rektor adalah Rektor Universitas Brawijaya. 9. Unit Organisasi adalah Rektorat, Fakultas, Program, Lembaga, Unit Pelaksana Teknis, dan Unit

Kerja. 10. Program adalah Program Pascasarjana, Program Kedokteran Hewan, Program Teknologi

Informasi dan Ilmu Komputer, Program Kampus IV Kediri, Program Kampus V Jakarta, dan Program Pendidikan Vokasi di lingkungan Universitas, atau program sejenis yang dibentuk kemudian untuk maksud dan tujuan yang serupa.

11. Lembaga adalah Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, dan Lembaga Pengkajian dan Pengembangan Pendidikan.

12. Unit Pelaksana Teknis adalah unit pelaksana teknis yang dibentuk di lingkungan Universitas. 13. Unit Kerja adalah Unit Kerja yang berada di bawah Unit Organisasi.

BAB II

JENIS NASKAH DINAS

Bagian Kesatu Ketentuan Umum

Pasal 2

Jenis naskah dinas terdiri atas: a. peraturan; b. keputusan; c. instruksi; d. surat edaran; e. surat dinas; f. nota dinas; g. memo; h. surat undangan; i. surat tugas; j. surat pengantar; k. surat perjanjian; l. surat kuasa; m. surat keterangan; n. surat pernyataan; o. surat pengumuman; p. berita acara; q. laporan; r. notulen rapat; dan s. telaahan staf.

3

Pasal 3

(1) Bentuk kepala naskah dinas Peraturan, Keputusan, dan Instruksi ditentukan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, Pasal 17, dan Pasal 24.

(2) Bentuk kepala naskah dinas selain Peraturan, Keputusan, dan Instruksi ditentukan sebagai berikut: a. pada kepala naskah dinas Universitas dicantumkan lambang Universitas, nama

Kementerian, nama Universitas, alamat, serta garis penutup; b. pada kepala naskah dinas Fakultas/Program, dicantumkan lambang Fakultas/Program,

nama Kementerian, nama Universitas, nama Fakultas/Program, alamat, serta garis penutup; c. pada kepala naskah dinas Lembaga, dicantumkan lambang Universitas, nama Kementerian,

nama Universitas, nama lembaga, alamat, serta garis penutup; d. pada kepala surat dinas UPT, dicantumkan lambang Universitas, nama Kementerian, nama

Universitas, nama UPT, alamat, serta garis penutup; e. lambang Universitas dicetak sesuai dengan Statuta Universitas; f. jika lambang Universitas dicetak dengan tidak menggunakan ketentuan sebagaimana

dimaksud pada ayat (e), maka dicetak dengan warna hitam dan putih; g. nama Universitas dicetak pada baris kedua setelah nama Kementerian, Unit Organisasi

dicetak pada baris ketiga, dan Unit Kerja pada baris keempat masing-masing dicetak dengan huruf kapital;

h. Unit Organisasi atau Unit Kerja dicetak lebih tebal dari pada nama Kementerian dan Universitas;

i. alamat ditulis lengkap pada baris akhir tanpa singkatan disertai kode pos, telepon, faksimile, dan laman apabila ada;

j. kepala naskah dinas ditutup dengan menggunakan garis tebal tunggal; k. jarak garis penutup dari tepi atas kertas 4,5 cm; l. bentuk kepala naskah dinas menggunakan contoh-contoh sebagaimana tercantum pada

Lampiran 1.

Bagian Kedua Peraturan

Pasal 4

(1) Peraturan merupakan naskah dinas yang bersifat mengatur. (2) Jenis peraturan meliputi:

a. Peraturan Rektor; dan b. Peraturan Dekan/Ketua Program/Direktur Program.

(3) Peraturan Rektor sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a dibentuk oleh Rektor. (4) Peraturan Dekan/Ketua Program/Direktur Program sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf

b dibentuk oleh Dekan/Ketua Program/Direktur Program untuk mengatur lebih lanjut Peraturan Rektor.

(5) Bagian-bagian peraturan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. kepala peraturan; b. judul peraturan; c. pembukaan; d. batang tubuh atau isi; dan e. penutup.

Pasal 5

Kepala peraturan terdiri atas: a. lambang Universitas untuk Peraturan Rektor, lambang fakultas untuk Peraturan Dekan, dan

lambang program untuk peraturan ketua/direktur program dicantumkan secara simetris; b. kata peraturan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara

simetris; c. kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d. kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan e. nama peraturan ditulis dengan huruf kapital secara simetris.

4

Pasal 6

Pembukaan peraturan terdiri atas: a. frasa: Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa;

b. nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan; c. konsideran berisi latar belakang diawali dengan kata menimbang, dan dasar hukum diawali

dengan kata mengingat; dan d. diktum terdiri atas kata memutuskan dan menetapkan.

Pasal 7

Frasa Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa ditulis dengan huruf kapital simetris.

Pasal 8

Nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma.

Pasal 9 (1) Konsideran menimbang memuat uraian singkat mengenai pokok pikiran yang menjadi latar

belakang pembuatan peraturan. (2) Jika konsideran memuat lebih dari satu pokok pikiran, setiap pokok pikiran dirumuskan dalam

rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian. (3) Setiap pokok pikiran ditulis secara urut dengan huruf, diawali dengan kata bahwa, dan diakhiri

tanda baca titik koma.

Pasal 10

(1) Konsideran mengingat memuat dasar hukum kewenangan pembuatan peraturan berisi peraturan perundang-undangan yang tingkatannya sama atau lebih tinggi.

(2) Jika jumlah peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencantumannya perlu memperhatikan tata urutan peraturan perundang-undangan dan, jika tingkatannya sama, disusun secara kronologis berdasarkan saat pengundangan atau penetapannya.

(3) Pencantuman Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, dan Peraturan Presiden dilengkapi dengan Nomor Lembaran Negara Republik Indonesia dan Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia yang diletakkan diantara tanda baca kurung.

(4) Pencantuman Peraturan Menteri dilengkapi dengan Nomor Berita Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baca kurung.

Pasal 11

(1) Kata memutuskan ditulis dengan huruf kapital tanpa spasi secara simetris, dan diakhiri dengan

tanda baca titik dua. (2) Kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital pada awal kata, dicantumkan sesudah kata

memutuskan, sejajar dengan kata menimbang dan mengingat, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.

(3) Setelah kata menetapkan dicantumkan nama peraturan yang ditetapkan, ditulis huruf kapital,

dan diakhiri tanda baca titik.

Pasal 12

Batang tubuh atau isi peraturan memuat materi pokok yang diatur dalam peraturan dan dirumuskan dalam pasal-pasal.

Pasal 13

Penutup peraturan terdiri atas: a. tempat dan tanggal penetapan peraturan ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi

peraturan;

5

b. nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis dengan huruf kapital, sejajar dengan kata ditetapkan, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

c. tanda tangan pejabat yang menetapkan peraturan dibubuhkan diantara nama jabatan dan nama pejabat;

d. cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan; e. nama lengkap jabatan yang menandatangani peraturan ditulis dengan huruf kapital dan sejajar

dengan nama jabatan tanpa mencantumkan nomor induk pegawai (NIP) dan gelar.

Pasal 14

Naskah Peraturan diketik dengan jenis huruf Arial, dengan ukuran 11, di atas kertas F4.

Pasal 15

Bentuk peraturan dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran 2.

Bagian Ketiga Keputusan

Pasal 16

(1) Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak

bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk: a. menetapkan/mengubah status kepegawaian/personal/keanggotaan/material/ peristiwa; b. menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/tim; c. menetapkan pelimpahan wewenang.

(2) Jenis keputusan terdiri atas: a. keputusan Rektor; b. keputusan Dekan/Ketua Program/Direktur Program; dan c. keputusan Ketua Lembaga.

(3) Bagian-bagian keputusan terdiri atas: a. kepala keputusan; b. nama keputusan; c. pembukaan; d. batang tubuh atau isi; dan e. penutup.

(4) Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani keputusan adalah pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Pasal 17

Kepala keputusan terdiri atas: a. lambang Universitas untuk Keputusan Rektor, lambang fakultas untuk Keputusan Dekan,

lambang program untuk keputusan ketua/direktur program, dan lambang lembaga untuk keputusan ketua lembaga, dicantumkan secara simetris;

b. kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

c. kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital secara simetris; kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan

d. nama keputusan ditulis dengan huruf kapital secara simetris.

Pasal 18

Pembukaan keputusan terdiri atas: a. nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan; b. konsideran berisi latar belakang diawali dengan kata menimbang, dan dasar hukum diawali

dengan kata mengingat; dan c. diktum terdiri atas kata memutuskan dan menetapkan.

6

Pasal 19 Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan, konsideran, dan diktum dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8, Pasal 9, Pasal 10, dan Pasal 11.

Pasal 20

Batang tubuh atau isi keputusan memuat materi pokok yang ditetapkan dalam keputusan.

Pasal 21

Penutup keputusan teridiri atas: a. tempat dan tanggal ditetapkannya keputusan ditulis disebelah kanan bawah, di bawah baris

akhir isi keputusan; b. nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis dengan huruf kapital, sejajar dengan

kata ditetapkan, dan diakhiri dengan tanda baca koma; c. tanda tangan pejabat yang menetapkan keputusan dibubuhkan di antara nama jabatan dan

nama pejabat; d. cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan; e. nama lengkap pejabat yang menetapkan keputusan ditulis dengan huruf kapital dan sejajar

dengan nama jabatan tanpa mencantumkan gelar; dan f. singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta

menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak bagi pejabat selain Rektor.

Pasal 22

Bentuk keputusan dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran 3.

Bagian Keempat Instruksi

Pasal 23

(1) Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah berupa petunjuk atau arahan tentang

pelaksanaan kebijakan atau peraturan perundang-undangan yang dibentuk oleh Rektor. (2) Bagian-bagian instruksi terdiri atas:

a. kepala instruksi; b. dasar hukum atau latar belakang; c. batang tubuh atau isi; dan d. penutup.

Pasal 24

Kepala instruksi terdiri atas: a. lambang Universitas dicantumkan secara simetris; b. kata instruksi dan kata Rektor ditulis dengan huruf kapital secara simetris; c. kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d. kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; e. nama instruksi ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan f. nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis dengan huruf kapital secara simetris

dan diakhiri dengan tanda baca koma.

Pasal 25

Konsideran instruksi dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10.

7

Pasal 26

Batang tubuh atau isi instruksi memuat nama pejabat yang diberi instruksi dan materi pokok yang diatur dalam instruksi.

Pasal 27

Penutup instruksi terdiri atas: a. tempat dan tanggal dikeluarkannya instruksi ditulis disebelah kanan bawah, di bawah baris akhir

isi instruksi; b. nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis dengan huruf kapital, sejajar dengan

kata dikeluarkan, dan diakhiri dengan tanda baca koma; c. tanda tangan pejabat yang mengeluarkan instruksi dibubuhkan di antara nama jabatan dan

nama pejabat; d. cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan; e. nama lengkap pejabat yang mengeluarkan instruksi ditulis dengan huruf kapital dan sejajar

dengan nama jabatan tanpa mencantumkan gelar; dan f. singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta

menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak.

Pasal 28

Bentuk instruksi dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran 4.

Bagian Kelima Salinan

Pasal 29

(1) Peraturan, Keputusan, dan Instruksi Rektor yang telah ditetapkan, dibuat salinan yang

ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. (2) Salinan Peraturan, Keputusan, dan Instruksi Rektor sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran 5a, 5b, dan 5c.

Bagian Keenam Surat Edaran

Pasal 30

(1) Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang

penting dan mendesak. (2) Bagian-bagian surat edaran terdiri atas:

a. kepala surat edaran; b. pembukaan surat edaran; c. isi surat edaran; dan d. penutup.

Pasal 31

Kepala surat edaran dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2).

Pasal 32

(1) Pembukaan surat edaran terdiri atas: a. frasa surat edaran; b. nomor; c. tentang; dan d. alamat tujuan surat edaran.

(2) Frasa surat edaran ditulis dengan huruf kapital di bawah kepala naskah dinas secara simetris. (3) Kata nomor ditulis dengan huruf kapital sejajar dengan frasa surat edaran.

8

(4) Kata tentang ditulis dengan huruf kapital di bawah nomor dan simetris dengan frasa surat edaran.

(5) Penulisan alamat tujuan surat edaran didahului singkatan yth., ditulis di bawah sebelah kiri kata tentang, diikuti nama jabatan dan alamat yang dituju tanpa didahului kata depan di pada nama tempat tujuan.

Pasal 33

(1) Awal kalimat isi surat edaran ditulis di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat. (2) Isi surat edaran terdiri atas:

a. pendahuluan berisi landasan hukum pembuatan surat edaran; b. isi pokok memuat materi pokok surat edaran; dan c. kalimat penutup berisi perintah pelaksanaan surat edaran.

Pasal 34

Penutup surat edaran terdiri atas: a. tanggal surat edaran ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah garis akhir isi surat edaran,

tanpa didahului nama tempat pembuatan; b. nama jabatan pejabat yang menandatangani surat edaran ditulis di bawah dan sejajar dengan

tanggal surat edaran dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma;

c. tanda tangan pejabat yang menandatangani surat edaran dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat;

d. cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat;

e. nama pejabat yang menandatangani surat edaran ditulis di bawah, sejajar dengan nama jabatan, dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah; dan

f. singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta


Pasal 35

(1) Apabila ada tembusan, kata tembusan ditulis dengan menggunakan huruf kapital pada awal

kata tanpa garis bawah diikuti tanda baca titik dua sejajar dengan pembuka surat dan sebaris dengan nama pejabat yang menandatangani surat edaran.

(2) Pihak yang diberi tembusan ditulis di bawah kata tembusan, dan apabila yang diberi tembusan lebih dari satu diberi nomor urut dengan angka arab sejajar dengan kata tembusan.

(3) Pihak yang diberi tembusan tidak didahului singkatan yth atau diikuti frasa sebagai laporan.

Pasal 36

Bentuk surat edaran dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran 6.

Bagian Ketujuh Surat Dinas

Pasal 37

(1) Surat dinas adalah naskah dinas yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi

pemerintahan. (2) Bagian-bagian surat dinas terdiri atas:

a. kepala surat; b. pembuka surat; c. isi surat; dan d. penutup surat.

9

Pasal 38 Kepala surat dinas dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2).

Pasal 39

Pembuka surat dinas terdiri atas: a. nomor surat; b. lampiran surat; c. hal surat; d. tanggal surat; dan e. alamat surat.

Pasal 40

(1) Nomor surat berisikan nomor urut, kode surat, dan tahun pembuatan surat. (2) Kata nomor ditulis di sebelah kiri di bawah garis kepala surat dinas. (3) Nomor urut surat tidak dikombinasikan dengan huruf.

Pasal 41

(1) Kata lampiran ditulis di bawah kata nomor dan menyebutkan jumlah lampiran. (2) Jumlah lampiran yang dapat ditulis dengan satu atau dua kata ditulis dengan huruf dan diawali

dengan huruf kapital, tidak didahului atau diikuti angka, sedangkan yang tiga kata atau lebih ditulis dengan menggunakan angka arab.

(3) Kata lampiran tidak ditulis apabila tidak ada yang dilampirkan.

Pasal 42

(1) Kata hal ditulis di bawah kata lampiran dan apabila tidak ada yang dilampirkan, kata hal ditulis di bawah kata nomor.

(2) Hal berisikan inti keseluruhan isi surat dinas.

Pasal 43

(1) Tanggal surat dinas ditulis di sebelah kanan sebaris dengan nomor surat. (2) Tanggal surat dinas tidak disertai nama tempat pembuatannya.

Pasal 44

(1) Penulisan alamat tujuan surat didahului frasa yang terhormat disingkat Yth. Kemudian nama

jabatan atau nama orang yang dituju. (2) Singkatan Yth. ditulis di bawah kata hal. (3) Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di.

Pasal 45

Isi surat dinas terdiri atas: a. pendahuluan; b. isi pokok; dan c. kalimat penutup.

Pasal 46

(1) Pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat dinas, ditulis singkat dan jelas. (2) Awal kalimat pendahuluan surat dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat.

Pasal 47

Isi pokok merupakan uraian dari inti surat dinas.

10

Pasal 48

Kalimat penutup merupakan kalimat yang mengakhiri isi surat dinas.

Pasal 49

Penutup surat dinas terdiri atas: a. nama jabatan penanda tangan surat dinas yang ditulis di bagian kanan bawah dengan huruf

kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma; b. nama pejabat yang menandatangani surat dinas ditulis di bawah, sejajar dengan nama jabatan,

dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah;

c. tanda tangan dibubuhkan diantara nama jabatan dan nama pejabat; d. singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta

menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak; e. cap dinas atau cap jabatan dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan

pejabat; dan f. apabila ada tembusan, dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 35.

Pasal 50

Bentuk surat dinas dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran 7.

Bagian Kedelapan Nota Dinas

Pasal 51

(1) Nota dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal dari atasan kepada bawahan atau dari

bawahan kepada atasan langsung atau yang setingkat, berisikan catatan atau pesan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan.

(2) Bagian-bagian nota dinas terdiri atas: a. kepala nota dinas; b. pembukaan nota dinas; c. isi nota dinas; dan d. penutup nota dinas.

Pasal 52

Kepala nota dinas dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2).

Pasal 53

(1) Pembuka nota dinas terdiri atas: a. frasa nota dinas; b. nomor; c. tujuan nota dinas; d. asal nota dinas; dan e. hal nota dinas.

(2) Frasa nota dinas ditulis di bawah dan simetris dengan kepala nota dinas, dan menggunakan huruf kapital.

(3) Kata nomor ditulis di bawah dan sejajar dengan frasa nota dinas, diawali dengan huruf kapital

dan diikuti dengan nomor yang dikeluarkan oleh unit pengolah masing-masing. (4) Tujuan nota dinas didahului dengan frasa yang terhormat disingkat Yth. ditulis di sebelah kiri di

bawah nomor. (5) Asal nota dinas didahului dengan kata dari, ditulis di bawah dan sejajar dengan singkatan Yth.

serta diikuti tanda baca titik dua. (6) Kata hal nota dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan asal nota dinas, serta diikuti tanda baca

titik dua.

11

Pasal 54

(1) Awal kalimat isi nota dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan kata hal. (2) Pendahuluan, isi pokok, dan kalimat penutup dibuat dengan menggunakan ketentuan

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 46, Pasal 47, dan Pasal 48.

Pasal 55

Penutup nota dinas terdiri atas: a. tanggal nota dinas ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi nota dinas, tanpa

didahului nama tempat pembuatan; b. nama jabatan pejabat yang menandatangani nota dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan

tanggal nota dinas dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma;

c. tanda tangan pejabat yang menandatangani nota dinas dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat;

d. cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat;

e. nama pejabat yang menandatangani nota dinas ditulis di bawah, sejajar dengan nama jabatan, dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanda diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah; dan

f. singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta


Pasal 56

Bentuk nota dinas dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran 8.

Bagian Kesembilan Memo

Pasal 57

(1) Memo adalah naskah dinas yang bersifat internal, berisi catatan singkat tentang pokok

persoalan kedinasan dari atasan kepada bawahan. (2) Bagian-bagian memo terdiri atas:

a. kepala memo; b. pembuka memo; c. isi memo; dan d. penutup memo.

Pasal 58

Kepala memo dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2).

Pasal 59

(1) Pembuka memo terdiri atas: a. kata memo; b. tujuan memo; dan c. asal memo.

(2) Kata memo ditulis di bawah dan simetris dengan kepala memo, dan menggunakan huruf

kapital. (3) Tujuan memo didahului dengan frasa yang terhormat disingkat Yth. ditulis di sebelah kiri bawah

kata memo dan diikuti tanda baca titik dua. (4) Asal memo didahului dengan kata dari, ditulis di bawah dan sejajar dengan singkatan Yth., serta

diikuti tanda baca titik dua.

12

Pasal 60

Isi memo merupakan uraian singkat dari inti memo.

Pasal 61

Penutup memo terdiri atas: a. tanggal memo ditulis di sebelah kanan di bawah baris akhir isi memo; b. nama jabatan yang menandatangani memo ditulis di bawah tanggal memo dengan huruf kapital

di setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma; c. nama pejabat yang menandatangani memo ditulis di bawah dan sejajar dengan nama jabatan

serta menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah;

d. tanda tangan dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; e. singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta

menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak; dan f. pada penutup memo tidak dibubuhi cap dinas atau cap jabatan.

Pasal 62

Bentuk memo dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran 9.

Bagian Kesepuluh Surat Undangan

Pasal 63

(1) Surat undangan adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan kepada pejabat atau

seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan. (2) Surat undangan dapat berbentuk lembaran surat atau kartu.

Pasal 64

(1) Bagian-bagian surat undangan yang berbentuk lembaran surat terdiri atas: a. kepala surat; b. pembuka surat; c. isi surat; dan d. penutup surat.

(2) Bagian-bagian surat undangan yang berbentuk kartu terdiri atas: a. kepala surat; b. isi surat; dan c. penutup surat.

Pasal 65

Kepala surat undangan yang berbentuk lembaran surat dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2).

Pasal 66

(1) Kepala surat undangan yang berbentuk kartu terdiri atas: a. lambang; dan b. nama jabatan yang mengundang.

(2) Lambang Universitas digunakan jika yang mengundang pejabat Universitas. (3) Nama jabatan yang mengundang dicetak secara lengkap di bawah lambang secara simetris

dan dapat ditambah frasa beserta suami/istri.

Pasal 67

(1) Pembuka surat undangan yang berbentuk lembaran surat terdiri atas: a. nomor surat;

13

b. lampiran surat; c. hal surat; d. tanggal surat; dan e. alamat tujuan surat.

(2) Pembuka surat undangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39, Pasal 40, Pasal 41, Pasal 42, Pasal 43, dan Pasal 44.

Pasal 68

Isi surat undangan yang berbentuk lembaran surat terdiri atas: a. pendahuluan; b. isi pokok; dan c. kalimat penutup.

Pasal 69

(1) Pendahuluan surat undangan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 46.

(2) Isi pokok adalah uraian dari inti surat undangan dengan menyebutkan hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara, serta dapat menyebutkan pimpinan rapat dan pakaian yang harus dikenakan oleh para undangan.

Pasal 70

Surat undangan yang berbentuk kartu berisikan maksud dan tujuan undangan serta hari, tanggal, waktu, tempat penyelenggaraan, dan pakaian yang harus dikenakan oleh para undangan.

Pasal 71

Penutup surat undangan yang berbentuk lembaran surat dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49.

Pasal 72

Penutup surat undangan yang berbentuk kartu diakhiri dengan ungkapan permohonan jawaban atau konfirmasi melalui telepon.

Pasal 73

Surat undangan, baik yang berbentuk lembaran surat maupun kartu, dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran 10, dan Lampiran 11.

Bagian Kesebelas Surat Tugas

Pasal 74

(1) Surat tugas adalah naskah dinas yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada

seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan. (2) Surat tugas dapat berbentuk lembaran surat atau kolom. (3) Bagian-bagian surat tugas terdiri atas:


Pasal 75

Kepala surat tugas, baik yang berbentuk lembaran surat maupun kolom, dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2).

14

Pasal 76

(1) Pembuka surat tugas terdiri atas: a. frasa surat tugas; dan b. nomor.

(2) Frasa surat tugas ditulis di bawah kepala surat dengan huruf kapital secara simetris. (3) Kata nomor ditulis sejajar dengan frasa surat tugas diawali dengan huruf kapital.

Pasal 77

(1) Isi surat tugas yang berbentuk lembaran surat terdiri atas:

a. nama jabatan pemberi tugas; b. nama, NIP, Pangkat dan golongan, serta jabatan penerima tugas; dan c. maksud, tanggal, dan tempat penugasan.

(2) Nama jabatan pemberi tugas ditulis di sebelah kiri di bawah kata nomor. (3) Kata nama ditulis di bawah dan sejajar dengan awal frasa nama jabatan pemberi tugas (4) Singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan kata nama. (5) Kata pangkat dan golongan ditulis di bawah dan sejajar dengan NIP. (6) Kata jabatan ditulis di bawah dan sejajar dengan kata pangkat dan golongan. (7) Maksud, tanggal, dan tempat penugasan, ditulis di bawah dan sejajar dengan kata jabatan,

didahului dengan kata untuk.

Pasal 78

(1) Isi surat tugas yang berbentuk kolom terdiri atas: a. nama jabatan pemberi tugas; b. kolom isian surat tugas; dan c. maksud, tanggal, dan tempat penugasan.

(2) Nama jabatan pemberi tugas ditulis di sebelah kiri di bawah kata nomor. (3) Kolom isian surat tugas berisi nomor, nama, NIP, pangkat dan golongan, serta jabatan yang

memberi tugas ditulis di bawah dan sejajar dengan kalimat awal nama jabatan pemberi tugas. (4) Maksud, tanggal, dan tempat penugasan ditulis di bawah kolom sejajar dengan nomor isi kolom

dan didahului dengan kata untuk.

Pasal 79

Penutup surat tugas dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 dan Pasal 35.

Pasal 80

Bentuk surat tugas dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 12a, dan Lampiran 12b.

Bagian Kedua Belas Surat Pengantar

Pasal 81

(1) Surat pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar atau menyampaikan

surat, dokumen, barang, dan/atau bahan lain yang dikirimkan. (2) Surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berbentuk lembaran surat atau

kolom. (3) Bagian-bagian surat pengantar terdiri atas:


15

Pasal 82

Kepala surat pengantar dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2).

Pasal 83

Pembuka surat pengantar yang berbentuk lembaran surat dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39, Pasal 40, Pasal 41, Pasal 42, Pasal 43, dan Pasal 44.

Pasal 84

(1) Pembuka surat pengantar yang berbentuk kolom terdiri atas: a. frasa surat pengantar;

b. nomor; dan c. tujuan surat.

(2) Frasa surat pengantar ditulis di bawah dan simetris dengan kepala surat, menggunakan huruf kapital.

(3) Kata nomor ditulis di bawah dan sejajar dengan frasa surat pengantar, diawali dengan huruf kapital.

(4) Tujuan surat pengantar didahului dengan frasa yang terhormat disingkat Yth. ditulis di sebelah kiri di bawah dan sejajar dengan kata nomor, diikuti nama jabatan dan alamat lengkap yang dituju tanpa didahului kata depan di pada nama tempat tujuan.

Pasal 85

(1) Isi surat pengantar yang berbentuk lembaran surat dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 46, Pasal 47, dan Pasal 48.

(2) Isi surat pengantar yang berbentuk kolom terdiri atas nomor urut, isi surat/barang, jumlah, dan keterangan, ditulis di bawah tujuan surat dan sejajar dengan singkatan Yth.

Pasal 86

Penutup surat pengantar yang berbentuk lembaran surat dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48.

Pasal 87

Penutup surat pengantar yang berbentuk kolom dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 dan Pasal 35.

Pasal 88

Bentuk surat pengantar menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran 13a, dan Lampiran 13b.

Bagian Ketiga Belas

Surat Perjanjian

Pasal 89

(1) Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.

(2) Bagian-bagian surat perjanjian terdiri atas:

a. kepala surat perjanjian; b. batang tubuh atau isi; dan c. penutup.

16

Pasal 90

(1) Kepala surat perjanjian dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2).

(2) Di dalam kepala surat perjanjian sebagaimana dimaksud ayat (1), ditambah lambang pihak yang terlibat sebagai pihak dalam perjanjian yang cara atau susunan penulisannya berdasarkan kesepakatan para pihak.

Pasal 91

Batang tubuh atau isi surat perjanjian memuat materi perjanjian kerja sama atau kesepakatan bersama yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal.

Pasal 92

Penutup surat perjanjian berisi nama dan tanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi, jika dipandang perlu, serta dibubuhi materai sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

Pasal 93

Bentuk surat perjanjian dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran 14.

Bagian Keempat Belas Surat Kuasa

Pasal 94

(1) Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau

melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa. (2) Bagian-bagian surat kuasa terdiri atas:


(3) Surat kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) tidak termasuk surat kuasa untuk beracara di pengadilan.

Pasal 95

(1) Pembuka surat kuasa terdiri atas:

a. frasa surat kuasa; dan b. nomor.

(2) Frasa surat kuasa ditulis dengan huruf kapital di bawah kepala surat secara simetris. (3) Kata nomor ditulis di bawah dan sejajar dengan frasa surat kuasa, diawali dengan huruf kapital.

Pasal 96

(1) Isi surat kuasa terdiri atas:

a. frasa yang bertanda tangan di bawah ini; b. kata nama dan jabatan pemberi kuasa; c. frasa dengan ini memberi kuasa kepada; d. kata nama dan jabatan penerima kuasa; dan e. kewenangan pemberi kuasa.

(2) Frasa yang bertanda tangan di bawah ini ditulis di sebelah kiri di bawah kata nomor, diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma.

(3) Pemberi kuasa didahului kata nama ditulis di bawah dan sejajar dengan awal frasa yang bertanda tangan di bawah ini.

(4) Jabatan pemberi kuasa didahului dengan kata jabatan, ditulis di bawah dan sejajar dengan kata nama.

(5) Frasa dengan ini memberi kuasa kepada ditulis di bawah dan sejajar dengan kata jabatan.

17

(6) Penerima kuasa didahului kata nama ditulis di bawah dan sejajar dengan awal frasa dengan ini memberi kuasa kepada.

(7) Jabatan penerima kuasa didahului kata jabatan ditulis sejajar dengan kata nama. (8) Rincian kewenangan yang diberikan kepada penerima kuasa ditulis di bawah nama jabatan

penerima kuasa sejajar dengan kata jabatan.

Pasal 97

(1) Penutup surat kuasa terdiri atas: a. tanggal surat kuasa; b. frasa pemberi kuasa; c. nama pemberi kuasa; d. NIP pemberi kuasa; e. materai; f. tanda tangan pemberi kuasa; g. cap dinas atau cap jabatan; h. frasa penerima kuasa; i. nama penerima kuasa; j. NIP penerima kuasa; dan k. tanda tangan penerima kuasa.

(2) Tanggal surat kuasa ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi surat kuasa tanpa didahului nama tempat pemberi surat kuasa.

(3) Frasa pemberi kuasa ditulis di bawah dan sejajar dengan tanggal, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata.

(4) Nama pemberi kuasa ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, di bawah dan sejajar dengan frasa pemberi kuasa, tanpa diapit tanda kurung dan tanpa garis bawah.

(5) Singkatan NIP pemberi kuasa ditulis dengan huruf kapital di bawah dan sejajar dengan nama pemberi kuasa, tanpa diakhiri dengan titik, dan diikuti dengan nomor tanpa jarak.

(6) Diantara frasa pemberi kuasa dan nama pemberi kuasa diberi materai dan dibubuhi tanda tangan pemberi kuasa.

(7) Cap dinas atau cap jabatan dibubuhkan tanda tangan pemberi kuasa. (8) Frasa penerima kuasa ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, sejajar dengan kata

jabatan dan sebaris dengan frasa pemberi kuasa. (9) Nama penerima kuasa tanpa diapit tanda kurung dan tanda garis bawah, ditulis sejajar dengan

frasa penerima kuasa, dan sebaris dengan nama pemberi kuasa. (10) Singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta

menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak. (11) Tanda tangan penerima kuasa dibubuhkan di antara frasa penerima kuasa dan nama penerima

kuasa.

Pasal 98

Bentuk surat kuasa dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 15.

Bagian Kelima Belas

Surat Keterangan

Pasal 99

(1) Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi atau keterangan mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.

(2) Bagian-bagian surat keterangan terdiri atas: a. kepala surat; b. pembuka surat; c. isi surat; dan d. penutup surat.

Pasal 100

Kepala surat keterangan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2).

18

Pasal 101

(1) Pembuka surat keterangan terdiri atas:

a. frasa surat keterangan; dan b. nomor.

(2) Frasa surat keterangan ditulis dengan huruf kapital di bawah kepala surat secara simetris. (3) Kata nomor ditulis di bawah sejajar dengan frasa surat keterangan, diawali dengan huruf

kapital.

Pasal 102

(1) Isi surat keterangan terdiri atas: a. frasa yang bertanda tangan di bawah ini; b. kata nama, NIP, pangkat dan golongan, serta jabatan yang memberikan keterangan; c. frasa dengan ini menerangkan bahwa; d. kata nama, NIP, pangkat dan golongan, serta jabatan yang diterangkan; dan e. isi keterangan.

(2) Awal kalimat isi surat keterangan ditulis disebelah kiri di bawah frasa surat keterangan, diawali dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma.

Pasal 103

(1) Penutup surat keterangan terdiri atas:

a. tanggal surat keterangan; b. nama jabatan pejabat yang menandatangani; c. nama pejabat yang menandatangani; d. tanda tangan; e. singkatan NIP; dan f. cap dinas atau cap jabatan.

(2) Penutup surat keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 dan Pasal 35.

Pasal 104

Bentuk surat keterangan dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran 16.

Bagian Kelima Belas

Surat Pernyataan

Pasal 105

(1) Surat pernyataan adalah naskah dinas yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.

(2) Bagian-bagian surat pernyataan terdiri atas: a. kepala surat; b. pembuka surat; c. isi surat; dan d. penutup surat.

Pasal 106

Kepala surat pernyataan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2).

Pasal 107

Pembuka surat pernyataan berisi frasa surat pernyataan ditulis dengan huruf kapital di bawah

kepala surat secara simetris.

19

Pasal 108

(1) Isi surat pernyataan terdiri atas: a. frasa yang bertanda tangan di bawah ini; b. kata nama dan jabatan yang membuat pernyataan; c. alamat pejabat yang membuat pernyataan; dan d. isi pernyataan.

(2) Awal kalimat isi surat pernyataan yang berisi frasa yang bertanda tangan di bawah ini ditulis di sebelah kiri di bawah frasa surat pernyataan, diawali huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma.

(3) Kata nama ditulis di bawah dan sejajar dengan ungkapan yang bertanda tangan di bawah ini. (4) Kata jabatan ditulis di bawah dan sejajar dengan kata nama. (5) Kata alamat ditulis di bawah dan sejajar dengan kata jabatan. (6) Isi pernyataan ditulis di bawah alamat pejabat yang membuat pernyataan.

Pasal 109

(1) Penutup surat pernyataan terdiri atas: a. tanggal surat pernyataan; b. nama jabatan dan pejabat yang membuat pernyataan; c. nama pejabat yang menandatangani surat pernyataan; d. tanda tangan; e. singkatan NIP; dan f. cap dinas atau cap jabatan.

(2) Penutup surat pernyataan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 dan Pasal 35.

Pasal 110

Bentuk surat pernyataan dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran 17.

Bagian Keenam Belas Surat Pengumuman

Pasal 111

(1) Surat pengumuman adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yang

ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum. (2) Bagian-bagian surat pengumuman terdiri atas:


Pasal 112

Kepala surat pengumuman dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2).

Pasal 113

(1) Pembuka surat pengumuman terdiri atas: a. kata pengumuman; dan b. nomor.

(2) Kata pengumuman ditulis dengan huruf kapital di bawah kepala surat secara simetris. (3) Kata nomor ditulis di bawah dan sejajar dengan kata pengumuman, diawali dengan huruf

kapital.

Pasal 114

Awal kalimat pada isi surat pengumuman ditulis disebelah kiri di bawah kata nomor.

20

Pasal 115

(1) Penutup surat pengumuman terdiri atas: a. tanggal surat pengumuman; b. nama jabatan pejabat yang membuat pengumuman; c. nama pejabat yang menandatangani surat pengumuman; d. tanda tangan; e. singkatan NIP; dan f. cap dinas atau cap jabatan.

(2) Penutup surat pengumuman dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 dan Pasal 35.

Pasal 116

Bentuk surat pengumuman dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran 18.

Bagian Ketujuh Belas

Berita Acara

Pasal 117

(1) Berita acara adalah naskah dinas yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu kejadian, tempat kejadian, keterangan, dan hal lain yang berhubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.

(2) Bentuk berita acara dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran 19.

Bagian Kedelapan Belas

Laporan

Pasal 118

(1) Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang suatu kejadian. (2) Bagian laporan terdiri atas:

a. kepala laporan; b. isi laporan; dan c. penutup laporan.

Pasal 119

Kepala laporan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2).

Pasal 120

Pembuka laporan terdiri atas: a. kata laporan; dan b. judul laporan.

Pasal 121

Isi laporan terdiri atas: a. pendahuluan; b. kegiatan yang dilaksanakan; c. hasil yang dicapai; d. kesimpulan dan saran; dan e. penutup.

Pasal 122

Penutup laporan terdiri atas: a. tanggal pembuatan laporan;

21

b. nama jabatan pembuat laporan; c. tanda tangan dan cap jabatan atau cap dinas; d. nama pejabat yang membuat laporan; dan e. NIP pejabat pembuat laporan.

Pasal 123

Bentuk laporan dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran 20.

Bagian Kesembilan Belas

Notulen Rapat

Pasal 124

(1) Notulen Rapat adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pembuat notulen rapat/notulis yang memuat hasil pembahasan atau segala sesuatu yang disampaikan dalam suatu rapat.

(2) Bagian-bagian notulen rapat terdiri atas: a. kepala notulen rapat; b. isi notulen rapat; dan c. penutup notulen rapat.

Pasal 125

Kepala notulen rapat dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2).

Pasal 126

Pembuka notulen rapat terdiri atas: a. nama rapat; b. hari/tanggal rapat; c. waktu rapat; d. susunan acara rapat; e. pimpinan rapat yang terdiri atas ketua, sekretaris, dan pencatat/notulen; f. peserta rapat g. persoalan yang dibahas; h. tanggapan peserta rapat; dan i. kesimpulan.

Pasal 127

Penutup notulen rapat terdiri atas: a. kata pemimpin rapat; b. nama jabatan; c. tanda tangan pejabat pemimpin rapat; d. nama pejabat pemimpin rapat; dan e. NIP pejabat pemimpin rapat.

Pasal 128

Bentuk notulen rapat dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran 21.

Bagian Kedua Puluh Telaahan Staf

Pasal 129

(1) Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh staf yang memuat analisis singkat

dan jelas suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.

22

(2) Bagian-bagian telaahan staf terdiri atas: a. kepala telaahan; b. isi telaahan; dan c. penutup telaahan.

Pasal 130

Kepala telaahan staf dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2).

Pasal 131 Pembuka telaahan staf terdiri atas: a. kata telaahan;

b. judul telaahan.

Pasal 132 Isi telaahan staf terdiri atas: a. persoalan; b. praanggapan; c. fakta yang mempengaruhi; d. analisis; e. kesimpulan; dan f. saran.

Pasal 133 Penutup telaahan staf terdiri atas: a. tempat pembuatan telaahan; b. tanggal pembuatan telaahan; c. nama jabatan pembuat telaahan; d. tanda tangan; e. nama pembuat telaahan; dan f. NIP pembuat telaahan.

Pasal 134 Bentuk telaahan staf dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum pada Lampiran 22.

BAB III

SIFAT DAN DERAJAT SURAT

Pasal 135

(1) Sifat surat terdiri atas: a. surat sangat rahasia; b. surat rahasia; c. surat terbatas; dan d. surat biasa.

(2) Surat sangat rahasia adalah naskah dinas yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tertinggi dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara serta hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerima.

(3) Surat rahasia adalah naskah dinas yang informasinya membutuhkan pengamanan khusus dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

(4) Surat terbatas adalah naskah dinas yang informasinya membutuhkan pengamanan dan mempunyai hubungan erat dengan tugas khusus kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

(5) Surat biasa merupakan surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus.

23

Pasal 136

(1) Derajat surat terdiri atas kilat atau sangat segera, segera dan biasa. (2) Kilat atau sangat segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui penerima surat

dan penyelesaiannya harus dilakukan pada kesempatan pertama atau secepat mungkin. (3) Segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui atau ditanggapi oleh penerima

surat. (4) Biasa adalah derajat surat yang penyampaian dan penyelesaiannya tidak seperti kilat dan

segera.

BAB IV PENCANTUMAN ALAMAT SURAT

Pasal 137

(1) Alamat surat dicantumkan pada:

a. sampul surat; dan b. surat.

(2) Alamat pada sampul surat terdiri atas: a. singkatan Yth; b. nama jabatan; c. Unit Kerja; dan d. alamat lengkap.

(3) Alamat pada surat terdiri atas: a. singkatan Yth.; b. nama jabatan; c. Unit Kerja; dan d. alamat, nama kota.

(4) Didepan nama jabatan atau gelar pada sampul surat dan/atau surat tidak dicantumkan kata penyapa seperti bapak, ibu, atau saudara.

(5) Bentuk penulisan alamat contoh pada sampul dan surat dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 23.

BAB V

KODE SURAT

Pasal 138

(1) Surat dinas yang ditujukan, baik untuk Unit Kerja di lingkungan Universitas maupun untuk Unit Kerja di luar lingkungan Universitas, harus menggunakan kode surat yang terdiri atas kode jabatan, kode Unit Organisasi, kode Unit Kerja, dan kode hal.

(2) Surat dinas yang bersifat rahasia diberi kode RHS diantara kode jabatan atau Unit Organisasi

atau Unit Kerja dan kode hal.

Pasal 139

(1) Kode jabatan merupakan tanda jabatan dari pejabat yang menandatangani surat. (2) Kode Unit Organisasi dan Unit Kerja merupakan tanda dari Unit Organisasi dan Unit Kerja yang

membuat atau mengeluarkan surat. (3) Kode hal merupakan tanda dari hal atau subjek surat.

Pasal 140

Kode jabatan untuk Rektor Universitas Brawijaya digunakan kode UN10.

Pasal 141

Kode Unit Organisasi dan kode Unit Kerja Universitas dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 24.

24

Pasal 142

Kode Unit Organisasi dan kode Unit Kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 141 berupa kode nomor urut dan diberikan kepada: a. fakultas, lembaga, biro, jurusan, program studi, pusat-pusat pengembangan dan kajian, dan Unit

Kerja di lingkungan Unit Organisasi dan pusat-pusat, serta Unit Kerja lainnya. b. bagian, dan Unit Kerja lain dibawah unit utama di Universitas.

Pasal 143 Penulisan kode hal masing-masing dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 25.

Pasal 144

(1) Kode surat ditulis setelah nomor urut surat dengan urutan kode jabatan, kode unit, kode RHS apabila surat bersifat rahasia, kode hal, dan tahun pembuatan surat yang penulisannya masing-masing dibatasi dengan garis miring.

(2) Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Rektor menggunakan kode jabatan. (3) Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh pejabat pembantu rektor, dekan, direktur

pascasarjana, ketua lembaga dengan menyebutkan anb. menggunakan kode jabatan rektor, dibatasi tanda titik dan diikuti kode Unit Kerja asal surat.

(4) Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh pejabat dan berasal dari pejabat setingkat dibawahnya, menggunakan kode Unit Kerja penanda tangan surat, dibatasi tanda titik dan diikuti kode Unit Kerja asal surat.

(5) Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh pejabat eselon II dengan menyebut a.n.

menggunakan tanda titik dan diikuti kode Unit Kerja penanda tangan surat. (6) Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh pejabat eselon III dengan menyebut a.n.

menggunakan kode Unit Kerja dari pejabat yang diatasnamakan, dibatasi tanda titik dan diikuti kode Unit Kerja penanda tangan surat.

Pasal 145

Pemberian nomor dan kode surat dinas dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 26.

BAB IV

PENANDATANGANAN SURAT, PENULISAN, DAN PEMAKAIAN SINGKATAN

Pasal 146

Penandatanganan surat terdiri atas: a. penandatangan surat yang ditujukan kepada instansi di luar Universitas; dan b. penandatangan surat yang ditujukan kepada Unit Kerja di dalam Universitas.

Pasal 147

Penandatanganan surat yang ditujukan kepada instansi di luar Universitas ditentukan sebagai berikut: a. surat Rektor yang ditujukan kepada pimpinan instansi ditandatangani oleh Rektor; b. apabila Rektor mendelegasikan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya,

penandatanganan dilakukan oleh pejabat tersebut dengan penyebutkan anb.; c. apabila pejabat yang diberi wewenang menandatangani surat tersebut berhalangan,

penandatanganan dapat didelegasikan kepada pejabat setingkat dibawahnya dengan penyebutan u.b. setelah pencantuman anb.;

d. surat pimpinan Unit Kerja yang ditujukan kepada pimpinan instansi di luar lingkungan Universitas dapat ditandatangani oleh pimpinan Unit Kerja yang bersangkutan dengan tembusan kepada Rektor; dan

e. surat pimpinan fakultas, program, lembaga, UPT yang ditujukan kepada pimpinan instansi di luar Unit Kerja eselon II yang bersangkutan dapat ditandatangani oleh pimpinan dengan penyebutan a.n. dan tembusan ditujukan kepada pimpinan Unit Kerja.

25

Pasal 148

Penandatanganan surat yang ditujukan kepada Unit Kerja di dalam Universitas ditentukan sebagai berikut: a. surat pimpinan fakultas, program, lembaga, UPT yang ditujukan kepada rektor ditandatangani

oleh pimpinan fakultas, program, lembaga, UPT yang bersangkutan; b. apabila pimpinan Unit Organisasi berhalangan, penandatanganan dapat didelegasikan kepada

pejabat setingkat dibawahnya dengan penyebutan a.n. Apabila pejabat yang diberi wewenang menandatangani berhalangan, penandatanganan surat dapat didelegasikan kepada pejabat setingkat dibawahnya dengan penyebutan u.b. setelah pencantuman a.n.;

c. surat pimpinan Unit Kerja eselon II yang ditujukan kepada Rektor ditandatangani oleh pimpinan Unit Organisasi atau Unit Kerja eselon II yang bersangkutan dengan tembusan kepada Pembantu Rektor;

d. surat pimpinan Unit Kerja eselon II yang ditujukan kepada pimpinan Unit Kerja eselon II lainnya di Universitas ditandatangani oleh pimpinan Unit Kerja eselon II yang bersangkutan dengan tembusan kepada pimpinan Unit Organisasi.

Pasal 149

Kewenangan penandatanganan naskah dinas diatur sebagaimana tercantum dalam lampiran 27

Pasal 150

Penulisan dan pencantuman anb. (atas nama beliau), a.n. (atas nama), u.b. (untuk beliau), apb. (atas perintah beliau), a.p. (atas perintah),. wks. (wakil sementara), plt. (pelaksana tugas), plh. (pelaksana harian), dan u.p. (untuk perhatian) ditentukan sebagai berikut: a. anb. ditulis dengan huruf kecil, diakhiri titik, dan digunakan jika rektor menugaskan

penandatangan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya atau pejabat eselon I unit utama; b. a.n. ditulis dengan huruf kecil masing-masing diakhiri titik, digunakan hanya jika yang berwenang

menandatangani surat mendelegasikan penandatangan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya;

c. u.b. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, digunakan jika pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat dibawahnya.

d. apb. ditulis dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik, digunakan jika pembantu rektor menguasakan penandatangan surat kepada pejabat dibawahnya;

e. a.p. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada pejabat dibawahannya;

f. wks. ditulis dengan huruf kecil, diakhiri titik, digunakan jika seorang pejabat belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas atau cuti, untuk sementara penandatangan surat atau cuti dilakukan oleh pejabat yang setingkat dengan eselonnya;

g. plt. ditulis dengan huruf kecil, diakhiri titik, digunakan untuk seorang pejabat yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas jabatan, tetapi belum ditunjuk secara definitif;

h. plh. ditulis dengan huruf kecil, diakhiri titik, digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas, menugaskan penandatangan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada ditempat;

i. u.p. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, digunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.

Pasal 151

Penulisan anb., a.n., u.b., apb., a.p., wks., plt., plh., dan u.p., masing-masing dibuat dengan

menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 28.

26

BAB VII LAMBANG

Pasal 152

(1) Lambang adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau huruf yang digunakan dalam

naskah dinas Universitas sebagai instansi pemerintah sebagai identitas agar publik lebih mudah mengenalnya.

(2) Lambang Universitas digunakan oleh pejabat dilingkungan Universitas Brawijaya. (3) Bentuk lambang dan makna lambang Universitas sebagaimana tercantum pada Lampiran 29. (4) Lambang wajib digunakan untuk:

a. kop naskah dinas; b. cap dinas; c. amplop dinas; d. dokumen resmi yang diterbitkan oleh Universitas, fakultas, lembaga dan unit kerja; e. stop map; f. papan nama kantor; g. kartu tanda pengenal pegawai; h. label barang milik negara; dan situs resmi.

(5) Penggunaan Lambang pada Kop Naskah Dinas dilakukan sebagaimana ketentuan Peraturan ini.

BAB VIII

CAP JABATAN DAN CAP DINAS

Pasal 153

(1) Cap jabatan adalah cap atau stempel yang dipergunakan oleh pejabat tertentu untuk memenuhi keabsahan suatu surat dalam melaksanakan tugas sesuai dengan jabatannya.

(2) Cap dinas adalah cap atau stempel yang dipergunakan oleh setiap pejabat untuk memenuhi keabsahan suatu surat pada unit orgasnisasi, Unit Kerja, dan Unit Pelaksana Teknis.

Pasal 154

(1) Cap jabatan Rektor, cap dinas Unit Organisasi dan cap dinas Unit Pelaksana Teknis, dibuat

dengan bentuk segi lima dengan ukuran yang sama. (2) Kerangka cap jabatan dan cap dinas yang berbentuk segi lima sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) mempunyai garis segi lima ganda. (3) Cap jabatan dan cap dinas yang berbentuk segi lima sama sisi dibuat dengan garis lengkung ke

luar dengan sudut 72 derajat dalam posisi berdiri dan berukuran garis tengah lingkaran 40 mm. (4) Garis lengkung keluar dibuat dengan garis ganda dan garis luar lebih tebal dari pada garis

dalam.

Pasal 155

Cap jabatan di Universitas terdiri atas: a. cap jabatan Rektor; b. cap jabatan dekan; c. cap jabatan direktur/ketua Program; d. cap jabatan ketua lembaga; e. cap jabatan kepala Unit Pelaksana Teknis; dan f. cap jabatan kepala Unit Kerja.

Pasal 156

(1) Selain cap jabatan dan cap dinas di Universitas digunakan juga cap dinas khusus yang

bentuknya sama seperti cap jabatan dan cap dinas, tetapi ukurannya lebih kecil. (2) Cap dinas khusus sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan untuk kartu tanda pengenal

pegawai, kartu mahasiswa dan sejenisnya.

27

Pasal 157

Bentuk cap atau stempel dan keterangannya dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada Lampiran 30.

BAB IX KELENGKAPAN NASKAH DINAS

Pasal 158

(1) Kelengkapan naskah dinas berupa lembar disposisi. (2) Lembar disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah dinas yang bersangkutan. (3) Lembar disposisi berisi petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan surat yang ditulis

secara jelas.

Pasal 159

Kepala lembar disposisi dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2).

Pasal 160

Bentuk lembar disposisi dibuat dengan menggunakan contoh format sebagaimana tercantum dalam Lampiran 31.

BAB X TEKNIK PERUBAHAN PERATURAN DAN KEPUTUSAN

Bagian Kesatu

Teknik Perubahan Peraturan

Pasal 161

(1) Perubahan Peraturan dilakukan apabila substansi Peraturan perlu diubah tidak lebih dari 50 persen.

(2) Perubahan Peraturan dilakukan dengan cara: a. menyisip atau menambah materi ke dalam Peraturan; atau b. menghapus atau mengganti sebagian materi Peraturan.

(3) Perubahan Peraturan dapat dilakukan terhadap: a. sebagian Pasal; atau b. kata, frasa, istilah, kalimat, angka, dan/atau tanda baca.

(4) Tata cara dan format Perubahan Peraturan sebagaimana terlampir dalam Lampiran 32.

Bagian Kedua Teknik Perubahan Keputusan

Pasal 162

(1) Perubahan Keputusan dilakukan apabila substansi Keputusan perlu diubah tidak lebih dari 50

persen. (2) Perubahan Keputusan dilakukan dengan cara:

a. menyisip atau menambah materi ke dalam Keputusan; atau b. menghapus atau mengganti sebagian materi Keputusan.

(3) Perubahan Keputusan dapat dilakukan terhadap: a. seluruh atau sebagian Diktum; atau b. kata, frasa, istilah, kalimat, angka, dan/atau tanda baca.

(4) Tata cara dan format Perubahan Keputusan sebagaimana terlampir dalam Lampiran 33.

28

BAB XI TEKNIK PENCABUTAN PERATURAN DAN KEPUTUSAN

Bagian Kesatu

Teknik Pencabutan Peraturan

Pasal 163

(1) Pencabutan Peraturan dilakukan apabila substansi Peraturan perlu diubah lebih dari 50 persen atau Peraturan tidak digunakan lagi.

(2) Pencabutan Peraturan dilakukan dengan cara menyatakan dicabut dan tidak berlaku lagi. (3) Tata cara dan format Pencabutan Peraturan sebagaimana terlampir dalam Lampiran 34.

Bagian Kedua

Teknik Pencabutan Keputusan

Pasal 164

(1) Pencabutan Keputusan dilakukan apabila substansi Keputusan perlu diubah lebih dari 50 persen atau Keputusan tidak digunakan lagi.

(2) Pencabutan Keputusan dilakukan dengan cara menyatakan dicabut dan tidak berlaku lagi. (3) Tata cara dan format Pencabutan Keputusan sebagaimana terlampir dalam Lampiran 35.

BAB XII

PENUTUP

Pasal 165

Dengan berlakunya Peraturan ini, Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 346/PER/2012 tentang Tata Persuratan di Universitas Brawijaya, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Pasal 166

Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Malang pada tanggal REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA, TTD. YOGI SUGITO

Salinan sesuai dengan aslinya Biro Adm. Umum dan Kepegawaian Universitas Brawijaya, Kepala Bagian Umum, Drs. Kadri, MM NIP 196209141981031001 Per-2014-007-tata naskah dinas

LAMPIRAN 1 : PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA NOMOR 7 TAHUN 2014 TANGGAL 28 APRIL 2014

a. Contoh Kepala Peraturan, Keputusan, dan Instruksi:


NOMOR TAHUN TENTANG

b. Contoh Kepala Naskah Dinas selain Peraturan, Keputusan, dan Instruksi

Contoh 1: Kepala Naskah Dinas Universitas

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Jalan Veteran, Malang 65145, Indonesia

Telp. +62341 551611, Fax. +62341 565420

E-mail : [email protected] http://www.ub.ac.id

Contoh 2 : Kepala Surat Fakultas Hukum

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

FAKULTAS HUKUM Jalan MT Haryono 169, Malang 65145, Indonesia

Telp. +62341 553898, 551611, Fax. +62341 566506


Contoh 3 : Kepala Surat Program Pascasarjana


PROGRAM PASCASARJANA Jl. Mayjen Haryono 169, Malang 65145, Indonesia

Telp. : + 62-341-551611, 575777; Pes. 221, 222

Langsung : + 62-341-571260; Fax : +62-341-580801

E-mail: [email protected] http://www.ub.ac.id

mailto:[email protected]


Contoh 4 : Kepala Surat Program Vokasi


PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI Jl. Veteran 12 & 16 , Malang, 65145, Indonesia

Telp. : + 62-341-553240; Fax : +62-341-565420

http://vokasi.brawijaya.ac.id E-mail: [email protected]

Contoh 5 : Kepala Surat Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM)


LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN

KEPADA MASYARAKAT (LPPM) Gedung Lembaga Lt. I dan II , Jl. Veteran Malang 65145, Indonesia

Telp. : + 62-341-575823, 575824, 575827; Fax. + 62-341-575825


Contoh 6 : Kepala Surat UPT Perpustakaan


UPT PERPUSTAKAAN Gedung Perpustakaan , Jl. Veteran Malang 65145, Indonesia

Telp. : + 62-341-551611, 575777; Pes. 301-304

Langsung : + 62-341-575823, 575824, 575827; Fax. + 62-341-575825


http://vokasi.brawijaya.ac.id/


http://www.ub.ac.id/


http://www.ub.ac.id/

LAMPIRAN 2 : PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA NOMOR 7 TAHUN 2014 TANGGAL 28 APRIL 2014 Contoh Format Peraturan Rektor


NOMOR ..... TAHUN ......

TENTANG

....................................................................................



Menimbang : a. bahwa ................................................................................................ ...........................................................................................................; b. bahwa ................................................................................................ ...........................................................................................................; Mengingat : 1. ........................................................................................................... ..........................................................................................................; 2. ........................................................................................................... ..........................................................................................................;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN REKTOR TENTANG ......................................................

Pasal 1 .........................................................................................................................................

Pasal 2 .........................................................................................................................................

Pasal ...

Peraturan Rektor ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di ............................... pada tanggal .............................. REKTOR, tanda tangan cap jabatan NAMA REKTOR


Contoh Format Keputusan Rektor

KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA

NOMOR ..........TAHUN...........

TENTANG

................................................................................................................


Menimbang : a. bahwa ................................................................................................. ...........................................................................................................; b. bahwa ................................................................................................. ............................................................................................................; Mengingat : 1. ............................................................................................................ ...........................................................................................................; 2. ............................................................................................................ ...........................................................................................................;

MEMUTUSKAN: Menetapkan : KEPUTUSAN REKTOR TENTANG....................................................... ................................................................................................................ KESATU : ................................................................................................................. KEDUA : ................................................................................................................. KETIGA : ................................................................................................................. KE (dst) : Keputusan Rektor ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di ........................ pada tanggal ........................ REKTOR, ttd dan cap jabatan NAMA REKTOR

NIP


Contoh Format Instruksi Rektor

INSTRUKSI

REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA

NOMOR ..........TAHUN .............

TENTANG ................................................................................................................


Dalam rangka ............................, dengan ini memberikan instruksi

Kepada: 1. ........................... 2. ........................... 3. ........................... 4. ...........................

Untuk:

KESATU : ................................................................................................ KEDUA : ................................................................................................ KETIGA : ................................................................................................ Instruksi Rektor ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan.

Dikeluarkan di ........................ pada tanggal .......................... REKTOR, ttd dan cap jabatan NAMA REKTOR NIP


5a. Contoh Format Salinan Peraturan Rektor


NOMOR ..... TAHUN ......

TENTANG ....................................................................................



Menimbang : a. bahwa ................................................................................................. ............................................................................................................; b. bahwa ................................................................................................. ............................................................................................................; Mengingat : 1. ........................................................................................................... ..........................................................................................................; 2. ........................................................................................................... ...........................................................................................................;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN REKTOR TENTANG .........................................................

Pasal 1 ......................................................................................................................................... .........................................................................................................................................

Pasal 2 ......................................................................................................................................... .........................................................................................................................................

Pasal ... Peraturan Rektor ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di ............................... pada tanggal ............................... REKTOR, tanda tangan cap jabatan NAMA REKTOR

Salinan sesuai dengan aslinya. Jabatan Pembuat Salinan

Tanda tangan pejabat pembuat salinan

Nama pejabat pembuat salinan NIP

5b. Contoh Format Salinan Keputusan Rektor

KEPUTUSAN


NOMOR ..........TAHUN...........

TENTANG ................................................................................................................


Menimbang : a. bahwa ............................................................................................ ......................................................................................................; b. bahwa ............................................................................................ ......................................................................................................; Mengingat : 1. ....................................................................................................... ......................................................................................................; 2. ....................................................................................................... ......................................................................................................;

MEMUTUSKAN: Menetapkan : KEPUTUSAN REKTOR TENTANG ................................................. KESATU : ........................................................................................................... KEDUA : ........................................................................................................... KETIGA : ........................................................................................................... KE (dst) : Keputusan Rektor ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di ...................... pada tanggal ....................... REKTOR, ttd dan cap jabatan

Tembusan: NAMA REKTOR NIP Salinan sesuai dengan aslinya Jabatan Pembuat Salinan Tanda tangan pejabat pembuat salinan Nama pejabat pembuat salinan NIP

5c. Contoh Format Salinan Instruksi Rektor

INSTRUKSI


NOMOR ..........TAHUN .............

TENTANG ................................................................................................................


Dalam rangka ............................, dengan ini memberikan instruksi

Kepada: 1. ........................... 2. ........................... 3. ........................... 4. ...........................

Untuk:

KESATU : ................................................................................................ KEDUA : ................................................................................................ KETIGA : ................................................................................................ Instruksi Rektor ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan.

Dikeluarkan di ....................... pada tanggal .......................... REKTOR, ttd dan cap jabatan

Tembusan: NAMA REKTOR NIP Salinan sesuai dengan aslinya Jabatan Pembuat Salinan Tanda tangan pejabat pembuat salinan Nama pejabat pembuat salinan NIP


Contoh Format Surat Edaran



Telp. +62341 551611, Fax. +62341 565420


SURAT EDARAN

NOMOR ......................

TENTANG

................................................................................................................

Yth. 1. .................................. 2. .................................. 3. .................................. dan seterusnya ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ................................................................................ ......................................................................................................................................... ............................................................................................................. Tanggal

Nama jabatan, ttd dan jabatan

Tembusan: Nama Pejabat NIP



Contoh Format Surat Dinas



Telp. +62341 551611, Fax. +62341 565420


Nomor : tanggal Lampiran : Hal : Yth. ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ................................................................................ ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ................................................................................ ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ................................................................................

Nama jabatan, ttd dan jabatan




Contoh Format Nota Dinas



Telp. +62341 551611, Fax. +62341 565420


NOTA DINAS

Nomor ......................... Yth. : ............................... Dari : ............................... Hal : ............................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ...................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ..................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... .........................................................

tanggal Nama Jabatan, ttd




Contoh Format Memo



Telp. +62341 551611, Fax. +62341 565420


MEMO Yth. : ............................... Dari : ............................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ...................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ..................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... .........................................................

tanggal Nama Jabatan, ttd

Nama Pejabat NIP



Contoh Format Surat Undangan Berbentuk Lembaran Surat



Telp. +62341 551611, Fax. +62341 565420


Nomor : tanggal Lampiran : Hal : Yth. ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ...................................................... pada hari, tanggal : .......................................................................... pukul : .......................................................................... tempat : .......................................................................... acara : ......................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... .........................................................

Nama Jabatan, ttd dan cap dinas/jabatan




Contoh Format Surat Undangan Berbentuk Kartu

REKTOR


Mengharap dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara

Pada acara

....................................................................................................

.....................................................................................................

hari ..................... tanggal ...................... pukul............................

bertempat di .................................................................................

1. Harap hadir ..... menit Pakaian:

Sebelum acara dimulai Pria : ............................... 2. Konfirmasi melalui telepon......... Wanita : ...............................


12a. Contoh Format Surat Tugas yang Berbentuk Lembaran Surat



Telp. +62341 551611, Fax. +62341 565420


SURAT TUGAS

Nomor

................................................................................................................................. Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian memberi tugas kepada, nama : ............................................................................ NIP : ............................................................................ pangkat dan golongan : ............................................................................ jabatan : ............................................................................ untuk ...................................................................................................................... ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. Surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Tanggal Nama Jabatan, Tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat Tembusan: NIP


12b. Contoh Format Surat Tugas yang Berbentuk Kolom



Telp. +62341 551611, Fax. +62341 565420


SURAT TUGAS

Nomor ......................................

Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian Universitas Brawijaya memberi tugas kepada:

No. Nama, NIP, Pangkat, dan Golongan Jabatan

untuk ...............................................................................................................................

tanggal .............................................................................................................................

di .....................................................................................................................................

Surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

tanggal Nama jabatan, ttd dan cap dinas/jabatan Tembusan: Nama Pejabat NIP



13a. Contoh Format Surat Pengantar yang Berbentuk Lembaran Surat



Telp. +62341 551611, Fax. +62341 565420


Nomor : tanggal Lampiran : Hal : Yth. ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ............................................................................ ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ............................................................................ ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ............................................................................ Nama Jabatan, ttd dan cap dinas/jabatan Tembusan: Nama Pejabat NIP


13b. Contoh Format Surat Pengantar yang Berbentuk Kolom



Telp. +62341 551611, Fax. +62341 565420


SURAT PENGANTAR

Nomor .........................................

Yth.

No. Isi Surat / Barang Jumlah Keterangan

tanggal Nama Jabatan, ttd dan cap dinas Tembusan: Nama Pejabat NIP



Contoh Format Surat Perjanjian:



Telp. +62341 551611, Fax. +62341 565420


PERJANJIAN KERJA SAMA

ANTARA .........................................................

DAN ...........................................................

TENTANG

.............................................................................

NOMOR................................. NOMOR.................................

Pada hari ini, ................, tanggal............................., bulan.........................., tahun................,

bertempat di..........................., yang bertanda tangan di bawah ini

1. .............................., ................................, selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama

2. .............................., ................................, selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua

bersepakat untuk melakukan kerja sama dalam bidang....................................................

yang diatur dalam ketentuan sebagai berikut.

Pasal 1

TUJUAN KERJA SAMA

......................................................................................................................................... .........................................................................................................................................

Pasal 2

RUANG LINGKUP KERJA SAMA

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................


Pasal 3

PELAKSANAAN KEGIATAN

......................................................................................................................................... .........................................................................................................................................

Pasal ....

PEMBIAYAAN

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

Pasal ....

PENYELESAIAN PERSELISIHAN

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

Pasal ...

PENUTUP

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

Nama Instansi Nama Instansi Nama Jabatan, Nama Jabatan, ttd dan cap jabatan/instansi ttd dan cap jabatan/instansi Nama Pejabat Nama Pejabat


Contoh Format Surat Kuasa



Telp. +62341 551611, Fax. +62341 565420


SURAT KUASA

Nomor ...........................

Yang bertanda tangan dibawah ini,

nama : .................................................................................................................

jabatan : .................................................................................................................

alamat : .................................................................................................................

Dengan ini memberikan kuasa kepada,

nama : .................................................................................................................

jabatan : .................................................................................................................

alamat : .................................................................................................................

untuk ............................................................................................................................

............................................................................................................................

............................................................................................................................

Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. tanggal Penerima Kuasa, Pemberi Kuasa, ttd ttd di atas materai dan cap dinas Nama Penerima Kuasa Nama Pemberi Kuasa NIP NIP



Contoh Format Surat Keterangan



Telp. +62341 551611, Fax. +62341 565420


SURAT KETERANGAN

Nomor ............................................


nama : .................................................................................................

NIP : .................................................................................................

pangkat dan golongan : .................................................................................................

jabatan : .................................................................................................

dengan ini menerangkan bahwa,

nama : .................................................................................................

NIP : .................................................................................................

pangkat dan golongan : .................................................................................................

jabatan : .................................................................................................

dan seterusnya.......................................................................................................................

................................................................................................................................................

...................................................................................................

tanggal Nama Jabatan, ttd dan cap dinas Tembusan: Nama Pejabat NIP



Contoh Format Surat Pernyataan



Telp. +62341 551611, Fax. +62341 565420


SURAT PERNYATAAN


nama : ...............................................................................................

NIP : ...............................................................................................

pangkat dan golongan : ...............................................................................................

jabatan : ...............................................................................................

alamat : ...............................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

................................................................................

tanggal Nama Jabatan, ttd dan cap dinas/jabatan Nama Pejabat NIP



Contoh Format Surat Pengumuman



Telp. +62341 551611, Fax. +62341 565420


PENGUMUMAN

Nomor .........................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

................................................................................

tanggal Nama Jabatan, ttd dan cap dinas Nama Pejabat NIP



Contoh Format Berita Acara



Telp. +62341 551611, Fax. +62341 565420


BERITA ACARA

Pada hari ini, ......................, tanggal ..........................., bulan ........................, tahun

...................................., kami masing-masing:

1 ...............(Nama Pejabat), ........... (NIP dan Jabatan), selanjutnya disebut Pihak Pertama, dan

2 ..............(pihak lain) ............................................, selanjutnya disebut Pihak Kedua.

............................................................................................................................................................

............................................................................................................................................................

............................................................................................................................................................

.......................................................................

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan .............................................................

...........................................................................................................................................................

Dibuat di .............................. Pihak Pertama, Pihak Kedua, ttd ttd Nama Pejabat Nama Pejabat



Contoh Format Laporan



Telp. +62341 551611, Fax. +62341 565420


LAPORAN TENTANG

...........................................................................................

A. Pendahuluan 1. Umum 2. Maksud dan Tujuan 3. Ruang Lingkup 4. Dasar

B. Kegiatan yang Dilaksanakan

...............................................................................................................................

C. Hasil yang Dicapai ...............................................................................................................................

D. Kesimpulan dan Saran

...............................................................................................................................

E. Penutup ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... .............................................................

Dibuat di .............................. Pada tanggal ......................... Nama Jabatan Pembuat Laporan ttd dan cap instansi Nama Pejabat Pembuat Laporan

NIP



Contoh Format Notulen Rapat



Telp. +62341 551611, Fax. +62341 565420


NOTULEN

Sidang/rapat : ............................................................................................

hari/tanggal : ............................................................................................

waktu sidang/rapat : ............................................................................................

acara : 1. ........................................................................................

2. dan seterusnya ..............................................................

3. Penutup

Pimpinan sidang/rapat :

Ketua : ...........................................................................................

Sekretaris : ...........................................................................................

Pencatat : ...........................................................................................

Peserta sidang/rapat : 1 .....................................................................................

2. dan seterusnya ...........................................................

Kegiatan sidang/rapat : 1. .....................................................................................

2. .....................................................................................

1. Kata Pembukaan : ..........................................................................................

2. Pembahasan : ..........................................................................................

3. Peraturan : ..........................................................................................

Pemimpin sidang/rapat Nama Jabatan Nama Pejabat NIP



Contoh Format Telaahan Staf



Telp. +62341 551611, Fax. +62341 565420


TELAAHAN STAF Kepada : ..................................................................................................... Dari : ..................................................................................................... Tanggal : ..................................................................................................... Nomor : ..................................................................................................... Lampiran : ..................................................................................................... Hal : ..................................................................................................... I. Persoalan II. Praanggapan III. Fakta-Fakta yang mempengaruhi IV. Analisis V. Kesimpulan VI. saran

Pimpinan Sidang/Rapat Nama Jabatan Nama Pejabat NIP



Contoh Penulisan Alamat Surat: a. Pada Sampul Surat

Alamat pada sampul surat perlu dicantumkan nama jabatan, unit kerja, dan alamat lengkap.

Contoh : Yth. Rektor Universitas Sebelas Maret

Jalan Ir. Sutami Nomor 36A

Ketingan, Surakarta 57126

b. Pada Surat

Alamat pada surat dicantumkan nama jabatan, unit kerja, dan nama kota, tanpa alamat

lengkap.

Contoh : Yth. Rektor Universitas Sebelas Maret

Surakarta

c. Pencantuman kata penyapa, seperti Bapak, Ibu, dan Saudara, di depan nama jabatan dan

gelar tidak diperlukan, baik pada sampul maupun pada surat.

LAMPIRAN 24 : PERATURAN REKTOR

UNIVERSITAS BRAWIJAYA NOMOR 7 TAHUN 2014 TANGGAL 28 APRIL 2014

KODE UNIT ORGANISASI DAN UNIT KERJA UNIVERSITAS BRAWIJAYA

No. UNIT KERJA KODE

1 Fakultas Hukum UN10.1

2 Fakultas Ekonomi dan Bisnis UN10.2

3 Fakultas Ilmu Administrasi UN10.3

4 Fakultas Pertanian UN10.4

5 Fakultas Peternakan UN10.5

6 Fakultas Teknik UN10.6

7 Fakultas Kedokteran UN10.7

8 Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan UN10.8

9 Fakultas MIPA UN10.9

10 Fakultas Teknologi Pertanian UN10.10

11 Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UN10.11

12 Fakultas Ilmu Budaya UN10.12

13 Program Kedokteran Hewan UN10.13

14 Program Pasca Sarjana UN10.14

15 Program Pendidikan Vokasi UN10.15

16 Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian UN10.16

17 Biro Administrasi Kemahasiswaan UN10.17

18 Biro Administrasi Akademik dan Kerjasama UN10.18

19 Biro Administrasi Keuangan dan Perencanaan UN10.19

20 Lembaga Pengkajian dan Pengembangan Pendidikan (LP3) UN10.20

21 Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) UN10.21

22 UPT Perpustakaan UN10.22

23

Unit Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) UN10.23

Pengkajian dan Pengembangan Teknologi Informasi (PPTI) UN10.23.1

Pelayanan Teknologi Informasi dan Komunikasi (PTIK) UN10.23.2

24 UPT Mata Kuliah Umum (MKU) UN10.24

25 Laboratorium Sentral Ilmu Hayati (LSIH) UN10.25

26 Ikatan Alumni (IKA) UN10.26

27 Pusat Inkubator Bisnis dan Layanan Masyarakat (PIBLAM) UN10.27

28 Pusat Pembinaan Agama (PPA) UN10.28

29 Double Degree UN10.29

30 UB Press UN10.30

31 Job Placement Center (JPC) UN10.31

32 Kantor Urusan International (International Office) UN10.32

33 Satuan Pengawasan Internal (SPI) UN10.33

34 Unit Bisnis UN10.34

35 Unit Pemeringkatan Internasional UN10.35

36 Program Teknologi Informatika dan Ilmu Komputer (PTIIK) UN10.36

37 Laboratorium Sains dan Rekayasa (LSSR) UN10.37

38 Laboratorium Biosains UN10.38

39 Pusat Jaminan Mutu (PJM) UN10.39

40 Pusat Informasi Dokumentasi dan Keluhan (PIDK) UN10.40

41 Unit Layanan Pengadaan (ULP) UN10.41

42 Poliklinik UN10.42

43 UB Kampus Kediri UN10.43

44 Peningkatan Publikasi Internasional Karya Ilmiah Dosen (PPIKID) UN10.44

45 Dewan Pengawas UN10.45

46 Pusat Studi dan Layanan Disabilitas (PSLD) UN10.46

47 UB Media UN10.47

48 UB Hotel UN10.48

49 Sport Club House Pertamina-UB UN10.49

50 UB Tours and Travel UN10.50

51 Griya dan Rusunawa UN10.51

52 Pemakaman UN10.52

53 UB TV UN10.53

54 Program Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) UN10.54

55 UB Kampus Jakarta UN10.55


KODE HAL

No. PERIHAL KODE

1 AKADEMIK AK

2 AKUNTANSI AT

3 ANALISIS JABATAN AJ

4 ANGGARAN DAN PERBENDAHARAAN AP

5 BEASISWA BW

6 DOKUMENTASI DO

7 EVALUASI PENDIDIKAN EP

8 HUBUNGAN MASYARAKAT HM

9 HUKUM HK

10 JOB PLACEMENT JP

11 KEBUDAYAAN BD

12 KEMAHASISWAAN KM

13 KEPEGAWAIAN KP

14 KERJASAMA LUAR NEGERI LN

15 KERJASAMANA DALAM NEGERI DN

16 KESENIAN KS

17 KETATAUSAHAAN TU

18 KEUANGAN KU

19 KULIAH KERJA NYATA KN

20 KURIKULUM KR

21 MEDIA INFORMASI MI

22 OLAHRAGA OR

23 ORGANISASI OT

24 PELAPORAN PL

25 PENDIDIKAN MASYARAKAT MS

26 PENDIDIKAN TEKNIS TT

27 PENELITIAN LT

28 PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT PM

29 PENGADAAN PD

30 PENGAWASAN WS

31 PENGEMBANGAN PG

32 PENGEMBANGAN KEPUSTAKAAN PK

33 PERENCANAAN PR

34 PERLENGKAPAN LK

35 PERTEMUAN ILMIAH PI

36 SARANA DAN PRASARANA PS

37 SISTEM INFORMASI SI

38 TATA LAKSANA TL

39 UMUM UM

40 LAIN-LAIN LL


Contoh Pemberian Nomor dan Kode Surat Dinas:

1. Surat yang berasal dan ditandatangani oleh Rektor/Pembantu Rektor : Nomor : 9001/UN10/AK/2013

nomor surat

kode Universitas Brawijaya

kode hal surat akademik

tahun pembuatan surat

2. Surat yang berasal dan ditandatangani oleh Dekan/ Pembantu Dekan : Nomor : 9002/UN10.6/PR/2013

nomor surat


kode Fakultas Teknik

kode hal perencanaan


3. Surat yang berasal dan ditandatangani oleh kepala biro : Nomor :9003/UN10.16/PD/2013

nomor surat


kode unit organisasi (BAUK)

kode hal pengadaan


4. Surat yang berasal dan ditandatangani oleh kepala biro : Nomor : 9004/UN10.39/PL/2013

nomor surat


kode unit organisasi PJM

kode hal pelaporan


5. Surat yang berasal dan ditandatangani oleh kepala biro : Nomor : 9004/UN10.42/KP/2013

nomor surat


kode unit organisasi poliklinik

kode hal kepegawaian



MATRIKS KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS


No. Jenis Naskah Dinas Rektor Pemb. Rektor

Dekan/ Dir./Ket. Program

PD./ Wadir/ Waka. Prog.

Kajur/Kabag. (fakultas)

Ketua Lemb.

Kepala Unit

Ka. Biro (Eselon II)

Ka.Bag. (Eselon III)

Kasubbag. (Eselon IV)

1 Peraturan

2 Keputusan

3 Instruksi

4 Surat Edaran

5 Surat Dinas

6 Nota Dinas

7 Memo

8 Surat Undangan

9 Surat Tugas

10 Surat Pengantar

11 Surat Perjanjian

12 Surat Kuasa

13 Surat Keterangan

14 Surat Pernyataan

15 Surat Pengumuman

16 Berita Acara


Pemakaian Singkatan a.n., anb., u.b., a.p., apb., plt., plh., wks., dan u.p.

1. a.n. (atas nama) : penulisan a dan n dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik,

dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat menguasakan penandatangan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya, sedangkan pertanggungjawaban isi surat tetap di tangan yang memberi kuasa.

Contoh : a.n. Kepala Biro Administrasi Keuangan dan Perencanaan Kepala Bagian Akuntansi, Nama jelas NIP. ……

2. anb. (atas nama beliau) : penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik,

dipergunakan jika Rektor menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya.

Contoh : Rektor anb. Dekan Fakultas..... Nama jelas NIP. ……

3. u.b. (untuk beliau) : penulisan u dan b dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik, dipergunakan jika pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat memberikan kuasa lagi kepada setingkat dibawahnya.

Contoh : a.n. Pembantu Rektor II,

Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian, u.b. Kepala Bagian Kepegawaian, Nama jelas NIP. ……

4. a.p. (atas perintah) : penulisan a dan p dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik,

dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada bawahannya.

Contoh : a.p. Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian, Kepala Bagian Umum, Nama jelas NIP. ……

5. apb. (atas perintah beliau) : penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik,

dipergunakan jika Menteri menguasakan penandatanganan surat kepada bawahannya.

Contoh : Rektor apb.

Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kerjasama Nama jelas NIP.

6. plt. (pelaksana tugas) : penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik,

dipergunakan untuk seorang pejabat yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas jabatan tetapi belum ditunjuk secara definitif. Contoh : plt. Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian, Nama jelas NIP.

7. plh. (pelaksana harian) : penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik, dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya selama pejabat tersebut tidak berada ditempat.

Contoh : plh. Kepala Biro Administrasi Keuangan dan Perencanaan

Kepala Bagian Anggaran

Nama jelas NIP.

8. wks. (wakil sementara) : penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik,

dipergunakan jika pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan, untuk sementara penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat dengan eselonnya.

Contoh : wks. Kepala Biro Administrasi Keuangan dan Perencanaan

Kepala Bagian Akuntansi, Nama jelas NIP. ……

9. u.p. (untuk perhatian) : penulisan u dan p dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri

titik, dipergunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.

Contoh : Yth. Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian u.p. Kepala Bagian Pengadaan

LAMPIRAN 29 : PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA

NOMOR 7 TAHUN 2014 TANGGAL 28 APRIL 2014

Makna Lambang Universitas adalah sebagai berikut :

1. Lambang secara keseluruhan menggambarkan corak atau

watak dari Universitas Brawijaya.

2. Jiwa kepeloporan, seperti yang dimiliki oleh Raden Wijaya

(Prabu Brawijaya), dilukiskan dengan warna kuning emas,

yang bermakna kebijakan dan kejayaan.

3. Sifat universal, dilukiskan dengan warna biru bersinar.

4. Menjunjung tinggi falsafah Pancasila, digambarkan dalam

bentuk segilima berwarna kuning emas.

5. Berani membongkar segala sesuatu yang tidak benar,

digambarkan dalam bentuk mahkota candra kapala.

6. Penegak tertib hukum, digambarkan dalam bentuk

gada.

7. Berani meratakan segala sesuatu yang dianggap tidak

benar, digambarkan dalam bentuk senjata cakra.

8. Segalanya dilakukan dengan kesucian yang disertai pula

tugas pemelihara atau pembina sesuai dengan sifat

Wisynu, yang dilambangkan dalam bentuk fanka atau

siput.

9. Percaya dan meyakini benar-benar bahwa zat hidup itu

ada, yang dilukiskan dalam bentuk lampu.

10. Keseluruhan lambang tersebut menggambarkan

penjiwaan watak Raden Wijaya (Prabu Brawijaya) yang

senantiasa dilandasi moral Pancasila.


Cap Jabatan dan Cap Dinas

1. Cap dinas Universitas :

2. Cap dinas Fakultas Hukum :

3. Cap dinas Fakultas Ekonomi dan Bisnis :

4. Cap dinas Fakultas Ilmu Administrasi :

5. Cap dinas Fakultas Pertanian :

6. Cap dinas Fakultas Teknik :

7. Cap dinas Fakultas Peternakan :

8. Cap dinas Fakultas Kedokteran :

9. Cap dinas Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan :

10. Cap dinas Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam :

11. Cap dinas Fakultas Teknologi Pertanian :

12. Cap dinas Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik :

13. Cap dinas Fakultas Ilmu Budaya :

14. Cap dinas Program Kedokteran Hewan :

15. Cap dinas Program Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer:

16. Cap dinas Program Vokasi :

17. Cap dinas Program Pasca Sarjana :

18. Cap dinas UB Kampus Kediri :

19. Cap dinas UB Kampus Jakarta :

20. Cap dinas Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat :

21. Cap dinas Lembaga Pengkajian dan Pengembangan Pendidikan :

22. Cap dinas Perpustakaan :

23. Cap dinas Laboratorium Sentral Ilmu Hayati :

24. Cap dinas dinas Laboratorium Sentral Sain dan Rekayasa :

25. Cap dinas Laboratorium Biosains :

26. Cap dinas Job Placement Center:

27. Cap dinas Unit Teknologi Informasi dan Komunikasi :

28. Cap dinas Poliklinik :

29. Cap dinas Pusat Pembinaan Agama :

30. Cap dinas Mata Kuliah Umum :

31. Cap dinas UB Press :

32. Cap dinas UB Media :

33. Cap dinas Kantor Urusan Internasional :

34. Cap dinas Pusat Jaminan Mutu :

35. Cap dinas Pusat Inkubator Bisnis dan Layanan Masyarakat (PIB-LAM) :

36. Cap dinas Unit Bisnis :

37. Cap dinas UB TV

38. Cap tanggal (band dater) :

14 FEBRUARI 2014

39. Cap nomor/angka (numerator) :

08762

40. Cap derajat surat :

a. Amat segera

AMAT SEGERA

b. Segera

S E G E R A

41. Cap sifat surat :

a. Sangat Rahasia

SANGAT RAHASIA

b. Rahasia

R A H A S I A

c. Terbatas

T E R B A T A S

d. Kilat

K I L A T

e. Cap Penerima Surat

SUB BAGIAN TATA USAHA & HUKUM TATA LAKSANA

BIRO ADMINISTRASI UMUM & KEPEGAWAIAN

Diterima tgl. :

Nomor :

Unit Pengelola :



KARTU KENDALI

Indek/Subyek Akademik Kode : Tanggal : 05 Februari 2014

Nomor Urut : 0650

Hal Mengundurkan diri a.n.

Lampiran 0 tidak ada

Dari Abdul

Kepada Rektor

Tanggal Surat 30 Januari 2014 No. Surat : --

Pengelola PR. I Paraf

Disposisi Sifat

Tanggal Yth. Isi Disposisi Dari Paraf

Keterangan : 1. Mohon segera diproses 7. Mohon dikonsultasikan kepada Rektor 2. Mohon diproses sesuai ketentuan 8. Mohon menunjuk staf yang sesuai 3. Mohon pertimbangan 9. Mohon dapat dibantu 4. Mohon perhatian 10. Mohon dikoordinir 5. Mohon hadir mewakili UB 11. Mohon diarsipkan 6. Mohon diikuti perkembangannya

Catatan:

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................


I. Batang tubuh Peraturan perubahan terdiri atas 2 (dua) pasal yaitu Pasal I dan Pasal II

(menggunakan angka Romawi) sebagai berikut: a. Pasal I memuat judul Peraturan yang diubah dan memuat materi atau norma yang diubah.

Jika materi perubahan lebih dari satu, setiap materi perubahan dirinci dengan menggunakan angka Arab (1, 2, 3, dan seterusnya). Contoh :

Pasal I

Beberapa ketentuan dalam Peraturan Rektor Nomor … Tahun … tentang … diubah sebagai berikut: 1. Ketentuan Pasal 2 diubah sehingga berbunyi sebagai berikut:… 2. Diantara Pasal 4 dan Pasal 5 ditambah dengan menyisipkan Pasal 5A, sehingga

berbunyi sebagai berikut: Pasal 5A

(1) …………………………………………………………………………….. (2) ……………………………………………………………………………..

3. Pasal 7 dihapus. 4. dst.

b. Pasal II memuat ketentuan tentang saat mulai berlaku. Dalam hal tertentu, Pasal II juga dapat memuat ketentuan peralihan dari Peraturan perubahan, yang maksudnya berbeda dengan ketentuan peralihan dari Peraturan yang diubah. Contoh:

Pasal II

Peraturan Rektor ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

II. Contoh Format Perubahan Peraturan

PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA NOMOR … TAHUN….

TENTANG PERUBAHAN ATAS PERATURAN REKTOR NOMOR .. TAHUN …TENTANG ………

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA,

Menimbang : a. …………………………………………….…; b. ……………………………………………….; c. …………...........................................……;

d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu menetapkan Peraturan Rektor tentang Perubahan Atas Peraturan Rektor Nomor…….Tahun …… tentang………;

Mengingat : 1. ………………… ......; 2. ……………………....;

MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN REKTOR TENTANG PERUBAHAN ATAS PERATURAN REKTOR NOMOR ... TAHUN

…..TENTANG ……… Pasal I

Beberapa ketentuan dalam Peraturan Rektor Nomor … Tahun … tentang … diubah sebagai berikut: 1. Ketentuan Pasal 2 diubah sehingga berbunyi sebagai berikut:… 2. Diantara Pasal 4 dan Pasal 5 ditambah dengan menyisipkan Pasal 5A, sehingga berbunyi sebagai berikut:

Pasal 5A (1) …………………………………………………………………………….. (2) ……………………………………………………………………………..

3. Pasal 7 dihapus. 4. dst.

Pasal II

Peraturan Rektor ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di …….. pada tanggal ……………….. REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA, NAMA


I. Batang tubuh Keputusan perubahan terdiri atas 2 (dua) Diktum yaitu sebagai berikut: a. Diktum KESATU memuat judul Keputusan yang diubah dan memuat materi atau norma

yang diubah. Jika materi perubahan lebih dari satu, setiap materi perubahan dirinci dengan menggunakan angka Arab (1, 2, 3, dan seterusnya). Contoh: KESATU : Beberapa ketentuan dalam Keputusan Rektor Nomor … Tahun … tentang …

diubah sebagai berikut: 1. Ketentuan diktum KESATU diubah sehingga berbunyi sebagai berikut:… 2. Diantara diktum KEDUA dan diktum KETIGA ditambah dengan menyisipkan

diktum KEDUA A, sehingga berbunyi sebagai berikut: KEDUA A : …………………………..

3. Diktum KEEMPAT dihapus. 4. dst.

b. Diktum KEDUA memuat ketentuan tentang saat mulai berlaku. Dalam hal tertentu, Diktum KEDUA juga dapat memuat ketentuan peralihan dari Keputusan perubahan, yang maksudnya berbeda dengan ketentuan peralihan dari Keputusan yang diubah. Contoh: KEDUA : Keputusan Rektor ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

II. Contoh Format Perubahan Keputusan

KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA

NOMOR … TAHUN…. TENTANG

PERUBAHAN ATAS KEPUTUSAN REKTOR NOMOR .. TAHUN …TENTANG ……… DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA, Menimbang : a. ……………………………………………….; b. ……………………………………………….; c. ……………............................................…; d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c,

perlu menetapkan Keputusan Rektor tentang Perubahan Atas Keputusan Rektor Nomor……Tahun … tentang………;

Mengingat : 1. …………………….......; 2. …………………...........;

MEMUTUSKAN : Menetapkan : KEPUTUSAN REKTOR TENTANG PERUBAHAN ATAS KEPUTUSAN REKTOR NOMOR ..

TAHUN …TENTANG ……… KESATU : Beberapa ketentuan dalam Keputusan Rektor Nomor … Tahun … tentang … diubah sebagai

berikut: 1. Ketentuan diktum KESATU diubah sehingga berbunyi sebagai berikut:… 2. Diantara diktum KEDUA dan diktum KETIGA ditambah dengan menyisipkan diktum KEDUA

A, sehingga berbunyi sebagai berikut: KEDUA A : …………………………..

3. Diktum KEEMPAT dihapus. 4. dst.

KEDUA : Keputusan Rektor ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di …….. pada tanggal ………………..


NAMA

Salinan Keputusan Rektor ini disampaikan kepada: 1. … 2. …….. 3. Petikan Keputusan Rektor ini disampaikan kepada yang bersangkutan untuk dipergunakan sebagaimana

mestinya. Kabiro Umum Universitas Brawijaya, Nama


I. Batang tubuh Peraturan pencabutan terdiri atas 2 (dua) pasal yaitu Pasal 1 dan Pasal 2

(menggunakan angka Arab) sebagai berikut: a. Pasal 1 memuat judul peraturan dan pernyataan pencabutan dan tidak berlaku.

Contoh: Pasal 1

Peraturan Rektor Nomor … Tahun … tentang … dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

b. Pasal 2 memuat ketentuan tentang saat mulai berlaku. Contoh:

Pasal 2 Peraturan Rektor ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

II. Contoh Format Pencabutan Peraturan

PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA NOMOR … TAHUN….

TENTANG PENCABUTAN ATAS PERATURAN REKTOR NOMOR .. TAHUN …TENTANG ………


Menimbang : a. …………………………………………………; b. ………………………………………………....; c. ……………….............................................; d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu

menetapkan Peraturan Rektor tentang Pencabutan Atas Peraturan Rektor Nomor………..Tahun …….. tentang………;

Mengingat : 1. ……………………............; 2. ………….........................;

MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN REKTOR TENTANG PENCABUTAN ATAS PERATURAN REKTOR NOMOR ....

TAHUN …....TENTANG ……… Pasal 1

Peraturan Rektor Nomor … Tahun … tentang … dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Pasal 2

Peraturan Rektor ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di …….. pada tanggal ……………….. REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA, NAMA

LAMPIRAN 35 : PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA NOMOR 7 TAHUN 2014 TANGGAL 28 APRIL 2014 I. Batang tubuh Keputusan pencabutan terdiri atas 2 (dua) Diktum yaitu sebagai berikut:

a. Diktum KESATU memuat judul Keputusan dan pernyataan pencabutan dan tidak berlaku. Contoh: KESATU : Keputusan Rektor Nomor … Tahun … tentang … dicabut dan dinyatakan tidak

berlaku.

b. Diktum KEDUA memuat ketentuan tentang saat mulai berlaku. Contoh: KEDUA : Keputusan Rektor ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

II. Contoh Format pencabutan Keputusan

KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA NOMOR … TAHUN….

TENTANG PENCABUTAN ATAS KEPUTUSAN REKTOR NOMOR .. TAHUN …TENTANG ………


Menimbang : a. ……………………………………………………; b. ……………………………………………….; c. ………………; d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu

menetapkan Keputusan Rektor tentang Pencabutan Atas Keputusan Rektor Nomor………..Tahun …….. tentang………;

Mengingat : 1. ……………………...; 2. …………….…...……;

MEMUTUSKAN : Menetapkan : KEPUTUSAN REKTOR TENTANG PENCABUTAN ATAS KEPUTUSAN REKTOR NOMOR .. TAHUN

…TENTANG ………

KESATU : Keputusan Rektor Nomor … Tahun … tentang … dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

KEDUA : Keputusan Rektor ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

` Ditetapkan di …….. pada tanggal ……………….. REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA, Salinan Keputusan Rektor ini disampaikan kepada NAMA 1. …. 2. …. Petikan Keputusan Rektor ini disampaikan kepada yang bersangkutan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Kabiro Umum Universitas Brawijaya, Nama

Documents

PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA...6. Kementerian adalah Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. 7. Universitas adalah Universitas Brawijaya. 8. Rektor adalah Rektor Universitas