PEREKAYASAAN MAJLIS BANDARAYA IPOH:

LESEN PENJAJA DAN PASAR

MB Ipoh

Pendaftaran Projek : Lesen Penjaja dan PasarSituasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Pemohon tidak berpuas hati dengan tempoh masa yang di ambil oleh MBI bagi mendapatkan kelulusan lesen premis/permit perniagaan. Jika ditambahbaik daripada segi masa dan beban kos, komuniti peniaga akan lebih berpuas hati dan merancakkan lagi aktiviti ekonomi dalam kawasan MBI. Seterusnya dapat menarik minat komuniti peniaga dalam kawasan MBI.

• Mempercepat tempoh kelulusan lesen.

• Mengurangkan kos yang ditanggung pemohon.

• Meringkaskan borang permohonan

• Mengkompositkan Borang Permohonan

Sasaran Projek Skop Projek• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan

• Faedah Kewangan: Mengurangkan kos pematuhan

• Metric : 10 hari

Proses : Lesen PerniagaanMula : Terima permohonanTamat : Pemohon Dimaklum StatusDalam Skop : MBILuar Skop : Agensi dirujuk

Carta Perbatuan Ahli Pasukan Fasa Mula Tamat Champion: En. Mohd Alias bin Kamaruddin

Penubuhan Pasukan  25 Jun 25 Jun Ketua Projek : En. Razak Hussien

Inventori Lesen 26 Jun 25 Jun Penolong Projek : En. M.Raman Maran

Perekayasaan (BPR) 27 Jun 27 JunAhli: 1. Faizalhawafiz Abd Wafar 2. Nor Azam Che Hamid

Analisa Data 27 Jun 27 Jun

Cadangan Penyelesaian 28 Jun 28 Jun

Profil Projek

PROSES ‘AS IS’Lesen Penjaja dan Pasar awam dan Swasta (Tidak berisiko)

• Lesen Pasar Tani • Lesen Pasar Pagi• Lesen Buah bermusim• Lesen Pasar Malam• Lesen Pasar

Jawatan /

JabatanAktiviti

Pemohon

PT

PPKP

PK Penjaja/ Pasar

PKB

Serahan borang

permohonan

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Penjaja dan Pasar

Terima dan Semak

MP:5 minitLengkap

Tak Lengkap

Syor Tolak

Syor Terima

Permohonan ditolak

MP: 5 minit

surat tolak dikeluarkan

kpd pemohonMP: 5 minit

Terima lesen dan buat pembayaran

MP:1 minit

Terima surat tolak

MM: 5 minit

MM: 5 minit

MP:5 minit

MM: 5 minit MM: 5minit

MM:5 minit

LULUS

50 minit

Sokong permohonanMP: 2 minit

Surat Kelulusan dan Lesen kepada

pemohonMP: 5 minit

Penilaian/kekosongan/kesesuaian/

Laporan MP: 5 Minit

Lulus permohonanMP: 2 minit

MM: 5 minit

MM: 5 minit

MM: 5 minit

MM:5 minit

ActivityCustomer

Value Added(CVA)

Customer Non Value

Added Masa Proses

Masa Menunggu

Jumlah Masa

BVA NVA

1 PT Terima dan Semak √ 5 5 10

2Rujuk PPKP-ulasan /penilaian /kekosongan / kesesuaian √ 5 5 10

3 PK Penjaja / Pasar-sokongan √ 2 5 7

4 PK B - Kelulusan √ 2 5 7

5PT- Surat kelulusan & syarat kepada pemohon √ 5 5 10

6Pemohon terima lesen dan buat pembayaran

√ 1 5 6

TOTAL 20 30 50

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify and OptimizeNVA – Eliminate

Value Analysis of Process

Jawatan /

JabatanAktiviti

Pemohon

PT

PPKP

PK Penjaja/ Pasar

PKB

Serahan borang

permohonan

Proses Kerja Semasa – Peluang Penambahbaikan Lesen Penjaja dan Pasar

Terima dan Semak

MP:5 minitLengkap

Tak Lengkap

Syor Tolak

Syor Terima

Permohonan ditolak

MP: 5 minit

surat tolak dikeluarkan

kpd pemohonMP: 5 minit

Terima lesen dan buat pembayaran

MP:1 minit

Terima surat tolak

MM: 5 minit

MM: 5 minit

MP:5 minit

MM: 5 minit MM: 5minit

MM:5 minit

LULUS

50 minit

Sokong permohonanMP: 2 minit

Surat Kelulusan dan Lesen kepada

pemohonMP: 5 minit

Penilaian/kekosongan/kesesuaian/

Laporan MP: 5 Minit

Lulus permohonanMP: 2 minit

MM: 5 minit

MM: 5 minit

MM: 5 minit

MM:5 minit

Fail tidak perlu dirujuk kepada

PKB

Fail tidak dirujuk kepada PK

PROSES ‘TO BE’Lesen Penjaja dan Pasar

(a)Tidak Berisiko

Jawatan / Jabatan Aktiviti

PEMOHON

PT

MM : 3M

PPKP/KB

MM: 5M MM: 4M

4. Sedia Surat kelulusan, lesen dan resit proses, Maklum Pemohon

MP: 5M

LULUS 34 MINIT

Proses Kerja Semasa – To - Be Lesen Penjaja dan Pasar

2.Terima & Semak MP : 4M

3. Rujuk PPKP untuk ulasan / nilaian / kekosongan / kesesuaian dan kelulusan

MP: 10M

MM: 1 minit

1.Serah Borang

MP:1 min

5. Pemohon Membuat Bayaran dan Terima

ActivityCustomer

Value Added(CVA)

Customer Non Value

Added Masa Proses

Masa Menunggu

Jumlah Masa

BVA NVA

1 Serah Borang √ 1 1 2

2 Terima dan Semak √ 4 5 9

3 Rujuk dan Sokongan lulus √ 10 4 14

4 Maklum Kepada Pemohon √ 5 0 5

TOTAL 20 10 30

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify and OptimizeNVA – Eliminate

Value Analysis of Process

No. Perkara Sebelum Selepas

1.Kecekapan KerjaProses pengeluaran lesen penjaja dan pasar

40% 66.67%

2. Masa keseluruhan proses 50 min

30 min

Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek

LESEN PENJAJA DAN PASAR

Lesen Penjaja dan Pasar

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-undang (nyatakan akta/peraturan)

Undang-Undang Kecil (Bayaran Lesen Untuk Gerai Pasar Awam) Majlis Perbandaran Ipoh, 1981;Undang-Undang Kecil Majlis Perbandaran Ipoh, 1974 (Gerai-gerai tepi jalan kepunyaan Majlis )(Pindaan 1984)Undang-Undang Kecil Kedai Gunting dan Pendandan Rambut (MPI), 1981;

Undang-Undang Kecil (Bayaran Lesen Untuk Gerai Pasar Awam) Majlis Perbandaran Ipoh, 1981;Undang-Undang Kecil Majlis Perbandaran Ipoh, 1974 (Gerai-gerai tepi jalan kepunyaan Majlis )(Pindaan 1984)Undang-Undang Kecil Perlesenan, Tred, Perniagaan dan Perindustrian (MPI), 1981;Undang-Undang Kecil Pengawalan dan Pengawasan Tempat-Tempat Makan (MPI), 1981;Undang-Undang Kecil Kedai Gunting dan Pendandan Rambut (MPI), 1981;Undang-Undang Kecil Rumah Urut (MPI), 1981;Undang – Undang Kecil Pusat Kecantikan (MBI) 2012

Pindaan Undang – Undang Kecil yang bertindih dengan UUK Pusat

Kecantikan (MBI) 2012 perlu dilaksanakan memandangkan

terdapat juga gerai majlis menjalankan aktiviti seperti ini.

2. Piagam Pelanggan (Masa Kelulusan)

50 Minit 34 Minit

1) Segala proses permohonan diulas / diperakukan / diluluskan oleh PPKP yang diturunkan kuasa oleh Datuk Bandar.

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Lesen Penjaja dan PasarItem /

PerkaraSebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

3. Caj/bayaran• Borang• Proses• Kelulusan

a) Borang – Percumab) Proses - RM 20.00c) Kelulusan – Selepas dilluluskan oleh

Pengarah

a) Borang – percumab) Proses - Bayaran dimasukkan sekali

dengan kadar lesenc) Kelulusan – Hanya oleh PPKP

1) Muat turun borang dari laman web.

4. Nama Borang a) Borang Permohonan Lesen Penjaja dan Pasar

a) Borang Permohonan Lesen Penjaja dan Pasar Tiada Pindaan

5. Tempoh sahlaku

a) 1 Tahunb) Mengikut musim seperti Bazar

Ramadhan atau buah-buahan.

a) 1 Tahunb) Mengikut musim seperti Bazar

Ramadhan atau buah-buahan.

Tempoh sahlaku mengikut jenis jualan

6.Pembaharuana) 1 Tahunb) Mengikut musim seperti Bazar

Ramadhan atau buah-buahan.

a) 1 Tahunb) Mengikut musim seperti Bazar

Ramadhan atau buah-buahan.Tiada Pindaan

7. Agensi yang dirujuk Tiada Tiada

Urusan pengeluaran lesen premis dipermudahkan bagi membolehkan pemohon mendapat lesen premis dalam tempoh kurang dari 1 jam.

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Lesen Penjaja dan Pasar

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

8. Keperluan Dokumen sokongan

a) Gambar pemohonb) Salinan Kad Pengenalanc) Pelan Lokasid) Surat sokongan daripada Persatuan

Penjaja bagi pengesahan tapak.

Tiada pindaan

Proses telah mempermudahkan kaedah pengeluaran lesen diperingkat PPKP yang diturukan kuasa

9. Kaedah Permohonan Manual Manual Sistem e - PBT / BLESS akan dilaksanakan.

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

ISU DAN CABARAN7 WASTES PENJELASAN PENAMBAHBAIKAN

1. Overproducing

-Kerja-kerja bertindih dalam proses permohonan lesen seperti pengesahan kelulusan lesen melalui pelbagai pegawai.-Penerimaan dokumen yang tidak relavan dari pemohon

-Proses perlesenan dipermudahkan dengan penerimaan borang permohonan yang lengkap pada kali pertama.-(Do right at first time)

2. Waiting Masa menunggu yang lama untuk mendapat surat kelulusan dan penerimaan lesen melalui urusan pos.

Proses dipermudahkan kepada pemohon pihak majlis menghubungi pemohon melalui talipon/sms/fax dan pemohon mendapat lesen premis bersyarat serta menjelaskan Bil lesen dikaunter.

3. Transport Pemohon hadir berulangkali untuk mendapatkan/ mengetahui status permohonan lesen premis

Proses mengurangkan kehadiran pemohon ke Pejabat sebanyak 2 kali sahaja iaitu semasa mengemukakan permohonan kelulusan kesihatan persekitaran dan setelah dihubungi oleh PT dari Jabatan Kesihatan Persekitaran untuk mendapatkan Surat Kelulusan Kesihatan Persekitaran untuk mendapatkan Bil Lesen serta kelulusan bersyarat untuk membuat bayaran Bil lesen premis.

4. Over-processing

Jumlah bilangan pegawai yang terlibat adalah 8 orang ( PT,KB,PK(L), PKB, TKPK (Am), PK, PPKP, PAP)

Jumlah bilangan pegawai yang terlibat adalah 3 orang sahaja. ( PT,PK(L), POB)

5. Inventory Bilangan fail permohonan bertambah dari tahun ke tahun menyebabkan kesesakkan dalam bilik fail

- Peggunaan sistem e – filing mengurangkan ruang

6. Motion Kekerapan pergerakan fail, pegawai dan pemohon dari tingkat 2 ke tingkat 5 yang tinggi

Kekerapan pergerakan fail, pegawai dan pemohon dari tingkat 2 ke tingkat 5 dapat dikurangkan.Urusan dilakukan dalam tingkat yang sama.

ISU DAN CABARAN7. Defects Kekerapan pelakuan kesilapan dalam penyediaan

surat , dokumen pemberian maklumat kepada pemohon.

Dapat mengurangkan kesilapan dalam penyediaan surat , dokumen pemberian maklumat kepada pemohon.

8. Others (Nyatakan)

Pemohon kerap dirujuk ke Jabatan lain tanpa penjelasan dan pengetahuan yang cukup

-‘No Wrong Door Policy’- Pemohon dapat penjelsan yang cukup dan dapat mengurangkan ketidakpuasan pelanggan.