38
PEREKAYASAAN MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN & IKLAN

PEREKAYASAAN MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN & IKLAN

  • Upload
    efia

  • View
    61

  • Download
    0

Embed Size (px)

DESCRIPTION

PEREKAYASAAN MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN & IKLAN. Profil Projek. PROSES ‘AS IS’ i ) Lesen Tred Perniagaan & Iklan Berisiko Tidak Berisiko. - PowerPoint PPT Presentation

Citation preview

Page 1: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

PEREKAYASAAN MAJLIS DAERAH BATU GAJAH:

LESEN TRED PERNIAGAAN & IKLAN

Page 2: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

Pendaftaran Projek : Lesen Tred Perniagaan & Iklan (Berisiko)Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Pemohon tidak berpuas hati dengan tempoh masa yang di ambil oleh MDBG bagi mendapatkan kelulusan lesen perniagaan. Jika ditambahbaik daripada segi masa dan beban kos, peniaga akan lebih berpuas hati dan merancakkan lagi aktiviti perniagaan dalam kawasan MDBG. Seterusnya dapat menarik minat peniaga kecil dalam kawasan MDBG.

• Mempercepat tempoh kelulusan lesen.

Sasaran Projek Skop Projek• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan • Metric : < 10 hari

Proses : Lesen PerniagaanMula : MDBG terima permohonanTamat : Pemohon terima lesen Dalam Skop : MDBGLuar Skop : Pemohon & Agensi dirujuk (PDRM, Bomba, JAS, Pej. Kesihatan , Pjbt Tanah Daerah, JKKP, Jab. Veterinar, JKR)

Carta Perbatuan Ahli Pasukan Fasa Mula Tamat Champion : YDP Dato’ Hj. Jamry bin Hj. Sury

Penubuhan Pasukan 25 Sept 25 Sept Ketua Projek : Pn. Ruzana bt. Yakub (0135143890)

Inventori Lesen 25 Sept 25 Sept Penolong Projek : Cik Che’ Ah bt. Hj. Hashim (0175872150)

Perekayasaan (BPR) 17 Okt 17 Okt Ahli : Pn. Azlin Nora bt.Muhd Nazeri Pn. Zulhalipah bt. Yaacob (0124954454) Cik Norshuhada bt. Osman(0125488770) Pn. Katreen Mastura bt. Mat (0125777224)

Analisa Data 18 Okt 18 Okt

Cadangan Penyelesaian 19 Nov 22 Nov

Profil Projek

Page 3: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

PROSES ‘AS IS’i) Lesen Tred Perniagaan & Iklan(a)Berisiko(b)Tidak Berisiko

Page 4: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

Jawatan / Jabatan Aktiviti

Pemohon

PT

PKA U17/ PPKP U29

PENGARAH

Mesyuarat Lesen

7. Hantar surat

mohon ulasan Jab.

LuarMP: 60 min

5. Buka fail & input data dlm sistem

MP: 15 Min

1. Hantar permohonan

3. Bayaran Proses

4. DaftarMP: 10m

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan (Berisiko)

2. Terima dan Semak

MP:10 minitLengkap

Tak Lengkap

8. Terima ulasan drp Jab.Teknikal dan PKA/PPKP

utk sedia kertas kerja

10. Semakan kertas kerja MP: 60 minit

11. Dibentangkan untuk kelulusan jawatankuasa

13. Pengesahan kelulusan drpd YDP

8. Lawatan Pemeriksaan &

sediakan laporan pemeriksaan

MP: 480 Minit

14. Buat surat dansalinan keputusan/

surat maklumanMP: 60 minit

15. Buat bayaran & terima lesen

LULUS/TANGGUH/TOLAK

MM : 5 minit

MM:5 minitMM: 5 minit

MM: 15,920 minit

MM:5 minit

LULUS 41 HARI

LULUS 41 HARI

6. Keluarkan surat akuan terima kpd pemohon MP: 5min

12. Minitkan keputusan Mesyuarat

MM: 10 minit

9. Penyediaan kertas kerja

MP: 60 minit MM: 120minit

MM: 1440 minit

MM: 1440 minit

MM: 5 minit

Page 5: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

Jawatan / Jabatan

Aktiviti

PEMOHON

PT

PPKP/PKA

PENGARAH

MESYUARAT LESEN

2) Terima & semak

permohonanMP: 10m

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan (Tidak Berisiko)

6) Surat akuan penerimaan

dikeluarkan kpd pemohon Mp: 5m

7) Lesen dikeluarkan

Mp: 10m

16.Pengesahan kelulusan dpd.Ydp

15.Minitkan keputusan mesyuarat

3) Daftar permohonan/buka fail

MP: 3m

14.Dibentangkan untuk kelulusan

J/K

Mm: 5m

Mm: 5m

LULUS

1 HARILULUS

1 HARI

Mm: 5m

4) Kelulusan Mp: 10m

5) Input data dalam

sistem MP: 5m

Mm: 5m

8. Buat bayaran & terima lesen

10.Lawatan tapak & sediakn laporan

pemeriksaan

9.Rujukan agensi

teknikal

11.Terima ulasan dpd Jab. Teknikal

& lawatan pemeriksaan

12.Penyediaan kertas kerja

13.Semakan kertas kerja

1.Serah borangpermohonan

Mm: 5m

Mm: 5m

Page 6: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

Value AnalysisLesen Tred Perniagaan & Iklan (Berisiko)

# Activity

Customer Value Added(VA)

Customer Non Value Added

Masa proses

Masa menunggu

Masa diambil

BVA NVA

1 Hantar permohonan / 0 minit 0 minit 0 minit

2 Terima & semak permohonan / 10 5 15

3 Bayar bayaran proses / 0 0 0

4 Daftar permohonan / 10 5 15

5 Buka fail & input data dalam system / 15 5 20

6 Keluarkan surat akuan terima kpd pemohon / 5 5 10

7 Hantar surat mohon ulasan kpd agensi teknikal / 60 15,920 15,980

8 Lawatan pemeriksaan & sediakan laporan / 480 0 480

9 Terima ulasan drp jab. Teknikal & PKA/PPKP / 0 120 120

10 Penyediaan kertas kerja / 60 10 70

11 Semakan kertas kerja / 60 1440 1500

12 Mesyuarat JK Pelesenan / 0 0 0

13 Minitkan keputusan mesyuarat / 0 0 0

14 Pengesahan kelulusan permohonan / 0 0 5

15 Buat surat & salinan keputusan & hntr kpd pemohon / 60 1440 1500

TOTAL 760 18,955 19,715

Page 7: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

ActivityCustomer

Value Added(CVA)

Customer Non Value Added

Masa Proses

Masa Menunggu

Jumlah Masa

BVA NVA

1 Hantar permohonan / 0 0 0

2 Terima & semak permohonan / 10 5 15

3 Daftar permohonan & buka fail / 3 5 8

4 Kelulusan / 10 5 15

5 Input data dlm sistem / 5 5 10

6 Keluarkan surat akuan / 5 5 10

7 Keluarkan lesen / 10 5 15

TOTAL 43 30 73

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify and OptimizeNVA – Eliminate

Value AnalysisLesen Tred Perniagaan & Iklan (Tidak Berisiko)

Page 8: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

Jawatan / Jabatan Aktiviti

Pemohon

PT

PKA U17/ PPKP U29

PENGARAH

Mesyuarat Lesen

7. Hantar surat

mohon ulasan Jab.

LuarMP: 60 min

5. Buka fail & input data dlm sistem

MP: 15 Min

1. Hantar permohonan

3. Bayaran Proses

4. DaftarMP: 10m

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan (Berisiko)

2. Terima dan Semak

MP:10 minitLengkap

Tak Lengkap

8. Terima ulasan drp Jab.Teknikal dan PKA/PPKP

utk sedia kertas kerja

10. Semakan kertas kerja MP: 60 minit

11. Dibentangkan untuk kelulusan jawatankuasa

13. Pengesahan kelulusan drpd YDP

8. Lawatan Pemeriksaan &

sediakan laporan pemeriksaan

MP: 480 Minit

14. Buat surat dansalinan keputusan/

surat maklumanMP: 60 minit

15. Buat bayaran & terima lesen

LULUS/TANGGUH/TOLAK

MM : 5 minit

MM:5 minitMM: 5 minit

MM: 15,920 minit

MM:5 minit

LULUS

41 HARILULUS

41 HARI

6. Keluarkan surat akuan terima kpd pemohon MP: 5min

12. Minitkan keputusan Mesyuarat

MM: 10 minit

9. Penyediaan kertas kerja

MP: 60 minit MM: 120minit

MM: 1440 minit

MM: 1440 minit

MM: 5 minitGabungkan proses 4, 5 &

6

Gabungkan proses 9 & 10

Pendekkan tempoh terima ulasan dpd Jab.

teknikal

Adakan mesyuarat 2x sebulan

Pendekkan tempoh terima

permohonan

Maklumkan keputusan

melalui telefon, fax dan email

Hantar surat kpd.agensi

melalui sistem

Page 9: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

Jawatan / Jabatan

Aktiviti

PEMOHON

PT

PPKP/PKA

PENGARAH

MESYUARAT LESEN

2) Terima & semak

permohonanMP: 10m

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan (Tidak Berisiko)

6) Surat akuan penerimaan

dikeluarkan kpd pemohon Mp: 5m

7) Lesen dikeluarkan

Mp: 10m

16.Pengesahan kelulusan dpd.Ydp

15.Minitkan keputusan mesyuarat

3) Daftar permohonan/buka fail

MP: 3m

14.Dibentangkan untuk kelulusan

J/K

Mm: 5m

Mm: 5m

LULUS

1 HARILULUS

1 HARI

Mm: 5m

4) Kelulusan Mp: 10m

5) Input data dalam

sistem MP: 5m

Mm: 5m

8. Buat bayaran & terima lesen

10.Lawatan tapak & sediakn laporan

pemeriksaan

9.Rujukan agensi

teknikal

11.Terima ulasan dpd Jab. Teknikal

& lawatan pemeriksaan

12.Penyediaan kertas kerja

13.Semakan kertas kerja

1.Serah borangpermohonan

Mm: 5m

Mm: 5m

Pendekkan tempoh proses

Gabungkan proses 3, 5 & 6

Mohon kelulusan PPKP terlebih dahulu sblm

membuat proses 3,5 & 6

Page 10: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

PROSES ‘TO BE’Lesen Tred Perniagaan & Iklan

(a)Berisiko(b)Tidak Berisiko

Page 11: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

Jawatan / Jabatan Aktiviti

Pemohon

PT

PKA U17/ PPKP U29

PENGARAH

Mesyuarat Lesen

4. Daftar, Buka fail , input data dlm system & keluarkan surat

akuan terima permohonanMP: 10 Minit

1. Hantar permohonan

PELUANG PENAMBAHBAIKAN (LESEN TRED PERNIAGAAN&IKLAN) –BERISIKO

2. Terima & Semak

MP:5 minit

Lengkap

Tak Lengkap

5. Terima ulasan drp PKA/PPKP utk sedia

kertas kerja

7. Dibentangkan untuk kelulusan jawatankuasa

9. Pengesahan

kelulusan drpd YDP

5. Lawatan Pemeriksaan & sediakan laporan

pemeriksaan MP: 480 Minit

10. Maklumkan keputusan melalui sistem

MP: 10 minit

11. Buat bayaran & terima lesen

LULUS/TANGGUH/TOLAK

MM : 5 minit

MM: 10,080 minit

MM:1 minit

8. Minitkan keputusan

Mesyuarat

6. Penyediaan kertas kerja & semakMP: 60 minit

MM: 10 minit

MM: 1440 minit

MM: 1440 minit

3. Bayaran Proses

LULUS HARI

LULUS HARI

Page 12: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

Jawatan / Jabatan

Aktiviti

PEMOHON

PT

PPKP/PKA

PENGARAH

MESYUARAT LESEN

2) Terima & semak Permohonan

MP: 10m

PELUANG PENAMBAHBAIKAN (Lesen Tred Perniagaan) – Tidak Berisiko

6) Surat akuan penerimaan dikeluarkan

MP: 5M

7) Lesen dikeluarkan

MP: 10M

16.Pengesahan kelulusan dpd.YDP

15. Minitkan keputusan mesyuarat

3) Daftar permohonan/

Buka Fail MP: 3M

14.Dibentangkan untuk kelulusan

J/K

MM: 5M

MM: 5M

LULUS

1 HARILULUS

1 HARI

MM: 5M

4) Kelulusan MP: 10M

5) Input data dlm

sistem MP: 5M

MM: 5M

8. Buat bayaran & terima lesen

10.Lawatan tapak & sediakan laporan

pemeriksaan

9. Rujuk agensi Teknikal

11.Terima ulasan dpd jab.teknikal &

lawatan pemeriksaan

12.Penyediaan kertas kerja

13.Semakan kertas kerja

1.Serah borang

MM: 5MMM: 5M

Page 13: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

No. Perkara Sebelum Selepas

1.Kecekapan Kerjaa)Berisikob)Tidak Berisiko

a) 3.85%b) 62.26%

a) 19.75%b) 75%

2.Jumlah aktivitia)Berisikob)Tidak Berisiko

a) 14b) 6

a) 10b) 4

3.Masa keseluruhan prosesa)Berisikob)Tidak Berisiko

a) 41 harib) 1 hari (12minit)

a) 1 harib) 1 hari (8 minit)

Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek

LESEN TRED PERNIAGAAN & IKLAN

Page 14: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

Lesen Tred Perniagaan & Iklan (Berisiko)

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-undang

-UUK Pelesenan Tred, Perniagaan & Perindustrian (MDKB) 1982 Pindaan -UUK Kedai Gunting Rambut dan Pendandan Rambut 1986- UUK Pengawalan & Pengawasan Tempat2 Makan 1984- UUK Kecil Pengendali Makanan 1990-UUK Iklan (MDKB) 1986- UUK Kecil Pusat Kecantikan & Penjagaan Kesihatan (MDBG)

sama

2. Piagam Pelanggan(Masa Kelulusan)

30 hari – 60 hari 1 hari

1) Pemohon mohon sendiri kelulusan agensi teknikal

2) Aktiviti input data digabungkan3) Kelulusan dimaklumkan melalui

sistem4) Kekerapan Mesyuarat diadakan

2 kali sebulan5) Kertas kerja disemak bersama

PPKP dan PT.

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Page 15: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

Lesen Tred Perniagaan & Iklan

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

3. Caj/bayaran• Borang• Proses• Kelulusan

a) Borang – percumab) Proses - RM 10.00c) Kelulusan (Berisiko) – Mengikut

Aktiviti Perniagaand) Kelulusan (tidak berisiko) – serta

merta

a) Borang – percumab) Proses - RM 20.00c) Kelulusan – Mengikut

Aktiviti Perniagaan

1) Muat turun borang dari laman web

2) Kajian semakan kadar lesen sedang dijalankan.

4. Nama Borang• Komposit• Contoh

a) Borang/ MDBG/JP-01(001)b) Borang/MDBG/JP-01(002) Sama Tiada

5. Tempoh sahlaku 1 tahun Tiada Tiada

6. Pembaharuan 1 tahun Tiada Tiada

7. Agensi yang dirujuk

a) Jab. Bombab) Pej. Kesihatan (jika berkaitan)c) Pejabat Tanah ( jika berkaitan)d) PDRM (jika berkaitan)e) Jab. Veterinar (jika berkaitan)f) JKKP (jika berkaitan)g) JKR (jika berkaitan)h) JAS (jika berkaitan)

SamaKlasifikasi semula senarai aktiviti berisiko dan tidak

berisiko

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Page 16: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

Lesen Tred Perniagaan & Iklan (Berisiko)

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

8. Keperluan Dokumen sokongan

Berisiko & Tidak Berisiko (a – i):a) Gambar pemohonb) Salinan Kad Pengenalanc) Pelan Lokasid) Salinan SSMe) Salinan cukai pintuf) Salinan geran tanahg) Salinan surat kebenaran tuan bangunanh) Salinan CF (jika bangunan baru sahaja) i) 3 keping gambar premis pandangan hadapanj) (Berisiko) Lakaran papan iklank) (Berisiko) Salinan susun atur alat perniagaanl) (Tidak Berisiko) Salinan sijil kursus pengendalian makanan & suntikan thypim (utk peniaga mknn & mnman shj)

Cuma penambahanpemohon perlu mengemukakan

ulasan dari jabatan teknikal yang dirujuk

sendiri.

9. Kaedah Permohonan Manual Online Sistem e - PBT /

BLESS

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Page 17: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

ISU DAN CABARAN LESEN TRED PERNIAGAAN & IKLAN

7 WASTES PENJELASAN PENAMBAHBAIKAN

Overproducing1. Menyemak dan menyediakan surat

permohonan ulasan Jabatan Teknikal.

1. Serahkan tangggungjawab semakkan dan surat permohonan ulasan permohonan ulasan Jabatan Teknikal kepada pemohon. Pemohon perlu mengemukakan dokumen tersebut semasa permohonan.

Waiting

1. Menghantar dan menunggu ulasan dari jabatan teknikal

2. Ulasan Jabatan adalah wajib.3. Penurunan kuasa untuk meluluskan

permohonan yg tidak berisiko.4. Kekerapan Mesyuarat

1. Tanggungjawab menyediakan surat diserahkan kepada pemohon.

2. Tempoh maklumbalas daripada Jabatan Teknikal dikurangkan kepada 7 hari.

3. PTK diberi kuasa untuk meluluskan permohonan yg.tidak berisiko.

4. Mesyuarat diadakan 2 kali sebulan.

Transport 1. Surat ulasan jabatan tidak dapat dihantar serta merta.

1. Memaklumkan kepada Jabatan lebih awal melalui faks/telefon agar persediaan awal dapat dibuat.

Over-processing

1. Masa proses pembayaran bergantung kepada sistem online

2. Masalah input data yg.bermasalah.3. Kelulusan Mesyuarat yg.lambat disampai

kpd.pemohon.4. Penangguhan keputusan pemohonan.5. Permintaan keperluan yg.berulang-ulang

1. Menyediakan jalurlebar alternatif2. Menambahbaik sistem.3. Kelulusan dimaklumkan melalui sistem

telekomunikasi.4. Kelulusan diberikan semasa lawatan tapak.5. Minimumkn penggunaan kertas.

Motion 1. Borang maklumat tidak lengkap 1. Format baru dan senarai checktlist kepada pemohon agar tanggungjawab kepada pemohon

Defects 1.Ulasan jabatan teknikal yang diterima tidak lengkap.

1.Perlu memastikan semua ulasan diterima lengkap sebelum mesyuarat.

Inventory - -

Others (specify) - -

Page 18: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

PEREKAYASAAN MAJLIS DAERAH BATU GAJAH:

LESEN PENJAJA

Page 19: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

Pendaftaran Projek : Lesen PenjajaSituasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Pemohon tidak berpuas hati dengan tempoh masa yang diambil oleh MDBG bagi mendapatkan kelulusan lesen perniagaan. Jika ditambahbaik dengan mempercepatkan masa proses, peniaga akan lebih berpuas hati kerana tidak perlu menunggu lama dan mengurangkan beban kos. Langkah ini pastinya membantu merancakkan lagi aktiviti perniagaan di kawasan MDBG dan menarik minat peniaga serta pelabur ke negeri Perak.

• Mempercepat tempoh kelulusan lesen.

Sasaran Projek Skop Projek• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan • Metric: bilangan hari

Proses : Lesen PenjajaMula : Terima permohonanTamat : Pemohon terima lesenDalam Skop : MDBGLuar Skop : Tiada

Carta Perbatuan Ahli Pasukan Fasa Mula Tamat Champion: Yang Dipertua Dato’Hj.Jamry b.Hj.Sury

Penubuhan Pasukan Ketua Projek : Pn.Zulhalipah bt.Yaacob(0124954454)

Inventori LesenPenolong Projek : Pn Ruzana bt.Yakub(0135143890)

Perekayasaan (BPR) Ahli: 1. Cik Che’Ah bt Hj.Hashim ( 0175872150) 2. Cik Norshuhada bt.Osman (0125488770) 3. Pn.Katreen Mastura bt.Mat (0125777224)Analisa Data

Cadangan Penyelesaian

Profil Projek

Page 20: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

PROSES ‘AS IS’Lesen Penjaja

Page 21: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

Jawatan / Jabatan Aktiviti

Pemohon

PT

PKA U17/PPKP U29

5. Buka fail & input data dlm sistem

MP: 15 Minit

1. Hantar permohonan

3. Bayaran Proses

4. Daftar

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Penjaja

2. Terima dan Semak

MP:10 minitLengkap

Tak Lengkap

8. Pengesahan kelulusan drp

PPKP

7. Lawatan Pemeriksaan &

sediakan laporan

pemeriksaan MP: 60 Minit

9. Kelulusandimaklumkan kpd

pemohonMP: 60 minit

10. Pemohon membuat bayaran

lesen & Terima lesen

MM : 5 minit

MP:10 minitMM:5 minit

MM: 10 minit

MM:1 minit

LULUS

3 HARILULUS

3 HARI

6. Keluarkan surat akuan terima kpd pemohon

MP : 5minit

MM: 1440 minitMM: 5 minit

MM:10 minit

Page 22: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

Value AnalysisLesen Penjaja

# Activity

Customer Value Added(VA)

Customer Non Value

AddedMasa proses

Masa menunggu

Masa diambil

BVA NVA

1 Hantar permohonan / 0 minit 0 minit 0 minit

2 Terima & semak permohonan / 10 5 15

3 Bayar bayaran proses / 0 0 0

4 Daftar permohonan / 10 5 15

5 Buka fail & input data dalam system / 15 5 20

6 Keluarkan surat akuan terima kpd pemohon / 5 5 10

7 Lawatan pemeriksaan & sediakan laporan / 60 10 70

8 Pengesahan kelulusan permohonan / 0 5 5

9 Buat surat & salinan keputusan & hntr kpd pemohon / 60 1440 1500

TOTAL 160 1475 1635

Page 23: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

Jawatan / Jabatan Aktiviti

Pemohon

PT

PKA U17/PPKP U29

5. Buka fail & input data dlm sistem

MP: 15 Minit

1. Hantar permohonan

3. Bayaran Proses

4. Daftar

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Penjaja

2. Terima dan Semak

MP:10 minitLengkap

Tak Lengkap

8. Pengesahan kelulusan drp

PPKP

7. Lawatan Pemeriksaan &

sediakan laporan

pemeriksaan MP: 60 Minit

9. Kelulusandimaklumkan kpd

pemohonMP: 60 minit

10. Pemohon membuat bayaran

lesen & Terima lesen

MM : 5 minit

MP:10 minitMM:5 minit

MM: 10 minit

MM:1 minit

LULUS

3 HARILULUS

3 HARI

6. Keluarkan surat akuan terima kpd pemohon

MP : 5minit

MM: 1440 minitMM: 5 minit

MM:10 minit

Gabungkan proses 4,5

dan 6

Kelulusan dimaklumkan melalui sistem

Page 24: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

Jawatan / Jabatan Aktiviti

Pemohon

PT

PKA U17/ PPKP U29

Daftar, Buka fail, input data dlm system & keluarkan surat akuan terima kpd

pemohonMP: 10 Minit

Hantar permohonan

Bayaran Proses

PELUANG PENAMBAHBAIKAN (LESEN PENJAJA)

Terima dan Semak

MP:10 minit

Lengkap

Tak Lengkap

Pengesahan kelulusan drp

PPKP

Lawatan Pemeriksaan &

sediakan laporan pemeriksaan MP: 60 Minit

Kelulusan dimaklumkan kpd pemohon

MP: 10 minit

Pemohon membuat bayaran

lesen

Terima lesen

LULUS

MM : 5 minit

MM: 2 minit

MM:1 minit

LULUS HARI

LULUS HARI

MM: 1440 minit

1

2

3

4

5

6

7

8

9

MM: 2 minit

Page 25: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

No. Perkara Sebelum Selepas

1. Kecekapan Kerja a) 9.79% a) 79.17%

2. Jumlah aktiviti a) 9 a) 7

3. Masa keseluruhan proses a) 3 hari a) 1 hari (30minit

Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek

LESEN PENJAJA

Page 26: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

Lesen Penjaja

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-undang (nyatakan akta/peraturan)

- UUK Penjaja (MDKB) 1981

sama -

2. Piagam Pelanggan (Masa Kelulusan)

14 hari 1 hari

1.Memendekkan masa proses2.Maklum kelulusan melalui sistem.

3. Caj/bayaran• Borang• Proses• Kelulusan

a) Borang – percumab) Proses - RM 10.00c) Kelulusan – Mengikut

Aktiviti Perniagaan

a) Borang – percumab) Proses - RM 20.00c) Kelulusan –

Mengikut Aktiviti Perniagaan

1) Muat turun borang dari laman web

2) Kajian semakan kadar lesen sedang dijalankan.

4. Nama Borang• Komposit• Contoh

a)Borang-pspm/JP-MDBGb) Borang Permohonan

Lesen 03 (Borang BPL 03)

Sama-

5. Tempoh sahlaku 1 tahun sama -

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Page 27: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

Lesen PenjajaItem / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

6. Pembaharuan 1 tahun sama -

7. Agensi yang dirujuk

Tiada Sama -

8. Keperluan Dokumen sokongan

a) Gambar pemohonb) Salinan Kad Pengenalanc) Pelan Lokasid) Salinan SSMe) Salinan surat kebenaran tuan

bangunanf) 3 keping gambar premis

pandangan hadapang)Salinan sijil pengendalian

makanan dan Suntikan Typhim (utk permohonan peniaga makanan dan minuman)

Sama -

9. Kaedah Permohonan

Manual Online Sistem e - PBT / BLESS

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Page 28: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

ISU DAN CABARAN ( LESEN PENJAJA)

7 WASTES PENJELASAN PENAMBAHBAIKAN

1. Waiting

1. Penurunan kuasa untuk meluluskan permohonan yg tidak berisiko.

1. PTK diberi kuasa untuk meluluskan permohonan yg.tidak berisiko.

2. Over-processing

1. Masa proses pembayaran bergantung kepada sistem online

2. Masalah input data yg.bermasalah.

1. Menyediakan jalurlebar alternatif2. Menambahbaik sistem.

3. Motion1. Borang maklumat tidak lengkap2. Dokumen diletakkan jauh dr.PT

1. Format baru dan senarai checktlist kepada pemohon agar tanggungjawab kepada pemohon

2. Buat penyusunan semula susunatur.

Page 29: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

PEREKAYASAAN MAJLIS DAERAH BATU GAJAH:

PERMIT PERNIAGAAN

Page 30: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

Pendaftaran Projek : Permit PerniagaanSituasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Pemohon tidak berpuas hati dengan tempoh masa yang di ambil oleh MDBG bagi mendapatkan kelulusan lesen perniagaan. Jika ditambahbaik daripada segi masa dan beban kos, peniaga akan lebih berpuas hati dan merancakkan lagi aktiviti perniagaan dalam kawasan MDBG. Seterusnya dapat menarik minat peniaga kecil dalam kawasan MDBG.

• Mempercepat tempoh kelulusan lesen.

Sasaran Projek Skop Projek• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan • Metric : 3-5 hari

Proses : Lesen PerniagaanMula : Terima permohonanTamat : Pemohon terima lesen Dalam Skop : MDBGLuar Skop : Tiada

Carta Perbatuan Ahli Pasukan Fasa Mula Tamat Champion :Yang Dipertua Dato’Hj.Jamry bin Hj’Sury

Penubuhan Pasukan Ketua projek:Pn.Zulhalipah bt.Yaacob (0124954454)Inventori Lesen Penolong Projek :Pn.Ruzana bt.Yakub (0135143890)Perekayasaan (BPR) Ahli :Cik Che’Ah bt Hj.Hashim ( 0175872150)

: Cik Norshuhada bt.Osman (0125488770) : Pn.Katreen Mastura bt.Mat (0125777224)

Analisa DataCadangan Penyelesaian

Profil Projek

Page 31: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

PROSES ‘AS IS’Permit Perniagaan

Page 32: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

Jawatan / Jabatan Aktiviti

Pemohon

PT

PPKP/PKA

PENGARAH

1.Hantar permohonan

3.Daftar permohonan dan failkan

MP: 5MIN

Proses Kerja Semasa (As-Is) Permit Perniagaan

2.Terima dan Semak

MP:10 minitLengkap

MM: 5 minit

MM:5 minit

LULUS

2 HARILULUS

2 HARI

4.Lawatan tapak dan sediakan laporan

pemeriksaanMP:480MIN

Tak Lengkap6.Buat surat dan

makluman keputusan permohonanMP: 60 minit

7.Pemohon membuat bayaran di kaunter pembayaran &

terima permit

5.Pengesahan kelulusan

MP: 30 MIN

MM: 30 minit

MM:5 minit

Page 33: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

ActivityCustomer

Value Added(CVA)

Customer Non Value

Added Masa Proses

Masa Menunggu

Jumlah Masa

BVA NVA

1 Hantar permohonan / 0 0 02 Terima & semak permohonan / 10 5 153 Daftar permohonan & buka fail / 5 5 104 Lawatan tapak / 480 30 5105 Pengesahan kelulusan / 30 5 35

6 Buat surat/maklum kpd pemohon

/ 60 0 60

7 Pemohon buat bayaran / 0 0 0 TOTAL 585 45 630

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify and OptimizeNVA – Eliminate

Value Analysis of Process (PERMIT PERNIAGAAN)

Page 34: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

Jawatan / Jabatan Aktiviti

Pemohon

PT

PPKP/PKA

PENGARAH

1.Hantar permohonan

3.Daftar permohonan dan failkan

MP: 5MIN

Proses Kerja Semasa (As-Is) Permit Perniagaan

2.Terima dan Semak

MP:10 minitLengkap

MM: 5 minit

MM:5 minit

LULUS

2 HARILULUS

2 HARI

4.Lawatan tapak dan sediakan laporan

pemeriksaanMP:480MIN

Tak Lengkap6.Buat surat dan

makluman keputusan permohonanMP: 60 minit

7.Pemohon membuat bayaran di kaunter pembayaran &

terima permit

5.Pengesahan kelulusan

MP: 30 MIN

MM: 30 minit

MM:5 minit

Tempoh lawatan tapak dipendekkan

Maklumkan kptsn melalui

sistem /Tempoh lebih

pendek

Tempoh pengesahan

kelulusan dipendekkan

MM lebih

singkat

Page 35: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

No. Perkara Sebelum Selepas

1.Kecekapan Kerjaa)Permit Perniagaan

a) 26.19% a) 77.78%

2.Jumlah aktivitia)Permit Perniagaan

a) 6 a) 6

3.Masa keseluruhan prosesa)Permit Perniagaan

a) 2 hari (480 minit) a)1 hari ( 30 minit)

Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek

PERMIT PERNIAGAAN

Page 36: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

Permit Perniagaan

Item / Perkara Sebelum ProjekSelepas Projek

Catatan / Isu

1. Asas Undang-undang (nyatakan akta/peraturan) Tiada sama -

2. Piagam Pelanggan (Masa Kelulusan) 3-5 hari 1 hari 1) Tempoh proses dipercepatkan.

2) Kelulusan dimaklumkan melalui sistem

3. Caj/bayaran• Borang• Proses• Kelulusan

a) Borang – tiadab) Proses - RM 10.00c) Kelulusan – Mengikut

Aktiviti Perniagaan

Sama1) Muat turun borang dari laman web2) Kajian semakan kadar lesen sedang

dijalankan.

4. Nama Borang• Komposit• Contoh

Tiada Tiada Komposit borang

5. Tempoh sahlaku Mengikut tempoh kelulusan Sama

6. Pembaharuan - -

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Page 37: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

Permit Perniagaan

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

7. Agensi yang dirujuk tiada - -

8. Keperluan Dokumen sokongan

a) Gambar pemohonb) Salinan Kad Pengenalanc) Pelan Lokasid) Salinan SSMe) Salinan surat kebenaran tuan

bangunanh) 3 keping gambar lokasi

Sama -

9. Kaedah Permohonan Manual Sama -

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Page 38: PEREKAYASAAN  MAJLIS DAERAH BATU GAJAH: LESEN TRED PERNIAGAAN  & IKLAN

ISU DAN CABARAN (PERMIT PERNIAGAAN)

7 WASTES PENJELASAN PENAMBAHBAIKAN

Waiting 1. Penurunan kuasa untuk meluluskan permohonan yg tidak berisiko.

1. PTK diberi kuasa untuk meluluskan permohonan yg.tidak berisiko.

Over-processing

1. Masa proses pembayaran bergantung kepada sistem online

2. Masalah input data yg.bermasalah.3. Permintaan keperluan yg.berulang-ulang

1. Menyediakan jalurlebar alternatif2. Menambahbaik sistem.3. Minimumkn penggunaan kertas.

Motion 1. Pembayaran di tempat yg.berbeza 1. Pembayaran di bayar di kaunter Pelesenan