Perencanaan - fti.uajm.ac.idfti.uajm.ac.id/ajar/Pemodelan Sistem Informasi 1/02 Perencanaan.pdfCapaian Pembelajaran •Mahasiswa dapat membuat perencanaan secara strategis, taktis

3/28/2016

1

PERENCANAAN

N. Tri Suswanto Saptadi

3/28/2016 nts/pik/ti uajm 1

Bahan Kajian

• Pengertian, Fungsi, Unsur, Proses, Strategi Perencanaan

• Strategis, Taktis, Operasional

• Hambatan dan Cara Pandang

• Pendekatan Traditional vs Strategic

• Analisa SWOT

• Visi, Misi, Tujuan, Fungsi


3/28/2016

2

Capaian Pembelajaran

• Mahasiswa dapat membuat perencanaan secara strategis, taktis dan operasional berdasarkan visi, misi, tujuan dan fungsi organisasi pengelolaan.


Pengertian 1 dari 2

• Proses, cara, perbuatan merencanakan (merancangkan) (Bahasa Indonesia)

• Proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi.

• Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi (pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan) tak akan dapat berjalan.(Wikipedia)


3/28/2016

3

• Menurut George R. Terry: “planning is the selecting and relating of fact and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulating of proposed activities believed necessary to achieve desired result”.


Pengertian 2 dari 2

Kedudukan Manajemen

• Plan: Identifying and analyzing the problem

• Do: Developing and testing a potential solution

• Check: Measuring how effective the test solution was, and analyzing whether it could be improved in any way.

• Act: Implementing the improved solution fully.


3/28/2016

4

Fungsi 1 dari 2

• Meningkatkan efisiensi

• Meningkatkan kualitas pelayanan publik

• Memberikan arah bagi organisasi

• Menyediakan alternatif tindakan

• Mengurangi resiko gagal

• Menarik komitmen

• Dasar evaluasi

• Dasar penerapan akuntabilitas

(Asropi, 2013, Lembaga Administrasi Negara)


Fungsi 2 dari 2

• Perencanaan sebagai Pengarah

• Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian

• Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya

• Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas.

Robbins dan Coulter


3/28/2016

5

Unsur

• Rasional: dibuat dengan pemikiran yang rasional; tidak secara khayalan/angan-angan; harus dapat dilaksanakan;

• Estimasi: dibuat berdasarkan analisa fakta dan perkiraan yang mendekati/estimate; untuk pelaksanaan yang akan segera dikerjakan;

• Preparasi: dibuat sebagai persiapan/pre-parasi; pedoman/patokan tindakan yang akan dilakukan/bukan untuk yang telah lalu;

• Operasional: dibuat untuk dilaksanakan; untuk keperluan tindakan-tindakan kemudian dan seterusnya; bukan yang telah lalu.


Proses


Lingkungan Eksternal Organisasi

Misi Organisasi

Tujuan Strategis

Tujuan Operasional

Tujuan Taktis

Rencana Operasional

Rencana Taktis

Rencana Strategis

3/28/2016

6

Strategis

• Dari misi organisasi diturunkan menjadi tujuan strategis. Rencana strategis ditujukan untuk mencapai tujuan strategis.

• Biasanya rencana strategis ditetapkan oleh manajemen puncak.


Taktis

• Rencana taktis diturunkan dari misi dan rencana strategis. Rencana taktis ditujukan untuk mencapai tujuan taktis yang merupakan bagian tertentu dari rencana strategis. Fokus pada hubungan manusia dan aksi, dan biasanya ditetapkan oleh manajemen menengah.


3/28/2016

7

Operasional

• Tujuan operasinal diturunkan dari tujuan dan rencana taktis. Rencana operasional lebih sempit dengan jangka waktu yang lebih pendek dan banyak melibatkan manajemen tingkat bawah.

– Rencana Tunggal untuk aktivitas tidak berulang, contoh: program, proyek, dan anggaran.

– Rencana Standing untuk aktivitas yang berulang, contoh: kebijakan, prosedur standar, dan aturan.


Hambatan

• Kurang pengetahuan tentang organisasi;

• Kurang pengetahuan tentang lingkungan;

• Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif;

• Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang;

• Biaya;

• Takut gagal;

• Kurang percaya diri;

• Ketidak-sediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan

alternatif.


3/28/2016

8

Pernyataan Para Filsuf

• The beginning is the most important part of the work. (Plato, BC 427-BC 347)

• By failing to prepare, you are preparing to fail. (Benjamin Franklin, 1706-1790)


Cara Pandang

• What (apa): tujuan (tindakan apa yang perlu dilakukan)• When (kapan): waktu (kapan hal tersebut perlu

dilakukan)• How (bagaimana): cara mengerjakannya (bagaimana

cara melakukan pekerjaan tersebut)• Who (siapa): tenaga kerja (siapa yang melakukan

pekerjaan tersebut)• Where (dimana): tempat (dimana pekerjaan itu harus

dilakukan)• Why (mengapa): keperluannya (mengapa pekerjaan itu

harus dilakukan)


3/28/2016

9

Alat bantu

• Perencanaan dengan Flow Chart

• Penjadwalan Melalui Gantt Chart

• Perencanaan dengan PERT


Mulai

Perlu buku

bacaanTidak Berhenti

Ya

Beli buku

bacaan?

Ya

Tidak Pinjam

Membeli buku bacaan

yang diinginkan

Membaca buku bacaan

yang diinginkanSelesai

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

1. Pembelian bahan baku

2. Proses produksi

3. Pergudangan

4. Pengiriman

PekerjaanBulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4

1 6 75

4

3

2

(A)

Desain

Produk

(B)

Riset Pasar

(C)

Produksi

Terbatas

(D)

Penyusunan

Lay-Out

Produksi

(E)

Tes Pasar

(F)

Estimasi

Biaya

(G)

Promosi(H)

Produksi

Massal

Selesai

Flow Chart


Mulai

Perlu buku

bacaanTidak Berhenti

Ya

Beli buku

bacaan?

Ya

Tidak Pinjam

Membeli buku bacaan

yang diinginkan

Membaca buku bacaan

yang diinginkanSelesai

3/28/2016

10

Gantt Chart


I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

1. Pembelian bahan baku

2. Proses produksi

3. Pergudangan

4. Pengiriman

PekerjaanBulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4

Pert


1 6 75

4

3

2

(A)

Desain

Produk

(B)

Riset Pasar

(C)

Produksi

Terbatas

(D)

Penyusunan

Lay-Out

Produksi

(E)

Tes Pasar

(F)

Estimasi

Biaya

(G)

Promosi(H)

Produksi

Massal

Selesai

3/28/2016

11

Pergeseran Pendekatan


Deming Cycle approach

Traditional Planning

• Berorientasi input dan kegiatan

• Teknokratis

• Netral

• Perencanaan linier

• Kaku dalam penerapan

• Berdasarkan rutinitas

• Monitoring atas kepatuhan

• Penekanan pada dokumen perencanaan

Strategic Planning

• Berorientasi hasil

• Partisipatif

• Mobilisasi instrumen

• Perencanaan yang Iteratif

• Fleksibel dalam penerapan

• Berorientasi perubahan

• Monitoring atas kinerja

• Penekanan pada penerapan perencanaan


Traditional vs Strategic

3/28/2016

12

Traditional vs Performance-based

Traditional Culture

• Fokus pada penghargaan dan hukuman

• Mengukur ‘pekerjaan’

• Pimpinan sebagai penilai kinerja

• Pengukuran kinerja untuk kepentingan penghargaan dan hukuman

Performance-based Culture

• Fokus pada pembelajaran

• Mengukur manfaat yang diterima masyarakat

• Masyarakat sebagai penilai kinerja

• Pengukuran kinerja untuk membantu setiap individu belajar


Orientation


Traditional Planning

Strategic Planning

Traditional Culture

Performance based Culture

3/28/2016

13

KRITIK Terhadap Traditional Planning

• Terlalu fokus pada perencanaan, kurang perhatian terhadap implementasi

• Disusun secara top down dengan pendekatan yang teknokratis

• Kurang perhatian terhadap perubahan lingkungan


KONSEP DASARStrategic Planning


3/28/2016

14

PROSES PERENCANAANStrategic Planning

• Diagnosa

• Penetapan Misi, Visi, dan Nilai-nilai Organisasi

• Analisis Lingkungan Stratejik

• Identifikasi isu Strategis

• Penyusunan Strategi

• Pelaksanaan Strategi

• Monitoring dan Evaluasi


DIAGNOSAStrategic Planning

• Diperlukan untuk mengidentifikasi masalah-masalah, faktor-faktor pendukung keberhasilan, dan faktor-faktor yang dapat menghambat keberhasilan oganisasi

• Memanfaatkan informasi tentang profil organisasi, hasil analisis stakeholder dan hasil analisis SWOT (Kenneth Andrew)


3/28/2016

15

Pertanyaan

• Apakah SWOT?

• Siapa Stakeholder?

• Bagaimana upaya yang dilakukan?



Bagan Analisa

3/28/2016

16

Gap: Profil - SWOT


STRATEGIC PLANNINGPenetapan Visi, Misi, Dan Nilai-nilai Organisasi


3/28/2016

17

Visi

• Siapa para pemangku kepentingan (stakeholders) kita?• Apa yang ingin mereka terima dari kita? • Apa hal terbaik yang bisa kita berikan untuk mereka?

KRITERIA RUMUSAN

• “shorter is better.” • Memuat keseimbangan internal dan eksternal • Menarik komitmen seluruh pemangku kepentingan • Dapat diwujudkan


Contoh Visi

• To become a leading InfoCom player in the region.

• Telkom berupaya untuk menempatkan diri sebagai perusahaan InfoCom terkemuka di kawasan Asia Tenggara, Asia dan akan berlanjut ke kawasan Asia Pasifik.(Telkomsel)


3/28/2016

18

Misi

• Memberikan alasan keberadaan organisasi –mengungkapkan siapa dan apa yang dilakukan organisasi

• Memberikan informasi bagaimana visi akan diwujudkan

• Menjelaskan kebutuhan dasar yang akan dipenuhi

• Mengekspresikan nilai-nilai inti dari organisasi

• Mesti ringkas dan padat

• Mudah dipahami

• Memuat kekhasan organisasi seperti mandat (TUSI) yang membedakannya dari organisasi lain


Contoh Misi

• To explore the universe and search for life and to inspire the next generation of explorer (NASA) – good mission statement

• To make people happy (Walt Disney) – bad Mission statement

”Pernyataan Misi diawali dengan kata kerja”


3/28/2016

19

Contoh Penetapan

Visi, Misi, Tujuan dan Fungsi pada:

Perpustakaan Institut Pemerintahan Dalam Negeri

http://lib.ipdn.ac.id/home/visi-dan-misi


Visi

• Menjadi pusat pengelola dan penyebaran informasi yang berbasis teknologi informasi guna mendukung pelaksanaan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat serta pengembangan ilmu dan terapan pemerintahan.


3/28/2016

20

Misi

• Meningkatkan kemampuan mengelola dan meyebarkan informasi guna mendukung kebutuhan informasi bagi sivitas akademika di IPDN.

• Meningkatkan kemampuan mengelola dan menyebarkan informasi atas kekayaan ilmiah yang dimiliki oleh IPDN.

• Menunjang sistem jaringan informasi baik di antara perpustakaan perguruan tinggi atau perpustakaan lain di tingkat regional, nasional, dan internasional.

• Mengelola dan menyebarkan informasi tentang perkembangan ilmu pemerintahan dan penerapannya khususnya di lingkungan pemerintahan daerah dan pemerintah pusat.


Tujuan• Menyediakan dan mengupayakan ketersediaan akses

informasi yang mendukung proses belajar-mengajar, penelitian, dan pengabdian masyarakat dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi.

• Mendokumentasikan dan menyebarluaskan hasil sivitas akademika dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi.

• Mengupayakan terwujudnya jaringan informasi di lingkungan perpustakaan perguruan tinggi IPDN atau perpustakaan lain di tingkat regional, nasional, maupun internasional.

• Mendokumentasikan dan menyebarluaskan informasi tentang perkembangan ilmu pemerintahan dan penerapannya dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi.


3/28/2016

21

Fungsi

• Sebagai sumber media informasi dan layanan program pendidikan dan pengajaran;

• Sebagai sumber media informasi dan layanan program penelitian;

• Sebagai sumber media informasi dan layanan program pengabdian pada masyarakat;

• Sebagai media rekreasi alternatif bagi sivitas akademika perguruan tinggi.


Notes

• Tidak ada cara tunggal dalam menyiapkan rencana strategis

• Manfaat utama dari perencanaan stratejik adalah pada proses bukan pada adanya dokumen perencanaan

• Tidak ada rencana yang sempurna

• Hambatan utama dalam perencanaan adalah bukan pada teknis perencanaan, tetapi pada faktor manusia dan budayanya


3/28/2016

22

Perencanaan Baik• Mempermudah tercapainya tujuan,

• Dibuat oleh orang yang memahami tujuan organisasi,

• Dibuat oleh orang yang mendalami teknik perencanaan,

• Disertai perincian yang teliti,

• Tidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan,

• Bersifat sederhana,

• Luwes,

• Dalam perencanaan terdapat tempat pengambilan resiko,

• Bersifat praktis/pragmatis,

• Merupakan forcasting (peramalan).


Documents

Perencanaan - fti.uajm.ac.idfti.uajm.ac.id/ajar/Pemodelan Sistem Informasi 1/02 Perencanaan.pdfCapaian Pembelajaran •Mahasiswa dapat membuat perencanaan secara strategis, taktis