KEPUTUSANjdih.kkp.go.id/bahanrapat/- PERMEN-KP - 2018 ttg Pedoman... · Web viewPEDOMAN PELAKSANAAN ANALISIS BEBAN KERJA DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN DENGAN RAHMAT

PERATURANMENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA

NOMOR /PERMEN-KP/2018TENTANG

PEDOMAN PELAKSANAAN ANALISIS BEBAN KERJA DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka memberi pedoman bagi unit eselon I di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan dalam melakukan Analisis Beban Kerja, telah ditetapkan Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor KEP.56/MEN/2004 tentang Pedoman Standar Penghitungan Beban Kerja Unit Organisasi di Lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan;

b. bahwa dengan adanya perubahan metode dalam melakukan Analisis Beban Kerja dan guna mengakomodir kebutuhan unit organisasi dalam menyusun laporan Analisis Beban Kerja, perlu dilakukan penyesuaian pelaksanaan Analisis Beban Kerja di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan;

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf b dan dengan mempertimbangkan ketentuan hari dan jam kerja yang berlaku di Kementerian Kelautan dan Perikanan, perlu mengatur kembali Pedoman Pelaksanaan Analisis Beban Kerja di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan;

- 2 -

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5494);

2. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 63);

3. Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2015 tentang Organisasi Kementerian Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 8);

4. Peraturan Presiden Nomor 63 Tahun 2015 tentang Kementerian Kelautan dan Perikanan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 111), sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2017 (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 5);

5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil;

6. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil;

7. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 6/PERMEN-KP/2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kelautan dan Perikanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 220) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 7/PERMEN-KP/2018 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 6/PERMEN-KP/2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kelautan dan Perikanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 317);

- 3 -

MEMUTUSKAN:Menetapkan : PERATURAN MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN TENTANG

PEDOMAN PELAKSANAAN ANALISIS BEBAN KERJA DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN.

BAB IKETENTUAN UMUM

Pasal 1Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:1. Jam Kerja adalah rentang waktu yang digunakan

pegawai di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan untuk bekerja termasuk waktu istirahat;

2. Jam Kerja Normatif adalah rentang waktu yang digunakan pegawai di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan untuk bekerja secara normal dalam satu hari;

3. Jam Kerja Bergilir (shift) adalah pembagian waktu kerja pegawai di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan yang melaksanakan pelayanan langsung kepada masyarakat atau bersifat khusus;

4. Waktu luang adalah jam kerja yang diperkenankan untuk dipergunakan secara tidak produktif;

5. Jam kerja efektif adalah jam kerja yang harus dipergunakan untuk berproduksi/menjalankan tugas, yaitu jam kerja kantor dikurangi waktu luang;

6. Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu;

7. Standar kemampuan rata-rata pegawai atau standar prestasi rata- rata pegawai adalah standar kemampuan yang menunjukan ukuran energirata-rata yang diberikan oleh seorang pegawai untuk memperoleh satu satuan hasil;

8. Volume kerja adalah sekumpulan tugas/pekerjaan yang harus/dapat diselesaikan dalam waktu satu tahun;

- 4 -

9. Hasil kerja adalah output/produk dari tugas dan fungsi yang dijalankan oleh pegawai/organisasi setiap tahunnya;

10. Norma waktu adalah waktu yang wajar dan nyata-nyata dipergunakan secara efektif dengan kondisi normal oleh seorang pemangku jabatan untuk menyelesaikan satu tahapan proses penyelesaian pekerjaan;

11. Norma Hasil adalah hasil yang wajar yang diperoleh dengan kondisi normal oleh seorang pemangku jabatan dalam jangka waktu tertentu;

12. Analisis Baseban Kerja adalah suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sitematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efisiensi dan efektivitas kerja organisasi berdasarkan volume kerja;

13. Menteri adalah Menteri Kelautan dan Perikanan; dan14. Kementerian adalah Kementerian Kelautan dan

Perikanan;

BAB IIPRINSIP, TUJUAN, MANFAAT, DAN RUANG LINGKUP

ANALISIS BEBAN KERJA

Pasal 2Analisis beban kerja dilaksanakan dengan memperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikuta. akurat, yaitu melalui proses analisis yang matang;b. holistik, yaitu mencakup semua produk/kegiatan;c. wajar/realistis, yaitu sesuai dengan kondisi nyata;d. singularitas, yaitu perhitungan beban kerja hanya sekali

dan tidak ada produk yang ganda; dan/ataue. sistematis, yaitu melalui tahapan-tahapan yang jelas

dan berurutan.

Pasal 3Analisis beban kerja bertujuan untuk memperoleh informasi tentang efisiensi kerja dan efektivitas kerja jabatan dan/atau unit organisasi.

- 5 -

Pasal 4Hasil dari analisis beban kerja dapat dipergunakan untuk keperluan sebagai berikuta. penataan/penyempurnaan struktur organisasi;b. penilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit;c. bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja;d. sarana peningkatan kinerja organisasi;e. penyusunan standar beban kerja jabatan/unit,

penyusunan Daftar Susunan Pegawai (DSP) atau bahan penetapan eselonisasi jabatan struktural;

f. penyusunan rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai dengan beban kerja organisasi;

g. program mutasi pegawai dari unti yang berkelebihan ke unit yang kekurangan;

h. bahan pendukung dalam rangka menjaga keseimbangan antara beban kerja dan jumlah Sumber Daya Manusia (SDM); dan

i. bahan penyempurnaan program pendidikan dan pelatihan.

Pasal 5Ruang lingkup analisis beban kerja dalam Peraturan Menteri ini merupakan seluruh beban kerja yang dilaksanakan oleh seluruh unit organisasi di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan.

BAB IIIPROSES ANALISIS BEBAN KERJA

Bagian KesatuAlat Ukur Analisis Beban Kerja

Pasal 6(1) Dalam pelaksanaan analisis beban kerja agar dapat

dilakukan secara transparan dan objektif diperlukan alat ukur yang jelas.

- 6 -

(2) Alat ukur sebagai mana dimaksud pada ayat (1) berupa jam kerja efektif.

Pasal 7(1) Jam kerja terdiri atas:

a. Jam Kerja Normatif; danb. Jam Kerja Bergilir.

(2) Jam Kerja Normatif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a yaitu 37,5 (tiga puluh tujuh koma lima) jam per minggu atau 7,5 (tujuh setengah) jam per hari, di luar ketentuan jam istirahat.

(3) Jam Kerja Normatif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dengan rincian sebagai berikuta. hari Senin sampai dengan hari Kamis yaitu pukul

07.00 sampai dengan pukul 15.00 waktu setempat;b. jam istirahat pada hari Senin sampai dengan

hari Kamis yaitu pukul 12.00 sampai dengan pukul 12.30 waktu setempat;

c. hari Jum’at yaitu pukul 07.00 sampai dengan pukul 15.30 waktu setempat; dan

d. jam istirahat pada hari Jum’at yaitu pukul 11.45 sampai dengan pukul 12.45 waktu setempat.

(4) Jam K erja Bergilir sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b harus memenuhi jumlah Jam Kerja Normatif sebagaimana dimaksud pada ayat (2).

Pasal 8(1) Jumlah jam kerja efektif yaitu 70% dari jumlah jam kerja

setelah dikurangi waktu luang 30%.(2) Jam kerja efektif sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

adalah sebagai berikuta. jam kerja efektif per hari = 1 (satu) hari x 5 (lima)

jam = 300 (tiga ratus) menit;b. jam kerja efektif per minggu = 5 (lima) hari x 5

(lima) jam = 25 (dua puluh lima) jam = 1500 (seribu lima ratus) menit;

- 7 -

c. jam kerja efektif per bulan = 20 (dua puluh) hari x 5 (lima) jam = 100 (seratus) jam = 6000 (enam ribu) menit; dan

d. jam kerja efektif per tahun = 240 (dua ratus empat puluh) hari x 5 (lima) jam = 1.200 (seribu dua ratus) jam = 72.000 (tujuh puluh dua ribu) menit.

(3) Jam kerja efektif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) akan menjadi alat pengukuran dari bobot kerja yang dihasilkan setiap unit kerja.

Bagian KeduaMetode Pengukuran Analisis Beban Kerja

Pasal 9Metode analisis beban kerja dapat menggunakan:a. metode teknik analitis, yaitu metode ilmiah dengan

menggunakan pengukuran waktu yang teliti melalui pengamatan langsung;

b. metode praktis empiris, yaitu berdasarkan pada pengalaman perorangan atau pemegang jabatan; atau

c. metode identifikasi beban kerja, yaitu dengan mengidentifikasi beban kerja melalui hasil kerja, objek kerja, peralatan kerja, dan tugas per tugas jabatan;

d. identifikasi beban kerja sebagaimana dimaksud huruf c tercantum dalam Lampiran Huruf A yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Bagian KetigaPelaksanaan Analisis Beban Kerja

Pasal 10(1) Analisis beban kerja dilakukan oleh seluruh unit

organisasi di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan, yang penyelenggaraannya dilakukan secara konsisten dan berkesinambungan setiap tahun sekali.

(2) Pengoordinasian dan pembinaan pelaksanaan analisis beban kerja di lingkungan Kementerian Kelautan dan

- 8 -

Perikanan dilakukan secara teknis operasional oleh Sekretariat Jenderal c.q. unit eselon II yang menangani organisasi dan tata laksana Kementerian Kelautan dan Perikanan.

- 9 -

Bagian KeempatTahapan Analisis Beban Kerja

Pasal 11Tahapan analisis beban kerja dilaksanakan secara sistematis dengan tahapan-tahapan sebagai berikuta. pengumpulan data beban kerja;b. pengolahan data beban kerja;c. analisis hasil pengolahan data beban kerja;d. penyusunan laporan analisis beban kerja; dan e. penetapan dan penggunaan hasil analisis data beban

kerja.

Pasal 12(1) Pengumpulan data beban kerja dilakukan dengan

pengisian formulir yang diperoleh dari:a. pengisian secara langsung oleh responden;

dan/atau b. wawancara dan observasi oleh pegawai dari unit

eselon II yang menangani organisasi dan tata laksana Kementerian Kelautan dan Perikanan kepada responden.

(2) Formulir sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari:a. Formulir A atau Formulir Pengumpulan Data Beban

Kerja digunakan untuk pengumpulan data beban kerja berdasarkan uraian tugas/kegiatan dari setiap jabatan; dan

b. Formulir B atau Formulir Inventarisasi Jumlah Pemangku Jabatan digunakan untuk mengetahui jumlah atau komposisi pemangku jabatan dalam suatu unit kerja.

(3) Formulir sebagaimana di maksud pada ayat (2) dan petunjuk pengisiannya mengacu pada format sebagaimana tercantum dalam Lampiran Huruf B yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

- 10 -

- 11 -

Pasal 13(1) Hasil pengumpulan data beban kerja sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 12 digunakan sebagai bahan pengolahan data beban kerja.

(2) Pengolahan data beban kerja dituangkan dalam formulir, yang terdiri dari:a. Formulir C atau Formulir Rekapitulasi Jumlah Beban

Kerja Jabatan digunakan untuk mengetahui jumlah beban kerja jabatan dan jumlah pegawai yang dibutuhkan dalam satu unit kerja.

b. Formulir D atau Formulir Perhitungan Kebutuhan Pejabat/Pegawai Tingkat Efisiensi Jabatan (EJ.1), dan Tingkat Efektivitas Jabatan (EJ.2), yang digunakan untuk menghitung jumlah kebutuhan pegawai, tingkat efisiensi jabatan, dan tingkat efektivitas jabatan.

c. Formulir E atau Formulir Perhitungan Kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efisiensi Unit, dan Prestasi Unit, yang digunakan untuk menghitung jumlah kebutuhan pegawai, dan tingkat efisiensi unit.

(3) Pengolahan data beban kerja dapat menghasilkan penghitungan antara lain:a. jumlah beban kerja;b. kebutuhan pegawai; danc. tingkat efisiensi dan efektivitas jabatan/unit.

(4) Pengolahan data beban kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan langkah-langkah pengolahan data beban kerja, mengacu pada formulir sebagaimana tercantum dalam Lampiran huruf C yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pasal 14(1) Hasil pengolahan data beban kerja sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 13, dilakukan analisis oleh unit eselon II yang menangani organisasi dan tata laksana pada masing-masing unit kerja eselon I.

- 12 -

(2) Analisis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui 2 (dua) tahapan, yaitu:a. Analisis normative terhadap hasil pengolahan data

beban kerja; danb. Analisis hasil presentasi masing-masing unit eselon

II atas hasil pengolahan data beban kerja unit organisasi yang bersangkutan.

Pasal 15(1) Hasil analisis atas hasil pengolahan data beban kerja,

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 disusun dalam bentuk laporan analisis beban kerja.

(2) Laporan analisis beban kerja terdiri dari:a. Laporan analisis beban kerja unit eselon I

ditandatangani oleh masing-masing pimpinan unit organisasi (setingkat eselon I); dan

b. Laporan analisis beban kerja Kementerian Kelautan dan Perikanan ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal atas nama Menteri Kelautan dan Perikanan

(3) Laporan analisis beban kerja unit eselon I sebagaimana dimaksud pada ayat (2) terdiri dari:a. Laporan analisis beban kerja lingkup unit eselon I

selain Sekretariat Jenderal dikoordinasikan dan disusun oleh Sekretariat unit eselon I yang bersangkutan: dan

b. Laporan analisis beban kerja Sekretariat Jenderal dikoordinasikan dan disusun oleh unit eselon II yang menangani organisasi dan tata laksana Sekretaris Jenderal.

(4) Laporan analisis beban kerja Kementerian Kelautan dan Perikanan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dikoordinasikan dan disusun oleh Sekretariat Jenderal c.q. unit eselon II yang menangani organisasi dan tata laksana Kementerian Kelautan dan Perikanan.

(5) Setiap unit organisasi eselon I di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan menyampaikan Laporan analisis beban kerja lingkup unit eselon I

- 13 -

kepada Sekretaris Jenderal u.p. pimpinan unit eselon II yang menangani organisasi dan tata laksana Kementerian Kelautan dan Perikanan paling lambat pada minggu I bulan April setiap tahunnya.

(6) Laporan analisis beban kerja lingkup unit eselon I sebagaimana dimaksud pada ayat (5), digunakan sebagai bahan penyusunan Laporan Analisis Beban Kerja Kementerian Kelautan dan Perikanan yang harus diselesaikan paling lambat pada akhir bulan April setiap tahunnya.

Pasal 16Sistematika penyusunan laporan analisis beban kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 mengacu pada Lampiran huruf D yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini

BAB IVKETENTUAN LAIN LAIN

Pasal 17Dalam hal ketentuan pelaksanaan analisis beban kerja di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri ini tidak sesuai untuk diterapkan pada jabatan tertentu dalam suatu unit organisasi di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan, pelaksanaan analisis beban kerja pada unit organisasi yang bersangkutan dapat mengacu pada ketentuan pelaksanaan analisis beban kerja di Kementerian/Lembaga lain yang sesuai dengan karakteristik tugas dan fungsi unit organisasi yang bersangkutan.

- 14 -

BAB VKETENTUAN PERALIHAN

Pasal 18Proses analisis beban kerja dilakukan sebelum Peraturan Menteri ini mulai berlaku tetap mengacu pada Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor KEP.56/MEN/2004 tentang Pedoman Standar Penghitungan Beban Kerja Unit Organisasi di Lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan.

Pasal 19Laporan analisis beban kerja suatu unit organisasi yang ditetapkan sebelum Peraturan Menteri ini berlaku, tetap dapat digunakan sebagai bahan pendukung proses analisis beban kerja sepanjang masih sesuai dengan beban kerja unit organisasi yang bersangkutan.

BAB VIKETENTUAN PENUTUP

Pasal 20Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor KEP.56/MEN/2004 tentang Pedoman Standar Penghitungan Beban Kerja Unit Organisasi di Lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Pasal 28Peraturan Menteri ini mulai berlaku sejak tanggal diundangkan.

- 15 -

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.

Ditetapkan di Jakartapada tanggal

MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANANREPUBLIK INDONESIA,

SUSI PUDJIASTUTI

Diundangkan di Jakartapada tanggal DIREKTUR JENDERALPERATURAN PERUNDANG-UNDANGANKEMENTERAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIAREPUBLIK INDONESIA,

WIDODO EKATJAHJANABERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2018 NOMOR ...

Lembar Pengesahan

No. Pejabat Paraf

1. Sekretaris Jenderal

2. Karo SDM Aparatur

3. Ses. Ditjen PT

4. Ses. Ditjen PB

5. Ses. Ditjen PDSPKP

6. Ses. Ditjen PSDKP

7. Ses. Itjen

8. Ses. BRSDM

9. Ses. BKIPM

10. Karo Hukum dan Organisasi

- 16 -

A. PENDEKATAN DALAM MENGIDENTIFIKASI BEBAN KERJA

1. Standar Kemampuan Rata-rata (SKR)/Standar PrestasiStandar Kemampuan rata-rata dapat berupa standar kemampuan yang diukur dari satuan waktu yang digunakan maupun satuan hasil.a. standar kemampuan yang diukur dari satuan waktu disebut dengan

norma waktu.

NormaWaktu=Orang xWaktuHasil

Contoh:Seorang Pengadministrasi Persuratan dalam waktu 60 menit dapat menginput 12 surat masuk.

NormaWaktu=1Orang x60Menit12 surat masuk

Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan seorang Pengadministrasi Persuratan adalah 60 menit menginput 12 surat masuk, atau 1 surat masuk dapat diinput dalam waktu 5 menit, atau 5 menit/surat masuk.

b. standar kemampuan yang diukur dari satuan hasil disebut dengan norma hasil.

NormaHasil= HasilOrang xWaktu

Contoh:Seorang Analis Organisasi dan Tata Laksana untuk menghasilkan 2 uraian jabatan memerlukan waktu 2 jam.

NormaHasil=2uraian jabatan1orang x 2 jam

Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan seorang Analis Organisasi dan Tata Laksana untuk menghasilkan 2 uraian jabatan adalah 2 jam, atau 1 uraian jabatan dalam 1 jam, atau 1 uraian jabatan/jam.

LAMPIRANPERATURAN MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANANREPUBLIK INDONESIANOMOR /PERMEN-KP/2018TENTANG PEDOMAN PELAKSANAAN ANALISIS BEBAN KERJA DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN

- 17 -

2. Jenis Pendekatan dengan Metode Identifikasi Beban Kerjaa. Hasil Kerja

Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Pendekatan menggunakan hasil kerja menghitung kebutuhan dengan mengidentifikasi beban kerja dan hasil kerja jabatan. Metode ini dapat digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik maupun nonfisik, tetapi dapat di kuantifikasi. Metode ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis.

Dalam menggunakan pendekatan ini, informasi yang digunakan, yaitu:1) wujud hasil kerja dan satuannya;2) jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang

harus dicapai; dan3) standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja.

Pendekatan dengan metode ini akan menghasilkan kebutuhan pegawai yang dihitung dengan rumus sebagai berikut:

Kebutuhan Pegawai= ∑ BebanKerjaStandar Kemampuan Rata−rata

x 1orang

Contoh:Jabatan : Pengadministrasi PersuratanHasil kerja : Surat yang telah disortirBeban kerja/Target hasil : 2.500 surat setiap hariStandar kemampuan rata-rata: 450 surat per hariPerhitungan kebutuhan pegawai:

Kebutuhan Pegawai=2.500 surat450 surat

x 1orang=5,56 orang

dibulatkan menjadi 6 orang.

b. Objek KerjaObjek kerja adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan. Pendekatan ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani.

- 18 -

Dalam menggunakan pendekatan ini, informasi yang digunakan, yaitu:1) wujud objek kerja;2) jumlah beban kerja yang tercermin dari banyaknya objek

yang harus dilayani; dan3) standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja.


Kebutuhan Pegawai= ∑Objek KerjaStandar Kemampuan Rata−rata

x 1orang

Contoh:Jabatan : DokterObjek kerja : PasienBeban kerja/Target objek : 150 pasien setiap hariStandar kemampuan rata-rata: 50 pasien per hariPerhitungan kebutuhan pegawai:

Kebutuhan Pegawai=150 pasien50 pasien

x 1orang=3orang

c. Peralatan KerjaPeralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Pendekatan ini digunakan untuk jabatan yang pekerjaannya bergantung pada peralatan kerja yang digunakan, seperti pengemudi. Beban kerja pengemudi bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan.

Dalam menggunakan pendekatan ini, informasi yang digunakan, yaitu:1) satuan alat kerja;2) jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja;3) jumlah alat kerja yang dioperasikan; dan4) rasio jumlah pegawai per jabatan peralatan kerja (RPK).


Kebutuhan Pegawai= ∑ PeralatanKerjaRasio penggunaanalat kerja

x1orang

- 19 -

Contoh:Satuan alat kerja : Kendaraan dinas (mobil)Jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja:1) pengemudi; dan2) montirJumlah alat kerja yang dioperasikan 20 mobil dinas.Rasio pengoperasian alat kerja : 1 Pengemudi 1 mobil dinas dan 1 montir 5 mobil. Perhitungan kebutuhan pegawai:1) Pengemudi

Kebutuhan Pegawai=20mobil dinas1mobildinas

x1Pengemudi=20 Pengemudi

2) Montir

Kebutuhan Pegawai=20mobil dinas5mobildinas

x1Montir=4orang

d. Tugas per Tugas JabatanPendekatan ini digunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam.

Dalam menggunakan pendekatan ini, informasi yang digunakan, yaitu:1) uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas;2) waktu penyelesaian tugas; dan3) jumlah waktu kerja efektif perhari rata-rata.


∑Waktu penyelesaiantugas (WPT )

∑Waktukerja efektif (WKE)x1orang

- 20 -

B. PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJAPengumpulan data beban kerja dilakukan dengan pengisian Formulir A dan Formulir B dengan format sebagai berikut

FORMULIR AFORMULIR PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA

1. Nama Jabatan :2. Unit Kerja Pengawas :3. Unit Kerja Administrator :

NoUraian Tugas/

KegiatanJenis Hasil

Kerja

Waktu Penyelesaian

Rata-Rata (SKR)

Volume Kerja

Beban Kerja

Jabatan(WPT)

Pegawai yang

DibutuhkanKet.

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

Jumlah Beban Kerja Jabatan sesuai Tugas dan FungsiJumlah Beban Kerja Jabatan non Tugas dan Fungsi

Jumlah Beban Kerja Jabatan Keseluruhan

.......... , ........................Pemangku Jabatan,

.....................................

Petunjuk pengisian:1. Nama Jabatan diisi dengan nama jabatan yang diampu sesuai dengan

yang ada di peta jabatan dan surat keputusan penempatan pelaksana.2. Unit kerja Pengawas diisi dengan nama unit kerja Pengawas (pejabat

setingkat eselon IV), unit kerja dari jabatan yang akan dianalisis beban kerjanya.

3. Unit kerja Administrator diisi dengan nama unit kerja Administrator (pejabat setingkat eselon III), induk dari unit kerja yang disebutkan pada angka 2.

4. No kolom (1) diisi dengan angka untuk memberi nomor urut atas uraian yang tercantum pada kolom (2).

5. Uraian Tugas/Kegiatan kolom (2) diisi sesuai dengan uraian jabatan yang ada dan semua yang dikerjakan selama ini.

6. Jenis kolom (3) diisi dengan:

- 21 -

a. Tugas dan Fungsi (Tusi) apabila uraian tugas/kegiatan merupakan hasil pelaksanaan tugas dan fungsi utama jabatan tersebut; atau

b. Non Tugas dan Fungsi (Non-Tusi) apabila uraian tugas/kegiatan merupakan hasil pelaksanaan tugas tambahan pemangku jabatan tersebut.

7. Hasil Kerja kolom (4) diisi dengan produk yang dihasilkan dari uraian tugas/kegiatan yang telah ditulis pada kolom (2).

8. Waktu Penyelesaian Rata-Rata (SKR) kolom (5) diisi dengan waktu rata- rata yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas/kegiatan (dalam menit).

9. Volume Kerja kolom (6) diisi volume atau banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan selama 1 (satu) tahun.

10. Beban Kerja Jabatan kolom (7) diisi dengan jumlah waktu yang digunakan dalam penyelesaian pekerjaan yaitu hasil perhitungan:

Kolom (5 ) x Kolom (6 )

11. Pegawai yang Dibutuhkan kolom (9) diisi dengan hasil perhitungan:

Kolom (7 )72.000menit

12. Keterangan kolom (10) diisi dengan penjelasan untuk menerangkan hal-hal tambahan yang perlu dijelaskan.

FORMULIR BFORMULIR INVENTARISASI JUMLAH PEMANGKU JABATAN

1. Unit Kerja Administrator :2. Unit Organisasi :

No Nama Jabatan Unit Kerja Jumlah Keterangan(1) (2) (3) (4) (5)

Jumlah

.......... , ........................Kepala .........................,

- 22 -

.....................................Petunjuk Pengisian:1. Unit Kerja Administrator diisi dengan nama unit kerja Administrator

(pejabat setingkat eselon III), yang akan dianalisis beban kerjanya.2. Unit Organisasi diisi dengan nama unit kerja Jabatan Pimpinan Tinggi

Pratama (setingkat eselon II) atau UPT, induk dari unit kerja dari jabatan yang akan dianalisis beban kerjanya.


4. Nama Jabatan kolom (2) diisi dengan semua nama jabatan yang ada di unit kerja Pengawas (pejabat setingkat eselon IV).

5. Unit Kerja kolom (3) diisi dengan nama unit kerja Pengawas (pejabat setingkat eselon IV) dari nama jabatan tersebut.

6. Jumlah kolom (4) diisi dengan jumlah pelaksana yang ada pada nama jabatan tersebut.


- 23 -

C. PENGOLAHAN DATA BEBAN KERJAPengolahan data beban kerja dilakukan dengan pengisian Formulir C, D, dan E dengan format sebagai berikut

FORMULIR CFORMULIR REKAPITULASI JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN

1. Unit Kerja Administrator :2. Unit Organisasi :

No Nama Jabatan Unit Kerja

Jumlah Beban Kerja

Jabatan

Perhitungan Jumlah Pegawai yang dibutuhkan

Pembulatan

Kebutuhan Pegawai

Ket.

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Jumlah

.......... , ........................Analis .........................,

.....................................

Petunjuk Pengisian:1. Unit Kerja Administrator diisi dengan nama unit kerja Administrator

(pejabat setingkat eselon III), yang akan dianalisis beban kerjanya.2. Unit Organisasi diisi dengan nama unit kerja Jabatan Pimpinan Tinggi



4. Nama Jabatan kolom (2) diisi dengan semua nama jabatan yang ada di unit kerja Pengawas (pejabat setingkat eselon IV).

5. Unit Kerja kolom (3) diisi dengan nama unit kerja Pengawas (pejabat setingkat eselon IV) dari nama jabatan tersebut.

6. Jumlah Beban Kerja Jabatan kolom (4) diisi dengan jumlah beban kerja jabatan pada Kolom (8) Formulir A.

- 24 -

7. Perhitungan Jumlah Pegawai yang dibutuhkan kolom (5) diisi dengan jumlah kebutuhan pegawai yang diperlukan dalam jabatan tersebut dengan hasil perhitungan:


8. Pembulatan Kebutuhan Pegawai kolom (6) disi dengan pembulatan angka pada kolom (5).


FORMULIR DFORMULIR PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI TINGKAT EFISIENSI

JABATAN (EJ.1) DAN EFEKTIFITAS JABATAN (EJ.2)1. Unit Organisasi :2. Satuan Kerja :

No

Nama Jabatan

Jumlah Beban Kerja Jabatan

Jumlah Pegawai yang dibutuhkan

Jumlah Pegawai yang

Ada+/- EJ.1 EJ.2 Ket

.(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

.......... , ........................Analis .........................,

.....................................

Petunjuk Pengisian:1. Unit Organisasi diisi dengan nama unit kerja Jabatan Pimpinan Tinggi


2. Satuan Kerja diisi dengan nama unit kerja Jabatan Pimpinan Tinggi Madya (setingkat eselon I) dari unit organisasi yang disebutkan pada angka 1.

- 25 -


4. Nama Jabatan kolom (2) diisi dengan semua nama- nama jabatan yang ada di unit kerja Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama tersebut.

5. Jumlah Beban Kerja Jabatan kolom (3) diisi dengan jumlah beban kerja jabatan pada Kolom (8) Formulir A.

6. Perhitungan Jumlah Pegawai yang dibutuhkan kolom (4) diisi dengan jumlah kebutuhan pegawai yang diperlukan dalam jabatan tersebut dengan hasil perhitungan:


7. Jumlah Pegawai yang Ada kolom (5) diisi dengan jumlah pegawai yang tersedia sesuai jabatan yang ada.

8. +/- kolom (6) diisi dengan hasil perhitungan:

Kolom (5 )−Kolom (4 )

9. EJ.1 kolom (7) diisi dengan Efisiensi Jabatan dengan hasil perhitungan:

Kolom (3 )Kolom (5 ) x72.000menit

10. EJ.2 kolom (8) diisi dengan Efektifitas Jabatan (%) dengan jumlah beban kerja jabatan sesuai Tugas dan Fungsi pada Kolom (8) Formulir A dibagi hasil perhitungan:

Jumlah BebanKerja JabatansesuaiTugas danFungsiJumlahBeban KerjaJabatan Keseluruhan

x100%


- 26 -

FORMULIR EFORMULIR PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI TINGKAT EFISIENSI

UNIT (EU) DAN PRESTASI UNIT (PU)1. Unit Organisasi : 2. Satuan Kerja :

No

Unit Kerja

Jumlah Beban Kerja Jabatan

Jumlah Pegawai yang dibutuhkan

Jumlah Pegawai yang Ada +/- EU PU Ket

.(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

.......... , ........................Analis .........................,

.....................................

Petunjuk Pengisian:12. Unit Organisasi diisi dengan nama unit kerja Jabatan Pimpinan Tinggi


13. Satuan Kerja diisi dengan nama unit kerja Jabatan Pimpinan Tinggi Madya (setingkat eselon I) dari unit organisasi yang disebutkan pada angka 1.


15. Unit Kerja kolom (2) diisi dengan unit kerja Administrator (pejabat setingkat eselon III), yang akan dianalisis beban kerjanya.

16. Jumlah Beban Kerja Jabatan kolom (3) diisi dengan jumlah beban kerja jabatan pada Kolom (4) Formulir C.

17. Perhitungan Jumlah Pegawai yang dibutuhkan kolom (4) diisi dengan jumlah kebutuhan pegawai yang diperlukan dalam unit kerja tersebut dengan hasil perhitungan:


- 27 -

18. Jumlah Pegawai yang Ada kolom (5) diisi dengan jumlah pegawai yang ada pada unit kerja tersebut.

19. +/- kolom (6) diisi dengan hasil perhitungan:

Kolom (5 )−Kolom (4 )

20. EU kolom (7) diisi dengan Efisiensi Unit dengan hasil perhitungan:

Kolom (3 )Kolom (5 ) x72.000menit

21. PU kolom (8) diisi dengan menggunakan pedoman:a. EU diatas 1,00 = A (Sangat Baik)b. EU antara 0,90 – 1,00 = B (Baik)c. EU antara 0,70 – 0,89 = C (Cukup)d. EU antara 0,50 – 0,69 = D (Sedang)e. EU dibawah 0,50 = E (Kurang)

D. SISTEMATIKA PENYUSUNAN LAPORAN ANALISIS BEBAN KERJAHasil analisis atas hasil pengolahan data beban kerja disusun dalam

bentuk laporan analisis beban kerja. Laporan analisis beban kerja tersebut yang telah disusun dan ditandatangani pimpinan, kemudian disampaikan kepada masing-masing unit satuan kerja untuk dapat dipergunakan dalam pelaksanaan tugas di bidang organisasi, tata laksana, dan sumber daya manusia aparatur.

Dalam rangka mendapat gambaran data analisis beban kerja yang sistematis disertai data kuantitatif dan kualitatif yang lengkap, benar, akurat, komprehensif, dan konseptual, laporan analisis beban kerja perlu disusun dengan standar sistematika sekurang-kurangnya memenuhi komponen sebagai berikut:1. Ringkasan eksekutif memuat ringkasan utama laporan analisis beban

kerja.2. Pendahuluan

a. Latar belakangDasar yang melatarbelakangi perlunya dilakukan analisis beban kerja di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan.

b. Tugas dan fungsiTugas dan fungsi unit organisasi (setingkat unit eselon I) sesuai dengan yang tertuang dalam Peraturan Menteri Kelautan dan

- 28 -

Perikanan tentang organisasi dan tata kerja Kementerian Kelautan dan Perikanan.

- 29 -

c. Tujuan dan manfaat analisis beban kerjaTujuan dan manfaat yang dihasilkan melalui pelaksanaan analisis beban kerja.

d. Obyek dan pelaksanaan analisis beban kerjaUnit organisasi yang turut serta melaksanakan analisis beban kerja dan proses tahapan pelaksanaannya.

e. Bagan proses kegiatan analisis beban kerjaAlur proses pelaksanaan analisis beban kerja yang dimulai pengumpulan data beban kerja, pengolahan data beban kerja, analisis hasil pengolahan data beban kerja, penyusunan laporan analisis beban kerja, dan penetapan dan penggunaan hasil analisis data beban kerja.

3. Teknik dan Tool Analisis Beban Kerjaa. Alat ukur beban kerja

Penjelasan singkat terkait alat ukur yang dipergunakan, diantaranya hari kerja efektif dan jam kerja efektif dalam setahun.

b. Waktu pelaksanaan pengukuran beban kerjaKurun waktu dan jadwal pelaksanaan analisis beban kerja.

c. Teknik pengumpulan data beban kerjaPenjelasan singkat teknik pengumpulan data beban kerja yang dipergunakan.

d. Teknik pengolahan data beban kerjaPenjelasan singkat teknik pengolahan data beban kerja yang dipergunakan.

4. Hasil Pengukuran Analisis Beban Kerjaa. Tugas dan fungsi unit eselon IIb. Tabel Formulir E unit eselon IIc. Narasi (dari hasil perhitungan analisis beban kerja), sekurang-

kurangnya meliputi:1) jumlah produk/kegiatan yang dihasilkan dari Formulir A;2) daftar produk/kegiatan dengan beban kerja terbesar atau

terkecil dengan masing-masing sejumlah 10 (sepuluh) produk;3) hambatan;4) kebutuhan pegawai unit organisasi disertai kualifikasi

pendidikan/pengalaman;5) antisipasi/rencana aksi tahun yang akan datang; dan6) dimensi yang menggambarkan besaran kuantitatif.

- 30 -

5. Penutupa. Kesimpulan.b. Saran.

6. Lampirana. Formulir E Unit Eselon Ib. Formulir D dan Formulir E masing-masing Unit Eselon II.

Ditetapkan di Jakartapada tanggal

MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANANREPUBLIK INDONESIA,

SUSI PUDJIASTUTI

Lembar Pengesahan

No. Pejabat Paraf

1. Sekretaris Jenderal

2. Karo SDM Aparatur

3. Ses. Ditjen PT

4. Ses. Ditjen PB

5. Ses. Ditjen PDSPKP

6. Ses. Ditjen PSDKP

7. Ses. Itjen

8. Ses. BRSDM

9. Ses. BKIPM

10. Karo Hukum dan Organisasi

Documents

KEPUTUSANjdih.kkp.go.id/bahanrapat/- PERMEN-KP - 2018 ttg Pedoman... · Web viewPEDOMAN PELAKSANAAN ANALISIS BEBAN KERJA DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN DENGAN RAHMAT