PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAHCITY CAMPUS, KUALA LUMPUR

1.0 Perkhidmatan : Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan.

AKT(MPKL)/PSZ/72.3 Objektif Kualiti : Untuk memastikan semua maklumbalas

diambil tindakan bagi menjamin kualiti perkhidmatan memenuhi kepuasan

dan keperluan pelanggan.

Laporan dan Analisis

Daripada Julai sehingga Disember 2007, 4 borang maklumbalas yang diterima.

Daripada jumlah tersebut, 2 borang berkaitan dengan aduan dan komen,

manakala 2 lagi borang berkaitan dengan penghargaan kepada PSZ.

(Dua) 2 aduan ialah berkaitan dengan fasiliti tandas, dan satu aduan berkaitan

dengan perkhidmatan rujukan tesis terbitan UTM. Sementara 2 lagi borang

berbentuk penghargaan kepada PSZ dari aspek perkhidmatan VPN yang telah

bertambah baik dan penyusunan buku terbitan UTM yang diasingkan di Aras

2, PSZKL.

Untuk maklumbalas berbentuk komen dan aduan yang berkaitan dengan

fasiliti tandas, ia telah pun dimaklumkan kepada pihak yang

bertanggungjawab iaitu Pejabat Harta Bina.

Setiap borang maklumbalas diterima masa yang diambil untuk tindakan ialah

antara 1-5 hari sahaja. Pelajar yang membuat komen akan dihubungi melalui

telefon.

Lampiran 1 – salinan borang maklumbalas.

1

2.0 Perkhidmatan : Prosedur Mengurus Pemulangan Bahan AKT(PUBKL)/PSZ/75.1

Objektif Kualiti : Prosedur ini ialah untuk memastikan

pelanggan menerima layanan dalam masa 3 minit dalam keadaan biasa.

Laporan dan Analisis

Catatan rambang yang diambil oleh Pembantu di Kaunter Sirkulasi sepanjang

Julai sehingga Disember 2007 adalah memuaskan. Sebahagian besar daripada

jangkamasa yang diambil ialah kurang daripada 3 minit, melainkan sekiranya

timbul masaalah samada berkaitan dengan rekod patron atau rekod bahan

yang hendak dipinjam.

(Semakan rambang menunjukkan proses pemulangan bahan dapat dilakukan

dalam masa kurang dari 3 minit). - Lampiran 2.

Sekiranya di enam bulan pertama 2007, sering berlaku masaalah berkaitan

dengan rekod patron terutamanya pelajar yang berdaftar dengan Pusat

Kecemerlangan BATC dan IBS. Bagaimanapun daripada Julai sehingga

Disember 2007, masaalah tersebut telah berkurangan. Patron daripada Pusat-

pusat kecemerlangan tersebut telah tidak mempunyai masaalah lagi untuk

meminjam atau memulangkan bahan.

Penggunaan mesin Sistem Pemulangan Layan Diri (SPLD) telah digunakan

sepenuhnya untuk proses pemulangan bahan. Bagaimanapun sekiranya

timbul masaalah proses pemulangan tidak dapat dilakukan, pengguna akan

membuat pemulangan di Kaunter Sirkulasi. Masaalah pemulangan tidak dapat

dijalankan di mesin SPLD ialah apabila network tidak stabil kerosakan di

mesin tersebut dan masalah pada rekod patron atau buku. Sepanjang Julai

hingga Disember hanya 7 kali sistem pemulangan layan diri tidak beroperasi.

Masaalah tersebut telah dapat diatasi oleh staf bertugas.

2

Untuk memastikan sistem dan peralatan sentiasa di dalam keadaan yang boleh

digunakan, staf akan membuat semakan alat secara tetap pada setiap hari

Isnin pada setiap minggu atau keesokan harinya jika cuti am dengan

menggunakan Borang PSZ 27.12 (Pin. 1/2002). Semakan secara berkala ini

untuk memastikan peralatan sentiasa berada di dalam keadaan yang baik dan

boleh digunakan.

Lampiran 2 – Statistik Pemulangan Bahan

3.0 Perkhidmatan : Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan

AKT(PIBKL)/PSZ/75.1 Objektif Kualiti : Prosedur ini memastikan pelanggan dapat meminjam

bahan PSZ mengikut kelayakan kategori pengguna

Laporan dan Analisis Objektif kualti prosedur ini ialah untuk memastikan pelanggan boleh membuat

pinjaman bahan mengikut kelayakan kategori pengguna. Antara langkah yang

diambil untuk memastikan sistem berkeadaan baik, staf akan membuat

semakan alat setiap pagi Isnin dengan menggunakan borang PSZ 27.12 (Pin.

1/2002). PSZ telah pun mengambil beberapa langkah untuk memastikan

sistem beroperasi dengan baik iaitu dengan membuat semakan rutin pada alat

setiap minggu iaitu pada hari Isnin atau keesokan harinya jika cuti am untuk

memastikan kesemua alat berfungsi dengan baik. Staf juga dari masa ke

semasa membuat semakan rambang pintu keselamatan untuk memastikan ia

beroperasi dengan baik.

Lampiran 3.

3

Unit Pentadbiran juga turut membuat proses penyenggaraan setiap 6 bulan

sekali untuk memastikan kesemua peralatan berfungsi dengan sempurna.

Pengguna-pengguna di kampus Kuala Lumpur menggunakan

perkhidmatan SPLD sepenuhnya semasa membuat pinjaman bahan

melainkan bahan yang mempunyai masaalah iaitu barcode buku ataupun

barcode patron, atau bahan yang mempunyai masaalah code di dalam

sistem. Sekiranya mereka tidak berjaya membuat pinjaman melalui mesin

SPLD, mereka akan majukan pinjaman mereka ke Kaunter Sirkulasi.

Sepanjang Julai sehingga Disember, sebanyak 2 kali system SPLD tidak

berfungsi yang disebabkan oleh kerosakan pada monitor dan juga

kerosakan software. Masaalah ini telah dibuat laporan dan telah diatasi.

Selain daripada itu, mesin SPLD juga tidak berfungsi sekiranya network

perlahan atau tiada network.

4.0 Perkhidmatan : Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL daripada PSZKL kepada PSZ Skudai dan Institusi Luar)

AKT(SPPDKL)/PSZ/75.1 Objektif Kualiti : Menetapkan sasaran kualiti tempoh 7 hari

bekerja bagi proses permohonan ILL dari tarikh borang diterima sehingga ke

penghantaran permohonan ILL.

Laporan dan Analisis Untuk mencapai objektif kualiti yang telah ditetapkan, memastikan setiap

permohonan ILL yang dimohon oleh pengguna UTM city campus diproses

sebaik sahaja diterima. Permohonan ILL dibuat proses sepenuhnya oleh

Pembantu Perpustakaan dan memastikan proses mengikuti prosedur ILL dan

memastikan objektif kualiti dipenuhi.

4

Secara keseluruhan, objektif kualiti untuk memproses dalam jangkamasa yang

ditetapkan telah dicapai sepenuhnya.

Sehingga Disember 2007, PSZKL telah menerima sebanyak 271 permohonan

ILL. Daripada jumlah tersebut, 261 judul dimohon ke PSZ Skudai, dan 10

bahan telah dimajukan ke perpustakaan luar. Permohonan yang berjaya

dibekalkan oleh PSZ Skudai sebanyak 165 bahan, dan yang tidak dapat

dibekalkan ialah 96. Bahan yang berjaya dibekalkan oleh perpustakaan luar

sebanyak 6 bahan dan 4 tidak berjaya dibekalkan.

Secara keseluruhannya, setiap permohonan yang diterima akan diproses

sebaik sahaja diperolehi dan menepati objektif kualiti yang ditetapkan iaitu

memproses permohonan dalam masa 7 hari.

4.1 Jangkamasa yang diambil untuk memproses permohonan ILL ke PSZ Skudai dan Perpustakaan Luar

Tempoh hari Bil. permohonan ke PSZ Skudai

Bil. Permohonan Ke Perp. Luar

1 hari 72(28%) 5

2 hari 85 (33%) 5

3 hari 104(38%)

Jumlah 261 10

Staf yang bertugas turut menghubungi pihak pembekal ILL sekiranya tiada

respons daripada mereka selepas permohonan dihantar.

Daripada laporan statistik bahan buku merupakan jumlah tertinggi

dimohon oleh pengguna, dan diikuti oleh bahan tesis dan media.

5

ILL kepada PSZ Skudai dan Institusi Luar mengikut jenis bahan

Jenis bahan

Bekal

Tidak dibekal

Jumlah

Buku 108 75 183

Tesis 51 20 71

Bahan media 6 1 7

Jumlah 165 96 261

Jumlah permohonan ILL yang diminta oleh pelajar di PSZKL masih

menunjukkan kadar yang tinggi. Senario ini menunjukkan koleksi di PSZKL

masih belum mantap dan perlu dipertingkatkan. Pertambahan kursus lepas

Ijazah di City Campus Kuala Lumpur juga turut meningkatkan lagi permohonan

terhadap bahan rujukan. Pecahan pengguna di City Campus terdiri daripada

pelajar Diploma kursus PERDANA, PESISIR, pelajar pusat Kecemerlangan,

pelajar SPACE, pelajar Pusat Kecemerlangan serta pensyarah.

Oleh itu adalah menjadi agenda utama Pihak pengurusan perpustakaan di

Kuala Lumpur untuk meningkatkan lagi tambahan koleksi di PSZKL

berdasarkan kursus yang ditawarkan. Pihak PSZKL juga turut mengadakan

aktiviti membuat pemilihan bahan melalui lawatan ke Pesta Buku Kuala

Lumpur, lawatan ke gudang dan kedai buku, selain daripada mengedarkan

katalog yang dikeluarkan oleh penerbit.

Aktiviti untuk tujuan penambahbaikan

- mengadakan bengkel pencarian maklumat untuk membantu pengguna

terutama pensyarah agar mereka mendapatkan bahan selain daripada

buku iaitu artikal daripada jurnal dan lain-lain terbitan atas talian.

- Menggalakkan cadangan pemilihan judul-judul baru daripada

pensyarah.

6

5.0 Perkhidmatan : Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL kepada PSZKL daripada PSZ Skudai dan Institusi luar AKT(SPPLKL)/PSZ/75.1

Objektif Kualiti : Menetapkan sasaran kualiti bagi proses

pembekalan bahan ke Institusi Luar iaitu 10 hari dari tarikh permohonan

diterima

Laporan dan Analisis

Daripada Julai sehingga Disember 2007, PSZKL telah menerima permohonan

ILL daripada PSZ Skudai berjumlah 45 permohonan dan daripada Institusi luar

pula hanya 5 permohonan. Daripada 50 permohonan yang diterima, PSZKL

telah berjaya membekalkan sebanyak 48 bahan dan hanya 2 permohonan

sahaja yang tidak berjaya dibekalkan.

Kesemua permohonan berjaya dibekalkan dalam jangkamasa 10 hari daripada

tarikh permohonan diterima. Perpustakaan pemohon akan dimaklumkan

dengan kadar segera sekiranya bahan yang diminta tidak dapat dibekalkan.

Prosedur ini telah mencapai objektif kualiti yang ditetapkan iaitu berjaya

membekalkan bahan ke institusi yang memohon dalam jangkamasa 10 hari

daripada tarikh permohonan diterima.

5.1 Jangkamasa proses ILL Kepada PSZKL daripada PSZ Skudai dan Perpustakaan Luar

Tempoh hari PSZ Skudai / Institusi Luar

1 hari 25

2 hari 15

3 hari 10

Jumlah 50

7

5.2 Statistik permohonan ILL kepada PSZKL daripada PSZ Skudai dan perpustakaan luar

Permohonan daripada

Bekal

Tidak bekal

Jumlah

PSZ Skudai 43 2 45 Perpustakaan luar 5 0 5 Jumlah 48 2 50

Sebagai kesimpulan, aktiviti kualiti di PSZKL telah dilaksanakan dengan penuh

cekap dan berkesan, walaupun staf yang bertanggungjawab memproses

permohonan ILL seorang sahaja. Staf ini juga turut bertanggungjawab untuk

menjaga rekod cuti dan stok pejabat. Manakala Pustakawan yang terlibat

dengan aktiviti ISO juga terhad hanya seorang Pustakawan sahaja.

Walaubagaimanapun pihak PSZKL berupaya untuk melaksanakannya dengan

sebaik mungkin.

8

Lampiran 2

Statistik Pemulangan Bahan

Jenis Koleksi Jumlah

Layanan terbuka 13,066

Koleksi rujukan 88

Makalah 108

Majalah jilid 29

Kreatif 2,900

Jumlah besar 16,191

Lampiran 3

Statistik Peminjaman Bahan

Jenis Koleksi Jumlah

Layanan terbuka 15,634

Koleksi rujukan 83

Koleksi kelas A 4

Koleksi Makalah 124

Majalah jilid 24

Kreatif 3,294

Jumlah besar 19,163

LAPORAN PRESTASI PEMBEKAL KONTRAK (BUKU)

JANUARI – DISEMBER 2007

1

LAPORAN PRESTASI PEMBEKAL KONTRAK (BUKU) JANUARI – DISEMBER 2007

1. Pengenalan Penilaian prestasi pembekal kontrak (buku) Unit Pembangunan Sumber Perpustakaan Cawangan (UPSPC), Perpustakaan Sultanah Zanariah, Universiti Teknologi Malaysia City Campus bagi tempoh

Januari hingga Disember 2007 adalah berdasarkan kriteria-kriteria berikut :

i. Tempoh pembekalan / penyerahan bahan adalah dalam jangkamasa tiga bulan bagi bahan terbitan tempatan dan enam bulan bagi terbitan luar negara.

ii. Kekerapan penghantaran laporan berkaitan status bahan / pesanan. iii. Memberi maklumbalas yang cepat mengenai sesuatu perkara / masalah yang timbul. iv. Kerjasama dua hala yang baik.

2. Aktiviti Pembekal Pesta Buku Antarabangsa Kuala Lumpur 2007

Pesta Buku Antarabangsa Kuala Lumpur bagi tahun 2007 telah berlangsung antara 27 April - 6 Mei 2007. Seperti tahun 2006, tujuh syarikat pembekal telah dipilih untuk membawa pensyarah UTM yang terlibat dalam pengajaran program SPACE iaitu :

Bil. Pembekal Kontrak (Buku) Pensyarah Fakulti 1 Pesona Ilmu Sdn. Bhd. i) Prof. Dr. Ghazali Sulong

ii) En. Mohd. Syafie Mostakim iii) Prof. Madya Dr. Mohd. Ismail Abd. Aziz

Timb. Dekan (Pembangunan)

SPACE Pen. Peg. Logistik

FS

2 DMA Books Sdn. Bhd. i) Prof. Madya Dr. Mohd. Fua’ad Hj. Rahmat

FKE

3 Detik Evolusi Sdn. Bhd i) Prof. Madya Dr. Hj. Mohd. Zulkifli Hj. Mohd. Yunus ii) Prof. Madya Dr. Amran Alias

FKA

FKM

4 Bajunaid Sdn. Bhd. i) Prof. Madya Dr. Ahmad Fauzi Abdul Wahab ii) Prof. Madya Dr. Khairul Anuar Abdullah

FAB

FKSG

2

5 Kenanga Permai Sdn. Bhd i) Prof. Madya Abdul Manan Ahmad

FSKSM

6 Yuha Associates Sdn. Bhd. i) Prof. Madya Zainudin Abdul Razak ii) Dr. Salmiah Mohd. Amin

Timb. Dekan (Akademik) SPACE

FPPSM

7 Intrabakti Sdn. Bhd. i) Prof. Dr. Rio Sumarni Shariffudin ii) Prof. Madya Adnan Ripin

FP

FKKKSA

Nota Hantaran (Delivery Order) Penghantaran buku melalui nota hantaran yang telah dipilih atau dicadangkan oleh pensyarah

dibuat oleh pembekal kontrak (buku) : i) Intrabakti Sdn. Bhd. ii) Koperasi Kedaibuku Universiti Malaya Bhd. iii) Detik Evolusi Sdn. Bhd. Buku / bahan yang dibawa bersama nota hantaran merupakan terbitan terkini dan merangkumi keseluruhan subjek yang ditawarkan oleh SPACE.

‘Books On Approval’ Koperasi Kedaibuku Universiti Malaya Bhd. telah menghantar buku / bahan beserta senarainya untuk pemilihan bahan yang bersesuaian dengan program Pesisir SPACE, selain judul-judul yang telah dipilih oleh pensyarah. Beberapa judul juga telah dibawa oleh Yuha Associates Sdn. Bhd. untuk program-program berkaitan. Ia merangkumi program : i) Sarjana Sains (Pentadbiran dan Pembangunan Tanah) ii) Sarjana Sains (Perancangan Pengangkutan) iii) Sarjana Kejuruteraan (Teknologi Marin)

Katalog Terdapat 3 vendor yang menghantar katalog penerbit buku / bahan yang telahpun dipilih oleh pensyarah SPACE iaitu :

i. Bajunaid Sdn. Bhd. ii. Koperasi Kedaibuku Universiti Malaya Berhad iii. Yuha Associates Sdn. Bhd.

3

3. Penilaian Prestasi Pembekal i. Tempoh penyerahan / pembekalan bahan

Bagi tahun 2007, buku diperolehi melalui pemilihan bahan sedia ada iaitu melalui ‘books on approval’, nota hantaran yang telah dicadangkan oleh pensyarah, pemilihan buku melalui katalog penerbit serta pemilihan buku di Pesta Buku Antarabangsa Kuala Lumpur. Jadual beserta carta penyerahan bahan oleh pembekal boleh dilihat pada Lampiran 1

dan Lampiran 2.

ii. Kekerapan penghantaran laporan berkaitan status bahan / pesanan dan lain-lain laporan yang berkaitan Pihak UPSPC telah berurusan dengan pembekal-pembekal berikut sepanjang tahun 2007, iaitu :

a) Pesona Ilmu Sdn. Bhd. b) YUHA Associates Sdn. Bhd. c) Koperasi Kedaibuku Universiti Malaya Berhad d) DMA Books Sdn. Bhd. e) Bajunaid Sdn. Bhd. f) Kenanga Permai Sdn. Bhd. g) Detik Evolusi Sdn. Bhd.

Daripada lapan pembekal kontrak (buku) yang dinilai, didapati empat pembekal sahaja yang menghantar laporan berkaitan status bahan / pesanan iaitu Yuha Associates Sdn. Bhd., Koperasi Kedaibuku Universiti Malaya Berhad, Badan Cemerlang Sdn. Bhd., Bajunaid Sdn. Bhd. dan Bistari Mediabuku Sdn. Bhd. Rujuk

Lampiran 3.

iii. Maklumbalas mengenai sesuatu perkara / masalah yang timbul Pesanan 2006 masih diterima antara bulan Januari hingga November 2007 manakala penerimaan pesanan 2007 hanya bermula pada bulan Julai. Sepanjang tahun 2007, tiada permasalahan kronik yang dihadapi oleh UPSPC semasa proses penerimaan bahan.

4

iv. Kerjasama dua hala yang baik Sebanyak 8 pembekal telah mengunjungi UPSPC sepanjang tahun 2007. Kunjungan mereka kebanyakannya bertujuan untuk menyerahkan bahan disamping menyelesaikan masalah yang timbul (jika ada).

Kesimpulan Secara keseluruhan, prestasi yang ditunjukkan oleh pembekal kontrak (buku) yang dinilai adalah baik. Segala masalah yang timbul dapat diatasi dan mereka sentiasa bersedia mengikuti prosedur yang ditetapkan oleh PSZ disamping bertukar-tukar pendapat untuk kebaikan bersama. Disediakan oleh : Disemak dan disahkan oleh Unit Pembangunan Sumber Perpustakaan Cawangan ………………………….. Perpustakaan Sultanah Zanariah (Ketua Jabatan PSZ KL) UTM City Campus

SMS 24012008

Lampiran 1

J N J N J N J N J N J NJanuari 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Februari 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Mac 28 52 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0April 57 108 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Mei 8 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Jun 134 261 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Julai 230 255 24 47 15 30 0 0 0 0 39 77Ogos 153 153 11 20 14 21 0 0 0 0 25 41

September 152 172 86 113 0 0 8 14 0 0 94 127Oktober 40 40 92 100 5 9 0 0 8 9 105 118

November 11 18 44 44 113 122 37 46 0 0 194 212Disember 22 22 41 41 20 20 0 0 0 0 61 61JUMLAH 835 1096 298 365 167 202 45 60 8 9 518 636

BulanJumlahPesanan

3 bulan 9 bulan6 bulanPenerimaan 2007

10 bulan

Lampiran 2

Pesanan 2007 yang belum diterima

J N J N J N835 1096 518 636 317 460

Peratusan Pesanan 2007 yang belum diterima

* Peratusan dikira mengikut jumlah Judul

62.04 37.96

Pesanan Penerimaan Baki

% Penerimaan % Bahan Belum Terima

62.04

37.96

Peratusan Pesanan 2007 Yang Belum Diterima

Penerimaan

Baki

Lampiran 3

PembekalTarikh

5 Mac 2007 Bahan tidak dapat dibekalkan

1

15 Ogos 2007 Laporan Pesanan Ogos 2007

1

24 September 2007 Buku back orders 1

13 November 2007 Keperluan cetakan semula p.o

1

21 November 2007 Laporan Status Pesanan 1

22 November 2007 Laporan Pesanan November 2007

1

JUMLAH 1 2 2 1 6

DAN LAIN-LAIN LAPORAN YANG BERKAITANKEKERAPAN PENGHANTARAN LAPORAN BERKAITAN STATUS BAHAN / PESANAN

JANUARI - DISEMBER 2007

Detik Evolusi YUHA Intrabakti Kenanga Permai JUMLAH