Perseus 11-2013 EKiR A4 RZ · PROJEKT PERSEUS > Inhalt 1 Liebe Leserin, lieber Leser, seit Anfang 2012 führt die Evangelische Kirche im Rheinland (EKiR) mit dem Projekt PERSEUS ein

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PROJEKTPERSEUS

1PROJEKT PERSEUS > Inhalt

Liebe Leserin, lieber Leser,

seit Anfang 2012 führt die Evangelische Kirche im Rheinland (EKiR) mit dem Projekt PERSEUS ein Personalwirtschaftssystem ein. Es betrifft zunächst nur das im Landeskirchenamt verwaltete Personal, soll aber auch Wege für die Personalarbeit in den Kirchenkreisen aufzeigen.

Die folgende Broschüre hat das Ziel, Interessierten einen Einblick in die Projektarbeit zu geben:

• Was sind die Ziele? • Wie wird bei der Realisierung vorgegangen? • Wie ist das Projekt aufgestellt? • Wie wird gearbeitet?

Wir haben dazu Texte und Grafiken aus der Projektarbeit zusammengestellt und hoffen, dass wir Ihnen dadurch einen ersten Eindruck geben und die wichtigsten Fragen beantworten können.

Bei allen weiteren Fragen wenden Sie sich an:

Oberkirchenrat Christoph Pistorius Lk.-Oberamtsrätin Britta MieschalaAuftraggeber und Vorsitzender Projektleiterinder Lenkungsgruppe, Leiter der Abteilung I, Personal

Telefon 0211 4562-200E-Mail [email protected]

Düsseldorf, im Januar 2014

1. Übersicht 2–3 Projektsteckbrief 2 Beteiligte Firmen 2 Ausgangssituation und Ziele 3 Zielkreis 3

2. Vorgehen im Projekt 4–5 Grundsätze für das Vorgehen im Projekt 4 Übersicht über den Projektablauf 4 Zwei-Phasen-Spezifikation 5 Mehrstufiger Entscheidungsprozess 5

3. Projektarchitektur 6–17 Referenzprozess Personal 6 Personalsystem: heute 6 Personalsystem: Zielmodell 7 Übersicht Planungsmodule 8 Prozess- und Schnittstellenmodule 8 Datenmigration 9 Migrationsmodule 9 Projektstrukturplan 10 Teilprojekt 1: Pilotierung Theologische Ausbildung/Personalentwicklung 11 Teilprojekt 2: Stellenplan 12 Teilprojekt 3: Migration Bezügebearbeitung 13 Teilprojekt 4: IT 14 Teilprojekt 5: Retro-Datenerfassung 15 Teilprojekt 6: Prozesse 16 Teilprojekt 7: Vorlagen/Auswertungen 17

4. Arbeitsweise im Projekt 18–20 Projekttag 18 Statusmeeting 19 Planung und Steuerung 20

Telefon 0211 4562-341E-Mail [email protected]

EinLEiTUng inhALT

3PROJEKT PERSEUS > 1. Übersicht2 PROJEKT PERSEUS > 1. Übersicht

Wozu? • Unterstützung der Leitungsorgane bei allen

Personalentscheidungen• Reduzierung des Pflegeaufwands der Personalakten• Optimierung und Teilautomatisierung der Arbeitsprozesse• Auskunftssystem für Personalplanung

und -entwicklung

Endergebnis? • Grundlagen für strategische Entscheidungen (Stellenplan,

Personalentwicklung, Altersstruktur, Zukunftsszenarien)• optimale Arbeitsfähigkeit aller Mitarbeitenden unter

Einhaltung aller rechtlichen Bestimmungen• deutlich kürzere Bearbeitungszeiten• vereinheitlichte Aktenführung, vollständige

elektronische Akte• verbesserte Kommunikation intern und extern

Für wen? • Leitungsorgane und Personalverantwortliche

auf allen Ebenen der Landeskirche

Messkriterien? • Grad der Übereinstimmung zwischen

Papierakte und elektronischer Akte• Grad der Automatisierung von Prozessen • Dauer der Arbeitsprozesse und Anzahl

der Beteiligten• Anzahl und Differenzierung von

Auswertungsmöglichkeiten

AusgangssituationSeit der Landessynode 2009 hat sich die EKiR verstärkt mit dem Thema der Personalplanung beschäftigt. Die Landessynoden 2009 und 2011 haben dazu wegweisende Beschlüsse gefasst (Beschluss 27 LS 2009; Beschluss 53 LS 2011), die in einem Strukturkonzept „Kirchliche Personalplanung“ und dem Perso-nalplanungsgesetz umgesetzt wurden (Drucksache 13 und 14 LS 2012). Dabei war von Beginn an deutlich, dass für die prak-tische Umsetzung eine „Kopplung“ an auto matisierte Personal-bearbeitungsverfahren (Beschluss 27,5 LS 2009) notwendig ist.

In der Vorlage der Kirchenleitung zur Landessynode 2011 wurde daher konkretisiert: „Auf der Ebene der Landeskirche soll eine neue Personalverwaltungssoftware (Personalmanage-mentsystem) eingeführt werden“ (DS 4, LS 2011, Kap. 3, S. 34).

Nach einer längeren Vorbereitungszeit wird dieses Vorhaben jetzt mit dem Projekt PERSEUS umgesetzt. Das IT-System wird zunächst im Landeskirchenamt installiert und erprobt, bevor es dann den Kirchenkreisen zur Nutzung für ihre eigenen Zwecke angeboten wird.

Ziele Die grundsätzlichen Ziele, die mit dem Projekt verfolgt wer-den, sind im Zielkreis formuliert. Im Wesentlichen sollen durch die Implementierung der Personalwirtschaftssoftware folgende Bereiche effizienter werden:

• Planung: Es sollen wirksame Instrumente für eine Stellen- und Kostenplanung – insbesondere im Bereich der Pfarr-stellen – aufgebaut werden.

• Information: Durch schnelle und präzise Bereitstellung aller notwendigen Informationen in einem zentralen System soll die Qualität der Personalverwaltung deutlich verbessert werden.

• Geschwindigkeit: Alle Bearbeitungsabläufe sollen umge-hend ohne unnötigen Zeitverlust erfolgen können.

• Arbeitsaufwand: Der Aufwand für die Bearbeitung aller Personalvorgänge soll deutlich verringert werden. Dadurch können die Kosten für die Personalverwaltung bei deut-lich gesteigerter Leistungsfähigkeit mittel- bis langfristig gesenkt werden.

Beteiligte Firmen Zielkreis

Ausgangssituation und Ziele

Projektdauer• 3 Jahre (2012 bis 2014)• Konzeptphase: 2012 bis Mitte 2013 • Realisierung: Juni 2013 bis Ende 2014

Umfang• Ca. 3.500 Personalfälle (alle Pfarrerinnen/Pfarrer und andere Ordinierte

der Landeskirche, Angestellte und öffentlich-rechtlich Beschäftigte im Landeskirchenamt, Schulpersonal)

Kosten• 2.8 Mio. Euro (Vollkosten, brutto) • Darin enthalten sind auch alle internen Verrechnungskosten:

Raum- und Sachkosten sowie ca. 1.000 Personentage von über 30 Mitarbeitenden des Landeskirchenamtes

. ÜBERSichT

Projektsteckbief

. ÜBERSichT

SoftwarePersonal Office

Konzeption, Planung, ProjektmanagementHLP OrganisationsberaterFrankfurt am Main

RealisierungEDV Centrum für Kirche und Diakonie GmbHOffenbach

SoftwarentwicklungGesellschaft für Innovative Personalsysteme mbHOffenbach

5PROJEKT PERSEUS > 2. Vorgehen im Projekt 4 PROJEKT PERSEUS > 2. Vorgehen im Projekt

Sorgfältige KonzeptarbeitKonzepterstellung und Realisierung machen jeweils die Hälfte der gesamten Projektzeit aus. Die kostenintensive Realisierung gewinnt dadurch an Planbarkeit, Sicherheit und Geschwindigkeit.

Mehrstufiges VerfahrenKonzeptentwicklung und Entscheidung für den Projektpart-ner erfolgen in einem abgestuften Verfahren mit mehreren Etappen. Die Landeskirche als Auftraggeberin behält dadurch weitgehende Handlungsfreiheit; Entscheidungen können aufgrund realistischer Kostenschätzungen getroffen werden.

LernprozessDie gesamte Projektarbeit – Konzeptentwicklung und Reali-sierung – ist bewusst als aktiver Lernprozess gestaltet. Das Wissen der betroffenen Personen kann damit in das Projekt einfließen. Über die Hälfte der Mitarbeitenden der Personal-abteilung ist direkt und aktiv an der Projektarbeit beteiligt.

Quelle: DIN 69905 ; VDI/VDE 3694 ; VDA 6.1

Übersicht über den Projektablauf

grundsätze für das Vorgehen im Projekt Zwei-Phasen-Spezifikation

Durch Aufteilung des Entscheidungsprozesses in mehrere Etappen behält die Landeskirche als Auftraggeberin weit-gehende Handlungsfreiheit in der Steuerung des Projekts. Die Synode entscheidet aufgrund einer realistischen, be-lastbaren Kostenschätzung über das Projekt. Die endgültige Entscheidung über den Realisierungspartner wird erst nach Abnahme des Pflichtenhefts auf der Grundlage eines Fest-preisangebots getroffen (Sollbruchstelle).

Mehrstufiger Entscheidungsprozess

Definition Lastenheft Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen des Auftragnehmers. Beschreibt das Was und Wofür.

Definition Pflichtenheft Vom Auftragnehmer erarbeitete Realisierungsvorgaben auf-grund der Umsetzung des Lastenhefts. Beschreibt das Wie und Womit.

Die Konzeptentwicklung erfolgt in zwei Phasen:

Erste Phase: grobkonzeptZunächst werden die Anforderungen mit Hilfe von Doku- mentenanalyse, Einzelinterviews sowie Workshops sys te- matisch zusammengestellt. Ergebnis dieser Phase ist das Lastenheft. Es ist Grundlage der Ausschreibung für die Auswahl der Softwarelösung und den Projektpartner.

Zweite Phase: DetailkonzeptGemeinsam mit dem ausgewählten Projektpartner wird dann das Pflichtenheft inklusive Projekt- und Kostenplan für die Implementierungsphase erstellt. Ziel der zweiten Kon-zeptphase ist auch der Aufbau einer vertrauensvollen Dienst-leistungspartnerschaft. Aufgrund des Pflichtenhefts wird ein detailliertes Angebot für die Realisierung seitens des Projektpartners erstellt.

2. VORgEhEn iM PROJEKT 2. VORgEhEn iM PROJEKT

7PROJEKT PERSEUS > 3. Projektarchitektur 6 PROJEKT PERSEUS > 3. Projektarchitektur

Das Vorgehen und die Aufteilung der Projektarbeit sind in einer Projektarchitektur gegliedert. Sie dient als gemein-same Planungssprache zwischen allen Beteiligten, ist Grundlage für die Planung, Angebote, Kostenschätzungen und das Projektcontrolling. Der Referenzprozess dient dazu, die Arbeitsabläufe zu beschreiben und das Zielmodell zu ent-wickeln. Er bildet den Leitfaden für folgende Fragen: • Wie arbeiten wir heute? • Wo wollen wir besser werden? • Wie stellen wir uns die zukünftige Arbeit vor?

Die Projektmodule sind „Bauabschnitte“ für die Reali sierung. Sie werden im Lastenheft definiert, sind Grundlage für die Arbeit des externen Projektpartners und strukturieren dessen Arbeit. Jedes Modul wird zum Festpreis angeboten, separat beauftragt und abgenommen. Die Arbeit des Pro-jektteams ist in Teilprojekte und Arbeitspakete aufgeteilt. Sie sind im Projektstrukturplan definiert. Hier ist festgelegt, wie die interne Projektverantwortung geregelt ist.

Personalsystem: ZielmodellReferenzprozess Personal

Die Arbeitsabläufe in der Personalarbeit des Landeskirchen-amts der Evangelischen Kirche im Rheinland sind heute noch durch die Logik des Aktenflusses bestimmt. Die Kom-munikation zwischen den einzelnen Arbeitsschritten erfolgt über Papierdokumente. Es gibt bereits eine Reihe von EDV-Systemen, die jedoch untereinander nicht verbunden sind.

Das bedeutet: • Arbeitsabläufe sind unnötig zeitaufwendig und daher zu teuer. • Die Arbeitsschritte sind zersplittert; Informationen in

einzelnen Teilbereichen stimmen oft nicht überein.Grund für die Einführung eines Personalwirtschaftssystems ist es, diese Zersplitterung durch ein einheitliches Infor- mationssystem, das allen Beteiligten zur Verfügung steht, zu überwinden.

Arbeitssteuerung durch Aktenfluss und zersplitterte iT-Anwendungen

Arbeitssteuerung durch Workflow und Datenbank, Zugriff im Rahmen definierter Rollen

In Zukunft sollen alle für die Personalarbeit wichtigen Infor-mationen in einer einheitlichen Datenbank zu Verfügung stehen. Alle Beteiligten können sofort auf die benötigten Informa tionen zugreifen, Auskünfte können ohne Zeitverzug gegeben werden.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass alle auf alle Daten zugrei-fen können. Es muss sicher gestellt sein, dass jede Benutzerin und jeder Benutzer des Systems nur die Informationen sieht,

die für die eigene Arbeit notwendig sind. Daher gehört es zu den Kernaufgaben des Projekts, ein genaues Berechtigungs-system zu definieren und strikt umzusetzen.

Personalakten und umlaufende Papierdokumente sind da-mit noch nicht abgeschafft. Sie werden jedoch nur noch in besonderen Fällen genutzt und bestimmen nicht mehr den Infor mationsstand und das Arbeitstempo.

3. PROJEKTARchiTEKTUR 3. PROJEKTARchiTEKTUR

Personalsystem: heute


Um die einzelnen Schritte zur Realisierung des Zielmodells genauer beschreiben zu können, wird es in Module geglie-dert. Module sind „Bauabschnitte“, die nacheinander fertig gestellt werden können.

Es gibt vier Arten von Modulen:

Prozessmodule enthalten die Softwarekomponenten, mit denen die einzelnen Arbeitsbereiche unterstützt werden, z.B. Personalsachbearbeitung, Bezügebearbeitung, Stellen-plan, Bewerbung, Weiterbildung etc.

Schnittstellenmodule sind Softwarekomponenten, mit denen die einzelnen Prozessmodule untereinander oder

mit anderen, vorhandenen Systemen verbunden werden. Schnittstellen bestehen z.B. zum Finanzsystem und zum Archivsystem.

Migrationsmodule beschreiben alle Programme und Ver-fahren, die dazu dienen, bestehende Datenbestände in das neue System zu überführen.

Organisationsmodule beschreiben alle Komponenten, die zum technischen Betrieb des Systems erforderlich sind. Dazu gehören Regelungen für externe IT-Dienstleister (SLA = Service Level Agreements) und für die interne IT-Unterstützung (Technischer Support, Berechtigungs-system, Regelungen für die Weiterentwicklung etc.).

Datenmigration

Migrationsmodule

Wie kommen die Daten in das System?Ein Personalwirtschaftssystem ist immer nur so gut, wie die Daten, über die es verfügt.

Für Teilbereiche wurden im Landeskirchenamt bisher schon kleinere, isolierte IT-Systeme eingesetzt. Sie werden durch das neue System vollständig ersetzt. Die darin enthaltenen Daten werden übernommen. Auch der bisher in KIDICAP/Ppay verwaltete Bestand wird migriert.

Der größte Teil der für die Personalverwaltung wichtigen Daten befindet sich jedoch in Papierakten. Das Projekt PERSEUS hat sich dazu entschlossen, diese Daten anhand der Akten komplett neu zu erfassen. Eine Softwarekomponente wurde speziell für diese Aufgabe entwickelt und ein Team für die Erfassung zusammengestellt.

Alle Dokumentvorlagen für Anschreiben etc. werden eben-falls für das neue System angepasst.

Prozess- und Schnittstellenmodule

Übersicht Planungsmodule



Projektstrukturplan Teilprojekt 1: Pilotierung Theologische Ausbildung/PersonalentwicklungDer Projektstrukturplan definiert die Aufteilung der internen Verantwortungsbereiche. Die Lenkungsgruppe repräsentiert die verantwortlichen Entscheider aus den direkt beteiligten Abteilungen und Dezernaten. Sie arbeitet eng am Projektge-schehen, tagt im Abstand von ca. sechs Wochen und trifft alle wesentlichen Entscheidungen. Die Projektleitung koor-diniert die laufende Arbeit im Projekt, steuert die Einsätze des externen Dienstleisters und berichtet regelmäßig an die Lenkungsgruppe. Lenkungsgruppe und Projektleitung werden durch einen externen Berater unterstützt, der das

Projekt von Beginn an begleitet und vor allem Expertise im Bereich von Projektarchitektur und Projektmanagement einbringt. Die eigentliche fachliche Arbeit ist in Teilprojekte und Arbeitspakete gegliedert. Alle Planungsmodule werden auf die Arbeitspakete verteilt. Dabei arbeiten interne und externe Projektmitarbeitende zusammen. Insgesamt sind ca. 30 interne Mitarbeitende des Landes kirchenamts und fünf Externe an der Projektarbeit beteiligt. Die Verantwor-tung liegt dabei immer und grundsätzlich bei den internen Mit arbeitenden der EKiR.

Arbeitspaket 1.1: Theologische AusbildungDer Aufgabenbereich „Theologische Ausbildung“ umfasst alle Tätigkeiten zur Unterstützung der Studierenden und der angehenden Pfarrerinnen und Pfarrer in Vikariat und Probedienst.

Hier wurde bereits in der Vergangenheit eine Datenbank (ComTA) eingesetzt. Sie wird abgelöst und in das neue Sys tem migriert. Damit ist die Personalarbeit der Theolo-gischen Ausbildung in das Gesamtsystem integriert, die Verbindung zur Abrechnung der Bezüge ist hergestellt und die Einsatzorte der Vikarinnen/Vikare und Pfarrerinnen/Pfarrer im Probedienst sind im Stellenplan sichtbar. Die dazu erforderlichen Softwarekomponenten waren bisher im Standardsystem Personal Office noch nicht enthalten. Sie wurden auf Anforderung der EKiR vollständig neu entwickelt.

Arbeitspaket 1.2: Personalauswahl/PersonalentwicklungDas Arbeitspaket ist zuständig für alle Komponenten, die das Bewerbungsverfahren für Angestellte und öffentlich-rechtlich Beschäftigte im Landeskirchenamt sowie die Maß-nahmen zu deren Fort- und Weiterbildung unterstützen. Hier werden die entsprechenden Module von Personal Office ohne größere Modi fikation im Standard eingesetzt.



Für den Bereich der Bezügebearbeitung setzt die EKiR seit langem und auch in Zukunft KIDICAP ein. Lediglich die Frontend-Komponente Ppay wird im Zuge des Projekts durch Personal Office ersetzt.

Für die betroffenen Mitarbeitenden ändert sich wenig, da die Gestaltung der Masken und die Grundprinzipien der Dialogführung ähnlich sind. Gleichwohl ist der Wechsel dieses besonders sensiblen Bereichs auf ein neues System eine komplexe Anforderung.

Die Gelegenheit wurde auch genutzt, um eine Reihe von Bereinigungen an den Datenbeständen vorzunehmen. Die Arbeit an der Migration hat insgesamt nur vier Monate in Anspruch genommen. Seit Ende Oktober 2013 ist Personal Office hier produktiv im Einsatz.

Teilprojekt 3: Migration BezügebearbeitungTeilprojekt 2: StellenplanArbeitspaket 2.1: Landeskirchliche StellenübersichtFür den Stellenplan der Angestellten und öffentlich-rechtlich Beschäftigten wird Personal Office weitgehend im Standard eingesetzt. Vorhandene Excel-Anwendungen werden abge-löst. Die Lk.-Stellenübersicht wurde neu erfasst und ist seit Oktober 2013 in der praktischen Erprobung. Auf der Grundlage von Schnittstellen zum Finanzsystem wird die Hochrechnung der Personalkosten neu gestaltet.

Arbeitspaket 2.2: PfarrstellenplanFür die Unterstützung der Pfarrstellenplanung und Verwal-tung bietet Personal Office bereits umfangreiche praxisnahe Funktionen. Sie werden noch um spezielle Funktionen für das Pfarrstellenrahmenkonzept erweitert. Eine Grundversion des Pfarrstellenplans wurde durch Einlesen von Datenbeständen des Gemeindeverzeichnisses (ComKis) erstellt. Sie ist seit Ende 2013 einsatzfähig und soll so früh wie möglich den Kir-chenkreisen als Grundlage für deren Planung zur Verfügung gestellt werden.

Arbeitspaket 2.3: PersonalgestellungenPlanung und Abrechnung des Religionsunterrichts an staat-lichen Schulen erfolgten bisher über selbst entwickelte Excel-Anwendungen. Die Standardsoftware unterstützt diesen Bereich bisher noch nicht. Auf Anforderung der EKiR wird hierfür ein neues Modul innerhalb des Stellenplans von Personal Office entwickelt.

Zeitplan Migration Bezügebearbeitung


Pfarrstellenplan in Personal Office


Ziel des Personalwirtschaftssystems ist es, eine gemeinsame Informationsbasis für alle beteiligten Arbeitsbereiche zu schaffen und den Papierfluss weitgehend zurückzudrängen.Wie aber kommen die vorhandenen Informationen in das neue System? In einigen Teilbereichen (Theologische Aus-bildung und Stellenplan) können zwar bestehende elek-tronische Daten überführt werden, der überwiegende Teil der für die Personalverwaltung wichtigen Informationen – etwa zur Beschäftigungshistorie – ist jedoch nur in Papier-form (Akten, Karteien etc.) vorhanden.

Wenn diese immer wieder herangezogen werden müssen, dauert es lange, bis ein neues System seinen Nutzen entfalten kann. Daher hat sich die EKiR entschlossen, diese

Informationen im Projektverlauf komplett anhand der Akten elektronisch zuerfassen. Um diese Aufgabe zu bewäl-tigen wurden spezielle Programmteile neu entwickelt und ein Team von erfahrenen Mitarbeitenden zusammengestellt. Ziel ist es, dass in Zukunft für Informationszwecke Papier-akten nicht mehr herangezogen werden müssen und z.B. die Daten zur Versorgungsberechnung weitgehend anhand des IT-Systems ermittelt werden können.

Teilprojekt 5: Retro-DatenerfassungTeilprojekt 4: iTArbeitspaket 4.1: SupportEine Personalwirtschaftssoftware ist ein „lebendes System“, das laufend an veränderte Bedingungen angepasst wer-den muss. Ein Teil davon bleibt eine interne Aufgabe des Anwenders. Störungen im Betriebsablauf müssen rechtzeitig erkannt werden, neue Anforderungen entstehen, Schulungen müssen organisiert werden, Vorlagen und Auswertungen sind anzupassen, besondere Sorgfalt muss auf die genaue Zuweisung von Zugriffsberechtigungen verwendet werden. Zeitgleich mit der Systemeinführung wird daher der interne Support inner-halb des IT-Bereichs aufgebaut. Er ist die Schaltstelle zwischen Anwendern (Key-Usern) und externen Dienstleistern.

Arbeitspakete 4.1/4.2: interne und externe Schnittstellen Hier ist die Verantwortung für alle Schnittstellenmodule zusammengefasst. Die dafür verantwortlichen Personen arbeiten in den anderen betroffenen fachlichen Teilprojekten mit. Da damit aber immer auch Aufgaben verbunden sind, die spezielle Kenntnisse der IT-Systeme erfordern, ist die Verantwortung für die IT-Komponenten hier noch einmal gesondert gebündelt und zusammengefasst.

Übersicht Schnittstellen im Produktivbetrieb

Übersicht Key User

Maske für die Retro-Datenerfassung



AP 6.2: Archivierung/Regisafe Mit dem neuen System ändern sich auch die Arbeitsabläufe im Bereich der Archivierung. Auch die – in Personal Office erstellte – ausgehende Post des Personalbereichs wird eingescannt.

AP 7.1: Vorlagen Für den Gesamtbereich der Personalverwaltung werden derzeit über 500 verschiedene Vordrucke, Textbausteine für Anschreiben, Verfügungen etc. verwendet. Eine wesent-liche Arbeitserleichterung soll dadurch entstehen, dass diese Texte in Zukunft mit Hilfe des neuen IT-Systems weitgehend automatisch erstellt werden. Mit Unterstützung des Dienst-leisters ECKD arbeitet dieses Team daran, den Vorlagen-bestand durchzuforsten, zusammenzufassen und für die Integration in das Personalsystem vorzubereiten.

AP 7.2: Auswertungen Bereits in der Standardversion bietet Personal Office eine Vielzahl von Listen, Berichten und Auswertungen. Für den Be-darf der EKiR werden diese angepasst, eine Reihe von neuen Auswertungen und Statistiken müssen erstellt werden. Ziel ist, dass die jeweils verantwortlichen Mitarbeitenden diese Auswertungen selbst erstellen und teilweise auch für ihre Zwecke abändern können. In komplizierteren Fällen wird der interne IT-Support (s. AP 4.1) hier Hilfestellung geben bzw. die Unterstützung des Softwareentwicklers vermitteln können.

Teilprojekt 7: Vorlagen/AuswertungenTeilprojekt 6: ProzesseAP 6.1: ProzesseMit der Einführung eines Personalwirtschaftssystems än-dern sich auch Prozesse und Arbeitsabläufe. Das Projekt PERSEUS der EKiR geht hier einen besonderen Weg: Sys-temeinführung und Prozessveränderungen erfolgen parallel und werden dabei von internen Experten angeleitet. Ände-rungen der Arbeitsabläufe erfolgen nach einem intern seit mehreren Jahren erprobten Verfahren. Die Mitarbeitenden sind aktiv an der Prozessgestaltung beteiligt. Prozessentwick-lung ist als interner Lernprozess konzipiert.

In der Konzeptphase haben die Mitarbeitenden bereits ihre Ideen eingebracht. Dann lernen sie das System kennen, und können auf dieser Grundlage weitere Vorschläge zur Verbesserung der Arbeitsabläufe gemeinsam umsetzen.

Da Personal Office derzeit erst eine rudimentäre Unterstüt-zung für die Umsetzung von elektronisch gestützten Work-flows bietet, wurden im Projekt PERSEUS dazu neue Ansätze entwickelt. Sie werden im Auftrag der EKiR umgesetzt.


19PROJEKT PERSEUS > 4. Arbeitsweise 18 PROJEKT PERSEUS > 4. Arbeitsweise

An jedem Projekttag treffen sich um 12 Uhr alle Projekt- mitglieder zum Statusmeeting. Dauer: maximal 30 Minuten. • Leitung durch Moderatorin (Projektleitung)• Die Moderatorin stellt den für ein Arbeitspaket oder Teilpro-

jekt verantwortlichen Teammitgliedern die folgenden Fragen: ➜ Was hat das Team seit dem letzten Treffen erreicht? ➜ Was war hinderlich für die Arbeit? ➜ Was hat das Team bis zum nächsten Treffen vor?• Es wird nicht diskutiert, sondern nur die oben genannten

Fragen beantwortet. Einzige Ausnahme: Reine Informa tions-fragen dürfen gestellt werden.

• Falls notwendig, können direkt im Anschluss an das Planungsmeeting weitere Treffen stattfinden, die sich mit den aufgeworfenen Problemen befassen.

Die Projektgruppe trifft sich an einem festen Projekttag in ihren eigenen Räumen. Der Projekttag ist fest strukturiert. In zwei Blöcken à zwei Stunden arbeiten die Arbeitspakete und Teilprojekte innerhalb ihres Bereichs. Daneben sind übergreifende Besprechungen und Adhoc-Meetings möglich.

Projekttag Statusmeeting

4. ARBEiTSWEiSE iM PROJEKT 4. ARBEiTSWEiSE iM PROJEKT

Was hat das Teambis zum nächsten Treffen vor?

Was warhinderlich für die Arbeit?

Was hat das Teamseit den letzten Treffen erreicht?

20 PROJEKT PERSEUS > 4. Arbeitsweise

ProjektkontrollingEin Projekt dieser Größenordnung funktioniert nur, wenn alle Aktivitäten, Termine und Meilensteine genau aufeinan-der abgestimmt sind. Die Einhaltung des Plans wird laufend kontrolliert. Wenn es Abweichungen gibt, muss schnell gegengesteuert werden.

Planung und Steuerung

4. ARBEiTSWEiSE iM PROJEKT

ProjektkennziffernGrundlage der Projektsteuerung ist eine zeitnahe Erfas-sung aller Aufwände. Auch alle internen Mitarbeitenden dokumentieren die für das Projekt eingesetzte Zeit. Für alle Module wird laufend der Kosten- und Sachfortschritt ermittelt und mit dem Zeitfortschritt verglichen.

Projekt-CockpitDie Ergebnisse werden jeweils in einem Projektbericht für die Lenkungsgruppe aufbereitet (Ampeldarstellung). Abwei-chungen vom Plan werden auf diese Weise sofort sichtbar. Falls erforderlich, kann gezielt gegengesteuert werden.

Evangelische Kirche im RheinlandDas LandeskirchenamtHans-Böckler-Straße 740476 Düsseldorf

Postfach 30 03 3940403 Düsseldorf

Telefon 0211/4562-0Fax 0211/45 62-444E-Mail [email protected]

Download dieser Broschüre: www.ekir.de/url/pYN

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