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Die Lösung für das Personalmanagement
Human Resources
Die Lösung für das
Personalakte
Lösung
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Wie die gesamte Geschäftswelt befindet sich auch das Personalwesen im Wandel. Die klassische, papiergebundene Personalverwaltung ist definitiv passé und keineswegs vergleichbar mit dem aufwändigen Personalmanagement von heute. Waren früher die Aufgaben auf die Administration beschränkt, so sind im Laufe der Jahre viele neu hinzugekommen: Insbesondere führt ein immer komplexer werdender Informations - und Datenaustausch mit Behörden, Sozialversicherungen und Krankenkassen zu einem deutlich erhöhten Aufwand. Die heutigen Sachverhalte stellen sich wesent-lich komplexer und anspruchsvoller dar. Es bieten sich mehr Möglichkeiten – die zugleich auch neue Lösungsansätze in der Personalplanung und -verwaltung erfordern.
Wir leben in Zeiten, in denen die Mitarbeiter qualifikation zur strategischen Ressource geworden ist. Es gilt, die bestehenden Prozesse im Personalbereich zu modernisieren und diese anschließend stets aktuell zu halten. Einen unvollständigen Überblick über den Status neuer Arbeitsverträge, lange Suchzeiten nach bestimmten Daten (Kündigungsfristen etc.) oder eine zeit aufwändige, standortübergreifende Bearbeitung sind dringend zu vermeiden.
Werden Sie den heutigen Anforderungen gerecht.
Wie bewältigen Sie die wachsenden Anforderungen im Bereich Human Resources? Haben Sie einen zentralen Überblick über sämtliche personalbezogenen Daten und Dokumente? Wie sieht es mit den zugehörigen Prozessen aus? Sind Sie in der Lage, jederzeit präzise Auskünfte zu geben?
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Mit der Einführung einer digitalen Personalakte werden Mitarbeiter im Personalbereich in der Bewältigung ihrer täglichen Aufgaben umfassend unterstützt. Dies betrifft neben den Kernbereichen wie Personalplanung, Kommunikation, Informationsmanagement und den Informationsaustausch mit externen Stellen auch administrative Aufgaben und Prozesse. Mehrwerte, die durch den Ein-satz einer digitalen Personalakte geschaffen werden können, sind etwa die Einsparung von Arbeits-zeit durch Beschleunigung alltäglicher Prozesse, eine Vereinheitlichung von Prozessvorgängen und Arbeitsabläufen sowie die Sicherstellung und Verbesserung des Schutzes empfindlicher Personal- daten nach gesetzlichen Bestimmungen.
Wir setzen auf nscale HR
Mit über zwanzigjähriger Erfahrung im Dokumentenmanagement bieten wir Ihnen mit nscale HR eine zuverlässige und stabile Lösung für elektronische Akten in Ihrer Personalabteilung.Die digitale Personalakte unterstützt alle administrativen Routinetätigkeiten und das Tagesgeschäft durch komfortable Workflows. nscale HR wurde aus der Praxis für die Praxis entwickelt – stets unter der Prämisse der fachlichen und organisatorischen Anforderungen des heutigen Personal- managements.
Mit nscale HR sind Sie in der Lage, sämtliche personalbezogenen Daten und Dokumente von der Bewerbung an zu organisieren und zu strukturieren. Sie sind jederzeit auskunftsfähig. Die Lösung umfasst u. a.:
» Bewerberakte » Arbeitsverträge » Zeugnisse » Personalstammdaten » Terminplanung » E-Mails » Fortbildungen, Urlaubs- & Fehlzeiten » Reisekosten- & Spesenabrechnungen » Gehaltsdaten » Altersvorsorge » Weiterbildungsnachweise
Mit nscale HR steht Ihnen eine flexible, modular aufgebaute Lösung zur Verfügung, die durch unser Consulting individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst wird. Die Verfügbarkeit aller Informationen, gebündelt in einer digitalen Akte, schafft eine große Transparenz. Eine Umlauf-mappe starten oder Dokumente auf Wiedervorlage setzen geschieht intuitiv und einfach per Maus-klick.
Ebenso einfach können Personalakten aufgerufen, Standardabläufe zügig definiert und Geschäfts-prozesse direkt aus der Dokumentenansicht gestartet werden. nscale HR stellt alle relevanten Struk-turen zur einfachen und effektiven Mitarbeiterverwaltung bereit. Darüber hinaus lässt sich eine Reduzierung von Verwaltungsaufwänden erwirken. Die strukturierte Dokumenten- und Informa- tionsverarbeitung ist stets gewährleistet.
Deutliche Entlastung der Personalabteilung
Die traditionellen Papier-Personalakten können durch den Einsatz von nscale HR einfach digitalisiert und übersichtlich im elektronischen Archiv abgelegt werden. Informationen sind sehr schnell zu jedem Zeitpunkt auffindbar und Bearbeitungsschritte können durch die mögliche Protokollierung transparent gehalten werden.
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Viele Prozesse werden vom System bereits automatisiert vorgenommen, sodass sich die zu erledi-genden Aufgaben bzw. das Arbeitspensum reduzieren. So ist es möglich, den traditionellen Fokus (Aktenverwaltung, Unterlagen zur Bewerberauswahl oder zu Vorstellungsgesprächen, Termin- vergaben etc.) so weit zu automatisieren, dass Mitarbeiter der Personalabteilung ihren Arbeitsfokus in den strategischen Bereich legen können.
Mit nscale HR kann auf alle personalrelevanten Dokumente einfach und schnell zugegriffen wer-den, Informationen lassen sich leicht einsehen und verarbeiten. Bereits der Aktendeckel zeigt eine Kurzübersicht über die entsprechende Personalakte – die täglich neu eintreffenden Informationen können schnell an die jeweilig richtige Stelle dirigiert bzw. weiterverarbeitet werden.
Ob Arbeitsverträge, Zeugnisse, Personalstamm- oder Gehaltsdaten: Mit nscale HR haben Sie sämt-liche HR-relevanten Prozesse im Griff. Digitale Personalakten sind mit nscale HR nicht nur vor Verlust, Beschädigung und unberechtigtem Zugriff durch Dritte geschützt, gleichzeitig werden sie revisionssicher aufbewahrt und archiviert. Ein direkter, paralleler Zugriff auf benötigte Dokumente ist jederzeit und standortunabhängig möglich. Dadurch kommt es zum Wegfall von Such-, Lauf- und Wartezeiten und zur Erhöhung der eigenen Auskunftsfähigkeit.
nscale HR. Der Screenshot zeigt eine konkrete Personalakte mit den Metadaten des Mitarbeiters.
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nscale HR im Überblick
Gesicherte und aktive Terminüberwachung
Übernahme von E-Mails &
Office-Dokumenten direkt aus den Anwendungen
Offene Schnittstellen zur Integration oder
Anbindung an weitere Systeme
Umfassendes Personalmanagement
Gewohnte Registerstruktur
analog zur Papierakte
Anbindung & Synchronisation von
Stammdaten
Auch mobiler ZugriffNutzung aller nscale Standard-Workflows
Modularer Aufbau
Nutzerfreundliche Oberfläche
Leistungsstarke Volltextsuche
Temporäre Berechtigungen
Die Bausteine
Ablage
Dokumente aus dem Prozess der Validierung und Klassi- fizierung werden automatisch unter Zuhilfenahme der Stammdaten in die dafür vorgesehene Ordner- bzw. Aktenstruktur abgelegt. Fehlablagen und Divergenzen werden vermieden. Darüber hinaus haben Anwender die Möglichkeit, digital vorliegende Informationen per Drag & Drop in die Personalakte abzulegen.
Validierung & Klassifizierung
Für die automatisierte Erfassung von Papierdokumen-ten wird der Scan- und Erfassungsprozess anhand der Anforderungen analysiert und anschließend umge-setzt. Der dabei eingesetzte Scan-Client ist ein univer-seller Client für alle Bereiche der Digitalisierung. Vom Scannen einzelner Papiere über das Scannen hoher Volumina bis zu anspruchsvollen Prozessschritten wie der Implementierung qualifizierter digitaler Signaturen, Erstellung von PDF- und PDF/A-Dateien oder automati-scher Indexierung von Dokumenten: die Möglichkeiten auf der einen und die Anforderungen auf der anderen Seite sind breit gefächert.
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Verstichwortung
nscale HR. Aktenansicht, Verstichwortung & Dokumentvorschau.
Skillverwaltung
Mit der integrierten Skillverwaltung steht ein Modul bereit, mit dem die Fähigkeiten der einzelnen Mit- arbeiter erfasst werden können. So lässt sich etwa ermitteln, wer als Ansprechpartner für einen gesuchten Skill bereit steht oder an welcher Stelle noch Lücken im Portfolio des Unternehmens existieren.
nscale HR. Integrierte Skillverwaltung zur Erfassung der Fähigkeiten des Personals.
Wesentlicher Bestandteil für das schnelle Auffinden von Dokumenten und Informationen ist die Verstich-wortung, also das Kombinieren eines Schriftstückes mit Metainformationen. Zu jedem Objekt, jeder Infor-mation bzw. jedem Dokument können im Vorfeld defi-nierte Attribute für die Verstichwortung hinzugefügt werden.
Die durch die Verstichwortung hinterlegten Informatio-nen dienen im Nachgang der schnellen und effizienten Suche nach bestimmten Informationen. Globale Meta-daten einer Personalakte können dabei vererbt wer-den. Bei Neuablage einer Information bzw. sobald ein Schriftstück in die Akte verschoben wird, werden diese Informationen direkt übernommen.
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Terminverwaltung und -überwachung
Für jede Personalakte können Termine und Ereignisse verwaltet werden, die zu gewissen Zeitpunkten anste-hen. Einmal ins System eingetragen, überwacht nscale HR die Termine und entsendet automatisch Erinnerun-gen oder startet für den Termin anfallende Arbeitsvor-gänge, wie z. B. den Workflow zum Probezeit- oder Befristungsende. Termine werden dabei durch nscale HR automatisch generiert oder durch den Anwender
Temporäre Berechtigung
Durch einen temporären Zugriff wird einer normaler- weise nicht über Zugriffsrechte verfügenden Person für einen begrenzten Zeitraum die Einsicht in die Doku-mente einer ausgewählten Personalakte gewährt (bei-spielsweise hat ein Mitarbeiter die Einsichtnahme in seine Personalakte gewünscht). Nach Ablauf der vor- gegebenen Zeit oder dem Beenden der Einsicht verfällt diese Möglichkeit wieder.
Suchmöglichkeiten
Die besonderen Möglichkeiten der nscale-Volltextsuche erlauben es, Daten, Informationen und Dokumente sehr schnell zu finden – entweder quer über alle oder über bestimmte Personalakten. So stehen Personalakten und Schriftstücke direkt zur Bearbeitung zur Verfügung. nscale HR bietet auch die definierbare Recherche nach relevanten und eindeutigen Kriterien (Name, Geburts- datum, Personalnummer, Kostenstelle etc.).
nscale HR. Der Ausschnitt zeigt eine Suchmaske zum schnellen Auffinden von Informationen und Dokumenten.
nscale HR. Links: Temporärer Zugriff, oben: Terminüberwachung.
Ebenso führt ein schneller, ortsunabhängiger und zeit-gleich möglicher Zugriff auf Personalakten zu deutlich kürzeren Bearbeitungszeiten und zu schnellerer Aus-kunftsfähigkeit. Die Volltextsuche von nscale HR kann auch mit der Indexsuche kombiniert werden.
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Benutzerfreundlichkeit
nscale HR besticht durch seine unkomplizierte Anwen-dung. Bei der Entwicklung der Lösung wurde viel Wert auf eine hohe Anwenderfreundlichkeit gelegt. Die intuitive Benutzeroberfläche versetzt Mitarbeiter eines Unternehmens in die Lage, direkt aktiv zu werden und mit der digitalen Personalakte zu arbeiten. Umfang- reiche Schulungen sind nicht notwendig.
Alle nscale-Softwareprodukte werden nach Vorgaben und Anforderungen der Usability und Software-Ergono-mie entwickelt. Die Kontrolle und Prüfung der verschie-denen nscale-Komponenten ist ein fester Bestandteil des Software-Entwicklungsprozesses und wird durch eigene Usability Designer durchgeführt. Wie orientie-ren uns dabei unter anderem an der DIN EN ISO 9241 sowie ISO 14915.
Geoinformationen
Als besonderes Feature verfügt nscale HR über die Möglichkeit, Personalakten direkt mit geografischen Information zu verknüpfen und sich diese auf einer Karte anzeigen zu lassen. Mit Hilfe innovativer Dar-stellungen ist ein schneller Überblick möglich. Diese Ansicht kann für bestimmte Fragestellungen sinnvoll sein – zum Beispiel bei der Suche nach am nächsten wohnenden Bewerbern oder der für einen Standort verfügbaren Ressourcen.Auswertungen
nscale HR bietet auf Basis der abgelegten Daten in der Personalakte verschiedene Auswertungen an. Es stehen sowohl Standardfunktionen sowie flexible, individuell anpassbare Auswertungen zur Verfügung. Beispielsweise lassen sich tabellarische Skill-Auswer-tungen generieren oder anhand von grafischen Aus-wertungen die Personalentwicklung von Abteilungen
Mobile Nutzung
Der Zugriff auf nscale HR kann sowohl standortge-bunden vom festen Arbeitsplatz wie auch mobil über iOS- und Android-basierte Endgeräte erfolgen. Über den nscale Anwender-Client nscale Mobile können Sie nscale HR mobil nutzen, wodurch Sie weder an Zeit noch Ort gebunden sind.
PosteingangPersonalakte Workflow
Fristen- management
Microsoft Office-
Integration
Module von nscale HR
START
END
Individuelle Lösungs-
anpassung
REVISIONS- SICHERE ABLAGE
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Bewerberakte
Optimale Unterstützung des Bewerbungsprozesses und sämtlicher dabei anfallender Daten und Dokumente.
Poolakte
Umfassende Bearbeitung bei spontanem Spitzenbe-darf oder von kurzfristigen Personalengpässen, die
Versorgungsakte
Zuverlässige Unterstützung bei der Bearbeitung von Renten- und Versorgungsszenarien.
Langzeitarchivierung
Durch schlichte Unwissenheit verlieren viele Unterneh-men und Behörden jährlich unnötig Geld. Dokumente werden zwar archiviert, doch wird vergessen, dass ein archiviertes Dokument nicht automatisch gerichts- verwertbar ist. Kommt es zu einer gerichtlichen Aus-einandersetzung oder werden Dokumente in einem juristischen Kontext eingefordert, sind diese vor Gericht nur von Bestand, wenn deren beweiswert- erhaltende und somit rechtssichere Ablage dargelegt werden kann.
Personalakten-Archiv
Sichere Archivierung der Akten ausgeschiedener Mitarbeiter.
Fachliche Erweiterung (optional)
nscale HR sorgt mit einem optionalen Add-on für die Langzeitspeicherung von Dokumenten gemäß TR-ESOR; in der Technischen Richtlinie TR-03125 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) werden rechtliche Grundlagen zusammengefasst, um die beweiswerterhaltende Ablage elektronischer Unterlagen zu gewährleisten.
nscale HR. Bewerbermanagement
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Individuelle Anpassung
Bekanntlich sind die Anforderungen an eine Software ebenso verschieden wie die Unternehmen es selbst sind. Ist beispielsweise für A eine integrierte elektronische Rechnungsprüfung von hoher Priorität, muss diese für B noch lange nicht relevant sein. Der explizite Fokus kann völlig verschie-den sein, doch gestalten sich die gestellten Grundanforderungen an die Software sehr ähnlich (z. B. vorkonfigurierte Akten, die Integration des Posteingangs).
Mit nscale HR bieten wir Ihnen ein komplettes Lösungspaket für ein effizientes Personalmanage-ment, das eine schnelle Umsetzung und Produktivschaltung ermöglicht. nscale HR wird durch unser Consulting an Ihre Anforderungen sowie der konkreten Umgebung angepasst. Basis dafür bilden die Standard-Module der Lösung, die auf den Erfahrungswerten zahlreicher bisheriger Projekte im Bereich der Personalwirtschaft beruhen. Als Ergebnis erhalten Sie eine passgenau auf Ihre Bedürf-nisse zugeschnittene Lösung.
Darüber hinaus unterstützen wir Sie auch gerne bei der Erstellung von Einführungs-, Schulungs- und Betriebskonzepten.
Umfassende Beratung
Unsere Beratungsleistungen reichen von der Anforderungsaufnahme, Konzeption und Umsetzung bis zum Betrieb der Lösung. Die Kompetenz von mehr als 20 Jahren Dokumentenmanagement steht Ihnen geschlossen zu Verfügung. In vielen vergangenen Projekten rückten besonders die folgenden Punkte immer wieder in den Fokus der Betrachtung:
ANALYSEAufnahme der Anforderungen (Fachbereich/IT) und Analyse der Geschäftsprozesse
REALISIERUNGImmobilienmanagement, Berechtigungen, Digitalisierung, Schnittstellen etc.
EINFÜHRUNGInstallation, Wartung, Betrieb, Schulung
ENTWURF(Fach-)Konzeption unter Berücksichtigung zwischen Standard oder Custiomizing
Beratung
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Erweiterungen, die nscale bietet
Für sämtliche unserer Lösungen – und so auch nscale HR – bildet die Informationsplattform nscale die Basis. Durch unser breites Lösungsangebot können wir unseren Kunden neben den Standard-modulen von nscale HR weitere nscale-Funktionalitäten und Integrationen individuell anbieten.
Offene Schnittstellen für die Stammdatenanbindung
nscale bietet zahlreiche offene Schnittstellen, die je nach Anforderung projektspezifisch Anbindungen auch zu Drittlösungen ermöglichen. So können Daten für u. a. über die Stammdatenanbindung abge-rufen werden oder mit SAP korrespondieren.
Collaboration
Informationen sind immer nur so sinnvoll wie ihre Verwendbarkeit in Geschäftsprozessen!
Zentrales Thema sind flexible und moderne Arbeitsweisen: das E-Mail- und dokumentenorien-tierte Arbeiten soll sich mehr zum Zusammenarbeiten in Echtzeit bewegen. nscale unterstützt seine Anwender beim geschäftsprozessorientierten Austausch, der Kommunikation und der Diskussion mit neuen Möglichkeiten und konkreten Funktionalitäten.
Im Kern geht es darum, Informationen zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen und diese miteinander zu vernetzen, um den direkten (fachlichen) Bezug zu Geschäfts-prozessen herzustellen. Als Informationen werden nicht länger „nur“ Daten aus Geschäftsdoku-menten angesehen, wertvolle Informationen finden sich auch in Diskussionen, Absprachen oder dem E-Mail-Austausch. Im Kontext von Business- oder auch Social Collaboration sollen diese aktiv genutzt werden. nscale bietet zahlreiche Möglichkeiten, einige folgend aufgeführt.
nscale Teamspaces
Das teamorientierte Arbeiten steht zunehmend im Fokus. Immer häufiger wird ein Bereich benötigt, in dem dynamisch projektspezifische Gruppenordner angelegt werden können. Anhand dieser, der sogenannten nscale Teamspaces, ist es möglich, Personen in einer virtuel-len Arbeitsgruppe zu vereinen, ohne dass dies durch den Systemadministrator aufgrund der eigentlichen Benutzerrechte vorgesehen ist. Informationen (z. B. Dokumente) können für die Mitglieder der Projekt-gruppe frei verwendet, jedoch von anderen Personen nicht eingesehen werden. Anwender können selbst-ständig dynamische Gruppenordner erstellen und pflegen. Teamspaces stellen einen nach außen abge-schlossenen virtuellen Raum dar und sind ein wichtiger Baustein der Kollaborations-Möglichkeiten von nscale.
Abonnieren von Informationen
Wie kann ich mir als Anwender oder Sachbearbeiter einen Überblick über Veränderungen der Informatio-nen verschaffen ohne aktiv danach suchen zu müssen? Beschränken sich die Inhalte nicht nur auf ein paar Daten und Dokumente, ist ein manueller Überblick schwer zu behalten.
nscale schafft Abhilfe und bietet die Möglichkeit, Informationen zu abonnieren (Dokumente, Ordner, Prozesse). Jeder nscale-Nutzer kann sich individu-ell seine Abonnements zusammenstellen und wird bei Veränderungen aktiv durch nscale informiert. Auf nscale HR bezogen, kann sich ein Sachbearbeiter seine Akten sowie für ihn interessante Ordner abonnieren. Ab diesem Moment sendet nscale HR dem Mitarbeiter regelmäßig per RSS-Feed Nachricht darüber, ob Verän-derungen stattgefunden haben. Dieser ist sofort in der Lage, adäquat darauf zu reagieren. Jeder Feed enthält neben der Information, was sich konkret verändert hat, auch eine nscale-Referenz, wodurch direkt zur Informa-tion gesprungen werden kann. Der nscale-Nachrichten-feed lässt sich in E-Mail-Programme, etwa Microsoft Outlook, einbinden.
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Textbausteine
Das oft langwierige Suchen nach bereits vorgefertigten Textpassagen muss nicht sein. nscale bie-tet ein intelligentes Add-in für Microsoft Word an: Textbausteine werden in nscale verwaltet, liegen zentral vor und müssen nicht in unterschiedlichen Abteilungen redundant vorgehalten werden. Eine dezentrale, mehrfache Pflege entfällt. Sie stellen somit sicher, dass wiederkehrende Textpassagen Ihrer Geschäftskorrespondenz stets den gleichen Wortlaut haben und nicht ständig neu formuliert werden müssen. Auch haben alle entsprechenden Mitarbeiter Zugriff. Eine Verwendung veralteter Texte durch Unwissenheit über eine neue Version ist ausgeschlossen.
Die Textbausteine sind in nscale revisionssicher archiviert und somit vor Verlust geschützt. Durch eine Versionierung bleiben ältere Stände erhalten und sind jederzeit wiederherstellbar. Nach einer Aktualisierung kann auf die entsprechenden Texte innerhalb von Microsoft Word direkt zugegriffen werden, ohne einen Umweg über einen eigenen Dateipfad und das fehleranfällige Copy-and-Paste gehen zu müssen.
nscale-VertragsmanagementVertragliche Klausel
Allgemeine nscale-TextbausteineDatenschutzerklärung
Die Grafik symbolisiert ein Microsoft Word-Dokument, das zwei verschiedene Textbausteine aus unterschiedlichen nscale- Quellen enthält.
Umlaufmappe
nscale stellt seinen Anwendern einen einfachen und intuitiv zu bedienenden Laufzetteldesigner zur Verfü-gung. Mit dem digitalen Laufzettel bzw. der Umlauf-mappe lassen sich Prozessabläufe ad hoc durch den Anwender selber erstellen und sofort nutzen. Einfache Freigaben bis hin zu komplexen, mehrstufigen Abläu-fen sind möglich. Der Anwender kann hierbei vorgefer-tigte Module (z. B. eine Freigabe oder Kenntnisnahme) per Drag & Drop mit Nutzern verbinden und in eine strukturierte Reihenfolge bringen. Ein optionales Eska-lationsmanagement komplettiert die nscale-Umlauf-mappe.
Teilen und Veröffentlichen
„Informationen teilen“ bedeutet im Umfeld von DMS & ECM, eine Information (beispielsweise ein Dokument) einem Dritten zur Verfügung stellen zu können, ohne erst umständlich Berechtigungen einrichten zu müssen. Die Einfachheit der Nutzung ist auch hier der entschei-dende Faktor: in nscale können (berechtigte) Nutzer Informationen einfach per Kontextmenü freigeben. Es wird ein spezieller Link auf die Information generiert, mit dem der Informationszugriff auch außerhalb des nscale-Kontextes möglich wird.
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Integrationen für Microsoft Office
Wir möchten unseren Kunden stets reibungslose Arbeitsabläufe gewährleisten – im besten Fall ergänzen sich die eingesetzten Lösungen und vermeiden zusätzliche Arbeitsschritte. Effizienz- steigerung ist das Stichwort.
In den allermeisten Unternehmen gehört die Arbeit mit Programmen des Microsoft Office-Paketes zum alltäglichen Geschäft. Für diese bietet nscale ein breites Angebot an Erweiterungen. Beim Arbei-ten mit Microsoft Office werden ständig Dokumente neu erstellt, verändert und gespeichert. Mit nscale Office bieten wir Ihnen ein Modul, das sich in Microsoft Office als Add-in integriert. Das Ablegen und Öffnen, beispielsweise eines Microsoft Word-Dokumentes, geschieht analog zum Ablegen in der loka-len Ordnerstruktur. In Windows unterscheiden sich nscale-Ordner nicht von „normalen“ Ordnern.
Vorlagen
Oft erstellen Mitarbeiter neue Dokumente auf Basis verschiedener Vorlagen. Dies unterstützt nscale durch ein Vorlagenmanagement. Dieses ist erweiterbar; die nscale-Vorlagen lassen sich mit den nativen Microsoft Word-Dokumenteigenschaften kombinieren.
Verknüpfen Sie Ihre Vorlagen mit der Übertragung von nscale-Attributwerten in native Eigenschaften eines Dokumentes: es entsteht nicht nur ein Dokument aus einer Vorlage, zusätzlich werden nscale- Verstichwortungsdaten zu Informationen bzw. Texten in das Dokument dynamisch übernommen. Es besteht die Möglichkeit, Vertragseigenschaften wie beispielsweise die Daten des Vertragspartners in Microsoft Word-Dokumente zu übernehmen oder ein Dokument aus einer Vorlage anzulegen, wel-ches ebenfalls bestimmte Metadaten des Vertrages übernimmt. Die Vorlagenverwaltung von nscale ermöglicht im Kontext von nscale HR beispielsweise aus einer Belobigungsvorlage eine konkrete Belobigung für einen bestimmten Mitarbeiter zu erstellen, in wel-cher nscale-Verstichwortungsdaten wie Name, Personalnummer etc. bereits ausgefüllt sind.
nscale HR. Menü in nscale Cockpit zum Erstellen eines neuen Dokumentes anhand einer Vorlage.
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Auszug unserer Kunden, die mit nscale HR erfolgreich arbeiten
» DKB Service GmbH
» Goldbeck GmbH
» Hanse Merkur Versicherungsgruppe
» IHK für München und Oberbayern
» Universitätsklinikum Ulm
nscale HR als Teil der Informationsplattform nscale
Die Informationsplattform ist die Basis aller Produkte und Lösungen der Ceyoniq Technology. nscale HR ist ein Teil dieser Welt.
Vielleicht sind für Sie auch weitere Module und Lösungen im Kontext von nscale interessant?Näheres in unserem Übersichtsplan, der ntube, unter: www.ceyoniq.com/ntube
Erleben Sie die Vielfalt von nscale!
Speicher Cloud-Speicher
Print On Demand
Scan-Client
nPA Ident
Sicherheit
Upload
nscale C
O
Business
Act
ivity
Monito
ring
Web-FormulareWeb Oberflächen mit typischen Eingabemasken, technologisch in Web Content Management Systemen oder als Portlets (JSR 168).
Inte
grat
ion
Offi
ce
Win
dow
s
Web
Pipeliner
Mo
bile
FinanzenBuchhaltungControlling
Legal Dept.Vertragsmanagement
AdministrationPersonalwesenPoststelleReisestelleFuhrparkLiegenschaften
VertriebKundenakten (Debitoren)Projektakten
EinkaufLieferantenakten (Kreditoren)Bestellakten
ITBetriebMonitoring
ProduktionForschungEntwicklungKonstruktion
LeitungGeschäftsführungVorstandGesellschafterAktionäreInhaberKommanditisten
De-MailKommunikationsmittel zur „sicheren, vertraulichen und nachweisbaren“ Kommunika-tion im Internet (§ 1 Abs. 1 De-Mail-Gesetz).
Kommunikationsmittel zur „sicheren, vertraulichen und nachweisbaren“ Kommunika-tion im Internet (§ 1 Abs. 1 De-Mail-Gesetz).
EGVP / OSCIOnline Services Computer Interface (OSCI) ist ein Protokollstandard für die öffentliche Verwaltung.
FAXEin Fax oder auch Fernkopie genannt, ist die Übertragung eines oder mehrerer Dokumente in Form eines in Linien und Pixel gerasterten Bildes über das Telefonnetz.
Reportsfrüher als COLD (Computer Output on Laser Disk) bezeichnet.Verarbeitung typischer grün-weiß gestreifter Leporello Papier Ausdrucke.
ImportImport von gängigen Computerformaten wie
xDomea, PXML, XML, XAIP,CSV, EDIFACT usw.
BriefpostBriefpost sind geschlossene und offene Briefsendungen, die nicht als Paketpost behandelt werden oder dem Zahlungsverkehr dienen.
Papier-AktenAkte (Dossier, engl. file) ist eine Sammlung von Schriftstü-cken jeder Art mit dem Ziel einer geordneten Aufbewah-rung und ein zentrales Objekt der Schriftgutverwaltung.
Öff
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De-Mail
E-MailAusgehende E-Mails werden direkt vom Server geschickt. Dabei können Reply Adressen von Anwendern, Akten, Prozessschritten etc. verwendet werden.
FAXServerseitiger elektronischer Faxversand direkt vom Computer, ohne angeschlos-senes Faxgerät.
ExportExport in gängige Computer-formate wie: xDomea, PXML, XML, XAIP,CSV, EDIFACT usw.
BriefpostAusgehende Briefe werden ggf. portooptimiert verschickt.
Akten & PapierAkten, Dokumente und Datenträger können nach Ablauf der Aufbewahrungs-fristen vernichtet werden, um Lagerraum freizugeben. au
sgeh
ende
Pap
ierb
eleg
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aten
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ehen
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lekt
roni
sche
Bel
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Technologie Fachabteilungen
Fachanwendungen und Fachverfahren zur Unterstüt-zung des Anwenders bei der Sachbearbeitung.
VertikaleLösungen
Abteilungsübergreifende Lösungen, die Informationen und Prozesse im Unterneh-men unterstützen.
HorizontaleLösungen
Automatisierte Prozesse in Organisationen, um Transport-, Bearbeitungs- und Liegezeiten zu optimieren.
Geschäfts-prozesse
Mini Apps
SystemIntegration
Services
SAP
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roso
ftD
ynam
ics
CR
M
Mic
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AX
Mic
roso
ftD
ynam
ics
NA
V
Sage
KH
K
JDEd
war
ds
Anbindung an Microsoft SharePoint zur Versorgung des Benutzers mit Informati-onen aus Dokumenten.
SharePoint
Anbindung an Mail Systeme wie Microsoft Exchange, Novell Groupwise oder Lotus Notes.
Mail-Server
Erfassen von Daten bzw. Dateien von File Servern, um diese in automatisierten Geschäftsprozessen verwenden zu können.
File-Server
Orchestrierung ERP / CRM Systeme Backend - Systeme Legende
Branchen
63
64
70
OpenSearch
WebDAV
RSS
Alerts
(Such
- RSS)
ICS | i
CALURL &
Shell Aufru
fe
Windows S
DK
Web SDK
IMAF
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Calendar
Contact
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13
nscale
eKanzlei
nscale RE
Bau
Reise
Healthcare
Industrie
nscale
eGOV
1085s
Dokumententrennung
Seitentrennung
Steuercode-Filter
Zeichensatz-
Umwandlung
62
Postfach-Entleerung
Post-Nachsendung
Sortieren & Filten
Scan
Klassifikation
Extraktion
Validierung
Nacherfassung
52
51
53
56
54
Abholung
Ausaktu
ng
Entklam
meru
ng
50
30
TransparenzDateisystem
Archivierung
logisches
Löschen
ncloud Backup
Amazon S3
swift
Attach
ement
Extraktio
n
33
Attribut-M
apping
34
Archive-Link
Workflow-
Integration
DART
Integration Line
Storage Line
Output Line Pro
Business Line
nscale SBS Smart Business Solution
Capture Line
CI & NCI
CI
NCI
Cloud Capture Line
38 36
Enterprise Service Bus
CMIS | SOAP
CMIS | REST
REST
404142
60
Zeitste
mpel
Signaturp
rüfu
ng
Daten-
anreich
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Plausibilit
ätsprü
fung
scan2folder
CUPS Drucker
61
Caller-I
D Erfass
ung
Recipient-I
D Erfass
ung
SMTP Sch
nittste
lle
scan2m
ail
IMAP Sch
nittste
lle
Inte
lligent M
ail Arc
hiving
Attach
ment
hera
uslöse
n
57
58
Erweiterungen derFunktionalität
Extensions
32
11
LDAP Directory
SchlüsselserverSSO
openSearch35
Datenarchivierung
externe Workflows
Dokumente zu
Transaktionen
Scanstraße
Invoice Management
Volldate
n-
Exporter
29
29
21
20
23
CrawlerStubbingProfile
FAIT3FAIT1
Kuverti
erenDru
cken
Prüfu
ng der
Zugangserö
ffnung
konkludente Zugangseröffnung
Frankiere
n mit
Porto-O
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PS880
BSI
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TR-ESOR
Verschlü
sselu
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Spiegelung
GEO-Redundanz
Hot-Reorg
Single Insta
nce
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sselse
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Kompre
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Tape | TSM
SAN | NAS
HD
EMC C
entera
HP iCAS
FastL
TA silentC
ube
NetAPP
Gruppenpostfach
Sachprü
fung
ZUGFeRD
Rechnungen
Fach
prüfu
ng
Buchung
SAP Export
Datev E
xport
Diamant
Export
Funktionspostfach
Samm
elpostfach
OCRPDF/a 1a Erstellung
Barcode
Sonderbehandlung
Vertraulich
Sonderbehandlung
Persönlich
Qualitätsprüfung
Beweiswertprüfung
Einlagerung
Auslageru
ng
Vernich
tung
Formatieren
Zusamm
enstellen
White Space
Managem
ent
Serienbriefe
Konvertieren
Multi-Channeling
Kanalselektion
Personalisieren
Tasks
Template
s
Output Management
Archive ManagementK
anzl
eien
Imm
obi
lien
...
POP3 Schnitt
stelle
nscale IM
optionale Funktionen und Features
Funktionen und Features (Grundausstattung)
zukünftige Funktionen und Featurest
7 Verweise auf Erklärungen auf der Rückseite
Daten- oder Prozesslinien, oderzusammenhängende Funktionen
Linien, die an anderer Stelle fortgeführt werden
beratungsbedürftige Funktionen und FeaturesBitte den individuellen Einsatz mit dem Consulting klären
experimentelle Funktionen und FeaturesBitte die individuelle Verfügbarkeit mit F&E klären
Verbindungen / Verzweigungen
nscale Q
M
9
MFP
xTernal Connector
XSLT-
Transfo
rmatio
n
CI
ERS
Umlaufm
appe
Aufgabe
Kenntnisn
ahme
Freigabe
Nachrichten
Verteilu
ng
Zuteilu
ng
Übernahm
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Bearbeitu
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Wiederv
orlagen
Teilen
Abonnieren
Teamsp
aces
BloggenLikes
Komm
entare
Insta
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Mess
agingScreen Sharin
g
White
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ForenAd-Hoc strukturiert
Wikis
Ordner &
Akte
n
Dokumente
Kontakte
& K
alender
Attrib
ute
Koordinate
n
Versionen
Ösen
Volltext
Previe
ws
Thumbnails
Big Data
TripleSto
re
RenditionsAnnotationenDatenextraktion
Notizen
RetentionExpiration
Workflow Service Collaboration Service Repository Service
Business Process Management Social Media Document Management
Client Line
E-MailE-Mail ist eines der Standard-Kommunikations-werkzeuge zwischen Unternehmen und unterliegt inzwischen den gleichen Regularien wie andere Geschäftspost.
Russisc
h
Englisch
Deutsch
Franzö
sisch
Load Balancing
http / httpsHochverfügbarkeit
Client Zertifikate
Polnisc
h
Arabisc
h
Türkisc
h
Serv
er
BusinessLayer
Belegflussrichtung: die Informationen fließen hier nur in die angegebene Richtung, nicht zurück
Mailroom
Par
tner
nscale M
GT
Barrierefreiheit
KGSt
Aktenplan
NKF
Aktenplan
3rd PartyIntegration
API
COM
JAVA
.NET
39
Output Line
SAP Line
EGVP / OSCIOnline Services Computer Interface (OSCI) ist ein Protokollstandard für die öffentliche Verwaltung.
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27
26
integrierte Funktionen und Features, die mit Unterstützung von Partnern angeboten werden
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Ein-Auslagerungund / oderVernichtung
TR-RESISCAN
SO/HO
FremdarchivIntegration
Content Provider
CIFS/NFSFTP/HTTPFrem
d-DMS
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Hooks
ActionsJobs
SOA
Web Services
nscale
EDU
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Der Einsatz von nscale HR entlastet Ihre Personalabteilung deutlich. Profitieren Sie von den vielfältigen Möglichkeiten!
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