PERSPECTIVAS Y EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

MONOGRAFÍA

PERSPECTIVAS Y EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

CASO POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA

ANDRÉS GIOVANNI PÉREZ CORONADO

UNIVERSIDAD EAN

FACULTAD DE ESTUDIOS EN AMBIENTES VIRTUALES FEAV

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

BOGOTÁ D.C.

2012

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MONOGRAFÍA




TRABAJO DE GRADO

TUTOR

INGENIERO. EDICSON JAIR GIL ACOSTA

UNIVERSIDAD EAN

FACULTAD DE ESTUDIOS EN AMBIENTES VIRTUALES FEAV

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

BOGOTÁ D.C.

2012

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Tabla de contenido

Págs. RESUMEN 8 INTRODUCCIÓN 9 CAPÍTULO 1. SITUACIÓN ACTUAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 16

1.1 Necesidad de los sistemas de información 17 1.1.1 División de sistematización 19 1.1.2 División de transmisiones y comunicaciones 22

1.2 Creación y desarrollo de aplicativos 25 1.2.1 Desarrollo de los sistemas de información 27

1.3 Gestión de la toma de decisiones actualmente 43 1.3.1 El tablero de control 45 1.3.2 Suite Visión Empresarial SVE® 53 1.3.3 Oficina de Información Estratégica Policial (INEPO) 70 1.3.4 Documentos para la toma de decisiones 82

1.4 Formulación estratégica y sistemas de información 87 1.4.1 Clasificación de los sistemas de información 88

1.5 Articulación de los sistemas de información y la metodología para la formulación y operacionalización del Plan Estratégico Institucional 95

1.5.1 La oferta de valor 96 1.5.2 La MEGA 101 1.5.3 El mapa estratégico y los indicadores, sus metas e iniciativas estratégicas 104

Conclusión 105 CAPÍTULO 2. DIFICULTADES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 108

2.1 Gestión de los sistemas 109 2.1.1 Objetivo de los sistemas de información 113

2.2 Análisis de los problemas de los sistemas de información 113 2.2.1 Principales problemas de los SI en la Policía Nacional 118

2.3 Estrategia de los sistemas de información 120 2.3.1 Estrategias de supervivencia 121 2.3.2 Estrategias de crecimiento 134

2.4 Principales amenazas y riesgos 140 2.4.1 Estrategias de fuga 141

Conclusión 147 CAPÍTULO 3. EL DEVENIR DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 149

3.1 Contexto de la Policía Nacional 149 3.1.1 Factores de cambio 155

3.2 Impacto de los sistemas de información 159 3.2.1 Calificación de expertos 159

4

3.2.2 Construcción de eventos 162 3.3 Rol de los sistemas de información 167

3.3.1 Construcción de escenarios 167 3.3.2 Escenario La Fourmi 172 3.3.3 Iniciativas estratégicas 177

Conclusión 182 Conclusión general 184 Bibliografía 186 Anexos 190

5

Lista de figuras

Págs.

Figura 1. Desarrollo general de la investigación 14 Figura 2. Primer esquema de los sistemas de información en la Policía 18 Figura 3. Línea del tiempo 1891-1973 de la División de sistematización 20 Figura 4. Línea del tiempo 1974-1997 de la División de sistematización 22 Figura 5. Línea del tiempo 1914-2001 de la División de transmisiones y comunicaciones 24 Figura 6. Sistema de Gestión Integral, Policía Nacional de Colombia 25 Figura 7. Mapa de Procesos Policía 26 Figura 8. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 1 28 Figura 9. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 2 28 Figura 10. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 3 29 Figura 11. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 4 29 Figura 12. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 5 30 Figura 13. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 6 30 Figura 14. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 7 30 Figura 15. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 8 31 Figura 16. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 9 32 Figura 17. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 10 33 Figura 18. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 11 33 Figura 19. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 12 34 Figura 20. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 13 34 Figura 21. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 14 35 Figura 22. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 15 36 Figura 23. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 16 36 Figura 24. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 17 37 Figura 25. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 18 37 Figura 26. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 19 38 Figura 27. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 20 38 Figura 28. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 21 39 Figura 29. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 22 40 Figura 30. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 23 40 Figura 31. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 24 41 Figura 32. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 25 41 Figura 33. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 26 42 Figura 34. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 27 42 Figura 35. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 28 42 Figura 36. Estructura orgánica Policía 46 Figura 37. Funcionalidades y módulos SVE 54 Figura 38. Categorías de usuarios SVE® 58 Figura 39. Pantallazo módulo BSC 59 Figura 40. Etapas de la gestión del riesgo 64 Figura 41. Mapa general SVE® 66 Figura 42. Flujo de información cuando ocurre una novedad 70

6

Págs.

Figura 43. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 1 74 Figura 44. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 2 74 Figura 45. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 3 74 Figura 46. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 4 75 Figura 47. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 5 75 Figura 48. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 6 76 Figura 49. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 7 76 Figura 50. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 8 76 Figura 51. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 9 77 Figura 52. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 10 77 Figura 53. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 11 78 Figura 54. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 12 78 Figura 55. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 13 79 Figura 56. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 14 79 Figura 57. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 15 80 Figura 58. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 16 80 Figura 59. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 17 81 Figura 60. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 18 81 Figura 61. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 19 82 Figura 62. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 20 82 Figura 63. Clasificación sistemas de información 88 Figura 64. Red de la oferta de valor 98 Figura 65. Posición de la MEGA entre la misión y la visión 101 Figura 66. Ejes para plantear la MEGA 102 Figura 67. PHVA estrategia de supervivencia 1 122 Figura 68. PHVA estrategia de supervivencia 2 125 Figura 69. PHVA estrategia de supervivencia 3 127 Figura 70. PHVA estrategia de supervivencia 4 129 Figura 71. PHVA estrategia de supervivencia 5 131 Figura 72. PHVA estrategia de supervivencia 6 133 Figura 73. PHVA estrategia de crecimiento 1 135 Figura 74. PHVA estrategia de crecimiento 2 137 Figura 75. PHVA estrategia de crecimiento 3 139 Figura 76. PHVA estrategia de fuga 1 142 Figura 77. PHVA estrategia de fuga 2 144 Figura 78. PHVA estrategia de fuga 3 146 Figura 79. Ejes de Peter Schwartz 168 Figura 80. Distribución en el Plano Cartesiano 180 Figura 81. Plano cartesiano matriz IGO 181 Figura 82. Matriz IGO 182

7

Lista de tablas

Págs.

Tabla 1. Sistemas de información policial 49 Tabla 2. Sistemas de información de gestión 89 Tabla 3. Sistemas de información administrativos 90 Tabla 4. Sistemas de información de personal 91 Tabla 5. Sistemas de información de control 92 Tabla 6. Sistemas de información para la ciudadanía 93 Tabla 7. Sistemas de información operacionales 94 Tabla 8. Articulación de los sistemas de información para la oferta de valor 97 Tabla 9. Articulación de los sistemas de información para la red de la oferta de valor 99 Tabla 10. Nivel de cumplimiento de la actividad de la oferta de valor 99 Tabla 11. Nivel de importancia para el cliente de la actividad de la oferta de valor 100 Tabla 12. Sistemas de información para priorizar las actividades de las ofertas de valor 100 Tabla 13. Articulación de sistemas de información con ejes para plantear la MEGA 103 Tabla 14. División de los niveles de despliegue 111 Tabla 15. Factores de prioridad de DOFA 114 Tabla 16. Matriz DOFA 117 Tabla 17. Cruce de variables de DOFA 120 Tabla 18. Matriz DOFA 155 Tabla 19. Árbol de competencia de Marc Giget 157 Tabla 20. Matriz de factores de cambio 158 Tabla 21. Factores de cambio 160 Tabla 22. Construcción de eventos 162 Tabla 23. Ábaco de François Régnier 165 Tabla 24. Ejes de Peter Schwartz 167 Tabla 25. Matriz de causa de ocurrencia 171 Tabla 26. Actores que inciden 173 Tabla 27. Tabla de actores 175 Tabla 28. Tabla de valoración de influencia de los actores 175 Tabla 29. Valoración de influencia de los actores 176 Tabla 30. Valoración de los actores 176 Tabla 31. Actores según poder y favorabilidad en el escenario 177 Tabla 32. Acciones propuestas para matriz IGO 178 Tabla 33. Calificación de las acciones 179

8

MONOGRAFÍA PERSPECTIVAS Y EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CASO POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA

Resumen ejecutivo

La evolución de los sistemas de información ha causado cambios

organizacionales importantes, como es el caso de la Policía Nacional de

Colombia, pero no se tiene certeza cómo van a ser utilizados. Esta

investigación tiene como objetivo caracterizar estos cambios y proponer rumbos

para la Institución policial.

Por lo anterior, el primer capítulo establece la situación actual de los sistemas

de información y cuáles son los principales para tomar decisiones; en el

segundo capítulo se identifican las dificultades en conjunto, con estrategias para

potenciar los sistemas de información y al finalizar se realiza un estudio

prospectivo al año 2019.

Palabras clave: Sistemas de información; toma de decisiones; anticipación;

calidad; tecnología.

9

MONOGRAFÍA PERSPECTIVAS Y EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CASO POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA

Introducción

La presente investigación tiene como objetivo caracterizar el futuro de los

sistemas de información al interior de la Policía Nacional de Colombia,

partiendo de la idea que aumentando su utilización, se convertirán en una

estrategia del servicio y no solo como apoyo a la gestión de la organización.

En atención a que en la Policía Nacional ha adquirido creciente importancia el

aprovechamiento de la tecnología de la información y las comunicaciones (TIC),

cuya evolución es rápida, como base para el cumplimiento eficiente y eficaz de

las políticas del alto mando, se estima que la Institución ha destinado una

cantidad importante de recursos a lo largo de los últimos años para la

implantación de sistemas computarizados de información, destinados a facilitar

un mejoramiento de la gestión en las esferas de los recursos humanos, las

finanzas y la administración, entre otros.

Por lo tanto, esta investigación ofrece a la Policía una perspectiva desde las

ciencias de la administración de cómo los sistemas de información se han

venido utilizando desde sus inicios hasta la actualidad y cuál será su devenir al

año 2019.

10

Esto se desarrolla a través de tres capítulos, el primer capítulo inicia con la

caracterización e historia de los sistemas de información desde sus inicios en la

Policía hasta el presente; identificando los cuatro principales sistemas de

información para la toma de decisiones, estableciendo cuál es la razón de la

situación actual de los sistemas de información.

Posteriormente, en el segundo capítulo, se identifican los principales problemas

y dificultades de la gestión y uso de los sistemas de información mediante el

análisis de fuentes primarias y secundarias. Además, se proponen estrategias

para corregir el curso de estos errores, como también para mejorar su

aplicación, implementación y utilización.

Para finalizar, en el tercer capítulo se utilizan los métodos de investigación

científica aplicados según las herramientas de análisis que provee la

prospectiva estratégica para la construcción de escenarios; buscando de igual

forma priorizar las estrategias propuestas en el capítulo anterior para ser

implementadas en el tiempo.

Planteamiento del problema

A pesar de que la Policía Nacional de Colombia ha tenido una evolución a

través del tiempo en relación con el uso e implementación de sistemas de

información, se desconoce cuáles son sus proyecciones y el futuro posible de

estos sistemas al interior de la Institución como en el cumplimiento de su

11

misionalidad, en donde no se ha realizado un estudio prospectivo que permita

establecer los rumbos y acciones a tomar.

Igualmente, no se han establecido formalmente cuáles son las dificultades que

evitan el avance efectivo de los sistemas de información en la Institución

policial, que permitan utilizarlos en diferentes ámbitos del servicio.

Mediante la comprensión de este problema propuesto, se permitirá vislumbrar la

función de los sistemas de información de la Policía Nacional para el

Bicentenario de la Independencia de Colombia al año 2019, así como las

tendencias de estos para los años siguientes.

Justificación

En el mundo moderno, las nuevas tecnologías de la información y la

comunicación NTIC han permitido un avance sin precedente -especialmente

Internet- en todos los campos (económico, social, científico y cultural), por ello

las organizaciones han implementado en sus procesos estas tecnologías para

optimizarlos.

El mundo globalizado ofrece una gama alta de tecnologías de aplicabilidad en el

ámbito Policial, razón por la cual la Dirección General de la Policía Nacional

considera que los adelantos tecnológicos de última generación deben

12

referenciarse, adaptarse, incorporarse y desarrollarse a la infraestructura

tecnológica de la Institución.

En el caso de la Policía Nacional de Colombia, estos sistemas han permitido

una mejoría en la prestación del servicio y la calidad del mismo; en este sentido,

la Policía cuenta con treinta y nueve (39), entre aplicativos y programas, con

patentes, que permiten establecer la importancia de estos como sistemas de

información desde la mirada tecnológica, pero no se tiene un fuerte referente de

la evolución de estos sistemas de información desde la perspectiva de la

gestión.

La tecnología en comunicaciones e informática se ha venido fortaleciendo en

las áreas administrativas y operativas con el fin de mejorar el acceso a los

sistemas de información institucionales existentes y potenciar la llegada de

nuevas aplicaciones; garantizando la funcionalidad, disponibilidad y eficiencia

en las labores policiales que permitan el logro de los objetivos misionales. Por

otra parte, es necesario optimizar la labor de cada uno de los usuarios

mejorando su productividad en tiempos de respuesta de los aplicativos a los

cuales tiene acceso y que utiliza acorde con las necesidades de organización,

desempeño y funcionalidad requeridas para hacer más efectivo su trabajo.

La ciencia y la tecnología, como principios y prácticas, han sido siempre parte

del quehacer de la Policía Nacional a través de su historia. De diversas

maneras, la Institución ha avanzado en la apropiación de conocimientos

13

científicos, los cuales han sido aplicados mediante la tecnología y la innovación,

para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades frente a la

convivencia ciudadana.

Esta investigación es de interés académico por utilizar métodos científicos para

la comprensión de esta evolución, así como para establecer sus perspectivas,

teniendo en cuenta las políticas públicas del Estado colombiano y, según estas,

poder establecer cuál será el futuro y la forma en que la Policía se debe adaptar

y cambiar su ambiente para fortalecer e integrar los sistemas de información en

la mejora del cumplimiento de la misión y el acercamiento a la ciudadanía.

Igualmente, desde la visión de la administración, es de interés caracterizar el

impacto de los sistemas de información, en todos los niveles de la organización,

como en la toma de decisiones, dentro de su futuro inmediato y las

proyecciones institucionales; la utilización de diversas herramientas que

establezcan cómo se deben implementar estas nuevas tecnologías, la dirección

y los pasos a seguir para aprovechar al máximo los beneficios que ofrecen los

sistemas de información, para el cumplimiento de su misión constitucional.

Objetivos

General: Caracterizar las perspectivas de los sistemas de información en el

devenir de la Policía Nacional de Colombia.

14

Específicos:

1. Describir la evolución de los sistemas de información y su situación actual.

2. Establecer las falencias y problemas de los sistemas de información.

3. Proponer las perspectivas de los sistemas de información.

Hipótesis

La mayor utilización de sistemas de información dejará de ser solo un

instrumento de apoyo para la gestión y toma de decisiones, para convertirlos

en una estrategia del servicio de Policía.

Metodología

Este trabajo es de naturaleza exploratoria donde el investigador puede integrar

los conocimientos teóricos a través de las articulaciones de conocimientos

disponibles en un estudio bibliográfico, permitiendo la creación de nuevos

conocimientos accionables para las organizaciones, para caracterizar las

perspectivas de los sistemas de información en el devenir de la Policía Nacional

de Colombia, teniendo en cuenta el poco material existente para la consulta de

estudios anteriores, como documentos al interior de dicha Institución, que

brinden orientación sobre el futuro de estos sistemas de información.

Para responder a los objetivos de la investigación, se realizarán entrevistas a

miembros de la Oficina de Planeación y Oficina de Telemáticas de la Policía

15

Nacional, quienes tienen conocimiento y trabajan con sistemas de información

con los cuales se toman decisiones por parte de los altos mandos, con el fin de

comprender y definir el rol y las actividades cumplidas actualmente y sus

antecedentes históricos.

Posteriormente, para dar respuesta a la hipótesis de investigación se realizará

un estudio prospectivo, que permita establecer los escenarios posibles en el

devenir de los sistemas de información en la Institución policial.

Figura 1. Desarrollo general de la investigación

• Conocimientos teóricos • Documentos internos • Entrevistas a policiales • Los sistemas de información y las decisiones estratégicas

Evolución de los sistemas de información

• Iden<ficación de problemas • Iden<ficación de soluciones • Estrategias para el futuro

Ar<culación de conocimientos • Creación de escenarios

• Escenario ideal • Límites • Futuras inves<gaciones

Futuro de los sistemas de información

16

Capítulo 1. Situación actual de los sistemas de información

En este capítulo se comienza con un recuento de por qué y cómo nacieron los

sistemas de información en la Policía Nacional de Colombia, su historia y la

situación actual de estos sistemas, haciendo principal énfasis en la gestión de

estos sistemas para la toma de decisiones de carácter estratégico, las cuales

afectan toda la institución en conjunto.

De igual forma se tratará cómo se crean los sistemas de información en la

institución policial, su desarrollo y organización, según la estandarización de

procesos basados en el sistema de calidad; igualmente, cómo serían utilizados

para apoyar las decisiones en el servicio de Policía.

Una parte importante de este capítulo es la identificación de cuatro sistemas de

información gerencial inmersos en la Policía Nacional: El tablero de control, la

Suite Visión Empresarial, la Oficina de Información Estratégica Policial INEPO y

los documentos para la toma de decisiones –los cuales no estaban

documentados como tal–; así como la caracterización y descripción de sus

funciones y sus flujos de información.

Se realiza una clasificación de los sistemas de información para que se

articulen con la metodología para la formulación y operacionalización del Plan

17

Estratégico Institucional de la Policía Nacional de Colombia; permitiendo que

esta pueda ser planteada de una forma óptima y con visión holística.

Por ello, se articulan los sistemas de información con que cuenta la Policía,

además de otras informaciones necesarias para apoyar la toma de decisiones,

con la formulación estratégica basada en el Cuadro de Mando Integral, pasando

del criterio personal y el conocimiento individual, a poseer información clara de

resultados, experiencias y explorando todos los ámbitos operativos y

administrativos de la Policía.

1.1 Necesidad de los sistemas de información

La evolución de los sistemas de información en la Policía Nacional está muy

ligada a la evolución de las tecnologías de información y comunicación,

igualmente se le ha delegado la implementación de los sistemas de

información. Por eso la necesidad de sistemas de información se basa en la

historia de la Oficina de Telemática de la Policía para conocer cómo se inició la

necesidad de los sistemas de información en la Policía.

Además que, como se tratará más adelante, la Policía siempre ha vinculado los

sistemas de información a las áreas o dependencias que gestionan el desarrollo

tecnológico.

18

Establecida en la publicación Lecciones Aprendidas II, Fortalecimiento del

Servicio Policial a partir del Gerenciamiento de las Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones (Policía Nacional de Colombia, PONAL,

2010, pp. 175-189), donde presenta dos fuentes de información sobre la

división de sistematización que será explicada enseguida, y la división de

transmisiones y comunicaciones, hasta llegar a la Oficina de Telemática, quien

a través del procesos de direccionamiento tecnológico gestiona la

implementación y creación de tecnología.

Se hace este paralelo puesto que en la historia de la Policía, en sus estructuras

orgánicas y para la toma de decisiones, se ha asignado la gestión, creación y

evolución de los sistemas de información a esta oficina, hasta la actualidad.

En sus inicios, los sistemas de información se utilizaban para transmitir órdenes

y cumplimientos; posteriormente, con la implementación del internet, servidores

y computadores se dio vida a la Oficina de Telemática de la Policía Nacional,

con los principios estratégicos de cobertura, movilidad y convergencia.

19

Figura 2. Primer esquema de los sistemas de información en la Policía

1.1.1 División de sistematización. En 1914, en un parqueadero de la

Escuela General Santander, por intermedio de una difusora, era donde el oficial

de guarnición1 se comunicaba con la Dirección General para informar lo que

ocurría a los mandos, siendo este el primer sistema de información

documentado, por el cual se tomaban decisiones y se transmitían al personal,

principalmente para la ciudad de Bogotá D.C. (PONAL, p. 177-178).

De igual manera desde 1891, año de fundación de la Policía, se han

establecido bases de datos, la primera fue una base de datos manual para

pagar los sueldos del personal policial; en 1934 fue cambiando la técnica

manual por las máquinas de escribir, hasta 1972 cuando se dieron los primeros

computadores y para el año de 1973 se establecieron las bases para la

sistematización de la Institución.

1 Oficial encargado de las novedades del personal y unidades policiales en la guarnición de la unidad.

Sistemas de información

Sistema<zación

Bases de datos

Transmisiones y comunicaciones

Transmi<r órdenes y

cumplimientos

20

Esto permitió tener una nueva concepción del manejo de la información,

iniciando con la creación de bases de datos, para tener información de acceso

rápido y poder tomar decisiones con mayor información y rapidez.

Figura 3. Línea del tiempo 1891-1973 de la División de sistematización

Posteriormente, entre 1974 y 1980 se realizaron toda clase de estudios para la

recolección y sistematización de datos a nivel local y nacional. Para 1983 se

creó la división de sistematización y mediante un crédito se adquieren equipos

de alta tecnología para tener información operacional y administrativa confiable

de la Institución, con cinco niveles de desarrollo: operacional, personal,

logística, formación y sanidad, abarcando todas las actividades de la Policía.

La descentralización de los sistemas fue un avance significativo, se crearon

estaciones remotas para que el usuario pudiera tomar y orientar sus decisiones

de forma rápida y oportuna.

1891 Fundación de la Policía, bases de datos manuales.

1914 Primer SI

documentado, transmisión de

órdenes y novedades.

1934 Se cambia las bases de datos manuales por máquinas de escribir.

1972 Llegan los primeros

computadores.

1973 Bases de datos computarizadas.

21

Para el año de 1987 se crea un aplicativo para el subsistema jurídico (SIJUR)

como anexo del Sistema Integrado de Información Policial, al año siguiente se

enlazan 50 puertos locales, siendo esta la red de computadores más grande del

país, y así más comandantes en diferentes unidades policiales del país tenían

acceso a información para tomar decisiones e informar al mando las novedades

ocurridas.

Como la Oficina de Prestaciones Sociales estaba congestionada, se debió

mejorar este sistema de información anexando nueva información y dando

facilidad para su manejo y oportunidad para los mandos, siendo esta una de las

primeras necesidades de ampliar, agilizar y tecnificar los sistemas de

información.

Igualmente se intentaron enlazar de diferentes formas los sistemas de

información de forma satelital, microondas y demás tecnologías, pero hasta el

año de 1997 se fusionan y se establece la integración de la Oficina de Gestión

Institucional -hoy de Planeación- y la Oficina de Telemática, esto significó la

fusión de voz, datos y video en los procesos de producción y manejo de la

información, para realizar procesos administrativos y de gerencia,

especialmente la toma de decisiones y el asesoramiento de ellas.

22

Figura 4. Línea del tiempo 1974-1997 de la División de Sistematización * Oficina de Gestión Institucional ** Oficina de Telemática

Después de conocer cómo se organizaron las bases de datos y cómo se

utilizaban estas para la toma de decisiones, posteriormente se especificará

cómo la Policía comenzó a comunicar las decisiones, órdenes y consignas para

el servicio, producto de los sistemas de información.

1.1.2 División de transmisiones y comunicaciones. Encargada de

administrar los medios necesarios para la transmisión y las comunicaciones

relacionadas con las decisiones y actividades propias del servicio de Policía. En

el año 1914, se transmitía a través de teléfono.

Para la década de los 40 se comienza a transmitir de forma radial, para luego

hacerlo de forma móvil a las patrullas en la calle. A este centro se le da el

nombre de Estación Cien. Para la década de los años 50, la Policía ya contaba

con retransmisión de la información a través de radios portátiles, para tomar

1974-‐1980 Estudios para

sistema<zación y recolección de

datos a nivel local y nacional.

1983 Adquisición equipos de alta tecnología, abarca todas las ac<vidades de la

Policía.

1987 Creación

Subsistema Jurídico, como anexo al

Sistema Integrado de Información

Policial.

1988 Enlace 50 puertos locales, red de

computadores más grande del país.

1997 Fusión satélites,

voz, datos, microondas y

demás tecnologías; integración OGESI *

y OFITE**.

23

decisiones y atender a la ciudadanía (PONAL, p. 179-181). Esto permitió que no

solo los altos mandos tuvieran acceso a la información y tomar decisiones, sino

que los mandos medios y encargados de la seguridad pública conocieron qué

pasaba en su entorno, y pudieron ejercer control y dar instrucciones al personal

con el que contaba para el servicio.

Para 1982 se crea el Centro Automático de Despacho (CAD), para la ciudad de

Bogotá, en esa misma época fueron creados en Cali, Barranquilla, Medellín y

Bucaramanga. Este centro de despacho es el sistema de información principal

del servicio de Policía en la calle, puesto que allí se encuentran las bases de

datos de antecedentes penales y contravencionales de personas, vehículos y

motos, de igual forma las direcciones y números de teléfono, patrullas en

servicio, apoyo de otras entidades, igual que todas las órdenes y consignas

para el servicio. Hoy día, el CAD es llamado Sistemas Integrados de Seguridad

y Emergencia (SIES 123), donde se agrupan diferentes organismos de servicio

público.

En la actualidad la Oficina Asesora de Telemática (OFITE), es quien diseña,

controla, actualiza y maneja los sistemas de información en la Policía, de

acuerdo con el mapa de procesos de la Institución. Dentro del proceso de

direccionamiento tecnológico, y según las necesidades del servicio, crea los

sistemas de información, e inmediatamente se utilizan a través de los sistemas

informáticos.

24

Esta Oficina nace en 2001 y durante esta última década ha expandido el

alcance de las tecnologías de la información y comunicación (TIC), por toda la

geografía nacional, llevando así a todos los niveles de la policía los sistemas de

información. Así mismo, su labor ha sido poner a la Policía como una de las

instituciones más avanzadas en el uso de las TIC y la ampliación de cobertura

sobre la geografía nacional.

Figura 5. Línea del tiempo 1914-2001 de la División de transmisiones y comunicaciones

Así mismo, esta Oficina, dentro del proceso de direccionamiento tecnológico

que es dueña, tiene bajo sus funciones el diseño e implementación de los

sistemas de información.

1914 Decisiones y

ac<vidades propias del servicio se transmiten por

teléfono.

Década años 40 Se comienza a

transmi<r de forma radial, se dio inicios a la forma móvil a patrullas en la calle,

creación de la estación 100 de comunicaciones.

Década años 50 Consolidación

transmisión portá<l de información; instrucciones de forma inmediata, mejora el control y la atención del

servicio.

1982 Creación Centro Automá<co de Despacho (CAD) Bogotá D.C., y posteriormente Cali, Barranquilla,

Medellín y Bucaramanga.

2001-‐actualmente Ampliación de cobertura y

actualización de tecnología.

25

1.2 Creación y desarrollo de aplicativos

La Policía Nacional de Colombia tiene implementado un Sistema de Gestión

Integral SGI, en el cual se especifica administrativamente como debe satisfacer

las necesidades de sus clientes y sobrevivir en el tiempo. Este SGI tiene tres

grandes componentes Direccionamiento Estratégico, Gerencia de Procesos y

Gestión del Talento Humano (Policía Nacional de Colombia, 2010).

Figura 6. Sistema de Gestión Integral, Policía Nacional de Colombia Fuente: Lineamiento de política 3, Rediseño y fortalecimiento de la estructura administrativa

Este sistema se fundamenta en los siguientes principios: enfoque sistémico,

orientación al cliente, liderazgo colectivo, planeación participativa y gestión

basada en datos y hechos.

El avance tecnológico permea toda la estructura de la Institución y orienta de

otra forma la concepción de los sistemas de información, siendo este caso

26

donde la Oficina de Telemática diseña, propone e implementa los sistemas de

información en la Policía.

Dentro de la gerencia de procesos, que precisa los servicios y productos que se

deben ejecutar para cumplir la misión, actuando como un sistema productivo

(Policía Nacional de Colombia, 2010), se ubica el mapa de procesos de la

Policía y en los procesos de soporte, está el proceso de direccionamiento

tecnológico, el cual especifica y expone cómo se deben realizar los sistemas de

información.

En la Figura 7 se ubica el proceso de direccionamiento tecnológico, cuyo dueño

de proceso es el jefe de la oficina asesora de Telemática.

Figura 7. Mapa de Procesos Policía Fuente: Lineamiento de política 3, Rediseño y fortalecimiento de la estructura administrativa

27

En la actividad número seis (6), “desarrollar e implementar tecnología” (Policía

Nacional de Colombia, 2010), es donde se encuentra hacer sistemas de

información, donde específicamente se delega esta función a quien direcciona

la tecnología en la Policía.

1.2.1 Desarrollo de los sistemas de información. Se debe tener en

cuenta que la Policía no realiza sistemas de información manuales, estos se

desarrollan directamente sobre una plataforma tecnológica, es por ello que la

oficina que direcciona la tecnología crea estos sistemas; siguiendo los

requerimientos de los clientes quienes los solicitan.

Esta actividad está articulada a través del procedimiento “Desarrollar sistemas

de información”, cuyo objetivo es desarrollar y construir sistemas de información

para la implementación de nueva tecnología, teniendo en cuenta las

necesidades de cada una de las unidades de la Policía Nacional.

Su alcance es desde que el proceso inicia con la recepción de los

requerimientos para el nuevo sistema de información y finaliza con la puesta en

marcha, aplica para el Grupo investigación, proyección, desarrollo e

implementación de software y todas las unidades que desarrollen software

institucional.

28

A continuación explicaremos cada uno de los pasos del procedimiento, cada

uno de los cuales están estandarizados y documentados, según las normas de

calidad ISO 9000, Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP

1000 y Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000.

Figura 8. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 1 La unidad o usuario solicita automatizar un proceso que actualmente se esté

realizando manualmente o que se deba mejorar sobre un sistema ya existente;

diseñando y construyendo uno nuevo para mejorar tiempos o procesos. Estos

requerimientos se deben hacer a través de comunicaciones escritas dirigidas a

la Oficina de Telemática.

Figura 9. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 2

Los integrantes del Grupo de Proyección y Desarrollo de Tecnología se reúnen

para analizar y revisar el requerimiento, determinando la viabilidad de la

necesidad, teniendo en cuenta si la Policía Nacional ya cuenta con un sistema

RECEPCIONAR REQUERIMIENTOS

Requerimiento

ANALIZAR SOLICITUD

29

de información o software que realice las mismas funciones que se solicitaron o

si es necesario desarrollar un nuevo sistema.


En la reunión del Grupo de Proyección y Desarrollo de Tecnología se autoriza

el requerimiento teniendo en cuenta las variables expuestas en la anterior

actividad y debe quedar registrada en el acta de reunión del Grupo. Se debe

informar a la unidad solicitante la conclusión del requerimiento.


El Grupo de Proyección y Desarrollo de Tecnología toma la decisión de adquirir

el bien a través de una compra por un tercero o hacer el desarrollo del Sistema

de Información. Esta decisión debe quedar registrada en el acta de reunión de

las actividades "ANALIZAR SOLICITUD" y "SE AUTORIZA REQUERIMIENTO”.

¿SE AUTORIZA REQUERIMIENTO

?

* Acta de reunión * Comunicación oficial

¿EL SISTEMA DE INFORMACIÓN ES DESARROLLADO

POR OFITE?

SI

ON

30


Se hace un estudio de conveniencia y oportunidad teniendo en cuenta la guía

de estudios previos o anteriormente llamados Estudios de Conveniencia y

Oportunidad ECOS de la DIRAF2, donde se incluyen los parámetros técnicos y

económicos de la necesidad que se desea adquirir. Este documento se entrega

al Grupo Estructurador de Ecos para su revisión y corrección.

Figura 13. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 6 La DIRAF ejecuta el procedimiento con la compra del bien, siguiendo los

parámetros establecidos en las leyes vigentes.


2 Dirección Administrativa y Financiera

REALIZAR ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y

OPORTUNIDAD - ECO

REALIZAR ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y

OPORTUNIDAD - ECO

ASIGNAR EQUIPO DE TRABAJO

* Comunicación Oficial. * Acta de Asignación Equipo de trabajo

SI

31

El jefe del grupo de proyección e implementación de software, asigna el

requerimiento a una persona o grupo de personas para que se encarguen de

realizar el desarrollo y construcción del sistema de información. De igual forma

se solicita el usuario Líder Funcional que va a ser el puente entre los

Desarrolladores de la Oficina de Telemática y la Unidad que solicita el

requerimiento. Para los desarrollos de software adquiridos por terceros, el

equipo de trabajo debe estar acompañando al contratista en todo el proceso de

desarrollo del proyecto a partir de la siguiente actividad.

Este el siguiente paso es el principal, donde se ligan del todo los sistemas de

información y el desarrollo tecnológico.


Se diligencian los formatos mencionados con el fin de conocer el proceso,

analizarlos y darle un alcance al sistema de información a construir; el objetivo

es satisfacer la necesidad plasmada en el requerimiento contribuyendo a

mejorar el funcionamiento de la Institución.

LEVANTAR INFORMACIÓN

FORMATOS: *Ámbito del Problema * Requerimiento de la Unidad de Policía * Identificación de eventos del requerimiento

* Acta de Asignación Equipo de trabajo

A

32


Se realiza el esquema del caso del uso el cual describe los requisitos

potenciales de un nuevo sistema; proporcionando uno o más escenarios que

indican cómo debería interactuar el sistema con el usuario. Los formatos pintan

y explican los casos de uso, realizando tantos casos de uso como se

identificaron los eventos. También se debe diligenciar el formato de Arquitectura

donde se describe la necesidad técnica o requerimientos no funcionales

soportados por el grupo de desarrollo del software y los responsables de

administrar la red y las bases de datos de la Policía.

Esta arquitectura del software, viene afectando y diseñando directamente el

desempeño y funciones del sistemas de información, como estableciendo

cuáles son las responsabilidades de sus usuarios y quienes tendrán acceso a

este sistema.

DOCUMENTAR Y REALIZAR CASOS DE USO

FORMATOS: *Especificaciones caso de uso *Arquitectura

A

33


Se diseña el modelo entidad relación a través de las herramientas licenciadas

de modelamiento de datos, el cual determina la integridad de las entidades y

permite ver de primera mano cómo va a ser la construcción del sistema.


El modelo se genera y se expone a un grupo que lo valida conformado por el

usuario funcional y el grupo de desarrollo asignado, donde se revisa y se hacen

las observaciones que haya a lugar; esta revisión queda registrada en el

formato de validación donde se especifica qué tipo de validación se hace. Esta

actividad es VALIDACIÓN DEL MODELO ENTIDAD RELACIÓN.

REALIZAR MODELAMIENTO

ENTIDAD-RELACION

FORMATO: * Modelo entidad-relación

NO

VALIDAR MODELO ENTIDAD-RELACIÓN Y/O MODELO DE PROCESOS

FORMATO: * Validación

34


Si el modelo se valida satisfactoriamente se puede pasar a la siguiente

actividad “DISEÑAR Y CONSTRUIR EL PROTOTIPO” de acuerdo con las

especificaciones técnicas relacionadas en el formato “ARQUITECTURA”; si por

el contrario no se valida el modelo, este debe ajustar el modelo desde la

actividad “REALIZAR MODELAMIENTO ENTIDAD-RELACIÓN” justificando lo

que se debe mejorar en el formato de VALIDACIÓN.


Se diseña todo el código fuente y se definen los objetos en la base de datos de

Desarrollo, identificando los requisitos originados en los formatos de “CASOS

DE USO”, centrado en una representación rápida de aquellos aspectos que son

¿MODELOS SON VALIDADOS?

SI

NO

DISEÑAR Y CONSTRUIR EL PROTOTIPO

FORMATO: *Script- Tablas de base de datos * Plantilla de diseño

35

visibles para el usuario final como la interfaz para el usuario y la información de

salida; teniendo en cuenta las herramientas de desarrollo licenciadas con que

cuenta la Policía Nacional para iniciar esta actividad.


El Prototipo se valida con el usuario funcional, presentándolo en ambiente de

pruebas y navegando sobre el prototipo para su aprobación o cambios al

mismo. El usuario debe diligenciar el formato de “VALIDACIÓN” de acuerdo al

tipo de validación que se realice "validación del desarrollador" y "validación del

usuario" especificando los cambios que se requieren. Dentro de esta actividad

es viable hacer pruebas sobre las validaciones que realiza el desarrollador

registrando la prueba en el formato “PRUEBAS DE EL SOFTWARE". Se debe

enviar a COEST3 el modelo del ícono del software que se publica en el

gestionador documental SharePoint llamado POLIRED, para que se revise y

ajuste a los estándares de imagen institucional.

3 Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas.

VALIDAR PROTOTIPO

FORMATOS: * Validación * Pruebas del Software. * Comunicación oficial.

36


Si el prototipo se valida se debe realizar la actividad “DESARROLLO TOTAL

DEL PROTOTIPO” donde se termina el desarrollo del software para publicarlo

en producción. Si no se valida el prototipo se debe ir a la actividad “REALIZAR

AJUSTES AL PROTOTIPO”.


El Grupo de desarrollo asignado realiza los ajustes finales que requiere el

prototipo e informa al usuario funcional los resultados de los ajustes.

REALIZAR AJUSTES AL PROTOTIPO

Informe de ajustes realizados.

B

¿EL PROTOTIPO SUFRIÓ

CAMBIOS?

SI

ON 2

37


Se complementa el prototipo para terminar el desarrollo, se hacen las

validaciones finales nuevamente en compañía de los usuarios, registrando la

información en el formato de validación.


El desarrollador debe realizar pruebas con algunos usuarios, para verificar y

garantizar el funcionamiento del sistema de información, probando también el

ingreso de usuarios, permisos, formas, procedimientos, información.

Adicionalmente se debe relacionar las pruebas de calidad realizadas por el

Grupo de Calidad.

DESARROLLAR EL PROTOTIPO TOTAL

FORMATO: Validación 2

B

REALIZAR PRUEBAS

FORMATOS: * Pruebas del Software * Pruebas de calidad

38


Se solicita la creación de usuarios al Grupo administración de recursos

tecnológicos. Luego se programa las capacitaciones sobre el manejo del

sistema de información donde se hace entrega del manual de usuario y se

formaliza en un Acta de Capacitación.


Se solicita por mesa de ayuda la instalación del ambiente de producción que

comprende bases de datos, red o conectividad, servidores de aplicaciones,

publicación en la POLIRED, con las mismas características del esquema de

pruebas para poner en marcha y habilitar el sistema de información a todos los

usuarios que intervienen en el proceso. Se realiza el manual técnico del nuevo

DICTAR CAPACITACIÓN AL USUARIO

* Comunicación oficial creación de usuarios *Acta de Capacitación * Manual del Usuario

PONER EN PRODUCCION

* Solicitud Autorización para puesta en producción * Manual Técnico

39

sistema de información, esta solicitud debe ir con el visto bueno o el autorizado

del Jefe del Área.


Se realiza la entrega del sistema de información al Grupo de Administración y

soporte de recursos tecnológicos con acta de entrega anexando el manual

técnico, manual de usuario, acta de capacitación de los usuarios, solicitud de

autorización puesta en producción y una transferencia de conocimiento por

parte del Grupo de Desarrollo asignado hacia el funcionario que recibe el

software. El jefe de grupo debe supervisar que en la entrega del sistema de

información haya cumplido con todas las actividades del procedimiento y que se

encuentre documentadas en su respectiva carpeta.

Manual técnico

Realizar entrega del Sistema de Información

al Grupo de Administración de

Software

ACTA DE ENTREGA

40


Si el sistema de información desarrollado fue construido por funcionarios de la

policía o fue adquirido por terceros y dentro de los pliegos se determina sesión

de derechos patrimoniales sobre el software se debe ir a la actividad REALIZAR

REGISTRO DERECHOS DE AUTOR.


En este proceso los sistemas de información se deben Registrar en la Oficina

de Derechos de Autor del Ministerio del Interior. Los desarrolladores deben

enviar a la Oficina de Telemática los datos del sistema de información a

registrar, el CD-ROM con los fuentes ejecutables reportes, manuales,

¿SISTEMA TIENE AFECTACION

POR DERECHOS DE AUTOR?

3 NO

SI

C

REALIZAR REGISTRO DE DERECHOS DE AUTOR

Comunicación oficial

C

41

procedimientos y demás material que se desea registrar, así como las

constancias laborales de los autores del sistema. Para poder dar inicio a la

actividad el jefe de grupo debe emitir una comunicación oficial donde aprueba

realizar el registro de derechos de autor. La sesión de derechos patrimoniales

se aplica en los casos de compra de software desarrollado a la medida, de

acuerdo con lo establecido en el contrato.


Se diligencian los formularios para registrar los sistemas de información ante la

Dirección de Derechos de autor.


Se radica oficio con formularios e información requerida para solicitar el

Certificado de Derechos de Autor.

DILIGENCIAR EL FORMULARIO DE REGISTRO DEL

SISTEMAANALIZAR SOLICITUD

FORMULARIO DE REGISTRO DE SOFTWARE

DAR TRAMITE ANTE LA DIRECCIÓN DE DERECHOS DE

AUTOR

COMUNICACIÓN OFICIAL

ENVIANDO FORMULARIOS DE REGISTRO

42


Se reciben los Certificados que garantizan la propiedad intelectual de los

sistemas de información desarrollados por la Policía Nacional. Estos

Certificados se deben guardar de forma segura como documentos de

conservación.

Figura 34. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 27 Se realiza el proceso de ingreso del bien a los inventarios de la Policía

Nacional.


ENTREGAR CERTIFICADOS DE DERECHOS DE AUTOR

CERTIFIFICADOS DE DERECHOS

DE AUTOR

ENTREGA DEL BIEN A LOS INVENTARIOS DE LA OFICINA

DE TELEMÁTICA 3

RECEPCIONAR SOFTWARE POR LA UNIDAD QUE

SOLICITÓ

COMUNICACIÓN OFICIAL

43

Se realiza el informe final relacionando las actividades realizadas, la descripción

del sistema de información, los usuarios con copia acta de capacitación,

responsable usuario funcional que debe dar soporte de primer nivel a sus

usuarios de su unidad y funcionario que soporte técnico para el mantenimiento

del sistema de información.

Este procedimiento es orientado hacia el diseño e implementación de la

tecnología, pero solo en los primero pasos se tiene en cuenta la esencia de los

sistemas de información gerencial para la toma de decisiones. Este elemento

reduce al sistema de información a una base de datos de información, el cual es

alimentado con datos, para alguien que debe analizarlo posteriormente.

Pero durante gran parte de su proceso luego de la implementación y puesta en

marcha del software, si este no tiene un puente de análisis o interpretación de la

información entre quien alimenta el sistema y quien toma la decisión. Es decir el

actuar humano de gestión del conocimiento no está presente para asesorar o

corregir durante el proceso.

1.3 Gestión de la toma de decisiones actualmente

Actualmente la Policía Nacional, cuenta con los 39 aplicativos que funcionan

como sistemas de información para tomar decisiones, sin embargo, a través de

esta investigación se pudo concluir que éstos funcionan como bases de datos,

44

como antecedentes de cumplimiento de órdenes, mas no son utilizados como

herramientas para tomar decisiones trascendentales o estratégicas,

simplemente como control del día a día.

Durante el estudio se establecen cuatro tipos de sistemas de información para

tomar decisiones:

El tablero de control que modifica la asesoría de los dueños de los

procesos o quien tiene la responsabilidad de la actividad o tarea.

El software Suite Visión Empresarial (SVE), es el sistema de información

sobre el control de gestión de los indicadores de procesos, es el programa

en el cual se monta el cuadro de mando integral.

En situaciones propias del servicio de Policía por desórdenes públicos o

emergencias, la Oficina de Información Estratégica Policial INEPO.

Documentos para la toma de decisiones: estudio de planeación, concepto

de planeación, apreciación de inteligencia y memoria local y topográfica

(Policía Nacional de Colombia, 2008)

Estos son los cuatro sistemas de información que tiene principalmente la Policía

colombiana para que sus altos mandos tomen decisiones.

45

1.3.1 El tablero de control. Las decisiones a que hace relación este

tablero son de tipo operativas y administrativas, principalmente de control del

día a día del desempeño de los procesos; por ejemplo: en lo operativo, el

número de capturas durante el día; en lo administrativo, el número de

demandas contra la institución; esta información tiene la característica de ser

muy detallada.

Este tablero de control a la fecha está en proceso de implementación y

perfeccionamiento, reemplaza la forma de cómo llega la información a los

directivos que deben tomar las decisiones. Anteriormente la información llegaba

a los directivos a través de la asesoría de los dueños de proceso, los asesores

de los Directores y Comandantes de las unidades.

Esto ocurre tanto en el nivel más alto de la jerarquía o nivel estratégico, donde

las oficinas asesoras, directores y comandantes de segundo y tercer nivel,

servían como interpretes de la información que requerían los altos mandos en

sus decisiones; al ser analizada la información por una persona diferente a

quien debe tomar las decisiones, podía ser mal interpretada o modificada en el

caso que no sea beneficiosa de quien la transfiere. Puesto que en algunas

ocasiones, quien la interpreta es el mismo que la administra o la produce.

La finalidad de este tablero de control es tener informado en tiempo real a los

altos mandos sin nadie quien sirva de intérprete, respetando principios de la

46

información de confiabilidad, oportunidad, integridad, disponibilidad y

confidencialidad.

Está basado sobre la estructura orgánica actual, donde se consulta los

indicadores de gestión de cada unidad, estos se consultan a través de la Suite

Visión Empresarial SVE; su manipulación es a través de las tabletas Ipad, para

ser portadas en todo momento, con conexión a internet móvil.

La estructura vigente es la siguiente:

Figura 36. Estructura orgánica Policía Fuente: Decreto 4222 de 2006, modificado por el Decreto 216 de 2010

47

El cuadro de control hará seguimientos a las direcciones y oficinas asesoras, en

todo lo relacionado con los indicadores de gestión establecidos en el Cuadro de

Mando Integral CMI, según la formulación estratégica de la institución. Por el

momento se evalúan tres indicadores de procesos por unidad de acuerdo a su

misionalidad, tomando los colores de semáforo, por ejemplo capturas,

antecedentes, que sean relevantes a cada dirección.

Es creado y diseñado desde la Oficina de Telemática (OFITE), como ya hemos

mencionado quien direcciona la tecnología y los sistemas de información en la

Policía.

El tablero de control permite al mando, tener información total de qué resultados

tiene cada una de las unidades, al dar clic compara el lapso de tiempo actual

con el año anterior, además llega hasta las unidades desconcentradas, si es el

caso, hasta el nombre del funcionario, lugar geográfico y demás datos

detallados de la información que se quiera analizar.

Permite enlazar todas las bases de datos y sistemas de información de la

Policía, a través de los aplicativos. Facilita el acceso global a la información y

no aplicativo por aplicativo, estos se muestran en la tabla No.1 sistemas de

información de la Policía. Esta información es actualizada directamente en las

bases de datos transaccionales generando diferentes tipos de reportes según la

información requerida. Estas bases de datos se actualizan a diario, pero no es

48

en tiempo real debido a que obedece a la carga de información por parte de las

unidades.

Este tablero de control de igual forma esta enlazado con la POLIRED4, de

donde se alimenta de información actualizada o publicada por las unidades

desconcentradas, o desde el nivel central.

Para todo esto se está desarrollando la política de información de la Policía a

nivel estratégico, con sus respectiva política de seguridad de la información, y

cubriendo todas las unidades desconcentradas en todo el territorio nacional.

Puesto que el tablero de control no se ha perfeccionado lo suficiente para ser

llevado a todos los niveles de despliegue de la Institución, las unidades deben

consultar los sistemas de información separadamente para obtener elementos

útiles para la toma de decisiones.

Como una herramienta de información que apoya la toma de decisiones, a nivel

táctico y operacional, los comandantes tienen acceso a los sistemas de

información, para la toma de decisiones operativas, a través de los diferentes

sistemas de información, donde aparecen las estadísticas, los indicadores

individuales de cada uno de sus procesos, reportes a las entidades públicas,

estadísticas de personal y la operatividad, en la siguiente tabla se puede

apreciar la diversidad de sistemas de información con que cuenta la Policía. 4 Intranet de la Policía Nacional

49

Tabla 1. Sistemas de información de la Policía

MÓDULOS DESCRIPCIÓN FUNCIÓN

SECAC Sistema de información para el seguimiento y control de atención a casos

Registra la recepción de llamadas por parte de los ciudadanos, despacho patrullas, control tiempos de llegada de las patrullas, generación de reportes e interfaz estadística.

SECAD Sistema Estadístico de centro automático de despacho

Registrar información respecto a los recursos administrativos, logísticos, informáticos y del talento humano utilizados para el servicio de policía en la modalidad de vigilancia. Adicionalmente este sistema genera estadística y georreferenciación de los delitos y contravenciones que se atienden en el servicio.

SIATH

Sistema de información para la admisión del talento humano

Registra información del proceso de incorporación al personal que aspira a ingresar a la Institución

Sistema administración del talento humano

Registra, controla y administra la información del talento humano de la Policía Nacional

SIBIN Sistema de información de bienes e inmuebles

Registra y controla información de los bienes e inmuebles que se encuentra a cargo de las unidades de policía a nivel nacional.

SICBI Sistema de información para el control de bienes incautados

Registra la información de los bienes asignados por parte de la Dirección de Estupefacientes a la Policía Nacional

SICLI Sistema de información para la medición del clima laboral

Registra y controla la información sobre las mediciones del clima institucional

SICOG Sistema de planeación estratégica y control de gestión

Registra la información de la gestión policial que realizan las unidades de policía, comandos de departamento, oficinas asesoras, grupos especiales.

SIDENCO Sistema de información de denuncias y contravenciones

Registra la información de las denuncias y contravenciones que hace la ciudadanía en cualquier centro de atención al ciudadano.

SISEC Sistema de información de seguridad ciudadana y red de cooperantes

Registra y controla la información de fuentes humanas que suministran datos sobre hechos delincuenciales.

SISEGA Sistema de seguridades para los aplicativos

Registra y controla los permisos que se les otorgan a los usuarios que utilizan las diferentes aplicaciones de la Policía Nacional.

SISUR Sistema de información para la suscripción de la revista de la Policía Nacional

Registra la información de los suscriptores de la revista de la Policía Nacional

SICOVI Sistema de información para el control de visitantes

Registra y controla la información de los visitantes, elementos y armamento que ingresan a las instalaciones de la Policía Nacional.

SIVIDE Sistema de información víctimas de la violencia y/o desastres naturales

Registra y controla la información de donaciones y aportes de fundaciones y ONG’S a las viudas y huérfanos de Policías muertos o heridos en actos del servicio.

SIJUME Sistema de información de juntas medico laborales

Registra la información de las juntas médico laborales que se realizan al personal de la Policía Nacional.

50

Tabla 1. Sistemas de información de la Policía (continuación) MÓDULOS DESCRIPCIÓN FUNCIÓN

*SIASE *SICAP *SICAR *SICCA *SICOD *SICOP *SIECI *SIEDU *SIENI *SIHOV *SILAC *SIPET *SIPQUI *SISEA *SISED

Sistema de información para la gestión de operaciones antinarcóticos

•Sistema de información de admisiones • sistema de información para las actividades del área de prevención • Sistema de información para el control de requisas de aeronaves • Sistema de información para el control de combustibles aeronáuticos • Sistema de información para el control de devolutivos • Sistema de información para el control de empresas • Sistema de información para el control de erradicación de cultivos ilícitos • Sistema de información para la educación continuada • Sistema de información de enlaces internacionales • sistema de información para el control de horas de vuelo • Sistema de información para lavado de activos • Sistema de información para la pro eficiencia y entrenamiento de tripulaciones • Sistema de información para el control procesos químicos • Sistema de información servicios DIRAN

SIJUR Sistema de información jurídico para la Policía Nacional

Registra los procesos disciplinarios de los funcionarios investigados en la Policía Nacional

SINTEL Sistema de información de inteligencia policial

Registra la información de las actividades de secuestro, narcotráfico, contrabando y delitos contra la vida

SINVE Sistema de información para la administración de hardware y software

Registra y controla los inventarios de los equipos de comunicación de voz, datos, equipos de cómputo y software.

SIOPER Sistema de información operativo de antecedentes

Registra información criminal, antecedentes, gestión y control de casos, bienes y archivo operacional. Personas, bienes, org. delincuenciales, órdenes de trabajo

SIPCO Sistema de información para la Policía Comunitaria

Registra la información de los Frentes de Seguridad, Policía Cívica Juvenil, escuelas de Seguridad Ciudadana

SIPDE Sistema de información plan democracia

Registra y controla la información de las novedades y dispositivo de la Fuerza Pública y los puestos de votación durante los periodos electorales.

SIPRE Sistema de información para las prestaciones sociales

Registra la información de los reconocimientos de cesantías, prestaciones e indemnizaciones del personal de la Policía Nacional.

SIPROD Sistema de información para la protección a dignatarios

Registra la información de los dignatarios y del personal de la Policía Nacional que presta la seguridad a los mismos.

SIQUER Sistema de información de quejas y reclamos

Registra la información de las quejas y reclamos que la ciudadanía denuncia a nivel nacional.

SISAC Sistema de información y seguimiento en atención al ciudadano


SIPLAC Sistema de información plan de compras

Registra la información de los planes de necesidades de las unidades y genera el plan de compras de la Policía Nacional.

SADAP Sistema de información para las disponibilidades y apoyo

Registra la información del personal que participa en los diferentes apoyos y disponibilidades a las unidades de policía.

51

Tabla 1. Sistemas de información de la Policía (continuación) MÓDULOS DESCRIPCIÓN FUNCIÓN

SITIES Sistema de información de tráfico ilegal de especies silvestres

Registra información sobre el tráfico ilegal de especies silvestres flora y fauna que se ponen en conocimiento a la Policía Nacional.

SIKAR Sistema de información procesos contractuales kárdex de proveedores

Registra y controla la información de los proveedores que desean contratar por mínima cuantía con la Policía Nacional.

SARCV Sistema de información para la administración de reservas en centros vacacionales

Registro histórico y control de asignación de las reservas a los diferentes centros vacacionales con que cuenta la Policía Nacional a nivel país, así como informes estadísticos y control de facturas por concepto de alojamiento.

SIGEA Sistema de información para la gestión del equipo automotor

Registra la información de la vida útil del parque automotor que tienen asignados la Policía Nacional en todo el país

SICOI Sistema de información control de bienes cooperación internacional

Registra y controla la información de todos los bienes que se entregan en comodato o donados por otros países o entidades extranjeras al servicio de la Policía Nacional

SICCA Sistema de información control de cambios

Registra y controla los cambios y ajustes a los sistemas de información desarrollados en la Policía Nacional.

SIORD Sistema de información para la administración de ordenes

Registra y controla las órdenes dadas por el mando institucional para diferentes unidades de policía a nivel nacional.

SIEDCO Sistema de información de estadística delincuencial, Contravencional y operativa

Registra la información estadística de los delitos y contravenciones ocurridos a nivel nacional

SIFAC Sistema de información de facturación para la Policía Nacional

Registra la información sobre el control de la dotación que la Policía Nacional asigna a los funcionarios

SIFRE Sistema de información de funciones y requisitos para los cargos

Registra información de los requisitos y funciones de los cargos que se desempeñan en la Policía Nacional.

SIGAC Sistema de información para la gestión académica

Registra y controla la información referente al proceso académico que lleva en las diferentes escuelas de formación y especialidades de la Policía Nacional

SIGEP Sistema de información geográfico estratégico policial

Registra la información de hechos trascendentales e importante que ocurren a nivel nacional

A través del Sistema Único de Seguridad y Emergencias 123, se maneja el

sistema SECAD5, para sacar la estadísticas delincuenciales, además de las

salas CIEPS6. Esto permite a los comandantes de las unidades

desconcentradas, sin poseer aun el tablero de control, tener información para la

toma de decisiones y poder plantear sus estrategias y actividades diarias, e

5 Sistema Estadístico de Centro Automático de Despacho 6 Centro de Información Estratégica Policial

52

igualmente la información que requiera de los aplicativos antes expuestos. En el

nivel central son gestionados estos aplicativos por la Oficina de Información

Estratégica Policial (INEPO).

Beneficios y Ventajas del tablero de control. Articula todos los sistemas de

información actuales de la Policía, permite un espectro más amplio para

articular todos los ámbitos del servicio y ligar información de forma general

hasta lo particular, para tomar una decisión.

Evita la interpretación de terceros de los hechos que muestran las cifras,

alcanzando un criterio más claro de los resultados de cada unidad.

El nivel de detalle de la información es tan amplio que si debe contactar a quien

fue el actor principal de un hecho, lo puede hacer en el momento, teniendo

información de primera mano.

Potencia el sistema de calidad con la misionalidad, puesto que todas las

consultas son basadas en la información que produce el sistema reflejado en

sus indicadores, los cuales dan cumplimiento a políticas, planes de acciones,

planes de mejoramiento y planes de manejo de riesgos.

53

1.3.2 Suite Visión Empresarial SVE®. Como proyecto de fortalecimiento

del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional a través de la Oficina de

Planeación adelantó la adquisición e implementación del Software Suite Visión

Empresarial SVE®, como un elemento constitutivo del proyecto que hace

posible la automatización de la gestión en términos de los procesos y la

estrategia, permitiendo la integración de los sistemas de información utilizados

por la Institución, como igualmente tareas que se venían haciendo en forma

manual; ahora el seguimiento y control en tiempo real. Asimismo, facilita a los

intervinientes en los procesos: dueños, responsables y ejecutores, desde

cualquier lugar, sustentar sus desempeños y ejercer controles de acuerdo con

su rol y competencia (Oficina de Planeación Policía Nacional, OFPLA, 2011).

Es decir que sirve como un sistema de información gerencial para la toma de

decisiones estratégicas y el control del desempeño de estas, además de sus

tareas, consultas e históricos de todas las tareas relacionadas, permite hacer

comparaciones del desempeño de los procesos e indicadores a través de

fechas, horas, lugares y unidades. Por lo tanto seria una herramienta óptima y

eficaz para la formulación estratégica de la institucional y como sistema de

información gerencial. Pero por el momento no es una herramienta eficaz para

la toma de decisiones por falta de decisión y contundencia de la institución en

adoptarla.

54

Figura 37. Funcionalidades y módulos SVE Fuente: Presentación beneficios SVE Oficina de Planeación

Actualmente las decisiones son tomadas por comunicaciones y asesorías de los

dueños y responsables de procesos, pero en gran parte no son basadas en los

sistemas de información, es decir que estos sistemas de información no son

manipulados por quienes deben tomar las decisiones, sino por subalternos

quienes administran directamente estos sistemas, es por ello que este sistema

alimenta el tablero de control, para que esta información sea consultada

directamente por quien debe tomar la decisión.

Algunas veces quienes asesoran las decisiones son los responsables de las

falencias en los procesos, que además no consultan todo el tiempo estos

sistemas de información y asesoran a criterio y percepción.

• Mapa Estratégico Cuadro de Mando Integral - CMI

• Indicadores • Metas

Indicadores

• De acción • Manejo riesgos • Matriz operacional • Otros proyectos

Planes

• Procesos • Procedimientos • Formatos • Guías

Documentos

• Acciones: preventivas, correctivas de mejora

Mejoras

• Programas de Auditoría

• Auditorías • Revisiones Gerenciales

Verificaciones

• Identificar, documentar, medir, controlar, monitorear el riesgo

Gestión del Riesgo

• Programación, documentación y seguimiento a las reuniones y compromisos

Reuniones

55

Es un Software que cuenta con dos (2) soluciones que se complementan para

apoyar la gestión estratégica a través de Balanced ScoreCard, y la gestión de

procesos a través del Sistema de Gestión de la Calidad. Esta herramienta

adquirida por la Institución, con licencias ilimitadas, permite su operación desde

la intranet o Polired; brinda apoyo en la definición de tareas, cuenta con un

excelente sistema de almacenamiento, control, análisis y seguimiento de

incidentes y no conformidades detectadas en la operación diaria.

Es una solución software que permite optimizar el desempeño de la Institución y

aumentar su ventaja competitiva, a través de la integración del Sistema de

Gestión en una sola Suite, garantizando la centralización de la información,

facilitando los procesos de toma de decisiones y promoviendo el seguimiento y

el control para el mejoramiento continuo.

La Policía Nacional adquirió dos funcionalidades de la Suite Visión Empresarial

SVE ®:

Visión Empresarial® - Balanced ScoreCard

Visión Empresarial® - Sistema de Gestión de Calidad

Definición y Concepto. Es una solución software que permite evidenciar al

interior de una organización la existencia de un Sistema de Gestión Estratégica,

diseñado bajo la metodología del Balanced ScoreCard, define el Mapa

Estratégico con los elementos propios del Modelo (Perspectivas, Objetivos

56

Estratégicos, Relaciones Causa Efecto, Indicadores, Metas, Iniciativas, Planes

de Acción.), para monitorear su desempeño y contribuir con el enfoque y

alineación de la estrategia, además permite integrar automáticamente los

sistemas de información para la toma de decisiones (Oficina de Planeación

Policía Nacional, OFPLA, 2011). Se explicará según la guía de la SVE su

funcionabilidad y formas de utilización.

Características de la Suite Visión Empresarial®

Ofrece varios módulos desde los cuales es posible acceder a las diferentes

funcionalidades del Sistema, de acuerdo con los roles y responsabilidades

asignados a cada usuario, cuenta con un módulo administrador, el módulo

BSC o cuadro de mando integral, módulo de calidad, módulo de riesgos y

reuniones.

Permite la conectividad en línea con cualquier base de datos de la

Institución a través de la infraestructura de red, usando la arquitectura

genérica ODBC (Object Data Base Conector). Principalmente con motores

que contengan bases de datos en Oracle, SQL Server, Access, Excel y

archivos planos.

Permite asignar responsables para cada uno de los indicadores y objetivos

del sistema.

Permite el despliegue por WEB con el ciento por ciento de la funcionalidad

en esta plataforma para cualquier tipo de usuario final.

57

Cuenta con herramientas de análisis tipo Drill Down, es decir, que permite

al usuario navegar hasta la raíz de las variables componentes, verificar su

estado y determinar su influencia en el comportamiento del indicador que

se está analizando.

Módulo Administrador. El Módulo Administrador es el encargado de las

funcionalidades básicas para la operación general del sistema de gestión

diseñado para la Institución. Este módulo debe ser manejado por el

Administrador del Sistema (OFPLA, 2011).

Las opciones del Módulo Administrador están clasificadas según su finalidad en

las siguientes subsecciones:

- Seguridad Básica

- Auditoría del Sistema

- Datos Básicos

- Fuentes Externas

- Administración de Agentes

- Licenciamientos

Categoría de Usuarios: Con el propósito de articular los diferentes módulos de

la Suite Visión Empresarial (SVE), y utilizar de manera eficiente la herramienta,

se diferencian varias clases de usuarios, de acuerdo con el alcance de sus

responsabilidades dentro del Sistema, estas categorías son:

58

Figura 38. Categorías de usuarios SVE® Fuente: SVE® Módulo BSC. El Ingreso al Módulo BSC se realiza a través de la opción BSC

del menú Módulos, enseguida se presenta una nueva pantalla de bienvenida al

módulo. Allí están contenidos todos los indicadores de gestión definidos e

igualmente se establece la configuración de cómo se deben presentar (OFPLA,

2011).

Permite establecer fechas de cumplimiento, periodicidad, fórmula de cálculo y

demás elementos para controlar el desempeño de los indicadores.

Además encontrará un menú de exploración con las opciones del Módulo. En

cualquier momento se puede seleccionar una de las pantallas como su página

inicial. Para hacerlo, se selecciona en el menú Preferencias la opción Página

Inicial.

59

Figura 39. Pantallazo módulo BSC Fuente: SVE®

Adicionalmente, si en el Cuadro de Mando Integral han sido configurados temas

estratégicos, estos podrán ser visualizados por medio de la opción Temas

ubicada en la parte superior de la ventana. Al seleccionar uno de los temas, en

el mapa desplegará únicamente los objetivos que pertenecen a este.

Módulo Planes. Permite definir una estructura que incluye las tareas, acciones

y recursos asignados a cada uno de los planes formulados por la Policía

Nacional, involucrando de ésta forma a todo el personal y enfocando sus

acciones y determinaciones hacia la estrategia de la Institución (OFPLA, 2011).

Los conceptos más importantes dentro de este módulo son:

Plan: Es la disposición general de un proyecto planteado en un espacio de

tiempo, para lograr o aportar a una iniciativa, que involucra la ejecución de

acciones para dar cumplimiento a las tareas programadas y contiene el total de

los recursos empleados en cada una de ellas. En el plan se deben identificar

las categorías o etapas del mismo con cada una de sus tareas, el presupuesto,

60

responsables y un cronograma o programación para cada una de las

actividades.

Categoría: Es una división o clasificación de un plan en diversas etapas.

Subcategorías: Es una subdivisión de la categoría que permite la

desagregación de la misma, cuando la complejidad del desarrollo de cada

categoría así lo amerite.

Tarea del plan de acción: Es la máxima desagregación de la planificación

estratégica, que contribuye al logro del plan y su cumplimiento se materializa

con la ejecución de acciones.

Si se requiere para el desarrollo de una tarea, la participación de un

corresponsable, en cuyo caso se denomina “Recurso” debe señalarse la unidad

y el tiempo estimado para su contribución.

Acción: Es el resultado de la ejecución de un avance para determinada tarea.

En las acciones se especifica el consumo progresivo de los recursos (dinero,

tiempo y personas).

Tiempo: Corresponde a periodo entre el cual se prevé el inicio y la finalización

de la ejecución del Plan de Acción. En consecuencia se debe considerar la

61

fecha en la cual se dará cumplimiento al reporte de la primera acción y la fecha

en la cual se dará cumplimiento al reporte de la última acción.

Presupuesto: Es la sumatoria de los recursos estimados para dar cumplimiento

a cada tarea.

En la SVE, es posible hacer seguimiento a los planes definidos por la

Institución, ya sea que desarrollen la estrategia, o estén relacionados con los

riesgos, planes de mejoramiento, etc.

Módulo Calidad. El módulo de calidad contribuye a la optimización del Sistema

de Gestión de Calidad de la Institución, a través del apoyo que brinda a las

actividades de planeación, implantación, administración, mantenimiento y

mejoramiento continuo del mismo, integrando la información clave definida

dentro de los procesos que identifican su cadena de valor y permitiendo una

gestión efectiva de su desempeño (OFPLA, 2011).

Entre los beneficios que se destacan del módulo de Calidad, es posible

mencionar los siguientes:

Permite acceder fácilmente a los distintos componentes del Sistema de

Gestión de Calidad: desde la política y los objetivos hasta el detalle de los

diferentes procesos, mejoras y auditorías.

62

Logra mejores resultados en menos tiempo, al disponer de unos sistemas y

procesos centrales que favorecen el flujo eficaz de la información.

Alinea al personal con las políticas y procesos del Sistema de Gestión

Integral.

Integra la Institución a través de los procesos definidos dentro de su cadena

de valor.

Permite al mando institucional hacer seguimiento y control de todas las

tareas y compromisos del Sistema de Gestión Integral

Facilita las tareas rutinarias del SGI, permitiendo enfocarse en la medición,

análisis y mejora continua.

Simplifica el control documental y el manejo centralizado de la información

del SGI.

Los módulos del Sistema de Gestión de Calidad pueden ser complementados

con el módulo de Indicadores con el fin de poder medir objetivos de calidad,

procesos de la empresa o cualquier otro elemento que se considere que

permita tomar decisiones acertadas.

Módulo de Gestión de Riesgos. El Módulo de Gestión de Riesgos, permite

identificar los riesgos (Nombre y Descripción), asociar los riesgos a los

procesos, clasificar los riesgos (Riesgo Estratégico, Operativo, Financiero, de

Cumplimiento, Tecnológico etc.) y hacer el análisis causa-efecto para cada uno

de ellos.

63

Además mide el impacto de los riesgos en la Institución (leve, Moderado,

Catastrófico), asigna a cada riesgo una probabilidad de ocurrencia (alta, media,

baja) y evalúa los riesgos (riesgo aceptable, tolerable, moderado, importante o

inaceptable) (OFPLA, 2011).

Igualmente, es posible definir controles para mitigar los riesgos en los procesos

(Plan de Calidad, Auditoría Interna, Reunión de seguimiento etc.); definir

acciones para controlar los riesgos identificados responsables, Cronograma); y

generar reportes personalizados (Mapa de Riesgos) con la información de cada

riesgo que se desee consultar.

Esta opción de la herramienta, permite cumplir con los requerimientos necesario

para cumplir con el Modelo Estándar de Control Interno adoptado a través del

decreto 1599 del 20 de mayo del 2005 en lo que respecta a la Administración

de riesgos. Además se deben seguir establecidos en el Documento

“Lineamientos Metodológicos para la Administración del Riesgo en la Policía

Nacional”.

Etapas de gestión del riesgo: A continuación se listan los estados posibles en

que se puede encontrar un riesgo a medida que va fluyendo en las etapas de

gestión del riesgo.

64

Figura 40. Etapas de la gestión del riesgo Fuente: Guía SVE®

Módulo de Reuniones. Finalmente, el Módulo de Reuniones, posibilita la

administración de las reuniones, buscando que sean efectivas y se logren los

objetivos programados y no se conviertan en el riesgo inminente de pérdida de

tiempo (OFPLA, 2011).

Utilizando esta opción la Institución puede hacer la programación,

documentación y seguimiento a las reuniones y los compromisos que desde

estas se originen; genera automáticamente la notificación de invitación a los

participantes, con la agenda de la reunión: objetivos, participantes, lugar, fecha

y hora y puntos a tratar. Durante el desarrollo de la reunión se puede registrar

las asistencias y las anotaciones de cada punto así como los compromisos y

conclusiones a las que el grupo llegue, generando automáticamente el acta de

la reunión.

1 2 3 4 5

65

66

Figura 41. Mapa general de funcionalidades de la SVE® Fuente: SVE®

67

Beneficios y ventajas SVE. La SVE como sistema de información, permite a

los usuarios tener ciertas actividades que facilitan el control, supervisión y

apoya la toma de decisiones, a través de conocer el desempeño de los

indicadores, cumplimientos, respuestas de requerimientos con las fechas

establecidas; por tener toda la información del sistema de calidad y del cuadro

de mando integral de toda la Institución en un solo software.

Constituye en un agente de cambio cultural, al involucrar nuevas metodologías,

la utilización de las tecnologías de la información y la comunicación, puesto que

facilita el envío de la información, la verificación de la misma, mejora los

tiempos y controles de la información, además de la difusión por todos los

niveles organizacionales. Esto obliga a los usuarios a sentir control constante y

responsabilidad individual.

Integra todos los elementos que constituyen el Cuadro de Mando Integral (CMI)

con sus respectivas perspectivas y ejes, Sistema de Gestión Integral (SGI) con

los desempeños de los procesos y Modelo Estándar de Control Interno (MECI)

indicando el resultado de sus componentes y elementos, esto permite articular

todos los sistemas de gestión adoptados para tomar decisiones y no

individualmente.

Facilita la toma de decisiones, las actividades de seguimiento, control y

evaluación de la estrategia y los procesos, en la búsqueda de la mejora

68

continua, puesto que toda actividad que se realice es anexada a la SVE,

entonces es de libre consulta para las decisiones de todo nivel.

Realiza seguimiento permanente de acuerdo a roles y responsabilidades, es

decir de las actividades de que cada unidad y persona es responsable,

individualizando compromisos, permitiendo comprobar que las respuestas sean

efectivas a los requerimientos.

No hay límite de usuarios ilimitados para el ingreso a la SVE, beneficiando la

inclusión de todo tipo de información de todos los ámbitos del servicio,

ampliando la articulación de las decisiones con las informaciones más triviales.

Simplifica el control documental y el manejo centralizado de la información del

Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), donde el control del ingreso de

documentos es centralizado pero de consulta a todos los usuarios; guarda una

hoja de vida por cada documento en donde el usuario puede consultar la

descripción, el código, el tipo de documento, responsable, el proceso y área

organizacional a la cual pertenece, la versión actual, los usuarios control de

copias y documentos asociados.

Posee un sistema de alertas del incumplimiento de las tareas o resultados de

los indicadores a través de etiquetas descriptivas y semáforos, para focalizar

aspectos que requieren especial atención.

69

Genera el listado de las tareas de la cual el usuario es responsable o actúa

como recurso de ayuda, organizando el trabajo de todos los usuarios que tienen

tareas en común, también evitando la duplicidad de funciones.

Trazabilidad con evidencias del cumplimiento de acciones para tareas propias y

de responsabilidades, en todos los niveles del sistema de calidad estratégico,

táctico y operacional.

El ambiente gráfico facilita la interpretación de la información, permitiendo

analizar los pequeños cambios, tendencias, modificaciones; con ello beneficia el

análisis de tendencias y efectividades de las acciones tomadas.

Identifica los riesgos (Nombre y Descripción), asociar los riesgos a los

procesos, clasificar los riesgos (Riesgo Estratégico, Operativo, Financiero, de

Cumplimiento, Tecnológico etc.) y hacer el análisis causa - efecto para cada

riesgo, donde los encargados de realizar las acciones de mejora, preventivas y

correctivas pueden medir el impacto de sus acciones y referenciarse con otras

unidades donde aplicaron acciones para mitigar el riesgo.

70

1.3.3 Oficina de Información Estratégica Policial (INEPO). El sistema de

información de INEPO tiene la función de dar información al mando para la

toma de decisiones cuando ocurre la novedad de mucha trascendencia en

cualquier lugar del país; estas novedades son de tipo operativo o misional de la

Policía, por ejemplo, ataques a poblaciones, atentados terroristas, capturas

importantes, afectaciones de ola invernal, manifestaciones violentas, entre

otros.

El sistema de información de INEPO es principalmente para reaccionar contra

la novedad es de forma verbal o por medios electrónicos si es posible, esto se

debe a que los sucesos ocurren muy rápido y de forma imprevista.

El siguiente es el flujo de información que tiene este sistema de información,

desde que nace la información hasta que es llevada a la toma de decisiones:

Figura 42. Flujo de información cuando ocurre una novedad.

1. Unidad de la novedad

2. Sala 123 departamento de

Policía

3. Otras Organizaciones

4. Comandante de Departamento

Comandante de Región

5. INEPO

Altos mandos según corresponda

Otras organizaciones y unidad de la

novedad

71

1. Unidad de la novedad:

Generalmente la estación de Policía o unidad policial de la jurisdicción donde

acontece la novedad, llama Sistema Único de Seguridad y Emergencias, sala

123 de la base del departamento de Policía, este llama al Comandante de

Departamento quien de acuerdo al tipo de novedad y las capacidades que

tenga toma decisiones e informa al comando de región, de igual forma la sala

123 del departamento de Policía informa a INEPO y realiza las coordinaciones

con otras entidades como fuerzas militares, defensa civil, Gobernación o

Alcaldía entre otros. INEPO informa a los altos mandos según corresponda.

2. Sala 123 departamento de Policía:

El flujo de información interno en INEPO cuando es recibido en las regiones, se

le llama salas 123, allí es tomada por el operador de boletines quien informa al

jefe de turno, quien a su vez toma contacto con el comandante de la zona

donde ocurre la novedad y al comandante de departamento para confirmar la

novedad, para además tener información pormenorizada y actualizada.

Esta sala 123 debe informar al comandante de la unidad que a su vez informa

al comandante de región.

72

3. Otras organizaciones:

Después de esto, para superar el hecho, como un ataque a población o

secuestro colectivo, se deben contactar más entidades del Estado como las

Fuerzas Militares, gobernaciones, alcaldías, o Cruz Roja, Defensa Civil, se toma

contacto inmediato, si la novedad trasciende aún más, esto es responsabilidad

de la sala 123.

4. Comandante de Departamento:

Es a nivel regional el representante del Director General de la Policía, él debe

tomar decisiones y articular esfuerzos en pro de solucionar la situación que

ocurre e informar al comandante de región.

5. INEPO:

El Área de Información Estratégica Policial (INEPO), tiene una gran

responsabilidad dentro del flujo de la información, puesto que es quien

considera la relevancia de la novedad y establece su transcendencia, además

que coordina refuerzos, apoyos y acciones inmediatas a nivel nacional,

articulando recursos de la Policía como de otros entes; como por ejemplo apoyo

aéreo, o brindar apoyo moral al llamar quienes se encuentra en combate para

dar motivación y saber sus necesidades.

73

Después de la confirmación y obtener los detalles de la novedad INEPO

informa, si es el caso, al Director General o Subdirector General o el señor

Comandante quien debe tomar decisiones en el momento, en el término de la

distancia.

En la situación cuando una novedad es muy grave, el comandante de

departamento llamaría al Director General directamente, sin desconocer el

canal formal el cual se realiza en todos los casos, la sala 123 del departamento

informa a INEPO y se esperan instrucciones. Algunas veces se basan en el

internet o noticieros puesto que las novedades son informadas primero por

medios de comunicación, lo cual no es frecuente y principalmente sucede

durante las horas del día, por ello se monitorea la televisión, la radio, internet y

la red de cooperantes.

El Sistema de Información Geográfico Policial (SIGEP o SIG-PONAL), es la

base de datos donde registra la novedad para ser analizadas, establecer

fortalezas y debilidades, puntos por mejorar y que sirva como lección aprendida;

Boletín Informativo Policial (BIP). Como casi toda la actividad es verbal por la

premura del tiempo, con el fin de ampliar, analizar y conocer más

profundamente la novedad, así como las acciones tomadas, permitiendo un

análisis más profundo, esta novedad se inserta en el aplicativo SIGED, al igual

que se comienza a producir el Boletín Informativo Policial (BIP), el cual es

producido para informar a los altos mandos, el Ministerio de Defensa y a la

74

Presidencia de la República, con el objetivo de que sirva como material de

análisis y toma de decisiones.

Figura 43. Procedimiento “Producir el Boletín Informativo Policial”, paso 1

Las salas 123 de cada uno de las unidades recibe el relato de los hechos

ocurridos que sean trascendentales, los cuales deben ser insertados en el

aplicativo SIG-PONAL.


Se verifica que la información este actualizada, en tiempo real y cumpla con los

parámetros establecidos por la Dirección de seguridad Ciudadana (DISEC) para

ser insertados en el Boletín Informativo Policial.


75

Se establece si la novedad u hecho ocurrido de trascendencia cumple con los

parámetros establecidos, permitiendo su ingreso al programa o descartando la

información.


Una vez se define que cumple con los parámetros, se ingresa al aplicativo SIG-

PONAL, para generar el consecutivo correspondiente.


Según la información recibida y con el consecutivo correspondiente, se

selecciona la información del hecho informativo y se empieza a diligenciar los

campos del aplicativo SIG-PONAL, como son los hechos, organización,

complementos, resultados, actividades y documentos; según la información

recibida por la unidad que conoce el caso.

76


Una vez radicado el hecho en el aplicativo SIG-PONAL, se informa a través de

los medios de comunicación institucionales al Área de Información Estratégica

Policial.

Figura 49 Procedimiento “Producir el Boletín Informativo Policial”, paso 7

Como la unidad descentralizada informa que ha sucedido un hecho informativo

el Centro Automático de Despacho CAD, éste puede recibir la información, vía

correo electrónico o por el aplicativo SIG-PONAL.


77

Se revisa la información enviada por las unidades, tanto en el aplicativo SIG-

PONAL, como por el correo electrónico, con el fin de que sea insertado en el

B.I.P., para posteriormente confirmar a la unidad de donde procede el hecho, si

cumplió o no con los parámetros establecidos para el ingreso en el B.I.P.


Se notifica a las unidades con los siguientes fines: comunicarles si la

información cumple o no con los parámetros para su inclusión en el B.I.P.,

solicitarles complementos o correcciones a los datos que enviaron y/o en su

defecto devolverles la información por no cumplir con los parámetros

establecidos.


78

Si el hecho cumple con los parámetros establecidos, el operador procede a

resumir la información mediante el consecutivo del aplicativo SIG-PONAL,

realizándole las correcciones pertinentes e insertándolo en el B.I.P.


Se realiza un resumen estadístico con todas las novedades que se hallaron en

el B.I.P., tanto operativas como de criminalidad.


Se verifica por correo electrónico la información enviada por las unidades en

cuanto a criminalidad y operatividad. El operador se pregunta sobre la clase de

información que recibe por correo; según los hechos se determinan los formatos

preestablecidos con la información requerida por el alto mando institucional.

79

Asimismo, cuando es un factor de atención, el operador consulta al jefe de

turno, sobre la importancia para agregarlo al B.I.P.


El administrador de información determina si la información corresponde a un

factor de atención, para diligenciar el formato según la importancia de la misma.


El administrador de información, determina si la información proviene de la

DIJIN7, DIRAN8 o del C.I.C.9 , con el fin de diligenciar los formatos y elaborar la

estadística, para después ser anexada al B.I.P. físico.

7 Dirección de Investigación Criminal e Interpol. 8 Dirección Antinarcóticos. 9 Centro de Investigaciones Criminológicas.

80


El operador Boletines, recibe impresa la información de los formatos

estadísticos consolidados por parte del Administrador de Información, con el fin

de ser anexados al B.I.P.


El Operador Boletines, recibe la información estadística que proviene de las

diferentes unidades, al igual que el factor de atención, por parte del

Administrador de Información, para que sea consolidada con el Boletín

Informativo Policial, para posteriormente entregar el documento al personal

autorizado.

81


Se determina si el B.I.P se entrega mediante comunicado oficial en forma física

o digital -depende de la confidencialidad del documento y la cercanía del

destinatario-.


Cuando se decide que el B.I.P no será entregado en forma física a quien

corresponda sino en formato digital. En la circunstancia que se decida no,

aunque se exprese que se pasa al paso 1, en esta ocasión no es claro qué se

debe hacer, pues con anterioridad se decidía si era una información útil o no.

82


Una vez consolidada la información, se dispone a enviarla por correo

electrónico al personal autorizado, según los estándares de seguridad, en forma

encriptada y con la clave de acceso de la información al destinatario final.


Una vez consolidada la información se hace entrega del Boletín Informativo

Policial, para el despliegue de la información al Alto Mando Institucional.

1.3.4 Documentos para la toma de decisiones. Este sistema de

información está integrado por documentos que se actualizan constantemente,

pues son el resultado del análisis de situaciones que ocurren de manera

continua; en otras palabras, corresponden a un análisis de la jurisdicción o el

lugar geográfico especifico, tomando en cuenta múltiples variables que permiten

determinar la situación, estos documentos están en todos los niveles de la

83

Institución y son de consulta por los comandantes y directores de unidades

(Policía Nacional de Colombia, 2008).

Son soporte para la toma de decisiones, la Institución utiliza la formulación

estratégica basada en estudios que permiten direccionar los esfuerzos para una

efectiva prestación del servicio.

Estudio de planeación. Es un documento formal que comprende el análisis

conciso y exacto de una situación determinada y planteando alternativas de

solución. Una de sus características es su brevedad, debiendo hacerse, si es

necesario, la sustentación correspondiente en anexos. De esta forma se dan los

principales elementos de juicio con información concisa para la toma de

decisiones.

Cualquiera que sea su propósito o grado de complejidad, debe contemplar: el

enjuiciamiento del problema, la enumeración de las hipótesis, la presentación

de hechos, el análisis de las implicaciones, las conclusiones y las

recomendaciones.

• Encabezamiento: El encabezamiento está compuesto por el membrete,

lugar, fecha y tema del estudio de planeación. Si requiere clasificación de

seguridad, ésta se colocara en la parte superior e inferior de cada

página.

84

• Problema: El problema se expresa en forma clara y concreta, por

ejemplo: Determinar si es conveniente o no reactivar el Departamento de

Policía Vaupés.

• Hipótesis: Se incluyen las hipótesis pertinentes que se consideren

necesarias; en ausencia de informaciones concretas, estas constituyen

base para el estudio o para ampliar o reducir el problema. Se emplean

hipótesis que deben tener fundamento real.

• Hechos relacionados con el problema: Se indican los hechos esenciales

que deben ser considerados, relacionados con antecedentes, costos,

estadísticas, apreciación de situación, entre otros.

• Análisis: Estudio cuidadoso y detallado de todos los factores pertinentes,

incluyendo las ventajas y desventajas, consideraciones a favor o en

contra, para llegar a conclusiones juiciosas. En este párrafo el analista

expone de manera clara y concisa el análisis de los datos obtenidos

durante la investigación. En un estudio de planeación extenso o

complejo, éste debe ser un resumen y los detalles se incluirán en un

anexo de análisis.

• Conclusiones: Se presentan conclusiones mediante el previo análisis de

todos los factores importantes; todas las soluciones probables al

problema y los factores que las afectan.

85

• Recomendaciones: Como resultado de los aspectos anteriores se

expone de manera clara y concisa la acción o acciones que se deben

seguir y se consideren apropiadas para solucionar el problema.

• La acción recomendada: Debe estar en armonía con las conclusiones y

se deben citar los documentos a emitir para ponerla en ejecución,

(directivas, instructivos, planes, proyectos, entre otros). No se debe

recomendar la realización de otros estudios de planeación para

solucionar el mismo problema.

• Firma: Se coloca firma y post firma con grado, nombres, apellidos y

cargo del funcionario responsable de la elaboración del estudio.

• Acuerdos y desacuerdos: El documento será enviado a las unidades

comprometidas con la solución del problema, con el fin que emitan el

concepto de acuerdo o desacuerdo, con relación a las recomendaciones

planteadas en el estudio, a través de un oficio que contenga la

justificación correspondiente, la cual se manejara como anexo. En el

documento se escribe el grado, nombres y apellidos de los funcionarios

que están de acuerdo o desacuerdo con recomendaciones.

• Anexo: Se enumeran aquellos que acompañen el estudio.

• Visto Bueno: Los directores, jefes de oficinas asesoras, comandantes de

región, policías metropolitanas, departamentos de policía y las escuelas

de formación señalaran la aprobación o no del estudio, cuando son de

carácter interno de acuerdo con el formato anexo.

86

Concepto de planeación. Documento formal, que se emplea para emitir

percepciones, significaciones o discernimientos basados en hechos,

documentos, normas, reglamentos, estudios, entre otros, que permiten la toma

de decisiones sobre temas específicos. Es una forma sencilla y abreviada de

presentar análisis y recomendaciones.

Apreciación de inteligencia. Tiene como finalidad orientar al Mando

Institucional en la toma de decisiones, programación de servicios, utilización de

recursos humanos y materiales ante fenómenos perturbadores del orden

público, identificados por el servicio de inteligencia.

Sirve además para la adopción de otros planes paralelos concordantes con el

momento y la situación anormal registrados. Se convierte en herramienta

fundamental que elimina las pérdidas humanas y lleva a la conducción exitosa

de las operaciones.

Memoria local y topográfica. Es un documento que sirve de insumo para la

planeación y organización del servicio de Policía. Contiene información amplia y

detallada de todos los aspectos geográficos de la jurisdicción y los políticos,

sociales, económicos, delincuenciales y contravencionales de la comunidad que

recibe el servicio, al igual que los recursos materiales y el talento humano con

que cuenta la Institución para el cumplimiento de la misión.

87

Se debe tener en cuenta que estos documentos reposan en cada una de las

unidades desconcentradas que los genera y no se encuentran sistematizados,

los dos primeros documentos son de carácter administrativos y los dos últimos

diseñados para el ámbito operativo, con el fin de apoyar la toma de decisiones

según corresponda.

1.4 Formulación estratégica y sistemas de información

Dentro de la Policía Nacional no se tiene una clasificación de los sistemas de

información, ni la determinación de cómo es su utilización para realizar la

formulación estratégica, por ello dentro de nuestra hipótesis de investigación se

propone que a mayor utilización de los sistemas de información, éstos dejarían

de ser un instrumento de apoyo para la gestión y toma de decisiones, para

convertirse en una estrategia del servicio de Policía.

Empero, para cumplir el objetivo principal de la investigación de caracterizar las

perspectivas de los sistemas de información en el devenir de la Policía Nacional

y proponer unas perspectivas de estos sistemas, se debe proponer una

clasificación de los sistemas de información, para que sean alineados e

integrados con la metodología para la formulación y operacionalización del plan

estratégico institucional (Policía Nacional de Colombia, PONAL, 2010).

88

1.4.1 Clasificación de los sistemas de información. Para integrar los

sistemas de información con la metodología del Plan Estratégico, la cual está

basada en el cuadro de mando integral (Balance ScoreCard), propuesto en

1992 por sus autores Robert Kaplan y David Norton; y, teniendo en cuenta que

los programas pueden cambiar de nombre o realizar nuevas tareas, -si bien en

esencia lo importante es la información que proveen-, a continuación se

propone la siguiente clasificación de los sistemas de información:

Figura 63. Clasificación sistemas de información

1. Sistemas de Información de Gestión

Son aquellos para verificar la eficiencia, eficacia y efectividad de la institución

en todas las áreas como administrativas, operativas, docentes, derechos

1. SI de ges<ón

2. SI administra<vos

3. SI de personal

4. SI de control

5. SI para la ciudadania

6. SI opereacionales

89

humanos, basados en sistema de gestión integral, sistema de gestión de la

calidad:

Tabla 2. Sistemas de información de gestión


SVE Suite Visión Empresarial

Es una solución software que permite evidenciar al interior de una organización la existencia de un Sistema de Gestión Estratégica, es utilizado para hacer seguimiento a la gestión Institucional, es actualizado por cada una de las unidades desconcentradas.

Polired Intranet de la Policía

Contiene los documentos digitales de las órdenes de los actos administrativos por los cuales se ordena la prestación el servicio de Policía en sus diferentes especialidades. Igualmente el protocolo, el acceso a todos los sistemas de información y micrositios por unidad, principalmente es un programa de consulta.

Tablero de control Tablero de control

Control del día a día del desempeño de los indicadores y los procesos, es utilizado por los altos mandos, desde dispositivos móviles “Tablet” que permiten ver en tiempo real el desempeño de los indicadores y las estadísticas operativas.

Documentos de toma de decisiones

Estudio de planeación Concepto de planeación Apreciación de inteligencia Memoria local y topográfica

Documentos que se actualizan constantemente, puesto que están integrados de análisis de situaciones que ocurren por decirlo son un análisis de la jurisdicción o el lugar geográfico especifico, están dispuestos para consulta constantemente, puesto que son referentes de consulta para toma de decisiones.

2. Sistemas de Información Administrativos

Los Sistemas de Información Administrativos compilan la información de los

bienes, armamento, equipo informático, vehículos y otros de soporte del servicio

de Policía.

90

Tabla 3. Sistemas de información administrativos


SIBIN Sistema de información de bienes e inmuebles

Registra y controla información de los bienes e inmuebles que se encuentra a cargo de las unidades de policía a nivel nacional, es utilizado para establecer el inventario real de la Policía.

SINVE Sistema de información para la administración de hardware y software

Registra y controla los inventarios de los equipos de comunicación de voz, datos, equipos de cómputo y software.

SISEGA Sistema de seguridades para los aplicativos

Registra y controla los permisos que se les otorgan a los usuarios que utilizan las diferentes aplicaciones de la Policía Nacional.

SICOVI Sistema de información para el control de visitantes

Registra y controla la información de los visitantes, elementos y armamento que ingresan a las instalaciones de la Policía Nacional.

SIVIDE Sistema de información víctimas de la violencia y/o desastres naturales

Registra y controla la información de donaciones y aportes de fundaciones y ONG’S a las viudas y huérfanos de Policías muertos o heridos en actos del servicio.

SIPLAC Sistema de información plan de compras

Registra la información de los planes de necesidades de las unidades y genera el plan de compras de la Policía Nacional.

SIKAR Sistema de información procesos contractuales kárdex de proveedores

Registra y controla la información de los proveedores que desean contratar por mínima cuantía con la Policía Nacional.

SARCV

Sistema de información para la administración de reservas en centros vacacionales

Registro histórico y control de asignación de las reservas a los diferentes centros vacacionales con que cuenta la Policía Nacional a nivel país, así como informes estadísticos y control de facturas por concepto de alojamiento.

SIGEA Sistema de información para la gestión del equipo automotor

Registra la información de la vida útil del parque automotor que tienen asignados la Policía Nacional en todo el país.

SIGAC Sistema de información para la gestión académica

Registra y controla la información referente al proceso académico que lleva en las diferentes escuelas de formación y especialidades de la Policía Nacional

SISUR Sistema de información para la suscripción de la revista de la Policía Nacional

Registra la información de los suscriptores de la revista de la Policía Nacional

3. Sistemas de Información de Personal

Son aquellos que brindan toda la información sobre los integrantes de la Policía,

como por ejemplo su situación disciplinaria, hoja de vida, clima organizacional,

91

a este se debe anexar la información de la Justicia Penal Militar, no obstante,

resulta pertinente resaltar que en el momento no existe un aplicativo para incluir

esta información.

Tabla 4. Sistemas de información de personal


SIATH

Sistema de información para la admisión del talento humano

Registra información del proceso de incorporación al personal que aspira a ingresar a la Institución. Registra, controla y administra la información del talento humano de la Policía Nacional. Sistema administración del

talento humano

SICLI Sistema de información para la medición del clima laboral

Registra y controla la información sobre las mediciones del clima institucional.

SIJUME Sistema de información de juntas medico laborales

Registra la información de las juntas médico laborales que se realizan al personal de la Policía Nacional.

SIJUR Sistema de información jurídico para la Policía Nacional

Registra los procesos disciplinarios de los funcionarios investigados en la Policía Nacional.

SIPRE Sistema de información para las prestaciones sociales

Registra la información de los reconocimientos de cesantías, prestaciones e indemnizaciones del personal de la Policía Nacional.

SIFRE Sistema de información de funciones y requisitos para los cargos

Registra información de los requisitos y funciones de los cargos que se desempeñan en la Policía Nacional.

4. Sistemas de información de control:

Éstos permiten a los comandantes y directores dentro de la organización,

controlar el uso de los recursos asignados, como también el seguimiento de las

ordenes; igualmente se anexan dos sistemas del Gobierno Nacional, los cuales

son utilizados por la Policía para hacer control: el Sistema de Seguimiento a

Metas de Gobierno (SISMEG) -el cual entrará en servicio este año- y, el

92

Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal (SICE),

para verificar como se está ejecutando el presupuesto público a través de la

contratación.

Tabla 5. Sistemas de información de control


SECAC Sistema de información para el seguimiento y control de atención a casos

Registra la recepción de llamadas por parte de los ciudadanos, despacho patrullas, control tiempos de llegada de las patrullas, generación de reportes e interfaz estadística.

SECAD Sistema Estadístico de centro automático de despacho

Registrar información respecto a los recursos administrativos, logísticos, informáticos y del talento humano utilizados para el servicio de policía en la modalidad de vigilancia. Adicionalmente este sistema genera estadística y georreferenciación de los delitos y contravenciones que se atienden en el servicio.

SICBI Sistema de información para el control de bienes incautados

Registra la información de los bienes asignados por parte de la Dirección de Estupefacientes a la Policía Nacional

SICOI Sistema de información control de bienes cooperación internacional

Registra y controla la información de todos los bienes que se entregan en comodato o donados por otros países o entidades extranjeras al servicio de la Policía Nacional

SICCA Sistema de información control de cambios

Registra y controla los cambios y ajustes a los sistemas de información desarrollados en la Policía Nacional.

SIORD Sistema de información para la administración de ordenes

Registra y controla las órdenes dadas por el mando institucional para diferentes unidades de policía a nivel nacional.

SIFAC Sistema de información de facturación para la Policía Nacional

Registra la información sobre el control de la dotación que la Policía Nacional asigna a los funcionarios

93

5. Sistemas de Información para la Ciudadanía

Son todos aquellos que proveen los requerimientos ciudadanos como quejas,

reclamos y sugerencias, incluyendo los de los propios policías.

Tabla 6. Sistemas de información para la ciudadanía


SIDENCO Sistema de información de denuncias y contravenciones

Registra la información de las denuncias y contravenciones que hace la ciudadanía en cualquier centro de atención al ciudadano.

SIPCO Sistema de información para la Policía Comunitaria

Registra la información de los Frentes de Seguridad, Policía Cívica Juvenil, escuelas de Seguridad Ciudadana

SIQUER Sistema de información de quejas y reclamos


SISAC Sistema de información y seguimiento en atención al ciudadano


SISEC Sistema de información de seguridad ciudadana y red de cooperantes

Registra y controla la información de fuentes humanas que suministran datos sobre hechos delincuenciales.

6. Sistemas de Información Operacionales

Contienen todo lo relacionado con la actividad misional de la Policía, la

actividad operativa (por ejemplo el control de delitos y contravenciones,

protección de dignatarios, actividades especiales, etc).

94

Tabla 7. Sistemas de información operacionales


*SIASE *SICAP *SICAR *SICCA *SICOD *SICOP *SIECI *SIEDU *SIENI *SIHOV *SILAC *SIPET *SIPQUI *SISEA *SISED

Sistema de información para la gestión de operaciones antinarcóticos

• Sistema de información de admisiones • sistema de información para las actividades del área de prevención • Sistema de información para el control de requisas de aeronaves • Sistema de información para el control de combustibles aeronáuticos • Sistema de información para el control de devolutivos • Sistema de información para el control de empresas • Sistema de información para el control de erradicación de cultivos ilícitos • Sistema de información para la educación continuada • Sistema de información de enlaces internacionales • sistema de información para el control de horas de vuelo • Sistema de información para lavado de activos • Sistema de información para la pro eficiencia y entrenamiento de tripulaciones • Sistema de información para el control procesos químicos • Sistema de información servicios DIRAN

SINTEL Sistema de información de inteligencia policial

Registra la información de las actividades de secuestro, narcotráfico, contrabando y delitos contra la vida.

SIOPER Sistema de información operativo de antecedentes

Registra información criminal, antecedentes, gestión y control de casos, bienes y archivo operacional. Persona, bienes, Org. Delincuencial, ordenes de trabajo.

SIPDE Sistema de información plan democracia

Registra y controla la información de las novedades y dispositivo de la Fuerza Pública y los puestos de votación durante los periodos electorales.

SIPROD Sistema de información para la protección a dignatarios

Registra la información de los dignatarios y del personal de la Policía Nacional que presta la seguridad a los mismos.

SADAP Sistema de información para las disponibilidades y apoyo

Registra la informa información del personal que participa en los diferentes apoyos y disponibilidades a las unidades de policía.

SITIES Sistema de información de tráfico ilegal de especies silvestres

Registra información sobre el tráfico ilegal de especies silvestres flora y fauna que se ponen en conocimiento a la Policía Nacional.

SIEDCO Sistema de información de estadística delincuencial, Contravencional y operativa

Registra la información estadística de los delitos y contravenciones ocurridos a nivel nacional.

SIGEP Sistema de información geográfico estratégico policial

Registra la información de hechos trascendentales e importantes que ocurren a Nivel nacional.

Entonces para integrar la metodología para la formulación y operacionalización

del plan estratégico institucional con los sistemas de información, clasificados

en gestión, administrativos, de personal, de control, para la ciudadanía y

95

operacionales; el Plan Estratégico Institucional debe ser elaborado con

fundamento en estos sistemas.

1.5 Articulación de los sistemas de información y la metodología para la

formulación y operacionalización del Plan Estratégico Institucional

El objetivo de la metodología del Plan Estratégico -la cual es de tipo

participativa para su construcción- consiste en ofrecer elementos que pretenden

trascender en la unión de la estrategia con la operación, para identificar las

oportunidades de gestión y mejora de las estrategias e implementarlas con

rapidez y efectividad (Policía Nacional de Colombia, PONAL, 2010). Para

formular este Plan Estratégico se deben tomar una serie de decisiones, las

cuales afectan el futuro de la institución y el cumplimiento de su misionalidad,

por ello la importancia de articular estas decisiones con el apoyo de los


Esto construye las grandes metas de la organización y a partir de estos los

objetivos estratégicos, sus respectivos indicadores y las iniciativas estratégicas

que originas los planes de acción, por ello se reitera la importancia de los

sistemas de información en la formulación estratégica.

La metodología específica son cuatro pasos para la formulación del Plan

Estratégico Institucional:

96

1. La oferta de valor.

2. La MEGA.

3. El mapa estratégico.

4. Los indicadores, sus metas e iniciativas estratégicas.

1.5.1 La oferta de valor. Según la metodología del Cuadro de Mando

Integral (CMI), el primer paso es la formulación de la oferta de valor que se

define como los elementos de valor, que pide el cliente (el “que”), que hace la

institución para lograr el “que” (el “como”), tiene dos beneficios que es la

focalización y la priorización.

Para la construcción de ofertas de valor -que son herramientas que presenta

nuestro entendimiento de cómo creamos valor a nuestros clientes-, se

desarrollan tres pasos: la identificación de los clientes, definición de los

elementos y las actividades para cada cliente, priorización de las actividades de

las ofertas de valor para cada cliente. (PONAL, 2010)

A la par, además que los sistemas de información, contienen los hechos

ocurridos en el pasado al interior de la Policía.

A continuación se propone la siguiente matriz de la utilización de los sistemas

de información, con los pasos de la oferta de valor, así como otra serie de

97

informaciones para identificar las ofertas de valor a los clientes, las cuales por

una parte pueden ser consideradas como externas, y por otra no dependen

directamente del control de la institución policial:

Tabla 8. Articulación de los sistemas de información para la oferta de valor

Actividades Sistemas de información

Otras Informaciones

1. Identificación clientes. 2. Definición de los elementos

y las actividades para cada cliente.

3. Priorización de las actividades de las ofertas de valor para cada cliente.

Gestión. Para la ciudadanía. Operacionales.

Análisis de encuestas*. Políticas y metas de gobierno. Rendiciones de cuentas. Medios de comunicación**. Redes sociales.

*Encuestas de credibilidad, electorales, percepción del servicio, tanto internas como externas **Noticias de transcendencia, crónicas, artículos investigativos, noticias reiterativas, entrevistas, otras donde muestren las necesidades de los clientes.

Se debe tener en cuenta, que quienes realicen la formulación y

operacionalización del Plan Estratégico Institucional, seleccionan los aplicativos

dentro de la clasificación de los sistemas de información, puesto que en ese

momento de interacción social se establecerán criterios y prioridades.

Después que se han identificado los clientes y las prioridades de sus

requerimientos, y se articulan con la oferta de valor de la institución con sus tres

componentes: clientes, elementos y actividades -los elementos son los

aspectos que el cliente valora, y las actividades las acciones que realiza la

institución para ofrecer esos elementos-, nace la red de oferta de valor, la cual

se debe realizar para cada uno de los clientes.

98

Figura 64. Red de la oferta de valor. Fuente: Metodología para la formulación y operacionalización del plan estratégico institucional.

Después de realizar esta red es necesario priorizar las actividades de las

ofertas de valor; es primordial e indispensable que sean apoyados por los

sistemas de información, teniendo en cuenta que la metodología es

reduccionista, pues se priorizan las ofertas de valor a través de la escogencia

de un grupo de personas de la institución con un conocimiento global del tema,

quienes individualmente deben diligenciar los formatos.

Para apoyar la visión holística de estas personas escogidas, se propone que

sean apoyadas por los sistemas de información para establecer los elementos y

las actividades, esto permite articular todas las actividades del servicio, su

tendencia y resultados con informaciones externas de la siguiente manera:

Cliente de la PONAL

Elemento 2

Elemento 1

Elemento N

ActividadN

ActividadN

ActividadN

Actividad 2

ActividadN

Actividad N

Actividad 1

ActividadN

Elemento de la oferta de valor: Esos aspectos que el cliente

valora

Actividades que apoyan la oferta: Lo que la PONAL

realiza (procesos) para poder ofrecer

los elementos

99

Tabla 9. Articulación de los sistemas de información para la red de la

oferta de valor

Actividades Sistemas de información Otras Informaciones

Elementos.

Gestión. Para la ciudadanía. De personal.

Análisis de encuestas. Políticas y metas de gobierno. Rendiciones de cuentas. Medios de comunicación. Redes sociales.

Actividades.

Gestión. Para la ciudadanía. De personal. Operacionales.

Análisis de encuestas. Rendiciones de cuentas. Medios de comunicación. Redes sociales.

La priorización se podría realizar de una manera más profunda después de

analizar los clientes, elementos y actividades apoyados por los sistemas de

información.

Para realizar la priorización de las actividades de las ofertas de valor se tienen

dos escalas de clasificación (PONAL, 2010):

Tabla 10. Nivel de cumplimiento de la actividad de la oferta de valor.

5 Alta

4 Alta-Media

3 Media

2 Media-Baja

1 Baja

La PONAL está cumpliendo a cabalidad con la actividad.

La PONAL está cumpliendo con la mayoría de las características de la actividad.

La PONAL está cumpliendo algunas de las características de la actividad.

La PONAL está cumpliendo con pocas características de la actividad.

La PONAL está cumpliendo con las características de la actividad.

Fuente: Metodología para la formulación y operacionalización del plan estratégico institucional.

100

Tabla 11. Nivel de importancia para el cliente de la actividad de la oferta de

valor.

5 Alta

4 Alta-Media

3 Media

2 Media-Baja

1 Baja

La actividad es de suma importancia para el cliente de la PONAL

La actividad es bastante importante para el cliente de la PONAL

La actividad es importante para el cliente de la PONAL

La actividad no es tan importante para el cliente de la PONAL

La actividad no tiene importancia para el cliente de la PONAL

Fuente: Metodología para la formulación y operacionalización del plan estratégico institucional.

Los sistemas de información para priorizar las actividades de las ofertas de

valor:

Tabla 12. Sistemas de información para priorizar las actividades de las

ofertas de valor


Nivel de cumplimiento de la actividad de la oferta de valor.

Gestión. Para la ciudadanía. De personal.

Análisis de encuestas. Políticas y metas de gobierno. Rendiciones de cuentas. Medios de comunicación. Redes sociales.

Nivel de importancia para el cliente de la actividad de la oferta de valor.

Gestión. Para la ciudadanía. De personal. Operacionales.


La información suministrada por los sistemas de información y otras

informaciones, permitirán optimizar los análisis para la posterior toma de

decisiones más racionales y con menos especulaciones, ni a solo criterios

personales.

101

1.5.2 La MEGA. Una vez obtenidos los resultados de la priorización de

las ofertas de valor, el segundo paso de la formulación y operacionalización del

plan estratégico institucional a través del CMI es las creación de la MEGA10,

que es el gran propósito o sueño que una la organización con la misión, es decir

concreta y unifica los esfuerzos de todos los miembros de la institución con una

fuerza superior, es el conector de la misión con la visión (PONAL, 2010).

Figura 65. Posición de la MEGA entre la misión y la visión

Para establecer la MEGA se deben analizar ciertas informaciones o variables

necesarias, en la metodología de formulación y operacionalización del Plan

Estratégico Institucional (Policía Nacional de Colombia, PONAL, 2010) se

plantean los siguientes aspectos fundamentales:

• Es indispensable que la MEGA esté de acuerdo con la ideología y

propósito central de la institución. Para la articulación con los sistemas de

información lo llamaremos el eje 4. Prospectiva y doctrina.

10 Meta ambiciosa y audaz.

Misión MEGA Visión

102

• La MEGA debe ser clara y generar entusiasmo en aquellos encargados de

que ésta se haga realidad. Integrada al eje 5. Talento humano.

• La MEGA claramente, y casi por definición, está fuera de toda zona de

comodidad/confort; debe exigir un gran esfuerzo y al mismo tiempo ser

alcanzable. Integrado al eje 2. Capacidades institucionales.

• Dentro de una misma entidad se puede encontrar la MEGA e impulsores

de la MEGA, los cuales apuntan a su cumplimiento. Integrado al eje 1.

Requerimientos ciudadanos.

• La MEGA debe tener una fecha de cumplimiento con el fin de facilitar su

evaluación. Integrado al eje 3. Visión y misión.

Figura 66. Ejes para plantear la MEGA

Para la construcción de la MEGA se deben analizar estos ejes, para ser

integradas a priori por los analistas, con ello es posible iniciar un mejor proceso

MEGA

1. Requerimientos ciudadanos

2. Capacidades ins<tucionales

3. Visión y misión

4. Prospec<va y doctrina

5. Talento humano

103

de construcción del la MEGA, tanto como los elementos centrales de la MEGA

los impulsores de la MEGA.

Tabla 13. Articulación de sistemas de información con ejes para plantear

la MEGA


1. Requerimientos ciudadanos. Gestión. Para la ciudadanía.


2. Capacidades institucionales.

Gestión. Administrativos. De personal. Operacionales.

Análisis de encuestas. Rendiciones de cuentas. Medios de comunicación. Redes sociales. Policía en cifras11. Comunicaciones estratégicas12.

3. Visión y misión. Gestión. Operacionales. De control.

Normatividad. Plan de desarrollo. Metas y objetivos de gobierno. Informes de gestión.

4. Prospectiva y doctrina.

Gestión. Administrativos. De personal. De control. Para la ciudadanía. Operacionales.

Análisis de encuestas. Renciones de cuentas. Medios de comunicación. B.I.P. Medición clima organizacional. Policía en cifras. Informes de gestión.

5. Talento humano. Gestión. De personal.

Medición clima organizacional. Rendiciones de cuentas.

11 Documento producido por la Oficina de Planeación, donde se encuentran todas las capacidades institucionales actualizadas mensualmente en números. 12 Oficina asesora del más alto nivel sobre la comunicación interna y externa de la Institución.

104

1.5.3 El mapa estratégico y los indicadores, sus metas e iniciativas

estratégicas. El tercer paso de la metodología para la construcción del Plan

Estratégico Institucional basado en el CMI, es el mapa estratégico; el cuarto

paso corresponde a los indicadores, sus metas e iniciativas estratégicas; el

quinto paso concierne a las iniciativas, los planes de acción y acuerdos de

desempeño. Estos últimos pasos son resultado de los primeros dos pasos

ofertas de valor y la MEGA, no necesita análisis de información externa, sino

son actividades para establecer qué objetivos se establecen, es mas sobre lo

que quiere lograr el alto mando, sus propósitos.

Puesto que para formular la MEGA se toma la organización holísticamente con

análisis de los sistemas de información y diferentes variables, se apunta

directamente a los últimos pasos, por ejemplo las perspectivas del mapa

estratégico de clientes, recursos para atender los clientes, procesos

generadores de valor y cliente interno, fueron ya analizados y se pueden

plantear estos objetivos según el pensamiento del alto mando de la institución.

En últimas, los sistemas de información son una herramienta útil para la toma

de decisiones, funcionan como seguimiento a la gestión, corrigiendo los errores

en la práctica y ejecución de los procesos, para llegar a los objetivos

propuestos.

105

Conclusión

El crecimiento institucional en diferentes campos como talento humano,

presupuesto, infraestructura, armamento, etc., así como los requerimientos

ciudadanos, han llevado a que los procesos y procedimientos de la Policía

Nacional se vuelvan más complejos y difíciles de gestionar, esto ha obligado a

la Institución a mejorar la forma de administrar esta información.

Los sistemas de calidad permitieron estandarizar los procesos institucionales,

entregado esta responsabilidad a la Oficina de Telemática de la Policía

Nacional –Oficina encargada de los procesos de direccionamiento tecnológico y

de la articulación de los sistemas de información con el desarrollo e innovación

tecnológica-.

En consecuencia todos los sistemas de información de la Policía están

soportados en aplicativos y otras herramientas tecnológicas, diseñadas

principalmente al interior de la institución y, en algunas ocasiones, adquiridas a

terceros.

Por otra parte, la gestión de toma de decisiones esta soportada en cuatro

sistemas de información, principalmente para las decisiones operativas y de

seguimiento diario detallado, a través del tablero de control.

106

Las decisiones de contingencias o novedades trascendentes con la Oficina de

Información Estratégica Policial (INEPO), donde existe un flujo de información

constante entre los mandos e instituciones de apoyo y de donde surge la

novedad; además en cada nivel donde la información es recibida, se toman

decisiones o realizan coordinaciones, que durante todo el proceso se articulan.

Esto se complementa con el Boletín Informativo Policial B.I.P., que permite a los

altos mandos y autoridades políticas analizar mejor el hecho y tomar otras

decisiones.

Las decisiones estratégicas asesoradas con la Suite Visión Empresarial (SVE)

sobre la concepción del Cuadro de Mando Integral (CMI) y el sistema de gestión

integral y sistema de calidad; estas proyectan la institución en el futuro, esta

herramienta contiene la información integral de la organización de riesgos,

planes de mejoramiento, desempeño de los procesos, políticas de calidad,

documentos de la estandarización de los procesos, y toda información

producida por el desarrollo del sistema de calidad.

Pero esta herramienta no es óptimamente utilizada por quienes deben tomar las

decisiones, porque dentro de sus criterios no es necesaria o no saben utilizarla,

y esto produce que muchas de estas decisiones sean asesoradas por quienes

son los responsables del desempeño de los procesos, en consecuencia, quien

debe tomar las decisiones no se basa en la información real de los sistemas de

información, sino en la interpretación de quien asesora.

107

El despliegue tecnológico y de organización de los sistemas de información

están bien estructurados, pero su utilización y gestión en el servicio, en otras

palabras, para lo que deberían servir, está limitado por la no utilización correcta.

Teniendo en cuenta lo anterior se propone una matriz de alineación, para las

decisiones de tipo estratégico, de los sistemas de información con la

metodología de formulación y operacionalización del Plan Estratégico

Institucional, para ligar cada paso de la metodología con la utilización de los

sistemas de información, permitiendo una mejor asimilación en el uso de los

sistemas de información de la Policía.

108

Capítulo 2. Dificultades de los sistemas de información

En el siguiente capítulo, se presentará como se gestionan los SI en la Policía

Nacional de Colombia, explicándolos desde la perspectiva organizacional, pues,

como se trató en el capítulo anterior, se le ha venido dando a este tema un

enfoque muy técnico.

Así mismo, se analizan las principales dificultades actuales que tiene la gestión

de los sistemas de información (SI), como las debilidades y amenazas de la

Policía Nacional de Colombia desde las perspectivas técnicas y

organizacionales, analizando los factores que provocan estas situaciones, pero

proponiendo salidas a través de estrategias organizacionales donde se integra

la parte técnica de los SI.

Con base en el capítulo precedente, se plantea el objetivo de optimizar la

utilización de los SI en la toma de decisiones estratégicas. Este análisis permite

proponer unas estrategias de crecimiento y supervivencia de la organización

desde la perspectiva de los sistemas de información. De igual manera para

mitigar las principales amenazas y riesgos se proponen estrategias de fuga

para que estas debilidades no pongan en riesgo el futuro de la organización.

109

El análisis de las dificultades fue basado en la metodología DOFA13, priorizando

los factores más importantes de cada uno de sus componentes, estableciendo

en el contexto actual, y según el objetivo de esta investigación, cuáles de estos

factores son preponderantes para establecer cuál sería el devenir de los

sistemas de información en esta institución.

Para cumplir el objetivo se propone una serie de estrategias de carácter

organizacional que se articulen y permitan mutar de una concepción meramente

técnica de los sistemas de información, a una organizacional donde se observe

en conjunto todos los aspectos de los sistemas; se utiliza la metodología

PHVA14 para mostrar el modo de implementación de cada una de las

estrategias.

La función de este capítulo es exponer la situación actual de los sistemas de

información, y se propone cómo se deben articular para la toma de decisiones

estratégicas.

2.1 Gestión de los sistemas

Según el ISMS (International Standars for Management Systems), la Gestión de

los Sistemas implica la supervisión y toma de decisiones para cumplir el

objetivo de la organización, a través de la protección de los activos de 13 Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas 14 Planear, Hacer, Verificar y Ajustar

110

información de la organización. La gestión de este sistema de información

incluye la estructura organizacional, políticas, planeación de actividades,

responsabilidades, practicas, procedimientos, procesos y recursos (ISO, 2009).

Se realiza la división que se expone a continuación, teniendo en cuenta que

hasta el momento no se tiene documentada una división de la estructura

organizacional dentro de los niveles de despliegue del sistema de calidad.

Para lograr establecer un objetivo y desplegar estrategias que permitan aprobar

o por el contrario improbar la hipótesis de esta investigación, se debe tener esta

clasificación, toda vez que cada uno de estos niveles deben estar articulados

según su nivel de subordinación y deben dar solución a los problemas de

gestión de los sistemas de información.

De acuerdo a la estructura orgánica de la Policía Nacional, los niveles de

despliegue se dividen de la siguiente forma:

111

Tabla 14. División de los niveles de despliegue

Desde la perspectiva organizacional en el nivel estratégico, se trabaja sobre la

política de los sistemas de información para toma de decisiones, a través del

cuadro de mando integral y de los diferentes indicadores de procesos, para que

los sistemas de información en un futuro muy próximo, estén presentes en

todos los ámbitos del servicio de forma activa y protagónica.

Por el momento se cuenta con sistemas de información a través de aplicativos

informáticos, en los cuales se inserta la información, si embargo no se cuenta

con un buen sistema de correlación o complementariedad, ni se tiene

Estratégico Director General

Subdirector General

Direccion de seguridad ciudadanana

Dirección de inves<gación criminal e Interpol

Dirección de inteligencia

Dirección administra<va y financiera

Dirección de talento humano

Oficinas asesoras

Tác<co Dirección de carabineros y seguridad rural

Dirección de an<narcó<cos

Dirección de protección y servicios especiales

Dirección an<secuestro y an<oextorsión

Dirección de tránsito y transporte

Dirección de sanidad

Dirección de bienestar social

Dirección de incorporación

Dirección Nacional de Escuelas

Operacional Regiones de Policía

Metropolitanas

Departamentos

Distritos, estaciones, CAI y puestos de policía

Seccionales de policía judicial e inteligencia

Hospitales y centros de salud.

Colegios y centros vacacionales

112

documentado un sistema de información gerencial que permita articular la

información con las decisiones de forma clara.

Por lo anterior, se propuso en el capítulo anterior, la articulación de los sistemas

de información con la metodología de formulación y operacionalización del Plan

Estratégico, es decir para la toma de decisiones estratégicas.

A nivel táctico, los directores de direcciones de este nivel, tienen acceso a la

consulta de estos aplicativos, pero bajo revisión y control del nivel estratégico, -

por ejemplo los reportes a los alcaldes, estadísticas de personal y la

operatividad, resultados de sus metas e indicadores-. El resultado es que

actualmente no todas las herramientas que brindan los sistemas de información

son aprovechadas, ya sea por el desconocimiento, la falta de cultura o por no

tener una política clara a nivel central de su utilización.

A su turno, en el nivel Operacional las salas 123 se tiene el SECAD (Sistema

Estadístico de centro automático de despacho), mediante el cual se gestiona la

información estadística del servicio además de las salas CIEPS (Centro de

Información Estratégica Policial Seccional); el principal problema para su

funcionamiento normal es que los comandantes no se apropian de la

tecnología, aunque en sus salas 123 tienen todo lo necesario para direccionar

sus unidades y tienen los medios tecnológicos para gestionar la información

113

Este nivel tiene las mismas características del nivel táctico en lo relacionado

con el uso adecuado de los sistemas de información, el aprovechamiento y la

articulación con las decisiones.

2.1.1 Objetivo de los sistemas de información. Según lo establecido

en el capítulo anterior, el principal inconveniente de los SI es la no adecuada

utilización de los mismos para la toma de decisiones, es decir las herramientas

están allí, solo que no se saben o no se quieren utilizar.

Para formular estrategias que incrementen el uso de los SI en la toma de

decisiones estratégicas del sistema de calidad, el objetivo propuesto es

“Optimizar la utilización de los sistemas de información en la toma de

decisiones estratégicas”.

El significado del vocablo Optimizar es: “Buscar la mejor manera de realizar una

actividad” (Real Academia Española, 2011), siendo este el verbo rector del

objetivo, se apunta efectivamente a crear una cultura de decisiones basadas en

los SI.

2.2 Análisis de los problemas de los sistemas de información

Conociendo de forma general el problema de gestión que, se reitera, es que los

SI no se utilizan en la toma de decisiones estratégicas, y para establecer las

114

causas de los problemas y riesgos de los sistemas de información en la Policía,

se aplicara la matriz DOFA, con el objetivo de determinar los principales

problemas para su gestión.

Se partió con la realización de una lluvia de ideas de la OFITE15, pero se

encontró que solo tenían temas técnicos de los sistemas de información,

teniendo en cuenta que esta es una monografía en administración, se analizó

para establecer la matriz con temas organizacionales.

Para iniciar, se utilizará la lluvia de ideas únicamente para establecer la matriz

DOFA en situaciones organizacionales, clasificando su importancia en los

problemas de gestión y riesgos de los sistemas de información en la Policía,

así: 1 poco importante, 2 importante y 3 muy importante; como su clasificación

en amenazas.

Lo anterior, con el fin de establecer el contexto estratégico en el cual se

encuentran los SI de la Policía Nacional.

Tabla 15. Factores de prioridad de DOFA

FACTORES PRIORIDAD Calificación

AMENAZAS 1. Daños en la infraestructura, por acciones terroristas o accidentes en los servidores. 2

2. Delitos informáticos, robo de información, suplantación, estafa electrónica, etc. 3

15 Oficina de Telemática

115

3. Falla en el fluido eléctrico que inhabilite la disponibilidad de la información. 1 4. Fuga de información a personas no autorizadas o que ponga en riesgo las actividades de la organización. 3

5. Falla en la conectividad de las unidades móviles y desconcentradas. 1 6. Desastres por fenómenos naturales. 1 7. Daño en la infraestructura tecnológica por causa interna. 2 8. Presencia de usuarios con accesos no autorizados por la administración de bases de datos. 3

9. Falla en los equipos servidores por virus o problemas técnicos. 2 10. Errores humanos en la administración de aplicativos. 3 11. Cambio de las políticas gubernamentales y normativas que afectan la continuidad de los objetivos institucionales. 1

12. Obsolescencia de la plataforma utilizada. 1 13. Cambio de la legislación de telecomunicaciones. 2 19. Pérdida de información necesaria para continuar la normal operación de la institución. 3

14. Suplantación de acceso de los proveedores del canal de datos. 3 15. Bloqueos a los usuarios por políticas de seguridad. 1 16. Tráfico de influencias para desviar la labor de los sistemas de información en el cumplimiento de la misionalidad. 1

DEBILIDADES 1. Uso inadecuado de recursos tecnológicos para obtener información útil para la toma de decisiones. 3

2. Desconocimiento de las capacidades de los sistemas de información, al nivel central y desconcentrado en los diferentes ámbitos del servicio. 3

4. Desconocimiento del funcionamiento de la infraestructura tecnológica, para saber cobertura, disponibilidad de la información, capacidades y límites. 2

5. Respuesta a la sobre demanda de los sistemas de información, por el crecimiento de usuarios y requerimientos de información. 3

6. Poco mantenimiento y actualización de equipos de cómputo y telecomunicaciones. 1

7. Incumplimientos Códigos, Leyes, Entidades y Normas sobre la utilización de los sistemas. 1

8. Inexperiencia en atención de casos de fallas en las plataformas tecnológicas. 1 9. Falta de niveles de seguridad tecnológica tanto técnica como organizacional. 2 10. Desconocimiento de la implementación y desarrollo de los sistemas de información para la toma de decisiones, capacidades de los SI. 3

11. No utilización optima de los SI para la toma de decisiones en los niveles estratégico, táctico y operacional. 3

12. Falta de personal para la atención de solicitudes sobre los SI, sobre fallas técnicas, que incidan en la disponibilidad de la información. 1

13. Falta de actualización de conocimientos de las herramientas en relación a sus capacidades tecnológicas. 1

14. Centralización de los SI en Bogotá D.C., puesto que se tienen concentrado todo el manejo, control, actualización y backup en la capital, una falla aquí, replicaría en todas las unidades.

2

15. Falta de actualización de conocimientos en las nuevas herramientas que proveen las nuevas tecnologías. 3

16. Desconocimiento pleno de las aplicaciones cliente-servidor, en relación al aprovechamiento para el análisis de información. 3

17. Falta de conocimiento de los inventarios web, sobre las herramientas que allí están para las diferentes modalidades del servicio. 1

18. Acumulación de requerimientos o actualizaciones de las bases de datos, puesto que se toma más tiempo del deseado para montar la información. 3

19. Retardos en el soporte técnico, para la atención de incidentes de la 2

116

disponibilidad de la información. 20. Resistencia al cambio de los usuarios, jefes y comandantes para tomar decisiones o hacer análisis de las nuevas herramientas que proveen los sistemas de información.

2

21. Falta de cobertura entre los nodos centrales y las unidades policiales. 3 OPORTUNIDADES 1. Capacitación en la migración de plataformas, cuando se actualicen los recursos tecnológicos. 2

3. Tercerización de los contratos de servicio y mantenimientos de los equipos de cómputo, para evitar las subutilización de personas en mantenimiento y solución de problemas técnicos.

3

3. Comunicación directa con los usuarios que toman las decisiones. 3 4. Disponibilidad de la plataforma tecnológica a través de dispositivos móviles para todo el personal en servicio. 3

5. Lecciones aprendidas de los incidentes de seguridad ocurridos. 1 6. Innovaciones tecnológicas para ampliar la cobertura de los SI. 3 7. Mejoramiento y actualización de los SI. 2 8. Planes de mejoras para cobertura y movilidad a los diferentes niveles de despliegue. 1

9. Uso de SI para todas las modalidades del servicio de forma móvil o a través de internet. 3

10. Prioridad de los SI en el Gobierno Nacional. 3 11. Asesorías a otras organizaciones nacionales e internacionales. 3 12. Promoción de nuevas tecnologías en el entorno global. 2 13. Articulación de mesas de trabajos con otros procesos y áreas 3 14. Ampliación de ancho de banda para la acceder a la información de una forma más rápida. 1

15. Cambios en Códigos, Leyes, Entidades y Normas tecnológicas. 2 16. Dinamización de procesos con empresas proveedoras de bienes y servicios. 2 FORTALEZAS 1. Backup’s de comunicaciones actualizado. 3 2. Disponibilidad permanente de canales de datos. 3 3. Disponibilidad permanente de las herramientas de comunicación unificadas. 1 4. Herramientas de gestión de redes. 2 5. Diversidad de SI para todos los ámbitos del servicio. 3 6. Actualización permanente de tecnología de punta. 3 7. Accesibilidad sostenible en ambiente de red. 2 8. Administración de datos. 2 9. Plataforma robusta de las tecnologías de información. 1 10. Control de la información. 1 11. Excelente desempeño en el manejo y administración de aplicaciones. 3 12. Capacidad y destreza en la solución de incidentes de seguridad. 2 13. Satisfacción del cliente institucional. 2 14. Holgura en los anchos de banda. 2 15. Mejora tecnológica continúa. 2 16. Actualización permanente del sistema de contingencia alterna geográfico, cuando ocurre el aislamiento de las unidades. 3

17. Evaluación de la calidad del servicio. 3 18. Preparación y retroalimentación profesional. 3 19. Experiencia en el ejercicio de las funciones de soporte técnico. 2

117

Posterior a determinar la prioridad de cada idea tratada, se establece cuáles

son las más importantes, las cuales deben ser tratadas o priorizadas. Esta

matriz DOFA provee los insumos para cruzar variables donde se planteen las

estrategias o acciones.

Tabla 16. Matriz DOFA

MATRIZ DOFA DEBILIDADES OPORTUNIDADES

Uso inadecuado de recursos tecnológicos para obtener información útil para la toma de decisiones.

Tercerización de los contratos de servicio y mantenimientos de los equipos de cómputo, para evitar las subutilización de personas en mantenimiento y solución de problemas técnicos.

Desconocimiento de las capacidades de los sistemas de información, al nivel central y desconcentrado en los diferentes ámbitos del servicio.

Comunicación directa con los usuarios que toman las decisiones.

Respuesta a la sobre demanda de los sistemas de información, por el crecimiento de usuarios y requerimientos de información.

Disponibilidad de la plataforma tecnológica a través de dispositivos móviles para todo el personal en servicio.

Desconocimiento de la implementación y desarrollo de los sistemas de información para la toma de decisiones, capacidades de los SI.

Innovaciones tecnológicas para ampliar la cobertura de los SI.

No utilización optima de los SI para la toma de decisiones en los niveles estratégico, táctico y operacional.

Uso de SI para todas las modalidades del servicio de forma móvil o a través de internet.

Falta de actualización de conocimientos en las nuevas herramientas que proveen las nuevas tecnologías.

Prioridad de los SI en el Gobierno Nacional.

Desconocimiento pleno de las aplicaciones cliente-servidor, en relación al aprovechamiento para el análisis de información.

Asesorías a otras organizaciones nacionales e internacionales.

Acumulación de requerimientos o actualizaciones de las bases de datos, puesto que se toma más tiempo del deseado para montar la información.

Articulación de mesas de trabajos con otros procesos y áreas

Falta de cobertura entre los nodos centrales y las unidades policiales.

AMENAZAS FORTALEZAS Delitos informáticos, robo de información, suplantación, estafa electrónica, etc. Backup’s de comunicaciones actualizado.

Fuga de información a personas no autorizadas o que ponga en riesgo las actividades de la organización.

Disponibilidad permanente de canales de datos.

Presencia de usuarios con accesos no Diversidad de SI para todos los ámbitos del

118

autorizados por la administración de bases de datos.

servicio.

Errores humanos en la administración de aplicativos.

Actualización permanente de tecnología de punta.

Pérdida de información necesaria para continuar la normal operación de la institución.

Excelente desempeño en el manejo y administración de aplicaciones.

Suplantación de acceso de los proveedores del canal de datos.

Actualización permanente del sistema de contingencia alterna geográfico.

Preparación y retroalimentación profesional.

La anterior clasificación presenta la incidencia que ha tenido la OFITE en los

sistemas de información, en el entendido que las fortalezas son de tipo técnico

y las debilidades son de tipo organizacional, consecuentemente, las estrategias

a desarrollar deben ser enfocadas a fortalecer el ámbito organizacional, lo cual

aumenta el aprovechamiento de la información

2.2.1 Principales problemas de los SI en la Policía Nacional.

Teniendo en cuenta el anterior análisis y las entrevistas realizadas al señor

Teniente Coronel JAMES GUSTAVO ARANA REYES Jefe Área de

Administración de la Información y la señora Subcomisaria VITALIA

ARTUNDUAGA MARTÍNEZ Administrador Suite Visión Empresarial, ambos

miembros de la Policía Nacional, los principales problemas de la gestión de los

sistemas de información en la Policía radican en:

• La falta de apropiación de la tecnología voluntaria o involuntariamente.

• El desconocimiento de las capacidades de la tecnología y la información

puesta a su servicio

• El uso inadecuado de estos recursos.

119

Estos son problemas relacionados con la gestión del personal, no de la

tecnología es decir, de nuevo se observa que la Institución ha avanzado

considerablemente en la adquisición y mejora de los recursos tecnológicos,

pero no se ha avanzado en la inclusión de la gestión de esta tecnología en la

cultura organizacional.

Así mismo, se tienen problemas actualmente de corte técnico con la seguridad

de los sistemas de información, pero no son aún notables los problemas con la

actualización de las plataformas tecnológicas, pero se trataran porque estos

problemas identificados generan también riesgos de seguridad en la gestión de

la información, que podrían poner en peligro el cumplimiento de la misionalidad

institucional.

Después de establecer el objetivo y los factores más prioritarios a tener en

cuenta, se cruzan las variables para establecer estrategias de supervivencia, de

fuga y de crecimiento, encaminando estas estrategias hacia el ámbito

organizacional, pero articulándolas con el excelente desempeño técnico con

que cuenta la Policía.

Estas acciones están articuladas hacia como se convertirán los SI en

herramientas útiles para la toma de decisiones estratégicas en todos los

ámbitos del servicio de policía, teniendo en cuenta que la información es el

insumo más importante de una organización.

120

Tabla 2. Cruce de variables de DOFA

CRUCES DE VARIABLES (ESTRATEGIAS O ACCIONES) DO (DE SUPERVIVENCIA) DA (DE FUGA) I. Planes de formación y capacitación de los sistemas de información para permear todas los procesos y procedimientos de la organización.

I. Consolidar el sistema de seguridad de los sistemas de información, apoyado con otras organizaciones.

II. Ampliar la cobertura de cobertura de las unidades desconcentradas, para soportar más requerimientos y flujos de información.

II. Articular los SI de la Policía con otros complementarios de entidades públicas y privadas.

III. Fundamentar las decisiones sobre la base de los sistemas de información, en todos los niveles de despliegues del sistema de calidad.

III. Integrar el sistema de seguridad de los sistemas de información con el sistema de calidad.

FO (DE CRECIMENTO) FA (DE SUPERVIVENCIA)

I. Utilizar los sistemas de información para incrementar el contacto con los ciudadanos.

IV. Fortalecer la administración del riesgo, basados en el sistema de seguridad de los sistemas de información.

II. Asegurar el uso de los sistemas de información para todo el personal en servicio en cada una de las modalidades.

V. Asegurar recursos para fortificar y mantener los sistemas de información en el tiempo.

III. Servir de consultores a entidades públicas y privadas, en el país como en el extranjero.

VI. Prestar el servicio de policía de forma virtual sobre las redes.

En consecuencia, se debe enfatizar en estrategias de tipo organizacional

articuladas con la parte técnica de los sistemas de información, con el fin de

aprovechar las capacidades de los SI, para una óptima toma de decisiones de

tipo estratégico en cada uno de los niveles de despliegue de la Institución.

2.3 Estrategia de los sistemas de información

Después de realizar el análisis DOFA apuntando al objetivo propuesto, se va a

priorizar en estrategias de corte organizacional, para articular todas las

unidades que deben tomar decisiones estratégicas.

121

A continuación se explicará en qué consiste cada una de estas estrategias

propuestas, utilizando la metodología DOFA, así:

2.3.1 Estrategias de supervivencia

1. Planes de formación y capacitación de los sistemas de información para

permear todas los procesos y procedimientos de la organización.

Para la supervivencia institucional desde la perspectiva de los sistemas de

información, como primera medida se deben desplegar planes de formación y

capacitación de los sistemas de información para permear todas las personas

que administra, operan o requieren los SI para su labor, con el fin de que en el

momento de la toma de decisiones todos los eslabones de la cadena

comprendan el uso de estos y su aplicabilidad a la decisión a tomar.

Lo precedente, teniendo en cuenta que son las personas que integran la

organización quienes le dan vida a la misma, y estos integrantes de la

Institución son cada vez más dependientes de los sistemas de información.

Entonces se vuelve imperativo que todas las personas de la organización

conozcan y utilicen los sistemas de información de la Institución policial, y que

estos estén articulados con el sistema de calidad que utilizan para gerenciar la

organización.

122

Figura 67. PHVA estrategia de supervivencia 1

Planear: Se deben diseñar programas académicos que permitan aprender

desde lo básico de los sistemas de información, como su funcionamiento e

interfaz y su articulación con el desempeño de los procesos y procedimientos.

Para esto se deben escoger docentes tanto que enseñen en la parte técnica de

los programas como en administración que faciliten el aprendizaje; finalmente si

deben ser formaciones y capacitaciones en medios virtuales o presenciales

según la complejidad de los temas.

Igualmente es posible desarrollar esta estrategia con instituciones que tengan

más experiencia en este tipo de formaciones tanto virtuales como presenciales,

Ajustar • Ajustar programas y metodologías • Incluir nuevos asistentes • Métodos de evaluación

Planear • Diseñar programas académicos • Escoger docentes • Establecer medios virtuales o presenciales de educación

Verificar • Evaluaciones de lo aprendido • Asistencia • Impacto del pensum

Hacer • Iniciar clases • Exigir la presencia de los dueños de proceso • Exigir la presencia de los usuarios de los SI

123

por ejemplo el SENA16 el cual tiene acuerdo de cooperación con la Policía y

posee basta te experiencia en estos tipos de formación como en la temática.

Hacer: Una vez se inicien las formaciones y capacitaciones, los dueños de

proceso en cada uno de los niveles de despliegue del sistema de calidad deben

liderar la mejora en el uso de los SI; en idéntico sentido los usuarios de los SI,

es decir responsables y ejecutores de proceso.

Verificar: Como en todo programa académico se debe evaluar el conocimiento

obtenido, entonces se deben aplicar valoraciones o test de aprendizaje; así

mismo evaluar el impacto del pensum y recibir retroalimentación de los

estudiantes, para aplicar la mejora, y verificar la asistencia a los programas de

los comprometidos, como la realización de las actividades de aprendizaje, sean

virtuales o presenciales.

Ajustar: De acuerdo a la retroalimentación de los estudiantes, ajustar los

programas, por ejemplo en contenidos, intensidad horaria o aquellos aspectos

detectados para la mejora; incluir nuevos asistentes o reforzar conocimientos si

es el caso, e igualmente los métodos de evaluación para que sean más

objetivos.

16 Servicio Nacional de Aprendizaje

124

2. Ampliar la cobertura de conectividad de las unidades desconcentradas,

para soportar más requerimientos y flujos de información.

Logrando que los sistemas de información lleguen a todos los niveles

organizacionales, se debe fundamentar las decisiones sobre la base de los

sistemas de información, en todos los niveles de despliegue del sistema de

calidad. Es decir que estos sistemas no se queden en los niveles más altos de

la organización, sino que pasen por los niveles estratégico, táctico y operacional

para la toma de decisiones.

Para lograr lo anterior, se debe ampliar y mejorar la cobertura, es importante

apoyarse en los beneficios tecnológicos mejorando la cobertura de la

conectividad y del hardware de las unidades en los diferentes lugares de la

geografía; soportando más requerimientos y flujos de información.

En otros términos, si se quiere que toda la organización sea permeada y utilice

los sistemas de información otra estrategia, se debe llegar a toda la geografía

nacional con tecnología de punta, que permita unos flujos de información

óptimos, sin restricciones técnicas, facilitando la utilización y manipulación de la

información.

125


Planear: Establecer que unidades según su importancia para el cumplimiento

de la misionalidad deben ser prioritarias y proyectar su inversión como la

financiación, es decir si por recursos de la nación, propios o a través de

convenios interinstitucionales públicos o privados, y si es por varios establecer

el porcentaje, esto debe estar plasmado en un proyecto de inversión con el

cumplimiento de los requisitos ordenados en la normatividad vigente.

Hacer: Simplemente ejecutar el proyecto de inversión, según sus fases y

cronograma.

Ajustar

• Las fases del proyecto si es necesario • Los Fempos de ejecución de ser necesario

Planear • Establecer la prioridad de unidades a mejorar cobertura • Proyectar la inversión con costos claros de adquisición y futuros • Diseñar plan de ejecución de proyecto

Verificar • Fases del proyecto • Recursos uFlizados • Resultado esperado

Hacer

• Ejecutar proyecto de inversión, según las fases establecidas

126

Verificar: El cumplimiento del proyecto según lo establecido, si fueron bien

ejecutados los recursos o se deben ajustar y si el porcentaje de avance es el

esperado.

Ajustar: Si el proyecto no se ha realizado según lo planeado se deben ajustar

las fases del proyecto como los tiempos de ejecución del mismo y la utilización

de los recursos.

3. Fundamentar las decisiones sobre la base de los sistemas de información,

en todos los niveles de despliegues del sistema de calidad.

Esta estrategia debe iniciar con un cambio cultural, primero socializando y

capacitando en las bondades de los sistemas de información en la toma de

decisiones, posteriormente que la más alta dirección comience a tomar sus

decisiones basados en los SI, lo cual exigiría que estos sistemas estén

actualizados y consultados por quienes deben interactuar como insumos de las

decisiones.

Posteriormente exigir formalmente que quienes deben tomar o asesorar la toma

de decisiones estratégicas, basen sus criterios en información y no en

percepción personal.

127

Figura 69. PHVA estrategia de supervivencia 3 *Tecnologías de la Información y la Comunicación

Planear: Actualmente no existe un sistema que ofrezca la guía de cómo se

deben tomar decisiones basadas en los SI tanto operativas como

administrativas, al igual que un programa informático que articule todos estos,

por ello se debe estructurar cómo debe un sistema de información gerencial que

satisfaga estas necesidades; y que incluya igualmente un protocolo de toma de

decisiones ágil y articulado con el SI propuesto.

Hacer: Para implementar el SI gerencial, se debe regularizar a través de actos

administrativos que ordenen, articulen y den responsabilidades claras de su

utilización, teniendo en cuenta que todo su despliegue debe ser basado en las

TIC y con un fuerte compromiso y seguimiento de la alta dirección.

Ajustar

• Flujos de información • Protocolos de toma de decisiones • La tecnología a uFlizar

Planear • Estructurar el sistema de información gerencial • Establecer protocolos de toma de decisiones

Verificar • Los flujos de información lleguen a los desFnatarios • La apropiación de los protocolos para la toma de decisiones

Hacer • Implementar el sistema de información gerencial • Que los flujos de información sean a través de TIC* • Comprometer a la Alta Dirección

128

Verificar: Que quienes deben tomar decisiones en todos los niveles de

despliegue sean provistos de información y que así mismo cumplan los

protocolos de toma de decisiones.

Ajustar: Los flujos de información para dar o suprimir receptores de información

o la información suministrada, los protocolos bajo la lógica de la eficacia y

oportunidad de la decisión; la tecnología a utilizar buscando todo el tiempo la

movilidad de la información.

4. Fortalecer la administración del riesgo, basados en el sistema de seguridad

de los sistemas de información.

Para mantener la supervivencia, puesto que todas las actividades tienen riesgo,

el cual debe ser mitigado a niveles controlables, entonces como estrategia

fortalecer la administración del riesgo informático, basados en el sistema de

seguridad de los sistemas de información con controles estrictos; permitirá tener

un nivel de riesgo moderado y controlable para que los sistemas de información

sean seguros y permitan el normal desempeño de la organización.

Es decir establecer riesgos reales en el servicio de policía, que su

materialización podría afectar los ciudadanos receptores del servicio de policía,

por ejemplo no analizar las tendencias del delito que ofrecen las estadísticas

delincuenciales, las cuales proveen los SI.

129


Planear: Actualmente solo los riesgos que afectan los procesos misionales

están desplegados, los demás solo alimentan los riesgos del nivel estratégico;

se deben desplegar todos los riesgos puesto que cada unidad presenta

problemáticas diferentes y decisiones diferentes, llevando este despliegue hasta

cómo afecta la conformidad del servicio.

Hacer: Estableciendo los riesgos que afectan la misionalidad con relación a las

TIC y la toma de decisiones basados en SI, se deben incluir en un plan de

manejo de riesgos, individual por unidad, puesto que actualmente las unidades

alimentan el despliego del riesgo del primer nivel y cada unidad debe manejar

su propio plan de manejo de riesgos, por ejemplo los mismos delitos

Ajustar

• Los riesgos establecidos • Los planes de manejo de riesgo

Planear

• Diseñar un plan de ampliación de cobertura de la administración del riesgo de los SI

Verificar • La materialización de los riesgos • Los planes de manejo de riesgos

Hacer • Establecer los riesgos que afectan la misionalidad, que Fenen relación las TIC. • Establecer riesgos sobre mala toma de decisiones al no uFlizar los SI • Realizar un plan de manejo de riesgos

130

informáticos que afectan el departamento de Amazonas son los mismos de la

ciudad de Medellín, por lo tanto las decisiones o los ataques a SI específicos

afectarían de manera diferente a cada unidad.

Verificar: Si los controles de los riesgos fueron efectivos y si el plan de manejo

de riesgos causó un impacto positivo en la prestación del servicio.

Ajustar: Los riesgos establecidos si se deben modificar, crear nuevos o su

impacto y probabilidad e igualmente el plan de manejo de riesgos si las

acciones propuestas no cumplieron el impacto esperado.

5. Asegurar recursos para fortalecer y mantener los sistemas de información

en el tiempo.

El presupuesto para mantener las estrategias de supervivencia es esencial para

asegurar recursos para fortificar y mantener los sistemas de información en el

tiempo, puesto que sin ellos no se podrían hacer adquisiciones de tecnología

mantener un hardware que permita óptimos de flujos de información, con un

riesgo moderado y sin que causa traumatismo en la prestación del servicio.

131


Planear: se debe realizar un plan de inversiones de mínimo 10 años como un

marco fiscal de mediano plazo, proyectando las necesidades de mantenimiento

y adquisición de tecnología, estos deben comprometer vigencias futuras del

presupuesto nacional o recursos propios y si es posible vía convenios.

Hacer: igualmente se buscará la inversión de organizaciones públicas y

privadas, las cuales pueden beneficiarse de los servicios que provee la Policía

con relación a los SI, por ejemplo las secretarias de transito con las cámaras de

control o una empresa multinacional que quiera conocer la situación de

convivencia y seguridad de una región para invertir.

Verificar: anualmente en los planes de necesidades, planes de acción y plan de

compras que los elementos proyectados estén incluidos.

Ajustar • Los términos de convenios y las fuentes de financiación • Ampliar los interesados en inverFr

Planear • Realizar un plan de inversiones • GesFonar los recursos por presupuesto general y convenios

Verificar

• Que estos recursos se mantengan en el Fempo

Hacer • Comprometer a enFdades públicas y privadas que se beneficien invirFendo en los SI de la Policía

132

Ajustar: los valores y elementos a adquirir anualmente, por los cambios de la

tecnología y políticas organizacionales, como los interesados en recibir

servicios de los SI de la Institución para anexar más.

6. Prestar el servicio de policía de forma virtual sobre las redes.

Para potencializar y asegurar el éxito de la organización desde la perspectiva

de los sistemas de información, primero se debe propender que los sistemas de

información permitan cumplir la misión institucional, al utilizar los sistemas de

información para llegar al mayor contacto a los ciudadanos.

Esto se refiere a que la misión institucional está plasmada en la Constitución

Política de 1991 en el artículo 218 “La Policía Nacional es un cuerpo armado

permanente de naturaleza civil, a cargo de la Nación, cuyo fin primordial es el

mantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y

libertades públicas, y para asegurar que los habitantes de Colombia convivan

en paz” (Asamblea Nacional Constituyente, 1991). Esto se refiere a que muchos

delitos se realizan utilizando Internet y filosóficamente la Policía es preventiva

del delito, se pueden realizar prevención por estos medios digitales, por ejemplo

un ciudadano que es víctima de un robo y otros ciudadanos pueden usar Twitter

para publicar el hecho y dar datos, o chats con niños y padres que tienen dudas

de cómo los delincuentes a provechan estas redes.

133

Esta estrategia es importante puesto que los ciudadanos tienden a utilizar cada

vez más las redes y realizar su vida normal de trámites y servicios en internet,

esto permite una retroalimentación del cliente, conociendo sus gustos y la

tendencia que podría tomar el delito y los modus operandi de los delincuentes,

este sola situación alimenta los SI.


Planear: conocer que quiere el ciudadano en cuento a servicio de policía en las

redes, cual es esa oferte de valor propuesta para su necesidad, todo esto

estará apoyado en la información brindada según los SI existentes.

Ajustar

• Los servicios prestados • Forma de prestarlos a través de internet

Planear

• IdenFficar que servicios se deben prestar en internet con el apoyo de los SI

Verificar • SaFsfacción del servicio en forma virtual • Oportunidad e impacto del mismo en la solución de requerimientos ciudadanos

Hacer

• Implementar los servicios de Policía virtuales • Reducir el uso del servicio presencial

134

Hacer: implementar en los SI y los medios digitales de la Policía estos servicios,

mediante actos administrativos que impartan instrucciones y responsabilidades

claras; el enfoque es prevenir para prestar menos servicio de forma presencial.

Verificar: si el cliente o ciudadano está satisfecho con los servicios prestados y

si realmente está solucionando sus problemas y reduciendo el uso del servicio

presencial.

Ajustar: los servicios ofrecidos para mejorar el impacto y la reducción del

servicio presencial, y el modo en que se presta por ejemplo interfaces,

información presentada, horarios, disminución de requerimientos, etc.

2.3.2 Estrategias de crecimiento

1. Utilizar los sistemas de información para incrementar el contacto con los

ciudadanos.

La siguiente estrategia complementa la anterior porque debe abarca abarcar

que la ciudadanía interactúe de una manera más simple con la Policía Nacional,

pueda acceder al servicio de policía, y prestar un servicio de forma automática,

como por ejemplo el caso actual de reportar pérdida de documentos por

Internet, en un futuro la asesoría por chat para denuncias por delitos o

diferentes tramites.

135

Esta estrategia tiene como fin que cumplir con las metas del CONPES 3654

Política de rendición de cuentas de la rama ejecutiva a los ciudadanos, que

tiene como eje que los ciudadanos intervengan en la gestión de las entidades

públicas, no solo reciban información sino participen activamente en ellas

(Consejo Nacional de Política Económica y Social, 2010).

Figura 73. PHVA estrategia de crecimiento 1

Planear: caracterizar e implementar que mecanismos de participación

ciudadana deben estar articulados para que los ciudadanos participen en la

toma de decisiones, los cuales están directamente ligados a la información que

se les brinde a los ciudadanos es decir su articulación es directa con los SI.

Ajustar • El proceso de recepción de aportes • El proceso de inclusión en las decisiones

Planear • Caracterizar los mecanismos de parFcipación ciudadana en los cuales la ciudadanía puede intervenir en la toma de decisiones de la organización.

Verificar • El nivel de avance del aplicaFvo • La cobertura y parFcipación de la ciudadanía • La inclusión de aportes en las decisiones

Hacer • Diseñar un aplicaFvo en la pagina web de la Policía, donde el ciudadano tenga conocimiento de las decisiones tomadas o que se van a tomar, permiFendo sus aportes a ellas.

136

Hacer: utilizar Internet para facilitar el acceso a la información, que sea

interactivo y con información oportuna, que sea permanentemente actualizada,

así como un aplicativo que permita la interacción con los ciudadanos.

Verificar: la facilidad de utilización del aplicativo, si hay cobertura en todo el país

e identificar que zonas no para diseñas planes de mejoramiento, y si la

retroalimentación del ciudadano es tenida en cuenta en las decisiones.

Ajustar: tanto como se reciben los aportes en la gestión por parte de los

ciudadanos, como la forma en que se incluyen las decisiones en los niveles de

despliegue de la Policía.

2. Asegurar el uso de los sistemas de información para todo el personal en

servicio en cada una de las modalidades.

Para poder prevenir y luchar contra el delito, el crecimiento de los SI no solo

debe ser al exterior sino al interior igualmente, con asegurar el uso de los

sistemas de información por todos los policiales en cada una de las

modalidades del servicio; como por ejemplo actualmente se pueden utilizar los

SI de forma portátil para la toma de antecedentes por red, o los comparendos

de transito electrónicos, en cuanto a labores propias del servicio.

137

Pero existen otras situaciones del servicio donde se deberían tener de forma

portátil mucha información como direcciones, ubicación de sitios, estado del

tránsito o en una reunión inter-fuerzas para tomar decisiones, etc.

Además que otras para la toma de decisiones en el momento con información

de diferentes eventos, consultar normatividad, el estado del tiempo o de las

vías, para un desplazamiento o simplemente para dar información a un

ciudadano.


Planear: en el plan de priorización se debe incluir que necesidades hay de

conectividad, hardware y software según las regiones o departamentos que

Ajustar • La priorización de necesidades y unidades de cobertura • Las fases de implementación

Planear • Diseñar un plan de priorización de necesidades de conecFvidad y soVware • Plantear la ampliación de cobertura por fases

Verificar • El cumplimiento de las fases • El impacto real de las unidades priorizadas en cobertura

Hacer

• Implementación de los planes según las fases establecidas

138

presenten una mayor necesidad en términos de problemática de convivencia y

seguridad, como establecer que SI deben acceder en primer término.

Hacer: aplicar el plan según lo aprobado y establecido en el mismo.

Verificar: el cumplimiento del plan según lo establecido y si esto está generando

el impacto esperado, teniendo en cuenta la priorización.

Ajustar: tanto la priorización de unidades o SI, como las fases del plan de

implementación.

3. Servir de consultores a entidades públicas y privadas, en el país como en

el extranjero.

Apuntar a servir de consultores a entidades públicas y privadas, en el país

como en el extranjero, permite crecer en otros ámbitos y retroalimentarse de

ellas, vendiendo la marca y potenciando la Institución en otros escenarios.

Esta estrategia tiene un gran componente de integrar no solo los sistemas de

información de forma local, sino de servir de insumo y alimentarse de otros

sistemas, además de apoyarse en otras plataformas y procesos. Esto se debe a

que no se puede olvidar el impacto de la globalización y la apertura de

fronteras, ahora las decisiones que se tomen deben analizar el ambiente

internacional.

139

Actualmente esta estrategia tiene gran camino abonado, puesto que para

vender o asesorar en servicios, la Policía cuenta con certificación en calidad por

parte de ICONTEC17 Colombia, en todos los niveles estratégicos, tácticos y

operacionales, e igualmente se está ampliando su certificación.


Planear: identificar las fortalezas y avances de los SI, los cuales serán insumo

del portafolio de servicios, identificando igualmente los clientes potenciales de

estos servicios basados en SI.

Hacer: al prestar asesoría siempre generar valor agregado al solicitado, lo cual

permitirá ampliar los demandantes futuros de servicios.

17 Instituto Colombiano de Normas Técnicas

Ajustar • El portafolio de servicios • El valor agregado en las consultorías

Planear • Crear portafolio de servicios • Ofrecer asesorías a posibles clientes

Verificar • Impacto de las asesorías en las organizaciones • Los servicios solicitados

Hacer • Prestar las asesorías con amplio valor agregado • Ampliar los demandantes de asesorías

140

Verificar: el impacto de los servicios ofrecidos en la gestión de las

organizaciones asesoradas, y la calidad como la utilización o demanda de

nuevos servicios.

Ajustar: el portafolio de servicios en relación al valor agregado ofrecido, es decir

el costo beneficio para la Policía, para potenciar el impacto en la gestión del

cliente.

2.4 Principales amenazas y riesgos

El análisis DOFA también permitió establecer debilidades y amenazas que

pueden llevar a no cumplir la misionalidad de la organización y más aun su

supervivencia en el tiempo. Para cumplir el objetivo planteado, es decir las

situaciones que no permitan optimizar la utilización de los SI y que las

decisiones estratégicas se sigan tomando en criterios, por esto se establecen

estrategias de fuga, que permitan mitigar estos efectos negativos.

Actualmente, además de los principales problemas de la gestión de los

sistemas de información, existen otros que generan problemas de seguridad;

por lo anterior como manifiesta el señor Teniente Coronel JAMES GUSTAVO

ARANA REYES Jefe Área de Administración de la Información, como medida

se ha hecho un convenio con la firma TES de América la cual es una empresa

especializada de ingeniería para la industria de las telecomunicaciones, donde

141

la Policía trabajara con su Dirección Nacional de Escuelas y la Oficina de

Telemática para desarrollar el programa llamado “software seguro”.

Principalmente desarrollado, capacitando y mejorando practicas de los sistemas

de información y la tecnología relacionada; así mismo se está reconfigurando la

red, puesto que existen problemas de disponibilidad de servicios y lentitud de

los flujos de información.

Desde el punto de vista técnico concurren o habrá problemas, puesto que se

está actualizando las plataformas, el desarrollo de nuevas aplicaciones y

servicios, el incremento de la demanda en cuanto a consultas de las bases de

datos (antecedentes, solicitudes, traslados, reporte de sueldos), esta

sobrepasando las capacidades técnicas actuales.

2.4.1 Estrategias de fuga

1. Articular los SI de la Policía con otros complementarios de entidades

públicas y privadas.

Complementariamente a la estrategia anterior y sabiendo que la actividad

policial afecta diferentes actividades sociales del estado y de los particulares,

articular los SI con otras organizaciones es fundamental para evitar que la

misionalidad se cumpla más eficazmente, es permitir tomar decisiones

142

estratégicas más ampliamente y con información donde antes no se tenía

acceso; asegurando en todo caso los principios disponibilidad, confiabilidad y

oportunidad.

Es decir ver más allá al proponer equipos interinstitucionales para tomar

decisiones en común y compartir información que pueda ser complementaria,

proponer no solo objetivos comunes sino estrategias con funciones

compartidas.

Figura 76. PHVA estrategia de fuga 1

Planear: definir las empresas, organizaciones, entidades públicas y privadas

que son estratégicas para la Policía en la toma de decisiones, cuya información

facilitaría la prestación del servicio.

Ajustar • La información requerida • Protocolos de acceso

Planear • Definir las organizaciones y sus SI necesarios para comparFr información para toma de decisiones internas

Verificar • La uFlización de la información • El impacto en la Policía para la toma de decisiones

Hacer • Solicitar los accesos a los SI y bases de datos de las organizaciones definidas, según las necesidades de información

143

Hacer: iniciar contactos con las organizaciones identificadas, para crear

convenios que permitan acceso a las informaciones detectadas como

estratégicas.

Verificar: la utilización optima de la información y el impacto en la gestión de la

Policía.

Ajustar: la información requerida según su oportunidad, claridad, veracidad e

igualmente el acceso a los flujos de información y solicitar la modificación a los

protocolos.

2. Consolidar el sistema de seguridad de los sistemas de información,

apoyado con otras organizaciones.

Las principales amenazas y riesgos se deben tratar a través de estrategias de

fuga, las cuales son consideradas de alta prioridad, con el fin de controlar las

debilidades y mitigar el riesgo que incide directamente en el éxito del objetivo.

Por ello la estrategia es consolidar el sistema de seguridad de los sistemas de

información, con red apoyo con otras organizaciones, para proteger la

información al interior de la organización, y de las organizaciones relacionadas

con el servicio de policía, ministerios, el aparato judicial, entidades

administrativas, puesto que alguna información no puede ser divulgada.

144

Esto integra el compartir información, con un sistema de seguridad compartido,

los flujos de información y su protección deben ser responsabilidades comunes,

esto en general es aplicar los lineamientos de política de ciberseguridad y

ciberdefensa del Estado colombiano (Consejo Nacional de Política Económica y

Social , 2011).


Planear: teniendo en cuenta que los lineamiento de política de ciberseguridad y

ciberdefensa están integrados en el ColCERT18 liderado por el Ministerio de

Defensa y la Policía a través del Centro Cibernético Policial que es el equipo

encargado de la seguridad ciudadana en el ciberespacio, debe integrar

18 Equipo coordinador a nivel nacional en aspectos de seguridad informática

Ajustar • Los flujos de información • Compromisos y responsabilidades

Planear • Convocar las organizaciones públicas y privadas que pudiesen integrar el sistema de seguridad

Verificar

• Cumplimientos de los compromisos y responsabilidades

Hacer • Crear los flujos de información • Asignar compromisos y responsabilidades

145

organizaciones públicas y privadas que son claves para mantener seguro el

ciberespacio.

Hacer: mantener flujos de información constante con las organizaciones

identificadas como claves, y asignar compromisos y responsabilidades para

anticipar y contrarrestar los ataques informáticos.

Verificar: que las tareas asignadas sean cumplidas y que estén generando el

impacto esperado.

Ajustar: si es necesario los flujos de información verificado su oportunidad,

veracidad y confidencialidad, al igual que los compromisos y responsabilidades,

según las necesidades de anticipar y contrarrestar los ataques.

3. Integrar el sistema de seguridad de los sistemas de información con el

sistema de calidad.

La ultima estrategia de fuga en relación a los sistemas de información, es

integrar el sistema de seguridad de los sistemas de información con el sistema

de calidad. Va encaminada a manejar integralmente las normas de calidad

ISO19 27001. Alineados con la política de ciber-defensa y ciber-seguridad del

estado colombiano.

19 International Organization for Standardization

146

De igual forma, se tienen avances con la creación del Centro Cibernético

Policial o el CSIRT PONAL, más el proyecto de implementar y certificar de la

norma ISO 27001, esto capacitando, organizando grupos de trabajo y

recibiendo asesoría internacional.


Planear: definir los procesos, procedimientos y responsabilidades de las

unidades en la implementación del sistema de seguridad de los sistemas de

información, según la formulación estratégica de la Policía Nacional.

Hacer: los planes de gestión están integrados por el plan de actividades, el plan

de acción, los planes de mejoramiento y los planes de manejo de riesgos, es

Ajustar

• Procesos, procedimientos, responsabilidades y plan de gesFón

Planear

• Definir procesos, procedimientos y responsabilidades

Verificar • Plan de gesFón: mapa de riesgos, plan de acFvidades, plan de gesFón y plan de mejoramiento

Hacer

• Integrar el tema en los planes de gesFón de las unidades

147

decir que los nuevos procesos con sus componentes deben ser creados con un

plan de gestión completo y alienado con las políticas y metas institucionales.

Verificar: el plan de gestión, detallando cada uno de sus componentes que

están alineados y generando impacto en la misión institucional.

Ajustar: si es conveniente modificar los procesos, procedimientos y

responsabilidades, según los cambios del entorno, las fallas detectadas o las

oportunidades de mejora.

Conclusión

La organización ha emprendido una tecnificación de los sistemas de

información, que ha permitido tener nuevas herramientas para gestionar mejor

su información y que sea aprovechada en cada una de las actividades del

servicio de policía.

El enfoque tecnológico afecta directamente a las maneras de gestionar y

cambiar los métodos de gerencia al interior de la organización, lo cual genera

traumatismo en los integrantes de la institución para adoptar estas nuevas

formas de tomar decisiones y de control de la gestión.

148

Esto debido a que hasta el momento la perspectiva desde la administración no

había tenido una influencia fuerte en los sistemas de información, de hecho se

podría decir que se consideraba una situación meramente de los ingenieros.

Este análisis muestra como la Policía Nacional empieza a llevar a la

organización a depender más de los sistemas de información en la medida que

los integrantes comienzan a utilizar mejor los sistemas y en más ámbitos; pero

esto directamente incide en la seguridad de estos sistemas y de la información

que estos manejan.

Por ello se propone dos tipos de estrategias: uno para que los sistemas de

información permeen la organización, esta crezca y permita la supervivencia en

el tiempo; y otra para mitigar el riesgo que genera este desarrollo, todo

articulado con el sistema de gestión integral en el marco de la calidad.

149

Capítulo 3. El devenir de los sistemas de información

Con el fin de llevar a cabo el objetivo planteado y dar solución a la hipótesis de

investigación, se realizará un estudio prospectivo de los sistemas de

información en la Policía Nacional de Colombia, tomando como base la Guía

para la planeación prospectiva de la Policía Nacional (Policía Nacional de

Colombia); donde se plantea toda metodología para realizar prospectiva.

Complementando el estado del arte, el cual se ha venido desarrollando en los

dos capítulos anteriores, a continuación se analizarán varios documentos como

el Plan de Desarrollo actual y proyecciones de entes públicos y privados tanto

nacionales como internacionales como la CEPAL, el Banco Interamericano de

Desarrollo y el Consejo Privado de Competitividad de Colombia, entre otros.

Se continúa con la aplicación de diferentes herramientas de la prospectiva para

establecer las variables estratégicas y los escenarios futuros, desarrollando el

escenario deseable y el juego de actores del mismo.

3.1 Contexto de la Policía Nacional

Dentro de las políticas institucionales de la Policía Nacional de Colombia, se

concibe un uso de las TIC al interior de la organización y de los sistemas de

información al servicio ciudadano, enfocadas en el uso de la tecnología, pero no

150

se plantea su utilización en el campo organizacional o desde la perspectiva de

la administración, es decir están las herramientas pero no se saben aprovechar

y usar, sin estar completamente articuladas con el sistema de calidad todavía y

los requerimientos ciudadanos; esta política desea incorporar la nueva

transformación cultural de la sociedad moderna que provee la globalización al

servicio de policía, como estrategia de interacción con las personas, deteniendo

igualmente las acciones delictivas que se fraguan con estos sistemas,

ampliándolos más allá del internet (Policía Nacional de Colombia, 2010, pp. 48-

49).

El Plan Nacional de Desarrollo “Prosperidad para todos” señala que se debe

ampliar la infraestructura en TIC, gobierno en línea e internet, enfocado a

mejorar la competitividad del país, tanto para agilizar los trámites

gubernamentales, ampliar la cobertura en educación, investigación y desarrollo

(Departamento Nacional de Planeación, 2011) queriendo en el momento que

las personas se relaciones y las aprendan a utilizar para sus trámites ante el

Estado.

Las proyecciones de Colombia para el 2019: “La información deberá ser en la

sociedad colombiana un derecho efectivo y un instrumento de difusión y

apropiación del conocimiento, una herramienta que promueva el desarrollo

económico, la equidad social y la democracia”, esto para mejorar la eficiencia y

transparencia del Estado, simplificando el acceso del ciudadano a la

información, no solo se tiene proyecciones hacia el acercamiento a la

151

comunidad sino un enfoque en términos de competitividad y desarrollo

económico”

Teniendo como metas para el 2019 consolidar un gobierno para el ciudadano,

donde toda la información y todos los tramites se realicen en línea; lograr un

gobierno interconectado, todas las entidades y todos los niveles; crear un

sistema estadístico nacional; garantizar niveles apropiados de acceso/servicio

universal en todos los servicios de comunicaciones, incluso población

discapacitada y minorías; masificar la banda ancha con el 60% de la población,

2% del PIB en inversión y 1000 bits per cápita; desarrollar capacidades en la

población para el uso y apropiación de las TIC, con un enfoque a mejorar las

capacidades de aprendizaje de estudiantes y docentes; masificar la

información, utilización de las TIC en todos los sectores; desarrollar incentivos;

adoptar estándares y mejores prácticas, cero papel en la administración central,

y fijar políticas y arreglo institucional, actualizarlas (Departamento Nacional de

Planeación, 2005).

Es decir el Estado colombiano quiere hasta el momento utilizar las TIC para

mostrar su información, facilitar el acceso a la misma, facilitando los trámites

con un enfoque económico y competitivo, todavía no se propone la toma de

decisiones a través de estos, ni una participación de la ciudadanía en estas, por

medio de los SI.

152

El Banco Interamericano de Desarrollo, publica que los trámites de acceso a la

información debe ser libre, gratuito, fácil y que el Estado debe propender por

eso, permitiendo esto que el ciudadano actúe e intervenga en las decisiones de

él, al solicitar que se tomen acciones con sus requerimientos. Principalmente a

través de la internet, redes sociales (Facebook, Twitter, etc.) que permitan una

interacción inmediata entre el gobierno y el ciudadano, debiendo haber una

marco jurídico establecido, con el fin de evitar los riesgos con la privacidad de la

información y de las personas (Harbitz & Arcos Axt, 2011).

A continuación se tomarán informes de competitividades tanto regionales como

nacionales, en virtud de que los sistemas de información están comprendidos

en la medición de la competitividad cuya definición es “la capacidad de una

economía para crecer su producción a altas tasas, de manera sostenida y que

promueva el más alto grado de mejoramiento permanente del bienestar de la

población” (Naciones Unidas CEPAL, 2007, p. 13).

Teniendo en cuenta que este bienestar está muy ligado al servicio de policía, en

permitir el libre desarrollo de los derechos y deberes, que en este caso es a

través de los sistemas de información. Esto permite establecer cuál es el futuro

de los sistemas de información según las perspectivas que se plantean a nivel

local, nacional e internacional.

En 2001 en la cumbre de las Américas se expuso fomentar en relación a los

sistemas de información: el gobierno electrónico, promoviendo una

153

administración transparente, eficiente y colectiva con las necesidades sociales

(Naciones Unidas CEPAL, 2007, p. 44)continuando con este informe de la

CEPAL son los departamentos más ricos quienes tienen mayor ingreso a la

conectividad y al internet, en relación al ingreso per cápita, desigualdad,

pobreza y logro educativo.

Para las regiones en Colombia se debe iniciar hasta ahora con infraestructura

tecnológica para la educación, es decir que la población aprenda a usar estos

recursos y segundo instalación de centros con acceso a internet en sitios

remotos de bajo costo. Este nivel de atraso no permite ahondar en estrategias

más amplias de forma inmediata de aprovechar el máximo de los sistemas de

información en toma de decisiones o como herramienta competitiva, por ahora

solo aprender la utilización de los equipos informáticos.

En cuestión de competitividad de las TIC según el Consejo Privado de

Competitividad Colombia, actualmente el país no se encuentra bien posicionado

puesto que las TIC no son usadas en todo el aparato productivo, la cobertura en

banda ancha y móvil esta rezagada siendo en 2010 en promedio menor que la

de Brasil, México, Perú y Chile. Igualmente en el sector educativo cerca del

70% de los estudiantes están por debajo del nivel mínimo requerido de lectura

digital para navegar en internet de forma eficaz y efectiva.

Por lo tanto El Consejo Privado de Competitividad Colombia recomienda

masificar la banda ancha mediante generalizar y extender la oferta de banda

154

ancha prepago, compra de servicio de internet al adquirir un computador e

incluir el computador como costo marginal a las viviendas de interés social. Así

mismo, un uso y apropiación de las TIC para mejorar la productividad del sector

público y privado, a través del fortalecimiento de gobierno en línea y

capacitaciones para las Mi pymes. Finalmente, la aplicación de las TIC en áreas

transversales de la competitividad como e-educación y e-justicia aprovechando

los recursos de las regalías (Consejo privado de competitividad Colombia,

2011).

A nivel regional en Colombia se destaca el desarrollo de la conectividad en

telecomunicaciones e informática, en 2004 según datos de la CEPAL la

penetración de internet fue de 19.9 habitantes por cada 100 en Bogotá D.C., 9.9

Valle y 7.7 Antioquia, teniendo en cuenta que en Choco, Córdoba, Sucre y

Cundinamarca están por debajo de 1.5 por cada 100 habitantes, siendo un nivel

muy bajo para poder desplegar los servicios que pidiese proveer internet.

El vínculo entre el gobierno y los ciudadanos dependen de cómo los ciudadanos

posean la información, esta ha sido una tendencia global ratificada a través de

diferentes acuerdos internacionales, buscando una sociedad más igualitaria,

con el mismo nivel de oportunidades, utilizando los sistemas de información

como elementos de difusión, que permitan a los ciudadanos interactuar con la

administración pública (Presidencia República de Colombia, 2007).

155

Compartir información simplemente y facilitar la comunicación con el Estado

son las proyecciones en el corto y mediano plazo, pero la toma de decisiones

en ambas partes podría llegar en el largo plazo, tanto para que el ciudadano

tenga la información y conozca que puede hacer con ella, como para que el

Estado colombiano incluya al ciudadano como parte activa en la toma de

decisiones.

3.1.1 Factores de cambio

Continuando con la metodología, con el fin de aproximarse y encontrar posibles

variables, se trae la matriz DOFA que se realizó en el segundo capítulo con el

fin de establecer las debilidades y fortalezas que son de carácter interno y las

oportunidades y amenazas de carácter externo, las cuales son un análisis de la

situación actual de los sistemas de información de la Policía Nacional de

Colombia.

Tabla 18. Matriz DOFA

MATRIZ DOFA DEBILIDADES OPORTUNIDADES

Uso inadecuado de recursos tecnológicos para obtener información útil para la toma de decisiones.

Tercerización de los contratos de servicio y mantenimientos de los equipos de cómputo, para evitar las subutilización de personas en mantenimiento y solución de problemas técnicos.

Desconocimiento de las capacidades de los sistemas de información, al nivel central y desconcentrado en los diferentes ámbitos del servicio.

Comunicación directa con los usuarios que toman las decisiones.

Respuesta a la sobre demanda de los sistemas de información, por el

Disponibilidad de la plataforma tecnológica a través de dispositivos móviles para todo el

156

Complementando este análisis DOFA se utilizará el árbol de competencia de

Marc Giget con el fin de establecer la competencia de la Policía en el pasado,

presente y futuro de sus sistemas de información. Este análisis contempla tres

niveles: la raíces (la competencias técnicas y el saber-hacer) el tronco

(capacidad de producción) y las ramas (líneas de productos y mercados) (Godet

& Durance, 2007).

crecimiento de usuarios y requerimientos de información.

personal en servicio.

Desconocimiento de la implementación y desarrollo de los sistemas de información para la toma de decisiones, capacidades de los SI.

Innovaciones tecnológicas para ampliar la cobertura de los SI.

No utilización optima de los SI para la toma de decisiones en los niveles estratégico, táctico y operacional.

Uso de SI para todas las modalidades del servicio de forma móvil o a través de internet.

Falta de actualización de conocimientos en las nuevas herramientas que proveen las nuevas tecnologías.

Prioridad de los SI en el Gobierno Nacional.

Desconocimiento pleno de las aplicaciones cliente-servidor, en relación al aprovechamiento para el análisis de información.

Asesorías a otras organizaciones nacionales e internacionales.

Acumulación de requerimientos o actualizaciones de las bases de datos, puesto que se toma más tiempo del deseado para montar la información.

Articulación de mesas de trabajos con otros procesos y áreas

Falta de cobertura entre los nodos centrales y las unidades policiales.

AMENAZAS FORTALEZAS Delitos informáticos, robo de información, suplantación, estafa electrónica, etc.

Backup’s de comunicaciones actualizado.

Fuga de información a personas no autorizadas o que ponga en riesgo las actividades de la organización.

Disponibilidad permanente de canales de datos.

Presencia de usuarios con accesos no autorizados por la administración de bases de datos.

Diversidad de SI para todos los ámbitos del servicio.

Errores humanos en la administración de aplicativos.

Actualización permanente de tecnología de punta.

Pérdida de información necesaria para continuar la normal operación de la institución.

Excelente desempeño en el manejo y administración de aplicaciones.

Suplantación de acceso de los proveedores del canal de datos.

Actualización permanente del sistema de contingencia alterna geográfico.

Preparación y retroalimentación profesional.

157

Tabla 19. Árbol de competencia de Marc Giget

Posterior a los análisis anteriores se establecerá una matriz de cambio con tres

componentes: los cambios esperados (son circunstancias que vemos que van a

venir y que van a favorecer a la Institución) los cambios temidos (Son

circunstancias que vemos que van a venir y que podrían desfavorecer el

PASADO PRESENTE FUTURO Los servicios prestados donde participaban los SI eran de carácter interno y no tenían incidencia directa en el servicio de policía. No tenía acceso a los SI tanto el cliente interno como externo, tan solo se tenía acceso por requerimientos de información, que estaba en las bases de datos.

Facilitación de algunos trámites poniendo a disposición los SI a los ciudadanos y cliente interno. Los clientes internos y externos tienen acceso a los SI, para interponer requerimientos, consultar información y conocer la gestión de la organización. Los ciudadanos pueden consultar información relacionada con la convivencia y seguridad.

Prestación del servicio de policía a través de los SI. Interconectividad de los ciudadanos con los SI institucionales, que permita la solución de requerimientos de forma inmediata. Facilidad en la participación de las decisiones de la Policía, tanto en al ámbito administrativo como operativo.

Lentitud en los flujos de información y consulta de las bases de datos. Poca utilización de los SI en el servicio a la comunidad. Lenta respuesta a requerimientos, solicitudes internas y externas. No había articulación de los Si con la toma de decisiones estratégicas.

Muy buena plataforma tecnológica para la creación, utilización y difusión de los SI. Buena utilización de los SI en el servicio a la comunidad. Aunque ha mejorado sustancialmente sigue siendo lenta la respuesta a requerimientos internos y externos. Se tiene en cuenta de forma deficiente los Si para la toma de decisiones

Utilización optima y permanente de los SI en todos los procesos productivos, tanto misionales, gerenciales de soporte y de evaluación y mejora. Respuesta rápida a los requerimientos y participación de los ciudadanos y cliente interno en la toma de decisiones. Cobertura de los SI en todas las unidades a nivel país.

Conocimiento básico de bases de datos manuales. Capacitación en la utilización de las herramientas tecnológicas. Inicios de incluir los SI en la estructura organizacional.

Conocimientos avanzados de la implementación de plataformas tecnológicas. Poca utilización de los SI en la toma de decisiones. Desconocimientos de las capacidades de los SI.

Utilización permanente de los SI en todos los ámbitos del servicio de policía. Conocimiento avanzado de las capacidades de los SI en la toma de decisiones. Articulación total de los SI y el sistema de gestión de calidad.

158

desempeño de la Policía) y los cambios anhelados (son situaciones que nos

gustarían que ocurrieran porque van a favorecer la Policía).

Tabla 20. Matriz de factores de cambio

Cambios esperados Cambios temidos Cambios anhelados

Incremento de la demanda tanto interna como externa de información.

Incremento del riesgo informático por la mayor demanda en la utilización, de los medios electrónicos o utilización de los SI.

Liderar el colCERT (Equipo de Respuesta a Equipo de Respuesta a Emergencias Informáticas de Colombia).

Mayor participación de los ciudadanos en las decisiones de la Institución, por medio de los SI.

No tener la legislación adecuada para el uso de los SI.

Asesorar toma de decisiones sobre los SI en el Ministerio de las TIC.

Ampliar la cobertura de los SI en todas las unidades en la geografía nacional.

Ataques por parte de hackers extranjeros.

Tener implementado y funcionando el Centro Cibernético Policial en menos de un año.

Estandarización de los procesos para la articulación de los sistemas de información con las decisiones.

Ciberataque a la infraestructura critica del país.

Articulación de los SI del Estado y enlace constante con instituciones públicas y privadas.

Mejoramiento y actualización de la plataforma tecnológica

La subutilización de los SI en la prestación del servicio.

Asesorar gobiernos extranjeros y empresas públicas y privadas en materia de SI.

Facilitación de trámites ante la Policía como pérdida de documentos, instauración de denuncias, solicitud de información o del servicio de policía.

Lentitud en la respuesta a los requerimientos o solicitudes ciudadanas, por congestión de los SI.

Manejo de toda la información a través de las TIC y eliminación de documentos en papel, en el sistema de calidad de la Policía.

Incremento de las competencias de los miembros de la Institución para el manejo de los SI.

No contar con la infraestructura necesaria para soportar la demanda de información.

Inclusión del uso de los SI en la política de seguridad y defensa del Estado.

Movilizaciones sociales convocadas por redes sociales, generadas por la mala prestación del servicio.

Manipulación de la información para desprestigiar la imagen institucional, llamada la infoguerra.

159

Con el fin de dar respuesta a la hipótesis de la investigación, se propone una

matriz de 23 cambios que pudiesen llegar a ocurrir, teniendo una visión

sistémica y amplia de los sistemas de información, su importancia en la

organización y como estos por su aplicación y manejo pueden ser positivos o

negativos.

3.2 Impacto de los sistemas de información

3.2.1 Calificación de expertos. Con el fin de establecer la importancia

de los factores de cambio se consultan dos expertos de áreas y perfiles

diferentes vinculados a la Policía Nacional de Colombia, quienes valoraran

estos factores según la siguiente escala:

5= muy importante (¡Atención! Sólo se puede calificar con este valor el 25% de

los factores)

4= importante

3= duda

2= poco importante

1= Sin importancia

0= No responde

Los expertos son el señor Mayor CARLOS ALBERTO ROJAS BAÑOL

Coordinador de prospectiva de la Oficina de Planeación de la Policía desde

hace 2 años, además de 15 años de servicio en diferentes ámbitos del servicio

160

de Policía como vigilancia urbana y rural y grupos operativos; con pregrado en

administración policial, especialización en prospectiva y pensamiento

estratégico; autor de documentos doctrinarios para la Policía Nacional de

Colombia para los niveles estratégico, táctico y operacional, como líder en la

producción de estudios prospectivos; quien será el experto “A”.

El experto “B” es el señor Subcomisario HERNÁN GARCÍA BARRERA Analista

y desarrollador de sistemas de información de la Oficina de Telemática, con

pregrado en ingeniería de sistemas, complementaria a su cargo posee 20 años

de experiencia en desarrollo de software, aplicaciones y sistemas de

información. El promedio de los dos expertos se establecer en “T”.

Tabla 21. Factores de cambio

Factores A B T

1 Incremento de la demanda tanto interna como externa de información.

3 4 3,5

2 Mayor participación de los ciudadanos en las decisiones de la Institución, por medio de los SI.

4 4 4

3 Ampliar la cobertura de los SI en todas las unidades en la geografía nacional.

4 5 4,5

4 Estandarización de los procesos para la articulación de los sistemas de información con las decisiones.

3 4 3,5

5 Mejoramiento y actualización de la plataforma tecnológica 3 4 3,5

6 Facilitación de trámites ante la Policía como pérdida de documentos, instauración de denuncias, solicitud de información o del servicio de policía.

2 4 3

7 Incremento de las competencias de los miembros de la Institución para el manejo de los SI.

3 5 4

8 Incremento del riesgo informático por la mayor demanda en la utilización, de los medios electrónicos o utilización de los SI.

3 3 3

161

9 No tener la legislación adecuada para el uso de los SI. 4 4 4

10 Ataques por parte de hackers extranjeros. 4 4 4

11 Ciberataque a la infraestructura critica del país. 4 4 4

12 La subutilización de los SI en la prestación del servicio. 5 3 4

13 Lentitud en la respuesta a los requerimientos o solicitudes ciudadanas, por congestión de los SI.

3 3 3

14 No contar con la infraestructura necesaria para soportar la demanda de información.

4 3 3,5

15 Liderar el colCERT (Equipo de Respuesta a Equipo de Respuesta a Emergencias Informáticas de Colombia).

4 4 4

16 Asesorar toma de decisiones sobre los SI en el Ministerio de las TIC.

3 4 3,5

17 Tener implementado y funcionando el Centro Cibernético Policial en menos de un año.

5 4 4,5

18 Articulación de los SI del Estado y enlace constante con instituciones públicas y privadas.

3 4 3,5

19 Asesorar gobiernos extranjeros y empresas públicas y privadas en materia de SI.

3 3 3

20 Manejo de toda la información a través de las TIC y eliminación de documentos en papel, en el sistema de calidad de la Policía.

5 4 4,5

21 Inclusión del uso de los SI en la política de seguridad y defensa del Estado.

5 4 4,5

22 Movilizaciones sociales convocadas por redes sociales, generadas por la mala prestación del servicio.

4 4 4

23 Manipulación de la información para desprestigiar la imagen institucional, llamada la infoguerra.

4 4 4

Después de la valoración de los expertos se toman los factores con mayor

puntuación, para este caso los que tienen 4,5, los cuales se consideran

variables estratégicas, así:

1. Ampliar la cobertura de los SI en todas las unidades en la geografía

nacional.

2. Tener implementado y funcionando el Centro Cibernético Policial en

menos de un año.

162

3. Manejo de toda la información a través de las TIC y eliminación de

documentos en papel, en el sistema de calidad de la Policía.

4. Inclusión del uso de los SI en la política de seguridad y defensa del

Estado.

3.2.2 Construcción de eventos. Para determinar las tendencias de los

eventos actuales, se realiza la siguiente matriz que presentará las definiciones

de las variables y se formularan preguntas (Lopez Caidedo, 2004) en relación

al futuro de los SI de la Policía para el año 2019, con excepción del la segunda

variable.

Tabla 22. Construcción de eventos

Variables estratégicas Definición Evento y su probabilidad

1. Ampliar la cobertura de los SI en todas las unidades en la geografía nacional.

Que los SI de la Policía puedan ser utilizados en toda le geografía nacional, mediante cobertura, preferiblemente con conectividad móvil.

¿Qué tan probable es para el 2019, que la Policía amplíe la cobertura de los SI en el 95% de las unidades a nivel país?

2. Tener implementado y funcionando el Centro Cibernético Policial en menos de un año.

Iniciar labores con el equipo de respuesta a incidentes de seguridad de la Policía, con el fin de reducir el riesgo informático.

¿Qué tan probable es para el 2013, que el Centro Cibernético Policial este en funcionamiento?

3. Manejo de toda la información a través de las TIC y eliminación de documentos en papel, en el sistema de calidad de la Policía.

Siendo responsables con el planeta y agilizar los flujos de información, reducir a su mínima expresión la utilización de papel y documentos impresos, con el fin de que todos los documentos sean digitales y de entrega inmediata.

¿Qué tan probable es para el 2019, que los documentos impresos en la Policía sean reducidos a su mínima expresión y solo se trabaje con documentos digitales?

4. Inclusión del uso de los SI en la política de seguridad y defensa del Estado.

Que se convierta en una política de Estado el uso de los SI en relación a la

¿Qué tan probable es para el 2019, se tenga una política de Estado en materia de

163

seguridad y defensa, que se comprometan más ministerios y entes descentralizados, con el fin de articular los diversos SI en pro de la seguridad y defensa del Estado y limitar las acciones de terroristas y delincuentes.

seguridad y defensa para el uso de los SI?

Para establecer la probabilidad de cada una de las variables se aplicará el

ábaco de François Régnier (Ibíd., P. 80) con tres grupos de policiales

pertenecientes a la Oficina de Planeación de la Policía Nacional de Colombia,

dichos grupos se encuentran integrados así:

Grupo 1:

Teniente FLOR ANGELA PAZMIÑO RODRÍGUEZ, quien es analista del centro

de pensamiento de la Policía Nacional, pregrado en relaciones internacionales y

diplomacia, especialista en servicio de policía y actualmente cursa la

especialización en gobierno gerencia y asuntos públicos.

Intendente DORA LIBIA HENAO BOTERO, quien es analista de doctrina,

pregrado en administración de empresas y está cursando la especialización en

responsabilidad social empresarial.

164

Grupo 2:

Subteniente HUGO ALEXANDER PEÑA CAÑÓN, quien es analista de

información y seguimiento de la Oficina de Planeación de la Policía Nacional,

pregrado en ingeniería electrónica, especialista en telemática y cursa

actualmente la especialización de gerencia en tecnología.

Intendente DORIS SÁNCHEZ LADINO, quien es analista de seguimiento de la

Oficina de Planeación de la Policía Nacional, con 12 años de experiencia en la

especialidad de inteligencia, 3 años en convivencia y seguridad ciudadana y 2

años en su cargo actual.

Grupo 3:

Subteniente HAROL MAURICIO ORTEGÓN, quien es analista de mejora e

innovación de la Oficina de Planeación de la Policía Nacional, pregrado en

matemáticas y estadística, se encuentra cursando la especialización en

matemáticas aplicadas.

Patrullero YUBER OSWALDO MORENO RATIVA, quien es secretario del grupo

de mejora e información de la Oficina de Planeación de la Policía Nacional,

siendo técnico profesional en servicio de policía y técnico profesional en policía

judicial, 1 año de experiencia en convivencia y seguridad ciudadana y 1 año en

el cargo actual.

165

Se diferenciaran las respuestas por colores, los cuales se representan de la

siguiente manera:

Tabla 23. Ábaco de François Régnier

Muy probable Probable Duda Poco probable Muy improbable

GRUPO 1 GRUPO 2 GRUPO 3 1. Ampliar la cobertura de los SI en el 95% de las unidades a nivel país.

2. Tener implementado y funcionando el Centro Cibernético Policial en menos de un año.

3. Manejo de toda la información a través de las TIC y eliminación de documentos en papel, en el sistema de calidad de la Policía.


Cada grupo al interior discutió los temas teniendo como resultado las siguientes

conclusiones, por las cuales valoraron la probabilidad de las variables:

1. Ampliar la cobertura de los SI en todas las unidades en la geografía nacional.

Por la capacidad tecnológica y la inversión que se viene haciendo la Institución

en mejorar la conectividad a nivel nacional, es probable que para el 2019 la

cobertura llegue al 95%, además de le penetración que ha tenido internet y el

aumento de la necesidad de los SI en el servicio.

166

2. Tener implementado y funcionando el Centro Cibernético Policial en menos

de un año.

Los tres grupos toman como poco probable la implementación y funcionamiento

del Centro Cibernético, puesto que hasta el mes de enero del 2012, tan solo se

han pasado propuestas para su funcionamiento, estructura, recursos y

competencias del personal. Es decir no se ha iniciado su creación o aprobación

de estos elementos.

3. Manejo de toda la información a través de las TIC y eliminación de

documentos en papel, en el sistema de calidad de la Policía.

Las repuestas fueron diversas, debido a la cultura organizacional del papel, el

protocolo y la jerarquía castrense que tiene la Policía, teniendo como

respuestas que es probable, duda y muy improbable, lo cual muestra que el

futuro hará falta un trabajo fuerte de sensibilización y ruptura de paradigmas.


Esta es la probabilidad más fuerte, debido a que en el momento el Ministerio de

Defensa Nacional, se encuentra atendiendo este tema, a pesar que no sea

comenzado a estructurar una política, si se encuentra organizando mesas de

trabajo y recibiendo propuestas de las diferentes fuerzas para su estructuración.

167

3.3 Rol de los sistemas de información

3.3.1 Construcción de escenarios. Posterior a establecer la

probabilidad de las variables estratégicas en el ábaco de François Régnier, se

organizaran las variables estratégicas según su probabilidad para establecer la

tendencia del escenario; igualmente se propondrán escenarios tomando los

ejes de Peter Schwartz para establecer los futuros posibles o futuribles que son

una realidad múltiple (Mojica, 2011).

Estos direccionadores se toman puesto que permitirán establecer si la hipótesis

de investigación “La mayor utilización de sistemas de información dejará de ser

un instrumento de apoyo para la gestión y toma de decisiones, para convertir a

estos en una estrategia del servicio de Policía” es cierta o no. Puesto que esta

investigación nos lleva a que los SI apoyan las gestión y toma de decisiones

pero de forma deficiente lo cual se debe mejorar para que en un futuro, se

conviertan en una estrategia del servicio de policía.

Tabla 24. Ejes de Peter Schwartz

Variables estratégicas Direccionadores o vectores de futuro Inclusión del uso de los SI en la política de seguridad y defensa del Estado. Direccionador uno

Articulación de los SI y las decisiones Ampliar la cobertura de los SI en el 95% de las unidades a nivel país. Manejo de toda la información a través de las TIC y eliminación de documentos en papel, en el

Direccionador dos Los SI como estrategia del servicio de

168

sistema de calidad de la Policía. policía

Tener implementado y funcionando el Centro Cibernético Policial en menos de un año.

(+) Articulación de los SI y las decisiones

(-) Los SI no son

utilizados como

estrategia del

servicio de

policía

(+) Los SI como

estrategia del

servicio de

policía

(-) Poca articulación de los SI y las

decisiones

Figura 79. Ejes de Peter Schwartz

Los nombres de los escenarios están basados en la fabula La cigale et la fourmi

(la cigarra y la hormiga) escrita por el francés Jean de La Fontaine (1621-1695).

La fourmi (la hormiga): La Policía Nacional de Colombia tienen amplio

conocimiento de las capacidades de los sistemas de información y las utiliza

para la toma de decisiones estratégicas y en los demás ámbito del servicio,

estando los SI completamente articulados al sistema de gestión de calidad; esto

La priant La fourmi

La cigale Dansez maintenant!

169

le permite que los SI sean puestos a disposición de los clientes internos y

externos, permitiendo que se conviertan en una estrategia del servicio,

solucionando requerimientos propios de su misionalidad.

Igualmente, sigue las políticas del Estado en materia de seguridad y defensa,

donde casi todas las unidades desconcentradas tienen acceso a estos SI para

la mejor prestación del servicio, existe agilidad en los flujos de información y

facilidad en los trámites puesto que todos los documentos son digitales y se

mueven rápidamente. Esto es complementado con la reducción del riesgo

informático a tener en funcionamiento del Centro Cibernético Policial.

Dansez maintenant! (¡ahora baile!): los SI son utilizados como estrategia para el

servicio permitiendo acercamiento con los ciudadanos, solucionando

requerimientos y se encuentra en todos los ámbitos del servicio; pero estos no

son utilizados de forma óptima en las decisiones, todavía existen las decisiones

estratégicas a percepción, sin una amplia articulación de los resultados y

gestión de la organización.

Se cumple la política de seguridad y defensa en relación a los SI, se tiene la

cobertura deseada en las unidades desconcentradas, no toda la información

esta digitalizada y los flujos de información son lentos al interior de la

Institución, a pesar de que el Centro Cibernético está en funcionamiento no es

lo suficientemente anticipativo y ágil para la respuesta a incidentes de

seguridad.

170

La priant (rogando): existe una muy buena articulación de los SI y la toma de

decisiones en todos los ámbitos del servicio, los SI están articulados totalmente

con el sistema de calidad, se conocen sus capacidades y se aprovechan; pero

todavía no son puestos a disposición de los ciudadanos, quienes deben realizar

la solución a sus requerimientos de forma presencial y esperar por la respuesta.

Se siguen los parámetros de la política de seguridad y defensa en relación a los

SI, todas las unidades a nivel desconcentrado toman decisiones basados en los

SI, se tiene un gran avance en la digitalización de los documentos y los flujos de

información son rápidos, pero se podría mejorar mucho más. Ha aumentado el

riesgo de ataques informáticos, pero por los flujos de información rápidos se

puede anticipar y solucionarlos.

La cigale (la cigarra): La Policía ha retrocedido en el uso de los SI, los cuales se

encuentran totalmente separados de las decisiones, siendo estas a percepción

y sin análisis alguno del contexto e información de los resultados de gestión; así

mismo, los SI no funcionan como estrategia para el servicio y tanto clientes

externos como internos estas inconformes con la respuesta a sus

requerimientos.

Solo se cumple con los requerimientos de la política de seguridad y defensa en

relación a los SI, pero no generan impacto en la Institución, no se ha llegado a

la meta de cobertura en las unidades desconcentradas, entonces el servicio no

171

se presta según los requerimientos de los ciudadanos del 2019, los flujos de

información son lentos y poco eficientes, puesto que se utiliza mucho papel

para dar respuesta y realizar requerimientos internos. El Centro Cibernético

Policial está en funcionamiento pero la demora en los flujos de información no

permite anticipar y contrarrestar los ataques informáticos que han sido en

ocasiones exitosos.

Siendo entonces la fourmi que trabajo todo el verano el escenario deseado; la

cigale el escenario catastrófico o negativo, puesto que sabiendo que venía el

invierno no hizo nada para soportarlo; y los otros dos con una variable positiva y

otra negativa, dansez maintenant! Que es la respuesta de la hormiga a la

cigarra por no trabajar y esperar que la hormiga que se esforzó todo el verano

le brinde todas las comodidades; la priant se refiere a que es lo único que

puede hacer la cigarra, puesto que solo se debe adaptar a lo que pase, sin

poder satisfacer todos los requerimientos de sus clientes ni propios. A

continuación se realiza una matriz de causa de ocurrencia para establecer qué

pudo haber ocurrido para que ocurriera (Ibíd., P. 77):

Tabla 25. Matriz de causa de ocurrencia

Articulación de los SI y las decisiones

Los SI como estrategia del servicio de policía

Nombre escenario Posible causa de ocurrencia

(+) (+) La fourmi

Se le brinda importancia a los SI para que sea un elemento de prestación del servicio, además de que se articula con el sistema de gestión de calidad, puesto que la alta dirección apropia y toma como insumo a sus decisiones

172

los SI y exige a sus subalternos su utilización, al igual que valora la importancia de la rapidez en los flujos, como de que todas las unidades en todos los ámbitos del servicio deben utilizarlos en pro de la misionalidad.

(+) (-) La priant

La alta dirección comprende la importancia de decisiones de corte holístico donde articule los resultados de gestión y el entorno, datos que son provistos por los SI, pero no considera relevante su puesta a disposición de los ciudadanos para complementar el servicio prestado.

(-) (+) Dansez maintenant!

Los SI como estrategia del servicio es importante, puesto que la alta dirección considera apropiado para la misión preventiva de la Policía solucionar los requerimientos ciudadanos donde ellos pueden utilizar los SI, pero las decisiones están desarticuladas, puesto que se sigue considerando acertada la percepción y se desconoce los beneficios y capacidades de los SI.

(-) (-) La cigale

No se comprendió y brindo la importancia a los SI, la alta dirección creyó que la institución por si sola puede subsistir son los nuevos requerimientos de clientes internos y externos, las decisiones son a percepción personal, sin análisis profundo de la información o con información incompleta; siendo que los ciudadanos requieren mayor información de las entidades públicas, la Institución todavía trabaja con solicitudes escritas y respuestas lentas, donde estos requerimientos no son utilizados en las decisiones.

Con el fin confirmar la hipótesis de investigación en un escenario futuro se

desarrollará el escenario “la fourmi” el cual cuanta con los dos direccionadores

positivos e integra en su desarrollo las cuatro variables estratégicas.

3.3.2 Escenario La Fourmi. Este escenario corresponde al deseado

donde la Policía Nacional de Colombia tienen amplio conocimiento de las

capacidades de los sistemas de información y las utiliza para la toma de

decisiones estratégicas y en los demás ámbitos del servicio, estando los SI

completamente articulados con sistema de gestión de calidad; esto le permite

173

que los SI sean puestos a disposición de los clientes internos y externos,

permitiendo que se conviertan en una estrategia del servicio, solucionando

requerimientos propios de su misionalidad.

Igualmente, sigue las políticas del Estado en materia de seguridad y defensa,

donde casi todas las unidades desconcentradas tienen acceso a estos SI para

la mejor prestación del servicio, existe agilidad en los flujos de información y

facilidad en los trámites puesto que todos los documentos son digitales y se

mueven rápidamente. Esto es complementado con la reducción del riesgo

informático a tener en funcionamiento del Centro Cibernético Policial.

Juego de actores

Tabla 26. Actores que inciden

Actor Objetivo Estrategia Favorece o desfavorece

Fuerzas Militares Defender la soberanía nacional.

Control territorial, acercamiento a la población civil y respeto de los derechos humanos.

Favorece pues debe cumplir las políticas de seguridad y defensa en relación a los SI y apoya el servicio de policía.

Ministerio de Defensa

La formulación, diseño, desarrollo y ejecución de las políticas de defensa, seguridad nacional.

La prevalencia del Estado de Derecho es la consolidación de la seguridad en todo el territorio nacional, la observancia plena de los derechos humanos, y el funcionamiento eficaz de la justicia.

Favorece por mantener la estabilidad económica, el apoyo a la justicia y las políticas de protección de derechos y cumplimiento de deberes de los ciudadanos.

Ministerio de las TIC Diseñar, adoptar y promover las políticas,

Incrementar y facilitar el acceso de

Favorece en la medida de que

174

planes, programas y proyectos del sector de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

todos los habitantes del territorio nacional a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y a sus beneficios.

permita la ampliación de la cobertura de las redes y promueva política clara sobre las TIC.

Presidencia de la República

Máxima autoridad administrativa, jefe máximo de la fuerza pública, líder de la política pública.

La prosperidad democrática, PND 2010-2014 “prosperidad para todos”.

Favorece en la medida que disponga de política clara t resultados esperados.

Congreso El encargado de expedir las leyes en Colombia.

Articularse con los proyectos del gobierno y ejercer un fuerte control político.

Desfavorece en la medida que siga con los actos de corrupción y la falta de credibilidad.

Entes de control

Procuraduría General de la Nación y Contraloría General de la República. Garantizar que los servidores públicos realizan bien sus funciones y que los recursos asignados a ellos se destinen al beneficio de la población.

Atacar de forma directa la corrupción que afecta la administración pública.

Desfavorece en la medida que no controlen de forma efectiva los actos de corrupción en la administración pública o los privados que realizan funciones públicas.

Gremios

Realizar su actividad económica, emplear personas y satisfacer necesidades o requerimientos de los clientes.

Ser más competitivos con el fin de afrontar los retos que propone una economía globalizada.

Favorece cuando apoya las políticas estatales y genera responsabilidad social empresarial.

Interpol/Europol/Ameripol

Trabajar en conjunto con las agencias de policía del mundo con el fin de prevenir y combatir el crimen internacional.

Facilitar las relaciones diplomáticas entre los estados, tomando acciones dentro de los límites de las legislaciones y los derechos humanos.

Favorece en la medida que la cooperación internacional amplia la acción de los SI y potencia los propios.

Sociedad civil, JAC20, veedurías

Buscar beneficios para su población representada.

A través de los mecanismos de participación ciudadana y otros, velar porque los entes públicos cumplan su misionalidad y satisfagan las necesidades.

Favorece puesto que son los clientes primarios del Estado y son sus requerimientos son la azimut de la política pública.

20 Junta de Acción Comunal

175

Inversionistas extranjeros

Expandir su mercado en nuevos mugares y obtener ganancias de ello.

Realizando inversión directa o indirecta en Colombia.

Favorece si cumple con las normas internas y tiene responsabilidad social y desfavorece si causas daños al territorio, ecosistema o ambiente social y genera corrupción.

Para establecer las estructuras de poder entre los actores, se ponderarán

según la siguiente matriz (Ibíd., P. 81).

Tabla 27. Tabla de actores

A1 Fuerzas militares A6 Entes de control

A2 Ministerio de Defensa A7 Gremios

A3 Ministerio de las TIC A8 Interpol/Europol/Ameripol

A4 Presidencia de la República A9 Sociedad civil, JAC, veedurías

A5 Congreso A10 Inversionistas extranjeros

Se medirán a través de la siguiente valoración entre las relaciones:

Tabla 28. Tabla de valoración de influencia de los actores

0 Influencia nula 2 Influencia moderada

1 Influencia débil 3 Influencia fuerte

Se cruzaran cada uno de los actores, con el fin de establecer la influencia de

cada uno de ellos con los demás, en un eje vertical y otro horizontal:

176

Tabla 29. Valoración de influencia de los actores

A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10

A1 0 3 1 3 2 1 2 0 3 2 17

A2 3 0 3 3 3 2 3 2 3 3 25

A3 2 3 0 3 2 2 2 1 3 2 20

A4 3 3 3 0 3 2 3 3 3 3 26

A5 3 3 3 3 0 3 3 2 3 3 26

A6 3 3 3 3 3 0 1 1 2 2 21

A7 2 2 2 2 2 1 0 0 3 3 17

A8 1 3 0 2 1 0 1 0 3 3 14

A9 3 3 3 3 3 3 2 1 0 3 24

A10 1 3 2 3 3 1 3 3 3 0 22

21 26 20 25 22 15 20 13 26 24

Se procede a restar el eje vertical menos el horizontal correspondiente a cada

uno de los actores del mismo nombre, organizando los actores según su

resultado, por lo cual se obtiene el siguiente resultado:

Tabla 30. Valoración de los actores

A1 Fuerzas Militares -4 A6 Entes de control 6

A2 Ministerio de Defensa -1 A7 Gremios -3

A3 Ministerio de las TIC 0 A8 Interpol/Europol/Ameripol 1

A4 Presidencia de la República 1 A9 Sociedad civil, JAC, veedurías -2

A5 Congreso 4 A10 Inversionistas extranjeros -2

Después de obtener los resultados de la valoración de los actores se organizan

del mayor resultado al menor, siendo así mismo la escala de poder, se cruza

177

con la tabla 23 actores que inciden, para establecer si desfavorece o favorece,

según las características planteadas:

Tabla 31. Actores según poder y favorabilidad en el escenario

Actor Valor tabla Poder Favorece o

desfavorece Entes de control 6 10 Desfavorece Congreso 4 9 Desfavorece Presidencia de República 1 8 Favorece Interpol/Europol/Ameripol 1 7 Favorece Ministerio de las TIC 0 6 Favorece Ministerio de Defensa -1 5 Favorece Sociedad civil, JAC, veedurías -2 4 Favorece Inversionistas extranjeros -2 3 Favorece Gremios -3 2 Favorece Fuerzas militares -4 1 Favorece

Esto nos indica la fuerte incidencia de los entes de control el cual

desfavorecería un crecimiento y mejoramiento de los sistemas de información

por las deficiencias de control en el tema de corrupción, al igual que el

Congreso de la República puesto que en él se aprueban todos los lineamientos

y políticas del Estado en relación al tema de investigación, teniendo en cuenta

que por los actos de corrupción y falta de credibilidad de este ente legislativo, el

futuro de los SI podrían no obtener su impacto y desarrollo.

3.3.3 Iniciativas estratégicas. Con el fin de articular las estrategias

planteadas para los sistemas de información, se tomaran estas planteadas en el

capítulo 2 de la presente investigación, con el fin de establecer cuáles de estas

deben ser aplicadas, utilizando la matriz de Importancia y Gobernabilidad (IGO)

178

teniendo en cuenta que estas acciones ya han sido consideradas importantes

para el desarrollo de los SI en la Policía de Colombia, pero se establecer la

importancia entre cada una de ellas; lo anterior siguiendo la metodología para

realizar prospectiva en la Policía Nacional.

Tabla 32. Acciones propuestas para matriz IGO

ESTRATEGIAS O ACCIONES DE SUPERVIVENCIA DE FUGA Planes de formación y capacitación de los sistemas de información para permear todas los procesos y procedimientos de la organización.

Consolidar el sistema de seguridad de los sistemas de información, apoyado con otras organizaciones.

Ampliar la cobertura de cobertura de las unidades desconcentradas, para soportar más requerimientos y flujos de información.

Articular los SI de la Policía con otros complementarios de entidades públicas y privadas.

Fundamentar las decisiones sobre la base de los sistemas de información, en todos los niveles de despliegues del sistema de calidad.

Integrar el sistema de seguridad de los sistemas de información con el sistema de calidad.

DE CRECIMENTO DE SUPERVIVENCIA

Utilizar los sistemas de información para incrementar el contacto con los ciudadanos.

Fortalecer la administración del riesgo, basados en el sistema de seguridad de los sistemas de información.

Asegurar el uso de los sistemas de información para todo el personal en servicio en cada una de las modalidades.

Asegurar recursos para fortificar y mantener los sistemas de información en el tiempo.

Servir de consultores a entidades públicas y privadas, en el país como en el extranjero.

Prestar el servicio de policía de forma virtual sobre las redes.

Formato priorización de las acciones criterios de importancia y gobernabilidad,

donde se califican las acciones en importancia donde todas deben sumar hasta

60 puntos y la gobernabilidad en la siguiente escala (Universidad de Colima):

Fuerte (F) = 5

Moderada (M) = 3

179

Débil (D) = 1

Nula (N) = 0

Estas acciones fueron calificadas por la Teniente FLOR ÁNGELA PAZMIÑO

RODRÍGUEZ, Subteniente HUGO ALEXANDER PEÑA CAÑÓN e Intendente

DORA LIBIA HENAO BOTERO, quienes vienen colaborando de forma activa

con esta investigación; a continuación se presenta el promedio de las

calificaciones:

Tabla 33. Calificación de las acciones

Acciones Importancia Gobernabilidad F M D N Planes de formación y capacitación de los sistemas de información para permear todas los procesos y procedimientos de la organización.

5 X 5

Ampliar la cobertura de las unidades desconcentradas, para soportar más requerimientos y flujos de información.

4 X 3

Fundamentar las decisiones sobre la base de los sistemas de información, en todos los niveles de despliegues del sistema de calidad.

6 X 1

Utilizar los sistemas de información para incrementar el contacto con los ciudadanos. 5 X 1

Asegurar el uso de los sistemas de información para todo el personal en servicio en cada una de las modalidades.

6 X 0

Servir de consultores a entidades públicas y privadas, en el país como en el extranjero. 2 X 5

Consolidar el sistema de seguridad de los sistemas de información, apoyado con otras organizaciones.

5 X 0

Articular los SI de la Policía con otros complementarios de entidades públicas y privadas.

4 X 1

Integrar el sistema de seguridad de los sistemas de información con el sistema de calidad.

6 X 3

Fortalecer la administración del riesgo, basados en el sistema de seguridad de los 6 X 0

180


Asegurar recursos para fortificar y mantener los sistemas de información en el tiempo. 5 X 3

Prestar el servicio de policía de forma virtual sobre las redes. 6 X 1

60

Para establecer que acciones son las más importantes, se grafican en el plano

cartesiano, siendo la distribución en el plano para su interpretación, así:

Figura 80. Distribución en el plano cartesiano

RETOS

ACCIONES INMEDIATAS

INNECESARIAS

MENOS URGENTES

181

Figura 81. Plano cartesiano matriz IGO

Según la matriz realizada las acciones a seguir son las siguientes, con el fin de

priorizar su aplicación y desarrollo en la Institución:

RETOS ACCIONES INMEDIATAS Fundamentar las decisiones sobre la base de los sistemas de información, en todos los niveles de despliegues del sistema de calidad. Utilizar los sistemas de información para incrementar el contacto con los ciudadanos. Asegurar el uso de los sistemas de información para todo el personal en servicio en cada una de las modalidades. Consolidar el sistema de seguridad de los sistemas de información, apoyado con otras organizaciones. Articular los SI de la Policía con otros

Planes de formación y capacitación de los sistemas de información para permear todas los procesos y procedimientos de la organización. Ampliar la cobertura de las unidades desconcentradas, para soportar más requerimientos y flujos de información. Integrar el sistema de seguridad de los sistemas de información con el sistema de calidad. Asegurar recursos para fortificar y mantener los sistemas de información en el tiempo.

5, 5

3, 4

1, 6

1, 5

0, 6

5, 2

0, 5

1, 4

3, 6 0, 6

3, 5

1, 6

0

1

2

3

4

5

6

0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5

IMPO

RTAN

CIA

GOBERNABILIDAD

182

complementarios de entidades públicas y privadas. Fortalecer la administración del riesgo, basados en el sistema de seguridad de los sistemas de información. Prestar el servicio de policía de forma virtual sobre las redes.

INNECESARIAS MENOS URGENTES Servir de consultores a entidades públicas y privadas, en el país como en el extranjero.

Figura 82. Matriz IGO

Como lo prueba este ejercicio las acciones o estrategias propuestas para

mejorar y solucionar los problemas de los SI en la Policía Nacional de

Colombia, son acertadas teniendo en cuenta que ninguna fue innecesaria, sin

querer decir que son de fácil aplicación, pues que la mayoría de estas acciones

están en los retos, es decir, que para que el escenario Fourmi se lleve a cabo

se deben tomar estas acciones, siguiendo la matriz IGO.

Conclusión

Los sistemas de información en la Policía Nacional como en todas las

proyecciones y estrategias propuestas con el fin de mejorar el servicio a la

comunidad, juegan un rol fundamental y protagónico al interior de la institución.

Para cumplir su misionalidad esta conectados y en constante contacto en la

solución de requerimientos ciudadanos -poner a disposición de los clientes el

acceso a los sistemas de información de la Policía-.

183

Pero no solo se debe propender por permitir el acceso de los sistemas de

información a los ciudadanos con el fin de agilizar trámites y tener

retroalimentación de ellos, sino también la cooperación de entes privados y

públicos con el fin de reducir los riesgos informáticos que puedan surgir, es

decir, apertura de información.

Para finalizar, un rol muy significativo es en la toma de decisiones por parte de

quienes dirigen la institución policial, teniendo en cuenta que la tendencia es a

tomar decisiones con información en tiempo real, actual y muchas veces muy

grande, por lo tanto las competencias de análisis de los directores y

comandantes debe ser mayor, pero esto solo se lograría conociendo los

beneficios y capacidades que brindan los sistemas de información.

184

Conclusión General

La presente investigación se encuentra enmarcada en las ciencias de gestión o

administración en la disciplina de los sistemas de información, orientada a

establecer cuál sería el devenir de los sistemas de información. A pesar de que

sea una investigación exploratoria, se propuso una hipótesis de investigación

que fue resuelta mediante método científico y herramientas de la prospectiva

estratégica -sin ser determinista- y se da respuesta a los objetivos de

investigación tanto general como específicos.

Pudiendo establecer que en cualquier escenario futuro en el devenir de la

Policía, los sistemas de información son fundamentales para el futuro

organizacional y su supervivencia en el tiempo, entonces se determina que,

desde la base del constructivismo, el futuro depende de las decisiones tomadas

actualmente y se construye cada día, sin ser deterministas, se concluye que la

Policía Nacional de Colombia debe enfocar más esfuerzos en la gestión o

administración de los sistemas de información, aprovechando sus capacidades

tecnológicas para el cumplimiento de su misionalidad.

Igualmente, fundamentar las decisiones en la información provista por dichos

sistemas y utilizar en menor medida la percepción personal o las creencias de

cómo debería ser o interpretarse la realidad, de quienes deben decidir sobre el

futuro de la organización.

185

Para ello, se analizaron los inicios de los sistemas de información, su evolución,

formas de uso y problemas desde la perspectiva de la administración,

proponiendo y creando cuatro escenarios posibles: uno ideal, uno catastrófico y

dos alternos, desarrollando el escenario ideal y contrastando las acciones

propuestas, como integrados los objetivos de investigación. Dando así, de una

forma no determinista, respuesta a la hipótesis de investigación en la cual en

cualquier caso los sistemas de información se deben fortalecer para la toma de

decisiones, pero del mismo modo fortalecer éstos como una estrategia para la

prestación del servicio de policía a los ciudadanos.

Este trabajo está limitado por el énfasis hacia las decisiones estratégicas,

dejando otro tipo de decisiones, por ejemplo las operativas o propias del

momento de verdad con el cliente.

De igual forma, la escasa bibliografía disponible, como de estudios prospectivos

al interior de la institución policial, impidió tener una línea clara de lo que desea

el alto mando para el futuro de la Institución.

Como perspectivas y futuras investigaciones, teniendo en cuenta que los

sistemas de información son transversales a toda la organización, se debería

investigar sobre el impacto de estos en cada una de las modalidades del

servicio y cada uno de los componentes de la estructura orgánica, con el fin de

conocer más detalladamente la evolución de los sistemas de información según

los requerimientos particulares.

186

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195428732143094059%3Auynwoio4ium&cof=FORID%3A11&x=0&y=0

190

Anexo 1

MONOGRAFÍA



ENTREVISTA

Subcomisario LEONARDO SIMON PEREZ OLMOS, Ingeniero de Sistemas

Analista y Desarrollador de Sistemas

Email: [email protected]

Teléfono: 3159000 ext. 9140

Marzo 08 del 2011

1. ¿Cómo se utilizan los sistemas de información actualmente para tomar

decisiones?

191

Actualmente la Policía Nacional, cuenta con los 39 aplicativos para tomar

decisiones, pero para tomar decisiones trascendentales o estratégicas, tiene un

poco de problema, puesto que su actualización no es inmediata o en tiempo

real, y algunas veces se utiliza simplemente como control del día a día.

Las decisiones son tomadas a través de la asesoría de los dueños de proceso y

los asesores de los Directores o Comandantes de las unidades

desconcentradas. Así el nivel más alto de la jerarquía obtiene la información

necesaria, puesto que actualmente se está desarrollando el Tablero de Control

para la toma de decisiones.

2. ¿Qué características tiene este tablero de control?

Es hecho para los altos mandos, señores Generales, pero por el momento para

el Director y Subdirector General y para ser manejado por ellos en sus Ipad de

Apple. El cual hará seguimientos a las direcciones y oficinas asesoras, en el

desempeño de sus procesos.

Es creado y diseñado desde la Oficina de Telemática de la Policía, se crea

sobre la base de la estructura orgánica y evalúa el desempeño de tres

indicadores de procesos por unidad o dirección de acuerdo a su misionalidad

que sean relevantes a cada dirección, tomando los colores de semáforo, el rojo

cada vez que se realiza un cambio y el verde cuando permanece constante, por

192

ejemplo para la Dirección de Seguridad ciudadana se hace seguimiento a las

capturas, antecedentes y lesiones personales.

3. ¿Cómo y cada cuanto se actualiza esta información?

Esta información actualizada, directamente en las bases de datos

transaccionales y es actualizado a través de SIEDCO (Sistema de información

de estadística delincuencial, contravencional y operativa), que generan

boletines los cuales se actualizan a diario, no es en tiempo real, e igualmente

por los boletines INEPO (Información Estratégica Policial) o los 1,2,3.

4. ¿Qué ventajas tiene para quien toma la decisión, este tablero de control?

Esta herramienta que permite al mando, tener control total sobre lo que hace

cada una de las unidades, al dar clic sobre el indicador, compara el lapso de

tiempo actual con el año anterior, por ejemplo mire el indicador de homicidios,

le indica cuantos van con respecto al mismo periodo de tiempo del año anterior;

además llega hasta las unidades desconcentradas, si es el caso, hasta el

nombre del funcionario, lugar geográfico y demás, en el caso de una

investigación disciplinaria o penal.

Provee información necesaria para tomar decisiones y enlaza todas las bases

de datos y sistemas de información de la Policía, a través de los aplicativos.

Facilita el acceso global a la información y no aplicativo por aplicativo.

193

5. ¿Este tablero de control ya está en funcionamiento?

En el momento se le están realizando pruebas piloto, con los señores

Generales e igualmente está en periodo de diseño, puesto que la idea es

insertar toda la información de los procesos, no solo los tres indicadores de

desempeño y mejorar su forma de actualización en tiempo real.

6. ¿Actualmente que sistema de información, utilizan los mandos para

hacer el seguimiento completo al desempeño de los procesos?

Existe un programa que se llama la Suite Visión Empresarial, pero no solo la

parte técnica es manejada desde acá, para saber cómo funciona en el

seguimiento debe preguntar en la Oficina de Planeación.

7. ¿Cuál es la posición de los sistemas de información de la Policía, en el

sector defensa?

Podría decir que tecnológicamente la Policía es la mejor del sector defensa, por

ejemplo, los militares solicitan asesoría en proyectos tecnológicos y programas.

El Sistema de Administración del Talento Humano SIATH, se desarrollo para

todas las fuerzas y el Ministerio de la Defensa, creado por la Policía, se entrego

a ellos en el 2001, pero no fue actualizado por ellos, en cambio la Policía ya

está en la versión 2.

Al SIATH se le agrego el modulo de Inteligencia de negocios, el cual permite

elaborar informes para el mando, para tomar decisiones en todo lo relacionado

194

con los recursos humanos. Este ultimo modulo fue solicitado por la Fuerza

Aérea.

La Policía es la asesora de sistemas de información del Ministerio de Defensa.

Además solicitaron ponerse al día con el aplicativo SIATH el cual esta

patentado por la Policía.

Pero este sistema de información no solamente es utilizado en Colombia, la

Policía de Costa Rica solicito la instalación del SIATH, puesto que este sistema

tiene registros de 170.000 activos.

Igualmente cuando sale un nuevo sistema al mercado, se reproduce en la

Policía y siempre se está a la vanguardia.

8. ¿Pero estos sistemas de información como el SIATH, como obtuvo tanto

éxito?

Pienso que porque quienes lo diseñaron e implementaron son Policías que

trabajaron en la calle, en el verdadero servicio de Policía, y conocemos como

es el manejo y necesidad de la información de las unidades; es por ello que

nunca se contratan externos para estos sistemas, todos son hijos de acá.

Algunas veces en programas muy especializados los compramos porque “si la

rueda esta inventada”, se procura que la empresa ceda los códigos fuente, para

ser ajustada a la Policía.

195

9. ¿Existen otros sistemas de información que sean creados en la Policía y

utilizados en el sector defensa?

Claro que si, tenemos el SIOPER el cual maneja todos los antecedentes a

personas, vehículos, información propia de la parte operativa, por ejemplo en

convenios de cooperación se le da acceso al sistema a las fuerzas militares,

para que puedan consultar estos antecedentes.

El SIJUR sistema de información jurídica, donde se tiene acceso a los

informativos disciplinarios, se creó en la Policía, y se dio copia al Ministerio de

Defensa para el manejo de la Justicia Penal Militar.

El de los cooperantes de la Policía, se presta a la Fuerza Aérea.

El sistema de prestaciones sociales donde se liquidan las cesantías, se trabajo

en conjunto con el Ministerio de Defensa, pero bajo la tutoría de la Policía.

El SIORD, que es una central de órdenes del Director General de Policía, el

Ministro de la Defensa actual, solicito que este sistema se montara en el

ministerio desde el año pasado. Así el señor Ministro solicito el SICONI de

convenios y el SICOS de los consejos de seguridad.

10. ¿Qué otros países solicitan las utilización de los sistemas de información

de la Policía?

La presidenta de Costa Rica solicito al Presidente de Colombia, solicito un

diagnostico de la Policía de su país, para asesorarlo en la implementación de

196

tecnologías, al igual que de los procesos que se manejan, y el direccionamiento

estratégico, mas aun ella ya habla del SIATH y lo conoce.

Existen otras solicitudes de países de Centroamérica para implementar

nuestros sistemas de información en sus países, e igualmente adaptarlos a sus

necesidades.

En Sudamérica tenemos la solicitud de Paraguay para el mismo motivo.

Me gustaría decir que no solo buscan a la Policía por la tecnología, sino por su

experiencia en narcotráfico y delincuencia nacional e internacional, puesto que

los problemas que teníamos se van desplazando.

En cuanto a las visitas al ministerio de defensa, cuando vamos a asesorar

siempre tienen una tecnología menor, en eso estamos muy bien, puesto que

tenemos solo tecnología de punta.

Estos sistemas de información hacen más eficiente el trabajo de nuestros

compañeros en la calle, por ejemplo el SUNAMI, que es un sistema de

antecedentes de personas y vehículos por Avantel, por ejemplo en un turno de

6 horas pueden pedir más de 300 antecedentes, sin radioperador como

antiguamente y sin espera. La tecnología es algo fundamental hoy día para el

servicio.

197

MONOGRAFÍA



ENTREVISTA

Mayor ÁLVARO HERNÁN PATIÑO FRANCO

Jefe de Turno INEPO (Información Estratégica Policial)


Teléfono: 3159000 ext.

Marzo 09 del 2011

1. ¿Cómo funciona el sistema de información de INEPO, para dar

información al mando para la toma de decisiones?

Por ejemplo ocurre la novedad en cualquier lugar del país, de allí la estación de

Policía o unidad policial de la jurisdicción donde ocurre llama a la estación 100

198

(1,2,3), este llama al Comandante de Departamento y a INEPO o este ultimo lo

hace.

Cuando esta llamada es recibida en INEPO, es tomada por el operador de

boletines quien informa al jefe de turno, quien llama al comandante de la zona

de la novedad y al comandante de departamento para confirmar la novedad,

además de tener información pormenorizada y actualizada.

Después de la confirmación y obtener los detalles de la novedad se informa si

es el caso al Director General o Subdirector General o el señor Comandante

quien debe tomar decisiones en el momento.

2. ¿Quien considera la relevancia de la novedad?

El jefe de turno de INEPO establece la relevancia y trascendencia, además de

coordinar refuerzos, apoyos y acciones inmediatas, como por ejemplo apoyo

aéreo o llamar al personal en combate para motivación y saber sus

necesidades.

3. ¿Qué sucede cuando una novedad es muy grave?

Cuando es algo muy grave, el comandante de departamento llama al Director

General directamente, la sala 1,2,3 me informa y se esperan instrucciones.

199

4. ¿Qué tipos de novedades se manejan por este sistema de información?

En la sala INEPO, solo se manejan novedades de tipo operativas, directamente

relacionadas con el servicio de policía.

5. ¿Por el avance en las comunicaciones, algunas veces no se basan en el

internet o noticieros?

No sucede muy seguido y principalmente pasa durante el día, puesto que las

novedades son informadas primero a los medios de comunicación, por ello

monitoreamos la televisión, la radio, internet y nuestra red de cooperantes.

6. ¿Se registra en algún sistema o documento la novedad?

Casi toda la actividad es verbal, por la premura del tiempo, pero para ampliar

las acciones, analizar y conocer más profundamente la novedad, este se inserta

en el aplicativo SIGED (Sistema de información geográfico policial).

200

MONOGRAFÍA



ENTREVISTA

Subcomisaria VITALIA ARTUNDUAGA MARTINEZ

Administrador Suite Visión Empresarial


Teléfono: 3159000 ext.

Marzo 10 del 2011

1. ¿Qué es la Suite Visión Empresarial, y como es utilizada por la Policía?

La Suite Visión Empresarial (SVE), es el sistema de información sobre el control

de gestión de los indicadores de procesos, es el programa sobre el cual se

monta el cuadro de mando integral.

201

Es una herramienta gerencial que contiene toda la información sobre la

estrategia y los procesos, el desempeño, cumplimiento y comportamiento del

proceso, sus indicadores.

De igual forma los riesgos y el cumplimiento de la administración del riesgo, la

mitigación de los riesgos y seguimiento a los planes de mejoramiento. La matriz

operacional y planes de acción, plan de manejos de riesgos y plan de

mejoramiento.

Tiene un modulo de mejoras que es el seguimiento a toda la trazabilidad de la

mejora, identificación de mejora, cumplimiento de acciones, pero no se ha

desarrollado aún.

Verificaciones de las revisiones por la dirección, programa de auditorías y

auditorias, reuniones dejar registro y programación, compromisos derivados de

las reuniones, subcomité de control interno y de gestión humana, solo con estos

dos hasta el momento.

2. ¿Cómo están distribuidos los módulos?

Existe un modulo de indicadores que contiene: el mapa estratégico del cuadro

de mando integral (CMI), los indicadores y metas.

202

Uno de planes donde están los planes de acción, el manejo riesgos, la matriz

operacional y otros proyectos.

Uno de documentos que es el más desarrollado que contiene toda la

información de los procesos, procedimientos, formatos y guías.

El modulo de verificaciones, donde están los programas de auditorías,

auditorias y revisiones generales, después el de gestión del riesgo que tiene

identificar, documentar, medir, controlar, monitorear el riesgo.

Para finalizar los últimos dos que como dije no han sido desarrollados todavía,

el de mejoras donde estarán las acciones preventivas, correctivas y de mejora.

Y el modulo de reuniones para la programación, documentación y seguimiento

a las reuniones y compromisos.

3. ¿Cómo se toman decisiones con este sistema de información?

Por el momento no es una herramienta eficaz para la toma de decisiones por

falta de decisión y contundencia de la institución en adoptarla.

Decisiones tomadas por comunicaciones y asesorías de los dueños y

responsables de procesos, pero no basados en los sistemas de información, es

decir no es manipulado directamente por quien toma las decisiones.

203

4. ¿Qué se está haciendo para que este sistema se convierta en una

herramienta útil en la toma de decisiones?

Primero que todo Para todo esto se está desarrollando la política de información

de la Policía a nivel estratégico. A nivel táctico los comandantes tienen acceso a

los sistemas de información, para la toma de decisiones operativas, a través de

los diferentes sistemas donde aparecen las estadísticas, los indicadores

individuales de cada uno de sus procesos, reportes a las entidades públicas,

estadísticas de personal y la operatividad.

Así mismo en un futuro se espera articular todos los sistemas de información de

la Policía con la SVE.

204

MONOGRAFÍA



ENTREVISTA

Teniente Coronel JAMES GUSTAVO ARANA REYES

Jefe Área de Administración de la Información


Teléfono: 3159000 ext. 9140

Marzo 11 del 2011

1. ¿Cuáles son los principales problemas de la gestión de los sistemas de

información?

Por el momento como acciones contra los problemas de seguridad, hemos

hecho un convenio con la firma TES de América, la Policía trabajara con la

Dirección de Educación y la Oficina de telemática para el software seguro.

205

Principalmente desarrolladores, capacitando y mejores prácticas. Estamos

reconfigurando la red puesto que tenemos problemas de disponibilidad de

servicios y lentitud.

Estamos creando igualmente la política de la información de toma de decisiones

a nivel estratégico, a través del cuadro de mando integral, y de los diferentes

indicadores de procesos.

A nivel táctico, los comandantes de departamento, tiene acceso para el tema

operativo de indicadores individuales, los reportes a los alcaldes, estadísticas

de personal y la operatividad.

Esto está empezando al igual que mantener la disponibilidad de indicadores

actualizados.

Operativamente las salas 1,2,3, tiene el SECAD (Sistema Estadístico de centro

automático de despacho), gestiona la información estadística del servicio

además de las salas CIEPS (Centro de Información Estratégica Policial

Seccional), pero el principal problema para que todo esto funcione normalmente

es que los comandantes no se apropian de la tecnología, en sus salas 1,2,3,

tiene todo lo necesario para direccionar sus unidades.

Desde el punto de vista técnico tenemos problemas o vamos a tener problemas

puesto que se está actualizando las plataformas, el desarrollo de nuevas

206

aplicaciones y servicios, el incremento de la demanda en cuanto a consultas de

las bases de datos (antecedentes, solicitudes, traslados, reporte de sueldos).

2. ¿A qué estrategia le apuntara la Policía, en relación a los sistemas de

información?

A la actualización de las plataformas, el desarrollo de nuevas aplicaciones y

nuevos servicios, a responder al incremento de demanda de la información de

la Policía como antecedentes, solicitudes, traslados, reportes de sueldos.

En cuanto a la seguridad de la información, va encaminada a manejar

integralmente las normas de calidad ISO 9001, 24001 y TIL COBIC. Igualmente

la política de ciberdefensa y ciberseguridad del estado colombiano; todo lo

anterior alineado con los documentos CONPES de la política de seguridad del

estado y la política gubernamental del señor presidente.

En lo relacionado a la seguridad informática, el control y prevención del delito

informático, de los hackers con ataques específicos.

De igual forma la creación del Centro Cibernético Policial o el CSIRT, la

certificación de la norma 27001, esto capacitando, organizando grupos de

trabajo y recibiendo asesoría internacional y si es posible ofreciendo.

207

3. ¿Cuáles son las principales amenazas y riesgos de los sistemas de

información de la Policía?

Tenemos las mismas de la administración pública y el gobierno.

Además los problemas de seguridad interna, que se deben corregir con la

sensibilización de los usuarios finales. Igualmente la perdida de información y

las caídas de soporte eléctrico.

Nuestro principal riesgo está relacionado con la disponibilidad de la información.

4. ¿Cuál podría ser el devenir y rol, de los sistemas de información en la

Policía Nacional?

La integración a los sistemas de información de la redes sociales, la

ciberdefensa y la ciberseguridad, y tener un ciberciudadano con una

normatividad clara del delito informático.

Su rol es para cambiar la cultura de la prestación del servicio de Policía, es

decir para cambiar la cultura ciudadana.

Los sistemas de información dejaran de ser electrodomésticos a ser parte del

hombre, además los riesgos son más altos con menor tiempo y menores

recursos.

Para este año tendremos una política contra el ciberterrorismo y algunas

acciones.

208

Anexo 2

CARTA DE DERECHOS DE AUTOR:

AUTORIZACIÓN DE PUBLICACIÓN A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD EAN

Yo Andrés Giovanni Pérez Coronado mayor de edad, vecino de Bogotá D.C.,

identificado con cédula de ciudadanía Nº 80.161.820 de Bogotá D.C., actuando

en mi calidad de autor del Trabajo de Grado titulado “Perspectivas y evolución

de los sistemas de información, caso Policía Nacional de Colombia”, de

conformidad con lo establecido en la Ley 23 de 1982 y en las demás normas

concordantes sobre la materia, autorizo a la Universidad EAN, para:

• Utilizarlo como medio de consulta para la comunidad universitaria.

• Publicarlo en formato electrónico de la página Web de LA EAN o de los

ambientes virtuales por ésta utilizados.

• Publicarlo en formato impreso en la Revista de LA EAN.

La anterior autorización se otorga siempre y cuando, mediante la

correspondiente cita bibliográfica se me dé crédito al informe final de

investigación.

Manifiesto que la obra objeto de la presente autorización es original y la realicé

sin violar o usurpar derechos de autor de terceros, y por lo tanto la obra es de

209

su exclusiva autoría y detento la titularidad sobre la misma. En caso de

presentarse cualquier reclamación o acción por parte de un tercero en cuanto a

los derechos de autor sobre la obra en cuestión, asumo toda la responsabilidad.

Para todos los efectos la EAN actúa como un tercero de buena fe.

__ __________________


CC. 80.161.820 de Bogotá D.C.

210

Anexo 3

Tipo Investigación formativa - monografía

Titulo Perspectivas y evolución de los sistemas de información,

caso Policía Nacional de Colombia

Programa Administración de empresas a distancia

modalidad

programa Pregrado

Edición Bogotá D.C., EAN 2012

Autor Andrés Giovanni Pérez Coronado

Palabras clave Sistemas de información; decisiones; anticipación; calidad;

tecnología.

Descripción

Esta investigación analizó desde los inicios de los sistemas de

información, su evolución, formas de uso y problemas desde la

perspectiva de la administración, proponiendo y creando cuatro

escenarios posibles uno ideal, uno catastrófico y dos alternos,

desarrollando el escenario ideal y contrastando las acciones

propuestas, como integrados los objetivos de investigación.

Dando así de una forma no determinista, respuesta a la

hipótesis de investigación donde en cualquier caso los sistemas

de información se deben fortalecer para la toma de decisiones

pero del mismo modo fortalecer estos como una estrategia para

la prestación del servicio de policía a los ciudadanos.

211

Fuentes

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de la República de Colombia de 1991. Recuperado el 29 de

Diciembre de 2011, de Political database of the Americas:

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Decreto número 4222 de 2006. Por el cual se modifica

parcialmente la estructura del Ministerio de Defensa Nacional.

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Policía Nacional de Colombia. Guía para la planeación

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2012, de Universidad de Colima:

http://www.ucol.mx/search/index.php?q=empresa+mercado+y+e

ntorno&cx=018195428732143094059%3Auynwoio4ium&cof=FO

RID%3A11&x=0&y=0

Contenido

La investigación contiene el siguiente desarrollo:

Introducción general

Capítulo 1. Situación actual de los sistemas de información

Capítulo 2. Dificultades de los sistemas de información

Capítulo 3. El devenir de los sistemas de información

Conclusión general

Metodología

Este trabajo es de naturaleza exploratoria donde el investigador

puede integrar los conocimientos teóricos a través de las

articulaciones de conocimientos disponibles en un estudio

bibliográfico permitiendo la creación de nuevos conocimientos

accionables para las organizaciones para caracterizar las

perspectivas de los sistemas de información en el devenir de la

Policía Nacional de Colombia, teniendo en cuenta el poco

material existente para la consulta de estudios anteriores, como

documentos al interior de dicha institución que brinde

orientación sobre el futuro de estos sistemas de información.

Conclusiones En cualquier escenario futuro en el devenir de la Policía, los

215

sistemas de información son fundamentales para el futuro

organizacional y su supervivencia en el tiempo.

La Policía Nacional de Colombia debe enfocar más esfuerzos

en la gestión o administración de los sistemas de información,

aprovechando sus capacidades tecnológicas para el

cumplimiento de su misionalidad.

Fundamentar las decisiones basadas en la información de

dichos sistemas y utilizar en menor medida la percepción

personal o las creencias de cómo debería ser o interpretan la

realidad quienes deben decidir sobre el futuro de la

organización.

Periodo

académico 2012-1

Documents

PERSPECTIVAS Y EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN