KEORGANISASIAN Objektif : Selepas membaca unit ini pelajar akan dapat:

1. Mengenal pasti jenis struktur organisasi.2. Mengenal pasti faktor-faktor dinamik dalam penstrukturan

organisasi.3. Memilih struktur organisasi terbaik.4. Memahami berbagai bentuk perubahan pada komponen

struktur dan kelebihan dan keburukannya.5. Memahami struktur organisasi terkini.

PengenalanPenstrukturan organisasi meliputi kegiatan-kegiatan berikut: (a)

menyatukan dan pembahagian tugas berasaskan pengkhususan (b) mereka dan menyusun struktur organisasi, (c) memperuntukkan kerja, tugas, tanggungjawab dan autoriti, dan (d) mengatur kakitangan mengikut corak yang baik atau patut. Tujuan utama penstrukturan organisasi ialah untuk mendapatkan kakitangan untuk bekerja bersama-sama dengan lebih berkesan dan cekap lagi ke arah mencapai matlamat utama sesuatu organisasi.

Struktur OrganisasiStruktur organisasi didefinisikan sebagai corak perhubungan dan

penyelarasan formal yang direka oleh pihak pengurusan untuk menyambung tugas atau tanggungjawab individu dan kumpulan dalam mencapai matlamat utama organisasi. Struktur menentukan bagaimana pengagihan kerja (division of work), tanggungan, kerjasama (cooperation), perundingan (consultation) dan peringkat keputusan perlu wujud dalam organisasi.

Carta organisasi menyajikan kedudukan-kedudukan yang terdapat dalam sebuah organisasi dan bagaimana kedudukan ini disusun seperti dalam gambarajah 1 di bawah:Kotak-kotak mewakili kerja yang berlainan.Pangkat atau tajuk di dalam kotak menunjukkan kerja yang dilakukan oleh setiap unit.Arah melapor dan perhuhungan autoriti adalah ditunjukkan oleh garis hitam yang menunjukkan perhubungan pihak atasan dan bawahan.Peringkat-peringkat pengurusan adalah ditunjukkan oleh bilangan lapisan melintang dalam carta. Semua individu atau unit yang mempunyai pangkat yang sana dan melapor kepada seorang ketua yang sama adalah dalam satu peringkat.

Konsep Asas dlam Penstrukturan OrganisasiDua Konsep utama bagi penstrukturan organisasi termasuk: Pembezaan (differentiation) dan Intergrasi.

Pembezaan (Differentiation)Pembezaan merujuk kepada sekitar dalaman yang diwujudkan oleh

pengkhususan kerja (specialization of work) dan pembahagian kerja (division of labour). Kerja dalam organisasi dibahagikan kepada kerja-kerja kecilan dan tugas-tugas khusus. Kemudian, individu atau kumpulan berlainan melakukan bahagian-bahagian khusus keseluruhan kerja tersebut.

Konsep ini perlu sebab bilangan tugas yang begitu banyak sekali terdapat dalam sesebuah organisasi. Jika tidak, kompleksiti kerja keseluruhan yang terdapat dalam satu organisasi akan menjadi bebankepada mana-mana individu.

IntegrasiIntegrasi mengabung atau mencantumkan unit-unit yang berlainan kepada satu supaya kerja boleh diselaraskan kepada produk keseluruhan. Di sini, penyelarasan adalah penting untuk menghubung berbagai bahagian dalam organisasi untuk mencapai misi keseluruhan organisasi.

__________________________________________________________

_______________________________________

____________________ ___________________

____________________ ____________________

Sumber: Bateman & Snell (1999) MS: 279Gambarajah 1: Carta Organisasi konvensional

Pilihan jenis struktur atau pengumpulan kerja Terdapat berbagai jenis struktur atau pengumpulan kerja yang boleh

digunakan. Di antaranya ialah seperti: (a) pengeluaran, atau perkhidmatan, (b) fungsi, (c) tempat, (d) pelanggan, (e) waktu, (f) matriks dan (g) struktur lini dan staf, setiap jenis ini ada kelebihan masing-masing.

Pengeluaran atau perkhidmatanBagi jenis ini kegiatan adalah dikumpulkan mengikut jenis produk

yang dikeluarkan atau perkhidmatan yang diberikan. Kelebihan pengelompokan jenis ini ialah ia merapatkan kesemua mereka yang

President

Kewangan P & P Pemasaran

Personel

BahagianProduk Kimia

BahagianProduk Lugam

Personel Kewangan

Personel Kewangan

Pembuatan Penjualan

Pembuatan Penjualan

mempunyai pengetahuan khusus tentang keluaran, dan memudahkan penyelarasan aktiviti seperti pembelian, pengeluaran dan penjualan yang berhubungan dengannya.

Gambarajah 2: Struktur berbentuk pengeluaran atau perkhidmatan

FungsiInilah dasar pengumpulan yang paling umum digunakan dalam

kebanyakan organisasi. Fungsi-fungsi yang lazim pada sebuah organisasi termasuk: perjawatan, kewangan, penyelidikan, pemasaran kejuruteraan dan sebagainya. Kelebihannya ialah berkaitan dengan pengkhususan. Bagi pengumpulan jenis ini, pengkhususan akan mengumpulkan pengetahuan khusus yang diperlukan untuk kegiatan yang tertentu itu. Ini membantu dalam menjamin bahawa perhatian yang cukup untuknya dapat diberikan.

Source: Bateman & Snell (1999) MS:288Gambarajah 3: Struktur berbentuk Fungsi

President

SumberManusia

PembelianPerkhidmatan TeknologiMaklumat

Logistik Dalaman

Operasi Logistik Luaran

Pemasaran dan Penjualan

Perkhidmatan

Jabatan Staf

Jabatan Lini

Perisian dan perkhidmatan

Produk Pelanggan

Penyelasaian Laserjet

Sistem niaga Sistem Personel

Ketua PegawaiEksikutif (CEO)

Struktur BahagianTempat/Geografi

Bagi jenis ini pengumpulan kegiatan adalah berasaskan tempat, geografi atau kawasan. Matlamat jenis struktur ini ialah untuk menempatkan unsur-unsur organisasi di mana kerja di buat atau perkhidmatan di beri. Reaksi masa yang cepat, keberkesanan dan kecekapan dari segi kos, dan pengetahuan mengenai keadaan tempatan adalah di antara kelebihan struktur jenis ini.

Struktur Geografi/Tempat

Gambarajah 4: Struktur berbentuk Geografi atau Tempat

PelangganJenis struktur berbentuk ini mengumpulkan kegiatan berasaskan

pelanggan yang dilayani. Kelebihan utama jenis ini ialah keperluan-keperluan pelanggan yang tertentu boleh disediakan dengan lebih bijaksana lagi.

Sumber: McShane & Glinow (2000), MS: 573Gambarajah 5: Struktur berbentuk Pelanggan

WaktuPengumpulan kerja jenis ini ialah biasanya digunakan oleh organisasi

yang menggaji pekerja syif di mana kumpulan pekerja yang berasingan bagi syif yang berlainan supaya perkhidmatan atau pengeluaran dapat dilakukan sepanjang masa.

Ketua PegawaiEksikutif (CEO)

Bahagian Utara

Bahagian Selatan

Bahagian Tengah

Bahagian Timur

Bahagian Barat

Ketua PegawaiEksikutif (CEO)

Perundingan Industri Utiliti

Perundingan Industri Tenaga

Perundingan Industri Perkhitmatan Kesihatan

Perundingan Industri Automotif

Perundingan Industri Elektronik

Lini dan StafPendekatan pengumpulan kerja jenis ini berasaskan konsep bahawa

ada terdapat dua kategori pekerja dalam satu organisasi:1. Lini - orang yang mempunyai autoriti dan tanggungjawab untuk mencapai

tujuan atau matlamat utama sesuatu organisasi. Mereka ini menentukan apa yang perlu dibuat dan bagaimana membuatnya.

2. Staf - merupakan pekerja-pekerja ikhtisas yang bertanggungjawab untuk membantu dan membuat kerja kepada pekerja lini.

MatriksBagi jenis ini, struktur jenis lini dan staf digabungkan dengan

organisasi pengurusan projek atau program. Dalam jenis ini setiap orang atau kumpulan mempunyai dua ketua, iaitu ketua kepada bidang fungsi dan kepada pengurus projek atau program.

Sumber: McShane & Glinow (2000) MS: 576Gambarajah 6: Struktur berbentuk Matrik

President / CEO

Personel Kejuturaan Pemasaran

Pembuatan

PengurusProjek A

Pengurus Projek B

PengurusProjek C

Ahli Pasukan

Faktor Dinamik dalam Penstrukturan OrganisasiFaktor-faktor berikut boleh juga mempengaruhi jenis struktur

sesebuah organisasi:Saiz

Saiz sesuatu organisasi adalah biasanya diukur dengan bilangan kakitangan yang terdapat dalam sebuah organisasi. Selain daripada itu penunjuk lain yang boleh digunakan ialah pendapatan, jualan, aset dan sebagainya. Didapati bahawa lebih besar saiz organisasi dia akan lebih berbentuk formal dan kompleks - iaitu lebih banyak peraturan, kedudukan yang formal, pangkat, unit yang kecil atau bahagian dalam sesuatu unit kecil. Pada umumnya lebih banyak kakitangan lebih sukar atau rumit untuk berinteraksi secara tidak formal lagi. Oleh yang demikian, peraturan/prosedur lebih formal perlu diwujudkan dalam bentuk bertulis.

TeknologiTeknologi operasi sebuah organisasi termasuk: Peralatan, alat,

mekanikal, tindakan, pengetahuan dan bahan yang digunakan dalam proses pengeluaran atau memberi perkhidmatan. Woodward (1958) menunjukkan bahawa nisbah pengurus dan penyelia dengan jumlah pekerja dan bilangan peringkat dalam sebuah organisasi bertambah dengan meningkatnya kompleksiti teknologi yang digunakan, tetapi tidak ada kaitan yang nyata di antara saiz dengan kompleksiti teknologi.

Kajian yang terbaharu menunjukkan bahawa:

1. Lebih rutin dan terkenal teknologi tersebut sesebuah organisasi akan lebih bercorak formal dan birokratik dan sebaliknya lebih tidak terkenal dan kompleks sesuatu teknologi, peraturan dan undang-undang akan menjadi kurang ketat.

2. Kesan teknologi terhadap unit yang kecil dan jenis pengeluaran adalah lebih nyata jika dibandingkan dengan peringkat pengurusan atasan atau lain.

Alam SekitarStruktur organisasi atau unit bergantung kepada keadaan kepastian

atau ketidakpastian alam sekitaran. Ketidakpastian sesuatu organisasi atau unit adalah disebabkan oleh perubahan perubahan yang agak cepat pada jangka masa yang pendek seperti penemuan teknik baru, inovasi, turun-naik permintaan/tidak tetap.

Penyelidikan mencadangkan bahawa sesebuah organisasi (atau unit) patut direka bentuk berlainan bergantung kepada ketidakpastian dan ketidakstabilan alam sekitar yang wujud (Burns & Stalker, 1962; Lawrence & Lorch 1967).

Bagi alam sekitar yang agak stabil, jenis organisasi yang bercorak mekanistik adalah lebih sesuai. Bercorak mekanistik bermaksud ia sangat birokratik, iaitu mempunyai deskripsi kerja yang jelas, menetapkan autoriti, tanggungjawab, pengkhususan tugas, dan kawalan hierarki yang nyata.

Manakala, jika alam sekitar tidak pasti atau stabil jenis organisasi yang bercorak organik adalah lebih sesuai. Bercorak organik bererti kurang penetapan autoriti, lebih penglibatan kakitangan dalam membuat keputusan, dan lebih menumpukan kepada penyesuaian (adaptability), dan kuasa berasaskan kepakaran (expertise).

Sebuah organisasi yang berfungsi dalam keadaan yang tidak stabil memerlukan lebih pengkhususan untuk menghasilkan inovasi dan pengkhususan yang lebih biasanya memerlukan lebih banyak penyelarasan.Pada umumnya hampir semua organisasi memerlukan gabungan kedua-dua corak tersebut di atas.

Bidang KawalanBidang kawalan menentukan beberapa banyakkah jawatan yang

hendak diletakkan di bawah kawalan seorang penyelia/ketua? Faktor ini boleh juga mempengaruhi jenis struktur yang akan digunakan oleh sesebuah organisasi. Bukti-bukti mencadangkan bahawa bidang kawalan yang sesuai bergantung kepada banyak faktor, di antaranya ialah (Van Fleet & Bodeian 1977: 356-372):

1. Pengalaman dan pengetahuan orang diawasi. Lebih banyak pengalaman dan pengetahuan orang diselia lebih luas bidang kawalan dan sebaliknya.

2. Kebolehan penyelia - setengah penyelia boleh mengawal lebih ramai orang daripada yang lain.

3. Kesulitan perlaksanaan tugas itu sendiri. Lebih rutin kerja itu, maka lebih banyaklah orang yang boleh diselia.

4. Keperluan kawalan yang ketat/terperinci. Jika kawalan ketat atau terperinci diperlukan maka lebih sempit bidang kawalan dan sebaliknya.

5. Darjah hubung kait di antara unit. Lebih tinggi hubung kait (interdependence), lebih banyak penyelaras diperlukan dan lebih sempit bidang kawalan.

Gambarajah 7: Perbandingan bidang kawalan bagi struktur tinggi dan mendatar

Struktur TinggiSatu struktur yang mempunyai bilangan peringkat Hierarki yang banyak

dan bidang kawalan (span of control) yang sempit (narrow).

Struktur MendatarSatu struktur yang mempunyai bilangan peringkat Hierarki yang sedikit

dan bidang kawalan (span of control) yang luas (wide).

DesentralisasiMerujuk kepada darjah penugasan tugas, kuasa dan autoriti ke

peringkat penugasan bawahan. Setakat manakah desentralisasi1 atau sentralisasi2? Faktor dinamik seperti saiz, teknologi dan alam sekitar ada kaitan langsung dengan proses desentralisasi atau sentralisasi. Sebagai contoh, lebih besar saiz organisasi itu maka lebih kuatlah sokongan bagi mengadakan desentralisasi (Steward 1985: 118). Dan dalam alam sekitar yang tidak pasti atau tidak stabil di mana lebih penglibatan kakitangan dalam membuat keputusan diperlukan maka desentralisasi perlu diadakan.

1 Desentralisasi merujuk kepada sejauh mana penugasan tugas, kuasa dan autoriti diturunkan ke peringkat bawahan.2 Sentralisasi merujuk kepada sejauh mana penugasan tugas, kuasa dan autoriti dikekalkan di peringkat atasan.

Jenis struktur manakah atau gabungan jenis manakah yang terbaik?

Mengikut model luar jangka (lihat gambarajah 1) penstrukturan sebuah organisasi, tidak ada satu jenis struktur atau gabungan jenis yang terbaik bagi semua organisasi dalam semua situasi. Jenis struktur atau pengumpulan kerja yang terbaik untuk sesuatu organisasi atau unit (sama ada yang baru atau telah wujud) bergantung kepada: (a) tugas, matlamat atau apakah produk yang akan dikeluarkan dan perkhidmatan yang akan diberi dan dicapai?, (b) faktor-faktor seperti saiz kumpulan, (c) faktor-faktor dinamik lain seperti teknologi, kadar perubahan dalam sesuatu dari alam sekitar, dan jenis kerja yang berhubung kait dan (d) pemilihan bidang kawalan pengurusan dan darjah pemusatan (degree of centralization).

Oleh kerana faktor-faktor dinamik yang tersebut di atas, struktur atau pengumpulan kerja sesuatu organisasi perlu dinilai dari semasa ke semasa mengikut Steward (1985: 40-44). Kriteria bagi menilai pengelompokan satu organisasi termasuk faktor penyelarasan, ekonomi pengkhususan, kejelasan dalam pembahagian kerja, konflik, dan aspirasi/harapan terhadap keadaan tempatan.

Gambarajah 9: Model Luar jangka Penstrukturan Sebuah Organisasi

Struktur Organisasi BaruMenurut Jack Welch dalam Dessler (1995), banyak syarikat telah cuba

membangunkan struktur baru organisasi yang akan memberi penekanan terhadap fungsi kerja antara pasukan dan meningkatkan keberkesanan komunikasi antara jabatan sebagai pilihan untuk memastikan organisasi memperoleh kelebihan kompetitif. Bagi tujuan ini, struktur organisasi pada masa depan perlu menuju kepada penghapusan sempadan (boundaryless) serta tidak lagi terikat dengan rantaian arahan untuk membuat sesuatu keputusan. Seterusnya, subordinat tidak lagi terkongkong dengan jabatan-jabatan yang berbeza tetapi apa yang lebih penting kepada mereka adalah berinteraksi dengan sesiapa saja bagi memastikan sesuatu tugas terlaksana.

Bagi mencapai keadaan ini, organisasi perlu memecah tembok sempadan fizikal, tembok penjabatan dan tembok hierarki yang ada pada organisasi. Oleh demikian, organisasi perlu membangunkan struktur baru

organisasi dan mendefinisikan semula hierarki autoriti supaya lebih bersifat mendatar melalui pengecilan ataupun penghapusan pengurusan pertengahan (middle management), melatih semua pekerjanya dan mendefinisikan semula tugas serta tanggungjawab .

Kesan daripada penstrukturan tersebut, para pekerja akan mendapati lebih banyak peluang kerjasama fungsi silang. Organisasi dengan hierarki yang tinggi akan dipecahkan kepada unit yang lebih fleksibel dan memiliki autonomi tersendiri. Kesan daripada pendataran organisasi akan mengurangkan permasalahan yang timbul akibat daripada amalan birokrasi.

Falsafah di belakang pendekatan ini adalah dalam struktur yang kecil dan anjal, maka para pekerja akan lebih rapat dengan pelanggan dan bertindak lebih cepat terhadap keperluan dan aduan yang dikemukakan. Di antara struktur organisasi baru yang telah dikenal pasti adalah:

Struktur PasukanStruktur ini menggunakan pasukan sebagai pusat koordinasi. Di antara

ciri-ciri struktur pasukan adalah kesediaan untuk memecahkan halangan penjabatan dan kuasa membuat keputusan decentralisasi berada pada tahap pasukan. Di samping itu, pasukan kerja dianggotai oleh ahli yang memiliki kemahiran umum dan khusus dan seterusnya, anggota pasukan bersedia untuk melaksanakan tugas secara fungsi silang.

Organisasi MayaKonsep organisasi maya bertunjangkan kepada mengapa perlu

memiliki satu organisasi kecil dan teras jika boleh dilaksanakan oleh pihak lain untuk menjalankan fungsi perniagaan yang utama dan jika didapati ia lebih menguntungkan. 0leh itu, organisasi maya mengamalkan pemusatan yang tinggi dan hampir tiada penjabatan, fleksibiliti dalam menghubungi pengeluar, pengedar, pemasaran dan fungsi perniagaan yang lain. Peranan utama pengurus dalam organisasi maya adalah mengkoordinasi dan mengawal perhubungan luar.

Organisasi Tanpa SempadanOrganisasi ini diamalkan oleh organisasi yang bersaiz gergasi yang

cuba menghapuskan rangkaian arahan, mengehadkan bidang kawalan, menggantikan penjabatan dengan memperkasakan subordinat. Antara amalan organisasi ini adalah membolehkan setiap individu menilai individu yang lain tanpa mengira sama ada subordinat atau pengurus. Melalui penghapusan sempadan menegak, pengurusan akan meratakan hierarki di mana status dan pangkat diminimumkan. Antara contoh penghapusan sempadan ialah globalisasi, strategi bersekutu dan perhubungan erat organisasi dengan pelanggan.

Organisasi Mengutamakan Kebajikan AhliOrganisasi yang memberi penekanan kepada kebajikan ahli.

Organisasi ini dibentuk oleh ciri-ciri berikut:

Meletakkan nilai kemanusiaan yang tinggi kepada individu. Pekerja dilayan sebagai individu yang mempunyai perasaan dan perlu dihormati.

Tidak pentingkan diri sendiri. Oleh itu, ahli dalam organisasi ini mengeratkan hubungan secara formal dan tidak formal bersama ahli-ahli lain dengan membelakangkan sempadan bangsa, jantina, umur dan pangkat.Kerjaya sebagai satu perkhidmatan-Kesediaan untuk memberi perkhidmatan terhadap organisasi dan orang lain, bukan menjadikan kenaikan pangkat, kuasa dan kenaikan gaji sebagai matlamat yang paling utama.Komitmen terhadap perkembangan pekerja- Organisasi seperti ini bersedia untuk memberi peluang terhadap perkembangan kerjaya kepada pekerja, pembangunan kemahiran pekerja dan pengalaman pembelajaran.Komuniti setiakawan-Mereka akan mengadakan hubungan yang rapat, saling mempercayai dan mengambil berat antara satu sama lain.Perkongsian kuasa-Semua matlamat diagih dan dikongsi bersama. Semua ahli yang terlibat akan dipengaruhi oleh keputusan yang dibuat dan diberi peluang dalam membuat keputusan.

Bentuk Perubahan pada Komponen StrukturBentuk perubahan pada komponen struktur umumnya melibatkan salah

satu atau kombinasi berikut: penstrukturan semula organisasi (organizational restructuring), pembentukan semula Kerja, mengadakan persekutan strategik dan/atau mencuba struktur organisasi baru yang bersesuaian.

Penstrukturan Semula Organisasi (Organizational Restructuring)

Satu proses membuat perubahan besar dalam struktur organisasi yang lazimnya melibatkan pengurangan peringkat pengurusan yang mungkin mengubah sebahagian komponen besar organisasi melalui penghapusan (divestiture) atau perolehan/pengambilan termasuk juga pengecilan saiz tenaga kerja bagi tujuan untuk meningkatkan keberkesanan dan kecakapan organisasi.

Pengecilan (Downsizing)Satu proses mengurang atau menghapuskan lapisan atau peringkat

pengurusan pertengahan yang signifikan dan mengakibatkan peningkatan bidang kawalan (wide span of control) dan pengurangan saiz tenaga kerja dan tujuannya adalah untuk meningkatkan atau memperbaiki keberkesanan dan kecekapan organisasi.

Proses pengecilan berlaku apabila tenaga kerja dalam sesebuah organisasi dikurangkan kepada saiz optimum. Pengurangan pekerja dilakukan melalui pemberhentian, secara sukarela dan pencen awal.

Kebanyakan organisasi sekarang melakukan pengecilan untuk menghadapi tekanan perubahan terutama dari segi ekonomi dan kelebihan tenaga kerja. Organisasi mendapati, mereka mempunyai terlalu ramai tenaga pekerja atau pekerja yang mempunyai kemahiran yang tidak bersesuaian. Dengan itu, tenaga kerja dikurangkan kepada saiz optimum melalui pemberhentian, pencen awal, dan berhenti secara sukarela. Biasanya, pengecilan adalah perlu kerana ia boleh mengurangkan kos buruh dan menggunakan teknologi kumpulan secara menyeluruh. Bagaimanapun,

pengecilan perlu dikendalikan secara berhati-hati kerana ia boleh menjatuhkan moral dan produktiviti pekerja.

Tujuan pengecilan adalah untuk mengecilkan saiz firma demi kelangsungan firma. Pengecilan dilakukan akibat kemajuan teknologi dan komputer menyebabkan pengurangan bilangan pekerja yang diperlukan, peningkatan kos buruh, dan penurunan permintaan terhadap produk yang dikeluarkan.

Kebaikan Pengecilan OrganisasiPengecilan akan memberi kebaikan berikut:

1. Pembayaran dividen yang lebih tinggi kesan daripada bilangan pekerja yang lebih kecil.

2. Mengurangkan kos gaji.3. Membolehkan firma berbelanja dalam ruangan belanjawan yang telah

ditentukan.4. Memudahkan komunikasi di antara pemimpin dengan pimpinan atasan.5. Meningkatkan keberkesanan operasi dengan mengurangkan pertindihan

atau penduaan.6. Memudahkan urusan penyediaan.

Keburukan Pengecilan OrganisasiDi samping itu, pengecilan juga mendatangkan keburukan-keburukan

berikut:

1. Kehilangan pekerjaan.2. Memaksa pekerja mencatu sumber organisasi.3. Sumbangan input pekerja berkekurangan. 4. Produktiviti menurun akibat bimbang akan dikeluarkan daripada organisasi.

Masalah Yang Dihadapi Dalam Proses Pengecilan Pengecilan boleh menimbulkan pelbagai masalah. Antara masalah

yang akan dihadapi oleh organisasi dalam melaksanakan program pengecilan adalah:

1. Pekerja bimbang untuk melakukan sesuatu kerja yang berisiko.2. Pekerja hilang keyakinan.3. Kecelaruan dan rasa tidak selamat.4. Kejatuhan moral dan produktiviti di kalangan pekerja.5. Masa pekerja banyak digunakan untuk mendapatkan kerja lain daripada

memberi tumpuan kepada kerja sekarang.6. Meningkatkan ketegangan.7. Organisasi akan menghadapi masalah kewangan yang disebabkan oleh

pembangunan semula struktur tugas.8. Pekerja yang berkebolehan berhenti secara sukarela.9. Ramai pekerja bersedia untuk bersara awal.10.Organisasi terpaksa menghadapi tindakan mahkamah.

11.Organisasi tidak mampu memotivasikan pekerja akibat daripada persepsi negatif ke atas pengecilan.

12.Peningkatan mainan politik kerana pekerja cuba mengambil hati pihak atasan bagi tujuan mendapatkan tambahan pampasan, memperoleh keutamaan dan penambahan kuasa.

Cara Mengurangkan Permasalahan Yang Dihadapi Antara cara yang organisasi boleh digunakan untuk mengurangkan permasalahan di atas adalah:

Memaklumkan kepada pekerja rasional di sebalik pengecilan.Mengakui hakikat kepentingan pekerja serta bersedia berbincang mengenai perasaan mereka.Penekanan sistem berorientasikan pencapaian dalam pembayaran imbuhan.Menyediakan program sandaran (buffer) atau faedah-faedah kewangan lain sebagai persiapan kepada pekerja sebelum memperoleh kerja baru.

Pembentukan Semula Kerjala merupakan reka bentuk jadual waktu kerja supaya kerja dilakukan

dengan lebih efisien dan bersesuaian dengan corak hidup subordinat terutama mereka yang mempunyai keluarga dan anak.

Masa Kerja AnjalMasa kerja anjal merupakan satu kaedah apabila pekerja diberi

kebebasan yang lebih untuk menentukan jadual waktu kerja mereka dan apa yang penting mereka mesti hadir bekerja semasa kerja utama (core hour) dilakukan sahaja.

Memampatkan Minggu KerjaPekerja perlu melakukan kerja dalam sejumlah jam, tertentu untuk

beberapa hari berturut-turut. Ini bermaksud untuk hari yang lain, mereka tidak perlu datang untuk bekerja.

Perkongsian KerjaMelibatkan dua atau lebih orang pekerja bekerjasama untuk

melakukan satu kerja. la boleh mengurangkan beban kerja dan kerja boleh diselesaikan dengan lebih banyak jika dilakukan secara sinergi.

Pusingan KerjaMengilir subordinat daripada satu pekerjaan ke pekerjaan lain.

Tujuannya untuk mengurangkan kebosanan.

Bertugas Secara Jarak Jauh (Telecommuting) Membiarkan pekerja melakukan kerja mereka di rumah dan hantar

hasil kerja secara elektronik ke pejabat. Perlu menggunakan komputer, mesin faksimile, telefon selular dan e-mail. Memperkenalkan kaedah ini bertujuan menjadikan kerja lebih menarik, meningkatkan kepuasan kerja dan akhirnya

mengurangkan kadar lantik henti yang mana boleh mengancam kelangsungan sesebuah organisasi.

Menilai Struktur OrganisasiOleh kerana faktor-faktor dinamik yang tersebut di atas sentiasa

berubah maka struktur sesuatu organisasi perlu dinilai dari semasa ke semasa. Aspek-aspek yang harus dipertimbangkan dalam menilai struktur organisasi ialah seperti berikut:a. Penyelarasan: Adakah masalah penyelarasan bertambah apabila bidang

pengkhususan bertambah dalam satu organisasi?

b. Ekonomi: Apakah kos relatif bagi jenis pengumpulan atau jenis struktur yang digunakan? Adakah jenis pengumpulan lebih berkesan dan murah dari segi kos relatif?

c. Pengkhususan: Apakah pengkhususan yang perlu ada dan di manakah pengkhususan amat berkekurangan?

d. Kejelasan dalam pembahagian kerja: Adakah pembahagian kerja untuk setiap bahagian jelas?

e. Konflik: Adakah konflik wujud oleh kerana pengumpulan yang baru?

Organisasi Sebagai Satu Sistem

Secara umum, sebuah organisasi merupakan satu unit yang diwakili oleh dua atau lebih orang bertujuan untuk mencapai sesuatu matlamat melalui penyelarasan aktiviti-aktiviti. Sekiranya kita menatapi maksud organisasi ini, kita dapat membuat kesimpulan bahawa manusia dalam organisasi mewujudkan satu sistem kerja bagi menyempurnakan pencapaian matlamat organisasi tersebut. Seterusnya apabila kita kaitkan konsep sistem,

maka kita boleh mengandaikan bahawa terdapat elemen-elemen input, proses dan output. Dengan ini kertas kerja ini akan mempertimbangkan ketiga-tiga elemen tersebut untuk dijadikan bahan perbincangan dalam bengkel ini.

Pendekatan SistemPendekatan sistem mulanya diketengahakan oleh Bertalanffy (1950).

Kemudian, Katz dan Kahn (1966) telah menggunakan teori sistem terbuka untuk organisasi. Menurut pendekatan sistem, unit-unit atau bahagian-bahagian tertententu saling berinteraksi, bergabung dan berfungsi untuk bertindak sebagai satu pergerakan yang menyeluruh. Unit-unit tersebut merupakan komponen-komponen bebas yang disusun untuk membentuk satu entiti yang merupakan sebuah sistem. Umumnya, organasisi merupakan satu sistem terbuka yang mana ianya adalah tertakluk kepada perubahan persekitaran (Gambarajah 1).

Input Proses Output

Maklumbalas

PERSEKITARAN

Gambarajah 1: Konsep Sistem Terbuka untuk Organisasi

Mengikut gambarajah 1, sesuatu organisasi akan menggunakan input-input seperti bahan mentah, tenaga, peralatan, kewangan, maklumat, dan sumber manusia. Input tersebut kemudian akan di tukar bentuknya melalui proses organisasi untuk dijadikan sebagai output bagi organisasi tersebut. Setiap elemen input, proses and output mesti berjalan lancar sekiranya oraganisasi tersebut hendak berjaya. Seterusnya, maklumbalas wujud dalam system tersebut di mana proses dan input boleh membuat perubahan demi meningkatkan mutu prestasinya.

Sistem mempunyai sempadan yang mengasingkannya daripada persekitarannya. Selalunya, sempadan tersebuat dapat menyerap unsur-unsur daripada persekitarannya. Ini termasuk maklumat, tenaga dan pelbagai sumber daya lain. Penyerapan unsur-unsur daripada luar organisasi ini membolehkan organisasi membuat penyesuaian untuk menangani perubahan persekitaran. Secara am, sungguhpun organisasi mendapat kesan daripada

persekitarannya, sempadan organisasi menggariskan bahawa pertukaran unsur-unsur adalah lebih giat di dalam organisasi berbanding dengan pertukaran unsur daripada luar organisasi. Maka dengan itu, kepimpinan mesti wujud dalam organisasi bagi menentukan oragnisasi dapat terus bergerak dalam persekitarannya.

Organisasi dan MatlamatSebagai satu perkumpulan manusia yang ingin mencapai matlamat

tertentu, sebuah organisasi mempunyai beberapa sifat tertentu. Sifat-sifat tersebut adalah:-

1. Misi Setiap organisasi mempunyai sebab-musabab kewujudannya. Misi dapat memberi makna dan arah tuju bagi anggota-anggota dalam organisasi tersebut.

2. Pengagihan tugas Kerja-kerja yang besar dan kompleks, yang mana tidak mampu dilakukan oleh individu diagihkan diantara anggota-anggota organisasi. Pengagihan tugas tersebut memudahkan kerja serta menentukan kerja dapat dilaksanakan secara efisyen.

3. Penyusunan kuasaPenyusunan kuasa membolehkan kuasa untuk membuat keputusan, memberi arahan dan mengambil tindakan dilaksanakan dengan teratur. Dengan ini pelaksanaan aktiviti organisasi menjadi lebih cekap dan berkesan.

Organisasi yang berjaya mempunyai misi, pengagihan tugas dan penyusunan kuasa yang jelas. Ketiga-tiga sifat ini di fahami dan didokongi oleh semua anggota organisasi. Dengan ini segala matlamat dan aktiviti organisasi dapat dikendalikan dengan sempurna dan kekeliruan mengenai kerja dan pelaksanaan dapat dikawal pada tahap yang minimum.

Matlamat organisasi pula dapat dilihat pada tiga tahap. Matlamat tersebut merupakan:-

1. Matlamat strategikMerupakan matalamat bagi seluruh organisasi dalam usahanya untuk memenuhi misinya.

2. Matlamat fungsiMerupakan matlamat yang hendak dicapai oleh unit-unit atau bahagian-bahagian dalam organisasi.

3. Matlamat operasi.Merupakan matlamat yang mempunyai pengukuran untuk individu dalam setiap unit organisasi tersebut. Matlamat ini menentukan cara pelaksanaan kerja.

KesimpulanKeterangan di atas menjelaskan bentuk-bentuk perubahan komponen

struktur yang perlu dilakukan oleh organisasi sebagai persiapan untuk menghadapi perubahan. Antara yang dibincangkan adalah reka bentuk semula kerja, pengecilan, dan penstrukturan baru organisasi yang lebih berbentuk mendatar. Sungguhpun begitu, dalam membangunkan bentuk-bentuk perubahan, pemimpin perlu ingat terdapatnya kebaikan dan

keburukan di sebalik bentuk yang telah dikenal pasti. Oleh itu, pemimpin perlu memastikan kesesuaian bentuk yang dipilih dengan organisasi di mana mereka berada.

RUJUKANArgyris, C., & Schon, D. A. (1978). Organizational learning: A theory of

action perspective. Reading, MA: Addison-Wesley.Bertelanffy, L. V. (1950). The theory of open systems in physics and biology. Organization Science, 111, 23-28.Burns, J. & Stalker, C. (1962). The Management of Innovation. New York: Barnes & Nobles, Social Science Paperbacks.Katz, D., & Kahn, R. L. (1966). The social psychology of organizations. New York, NY: Wiley.Lawrence, P. & Lorsch, J. (1967). Organization and Environment: Managing Differentiation and Integration. Boston: Harvard University.Steward, R. (1985). Hakikat Organisasi. Dewan Bahasa dan Pustaka, Kementerian Pelajaran Malaysia, Kuala Lumpur.Van Fleet, D. & Bedeian, A. (1977). 'A History of Span of Management' in Academy of Management Review 3. PP 356-372.Woodward, J. (1965). Industrial Organization. London: Oxford University Press.

Soalan Imbasan1. Bincangkan bagaimana faktor dinamik mempengaruhi penstrukturan

organisasi.

2. Huraikan apakah perkaitan bidang kawalan dengan bilangan peringkat atau hierarki struktur organisasi (struktur tinggi dan mendatar).

3. Apakah masalah yang mungkin dihadapi oleh organisasi apabila berlakunya pengecilan? Huraikan bagaimanakah seorang pengurus boleh mengurangkan permasalahan ang dihadapi.

4. Kenal pasti tiga struktur baru organisasi yang diperkenalkan di atas. Bincangkan bagaimana anda boleh menggunakan struktur tersebut untuk menghadapi persaingan pasar.

5. Adakah struktur organisasi tempat anda bekerja sesuai? Beri alasan jawapan anda dan beri cadangan yang berpatutan.