PERTEMUAN 14

RAPAT DALAM DUNIA BISNIS

MEMAHAMI ARTI RAPAT

Rapat memegang peranan penting dalam dunia bisnis

modern. Pengambilan keputusan dan aktivitas pelaku

bisnis dikoordinasikan melalui rapat. Interaksi peserta

rapat harus menuju pada suatu keputusan yang

menguntungkan berdasarkan perpaduan pemikiran

kelompok. Rapat bisnis mengembangkan rasa memiliki

dan tanggung jawab bersama diantara para personel

sebuah perusahaan karena mereka berbagi ide dan

informasi dalam pengambilan keputusan.

Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baikdan membangun rasa kebersamaan, sebaliknya rapatyang tidak efektif hanya menyia-nyiakan waktu. Rapatbukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya.Selain merupakan pembiayaan yang sia-sia, rapat yangtidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selainkeputusan yang tidak tepat dan pemborosan biaya.

Untuk mewujudkan rapat yang demikian diperlukanperencanaan yang matang, tujuan yang pasti danpenyusunan agenda yang rinci. Pada saat rapat berakhirsetiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya.

Rapat yang baik menghasilkan ide, keputusan dan

reaksi langkah lanjut yang sempurna. Perusahaan dan

setiap orang yang terlibat di dalamnya mendapatkan

hasil sesuai dengan yang diinginkan. Ketika peserta

rapat berkumpul terjadi interaksi pemikiran dan

kepribadian di ruang rapat. Ketika interaksi berakhir

informasi, konsep dan pemikiran telah teruji dan

bercampur menjadi satu membentuk pemikiran baru

yang terpadu.

DEFINISI RAPAT

Rapat dalah berkumpulnya sekelompok orang untukmenyatukan pemikiran guna melaksanakan urusanperusahaan. Bab ini membahas rapat formal yangmelibatkan empat orang atau lebih, ciri rapatperusahaan untuk komunikasi, perencanaan, penetapankebijaksanaan, pengambilan keputusan atau pemberianmotivasi kepada elemen perusahaan.

Pimpinan mengadakan rapat dikarenakan orang-orangyang melaksanakan pekerjaan yang berbeda-bedaharus bekerja sama untuk melaksanakan tugas khusus.Kita rapat karena pengetahuan dan pengalaman yangdiperlukan dalam suatu situasi tertentu tidk terdapat didalam pikiran satu orang, melainkan terbagi dalampikiran beberapa orang.

PENYELENGGARAAN RAPAT

Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harusmenentukan tahapan-tahapan untuk keberhasilannya.Tahapan-tahapan tersebut antara lain :

❑ Menetapkan perlu tidaknya rapat

❑ Menetapkan tujuan rapat

❑ Memilih peserta rapat

❑ Menyusun agenda

❑ Memimpin rapat

KESALAHAN YANG PERLU DIHINDARI DALAM

RAPAT

❑ Monopoli oleh pimpinan rapat

❑ Melawak

❑ Lepas kendali

❑ Mengumpat

❑ Memberi keleluasaan terlalu longgar

❑ Menjawab pertanyaan dengan nada jengkel

❑ Tidak siap

Dilain pihak seorang manajer juga harus memahami

bahwa tidak semua karyawan menyukai rapat. Ada

beberapa sebab, mengapa karyawan enggan atau kurang

interest mengikuti jalannya rapat :

❑ Rapat terlalu lama.

❑ Agenda rapat terlalu padat.

❑ Peserta rapat terlalu banyak.

❑ Orang yang berkompeten tidak hadir.

❑ Orang yang tidak diperlukan hadir dan merusak

suasana rapat.

❑ Rapat diselenggarakan tanpa perencanaan yang baik.

❑ Rapat diselenggarakan dengan alasan yang kurang tepat.

❑ Pembahasan materi rapat terlalu panjang karena lemahnya kepemimpinan.

❑Waktu rapat bersamaan dengan rapat yang lain.

❑ Rapat berakhir tanpa kesimpulan.

❑ Peserta rapat hadir tanpa persiapan yang memadai

FUNGSI RAPAT DALAM KOMUNIKASI BISNIS

Fungsi rapat adalah untuk mengikuti informasi yang

berkembang dengan cepat. Manajer menerima informasi

melalui sistem komunikasi yang sangat cepat dari

berbagai perusahaan dan individu dari berbagai penjuru.

Pengambilan keputusan yang didasarkan pada informasi

berpengaruh pada setiap aspek perusahaan antara lain

penjualan, pemasaran, manufaktur, keuangan dan

perencanaan.

Informasi yang diperoleh disampaikan kepada staf dan

manajer sebagai dasar pengambilan keputusan,

pengembangan produk, pengembangan perusahaan,

perubahan atau penyempurnaan kebijakan. Untuk

mengantisipasi arus masuk informasi yang demikian

cepat, menuntut diselenggarakannya rapat yang efektif.

Rapat harus diselenggarakan dengan baik agar dapat

mengambil manfaat dari perkembangan informasi yang

cepat dengan tepat.

PERTIMBANGAN PENTINGNYA PENYELENGGARAAN

RAPAT

➢ Tujuan Rapat

➢ Waktu yang tepat

➢ Kemungkinan terjadi sesuatu jika rapat tidak diselenggarakan

➢ Alternatif selain rapat.

ALASAN PENYELENGGARAAN RAPAT

• Untuk menerima laporan dari peserta rapat

• Untuk mencapai keputusan bersama

• Untuk menganalisis atau memecahkan permasalahan

• Untuk mencapai kesamaan pemikiran, program atau keputusan

• Untuk mencapai tujuan pelatihan

• Untuk menyatukan pandangan yang berbeda

• Untuk menyampaikan informasi penting kepada audience

• Untuk memastikan bahwa setiap audience sependapat tentang informasi yang mereka peroleh dari rapat.

DINAMIKA DAN SITUASI RAPAT

Rapat bisnis merupakan suatu aktivitas yang dinamistapi rapuh. Dinamika rapat sangat ditentukan olehpenyelenggaraan rapat, yakni orang yang mengundangrapat. Mereka mengendalikan peserta rapat danbertanggung jawab atas terciptanya suasana rapat yangkondusif. Untuk itu penyelenggara rapat harus memilikikapasitas kemampuan yang memadai dalam halpengetahuan tentang alasan diselenggarakannya rapat,peserta yang harus diundang, dan tempatpenyelenggaraan rapat yang memadai. Kekuatandinamika rapat bermula dari kesiapan seluruh pesertasebelum rapat dimulai.

Suasana rapat dapat bersifat positif, negatif atau netral.

Dalam suasana yang netral, rapat diselenggarakan

dalam suasana yang kurang membangkitkan minat

peserta untuk memberikan masukan. Rapat yang

diselenggarakan dalam suasana negatif hanya

menghasilkan keputusan-keputusan yang kurang

signifikan. Sebaliknya rapat yang didukung oleh suasana

yang positif membangkitkan perasaan dan pikiran positif

berupa rasa percaya bahwa pokok-pokok bahasan

dalam rapat dapat direalisasikan.

Suasana rapat dapat berubah menjadi negatif apabila

terjadi hal-hal berikut berikut :

❑ Pimpinan rapat datang terlambat

❑ Ruang rapat tidak dipersiapkan dengan baik

❑ Pimpinan membuka rapat dengan berkelakar

❑ Pimpinan kurang siap atau memulai rapat dengan

kata-kata yang bernada ragu

❑ Peserta rapat datang terlambat

❑ Rapat sering disela dengan pembicaraan telepon.

❑ Peserta menunjukkan ketidaksiapan.

SOAL LATIHAN !!!

1. Kumpulan sekelompok orang yang menyatukan

pemikiran guna melaksanakan tujuan organisasi

disebut …

a. diskusi c. debat

b. rapat d. seminar

e. dialog

2. Hal-hal yang tidak berpengaruh dalam menghasilkan

rapat yang efektif, yaitu….

a. perencanaan c. agenda yang rinci

b. tujuan yang pasti d. jumlah peserta

e. Materi pembahasan

3. Salah satu alasan utama diadakannya rapat adalah …

a. acara rutin perusahaan

b. ajang adu argumentasi

c. mengambil keputusan

d. ajang kumpul-kumpul

e. temu kangen

4. Suatu rapat dapat dikatakan efektif jika …

a. menghasilkan keputusan yang baik

b. hanya sebagai ajang kumpul-kumpul

c. mendapat perhatian peserta

d. tempat berdebat

e. banyak yang menghadiri

5. Tidak termasuk dalam tahap-tahap penyelenggaraan

rapat …

a. memilih peserta c. memimpin rapat

b. menyusun agenda d. menetapkan tujuan

e. memfasilitasi perdebatan