35
Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan Pusat Layanan Pengadaan Secara Elektronik PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGADAAN LANGSUNG (SIMPeL) UNTUK ADMIN SATKER, PPK, PEJABAT PENGADAAN, PPHP DAN PENYEDIA Gd. Juanda II Lt.17 Jl. Wahidin I No.1 Jakarta 10710 Telp. (021)3512214, Fax. (021)3512219

PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan

Pusat Layanan Pengadaan Secara Elektronik

PETUNJUK PENGGUNAAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGADAAN LANGSUNG

(SIMPeL)

UNTUK ADMIN SATKER, PPK, PEJABAT PENGADAAN, PPHP DAN PENYEDIA

Gd. Juanda II Lt.17 Jl. Wahidin I No.1 Jakarta 10710

Telp. (021)3512214, Fax. (021)3512219

Page 2: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 1

A. Pendahuluan

Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung yang disingkat

menjadi SIMPeL, antara lain dilatarbelakangi oleh adanya kesulitan dalam melakukan

pemantauan dan reporting pelaksanaan pengadaan langsung, karena saat ini pengadaan

langsung masih dilaksanakan secara manual dan belum dilakukan melalui sistem. Padahal

saat ini sebagian besar pengadaan dilakukan melalui pengadaan langsung. Hal ini sejalan

dengan peningkatan batasan pengadaan langsung, yaitu sesuai Perpres 70 tahun 2012,

batasan nilai untuk pengadaan langsung yang semula sampai dengan 100 juta menjadi 200

juta untuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya, dan pengadaan jasa

konsultansi sampai dengan 50 juta. Oleh karena itu, pembangunan sistem ini, diharapkan

dapat memfasilitasi hal tersebut melalui sentralisasi data pengadaan langsung.

Disamping hal di atas, sejalan dengan reformasi pengadaan dan reformasi birokrasi

di lingkungan Kementerian Keuangan, pembangunan sistem ini juga diharapkan dapat

meningkatkan transparansi dan akuntabilitas pengadaan langsung, melakukan manajemen

database hasil pengadaan langsung yang baik, yaitu dari sisi pengkatagorisasian barang

yang dapat dikembangkan untuk katalog dan analisa standar biaya, database penyedia

untuk pengembangan vendor management pengadaan langsung, serta memudahkan

aparat pengawas internal dalam melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengadaan

langsung.

Berdasarkan hal di atas, secara keseluruhan pembangunan sistem ini bertujuan

untuk meningkatkan efektifitas, efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas pelaksanaan

pengadaan langsung.

Untuk menunjang aplikasi SIMPeL tersebut diperlukan modul petunjuk penggunaan.

Modul Ini berisi petunjuk penggunaan admin satker, ppk, pejabat pengadaan, pphp, dan

penyedia.

B. Admin Satker/Sub Admin Satker

Admin Satker memiliki kewenangan untuk memberikan user id kepada Subadmin

Satker (Khusus Kantor Pusat, seperti Setjen, Setditjen, Sekretariat Badan, Sekretariat Itjen),

pengelola keuangan yang terdiri dari PPK, Pejabat Pengadaan, Panitia/Pejabat Penerima

Barang (PPHP), dan verifikasi penyedia.

Memulai Aplikasi 1. Registrasi

Untuk mendapatkan hak akses ke dalam aplikasi SIMPeL, Admin satker terlebih

dahulu melakukan registrasi/pendaftaran secara online di aplikasi SIMPeL dengan mengisi

data-data pada form yang tersedia dan mengupload surat penunjukan sebagai admin satker

dari Kepala Satker yang bersangkutan.

Page 3: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 2

Registrasi : 2. Akses ke dalam Aplikasi SIMPeL

Proses selanjutnya setelah admin satker malakukan registrasi, data-data tersebut

akan diverifikasi oleh Admin Agency-PL sesuai wilayah provinsinya untuk mendapatkan

persetujuan hak akses.

Untuk masuk ke dalam aplikasi SIMPeL, pada halaman utama ketik user id dan

password, kemudian klik tombol . Penjelasan Fitur dan Fungsi

Setelah berhasil login, akan tampil halaman yang berisi menu yang dapat digunakan

oleh admin satker untuk dapat menjalankan proses di aplikasi SIMPeL

Page 4: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 3

a. Update Data Satker

Admin Satker harus mengupdate data satker terlebih dahulu sebelum membuat user id

pengelola keuangan. Hal ini karena terdapat data-data satker yang harus muncul di

pengadaan langsung dengan SPK, yaitu alamat, nama Bendahara, tanggal dan Nomor

DIPA.

b. User Management

Tab user list ditujukan untuk pemberian user id /persetujuan user id kepada Subadmin

Satker (Khusus Kantor Pusat, seperti Setjen, Setditjen, Sekretariat Badan, Sekretariat

Itjen), tab user pengelola keuangan yang terdiri dari PPK, Pejabat Pengadaan,

Panitia/Pejabat Penerima Barang (PPHP).

Untuk menambahkan user id klik tombol “Add New”.

Page 5: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 4

c. Penyedia

List Penyedia

View Detil Penyedia Profile Penyedia

Verifikasi Syarat Pendaftaran :

Page 6: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 5

View Syarat Pendaftaran Lainnya (Syarat Kualifikasi Lainnya)

Fitur ini tidak hanya berisi isian saja, dan dibuktikan keabsahannya pada saat

klarifikasi teknis oleh Pejabat Pengadaan.

C. PPK (Pejabat Pembuat Komitmen)

Berdasarkan Perpres 70 tahun 2012, PPK adalah pejabat yang bertanggung jawab

atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

Dalam Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung (SIMPeL), PPK

mempunyai wewenang, sebagai berikut :

Merekam data paket dan HPS Pengadaan Langsung dengan SPK, serta

mengirimkannya ke Pejabat Pengadaan.

Memantau pelaksanaan pengadaan langsung dengan SPK Alur Proses Pengadaan Langsung

Page 7: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 6

Memulai Aplikasi Akses ke dalam Aplikasi SIMPeL

PPK mendapatkan kode akses (user id dan password) dari Admin Satker atau Subadmin

Satker (khusus pada Kantor Pusat), berdasarkan Surat Penunjukan sebagai PPK.

Untuk masuk ke dalam aplikasi SIMPeL, pada halaman utama ketik user id dan

password, kemudian klik tombol . Pada menu ini juga terdapat tombol “lupa

password” yang digunakan apabila PPK lupa password untuk login.

1. Penjelasan Fitur dan Fungsi

Setelah berhasil login, akan tampil halaman yang berisi menu yang dapat digunakan

oleh PPK untuk dapat menjalankan proses di aplikasi SIMPeL.

2. Menu Pengadaan Langsung dengan SPK

Menu ini digunakan untuk melakukan proses pengadaan langsung dan memonitor

pelaksanaan pengadaan langsung berdasarkan status pelaksanaan pengadaan, yaitu “draft“

yang berarti paket pengadaan langsung tersebut masih draft, belum dikirim ke pejabat

pengadaan, “sent” yang berarti paket pengadaan langsung sudah dikirim ke pejabat

pengadaan, “process” yang berarti paket pengadaan langsung sedang berjalan (dalam

proses), dan “close” yang berarti paket pengadaan langsung tersebut telah selesai

dilaksanakan dan telah diumumkan penyedianya.

Proses Pengadaan Langsung

a. Membuat Paket dan Mengirimkan ke Pejabat Pengadaan

Untuk membuat paket klik menu pengadaan langsung dengan SPK, selanjutnya

akan muncul daftar seluruh paket pengadaan langsung, baik yang masih proses

maupun yang sudah selesai. Untuk membuat paket baru klik tombol,

dan kemudian muncul form pengisian data paket. Pengisian data paket ini terdiri dari

Page 8: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 7

2 tahap, yaitu perekaman data paket dan detil/rincian barang/pekerjaan.

1) Input Data Paket

Pada menu input data paket ini, PPK mengisi kode RUP (tidak wajib), Kode

Kegiatan, Kode Output, Kode MAK, Pagu Paket yang diumumkan di RUP, Tahun

Anggaran, File Pendukung yang berisi file yang dapat diuplod jika diperlukan (bisa

gambar, foto, dsb). Kemudian klik tombol add. Setelah itu akan muncul data paket

yang telah direkam. Sebelum dikirim ke Pejabat Pengadaan, paket tersebut masih

bisa diedit oleh PPK dengan mengklik tombol “Update”

2). Input Detil Paket dan HPS

Dibagian bawah data paket, terdapat list detil paket. Untuk menginput detil paket klik

tombol “Add Detail”. Secara otomatis PPN 10% akan ditambahkan pada total data

paket yang telah diinput.

Page 9: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 8

Setelah yakin bahwa semua pengisian paket tersebut benar. Klik tombol kirim ke

pejabat pengadaan untuk mengirimkan data paket ke pejabat pengadaan. Pada saat

akan mengirimkan paket tersebut PPK diminta untuk membaca dan menyetujui

pakta integritas. Jika klik tombol menyetujui maka data akan terkirim ke pejabat

pengadaan, sedang jika tidak menyetujui maka data tersebut tidak dapat terkirim.

Tampilan detail paket yang telah diisi lengkap

Page 10: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 9

3) Persetujuan Pakta Integritas

Paket yang telah dikirim ke Pejabat Pengadaan, Paket tersebut statusnya otomatis menjadi “sent”

3). Memonitor pelaksanaan pengadaan langsung

Untuk memonitor pelaksanaan pengadaan langsung, PPK klik menu pengadaan

langsung PPK, kemudian akan muncul daftar pengadaan langsung. PPK dapat memilih

paket pengadaan langsung mana yang akan dimonitor prosesnya dengan menglik detil

paket atau tombol . Selanjutnya PPK dapat melihat semua proses pengadaan

langsung tersebut dengan mengklik setiap tombol tabulasi dan tombol menu yang

terdapat pada paket pengadaan langsung tersebut. Namun demikian, PPK tidak

memiliki hak akses untuk melakukan perubahan terhadap proses pengadaan

langsung tersebut baik yang masih berjalan maupun yang sudah selesai.

Tombol tabulasi Status terdapat

a. Draft = Paket belum dikirim ke pejabat pengadaan

b. Process = Paket pengadaan sedang berjalan

c. Sent = Paket sudah dikirim ke pejabat pengadaan, namun paket belum dijalankan

pejabat pengadaan

d. Close = Paket Sudah Selesai Dilaksanakan

List Paket

Page 11: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 10

b. Membuat SPK setelah pembuatan paket dilaksanakan oleh pejabat pengadaan Setelah proses pengadaan langsung diselesaikan oleh pejabat pengadaan dan pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat SPK (Surat Perintah Kerja). Untuk membuat SPK, PPK melakukan klik tombol .

Setelah di klik tombol buat SPK. PPK dapat mengisi detail isi data SPK.

C. Pejabat Pengadaan

Berdasarkan Perpres 70 tahun 2012, Pejabat Pengadaan adalah personil yang

ditunjuk untuk melaksanakan Pengadaan Langsung.

Dalam Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung (SIMPeL), Pejabat

Pengadaan mempunyai wewenang, sebagai berikut : Melaksanakan pengadaan langsung dengan SPK, yang terdiri dari :

Mereview HPS yang dikirim PPK.

Membuat jadwal dan mengirim undangan kepada penyedia yang terpilih dari

referensi penyedia.

Memasukkan hasil evaluasi administrasi, teknis, harga.

Mengundang penyedia yang memenuhi syarat untuk proses klarifikasi teknis dan

negosiasi harga.

Memasukkan tanggal dan nomor Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung, dan

mengirimkannya kepada PPK. Melaksanakan pembelian Langsung untuk fitur pencatatan pembelian, yang terdiri dari :

Menginput data referensi penyedia pembelian langsung yang belum terdapat di

Page 12: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 11

referensi penyedia.

Menginput data kuitansi/bukti pembelian.

Merekam detil barang/pekerjaan.

Mengirimkan detil barang/pekerjaan ke Pejabat Penerima Hasil Pekerjan (PPHP).

Alur Proses Pembelian Langsung Memulai Aplikasi 1. Akses ke dalam Aplikasi SIMPeL

Pejabat Pengadaan dan PPHP mendapatkan kode akses (user id dan password)

dari Admin Satker pada kantor yang bersangkutan berdasarkan Surat Penunjukan sebagai

Pejabat Pengadaan atau PPHP.

Untuk masuk ke dalam aplikasi SIMPeL, pada halaman utama ketik user id dan

password, kemudian klik tombol . Pada menu ini juga terdapat tombol “lupa

password” yang digunakan apabila Pejabat Pengadaan dan PPHP lupa password untuk

login.

2. Penjelasan Fitur dan Fungsi

Setelah berhasil login, akan tampil halaman yang berisi menu yang dapat digunakan

oleh Pejabat Pengadaan dan PPHP untuk dapat menjalankan proses di aplikasi SIMPeL.

Page 13: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 12

a. Penyedia

Menu ini digunakan untuk melihat referensi penyedia pengadaan langsung yang

telah terdaftar di aplikasi SIMPeL, refensi penyedia yang direkam untuk pembelian

langsung menggunakan fitur pencatatan pembelian. Untuk penggunaan fitur ini,

pejabat pengadaan dapat menambahkan referensi penyedia untuk pembelian

langsung yang berlum terdapat di referensi penyedia.

List Penyedia

Keterangan :

: Tombol untuk melihat detil penyedia

: Tombol untuk memasukkan nama penyedia ke data kuitansi/bukti

pembelian Detil Penyedia

b. Syarat Pendaftaran

Page 14: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 13

c. Menu Paket dengan SPK

Menu ini digunakan untuk melaksanakan proses pengadaan langsung dengan SPK

berdasarkan status pelaksanaan pengadaan, yaitu “sent” paket pengadaan

langsung baru dikirim dari PPK, “process” paket pengadaan langsung sedang

berjalan (dalam proses), dan “close” paket pengadaan langsung tersebut telah

selesai dilaksanakan dan telah diumumkan penyedianya.

List Paket Pengadaan Langsung :

d. Menu Pembelian Langsung

Menu ini digunakan untuk melaksanakan pembelian langsung melalui pencatatan

Pembelian. Fitur ini baru terbatas untuk mencatat bukti pembelian/kuintasi dan

rincian barang/pekerjaan ke dalam aplikasi SIMPeL.

Menu ini digunakan untuk memasukkan hasil pemeriksaan per jenis

barang/pekerjaan dan mengirimkannya ke Pejabat Pengadaan.

Proses Pengadaan Langsung dengan SPK

a. Input Doc Pengadaan

Sebelum membuat jadwal dalam proses pengadaan langsung di aplikasi SIMPeL,

pejabat pengadaan ditugaskan untuk melakukan input doc pengadaan dan

menuliskan syarat-syarat yang dibutuhkan.

Untuk melakukan input doc pengadaan, pejabat pengadaan lakukan klik tombol

, kemudian pejabat pengadaan dapat melakukan input doc pengadaan

dan menuliskan syarat-syarat yang dibutuhkan.

Page 15: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 14

b. Pembuatan Jadwal

1) Pejabat Pengadaan mereview paket dan HPS Pengadaan Langsung yang dikirim oleh

PPK.

2) Pejabat Pengadaan membuat Jadwal Pengadaan Langsung dengan mengklik tombol .

View detil Paket dan Rincian HPS Form Jadwal Pengadaan Langsung

Page 16: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 15

View Jadwal Pengadaan Langsung c. Mengundang Penyedia

Pejabat Pengadaan mengundang penyedia yang dipilih dari data referensi penyedia

yang dapat difilter sesuai kebutuhan. Pada fitur ini Pejabat Pengadaan dapat melihat

kembali detil penyedia. List Penyedia View detil penyedia

Page 17: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 16

d. Persetujuan Pakta Integritas

Pada saat akan mengirim undangan, pejabat pengadaan diminta untuk membaca

dan menyetujui Pakta Integritas. Jika tidak mengklik tombol persetujuan, maka proses tidak

dapat dilanjutkan.

Selanjutnya undangan akan terkirim secara otomatis melalui sistem ke penyedia yang

bersangkutan. View undangan melalui email penyedia e. Pembukaan Penawaran

Pejabat Pengadaan melakukan pembukaan penawaran dan melakukan pengecekan

data pendukung penawaran, data penyedia, dan data penawaran. Untuk melakukan proses

ini, pejabat pengadaan memilih paket pengadaan langsung yang sesuai dari list data paket

dan mengklik tombol untuk melanjutkan proses

berikutnya. List Paket Pengadaan Langsung

Detai paket pengadaan langsung, yang terdiri dari tab detail barang/pekerjaan sebagai data

HPS, tab schedule, dan tab penyedia

Page 18: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 17

Klik tab penyedia untuk melihat file upload (jika ada), data penyedia, data pendukung, dan

data penawaran sebagai bahan untuk evaluasi

Data Pendukung Data Penyedia Data Penawaran

Page 19: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 18

f. Evaluasi Penawaran

Pejabat pengadaan memasukkan hasil evaluasi administrasi, teknis, harga ke dalam sistem. g. Undangan Klarifikasi Teknis dan Negosiasi Harga

Pejabat Pengadaan mengundang penyedia yang memenuhi syarat yang sesuai

untuk proses klarifikasi teknis dan negosiasi harga dengan mengklik tombong “Undang”

Page 20: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 19

Selanjutnya undangan negosiasi tersebut akan muncul di email penyedia yang bersangkutan. View undangan melalui email

h. Klarifikasi Teknis dan Negosiasi Harga

Pejabat pengadaan melakukan proses klarikasi teknis dan negosiasi harga. Proses

ini dilakukan secara manual. Hasilnya saja yang dimasukkan ke dalam sistem. Tampilan sebelum input harga negosiasi

Page 21: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 20

Form Input Hasil Negosiasi Tampilan Setelah Input Hasil Negosiasi i. BA Hasil Pengadaan Langsung

Pejabat Pengadaan menginput tanggal dan nomor BA Hasil Pengadaan Langsung

dengan mengklik tombol . Form Input BA Hasil Negosiasi

Page 22: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 21

Setelah menginput tanggal dan nomor BA Hasil Pengadaan Langsung, pejabat pengadaan

mengklik tombol kirim ke PPK dan Umumkan. Selanjutnya BA Hasil Pengadaan Langsung

akan muncul di halaman utama. Notifikasi paket pengadaan telah berhasil diumumkan penyedianya.

Tampilan di halaman Utama Web

Page 23: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 22

Pembelian Langsung Pejabat Pengadaan

a. Rekam data kuitansi

Pilih menu pembelian langsung muncul daftar kuitansi/bukti pembelian. Selanjutnya klik

button “Add New” untuk menambahkan data kuitansi/bukti pembelian baru.

b. Muncul daftar referensi penyedia. Pilih penyedia yang sesuai, jika tidak ada, dapat

merekam penyedia baru untuk pembelian langsung.

Page 24: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 23

c. Klik tombol untuk memasukkan nama penyedia ke perekaman kuitansi/bukti

pembelian.

Isi jenis barang, data tahun anggaran, kode RUP (tidak wajib), jenis bukti, nomor bukti, kode

kegiatan, kode output, kode MAK, jumlah uang, tanggal kuitansi/bukti pembelian, tanggal

lunas bayar, nama penerima, jabatan penerima uraian.

d. . Rekam detail barang

Page 25: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 24

Form Input Barang : e. Kirim ke Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan

D. Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP)

Berdasarkan Perpres 70 tahun 2012, Pejabat Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan

(PPHP) adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA yang bertugas memeriksa dan

menerima hasil pekerjaan.

Dalam Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung (SIMPeL), PPHP

mempunyai wewenang, sebagai berikut :

Melaksanakan pemerikaan barang/pekerjaan untuk pembelian langsung menggunakan

pencatatan pembelian, yang terdiri dari : 1. Memeriksa per item barang/pekerjaan 2. Memasukkan hasil pemeriksaan barang/pekerjaan

a. Klik menu pembelian Langsung, pilih data kuitan/bukti pembelian yang statusnya “Sent”,

kemudian klik button untuk proses selanjutnya.

Page 26: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 25

b. Checklist hasil pemeriksaan barang yang telah sesuai c. View dan Cetak Kuitansi/Bukti Pembelian, Rincian Kuitansi, dan Rincian Hasil

Pemeriksaan dari PPHP

Page 27: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 26

d. View dan Cetak Rincian Hasil Pemeriksaan Barang

E. Penyedia

Berdasarkan Perpres 70 tahun 2012, Penyedia Penyedia Barang/Jasa adalah badan

usaha atau orang perseorangan yang menyediakan Barang/PekerjaanKonstruksi/Jasa

Konsultansi/Jasa Lainnya. Namun demikian, dalam sistem aplikasi versi 2.0.0 ini belum

mengakomodir fitur untuk penyedia perseorangan. Fitur ini akan dimasukkan dalam

pengembangan aplikasi selanjutnya.

Dalam Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung (SIMPeL), Penyedia

mempunyai wewenang, sebagai berikut : a. Mengubah data profil penyedia b. Menginput dan mengupdate data kualifikasi (persyaratan) c. Menginput dan mengupdate data kualifikasi lainnya (yang dipersyaratkan untuk

pekerjaan tertentu d. Mengikuti undangan pengadaan langsung e. Menginput data dukung penawaran f. Menginput harga penawaran g. Mengikuti undangan klarifikasi teknis dan negosiasi harga Memulai Aplikasi a. Registrasi Penyedia

1) Registrasi Online

Penyedia mendaftar secara online dengan mengklik tombol penyedia pada halaman

Registrasi :

Page 28: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 27

Registrasi :

Mengisi Data Penyedia :

Setelah diisi lengkap dan mengklik daftar muncul balasan dari sistem untuk

melakukan konfirmasi melalui email

Muncul konfirmasi di email penyedia yang didaftarkan. Kemudian klik link atau

menyalin link dibawahnya untuk masuk ke proses selanjutnya.

Page 29: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 28

2) Registrasi Offline

Setelah klik link atau salin link berhasil, maka penyedia tersebut melakukan registrasi

offline sesuai persyaratan yang muncul di aplikasi. Untuk registrasi offline penyedia

yang bersangkutan akan dihubungi oleh admin satker atau dapat juga melalui LPSE

Kementerian Keuangan di wilayah provinsi yang bersangkutan.

b. Penjelasan Fitur dan Fungsi

Setelah berhasil login, akan tampil halaman yang berisi menu yang dapat digunakan

oleh Penyedia untuk dapat menjalankan proses di aplikasi SIMPeL.

Menu undangan paket dengan SPK hanya bisa dibuka jika data-data penyedia sudah

diverifikasi dan disetujui oleh admin satker atau LPSE Kementerian Keuangan di wilayah

provinsi yang bersangkutan. Jika belum disetujui maka aplikasi akan memberikan notifikasi

sebagai berikut :

1) Menu update profile

Page 30: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 29

2) Menu Update data kualifikasi (syarat pendaftaran)

Untuk menambahkan data dengan mengklik tombol , kemudia isi

semua kolom isian yang tersedia. Tanda * berarti kolom tersebut wajib diisi.

SIUP NPWP

Domisili

TDP

Page 31: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 30

Akta Pendirian Perusahaan Data Pengurus

Pemilik Saham Pajak

Kualifikasi Lainnya

Tenaga Ahli Peralatan

Page 32: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 31

Pengalaman Proses Pengadaan

1) Undangan Melalui Email

Penyedia akan menerima undangan melalui email jika diundang oleh pejabat pengadaan

2) Konfirmasi Keikutsertaan

Penyedia mengklik tombol keikiutsertaan untuk ikut dalam pengadaan langsung atau tidak mengikuti paket pengadaan langsung

Page 33: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 32

3) Penyedia dimintai untuk menyetujui Pakta Integritas 4) Setelah menyetujui pakta integritas, Penyedia dapat melihat data paket :

5) Penyedia mengisi data dukung penawaran yang berisi file pendukung penawaran

jika diperlukan, jangka waktu pelaksanaan pekerjaan dan masa berlaku penawaran,

serta harga penawaran

Input data dukung penawaran

Page 34: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 33

6) Input detil penawaran

7) View total penawaran yang sudah diisi

Pada saat pengiriman ke pejabat pengadaan ada konfirmasi apakah sudah yakin jika

data-datanya sudah benar.

8) Undangan Negosiasi

Apabila penawaran penyedia tersebut berdasarkan hasil evaluasi pejabat pengadaan

memenuhi persyaratan dan nilai yang wajar akan diundang untuk proses klarifikasi teknis

dan negosiasi harga melalui email.

Page 35: PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN … · pekerjaan tersebut telah dibuatkan BA. Tanggung jawab seorang PPK tidak berhenti sampai disitu. PPK diberi tugas untuk membuat

Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 2.0.0

Copyright © 2014 Pusat LPSE 34

F. Menu Tambahan

1) Menu Lupa Password

Untuk menggunakan tombol “lupa password” ini, pengguna akan diminta untuk

memasukkan alamat email yang terdaftar di sistem, kemudian sistem akan memverifikasi

kebenaran alamat email tersebut dan mengirimkan link untuk masuk ke menu perubahan

password. Selanjutnya pengguna diminta untuk memasukkan password yang baru.

2) Menu Ganti Password

Menu ini digunakan untuk mengubah password sesuai yang diinginkan untuk keperluan

keamanan dan kemudahan mengingat.