Petunjuk penggunaan software

“ZKTeco Attendance Management”

1

1. Halaman Utama

Buka software “ZKTeco Attendance Management” management yang berada di

desktop.

Gambar 1.1 Shortcut Attendance Management

Akan muncul tampilan “System information”. Tampilan ini akan selalu muncul jika

“Show this hint next” selalu diberi centang. Klik ok.

Gambar 1.2 Tampilan System Information

Muncul tampilan awal software Attendance management

Gambar 1.3 Tampilan awal software

2

2. MENU MAINTENANCE OPTION (Pengaturan perusahaan)

Langkah awal yang perlu dilakukan sebelum melakukan transaksi adalah mempersiapkan

data departemen dan data karyawan. Berikut adalah langkah-langkah untuk pengisian

departemen dan karyawan.

Menu Departemen List

Menu ini di gunakan untuk medaftarkan depertemen ‐ departemen yang ada di

perusahaan anda.

Gambar 2.1 Menu departement management

Fungsi menu yang ada di dalam Departemen List.

Add : Menambah nama departemen

Delete : Menghapus nama departemen

Rename : Merubah nama departemen

Employeed : Tempat penyimpanan data karyawan yg sudah tidak aktif, data tetap

disimpan di dalam database.

3

Menu Employees

Menu ini untuk memasukkan data karyawan berdasarkan departemen yang sudah kita

masukan sebelum nya.

Gambar 2.2 Menu Employee

Fungsi tombol yang ada di dalam Employee List.

Add : Menambah nama karyawan

Delete : Menghapus nama karyawan

Rename : Merubah nama karyawan

Save : Menyimpan data karyawan

Search : Mencari data karyawan

T : Transfer departemen, memindahkan karyawan ke dapartemen lain.

L : Menghilangkan data karyawan di dalam daftar nama, tapi data masih

tersimpan dalam temporary

(Lihat Departemen List Sub menu Employeed)

Dalam pengisian data karyawan, yang harus di isi yaitu Field Ac No dan Name , untuk

Field (kolom) lainnya bersifat optional (sebagai pelengkap data).

4

3. MENU EMPLOYEE SCHEDULE (Jadwal Karyawan)

Menu Time Table (Jam kerja)

Menu ini untuk memasukkan pengaturan jam kerja di perusahaan anda.

Gambar 3.1 Shift timetable maintenance

Fungsi tombol yang ada di menu maintenance timetable

Add : Untuk menambahkan jam kerja

Post : Untuk menyimpan jam kerja

Delete : Untuk menghapus jam kerja

Contoh Pengisian Shift Timetable Maintenance

Timetable Name : Judul jam kerja (Normal)

On Duty : Jam Datang (08:00)

Off Duty : Jam Pulang (16:00)

Late Time : Toleransi Terlambat (30)

Early : Toleransi Pulang Awal (120)

Beginning In : Batas awal check in (07:00)

Ending In : Batas akhir check in (09:00)

Begining Out : Batas awal check out (15:00)

Beginning Out : Batas akhir check out ()

Masukan Semua daftar Jam kerja karyawan sesuai dengan jam kerja perusahaan anda.

5

Menu Shift management (Pengaturan jadwal jam kerja)

Menu ini untuk memasukkan hari kerja setiap divisi , bagian , atau per orang.

Fungsi tombol yang terdapat di menu Shift management adalah

Add : Untuk menambahkan shift kerja

Save : Untuk menyimpan shift kerja

Gambar 3.2 Shift Management

Add Time : Untuk menambahkan jam kerja yang telah di buat di maintenance

timetable

Gambar 3.3 Add time jam normal untuk senin-jumat

Pilih salah satu jam kerja lalu pilih hari – hari kerja nya pada bagian sebelahkanan, jika

sudah terpilih jam dan hari kerja nya lalu tekan tombol OK. (Lakukan Add Time lagi

untuk hari kerja lainnya, jika jam kerja nya berbeda).

6

Gambar 3.4 Add time jam sabtu untuk hari sabtu

Gambar 3.5 Jadwal kerja staff

Lakukan hal yang sama untuk jadwal kerja beraturan lainnya.

Menu Employee Shedule

Menu ini adalah tahap akhir dari pembuatan jadwal kerja, di sini anda harus

memasukkan jadwal kerja sesuai dengan shift kerja yang telah anda buat sebelum nya,

anda harus melakukan tahap ini karena jika tidak maka report hasil absensi karyawan.

7

Gambar 3.6 penjadwalan jam kerja karyawan

Langkah – Langkah :

Pilih Nama Karyawan yang akan di berikan jadwal kerja , jika semua jadwal dalam

departemen itu sama klik tombol select all centang yang berwarna biru (√ ), setelah

semua karyawan terblok warna biru lalu klik menu Arrange Shifts

Gambar 3.7 Add Hasil dari jam kerja staff

Langkah selanjut nya adalah adalah klik tombol plus (+) sebelah kiri (Assigned Schedule

list) untuk memasukan jadwal karyawan . lalu akan muncul form baru, pilih jadwal

yang sesuai dengan jadwal kerja karyawan yang anda pilih, ubah time range di bawah

masa aktif absen sampe masa non aktif absen, setelah selesai lalu klik OK, kembali ke

form sebelum nya lalu klik OK.

8

Gambar 3.5 Penambahan shift kerja karyawan

4. MENU MACHINE

Sub – sub Menu di bawah Menu Machine bisa aktif jika anda terhubung langsung ke

mesin dengan media koneksi yang tersedia (kabel jaringan , usb cable, kabel serial), jadi

menu machine tidak akan di gunakan jika anda menggunakan media FlashDisk untuk

penarikan dan pengambilan data dari mesin ke computer atau sebalik nya.

Add Device

Untuk mendaftarkan mesin anda harus masuk ke menu (lihat gambar 1.1) lalu isi device

name , pilih koneksi yang anda gunakan , jika anda menggunakan kabel jaringan pilih

Communication Type : Ethernet, Isi IP Address sama dengan IP Address yang telah

anda setting di mesin lalu klik tombol Save.

Gambar 4.1 Device Maintenance

9

Cek Koneksi ke mesin dengan cara pilih device name yang telah anda buat lalu klik

Connect / Sambung. Lihat status koneksi jika sudah berhasil terhubung maka Menu

Machine sudah bisa di gunakan.

Gambar 4.2 Koneksi Device

Upload User Info and FP

Gambar 4.5 Upload user info

Menu ini hanya dapat di akses jika komputer dengan mesin absensi telah terhubung,

jadi pastikan komputer telah terhubung dengan mesin absensi . ( Pilih Mesin Absensi

pada menu utama, lalu tekan tombol Connect di menu bagian atas ) lalu klik Upload

User User and FP.

10

Gambar 4.6 Tampilan menu upload user info

Menu ini berfungsi untuk men upload / mentransfer data karyawan dari komputer ke

mesin absensi. Pilih departemen yang ingin di upload dan pilih karyawan yang ingin di

upload kemudian klik Upload.

Select All : Untuk memilih seluruh karyawan

Invert All : Untuk menghilangkan pilihan seluruh karyawan

High‐rate mode : mode ini untuk mempercepat pengupload data karyawan (Untuk

mesin yang menggunakan koneksi usb disarankan untuk

menghilangkan centang High‐rate mode).

Pengaturan awal software sudah selesai, sekarang tinggal mendaftarkan jari di mesin absensi

dan melakukan transaksi kehadiran karyawan. Setelah melakukan transaksi untuk bisa

membuat laporan harian, mingguan dan bulanan langkah selanjutnya adalah melakukan

download log transaksi.

Download User Info and FP

Menu ini untuk mem‐download sidik jari karyawan dari mesin absensi ke dalam

program attendance management dan juga untuk men‐delete sidik jari karyawan.

Gambar 4.7 Tampilan menu download user info

11

Gambar 4.8 Tampilan menu download user info

Browse Users In Device : untuk melihat semua karyawan pada mesin absensi

High Rate : untuk mempercepat proses mendownload

Download : untuk mendownload sidik jari karyawan

Delete : untuk men‐delete sidik jari karyawan

• Cara BackUp Sidik Jari Dari Mesin :

Tombol Browse Users in Device untuk menampilkan daftar user pada mesin absensi,

cek nama user yang akan di backup atau Select All untuk memilih semua user,

centang opsi High Rate, lalu tekan Download.

• Cara Delete Sidik Jari Dari Mesin:

Tombol Browse Users in Device untuk menampilkan daftar user pada mesin absensi,

cek nama user yang akan di delete atau Select All untuk memilih semua user, lalu

tekan Delete.

DOWNLOAD ATTENDANCE LOGS

Menu ini digunakan untuk men‐download transaksi absensi yang ada di mesin absensi

kedalam software sehingga bisa diolah menjadi laporan.

12

Gambar 5.7 Download attendance log

Gambar 4.9 Transaksi log

5. LAMPIRAN

Cara Melihat Laporan dan Exsport Data Absensi

REPORT (Laporan)

Menu ini untuk melihat dan mencetak hasil laporan kehadiran.

Gambar 5.1 Tampilan report

13

Pilih divisi dan nama karyawan, pilih periode tanggal laporan, lalu klik tombol

Calculate. Setelah laporan tampil dilayar, klik tombol Report, lalu pilih jenis laporan

yang ingin dicetak.

Catatan:

Tampilan report dibagi menjadi 4 bagian:

Clock In/Out Log Exception : tampilan ini berisi semua data absensi karyawan (data

mentah)

Shift Exception : tampilan ini berisi laporan absensi karyawan secara

detail

Misc Exception : tampilan ini berisi data lembur kayawan dimana

karyawan tersebut melakukan absensi diluar hari kerja

dan data keterangan ketidakhadiran karyawan.

Calculated Items : tampilan ini berisi laporan absensi karyawan secara

rekap

Untuk mengexport laporan sesuai tampilan diatas, klik Export data akan muncul

tampilan seperti gambar dibawah ini, lalu hilangkan centang untuk kolom laporan yang

tidak dipakai Klik OK.

Gambar 5.2 Menu export laporan

14

Pilih lokasi folder Pilih tipe file Masukkan nama file Tekan Save.

Gambar 5.3 Menu export laporan

Edit Data Absensi

REPORT SHIFT EXCEPTION APPEND CLOCK IN/OUT

Gambar 5.4 Append Clock In/Out

Menu ini untuk menambah data transaksi absensi secara manual

Gambar 5.5 Append employee’s forgot Clock-In/Out

15

Input Data Yang Meninggalkan Tugas (Sakit, Izin, Cuti)

REPORT SHIFT EXCEPTION MAINTANANCE AL/BL

Menu ini untuk memberi keterangan ketidakhadiran dan alasannya (Sakit, Izin, Cuti,

Dinas)

Gambar 5.6 Maintenance AL/BL

Input Data Hari Libur

MENU MAINTENANCE /OPTIONS HOLIDAY LIST

Menu ini untuk mengatur hari libur nasional, cuti bersama, dll.

Gambar 5.7