APLIKASI REGISTRASI PENGUSAHA PENGURUSAN JASA KEPABEANAN (PPJK)

PETUNJUK TEKNIS  

Hotmauli Simamora 060107459                                    DIREKTORAT JENDERAL BEA DAN CUKAI

2 

 

 

DAFTAR ISI

 

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................................................ 3 

PENGANTAR ................................................................................................................................. 4 

BAB I ................................................................................................................................................ 5 

PENDAHULUAN ............................................................................................................................ 5 

BAB II ............................................................................................................................................... 7 

TUJUAN PENGEMBANGAN ....................................................................................................... 7 

BAB III ........................................................................................................................................... 10 

SPESIFIKASI HARDWARE, SOFTWARE, DATABASE, DAN JARINGAN ....................... 10 

3.1.  SPESIFIKASI HARDWARE ................................................................................................. 10 

3.2.  SPESIFIKASI SOFTWARE ........................................................................................ 12 

3.3.  SPESIFIKASI DATABASE ......................................................................................... 13 

3.4.  SPESIFIKASI JARINGAN .......................................................................................... 18 

BAB IV .......................................................................................................................................... 20 

URAIAN PEDOMAN PENGELOLAAN KEGIATAN TEKNOLOGI INFORMASI ................ 20 

4.1.  PENGELOLAAN PENGAJUAN PERMOHONAN REGISTRASI.......................... 23 

4.2.  PENGELOLAAN DISTRIBUSI PERMOHONAN REGISTRASI ........................... 26 

4.3.  ANALISIS DATA PERMOHONAN REGISTRASI ................................................... 27 

BAB V ............................................................................................................................................ 30 

PENUTUP ..................................................................................................................................... 30 

 

3 

 

DAFTAR GAMBAR  

Nomor Nama Gambar Halaman

Gambar 3.1 Relasi Tabel Aplikasi Registrasi PPJK 16

Gambar 3.2 Konfigurasi Jaringan Sistem Registrasi PPJK 19

Gambar 4.1 Diagram Konteks Registrasi PPJK 20

Gambar 4.2 Workflow Diagram Registrasi PPJK 22

Gambar 4.3 Alur Proses Pendaftaran User Registrasi 25

Gambar 4.4 Alur Proses Distribusi Data Registrasi PPJK 26

Gambar 4.5 Alur Proses Distribusi Data Registrasi PPJK 28

 

 

 

 

 

 

4 

 

PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Alloh SWT atas selesainya buku ini

yang berjudul “Petunjuk Teknis Aplikasi Registrasi Pengusaha Pengurusan Jasa

Kepabeanan (PPJK)”.

Buku ini berisi tentang uraian pedoman dalam pengelolaan kegiatan registrasi

PPJK pada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) yang melibatkan

Direktorat Teknis Kepabeanan, Direktorat Audit, Direktorat Penindakan dan

Penyidikan (P2) sebagai user dari aplikasi ini. Buku ini menjelaskan prosedur

penanganan registrasi PPJK hingga petunjuk pengelolaan aplikasi. Buku ini juga

memuat tentang penjelasan basis data yang digunakan dan sekilas tentang

operasional aplikasi.

Penulis berharap petunjuk teknis ini bermanfaat khususnya bagi pegawai

sebagai user dari aplikasi ini dan bagi DJBC pada umumnya. Penulis menyadari

bahwa buku ini masih belum sempurna. Saran dan kritik sangat penulis

harapkan dari pembaca buku ini.

Penulis

5 

 

BAB I

PENDAHULUAN

Sistem Aplikasi Registrasi Pengusaha Pengurus Jasa Kepabeanan (PPJK)

melayani seluruh proses registrasi PPJK.

Registrasi adalah kegiatan pendaftaran yang dilakukan oleh PPJK ke Direktorat

Jenderal Bea dan Cukai untuk mendapatkan nomor identitas berupa Nomor

Pokok PPJK dalam rangka akses kepabeanan.

Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) adalah badan usaha yang

melakukan kegiatan pengurusan pemenuhan kewajiban pabean untuk dan atas

kuasa eksportir atau importir. Untuk dapat melakukan pengurusan jasa

kepabeanan, PPJK harus memiliki nomor identitas berupa Nomor Pokok PPJK

(NPPPJK) dalam rangka akses kepabeanan baik secara manual maupun secara

elektronik. Nomor Pokok PPJK tersebut diperoleh dari Direktur Teknis

Kepabeanan atas nama Direktur Jenderal yang berlaku di seluruh Kantor Pabean

di Indonesia dan berlaku sampai dengan adanya pencabutan terhadap NPPPJK

tersebut. Untuk mendapatkan Nomor Pokok PPJK, PPJK harus melakukan

registrasi melalui media elektronik, dalam hal ini melalui situs resmi Direktorat

Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) yaitu www.beacukai.go.id. Pemohon PPJK

mengisi data pada menu registrasi yang ada pada website tersebut. Setelah

melakukan registrasi, pejabat Bea dan Cukai akan melakukan penelitian

lapangan terhadap syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh pemohon PPJK

tersebut. Syarat- syarat tersebut adalah:

1. Kejelasan dan kebenaran alamat PPJK (existence);

2. Kejelasan dan kebenaran identitas pengurus dan penanggungjawab PPJK

(responsibility);

3. Memunyai ahli kepabeanan (competency); dan

4. Kepastian penyelenggaraan pembukuan (auditable).

6 

 

Proses registrasi PPJK melibatkan proses penghitungan skor. Pejabat Bea dan

Cukai melakukan penelitian dan penilaian terhadap pemenuhan persyaratan

tersebut. Hasil registrasi akan digunakan untuk melakukan penilaian dan

pembuatan profil PPJK. Semakin tinggi nilai skor yang diperoleh oleh PPJK,

semakin besar kemungkinan permohonan PPJK diterima. Setiap tahapan proses

yang terjadi pada sistem registrasi PPJK dapat mempengaruhi nilai yang

diperoleh PPJK.

7 

 

BAB II

TUJUAN PENGEMBANGAN

Tujuan dari pengembangan sistem aplikasi registrasi PPJK adalah sebagai

berikut :

1. Memenuhi implementasi peraturan dan tata laksana dari dasar hukum

dibawah ini, yaitu :

a. Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor :

65/PMK.04/2007 Tanggal 20 Juni 2007 tentang Pengusaha Pengurusan

Jasa Kepabeanan

b. Peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor : P-22/BC/2007

tentang Petunjuk Pelaksanaan Pemberian Nomor Pokok Pengusaha

Pengurusan Jasa Kepabeanan (NPPPJK)

c. SE-14/BC/2007 Tanggal 18 Juli 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan

Penelitian Lapangan dan Pengelolaan Jaminan Pengusaha Pengurusan

Jasa Kepabeanan (PPJK).

2. Memudahkan para pengguna jasa dalam melakukan kegiatan permohonan

dan pendaftaran registrasi PPJK. Dengan aplikasi registrasi yang berbasis

web, memudahkan para pemohon PPJK untuk mengajukan permohonan

registrasi, dan melakukan registrasi dari mana saja dan kapan saja.

3. Mengorganisasikan permohonan PPJK. Melalui sistem yang baru,

pendistribusian permohonan PPJK yang tidak tepat dan tidak merata dapat

dihindari. Permohonan PPJK akan didistribusikan berdasarkan kanwil-kanwil

tertentu. Kanwil bersangkutan hanya dapat mengolah permohonan PPJK

yang telah didistribusikan dari pusat (Sekretariat).

4. Menjaga kerahasiaan dan kevalidan data PPJK. Data permohonan PPJK

terjamin kevalidannya karena adanya sistem validasi pada saat data

8 

 

dikirimkan melalui jaringan internet. Selain itu, data PPJK hanya dapat

diketahui oleh pegawai yang ditugaskan untuk memeriksa dan meneliti PPJK

yang bersangkutan.

5. Mengawasi aliran informasi registrasi. Bila ada PPJK yang mengeluhkan

tentang lambatnya respon yang diterima, pegawai dapat dengan mudah

mengetahui posisi permohonan PPJK tersebut terhambat.

Untuk mencapai tujuan diatas, sistem aplikasi registrasi PPJK dilengkapi dengan

fasilitas-fasilitas berikut ini :

1. Penunjukkan petugas penelitian lapangan (penlap)

Permohonan PPJK didistribusikan oleh Sekretariat ke kanwil-kanwil yang

terkait. Kemudian kanwil bersangkutan dapat melakukan penunjukkan

petugas penlap pemohon PPJK tersebut.

2. Perekaman hasil penlap

Setelah penlap selesai dilakukan, petugas atau koordinator penlap melakukan

perekaman hasil penlap pada menu perekaman hasil penlap.

3. Perekaman rekomendasi analis

Permohonan PPJK yang sudah direkam hasil penlapnya akan dilakukan

analisis terhadap data registrasinya. Selanjutnya analis melakukan

perekaman hasil rekomendasinya pada menu perekaman rekomendasi

analis.

4. Perekaman keputusan supervisor

Permohonan PPJK yang sudah dilakukan perekaman hasil analisisnya,

diteruskan kepada supervisor. Selanjutnya supervisor melakukan perekaman

hasil keputusannya pada menu perekaman keputusan supervisor.

9 

 

5. Perekaman sertifikat ahli kepabeanan

Sertifikat ahli kepabeanan dapat direkam melalui menu perekaman sertifikat

ahli kepabeanan. Perekaman ini dilakukan oleh Sekretariat.

6. Perekaman keputusan P2

Permohonan PPJK yang sudah mendapatkan keputusan dari supervisor

selanjutnya dilakukan perekaman keputusan P2. Selanjutnya P2 melakukan

perekaman keputusan pada menu perekaman keputusan P2.

7. Browse data sesuai dengan pekerjaan yang terkait

Pencarian data dengan kriteria tertentu sangat dibutuhkan oleh pegawai.

Dengan fasilitas ini, pegawai sangat terbantu dalam mencari atau

mengelompokkan data-data yang dibutuhkan.

10 

 

BAB III

SPESIFIKASI HARDWARE, SOFTWARE, DATABASE, DAN JARINGAN

Spesifikasi hardware, software dan database dari aplikasi sistem registrasi PPJK

dijelaskan berikut ini.

3.1.   SPESIFIKASI HARDWARE Sistem registrasi PPJK diimplementasikan dengan sistem client-server.

Dengan sistem ini, terdapat satu unit komputer induk (server), dan beberapa

komputer client. Spesifikasi hardware yang dibutuhkan dalam implementasi

sistem ini adalah sebagai berikut.

Server dari sistem registrasi PPJK membutuhkan space yang cukup besar

dalam penyimpanan data yang pertumbuhannya cukup besar. Terdapat 2

(dua) buah server untuk aplikasi Sistem Registrasi PPJK, yaitu Web Server

dan Server Database. Spesifikasi dari kedua server tersebut adalah sebagai

berikut.

a. Server Database

Tipe : IBM x3850

Processor : Delapan (8) Processor 3669 MHz

Intel® XEON(TM) 3.76 GHz (2 CPUs) ~ 3.76

GHz

Memory : 2047 Mbyte

11 

 

Harddisk : RAID 5

220 Gbyte (C: 68.2 Gbyte, D: 136 Gbyte)

Network Card : 100 Mbps

Jumlah : 1 Unit

b. Web Server

Spesifikasi dari web server yang digunakan adalah sebagai berikut :

Processor : Intel® XEON(TM) 3.20 GHz (2 CPUs) ~ 3.20

GHz

Memory : 1 GB DDR II RAM

Harddisk : 120 Gb

Network Card : 100 Mbps

Jumlah : 1 Unit

c. Spesifikasi Client

Komputer yang bertindak sebagai client tidak terlalu membutuhkan space

yang besar, karena data terpusat di server. Spesifikasi untuk client yang

diharapkan adalah sebagai berikut.

12 

 

Processor : Intel Pentium 4® 1.8 GHz

Memory : 256 Mbyte DDR-RAM

Harddisk : 40 Gbyte

Network

Card

: 100 Mbps

3.2. SPESIFIKASI SOFTWARE  

Komputer untuk server dan client pada aplikasi sistem registrasi PPJK ini

dapat menggunakan sistem operasi Windows XP. Untuk komputer server

perlu di-install software MySQL dan meletakkan mysqldmax-nt (terdapat

dalam folder mysql/bin yang telah di-install) pada folder start up. Dengan

demikian, sebelum aplikasi pada komputer client digunakan, komputer

server harus terlebih dahulu dinyalakan, agar dapat mengakses database

pada server tersebut.

Untuk komputer server dibutuhkan terinstall software berikut ini :

1. Internet Information Service (IIS)

2. DotNet Framework 2.0

3. Oracle Data Provider

4. MySQL Client For DotNet 5.1.3

Untuk komputer client dibutuhkan terinstall software berikut ini :

1. Windows Installer 3.1 atau Service Pack 2

13 

 

Pada komputer client harus sudah ter-install Windows Installer 3.1 atau

Service Pack 2. Pemeriksaan service pack windows dilakukan dengan

klik kanan My Computer dan pilih menu properties, bila belum

ditemukan clause Service Pack 2 maka lakukan instalasi terlebih

dahulu.

Catatan: Mengingat instalasi service pack ini memakan waktu yang

cukup lama, di rekomendasikan untuk menggunakan memory(RAM)

komputer dengan spesifikasi yang lebih tinggi (misalnya 512 MB).

2. DotNet Framework 2.0

Pemeriksaan terhadap sudah ter-install-nya dilakukan dengan

membuka Add or Remove Program, bila telah ter-install maka akan

ada item Microsoft .Net Framework 2.0. Bila belum ditemukan maka

silahkan menginstal framework dari file dotnetfx.exe.

3. Crystal Report For DotNet

Crystal Report For DotNet harus sudah ter-install pada komputer client.

3.3. SPESIFIKASI DATABASE

Database dari sistem registrasi PPJK ini terpusat yakni hanya diletakkan

pada server saja. Pembangunan sistem dengan database terpusat,

memungkinkan pemakaian aplikasi dengan multi user dengan sistem real

time. Terdapat dua database yang dipakai pada sistem registrasi ini.

Untuk server pusat digunakan database server (PPJK) yang

menggunakan Toad Oracle sebagai tool. Sedangkan untuk database

yang berguna sebagai penyimpanan data ketika data masih di level web

(internet) digunakan database FrontEnd yang menggunakan MySQL.

Nantinya, data pada database FrontEnd tersebut akan di-transfer ke

database.

14 

 

3.3.1. PPJK (Database Server)

Data-data dalam database tersimpan didalam tabel-tabel. Berikut

ini adalah tabel-tabel utama yang digunakan beserta keterangan

dari masing-masing field (item).

a. TD_PPJK_HDR

Tabel ini berguna untuk menyimpan data-data pokok dari data

PPJK.

b. TD_KEUANGAN

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data-data yang

menyangkut keuangan PPJK.

c. TD_PEMERIKSAAN

Tabel ini digunakan untuk menyimpan hasil pemeriksaan

terhadap item-item data PPJK.

d. TD_KOMPONEN

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data-data yang berkaitan

dengan sistem neraca keuangan PPJK.

e. TD_PEMBUKUAN

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data-data yang berkaitan

dengan sistem akuntansi yang dimiliki oleh PPJK.

f. TD_PENGURUS

Tabel ini menyimpan data-data yang berkaitan dengan data

para pengurus PPJK.

15 

 

g. TD_AHLI_PABEAN

Tabel ini memuat data-data ahli kepabeanan yang dimiliki oleh

PPJK.

h. TD_DOK

Tabel ini menyimpan data-data yang berkaitan dengan

dokumen-dokumen PPJK.

i. TD_BANK

Tabel ini memuat data-data bank dan rekening yang dimiliki oleh

PPJK.

j. TD_CUSTOMER

Tabel ini memuat konsumen-konsumen utama yang dilayani

oleh PPJK bersangkutan.

k. TP_PPJK_HDR

Tabel ini memuat data-data yang berkaitan dengan proses yang

terjadi pada data PPJK.

l. TD_SKOR_HDR

Tabel ini memuat daftar skor yang diperoleh PPJK dari berbagai

tahapan proses registrasi PPJK.

Hubungan antar tabel- tabel tersebut dapat dilihat pada Entity

Relationship Diagram (ERD) pada gambar 3.1.

16 

 

Gambar 3.1 : Relasi Tabel Aplikasi Registrasi PPJK

Ref_549

Ref_540

Ref_529

Ref_520

FK_T D_AHLI__REF_245_TD_PPJK_

FK_TD_SKOR__REF_258_TD_SKOR_

FK_T P_PPJK__REF_265_TP_PPJK_

FK_TP_PPJK__REF_239_TD_PPJK_

T BL_PPJK_HDR_TBL_PENGURUS_FK1

T BL_PPJK_HDR_PEMBUKUAN_FK1

TBL_PPJK_HDR_T BL_KOMPONEN_FK1

TBL_PPJK_HDR_TBL_DOK_FK1

TBL_PPJK_HDR_T BL_LAIN_FK1

TBL_PPJK_HDR_T BL_BANK_FK1

FK_TP_PPJK__REF_242_TD_PPJK_

FK_T R_PARAM_REF_405_TR_PARAM

TD_AHLI_PABEANSEQ_IDNO_SERTIFIKATTGL_SERTIFIKATNM_LEMBAGANAMAALAMATJABATANKD_DOK$

TD_BANKSERI_BANKNM_BANKNO_REKJNS_REK$KD_VALUTA$KD_DOK$

TD_CUSTOMERSERI_CUSTOMERNM_MCNPWP_MCKD_DOK$

TD_DOKKD_DOK$NO_DOKTGL_DOKSKTGL_SKNM_NOTARISKOTA

TD_KEUANGANTGL_LAP_KEUAKTIVA_LCRAKTIVA_TTPAKTIVA_LAINUTANG_JPDKUTANG_JPJGUTANG_LAINPENDAPATANLABAMODAL_SETORTOTAL_MODALSTATUS_WPNO_PKPTGL_PKPJML_AUDITKD_DOK$

TD_KOMPONENJURNAL_UMUM#BUKU_BESAR#BUKU_BANTU#REKON_BANK#JUR_SESUAI#NERACA_SLD#LAP_KEU#LAP_LABA#LAP_ARUS_KAS#LAP_EKUITAS#NERACA#CAT_LAPKEU#PINJAMAN#SETORAN_PEMILIK#SAHAM#LAINNYAKD_DOK$

TD_PEMBUKUANSTATUS_SA$STATUS_ASA$STATUS_COA#PERIODE_LAPKEU$UNIT_AUDIT#KUALIFIKASI$NO_REGTHN_REGAUDIT_AKUNTAN#NM_KAPOPINI_1OPINI_2AUDIT_DJBC$STRUK_ORG$STATUS_MILIK$KD_DOK$

TD_PEMERIKSAANSERI_PENLAPCOL_IDSESUAISEHARUSNYACATATANNIP_REKAMWK_REKAMNIP_UPDATEWK_UPDATEKD_PEMERIKSAKD_DOK$

TD_PENGURUSKD_PJSERI_PJNPWP_PJJABATANNM_PJAL_PJKD_POS_PJKD_WNNO_SERTIFIKATTGL_SERTIFIKATKD_DOK$

TD_PPJK_HDRSEQ_PPJKSERI_UPDATENPWP_PPJKNM_PPJKAL_PPJKKD_POSTELPFAXKELKECKABKD_PROP$ID_KUASA_TU$ID_BU$ID_KEDUDUKAN$NPWP_KPAL_KPKD_POS_KPMAIN_CUST#STAT_ISO#NO_SERTIFIKATTGL_SERTIFIKATLEMBAGAKD_DOK$WK_REKAM

TD_RESPONSERI_BANKCATATANKD_PENGIRIMWK_REKAM

TD_SKOR_DTLSEQ_PPJKGRUPCOL_IDNILAINIP_REKAMWK_REKAMNIP_UPDATEWK_UPDATE

TD_SKOR_HDRKD_SKORNIL_SKORWK_REKAMNPWP

TP_PPJK_DTLNIP_REKAMWK_REKAMNIP_UPDATEWK_UPDATE

TP_PPJK_HDRKD_STATUS$NPWPNAMAALAMATKANWIL_PENLAPFL_PENLAP#FL_PENLAP_ULANG#NIP_ANALISNIP_SUPERVISORNIP_P2KEP_ANALISKEP_SUPERVISORCAT_ANALISCAT_SUPERVISORCAT_P2SKOR_AKHIRNO_AGENDA_TERIMATGL_AGENDA_TERIMANO_AGENDA_TOLAKTGL_AGENDA_TOLAKWK_REKAMNIP_UPDATENIP_REKAMWK_UPDATE

TR_COL_IDCOL_IDNAMAFL_VALIDASIFL_NILAIKETERANGAN

TR_PARAMETER_DETAILKD_PARNAMA_PARKETERANGANNIP_UPDATEWK_UPDATENIP_REKAMWK_REKAM

TR_PARAMETER_GRUPKD_GRUP_PARNM_GRUP_PARKETERANGANNIP_UPDATEWK_UPDATENIP_REKAMWK_REKAM

TR_SETTING_APLKD_SETNAMA_SETNILAIKETERANGANWK_REKAM

TR_SKORGRUPCOL_IDSERI_BANKURAIANAWALAKHIRNILAIFL_BERLAKUWK_REKAM

TR_USER_PPJKNPWPNAMAALAMATNM_CPAL_CPTELP_CPPASSWORDSESSIONIDEMAILWK_REKAM

17 

 

3.3.2. FrontEnd (Database Web)

Tabel-tabel utama yang digunakan dalam database FrontEnd ini

adalah sebagai berikut :

1. Dtdaftar

Tabel ini memuat informasi pendaftaran user untuk registrasi

PPJK.

2. Dtforma

Tabel ini memuat informasi yang dibutuhkan pada saat

pengisian form a.

3. Dtformb

Tabel ini memuat informasi yang dibutuhkan pada saat

pengisian form b.

4. Dtformc

Tabel ini memuat informasi yang dibutuhkan pada saat

pengisian form c.

5. Dtformd

Tabel ini memuat informasi yang dibutuhkan pada saat

pengisian form d.

6. Dtforme

Tabel ini memuat informasi yang dibutuhkan pada saat

pengisian form e.

18 

 

7. Dtrespon

Tabel ini memuat informasi respon yang diperoleh oleh user

registrasi PPJK. Respon tersebut adalah “dalam proses”,

“diterima”, “ditolak”, dan “blokir”.

8. Dtsurat

Tabel ini memuat informasi nomor tanda terima telah melakukan

registrasi, baik registrasi pertama ataupun registrasi ulang.

9. Dttolak

Tabel ini memuat informasi yang berkaitan dengan penolakan

registrasi PPJK.

10. Rfuser

Tabel ini memuat informasi user dan password bagi yang

melakukan registrasi.

3.4. SPESIFIKASI JARINGAN  

Untuk implementasi Sistem Registrasi PPJK dapat melalui Local Area

Network (LAN) dan Virtual Private Network (VPN). Karakteristik dari

koneksi tersebut adalah sebagai berikut.

1. LAN

Server  deployment  yang  digunakan  untuk  koneksi  LAN  menggunakan  IP 

address 192.168.207.25. Untuk mengecek koneksi, pegawai dapat melakukan 

ping  ke  IP  address  tersebut,  setelah  sebelumnya  memastikan  koneksi 

network LAN telah di‐Enable. 

19 

 

2. VPN

Server  Deployment  yang  digunakan  untuk  koneksi  VPN  menggunakan  IP 

192.168.206.25  .  Sebelum  melakukan  ping  pastikan  koneksi  VPN  telah 

tersambung melalui dial up. 

 

 

Gambar 3.2 : Konfigurasi Jaringan Sistem Registrasi PPJK

Basis data dari sistem registrasi PPJK terdapat pada server tersendiri

dengan spesifikasi seperti penjelasan sebelumnya.

PPJK menggunakan jaringan server web public untuk mengakses

www.beacukai.go.id dan melakukan registrasi user PPJK (Gambar 3.1).

Selanjutnya, data diteruskan ke server web service lalu diteruskan ke

server database. Pegawai DJBC yang akan mengakses data tersebut

dapat mengakses melalui jaringan Wide Area Network (WAN), dimulai dari

server database, diteruskan ke server web service, lalu ke server web

intranet, sehingga dapat diakses oleh pegawai.

20 

 

BAB IV

URAIAN PEDOMAN PENGELOLAAN KEGIATAN TEKNOLOGI INFORMASI

Diagram konteks dari sistem registrasi PPJK. Sistem registrasi PPJK melibatkan

4 entitas eksternal yaitu PPJK, Kantor Wilayah (Kanwil), Direktorat Teknis, dan

Direktorat P2 (Gambar 4.1).

Gambar 4.1 : Diagram Konteks Registrasi PPJK

Alur dari registrasi PPJK dimulai dari PPJK mengajukan permohonan dengan

memberikan data-data PPJK yang diperlukan untuk proses registrasi. Data-data

21 

 

ini meliputi data umum perusahaan, data penanggung jawab dan pengurus, data

keuangan dan perpajakan, data penyelenggaraan pembukuan, dan data lainnya.

Setelah itu pemohon PPJK memperoleh status registrasi, yaitu “registrasi dalam

proses”. Selanjutnya, data PPJK tersebut didistribusikan ke Kanwil terdekat

dengan PPJK tersebut. Kanwil yang mendapatkan data PPJK akan menunjuk

pegawainya untuk melakukan penelitian lapangan (penlap). Bila penlap selesai

dilakukan, pegawai penlap akan memberikan laporan hasil penlap ke pusat untuk

diproses. Setelah itu, data PPJK dan hasil penlap didistribusikan ke Direktorat

Teknis (Dit. Teknis) untuk dilakukan analisis lebih lanjut. Setelah Dit. Teknis

memberikan hasil analisis, data PPJK tersebut didistribusikan kembali ke

Direktorat Pencegahan dan Penyidikan (Dit.P2). Dit. P2 memiliki kewenangan

untuk mengubah skor yang diperoleh oleh pemohon PPJK. Hasil akhir dari P2 ini

dapat dijadikan sebagai bahan untuk update profile PPJK.

22 

 

Gambar 4.2 : Workflow Diagram Registrasi PPJK

Aplikasi Registrasi PPJK dimulai dari pemohon PPJK melakukan pendaftaran

user registrasi untuk memperoleh user id (NPWP) dan password. Setelah

memperoleh user id dan password, pemohon dapat mulai melakukan pengisian

data-data pada formulir. Setelah itu, data-data tersebut divalidasi oleh sistem.

Bila belum valid, maka sistem akan memberitahukan pada pemohon untuk

memperbaiki data yang dianggap belum valid. Bila valid, maka data-data

23 

 

tersebut akan diberikan nilai awal oleh sistem. Selanjutnya, sistem melakukan

pengecekan apakah pemohon PPJK tersebut sudah pernah dilakukan penlap

atau belum. Bila sudah, maka dilakukan analisis terhadap data permohonan dan

data hasil penlap. Bila belum, maka kanwil akan menunjuk pegawai yang

bertugas untuk melakukan penlap sesuai dengan data yang didistribusikan oleh

sekretariat terhadap kanwil-kanwil. Setelah penlap selesai dilaksanakan, maka

koordinator penlap pada kanwil yang bersangkutan harus melakukan perekaman

hasil penlap tersebut. Kemudian, analis melakukan analisis terhadap data

tersebut, dan memberikan rekomendasi hasil analisis pada supervisor yang akan

melakukan pemeriksaan berikutnya. Data permohonan PPJK yang telah

diperiksa oleh analis akan diteruskan kepada supervisor. Selanjutnya supervisor

melakukan review terhadap data permohonan tersebut. Bila supervisor

menyetujui, maka sistem akan membuat nota penerimaan yang, sebaliknya bila

supervisor menolak, maka sistem akan membuat nota penolakan. Permohonan

PPJK yang memperoleh nota penerimaan akan diteruskan kepada bagian

Penindakan dan Penyidikan (P2). Bagian P2 memunyai kewenangan untuk

menurunkan atau menaikkan skor penilaian terhadap PPJK tersebut. Setelah itu

data-data PPJK didistribusikan ke kantor-kantor.

4.1. PENGELOLAAN PENGAJUAN PERMOHONAN REGISTRASI

Untuk mendapatkan Nomor Pokok Pengurusan Pengusaha Jasa

Kepabeanan (NPPPJK), PPJK wajib melakukan registrasi melalui

media elektronik kepada Direktur Jenderal atau pejabat yang ditunjuk.

Pengajuan permohonan registrasi dilakukan pemohon PPJK dengan

mendaftar melalui situs www.beacukai.go.id.

Alur dari pengajuan registrasi PPJK diawali dengan pendaftaran user

untuk melakukan registrasi (Gambar 4.1). Untuk melakukan registrasi,

user harus mengisi formulir pendaftaran registrasi. Selanjutnya sistem

akan melakukan pengecekan kelengkapan pengisian data. Data-data

24 

 

yang harus terisi yaitu NPWP Perusahaan, Nama Perusahaan, Alamat

Perusahaan, Contact Person, Alamat, Email, dan Nomor Telepon.

Bila tidak lengkap atau salah, maka sistem akan mengirimkan error

message. Sebaliknya, bila pengisian benar dan lengkap, sistem akan

mengirimkan data user tersebut untuk disimpan ke dalam database.

Selanjutnya, sistem akan men-generate data untuk login user berupa

nama user (user_name) dan password (user_password). Selanjutnya

login user akan dikirimkan kepada user melalui mail server sesuai data

email yang didaftarkan oleh user. Selain itu, login user juga akan

langsung ditampilkan ke user, bila proses generate respon selesai

sebelum user menutup window pendaftaran.

25 

 

Gambar 4.3 : Alur Proses Pendaftaran User Registrasi

Setelah mendapatkan login user dari sistem, pemohon PPJK dapat

mengajukan data-data yang dibutuhkan dalam registrasi PPJK.

Selanjutnya, data-data tersebut disimpan dalam database FrontEnd

yang berbasis MySQL. Selanjutnya data-data tersebut akan diproses

lebih lanjut oleh sistem.

26 

 

4.2. PENGELOLAAN DISTRIBUSI PERMOHONAN REGISTRASI

Data- data yang tersimpan di dalam database FrontEnd yang berbasis

MySQL akan melalui proses validasi data isian. Bila data tersebut

valid, maka data tersebut diduplikasi ke dalam database server aplikasi

Registrasi PPJK. Setelah itu, data tersebut akan masuk ke bagian

sekretariat registrasi PPJK. Data yang telah masuk ke bagian

sekretariat selanjutnya didistribusikan kepada kanwil yang sesuai.

Gambar 4.4 : Alur Proses Distribusi Data Registrasi PPJK

27 

 

Setelah data didistribusikan ke Kanwil yang sesuai, selanjutnya

Koordinator Penelitian Lapangan (Penlap) pada Kanwil yang

bersangkutan melakukan penunjukkan petugas Penlap per data

registrasi PPJK. Setelah diterbitkan surat tugas, petugas penlap

melakukan penelitian lapangan dan mencetak formulir pelaksanaan

penlap. Setelah penlap selesai dilaksanakan, koordinator penlap

melakukan perekaman hasil penelitian lapangan pada aplikasi.

Setelah itu, data registrasi PPJK akan berubah status menjadi “Data

Registrasi sudah Penlap”.

4.3. ANALISIS DATA PERMOHONAN REGISTRASI

Data registrasi sudah penlap akan di baca pada aplikasi pada bagian

menu Analis. Data ini akan di-load sebagai “Data Registrasi Belum

Analisis”. Setelah dilakukan perekaman kesimpulan hasil seluruh

penlap, data permohonan PPJK diteruskan dan didistribusikan secara

merata kepada bagian analis. Selanjutnya analis melakukan analisis

dan penelitian terhadap data-data tersebut. Setelah itu, analis

melakukan perekaman rekomendasi analis pada layar perekaman

rekomendasi analis. Analis dapat melakukan perekaman rekomendasi

berdasarkan 5 (lima) kelompok, yaitu : eksistensi, responsibility,

competency, auditability, dan catatan lainnya. Selanjutnya analis

menentukan hasil rekomendasi. Ada dua jenis rekomendasi yang

dapat diberikan oleh analis, yaitu :

1. Memenuhi syarat

2. Tidak memenuhi syarat

Setelah analis selesai melakukan perekaman rekomendasi analis,

selanjutnya data tersebut akan diteruskan kepada supervisor, untuk

diberi keputusan. Ada 2 (dua) jenis keputusan dari supervisor yaitu :

1. Setuju/ Penerimaan Registrasi PPJK

2. Tidak Setuju/ Penolakan Registrasi PPJK

28 

 

P2SupervisorAnalis

Data selesai analisis/ Data belum diputus

Data registrasi

belum analisis

Pemeriksaan Hasil Penlap

Perekaman Rekomendasi Analis

Nilai Awal Registrasi

Nilai Registrasi

Pemeriksaan Hasil Analisis

Perekaman Keputusan Supervisor

Diterima?

Perekaman Alasan Diterima/ Ditolak

Pengiriman Respon Penolakan

Tidak Ya

Penolakan

Data Registrasi Diterima

Data Registrasi Diterima

Pemohon Registrasi

Perekaman Skor Akhir Registrasi

PPJK

Distribusi Data PPJK

Penerimaan (NPPPJK)

Selesai

Gambar 4.5 : Alur Proses Distribusi Data Registrasi PPJK

Setelah selesai dilakukan perekaman keputusan supervisor, maka

pemohon PPJK akan menerima nota penerimaan bila keputusan

supervisor adalah “Setuju” dan nota penolakan bila keputusan

supervisor adalah “Tidak Setuju”. Kemudian data yang telah diberi

29 

 

keputusan oleh supervisor diteruskan kepada bagian P2. Selanjutnya

P2 memberi nilai skor akhir terhadap skor yang diperoleh setelah

mendapat keputusan dari supervisor (Gambar 4.9). P2 memiliki

kewenangan untuk menaikkan atau menurunkan skor dan wajib

mengisi catatan alasan keputusan pengubahan skor dari P2.

Keputusan P2 merupakan tahap akhir dari registrasi PPJK. Setelah

data-data mendapat keputusan dari P2, data- data tersebut

didistribusikan ke kantor-kantor pelayanan dan pengawasan.

30 

 

BAB V

PENUTUP

Petunjuk teknis ini dibuat dengan harapan dapat membantu penggunaan aplikasi

secara benar dan membantu petugas teknis menyelesaikan masalah yang

dihadapi pegawai dalam melakukan tugas-tugasnya berkenaan dengan registrasi

Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK).

Agar petunjuk teknis ini bisa dipakai sejalan dengan ketentuan yang berlaku,

diharapkan pemahaman petunjuk teknis ini didasari pemahaman sistem dan

prosedur yang berlaku.

Penjelasan mengenai proses pembuatan dokumen dan pemrosesannya di sini

hanya dipaparkan sekilas. Penekanan tulisan ini adalah pada pemahaman teknis

aplikasi. Untuk melihat selengkapnya silakan buka petunjuk operasional aplikasi

Aplikasi Registrasi PPJK.

Disamping itu penguasaan petugas teknis terhadap software dovelopment yang

digunakan maupun pemahaman database dan cara manipulasi data juga

diperlukan agar tidak terjadi kesalahan dalam menangani masalah yang terjadi.

Semoga bermanfaat.