31
1 HANDLEIDING Pfizer medewerker ONYXaanmeldtool versie 4 Pfizer Handleiding contractorfirma’s – versie 4 Aanmelden en trainen contractors: via onyxtool 1. Doel ...............................................................................................................................2 2. Definities........................................................................................................................2 3. Principes.........................................................................................................................4 4. Badge contractors..........................................................................................................5 5. Weetjes/tips...................................................................................................................5 6. Waar vind ik deze tool? .......................................................................................6 7. Voor de eerste maal inloggen.........................................................................................6 8. Inloggen in de tool (niet de eerste keer)........................................................................7 9. Uitnodigingsmail voor een taak/aanmelding – eerste keer...........................................8 10. Uitnodigingsmail voor een taak/aanmelding – NIET de eerste keer ...........................10 11. Dashboard – overzichtscheren: teogewezen taken/betekenis kolommen................. 11 12. Werknemers aan een taak toewijzen............................................................................15 13. Registratie werknemers (éénmalig) ..............................................................................18 14. Medewerkers contractorfirma: registratie en training.................................................21 15. Opvolging door contractorfirma ..................................................................................23 16. Contactpersoon firma komt taak uitvoeren .................................................................23 17. Taak delegeren.............................................................................................................25 18. Aanmaken van een taak/aanmelding door contractorfirma ........................................26 19. Gegevens contractormedewerkers opzoeken ..............................................................28 20. Informatie training ........................................................................................................29 21. Meerdere contactpersonen zelfde contractorfirma .....................................................30 22. Hoe paswoord van contractormedewerker aanpassen/ Hoe login opzoeken ..............31 23. Paswoord vergeten of paswoord aanpassen .................................................................31 24. Dubbele aanmelding ......................................................................................................34 25. Interimmers en jobstudenten.........................................................................................34

Pfizer Registration contractors - DUTCH-V4file.onyxonlinelearning.com/PFIZER - PORTAL/Pfizer Registration... · Pfizer’medewerker:"iedereenmeteenPfizerecmailadres"(Pfizer"medewerker"of"derde).""Deze"

Embed Size (px)

Citation preview

1  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

Pfizer  -­‐  Handleiding  contractorfirma’s  –  versie  4  

Aanmelden  en  trainen  contractors:  via  onyx-­‐tool  

1. Doel  ...............................................................................................................................2  

2. Definities........................................................................................................................2  

3. Principes.........................................................................................................................4  

4. Badge  contractors..........................................................................................................5  

5. Weetjes/tips...................................................................................................................5  

6. Waar  vind  ik  deze  tool?   .......................................................................................6  

7. Voor  de  eerste  maal  inloggen.........................................................................................6      

8. Inloggen  in  de  tool  (niet  de  eerste  keer)........................................................................7  

9. Uitnodigingsmail  voor  een  taak/aanmelding  –  eerste  keer...........................................8  

10. Uitnodigingsmail  voor  een  taak/aanmelding  –  NIET  de  eerste  keer  ...........................10  

11. Dashboard  –  overzichtscheren:  teogewezen  taken/betekenis  kolommen.................  11  

12.  Werknemers  aan  een  taak  toewijzen............................................................................15  

13.  Registratie  werknemers  (éénmalig)  ..............................................................................18  

14.  Medewerkers  contractorfirma:  registratie  en  training.................................................21  

15.  Opvolging  door  contractorfirma  ..................................................................................23  

16.  Contactpersoon  firma  komt  taak  uitvoeren  .................................................................23  

17.  Taak  delegeren.............................................................................................................25  

18.  Aanmaken  van  een  taak/aanmelding  door  contractorfirma  ........................................26  

19.  Gegevens  contractormedewerkers  opzoeken  ..............................................................28  

20.  Informatie  training  ........................................................................................................29  

21.  Meerdere  contactpersonen  zelfde  contractorfirma  .....................................................30  

22.  Hoe  paswoord  van  contractormedewerker  aanpassen/  Hoe  login  opzoeken  ..............31  

23.  Paswoord  vergeten  of  paswoord  aanpassen  .................................................................31  

24.  Dubbele  aanmelding  ......................................................................................................34  

25.  Interimmers  en  jobstudenten.........................................................................................34  

2  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

 

1. Doel  (algemeen):  

Vooraleer  een  contractormedewerker  werken  mag  uitvoeren  bij  Pfizer  dient  deze  aangemeld  te  zijn,  de  nodige  trainingen  te  hebben  gevolgd    en  moet  deze  een  toegangsbadge  hebben.    Hiervoor  wordt  er  gebruik  gemaakt  van  een  online  platform.  (via  internet  –  op  een  computer  –  trainingen  kunnen  niet  via  smartphone/tablet  –  aanmeldingen  wel)  

Dit  online  platform  (onyx)  maakt  het  mogelijk  dat  de  contractormedewerkers  VOORAF  –  op  een  andere  locatie  (bv  bij  hun  eigen  werkgever)  –  de  vereiste  trainingen  kunnen  volgen.    De  contractorfirma  zorgt  zelf  voor  het  aanmelden  van  hun  medewerkers.    Het  afhalen  van  de  badge  dient  nog  wel  te  gebeuren  bij  de  bewaking  van  Pfizer.    De  duur  van  de  badge  is  1  maand.  (ipv  1  week)  .    

De  training  is  1  jaar  geldig.  

Dit  moet  een  vlottere  toegang  tot  de  Pfizer  site  garanderen  waardoor  de  wachtrijen  tot  een  minimum  beperkt  blijven.  

Het  aanmelden  en  contractormedewerkers  toewijzen  aan  een  contractorfirma    gebeurt    -­‐  bij  voorkeur  -­‐  mintens  2  dagen  VOORAF  de  verantwoordelijke  van  de  contractorfirma.      

De  contractorfirma  wijst  medewerkers  aan  deze  taak/aanmelding  toe.    Deze  volgen  dan    de  nodige  trainingen.  (1  keer  per  jaar)  De  Pfizer  medewerker  keurt  finaal  de  taak/aanmelding  goed.  

De  contractorfirma  kan  ook  zelf    aanmeldingen  aanmaken,  maar  een  Pfizer  medewerker  zal  deze  steeds  VOORAF  moeten  goedkeuren.    

De  voorwaarden  voor  het  verkrijgen  van  een  badge  zijn:  

• Aanmelding  is  goedgekeurd  door  Pfizer  medewerker  

• Contractormedewerker  heeft  de  vereiste  training(en)  gevolgd  

2. Definities:  

Aanmelding:    aanvraag  voor  toegang  voor  Pfizer  terrein  of  gebouwen.    De  aanmelding  kan  maximaal  4  maanden  vooraf  aangevraagd  worden.    Er  kan  maximaal  voor  1  maand  aangemeld  zijn.  (badge  maximaal  1  maand  geldig)  

De  aanmelding  gebeurt  niet  meer    op  persoonsniveau–  wel  per  taak  of  periode  (bv  schilderwerken  mei  2014).  Er  wordt  1  aanmelding  gedaan  per  contractorfirma  waar  er  verschillende  contactormedewerkers  aan  toegewezen  worden.  

Pfizer  medewerker:  iedereen  met  een  Pfizer  e-­‐mailadres  (Pfizer  medewerker  of  derde).    Deze  moeten  initieel  de  contractorfirma’s  uitnodigen,    aanmeldingsaanvragen  goed-­‐  of  afkeuren  en  overzichten  maken  van  welke  personen  er  wanneer  aanwezig  zijn  voor  een  welbepaalde  taak.  

3  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

Een  Pfizer  medewerker  is  in  staat  om  aanmeldingen  in  zijn  naam  alsook  voor  iemand  anders  aan  te  maken  en  deze  goed-­‐  of  af  te  keuren.      Dus  bij  afwezigheid  van  een  Pfizer-­‐goedkeurder,  kan  iemand  anders  van  Pfizer    de  aanmelding  nog  goedkeuren.  

Contractor:  firma  die  taken  krijgt  toegewezen  door  een  Pfizer  medewerker  .  

Vertegenwoordiger  contractorfirma:  een  contactpersoon  van  de  contractorfirma  –  dit  is  niet  noodzakelijk  een  persoon  die  de  taak  komt  uitvoeren.    Maar  hij  kan  ook  de  werken  komen  doen.  (zie  16)  

Deze  ontvangt  de  uitnodigingsmails  als  er  een  bepaalde  taak  aan  hen  wordt  toegewezen.    Deze  beheert  voor  zijn  firma  ook  de  aanmeldtool.    Dit  houdt  in  dat  deze  de  nodige  contractormedewerkers  aanmeldt  of  de  taak  toewijst  aan  een  andere  contractor,....  

Er  kunnen  meerdere  contactpersonen  van  éénzelfde  contractorfirma  worden  aangesteld  –  welke  allemaal  aanmeldingen  kunnen  doen.    Hiervoor  volstaat  een  ticket  te  maken  voor  onyx  (zie  21)  

Het  is  best  geen  [email protected]  (aan  adres  dat  meerdere  mensen  lezen)    want  aan  elk  mailadres  hangt  maar  1  trainingsprofiel.    Als  één  van  de  medewerkers  (die  mail  leest)  zichzelf  dan  aanmeldt  ,  en  daarna  nog  een  andere  –  heeft  deze  2de  persoon  geen  trainingsprofiel.  

Medewerkers  van    contractorfirma:  personen  die  de  taak  komt  uitvoeren  op  de  Pfizer  terreinen.  

Subcontractor:  onderaannemer  van  de  contractorfirma  

Toegangsprofielen:    

Er  zijn  4  toegangsprofielen  met  desbetreffende  trainingen.  

-­‐ Profiel  27:  taken  op  Pfizer  terrein  maar  NIET  binnen  in  de  gebouwen  (uitgezonderd  de  waterzuivering  –  daar  is  profiel  27  voldoende)  

De  bijhorende  training  omvat  enkel  EHS-­‐richtlijnen.  

-­‐ Profiel  28:  Taken  binnen  in  de  Pfizer  gebouwen  (maar  geen  grade  C)  en  toegang  via  de  contactortoegang  

De  bijhorende  training  omvat  zowel  EHS  als  GMP  richtlijnen.  

-­‐ Profiel  24+:  Taken  binnen  de  Pfizer  gebouwen  in  een  grade  C  area.  (aseptische  productie)  

De  bijhorende  training  omvat  naast  EHS  en  GMP  richtlijnen  ook  grade  C  richtlijnen.  

-­‐ Noodprocedure  toegang:    Dit  toegangsprofiel  dient  enkel  om  toegang  te  verlenen  voor  ZEER  DRINGENDE  taken.    Na  het  volgen  van  de  vereiste  training  (dit  kan  bij  de  bewaking)  –  kan  er  toegang  verleend  worden  voor  1  dag.    De  trainingen  zijn  wel  maar  1  dag  geldig.    Moet  deze  contractormedewerker  de  volgende  dag(en)  terugkomen,  dan  zal  deze  OPNIEUW  de  trainingen  moeten  volgen.    Deze  procedure  is  dus  enkel  voor  zeer  uitzonderlijke  omstandigheden.  

4  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

 

Trainingen:  

Er  zijn  3  types  van  trainingen  –  met  meerdere  hoofdstukken.    Afhankelijk  van  het  profiel  moet  je  één  of  meedere  trainingen  volgen.      

1. EHS  

a. Toegang  

b. Preventie  en  veiligheid  

c. Huisregels  voor  contractors  

d. EHBO  en  noodorganisate  

e. milieu  

2. GMP  

3. Grade  C  

Na  elk  hoofdstuk  volgt  een  test  waarin  een  aantal  vragen  wordt  voorgelegd.    Men  mag  maximaal  1  fout  maken  per  test.    Wanneer  je  na  een  hoofdstuk  meer  dan  1  vraag  fout  hebt  beantwoord,  krijgt  men  de  vragen  van  dat  hoofdstuk  een  2de  keer  voorgelegd.    Slaagt  men  dan  nog  niet,  dan  moet  de  training  opnieuw  gevolgd  worden  en  krijgt  men  een  laatste  kans.    Faalt  men  opnieuw,  dan  wordt  de  toegang  geweigerd  en  wordt  de  Pfizer  verantwoordelijke  en  EHS  ingelicht.    

3. Principes:  

Je  krijgt  een  uitnodigingsmail  van  een  Pfizer  medewerker.    Deze  mail  is  een  uitnodiging  om  bepaalde  werken  bij  Pfizer  te  komen  doen.  

In  deze  mail  staat  een  link  naar  de  aanmeldtool.    Vanuit  deze  link  start  je  de  aanmeldprocedure.        

Een  eerste  maal  moet  je  u  registreren  in  de  tool.    Daarna  kan  u  rechtstreeks  naar  de  tool  gaan  en  zelf  ook  aanmeldingen  aanmaken  –  wel  is  er  ALTIJD  geodkeuring  van  Pfizer  nodig.  

Geldigheid  van  een  badge:  1  maand  

Geldigheid  van  een  training:  1  jaar  (EHS  training  is  bepalend  voor  de  vervaldatum)  

Aantal  subcontractors:    de  Pfizer  richtlijnen  beperken  dit  tot  2    

Het  weekendwerk  moet  VOORAF  aangevraagd  worden  door  de  Pfizer  contactpersoon  .    Maar  voor  weekendwerk  moet  de  aanmelding  ook  via  onyx  in  orde  zijn.    

Het  systeem  laat  geen  dubbele  aanmeldingen  toe  –  er  kan  dus  geen  contractormedewerker  voor  dezelfde  periode  aangemeld  worden.  (er  komt  een  foutboodschap  op  het  scherm)  

5  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

4. Badge  contractors:  (papier)  

• De  vervaldatum  van  training:  het  EHS-­‐trainingsfilmpje  gevolgd    +  1  jaar.      

 

De  Pfizer  verantwoordelijke  (1)    en  de  firmanaam  van  de  contractormedewerker  (2)    is  op  de  badge  vermeld.  Alsook  het  toegangsprofiel  (zie  verder).  (3)    

• In  de  onyxtool  kan  er  vrijblijvend  door  de  contractormedewerkers  zelf  een  foto  worden  opgeladen.    Indien  dit  niet  is  gebeurd,  moet  de  contractormedewerker    bij  het  afhalen  van  de  badge  een  foto  laten  nemen  voor  een  volgende  aanmelding.    Deze  foto  wordt  dan  opgeladen  in  onyxtool  .    De  eerste  toegang  kan  het  dus  zijn  dat  er  geen  foto  op  de  badge  staat.  

 

5. Weetjes/tips:  

• De  tool  om  trainingen  te  bekijken  werkt  enkel  op  een  pc/laptop  –  NIET  op  een  smartphone,  i-­‐pad.Via  i-­‐pad  kan  je  wel  aanmeldingen  doen.  

• De  tool  is  in  4  talen  –  de  trainingen  ook  (Engels,  Frans,  Duits  en  Nederlands)  

Rechtsboven  in  de  tool  kan  je  de  taal  aanpassen.  

 

 

 

• Een  contractormedewerker  kan  maar  bij  1  contractorfirma  aangemeld  zijn.    Het  rijksregisternummer/paspoort  is  een  unieke  sleutel.  

3  

2  

1  

6  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

• Gebruik  “gewone”  userid  en  paswoorden  –  geen  speciale  tekens  –  alleen  cijfers  en  letters  

• Elke  aanmelding  heeft  een  uniek  nummer  –  het  is  handig  als  je  dit  kent.    Moesten  er  problemen  zijn,  kan  de  bewaking  snel  opzoeken.  

• Indien  je  geen  uitnodigings-­‐  of  bevestigingsmail  hebt  ontvangen  van  de  tool  –  kijk  eens  in  de  spamberichten  !!    

6. Waar  vind  ik  deze  tool?  

Algemeen  :  http://www.pfizerpuurscontractors.com  

Helpdesk:  werkdagen  9-­‐17  uur  –  je  krijgt  binnen  24  uur  antwoord  –  mail  sturen  naar:    

pfizer-­‐[email protected]  

Bij  problemen,kan  je  ook  uw  Pfizer  contactpersoon  contacteren.  

 

7. Voor  de  eerste  maal  inloggen  

Je  hebt  een  mail  gekregen  van  een  Pfizer  medewerker  (zie  9  of  10)  .    Deze  mail  is  een  uitnodiging  om  bepaalde  werken/  aanmeldingen  bij  Pfizer  te  komen  doen.  

In  deze  mail  staat  een  link  naar  de  aanmeldtool  –  vanuit  deze  link  start  je  de  aanmelding.    

 De  eerste  keer  dat  je  in  de  tool  werkt,  moet  je  u  –  EENMALIG  –  registreren.  

Opmerking:  deze  link  is  uniek  –  slechts  1  keer  bruikbaar  –  dus  niet  doorsturen  naar  anderen  !  

 

7  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

 

 

Controleer  de  gegevens.  

Vul    telefoonnummer  in  (ZONDER  SLASH)  en  vul  paswoord  in    –  2  keer  ingeven  en  op  “doorgaan”  duwen.  

 

 

Dan  kom  je  in  het  algemeen  overzichtsscherm.  (zie  verder  aanmaken  taak)  

 

 

8. Inloggen  in  de  tool  (niet  de  eerste  keer)  

Algemeen  :  http://www.pfizerpuurscontractors.com  

8  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

 

• Vul  uw  login  in  (mailadres)  

• Vul  uw  paswoord  in  –  paswoord  van  de  tool.    (paswoord  vergeten:  zie  23)  

• Duw  op  “login”  

• Je  komt  dan  in  het  dashboard  scherm  

Opmerking:  je  kan  ten  allen  tijde  deze  tool  raadplegen.    Zo  kan  je  opvolgen  of  alles  van  uw  medewerkers  ivm  aanmelding  en  training  in  orde  is.  

 

9. Uitnodigingsmail  voor  een  taak/aanmelding:  eerste  keer  

Beste  Marcel  De  Metser,  

 

Hierbij  ontvangt  u  de  informatie  die  u  nodig  heeft  voor  de  online  registratie  en  opleidingstool  om  u  te  kunnen  aanmelden  op  de  Pfizer  Puurs  site.  

U  ontvangt  dit  bericht  van  griet  dillen  voor  de  verplichte  online  registratie  en  opleiding  ontworpen  door  Pfizer.    

Het  doel  van  deze  training  is  een  gebruiksvriendelijke  en  uitgebreide  cursus  in  Veiligheid  en  Kwaliteit  te  bieden  voor  elke  persoon  die  toegang  krijgt  tot  de  Pfizer  Puurs  Site.  

Wat  moet  ik  nu  doen?  

Volg  deze  koppeling  (of  kopieer  en  plak  de  koppeling  in  uw  internetbrowser)    

http://beta.pfizerpuurscontractors.com/login/email:marceldemetser%40onyx.be/hash:98e7d0aac0925935f5a36032612d9500785e5c98    

naar  de  veilige  aanmeldingspagina.  Hier  wordt  u  stapsgewijs  begeleid  bij  de  registratie  van  alle  medewerkers  in  uw  bedrijf  die  werken  uitvoeren  op  de  Pfizer  Puurs  site.  

Wat  gebeurt  er  vervolgens?  

 

9  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

Na  registratie  kunt  u  een  geautomatiseerde  e-­‐mail  naar  alle  gewenste  werknemers  versturen  die  dienen  aangemeld  te  worden.  Zij  krijgen  dan  een  email  met  een  toegangscode  toegestuurd  waarmee  ze  zich  registreren  en  in  staat  zijn  hun  training  te  starten.  Elk  toegangsprofiel  bepaalt  specifieke  cursussen  (  binnen  -­‐  buiten  -­‐  productie).  Elke  training  blijft  1  jaar  geldig.    

Wanneer  uw  werknemers  niet  over  een  email  adres  beschikken,  kan  u  printbare  uitnodigingen  aanmaken.  In  dit  geval  dient  u  ,  een  login  en  een  paswoord  aan  te  maken  voor  deze  werknemer.  Na  aanmaak  wordt  deze  informatie  naar  UW  email  adres  gestuurd.  U  kan  deze  mail  dan  uitprinten  en  aan  de  desbetreffende  werknemer  overhandigen.  

Een  aanmelding  werd  aangemaakt  :  

INFO:  

Aanmelding  ID:  15  

Omschrijving:  aanmelding  april  2014  

Contractor  naam:  Marcel  De  Metser  

Contractor  email:  [email protected]  

Contractor  Bedrijf:  contractorfirma1  

Startdatum:  10-­‐04-­‐2014  

Einddatum:  10-­‐05-­‐2014  

Vereist  toegangsprofiel:  28  Binnenwerven  /  Constructie  via  Contractorstoegang    

Opmerkingen:  

Via  de  link  in  de  mail  kom  je  in  de  tool  –  dashboard  

De  eerste  maal  moet  je  je  telefoonnummer  en  een  paswoord  invullen  (zie  7)  

Dan  kom  je  op  het  dashboard  –overzichtsscherm.  

 

 

10.  Uitnodigingsmail  voor  een  taak/aanmelding:  NIET  de  eerste  keer  

10  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

Indien  je  al  geregistreerd  ben  als  contractorfirma,  en  er  wordt  aan  u  een  taak  toegewezen,  krijg  je  volgende  uitnodiging:    

Beste  Marcel  De  Metser,  

Een  nieuwe  aanmelding  werd  aangemaakt  voor  u  :  

Aanmelding  aangemaakt  door  :  Marcel  De  Metser  

INFO:  

Aanmelding  ID  :  16  

Omschrijving  :  aanmelding  mei  2014  

Contractor  naam  :  Marcel  De  Metser  

Contractor  email  :  [email protected]  

Contractor  bedrijf  :  contractorfirma1  

Startdatum  :  01-­‐05-­‐2014  

Einddatum  :  31-­‐05-­‐2014  

Vereist  toegangsprofiel  :  28  Binnenwerven  /  Constructie  via  Contractorstoegang    

Elk  toegangsprofiel  bepaalt  specifieke  cursussen  (  binnen  -­‐  buiten  -­‐  productie).  Elke  training  blijft  1  jaar  geldig.  

Opmerkingen:  

Klik  op  deze  url  om  uw  aanmelding  te  bekijken  en  werknemers  toe  te  wijzen  :  http://beta.pfizerpuurscontractors.com/buyer/job/16  

Via  de  link  log  je  aan  met  mailadres  en  paswoord.  (zie  8)  

Je  komt  dan  in  dashboard  en  zie  je  de  nieuwe  taak.  

11  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

 

11.  Lay-­‐out  tool  –  overzichtscherm  

 

 

1. Dashboard:  algemeen  overzichtscherm  

2. Contractormedewerkers  weergeven:  om  info  van  contractormedewerker  te  zien  –  enkel  van  de  contractormedewerkers  die  zich  ooit  in  de  tool  hebben  geregistreerd.  

3. Tests  weergeven:  om  de  status  van  de  trainingen  te  zien  

4. FAQ:  vragen:  hier  staat  uitleg  over  de  tool.  

5. Mijn  cursussen:  om  de  eigen  cursussen  te  zien    

6. Overzicht  toegewezen  taken/aanmeldingen  –  zie  verder  11.1  

1  

2  

3  

4  

1  

2  

3  

4  

5  

5  

6  

6  

12  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

 

11.1 Dashboard  =  overzichtsscherm:  toegewezen  taken  

Onderaan  het  dashboard  zie  je  een  lijst  met  actuele  aanmeldingen.  

 

 

Dit  scherm  toont  standaard  enkel  de  actuele  aanmeldingen  –  waar  de  periode  nog  actief  is.    Wil  je  andere  zaken  zien:  duw  op  toon  historiek    

 

1. Kan  je  instellen  op  10-­‐25-­‐50  of  100:  aantal  rijen  op  het  scherm  

2. Maak  een  nieuwe  aanmelding  (zie  18)  

3. Om  te  zoeken  (hier  kan  je  een  nummer  –  deel  van  naam  –  deel  van  firmanaam  -­‐  ...  ingeven)    ;  dan  op  “START”  duwen  

4. Geanvanceerd  zoeken:  kan  je  meer  zoekfilters  instellen  –  om  gemakkelijker  te  zoeken.    Je  kan  hier  meerdere  filters  ingeven.  

 

Vul  de  nodige  filter  in  en  duw  op  “start”  

Pfizer  medewerker:    Pfizer  medewerker  die  de  taak  heeft  aangemaakt  

3  4  

5  

5  

1  

1  

2  

2  

13  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

Contractor  medewerker:  contractor  medewerker  

Status:  status  van  de  aanmelding  (invited,  draft,  review,  requested,  reviewed,  delegated)  

Via  “standdard  zoeken”  kan  je  terug  naar  beginscherm  

alle  filters  wissen:  om  alle  filters  te  wissen.  

 

11.2  Dashboard  toegewezen  taken  TABEL  –  Betekenis  van  de  kolommen  

 

DOOR  op  de  diamanten  naast  de  kolomnaam  te  duwen  kan  je  sorteren.  (per  kolom  –  maar  geen  meerdere  kolommen  gelijktijdig)  

• Kolom  1:  Acties:  welke  actie  moet  er  nog  genomen  worden  (medewerker  toewijzen,  delegeren,  ...)  

o Herverstuur:  je  kan  de  uitnodigingsmail  nog  eens  doorsturen.  

• Kolom  2:  Status  

o Invited:  contactorfirma  is  uitgenodigd  

o Draft:  er  wordt  actie  van  de  contractorfirma  verwacht  (medewerkers  eraan  koppelen  en  goedkeuring  van  Pfizer  vragen)  

o Review  requested:  aanvraag  tot  al  dan  niet  goedkeuring  van  Pfizer  medewerker  is  gebeurd.  

1  2  

14  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

o Reviewed/  geëvalueerd:  Pfizer  medewerker  heeft  aanmelding  bekeken  en  behandeld  (al  dan  niet  goedgekeurd,  contractormedewerkers  afgewezen,  ...)  –  vanaf  nu  kan  er  een  badge  aangemaakt  worden.  

o Delegated:  aanmelding  is  doorgegeven  aan  subcontractor  

• Kolom  3:  Aanmelding  id:  uniek  nummer  van  de  aanmelding  

• Kolom  4:  Contractor  bedrijf:  firmanaam  contractor  

• Kolom  5:  Contractor  naam:  contactpersoon  bij  de  contractorfirma  (dit  is  NIET  noodzakelijk    diegene  dat  de  werken  komt  doen  –  maar  verantwoordelijk  is  om  de  aanmeldingen  te  doen;  het  kan  wel  zijn  dat  dat  éénzelfde  persoon  is  (zie  16))  

Een  contractorfirma  kan  meerdere  contactpersonen  hebben  –  zie  21  

• Omschrijving:  omschrijving  van  de  aanmelding  (als  je  hier  gaat  opstaan  en  klikt,  kan  je  nog  meer  details  zien).    Dit  kan  heel  beperkt  zijn  of  heel  ruim  –  bv  aanmelding  januari  2014  of  schilderen  lokaal  A111.  

Met  de  muisknop  erop  klikken  –  details  van  de  aanmelding  verschijnen.  

• Subaanmelding  van:  indien  de  aanmelding  is  doorgegeven  aan  een  andere  contractorfirma  kan  je  zien  wat  de  nummer  van  de  initiële  aanmelding  is.    Bij  het  doorgeven  van  taken  naar  subcontactors  is  er  ook  nog  steeds  goedkeuring  van  Pfizer  medewerker  nodig.  

• Aangemaakt  op:  op  die  dag  is  de  aanmelding  gemaakt  (dit  kan  max.  4  maanden  vooraf)  

• Aangemaakt  door:  aanmelding  gemaakt  door  (dit  is  NIET  altijd  diegene  die  moet  goedkeuren)  

• Goedkeuren  door:  Pfizer  medewerker  die  de  aanmelding  moet  goedkeuren  of  afkeuren  (of  de  mensen  die  eraan  gekoppeld  zijn).    Deze  moet  je  contacteren  in  geval  van  problemen.  

• Aanmelding  van:  aanmelding  van  

• Aanmelding  tot:  aanmelding  tot  

• contractormedewerkers:  aantal  contactormedewerkers  die  aan  de  taak  gekoppeld  zijn.    Als  je  op  het  getal  duwt,  kan  de  zien  wie  eraan  gekoppeld  is  +  hun  status.  

 

1  

2  

2  

15  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

toegangsprofiel:  

 0%  -­‐  training  niet  gevolgd.      

100%  -­‐  training  gevolgd.  

Start-­‐  en  einddatum  

Status  van  de  aanmelding  

Goedgekeurd:  goedgekeurd  door  Pfizer  medewerker  (yes/no)  

Blacklisted:  staat  deze  persoon  op  “de  zwarte  lijst”  en  kan  hij  niet  meer  binnen  (zie  verder)  

 

12.Werknemers  aan  taak  toewijzen    

In  Dashboard:  

 

Je  kan  aan  een  taak  medewerkers  toewijzen  OF  deze  taak  doorgeven  aan  een  subcontractor.(zie  17)  

Je  kan  NIET  een  taak  delegeren  en  werknemers  toewijzen  aan  1  aanmelding/taak.    Wil  je  dit  toch  doen,  moet  je  een  nieuwe  aanmelding  maken  (zie  verder)  

 

Nadat  je  medewerkers  hebt  toegewezen  aan  een  taak,  moet  je  via  dashboard  (overzichtsscherm)  een  goedkeuring  vragen  aan  de  Pfizer  medewerker  !!  (dit  kan  al  alvorens  de  trainingen  zijn  gevolgd  –  maar  de  training  MOET  wel  gevolgd  zijn  vooraleer  de  medewerker  zich  bij  Pfizer  aanmeld.  

 

 

16  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

12.1  Werknemers  toewijzen:  

Knop  “werknemers  toewijzen”  aanklikken  

 

 

Keuze  uit:  

• Geregistreerde  medewerkers  (drop  down  lijst)    

• Nieuwe  medewerkers  (gegevens  invullen)  

Je  vult  een  aantal  gegevens  voor  de  medewerker  in  (login  en  paswoord).    Kies  iets  eenvoudigs  (bv  login:  naam  aan  elkaar,  paswoord:  pfizer123).    Er  wordt  een  mail  gestuurd  naar  het  e-­‐mailadres  van  contactpersoon.    Deze  drukt  dit  af  en  bezorgt  het  aan  de  medewerker.    Medewerker  logt  aan  (op  een  computer  met  internet)  via  de  gekregen  gegevens.    Eenmalig  registreren  en  jaarlijks  training  volgen.    

 

1  

1  

2  

2  

17  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

 

in  het  dashboard  verschijnt  volgend  scherm:  

duw  op  “print”  

 

De  nodige  gegevens  worden  afgedrukt.  (url  –  login  –  passwoord).    Dit  bezorgt  u  aan  uw  medewerker.    Deze  kan  op  een  computer  met  internet  de  nodige  registratie  doen  en  training  volgen.  

 

 

 

Voorbeeld  van  de  afgedrukte  gegevens:    

 

13.Registatie  werknemers  (éénmalig)  

De  werknemer  moet  een  aantal  zaken  klaarhouden  (paspoort,  limosa,formulieren    E101  en    A1)  

Het  doorgeven  van  een  foto  is  OPTIONEEL  !!!  (deze  kan  bij  Pfizer  ook  genomen  worden)  

18  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

 

Als  de  medewerker  NIET    onder  de  Belgische  sociale  zekerheid  valt  en  de  contractorfirma  is  een  buitenland  bedrijf,  dienen  er  extra  gegevens  ingevuld  te  worden.  (zie  verder)  

Daarna  duw  op  “profiel  opslaan”  

Extra  gegevens  indien  niet  onder  Belgische  sociale  zekerheid  en  buitenlands  bedrijf:  

19  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

 

20  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

 

 

Als  een  medewerker  zich  heeft  geregistreerd,  krijgt  de  contactpersoon  van  de  contractorfirma  hiervan  een  bevestigingsmail.  

Op  10  april  2014  15:28  schreef  <[email protected]>:  

Hallo,    Kandidaat  Louis  Baksteen  die  u  hebt  uitgenodigd  voor  de  Pfizer  Puur  Contractors  Portal,  heeft  zich  geregistreerd.    

Opmerking:  de  registratiegegevens  kunnen  ten  allen  tijde  door  de  Contractormedewerker  of  door  de  contactpersoon  contractorfirma  worden  aangepast  via  “profile”  (rechtboven)  

21  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

14.  MEDEWERKERS  contactorfirma:  registratie  en  training  

Url  ingeven,  gebruikersnaam  en  paswoord.  (zie  12.1  

Zie  13  -­‐    éénmalige  registratie.  

Kies  een  paswoord  

 

 

Nadat  alles  is  ingevuld  –  opent  het  scherm  met  de  nodige  trainingen  

Klik  op  “start  cursus”  

 

Als  de  cursussen  met  succes  zijn  gevolgd,  kan  de  contactorfirma  in  dashboard  de  status  100%  kwalificatie  zien.  (zie  19  en  20)  

 

 

1  

1  

22  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

15.Opvolging  door  contractorfirma  

Via  dashboard  kan  alles  opgevolgd  worden.  

Via  acties,  kan  je  aan  de  Pfizermedewerker  al  goedkeuring  vragen.    Dit  kan  je  al  doen  vooraleer  de  training  is  afgerond  !!  Duw  op  “vraag  goedkeuring”.    De  Pfizer  medewerker  krijgt  een  mail  met  de  vraag  tot  goedkeuring.    Of  deze  al  dan  niet  heeft  goedgekeurd,  kan  je  in  dashboard  zien.  

 

De  status  van  de  medewerkers:  klik  op  aantal  

 

Status:    

Kwalificatie:  0%:  nog  geen  training  gevolgd  –  100%  training  afgerond.  

16.Contactpersoon  firma  komt  taak  uitvoeren:    

In  sommige  gevallen  komt  de  contactpersoon  zelf  de  taak  uitvoeren.  

Vul  de  gegevens  in    

 

 

 

 

 

 

1  

1  

23  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

 

 

17.Taak  delegeren  

De  contractorfirma  kan  ook  een  subcontractor  aanstellen.  

 

Volgend  scherm  opent:    

 

De  gegevens  van  de  taak/aanmelding  worden  automatisch  overgenomen.  

Vul  de  gegevens  van  de  subcontractor  in  en  duw  op  “bewaar  aanmelding”.  

De  subcontractor  krijgt  nu  automatisch  een  uitnodigingsmail.  

Deze  moet  nu  medewerkers  aan  de  taak/aanmelding  hangen.  (zie  12.1)  

 

Hij  mag  deze  taak  NIET  meer  delegeren  naar  een  subcontractor.    Pfizer  beperkt  het  aantal  subcontractors  !!  

24  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

 

18.  Aanmaken  van  een  taak/aanmelding  door  contractorfirma.  

Contractorfirma’s  kunnen  zelf  ook  aanmeldingen/taken  aanmaken.    Maar  er  is  ALTIJD  geodkeuring  van  Pfizer  medewerker  nodig.  

 

Duw  op  maak  een  “nieuwe  aanmelding”.  Vul  de  gegevens  in  en  duw  op  “bewaar  aanmelding”  

Het  mailadres  van  een  Pfizer  goedkeuring  is  vereist  !  

 

Het  toegangsprofiel  dat  de  contractorfirma  kan  kiezen(  is  initieel  bepaald  door  Pfizer  medewerker  bij  de  allereerste  uitnodigingsmail)    –  indien  meerdere  keuze’s:  drop  down  list.    

Deze  aanmelding  komt  dan  in  het  dashboard  –  je  kan  er  dan  medewerkers  aanhangen  of  delegeren  naar  subcontractor.  

 

 

1  

25  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

19.GEGEVENS  CONTRACTORMEDEWERKERS  OPZOEKEN  

 

Volgend  scherm  gaat  open:  

 

• Via  aanpassen  kan  je  de  registratiegevens  van  de  medewerker  aanpassen.    (ook  het  paswoord)  

 

26  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

• Overzicht  aanmeldingen:  krijg  je  een  overzicht  van  alle  aanmeldingen  waar  deze  medewerker  aan  gekoppeld  zijn.  

• Totaal  aantal  tests  gestart  

• Totaal  aantal  tests  voltooid  

• Blacklisted:  dit  kan  alleen  door  Pfizer.    Indien  dit  nodig  is  –  doorgeven  aan  Pfizer  !)  

• Tests  weergeven:  details  van  training  zien  die  zijn  toegewezen  aan  deze  contractormedewerker.  

 

Bij  status  zie  je  of  de  training  al  dan  niet  is  afgerond.  

Voltooid:  training  is  afgerond  

Niet  gestart:  nog  niet  begonnen  

Vervallen:  vervallen  training  

Gefaald:  niet  geslaagd  voor  de  training  

Onvolledig:  training  niet  helemaal  afgerond  

 

 20.  INFORMATIE  TRAININGEN  

Dit  kan  je  gemakkelijk  opzoeken  bij  “tests  weergeven”  

27  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

 

 

 

Via  “geavaceerd  zoeken”  geef  je  de  naam  van  de  contractormedewerker  in.  

 

21.Meerdere  contactpersonen  zelfde  contactorfirma.  

Een  contractorfirma  kan  meerdere  contactpersonen  hebben.  

De  Pfizer  medewerker  stuurt  verschillende  aanmeldingen  naar  de  desbetreffende  personen.        

De  Pfizer  medewerker  moet  aan  onyx  vragen  om  deze  te  linken.    

De  verschillende  contactpersonen  kunnen  dan  alle  gegevens  van  dezelfde  firma  zien.  

28  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

22.Hoe  paswoord  van  contractormedewerker  aanpassen/  Hoe  login  opzoeken  van  contractormedewerker?  

Dit  kan  handig  zijn  als  de  contractorfirma  of  de  contractormedewerker  deze  niet  meer  weten.  

 

• Via  “edit”  kan  je  gegevens  van  de  contractormedewerker  aanpassen.    Hier  kan  je  eventueel  het  paswoord  aanpassen  (neem  standaard  bv.  “Pfizer123”).  

• Bij  login  kan  je  de  login  van  de  contractormedewerker  opzoeken.  

 

23.Paswoord  vergeten  of  paswoord  aanpassen.  

23.1Paswoord    vergeten?      

• Duw  op  “lost  paswoord”  –  via  mail  krijg  je  een  ander  paswoord.  

 

Mail  met  nieuw  paswoord:  

29  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

Beste griet dillen,

U hebt zojuist uw wachtwoord aangevraagd voor uw account op de Pfizer Puurs Contractors Tool.

Uw login is: [email protected]

Uw nieuwe wachtwoord is: cb2bb1c5

Nadat u zich hebt aangemeld, kunt u het wachtwoord wijzigen in een gemakkelijker te onthouden wachtwoord via 'Profiel'

http://beta.pfizerpuurscontractors.com/    

je  kan  het  paswoord  dan  eventueel  terug  aanpassen  (zie  verder  9.2  )  

23.2  Paswoord  aanpassen  

• In  het  dashboard  scherm  (na  inloggen)  –  kan  je  paswoord  aanpassen  via  “profile”.  

 

 

In  het  volgende  scherm  kan  je  uw  paswoord  aanpassen.  (kijk  ook  even  uw  gegevens  na)  

30  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

 

 

Vul  uw  oud  paswoord  in  –  dan  2  keer  nieuw  paswoord  ingeven  en  op  “opslaan”  duwen.  

 

Je  kan  dadelijk  aan  de  slag  met  het  nieuwe  paswoord.  

 

31  

 

HANDLEIDING  Pfizer  medewerker  ONYXaanmeldtool      versie  4  

 

24.Dubbele  aanmeldingen  

Indien  er  medewerkers  worden  toegewezen  voor  één  zelfde  periode,  komt  er  een  boodschap  op  het  scherm.    Een  dubbele  aanmelding  kan  niet.  

Kijk  goed  naar  de  aanmelddata  en  pas  deze  eventueel  aan.    Maak  indien  nodig  een  nieuwe  aanmelding.  

 

 

25.  Interimers  en  jobstudenten  

Interimmers  en  jobstudenten  van  contractorfirma’s  worden  best  aangemeld  als  eigen  medewerkers  van  de  contractorfirma.    Het  is  niet  nodig  om  deze  als  subcontractors  aan  te  melden.