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PGI – Progiciel de gestion intégrée
Tournée facultaire 2009
2
Contenu
L’UdeM et le Progiciel de gestion intégré
Les modules PeopleSoft
La portée du projet
Le calendrier de réalisation
La structure du projet et les équipes
La gouvernance et le contrôle
La démarche proposée
Les défis
3
L’UdeM et le Progiciel de gestion intégré
L’Université de Montréal amorce cet automne un virage technologique d’envergure qui lui permettra « d’offrir à nos étudiants, professeurs, chargés de cours et chercheurs ainsi qu’au personnel de soutien et d’administration des systèmes d’information et des technologies fiables, accessibles et conviviales. » (Livre Blanc, Orientation VII, Objectif 3)
D’ici 2012, elle aura renouvelé du tout au tout ses plateformes informatiques et ses systèmes administratifs centraux et procédé à une mise à niveau complète de son réseau.
Le PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est une composante clé de ce virage technologique.
Les systèmes actuels sont d’une fragilité extrême et ne rendent pas les niveaux de service minimaux.
La concurrence a à sa disposition des systèmes intégrés de gestion ayant pour effet de la rendre plus concurrentielle.
4
Qu’est-ce qu’un PGI?
Le Progiciel de Gestion Intégré (PGI) permettra l’intégration de l’ensemble de processus administratifs sur une seule plate-forme.
• Il constituera une source unique d’information pour l’ensemble des activités administratives de l’Université.
• Le PGI sélectionné par l’Université comprend la suite de logiciels PeopleSoft pour:• L’académique• les systèmes financiers• les ressources humaines• la recherche
5
Pourquoi l’UdeM se dote-t-elle d’un PGI maintenant ?
• L’Université de Montréal accuse un retard en matière de systèmes d’information par rapport aux autres universités canadiennes et nord-américaines :• 78 % des dix-sept universités canadiennes comparables à l’UdeM;• 70 % des universités nord-américaines.
• Nos applications sont désuètes et d’une efficacité souvent douteuse, créant:• Des pertes de productivité.• Le mécontentement des membres de notre communauté.• Une exposition à des pannes majeures.
6
Universités canadiennes utilisant un PGI
• Université McGill • HEC Montréal
• Université Laval
• Université Concordia
• University of British Columbia
• University of Alberta
• University of Calgary
• University of Western Ontario
• University of Waterloo
• Queen’s University
• Université d’Ottawa
• Dalhousie University
• York University
7
Les bénéfices attendus du PGI
• L’implantation de ce progiciel transformera tous les volets de l’activité universitaire. Ce progiciel permettra:• L’accès à l’information instantané; • L’amélioration du rendement de processus clés, tels l’admission et
la gestion des projets de recherche;• Un meilleur suivi de la gestion financière et des ressources
humaines;• Un meilleur soutien à la rétention et à la réussite de nos étudiants;• L’optimisation de la productivité de nos opérations administratives;• Un meilleur soutien à nos gestionnaires, tant pour la gestion
courante que pour la planification;• La standardisation des plateformes technologiques qui supportent
nos systèmes administratifs.
8
Modules PeopleSoft sélectionnés par l’Université – Gestion académique
• Gestion académique
Communauté campus
Aide financière
Orientation universitaire
Recrutement et admission
Gestion financière des
étudiants
Dossiers étudiants
Libre service
Campus libre service
Intelligence d’affaires
9
Modules PeopleSoft sélectionnés par l’Université – Finances et approvisionnements
Gestion financière
Gestion des actifs
Gestion monétaire
Facturation
eFacturation
DéboursésGrand livreComptes payables
Comptes recevables
Gestion des achats
Gestion des fournisseurs et Gestion de la chaîne d’approvisionnement
eAchats
Gestion de l’approvision-
nement
Gestion des contrats avec fournisseurs
Inventaire
Intelligence d’affaires
10
Modules PeopleSoft sélectionnés par l’Université – Ressources humaines et paie
Gestion du recrutement
Libre service
Gestion de la main d’oeuvre
Profil bureau de travail
RecrutementAccueil des candidats
ePerformance eCompensation
eCompensation eProfil eDéveloppement ePaie
eAvantages sociaux
Paie globale Temps et effortsGestion des avantages
sociaux
Intelligence d’affaires
11
Modules PeopleSoft sélectionnés par l’Université – Gestion de la recherche
Gestion de la recherche Subventions Contrats
Coûts de projets
Intelligence d’affaires
12
Modules PeopleSoft sélectionnés par l’Université – Gestion de la relation client/étudiant
Solution Recrutement et Soutien aux étudiants
Libre service
Portail Gestion de la relation client/étudiant
RecrutementRecrutement
enligneRecrutement par téléphone
Soutien
enligne
Support libre service client
Gestion des communications (courriels et clavardage)
Intelligence d’affaires
13
Paramétrer un PGI – Qu’est-ce que c’est?
• Le paramétrage c’est le processus d’adaptation et de configuration du logiciel dans son cadre de référence afin qu’il réponde aux besoins spécifiques de l’Université. • Le paramétrage n'est pas de la programmation informatique.• Le PGI sera configuré pour répondre aux besoins de l’Université. • Il y aura des choix à faire afin d’harmoniser le plus possible les
processus et d’intégrer les données.
• =
• Exemples de paramétrage : • Configuration des dates limites d’inscription aux cours et d’abandon
sans échec. • Gestion des horaires.• Personnalisation d’une maison.
ParamétrageÉtablissement des règles d’affaires
14
Portée du projet – Gestion académique
Diane Leroux
Documents officiels
Steve Massicotte
Cartes-credit
Légende
Applications qui devraient être remplacées par l’implantation d’un PGI Académique
Systèmes sous la juridiction de la DGTIC
Systèmes externes
Systèmes externes inclus dans les PGI
Interfaces entre différents systèmes et Académique
Secteurs et demandes diverses
PlanetPress
Ahmad Qazi
Faculté de médecine
François Marcil, Lise Boudreault
GDEU
Micheline Fruchier
Sirano
François Marcil
Comete(étiquettes)
Marcel Dupuis
Fonds de développement (AWA)
Gérard Boismenu
Faculté des arts et des sciences
(Palmares)
François Marcil
Titan
François Marcil
Tacsi
Fichiers ISAM
(Opale)
François Marcil
Codac
Diane Leroux
Carte d’identité
Julie Roy
Service d’accès aux données
Attestation d’obtentionde diplôme
Louise Béliveau
Faculté des études supérieures et postdoctorales
(Phoenix)
Date de délibérationCode barre
Octroi de grade
Yvon Pinel
BRI
Aenreg(en règle)
Nicole Doré
Droits de scolarité
José Bourguignon
Admission
Michel Gaudreault
Bibliothèques
François Marcil
Accès aux applications
(Gamic)
Codac, Sirano, Tacsi, Titan
Geste
Nathalie Girardin
Notation
Nathalie Girardin
Programmes/cours
Pierre Chenard
Inscription
Pirel
Actuel : Octroi du grade (diplômation)
Nathalie Girardin
Accens
Nathalie Girardin
Regens
François Marcil
Fidèle
François Marcil
Illico
Regens
François Marcil
Codac
François Marcil
Tacsi
François Marcil
Titan
Julie Roy
Service d’accès aux données
François Marcil
Choix de cours Web
François Marcil
Places disponibles Web
François Marcil
Horaire personnel Web
fbloque
Nicole Doré
Droits de scolarité
Paul Krivicky
Cepsum
Diane Leroux
Carte d’identité
Légende
Applications qui devraient être remplacées par l’implantation d’un PGI Académique
Systèmes sous la juridiction de la DGTIC
Systèmes externes
Interfaces entre différents systèmes et Académique
Ahmad Qazi
Faculté de médecine
Yvon Pinel
BRI
Sylviane Latour
Bureau de l’aide financière
François Marcil
Trafic
Martine Lavallée
Renseignements personnels
Marie-France Rochon
Garde
François Marcil, Lise Boudreault
GDEU
MELS
Inscrits àun cours
Dates limitesdes abandons,
périodesd’inscription
Mise à jour
Transfert de cours/cumulatif
Diane Leroux
Documents officiels
Steve Massicotte
Cartes-credit
Sylviane Latour
Alliance
Nathalie Girardin
Pirel
Consultation
Infos pour la carte
Code barre pour Codac et Titan
Attestationd’inscription
José Bourguignon
Admission
François Marcil
Accès aux applications (Gamic)
Statistiques
FTP
Louise Béliveau
Faculté des études supérieures et postdoctorales
(Phoenix)
Inscription des grades supérieurset des postdoctoraux
Niveau d’étude (libre),nombre de crédits,
statut à l’inscription des grades supérieurs
Gilles Lavigne
Faculté de médecine dentaire
FTP
GesteCodac, Fidele, Illico,Tacsi, Titan, Trafic
PlanetPress
Fiche del’étudiant
Nathalie Girardin
Offre de cours/horaires
FTP
Michel Gaudreault
Bibliothèques
FTP
Marie-France Rochon
UtilitairesDGTIC
Ingres Udembu
Fichiers ISAM
(opale)
Système Inscription Gaétan Villandré
Service aux étudiants
Sylvie BonessoNathalie Girardin
Frais financiers et autres
Fonds de soutienFonds techno
Nathalie Girardin
Programmes/cours
Pierre Chenard
Registrariat(Monarque)
François Marcil
Comete(étiquettes)
Gérard Boismenu
Faculté des arts et des sciences (Palmares)
Jean Meunier
Département d’informatique et recherche opérationnelle
CREPUQ
Marie-France Rochon
WebCT
Jean Roberge
WebCheckoutJulie Roy
Business Objects
Nathalie Girardin
Boite à outils (BAO)
alistecours
Gilles Trudeau
Faculté de droit
Micheline Payette et Yvon Cyr
Ressources humaines
Marie-France Rochon
Liste de courriel automatisée
François Marcil
Notation
Actuel : InscriptionActuel : Offre de cours
Nathalie Girardin
ProgCours (OpenUI)
Nathalie Girardin
ProgCours (web)
Nathalie Girardin
Accens
Nathalie Girardin
RegensProgCours (OpenUI)
Regens
François Marcil
Codac
François Marcil
Tacsi
François Marcil
Titan
Julie Roy
Service d’accès aux données
Lorraine Camerlain
Centre de communication écrite
Programmes
Légende
Applications qui devraient être remplacées par l’implantation d’un PGI Académique
Systèmes sous la juridiction de la DGTIC
Systèmes externes
Systèmes externes inclus dans les PGI
Interfaces entre différents systèmes et Académique
Secteurs et demandes diverses
Adage(fiche de programmes,
guide d’admission)
Yvon Pinel
BRI
Responsable collectif
Consultation
Mise à jour
José Bourguignon
Admission
François Marcil
Accès aux applications
(Gamic)hzobtactResponsable d’un cours
Micheline PayetteYvon Cyr
Ressources humaines
FTP
Louise Béliveau
Faculté des études supérieures et postdoctorales
(Phoenix)
Programmesà la FESP
Sylviane Latour
Alliance
- Correspondance entre lesprogrammes MELS et UdeM (table a548)- Type de frais par programme (fixes ou variables) (table A029)- Banque de programmes
Codac, Tacsi, Titan
ProgrammesAvis de dépôt
Nathalie Girardin
Offre de cours / horaires
Équivalences globales
Fiche de programmeFiche de cours
Logidec
Guided’admission
Ingres Udembu
Nicole Doré
Droits de scolarité
François Marcil
Inscription
François Marcil
Notation
Sylviane Latour
Bureau de l’aide financière
Faculté des étudiants en AI
Ahmad Qazi
Faculté de médecine
Nom de programmes
Michel Gaudreault
Bibliothèques
FTP
Marie-France Rochon
UtilitairesDGTIC
Fichiers ISAM
(Opale)
Banque de programmes-cours
Marie-France Rochon
Garde
Gaétan Villandré
Service aux étudiants
Paul Krivicky
Cepsum
FTP
Pierre Chenard
Registrariat(Monarque)
Marcel Dupuis
Fonds de développement (AWA)
Jean Meunier
Département d’informatique et
recherche opérationnelle
CREPUQ
FTP
Actuel :Programme - Cours
José Bouguignon
DA Web
François Marcil
Titan
José Bourguignon
Modification de la DA Web
Josée Bourguignon
Admission (OpenUI)
José Bourguignon
Suivi (web)
Jacinthe Gauthier
Paiement de l’avis de dépôt
Jacinthe Gauthier
Gestion des avis de dépôt
José Bourguignon
Paiement différé de l’admission
José Bourguignon
Promavi
François Marcil
Tacsi- patch
-accès ECadeau, ECodac
François Marcil
Codac
José Bourguignon
Cota
Diane Leroux
Carte d’identité
Steve Massicotte
Cartes-credit
Paypal
Nathalie Girardin
Renseignements personnels
François Marcil
Accès aux applications (Gamic)
Nathalie Girardin
Accens
Julie Roy
Business Objects
Nathalie Girardin
Pirel
Nathalie Paquet
ECadeau
Nathalie Paquet
ECodac
Pierre Beauchamp
Ascent Capture(numérisation)
Lorraine Camerlain
Centre de communication écrite
José Bourguignon
Socrate(BEC)
Nathalie Girardin
Programmes/cours
Julie Roy
Service d’accès aux données
Caroline Reid
Geste
Nicole Doré
Droits de scolarité
Avis de dépôt, Geste, ...
Marie-France Rochon
Rôles (OpenUI)
Code barre pour Codac, Titan
et Gesteaobtenir_depts_etudiant
Marie-France Rochon
Bottin
Admission OpenUI
Codac, Cota, Geste,Promavi, Titan, Tacsi
Admission, admission différée,
avis de dépôt, tests d’admission
Yvon Pinel
BRI
Légende
Applications qui devraient être remplacées par l’implantation d’un PGI Académique
Systèmes sous la juridiction de la DGTIC
Systèmes externes
Systèmes externes inclus dans les PGI
Interfaces entre différents systèmes et Académique
Secteurs et demandes diverses
- Épreuve uniforme de français, langue et littérature
(fichier Excel par courriel)- Peuplement
Avis de dépôt
Pierre Chenard
Inscription
CREPUQ
Fprphcy(taux de change)
Prophecy
François Marcil
Comete(étiquettes)
Planet Press
Pierre Chenard
Registrariat(Monarque)
Geste
Martine Lavallée
Papyrus
Sylviane Latour
Alliance
Programme, statut
François Prince
Département de kinésiologie
Fichier « admis »par train
acAvisAdmission
François Marcil, Lise Boudreault
GDEU
IngresUdembu
Micheline PayetteYvon Cyr
Ressources humaines
Sylviane Latour
Bureau de l’aide financière
Étudiants en AI
Ahmad Qazi
Faculté de médecine
FTPMichel Gaudreault
Bibliothèques
Geste
Marie-Claude Binette
Pharmacie-test
Steve Massicotte
AdminCarteCredit
Tests d’admission
Système Admission
Fichiers ISAM
(Opale)
Marie-France Rochon
Garde
Sylvie BonessoNathalie Girardin
Frais financiers et autres
Fonds de soutienFonds techno
Lorraine Pigeon
Diplômes
aenreg (en règle)
Geste
MELS
Marie-France Rochon
ADS
Actuel : Admission
15
Portée du projetFutur : Gestion académique
16
Calendrier de réalisation
Mise en opération
Directeur du programme UdeMDirecteur du programme (LGS/IBM)Conseiller stratégiqueContrôleur de projetCoord. de l’administrationChefs de projet
Structure du projet
Comité directeurGuy Breton Jacques FrémontÉric Filteau Jacques GressetJoseph Hubert Monique KirouacIrène Cinq-MarsGhilaine RoquetJean-Claude LebrunSerge Fortier (LGS/IBM)Danielle Branchaud (LGS/IBM) Comité
d’implantation PGIDominique Bérubé Pascale CarrierAlexandre Chabot Pierre ChénardIrène Cinq-MarsA-I Cojocaru Éric FilteauRaymond Lalande J-C LebrunMatthew Nowakowski Jacques PelletierGhilaine Roquet Michel StebenDanielle Branchaud (LGS/IBM)
Gouvernance du programme
Parrain du projet Jacques Frémont
Équipe de gestion du programme
Structure du projet
Chefs de projet Fonctionnels
Analystes fonctionnels
Chefs de projetTechnologie
Direction du programme
Implantation du programme
Chefs de projetGestion du changement
Conseillers en gestion du changement
Chefs de projetFormation
Formateurs
Chef de projetInfrastructures
Admin. de systèmes
Admin. de bases de données
Gest. de produits
Concepteurs principaux
Concepteurs en développement informatique
Analystes en développement informatique
Concepteurs Rôles et permissions
Experts de domaine – Agents de changement – Super-utilisateurs
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Gouvernance – Tableau de bord
• Les indicateurs de projet sont:• Échéancier: Respect des jalons clés du projet• Budget: Respect du cadre budgétaire, tant au niveau monétaire
que des efforts.• Biens livrables: Qualité des biens livrables et respect des délais
d’approbation.• Ressources: Affectation des compétences et expertises requises
au sein du projet.• Gestion du changement: Soutien aux parties prenantes clés.
• Les indicateurs sont rapportés par domaine et consolidés au niveau de l’ensemble du Programme.
20
Gouvernance – Tableau de bord
• Les sept clés du succès sont:
• Le niveau de préoccupation des parties prenantes clés,• La réalisation des bénéfices attendus,• La planification des travaux et du calendrier,• Le niveau de performance de l’équipe,• La gestion de la portée,• La gestion du risque,• Les avantages pour l’organisation.
21
Crans d’arrêt
• Rapports hebdomadaires comprenant au besoin des mesures de contingences
• Tableau de bord mensuel au Comité directeur du projet
• Personne spécialisée au Bureau de la vérification interne dans le domaine de l’informatique disponible pour répondre aux mandats ad hoc du comité de la vérification
• Tableau de bord trimestriel au Comité de vérification du Conseil
• Facturation et paiement de l’intégrateur sur une base mensuelle
22
La démarche proposée pour les Facultés
Principes directeurs:Emphase sur les bénéfices du changement du point de vue de chaque
clientèle, accompagnement graduel, démarche orientée sur les processus, maximiser les interactions.
Parties Prenantes Clés:Doyens, Vice-Doyens, Adjoints aux vice-doyens, Responsables de
programmes, Professeurs, Étudiants, Directeurs et adjoints Administratifs, TGDE, TCTB, TA, etc.
Communications et Gouvernance du Projet PGI
mars 2009 mars-octobre 2009 novembre 2009 – février 2012
mars 2012 -
DémarrageFamiliarisation et
processusIntégration
du PGIAmélioration
continue
23
Les parties prenantes clés seront impliquées tout au long de la démarche
• Besoin de la connaissance des processus et des systèmes d’information dans le but :• D’influencer la définition de la solution.• De s’assurer que la solution répondra aux besoins de chaque Faculté.
• Besoin que la conduite du changement se fasse au sein de la Faculté.• Mise en place d’un réseau clarifiant les rôles et responsabilités de
chaque partie prenante.
Ces parties prenantes clés comprennent les experts de domaine qui seront impliqués tout au long du projet. Il y aura des moments dans le cycle du projet où une implication accrue sera nécessaire.
Parties Prenantes Clés:Doyens, Vice-Doyens, Adjoints aux vice-doyens, Responsables de
programmes, Professeurs, Étudiants, Directeurs et adjoints Administratifs, TGDE, TCTB, TA, etc.
24
Défis
Le PGI: plus qu’un changement de logiciel
• Le déploiement d’un progiciel de gestion intégré requiert une analyse complète des processus.
• Ces changements sont cruciaux au déploiement réussi du PGI.
Vieux processus
Nouvelle technologie
Vieux processus qui coûtent
cher
+ =
25
Courbe d’apprentissage
Per
form
ance
des
res
sour
ces
de l’
Uni
vers
ité
Temps
Déploiement
Période d’adaptation
Amélioration
Engagement
Vallée du désespoir
• Votre leadership dans la gestion du changement permettra un passage moins profond et plus rapide dans la “vallée du désespoir” et facilitera la période d’adaptation.
26
Conclusion
• L’implantation du PGI ne sera pas facile mais elle est essentielle à l’atteinte de nos objectifs.
• L’équipe de projet mettra l’emphase sur la gestion du changement et l’accompagnement de vos ressources.
• En bout de ligne, nous en sortirons tous gagnants.