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ÍNDICE

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1 Base normativa 3 2 Objetivo 3 3 Ámbito de aplicación 3 4 Políticas 4 5 Definiciones 7 6 Descripción de actividades 14 7 Diagrama de flujo 48 8 Relación de documentos que intervienen en el

procedimiento 65

Anexos Anexo 1 Carpeta de contención MF1/2000 (cubierta)

Anexo 2 Aviso a la Unidad de Adscripción de Apertura de Expediente Clínico, AC3/2013

Anexo 3 Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9

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Procedimiento para la apertura, control, integración, depuración y recuperación del expediente, en las Áreas de Información Médica y Archivo Clínico (ARIMAC) de las Unidades Médicas Hospitalarias

1 Base normativa

• Ley General de Salud, artículo 51 Bis 2, publicada en el Diario Oficial de la

Federación, el 7 de febrero de 1984 y sus reformas. • Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental,

publicada en el Diario Oficial de la Federación 11 de junio de 2002 y sus reformas. • Ley Federal de Archivos, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de enero

de 2012. • Ley del Seguro Social, artículo 111 A, publicada en el Diario Oficial de la Federación el

21 de diciembre de 1995 y sus reformas. • Reglamento Interior del Instituto Mexicano del Seguro Social, articulo 82 Frac. XI,

publicado en el Diario Oficial de la Federación, el 18 de septiembre de 2006. • Reglamento de Prestaciones Médicas del Instituto Mexicano del Seguro Social,

articulo 2 Frac. IX, artículo 6. • NOM-004-SSA3-2012, del Expediente Clínico, publicada en el Diario Oficial de la

Federación el 15 de octubre de 2012. • Norma que Establece las Disposiciones en Materia de Información en Salud en el

Instituto Mexicano del Seguro Social, clave 2000-001-015 registrada y validada el 27 de noviembre del 2012.

2 Objetivo

Proporcionar al personal del Área de Información Médica y Archivo Clínico (ARIMAC) y al personal de salud, los elementos técnico-administrativos y legales necesarios para el desarrollo de sus actividades en la elaboración, resguardo, conservación y depuración del expediente clínico en unidades médicas hospitalarias.

3 Ámbito de aplicación

El presente procedimiento es de observancia obligatoria para el personal de las Jefaturas de Servicios de Prestaciones Médicas, las Coordinaciones de: Información y Análisis Estratégico, la de Planeación y Enlace Institucional y la de Prevención y Atención a la Salud, así como de las Unidades Médicas de Alta Especialidad (UMAE), Unidades Médicas de Segundo Nivel de Atención, Área de Información Médica y Archivo Clínico (ARIMAC) y el personal en salud que interactúe con el expediente clínico.

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4 Políticas

4.1 El personal de salud y administrativo que realice actividades relacionadas con el

expediente clínico en las Unidades Médicas, cumplirá con lo establecido en el Código de conducta del servidor público del Instituto Mexicano del Seguro Social.

4.2 El titular de la División de Información en Salud (DIS), los titulares de Jefatura de Servicios de Prestaciones Médicas, los Directores de Unidades Médicas de Alta Especialidad y Directores de Unidades Médicas de Segundo Nivel de Atención, deberán difundir y vigilar el cumplimiento de este procedimiento e implantar las medidas necesarias para asegurar que éste se realice conforme a lo establecido.

4.3 El titular de la Coordinación de Información y Análisis Estratégico (CIAE) difundirá a

las coordinaciones de Prevención y Atención a la Salud, de Planeación y Enlace Institucional, de Salud en el Trabajo, de Gestión Médica y Coordinación de Soporte Médico, del nivel delegacional, al Equipo de Supervisión Delegacional, a los Directores de Hospitales y al personal del Área de Información Médica y Archivo Clínico (ARIMAC), en el segundo y tercer nivel de atención y en su caso las unidades de medicina familiar con hospitalización, el presente procedimiento y obtendrá evidencia documental de dicha acción.

4.4 Los titulares de la Coordinación de Información y Análisis Estratégico y de la Coordinación de Prevención y Atención a la Salud a través del Equipo de Supervisión Delegacional, verificarán que el personal del ARIMAC de las unidades médicas de segundo y tercer nivel de atención y en su caso las unidades de medicina familiar con hospitalización, conozca y cumpla con el contenido del presente procedimiento.

4.5 El Jefe de la Oficina de Información Médica y Archivo Clínico (OIMAC), verificará que el personal del ARIMAC de las Unidades Médicas de Alta Especialidad conozca y cumpla con el contenido del presente.

4.6. El titular de la Coordinación de Información y Análisis Estratégico en coordinación con

los titulares de la Coordinación de Planeación y Enlace Institucional y de la Coordinación de Prevención y Atención a la Salud a través del Equipo de Supervisión Delegacional, capacitarán y asesorarán al personal del ARIMAC de las unidades de segundo y tercer nivel de atención y en su caso las unidades de medicina familiar con hospitalización, en la aplicación y cumplimiento del presente procedimiento.

4.7. El Jefe de Educación Médica en coordinación con el Jefe de la Oficina de Información

Médica y Archivo Clínico de las Unidades Médicas de Alta Especialidad, capacitarán y asesorarán al personal del ARIMAC en la aplicación y cumplimiento del presente procedimiento.

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4.8. El Jefe o responsable del ARIMAC, se encargará de mantener actualizados los catálogos en el Control de Expediente Clínico (e-CEC), así como los legajos y secciones del archivo clínico.

4.9. El personal del ARIMAC, deberá portar invariablemente el uniforme durante toda su

jornada de trabajo, de acuerdo a su categoría, incluyendo gafete de identificación institucional.

Del expediente Clínico

4.10. La apertura del expediente clínico en soporte físico es responsabilidad exclusiva del personal de ARIMAC, con base a la vigencia otorgada por Servicios Técnicos.

4.11. En la unidad, se integrará un solo expediente clínico por cada paciente, en donde

contenga todos y cada uno de los documentos generados por el personal de salud que intervenga en su atención (diferentes servicios).

4.12. Todos los expedientes clínicos que se aperturen en la unidad médica deberán

contener invariablemente un número consecutivo por año, iniciando con el primer día de enero Ej. (00001/2014).

4.13. Los expedientes clínicos sólo podrán salir del Archivo Clínico para atención médica en

los servicios de la unidad, mediante los formatos “Vale al Archivo Clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9” clave 2E10-009-020, el “Control e Informe de Consulta Externa, clave 4-30-6/99”, o un memorándum de la dirección, todos debidamente requisitados con nombre, apellidos, matrícula y rubrica del solicitante.

4.14. Para fines académicos y bajo supervisión, los médicos residentes, internos de

pregrado, pasantes de servicio social, enfermeras pasantes del servicio social, pasantes de otras disciplinas médicas, así como estudiantes de diversas universidades, deberán consultar los expedientes clínicos en el archivo clínico, previa solicitud autorizada del jefe de educación médica y/o director de la unidad.

4.15. Los expedientes derivados de la atención por el Convenio General de Colaboración

Interinstitucional para la Atención de la Emergencia Obstétrica, al alta del paciente serán resguardados en la sección de defunciones y Guarda permanente, apartado “Emergencias Obstétricas a No derechohabientes del IMSS”, para su custodia por un periodo de 5 años, tomando en cuenta que se trata de documentos auditables.

4.16. Los expedientes derivados de la atención por un Convenio General de Colaboración

Interinstitucional o de Intercambio de servicios, al alta del paciente serán resguardados en la sección de defunciones e Guarda permanente, apartado que identifique el nombre del convenio para su custodia por un periodo de 5 años, tomando en cuenta que se trata de documentos auditables.

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4.17. Los expedientes que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la información se conservarán por dos años más a la conclusión de su vigencia documental, de conformidad a lo establecido en el lineamiento decimoctavo de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, aplicando la leyenda “Solicitud del IFAI”.

4.18. Todos los expedientes clínicos integrados en el archivo clínico deberán contener la

leyenda de “Información Confidencial” (incluyendo los electrónicos, así como todos aquellos que sean requeridos mediante una solicitud de información, Acuerdo 009/7/2004 del Comité de Información del IMSS).

4.19. Los expedientes clínicos serán devueltos al archivo clínico, al finalizar el turno,

íntegramente y en el mismo orden en que se entregaron.

4.20. La guarda de los expedientes clínicos por parte del personal del ARIMAC, deberá realizarse inmediatamente después de recibidos.

4.21. El orden de los expedientes clínicos en cada sección, será por número de seguridad

social, de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo por cada uno de los archiveros o baterías que la componen. Aquellos que carezcan de número de seguridad social, se archivarán por orden alfabético por apellido paterno, después de los ordenados por número de seguridad social.

4.22. Los expedientes clínicos que por la comisión de un delito o por interés para la

calificación de riesgos profesionales o por interés docente o de investigación, serán considerados a criterio del personal médico como guarda permanente. Para estos casos se les aplicará el sello con la leyenda de “Guarda permanente”.

4.23. El número conformado en el hospital que identifica al paciente no derechohabiente

para su captura en el “Sistema de información médico operativo” (SIMO), no debe interpretarse como un número de seguridad social.

4.24. El expediente clínico cumplirá toda su etapa activa y semi-activa en la Unidad Médica

(5 años), posteriormente se gestionará su baja documental previa validación del área médica, ante servicios la División de Administración de Documentos, con el formato “Inventario de Baja Documental - Expediente Clínico”, y de acuerdo al “Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno Federal”.

4.25. El personal del ARIMAC foliará las hojas de los expedientes clínicos que sean

solicitados por alguna autoridad competente por tratarse de investigación de demandas al instituto, casos legales o solicitud de información. La Dirección de la unidad médica enviará una copia certificada a la Jefatura de Servicios de Prestaciones Médicas.

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De las Secciones de Expedientes 4.26. Los archivos clínicos de las unidades médicas hospitalarias deberán contener tres

Secciones de expedientes clínicos: I Activos, II Pasivos y III Defunciones y Guarda permanente.

4.27. El personal del ARIMAC, integra la Sección I Activos con los expedientes clínicos de

los pacientes que son enviados de otras unidades y que son atendidos en la consulta externa de especialidades, cirugía u hospitalización. Depurando esta sección con los expedientes de los pacientes que causan alta médica, pasándolos a la Sección II Pasivos.

4.28. El personal del ARIMAC, integra la Sección II Pasivos con los expedientes clínicos de

la Sección I Activos. Se depura diariamente al cumplir los expedientes clínicos dos años de permanencia en esta sección.

4.29. El personal del ARIMAC, integra la Sección III Defunciones y Guarda permanente con

los expedientes clínicos clasificados como de guarda permanente y las defunciones. Se depura mensualmente al cumplir los expedientes clínicos cinco años de permanencia en esta sección, considerando la fecha de marca de guarda permanente o de la defunción.

4.30. El personal del ARIMAC, deberá tener actualizados los catálogos de: Control de

derechohabientes enviados a especialidades, Prórroga de Servicios Médicos y Cronológico de depuración de expedientes, ya sea de manera manual o electrónica.

4.31. El personal del ARIMAC, tendrá debidamente ordenados por número de seguridad

social (NSS), las diferentes secciones de expedientes clínicos (Activos, Pasivos y Defunciones y Guarda permanente).

4.32. El presente procedimiento atiende a los siguientes documentos de referencia:

o Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, publicada en el Diario Oficial de la Federación, el 13 de marzo de 2002 y sus reformas.

o Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental publicado en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio de 2003.

5 Definiciones

Para efectos del presente procedimiento se entenderá por:

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5.1. agregado médico: clave complementaria del número de seguridad social o del registro de identificación armado para no derechohabientes, la cual consta de 8 caracteres: el primer digito identifica la calidad del aseguramiento; el segundo el sexo; los cuatro siguientes el año de nacimiento y los dos últimos caracteres el régimen de aseguramiento.

5.2. admisión hospitalaria: Área del hospital donde se efectúan los trámites y registros

administrativos, previos al ingreso y egreso del paciente. 5.3. adscripción: Inscripción del asegurado y de sus beneficiarios de una circunscripción a

un servicio u órgano de la institución en el área médica. La adscripción es a la unidad y a médico familiar, en atención a la localización de su domicilio y al médico familiar de la misma que les proporcionará atención médica.

5.4. alta: Término de tratamiento practicado a un paciente por el médico especialista y que

es enviado al médico familiar al que esté adscrito. 5.5. alta médica: Término de una etapa de observación o tratamiento de un paciente

hospitalizado por el médico no familiar. 5.6. alta voluntaria: Término de la atención brindada por el médico no familiar, por

solicitud del propio paciente o de sus familiares, liberando de cualquier responsabilidad al Instituto sobre los eventuales daños que deriven dicha solicitud. (artículo 88 del Reglamento de Prestaciones Médicas).

5.7. archivo clínico: Lugar donde se guardan los expedientes clínicos debidamente

ordenados para su custodia y fácil manejo.

5.8. archivo de concentración: unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidade administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en él hasta su destino final.

5.9. archivo de trámite: unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.

5.10. ARIMAC: Área de Información Médica y Archivo Clínico. 5.11. baja: Terminación de vigencia de derechos para la atención médica.

5.12. baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus

valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos.

5.13. batería de archiveros: Conjunto de dos o más archiveros.

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5.14. carpeta o folder: Cartulina doblada con tamaño de 23 X 30 cm., con una ceja de 1.5 X 14 cm. al lado derecho de su parte más ancha, que sirve para guardar el expediente clínico.

5.15. carpeta de trabajo: Carpeta que contiene documentos relacionados con un asunto,

no se archivan en términos de la normatividad, sin embargo apoyan el acto administrativo, y de acuerdo al Archivo General de la Nación su vigencia no será mayor a 2 años y no se transfieren al archivo de concentración.

5.16. Carta de consentimiento informado: documento escrito, signado por el paciente o su representante legal o familiar más cercano en vínculo, mediante el cual se acepta un procedimiento médico o quirúrgico con fines diagnósticos, terapéuticos, rehabilitatorios, paliativos o de investigación, una vez que se ha recibido información de los riesgos y beneficios esperados para el paciente.

5.17. catálogo: Enunciación y descripción metódica (tarjetas o cualquier otro medio) en un

orden determinado de los documentos que integran un archivo. 5.18. CIAE: Coordinación de Información y Análisis Estratégico.

5.19. codificación de diagnósticos: Convertir términos diagnósticos y de otros problemas

de salud de palabras a códigos alfanuméricos, que permiten su fácil almacenamiento y posterior recuperación para el análisis de la información.

5.20. Contrarreferencia: Decisión médica en la que se determina el envío de pacientes a

un nivel de menor capacidad resolutiva para continuar su atención médica, después de haber sido atendidos de un daño específico a la salud, la cual se realiza con base a criterios técnico médicos y administrativos, con el informe correspondiente de las acciones diagnósticas y terapéuticas realizadas y por realizar en la unidad a la que se refiere

5.21. cubierta: Cartulina brístol doblada con tamaño de 22 X 29 cm. Con caratula impresa

que sirve para proteger los documentos que integran el expediente clínico. 5.22. CURP: Clave Única de Registro Poblacional. 5.23. depurar: Retirar o eliminar con criterio técnico médico, documentación del expediente

clínico. En caso de depuración en el archivo clínico, retirar o eliminar el expediente clínico.

5.24. derechohabiente: El asegurado, el pensionado y los beneficiarios de ambos, que en

los términos de la Ley tengan vigente su derecho a recibir las prestaciones en especie del Instituto.

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5.25. destino final: selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico.

5.26. DIS: División de Información en Salud. 5.27. documento administrativo: Autorizaciones, Orden de atención médica y Traslado de

pacientes que generan gastos de pasajes y viáticos clave TP-01/94. 5.28. documentos clínicos: Notas médicas, resultados de auxiliares de diagnóstico y

tratamiento. 5.29. DPM: Dirección de Prestaciones Médicas. 5.30. e-CEC: Control del Expediente Clínico. Aplicación electrónica para el control del

expediente clínico. utilizada por el personal del ARIMAC. 5.31. ECE: Expediente clínico electrónico. 5.32. egreso: Paciente salido del servicio de hospitalización; incluye al que sale con pase a

la consulta externa del propio hospital, a la unidad de adscripción, a otra unidad o por defunción.

5.33. equipo de supervisión: Equipo delegacional que depende estructuralmente de la

Coordinación de Prevención y Atención a la Salud, funcionalmente trabaja con el Jefe de Servicios y con las otras cinco Coordinaciones delegacionales, para planear sus actividades, garantizar la horizontalidad de los procesos y presentar los resultados de las supervisiones realizadas. Está conformado por un Médico Supervisor Líder, y por Supervisores Médicos de Hospitales, Medicina Familiar, Epidemiología, Estomatología, Enfermería en Salud Pública y Atención Médica, Trabajo Social, Nutrición y Dietética, Sistemas de Información en Salud, Asistentes Médicas y Auxiliar de Soporte Médico.

5.34. estudios de servicios: Corresponden a estudios de auxiliares de diagnóstico y

tratamiento. 5.35. expediente clínico: Conjunto único de información y datos personales de un paciente,

que se integra dentro de todo tipo de establecimiento para la atención médica, ya sea público, social o privado, el cual, consta de documentos escritos, gráficos, imagenológicos, electrónicos, magnéticos, electromagnéticos, ópticos, magneto-ópticos y de cualquier otra índole, en los cuales, el personal de salud deberá hacer los registros, anotaciones, en su caso, constancias y certificaciones correspondientes a su intervención en la atención médica del paciente, con apego a las disposiciones jurídicas aplicables.

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5.36. expediente clínico en Guarda permanente: Conjunto de documentos que no se eliminan por determinado tiempo, en virtud de que el caso tenga alguna de las características siguientes: • Que implique la comisión de un delito • Que sea de interés para la calificación de riesgos profesionales • Que sea de interés docente o para las actividades de investigación científica.

5.37. fajilla o separador: Tira de cartulina o plástico de 5 X 34 cm. Que se coloca en la

carpeta del expediente clínico, al extraerlo y sirve para indicar el servicio de la consulta externa que lo solicita.

5.38. foliar: Numerar cada una de las hojas que integran el expediente clínico. 5.39. formatos clínicos: son para Consulta Externa: Estudio médico social, Notas de

trabajo médico social, Historia Clínica, Notas médicas y prescripción, Resultado de exámenes de laboratorio, Resultados de estudios radiológicos, y para Hospitalización: Vigilancia y atención del parto, Ordenes médicas para pacientes hospitalizados, Autorización, solicitud y registro de intervención quirúrgica, Registro de anestesia y recuperación, Registros clínicos, tratamientos y observaciones de enfermería, balance de líquidos en 24 horas (ml), Registro de pacientes hospitalizados.

5.40. guía de faltante o traslado: Cartulina de 20 X 30 cm que se coloca en la carpeta, al

extraer el expediente clínico o al traslado del paciente, con la indicación del servicio que lo ha solicitado o al que se ha derivado.

5.41. hospitalización: Servicio de internamiento de pacientes para su diagnóstico, tratamiento o rehabilitación.

5.42. interconsulta: Consulta brindada por un médico no familiar a un paciente, a petición

de otro médico de la unidad, responsable del mismo. 5.43. número de Seguridad Social: De acuerdo con Ley del Seguro Social, es la serie

numérica (10 dígitos) asignada a cada asegurado por el servicio de afiliación-vigencia, conforme a normas establecidas, que debe anotarse en cada expediente clínico con el objeto de mantener su identidad y facilitar su control.

5.44. OIMAC: Oficina de Información Médica y Archivo Clínico en UMAE. 5.45. personal de salud: Conjunto de individuos integrado por personal médico, de

enfermería, técnicos, auxiliares de apoyo y otros profesionales que interaccionan entre sí y con los pacientes, con el propósito de otorgarles atención médica segura.

5.46. responsable administrativo: Titular del área administrativa en la unidad médica de

cualquiera de los Tres niveles de Atención, a saber Director administrativo, Subdirector administrativo, Administrador o quien realice la función.

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5.47. responsable del ARIMAC: Jefe de Grupo, Coordinador u Oficial de Estadística del ARIMAC.

5.48. rotular: Registrar en los diferentes formatos los datos de los derechohabientes. 5.49. sección de expedientes: Conjunto de expedientes clínicos que se agrupan de

acuerdo con ciertas características para su manejo y control. Cada sección conserva un orden determinado y contiene guías para facilitar la localización y guarda de expedientes clínicos.

5.50. sección de activos: conjunto de expedientes clínicos de los pacientes que son

enviados por otras unidades médicas y que reciben atención en la consulta externa de especialidades, servicio de cirugía o en hospitalización.

5.51. sección de pasivos: conjunto de expedientes clínicos de pacientes que causaron

“Alta médica” de la consulta externa de especialidades, servicio de cirugía o de hospitalización, provenientes de la sección de activos.

5.52. sección de defunciones y guarda permanente: conjunto de expedientes clínicos de

los pacientes que son seleccionados por el médico y que son identificados por asuntos legales, para la calificación de un riesgo profesional, interés docente o para investigación científica, así como aquellos correspondientes a casos de defunción.

5.53. sector técnico: Área conformada por personal de Afiliación Vigencia en las unidades

médicas, que realiza actividades de certificación de vigencia de derechos a las prestaciones en especie y en dinero de los derechohabientes, entre otros, mediante los sistemas SINDO y ACCEDER.

5.54. servicio: Acción de atención al público demandante de una actividad,

administrativamente se considera al área física de una unidad médica, dotada de recursos físicos, humanos y tecnológicos para otorgar atención a pacientes; se identifica generalmente con el que proporciona una especialidad.

5.55. traslado de pacientes: El movimiento de pacientes de una unidad a otra para

estudio, tratamiento o rehabilitación. La unidad que lo envía contabiliza este movimiento como un egreso para fines estadísticos.

5.56. tratamiento: Sistematización de acciones médicas aplicadas a un enfermo para aliviar

su afección. 5.57. UMAE: Unidad Médica de Alta Especialidad.

5.58. unidad de adscripción: Unidad que imparte atención médica de primer nivel a los

derechohabientes que viven dentro de su circunscripción, o ámbito de responsabilidad, dentro del marco del sistema médico institucional de seguridad social, así como de los servicios de solidaridad social.

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5.59. unidad de concentración: Unidad médica para la atención de pacientes provenientes

de hospitales generales de zona de una región o de unidades de medicina familiar de una zona de influencia, en consulta externa y hospitalización, en una o varias especialidades básicas o de sus ramas, elementos físicos, humanos y tecnológicos especializados, propios del segundo o tercer nivel de atención

5.60. unidad de medicina familiar con hospitalización: Unidad que cuenta con camas

censables de hospitalización, y que eventualmente proporciona atención en una o dos especialidades y maneja expedientes físicos.

5.61. unidad médica: Establecimiento en el que se integran diversos recursos materiales,

humanos y económicos, destinados a la atención de riesgos para la salud y del diagnóstico y tratamiento de enfermedades.

5.62. unidad médica hospitalaria: Establecimiento al que ingresan personas para diagnóstico, tratamiento y rehabilitación, además de parturientas, y provee servicios de consulta externa especializada.

Responsable Actividad Documentos involucrados

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6. Descripción de actividades del Procedimiento para la apertura, control, integración, depuración y recuperación del expediente, en las Áreas de Información Médica y Archivo Clínico (ARIMAC) de las Unidades Médicas Hospitalarias

Responsable del archivo clínico

CAPÍTULO I SOLICITUDES DE APERTURA Y PRÉSTAMO

DE EXPEDIENTE CLÍNICO

Etapa I Apertura de Expedientes Clínicos

1. Recibe de asistentes médicas solicitud de apertura de “Expediente clínico” y procede conforme al caso, si presenta o no documentos del paciente.

No presenta documentos

del paciente Continúa en la actividad 11.

Si presenta documentos del paciente

2. Recibe de asistentes médicas “Formato de Referencia–Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98 o “Documento administrativo” debidamente requisitado y “Nota médica” con orden de apertura de expediente y entrega al Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas.

Formato de Referencia–Contrarreferencia 4-30-8/98

Documento Administrativo

Nota médica

Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas

3. Recibe y Verifica con base en el “Formato de Referencia–Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98 o “Documento administrativo” y “Nota médica”, la existencia o no del “Expediente clínico” anterior, en las Secciones: I Activos, II Pasivos, III Defunciones y Guarda permanente del archivo clínico o en el e-CEC.

No existe Expediente clínico

Continúa en la actividad 5.

Formato de Referencia–Contrarreferencia 4-30-8/98 Documento administrativo Nota médica Expediente clínico e-CEC


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Si existe Expediente clínico y no se localizó Continúa en la actividad 135.


Si existe Expediente clínico y se localizó 4. Integra al expediente el “Formato de

Referencia–Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98 o el “Documento administrativo” y ”Nota médica”, archiva en su carpeta o folder y continúa en la actividad respectiva según el motivo de la solicitud del expediente.

Pacientes con cita previa en consulta

externa


Pacientes no citados en consulta externa


Pacientes para hospitalización


Formato de Referencia–Contrarreferencia 4-30-8/98 Documento administrativo Nota Médica


5. Realiza la apertura del “Expediente clínico”, transcribe los datos de identificación del paciente y de la unidad médica en la “Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta)”, clave 2E10-009-018 (Anexo 1) y en cada uno de los “Formatos clínicos” (consulta externa y hospitalización) que integran el “Expediente clínico” y aplica el sello de “información confidencial” en la cubierta.

2E10-009-018 Anexo 1 Formatos clínicos Expediente clínico

6. Ordena los “Formatos clínicos” correspondientes del “Expediente clínico” de

Formatos clínicos


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acuerdo a lo indicado en el reverso de la cubierta y abrocha las hojas a la misma.

Expediente clínico


7. Anota con plumón el número de seguridad social con su agregado correspondiente, la Clave Única de Registro Poblacional (CURP) y el nombre del derechohabiente en la “Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta)”, clave 2E10-009-018, (Anexo1) y en la carpeta o folder; así como el tipo y número de la unidad de adscripción y la delegación de procedencia.

2E10-009-018 Anexo1 Expediente clínico

8. Marca con diferentes colores conforme a los rangos asignados por el responsable del archivo clínico para su guarda, en la “Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta)”, clave 2E10-009-018, (Anexo1) , a un lado del número de seguridad social, registra nombre y firma de quién elaboró el “Expediente clínico”, y lo turna al responsable del archivo clínico.

2E10-009-0188, Anexo1 Expediente clínico


9. Recibe “Expediente clínico” e Ingresa los datos del paciente en el sistema e-CEC, en su apartado “Catálogo de control de derechohabientes enviados a especialidades”.

Expediente clínico e-CEC

10. Turna el “Expediente clínico” con su carpeta o folder correspondiente al oficial de estadística o auxiliar universal de oficinas para su guarda en la Sección I. Activos del archivo clínico, continúa en la actividad respectiva según el motivo de la solicitud del expediente.

Pacientes con cita previa en consulta externa




Expediente clínico


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No presenta documentos del paciente

11. Recibe notificación de la asistente médica

que el paciente no presenta documentos para apertura de “Expediente clínico”.

12. Elabora y remite vía correo electrónico el

formato “Aviso a la unidad de adscripción de apertura de “Expediente clínico” AC-3/2013”, clave 2E10-009-019 (Anexo 2), al Sector Técnico de la unidad de adscripción del derechohabiente, e integra en Carpeta de trabajo en espera de conocer el estatus de vigencia de derechos del paciente.

Correo electrónico 2E10-009-019 Anexo 2

13. Recibe del Sector Técnico respuesta de la unidad de adscripción del derechohabiente, vía electrónica, de su estatus de vigencia, con el formato “Aviso a la unidad de adscripción de apertura de “Expediente clínico” AC-3/2013”, clave 2E10-009-019 (Anexo 2).

Correo electrónico 2E10-009-019 Anexo 2


No está vigente


Si está vigente

14. Realiza la apertura del “Expediente clínico”, transcribe los datos de identificación del paciente y de la unidad médica en la “Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta)”, clave 2E10-009-018 (Anexo 1) y en cada uno de los “Formatos clínicos” (consulta externa y hospitalización) que integran el “Expediente clínico” y aplica el sello de “información confidencial” en la

2E10-009-018 Anexo 1 Formatos clínicos Expediente clínico


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Clave: 2E10-003-003

cubierta.


15. Ordena los “Formatos clínicos” correspondientes del “Expediente clínico” de acuerdo a lo indicado en el reverso de la cubierta y abrocha las hojas a la misma.

Formatos clínicos Expediente clínico

16. Anota con plumón el número de seguridad social con su agregado correspondiente, la Clave Única de Registro Poblacional (CURP) y el nombre del derechohabiente en la “Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta)”, clave 2E10-009-018 (Anexo1) y en la carpeta o folder; así como el tipo y número de la unidad de adscripción y la delegación de procedencia.


17. Marca con diferentes colores conforme a los rangos asignados por el responsable del archivo clínico para su guarda, en la “Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta)”, clave 2E10-009-018, (Anexo1) , a un lado del número de seguridad social, registra nombre y firma de quién elaboró el “Expediente clínico”.


18. Integra el formato “Aviso a la unidad de adscripción de apertura de “Expediente clínico” AC-3/2013”, clave 2E10-009-019 (Anexo 2) y lo archiva en carpeta o folder y lo turna al responsable del archivo clínico.

Expediente clínico 2E10-009-019 Anexo 2


19. Recibe “Expediente clínico” e Ingresa los datos del paciente en el sistema e-CEC, en su apartado “Catálogo de control de derechohabientes enviados a especialidades”.

Expediente clínico e-CEC

20. Obtiene una copia electrónica del formato “Aviso a la unidad de adscripción de apertura de “Expediente clínico” AC-3/2013”, clave 2E10-009-019 (Anexo 2), guarda en archivo electrónico

2E10-009-019 Anexo 2


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Clave: 2E10-003-003


21. Turna el “Expediente clínico” con su carpeta o folder correspondiente al oficial de estadística o auxiliar universal de oficinas para su guarda en la Sección I. Activos del archivo clínico, continúa en la actividad respectiva según el motivo de la solicitud del expediente.

Pacientes con cita previa en

consulta externa






Expediente clínico

No está vigente

22. Notifica al área de asistentes médicas el estatus de vigencia del paciente, para que se elabore la “Orden de Atención Médica” de acuerdo al “Procedimiento para la atención médica en el Área de Primer Contacto en el Servicio de Admisión Continua o Urgencias en Unidades Médicas Hospitalarias de Tercer Nivel”, clave 2430-003-040 y concluye procedimiento.

Orden de atención médica Procedimiento para la atención médica en el Área de Primer Contacto en el Servicio de Admisión Continua o Urgencias en Unidades Médicas Hospitalarias de Tercer Nivel 2430-003-040


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Clave: 2E10-003-003


Etapa II Control de Expedientes clínicos solicitados 23. Procede conforme el motivo de la solicitud

del “Expediente clínico”. Pacientes con cita previa en consulta externa






Préstamo de Expedientes clínicos para investigación, trabajos médicos,

auditorias y supervisiones médicas, dentro del archivo clínico


Préstamo de Expedientes clínicos por probables capitales constitutivos o para

auditorias y supervisiones


Solicitud de Expediente clínico, por una instancia Federal, Judicial o institucional


Modalidad 1 Pacientes con cita previa en consulta

externa.

24. Recibe de las asistentes médicas con 24 horas de anticipación a la consulta, original y dos copias de los formatos "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99 a través del mensajero del archivo clínico,

Expedientes clínicos Control e Informe de Consulta


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Clave: 2E10-003-003

mediante las cuales solicitan los “Expedientes clínicos” de los pacientes citados para el día siguiente.

Externa 4-30-6/99


25. Firma de recibido en la primera copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99, misma que entrega a la asistente médica a través del mensajero del archivo clínico, con el original y emite instrucciones al Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas para atender la solicitud.

Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99


26. Acude a las Secciones del archivo clínico; I. Activos y II.Pasivos, para localizar los “Expedientes clínicos” solicitados en los formatos "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99 (segunda copia).

Expedientes clínicos Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99

No existe expediente 27. Investiga e identifica en qué servicio de la

unidad médica se podría encontrar el “Expediente clínico” consultando el e-CEC

Si encontró el Expediente clínico


No se encontró el Expediente clínico

28. Hace la anotación de las siglas S/E (sin expediente), en la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99, para aclaraciones posteriores y continúa en la actividad 33.

e-CEC Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99


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Clave: 2E10-003-003


Si existe expediente 29. Extrae los “Expedientes clínicos” localizados

de la sección correspondiente, coloca un señalador de préstamo fajilla o separador en la carpeta y marca en la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99 con una paloma en el lado derecho del número de seguridad social, los “Expedientes clínicos” que fueron proporcionados.

Expediente clínico Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99

30. Ordena los “Expedientes clínicos”, en la secuencia indicada en la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99, aplica el sello con la leyenda de “información confidencial” en la “Carpeta de Contención MF1/2000”, clave 2E10-009-018, (Anexo1) (en la cubierta) de los expedientes que no cuenten con el y los entrega al responsable del archivo clínico.

Expedientes clínicos Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99 2E10-009-018 Anexo 1


31. Recibe y se asegura que los “Expedientes clínicos” correspondan con los de la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99.


32. Coloca los “Expedientes clínicos” en el lugar específico para la entrega de éstos y archiva temporalmente en una carpeta la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99" hasta la recuperación total de los “Expedientes clínicos”.



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Clave: 2E10-003-003

Asistente médica

33. Acude al archivo clínico el siguiente día de haber solicitado los expedientes clínicos, antes de que inicie la consulta externa con la primera copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99 para recoger los “Expedientes clínicos” de los pacientes citados.

Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99 Expedientes clínicos

34. Recibe del responsable del archivo clínico, los “Expedientes clínicos” y verifica que correspondan a los registrados en el formato “Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99 y detecta si existen inconsistencias.


Existe inconsistencia

35. Realiza las aclaraciones de inmediato y

transcribe los datos de expedientes entregados y los marcados con S/E a la primera copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99, continúa en la actividad 36.


No existe inconsistencia 36. Firma de recibido por los “Expedientes

clínicos” que se entregan, en la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99, quedando ésta en poder del archivo clínico como comprobante del préstamo de los expedientes proporcionados.



37. Conserva en su poder la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99 hasta la recuperación total de los “Expedientes clínicos”.



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Clave: 2E10-003-003

Asistente médica 38. Aclara con el paciente durante la jornada de la consulta externa, los casos marcados como S/E. en el "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99 y le notifica al responsable del archivo clínico para que se efectúe la búsqueda del “Expediente clínico”.

Expediente clínico Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99

Responsable del Archivo Clínico

39. Recibe notificación de las asistentes médicas del servicio de consulta externa, emite indicaciones al oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas para la búsqueda del expediente faltante.

Oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas

40. Recibe indicaciones y acude a las Secciónes I Activos, II Pasivos para su localización, con base en el formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99 (segunda copia) corregido.

No se localizó Expediente clínico Continúa en la actividad 135.

Si se localizó Expediente clínico


41. Entrega a la Asistente médica através del mensajero del archivo clínico, el expediente y el formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99 (segunda copia) para que firme por el expediente recibido.


Asistente médica 42. Recibe “Expediente clínico” y firma de recibido, en la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99, quedando ésta en poder del archivo clínico como comprobante del préstamo de los expedientes.



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Clave: 2E10-003-003

Asistente médica 43. Devuelve al término de la consulta, al

mensajero del archivo clínico, los “Expedientes clínicos” proporcionados con anterioridad en el mismo órden que se entregaron con base a la primer copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99.


Mensajero del archivo clínico

44. Verifica que los “Expedientes clínicos” entregados por la asistente médica se encuentren ordenados de acuerdo a la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99 con una paloma en el lado izquierdo del número de seguridad social, rubrica por los expedientes recibidos.

No existen faltantes de Expedientes clínicos Continúa en la actividad 47. Si existen faltantes de Expedientes clínicos

45. Exige formato “Vale al archivo clínico por el

(los) expediente (s)”, 4-30-9, clave 2E10-009-020 (anexo 3), con nombre completo, matrícula y firmado por la asistente médica o en su caso por el médico responsable que lo conserva y marca de faltante y la leyenda “con vale al servicio referido” en las copias del "Control e Informe de Consulta Externa" 4-30-6/99.

Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99 Expedientes clínicos 2E10-009-020 Anexo 3

46. Engrapa en el ángulo superior derecho de una guía de faltante el formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), por los expedientes no devueltos.

47. Turna al oficial de estadística y/o auxiliar

universal de oficinas los “Expedientes clínicos” devueltos y en su caso la guía de faltante.

Guia de faltante 2E10-009-020 Anexo 3 Expedientes clínicos Guia de faltante


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Clave: 2E10-003-003


48. Recibe los “Expedientes clínicos” y en su caso la guía de faltante, separa del total de expedientes, los que presentan alta médica.

Expedientes clínicos Guia de faltante

Expedientes clínicos con alta médica



Expedientes clínicos sin alta médica 49. Registra en el sistema e-CEC, los datos de

los “Expedientes clínicos” faltantes que fueron sujetos a la recepción de formatos “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3).

NOTA: Los expedientes deberán ser entregados por la asistente médica o médico responsable al finalizar el turno.

e-CEC 2E10-009-020 Anexo 3 Expedientes clínicos


50. Ordena los “Expedientes clínicos” y en su caso la guia de faltante por número de seguridad social y los guarda en la sección correspondiente de Activos o Guarda permanente según sea el caso, los localizados en la Sección II Pasivos se incorporan a la Sección I Activos.

NOTA: Los documentos clínicos de los expedientes recibidos, deben ordenarse previo a la guarda de estos últimos.



51. Integra la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa" clave 4-30-6/99 en la carpeta de trabajo correspondiente y concluye procedimiento.



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Clave: 2E10-003-003

Responsable del Archivo Clínico

Modalidad 2

Pacientes no citados en consulta externa 52. Recibe de las asistentes médicas del servicio

de consulta externa, por conducto del mensajero del archivo clínico, el formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), en original y copia, emite indicaciones y entrega al oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas.

2E10-009-020 Anexo 3


53. Recibe y efectúa búsqueda en las Secciónes I Activos, II Pasivos y en el e-CEC para localizar los expedientes, con base en el formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3).

2E10-009-020 Anexo 3 e-CEC

No existe Expediente clínico 54. Efectúa las investigaciones necesarias, con

el fin de atender de inmediato la solicitud y procede según el caso.

No se realizó apertura del Expediente clínico


Se realizó apertura del Expediente clínico y no se localizó


Si existe Expediente clínico 55. Retira el “Expediente clínico” localizado,

coloca la fajilla o separador correspondiente en la carpeta y registra en el original y copia del formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), una marca que indique que el expediente está en préstamo.

2E10-009-020 Anexo 3 Expediente clínico


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Clave: 2E10-003-003


56. Aplica el sello de “información confidencial”

en la “Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta)”, clave 2E10-009-018, (Anexo1) del “Expediente clínico” en caso de no contar con el.

2E10-009-018 Anexo 1

57. Envía a la asistente médica el original y copia de los formatos “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9” clave 2E10-009-020 (Anexo 3), con el o los “Expedientes clínicos”, por conducto del mensajero del archivo clínico.

2E10-009-020 Anexo3 Expedientes clínicos


58. Entrega a la asistente médica copia y devuelve al responsable del archivo clínico original del formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9” clave 2E10-009-020 (Anexo 3), con nombre completo, matrícula y firma de la asistente médica por la recepción del o los “Expedientes clínicos”.

2E10-009-020 Anexo 3 Expedientes clínicos


59. Conserva los originales de los formatos “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), en espera de que sean devueltos los “Expedientes clínicos”.


Asistente Médica

60. Al término de la consulta devuelve al mensajero del archivo clínico los “Expedientes clínicos” proporcionados mediante la copia del formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9” clave 2E10-009-020 (Anexo 3).

Expedientes clínicos 2E10-009-020 Anexo 3


61. Recibe y verifica que los “Expedientes clínicos” entregados por la asistente médica sean los correspondientes al formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), y devuelve el original a la asistente médica por los expedientes entregados.

Expedientes clínicos 2E10-009-020 Anexo 3


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Clave: 2E10-003-003


62. Engrapa en el ángulo superior derecho de la guía de faltante el formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9” clave 2E10-009-020 (Anexo 3), por los expedientes no devueltos y turna al Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas junto con los “Expedientes clínicos” devueltos.

2E10-009-020 Anexo 3 Expedientes clínicos Guia de faltante


63. Recibe y separa del total de “Expedientes clínicos” los que presentan alta médica.

Expedientes clínicos con alta médica


Expedientes clínicos

Expedientes clínicos sin alta médica 64. Registra en el sistema e-CEC, los datos de

los “Expedientes clínicos” faltantes que fueron sujetos a la recepción de formatos “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3).

e-CEC Expedientes clínicos 2E10-009-020 Anexo3

65. Ordena documentos clínicos de los “Expedientes clínicos” y con base al número de seguridad social guarda estos últimos en el orden y la sección correspondiente de Activos o Pasivos, según sea el caso y concluye procedimiento.



Modalidad 3 Pacientes para hospitalización.

66. Recibe de la asistente médica del servicio de

admisión, por conducto del mensajero del archivo clínico, el formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), en original y copia, da indicaciones y entrega al oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas.

2E10-009-020 Anexo 3


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Clave: 2E10-003-003

Oficial de Estadísticas y/o Auxiliar Universal de Oficinas

67. Recibe y efectúa búsqueda en las Secciónes I Activos y II Pasivos del archívo clínico, y en el e-CEC para localizar los expedientes, con base en el formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3).

e-CEC 2E10-009-020 Anexo 3


68. Efectúa las investigaciones necesarias con el fin de atender de inmediato la solicitud y procede según el caso.

No se realizó apertura del Expediente clínico


Existe Expediente clínico

y no se localizó


Si existe Expediente clínico

69. Retira el “Expediente clínico” localizado, coloca fajilla o separador correspondiente y registra en el original y copia del formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), una marca que indique que el expediente está suministrado.

70. Aplica el sello de “información confidencial”

en la “Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta)”, clave 2E10-009-018, (Anexo1) del expediente en caso de no contar con el.

2E10-009-020 Anexo 3 Expediente clínico 2E10-009-018 Anexo 1

71. Envía a la asistente médica el original y la copia de los formatos “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9” clave 2E10-009-020 (Anexo 3), con los “Expedientes clínicos”, por conducto del mensajero del archivo clínico.



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Clave: 2E10-003-003


72. Entrega a la asistente médica copia y devuelve al responsable del archivo clínico original del formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9” clave 2E10-009-020 (Anexo 3), con nombre completo, matrícula y firma de la asistente médica por la recepción del (los) “Expediente(s) clínico(s)”.



73. Recibe y registra en el sistema e-CEC, los datos de los formatos “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9” clave 2E10-009-020 (Anexo 3), que amparan los expedientes proporcionados y turna al Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas.

e-CEC 2E10-009-020 Anexo 3


74. Recibe y engrapa los formatos originales “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9” clave 2E10-009-020 (Anexo 3), en el ángulo superior derecho de una guía de faltante.

2E10-009-020 Anexo 3

75. Intercala la guía de faltante en la carpeta o folder del expediente respectivo, en espera de que sea devuelto.

Guia de faltante Expediente Clínico

Asistente Médica del servicio de admisión

76. Entrega al inicio de la jornada al encargado del área de información médica en el archivo clínico, el formato “Egresos Registro Diario de Hospital”, clave 4-30-21/90-E, en original y copia, junto con los “Expedientes clínicos” de los egresos del día anterior.

Egresos Registro Diario de Hospital 4-30-21/90-E Expedientes clínicos

Encargado de Información Médica

77. Comprueba que los “Expedientes clínicos” correspondan a los consignados como egresos en el formato “Egresos Registro Diario de Hospital”, clave 4-30-21/90-E y contengan el formato “Hoja de Alta Hospitalaria”, clave Alta-1/98, en original y copia, en caso de inconsistencias, efectúa y/o gestiona las aclaraciones y/o correcciones necesarias con la asistente médica del servicio de admisión.

Egresos Registro Diario de Hospital 4-30-21/90-E Expedientes clínicos Hoja de Alta hospitalaria Alta-1/98


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Clave: 2E10-003-003

Encargado de Información Médica

78. Firma de recibido en la copia del formato “Egresos Registro Diario de Hospital”, clave 4-30-21/90-E y la devuelve a la asistente médica del servicio de admisión.

Egresos Registro Diario de Hospital 4-30-21/90-E

79. Retira de los “Expedientes clínicos” el original del formato “Hoja de Alta Hospitalaria", clave Alta-1/98, codifica los diagnósticos para su captura en el Sistema de Información Médico Operativo SIMO y turna los expedientes al responsable del archivo clínico junto con el original del formato “Egresos Registro Diario de Hospital”, clave 4-30-21/90-E.

Hoja de Alta hospitalaria Alta-1/98 Egresos Registro Diario de Hospital 4-30-21/90-E SIMO Expedientes clínicos


80. Recibe y verifica con el original del formato “Egresos Registro diario de hospital, clave 4-30-21/90-E, que el número de “Expedientes clínicos” marcados en el formato, sea igual a los entregados.

Egresos Registro Diario de Hospital 4-30-21/90-E Expedientes clínicos

Falta Expediente clínico

81. Solicita al encargado de Información Médica, la devolución del “Expediente clínico” faltante y continúa en la actividad 80.

Expediente clínico

No falta Expediente clínico

82. Registra los datos del paciente en el sistema e-CEC y turna al encargado de información médica el formato “Egresos Registro diario de hospital, clave 4-30-21/90 para su control y al oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficina, los “Expedientes clínicos” para su guarda.

e-CEC Egresos Registro Diario de Hospital 4-30-21/90-E Expedientes clínicos


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Clave: 2E10-003-003


83. Recibe y ordena los formatos clínicos del “Expediente clínico” de acuerdo a lo indicado en el reverso de la “Carpeta de contención MF1/2000”, clave 2E10-009-018 (Anexo 1) para la colocación de los mismos, y procede a su guarda en la Sección I Activos o II Pasivos según sea el caso.


84. Localiza las guías de faltante, desprende los formatos “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), los devuelve a la asistente médica y concluye procedimiento.

2E10-009-020 Anexo 3 Guía de faltante


Modalidad 4 Préstamo de Expedientes clínicos para

investigación, trabajos médicos, auditorias y supervisiones médicas,

dentro del archivo clínico 85. Recibe “Memorándum” y “Relación de

expedientes clínicos”, autorizados por la dirección de la unidad.

Memorándum Relación de Expedientes clínicos

86. Acuerda con el interesado, la (s) fecha (s) de atención y da instrucciones al oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas.


87. Efectúa búsqueda del “Expediente clínico” en las diferentes secciones del archivo o en el e-CEC conforme a la “Relación de “Expedientes clínicos”.

Relación de Expedientes clínicos Expediente clínico e-CEC

No existe Expediente clínico 88. Informa al interesado, la no existencia del

“Expediente clínico” y concluye procedimiento.

Expediente clínico


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Clave: 2E10-003-003



89. Retira, “Expediente clínico” y/o antecedentes de atención médica, coloca la fajilla o separador en la carpeta y registra en la “Relación de Expedientes clínicos” una marca que indique que está suministrado.

Expediente clínico Relación de Expedientes clínicos

90. Aplica el sello de “información confidencial” en la “Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta)”, clave 2E10-009-018, (Anexo1) de cada “Expediente clínico”, en caso de no contar con el y entrega al solicitante en la (s) fecha (s) establecida, para su consulta dentro del área del archivo clínico.


91. Recibe los “Expedientes clínicos” consultados por el solicitante y coteja con la “Relación de Expedientes clínicos”, para comprobar que la devolución está completa

Expedientes clínicos Relación de Expedientes clínicos

92. Guarda los “Expedientes clínicos” en la sección correspondiente de Activos, Pasivos o Defunciones y Guarda permanente, según sea el caso.



93. Conserva en la carpeta de trabajo correspondiente el ”Memorándum” y “Relación de “Expedientes clínicos” proporcionados, el cual será depurado cada año.

Memorándum Relación de Expedientes clínicos

94. Registra los datos del memorandum y de los “Expedientes clínicos” en el sistema e-CEC en el apartado “Expedientes clínicos” prestados para investigación, trabajos médicos, auditorias y supervisiones médicas, dentro del archivo clínico” y concluye procedimiento.

Memorándum Expedientes clínicos e-CEC


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Clave: 2E10-003-003


Modalidad 5 Préstamo de Expedientes clínicos por probables capitales constitutivos o para

auditorias y supervisiones 95. Recibe del Jefe de Departamento clínico o

de Servicio, solicitud de “Expediente clínico” y/o antecedentes de atención médica proporcionada al paciente, a través del formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), en original y copia por probable capital constitutivo, auditoria y/o supervisión y turna al oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas.

2E10-009-020 Anexo 3


96. Recibe el formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4 30 9” clave 2E10-009-020 (Anexo 3) en original y copia, y efectúa búsqueda del “Expediente clínico” y/o antecedentes de atención médica proporcionada al paciente, en las diferentes secciones del archivo o en el e-CEC.

Expediente clínico 2E10-009-020 Anexo 3 Antecedentes de atención médica

No existe “Expediente clínico” y/o antecedentes de atención médica

97. Informa al Jefe de Departamento clínico o

de Servicio, la no existencia del “Expediente clínico” y/o antecedentes de atención médica proporcionada al paciente y concluye procedimiento.

Expediente clínico

Si existe “Expediente clínico” y/o antecedentes de atención médica

98. Retira, “Expediente clínico” y/o

antecedentes de atención médica, coloca la fajilla o separador en la carpeta y registra en el original y copia del formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”

Expediente clínico Antecedentes de atención médica


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Clave: 2E10-003-003

clave 2E10-009-020 (Anexo 3), una marca que indique que está suministrado.

2E10-009-020 Anexo 3


99. Aplica el sello de “información confidencial” en la “Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta)”, clave 2E1-009-018 (Anexo1) del expediente, en caso de no contar con el.

2E10-009-018 Anexo 1

100. Envía al Jefe de Departamento clínico o de Servicio con el mensajero del archivo clínico, el original y copia de los formatos “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), con el “Expediente clínico” y/o antecedentes de atención médica.

2E10-009-020 Anexo 3 Expediente clínico Antecedentes de atención médica


101. Entrega al Jefe de Departamento clínico o de Servicio, el “Expediente clínico” y/o antecedentes de atención médica solicitados y la copia del formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3) y devuelve el original de éste, al responsable del archivo clínico, con el nombre completo, matrícula y firma de quien recibió el “Expediente clínico” y/o antecedentes de atención médica.

2E10-009-020 Anexo 3 Expediente clínico Antecedentes de atención médica


102. Conserva el original del formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), en espera de que sea devuelto el expediente respectivo.

2E10-009-020 Anexo 3

103. Registra en el sistema e-CEC, los datos de los formatos “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), que amparan el expediente suministrado.

e-CEC 2E10-009-020 Anexo 3

Jefe de Departamento clínico o de Servicio

104. Devuelve al término de la cuantificación de las atenciones médicas por probable capital constitutivo, auditoria o supervisión, al mensajero del archivo clínico, el “Expediente clínico” y/o antecedentes de atención médica, proporcionados, conforme a la copia del formato “Vale al archivo clínico por el (los)



Página 37 de 65

Clave: 2E10-003-003

expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3).

Mensajero del archivo clínico Responsable del archivo clínico

105. Recibe y verifica que el “Expediente clínico” y/o antecedentes de atención médica entregados por el Jefe de Departamento clínico o de Servicio, sean los correspondientes al formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3).

106. Entrega los “Expedientes clínicos” al oficial

de estadística y/o auxiliar universal de oficinas para su guarda.

107. Devuelve el formato “Vale al archivo clínico

por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3) en original y copia al Jefe de Departamento clínico o de Servicio, a través del mensajero de archivo clínico.

2E10-009-020 Anexo 3 Expediente clínico Expedientes clínicos 2E10-009-020 Anexo 3


108. Recibe el “Expediente clínico” y/o antecedentes de atención médica y guarda en la sección correspondiente y concluye procedimiento.

Expediente clínico Antecedentes de atención médica

Director de la unidad médica o Responsable administrativo

Modalidad 6 Solicitud de Expediente clínico por una instancia Federal, Judicial o Institucional

109. Recibe solicitud de “Expediente clínico”

mediante comunicado oficial de una instancia Federal, Judicial o Institucional, el cual solicita al responsable del archivo clínico, mediante formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), en original y copia, y “Memorándum”, identificando motivo de la solicitud.

NOTA: El responsable administrativo recibe solicitud de datos personales contenidos en el expediente clínico y gestiona la entrega de información.

Expediente clínico 2E10-009-020 Anexo 3 Memorándum


Página 38 de 65

Clave: 2E10-003-003


110. Recibe del Director de la unidad médica o del Responsable administrativo, por conducto del mensajero del archivo clínico el formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), en original y copia, y “Memorándum” y entrega al oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas.

2E10-009-020 Anexo 3 Memorándum


111. Busca el “Expediente clínico” en las diferentes secciones del archivo o en el e-CEC, con base al formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), en original y copia y “Memorándum”.

Expediente clínico e-CEC 2E10-009-020 Anexo 3 Memorándum


No se localiza en ningún servicio, ni en el archivo clínico el expediente

112. Notifica al Director de la unidad médica o

al Responsable Administrativo con “Memorándum” de la no localización del “Expediente clínico” y le devuelve el original y la copia del “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3).

Memorándum Expediente clínico 2E10-009-020 Anexo 3

Director de la unidad médica Responsable administrativo

113. Notifica mediante “Oficio”, al Servicio Jurídico o Departamento de Atención y Orientación al Derechohabiente de la delegación o de la UMAE, el extravío del “Expediente clínico” para que éste le notifique las actividades que debe realizar en este tipo de casos y concluye procedimiento.

114. Realiza de la actividad 52 a la 61 del “Procedimiento para la entrega de datos personales contenidos en el expediente clínico” clave 2610-003-002.

Oficio Expediente clínico Procedimiento para la entrega de datos personales contenidos en el expediente clínico 2610-003-002


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Clave: 2E10-003-003


Si localiza expediente(s) clínico(s) 115. Aplica el sello de “información confidencial”

en la “Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta)”, clave 2E1-009-018, (Anexo1) del “Expediente clínico” que no cuenta con el, folia las hojas, identificando en la última hoja el sello del archivo con su fecha y entrega al mensajero del archivo clínico.



116. Recibe y entrega al Director de la unidad médica o al Responsable administrativo, el expediente y copia del formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), y entrega el original de éste al responsable del archivo clínico, con nombre completo, matrícula y firma de quien recibió el “Expediente clínico”.



117. Recibe y conserva original del formato “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9” clave 2E10-009-020 (Anexo 3), hasta que le devuelvan el “Expediente clínico”.


118. Registra en el sistema e-CEC el préstamo efectuado, para su control y seguimiento.

e-CEC


119. Recibe el “Expediente clínico” y procede a su guarda en la sección correspondiente.

Expediente clínico

120. Localiza las guías de faltante, desprende los formatos “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3), y lo(s) devuelve al Director de la unidad médica o Responsable administrativo y concluye procedimiento.

2E10-009-020 Anexo 3


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Clave: 2E10-003-003

Asistente Médica de Control Central

CAPÍTULO II TRASLADO DE PACIENTES

121. Procede conforme al ámbito de aplicación.

Unidad receptora

122. Recibe del paciente o acompañante los formatos de “Referencia– Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98 y “Traslado de pacientes que generan gastos de pasajes y viáticos” clave TP-01/94, en original y copia, registra datos personales en la hoja de control de citas.

Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98 Traslado de pacientes que generan gastos y viáticos TP-01/94 Hoja de control de citas

123. Remite el “Formato de Referencia– Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98 y el “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9” clave 2E10-009-020 (Anexo 3) al oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas para solicitar el “Expediente clínico” y continúa en la actividad 2.

Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98 2E10-009-020 Anexo 3

Unidad emisora

124. Recibe formato de “Referencia–

Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98, elaborado por el médico tratante en original y dos copias, envía original y primera copia al auxiliar universal de oficinas.

NOTA: La segunda copia es anexada al “Expediente clínico” por el médico tratante.

Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98


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Clave: 2E10-003-003

Auxiliar Universal de Oficinas

125. Recibe formato de “Referencia– Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98, en original y copia, solicita el status de vigencia del paciente, a servicios técnicos del hospital, o a su unidad de adscripción o al área de afiliación vigencia de la subdelegación.de acuerdo al punto 3.7 del “Procedimiento para la certificación de prestaciones en especie”, clave 9220-003-307.

Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98 Procedimiento para la certificación de prestaciones en especie 9220-003-307

No cuenta con vigencia de derechos 126. Notifica a la asistente médica que el

paciente no se encuentra vigente y devuelve el formato Referencia-Contrarreferencia” clave 4-30-8/98, en original y copia y concluye procedimiento.


Si cuenta con vigencia de derechos

127. Envía formato de “Referencia–

Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98 en original y copia, a la asistente médica u Oficina de Traslado de Enfermos Foraneos OTEF, para continuar con los tramites administrativos correspondientes y concluye procedimiento.



CAPÍTULO III RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Y SU

INTEGRACIÓN EN EL EXPEDIENTE CLÍNICO

128. Recibe de los diferentes servicios de la

unidad, la relación de formatos de "Referencia–Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98, o “Documentos clínicos”, para su integración en el “Expediente clínico” y turna al oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas.

Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98 Documentos clínicos Expediente clínico


Página 42 de 65

Clave: 2E10-003-003


129. Recibe y separa los formatos de "Referencia–Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98, o “Documentos clínicos” por tipo y los ordena por número de seguridad social o alfabético.

Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98 Documentos clínicos

130. Revisa en las secciones del archivo clínico

si existe para cada grupo ordenado “Expediente clínico” respectivo en la sección correspondiente.

Expediente clínico


131. Integra o pega en hojas de resultados del

“Expediente clínico”, el formato “Referencia– Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98 y/o “Documentos clínicos”, según corresponda y concluye procedimiento.

Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98 Documentos clínicos Expediente clínico


132. Organiza los formatos “Referencia– Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98 y/o “Documentos clínicos” de los cuales no se encontró expediente, por orden alfabético y consulta en el “Catálogo de derechohabientes en especialidades” del e-CEC.

Si localizó Expediente clínico


Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98 Documentos clínicos e-CEC

No localizó Expediente clínico 133. Integra los “Documentos clínicos”

sobrantes que no tengan número de seguridad social o éste sea ilegible, o no se haya localizado el expediente, en una carpeta de trabajo en orden cronológico mensual,

Documentos clínicos


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Clave: 2E10-003-003

para aclaraciones posteriores, la cual será depurada cada año y concluye procedimiento.

NOTA: Los documentos de “Resultados de auxiliares de diagnóstico y tratamiento”, deberán ser devueltos a su servicio de origen.


CAPÍTULO IV

RECUPERACIÓN DE EXPEDIENTES CLÍNICOS EXTRAVIADOS.

134. Identifica, derivado de una búsqueda de

“Expediente clínico”, aquellos que están extraviados.

135. Investiga e identifica en qué servicio de la unidad médica se podría encontrar el “Expediente clínico” con base en:

• La “Carpeta de trabajo de Formatos Control

e Informe de Consulta Externa", clave 4-30-6/99 (última consulta médica).

• “Vale al archivo clínico por el (los)

expediente (s) 4-30-9”, clave 2E10-009-020 (Anexo 3).

• En carpeta de trabajo de Formatos “Egreso,

Registro Diario Hospital”, clave 4-30-21 (si estuvo hospitalizado).

• Memorándums de solicitud. • e-CEC. • Investiga con el familiar o en la “Cartilla

Nacional de Salud”.

Carpeta de trabajo de Formatos Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99 2E10-009-020 Anexo 3 Egreso, Registro Diario Hospital 4-30-21 Memorándums de solicitud e-CEC Cartilla nacional de Salud


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Clave: 2E10-003-003

Si se localiza el Expediente clínico en algún servicio

136. Recupera el “Expediente clínico” y

continúa en la actividad 141.

Expediente clínico


No se localiza Expediente clínico en ningún

servicio, ni en el archivo clínico 137. Notifica a las autoridades de la unidad con

memorándum el extravío del “Expediente clínico”.

Memorándum Expediente clínico

Director Médico o Subdirector Médico o Jefe de Servicio

138. Avala que se integre “Expediente clínico” provisional.

Expediente clínico provisional


139. Elabora “Expediente clínico” provisional anexando “Notas médicas” del “Expediente clínico” electrónico ECE (si existe la aplicación), copias de “Estudios de servicios”, registra en la carpeta la leyenda de “Expediente provisional” e “información confidencial”.

Expediente clínico provisional Notas médicas ECE Estudios de servicios

140. Registra en la aplicación e-CEC en el apartado “Expedientes clínicos extraviados”, para su control y seguimiento.

141. Procede al envío del “Expediente clínico” conforme al motivo de solicitud.


Continúa en la actividad 41. Pacientes no citados en consulta externa


Pacientes para hospitalización Continúa en la actividad 71.

e-CEC Expediente clínico


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Clave: 2E10-003-003


CAPÍTULO V MANEJO DE LOS FORMATOS

“REFERENCIA–CONTRARREFERENCIA”, 4-30-8/98 POR ALTA DEL PACIENTE.

142. Recibe de la asistente médica, a través del

mensajero del archivo, los “Expedientes clínicos” de los pacientes dados de alta por el médico, de la consulta externa de especialidades para su envío a otra unidad médica, identificándolos por la copia del formato de “Referencia–Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98, deblada y quedando de forma visible fuera del “Expediente clínico”.

Expedientes clínicos Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98

143. Verifica en la copia del formato “Referencia–Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98, contenida en el “Expediente clínico”, que los datos del número de seguridad social, nombre y unidad de adscripción sean legibles y correctos.

Datos incorrectos

Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98 Expediente clínico

144. Efectúa las aclaraciones con la asistente médica, con el fin de completar los datos y continúa en la actividad 145.

Datos correctos

145. Retira la carpeta o folder del “Expediente

clínico”, de la Sección I Activos y turna al responsable del archivo.

Expediente clínico


146. Recibe los “Expedientes clínicos” con sus carpetas o folders” y formatos “Referencia–Contrarreferencia”, clave 4-30-8/98 y actualiza los datos del paciente en el sistema e-CEC en el apartado ”Catálogo de control de derechohabientes enviados a especialidades”.

Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98 Expedientes clínicos e-CEC


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Clave: 2E10-003-003


147. Anota la fecha de alta o defunción e integra al sistema e-CEC en el apartado “Catálogo cronológico de depuración de expedientes”, para el control de los “Expedientes clínicos” sujetos a baja documental de la Sección II Pasivos y turna al oficial de estadística para su guarda.

e-CEC Expedientes clínicos


148. Ordena los “Expedientes clínicos” por número de seguridad social y los guarda en la Sección II. Pasivos o en su caso en la Sección III. Defunciones y Guarda permanente.

Expediente clínico

CAPÍTULO VI DEPURACIÓN DE EXPEDIENTES CLÍNICOS

SECCIÓN II PASIVOS

149. Imprime del sistema e-CEC, el primer día hábil de cada mes, la “Relación de expedientes que han cumplido dos años de permanencia” en el “Catalogo cronológico de depuración de expedientes”.

e-CEC Relación de expedientes que cumplieron 2 años de permanencia

150. Acude a la Sección II. Pasivos y con base a la “Relación de expedientes que han cumplido dos años de permanencia”, retira los “Expedientes clínicos” con sus respectivas carpetas o folders” y turna al responsable del archivo clínico.

Relación de expedientes que cumplieron 2 años de permanencia Expedientes clínicos


151. Envía al director de la unidad con “Memorandum”, los “Expedientes clínicos” indicados en la “Relación de expedientes que han cumplido dos años de permanencia”, para que seleccione los que se enviarán al archivo de concentración, y los que son de "Guarda permanente".

Memorándum Expedientes clínicos Relación de expedientes que han cumplido dos años de permanencia


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Clave: 2E10-003-003


Se clasificó como de Guarda permanente 152. Aplica el sello de "Guarda permanente"

en la “Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta)”, clave 2E1-009-018, (Anexo1) de cada uno de los “Expedientes clínicos” calificados por el director de la unidad o quién designe.

Expedientes clínicos 2E1-009-018, Anexo1

153. Reintegra los “Expedientes clínicos” con sus carpetas o folders a la Sección III. Defunciones y Guarda permanente, para su conservación por cinco años y continúa en la actividad 156.


No se clasificó como de Guarda permanente 154. Relaciona los “Expedientes clínicos” que

se enviarán al archivo de concentración, y los guarda en caja (s) de carton institucional, anexandole al frente la “Relación de expedientes que han cumplido dos años de permanencia”.

Expedientes clínicos Relación de expedientes que cumplieron 2 años de permanencia

155. Entrega la (s) caja (s) con “Expedientes clínicos” al Departamento de Servicios Generales de la unidad, para su guarda precautoria por tres años en el archivo de concentración de la unidad y así cumplir los 5 años indicados en la “NOM-004-SSA3-2012” del Expediente clínico.

Expedientes Clínicos NOM-004-SSA3-2012

156. Marca en el sistema e-CEC los “Expedientes clínicos” no seleccionados como de Guarda permanente para su envío al archivo de concentración y los de Guarda permanente para la Sección III Defunciones y Guarda permanente.

e-CEC

Fin del Procedimiento

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Clave: 2E10-003-003

7. Diagrama de flujo del Procedimiento para la apertura, control, integración, depuración y recuperación del expediente, en las Áreas de Información Médica y Archivo Clínico (ARIMAC) de las Unidades Médicas Hospitalarias


.

4

RESPONSABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO

OFICIAL DE ESTADÍSTICA Y/O

AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS

Capítulo I Solicitudes de Apertura y Préstamo de

Expediente Clínico

54

68

123

Recibe de las Asistentes Médicas solicitud

2 SI

NO¿Presenta

Documentos?

11

Documento

administrativo

Nota Médica


. Documento

administrativo

No existe expediente

3

Existe expediente y no se localizó

135 5 Existe

expediente?

Existe expediente y se localizó

a

e-CEC

Expediente clínico

.

Nota Médica

. Documento

administrativo

Formato de Rerefencia-

Contrarreferencia 4-30-8/98

4

Formato de Rerefencia- Contrarre- ferencia 4 -30-8/98


29

69

55

Recibe y Verifica que exista en las secciones o

sistema

Integra al Expediente clínico y Continúa

según corresponda

Nota Médica

e-CEC

. 2E10-009-018

Anexo 1

.

.

a

2E10-009-018 Anexo 1

Formatos clínicos

Expediente clínico

.

. Formatos clínicos

Expediente clínico

6

Expediente

clínico

.

7

2E10-009-018 Anexo 1

Anota datos de identificación del derechohabiente

Realiza apertura y Transcribe

Expediente

clínico

8 Marca con colores de acuerdo a los rangos asignados y Turna


9

A

Ordena formatos y Abrocha las hojas

Expediente

clínico

Recibe e Ingresa datos del paciente al Catálogo de

Control de Derechohabientes

5

3

INICIO

Etapa I Apertura de Expedientes Clínicos

1

Formato de Referencia– Contrarreferencia 4-30-8

Recibe de las Asistentes Médicas y Entrega

Página 49 de 65

Clave: 2E10-003-003




Expediente clínico

29

55

69

16

.

. Expediente

clínico

. Formatos clínicos

. Expediente clínico

.

11

. 2E10-009-019

Anexo 2

12

13

2E10-009-019 Anexo 2

SI

NO 22

.

.

Realiza Apertura Rotula formatos de consulta

externa u hospitalización y Aplica sello

Formatos clínicos

2E10-009-018 Anexo 1

14

Ordena los formatos e Integra

15

Expediente

clínico

Anota datos de identificación del derechohabiente 2E10-009-018

Anexo 1

No presenta documentos

2E10-009-019 Anexo 2

2E10-009-019 Anexo 2



Turna para su guarda en Sección I Activos y Continúa

con actividad

10

Elabora y Remite formato

b

¿Está vigente?

Recibe respuesta de la unidad de adscripción de

su vigencia

Recibe de Asistente Médica notificación que no presenta documentos para apertura

.



.

e-CEC

. 2E10-009-018

Anexo 1 Expediente

clínico


. 2E10-009-019

Anexo 2 Expediente

clínico

18

Integra formato y Archiva en carpeta o folder y

Turna

Expediente

clínico

19

. 2E10-009-019

Anexo 2

Obtiene copia electrónica del formato y Guarda

20

. Expediente clínico

21

Orden de Atención Médica

Notifica a Asistente Médica del estatus de vigencia para elaborar orden de atención, y Concluye procedimiento

22

13

Anexo 2

No está vigente

b

17

Marca con colores de acuerdo a los rangos asignados y Turna


29

55

69

Procedimiento 2430-003-040

Turna para su guarda en Sección I Activos y Continúa

con actividad

Recibe e ingresa datos del paciente al Catálogo de

Control de Derechohabientes

A

1

B

Página 50 de 65

Clave: 2E10-003-003

. Expedientes

clínicos

. C2 Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99

. Expedientes

clínicos


. Expedientes

clínicos


. C2


1O-2C Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99


Etapa II Control de expedientes clínicos

solicitados

¿Cuál es el motivo de la solicitud?

B

52

66

95

109

24 Recibe de Asistentes Médicas formatos de

solicitud de expedientes

85

.

25 Firma de recibido

y Entrega a la Asistente Médica O1-C1

Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99 OFICIAL DE

ESTADÍSTICA Y/O AUXILIAR UNIVERSAL

DE OFICINAS

26 Acude a las Secciones I Activos y II Pasivos para

Localizar expedientes




Préstamo de expedientes clínicos para investigación, trabajos médicos auditorías, supervisiones médicas, dentro del archivo clínico

Préstamo de Expedientes clínicos por probables capitales constitutivos o para auditorias y supervisiones

Solicitud de Expediente clínico, por una Instancia Federal, Judicial o Institucional

c


Expediente

clínico

SI

.

29

c

e-CEC

Investiga sistema e Identifica el servicio

27

¿Se encontró?

Registra las siglas S/E en formato

NO

29

Extrae de la sección, Coloca señalador de

préstamo y Marca

SI

NO

30

31

32

Coloca los expedientes para entrega y Archiva

formato

ASISTENTE MÉDICA

4 10 21

28

Expediente

clínico

Ordena expedientes, Aplica sello de Información

confidencial y Entrega


Recibe y Valida los expedientes con el

formato

C2 Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99

23

C

Procede conforme motivo de solicitud

Modalidad 1 Pacientes con cita previa en consulta

externa

33

¿Existe Expediente?

Página 51 de 65

Clave: 2E10-003-003

.

.

.

.

. C1 Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99 Expedientes

clínicos

33

28 Acude al Archivo, antes de

la consulta a Recoger expedientes


.

d

34

Recibe y Verifica que correspondan al formato y

Detecta inconsistencias

SI

NO

35

Realiza aclaraciones de inmediato y

Transcribe

36

C1 Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99 Expedientes

clínicos

.

36



.


Conserva hasta recuperar los expedientes

37


ASISTENTE MÉDICA

Aclara en la jornada casos marcados S/E y Notifica

38

C1 Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99 Expedientes

clínicos

Recibe notificación de las Asistentes Médicas y Emite

indicación


Firma de recibido

¿Existe Inconsistencia?

35

.

.

. Expedientes

clínicos

Expediente

clínico



40


NO

SI

135

41

.

ASISTENTE MÉDICA

42


44

Verifica orden de expedientes, Rubrica C2



43

141

d

Recibe y Acude Secciones I Activos, II Pasivos para

localización

¿Se localizó?

Entrega a la Asistente Médica el expediente y

formato para firma C2 Control e Informe de Consulta Externa 4-30-6/99


Recibe expediente y Firma de recibido

MENSAJERO DEL ARCHIVO CLÍNICO


Devuelve al término de la consulta expedientes


C

D

39

Página 52 de 65

Clave: 2E10-003-003

. Guía de faltante

. Guía de faltante

. 2E10-009-020

Anexo 3

. Expedientes

clínicos

.

.

.



48

D


2E10-009-020 Anexo 3

¿Faltan Expedientes?

NO

SI

47

45

Turna expedientes y en su caso guía de faltante

46

47

Exige formato firmado por expediente Anota leyenda

. 2E10-009-020

Anexo 3

Engrapa a una guía de faltante el formato por

expediente

Guía de faltante

Recibe y Separa expedientes que presentan

alta médica

. Expedientes

clínicos

. 2E10-009-020

Anexo 3

¿Alta médica?

NO

SI

49

e-CEC

e

142


Registra en el e-CEC datos de expedientes

faltantes NOTA

e-CEC

O1-C1 2E10-009-020

Anexo 3

1O-1C 2E10-009-020

Anexo 3

.

.

e

51

50


Carpeta de trabajo


Recibe de Asistentes Médicas formato y Emite

indicaciones

52



53

Recibe, Busca en Secciones I Activos y II Pasivos y en el e-CEC

Efectúa investigaciones y

Procede


NO 54

SI ¿Se realizó apertura?

NO

1

SI

135

23



Ordena expedientes o guía de faltante y Guarda en sección correspondiente

NOTA


Integra formato a carpeta de trabajo


51

Modalidad 2 Pacientes no citados en

consulta externa

E

Página 53 de 65

Clave: 2E10-003-003

. Guía de faltante

. Guía de faltante

e-CEC

.

. Expedientes

clínicos

C1 2E10-009-020

Anexo 3

. Expedientes

clínicos

O1-C1

. Expedientes

clínicos

O1-C1 2E10-009-020

Anexo 3

2E10-009-018 Anexo 1

. Expediente

clínico

O1-C1 2E10-009-020

Anexo 3

55

Aplica sello de información confidencial

Envía a Asistente Médica formatos y expedientes por

conducto mensajero


Entrega a la Asistente Médica copia y Devuelve al responsable original firmado

58

56

57

2E10-009-020 Anexo 3

O1


59

Conserva los formatos originales

2E10-009-020 Anexo 3

ASISTENTE MÉDICA

60

141


f

Retira, Coloca fajilla, Registra en formatos marca

de suministrado

4

10

21

Al término de la consulta, Devuelve al mensajero los

expedientes

. Expedientes

clínicos

. Expedientes

clínicos

O1 2E10-009-020

Anexo 3

.

O1-C1

Recibe y Separa expedientes que presentan

alta médica

Recibe y Verifica expedientes entregados

correspondan y Devuelve

61

Engrapa a las guías de faltantes los formatos y

Turna

63


2E10-009-020 Anexo 3

62



.

. 2E10-009-020

Anexo 3

¿Alta médica?

NO

SI

64

Registra en el e-CEC datos de expedientes

faltantes

142

.

65


f


Ordena expedientes o guía de faltante y Guarda en

sección correspondiente y Concluye procedimiento


E

F

Página 54 de 65

Clave: 2E10-003-003

1O-1C.

66



2E10-009-020 Anexo 3

e-CEC

O1-C1 2E10-009-020

Anexo 3

67 Recibe, Busca en

Secciones I Activos y II Pasivos y en el e-CEC

Efectúa investigaciones y

Procede

NO 68

SI

NO

1

SI

135

2E10-009-018 Anexo 1

. Expediente

clínico

O1-C1 2E10-009-020

Anexo 3

69

Retira, Coloca fajilla, Registra en formatos marca

de suministrado

Aplica sello de información confidencial

70

g

23


Recibe de las Asistentes Médicas de Admisión el

formato de solicitud


¿Se realizó apertura?

. Expediente

clínico

. Guía de faltante

O1 2E10-009-020

Anexo 3

.

O1-C1


2E10-009-020 Anexo 3

.

O1-C1

g


2E10-009-020 Anexo 3

Envía a Asistente Médica formatos y expedientes por

conducto mensajero

71

72 Entrega a la Asistente

Médica expediente y Recibe vale original firmado y Turna


e-CEC

O1 2E10-009-020

Anexo 3

73



74 Recibe y Engrapa el formato en guía de

faltante y Turna

75

Intercala la guía de faltante en la carpeta o folder

141


Recibe y Registra en el e-CEC datos de los formatos y Turna

E

Modalidad 3 Pacientes para hospitalización

4

10

21

G

Página 55 de 65

Clave: 2E10-003-003

.

SIMO

.

.

e-CEC

O1 Hoja de Alta Hospitalaria Alta 1/98

O1 Egresos Registro Diario Hospital 4-30-21/90 E

C1 Egresos Registro Diario Hospital 4-30-21/90 E

. Expedientes

clínicos

. Expedientes

clínicos

O1-C1 Hoja de Alta Hospitalaria

Alta-1/98

O1-C1 Egresos Registro Diario Hospital 4-30-21/90 E

C1

76 Entrega al inicio de la

jornada formato y expedientes

Egresos Registro Diario Hospital 4-30-21/90 E

ENCARGADO DE

INFORMACIÓN MÉDICA

77 Comprueba que los

expedientes correspondan con los formatos

78 Firma de recibido y

Devuelve a la Asistente Médica de admisión

Retira formato, Codifica los diagnósticos y Turna

los expedientes

79


.

O1

80


81

ASISTENTE MÉDICA DEL SERVICIO DE

ADMISION


Recibe y Verifica expedientes con el original

del formato y Turna

Expedientes clínicos h

. Guía de faltante

2E10-009-020 Anexo 3

. 2E10-009-018

Anexo 1

e-CEC

.

O1 Egresos Registro Diario Hospital

4-30-21/90 E

84 Localiza las guías de

faltante Desprende formatos y Devuelve, Concluye

procedimiento

h



NO

SI 81

80


82

83 Recibe, Ordena formatos clínicos del expediente y

Guarda

¿Falta Expediente?

Solicita la devolución del expediente

Registra en e-CEC y Turna al encargado de información

formato y al archivo expediente


Expediente clínico

G

H

Página 56 de 65

Clave: 2E10-003-003

. Expedientes

clínicos

. Expediente

clínico

. Expedientes

clínicos

. 2E10-009-018

Anexo 1

Relación expedientes

90

91

Al concluir consulta, Recibe y Coteja con la

relación

i

Relación

expedientes

Memorándum

92

Guarda en la sección correspondiente


Conserva en carpeta de trabajo los documentos

Carpeta de trabajo

93

94

Aplica sello de información confidencial y

Entrega expedientes

93

. Expediente

clínico

. Memorándum

Registra datos de los memorándum y expedientes

en el sistema y Concluye

e-CEC

. Expedientes

clínicos


. Expedientes

clínicos

e-CEC

. Expedientes

clínicos


Memorándum


Modalidad 4 Préstamo de Expedientes clínicos para

investigación, trabajos médicos, auditorias y supervisiones médicas, dentro del archivo


85 Recibe documentos autorizados por la

dirección de la unidad

86



87

Efectúa búsqueda en secciones o en el sistema


NO 88

SI

89

23

H

Acuerda con el interesado fecha de atención y Da

instrucciones

Informa al interesado la no existencia y

Concluye

Retira expediente, Coloca fajilla y Marca en la

relación I

i

Página 57 de 65

Clave: 2E10-003-003

. 2E10-009-018

Anexo 1

.

. O1-C1

2E10-009-020 Anexo 3

Antecedente atención

.

.

. Expediente

clínico

O1-C1 2E10-009-020

Anexo 3

1O-1C 2E10-009-020

Anexo 3

Modalidad 5 Préstamo de Expedientes clínicos por

Probables capitales constitutivos o para auditorias y supervisiones


95

I

96 Recibe formato, Busca

expediente o antecedentes en secciones o en sistema




Expediente clínico

NO 97

SI 98

Retira expediente o antecedente, Coloca

fajilla y Marca en formato

99 Aplica sello de

información confidencial

23 Recibe solicitud por

expediente o antecedente de atención y Turna

¿Existe Expediente o antecedente?

j

Expediente clínico

Informa al Jefe de Departamento la no

existencia y Concluye

. Expediente

clínico

e-CEC

O1 2E10-009-020

Anexo 3

O1 2E10-009-020

Anexo 3

. Antecedente

atención

. Expediente

clínico

O1-C1 2E10-009-020

Anexo 3

. Antecedente

atención

. Expediente

clínico

O1-C1 2E10-009-020

Anexo 3

Envía formatos y expediente y/o antecedentes

100

j


101


102

103

104

JEFE DEPARTAMENTO CLÍNICO O DE SERVICIO

C1 2E10-009-020

Anexo 3

Entrega expediente y copia formato, Devuelve original

firmado al archivo

Conserva original del formato, hasta la

devolución del expediente

Registra en sistema, datos de formato que ampara el expediente suministrado

Devuelve al término de la cuantificación el expediente

conforme al formato

J

Página 58 de 65

Clave: 2E10-003-003

.

. O1-C1

.

. Expediente

clínico


. Expedientes

clínicos

.

O1-C1 2E10-009-020

Anexo 3

105

106

Entrega expediente para su guarda

O1-C1 2E10-009-020

Anexo 3


107

108 Recibe expediente y Guarda en sección correspondiente

y Concluye



k


Recibe y Verifica que el expediente o antecedente

corresponda al formato

Devuelve los formatos al jefe de departamento clínico a

través mensajero

e-CEC

. Memorándum

. Expediente

clínico

O1-C1 2E10-009-020

Anexo 3

.

1O-1C

109

Expediente clínico

2E10-009-020 Anexo 3

Memorándum

2E10-009-020 Anexo 3

110

111



23

DIRECTOR DE LA UNIDAD MÉDICA/ RESPONSABLE

ADMINISTRATIVO

Recibe solicitud por instancia, Federal, Solicita con formato y

documento expediente NOTA

Recibe por conducto mensajero el formato y documento y Entrega

Busca expediente en las secciones o en el sistema

con base al formato


Memorándum


k

Modalidad 6 Solicitud de Expediente clínico por una instancia

Federal, Judicial o Institucional

J

K

Página 59 de 65

Clave: 2E10-003-003

O1 2E10-009-020

Anexo 3

. Expediente

clínico

O1 2E10-009-020

Anexo 3

.

O1-C1

.

.

O1-C1 2E10-009-020

Anexo 3

Memorándum

Expediente clínico

¿Se localiza Expediente?

NO

112

SI

Notifica al Director o Responsable

administrativo de no localizado y Devuelve

115

RESPONABLE DEL ARCHIVO CLÍNICO

DIRECTOR DE LA UNIDAD MÉDICA

.

.

Expediente clínico

Oficio

113

. Expedientes

clínicos

. 2E10-009-018 Anexo 1

Recibe y Entrega expediente y copia formato, Devuelve

original firmado al archivo

Expediente clínico

2E10-009-020 Anexo 3

116


117

e-CEC

118



. Expediente

clínico

119

Recibe expediente y Guarda en sección correspondiente

120




Aplica sello de información confidencial, Folia las hojas,

Aplica sello y Entrega

Recibe y Conserva formato, hasta devolución del

expediente

Registra en sistema, datos del préstamo para el

control

Localiza guías de faltante, Desprende y Devuelve formatos y Concluye

Notifica mediante oficio, el extravío del expediente,

Espera respuesta y Concluye

K

L

RESPONSABLE ADMINISTRATIVO

2610-003-002

Actividades 52-61

114

Página 60 de 65

Clave: 2E10-003-003

. Hoja de control

de citas

.

O1-C1 Formato de Referencia-Contra- Rreferencia 4-30-8/98

O1-C1 Formato de Referen- cia-Contrarreferencia 4-30-8/98



.

O1-C1 Formato de Referencia-Contra- Rreferencia 4-30-8/98 2E10-009-020

Anexo 3

O1-C1 . Traslados de

pacientesTP01/94


L

Capitulo II Traslado de Pacientes

Procede conforme al ámbito de aplicación

121

122

123

2

Unidad Emisora

124

l

ASISTENTE MÉDICA DE CONTROL CENTRAL

Recibe del paciente o acompañante formatos y

Registra datos personales

Recibe formato de referencia-contrarreferencia y Turna al archivo original y primera

copia NOTA

l


125 Recibe formato de referencia-

contrarreferencia y Solicita estatus de vigencia

127

Notifica que no está vigente y Devuelve formato, Concluye

NO 126

SI

9220-003-307

¿Paciente Vigente?

Envía formato a la Asistente Médica u Oficina

Traslado, Concluye

Remite formatos de referencia y contrarreferencia y de solicitud de expediente

M

¿Cuál es el ámbito?

Unidad Receptora

124

121

Página 61 de 65

Clave: 2E10-003-003

e-CEC

Documentos

clínicos

clínicos

Formato de Referencia-Contra- Rreferencia 4-30-8/98

.

Formato de Referencia-Contra- rreferencia 4-30-8/98

. Expediente

clínico

Documentos

clínicos

Expediente clínico


131


M

Capítulo III Recepción de Documentos y su integración en el Expediente clínico

128 Recibe formato o

documentos clínicos de los servicios y Turna




129 Separa por tipo de

documento y Ordena por NSS o alfabético

. Expediente

clínico

130 Revisa existencia en

Secciones

SI

NO


m

132

Documentos

clínicos

m

132

SI

NO

131

Integra documentos sobrantes sin NSS o

expediente en carpeta, Concluye procedimiento

NOTA

133

¿Localizo Expediente?

133


Integra o Pega doctos y Concluye el procedimiento

Formato de Referencia– Contrarreferencia 4-30-8/98

Organiza documentos sobrantes y Consulta

catálogo de dh. en especialidades

N

Página 62 de 65

Clave: 2E10-003-003

.

e-CEC

. Memorándum


2E10-009-020

Anexo 3

Capitulo IV Recuperación de Expedientes

clínicos extraviados



Identifica, después de búsqueda los extraviados

Cartilla Nacional Salud

136 Recupera

expediente

SI

NO

134

135

141

3

40

54

68

N

.

Investiga en que servicio se podría encontrar, con base en documentación existente, e-CEC o investiga con familiar

Control e

Informe de Consulta Externa 4-30-6/99

¿Localiza Expediente

clínico?

n

ECE

Expediente Clínico

provisional

. Expediente

clínico

.

Memorándum

n

Notifica a las autoridades el extravío del expediente

137

DIRECTOR O SUBDIRECTOR MÉDICO

O JEFE DE SERVICIO

138 Avala se integre expediente

provisional



. Estudios de

servicios, copias

. Notas Médicas

e-CEC

139

140

Procede al envío del expediente conforme a

solicitud 57

71

141

136




. Expediente Clínico

provisional

Elabora expediente provisional, Anexa notas médicas del ECE y Aplica

sello

Registra datos de expedientes extraviados

41

Ñ

Página 63 de 65

Clave: 2E10-003-003

. Expediente

clínico

C1 Formato de Referencia-Contra- Rreferencia 4-30-8/98

e-CEC

.



. Expediente

clínico

ñ

143

. Expedientes

clínicos

Capítulo V Manejo de los formatos

“Referencia-Contrarreferencia 4-30-8/98 por alta del paciente



142 Recibe expedientes de pacientes dados de alta

por el médico

144

Efectúa aclaraciones con Asistente Médica

NO

SI

¿Datos Correctos?

145 145

63

144

Ñ

Verifica en la copia de formato datos del

paciente sean correctos

Retira carpeta o folder del expediente de la Sección I

y Turna

e-CEC

. Expedientes

clínicos



ñ

147 Anota fecha de alta o

defunción en el sistema y Turna

146



. Expedientes

clínicos

148

Recibe expedientes y formatos, Actualiza datos del paciente en el sistema

Ordena expedientes por NSS y Guarda Sección II

Pasivos o III Defunciones y Guarda permanente

O

48

Página 64 de 65

Clave: 2E10-003-003

. 2E10-009-018

Anexo 1 Expediente

clínico

. Memorándum

.

. Relación

Expedientes

. Expedientes

clínicos

. Relación

Expedientes

. Expedientes

clínicos

. Relación

Expedientes

e-CEC

Capítulo VI Depuración de Expedientes clínicos Sección II, Pasivos

149

150

151

152

Aplica sello Guarda permanente

153 Reintegra a Sección III Defunciones y Guarda permanente para su

conservación

SI

NO

O






Imprime relación de expedientes que cumplieron

dos años en catálogo

Acude a la Sección II Pasivos y Retira

expedientes y Turna

Envía al director expedientes, para selección a archivo de

concentración o guarda permanente


¿Se clasificó guarda

permanente?

o

.

. Relación de expedientes

. Expedientes

clínicos

. Expedientes

clínicos

e-CEC

154

o

155

156

FIN

Relaciona los expedientes que se enviarán al archivo de concentración y Guarda

en caja

Entrega caja con expedientes para su guarda por tres años

a Servicios Generales

Marca en el sistema los expedientes Depurables y Guarda permanente

NOM- NOM-004-SSA3-2012

156

153

8. Relación de documentos que intervienen en el procedimiento para la apertura, control, integración, depuración y recuperación del expediente, en las Áreas de Información Médica y Archivo Clínico (ARIMAC), de las Unidades Médicas Hospitalarias.

Clave

Título del documento

Observaciones

Página 65 de 65

Clave: 2E10-003-003

4-30-8/98

Formato de Referencia-Contrarreferencia.

2E10-009-001

Control e Informe de Consulta Externa. 4-30-6/99.

Anexo 1 del Procedimientos para el registro estadístico de las actividades médicas en Unidades Hospitalarias (SIMO) 2E10-003-002

2E10-009-004 Egresos Registro Diario Hospital 4-30-21/90-E.

Anexo 4 del Procedimientos para el registro estadístico de las actividades médicas en Unidades Hospitalarias (SIMO) 2E10-003-002

2E10-009-013 Hoja de Alta Hospitalaria Alta 1/98. Anexo 13 del Procedimientos para el registro estadístico de las actividades médicas en Unidades Hospitalarias (SIMO) 2E10-003-002

2E10-009-018 Carpeta de contención MF1/2000 (cubierta).

Anexo 1

2E10-009-019

Aviso a la unidad de adscripción de apertura de expediente clínico AC3/2013.

Anexo 2

2E10-009-020 Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9.

Anexo 3

Página 1 de 6

Clave: 2E10-003-003

ANEXO 1 “Carpeta de contención MF1/2000 (cubierta)”

Página 2 de 6

Clave: 2E10-003-003

MF1/2000 Carpeta de contención (cubierta)

2E10-003-018

1

9 11

14

13

12

10

1

8

6

7

5

4

3

2

15

16

17

18

19

20 21

Página 3 de 6

Clave: 2E10-003-003

MF1/2000 Reverso hoja frontal-

2E10-003-018

Página 4 de 6

Clave: 2E10-003-003

MF1/2000 Reverso de hoja frontal

2E10-003-018

Página 5 de 6

Clave: 2E10-003-003

ANEXO 1

“Carpeta de contención MF1/2000 ” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1 Número de seguridad social Número de seguridad social asignado al derechohabiente, conformado por diez dígitos.

2 C.U.R.P.

Clave Única de Registro Poblacional asiganda al dedrechohabiente, conformada por 18 dígitos.

3 Nombre Nombre(s) del paciente al que se le realiza apertura de expediente clínico.

4 Apellido paterno y materno Apellidos del derechohabiente.

5 Domicilio empresa Calle y número de la empresa donde trabaja, en caso de que el expediente corresponda a un asegurado.

6 Teléfono empresa Número telefónico de la empresa donde trabaja, en caso de que el expediente corresponda a un asegurado.

7 Domicilio particular Calle y número del domicilio de residencia del derechohabiente.

8 Teléfono particular Número telefónico de la residencia del derechohabiente.

9 Unidad médica Tipo y número de la unidad de adscripción del derechohabiente.

10 Consultorio Número de consultorio adscrito en el servicio de medicina familiar.

11 Turno

Anotar “M” para matutino o “V” para vespertino, para el turno correspondiente a su consultorio de adscripción.

12 Delegación Delegación a la que corresponde la unidad de adscripción del derechohabiente.

13

Día, mes, año De apertura de expediente clínico.

Página 6 de 6

Clave: 2E10-003-003

ANEXO 1

“Carpeta de contención MF1/2000” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR 14

No depurable

Registrar “X” y sello de “Guarda permanente” cuando al expediente clínico así sea clasificado.

15 Día, mes, año Cuando el expediente clínico se clasificó como “Guarda permanente”.

16 Autorización ARIMAC Registrar nombre y firma del Jefe del ARIMAC de la unidad de apertura del expediente.

17 Día, mes, año Correspondientes a la fecha de elaboración del expediente clínico.

18 Ocupación del derechohabiente Registrar la actividad que habitualmente desempeña el derechohabiente.

19 Alergia a medicamentos

Registrar el (los) medicamento (s) que el paciente presente reacción alérgica.

20 Grupo sanguíneo Registrar “X” de acuerdo al grupo sanguíneo del derechohabiente.

21 RH Registrar “X” de acuerdo al factor RH que corresponda el derechohabiente.

Página 1 de 5

Clave: 2E10-003-003

ANEXO 2 “Aviso a la Unidad de Adscripción de Apertura de Expediente Clínico, AC3/2013”

Página 2 de 5

Clave: 2E10-003-003

9

1

2

3

6

8

10

5 4

7

11

12

14 15

16 17

18

13

19

20

21

22

23

2E10-003-019

Página 3 de 5

Clave: 2E10-003-003

ANEXO 2

“Aviso a la Unidad de Adscripción de Apertura de Expediente Clínico AC3/2013” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1 Folio

Número asignado al aviso.

2 C. Responsable del sector técnico de la unidad:

Tipo, número y delegación de la unidad de adscripción del derechohabiente.

3 Comunico a usted que el paciente:

Apellido paterno, materno y nombre(s) del paciente al que se le realiza apertura de expediente clínico.

4 Número de seguridad social Número de seguridad social asignado al derechohabiente, conformado por diez dígitos.

5 Agregado Agregado correspondiente al derechohabiente en el número de seguridad social, conformado por 8 caractéres de la siguiente manera: 1 dígito que representa la calidad de derechohabiencia, una letra que indica el sexo, cuatro dígitos correspondientes al año de nacimiento y 2 literales que indican el tipo de aseguramiento.

6 CURP

Clave Única de Registro Poblacional asiganda al dedrechohabiente, conformada por 18 dígitos.

7 Se le realizó apertura de expediente clínico en unidad concentración

Tipo, número y delegación de la unidad de concentración en donde se atiende al paciente.

8 Para su atención en el servicio de

Servicio o especialidad en que se atiende al paciente.

9 Lugar y fecha Lugar, día, mes y año en que se realiza apertura del expediente clínico.

Página 4 de 5

Clave: 2E10-003-003

ANEXO 2


No. DATO ANOTAR

10 Nombre, firma, matrícula y categoría

Apellido paterno, materno, nombre (s), número de matrícula y firma de la persona responsable de la información que se reporta.

11 C. Responsable del área de información médica y archivo clínico de la Unidad

Tipo, número y delegación de la unidad de concentración a la que se envía respuesta de vigencia.

12 Comunico a usted que el derechohabiente

Apellido paterno, materno y nombre(s) del derechohabiente a quien se realiza certificación de vigencia de derechos.

13 Número de Seguridad Social Número de seguridad social asignado al derechohabiente, conformado por diez dígitos.

14 Agregado Agregado correspondiente al derechohabiente.

15 C.U.R.P. Clave Única de Registro Poblacional asignada al derechohabiente.

16 Vigente

Registrar “X” según corresponda el estatus afiliatorio del derechohabiente, los campos 16 y 17 son excluyentes uno del otro.

17 No vigente

18 Fecha y tipo de movimiento Día, mes, año y tipo del último movimiento afiliatorio del derechohabiente.

19 Unidad que certifica Tipo, número y delegación de la unidad de que certifica la vigencia del derechohabiente.

20 Nombre Apellido paterno, materno, nombre (s) de la persona responsable de la

Página 5 de 5

Clave: 2E10-003-003

ANEXO 2


No. DATO ANOTAR

certificación de vigencia de derechos.

21 Categoría y matrícula Puesto y número de matrícula de la persona responsable de la certificación de vigencia de derechos.

22 Firma Firma de la persona responsable de la certificación de vigencia de derechos.

23 Lugar y fecha de certificación Lugar, día, mes y año en que se realiza la certificación de vigencia de derechos.

Página 1 de 3

Clave: 2E10-003-003

ANEXO 3 “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”

Página 2 de 3

Clave: 2E10-003-003

2E10-003-020

Página 3 de 3

Clave: 2E10-003-003

ANEXO 3 “Vale al archivo clínico por el (los) expediente (s) 4-30-9”

INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1 Fecha Fecha de solicitud del expediente clínico al ARIMAC.

2 Número de Afiliación Número de seguridad social y agregado médico correspondiente al expediente clínico solicitado.

3 Nombre Apellido paterno, materno y nombre(s) del paciente a quien corresponda el expediente clínico.

4 Para el médico Apellido paterno, materno y nombre(s) del del médico a quien se le entregará el expediente clínico.

5 Recepcionista de piso Apellido paterno, materno, nombre(s), matrícula y firma de la asistente médica en los servicios de la unidad, que recibe el expediente clínico (Control de Consulta Externa, Urgencias, Hospitalización, Piso).

6 Auxiliar

Apellido paterno, materno, nombre(s), matrícula y firma de la auxiliar universal de oficinas en los servicios de la unidad, que recibe el expediente clínico.

7 Enlace de archivo clínico Apellido paterno, materno, nombre(s), matrícula y firma del mensajero de ARIMAC que entrega el expediente clínico solicitado.

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