Upload
dinhdang
View
222
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSIPEMROSESAN DATA TRANSAKSI
DISUSUN
OLEH:Lailul asmi pulungan (7110030101)
Agus syahputra (7110030070)Sri lestari (7110030027)
Hermawan (7110030040)
Universitas islam sumatera utaraMedan2011
PEMROSESAN DATA TRANSAKSI
A. Tujuan Umum Pemrosesan Transaksi
Yaitu : pertukaran ekonomi dengan pihak – pihak eksternal (berupa : pembelian persediaan
dan penjualan barang dan jasa) dan internal ( berupa : penyusutan aktiva tetap dan aplikasi
tenaga kerja).
Siklus Transaksi :
Siklus pengeluaran : pengeluaran untuk sumber daya.
Siklus pengeluaran memiliki 2 bagian yaitu :
Komponen fisik
Komponen keuangan
Terdapat subsistem utama dari siklus pengeluaran
1. Sistem Pembelian/Utang Dagang (membeli bahan mentah, dimana ketika barang diterima
akan mempengaruhi persediaan dan utang dagang).
2. Sistem pengeluaran kas ( apabila tanggal jatuh tempo pada utang dagang telah ditiba
maka akan dilakuakan pengeluaran kas untuk memenuhi kewajiban).
3. Sistem gaji (pengngumpulan data pemakaian tenaga kerja dari setiap pegawai –
menghitung gaji-mengeluarkan cek pembayaran).
4. Sistem aktiva tetap (system yang berkaitan dengan transaksi- transaksi akuisasi,
pemeliharaan dan penghentian aktiva tetap/ tanah , gedung dan perabotan).
Siklus konversi ; menyediakan nilai tambah pada barang atau jasa.
Dibentuk oleh 2 subsistem utama :
Sistem produksi,melibatkan perencanaan, penjadwalan dan control atas produk fisik
(penetapan kebutuhan bahan mentah, otoritasi kerja yang harus dilakukan).
Sistem Akutansi Biaya, memonitor arus informasi biaya yang berkaitan dengan
produksi (anggaran, control biaya, pelaporan kinerja.
Siklus Pendapatan ; menerima pendapatan dari sumber luar.
Memiliki 2 subsistem utama, yaitu : pemrosesan pesanan penjualan dan penerimaan kas.
Siklus pendapatan melibatkan pemrosesan penjualan tunai, penjualan kredit, dan
penerimaan kas setelah penjualan kredit. Transaksi siklus pendapatan juga memiliki
komponen fisik kas dan keuangan, yang diproses secara terpisah.
B. Record Akuntansi (Pencatatan Akuntansi)
Record akuntansi yang digunakan yaitu sistem pencatatan secara manual dan sistem
pencatatan berbasis komputer.
Sistem Pencatatan Secara Manual
Dokumen, sebagai bukti transaksi memiliki 3 jenis yaitu : dokumen sumber, dokumen
produk dan dokumen turnaround ( menjadi sumber bagi system lainnya, Misalnya :
dokumen pembayaran barang / jasa yang diterima kas, menjadi sumber penerimaan kas
beserta cek).
Pesanan Pelanggan --- Pengumpulan Data --- Dokumen Sumber (pesanan penjualan) ---
Sistem Penjualan --- Tagihan (Dokumen Produk) Pelanggan --- Cek (Dokumen
Turnaround) --- Surat Penerimaan Uang.
Jurnal, Menyimpan catatan transaksi yang diproses oleh organisasi secara lengkap
(menunjukkan efek kronologis dari transaksi ), terdapat 2 jenis jurnal yaitu : jurnal
khusus ( untuk mencatat kelas transaksi spesifik yang muncul dalam volume tinggi,
misalnya untuk pembayaran gaji atau ( registrasi gaji) , catatan harian penerimaan bahan
baku atau barang ( Registrasi penerimaan) dan lain-lain.
Buku Besar (Ledger), adalah sebuah buku akun-akun keuangan yang mencerminkan
efek-efek keuangan yang menunjukkan kenaikan, penurunan, dan saldo lancar dari setiap
akun setelah di poskan ke berbagai jurnal.
Terdapat 2 jenis buku besar :
a. Buku besar umum (General Ledger), rangkuman dari akun- akun control yang
menunjukkan saldo awal , perubahan dan saldo akhir dari tanggal tertentu untuk setiap
akun control seperti utang dagang, piutang dagang dan persediaan.
b. Buku Besar Pembantu ( Subsidiary Ledger ), rangkuman rincian akun individual yang
membentuk akun control particular (tidak semua akun control seperti penjualan kas ),
rinciannya seperti nnama pelanggan yang berutang, berapa utang setiap pelanggan dan
kapan akan jatuh tempo. Perincian yang di sajikan oleh buku besar pembantu juga
memberikan verifikasi keakuratan semua data akuntansi yang telah diproses oleh
sumber – sumber yang terpisah, jadi dengan adanya buku besar pembantu maka
kelengkapan dan keakuratan pemrosesan transaksi dapat di nilai secara formal.
Untuk mengevaluasi laporan keuangan secara periodic , maka diperlukan adanya auditor
untuk melakukan verifikasi keakuratan setiap akun – akun transaksi yang telah dicatat dalam
buku besar. Cara pengauditan biasanya dengan melibatkan kontak dengan pelanggan tertentu
(sampling data yang diambil dalam buku besar pembantu) untuk menetukanapakah transaksi
yang di catat dalam akun benar – benar terjadi apakah saldo yang dicatat adalah benar. Hasil
dari akun control dan konfirmasi, membantu auditor membentukmopini tentang akurasi
akun transaksi tersebut yang dilaporkan dalam neraca.
Sistem Pencatatan Berdasarkan Komputer
Untuk merecord akuntansi dalam system dapat disajikan 4 jenis file magnetis :
1. File Induk, nilai data-data dalam file induk diperbaharui dari transaksi, contohnya Buku
besar umum dan buku besar pembantu.
2. File Transaksi, file sementara yang menyimpan record transaksi yang akan digunakan
untuk merubah atau memperbaharui data dalam file induk.
3. File Referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses
transaksi, misalnya program pembayaran gaji, yang dijadikan standard untuk
penghitungan berdasarkan pajak.
4. File Arsip, berisi record record tentang transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk
referensi akan datang.
Jejak Audit Magnetis
Dokumen Sumber Input Data Pengeditan Updating File
Kesalahan (apabila ditemukan error file, berupa kesalahan nomor pelanggan dll)
File Arsip.
Langkah-langkah lain yang dapat dilakukan adalah :
1. Membandingkan saldo akun transaksi pada neraca dengan saldo akun control di file
induk.
2. Rekonsiliasikan angka kontrol dengan total akun pembantu.
3. Pilih sample dari jurnal-jurnal yang diperbaharui dengan akun-akun di buku besar
pembantu dan telesuri transaksi dalam file arsip.
4. Verifikasi dan konfirmasi akurasi dan ketepatan dokumen.
C. Teknik Dokumentasi
Terdapat 6 teknik dokumentasi dasar, yaitu :
1. Diagram Relasi Entitas
Diagram ini menyediakan relasi antara entitas berupa sumber daya (mobil, persediaan),
peristiwa (memilih mobil, pemesanan barang) dan agen (pelanggan, pemasok).
Relasi entitas dapat di istilahkan dengan cardinality, dimana dengan cardinality dapat
menentukan kebijakan organisasi dengan pemetaan numeric di antara instansi entitas
(1:1, 1:M, M:M).
2. Diagram Arus Data
Diagram ini menggunakan simbol-simbol untuk mencerminkan proses, sumber data,
arus data, dan entitas dalam menyajikan elemen-elemen logis dari sebuah sistem.
3. Flowchart
Flowchart adalah grafikal dari sebuah sistem yang menjelaskan relasi fisik di antara
entitas-entitas yang dapat digunakan dengan sistem manual dan sistem computer.
A. Flowchart Dokumen, tujuannya memberikan penjelasan terhadap sistem yang di
gunakan. Aturan-aturan dan konvensi dari Flowchart dokumen adalah : Flowchart
harus dilabelkan secara jelas untuk mengidentifikasi sistem yang di sajikan, simbol-
simbol yang benar harus dilabelkan, garis harus memiliki kepala panah yang
menunjukkan arus proses dan kelanjutan peristiwa serta jika memerlukan penjelasan
tambahan harus dimasukkan dalam flowchart.
Langkah-langkah dalam menyiapkan flowchart dokumen :
Menata letak wilayah fisik kegiatan dan memberi label setiap wilayah, misalnya
suatu organisasi menerima pesanan, maka wilayah dibagi menjadi 4 yaitu :
departemen penjualan, departemen kredit, gudang dan departemen pengiriman.
Menterjemahkan fakta tertulis ke dalam format visual.
Keterangan :
A. Terminal menunjukkan sumber / tujuan dari laporan
B. Dokumen sumber / tujuan dari laporan
C. Operasi manual merupakan penghubung antar halaman
D. File untuk dokumen sumber penyimpanan dan laporan berupa filling dapat
berdasarkan nomor faktur “N”, kronologis / tanggal “C”, tatanan alfabetis / nama
pelanggan “A”.
E. Catatan akuntansi (jurnal, buku besar dll)
F. Total perhitungan Batch
G. Konektor off-page
H. Deskripsi proses atau komentar
A B C D
E F G H
Dari prosedur manual menuju prosedur teknik (sistem) perlu dilakukan Pemrosesan
Batch.
Keunggulan dari pemrosesan batch, yaitu :
Meningkatkan efisiensi dan ekonomis (mengumpulkan sejumlah besar transaksi ke
dalam kelompok yang sama.
Dapat merekonsiliasi kelompok transaksi dengan angka control (dapat melihat
kesalahan dari nomor urutan pencatatan kelompok transaksi).
B. Flowchart Sistem, langkah-langkah dalam penyiapan flowchart sistem :
Tata letak wilayah fisik kegiatan, dengan membuat pola (rangkaian simbol,
misalnya : program yang dijalankan, disket) yang menggambarkan wilayah
kegiatan.
Menterjemahkan fakta tertulis ke format visual, disinilah dilakukan
pengotomatisan dan simbol proses manual ke simbol terminal komputer.
C. Flowchart Program, dalam sebuah flowchart sistem harus memiliki sebuah flowchart
program pendukung yang menjelaskan logikanya karena dengan flowchart program
dapat memverifikasi kebenaran dan memberikan rincian yang esensial untuk
melakukan audit TI, langkah-langkahnya :
Mengambil satu catatan dari file transaksi yang tidak di edit dan menyimpannya
dalam memory.
Memastikan program telah EOF untuk file transaksi, jika tidak maka akan lanjut
ke program edit.
Melibatkan sejumlah tes (diwakilkan oleh sebuah simbol keputusan) untuk
mengidentifikasi kesalahan klerikal dan logical tertentu.
Menandai kesalahan dan dikirimkan ke file transaksi untuk di edit.
Catatan-catatan yang berisi kesalahan dikirimkan ke file kesalahan.
Putaran program kembali ke langkah 1 dan proses di ulangi lagi sampai kondisi
EOF dicapai.
Selain itu, diperlukan diagram tata letak dalam flowchart guna untuk mengungkapkan
struktur internal record yang membentuk sebuah file atau table database. Misalnya, untuk
analisis laporan kesalahan, identifikasi kegagalan sistem atau untuk mendesain tes logika
computer dengan tujuan auditing.
D. Sist e m Akuntansi Berdasarkan Komputer
Sistem akuntansi berdasarkan computer dibagi menjadi dua kelompok besar, dimana terdapat
perbedaan karakterristik antara pemerosesan Data Batch dan Real Time.
Karakteristik yang
membedakan
Batch Real time
Time Lage Jangka waktu yang terjadi antara
terjadinya peristiwa ekonomi dan
ketika peristiwa itu dicetak.
Pemerosesan dilakukan ketika
pristiwa ekonomi terjadi.
Sumbr Daya Membutuhkan lebih sedikit sumber
daya.
Lebih banyak membutuhkan
sumber daya.
Efesiensi Sejumlah besar transaksi diproses
lebih sedikit sumber daya.
Sumber daya yang lebih besar
dibutuhkan per unit OutPut
Terdapat 8 struktur data alternative yang digunakan oleh sistim pemerosesan transaksi :
1. Struktur data, memiliki dua komponen fundamental :
Organisasi, merujuk kecara fisik diatur pada pralatan penyimpanan sekunder misalnya
Disket.
Metode Akses, merupakan teknik yang digunakan untuk mengalokasikan record dan
menjelajahnya didata dase atau file.
2. Struktur skuensial, biasanya disebut metode akses skuensial yaitu aplikasi dimulai pada
awal file dan proses setiap record secara beruntun.
3. Struktur akses langsung, menyimpan data pada lokasi (disebut dengan anddres) pada
sebuah hark dish/fllopy disk. Addres merupakan nilai numberik yang mewakili sllinder,
ruang, dan blok lokasididalam disket dima sistim informasinya disimpan dan mengambil
record data.
4. Struktur indeks, berisi nilai numberic dari lokasi penyimpanan disket dima record dalam
sebuah file randem indeks terbesar dalam sebuah disket dan apabila melakukan pencarian
indeks yang diinginkan mak akan membaca lokasi penyimpanan korespondensi, serta
menambah record baru maka secara otomatis akan memiliki sebuah lokasi disket kosong.
5. Struktur VSAM, digunakan untuk file-file yang berukuran sangat besar yang memerlukan
pemerosesan basth dan pemerosesan record individual pada tingkat moderat. Dikarenakan
struktur VSAM tidak dapat melakukan penyisipan data baru maka data yang baru harus
disimpan dalam wilayah yang penuh yang secara fisik terpisah dengan record dat lain,
Terdapat 3 komponen fisik yaitu indeks, wilayah penyimpanan dan wilayah yang penuh.
6. Struktur Hashing, kecepatan akses pada struktur hashing merupakan keunggulan yang
utama, dimana keunggulan ini diirting oleh kelemahan-kelemahan lain : tidak
evesiensinya dalam menggunakan ruang penyimpanan karna terbuangnya sepertiga
wilayah discet secara percuma, kedua adanya collision (tabrakan) dua record (untuk
kunci-kunci record yang sama/mirip akan mentransaksiklan keanddres yang sama)
sehingga memperlambat akses recordkarna harus mencari lokasi atau andres yang
aktual/tepat.
7. Struktur Pointer, struktur ini menciptakan sebuah linscad list file dimulai dengan
menyimpan addres dari record yang terkaid dalam sebuah file dari suatu record, ketika
record diproses, progaram komputer membaca pointer file untuk melokasikan record
selanjutnya , record yang terakhir disebut EOF, Pointer yang digunakan dengan cara ini
pembuat pengguna ruang penyimpanan discet lebih efesien.
Jenis-jenis Pointer :
a. Pyisical Address Pointer, metode ini unggul dalam kecepatan namun disisi lain
terdapat kelemahan yaitu jika record yang terkait dipindahkan maka pointernya harus
dirubah dan jika sebuah pointer hilang atau rusak maka tidak dapat dipulihkan serta
record yang menjadi revrensi pun juga hilang.
b. Relative Address pointer, berisi relative sebuah recotd dalam suatu file
(memprefikasi).
c. Logical Key Pointer, berisi kunci primer dan recotd terkait, dimana nilai kunci ini
dikonvirmasi ke Pysical Key Pointer.
8. Strutur Data Base, keunggulan utamanya yaitu dapat mencapai tingkat intregasi proses
data yang baru dengan menyediakan penghubung antara file-file tersebut serta dalam
pemakaian data dan dilakukan secara bersama.
Sistem yang berhubungan dengan konfigurasi teknologi komputer dibagi menjadi 4
pendekatan umum pemerosesan data yaitu :
1. Pemerosesan Basth dengan menggunakan file skuensial
Biasanya digunakan untuk management file dengan ukuran besar, Langkah-langkah
dalam pendekatan ini adalah Keystroke -- Edit Run -- Sort Run – UpdutedRun --
Prosedur Beakup file Skuensial.
2. Pemerosesan bacth dengan menggunakan File-file Akses langsung, keunggulan yang
lebih dari pendekatan ini adalah tidak diperlukannya sourting dam pembeakup sistim
karna secara otomatis telah dilakukan.
3. Pemerosesan data batsh dengan menggunakan pengumpulan data Real Time.
Real Time yang dimaksud adalah One Line dimana pengolahan data dapat dilihat kapan
saja oleh pemakai.
4. Pemerosesan real Time.
Manfaat Potensial ini dalam pendekatan ini adalah meningkatkan produktivitas,
mengurangi persediaan, dan mengurangi jeda waktu dalam penagihan.
Bagan Alir Arus Dokumen Dalam Sistem Pembelian
Bagan Alir Arus Dokumen Dalam Sistem Pembelian (lanjutan)
Mencatat Data Transaksi Simpanan Anggota
Karena koperasi ini adalah koperasi karyawan, maka transaksi simpanan anggota terjadi sebulan sekali pada saat karyawan anggota koperasi menerima pembayaran gaji dari perusahaan. Karena gaji karyawan dibayar pada akhir bulan, maka transaksi simpanan terjadi pada akhir setiap bulan.
Secara administratif bendahara koperasi akan menerima transfer simpanan anggota dari perusahaan sesuai data simpanan bulanan masing-masing anggota. Secara pencatatan data di database, data transaksi simpanan anggota akan dicatat pada tabel simpanan dengan data-data yang dicatat adalah :
DATA KETERANGANID_ANGGOTA Nomor AnggotaBULAN Bulan pencatatan transaksiTAHUN Tahun pencatatan transaksi
KODE TRANSAKSI Kode transaksi apakah penyimpanan atau pengambilan simpanan (0=Saldo Awal,1=Simpanan,2=Pengambilan)
SIMP POKOK Jumlah simpanan pokok anggotaSIMP WAJIB Jumlah simpanan wajib anggotaSIMP SUKA RELA Jumlah simpanan sukarela anggotaSIMP HARKOP Jumlah simpanan harkop anggotaSHU Sisa hasil Usaha
Untuk melakukan proses pencatatan data transaksi simpanan anggota, kita harus membuat modul catat simpanan anggota. Pada modul ini user harus memastikan data master simpanan bulanan anggota sudah betul semua, karena pada setiap bulannya data master simpanan kemungkinan ada perubahan sesuai permintaan anggota terutama simpanan suka rela yang relatif sering terjadi perubahan.
Pada modul catat simpanan anggota, user hanya tinggal meng-klik satu tombol pada form Catat Simpanan Bulanan di mana even onclick pada tombol ini akan melaksanakan proses penyalinan data simpanan anggota dari tabel master simpanan anggota ke tabel transaksi simpanan anggota.
Contoh data master simpanan anggota:
ID NAMA SIMP POKOK SIMP WAJIB
SIMP SUKA RELA
SIMP HARKOP
99.IS NEMANJA VIDIC 0 25000 100000 09I.IT VALENTINO ROSI 0 25000 200000 09T.I6 IVI VIANI 0 17500 350000 09T.OS DAVID BECHAM 0 50000 75000 09T.ZO IKAL 0 17500 200000 09T.ZS ABDURRAHMAN 0 50000 150000 0
Setelah pross pencatatan data simpanan bulan oktober tahun 2009, maka isi tabel simpanan adalah seperti terlihat pada tabel berikut:
ID_ANGGOTA BULAN TAHUN
KODE TRANSAKSI
SIMP POKOK
SIMP WAJIB
SIMP SUKA RELA
SIMP HARKOP SHU
99.IS 10 2009 1 0 25000 100000 09I.IT 10 2009 1 0 25000 200000 09T.I6 10 2009 1 0 17500 350000 09T.OS 10 2009 1 0 50000 75000 09T.ZO 10 2009 1 0 17500 200000 09T.ZS 10 2009 1 0 50000 150000 0
Form untuk proses pencatatan data simpanan anggota tampak pada gambar berikut:
Pada event onclick tombol Proses dibuat script untuk menyalin data simpanan anggota dari tabel master simpanan ke tabel transaksi simpanan.
Daftar Pustaka
Hall, James A. Accounting information System, 3rd , 2001, south western publishing, USA.
Romney, Masrshal B., Paul John Steinbart. Accounting information System, 9 th edition, new Jersey. Pearson_Prentice Hall.
http://ppic-access.blogspot.com/2009/10/mencatat-data-transaksi-simpanan.html