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FORMANET application de traitement des marchés DFC de formation professionnelle continue Les Grands principes fonctionnels L’application et son utilisation DEFC/EL

PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses FSE / CTEF / Budgets

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FORMANET application de traitement des marchés DFC de formation professionnelle continue Les Grands principes fonctionnels L’application et son utilisation DEFC/EL. Rappel : Le système d’information de la DEFC – avec zoom sur partie Marchés. CTEF. Réseaux prescripteurs. Organismes - PowerPoint PPT Presentation

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Page 1: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

FORMANET application de traitement des marchés DFC

de formation professionnelle continue

Les Grands principes fonctionnelsL’application et son utilisation

DEFC/EL

Page 2: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

PILOTAGEPilotage de dispositifs

Pilotage mesures transverses FSE / CTEF / Budgets

Opérateurs externes (ASP / Pôle Emploi / AGEFIPH / …)

Référentielsinternes

Région Rhône Alpes

Organismes de Formation

Réseauxprescripteurs

CTEF

Appel d’Offres IndicateursÉditions

Suivi et Paiements

AutresDirections

Co

nce

ptio

n/ P

rép

ara

tion

Relevés d’heures

Suivi / É

dition

Contrôle

FORMANETAPPELNET

Instruction

Facturation

Mandatem

ent

Saisie des offres

REPERNET

FINANCESOutils Comptables

de laRégion Rhône Alpes

PRAO

SCHEMA BLOC DU SYSTEME D’INFORMATION DE LA DEFC – Traitement des marchés

IdentificationD

es structures et sites

Rappel : Le système d’information de la DEFC – avec zoom sur partie Marchés

SU

BN

ET

dépôt-instr-vote-paiem

ents

PROSPER

Infos sessions+

prescriptions

Extra net ( portail SICORRA)

Recensementdes besoins

Extran

et CA

RE

D

TraitmtSubv.

Extran

et CT

EF

Page 3: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Consultation

Lot(s)

Offre(s)Intitulé =intitulé

« générique »du lot

1

n

1

n

Parcours1 n

Prestataires

1

n

localisations1 n

Les données d’une offre

Titulaire1

Mandataire

1

1

Membres(co traitants)

0 nintitulé« générique »

de lot1

11

Prestataire localisation1 1

Parcours1 n

Caractéristiquesattendues :

NiveauCertificationsLocalisations

Type de prestation

1 n

Caractéristiquesproposées :

NiveauCertificationLocalisations

Type de prestation

1 parcours = 1 à n couple(s) prestataire - localisation

modules

1

n

Ss traitant(s)

Ss traitant(s)0 n

0 n

Prestataire = site du titulaire ou site des co traitants membres du groupement

n

Page 4: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Consultation

Lot(s)

Lot / Période(s)

Contrat(s)

1

n

Factures/Paiement

Parcours

1

n

1

n

(0) 1

n

1

n

1

n

Affectation(s)1 n

Titulaire1 1

Bon(s) de commande

RIB

Mandataire

1

1

Membre(s)1 n

Déclaratif

Les données d’un marché

11

Engagement1 1

Métier Comptable

Juridique

Page 5: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Qu’est-ce que FORMANET ?

– Un outil de type extranet accessible à toute structure titulaire d’un marché ou co-traitant, permettant de gérer les marchés, de traiter les bons de commande, d’inscrire les stagiaires, d’établir les relevés d’heures, les facturations et demandes de paiement.

– Une externalisation des tâches sans valeurs ajoutées pour la Région

– Une dématérialisation des procédures (bons de commande) permettant une plus grande réactivité dans le traitement des marchés.

– Une application en accord avec la structure de nos offres et de notre approche des marchés de formation professionnelle continue.

– Un moyen de suivi et de pilotage fin de nos actions de formation (suivi de réalisation au niveau stagiaire).

Page 6: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Les principes fonctionnels de FORMANET

• L’inscription des stagiaires• Les relevés d’heures• Les états mensuels et les facturations• Les cas particuliers

Page 7: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Entrée des stagiaires

Page 8: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Les modalités d’inscription des stagiaires

• L’inscription des stagiaires se fait par transfert des prescriptions des candidats retenus dans PROSPER

• Le transfert sera possible si– L’action a fait l’objet d’un bon de commande dans Formanet– Le volume d’heures commandées disponible est suffisant

• L’inscription du stagiaire sera confirmée dès que les dates d’entrée réelle et la date de sortie prévue seront renseignées ainsi que sa durée prévisionnelle en centre et en entreprise

• La suppression d’un stagiaire dans Formanet n’est pas possible. Si la prescription du stagiaire a été transférée mais que celui-ci ne se présente pas, considérer sa date d’entrée et de sortie identique. Il sera sortie pour cause d’abandon de candidature.

Page 9: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

S1

S2

S3

S4

S5

Entrée des stagiairesEntrée des stagiaires

Début Fin

300 h

300 h

300 h

MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 €

LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 €

Page 10: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

S1

300 hS2

300 hS3

S4

S5

Entrée des stagiaires + BDCEntrée des stagiaires + BDC

Début Fin

BDC 1 = 1000 h engagées = 1000 €

HS1 + HS2+ HS3 <= H commandées BDC1 Donc inscription S1 S2 et S3 possible.

HS1 + HS2+ HS3 + HS4 + HS5 > H commandées BDC1 Donc inscription S4 et S5 non autorisées.

300 h

300 h

300 h

MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 €

LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 €

Page 11: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

S1

S2

S3

S4

S5

Entrée des stagiaires + BDCEntrée des stagiaires + BDC

Début Fin

La somme des heures engagés pour S1 + S2 + S3 +S4 et S5 sont inférieures ou égales aux heures commandées par les bons de commande numéro 1 et 2. Tous les stagiaires peuvent

être inscrits et émargent sur les 2 bons de commande

BDC 2 = 500 h engagées = 500 h

300 h

300 h

300 h

300 h

300 h

MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 €

LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 €

BDC 1 = 1000 h engagées = 1000 €

Page 12: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Notions à retenir - Inscription des stagiairesNotions à retenir - Inscription des stagiaires

• La date de téléchargement du BDC et le volume de celui-ci conditionne l’inscription des stagiaires

• L’émission d’un 2ème BDC vient abonder le capital d ’heures commandées

• le téléchargement de ce 2ème BDC autorise l’inscription de nouveaux stagiaires dans la limite des heures disponibles (total des heures commandées - heures engagées)

• les stagiaires ne sont pas « physiquement » rattachés à un BDC• Les stagiaires sont inscrits sur une action de formation (de la

réponse à l’appel d’offres)

Page 13: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Notions à retenir - Inscription des stagiairesNotions à retenir - Inscription des stagiaires

• Le volume d’heures estimé du marché = il s’agit de la base sur laquelle la Région s’est appuyée pour construire la programmation – ce volume horaire n’est pas contractuel : le marché est sans mini, sans maxi, c’est le(s) bon(s) de commande(s) qui font foi

• Le volume d’heures commandées = sommes des heures commandées des différents bons de commande (seuil maximum de réalisation et plafond horaire d’inscription des candidats – pas de « sur-booking » autorisé)

• Le volume d’heures engagées = somme des heures prévues de tous les stagiaires inscrits en formation sur le marché

• Le volume d’heures réalisées = somme des heures réalisées de tous les stagiaires inscrits en formation sur le marché

• Le volume d’heures facturées = sommes des heures réalisées ayant fait l’objet de facturation

• Le volume d’heures mandatées = somme des heures réalisées, facturées et ayant été payées

Page 14: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Relevés d’heures

Page 15: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Janv.

S1

S2

S3

S4

S5

Entrée des stagiairesEntrée des stagiaires + + Relevé d’heuresRelevé d’heures

Début Fin

Sept. Oct. Nov. Déc. Fév. Mars Avril Mai Juin

RH5RH1 = 105 h RH2 RH3 RH4 RH6 RH7 RH8 RH9 RH10

300 h

300 h

300 h

300 h

300 h

MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 €

LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 €

35 h

35 h

35 h

Co

nso

mm

é :

105

h

Res

te 1

385

h

Page 16: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Janv.

S1

S2

S3

S4

S5

Début Fin

Sept. Oct. Nov. Déc. Fév. Mars Avril Mai Juin

RH5RH1 = 105 h RH2 = 175 h RH3 RH4 RH6 RH7 RH8 RH9 RH10

300 h

300 h

300 h

300 h

300 h

MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 €

LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 €

35 h

35 h

35 h

35 h

35 h

Co

nso

mm

é :

175

h

Res

te 1

220

h

Co

nso

mm

é :

105

h

Res

te 1

385

h

Entrée des stagiairesEntrée des stagiaires + + Relevé d’heuresRelevé d’heures

Page 17: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Janv.

S1

S2

S3

S4

S5

Début Fin

Sept. Oct. Nov. Déc. Fév. Mars Avril Mai Juin

RH5 = 175 hRH1 = 105 h RH2 = 175 h RH3 = 175 h RH4 = 175 h RH6 = 175 h RH7 = 175 h RH8 = 175 h RH9 = 130 h RH10

300 h

300 h

MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 €

LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 €

20 h

20 h

20 h

35 h

35 h

Co

nso

mm

é :

105

h

Res

te 8

95 h

Co

nso

mm

é :

175

h

Res

te 7

20 h

Co

nso

mm

é :

175

h

Res

te 5

45 h

Co

nso

mm

é :

175

h

Res

te 3

70 h

Co

nso

mm

é :

175

h

Res

te 1

95 h

Co

nso

mm

é :

175

h

Res

te 2

0 h

20 h

Res

te 3

45 h

Co

nso

mm

é :

175

h

Res

te 1

70 h

Co

nso

mm

é :

130

h

Res

te 4

0 h

Entrée des stagiairesEntrée des stagiaires + + Relevé d’heuresRelevé d’heures

Page 18: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Janv.

S1

S2

S3

S4

S5

Début Fin

Sept. Oct. Nov. Déc. Fév. Mars Avril Mai Juin

RH5 = 175 hRH1 = 105 h RH2 = 175 h RH3 = 175 h RH4 = 175 h RH6 = 175 h RH7 = 175 h RH8 = 175 h RH9 = 130 hRH10 =

40 h

MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 €

LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 €

Co

nso

mm

é :

105

h

Res

te 8

95 h

Co

nso

mm

é :

175

h

Res

te 7

20 h

Co

nso

mm

é :

175

h

Res

te 5

45 h

Co

nso

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175

h

Res

te 3

70 h

Co

nso

mm

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175

h

Res

te 1

95 h

Co

nso

mm

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175

h

Res

te 2

0 h

20 h

Res

te 3

25 h

Co

nso

mm

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175

h

Res

te 1

70 h

Co

nso

mm

é :

130

h

Res

te 4

0 h

Co

nso

mm

é :

40 h

20 h

20 h

Entrée des stagiairesEntrée des stagiaires + + Relevé d’heuresRelevé d’heures

Page 19: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Notions à retenir - Gestion des relevés d’heuresNotions à retenir - Gestion des relevés d’heures

• Les relevés d ’heures sont toujours mensuels• Ils font état des heures réalisées par l’ensemble des stagiaires en

formation durant le mois, sans distinction des bons de commande émis

• un relevé d’heures concerne une action et une seule

Contrôles réalisés par FORMANET• la somme des heures réalisées doit toujours être < ou = aux heures

prévues par stagiaire• la somme des heures réalisées mentionnées dans le relevé

d’heures doit être < ou = aux heures disponibles sur le marché (heures commandées - heures réalisées)=> double contrôle : au niveau du stagiaire et du marché

Page 20: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Facturation

Page 21: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Particularité de la gestion des bons de commande dans FORMANET

Parcours 1 – session 1

Parcours 2 – session 1

Parcours 3 – session 1

Parcours 1 – session 2

Parcours 4 – session 1

Bon de commande 1

Bon de commande 2

Parcours 1 – session 1

Parcours 2 – session 1

Parcours 3

Parcours 1 – session 2

Parcours 4 – session 1

Bon de commande 1

Bon de commande 2

Session 1

Temps

Cas « normal » :La commande s’exécute sur le BDC

Principe « FormaNet » :Gestion des heures réaliséesFacturation des heures sur le BDC 1Jusqu’à 100% avant de consom le BDC 2

Page 22: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Notions à retenir - FacturationNotions à retenir - Facturation

• FORMANET permet d’établir une facture.• Cette facture correspond à la demande d ’acompte ou de solde.• Elle peut être éditée par l ’OF et comporte un numéro d’ordre

généré par FORMANET.• Elle se rattache à un bon de commande mais concerne les heures

réalisées par les stagiaires sur 1 à n actions, sur 1 à n mois (états mensuels).

• Cette facture regroupe donc un à n états mensuels, lesquels concernent chacun une action et un relevé d ’heures mensuel par mois.

Page 23: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

S1

S2

S3

S4

S5

Entrée des stagiaires + BDC Entrée des stagiaires + BDC + relevé d’heures+ relevé d’heures

Début Fin

300 h

300 h

300 h

300 h

300 h

MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 €

LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 €

35 h

35 h

35 h

Co

nso

mm

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105

Res

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= 1

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Res

te :

850

Janv.

BDC 1 = 1000 h engagées = 1000 € BDC 2 = 500 h engagées 500 €

Sept. Oct. Nov. Déc. Fév. Mars Avril Mai Juin

RH5RH1 = 105 h RH2 RH3 RH4 RH6 RH7 RH8 RH9 RH10

Facture 1

Page 24: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

S1

S2

S3

S4

S5

Entrée des stagiaires + BDC Entrée des stagiaires + BDC + relevé d’heures+ relevé d’heures

Début Fin

300 h

300 h

300 h

300 h

300 h

MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 €

LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 €

35 h

35 h

35 h

35 h

35 h

Co

nso

mm

é :

105

Res

te 7

45 €

Ava

nce

: 1

50 €

Res

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850

Co

nso

mm

é :

175

Res

te 5

70 €

Janv.

BDC 1 = 1000 h engagées = 1000 € BDC 2 = 500 h engagées 500 €

Sept. Oct. Nov. Déc. Fév. Mars Avril Mai Juin

RH5RH1 = 105 h RH2 = 175 h RH3 RH4 RH6 RH7 RH8 RH9 RH10

Facture 1 Facture 2

Page 25: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

S1

S2

S3

S4

S5

Entrée des stagiaires + BDC Entrée des stagiaires + BDC + relevé d’heures+ relevé d’heures

Début Fin

300 h

300 h

300 h

300 h

300 h

MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 €

LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 €

35 h

35 h

35 h

35 h

35 h

Co

nso

mm

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105

Res

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45 €

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: 1

50 €

Res

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850

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mm

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175

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Co

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mm

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175

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Réc

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: 15

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Co

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mm

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175

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Co

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mm

é :

175

Res

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95 €

Co

nso

mm

é :

175

Res

te 2

0 €

Janv.

BDC 1 = 1000 h engagées = 1000 € BDC 2 = 500 h engagées 500 €

Sept. Oct. Nov. Déc. Fév. Mars Avril Mai Juin

RH5 = 175 hRH1 = 105 h RH2 = 175 h RH3 = 175 h RH4 = 175 h RH6 = 175 h RH7 RH8 RH9 RH10

Facture 1 Facture 5Facture 2 Facture 3 Facture 4 Facture 6

Page 26: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

S1

S2

S3

S4

S5

Entrée des stagiaires + BDC Entrée des stagiaires + BDC + relevé d’heures+ relevé d’heures

Début Fin

BDC 1 = 1000 h engagées = 1000 € BDC 2 = 500 h engagées 500 €

300 h

300 h

300 h

300 h

300 h

MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 €

LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 €

35 h

35 h

35 h

35 h

35 h

Co

nso

mm

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105

Res

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Co

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175

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Co

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155

€R

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C:

20 €

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0 €

Janv.

BDC 1 = 1000 h engagées = 1000 € BDC 2 = 500 h engagées 500 €

Sept. Oct. Nov. Déc. Fév. Mars Avril Mai Juin

RH5 = 175 hRH1 = 105 h RH2 = 175 h RH3 = 175 h RH4 = 175 h RH6 = 175 h RH7 = 175 h RH8 RH9 RH10

Facture 1 Facture 5Facture 2Facture

8Facture 3 Facture 4 Facture 6 F

7

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S1

S2

S3

S4

S5

Entrée des stagiaires + BDC Entrée des stagiaires + BDC + relevé d’heures+ relevé d’heures

Début Fin

300 h

300 h

MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 €

LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 €

20 h

20 h

20 h

35 h

35 h

Rec

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: 75

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: 13

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Co

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mm

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Réc

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5 €

Janv.

BDC 1 = 1000 h engagées = 1000 € BDC 2 = 500 h engagées 500 €

Sept. Oct. Nov. Déc. Fév. Mars Avril Mai Juin

RH5 = 175 hRH1 = 105 h RH2 = 175 h RH3 = 175 h RH4 = 175 h RH6 = 175 h RH7 = 175 h RH8 = 175 h RH9 = 130 h RH10

Facture 1 Facture 5Facture 2 Fact 9Facture

8Facture 3 Facture 4 Fact 10Facture 6 F

7

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Janv.

S1

S2

S3

S4

S5

Entrée des stagiaires + BDC Entrée des stagiaires + BDC + relevé d’heures+ relevé d’heures

Début Fin

BDC 1 = 1000 h engagées = 1000 € BDC 2 = 500 h engagées 500 €

Sept. Oct. Nov. Déc. Fév. Mars Avril Mai Juin

RH5 = 175 hRH1 = 105 h RH2 = 175 h RH3 = 175 h RH4 = 175 h RH6 = 175 h RH7 = 175 h RH8 = 175 h RH9 = 130 hRH10 =

40 h

MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 €

LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 €

20 h

20 h

Co

nso

mm

é :

40 €

re

ste

: 0

Rec

up

Av

: 75

€C

on

som

: 13

0 €

Res

te 4

0 €

Co

nso

mm

é :

105

Res

te 7

45 €

Ava

nce

: 1

50 €

Res

te :

850

Co

nso

mm

é :

175

Res

te 5

70 €

Co

nso

mm

é :

175

Res

te 3

95 €

Réc

up

Av

: 15

0 €

Co

nso

mm

é :

175

Res

te 3

70 €

Co

nso

mm

é :

175

Res

te 1

95 €

Co

nso

mm

é :

175

Res

te 2

0 €

Ava

nce

: 4

25 €

Co

nso

mm

é :

175

€R

este

270

C:

20 €

R :

0 €

Co

nso

mm

é :

175

Res

te 9

5 €

Facture 1 Facture 5Facture 2 Fact 9Facture

8Facture 3 Facture 4 Fact 10Facture 6 F

7Fact 11

Page 29: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Notions à retenir - FacturationNotions à retenir - Facturation

• L’avance est versée au déclenchement de chaque BDC• Les états mensuels donnent lieux à des factures qui s’imputent sur

le BDC 1 jusqu ’à épuisement de ce dernier avant de venir s’imputer sur le BDC suivant

• Lorsque les états mensuels à facturer donnent lieu à une facture d’un montant dépassant le disponible sur le BDC1, FORMANET génère automatiquement 2 factures, l’une venant solder le BDC1, l’autre venant s’imputer sur le BDC 2

• L’avance sur le BDC 2 peut être versée bien avant que le BDC2 ne commence à être consommé

• L’abandon de stagiaires en cours de formation pour motif non légitime libère des heures. Si elles ne sont pas réutilisées, la sous réalisation de l ’action peut selon les cas entraîner une « non consommation » du BDC2. L’avance versée sur BDC 2 sera alors récupérée par un titre de recette.

Page 30: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Facturation : cas particuliers

Page 31: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Janv.

S1

S2

S3

S4

S5

Cas particulierCas particulier

Début Fin

BDC 1 = 1000 h engagées = 1000 € BDC 2 = 500 h engagées 500 €

Sept. Oct. Nov. Déc. Fév. Mars Avril Mai Juin

EM1 validé = 105 h

MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 €

LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 €

Co

nso

mm

é :

105

Res

te 7

45 €

Ava

nce

: 1

50 €

Res

te :

850

F 1 : 105 €

35 h

35 h

35 h

Page 32: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Janv.

S1

S2

S3

S4

S5

Cas particulierCas particulier

Début Fin

BDC 1 = 1000 h engagées = 1000 € BDC 2 = 500 h engagées 500 €

Sept. Oct. Nov. Déc. Fév. Mars Avril Mai Juin

EM2 validé = 70 h

MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 €

LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 €

Co

nso

mm

é :

105

Res

te 7

45 €

Ava

nce

: 1

50 €

Res

te :

850

Co

nso

mm

é :

70 €

Res

te 6

75 €

F 2 : 70 €

35 h

35 h

35 h

35 h

35 h

F 1 : 105 €

EM1 validé = 105 h

Page 33: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

S1

S2

S3

S4

S5

Cas particulierCas particulier

Début Fin

BDC 1 = 1000 h engagées = 1000 € BDC 2 = 500 h engagées 500 €

Sept. Oct. Nov. Déc.

EM1 facturé = 105 h

EM2 validé = 70 h

EM3 validé = 175 h

EM4 validé = 175 h

MARCHE = ACTION = 1 500 H = 1500 €

LOT mono attributaire = 1 500 h affectées = 1500 €C

on

som

: 10

5 €

Res

te 7

45

Ava

nce

:

150

Res

te :

850

Co

nso

mm

é :

70 €

Res

te 6

75

F 1 : 105 € F 2 : 70 €

35 h

35 h

35 h

35 h

35 h

35 h

35 h

35 h

35 h

35 h

35 h

35 h

35 h

35 h

35 h

Co

nso

mm

é :

350

Res

te 3

25€

F 3 : 350 €

F2 a été mandaté – l’état mensuel d’octobre est non modifiable – impossible de déclarer les heures de S1, S2,

S3 oubliées et de corriger les heures de S4 et S5.

Les états mensuels sont crées sur les mois de novembre et décembre.

Pour la facturation, seuls les nouveaux états mensuels validés sont pris en compte. Détails des états mensuels

uniquement sur la facture.

Page 34: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Notions à retenir - cas particuliers de facturationNotions à retenir - cas particuliers de facturation

• Les relevés d ’heures sont mensuels, et donnent lieu à des états mensuels, quel que soit le rythme de facturation.

• la facturation peut être mensuelle ou non (à l’initiative de l ’OF)

• une facture peut englober plusieurs états mensuels.

• FORMANET autorise la modification ou la suppression d’une facture tant qu’elle est « générée » donc au statut « nouvelle » et qu’elle n’a pas été validée (statut : « validée DFC » pour un acompte ou « validée titulaire » pour un solde)

• Une fois validée, une facture n’est pas modifiable : les relevés d ’heures et les états mensuels rattachés seront figés.

• En cas d’erreur ou d’heures omises sur un mois ayant fait l ’objet d’une facture, les modifications seront impossibles – les heures non comptabilisées ne seront pas payées.

• FORMANET conserve la trace de toutes les modifications opérées et permet de visualiser un historique des modifications.

• Nouveauté de fin 2009 : une fois un bon de commande soldé, les états mensuels facturés sur ce bon de commande ne sont plus modifiables

Page 35: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Autres particularités de FORMANETAutres particularités de FORMANET• Gestion d’une base stagiaire unique (unicité garantie par le groupe

Nom, prénom, date de naissance, genre)

• inscription du stagiaire sur une action et chez le prestataire qui réalise l’action (prestataire principal)

• Vision possible pour chaque co-traitant de ses propres marchés et des marchés sur lesquels il intervient en qualité de co-traitant

• Possibilité pour chaque co-traitant d’effectuer l’inscription de ses stagiaires et de saisir ses relevés d’heures : seul le mandataire sera habilité à générer les factures

• Reconstitution possible des modifications opérées à chaque étape du processus de traitement

• Visualisation du détail de chaque facture : bon de commande de rattachement, montant réellement facturé après déductions éventuelles (récupération d’avance, pénalité,…), états mensuels correspondants, relevés d’heures et stagiaires concernés, date de mandatement et date de paiement

Page 36: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

le relevé d’heures facturées par stagiaire et par BDC

Page 37: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Relevé d’heures facturées par stagiaire du bon de commande

Page 38: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Illustration de la répartition des heures opérées par FORMANET

entre 2 bons de commande

Page 39: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Illustration de la répartition des heures opérées par FORMANET entre 2 bons de commande

100

20 80

100

100

S1

S2

S3

S4

Oct. Nov. Déc.31/10 30/1101/11 01/12

BDC 1 BDC 2Heures disponiblesfin octobre sur BC1 = 120h

Stagiaire

heures comptabiliséesau titre de BDC1jusqu'à

heures de novembrefacturées sur le BDC1

heures comptabiliséesau titre de BDC2à partir du

heures de novembrefacturées sur le BDC2

S1 30/11 100 1/12 0S2 30/11 20 1/11 80S3 31/10 0 1/11 100S4 31/10 0 1/11 100

soit 120 soit 280

heures comptabilisées sur Novembre = 120 + 280 = 400 heuresLe stagiaire S2 est un stagiaire "charnière" dont une partie des heures de novembre seront comptabiliséesen partie sur le bon de commande 1 et en partie sur le bon de commande 2.Les relevés d'heures étant mensuel, FORMANET ne peut déterminer jusqu'à quelle date ont été effectuéesles 20h du stagiaire S2 sur le mois de novembre.La période prise en compte est donc considérée comme le mois de novembre même si une partie seulementdes heures réalisées sur novembre est prise en compte.

BDC 1 BDC 2

États mensuels

Page 40: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Les évolutions de FORMANET à venirLes évolutions de FORMANET à venir• Gestion des stagiaires par session (bénéfice de l’inscription des

stagiaires dans PROSPER sur une session et possibilité de regrouper les stagiaires par session => apporter de la lisibilité)

• Établissement de relevés d’heures par session et par action

• Intégration de la gestion à l’heures groupe (nouvelle modalité de calcul retenue pour la programmation Compétences Première)

Page 41: PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses   FSE / CTEF / Budgets

Besoin d’assistanceBesoin d’assistance

Merci de votre attention

Illustration sur l’application

Merci de contacter la hotline [email protected]

Préciser dans l’objet de votre mail : « FORMANET - ………. »

Ne pas omettre de préciser votre numéro de marché, la programmation (initiale ou reconduite), le descriptif détaillé de votre problème,

l’intitulé de l’action de formation concernée

Votre nom et vos coordonnées sont également indispensables