Piotr wróblewski ms office 2013365 pl w biurze i nie tylko

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszejpublikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną,fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym powodujenaruszenie praw autorskich niniejszej publikacji.

Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi bądź towarowymiich właścicieli.

Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacjebyły kompletne i rzetelne. Nie biorą jednak żadnej odpowiedzialności ani za ich wykorzystanie,ani za związane z tym ewentualne naruszenie praw patentowych lub autorskich.Autor oraz Wydawnictwo HELION nie ponoszą również żadnej odpowiedzialnościza ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce.

Redaktor prowadzący: Michał Mrowiec

Projekt okładki: Studio Gravite / OlsztynObarek, Pokoński, Pazdrijowski, Zaprucki

Fotografia na okładce została wykorzystana za zgodą Shutterstock.com

Wydawnictwo HELIONul. Kościuszki 1c, 44-100 GLIWICEtel. 32 231 22 19, 32 230 98 63e-mail: [email protected]: http://helion.pl (księgarnia internetowa, katalog książek)

Drogi Czytelniku!Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adreshttp://helion.pl/user/opinie?of13bi_ebookMożesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję.

ISBN: 978-83-246-8067-2

Copyright © Helion 2013

Printed in Poland.

• Poleć książkę na Facebook.com

• Kup w wersji papierowej

• Oceń książkę

• Księgarnia internetowa

• Lubię to! » Nasza społeczność

mailto:[email protected]

http://helion.pl

http://helion.pl/user/opinie?of13bi_ebook

http://ebookpoint.pl/rf/OF13BI

http://ebookpoint.pl/rt/OF13BI

http://ebookpoint.pl/ro/OF13BI

http://ebookpoint.pl

http://ebookpoint.pl/r/4CAKF

Spis treściWstęp .............................................................................................. 9

Rozdział 1. Microsoft Office — zakup, instalacja i uruchamianie ........................ 15Czym się różni Office 2013 od Office 365? ................................................................... 16

Pudełkowe wersje pakietu Office 2013 ................................................................. 17Zakup i instalacja wersji Office 365 ...................................................................... 18Office 365 dla użytkowników Mac OS ................................................................. 21Konto w usłudze Office 365 .................................................................................. 22

Instalator pakietu Microsoft Office — na co zwrócić uwagę? ........................................ 24Uruchamianie programów Microsoft Office ................................................................... 26Co nowego w Microsoft Office 2013? ............................................................................ 27

Część I Word i podstawy obsługi pakietu Office ......................... 29

Rozdział 2. Interfejs użytkownika pakietu Office na przykładzie edytora Word .... 31Ekran programu Microsoft Word i nowe funkcje interfejsu użytkownika ...................... 32

Jak uruchomić program Word? ............................................................................. 32Ułatwienia obsługi w Microsoft Office ................................................................. 35

Interfejs Office w wersji dla komputerów Mac .............................................................. 38Otwieranie i zapisywanie dokumentów .......................................................................... 39

Zapisywanie i odczytywanie dokumentów ............................................................ 39Zapisywanie dokumentu na dysku SkyDrive ........................................................ 44

Funkcjonalność edytora .................................................................................................. 47Word 2013 — mapa aplikacji ............................................................................... 47Menu systemowe Plik w Wordzie ......................................................................... 49Opcje programu Word ........................................................................................... 49

Podgląd i wydruk dokumentu ......................................................................................... 52Opcje drukowania ................................................................................................. 53

Rozdział 3. Formatowanie tekstu ..................................................................... 57Wpisywanie tekstu .......................................................................................................... 57Akapit ............................................................................................................................. 59

Wyrównanie tekstu względem marginesów .......................................................... 59Podwieszony akapit ............................................................................................... 61Odstępy między akapitami .................................................................................... 62Dzielenie i przenoszenie akapitów ........................................................................ 64

Dzielenie wyrazów ......................................................................................................... 64Numerowanie i punktowanie akapitów .......................................................................... 65

4 MS Office 2013/365 PL w biurze i nie tylko

Wyróżnianie elementów tekstu ....................................................................................... 67Błędy, ach te błędy! ........................................................................................................ 68Zastosowanie schowka Windows w edytorze ................................................................. 69Tryby specjalne operacji wklejania ................................................................................ 69Malarz formatów i zasady powielania formatów ............................................................ 71Edycja dokumentów PDF ............................................................................................... 71

Rozdział 4. Czcionki, symbole, style… .............................................................. 73Czcionki i ich rozmiary .................................................................................................. 73Powiększanie lub zmniejszanie czcionki ........................................................................ 76Nietypowe symbole w tekście ........................................................................................ 76Narzędzia nie tylko dla polonistów i tłumaczy ............................................................... 78

Znaki diakrytyczne różnych języków .................................................................... 78Korekta pisowni i gramatyki ................................................................................. 79Słowniki języków obcych w Wordzie ................................................................... 79Narzędzia dla tłumaczy ......................................................................................... 81

Style ............................................................................................................................... 82Szablony dokumentów ................................................................................................... 84Pola i obiekty aktywne w dokumentach ......................................................................... 86

Wstawianie daty i godziny oraz innych pól specjalnych ....................................... 86Osadzanie obiektów w dokumentach pakietu Office ............................................. 88

Rozdział 5. Tabele i układ kolumnowy .............................................................. 91Podstawowe techniki rysowania tabel ............................................................................ 91Modyfikowanie struktury tabeli ...................................................................................... 94Tryb wielokolumnowy (gazetowy) ................................................................................. 98Bardzo długie tabele (wielostronicowe) ......................................................................... 99

Rozdział 6. Nagłówki, stopki i spisy (nie tylko treści) ..................................... 101Podział dłuższych dokumentów na strony .................................................................... 102

Nawigacja ............................................................................................................ 103Wyszukiwanie i zamiana tekstu .......................................................................... 104

Stopki i nagłówki w Wordzie ....................................................................................... 105Różne stopki i nagłówki dla odrębnych części dokumentu .......................................... 107Stopki i nagłówki dla zaawansowanych ....................................................................... 109Numeracja stron dla zaawansowanych ......................................................................... 110Numerowanie nagłówków i spis treści ......................................................................... 111

Przygotowanie dokumentu .................................................................................. 111Wstawianie spisu treści ....................................................................................... 113

Przypisy ........................................................................................................................ 116Odsyłacze ..................................................................................................................... 117Skorowidze ................................................................................................................... 119Okno nawigacji ............................................................................................................. 121

Rozdział 7. Grafika i tekst .............................................................................. 123Wklejanie grafiki ze schowka Windows ....................................................................... 123Zrzuty ekranu w Wordzie ............................................................................................. 124Dołączanie gotowych plików graficznych .................................................................... 124Edytor graficzny programu Word ................................................................................. 128Operacje na obiektach graficznych programu Word ..................................................... 133

Przesłanianie się obiektów .................................................................................. 133Grupowanie ......................................................................................................... 134Praca z polami tekstowymi .................................................................................. 135Ustalanie ziarnistości obrazu ............................................................................... 136

Spis treści 5

Rozdział 8. Edytor równań matematycznych .................................................... 139Tworzenie nowego równania matematycznego ............................................................ 139Paleta funkcji i operatorów matematycznych ............................................................... 141Praca z obiektem Równanie matematyczne .................................................................. 144

Rozdział 9. Korespondencja seryjna ................................................................ 147Pierwszy list seryjny w Wordzie .................................................................................. 148

Kreator korespondencji seryjnej .......................................................................... 148Dokument wzorca listu seryjnego ....................................................................... 148Tworzenie źródła danych .................................................................................... 149Konstruowanie szablonu listu ............................................................................. 150Scalanie danych z wzorcem ................................................................................ 151

Funkcje trybu korespondencji seryjnej ......................................................................... 152

Rozdział 10. Word i praca zespołowa ................................................................ 155Podział publikacji na pliki ............................................................................................ 155Przegląd i komentowanie dokumentu ........................................................................... 157Przegląd uwag zgłoszonych przez autora ......................................................................... 159

Część II Excel, czyli magiczna broń pakietu Office .................... 161

Rozdział 11. Podstawy obsługi arkusza kalkulacyjnego ..................................... 163Zapoznanie z arkuszem kalkulacyjnym ........................................................................ 164Otwieranie i zapisywanie dokumentów ........................................................................ 166Praca z arkuszami ......................................................................................................... 167

Rozdział 12. Wprowadzanie i formatowanie danych ........................................... 169Formatowanie komórek ................................................................................................ 172Operacje na komórkach ................................................................................................ 176Selektywne kasowanie zawartości komórek ................................................................. 177Kilka zaskakujących ćwiczeń praktycznych ................................................................. 178Nagłówki i opisy tabel .................................................................................................. 179Formaty walutowe ........................................................................................................ 181Zaawansowane formatowanie komórek ....................................................................... 182

Rozdział 13. Formuły w arkuszach .................................................................... 185Nasza pierwsza formuła w arkuszu .............................................................................. 185

Powielanie wzoru za pomocą myszy ................................................................... 186Powielanie wzoru z wykorzystaniem kopiowania i wklejania ............................ 187Współrzędne względne i bezwzględne ................................................................ 187

Wzory matrycowe ........................................................................................................ 189Operatory matematyczne .............................................................................................. 190Funkcje matematyczne w formułach ............................................................................ 191

Wstawianie funkcji .............................................................................................. 191Modyfikacja formuły w arkuszu ......................................................................... 193Biblioteka funkcji Excela .................................................................................... 193

Formuły dla zaawansowanych ...................................................................................... 194

Rozdział 14. Excel i analiza danych .................................................................. 199Formuły z warunkami logicznymi ................................................................................ 199Formatowanie warunkowe ............................................................................................ 201

Rozdział 15. Excel jako mała baza danych ........................................................ 205Tworzenie baz danych i zarządzanie nimi .................................................................... 205Sortowanie i filtrowanie ............................................................................................... 207Skoroszyty współdzielone ............................................................................................ 210


Rozdział 16. Wykresy i symulacje ..................................................................... 213Wykresy w Excelu ........................................................................................................ 213Modyfikacja graficznych elementów wykresu ............................................................. 219

Rozdział 17. Drukowanie arkuszy ..................................................................... 221Metody kondensowania wydruku ................................................................................. 221Ustawienia wydruku arkusza ........................................................................................ 224Nagłówki i stopki ......................................................................................................... 224Opcje drukarki .............................................................................................................. 226

Rozdział 18. Makra i aplikacje w Excelu ........................................................... 229Do czego służą makra? ................................................................................................. 229Rejestrowanie makra w Excelu .................................................................................... 230Aplikacje w VBA w Excelu — jak to ugryźć? ............................................................. 233

Krok 1. Przykładowe makro ................................................................................ 234Krok 2. Oglądamy kod VBA makra .................................................................... 235Karta Deweloper ................................................................................................. 236

Organizacja makr .......................................................................................................... 240

Rozdział 19. Ćwiczenia praktyczne w Excelu .................................................... 243Składki w działalności gospodarczej ............................................................................ 243Lokata bankowa ............................................................................................................ 245Harmonogram spłaty kredytu bankowego .................................................................... 246

Część III PowerPoint, czyli jak skutecznie przekazaćswój punkt widzenia ................................................... 251

Rozdział 20. Podstawy obsługi programu PowerPoint ........................................ 253Czym są prezentacje komputerowe? ............................................................................. 253Pierwsza prezentacja w PowerPoincie .......................................................................... 254Widoki prezentacji w PowerPoincie ............................................................................. 257Prezentacja slajdów ...................................................................................................... 258Prezentacje PowerPointa jako dokumenty .................................................................... 260Drukowanie prezentacji w PowerPoincie ..................................................................... 261

Rozdział 21. Modyfikowanie prezentacji w programie PowerPoint ...................... 263Dodawanie nowej strony do prezentacji ....................................................................... 264Szablony układów slajdu w PowerPoincie ................................................................... 264Formatowanie elementów slajdu .................................................................................. 267Dodawanie nowych elementów slajdu .......................................................................... 271Wzorzec slajdu ............................................................................................................. 273

Rozdział 22. Ożywianie prezentacji w programie PowerPoint ............................. 277Przejścia ....................................................................................................................... 277Animacje ...................................................................................................................... 279Osadzanie wideo z serwisu YouTube ........................................................................... 281Profesjonalne prezentacje — szybko i bezboleśnie! ..................................................... 281

Część IV Microsoft OneNote ..................................................... 285

Rozdział 23. Omówienie programu OneNote ...................................................... 287Do czego służy program OneNote? .............................................................................. 287Ekran główny programu OneNote ................................................................................ 288Szablony notesów OneNote .......................................................................................... 290Przeznaczenie i obsługa programu OneNote ................................................................ 290

Spis treści 7

Rozdział 24. Twój nowy notes w programie OneNote ......................................... 293Notes prywatny lub współdzielony ............................................................................... 293Struktura notesu ............................................................................................................ 295Pierwsze wpisy w notesie ............................................................................................. 296

Rozdział 25. Edycja notatek ............................................................................. 299Podstawowe operacje na obiektach notatek .................................................................. 300Oznaczanie notatek sygnaturami czasu ........................................................................ 301Formatowanie tekstu .................................................................................................... 301Listy punktowane lub numerowane .............................................................................. 302Grafika .......................................................................................................................... 303Tabele ........................................................................................................................... 304Odsyłacze ..................................................................................................................... 305Inne obiekty w notatkach .............................................................................................. 306Znaczniki notatek ......................................................................................................... 307

Rozdział 26. Notatniki w praktyce .................................................................... 309Szybkie notatki i przesyłanie danych do notesu ........................................................... 309Wyszukiwanie danych .................................................................................................. 311Drukowanie notesów .................................................................................................... 312Interesujące funkcje programu OneNote ...................................................................... 312

Część V Microsoft Outlook ...................................................... 315

Rozdział 27. Prezentacja programu Outlook 2013 ............................................. 317Do czego służy program Outlook? ............................................................................... 317Ekran główny programu Outlook ................................................................................. 318Konfiguracja konta e-mail w Outlooku ........................................................................ 319Konfiguracja ekranu głównego Outlooka ..................................................................... 321Wysyłanie i odbieranie poczty e-mail ........................................................................... 321Baza kontaktów w Outlooku ........................................................................................ 326

Rozdział 28. Funkcje kalendarza w Outlooku .................................................... 331Kalendarz i poczta e-mail ............................................................................................. 331Definiowanie zdarzenia kalendarzowego ..................................................................... 332Spotkania cykliczne ...................................................................................................... 335Konfiguracja widoku kalendarza w Outlooku .............................................................. 336

Rozdział 29. Zarządzanie zadaniami w programie Outlook ................................. 339Definiowanie zadań ...................................................................................................... 339Praca z listą zadań ........................................................................................................ 341

Rozdział 30. Outlook dla zaawansowanych ....................................................... 343Zarządzanie plikami danych Outlooka ......................................................................... 343

Foldery plików danych (PST) ............................................................................. 343Oczyszczanie bazy danych Outlooka .................................................................. 346

Importowanie i eksportowanie poczty w programie Outlook ....................................... 347Opcje programu Outlook .............................................................................................. 348

Część VI Pozostałe narzędzia pakietu Office .............................. 351

Rozdział 31. Zabezpieczanie dokumentów Office 2013 ..................................... 353Zabezpieczanie hasłem dokumentów Excel, Word i PowerPoint ................................. 353Zabezpieczanie hasłem notesów programu OneNote ................................................... 356


Ochrona dokumentów Excela ....................................................................................... 357Ochrona komórek ................................................................................................ 357Ochrona skoroszytu ............................................................................................. 359

Rozdział 32. Narzędzia pakietu Office ............................................................... 361Pakiety językowe Office’a ............................................................................................ 361Makra nie tylko w Excelu! ........................................................................................... 363Publisher ....................................................................................................................... 364InfoPath ........................................................................................................................ 366

Skorowidz .................................................................................... 367

Wstęp

Książka, którą trzymasz w ręku, jest już trzecim wydaniem popularnych podręczni-ków poświęconych pakietom Microsoft Office. Oba poprzednie wydania, omawiającewersje 2007 i 2010, spotkały się ze sporym zainteresowaniem czytelników wydawnic-twa Helion. Niniejsze wydanie jest poświęcone najnowszej wersji pakietu MicrosoftOffice 2013 oraz jego odsłonie o nazwie Office 365, dostępnej w formie abonamentu.Obie te wersje, niemal równoważne funkcjonalnie, ale sprzedawane na innych zasa-dach, od stycznia weszły na polski rynek i na pewno w krótkim czasie z sukcesem zastą-pią poprzednie edycje pakietu.

W trakcie pisania tej książki gruntowanie przejrzałem i rozszerzyłem niektóre zagad-nienia, wzbogacając podręcznik o wcześniej pominięte lub potraktowane pobieżnietematy. Czytelnicy poprzednich wydań będą mogli to z łatwością zauważyć ze względuna zwiększoną objętość książki.

Obsługa funkcji edytorskich pakietów Office 2013 i Office 365 jest identyczna.Pakiet Office 365 oferuje dodatkowe funkcje internetowe (takie jak zapis danychna dysku internetowym SkyDrive czy stała aktualizacja funkcji programu), ale niemają one wpływu na treści opisywane w tej książce. Warto wiedzieć, że nowy pakietOffice 2013 (Office 365) działa tylko w systemach Windows 7 lub Windows 8,a usługa Office 365 może być dodatkowo używana na komputerach Apple z syste-mem Mac OS (wersja 10.5.8 lub nowsza).

Zachętą do przejścia z wersji 2010 na 2013 (lub 365) jest na pewno ciekawa kampa-nia marketingowa przedpremierowej oferty pakietu Microsoft Office: użytkownicy,którzy aktywowali uprawniający pakiet Office 2010 między 19 października 2012a 30 kwietnia 2013 roku, mogli następnie pobrać wybrane wersje pakietu Office 2013lub Office 365 bez dodatkowych kosztów. Taka polityka firmy z pewnością ułatwia pozy-skiwanie nowych klientów, którzy będą naturalnie migrowali do wersji Office 2010,kupując po cenie promocyjnej starsze wersje pakietu, bez obawy, że nabywają towar,który szybko się zdezaktualizuje.

Książka MS Office 2013/365 PL w biurze i nie tylko jest przeznaczona dla osób, którew domu i w pracy aktywnie korzystają z oprogramowania do edycji dokumentów z seriiMicrosoft Office. Oprogramowanie biurowe firmy Microsoft jest faktycznym standardem


w domach, szkołach i przedsiębiorstwach. Pakiet Microsoft Office początkowo był bar-dzo drogi, co ograniczało jego legalne używanie, ale w 2007 roku pojawiła się długooczekiwana bardzo tania wersja tego pakietu przeznaczona dla użytkowników domo-wych, co utrwaliło jego pozycję także wśród klientów indywidualnych. Nie można teżpominąć faktu, że Microsoft Office zawsze narzucał standardy funkcjonalności i nie bezpowodu dominuje w miejscach pracy, szkołach oraz, coraz częściej, w domach. Od kilkulat pakiet ten jest dostępny nawet dla systemu Mac OS stosowanego w komputerachApple i zbiera lepsze oceny niż jego konkurent o nazwie iWork, który nie zdobył wiel-kiej popularności i praktycznie nie jest już utrzymywany przez producenta (ostatniaduża wersja tego pakietu pochodzi z 2009 roku i od tamtego czasu nie została znaczniezaktualizowana).

Omawiane w tej książce programy wchodzące w skład pakietu Microsoft Office należądo klasy oprogramowania biurowego, tzn. wspomagają typowe zastosowania biurowe,takie jak edycja tekstu, wykonywanie obliczeń czy też tworzenie prezentacji. Pakietybiurowe są obecnie w pełni zintegrowane, dzięki czemu możliwa jest wymiana danychpomiędzy nimi.

W podręczniku tym czytelnicy znajdą rzetelny opis pakietu Microsoft Office na pozio-mie wystarczającym do rozpoczęcia samodzielnej pracy w domu lub w biurze, zeszczególnym uwzględnieniem zagadnień bezproblemowej wymiany dokumentów pomię-dzy różnymi wersjami pakietu (wersje 2003, 2007, 2010 i 2013/365). Omawiam tutakże podstawowe techniki pracy zespołowej (grupowej), które można wykorzystać pod-czas pracy z każdą, nawet najprostszą wersją pakietu. Nowość, jaką jest możliwośćzapisu danych w tzw. chmurze (ang. cloud), czyli w tym przypadku na dysku interne-towym o nazwie SkyDrive, także ułatwia przenoszenie i udostępnianie dokumentów.

Pisząc tę książkę, starałem się dbać o klarowność i prostotę wywodu, tak aby nie zamie-nił się on w nudny katalog dostępnych funkcji. W podręczniku znajdzie się zatem wielećwiczeń praktycznych i porad wynikających z moich osobistych doświadczeń jakoautora, który przecież z natury rzeczy jest zmuszony do dogłębnego poznania możli-wości opisywanego oprogramowania. W tym przypadku cenna okazała się także mojapraktyka trenera kursów komputerowych — wiele z opisywanych ćwiczeń zostałopomyślnie przetestowanych przez kursantów.

Programy Word, Excel i PowerPoint stanowią trzon wszystkich wersji pakietów Micro-soft Office — i to one właśnie są najczęściej używane w domach i miejscach pracy.W książce opiszę także program OneNote. Jest to ciekawe, choć rzadko używane narzę-dzie, ale jest tak być może dlatego, że nie ma zbyt wielu publikacji na jego temat.

Dodatkowo postanowiłem zaprezentować znakomity program Outlook, który stanowiczęść pakietu Office dla użytkowników domowych i małych firm oraz wersji Professio-nal. Outlook jest rewelacyjnym programem do obsługi poczty e-mail i zarządzaniakontaktami osobistymi oraz zadaniami.

Po rozdziale poświęconym instalacji pakietu (Office 2013 lub subskrypcja Office 365dostępna dla użytkowników systemów Windows i Mac OS) możesz przejść do właści-wej części podręcznika poświęconej już zasadniczo wersji Office 2013, dostępnej narazie tylko dla systemu Windows.

Wstęp 11

Od tego miejsca książka została podzielona na sześć części:

Część Zawartość

Część I. Word i podstawy obsługipakietu Office

Opisywane są następujące funkcje: edytor tekstów,edytor równań matematycznych, edytor grafiki.W tej części wprowadzam w niej także ogólneinformacje dotyczące instalacji i obsługi pakietóworaz objaśniam podstawowe cechy interfejsuużytkownika. Bez opanowania tego ostatniegoelementu nie będzie możliwe sprawne poruszaniesię w modułach opisywanych w kolejnych częściachksiążki!

Część II. Excel, czyli magiczna brońpakietu Office

Bohaterem tej części jest oczywiście najlepszy arkuszkalkulacyjny świata, narzędzie, które znajdujezastosowania wykraczające poza czyste funkcjekalkulacyjne.

Część III. PowerPoint, czylijak skutecznie przekazać swój punktwidzenia

Program do przygotowywania prezentacji (pokazówslajdów). Wbrew pozorom bywa przydatny nie tylkopodczas pracy w korporacji!

Część IV. Microsoft OneNote Świetny, ale ciągle niedoceniany program do tworzeniai organizacji notatek elektronicznych.

Część V. Microsoft Outlook Program niestety niedostępny w wersjidla użytkowników domowych, ale dodany do wersjiabonamentowej pakietu (Office 365). Outlook jestzintegrowanym programem łączącym funkcje klientapoczty elektronicznej z organizatorem (kalendarz,zadania i kontakty).

Część VI. Narzędzia pakietu Office W tej części książki omawiam rzadziej używane funkcjei narzędzia pakietu Office, m.in. zabezpieczaniedokumentów, pakiety językowe, program Publisher.

Całość została skomponowana jako układ prostych ćwiczeń pokazujących najważniejszefunkcje omawianych programów. Najdokładniejszy opis będzie oczywiście dotyczyłedytora Word i arkusza kalkulacyjnego Excel, niewątpliwie najpopularniejszych aplikacjipakietu Office. Kolejność czytania części II, III, IV, V i VI może być dowolna.

Na końcu książki znajduje się skorowidz, który powinien ułatwić wyszukiwanie infor-macji na podstawie słów kluczowych.

Podczas omawiania edytora tekstów w części I zapoznamy się również z możliwo-ściami tworzenia równań matematycznych i integrowania rysunków z tekstem. Pokażę,jak za pomocą komputera można tworzyć prezentacje, czyli nowoczesny odpowied-nik klasycznych slajdów, które niegdyś pieczołowicie drukowano na przezroczystychfoliach; omówię także mniej popularne, ale ciekawe narzędzie do pisania i organizowanianotatek elektronicznych. Książkę zamyka rozdział poświęcony programowi Outlook,który jest świetnym klientem poczty e-mail, pod względem ergonomii obsługi i funkcjo-nalności przewyższającym wszelkie inne znane mi programy pocztowe.


Pisząc tę książkę, założyłem, że do jej lektury nie będzie wymagana biegłość w obsłudzekomputera i w zupełności wystarczą elementy podane przykładowo w innym moimpodręczniku: ABC komputera (jej aktualne wydanie można znaleźć pod adresemhttp://helion.pl/autorzy/wrop.htm). Oczywiście pewne zagadnienia zostaną częściowopowtórzone, jednak podstawy dotyczące obsługi myszy i klawiatury oraz systemu Win-dows trzeba po prostu znać na tyle, aby rozumieć polecenia typu „Otwórz dokument”.

Przy okazji pisania słowa wstępnego chciałbym też wytłumaczyć, skąd wzięło się narynku aż tyle różnych wersji oprogramowania. Warto wiedzieć, że historyczne jużoprogramowanie Microsoft Office 2003 zyskało powszechne uznanie użytkowników,a nawet zostało dość skutecznie skopiowane pod względem funkcjonalności w dostęp-nym darmowo pakiecie OpenOffice. Aby pozostać liderem produkcji oprogramowa-nia biurowego, firma Microsoft na początku 2007 roku wprowadziła na rynek nowąwersję tego pakietu biurowego, charakteryzującą się zbliżoną do swego poprzednika(Office 2003) funkcjonalnością i całkowicie odmienionym interfejsem użytkownika,który został oparty na koncepcji tzw. wstążki (jest to rozbudowany obszar na ekranie,zawierający karty z grupami przycisków). Koncepcja wstążki została utrzymana i roz-budowana w wersjach 2010 i 2013. Wydaje się, że zyskała już uznanie użytkowników,którzy docenili jej ergonomię i po prostu przyzwyczaili się do jej używania.

Ponieważ na pierwszy rzut oka nowe wersje pakietu Office są dość podobne do poprzed-nich, producent musi wypromować nowe funkcje, których brakowało w starych wyda-niach. W wersji z 2013 roku należy do nich głównie integracja z tzw. chmurą, czyli —nieco trywializując — przechowywanie danych w sieci Internet bez przypisania dokonkretnego komputera. Oprócz tego programy zawierają wiele ułatwień (takich jak edy-cja dokumentów PDF w Wordzie!), o których będę pisał szerzej w kolejnych rozdziałach.

Dodatkowo, aby uniknąć pułapki związanej z niechęcią klientów do nabywania nowejwersji pakietu, w przypadku wersji Office 2010 Microsoft przygotował ciekawą pro-mocję darmowej aktualizacji (wspomniałem o niej na początku). Pamiętajmy jednak,że pozycja firmy Microsoft wśród producentów pakietów biurowych jest na tyle dobra,iż kwestia migracji użytkowników ze starszych wersji pakietu na nowsze jest tylkokwestią czasu.

Czy warto przejść na wersję Office 2013 lub Office 365?

Tak. Pakiet ten nie jest rewolucją na rynku pakietów biurowych (nazwałbym go raczej„ewolucją”), jednak wprowadzone liczne udogodnienia funkcjonalne i poprawa stabil-ności są wystarczającym powodem, aby zacząć z niego korzystać. Szczególnie pro-gramy Excel i PowerPoint zostały znacząco ulepszone i obecnie używa się ich znaczniełatwiej niż w starszych wersjach. Warto również zwrócić uwagę na obecność progra-mów Outlook i Access w dość taniej subskrypcji Office 365 — programy te były dostęp-ne wcześniej wyłącznie w zaporowo drogiej wersji Professional!

Co istotne, podstawowe zasady użytkowania w wersjach 2010 i 2013 (365) są iden-tyczne, więc bez wielkiego wysiłku można się przestawić na nowe wersje programów,które są ładniejsze, szybsze i korzysta się z nich z jeszcze większą przyjemnością niżz poprzednich.

http://helion.pl/autorzy/wrop.htm

Wstęp 13

Firma Microsoft w 2013 roku wywołała spore zamieszanie na rynku oprogramowania,wprowadzając dawno oczekiwaną, odświeżoną wersję swojego sztandarowego produktu.Warto zaufać jej projektantom i programistom, którzy po trzech latach wprowadzająnową, ulepszoną wersję pakietu, już wcześniej ocenianego znakomicie.

Na koniec chciałbym wyrazić nadzieję, że z tą książką w ręku w krótkim czasie pod-niesiesz swoje kwalifikacje zawodowe w zakresie obsługi programów biurowych.Powszechnie wiadomo, że ich znajomość jest standardowym wymaganiem pracodaw-ców niezależnie od branży; inwestycja w ten podręcznik może zatem zaważyć naTwojej karierze zawodowej — wszystko w Twoich rękach i w zasięgu Twojej… myszykomputerowej!

Piotr Wróblewskie-mail: [email protected]ław, luty – kwiecień 2013 r.

Zrzuty ekranów, które znajdują się w tej książce, zostały wykonane w systemachWindows 7 lub Windows 8 oraz czasami w Mac OS. W każdym systemie okienkawyglądają nieco inaczej, ale funkcjonalność programów pakietu jest oczywiście nie-zmieniona. Kosmetyczne różnice, które można napotkać, dotyczące uruchamianiaaplikacji pakietu i zapisu dokumentów w folderach użytkownika, powinny być oczywi-ste dla użytkowników każdego z tych systemów (rzecz jasna wspomnę o nich w odpo-wiednim momencie, zwłaszcza w wersji Windows 8 nastąpiły tutaj spore zmiany).

mailto:[email protected]


Rozdział 1.

Microsoft Office— zakup, instalacjai uruchamianie

W tym rozdziale omówię zagadnienia wyboru wersji i instalacji pakietu MicrosoftOffice 2013 oraz jego „abonamentowego” odpowiednika o nazwie Office 365. Opiszęteż nowości wprowadzone w tej edycji pakietu. Oczywiście nie będę obrażał inteli-gencji Czytelników, rozwodząc się zbytnio nad samym procesem instalacji pakietuMicrosoft Office, gdyż tradycyjnie już jest bardzo prosta i sprowadza się do włożeniapłytki instalacyjnej z programem do czytnika płyt optycznych lub uruchomienia pro-gramu pobranego z Internetu. Więcej uwagi poświęcę tylko nowości, jaką jest instala-cja wariantu pakietu Office 2013 o nazwie Office 365 — w tym przypadku proces zakupui instalacji jest odmienny od do tej pory znanych nam procedur.

Na początek omówię sposób instalacji pakietu Microsoft Office, wskazując istotne —z punktu widzenia użytkownika — możliwości. Po krótkim opisie procesu instalacjipostaram się wyjaśnić powody, dla których najnowszy Office wart jest zainteresowania,a w kolejnych rozdziałach tej części książki przejdę do opisu programu Microsoft Word,najpopularniejszego na świecie edytora tekstów. Microsoft Word posłuży tu jako ilu-stracja filozofii obsługi pakietu Office, zatem znajomość treści zawartych w pierwszejczęści tej książki będzie istotna dla sprawnego poruszania się po kolejnych rozdziałach.


Czym się różni Office 2013od Office 365?

Już wcześniej napisałem, że oba pakiety są równoważne funkcjonalnie, ale dla uła-twienia wymienię w tabeli 1.1 najpopularniejsze wersje, zasady ich licencjonowania,zawartość i przykładowe ceny (te ostatnie mogą się oczywiście różnić w zależnościod kanału zakupu i sklepu).

Tabela 1.1. Porównanie pakietów Office 2013 i Office 365

Wersja Opis i typowa cena

Office 2013 dla UżytkownikówDomowych i Uczniów(Home and Student)

Atrakcyjna cenowo wersja pakietu Microsoft Office z praweminstalacji na jednym komputerze w domu, nie może być używanakomercyjnie (zarówno w firmach, jak i w działalności gospodarczej)ani w administracji państwowej. Zawiera programy Word, Excel,PowerPoint i OneNote.Licencja ma charakter stały. Cena ok. 440 zł.

Office 2013 dla UżytkownikówDomowych i Małych Firm

W stosunku do powyższej wersji zawiera dodatkowo program Outlook(świetny program do zarządzania pocztą elektroniczną, kalendarzemi zadaniami).Licencja ma charakter stały. Cena ok. 870 zł.

Office 2013 Professional W stosunku do powyższej wersji zawiera dodatkowo program Access(zarządzanie bazami danych) i Publisher (domowy program DTPpozwalający tworzyć materiały reklamowe, na przykład ulotki).Licencja ma charakter stały. Cena ok. 1750 zł.

Office 365 Premium dlaUżytkowników Domowych

Bardzo bogata wersja zawierająca programy Word, Excel,PowerPoint, Outlook, One Note, a nawet Access i Publisher!Ponadto w opłacie jest zawarta licencja na usługi w tzw. chmurze:SkyDrive i Office na żądanie. W ramach bonusu oferta obejmujeteż pakiet minut na połączenia międzynarodowe w usłudze Skype.Instalacja jest możliwa aż na pięciu komputerach PC lub Apple(z systemem Mac OS), wszystko w ramach jednego gospodarstwadomowego.Licencja jest ograniczona czasowo (subskrypcja roczna lubmiesięczna, automatyczne prawa do uaktualnienia). Cena ok. 339 zł.

Office 365 Small BusinessPremium

Wersja zawiera programy Word, Excel, PowerPoint, Outlook,OneNote, Publisher i Access oraz usługi w chmurze: poczta e-mail,konferencje w sieci Web. Ten wariant jest przeznaczony dla firm(maksymalnie 10 użytkowników).Licencja jest ograniczona czasowo (subskrypcja roczna i płatnościmiesięczne, automatyczne prawa do uaktualnienia). Cena w warianciedla 5 użytkowników ok. 570 zł.

Jak widać, w zależności od tego, czy chcemy pracować w domu, na jednym lub wielukomputerach, czy interesują nas usługi sieciowe (oparte na tzw. chmurze), możemywybrać wygodny dla nas wariant produktu. Office 365 teoretycznie wydaje się drogi,

Rozdział 1. ♦ Microsoft Office — zakup, instalacja i uruchamianie 17

ale jeśli przeliczymy koszty na liczbę użytkowników i stały dostęp do aktualizacji pro-duktu, to ta cena już nie wydaje się zaporowa.

Na marginesie dodam też, że w momencie pisania tej książki nie było nic wiadomoo wersji Office 2013 Starter, okrojonym pakiecie Office, który jest pozbawiony nośnikai preinstalowany przez producentów sprzętu (taka wersja była dostępna w Office 2010).Pakiet Starter zawierał zubożone wersje Worda i Excela, które wyświetlały reklamyw trakcie użytkowania. Celem wersji Office Starter było przetestowanie możliwościpakietu Office i zachęcenie do zakupu pełnej wersji w późniejszym terminie. Możliwe,że wersja Starter została definitywnie zarzucona lub też pojawi się na rynku nieco później.

Jak widać z przykładów podanych w tabeli, w trakcie pisania tej książki ceny programuOffice 2013 (365) na polskim rynku nie odbiegały znacznie od wersji 2010, choć oczy-wiście sam fakt pojawienia się „wersji abonamentowej” (Office 365), w przypadkuktórej opłacamy prawo do korzystania z pakietu przez pewien czas, stanowi rewolucjęna rynku wyceny oprogramowania detalicznego. Niestety Microsoft ograniczył atrak-cyjność wersji Office 2013 dla Użytkowników Domowych i Uczniów, która jest dostępnawyłącznie z prawem do użycia na jednym komputerze (wcześniej można było z niejkorzystać na trzech komputerach domowych).

Pomimo tego ograniczenia osobom pracującym głównie z tekstem polecam pakietw wersji dla użytkowników domowych, w którym co prawda nie ma programu do zarzą-dzania bazami danych (Access) ani Outlooka, ale w warunkach domowych można sięłatwo pogodzić z ich brakiem, tym bardziej że kupujemy program z licencją na „całeżycie”. Jeśli zdecydujemy się na Office 365 Premium, to po okresie aktywnego abona-mentu utracimy możliwość edycji dokumentów — będzie je można tylko otwierać i dru-kować. Office 365 pozwala na używanie zbliżonych narzędzi jednocześnie na kom-puterach Apple i PC, co niewątpliwie stanowi rewolucję na rynku oprogramowania(o szczegółach piszę w dalszej części rozdziału). Wersja Office 365 Premium zawieratakże wiele programów znanych do tej pory z droższych pakietów, takich jak Outlooki Access.

Pudełkowe wersje pakietu Office 2013

W zależności od ceny pakiety Microsoft Office 2013 zawierają nieco inne programy,ale poza tym mogą być też dostępne w kilku wariantach dystrybucji oprogramowania,jego nośnika i licencji. Warto się zapoznać z pojęciami opisywanymi w tym rozdziale,aby w pełni zrozumieć zasady licencjonowania produktów firmy Microsoft.

Upraszczając, można powiedzieć, że firma Microsoft promuje cztery sposoby dystrybucji:

Licencje masowe dla przedsiębiorstw — z oczywistych względów nie są onedostępne dla osób prywatnych.

Licencje OEM (ang. Original Equipment Manufacturer) — wersja sprzedawanatylko z nowymi komputerami; wstępnie zainstalowana przez producenta sprzętu;prawa do jej użytkowania są ograniczone do komputera, na którym zostałapo raz pierwszy zainstalowana.


Licencje przenośne, tzw. pudełkowe (ang. box) — droższe wersje, które mająnieco inne zasady licencjonowania i wsparcia producenta — od stronyfunkcjonalnej niczym się nie różnią od wersji OEM, ale można swobodnieusuwać ich instalacje i przenosić je na inne komputery. Uwaga: podczasprzenoszenia na inny komputer ponowna aktywacja programu przez Internetmoże się nie powieść i wówczas należy wybrać opcję aktywacji telefonicznej— po dodzwonieniu się na infolinię firmy Microsoft można przejść do serwisuaktywacyjnego. Usłyszymy wówczas pytanie o identyfikator instalacji (któryjest widoczny na naszym komputerze) i poznamy klucz odblokowujący program,który należy wpisać na naszym komputerze w okienku wyświetlonym podczaspróby aktywacji telefonicznej.

PKC (ang. Product Key Card) — karta klucza produktu jest samym kluczemlicencji, pozbawionym nośnika DVD. Jest on przeznaczony do aktywacjiprogramu Office pobranego z Internetu lub zainstalowanego na komputerzeprzez producenta sprzętu. Karty PKC zawierają 25-znakowy klucz produktuumożliwiający użytkownikowi końcowemu aktywację programu i korzystaniez niego. Licencji typu PKC nie można przenieść na inny komputer.

Jak to wygląda w przypadku nowego Office’a? W trakcie pisania tej książki w sklepachbyły dostępne wersje pudełkowe Office 2013, ale nie były one przenośne, gdyż zawie-rały licencję typu OEM, bez możliwości przeniesienia na inny komputer po wykonaniupierwszej instalacji. Dostępne były też same klucze PKC (licencja bez nośnika DVD)i wówczas program należało pobrać z Internetu. Trudno mi teraz wyrokować, czyMicrosoft zrezygnował z wersji „box” — wszystko zależy od decyzji działu marketinguproducenta, która może się zmienić w zależności od analiz.

Nowa licencja OEM firmy Microsoft jest zasadniczo wykorzystywana do dostarcza-nia użytkownikowi końcowemu wersji preinstalowanej na „całkowicie zmontowanymsystemie komputerowym”. Wyjątkiem od tej reguły jest przypadek, gdy użytkownikkońcowy samodzielnie montuje własny komputer, stając się niejako producentemsystemów, który może samodzielnie zakupić oprogramowanie OEM niezależnie odsprzętu. Za producenta systemów Microsoft w szczególności uznaje podmiot instalu-jący oprogramowanie w systemach komputerowych, co w praktyce oznacza możli-wość zakupu programu w wersji OEM także przez zwykłego konsumenta. Istotnymograniczeniem wersji OEM jest zakaz odsprzedaży bez sprzętu, na którym zostałazainstalowana1.

Zakup i instalacja wersji Office 365

Pakiet abonamentowy Office 365 można nabyć w sklepach, ale wygodniej jest kupić gobezpośrednio na stronie producenta (http://office.microsoft.com/pl-PL).

Pakiet można od razu kupić, aktywując abonament płatny, ale można go też wypróbo-wać przez miesiąc, co stanowi świetne rozwiązanie dla sceptyków. Sprawdźmy, jak todziała w praktyce.

1 Informacje opracowane na podstawie http://www.microsoft.com/poland/licencje.

http://office.microsoft.com/pl-PL

http://www.microsoft.com/poland/licencje


Aby kupić lub wypróbować produkt, musisz posiadać konto Microsoft. Jest to kontointernetowe pozwalające na identyfikację użytkownika programów i usług firmy Micro-soft niezależnie od komputera, z którego się na nie loguje. Konto Microsoft po zakupieOffice 365 będzie „pamiętało” wykonane instalacje pakietu i dopuści tylko do łącznejliczby dozwolonych instalacji — w przypadku Office 365 Premium dla UżytkownikówDomowych będzie to pięć komputerów.

Sprawdź, jak to działa, kupując (przycisk Kup) lub testując (przycisk Wypróbuj) usługęOffice 365 Premium dla Użytkowników Domowych (patrz rysunek 1.1).

Rysunek 1.1. Kup lub wypróbuj pakiet Office 365

Jeśli nie posiadasz konta Microsoft, to oczywiście pojawi się możliwość jego założenia,co sprowadza się do podania swoich danych osobowych, adresu e-mail oraz danychkontaktowych. Aby zakupić pakiet Office 365, musisz podsiadać kartę kredytową lubzapłacić przez serwis PayPal (www.paypal.pl), który umożliwia bezpieczne płatnościprzy użyciu kart płatniczych lub przelewów. Kilka przykładowych ekranów z tego etapuzakupu pokazuje rysunek 1.2.

Gdy już zapłacisz, pojawi się okno umożliwiające wywołanie instalacji produktuOffice 2013. Ekran umożliwiający instalację jest później stale dostępny pod adresemhttps://office.microsoft.com/pl-pl/MyAccount.aspx (oczywiście musisz podać swój adrese-mail i hasło, aby tam wejść). Przykład ekranu zarządzania kontem i subskrypcjamipokazuje rysunek 1.3.

http://www.paypal.pl

https://office.microsoft.com/pl-pl/MyAccount.aspx


Rysunek 1.2. Finalizowanie zakupu pakietu Office 365

Rysunek 1.3. Instalowanie pakietu Office 2013 w ramach usługi Office 365

Na ekranie swojego konta w serwisie office.com możesz zobaczyć, ile z pięciu insta-lacji zostało do tej pory użytych. Kontrolujesz na nim swoją metodę płatności, datęważności opłaconego okresu oraz odnawianie subskrypcji.


Gdy klikniesz przycisk Zainstaluj, komputer zacznie pobierać składniki pakietu Officei je instalować (jeśli posiadasz komputer PC i używasz systemu Windows 7 lub Win-dows 8). Jeśli posiadasz Maca, to zostanie pobrany plik instalacyjny DMG, który należyodrębnie zainstalować, o czym piszę dalej.

Proces instalacji Office 365 jest prostszy niż w przypadku wersji pudełkowej ze stałymkluczem. Wystarczy uruchomić program, który wyświetli przeglądarka internetowa —zakładając, że posiadasz szybkie łącze internetowe, programy pakietu zostaną pobranei aktywowane. Na początku system poprosi o zalogowanie się do usług sieciowych (patrzrysunek 1.4), co nie jest obowiązkowe, ale umożliwi zapisywanie dokumentów w usłu-dze SkyDrive, czyli w tzw. chmurze. Podczas pobierania pakietu nie obędzie się teżbez kilku filmów instruktażowych, ale można je pominąć z prostego powodu — czy-tasz tę książkę!

Rysunek 1.4. Instalowanie pakietu Office 2013 w ramach usługi Office 365

Office 365 dla użytkowników Mac OS

Bardzo interesujące jest też udostępnienie subskrypcji usługi Office 365 dla użytkow-ników komputerów Apple, warto jednak mieć świadomość, że… wcale nie oznacza todostępności nowego pakietu Office 2013 dla użytkowników Mac OS!


W trakcie pisania tej książki dla komputerów Mac był dostępny wariant znanego jużim pakietu Microsoft Office for Mac 2011. W praktyce oznacza to, że osoby posiada-jące już zainstalowany na Macu pakiet Microsoft Office for Mac 2011, aby użyć wariantuabonamentowego z usługi Office 365, powinny wcześniej usunąć z komputera poprzednipakiet. Pozornie wydaje się to pozbawione sensu, ale należy uwzględnić, że w usłudzeOffice 365 mamy do dyspozycji aż pięć instalacji i możemy na przykład na dwóchMacach mieć zainstalowany pakiet Microsoft Office for Mac 2011, a na trzech pece-tach — pakiet Office 2013 (Office 365)!

Rysunek 1.5 pokazuje sposób pobrania wersji Office dla komputerów Mac z konta Micro-soft, na którym poprzednio zarejestrowano zakup usługi Office 365.

Rysunek 1.5. Instalowanie pakietu Office dla komputerów Mac

Przed pobraniem musisz wybrać z listy opcję Office dla komputerów Mac. Program insta-lacyjny jest automatycznie uruchamiany. Po ściągnięciu pakietu MicrosoftOffice2011.dmgna dysk musimy go uruchomić i zainstalować, tak jak każdy inny program dla systemuMac OS. Instalator Office jest zmodyfikowany pod kątem usługi Office 365, więcaby użyć programu, należy się zalogować na swoje konto Microsoft (rysunek 1.6).

W celu aktywacji oprogramowania wybierz drugą opcję, czyli Zaloguj się do istniejącejsubskrypcji usługi Office 365. Wpisz swój e-mail i hasło do konta Microsoft, a następniepoczekaj kilka sekund na aktywację pakietu. Od tego momentu można używać wszyst-kich funkcji pakietu. Gdy minie opłacony okres abonamentowy, dokumenty nie znikną,ale nie będzie ich już można edytować — patrz opcja Korzystaj z pakietu Office dobezpłatnego przeglądania plików.

Konto w usłudze Office 365

Po dokonaniu zakupu usługi Office 365 możesz korzystać z zainstalowanych w jejramach programów. Aby się przekonać, jakie opcje zakupiłeś, możesz odwiedzić witrynęoffice.com (pokazaną wcześniej, na rysunku 1.3) lub też obejrzeć swoje ustawieniapakietu z dowolnej aplikacji dzięki poleceniu Konto w menu Plik (rysunek 1.7).


Rysunek 1.6. Aktywacja pakietu Office dla komputerów Mac w ramach subskrypcji Office 365

Rysunek 1.7. Dostęp do konta usługi Office 365

Po wybraniu z menu Plik polecenia Konto możesz połączyć swoje konto z serwisamitypu YouTube, Facebook czy Twitter. Dzięki temu będziesz mógł w prosty sposóbpobierać zdjęcia i filmy z tych serwisów i wbudowywać je do prezentacji PowerPoint


lub dzielić się dokumentami z użytkownikami serwisów społecznościowych bez koniecz-ności odrębnego logowania do nich. Aby w trakcie edycji dokumentów łatwo połączyćsię z innymi usługami, wybierz odpowiednią pozycję z listy ukrytej pod przyciskiemDodaj usługę (na rysunku pokazałem, jak podłączyć serwis YouTube oraz inne serwisyspołecznościowe).

Instalator pakietu Microsoft Office— na co zwrócić uwagę?

Niezależnie od posiadanej wersji pakietu instalacja przebiega w podobny sposób.Włóż płytkę DVD z programem do czytnika. W każdym przypadku postępuj zgodniez poleceniami wyświetlanymi na ekranie komputera.

Jeśli w Twoim komputerze została zablokowana opcja automatycznego uruchamianiaprogramu po włożeniu płytki do napędu2 (czyli po włożeniu płytki nic się nie wyda-rzyło), musisz uruchomić Eksplorator Windows (naciśnij jednocześnie klawisze i E)i wyszukać plik o nazwie Setup (rysunek 1.8), aby ręcznie uruchomić program insta-lacyjny. Na rysunku pokazałem także instalator pakietu Office Professional pobranyz Internetu.

Rysunek 1.8.Wyszukiwanieprogramuinstalacyjnegona płyciez programem

Aby uruchomić ręcznie program instalacyjny w systemie Windows 7 lub 8, wystarczykliknąć prawym przyciskiem myszy ikonę dysku z programem instalacyjnym i z pod-ręcznego menu wybrać polecenie Otwórz.

Instalacja pakietu Microsoft Office w wersji 2013 przebiega bardzo podobnie jakw przypadku Office 2010; zasadniczo zmienia się tylko wygląd programu instalacyj-nego (rysunek 1.9).

2 Zdarza się to często na komputerach firmowych, które są instalowane z dodatkowymi zasadamibezpieczeństwa; w wersjach „domowych” programu Windows ten problem nie powinien zaistnieć.


Rysunek 1.9. Instalator pakietu Microsoft Office (nowa instalacja lub aktualizacja)

Aby kontynuować instalację, należy w jednym z okienek wprowadzić specjalny kluczaktywacyjny — jest to 25-znakowy ciąg znajdujący się na nalepce w pudełku lub otrzy-many pocztą elektroniczną przy zakupie przez Internet. Podczas instalacji wskazanejest posiadanie aktywnego połączenia z Internetem, gdyż program instalacyjny możesprawdzić, czy na serwerze producenta są dostępne aktualizacje pakietu.

Jeśli na komputerze mamy zainstalowaną poprzednią wersję pakietu, można ją nad-pisać poprzez instalację wersji 2013. Jeśli chcesz, możesz zachować starą wersjęi używać wybranych programów z nowej i starej wersji, ale nie dotyczy to programuOutlook — w systemie można mieć tylko jedną wersję. Aby usunąć starą wersjępakietu Office lub ją zmodyfikować, należy przejść do Panelu sterowania systemuWindows i kliknąć ikonę Programy. Znajdź pakiet Office 2010 na liście zainstalowa-nych programów i wybierz polecenie Odinstaluj lub Zmień. Program Panel sterowaniaodnajdziesz w menu Start, które możesz otworzyć, naciskając klawisz . W systemieWindows 8 użyj skrótu +X.

W trakcie instalacji możesz wyłączyć niektóre programy, których nie chcesz instalować,ponieważ na przykład nie masz wystarczająco miejsca lub z innego powodu. Abypominąć instalację wybranego programu, wystarczy zaznaczyć opcję Niedostępne.

Posiadanie na jednym komputerze kilku wersji pakietu Microsoft Office jest teore-tycznie możliwe, ale nie zalecam takiego rozwiązania, tym bardziej że wersja 2010może zapisywać dane w formacie zgodnym z poprzednimi wersjami. Posiadanie kilkuwersji Office’a na jednym komputerze wiąże się ponadto z pewnymi niedogodnościami,takimi jak choćby wydłużony czas uruchamiania aplikacji.

Po zainstalowaniu pakietu Microsoft Office w wersji zawierającej program Outlookmożna łatwo (i przypadkowo) dokonać pewnych zmian w ustawieniach komputera


dotyczących wyboru przez system domyślnej aplikacji pocztowej. Zazwyczaj odbywasię to w ten sposób, że po uruchomieniu programu Outlook przeczytamy zapytanie,czy powinien się on stać domyślnym programem pocztowym. Jeśli nieświadomie lubpomyłkowo zgodzimy się na użycie Outlooka zamiast wcześniej używanego innegoprogramu (takiego jak Poczta usługi Windows Live) jako domyślnego klienta pocztye-mail, zawsze możemy zmienić takie ustawienie, wybierając Panel sterowania/Programy/Programy domyślne (rysunek 1.10).

Rysunek 1.10.Ustawianiedomyślnego programupocztowegow systemie Windows

Uruchamianie programówMicrosoft Office

Po instalacji, która potrwa kilka minut, programy wchodzące w skład pakietu Micro-soft Office 2013 (Office 365) odnajdziemy w menu Start/Wszystkie programy (rysu-nek 1.11).

Rysunek 1.11. Ikony programów pakietu Office 2013 w wersji Professional Plus (system Windows)


Dla ułatwienia sobie codziennej pracy wybrane programy warto przypiąć do menuStart. W tym celu kliknij prawym przyciskiem myszy ikonę programu i wybierz pole-cenie Przypnij do menu Start. Podobnie można przypiąć program do paska zadań.

W systemie Windows 7 można w prosty sposób przypiąć wcześniej uruchomionyprogram do paska zadań, klikając jego ikonę na pasku i wybierając polecenie Przy-pnij do paska zadań. W systemie Windows 8 programy możesz uruchamiać równieżz ekranu Start. Najprościej jednak jest nacisnąć wówczas klawisz i wpisać pierw-sze litery nazwy programu, np. word lub excel.

Jeśli w ramach usługi Office 365 zainstalujesz pakiet Microsoft Office 2011 dla kom-puterów Mac, to w katalogu Programy lub w Docku znajdziemy ikony programóww wersji dla Maców (rysunek 1.12).

Rysunek 1.12.Ikony programówpakietu Office 2011dla komputerów Mac(system Mac OS)

Co nowego w Microsoft Office 2013?W pakiecie Office 2013 wprowadzono pewne ulepszenia w zakresie obsługi, ale naszczęście ta wersja nie różni się zdecydowanie od 2010. Użytkownik pakietu Office2010 bez kłopotu (i z przyjemnością) przesiądzie się na nowe wersje znanych sobieprogramów. W dalszej części książki w trakcie omawiania poszczególnych programówbędę szczegółowo opisywał ich nowe funkcje, tutaj jedynie zaznaczę, co zostało wpro-wadzone w pakiecie Office 2013.

Główną zmianą, która jest widoczna już na pierwszy rzut oka, jest integracja z usłu-gami internetowymi. Aby z nich skorzystać, należy zalogować się w programie naswoje konto Microsoft, do czego służy przycisk widoczny w prawej gór-nej części każdego okna programu. Przykładem usługi sieciowej jest SkyDrive, czylidysk na dokumenty umieszczony w Internecie na bezpiecznych serwerach Microsoftu.Zapis na takim dysku oznacza, że możesz rozpocząć pracę nad dokumentem na przy-kład na komputerze domowym, uzupełnić go na tablecie, a dokończyć na komputerzew pracy!

Nowe programy pakietu Office zostały wyposażone w efektowne wizualnie, bardzoładne ekrany startowe, które zawierają samouczek, często używane szablony i listę ostat-nio otwieranych plików (rysunek 1.13).


Rysunek 1.13. Ekran startowy programu PowerPoint 2013

Programy Office 2013 są też zgodne z nowym interfejsem użytkownika o nazwieModern (znanym wcześniej pod nazwą Metro), co można docenić głównie w systemachWindows 8 i Windows RT. Cechą wspólną dla Windows 7 i 8 jest minimalizm kolo-rystyczny i graficzny okienek, co na początku nieco razi, ale po czasie zaczyna się bar-dzo podobać — pracując z Office 2013 (Office 365), koncentrujemy się na dokumencie,a nie na okienku programu.

Absolutną nowością, która pojawiła się w programie Word 2013, jest możliwość edy-towania plików PDF, do tej pory zarezerwowana dla drogich pakietów firmy Adobe!

Zmian w nowym pakiecie Office jest dużo i choć nie zawsze są one spektakularne, tojako suma drobiazgów sprawiają, że obsługa nowego wydania sztandarowego produktuMicrosoftu staje się niesłychanie przyjemna.

Z drobiazgów, które zostały dodane, szczególnie doceniłem ulepszenia wprowadzonew edytorze obiektów programu PowerPoint — wcześniej zmiana koloru linii i wypeł-nianie kształtów stanowiły drogę przez mękę, teraz dostaliśmy ujednoliconą funkcję for-matowania kształtów, która jest dostępna także z menu podręcznego.

Podobnej zmianie uległ także program Excel i jego funkcja tworzenia wykresów, któranareszcie stała się nieskomplikowana i intuicyjna.

Szczegółowe zmiany, które zaszły w wybranych aplikacjach pakietu Office, omówię,opisując każdą z nich w kolejnych rozdziałach tej książki.

Część I

Word i podstawy obsługipakietu Office

W tej części książki omawiam m.in.:

instalację i konfigurację pakietu Microsoft Office,

interfejs użytkownika pakietu Office (wersja dla systemów Windows i Mac OS),

zapisywanie dokumentów w sieci Internet na dysku SkyDrive,

ogólne zasady edycji tekstów,

formatowanie dokumentów tekstowych (czcionki, style itp.),

korekta językowa dokumentów polskich i obcojęzycznych,

tabelki, nagłówki i inne złożone zagadnienia,

drukowanie dokumentów tekstowych,

tworzenie grafiki w programie Word,

zagadnienia pracy zespołowej.

30 Część I ♦ Word i podstawy obsługi pakietu Office

Rozdział 2. ♦ Interfejs użytkownika pakietu Office na przykładzie edytora Word 31

Rozdział 2.

Interfejs użytkownikapakietu Officena przykładzieedytora Word

Microsoft Word jest złożonym programem do wprowadzania i edycji tekstów. Jest onwyposażony w funkcje, które w przeszłości przypisywano wyłącznie tzw. procesoromtekstów, takie jak formatowanie (nadawanie odpowiedniej szaty typograficznej, przykła-dowo określenie czcionek i odstępów), określenie układu wydruku (marginesy na papie-rowej wersji dokumentu) i wzbogacanie dokumentu o elementy graficzne. Oczywiścieedytory (procesory) tekstu wspomagają pracę dzięki odsyłaczom i automatycznymspisom treści, pomagają w usuwaniu błędów ortograficznych i zawierają szereg funkcji,o których większość użytkowników nie ma nawet pojęcia!

Jednocześnie, co jest bardzo pocieszające, edytory opisywane w tej książce są typo-wymi aplikacjami systemu Windows. Jeśli zatem znasz zasady posługiwania się innymiprogramami napisanymi dla tego systemu, wiesz już bardzo dużo na ich temat, zanimw ogóle przystąpisz do nauki. Wariant Office dla systemu Mac OS (dostępny w ramachusługi Office 365) także nie różni się zbytnio od wersji na komputery PC — w tymrozdziale opiszę podstawowe różnice, co zapewni użytkownikom Maców szybki startz pakietem Microsoftu, choć zasadnicza treść będzie jednak nawiązywała głównie dowersji znanej z Office 2013.

Nowe programy pakietu Office zostały wyposażone w efektowne wizualnie ekranystartowe, które zawierają samouczek, często używane szablony i listę ostatnio otwiera-nych plików (rysunek 2.1).


Rysunek 2.1. Ekran startowy programu Word 2013

Jeśli nie interesuje Cię wybór proponowanego wzorca dokumentu, kliknij szablono nazwie Pusty dokument. Lewy panel zawiera też nazwy ostatnio otwieranych doku-mentów, dzięki czemu możesz je szybko otworzyć — wystarczy, że klikniesz odpowied-nią nazwę widoczną w panelu.

Wersja Worda z pakietu Office 2011 dla komputerów Mac nie zawiera ekranu star-towego, a sam program główny wygląda nieco inaczej niż odnowione programyOffice 2013.

Ekran programu Microsoft Wordi nowe funkcje interfejsu użytkownika

Jak uruchomić program Word?

W systemie Windows 7 program Word 2013 najprościej uruchomić przy użyciu przy-cisku Start. W polu z napisem Wyszukaj programy i pliki wpisz słowo word. Windowsbardzo szybko odnajdzie ikonę programu — wystarczy ją kliknąć, abyuruchomić edytor. Sugeruję, aby przypiąć tę ikonę na stałe do menu Start, co ułatwijej wyszukiwanie. Można ją też wkleić do paska szybkiego uruchamiania i umieścić napulpicie — wszelkie sposoby są dozwolone. Podczas kolejnych uruchomień sprawdź,czy ikona programu nie jest od razu widoczna w menu Start. Możesz ją także na stałe


przypiąć do tego menu (kliknij ikonę prawym przyciskiem myszy i wybierz poleceniePrzypnij do menu Start), a nawet do paska zadań na dole ekranu (kliknij ikonę pra-wym przyciskiem myszy i wskaż polecenie Przypnij do paska zadań).

W systemie Windows 8 w celu odszukania programu Word naciśnij klawisz Windows( ) i na ekranie Start zacznij pisać: word. Gdy zobaczysz ikonę programu, kliknij ją.Oczywiście w systemie Windows 8 także możesz odszukać ręcznie ikonę programu naekranie Start lub przypiąć ją do paska zadań na pulpicie.

W systemie Mac OS programy Office są instalowane w Docku i można je stamtąd łatwowywołać, klikając odpowiednią ikonę.

Jeśli interesuje Cię opis systemu Windows 8, poszukaj w księgarni najnowszego,ósmego wydania mojej książki ABC komputera (sprawdź na stronie http://helion.pl/autorzy/wrop.html). Na liście moich książek znajdziesz również pozycje poświęconekomputerom Mac i systemowi Mac OS.

Na rysunku 2.2 przedstawiam okno, które powinno się ukazać po uruchomieniu pro-gramu Word i wybraniu szablonu Pusty dokument.

Rysunek 2.2. Ekran główny edytora Microsoft Word 2013

Podstawowym elementem programu Word i każdego innego programu z pakietu Officejest tzw. wstążka. Jest to wydzielony obszar w górnej części okna każdego programuw pakietach Office 2007, 2010, 2011 (tylko wersja Mac) i 2013. Dzięki wstążce naj-popularniejsze polecenia znajdują się na pierwszym planie i nie trzeba ich już szukaćw innych miejscach przy wykonywaniu najczęstszych czynności. Korzystanie ze wstążkiułatwia i przyspiesza pracę dzięki temu, że polecenia znajdują się w optymalnym poło-żeniu i są łatwiej dostępne niż polecenia w klasycznym menu.

Tuż po uruchomieniu programu w górnej części ekranu Worda zobaczysz kilka istot-nych elementów:

Menu systemowe Plik — tam odnajdziesz polecenia pozwalające dostosowaćWorda do własnych upodobań, otworzyć dokument, zamknąć go, wydrukować itp.

http://helion.pl/autorzy/wrop.html

http://helion.pl/autorzy/wrop.html


Karta — w programie Word znajdziesz osiem podstawowych kart,które określają pewien zakres funkcji edytorskich — jedna z nich jest otwarta;aby zobaczyć zawartość pozostałych, musisz kliknąć jej nazwę (na przykładUkład strony, Widok…).

Grupa — graficzne pogrupowanie spokrewnionych ze sobą elementów.

Pasek przycisków o nazwie Szybki dostęp, który jest zawsze widoczny na ekraniei pozwala szybko wywołać niektóre częściej używane funkcje Worda(można tam łatwo dokładać własne polecenia).

W dolnej części ekranu można wyróżnić:

Obszar roboczy, czyli miejsce wpisywania tekstu — tutaj miga kursor. Tekstmożesz wpisywać w obszarze ograniczonym marginesami kartki dokumentu.

Pasek widoków (znajdziesz tam na przykład widok pełnoekranowy), a obok niegopasek powiększania (pomniejszania), czyli suwak zoom.

Pasek stanu zawierający użyteczne informacje o dokumencie (na przykład liczbęstron i inne informacje dotyczące edytowanego dokumentu). Jeśli umieściszna nim kursor myszy i naciśniesz prawy przycisk, zauważysz, że można tamzałączyć wyświetlanie wielu ciekawych informacji, takich jak numer sekcji,co przydaje się podczas definiowania nagłówków i stopek w dokumencie(rysunek 2.3).

Rysunek 2.3.Załączaniedodatkowychinformacji na paskustanu Worda

Wstążka jest niewątpliwie najważniejszym i najbardziej widocznym elementem robo-czym programów pakietu Office. Podstawowe składniki wstążki programu Word przed-stawiam na rysunku 2.4. Oto one:

Karta — w programie Word znajdziesz osiem podstawowych kart, które określająpewien zakres funkcji edytorskich (Narzędzia główne, Wstawianie, Układstrony itd.).


Rysunek 2.4.Budowa wstążki— podstawowegoelementu graficznegointerfejsu użytkownikapakietu MicrosoftOffice

Grupa — graficzne pogrupowanie spokrewnionych ze sobą elementów(na przykład narzędzia do wycinania i wklejania są umieszczone obok siebie).

Polecenie — element grupy, na przykład przycisk lub menu.

Dodatkowe opcje — przycisk wywołuje dodatkowe okienka z rozszerzonymiopcjami i funkcjami.

Jeśli rozmiar wstążki bardzo Ci przeszkadza podczas wpisywania tekstu, kliknij dwu-krotnie dowolną kartę (np. napis Narzędzia główne) lub przycisk widoczny w pra-wym górnym rogu ekranu, dzięki czemu grupy przycisków zostaną ukryte. Powrótdo wyświetlania pełnej wstążki uzyskasz, klikając dwukrotnie tytuł dowolnej kartylub przycisk.

Jeśli widok na ekranie Twojego komputera jest nieco inny od pokazanego na rysunku 2.2,na przykład nie widzisz lewej i górnej linijki, kliknij kartę Widok i sprawdź ustawieniaw grupie Pokazywanie (rysunek 2.5).

Rysunek 2.5.Ukrywanielub pokazywanieelementów programuMicrosoft Word

Ułatwienia obsługi w Microsoft Office

Interfejs użytkownika Worda (oraz każdego innego programu pakietu Office) majeszcze jedną ciekawą cechę, tzw. ukryte karty, które pojawiają się dopiero po klik-nięciu przez użytkownika złożonego obiektu osadzonego w dokumencie, na przykład


tabeli, rysunku lub wykresu. Karty te widzimy dopiero wówczas, gdy trzeba użyć funk-cji w nich zawartych, dzięki czemu główny ekran aplikacji nie jest przeciążony nad-miarem dostępnych poleceń.

Na rysunku 2.6 pokazałem przykład kart ukrytych Projektowanie i Układ, które sąwidoczne po kliknięciu w obrębie tabeli wstawionej do dokumentu. Na dole rysunkuukazany jest fragment karty Układ.

Rysunek 2.6. Ukryte karty w edytorze Microsoft Word 2013

Ukryte karty stanowią też pewne utrudnienie w nauce Worda, gdyż nie można ich — ot,tak sobie — pooglądać w celu zapoznania się z ich funkcjami. Pojawiają się bowiemkontekstowo — w trakcie pracy z wybranymi elementami formatowania (tabelamiczy grafiką).

Oprócz rozbudowanych, kontekstowych kart Word 2013 oferuje bardzo wygodne uła-twienie w postaci minipaska narzędzi, który zawiera najczęściej używane przyciskiz innych pasków narzędzi i pojawia się po kliknięciu prawego przycisku myszy tużnad menu kontekstowym (rysunek 2.7).

Rysunek 2.7.Minipasek narzędziw MicrosoftWord 2013


Jakby nie dość było ułatwień, twórcy nowego Worda udostępnili specjalny paseko nazwie Szybki dostęp, który jest widoczny w lewym górnym rogu okna programu,nad przyciskiem Plik (rysunek 2.8).

Rysunek 2.8. Pasek Szybki dostęp w Microsoft Word 2013

Aby dodać dowolny przycisk z innych pasków narzędzi do paska Szybki dostęp,wybierz z menu kontekstowego (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy wybranegoprzycisku) polecenie Dodaj do paska narzędzi Szybki dostęp.

Dla użytkowników będących zwolennikami klawiatury i niezbyt lubiących mysz twórcyprogramu przygotowali ułatwienie w postaci nawigacji przez skróty wywoływaneklawiszem lewy Alt. Pojedyncze wciśnięcie lewego klawisza Alt powoduje wyświe-tlenie nazwy klawiszy, których pojedyncze naciśnięcie otwiera karty lub polecenia(bez potrzeby użycia myszy).

Przykładowo po naciśnięciu lewego Alt pojedyncze wciśnięcie klawisza A spowodujeotwarcie karty Układ strony i pokazanie kolejnych dostępnych skrótów (rysunek 2.9).

Rysunek 2.9. Skróty klawiszowe nowej generacji w Microsoft Office 2013

Nawigacja bez użycia myszy w Microsoft Office 2013 pozwala na sprawne porusza-nie się po dokumencie. Polecam zapamiętanie kilku użytecznych technik pracy bezużycia myszy, które zostały opisane w poniższej tabeli (tabela 2.1).


Tabela 2.1. Użyteczne skróty klawiszowe w Microsoft Office 2013

Klawisz Opis

Alt, a następnie klawisz ← lub → Przejście do innej karty wstążki.

Podwójne kliknięcie na karcie Zminimalizowanie lub przywrócenie wstążki.Alt, a następnie Tab (nawigacja w przód)lub Shift+Tab (nawigacja wstecz)

Przeniesienie fokusu (aktywnego elementu na ekranie)na poszczególne polecenia na wstążce (do przodu lub do tyłu).

↓, ↑, ← lub → Przechodzenie w dół, w górę, w lewo lub w prawo międzyelementami na wstążce (po uprzednim kliknięciu Alt).

Spacja lub Enter Uaktywnienie wybranego polecenia lub formantu na wstążce.Spacja lub Enter Otwarcie wybranego menu lub galerii na wstążce.Enter Uaktywnienie polecenia lub formantu na wstążce w celu

zmodyfikowania wartości.Enter Zakończenie modyfikowania wartości formantu na wstążce

i przeniesienie fokusu z powrotem na dokument.F1 Uzyskanie pomocy na temat wybranego polecenia

lub formantu na wstążce.

Niektóre z opisów zawartych w tabeli mogą się wydawać pozornie nieczytelne, zapew-niam jednak, że proste ćwiczenie z edytorem Word wyjaśni wszelkie niejasności.

Używając myszy, możesz bardzo łatwo nawigować pomiędzy kartami. Po prostu umieśćwskaźnik myszy w obszarze wstążki (np. na jednej z kart), kręć przyciskiem przewi-jania w dół lub w górę i zobacz, co się dzieje z kartami wstążki.

Interfejs Office w wersjidla komputerów Mac

W tej książce opisuję głównie program Office 2013, ale — jak wspomniałem — wła-ściciele komputerów Apple też mogą się cieszyć pakietem Office w ramach subskrypcjiOffice 365. Wersja dostępna dla komputerów Mac jest oznaczona numerem 2011 i nie-znacznie się różni od wersji dla systemu Windows. Różnice te wynikają bardziej z cechsystemu Mac OS niż z samego pakietu Office.

Spójrz na rysunek 2.10 pokazujący ekran Worda w wersji dla komputerów Mac.

Jak łatwo zauważyć, kilka funkcji wstążki jest powielonych w menu aplikacji (takiemenu jest standardowe w programach pracujących pod kontrolą Mac OS). Nie stanowito jednak żadnego utrudnienia — takie rozwiązanie wręcz przydałoby się w systemieWindows, zwłaszcza dla zwolenników klasycznego Office 2003!


Rysunek 2.10. Office 2011 dla komputerów Mac

Otwieranie i zapisywanie dokumentówW tym podpunkcie omówię mechanizmy zapisywania i otwierania dokumentów w pro-gramie Word. Ponieważ opisywane funkcje są podobne w każdym innym programiepakietu Office, warto się z nimi zapoznać, gdyż ułatwi to lekturę kolejnych części książki.

Zapisywanie i odczytywanie dokumentów

Aby dokument znalazł się na dysku komputera i został na nim trwale zapisany, po jegoutworzeniu (np. dzięki wybraniu szablonu Pusty dokument) musisz dokonać zapisui określić jego nazwę. Dokument można zapisać, korzystając z polecenia menu Plik:

Zapisz — zapisuje dokument i jeśli nie posiada on jeszcze nazwy, proponujejej nadanie.

Zapisz jako — zapisuje dokument z możliwością zmiany pierwotnej nazwyi formatu (o tym opowiem nieco dalej).


Rysunek 2.11 pokazuje moment zapisywania dokumentu w nowym Wordzie. Wartowiedzieć, że podobne okienka występują w każdym innym programie pakietu (nie będęjuż tego szczegółowo opisywał przy okazji ich omawiania).

Rysunek 2.11. Zapisywanie dokumentu w Wordzie 2013

Nowy Word domyślnie proponuje miejsce zapisu na dysku internetowym SkyDrive.Jeśli chcesz zapisać dysk lokalnie, na swoim komputerze, to wybierz miejsce zapisuKomputer i przejdź do wybranego katalogu (przycisk Przeglądaj).

Otwieranie dokumentu przebiega bardzo podobnie — użyj polecenia Otwórz z menuPlik (rysunek 2.12).

Jak można zauważyć, Word ma funkcję otwierania z wybranego folderu, pamięta takżelistę ostatnio edytowanych dokumentów. Po kliknięciu tytułu z listy Ostatnio używaneDokumenty zostanie on szybko załadowany do okienka edytora.

W tabeli 2.2 zawarłem opis skrótów klawiszowych, które warto zapamiętać, aby sku-tecznie pracować z Wordem. Nie tylko przyspieszają one pracę, ale działają zawsze,nawet kiedy przyciski znikną z ekranu. Obok każdego skrótu podałem też ikony wystę-pujące w starszych wersjach Worda i wielu innych programach Windows otwierającychi zapisujących dokumenty na dysku twardym (z tego powodu warto rozumieć ichznaczenie, pomimo że w najnowszym pakiecie Office już zostały wyeliminowane).

System Windows umożliwia automatyczne otwieranie aplikacji, w której powstał danydokument, przy użyciu programu Eksplorator Windows (oczywiście podobny mecha-nizm jest dostępny w Mac OS i programie Finder).


Rysunek 2.12.Otwieranie dokumentuw Wordzie 2013

Tabela 2.2. Przyciski i skróty klawiszowe do zarządzania dokumentami

Ikona i/lub skrót klawiszowy Opis

(Ctrl+N) Otwiera nowe okno dokumentu, zasłaniając poprzedni dokument.

— (Ctrl+O) Otwiera istniejący dokument.

— (Ctrl+S) Zapisuje dokument na dysku. Jeśli robisz to po raz pierwszy, będzieszmusiał dodatkowo podać nazwę pliku.

— (Ctrl+W) Zamyka bieżący dokument, ale nadal pozostawia włączony edytori otwarte w nim wcześniej dokumenty.

Pozostańmy już jednak przy opisie wersji Worda dla systemu Windows: jeśli w okienkuEksploratora zobaczysz ikonę dokumentu Word (łatwo ją rozpoznać po literce W),wystarczy ją dwukrotnie kliknąć, aby uruchomić edytor Word i załadować do niego kon-kretny dokument. Możesz także kliknąć dokument i z paska przycisków Eksploratorawybrać polecenie Otwórz.

Formaty DOC i DOCX zapisu dokumentów Worda

Linia produktu Office jest bardzo stara, ale w każdej z nowych wersji wprowadzanonowe funkcje, zachowując pewną ciągłość koncepcji użytkowej programów wchodzą-cych w jej skład. W 2007 roku okazało się jednak, że do używania niektórych nowychfunkcji wymagany będzie całkowicie nowy format zapisu dokumentów. Na szczęściestary format zapisu także był obsługiwany, co pozwala otwierać i zachowywać starszedokumenty.

Dokumenty, które powstały w Wordzie w wersji do 2003, mają na dysku rozszerzenie.doc, a dokumenty utworzone w wersjach 2007, 2010 i 2013 — .docx. Program Eks-plorator Windows stosuje odmienne ikony, aby odróżnić dokumenty utworzone w sta-rym formacie od tych zapisanych w nowym. Pokażę to na przykładzie.


Załóżmy, że na dysku komputera znajdują się pliki Dokument w formacie DOCX.docxi Dokument w formacie DOC.doc (rysunek 2.13). Łatwo zauważyć nieco inny kształtikon obu dokumentów.

Rysunek 2.13. Automatyczne otwieranie dokumentów przez program Eksplorator Windows

Jeśli otworzysz program Eksplorator Windows (naciśnij jednocześnie klawisze i E)i dwukrotnie klikniesz jeden z tych plików, automatycznie zostanie uruchomiony pro-gram Word, który w przypadku pierwszego pliku rozpocznie pracę w tzw. trybie zgod-ności (taki napis pojawi się na pasku tytułowym okna programu).

Po otwarciu lub utworzeniu pliku w starym formacie DOC w Wordzie 2013 możesz goedytować i zapisywać — Word doskonale radzi sobie z formatem zapisu stosowa-nym w swoich starszych wersjach i tylko czasami napotkasz komunikaty ostrzega-jące o potencjalnej utracie niektórych elementów formatowania podczas zapisu.Stosując mechanizmy edycji opisywane w tej książce, w zasadzie nie powinieneśsię nigdy zetknąć z taką sytuacją, a jedyną niedogodnością będzie napis „Tryb zgod-ności” widoczny na belce tytułowej okna programu Word.

Więcej opcji dostępnych z poziomu Eksploratora Windows zobaczysz, klikając prawymprzyciskiem myszy ikonę dokumentu, na przykład Otwórz, Nowy (otwiera edytorz pustą zawartością) lub Drukuj (wysyła plik do drukarki). Najczęściej używane pole-cenia są również dostępne na pasku przycisków w górnej części okna programu — jakłatwo się przekonać, poszczególne komendy pojawiają się kontekstowo, w zależności odelementu klikniętego wewnątrz okna. Przykładowo przycisk Drukuj jest dostępny pokliknięciu myszą ikony dokumentu, a znika, gdy wskażemy na przykład ikonę dyskukomputera.

Podczas otwierania warto się przełączyć na widok Kafelki, który oferuje wyraźne, dobrzeopisane ikony aplikacji, dzięki czemu łatwo będzie „wycelować” we właściwy dokument.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracując w edytorze pakietu Office 2013, zapisywaćdokumenty w starym formacie DOC, a nie DOCX. Wbrew ostrzeżeniom generowanym


przez Worda w przypadku większości typowych dokumentów format DOC będziew zupełności wystarczający. W celu zapewnienia zgodności ze „światem zewnętrznym”warto zatem rozważyć jego użycie, zwłaszcza jeśli nie mamy ochoty na wykorzysty-wanie zaawansowanych możliwości Office 2013 (na przykład w zakresie lepszego szy-frowania dokumentu zabezpieczonego hasłem).

Na rysunku 2.14 pokazuję, jak w prosty sposób dokonać zapisu dokumentu w starymformacie Worda.

Rysunek 2.14. Zapisywanie dokumentu Worda w starym formacie DOC

Po prostu kliknij przycisk Plik i po wybraniu polecenia Zapisz jako wskaż format zapisuDokument programu Word 97–2003.

Jeśli chcesz przekonwertować dokument z formatu DOC na DOCX, w menu Plik klik-nij zakładkę Informacje i wciśnij przycisk Konwertuj.

Pakiet zgodności formatu plików pakietu Microsoft Office

Firma Microsoft, wprowadzając kilka lat temu nowy format zapisu dokumentów, dużoryzykowała na rynku korporacyjnym, który był głównym użytkownikiem jej programów.Co było do przewidzenia, pakiety Office w wersji 2003, często kupowane za bardzoduże pieniądze, są w ciągłym użyciu nawet dziś i wiele firm nie przeszło na nowy Office(zapewne premierowy Office 2013 też napotka ten problem pomimo wielu nowychfunkcji).


Format DOCX jest nieczytelny dla starszych wersji Office, co stanowiło sporą niedo-godność dla użytkowników pakietu. Microsoft postanowił temu zaradzić, przygotowująctzw. pakiet zgodności formatu plików pakietu Microsoft Office dla programów Word,Excel i PowerPoint.

Jeśli na jakimś starszym komputerze nadal posiadasz pakiet Office 2003, zalecam pobra-nie tego użytecznego dodatku, który umożliwia otwieranie i edycję dokumentów zapi-sanych w nowych formatach (np. DOCX, XLSX) z jedynie drobnymi ograniczeniami.

Program ten można pobrać ze strony www.microsoft.com/poland (w pasku wyszuki-wania wpisz frazę Pakiet zgodności i kliknij odsyłacz prowadzący do strony pobieraniaprogramu — rysunek 2.15).

Rysunek 2.15. Pakiet zgodności formatu plików Office’a

Po kliknięciu przycisku Pobierz (oczywiście musisz posiadać aktywne połączenie inter-netowe) zapisz na dysku i uruchom program, który zainstaluje konwerter plików nowegoformatu w Twoim starym pakiecie Office 2003.

Zapisywanie dokumentu na dysku SkyDrive

Jeśli posiadasz nowy pakiet, to możesz zapisywać dokumenty nie tylko na dysku, aletakże w tzw. chmurze, czyli nieco trywializując temat, na Twoim prywatnym dyskutwardym o pojemności początkowej 20 GB, utrzymywanym przez Microsoft na swo-ich serwerach i dostępnym przez Internet. Aby się podłączyć do SkyDrive, wystarczyw Wordzie wskazać miejsce zapisu Usługa SkyDrive (rysunek 2.16).

Przed użyciem funkcji SkyDrive musisz się zalogować na konto Microsoft, na przy-kład przy użyciu ikonki znajdującej się w prawym górnym rogu programu lub po prostutuż przed pierwszym wywołaniem usługi zapisywania na dysku SkyDrive.

http://www.microsoft.com/poland


Rysunek 2.16. Zapis na dysku SkyDrive (wersja dla systemu Windows)

Usługa SkyDrive jest też dostępna w pakiecie Office dla komputerów Mac kupionymw ramach Office 365. Zapis na dysku SkyDrive w pakiecie Office dla komputerówMac jest umieszczony jednak w nieco innym miejscu — w menu Plik/Udostępnij(rysunek 2.17).

Rysunek 2.17.Zapisywanie na dyskuSkyDrive(wersja Mac OS)

Dysk SkyDrive najprościej obejrzeć w trakcie zapisywania lub odczytywania doku-mentów oraz przez przeglądarkę internetową — wystarczy się zalogować na adreshttps://skydrive.live.com (rysunek 2.18).

W systemie Windows usługa SkyDrive domyślnie instaluje na pasku systemowymikonkę , która pozwala na oglądanie folderów dysku sieciowego bez otwierania pro-gramów Office i bez używania przeglądarki.

SkyDrive zawiera kilka predefiniowanych folderów, które możesz otworzyć, klikającje myszą. Jeśli klikniesz dokument, a nie folder, to pojawi się możliwość jego edycji,także na komputerze bez pakietu Office (rysunek 2.19).

https://skydrive.live.com


Rysunek 2.18. Przeglądanie zasobów zapisanych na SkyDrive

Rysunek 2.19. Edycja dokumentu widocznego w przeglądarce zasobów SkyDrive

Usługi SkyDrive nie będę już szczegółowo opisywał, gdyż korzystanie z niej jest bardzointuicyjne. Warto jednak pamiętać, że zapis dokumentu w Internecie wymaga połą-czenia z siecią i nawet jeśli jesteśmy podłączeni, to może być nieco wolniejszy niż pracaz dokumentami na dysku komputera.

Zachowaj ostrożność, korzystając z dostępu do SkyDrive z „obcego” komputera.Nie pozwól innym oglądać hasła do konta Microsoft, a po zakończeniu pracy wylogujsię, klikając odsyłacz o tej samej nazwie.

SkyDrive umożliwia też udostępnianie plików pakietu Office poza obrębem kontaMicrosoft. Jeśli chcesz wiedzieć, jak to zrobić, zajrzyj do rozdziału 24., w którym obja-śnię wszystko na przykładzie dzielonego notesu OneNote.


Funkcjonalność edytoraDzięki innowacyjnej koncepcji wstążki już po pierwszym uruchomieniu Wordamożemy z łatwością odnaleźć większość podstawowych funkcji, gdyż twórcy tej apli-kacji zadbali, aby te najczęściej używane i potrzebne były łatwo dostępne.

Firma Microsoft chwali się badaniami, które przeprowadziła wśród użytkownikóww celu zapewnienia optymalnego układu funkcji swojego edytora. Z jednej strony możnazaufać tym stwierdzeniom, z drugiej jednak koncepcja wstążki zaproponowana przezMicrosoft już w wersji Office 2007 była bardzo ryzykowna, gdyż godziła w wieloletnieprzyzwyczajenia użytkowników starszych wersji tego pakietu. Nowy interfejs użyt-kownika ma wiele zalet, ale rozbudowanie panelu nawigacyjnego, jakim de facto jestwstążka, kosztem przestrzeni roboczej, w której pracuje użytkownik, jest mocno ryzy-kowne — nie każdy przecież ma w domu wielki monitor. Szczególnie na kompute-rach przenośnych utrata tych kilku centymetrów jest bardzo irytująca (choć wstążkęłatwo ukryć — w tym celu wystarczy dwukrotnie kliknąć jedną z kart).

Oceniając samą ergonomię programu, warto zauważyć, że całkowity brak klasycznegomenu (w wersji dla systemu Windows, w Mac OS menu występuje jako uzupełnieniewstążki) i duża kontekstowość zawartości kart z przyciskami utrudniają wstępne zapo-znanie się z teoretycznymi funkcjami edytora.

Podsumowując te rozważania, warto podkreślić, że wstążka pozwala na łatwiejsząobsługę programu, co jest istotne zwłaszcza dla początkujących użytkowników, alenieco egzotyczny wygląd edytora wymaga niewątpliwie poświęcenia czasu na zapozna-nie się z funkcjami programu — nie tylko w trakcie „lektury” samej wstążki, ale i pod-czas codziennej praktyki. Starajmy się jak najczęściej używać Worda do złożonychfunkcji edytorskich, aby nabrać wprawy w odszukiwaniu potrzebnych opcji i funkcji.

W następnym podrozdziale znajdziesz swoistą mapę aplikacji Worda, która może byćpomocna podczas pracy z kolejno omawianymi zagadnieniami.

Word 2013 — mapa aplikacji

Funkcje edytora są pogrupowane w ramach kart (tabela 2.3).

Większość funkcji będzie omawiana w tej książce bezpośrednio lub w ramach innychzagadnień; ominiemy w zasadzie tylko naprawdę rzadko używane, złożone funkcjeedytorskie.

Używając aplikacji pakietu Office, warto aktywnie korzystać z systemu pomocy wywo-ływanego klawiszem F1. Przy aktywnym połączeniu internetowym uzyskamy dostępdo tysięcy stron ciekawych informacji i przykładów poprawnego użycia bieżącej apli-kacji (na rysunku 2.20 pokazuję przykład dla programu Word — widzimy fragmentlisty artykułów poświęconych tworzeniu tabel w Wordzie i dodatkowo możemy przejśćdo pełnego spisu treści systemu pomocy, co pozwoli nam uzyskać dostęp do swegorodzaju podręcznika obsługi).


Tabela 2.3. Funkcje programu Word 2013

Karta Grupy poleceń

Narzędzia główne SchowekCzcionkaAkapitStyleEdytowanie

Wstawianie StronyTabeleIlustracjeAplikacjeMultimediaŁączaNagłówek i stopkaTekstSymbole

Projektowanie Formatowanie dokumentuTło strony

Układ strony Ustawienia stronyAkapitRozmieszczanie

Odwołania Spis treściPrzypisy dolneCytaty i bibliografiaPodpisyIndeks

Korespondencja TworzenieRozpoczynanie korespondencji seryjnejWpisywanie i wstawianie pólPodgląd wynikówKończenie

Recenzja SprawdzanieJęzykKomentarzeŚledzenieZmianyPorównywanieOchrona

Widok WidokiPokazywaniePowiększenieOknoMakra


Rysunek 2.20. System pomocy online Worda

Menu systemowe Plik w Wordzie

Główne funkcje systemowe dotyczące zarządzania dokumentami jako plikami są ukrytew menu Plik, widocznym w lewym górnym rogu ekranu (rysunek 2.21).

Aby szybko wyjść z menu Plik i powrócić do edycji dokumentu, naciśnij klawisz Esc.

Jak łatwo się przekonać, menu Plik grupuje funkcje nieedytorskie, takie jak zapisywa-nie i otwieranie, dzielenie się dokumentami (wysyłka e-mailem itp.) czy drukowanie.

Wystarczy kliknąć poszczególne polecenia zawarte w lewym panelu (Nowy, Otwórz,Zapisz...), aby wywołać kolejne, szczegółowe polecenia. W ramach ilustracji narysunku 2.21 pokazałem, jak wysłać edytowany dokument jako załącznik poczty elek-tronicznej (Udostępnij) oraz jak przekonwertować go na format PDF (Eksportuj).

Opcje programu Word

Word jest bardzo złożonym programem, który możesz dostosować do swoich upodo-bań, pod warunkiem że wiesz, jak go do tego „zmusić”. Zakres możliwości konfiguracjijest imponujący — można zmienić praktycznie wszystko: wygląd ekranu, zawartośćmenu, reakcje programu na błędy ortograficzne itp.


Rysunek 2.21. Menu systemowe Plik aplikacji Office

Aby zmienić opcje Worda, należy przejść — poprzez menu Plik (lewy górny róg apli-kacji) — do okienka ukrytego pod odsyłaczem Opcje (rysunek 2.22).

Rysunek 2.22. Opcje programu Word


Już wstępne przejrzenie zawartości poszczególnych kart (Wyświetlanie, Sprawdzanie,Zaawansowane…) pokazuje imponujące możliwości edytora. Na szczęście większośćdomyślnych ustawień jest zdroworozsądkowa i nie trzeba ich modyfikować, ale gdybykiedyś coś nam w Wordzie nie pasowało, warto pamiętać o istnieniu tego okienka.W ramach zachęty na rysunku 2.22 pokazałem miejsce, w którym można wyłączyćdenerwującą funkcję Worda domyślnie poprawiającego początek zdania na pisany wielkąliterą. W tym samym okienku warto zwrócić uwagę na przycisk Opcje Autokorekty.Okazuje się, że Word pozwala na automatyzowanie wpisywania pewnych często wyko-rzystywanych znaków lub wyrażeń poprzez podmianę w trakcie pisania fragmentówtekstów. Przykładowo wpisanie (e) spowoduje po zamknięciu nawiasu zastąpienie ciąguznaków „(e)” symbolem „€” (euro).

Osoby uwielbiające dostosowywanie programów do własnej wygody na pewno doce-nią polecenia Dostosowywanie Wstążki i Pasek narzędzi Szybki dostęp (rysunek 2.23).

Rysunek 2.23. Ustawienia umożliwiające zmianę wstążki lub zdefiniowanie własnych skrótów klawiszowychw Wordzie

Na rysunku pokazałem, jak zdefiniować skrót do funkcji Worda pozwalającej wstawićdo dokumentu plik graficzny z dysku komputera. Aby to zrobić, w okienku Dostoso-wywanie klawiatury wybierz z listy pozycję Karta Wstawianie, a w prawym paneluodszukaj funkcję InsertPicture. Następnie określ sekwencję klawiszy (użyj jej w poluNaciśnij nowy klawisz skrótu) i kliknij przycisk Przypisz. Nie obawiaj się, że „popsu-jesz” Worda, bo każdą zmianę można cofnąć, klikając przycisk Resetuj wszystko!

W trakcie pracy z Wordem może się zdarzyć, że ekran przestanie przypominać stan-dardowe ustawienia prezentowane w tej książce. Warto wówczas przejść na kartę Widoki sprawdzić ustawienia w grupach Pokazywanie oraz Widoki dokumentu. Na rysunku 2.24pokazuję sugerowane ustawienia, które powinny być stosowane do wygodnej pracyz edytorem: praca w układzie wydruku z widoczną linijką w oknie aplikacji.


Rysunek 2.24.Opcje widoku ekranugłównego Worda

Podgląd i wydruk dokumentuWord pozwala pisać dokumenty w wielu układach wyświetlania, które charakteryzująsię innymi szczegółami wyświetlanymi na ekranie. W trakcie tworzenia dokumentówefekt, jaki widzimy na ekranie, często odbiega od tego, co ujrzymy po wysłaniu wyni-ków naszej pracy do drukarki.

Aby uniknąć błędów podczas formatowania dokumentów, w tej książce preferowanymukładem będzie Układ wydruku, który najbardziej przypomina to, co zobaczysz powydrukowaniu dokumentu. Jak jednak uzyskać taki tryb wyświetlania?

Okazuje się to bardzo proste, co więcej, edytor jest domyślnie ustawiony w takimwłaśnie trybie! Gdyby jednak tak nie było, układ wydruku w Wordzie najprościejuzyskać, klikając odpowiedni przycisk na pasku widoków (prawy dolny róg okna —rysunek 2.25).

Rysunek 2.25.Układy wydrukui skalowaniedokumentu w Wordzie

Zmiana skali na ekranie jest udogodnieniem dla użytkownika, który ma komputerz małym ekranem lub słabszy wzrok. Wpisując jednak tekst w nienaturalnej skali (np.150%, czyli powiększony o połowę), tracimy łatwość oceny końcowego wyglądu doku-mentu. Warto wówczas obejrzeć podgląd wydruku dostępny w menu Plik pod przyci-skiem Drukuj (rysunek 2.26).

Na dole ekranu znajdują się przyciski i pozwalające na nawigację pomiędzy stronamidokumentu oraz suwak zoom umożliwiający powiększanie (pomniejszanie) podgląduwydruku.


Rysunek 2.26.Podgląd wydrukuw Wordzie

W listach elektronicznych (e-mailach) często można spotkać w stopce napis Thinkbefore you print (czasami wzbogacony atrakcyjnym obrazkiem), czyli „Pomyśl, zanimwydrukujesz”. To hasło ma zachęcać do ograniczenia zbędnych wydruków, któresą wykonywane w nadmiarze, zwłaszcza w zakładach pracy i na uczelniach. Bezwątpienia sprawne używanie trybu podglądu wydruku w Wordzie przyczyni się do reali-zacji tego proekologicznego hasła!

Opcje drukowaniaPonieważ edytor tekstowy podczas naszej pracy automatycznie organizuje tekst i roz-kłada go na kolejne kartki w formacie A4 (najpopularniejszy format w Europie, w USAjest używany tzw. letter), samo wydrukowanie dokumentu nie powinno sprawiać nie-spodzianek, o ile tylko zadbaliśmy, aby pracować w trybie układu wydruku. Taki układoferuje maksymalne podobieństwo tego, co widzisz na ekranie, do wydruku na papierze,więc nie ma specjalnych powodów, aby pracować w innych układach.

Wydruk najprościej wykonać, naciskając skrót Ctrl+P (oczywiście możesz także wybraćpolecenie Plik/Drukuj z menu systemowego Worda).

Już na rysunku 2.26 pokazałem specjalne okienko, w którym można ustalić zakres dru-kowanych stron, liczbę kopii oraz kolejność drukowania.

Teraz przyjrzymy się dokładniej wszystkim opcjom wydruku (rysunek 2.27).

W Wordzie 2013 wszystkie najbardziej popularne ustawienia wydruku są bezpośredniodostępne w menu Plik/Drukuj. Szczególnie warto korzystać z możliwości selektywnegowydruku tylko wybranych stron, aby nie zużywać papieru i atramentu (tonera) drukarki,gdy nie jest to tak naprawdę potrzebne.


Rysunek 2.27.Podstawowe opcjewydruku

Na ekranie widocznym po wybraniu polecenia Plik/Drukuj można zauważyć odsyłaczUstawienia strony, który kieruje do zaawansowanych opcji układu strony wydruku(rysunek 2.28).

Rysunek 2.28.Ustawienia stronyprzed wydrukiem

Szczególnie warto zwrócić uwagę na następujące możliwości:

Orientacja Pozioma/Pionowa (ang. landscape/portrait) — szerokie tabelelub rysunki czasami lepiej wyglądają w układzie poziomym.


Nagłówki i stopki (do tego tematu wrócimy w rozdziale 6.).

Numery wierszy — możliwe jest wydrukowanie dokumentu zawierającegoautomatyczny numer wiersza umieszczony w obrębie marginesu.

Tryb numeracji wierszy jest funkcją bardzo przydatną dla osób, które chcą dokonaćrecenzji dokumentu, odnosząc się do jego wierszy. Można w tym celu utworzyć prostyszablon, na przykład tabelkę w Excelu, która będzie zawierała uwagi zgłoszone pod-czas przeglądania dokumentu (rysunek 2.29).

Rysunek 2.29. Numeracja wierszy dokumentu

W przedsiębiorstwach lub na uczelniach często pojedynczy dokument jest wysyłanydo weryfikacji grupie osób. Automatyzacja procesu zbierania uwag ułatwia autorowiwprowadzenie poprawek.

Proces drukowania jest finalnym etapem pracy nad dokumentem. Niestety pomimostarannych przygotowań bardzo często zdarza się, że dopiero poniewczasie i już napapierze zauważymy błąd. Z tego powodu, aby nie marnować tuszu lub tonera w dru-karce, do wydruków testowych zalecane jest ustawienie opcji wydruku o obniżonejjakości i w odcieniach szarości zamiast w kolorze.

Do ustawiania takich i podobnych opcji służy odsyłacz Właściwości drukarki (widaćgo na ekranie wywołanym po wybraniu polecenia Plik/Drukuj). Po kliknięciu zoba-czymy okienko, którego zawartość jest ściśle związana z możliwościami sprzętowymizainstalowanej drukarki (rysunek 2.30).

Z opcji drukarki warto aktywnie korzystać, gdyż dzięki kilku kliknięciom myszy możemyłatwo zmniejszyć koszty wydruku — wystarczy na przykład ustawić szybki wydruk(patrz rozwijana lista Jakość). Gdy w drukarce kończy się kolorowy atrament, prze-stawienie wydruku na „odcienie szarości” pozwala wykonywać wydruki bez nieustan-nych ostrzeżeń komputera o wyczerpujących się zapasach tuszu. Ciekawą opcją jestteż wydruk stron w odwrotnej kolejności (począwszy od ostatniej strony), tak aby nietrzeba było ponownie układać kartek wyjętych z podajnika.


Rysunek 2.30. Dodatkowe ustawienia wydruku zależne od posiadanej drukarki

Wszystkie omawiane wyżej opcje zilustrowałem ekranami związanymi z drukarkąfirmy Brother — dla innego sprzętu mogą one wyglądać nieco inaczej, ale nie na tyle,aby można się było pogubić.

Rozdział 3.

Formatowanie tekstuW tym rozdziale przejdę już do opisu głównych funkcji nowego Worda, czyli do edy-cji dokumentów tekstowych przy użyciu tego programu. Omówię podstawy, którenależy znać, aby tworzyć profesjonalnie wyglądające dokumenty. Informacje zawartew tym rozdziale są proste, ale tylko z pozoru. Moje doświadczenie wskazuje, że wieluużytkowników Worda wykazuje pozorną biegłość w jego obsłudze, gdyż popełnia pod-stawowe błędy podczas tworzenia dokumentów, takie jak używanie spacji bądź klawi-sza Enter do układania tekstu na stronie, co w przypadku czcionek o zmiennej szerokościprowadzi do powstawania dokumentów, które są po prostu… nieładne (tak, wiem, o gus-tach się nie dyskutuje, ale w tym przypadku pozwolę sobie na tego typu komentarz).

Na edycję dokumentów składają się dwie podstawowe czynności: pisanie i formato-wanie, tzn. ustawianie wielkości liter, wyrównywanie tekstu do marginesów itp. W tymrozdziale omówię kolejno najpopularniejsze sposoby formatowania, które uznaję zawystarczające do tworzenia profesjonalnie wyglądających dokumentów. Microsoft Wordoferuje szereg ciekawych możliwości zmiany wyglądu wpisywanego tekstu. Za jegopomocą można tworzyć dokumenty niewiele różniące się od tych, które na co dzieńspotykamy w prasie i wydawnictwach książkowych.

Wpisywanie tekstuW ramach rozgrzewki uruchom program Word i w obszarze przeznaczonym do wpi-sywania tekstu napisz kilka dłuższych zdań (możesz nawet przepisać fragment tejksiążki): wpisz je, a następnie 2 – 3 razy naciśnij klawisz Enter i wpisz kilka kolej-nych zdań, po czym ponownie parę razy naciśnij spację, Enter i wpisz jedno zdanie,po którym nie naciskaj już klawisza Enter. Wypróbuj także działanie klawisza Tab.

W trakcie pisania polecam zapamiętanie (lub odświeżenie znajomości) kilku użytecz-nych klawiszy przydatnych podczas edycji tekstów (tabela 3.1).

Odszukaj teraz na karcie Narzędzia główne w grupie Akapit przycisk Pokaż wszystko ( ).Umożliwia on wyświetlenie w oknie edytora tzw. znaków ukrytych. Znaki te są spe-cjalnymi znacznikami ekranowymi, które pełnią ukryte funkcje edytorskie (np. wstawiają


Tabela 3.1. Najważniejsze klawisze edytorskie

Klawisz Znaczenie Uwagi

Caps Lock Przełącza klawiaturę w tryb pisania wielkimi literami. (Wciśnij)

Tab Przesuwa kursor tekstowy do następnej pozycji tzw. tabulatora(zazwyczaj 8 znaków)1.

(Wciśnij)

Shift Umożliwia pisanie wielkimi (małymi) literami, w zależnościod trybu wybranego za pomocą klawisza Caps Lock.

(Przytrzymaj)

Enter Dokłada znak nowego wiersza (linii). (Wciśnij)

Backspace Usuwa znak znajdujący się na lewo od kursora. (Wciśnij)

Del lub Delete Usuwa znak znajdujący się na prawo od kursora. (Wciśnij)(klawisze

kierunkowe)Poruszanie się po tekście; w połączeniu z Shift klawiszepozwalają na wygodne zaznaczanie tekstu bez użycia myszy.

(Wciśnij)

Prawy Alt+[znak] „Dokleja” kreskę lub ogonek do wybranego znaku i w efekcieumożliwia utworzenie polskiej litery ze znaków alfabetułacińskiego (a ą itp.). Wyjątkiem jest litera „ź” uzyskiwanaprzez prawy Alt+x.

(Przytrzymaj)

Num Lock Włącza klawiaturę numeryczną (nie ma jej w większościlaptopów).

(Wciśnij)

Insert Włącza lub wyłącza tryb nadpisywania i wstawiania znaków. (Wciśnij)

W komputerach przenośnych niektóre klawisze mogą wyglądać nieco inaczej niż nadużych klawiaturach komputerów biurkowych. W razie wątpliwości zajrzyj do instrukcjiswojego laptopa.

nowy wiersz), ale nie są drukowane. Ich wyświetlenie daje pełniejszą kontrolę nadtekstem i pozwala lepiej wytłumaczyć „dziwne” zachowanie zawartości dokumentuw momencie wykonywania niektórych czynności edycyjnych. Widok, który zobaczyszna ekranie, będzie zbliżony do przedstawionego na rysunku poniżej (rysunek 3.1).

Tabela 3.2 zawiera listę najpopularniejszych znaków niedrukowalnych, które napotkaszpodczas edycji dokumentów w Wordzie.

Naciśnij ponownie , aby wyłączyć wyświetlanie znaków niedrukowalnych.

W dalszej części rozdziału omówię podstawowe sposoby zmiany wyglądu tekstuw Wordzie. Rozpocznę od wyjaśnienia kluczowego pojęcia, które będzie przydatnedo dalszej pracy — czyli od akapitu.

1 W tabeli przesuwa kursor do następnej komórki, podobnie jak Shift+Tab przesuwa go do poprzedniejkomórki.

Rozdział 3. ♦ Formatowanie tekstu 59

Rysunek 3.1.Wyświetlanie znakówniedrukowalnychw Wordzie

Tabela 3.2. Najpopularniejsze znaki niedrukowalne

Znak niedrukowalny Opis

Znak nowego wiersza (koniec akapitu).

Odstępy (spacje).Znak tabulatora.

Efekt wciśnięcia kombinacji Shift+Enter — powoduje przejściedo nowej linii bez utworzenia nowego akapitu (tzw. miękki Enter).

Czerwony wężyk pod wyrazem Efekt nieodnalezienia wyrazu w słowniku edytora (potencjalnybłąd ortograficzny).

Niebieski wężyk pod wyrazemlub fragmentem zdania

Błąd lub uchybienie gramatyczne (na przykład wyraz potoczny).

{ kod parametry } Specjalne kody (tzw. pola) Worda, które wykonują dodatkoweinstrukcje podczas przetwarzania tekstu. Przykładowo kod {XE″OEM″} dokłada kolejną pozycję do skorowidza (więcej szczegółówna temat tworzenia skorowidza znajdziesz w rozdziale 6.).

Akapit

Wyrównanie tekstu względem marginesów

Czym jest „akapit”, o którym wspomniałem już kilka razy? Jest to podstawowe pojęciezwiązane ze składem tekstu. Akapitem nazywamy wydzielony blok tekstu zakończonyznakiem końca wiersza (klawisz Enter). Aby lepiej zrozumieć, czym jest akapit, spróbuj


pisać tekst bez zwracania uwagi na prawy margines — niech to będzie dość długiezdanie zajmujące kilka wierszy. Zauważysz, że komputer potrafi samodzielnie rozmie-ścić wyrazy, tak aby tekst zajmował optymalną powierzchnię na stronie, oczywiściew ramach ograniczeń narzucanych przez marginesy prawy i lewy widoczne na linijce.

Po wpisaniu w oknie edytora dłuższego akapitu, który zajmuje kilka wierszy, naciśnijna koniec klawisz Enter.

Następnie kliknij gdzieś w obrębie nowo napisanego akapitu, aby zaczął tam migaćkursor tekstowy (pionowa kreska). Wypróbuj teraz przyciski wyrównywania akapituwzględem marginesów (tabela 3.3).

Tabela 3.3. Wyrównywanie akapitu za pomocą myszy lub klawiatury

Przycisk i skrót Opis

(Ctrl+L) Wyrównanie do lewego marginesu kartki (opcja domyślna); pochodziod angielskiego słowa left. Kliknięcie tego przycisku może nie spowodowaćżadnych zmian, gdyż jest to domyślna opcja w Wordzie i ten tryb jest już częstowłączony.

(Ctrl+E) Wyśrodkowanie względem lewego i prawego marginesu kartki; pochodziod angielskiego słowa center.

(Ctrl+R) Wyrównanie do prawego marginesu kartki; pochodzi od angielskiego słowa right.

(Ctrl+J) Wyrównanie do lewego i prawego marginesu kartki, tzw. justowanie; pochodziod angielskiego słowa justify.Przesuwa akapit w lewo.

Przesuwa akapit w prawo (dokłada wcięcie z lewej).

Rysunek 3.2 pokazuje, co się dzieje z tekstem po kliknięciu określonych przyciskówwyrównania akapitu.

Rysunek 3.2. Wyrównywanie akapitu — przykłady


W Wordzie przyciski wyrównywania akapitu są widoczne w grupie Akapit na karcieNarzędzia główne. Jeśli aktywna jest inna karta, kliknij kartę Narzędzia główne lubumieść wskaźnik myszy w obszarze wstążki (na przykład na jednej z kart) i kręć przy-ciskiem przewijania w dół lub w górę, aby przejść do właściwej karty.

Praktyczne porady:

Wyrównanie do lewego marginesu jest domyślną opcją edytora.

Wyśrodkowanie względem lewego i prawego marginesu kartki przydajesię na przykład do napisania na środku adresu.

Wyrównanie do prawego marginesu kartki można zastosować na przykładdo napisania daty w liście.

Wyrównanie względem lewego i prawego marginesu nadaje akapitowiestetyczny, „książkowy” wygląd.

Wcięcie względem prawego marginesu najwygodniej ustawia się za pomocą myszy.Aby to zrobić, należy oczywiście ustawić kursor gdziekolwiek wewnątrz akapitu i chwy-cić lewym przyciskiem myszy suwak (trójkącik) na linijce widocznej w górnej częściekranu (rysunek 3.3). Dla ułatwienia Word wyświetla na ekranie (podczas przesuwaniatak uchwyconego suwaka) linię przerywaną, która pokazuje prawy margines akapitu,jaki zostanie zastosowany po zwolnieniu przycisku myszy.

Rysunek 3.3.Ustawianie prawegomarginesu akapitu

Podwieszony akapit

W książkach często można się natknąć na efekt tzw. podwieszonego akapitu, który jestprzydatny na przykład do zapisywania wszelkiego rodzaju definicji, jak choćby:

Uzyskanie takiego efektu za pomocą spacji (odstępów), formatowania akapitów itp. jestniezbyt skuteczne (i strasznie męczące). Okazuje się jednak, że to samo można osiągnąćkilkoma kliknięciami myszy!


Na rysunku 3.4 pokazuję na przykładzie, jak uzyskać efekt podwieszonego akapitu.

Napisz Def.1. i całą resztę tekstu, a na koniec naciśnij Enter.

Kliknij wewnątrz akapitu, umieszczając kursor tekstowy przed znakiem, którydefiniuje lewy margines „podwieszenia” (w naszym przykładzie przed słowem„Edytor”).

Wskaźnikiem myszy „chwyć” na górnej linijce trójkącik suwaka (uważaj,żeby nie chwycić dolnego prostokącika). Pojawi się pionowa przerywanalinia, którą musisz dosunąć do początku pierwszego wyrazu właściwegoakapitu (nie licząc „Def. 1.”).

Rysunek 3.4.„Podwieszony”akapit w Wordzie

Jeśli w efekcie wykonania ćwiczenia pierwsza linijka została krzywo wyrównana w sto-sunku do pozostałych, to przed wyregulowaniem lewego marginesu możesz naci-snąć klawisz Tab (kursor powinien cały czas znajdować się przed literą E).

Odstępy między akapitami

Tworząc dokument, zazwyczaj używamy klawisza Enter, aby wstawić odstępy mię-dzy poszczególnymi akapitami. Warto jednak wiedzieć, że nie zawsze jest to dobrametoda, gdyż klawisz ten tworzy wiersz o wysokości aktualnie wybranej czcionki, czylina przykład 10. Czy można uzyskać inny odstęp, choćby 5-punktowy, zmieniając roz-miar czcionki? Odpowiedź jest przewrotna: owszem, możesz tak zrobić, ale nie jest tozalecane.

Sugerowanym rozwiązaniem jest używanie okienka Akapit. W Wordzie 2013 na kar-cie Narzędzia główne w grupie Akapit kliknij przycisk Więcej opcji ( ), znajdującysię w prawym dolnym rogu tej grupy. Możesz także uruchomić to polecenie, klikającprawym przyciskiem myszy wewnątrz akapitu i wybierając z menu podręcznego lewymprzyciskiem polecenie Akapit (rysunek 3.5).

Okienko Akapit jest przeznaczone dla osób, które potrzebują ponadstandardowych opcjiregulujących wygląd akapitu lub po prostu nie lubią się mocować z suwakami za pomocąmyszy. Okno to pozwala na dokładne ustawienie wszystkich parametrów regulują-cych wygląd i zachowanie akapitu na stronie. Łatwo zauważyć, że ustawienia z tegookienka są zbliżone znaczeniowo do niektórych przycisków omawianych wcześniej


Rysunek 3.5.Menu podręczneAkapit możnawywołać na dwasposoby

w tym rozdziale. Aby to uwypuklić, na rysunku ukazującym wygląd okna pokazałemtakże alternatywne sposoby ustawiania niektórych opcji — za pomocą widocznychw grupie Akapit przycisków , , , , i oraz linijki ( ); rysunek 3.6.

Rysunek 3.6.Menu podręczneAkapit

Nie wszystkie parametry akapitu „wyklikasz” za pomocą myszy i przycisków widocz-nych na wstążce. Do takich parametrów należą na przykład interlinie (odstępy międzyliniami akapitu) i odstępy pomiędzy kolejnymi akapitami.

W ramach ilustracji na rysunku 3.7 pokazuję, jak manipulować odstępami Przed i Podla trzech akapitów w celu rozmieszczenia ich na kartce w określony sposób — jakwidzisz, obeszło się bez „pustych” wierszy (klawisza Enter).

Co istotne, po ustawieniu dla danego akapitu odstępów „przed” i „po” kolejne naciśnię-cie klawisza Enter na końcu tego akapitu i następujących po nim będzie powodowałopojawienie się zdefiniowanych wcześniej odstępów.


Rysunek 3.7.Ustawianie odstępupo akapicie

Dzielenie i przenoszenie akapitów

Pisanie dłuższego dokumentu, na przykład pracy semestralnej lub chociażby dłuższegotekstu zawierającego mieszankę tekstu, grafiki i tabel, często potrafi przyprawić o bólgłowy. A to rysunek uporczywie przeskakuje nam na drugą stronę, a to tabela nie chcesię „odkleić” od poprzedzającego ją tekstu, a to…

Okazuje się, że część ustawień formatowania akapitu odpowiedzialnych za takie, a nieinne położenie na stronie wydruku jest ukryta… również w okienku Akapit, tylko narzadziej odwiedzanej zakładce Podziały wiersza i strony (rysunek 3.8).

Rysunek 3.8.Kontrola położeniaakapitu na granicypodziału strony

Aby dobrze zrozumieć działanie poszczególnych ustawień, przygotuj co najmniejdwustronicowy dokument i na ostatnim akapicie pierwszej strony włączaj lub wyłączajopcje zaznaczone na rysunku 3.8 obwódką. Dzięki takiemu ćwiczeniu położenie tekstuw dowolnie skomplikowanym dokumencie nie będzie już stanowiło dla Ciebie tajemnicy.

Dzielenie wyrazówAkapity są oczywiście złożone z wyrazów, które również podlegają różnym zasadomrozmieszczania w ramach akapitu i na granicy prawego marginesu kartki.

Pierwszą możliwością jest włączenie klasycznego, znanego z podstawówki dzieleniawyrazów. Word potrafi dzielić wyrazy samodzielnie, ale trzeba go do tego „zmusić”.W tym celu kliknij kartę Układ strony i z grupy Ustawienia strony wybierz polecenieDzielenie wyrazów. Zaznacz opcję Automatycznie (rysunek 3.9).


Rysunek 3.9.Włączanie dzieleniawyrazów

Czasami jednak dzielenie wyrazów bardziej przeszkadza, niż pomaga. Jeżeli nie chceszdzielić jakiegoś słowa, lecz zamierzasz przenieść je w całości do następnego wiersza,powinieneś przed nim nacisnąć kombinację klawiszy Shift+Enter. Uzyskasz wówczasefekt, o który Ci chodziło, nie psując przy tym akapitu znakiem nowego wiersza.

Widoczny w trybie znaków niedrukowalnych znak ( ), uzyskiwany przez wciśnięcieklawiszy Shift+Enter, zwany jest także „miękkim” znakiem końca wiersza, w odróżnie-niu od „twardego” — wstawianego za pomocą klawisza Enter ( ). Oczywiście, podobniejak każdy inny znak, możesz go w dowolnym momencie skasować.

Przy dzieleniu wyrazów warto także zwracać uwagę na to, czy komputer nie rozdzie-lił wyrazów tworzących jedną całość znaczeniową, takich jak „Jan Paweł II” czy„Coca-Cola”, na dwa wiersze (na przykład słowo „Jan” zostało na końcu jednego wiersza,a „Paweł II” znajduje się już na początku następnego). Sposobem na zaradzenie tejsytuacji nie jest z pewnością wpisywanie spacji (odstępu) lub łącznika (-), lecz zasto-sowanie ich nierozdzielnych odpowiedników. Aby je uzyskać, wystarczy nacisnąćjednocześnie kombinację klawiszy Ctrl+Shift i wybrany znak łącznika (np. Ctrl+Shift+spacja).

Jeśli nuży Cię ręczne wstawianie znaków specjalnych, takich jak nierozdzielające spacje( ), skorzystaj z karty Wstawianie. W grupie Symbole wybierz polecenie Symbol,a następnie Więcej symboli, po czym w wyświetlonym oknie przejdź na zakładkę Znakispecjalne (rysunek 3.10).

Numerowanie i punktowanie akapitówPodczas pisania bardzo często tworzymy listy numerowane lub punktowane. Narysunku 3.11 pokazałem prosty przykład.

Jeżeli zechcesz ponumerować listę akapitów, kliknij przycisk (karta Narzędziagłówne, grupa Akapit). Od tego momentu naciśnięcie klawisza Enter będzie powodowałoutworzenie nowej pozycji na liście numerowanej. Zakończenie numerowania polega nazwolnieniu (przez kliknięcie) przycisku numerowania. Aby utworzyć listę punktowaną,kliknij przycisk ; w celu zakończenia punktowania wystarczy nacisnąć go jeszcze raz.


Rysunek 3.10.Spacjanierozdzielającai inne znaki specjalne

Rysunek 3.11.Listy numerowanei punktowane

Jeśli nie podobają Ci się standardowe kropki ( ) lub styl numerowania, możesz je zmie-nić, wchodząc do szczegółowego menu. W tym celu kliknij trójkącik znajdujący sięprzy przyciskach punktowania lub numerowania (rysunek 3.12).

Rysunek 3.12. Dodatkowe opcje punktowania i numerowania w Wordzie 2013

Dodatkowym wariantem numerowania jest lista wielopoziomowa, która pozwala naautomatyczne zagnieżdżanie punktów tego samego poziomu za pomocą wcięcia akapitu.


Oprócz zwykłej zmiany stylu numerowania bardzo często potrzebne jest wymuszenienumeru początkowego według wartości, którą chcemy narzucić (w przeciwnym razieedytor będzie w całym dokumencie kontynuował numerację, co nie zawsze jest nasząintencją).

Aby zmienić wartość początkową listy, w szczegółowym menu numerowania wybierzpolecenie Kontynuuj z poprzedniej listy lub wpisz odpowiedni numer w okienku Ustawwartość numerowania (także rysunek 3.12).

Wyróżnianie elementów tekstuW profesjonalnych publikacjach na pewno widziałeś specjalne sposoby wyróżnianiatekstu, takie jak pogrubianie, pochylanie i podkreślanie2. Word pozwala uzyskać te efektyw bardzo prosty sposób, i to wyłącznie przy użyciu standardowych przycisków ekra-nowych lub prostych skrótów klawiszowych. Aby zmienić wygląd już napisanego tekstu,należy go zaznaczyć (na przykład za pomocą myszy albo klawiatury) i użyć odpowied-niego przycisku lub skrótu klawiszowego (tabela 3.4).

Aby sformatować fragment tekstu, musisz go najpierw zaznaczyć („zaczernić”); w tymcelu wstaw kursor tekstowy w miejscu, od którego zamierzasz rozpocząć zaznaczanie,naciśnij i przytrzymaj klawisz Shift (lewy lub prawy), jednocześnie naciskając jedenz klawiszy ze strzałką, które przesuną obszar zaznaczenia w wybranym kierunku: ←,→, ↑, ↓ (to samo uzyskasz, przytrzymując lewy przycisk myszy i przeciągając jąw wybranym kierunku).

Po zaznaczeniu tekstu kliknij wybrane przyciski formatowania — przykładowo klik-nięcie oraz spowoduje pogrubienie i pochylenie. Aby zakończyć, naciśnij kla-wisz kierunkowy →, co zlikwiduje „zaczernienie”. W efekcie otrzymasz pogrubionyi pochylony fragment tekstu (rysunek 3.13).

Rysunek 3.13.Formatowaniefragmentówgotowego tekstu

Jeśli jednak nie rozpocząłeś wpisywania znaków, nic nie stoi na przeszkodzie, abyśprzed napisaniem czegokolwiek „wcisnął” odpowiedni modyfikator wyglądu (na przy-kład naciśnij skrót Ctrl+B lub przycisk ) i dopiero od tego momentu rozpoczął wpi-sywanie tekstu; będzie on już pisany jako odpowiednio zmodyfikowany — zgodniez ustawionym formatem.

2 Przypatrz się uważnie tej książce!


Błędy, ach te błędy!Podczas edytowania można dość łatwo zepsuć pieczołowicie przygotowany dokument,i to jednym kliknięciem myszy. Na szczęście Word jest profesjonalnym edytoremi pozwala cofnąć pochopnie wykonaną czynność (tabela 3.5).

Tabela 3.4. Wyróżnianie elementów tekstu

Przycisk i skrót klawiszowy Opis

(Ctrl+B) Pogrubienie tekstu; litera B pochodzi od angielskiego słowa bold. (Ctrl+I) Pochylenie tekstu; litera I pochodzi od angielskiego słowa italic

(inne popularne określenie to „kursywa”).

(Ctrl+U) Podkreślenie tekstu; litera U pochodzi od angielskiego słowa underline.Przekreślenie.

(Ctrl+=) Indeks dolny (np. x2). (Ctrl+Shift+=) Indeks górny (np. x2).

(Ctrl+> lub Ctrl+]) Powiększenie czcionki.

(Ctrl+< lub Ctrl+[) Pomniejszenie czcionki.

Wyczyszczenie formatowania (zamiana na zwykły tekst).

Kolor wyróżnienia tekstu (marker).

Kolor czcionki.

Efekty tekstowe (niedostępne w trybie zgodności, czyli w formacieDOC). Możliwe efekty zobaczysz po kliknięciu trójkącika:

Tabela 3.5. Cofanie i przywracanie czynności edycyjnych


(Ctrl+Z) lub (Alt+Backspace) Cofnięcie ostatniej czynności.

(Ctrl+Y) Przywrócenie cofniętej czynności.


Zastosowanie schowka Windowsw edytorze

Oczywiście edytory znakomicie współpracują z tzw. schowkiem Windows — spe-cjalnym rodzajem pamięci tymczasowej, w której podczas edycji możesz przecho-wywać dowolne obiekty w celu ich przenoszenia lub kopiowania — co doskonaleułatwia wszelkie prace edytorskie.

Przyciski, które działają w operacjach na schowku Windows, znajdziesz w grupieSchowek na karcie Narzędzia główne. Nie powinny one stanowić niespodzianki nawetdla początkującego użytkownika komputera (tabela 3.6).

Tabela 3.6. Operacje na schowku Windows w edytorach tekstu


(Ctrl+C) Kopiowanie

(Ctrl+X) Wycinanie

(Ctrl+V) Wklejanie

Spróbuj przetestować schowek Windows w okienku edytora, w którym znajduje siępewien fragment gotowego tekstu.

Zaznacz wybrany tekst myszą lub z użyciem klawiatury.

Skopiuj zaznaczony fragment do schowka (Ctrl+C).

Kliknij w innym miejscu, aby przenieść tam kursor (ewentualnie naciśnijkilka razy klawisz Enter).

Wklej we wskazanym miejscu skopiowany fragment (Ctrl+V).

Teraz wykonaj podobne ćwiczenie, ale wytnij fragment tekstu (Ctrl+X), tak aby go prze-nieść w miejsce docelowe.

Tryby specjalne operacji wklejaniaW Wordzie 2013 wielki przycisk Wklej, widoczny w grupie Schowek na karcie Narzę-dzia główne, kryje kilka niespodzianek. Poznasz je, wykonując proste ćwiczenie.

Kolejno wykonaj następujące czynności:

Spróbuj skopiować coś do schowka (zaznacz fragment tekstu i naciśnij lub skrót Ctrl+C).


Przenieś kursor w inne miejsce dokumentu, na przykład między już napisanewyrazy.

Naciśnij trójkącik pod przyciskiem Wklej, aby wywołać więcej opcji.

W tabeli 3.7 przedstawiam możliwe warianty wklejania, które zaproponuje Wordw zależności od tego, co zostało skopiowane do schowka (obraz, tekst, tekst sforma-towany). Co ciekawe, zanim klikniesz przycisk wywołujący takie specjalne wklejanie,Word pokazuje w dokumencie podgląd efektu końcowego — jeśli nie odpowiada onTwoim intencjom, nie musisz wykonywać tej operacji!

Tabela 3.7. Specjalne tryby wklejania ukryte w opcjach przycisku Wklej

Przycisk Opis

Zachowaj źródłowe formatowanie.

Scal formatowanie.

Zachowaj tylko tekst — przydaje się do usuwania zbędnego formatowania.

Wklej obraz (działa wyłącznie po uprzednim skopiowaniu do schowka grafiki).

Na rysunku 3.14 pokazuję przykład działania przycisku Wklej z zachowaniem for-matowania — tekst bez pogrubienia ma zostać wklejony do zdania pogrubionego i jużna podglądzie widać, że coś tu nie pasuje!

Wszystkie opcje ukryte pod miniaturowymi przyciskami wielkiego przycisku Wklejsą jednocześnie dostępne w klasycznym okienku Wklejanie specjalne.

Rysunek 3.14. Zaawansowane opcje wklejania dostępne w Wordzie 2013


Malarz formatówi zasady powielania formatów

Formatowanie wyrazów lub całych akapitów wymaga czasami sporo pracy, warto więcwiedzieć, jak ją usprawnić, aby nie powtarzać tych samych czynności.

Zapamiętaj kilka użytecznych sztuczek:

Naciśnięcie klawisza Enter, dokładające nowy akapit, powiela ustawieniapoprzedniego akapitu: wielkość i krój czcionki ostatniego znaku oraz odstępyakapitu (przed i po).

Jeśli powielone przez Word formatowanie Ci nie odpowiada, naciśnij przyciskWyczyść formatowanie ( ), znajdujący się w grupie Czcionka na karcieNarzędzia główne.

Warto także nauczyć się aktywnie używać funkcji Malarz formatów. Pozwala onaszybko skopiować wybrane formatowanie z jednego miejsca dokumentu w inne.

Wykonaj następujące czynności:

Zaznacz tekst lub grafikę z formatem, który ma zostać skopiowany (wyraz alboakapit). Do schowka trafią wszystkie parametry: pogrubienia, pochylenia,odstępy itp.

Na karcie Narzędzia główne w grupie Schowek kliknij przycisk .Zauważ, że wskaźnik myszy zmieni się w ikonę pędzla.

Kliknij w wybranym miejscu, aby powielić format. Zamiast kliknąć, możeszteż przeciągnąć myszą docelowy obszar i wówczas tylko on zostaniepotraktowany nowym zestawem parametrów formatowania.

Malarz formatów jest rewelacyjnym narzędziem i aż dziw bierze, że tak mało ludzi goużywa. Może dlatego, że nie kupili tej książki?

Edycja dokumentów PDFWspominałem już na wstępie, że Word pozwala edytować dokumenty PDF (ang. Por-table Document Format — przenośmy format dokumentów). Format ten jest bardzopopularny w Internecie z uwagi na przenośność — niezależnie od systemu operacyjnegodokumenty PDF powinny tak samo wyglądać i być drukowane.

Format PDF został opracowany 20 lat temu przez firmę Adobe Systems. Pliki PDFmożna odczytywać przy użyciu przeglądarek lub darmowej aplikacji Adobe Reader(http://get.adobe.com).

http://get.adobe.com


Format PDF jest jednak bardzo skomplikowany i do tworzenia dokumentów w nimw zasadzie trzeba było używać drogiego oprogramowania Adobe (oczywiście istniejądarmowe konwertery na format PDF, ale to nie do końca jest tożsame z bezpośredniąedycją dokumentu).

Word pozwala dość skutecznie wczytać większość dokumentów PDF i przekonwer-tować je na format DOCX. Od tego momentu w edytorze można wprowadzać poprawkii zapisywać dokument jako plik Worda lub wyeksportować go do formatu PDF (rysu-nek 3.15).

Rysunek 3.15. Word 2013 potrafi otwierać i zapisywać pliki PDF

Rozdział 4.

Czcionki, symbole,style…

W tym rozdziale opiszę szczegółowo oferowane w Wordzie mechanizmy zmiany krojuczcionek w dokumentach oraz automatyzację zmian formatowania poprzez aplikowa-nie ich szablonów zwanych „stylami”. Na koniec pokażę, co jeszcze można wstawićdo dokumentu, czyli tzw. pola specjalne, które tylko z pozoru wyglądają jak tekst.

Czcionki i ich rozmiaryEdytory tekstu pozwalają na łatwą zmianę czcionki i jej wielkości, co daje im olbrzymiąprzewagę nad klasyczną maszyną do pisania. Czynność ta jest równie prosta jak zasto-sowanie pogrubienia i innych tego typu efektów. Aby zmienić czcionkę lub zmodyfiko-wać wielkość tekstu, należy uprzednio zaznaczyć jego fragment (za pomocą myszy lubklawiatury), wybrać z listy nową nazwę czcionki (np. Arial) i jej wielkość (np. 11), poczym kliknąć gdzieś w obrębie zaznaczonego tekstu, aby zlikwidować zaznaczenie(rysunek 4.1). (Oczywiście, podobnie jak poprzednio, musi być aktywna karta Narzę-dzia główne).

Zauważ, że w trakcie wybierania myszą czcionki fragment zaznaczonego tekstu auto-matycznie przybiera styl i rozmiar aktualnie wskazywanej czcionki (na rysunku jestto czcionka Arial Black). Jeśli nie chcesz zmieniać czcionki, po prostu kliknij kla-wisz Esc.

Już po dokonaniu wyboru czcionki możemy dalej eksperymentować z tekstem, doko-nując wszelkich innych możliwych modyfikacji, takich jak przekreślenie, wstawienieindeksu dolnego lub górnego itp. Część tych możliwości jest dostępna po wybraniuwygodnych przycisków ekranowych (patrz tabela 3.4 w poprzednim rozdziale).


Rysunek 4.1. Zmiana czcionki i jej rozmiaru

Największe możliwości zmiany parametrów czcionki daje klasyczne okno Czcionka.Możesz je wywołać z menu podręcznego, dostępnego po kliknięciu prawym przyci-skiem myszy w obrębie tekstu lub poprzez kliknięcie na wstążce przycisku dodatko-wych opcji w grupie Czcionka na zakładce Narzędzia główne (rysunek 4.2).

Rysunek 4.2.Zaawansowanemodyfikacjeczcionki (1)

Jak łatwo zauważyć, w oknie tym dostępnych jest wiele opcji, które pozwalają w bar-dzo szerokim zakresie manipulować wyglądem zaznaczonego tekstu. Wielkim ułatwie-

Rozdział 4. ♦ Czcionki, symbole, style… 75

niem jest panel Podgląd, który pozwala przekonać się, jak będzie wyglądał tekst pozmianie czcionki. Jeśli nie spodoba Ci się jej wygląd, zawsze możesz anulować ope-rację, klikając przycisk Anuluj lub naciskając klawisz Esc.

Oto kilka najpopularniejszych modyfikatorów, które stosujemy podczas edycji tekstów:

zmiana rodzaju czcionki (zupełnie jak wymiana głowicy z czcionkamiw klasycznej maszynie do pisania),

zmiana stylu czcionki (np. czcionka normalna, pochylona czy pogrubiona),

wielkość (w punktach),

efekty specjalne, np. dla Times New Roman 16 pkt. m.in.:

Rzadziej wykorzystywane sposoby formatowania tekstu, takie jak zastosowanie niestan-dardowych odstępów między znakami, których nie można uzyskać bezpośrednio z kla-wiatury, znajdziesz w okienku Czcionka na karcie Zaawansowane — rysunek 4.3.

Rysunek 4.3. Zaawansowane modyfikacje czcionki (2)


Sprawdź, co kryje się pod przyciskiem Efekty tekstowe. W wyświetlonym oknie znaj-dziesz nietypowe kontury i linie, odbicia, poświaty…

Pamiętaj, że nie wszystkie czcionki zawierają polskie litery (ą, ę itd.). Aby to spraw-dzić, sformatuj fragment tekstu za pomocą nowej czcionki, ustaw kursor gdzieśw środku i sprawdź prawym klawiszem Alt, czy potrafisz uzyskać polskie znaki.Zwróć też uwagę, że nie wszystkie efekty specjalne są dostępne w formacie DOC —staraj się zapisywać dokumenty w nowym formacie DOCX, aby w pełni wykorzystaćmożliwości programu Word 2013!

Powiększanie lub zmniejszanieczcionki

Niewątpliwie częstą czynnością wykonywaną w Wordzie jest zmiana wielkości czcio-nek. Aby zmienić rozmiar czcionki, możesz jawnie wskazać jej wielkość, tak jak poka-załem na początku rozdziału (po prostu zaznacz myszą fragment tekstu i na karcieNarzędzia główne w grupie Czcionka wybierz z listy odpowiednią wielkość).

Rozmiar czcionki możesz również łatwo zmienić przy użyciu przycisków powiększaniai zmniejszania ( i ). Pamiętaj też o skrótach klawiszowych (Ctrl+> i Ctrl+<).

Po nabraniu pewnej wprawy w pisaniu dość paradoksalnie można zacząć popełniaćwięcej błędów. Zmorą niecierpliwych użytkowników komputera jest klawisz CapsLock — na pewno wiele razy zdarzyło Ci się przez przypadek nacisnąć ten klawiszi na ślepo napisać spory kawałek tekstu w całości wielkimi literami.

Czy musisz kasować błędnie wpisaną część zdania? Na szczęście nie. Aby skorygowaćbłąd, zaznacz wyrazy, które napisałeś z wciśniętym klawiszem Caps Lock, i naciśnijkombinację Shift+F3. Zobacz na rysunku 4.4, co stanie się z tekstem w takiej sytuacji.

Warto znać tę kombinację klawiszy, gdyż bardzo ułatwia ona pracę; projektanci Wordawprowadzili również w grupie Czcionka przycisk , który pozwala uzyskać myszątakie same efekty jak przy użyciu skrótu Shift+F3 (rysunek 4.4, z prawej strony).

Nietypowe symbole w tekścieNiektóre czcionki są w istocie zestawami użytecznych znaków, takich jak strzałki czyinne nietypowe symbole (np. °, ℵ, ♣, ↔, ♥, , €), których raczej nie stosuje się w zwy-kłym tekście, ale dość często przydają się one w trakcie tworzenia tekstów naukowychlub ozdobnych — do tego tematu powrócę w dalszej części książki.


Rysunek 4.4. Zmiana wielkości czcionki

Aby wpisać nietypowe symbole w Wordzie, skorzystaj z grupy Symbole na karcie Wsta-wianie (rysunek 4.5).

Rysunek 4.5.Wstawianienietypowych symbolido tekstu

W ramach ćwiczenia przejrzyj czcionki dostępne na rozwijanej liście i zapoznaj sięz oferowanymi zestawami znaków. Na rysunku pokazałem czcionkę z serii Wingdings,w której znajdziesz szereg bardzo interesujących symboli.

Teraz w tym samym oknie przejdź na zakładkę Znaki specjalne. Zobaczysz tam częstoużywane znaki, takie jak znak towarowy, symbol paragrafu czy spacja nierozdzielająca(rysunek 4.6).

Zwróć uwagę na proponowane skróty klawiszowe, które możesz też samodzielnie dosto-sować do własnych upodobań.


Rysunek 4.6.Często używanesymbole specjalnei znaki formatowania

Narzędzia nie tylko dla polonistówi tłumaczy

Znaki diakrytyczne różnych języków

Znaki diakrytyczne różnych języków (np. niemieckiego czy francuskiego) możeszodnaleźć w „zwykłej” czcionce, takiej jak Times New Roman (możesz je wówczas wsta-wić jako symbol). Sporo znaków jest dostępnych wprost z klawiatury, choć trzeba je wpi-sać w dość dziwny sposób.

Poniżej podaję kilka przykładów, które pozwolą Ci poznać zasadę wpisywania liter zeznakami diakrytycznymi (tabela 4.1).

Tabela 4.1. Zasady wpisywania znaków diakrytycznych w edytorze Word

Znak Jak go uzyskać?

é Naciśnij jednocześnie Ctrl oraz ’ (apostrof, znak występujący na klawiszu razem ze znakiem ”),po czym zwolnij klawisze i naciśnij e.

ô Naciśnij jednocześnie Ctrl, Shift oraz ^ (znak występujący na klawiszu razem ze znakiem 6),po czym zwolnij klawisze i naciśnij o.

ç Naciśnij jednocześnie Ctrl oraz , (przecinek), po czym zwolnij klawisze i naciśnij c.ö Naciśnij jednocześnie Ctrl, Shift oraz : (dwukropek), po czym zwolnij klawisze i naciśnij o.ü Naciśnij jednocześnie Ctrl, Shift oraz : (dwukropek), po czym naciśnij u.Ô Naciśnij jednocześnie Ctrl, Shift oraz ^, po czym naciśnij Shift+o.

Aby zamienić małą literę na wielką (dotyczny to także tych ze znakami diakrytycznymi,najprościej zaznaczyć ją myszą (lub za pomocą klawiatury) i wcisnąć skrót Shift+F3.


Korekta pisowni i gramatyki

W Wordzie słowniki i funkcje korekty stanowią część instalacji domyślnej (a nawet jeślitak nie jest, można je do Worda doinstalować z Internetu lub nośnika instalacyjnego).

Korzystanie z funkcji korekty jest bardzo proste. Wystarczy wybrać kartę Recenzja,na której można ustalić język dokumentu, i wywołać sprawdzanie dokumentu przyci-skiem Pisownia i gramatyka ( ). Jeśli chcesz sprawdzić pojedyncze słowo, możesz teżużyć prawego przycisku myszy i menu podręcznego.

Jeśli Word nie zaznacza błędów czerwonym wężykiem, należy sprawdzić w ustawie-niach, czy przez przypadek nie jest włączona opcja Nie sprawdzaj pisowni ani gramatyki(rysunek 4.7). Sprawdź także, czy w dokumencie na pewno jest ustawiony język polski!Aby znaleźć odpowiednie opcje przejdź do grupy Język i wybierz polecenie Ustaw języksprawdzania.

Rysunek 4.7.Ustawienia korektyjęzykowej w Wordzie

Korektę całego dokumentu wywołujemy najszybciej klawiszem skrótu F7. Word będzieodczytywał kolejne zdania w dokumencie i w przypadku problemów zaproponuje odpo-wiednie poprawki. Po wykryciu błędu, jeśli propozycja Worda jest satysfakcjonująca,możemy ją zaakceptować (przycisk Zmień), a jeśli nie, zignorować (Ignoruj, Ignorujwszystko — rysunek 4.8).

Słownik ortograficzny Worda jest bardzo bogaty, ale nie zawiera wszystkich popular-nych wyrazów. Jeśli natrafisz na wyraz uznany za niepoprawny (podkreślany czerwonymwężykiem), zawsze możesz „nauczyć” Worda tego nowego słowa — po prostu kliknijprzycisk Dodaj. Warto też wiedzieć, że słowniki są wspólne dla całego pakietu Officei można z nich korzystać także w innych aplikacjach, np. w PowerPoincie, Excelu itp.

Słowniki języków obcych w Wordzie

Office sprzedawany w Polsce zawiera inne słowniki językowe niż wersje tego pakietuspotykane za granicą. W praktyce oznacza to, że nasz Word będzie posiadał funkcjekorekty dla języka polskiego i angielskiego.


Rysunek 4.8. Korekta dokumentu Word 2013 w akcji

Co z pozostałymi językami? Na szczęście nie jest źle, zwłaszcza w porównaniu dowersji Office 2010 — teraz można bowiem bez problemu doinstalować przez Internetdarmowe słowniki innych języków. Word musi jednak wiedzieć, o jaki język nam chodzi,dlatego zastosuj się do procedury pokazanej na rysunku 4.9:

Zaznacz tekst (np. Ctrl+A) i sformatuj go na wybrany język (Recenzja/Język).

Spróbuj włączyć korektę (F7) i wgraj brakujący słownik, jeśli go nie posiadasz(przycisk Pobierz).

Rysunek 4.9. Słowniki języków obcych w Wordzie


Słowniki Worda korzystają z bazy http://definitions.net; aby skutecznie ich używać,warto mieć w trakcie edycji stałe połączenie internetowe. Dzięki temu zobaczysz dodat-kowe definicje i różne przykłady użycia mniej znanych słów.

Narzędzia dla tłumaczy

Słowniki ortograficzne mogą się okazać niezwykle pomocne nie tylko dla zwykłegoużytkownika, ale i dla profesjonalisty zajmującego się pracą z dokumentami. Odrębnągrupę stanowią tłumacze języków obcych, którzy z pewnością docenią wbudowanesłowniki i świetną integrację z internetowymi bazami słów.

Firma Microsoft oprócz darmowych słowników oferuje także płatne pakiety językowe(ang. language pack). Pozwalają one nie tylko korzystać ze słowników języków obcych(ortograficznych lub synonimów, czyli tzw. tezaurusów), ale umożliwiają także cał-kowitą zmianę interfejsu użytkownika pakietu Office na inny język (nazwy na wstążcei w okienkach oraz systemie pomocy). Dzięki temu można kupić Office w innym krajui na przykład spolonizować go lub też zamienić język polskiego pakietu na inny.

Jeśli interesuje Cię oferta pakietów językowych, odwiedź http://office.microsoft.comi odszukaj odsyłacz Znajdź opcje językowe. Microsoft stale rozszerza bazę słownikówi pakietów językowych. Obsługa mniej popularnych języków (można wręcz użyć okre-ślenia „egzotycznych”) jest sukcesywnie dodawana do pakietu Office. Aby dowiedziećsię, jak kupić pakiet językowy, przejdź do rozdziału 17.

Tłumacze — ale nie tylko oni — docenią również wbudowane narzędzie do tłumacze-nia tekstów dostępne na karcie Recenzja (rysunek 4.10).

Rysunek 4.10. Moduł do tłumaczenia wbudowany w Worda

Moduł tłumaczeniowy jest jednak dość skromny, gdyż nie zawiera wszystkich dostęp-nych wariantów języka źródłowego i docelowego. Jeśli potrzebujesz bogatszej oferty,odwiedź stronę translate.google.pl.

http://definitions.net

http://office.microsoft.com


StyleStyl akapitu jest zbiorem ustawień, które określają czcionkę, odstępy między znakamioraz odstępy przed akapitem i po nim. Niektóre style są traktowane w programie Wordw sposób specjalny, na przykład służą do tworzenia spisu treści, odsyłaczy itp.

W większości podstawowych prac edytorskich wystarczające jest stosowanie predefi-niowanych stylów, które wybierasz z odpowiednich list lub za pomocą przycisków ekra-nowych. Aby zobaczyć te ostatnie, musisz mieć aktywną kartę Narzędzia główne —w grupie Style na pewno odnajdziesz odpowiednie wzorce.

Na rysunku 4.11 pokazuję dostępne na wstążce Worda okienko grupujące najczęściejużywane style. Po pierwszej instalacji Worda parametry każdego z nich (kroje czcionek,wielkości, odstępy) są wstępnie zdefiniowane przez producenta (firmę Microsoft), alemożna je bez problemu zmodyfikować i dostosować do własnych potrzeb.

Rysunek 4.11. „Szybkie” style w Wordzie

Napisz teraz kilka przykładowych zdań i stwórz akapit.

Kliknij w ramach akapitu i umieść wskaźnik myszy na przykład na przycisku styluNagłówek 1. Word pokazuje, jaki będzie efekt kliknięcia tego przycisku, poprzez wyge-nerowanie odpowiedniego podglądu bezpośrednio w obszarze roboczym!

Może się zdarzyć, że nie odpowiada Ci definicja stylu, na przykład w pracy dyplomo-wej lub wypracowaniu Nagłówek 1 powinien być drukowany inną lub większą czcionką.W takim przypadku musisz zmienić definicję stylu. Ale jak tego dokonać?

Wbrew pozorom zmiana stylu jest dość prosta, choć czynność ta wcale nie jest oczy-wista dla początkujących (rysunek 4.12).


W grupie Style kliknij przycisk Więcej opcji ( ), aby zobaczyć pełną listę stylóww formie pionowego okienka.

Wskaż na liście styl do modyfikacji i z podręcznego menu wywołaj polecenieModyfikuj.

Word wyświetli dodatkowe okienko, w którym można zmienić każdy parametr:wielkość i rodzaj czcionki, wyrównanie akapitu, wcięcia itp.

Rysunek 4.12.Modyfikowaniedefinicji styluw Wordzie (1)

Podczas modyfikowania stylu (aktywne okienko z rysunku 4.13) możemy określić zasięgtej zmiany, na przykład czy ma ona dotyczyć aktualnego dokumentu, czy bieżący doku-ment ma zostać automatycznie zmodyfikowany w miejscach, w których występuje tekstlub akapit objęty modyfikowanym stylem.

Rysunek 4.13.Modyfikowaniedefinicji styluw Wordzie (2)


Word pozwala również na szybką zmianę stylu — i nie trzeba przy tym otwieraćskomplikowanych okienek dodatkowych opcji. Przetestuj następujący sposób:

Napisz jakieś zdanie i zastosuj na nim dowolny styl, np. Nagłówek 1.

Zaznacz teraz cały tekst i zmień jego czcionkę oraz rozmiar, włącz pochyleniei inne dostępne atrybuty formatowania.

W grupie Style kliknij przycisk Więcej opcji ( ), aby zobaczyć pełną listę stylóww formie pionowego okienka.

Wskaż na liście styl do modyfikacji (w naszym przypadku Nagłówek 1)i z podręcznego menu wywołaj polecenie Aktualizuj styl <nazwa stylu> zgodniez zaznaczeniem (w naszym przypadku nazwa stylu to będzie oczywiście„Nagłówek 1”).

Od tego momentu po kliknięciu stylu Nagłówek 1 z grupy Style będziesz już stosowałzmodyfikowany przez siebie styl.

Szablony dokumentówTuż po instalacji pakietu Microsoft Office program Word zapisuje definicje stylóww specjalnym pliku o nazwie Normal.

Plik szablonu jest również dokumentem, ale o specjalnym znaczeniu — stanowiwzorzec dokumentów.

Jeśli tylko masz na to ochotę, możesz samodzielnie zbudować zestaw szablonów ulu-bionych stylów.

W tym celu należy wykonać kolejno poniższe czynności: Otwórz program Word.

Przejdź do menu Plik i wskaż panel Nowe, a następnie polecenie Pusty dokument.Możesz też użyć skrótu Ctrl+N.

W pustym dokumencie (jak wiemy, opartym na wzorcu Normal) przeprowadźpożądane modyfikacje, na przykład zmień czcionkę w stylu Normalny, dostosujwielkość definicji nagłówków do spisu treści (style Nagłówek 1, 2 i 3) itp. Nicnie stoi na przeszkodzie, aby plik szablonu zawierał wstępną treść, na przykładnagłówek listu zawierający Twój adres!

Zapisz dokument jako szablon. W tym celu z menu Plik wybierz polecenieEksportuj i zapisz dokument jako Szablon (rysunek 4.14).

Oczywiście przed zapisaniem szablonu musisz podać nazwę, na przykład „wzorzec listufirmowego”, zapamiętaj także miejsce zapisu (miejsce proponowane przez Worda możebyć dość niestandardowe i ukryte głęboko w drzewie katalogów — ja proponuję świa-dome zapisywanie wzorców w jawnie przez nas wybranej lokalizacji).


Rysunek 4.14. Tworzenie pliku szablonu Worda

Aby skorzystać z nowo utworzonego szablonu, tzn. utworzyć na jego podstawie nowydokument, wystarczy wykonać następujące czynności:

Znajdź na dysku zapisany szablon (plik będzie posiadał rozszerzenie DOTX).

Kliknij plik, aby otworzyć program Word. W oknie edytora załaduje się nowydokument, który będzie się opierał na stworzonym wzorcu. Możesz wypełnićgo treścią i zapisać na dysku (Word zaproponuje inną nazwę niż nazwa szablonu).

Warto zwrócić uwagę na bogatą „ofertę” plików szablonów dostępnych w Wordzie.

W tym celu przejrzyj kategorie pokazane w panelu Plik/Nowy i wybierz interesującyCię typ, na przykład wzorzec faktury VAT, kalendarz, etykiety, papeterie…

Nie wszystkie szablony są dostępne na dysku, w większości przypadków Word będziemusiał pobrać nieco danych z serwera Microsoftu, ale tego typu czynność trwa zazwy-czaj zaledwie kilka sekund (wymagane jest połączenie internetowe)1.

Po zapoznaniu się z bogatą listą szablonów przekonasz się, że warto korzystać z goto-wych, darmowych szablonów, gdyż efekt końcowy jest często bardzo ciekawy i pozwalana zaoszczędzenie wielu godzin pracy.

Na rysunku 4.15 pokazuję fragment bogatej listy szablonów Worda — jest to pod-zbiór grupy Kalendarz.

1 W trakcie tej czynności Word może sprawdzić, czy został zainstalowany z legalnej kopii pakietuMicrosoft Office!


Rysunek 4.15. Szablony Worda 2013 (rozwinięta kategoria Kalendarze)

Kliknij wybrany szablon i naciśnij przycisk Utwórz, aby utworzyć dokument na jegopodstawie. Szablon może zawierać dodatkowe funkcje (tzw. makra), które wykonujądodatkowe czynności, na przykład w kalendarzu pokazanym na rysunku określają rokstartowy i pierwszy dzień tygodnia (niedziela lub poniedziałek).

Na rysunku 4.16 demonstruję dokument faktury VAT powstałej na bazie gotowegoszablonu Worda.

Jak sądzisz, ile czasu zajęłoby Ci utworzenie takich tabelek i poukładanie tekstu w tensposób?!

Pola i obiekty aktywne w dokumentach

Wstawianie daty i godziny oraz innych pól specjalnych

Na zakończenie rozdziału pokażę kilka sztuczek, które potrafią wzbogacić nasze doku-menty w Wordzie o elementy „aktywne”: samouzupełniające się pola, obiekty wbudo-wane czy też odsyłacze internetowe.

Na rysunku 4.17 pokazuję, w jaki sposób — korzystając z karty Wstawianie — włą-czyć do dokumentu pole, które Word zamieni na aktualną datę (a nawet ją automa-


Rysunek 4.16.Faktura VATwygenerowanaz gotowego szablonuWorda

Rysunek 4.17.Pole z automatycznądatą

tycznie zaktualizuje). O tym, że wstawiona data jest tekstem „specjalnym”, można sięprzekonać, klikając w obszarze wstawionego pola — zobaczysz szare tło otaczająceobszar automatycznie utworzony przez edytor. Wpisywanie w tym miejscu innegotekstu mija się z celem, gdyż zostanie on podmieniony na właściwą treść określoną przeztyp pola (tutaj: data).

Pola z datą i godziną są często stosowane we wzorach pism i listów.

Jeśli w dokumencie znajduje się pole z datą (lub inną informacją), po kliknięciuzostanie ono oznaczone szarym tłem, które znika po kliknięciu w innym miejscu.


Innym rodzajem pola są odsyłacze internetowe. Spróbuj wpisać w dokumencie adresinternetowy, np. www.wnas.pl. Gdy naciśniesz spację po literze l, cały tekst adresuzostanie podkreślony i zamieniony w aktywny odsyłacz — kliknięcie myszką przy wci-śniętym klawiszu Ctrl otworzy okno przeglądarki z załadowaną stroną określoną przezadres odsyłacza (rysunek 4.18).

Rysunek 4.18. Odsyłacze internetowe w dokumencie

Pola daty i czasu nie wyczerpują możliwości Worda w zakresie automatyzacji treści.Jeśli często budujesz szablony dokumentów, to zapoznaj się z poleceniem Szybkie części2

(na karcie Wstawianie w grupie Tekst). Rysunek 4.19 pokazuje fragment dostępnej listypól Worda.

Po wstawieniu pola w trybie znaków ukrytych ( ) możesz „odsłonić” jego parame-try, używając polecenia Przełącz kody pól (pokazałem to również na rysunku 4.19).Na rysunku został zaprezentowany przykład pola, które wstawia do dokumentu jegonazwę wraz ze ścieżką w systemie plikowym. Jeśli potrzebujesz wstawić do dokumentuinne funkcje kontrolne, przejrzyj pozostałe dostępne kategorie.

Osadzanie obiektów w dokumentach pakietu Office

Pola z datą i odsyłacze należą do dość prostych elementów urozmaicających dokumenty.Na tym jednak nie kończą się możliwości Worda, ale nie sposób ich opisać w krótkiejpublikacji. Wspomnę jedynie o możliwości wbudowywania do dokumentu innychobiektów, takich jak pliki graficzne lub… inne dokumenty Office’a.

2 Przyznam, że do dziś nie rozumiem, dlaczego Microsoft promuje ten koszmarek językowy — ta funkcjawstążki powinna się raczej nazywać „pola aktywne”.

http://www.wnas.pl


Rysunek 4.19. Pola aktywne Worda

Z mojego doświadczenia wynika, że umieszczanie innych dokumentów jako „załącz-ników” jest często stosowane nie tylko w poczcie elektronicznej, ale również w doku-mentach tekstowych i prezentacjach.

Pokażę to na przykładzie:

Otwórz nowy dokument i wpisz w nim kilka zdań.

Kliknij kartę Wstawianie i z grupy Tekst wybierz polecenie Obiekt.

Kliknij zakładkę Utwórz z pliku i wskaż jakiś dokument pakietu Office.

Koniecznie zaznacz opcję Wyświetl jako ikonę i obejrzyj efekt (rysunek 4.20).

Rysunek 4.20.Wstawianie obiektówpakietu Officedo dokumentu


Inne dokumenty możesz wstawić do Worda jako swego rodzaju aktywny fragment(wówczas treść wstawionego dokumentu rozepchnie treść bieżącego) lub jako załącz-nik — i to ten drugi sposób zaprezentowałem na rysunku.

Dokument wbudowany możesz dwukrotnie kliknąć i otworzyć, możesz również połą-czyć ikonę pliku z prawdziwym dokumentem na dysku, tak aby nie włączać jego kopii,ale aktywny odsyłacz.

Wstawione dokumenty są reprezentowane klasycznymi ikonami znanymi z Eksplo-ratora plików (lub Findera, jeśli używasz Mac OS).

Rozdział 5.

Tabele i układ kolumnowy

Niejednokrotnie podczas pisania trzeba dołączyć do tekstu różnorakie tabele, na przy-kład w celu zaprezentowania zestawów danych liczbowych. Tabelki pozwalają naporządkowanie informacji i niewątpliwie sprawiają, że dokumenty wyglądają bardzoefektownie. Word zawiera wiele zaawansowanych narzędzi do budowy tabel, któreopiszę w tym rozdziale.

Oprócz klasycznych sposobów tworzenia tabel omówię także praktyczny sposób nasymulowanie układu wielokolumnowego (gazetowego) za pomocą tabel z niewidocz-nymi krawędziami. To ciekawe zastosowanie tabel będzie praktycznym ćwiczeniemwykorzystania nabytych umiejętności związanych z ich tworzeniem i formatowaniem.

Podstawowe techniki rysowania tabelTabele w Wordzie najłatwiej tworzyć, rysując je bezpośrednio na ekranie przy użyciunarzędzi znajdujących się na karcie Wstawianie w grupie Tabela. Zawierają one pod-stawowe narzędzia do budowania tabel, których użycie nie powinno sprawić kłopotunawet początkującym użytkownikom.

Na rysunku 5.1 możesz zobaczyć kreator, który uaktywnia się po kliknięciu ikonyTabela znajdującej się na karcie Wstawianie w grupie Tabele.

Rysowanie wstępnego układu tabeli polega na przesuwaniu myszy i rozszerzaniu obszaruzaznaczenia w okienku kreatora; ponadto w tle, w obszarze roboczym edytora, ujrzysztabelę naturalnej wielkości. Z rysowania tabeli możesz zrezygnować, naciskając kla-wisz Esc; jeśli natomiast chciałbyś ją zachować, po prostu kliknij lewym przyciskiemmyszy w punkcie pokazanym na rysunku — zostanie ona wówczas zapisana w obszarzeroboczym edytora.

Jak (niestety) łatwo zauważyć, tabelka, która pojawi się na ekranie, nie jest zbyt este-tyczna i wymaga wielu „upiększeń”, na przykład zmiany rozmiaru, stylu obramowania,koloru wypełnienia komórek itp. Zmiana stylu obramowania jest możliwa przy użyciudodatkowych narzędzi dostępnych w grupie Obramowania (rysunek 5.2).


Rysunek 5.1.Tworzenie tabeliw Wordzie

Rysunek 5.2. Grupa przycisków Obramowania

Od momentu kliknięcia przycisku Rysuj tabelę możliwe jest „malowanie” mysząbrzegów krawędzi tabeli w obszarze roboczym dokumentu, natomiast styl i grubośćpióra będą zależały od wyborów dokonanych na rozwijanych listach w omawianejgrupie przycisków. Zauważ, że w trybie rysowania wskaźnik myszy przybierze postaćołówka — wówczas możesz rozpocząć rysowanie tabelki bezpośrednio na stronie doku-mentu Word. W tym celu należy wcisnąć i przytrzymać lewy przycisk myszy, a następ-nie przeciągnąć wskaźnik po ekranie — linia pojawi się za wskaźnikiem.

Rozdział 5. ♦ Tabele i układ kolumnowy 93

Jeśli jako styl pióra wybierzesz Bez obramowania, to rysując nim, możesz łatwo wyma-zać już narysowane obramowania. Możesz także użyć przycisku z ikoną gumki widocz-nego na karcie Układ w grupie Rysowanie ( ).

Jeśli nie widzisz przycisków omawianych w tym punkcie, kliknij myszą w obrębietabeli (ustaw na niej tzw. fokus) i wybierz kartę Projektowanie, która pojawi siędynamicznie w prawym górnym rogu wstążki.

Oczywiście Word został wyposażony w szereg dodatkowych ułatwień, które pozwa-lają sprawnie zmieniać wygląd i układ tabel. Z dostępnych mechanizmów na szcze-gólną uwagę zasługuje możliwość włączania lub wyłączania obramowań; co więcej,można całkowicie zmienić styl tabeli według jednego z wbudowanych wzorców(rysunek 5.3) — i to za pomocą dwóch kliknięć myszą!

Rysunek 5.3. Zmiana stylu formatowania tabeli w Wordzie

Opisywanie szczegółowo narzędzi zawartych w grupie Style tabeli nie ma za bardzosensu; w ramach ćwiczenia polecam jednak utworzenie pustej tabelki, na przykład o roz-miarze 3×4, i nadanie jej różnych stylów w celu zobaczenia ich faktycznego wygląduna ekranie. Wypróbuj także narzędzie Cieniowane — dzięki niemu uzyskasz naprawdęciekawe efekty!

Aby w prosty sposób przechodzić między komórkami tabeli, skorzystaj z klawiszyTab (o jedną komórkę w prawo) i Shift+Tab (o jedną w lewo). Klawisz Tab zastoso-wany w ostatniej (prawej dolnej) komórce tabeli dokłada do niej nowy wiersz; przyokazji zostaną zachowane wszystkie grubości i style linii.

Word, oprócz wspomagania procesu rysowania nowych tabel, oferuje szereg gotowychwzorców, które można odnaleźć na karcie Wstawianie w grupie Tabela po wybraniupolecenia Szybkie tabele. W tabeli 5.1 pokazuję kilka przykładów gotowych wzorców,które generuje Word po wybraniu pozycji menu opisanej w nawiasie (wzorców jestznacznie więcej, podałem tylko kilka wybranych przykładów).


Tabela 5.1. Wzorce gotowych tabel w Wordzie

Wadą wzorca tabeli jest sztywna struktura. Aby skutecznie modyfikować wzorce,należy zatem nabrać wprawy w dopasowywaniu wielkości wierszy i kolumn, a takżeumieć je dodawać lub usuwać. Zagadnienia te opiszę w kolejnym podrozdziale.

Modyfikowanie struktury tabeliPodstawową zasadą podczas pracy z tabelami jest kontrolowanie jej atrybutów: kra-wędzi, kolorów (linii, wypełnienia) i parametrów pióra. Nieumiejętność właściwej ocenyefektów naszej pracy wynika często z braku kontroli nad strukturą tabeli. Owszem, gdytabelka posiada wyraźne krawędzie, to wszystko jest proste — widzimy bowiem każdyelement; sprawy się komplikują, kiedy wymazujemy obramowanie (styl pióra Brakkrawędzi), nie modyfikując samej struktury.

Na szczęście Word może pokazywać tzw. linie siatki tabeli, nawet gdy nie są one dru-kowane. Linie siatki są specjalnymi liniami rysowanymi przerywaną kreską na ekra-nie, które pokazują granice zajmowane przez kolumny i wiersze tabeli. Jeśli liniesiatki są wyłączone, na ekranie widoczne będą wyłącznie obrysowane krawędzie, cobardzo utrudnia pracę z tabelami — musimy się niejako domyślać, jaka jest faktycznastruktura tabeli. Linie siatki nie są drukowane, ale bardzo pomagają podczas projekto-wania tabel i modyfikowania ich formatowania.

Kliknij teraz w obrębie dowolnej tabeli w dokumencie. Jak już wiesz, na wstążce Wordapojawią się dwie dodatkowe karty: Projektowanie i Układ. Przejdź do tej drugiej i jeśliprzycisk Wyświetl linie siatki jest wyłączony, włącz go (rysunek 5.4).

Linie siatki pokazują obszar zajmowany przez nieobramowane komórki. Dopierowtedy, gdy są wyświetlone, naprawdę widać, ile i jakiego rozmiaru komórek znajdujesię w tabeli!

Możliwość manipulowania strukturą i zawartością komórek w tabeli jest zależna odwcześniejszego zaznaczenia interesujących nas elementów. Na rysunku 5.5 pokazuję pod-


Rysunek 5.4. Włączanie wyświetlania linii siatki tabeli w Wordzie

stawowe techniki zaznaczania wierszy i kolumn. Szczególnie użyteczne jest sprawnecelowanie w granice komórek, aby za pomocą specjalnego kursora ( ) można byłoprzeciągać granicę kolumny w lewo lub w prawo, regulując jej szerokość.

Rysunek 5.5.Zaznaczanie wierszyi kolumn tabeli orazzmiana rozmiaru

Zapamiętaj:

Zaznaczanie wybranych komórek tabeli jest także możliwe za pomocą klawiatury(szczerze mówiąc, jest ono nawet znacznie prostsze i bardziej precyzyjne niż przyużyciu myszy). Aby zaznaczać komórki tabeli z wykorzystaniem klawiatury,ustaw kursor w wybranej komórce tabeli, naciśnij i przytrzymaj klawisz Shift,a palcem drugiej ręki naciskaj klawisze ← lub → (strzałka w lewo lub w prawo),co spowoduje zaznaczanie sąsiadujących komórek.

Przycisk (nowość w Wordzie 2013) pojawia się, gdy umieścisz wskaźnikmyszy w miejscu, w którym edytor może wstawić nowe wiersze lub kolumny— wypróbuj tę funkcję, gdyż jest bardzo wygodna.

Przycisk pozwala zaznaczyć szybko całą tabelę, na przykład aby ją chwycići przesunąć, skasować, zmienić format we wszystkich komórkach itp.

Dodatkowo szereg użytecznych opcji jest dostępnych w menu kontekstowym, którepojawia się po zaznaczeniu wiersza (klikamy myszą z lewej strony wiersza) lub kolumnytabeli (klikamy myszą tuż nad górnym wierszem tabeli). Menu podręczne pojawi sięoczywiście także po samym kliknięciu prawym przyciskiem myszy wewnątrz dowol-nej komórki tabeli; zawiera ono polecenia, które pozwalają m.in. przesuwać i dodawaćkolumny lub wiersze, podzielić komórkę na dwie komórki lub większą ich liczbę bądźustalić kierunek pisania tekstu (rysunek 5.6).


Rysunek 5.6.Funkcje służącedo operowaniana komórkach tabeliw menu podręcznymWorda

Osoby znające poprzednie wersje Worda docenią uproszczenia, jakich dokonano w menupodręcznym w Wordzie 2013 — nie jest już ono tak przeładowane opcjami, jak tobyło wcześniej. Dzięki temu łatwiej odnaleźć potrzebne polecenia. Pasek szybkiegoformatowania także został przebudowany i pomaga w efektywnym modyfikowaniuzarówno formatu, jak i układu tabeli.

Jeśli zaznaczymy myszą kilka komórek, uaktywni się polecenie Scal komórki. Klika-jąc prawym przyciskiem w obrębie pojedynczej komórki, ujrzymy dla odmiany pole-cenie Podziel komórki. Dzięki dzieleniu i łączeniu komórek oraz prostocie zmiany ichszerokości i wysokości możemy utworzyć dowolną strukturę tabeli. Na rysunku 5.7pokazuję tę samą tabelę 3×4, która różni się tylko tym, że kilka komórek w pioniei poziomie zostało połączonych!

Rysunek 5.7. Zmiana struktury tabeli przez proste łączenie komórek


Jeśli w połączonych komórkach chcesz wyśrodkować tekst względem górnego i dol-nego brzegu komórki, dobierz odpowiednie odstępy przed akapitem i po nim.

Pewne częściej używane polecenia dotyczące tabel uaktywniają się na dodatkowejkarcie Układ, która jest widoczna po kliknięciu myszą tabeli w obszarze roboczymedytora (tabela 5.2).

Tabela 5.2. Polecenia dotyczące tabel umieszczone na dodatkowej karcie Układ

Grupa (polecenie) Przycisk (uwagi)

Tabela (Zaznacz)

Wiersze i kolumny (Usuń) W przypadku usuwaniakomórki znajdującej sięwewnątrz tabeli obszarpo usuwanej komórce możezostać dosunięty w wolnemiejsce zgodnie z regułamipokazanymi w okienkuUsuwanie komórek.

Wiersze i kolumny(Wstaw…)

Scalanie (Scal komórki,Podziel komórki,Podziel tabelę)

Scalanie zadziała w przypadku zaznaczenia więcej niż jednej komórki!Rozmiar komórki(Autodopasowanie)

Rozmiar komórki Precyzyjne regulowanie rozmiaru komórki.

Rozmiar komórki Automatyczne dopasowanie identycznej szerokości(wysokości) zaznaczonych kolumn (wierszy).

Wyrównanie

Określa sposób wyrównania zawartości komórki— w pionie i poziomie w obrębie komórki.


Tabela 5.2. Polecenia dotyczące tabel umieszczone na dodatkowej karcie Układ — ciąg dalszy

Grupa (polecenie) Przycisk (uwagi)

Wyrównanie(Kierunek tekstu)

Pozwala zmienić kierunek tekstu, na przykładw celu pisania w pionie.

Wyrównanie(Marginesy komórki)

Tutaj możemy zmienić odstęp tekstu w komórceod jej brzegów, a także włączyć odstępy pomiędzykomórkami tabeli.

Dane (Sortuj)

Pozwala szybko sortować całą tabelę względemwybranych kolumn.

Dane (Powt. wiersze nagł.) W bardzo długich, wielostronicowych tabelachmożliwe jest powtórzenie wierszy nagłówkana początku każdej nowej strony.

Dane (Konwertuj na tekst) Pozwala łatwo rozdzielić dwie tabele, któresię ze sobą skleiły (zaznacz wybrany wierszpomiędzy tabelami i przekonwertuj go na tekst),lub całkowicie zlikwidować układ tabelibez kasowania jej zawartości.

Tryb wielokolumnowy (gazetowy)Tryb wielokolumnowy najprościej uzyskać, wstawiając tabelę o żądanej liczbie kolumn(np. 2 lub 3) w jednym wierszu i usuwając widoczne obramowanie. Odstęp pomiędzykolumnami będzie wówczas utworzony poprzez nieco węższą kolumnę (rysunek 5.8).


Rysunek 5.8.Układ kolumnowyjako tabela bezkrawędzi

We właściwościach tabeli na karcie Układ (grupa Wyrównanie, polecenie Marginesykomórki) możesz ustalić niezerowy odstęp pomiędzy komórkami tabeli.

W Wordzie, oprócz pracy z tabelkami bez krawędzi, możliwa jest również bezpośredniapraca w układzie kolumnowym (rysunek 5.9). Aby zdefiniować liczbę kolumn, wybierzkartę Układ strony i narzędzie Kolumny z grupy Ustawienia strony.

Rysunek 5.9.Układ kolumnowyw Wordzie

Wybór pomiędzy pracą z tabelami a układem kolumnowym zależy od preferencjiużytkownika. Układ kolumnowy w najnowszych wersjach Worda stał się na szczęściedość przyjazny dla użytkownika i rozwiązanie to można wreszcie bez wahania polecić,choć dopracowanie ergonomii tej funkcjonalności zajęło firmie Microsoft trochę czasu.

Bardzo długie tabele (wielostronicowe)Duże i skomplikowane tabele zajmują niekiedy więcej niż jedną stronę. Podczas wypeł-niania tabelki kolumnami liczb dodajemy sukcesywnie kolejne wiersze, aż w pewnymmomencie Word samoczynnie przenosi jej część na następną stronę. Problemem dłu-gich tabel jest brak nagłówka na kolejnych stronach — komputer tworzy co prawdanowe wiersze, ale tabelki wyglądają, jakby były bez „głowy”.

Na szczęście projektanci edytorów przewidzieli tę sytuację i umożliwili zadeklarowaniefragmentu tabelki jako jej nagłówka, który jest konsekwentnie powielany na początkukażdej nowej strony.


Zaznacz myszą wiersz tabelki, który chcesz wskazać jako nagłówek (mogąto być nawet 2 – 3 początkowe wiersze, jeśli uznasz, że poprawi to czytelnośćdokumentu).

Kliknij na wstążce dodatkową kartę Układ.

W grupie przycisków o nazwie Dane kliknij narzędzie .

Od tego momentu na każdej nowej stronie wybrane przez Ciebie nagłówki będą auto-matycznie dokładane.

W trybie wielokolumnowym nagłówki zostaną powtórzone nie tylko na początku nowejstrony, ale i każdej nowej kolumny!

Rozdział 6.

Nagłówki, stopki i spisy(nie tylko treści)

Oglądając dowolne dłuższe dokumenty, takie jak książki, sprawozdania czy wypraco-wania, łatwo zaobserwować, że wyglądają bardziej profesjonalnie, jeśli są wzbogaconeo nagłówki lub stopki, czyli informacje powtarzające się na każdej stronie w tych samychmiejscach, na przykład numer strony w prawym dolnym rogu, tytuł publikacji powtó-rzony na górze każdej strony itp.

Jednak większość prac z edytorem polega na pisaniu krótkich, najwyżej kilkustronico-wych pism, na przykład listów, życiorysów czy podań. W takich dokumentach wystar-czającym elementem ułatwiającym nawigację jest wydruk numeru strony. Aby wsta-wić numerację, przejdź na kartę Wstawianie i w grupie Nagłówek i stopka wybierzNumer strony. Następnie określ pozycję numeru na stronie (np. góra lub dół strony)i… to wszystko (rysunek 6.1).

Rysunek 6.1. Wstawianie numeru strony do dokumentu


W obszarze nagłówka widoczny jest dziwny znak: . Jest to tzw. pole Worda, czylispecjalny kod odczytywany przez edytor, który podstawia pod niego różne treści lubwykonuje pewne polecenia — w naszym przypadku Word będzie tam wstawiał aktualnynumer strony. Nie przejmuj się, jeśli ten numer nie jest poprawny, przed wydrukiemWord go na pewno odświeży.

Przycisk Numer strony wyświetla kilka wzorców nagłówka, wystarczy wybrać jedenz nich i, już na ekranie, uzupełnić go o dodatkowe informacje (można dopisać dowolnytekst, trzeba tylko uważać, aby nie wykasować przez przypadek pola z numerem strony,które będzie automatycznie aktualizowane przez Worda przed wydrukiem). Jeśli maszochotę, możesz w prosty sposób wprowadzić do nagłówka podkreślenie — wystarczy,że na karcie Narzędzia główne wybierzesz odpowiedni styl obramowania, używającprzycisku widocznego w grupie Akapit.

Jak zobaczysz w następnych punktach, uzyskanie interesująco wyglądających nagłów-ków lub stopek w obu omawianych w tej książce edytorach jest banalnie proste. Zanimjednak opiszę te zagadnienia, musisz nabrać wprawy w tworzeniu dokumentów wielo-stronicowych oraz nawigacji po nich.

Dla ułatwienia podczas nauki zagadnień opisywanych w tym rozdziale włącz opcjęwyświetlania znaków ukrytych (przycisk na karcie Narzędzia główne), aby kontrolo-wać położenie kursora tekstowego i liczbę wstawionych (poprzez naciśnięcie kla-wisza Enter) pustych wierszy oraz znaków podziału.

Podział dłuższych dokumentówna strony

W trakcie wpisywania tekstu w dokumencie musisz pamiętać o kilku prostych regu-łach, które ułatwią tworzenie dokumentów wielostronicowych oraz nawigację po nich:

Podczas pisania edytor samodzielnie dzieli tekst na wiersze i strony. Jeśli wyraznie mieści się w danym wierszu, zostaje automatycznie przeniesiony do nowego.W podobny sposób program przeprowadza podział na strony — automatyczniedokłada nowe, tak aby optymalnie rozmieścić całość wpisywanego tekstu.

Naciśnięcie klawisza nowej linii (klawisz Enter) definiuje blok tekstu jako akapit(omawialiśmy już to pojęcie), czyli jednostkę, która może być poddawanawyrównaniu i innym operacjom formatowania jako nierozłączna całość.W nagłówkach i stopkach akapity będą zazwyczaj jednowierszowe.

Jeśli chcesz przejść na nową stronę, nie wprowadzaj wielu znaków końca linii(klawisz Enter), stosuj raczej specjalne, ukryte znaki podziału strony(rysunek 6.2).

Rozdział 6. ♦ Nagłówki, stopki i spisy (nie tylko treści) 103

Rysunek 6.2.Wstawianie znakunowej strony

W trybie wyświetlania znaków ukrytych (przycisk na karcie Narzędzia główne) powstawieniu znaku nowej strony możesz w Wordzie zobaczyć specjalny znak Podziałstrony (pokazałem go na rysunku 6.2) — jest to oczywiście element niedrukowalny;można go usunąć przy użyciu klawiszów Del lub Backspace.

Nawigacja

Nawigacja po długim dokumencie może sprawiać kłopot nawet zaawansowanym użyt-kownikom edytora, dlatego polecam zapamiętanie znaczenia następujących klawiszyi skrótów klawiszowych:

Home — skok na początek linijki, w której znajduje się kursor.

End — skok na koniec linijki, w której znajduje się kursor.

Ctrl+Home — skok na początek dokumentu.

Ctrl+End — skok na koniec dokumentu.

PgUp/PgDn — umowna strona w górę/w dół.

F5 lub Ctrl+G — skok do określonej strony lub sekcji (rysunek 6.3).

Rysunek 6.3.Poruszanie siępo długim dokumencie(klawisz F5)

W celu przejścia do wybranej strony wpisz jej numer w polu zaznaczonym na rysunkui naciśnij przycisk Następny lub po prostu Enter.

Jeśli nie zamierzasz użyć funkcji oferowanych przez wywołane okienko, naciśnijklawisz Esc.


Wyszukiwanie i zamiana tekstu

Cóż z tego, że wiesz, jak przejść do danej strony, jeśli nie wiesz do której? Może jednakpamiętasz jakieś słowo na niej występujące lub fragment zdania. Jeśli tak, naciśnijCtrl+F i skorzystaj ze specjalnego panelu nawigacji, który pojawi się z lewej stronyekranu (rysunek 6.4).

Rysunek 6.4. Przeszukiwanie dokumentu

W celu odnalezienia słowa lub frazy wpisz je w polu Nawigacja — nie musisz nawetnaciskać klawisza Enter, gdyż Word przeszukuje tekst w trakcie pisania, dopasowującwzorzec do zawartości dokumentu i podświetlając wynik w tekście!

Po kliknięciu w panelu nawigacji proponowanego fragmentu program Word przejdziedo poszukiwanego słowa. Możesz wówczas nacisnąć klawisz Esc, aby zlikwidowaćokienko, i kliknąć myszą, żeby usunąć zaznaczenie „zaczernionego” słowa — pozwoliCi to uniknąć przypadkowego wykasowania go.

Jak łatwo zauważyć, okienko pokazane na rysunku 6.3 obsługuje także tryb wyszuki-wania i zamiany tekstów (kliknij po prostu zakładkę Zamień). Zamiana tekstów jestużyteczną funkcją, gdyż pozwala w bardzo prosty sposób (kilkoma kliknięciami myszy)zamienić błędnie napisany wyraz w całym dokumencie. Możesz od razu „wskoczyć”do trybu wyszukiwania i zamiany, korzystając ze skrótu klawiszowego Ctrl+H(rysunek 6.5).

W okienku wyszukiwania możesz odkryć szczegółowy panel opcji wyszukiwania. W tymcelu kliknij przycisk Więcej (zamieni się on wówczas w przycisk Mniej) i zdefiniujdodatkowe kryteria wyszukiwania, na przykład z uwzględnieniem wielkości liter lubznaków specjalnych. W ramach ćwiczenia sprawdź samodzielnie, jakie funkcje kryjąsię pod przyciskiem Specjalne.


Rysunek 6.5. Wyszukiwanie i zamiana tekstów w Wordzie

Stopki i nagłówki w WordzieW najnowszych wersjach Worda — w porównaniu z historyczną już wersją 2003 —znacznie uproszczono definiowanie nagłówków i stopek. Można wręcz powiedzieć, żeobecnie praca z nagłówkami i stopkami stała się naprawdę nieskomplikowana i zrozu-miała dla zwyczajnego użytkownika. Spójrz na prosty przykład umieszczony na samympoczątku rozdziału, który ilustrował, jak za pomocą kilku kliknięć myszy zdefiniowaćnagłówek zawierający numer strony.

Spójrzmy teraz, jak zdefiniować dowolny nagłówek w dokumencie Worda.

Wejście w tryb tworzenia nowego nagłówka jest możliwe po wybraniu na karcie Wsta-wianie polecenia Nagłówek (grupa Nagłówek i stopka).

Word zaproponuje wówczas kilka gotowych szablonów — wystarczy kliknąć odpo-wiedni wzorzec, aby szybko przejść do edycji (rysunek 6.6).

Gdy już to zrobisz, w pierwszych dwóch polach nagłówka oznaczonych [Wpisz tutaj]wpisz dowolną treść, zależną od zawartości dokumentu, na przykład Zestawienie wy-datków i Rok 2013. Następnie kliknij trzecie pole i na karcie Wstawianie na wstąż-ce kliknij przycisk Numer strony wstawiający specjalne pole Worda odczytujące zdokumentu aktualny numer strony, po czym wybierz opcję Bieżące położenie i kliknijpanel, który pojawi się z lewej strony (Zwykły numer — rysunek 6.7).

Gdy już wstawisz pole numeru strony, kliknij kartę Narzędzia główne i z grupy Akapitpod przyciskiem Krawędzie ( ) wybierz z listy rozwijanej opcję Krawędź dolna.


Rysunek 6.6. Definiowanie nagłówka i stopki w Wordzie

Rysunek 6.7.Wypełnianiezawartości nagłówka

W ten zaskakująco prosty sposób nasza przykładowa strona została wzbogacona o nagłó-wek, w którym — oprócz pewnego stałego tekstu —będzie się dynamicznie zmieniałnumer strony, oczywiście, pod warunkiem że sam dokument będzie zawierał wielestron tekstu (powstawiaj kilka znaków końca strony za pomocą Ctrl+Enter, aby to zwe-ryfikować). Na dodatek całość zostanie od razu elegancko podkreślona (rysunek 6.8)!

Ostatnie porady:

Jak usunąć cały nagłówek? Zaznacz go w całości w trybie jego edycji, używającskrótu klawiszowego Ctrl+A, i naciśnij klawisz Del.


Rysunek 6.8. Nagłówek wyposażony w dynamiczne oznaczenie numeru strony

Aby powrócić do trybu edytowania treści dokumentu, kliknij dwukrotnie gdzieśw obszarze dokumentu lub wciśnij przycisk Zamknij nagłówek i stopkę (jeżeli jestwidoczny). Jeśli chcesz coś zmodyfikować w nagłówku, kliknij dwukrotnie w jegoobszarze lub kliknij prawym przyciskiem myszy w obrębie nagłówka i z menu pod-ręcznego wybierz polecenie .

Jak zdefiniować stopkę? Tak samo jak nagłówek — wystarczy, że kliknieszprzycisk Stopka z karty Wstawianie!

Jak usunąć podkreślenie (pozostałość usuniętego nagłówka lub stopki)? Przejdźdo grupy Akapit na karcie Narzędzia główne i z dostępnych typów ramek i kresek(przycisk ) wybierz .

Różne stopki i nagłówkidla odrębnych części dokumentu

Opisane do tej pory zasady definiowania nagłówków i stopek nie rozwiązują problemuich różnicowania w zależności od sekcji dokumentu. Załóżmy, że na pierwszych dzie-sięciu stronach dokumentu chcemy umieścić w nagłówku tekst:

a od strony 11 wzwyż:

Niestety, definicja nagłówka pokazana do tej pory działa w obrębie całego dokumentu,dlatego nie da się w żaden sposób pogodzić istnienia dwóch odrębnych nagłówkóww ramach jednego dokumentu, dokonując ponownej edycji nagłówka na jednej z dal-szych stron. Można to jednak zrobić, ale trzeba dodatkowo poinformować Worda, żestrony 1 – 10 różnią się od strony 11 i następnych, zatem powinny być traktowane odręb-nie jako osobne sekcje.


Definiowanie podziału dokumentu na sekcje nie jest trudne. W tym celu:

Wybierz w dokumencie miejsce, w którym chcesz zdefiniować linię podziałudokumentu na sekcje (będzie to kolejny znak niedrukowalny, który poznasz).

Na karcie Układ strony znajdź przycisk Znaki podziału i z dostępnych typówpodziałów sekcji wybierz na przykład Następna strona (rysunek 6.9).

Rysunek 6.9. Dzielenie dokumentu na sekcje

Do tekstu zostanie wstawiony znak podziału strony, który będzie jednocześnie zna-kiem podziału sekcji. Oczywiście możesz dokonać wyłącznie podziału na sekcje, bezrozpoczynania nowej strony — służy do tego opcja typu podziału o nazwie „ciągły”.W trybie wyświetlania znaków ukrytych zobaczysz napisy:

lub

Aby zdefiniować odrębne nagłówki dla obu sekcji, wystarczy teraz wykonać nastę-pujące kroki:

Zdefiniuj nagłówek pierwszej sekcji (ustawiając kursor w dowolnymmiejscu między 1 a 10 stroną tekstu) — z karty Wstawianie wybierzNagłówek i zdefiniuj go.

Przemieść kursor do drugiej sekcji — zerknij na pasek stanu Worda, tj. dolnączęść jego okna, gdzie można odczytać numer sekcji, w której znajduje się kursor.Jeśli nie widzisz numeru sekcji, kliknij w obrębie paska stanu prawymprzyciskiem myszy i włącz go odpowiednią opcją z menu kontekstowego.

Kiedy przejdziesz do drugiej sekcji, kliknij dwukrotnie nagłówek, aby mócgo edytować. Na karcie Projektowanie w sekcji Nawigacja wyłącz opcję Połączz poprzednim (rysunek 6.10).


Rysunek 6.10. Rozłączanie definicji nagłówków pomiędzy sekcjami dokumentu

Zauważ, że Word informuje o typie nagłówka. Dla powtórzonego nagłówka wyświetlakomentarz „Taki jak poprzednio”, a dla odrębnego nagłówka w sekcji drugiej niewyświetla komentarza.

Przez naciśnięcie tego przycisku „rozłączyłeś” sekcje pierwszą i drugą, dlatego zdefinio-wanie nagłówka w sekcji drugiej nie wpłynie na nagłówek w sekcji pierwszej. Możeszjuż teraz bezpiecznie zdefiniować odrębny nagłówek dla sekcji drugiej, na przykładpodmienić napis Zestawienie wydatków na inny. Na rysunku 6.11 pokazuję możliwyefekt naszej pracy w przykładowym dokumencie.

Rysunek 6.11. Odrębne nagłówki w dokumencie Worda

Stopki i nagłówki dla zaawansowanychWord pozwala na definiowanie wielu innych interesujących opcji związanych z nagłów-kami i stopkami, które są przydatne szczególnie w bardzo długich dokumentach. Jednąz bardziej użytecznych możliwości jest definiowanie odrębnych nagłówków i stopekdla stron parzystych i nieparzystych lub dla pierwszej strony sekcji.


Na rysunku 6.12 pokazuję ustawienia na karcie Projektowanie, które pozwalają nauzyskanie takiego efektu. Karta Projektowanie pojawi się, gdy umieścisz kursor w obrę-bie nagłówka lub stopki (musisz przejść do trybu edycji).

Rysunek 6.12. Zaawansowane opcje nagłówków i stopek w Wordzie

Pokazane na rysunku przyciski są dość czytelnie opisane i liczę, że nie sprawią nikomutrudności — zachęcam do czynnej zabawy, tzn. utworzenia krótkiego dokumentui poustawiania wskazanych opcji, na przykład odrębnego nagłówka dla strony pierw-szej (opcja Inne na pierwszej stronie) itp.

W dokumencie wielostronicowym i zawierającym wiele sekcji przyda się także sze-reg przycisków z grupy Nawigacja, dzięki którym można łatwo przechodzić od stopkido nagłówka tylko jednym kliknięciem lub też przeskakiwać pomiędzy nagłówkami(stopkami) kolejnych sekcji.

Numeracja stron dla zaawansowanychW bardzo dużych publikacjach (np. książkach) powszechną praktyką jest dzielenieich na kilka odrębnych plików. Problemem staje się wówczas numeracja stron, któraw każdym nowym dokumencie zaczyna się od numeru 1, co nie jest efektem pożądanym!Na szczęście w Wordzie można bardzo łatwo i w dowolnym momencie pracy nad doku-mentem włączyć tryb numeracji „na żądanie”, pozwalający wskazać numer stronypoczątkowej. W tym celu:

Otwórz dokument, w którym chcesz zmienić numer strony początkowej.

Z karty Wstawianie wybierz polecenie Numer strony, kliknij Formatuj numerystron i określ nowy numer początkowy (rysunek 6.13).

Od tego momentu, jeśli przy użyciu polecenia Numer strony (na karcie Wstawianie)wstawisz pole numeru strony na przykład do nagłówka, będzie ono drukowane z usta-lonym wcześniej numerem początkowym.

Jak możesz zobaczyć na rysunku, numer strony możesz wymusić lub ustalić jakowzględny wobec wcześniejszego (Kontynuuj z poprzedniej sekcji). Dzięki temu w doku-mentach wielosekcyjnych możesz zachować ciągłość numeracji.


Rysunek 6.13.Zmiana numeracjistron w Wordzie

Numeracja stron może być także dopasowana do własnych potrzeb — rozwijana listaFormat numeracji zawiera kilka szablonów (np. litery alfabetu zamiast cyfr czy nume-racja rzymska).

Numerowanie nagłówków i spis treściChyba zdołałem już udowodnić, że używając Worda, można napisać dowolnie złożonydokument. Poznałeś niezbędne zasady formatowania, sposoby wymuszania stronico-wania według własnego uznania, możliwości definiowania stopek i nagłówków itd.

Do szczęścia brakuje już tylko elementów, które są użyteczne w długich dokumentach,na przykład książkach, choć przydają się też w kilkustronicowych broszurkach. Są tospis treści, przypisy i odsyłacze.

Przygotowanie dokumentu

Spis treści jest mapą dokumentu, która pokazuje jego strukturę (podział na rozdziały,podrozdziały, punkty i podpunkty). W powiązaniu z automatycznie uzupełnianymi przezWord numerami stron jest to podstawowy element każdej profesjonalnej publikacji.

Aby na podstawie dokumentu utworzyć spis treści, powinieneś przygotować dokumentjuż podczas pisania, choć nic się nie stanie, jeśli przymierzysz się do tego nieco później.

Word pozwala na automatyczne tworzenie spisu treści na podstawie pewnych dodat-kowych informacji wprowadzonych przez użytkownika. Pamiętaj również, że nie musisznumerować rozdziałów, sekcji i podsekcji samodzielnie, gdyż edytor potrafi to zrobićza Ciebie!

Tytuły rozdziałów czy podrozdziałów, które znajdą się w spisie treści, powinny byćkrótkie i zwięźle definiować zawartość danego fragmentu tekstu, na przykład „Wstęp”,„Rys historyczny”, „Zakończenie”. Każdy wiersz musi być zakończony znakiem Enter,aby mógł powstać osobny akapit.


Żeby wskazać wiersz, który ma wejść w skład spisu treści, wykonaj następująceczynności:

Kliknij gdzieś w obrębie wiersza.

Korzystając z galerii stylów, zmień styl z Normalny (najczęstszy przypadek)na Nagłówek 1, Nagłówek 2 lub Nagłówek 3, gdzie numery 1 – 3 oznaczająstopień zagnieżdżenia tytułu w spisie treści (rysunek 6.14). Jeśli nie widziszstylów nagłówka w galerii, przejdź do pełnej listy (przycisk ).

Rysunek 6.14. Oznaczanie nagłówków do spisu treści (1)

Wykonaj teraz następujące ćwiczenie:

Napisz kilka linijek tekstu poprzedzonych słowem Przedmowa, które będziemiało stanowić element spisu treści. Po tym słowie musisz wcisnąć klawiszEnter, aby zdefiniować nowy akapit.

Kliknij słowo Przedmowa i zmień jego styl na Nagłówek 1. Zauważ,że automatycznie zmienił się krój i rozmiar czcionki — edytor dodał pogrubieniei powiększył czcionkę.

Kliknij teraz prawym przyciskiem myszy napis Nagłówek 1 i z menu podręcznegowybierz polecenie Modyfikuj. Zmień definicję stylu według własnego uznania(czcionka, kolory, odstępy) i obserwuj wpływ tej zmiany na wygląd dokumentu.

W podobny sposób oznacz stylami nagłówka kilka innych akapitów w jakimś dłuższymdokumencie.

Na rysunku 6.15 przedstawiłem fragment dłuższego tekstu. Na jego przykładzie łatwiejbędzie zrozumieć, które akapity należy oznaczyć jako Nagłówek (trzy kropki w nawia-sach oznaczają duże, nawet kilkustronicowe fragmenty tekstu).


Rysunek 6.15.Oznaczanie nagłówkówdo spisu treści (2)

Jak jednak dodać do oznaczonych nagłówków automatyczną numerację, podobną dowidocznej na rysunku 6.15?

Okazuje się, że w Wordzie automatyczne numerowanie nagłówków (wskazanych przezzmianę stylu na Nagłówek 1, Nagłówek 2…) jest banalnie proste.

Kliknij gdzieś w obrębie dowolnego nagłówka (wiersza oznaczonego stylemNagłówek 1, …, Nagłówek 3).

Wybierz kartę Narzędzia główne i w grupie Akapit odszukaj polecenie Listawielopoziomowa ( ). W okienku, które się pojawi, wybierz styl numerowaniaoparty na stylach nagłówków. Interesujący nas „książkowy” styl numerowanianagłówków został zaznaczony na obrazku pogrubioną ramką (rysunek 6.16).

Word przeanalizuje style dostępne w Twoim dokumencie i automatycznie ponume-ruje wszystkie zaznaczone nagłówki, przestrzegając hierarchii ich zamieszczania.

Wstawianie spisu treści

Jeśli dokument został przygotowany zgodnie ze wskazówkami z poprzedniego pod-rozdziału, samo utworzenie spisu treści będzie już bardzo proste. W tym celu:

Umieść kursor na początku lub na końcu dokumentu — tam, gdzie chceszwstawić spis treści.

Na karcie Odwołania kliknij przycisk Spis treści i wybierz polecenie Wstawspis treści.

Wybierz szablon spisu treści, aby go utworzyć.

Jeśli chcesz uzyskać większą kontrolę nad szablonem spisu, kliknij polecenie Niestan-dardowy spis treści. W okienku, które zobaczysz, możesz wybrać:


Rysunek 6.16. Numerowanie nagłówków w Wordzie

style nagłówka, które posłużą do generowania spisu,

szablon spisu z pełnej listy szablonów Worda,

styl numerowania,

znaki oddzielające numerację od pozycji spisu (rysunek 6.17).

W miejscu, w którym był kursor, powinien się pojawić automatycznie utworzony spistreści (rysunek 6.18).

A oto kilka porad, które ułatwią Ci pracę:

Tworzenie spisu treści będzie znacznie prostsze, jeśli już podczas pisania doku-mentu będziesz systematycznie oznaczał nagłówki i włączysz funkcję ich numero-wania (robi się to tylko raz, potem Word już sam dba o kontynuowanie numeracji).

Przygotuj trochę miejsca na wstawienie spisu treści (kilka pustych wierszy napoczątku lub na końcu dokumentu).

Bywa i tak, że już po utworzeniu spisu treści dopiszesz nowe strony tekstu, pojawiąsię zatem nowe nagłówki i w konsekwencji obecny spis treści przestanie odpowiadaćrzeczywistości. Kliknij wówczas w dowolnym jego miejscu (powinien wtedy zostaćwyszarzony — Word informuje w ten sposób, że nie jest to zwykły tekst, ale automa-tycznie wygenerowany spis) i naciśnij F9. Możesz także kliknąć przycisk Aktualizujspis dostępny na karcie Odwołania (rysunek 6.19).


Rysunek 6.17. Wstawianie spisu treści w Wordzie

Rysunek 6.18. Przykładowy spis treści

Jak zobaczysz, spis zostanie automatycznie uzupełniony o informacje dopisanepóźniej — numeracja stron zostanie zaktualizowana i pojawią się dopisane późniejpozycje.


Rysunek 6.19.Aktualizacja spisutreści w Wordzie

PrzypisyNie wiesz, czym są przypisy? Spójrz na dół tej strony1. Jeśli chcesz dodać w Wordzietaki przypis do dokumentu, ustaw kursor za słowem lub zdaniem, którego ma on doty-czyć, i na karcie Odwołania z grupy Przypisy dolne wciśnij przycisk Wstaw przypisdolny (rysunek 6.20).

Rysunek 6.20.Wstawianie przypisudolnego

Program przesunie kursor na dół strony, gdzie będziesz mógł uzupełnić treść przypisu.

1 Przykład przypisu na dole strony.


OdsyłaczeOdsyłacze są bardzo przydatne przy długich dokumentach, w których chciałbyś naprzykład napisać „patrz str. 34”, „szczegóły w sekcji Miłośnicy słoni” itp. Nie pisz takichtekstów „ręcznie”, gdyż po kilku modyfikacjach podziału na strony zacytowana stronao numerze 34 może się zamienić na przykład na stronę o numerze 35! Znacznie lepszymrozwiązaniem jest zlecenie tej pracy samemu edytorowi tekstu, który będzie automatycz-nie dbał o spójność treści odwołania.

W Wordzie odsyłacz definiujemy w następujący sposób:

Ustaw kursor w miejscu, w którym chcesz zdefiniować odsyłacz, i wpisz tekst,jaki ma go poprzedzać, na przykład Patrz str., Spójrz również itd.

Kliknij kartę Odwołania i z grupy Podpisy wybierz Odsyłacz.

Jako Typ odsyłacza ustaw Nagłówek i sprecyzuj, czy chodzi Ci o odesłanie czytelnikado samej treści nagłówka (Tekst nagłówka), czy też do numeru strony, na której się onznajduje (rysunek 6.21). Jeśli nagłówki są numerowane, możesz odesłać do numerunagłówka — po prostu wybierz opcję Poziom nagłówka (pełen kontekst).

Rysunek 6.21. Wstawianie odsyłacza w Wordzie

Wstawiony odsyłacz będzie automatycznie aktualizowany przed wydrukiem; możeszteż wymusić uaktualnienie, klikając go myszą i naciskając znany Ci już skrót F9.


Aby na przykład w rozdziale książki, który właśnie czytasz, uzyskać efekt podobny do:, należy wpisać Patrz xxx na stronie yyy

i w miejsce xxx i yyy wstawić kolejno odsyłacze do tekstu nagłówka (xxx) i numerustrony (yyy).

W dokumencie pola odsyłacza (a także wszystkie inne automatyczne pola) są celowowyróżnione szarym tłem, abyś nie próbował ich ręcznie korygować — Word zrobi toautomatycznie przed wydrukiem.

Czasami warto także odesłać czytelnika nie do konkretnego nagłówka, ale do określo-nego fragmentu dokumentu, na przykład definicji, nazwy firmy itp. Aby to zadziałało,musisz oznaczyć taki fragment zakładką (rysunek 6.22).

Rysunek 6.22.Definiowanie zakładkii odsyłaczado zakładkiw Wordzie

W tym celu:

zaznacz fragment tekstu („zaczernij” go),

z karty Wstawianie z grupy Łącza wybierz polecenie Zakładka i w polu Nazwazakładki wpisz identyfikator oznaczanego fragmentu (zabronione są odstępyi niektóre znaki specjalne).

Od tego momentu Word będzie pamiętał o oznaczeniu i pozwalał wywoływać do niegoodnośniki w tekście dokumentu.

Wstawianie odnośnika do zakładki jest bardzo podobne do wstawiania odnośnika donagłówka. W tym celu:

Kliknij kartę Odwołania i z grupy Podpisy wybierz Odsyłacz.

Jako Typ odsyłacza wybierz pozycję Zakładka.

Wyszukaj na liście i kliknij zakładkę, do której chcesz zdefiniować odsyłacz.


Sprecyzuj, czy chodzi Ci o odesłanie czytelnika do tekstu zakładki, czy teżdo numeru strony, na której się ona znajduje.

Aktualizację spisów treści i odsyłaczy możesz wymusić, zaznaczając cały tekst(Ctrl+A) i naciskając klawisz F9. Pamiętaj, aby po tej czynności kliknąć myszą w obrę-bie tekstu, inaczej naciśnięcie dowolnego klawisza skasuje cały zaznaczony tekst!

SkorowidzeSkorowidze, czasami zwane z języka angielskiego indeksami, wymagają dużej pracy,jednak dobrze przygotowane mogą znakomicie poprawić czytelność tekstu.

Czym jest skorowidz? Na rysunku 6.23 pokazuję fragment skorowidza i jego podstawoweelementy: hasła główne, hasła podrzędne i odsyłacze.

Rysunek 6.23.Przykładowyskorowidz

Tak jak spis treści ułatwia nawigację po strukturze dokumentu, tak skorowidz pozwoliłatwo wskazać treści, które chcemy uwypuklić.

Skorowidz jest wykazem haseł odzwierciedlających występujące w dokumencietreści. Hasła mogą dotyczyć nowych dla czytelników pojęć, nazw własnych, a w pra-cach naukowych często nazwisk cytowanych autorów.

Autor dokumentu musi jednak dokonać świadomego wyboru treści podczas czynnościzwanej indeksowaniem dokumentu, która polega na wstawianiu do jego treści niewi-docznych znaczników. To na ich podstawie Word będzie tworzyć skorowidz.

Aby oznaczyć hasło do skorowidza, wystarczy:

zaznaczyć fragment tekstu („zaczernić” go), na przykład hasło do skorowidza,

z karty Odwołania z grupy Indeks wybrać polecenie Oznacz wpis (rysunek 6.24).


Rysunek 6.24.Oznaczanie hasłado skorowidza

Pokazane na rysunku okienko Oznaczanie wpisu indeksu pozwala na zmodyfikowaniehasła, które znajdzie się w skorowidzu. Przykładowo możliwe jest zaznaczenie słowaKopernika (jeśli tak zostało wpisane do dokumentu, na przykład w treści zdania wyrazma formę dopełniacza) i poprawienie go w okienku na Kopernik. Aby dokończyć defi-niowanie hasła, kliknij przycisk Oznacz.

W naszym przykładzie już po oznaczeniu hasła Kopernik, jeśli włączysz tryb zna-ków ukrytych ( ), zobaczysz wstawiony tekst: . Jak łatwo zauwa-żyć, treść hasła może zostać zmodyfikowana lub usunięta — oczywiście w trybieznaków ukrytych ewentualne poprawki można naprowadzić już bez ponownego użyciaokienka oznaczania.

Hasła w skorowidzu mogą mieć strukturę dwupoziomową — do tego celu służy poleHasło podrzędne. Oczywiście podczas oznaczania haseł trzeba zadbać o spójność danychi zdefiniować zarówno hasła główne, jak i podrzędne.

Oprócz haseł głównych i podrzędnych czasami stosujemy odsyłacze do innych haseł(patrz sekcja Opcje na rysunku 6.22).

Wstawianie skorowidza do dokumentu głównego jest równie proste jak wstawianie spisutreści:

Umieść kursor na początku lub na końcu dokumentu — tam, gdzie chceszwstawić skorowidz.

Na karcie Odwołania w grupie Indeks kliknij przycisk Wstaw indeks.

W okienku, które się pojawi, wybierz szablon indeksu (na rysunku 6.25 jestto Klasyczny) i kliknij przycisk OK.


Rysunek 6.25.Wstawianieskorowidza

Okno nawigacjiNa koniec tego rozdziału, poświęconego omówieniu funkcji ułatwiających pracę naddługimi dokumentami, pokażę narzędzie, które nie jest zbyt doceniane, a pozwalaznakomicie usprawnić edycję długich tekstów, w których stosowane są style nagłówkai które zawierają hierarchię punktów i podpunktów.

Narzędzie to nazywa się oknem nawigacji i możesz je włączyć, zaznaczając odpo-wiednią opcję na karcie Układ w grupie Pokazywanie. Jeśli przeczytałeś ten rozdziałuważnie, to okienko nawigacji nie będzie dla Ciebie nowością — poznaliśmy je jużw podpunkcie „Wyszukiwanie i zamiana tekstu” (rysunek 6.4).

Okno nawigacji w trybie podstawowym pozwala szybko przejść do wybranych pod-punktów dokumentu, jeśli są tylko poprawnie oznaczone stylami nagłówków. Okienkonawigacji najlepiej prezentuje się w długim dokumencie, na przykład takim jak narysunku 6.26.

Możesz także łatwo ocenić, czy struktura dokumentu ma sens (łatwo przeoczyć zagnież-dżanie), i spojrzeć na swoją pracę niejako z lotu ptaka.

W okienku nawigacji możesz „chwycić” myszą cały podpunkt i przenieść go w innemiejsce! Trójkącik ( ) przy nagłówku oznacza podpunkty (nagłówki niższych poziomów).

Okienko nawigacji nie zajmuje dużo miejsca (zwłaszcza jeśli posiadasz popularnymonitor panoramiczny) i naprawdę warto mieć je włączone w trakcie pracy z długimitekstami.


Rysunek 6.26. Okienko nawigacji

Rozdział 7.

Grafika i tekst

Współczesne edytory tekstu są bardzo rozbudowanymi aplikacjami, które pozwalają two-rzyć dokumenty tekstowe praktycznie każdego typu: broszurki, listy, książki. Jak łatwozauważyć, w wielu publikacjach znaczącą rolę odgrywa dołączona do dokumentu gra-fika. Word (a tak naprawdę każdy inny program pakietu Office) pozwala zarównodołączać istniejące pliki graficzne do tekstu, jak i (za pomocą wbudowanego edytoragraficznego) tworzyć proste rysunki bezpośrednio w dokumencie. W tym rozdzialeomówimy oba te sposoby pracy z grafiką, koncentrując się na opisie tworzenia grafikijako integralnej części dokumentu tekstowego. Oczywiście, oprócz opcji edytoramamy do dyspozycji jeszcze możliwość wklejania do Worda dowolnej grafiki z innychprogramów z wykorzystaniem schowka Windows — jest to najprostszy przypadeki od niego zacznę.

Wklejanie grafiki ze schowka WindowsAby wkleić grafikę ze schowka Windows, należy ją tam wcześniej umieścić. W sys-temie Windows jest to możliwe wówczas, gdy program, który wyświetla grafikę, obsłu-guje jej kopiowanie do schowka. Przykładem takiego programu jest przeglądarka inter-netowa. Spróbuj załadować dowolną stronę zawierającą jakikolwiek obrazek, na przykładopis przedmiotu na aukcji internetowej (Allegro, eBay).

A oto prosty przykład:

Otwórz stronę internetową z dowolną grafiką.

Kliknij prawym przyciskiem myszy obrazek i z menu podręcznego wybierzpolecenie Kopiuj obrazek.

Otwórz Word i ustaw kursor w miejscu, w którym chcesz wkleić obrazek.

Naciśnij Ctrl+V (ewentualnie wybierz z karty Narzędzia główne/Schowekpolecenie Wklej).


Jeśli wszystko zostało wykonane poprawnie, w dokumencie Worda znajdzie się grafika,którą możesz ewentualnie skalować (wkrótce opiszę, jak to robić).

Innym programem, który możesz przetestować w celu wymiany grafiki z Wordem,jest Paint. Stanowi on integralną część systemu Windows i pozwala na tworzenie pro-stych grafik o nieco gorszej jakości niż jakość uzyskana przy użyciu narzędzi Worda.

W systemie Windows 7 program Paint najprościej uruchomić przy użyciu przyciskuStart: w polu z napisem Wyszukaj programy i pliki wpisz słowo paint. W systemieWindows 8, aby odszukać program, naciśnij klawisz i zacznij pisać na ekranie Startsłowo paint. Gdy zobaczysz ikonę programu ( ), kliknij ją. Obsługa programuPaint jest dość prosta i zbliżona do obsługi edytora graficznego Worda, który omówięw dalszej części rozdziału.

Zrzuty ekranu w WordzieTworząc dokument Worda, czasami będziemy potrzebowali wkleić do dokumentu nieobiekt graficzny lub plik, ale to, co jest widoczne na ekranie, na przykład fragment stronyinternetowej. Używając schowka i programu Paint, taką czynność można zrealizowaćw kilka sekund:

Wyświetl na ekranie program z widocznym obrazkiem, którego fragment chceszskopiować do Worda.

Naciśnij klawisz Prt Sc lub skrót Alt+Prt Sc (kopiuje ekran lub aktywne oknodo schowka).

Otwórz program Paint i naciśnij Ctrl+V (Wklej).

W programie Paint użyj narzędzia Zaznaczenie ( ), aby zaznaczyć interesującyCię fragment grafiki, i skopiuj ją do schowka (Ctrl+C).

Otwórz Word i ustaw kursor w miejscu, w którym chcesz wkleić obrazek(jego fragment).

Naciśnij Ctrl+V (ewentualnie wybierz z karty Narzędzia główne/Schowekpolecenie Wklej).

To wszystko!

Dołączanie gotowychplików graficznych

Do dokumentu w programie Word możesz nie tylko wkleić fragment rysunku zeschowka, ale także dołączyć plik graficzny zapisany na dysku komputera.

Rozdział 7. ♦ Grafika i tekst 125

Opis możliwości graficznych Worda najprościej będzie zacząć od zademonstrowaniatego, jak do dokumentu tekstowego dołączyć jedną z grafik, które są za darmo dostępnez tym edytorem. Tego typu grafiki są nazywane clipartami.

Napisz kilka zdań i umieść kursor tekstowy (np. kliknij myszą) mniej więcej pośrodku.Na wstążce kliknij kartę Wstawianie i z grupy Ilustracje wybierz przycisk Obrazyonline (rysunek 7.1), aby wyświetlić okienko pozwalające wyszukać i załadować dowolnegrafiki z bogatej bazy internetowej.

Rysunek 7.1. Wstawianie obiektu clipart do dokumentu Worda

Najprościej będzie, jeśli w polu wyszukiwania wpiszesz słowo określające, co ma byćna obrazku, na przykład pies, dom, komputer, i wyszukasz dostępne propozycjeWorda (przycisk Przejdź).

Grafika jest wstawiana w miejsce kursora tekstowego, więc jeśli był on umieszczony w środkuwyrazu lub zdania, obrazek może rozepchnąć tekst!

Aby wstawić do dokumentu rysunek z okienka wyników wyszukiwania, kliknij obra-zek i wciśnij przycisk Wstaw.

Jak widać na rysunku 7.2, wstawiony do dokumentu obrazek stanowi integralną całość.Jest to tzw. obiekt graficzny, który może być:

edytowany (funkcje edytowania można wywołać poprzez podwójne kliknięcierysunku myszą; do tego tematu powrócimy jeszcze przy opisie tworzeniarysunków w Wordzie),


Rysunek 7.2.Efekt wstawieniagrafiki do tekstu

skalowany (poprzez kliknięcie obiektu, czyli zaznaczenie go i „pociągnięcie”za jeden z ośmiu bocznych punktów),

obracany (jeśli widzisz uchwyt ),

chwytany i przesuwany.

Na rysunku świadomie pokazałem ukryte znaki (symbole akapitu), aby zilustrować roz-pychanie tekstu przez grafikę, która zachowuje się jak jeden wielki znak przesuwającypozostałe linijki tekstu (obrazek został wstawiony po słowie „przerwane”).

Użycie gotowej grafiki w połączeniu z możliwością jej edycji znakomicie wzbogacadokumenty tekstowe. Jeśli edycja obiektu nie jest możliwa bezpośrednio w programieWord, to zawsze działa schowek systemu Windows, przez który można przenieść gra-fikę na przykład do programu Paint i w nim ewentualnie ją zmodyfikować, a następniewkleić ponownie do Worda. Warto o tym pamiętać, gdy zechcemy na przykład doma-lować ciotce wąsy (przydatne na okoliczność prima aprilis).

Oprócz bazy obiektów clipart, dostępnej wyłącznie w pakiecie Microsoft Office, możnaoczywiście dołączać do dokumentu gotowe grafiki z dysku komputera (ewentualnieinnego urządzenia widocznego z komputera, takiego jak aparat fotograficzny).

Aby wstawić do dokumentu gotowy plik, na przykład zdjęcie cyfrowe zapisane na dysku,na karcie Wstawianie kliknij ikonę Obrazy (rysunek 7.3).

Odszukaj na dysku plik graficzny, po czym wskaż go myszą i wstaw do dokumentu(klikając przycisk Wstaw). Możesz też dostosować jego wielkość (zastosuj skalowaniedostępne po zaznaczeniu myszą).

Obrazki clipart możesz także przejrzeć bezpośrednio w katalogu na serwerze Microsoft:

Otwórz przeglądarkę i przejdź na stronę http://office.microsoft.com/pl-pl/images.

Baza clipartów jest bardzo obszerna, więc w celu ułatwienia nawigacji zostałapodzielona na kolekcje, takie jak Rodzina, Przyroda, Emocje itp. (rysunek 7.4).

Wybierz teraz jakąś grafikę i kliknij przycisk Kopiuj do Schowka (w Internet Explorerze)lub Pobierz (w innych przeglądarkach). To, co się stanie dalej, zależy od używanejdomyślnej przeglądarki internetowej.

http://office.microsoft.com/pl-pl/images


Rysunek 7.3. Wstawianie pliku graficznego z dysku

Rysunek 7.4. Przeglądanie bazy clipartów

Jeśli korzystasz z Internet Explorera, grafika zostanie skopiowana do schowka i gdyw Wordzie naciśniesz Ctrl+V (polecenie Wklej), do dokumentu zostanie wbudowanyobiekt clipart, który można rozciągać, obracać itp., tak jak pokazałem na rysunku 7.2.

Jeśli używasz innej przeglądarki, grafika zostanie pobrana na dysk jako zwykła mapabitowa, na przykład w formacie GIF czy JPEG, i będzie ją można ewentualnie wstawić


do dokumentu bezpośrednio z dysku komputera. Pobrany w ten sposób plik nie będzieedytowalny w Wordzie, podobnie jak obiekt clipart, tylko będzie się zachowywał jakzwykła grafika.

Funkcje związane z obiektami clipart działają najlepiej, gdy używasz w komputerzesystemu Windows i najnowszej przeglądarki Internet Explorer.

Edytor graficzny programu WordWord posiada imponującą paletę narzędzi do rysowania. Przekonaj się o tym, wybie-rając na wstążce kolejno kartę Wstawianie, grupę Ilustracje i przycisk Kształty.

Word pozwala rysować wprost na stronie z tekstem. Jeżeli chcesz gdzieś umieścić rysu-nek, po prostu zrób w tekście trochę miejsca (naciskając kilka razy Enter) i rozpocznijrysowanie (rysunek 7.5).

Rysunek 7.5. Narzędzia do rysowania programu Word

Włącz potrzebne narzędzie, na przykład w celu narysowania kwadratu kliknij (narzędzie Prostokąt).

Kliknij gdzieś w obszarze roboczym dokumentu lewym przyciskiem myszyi przytrzymaj go, dzięki czemu określisz tzw. punkt zaczepienia.


Ciągle trzymając wciśnięty lewy przycisk myszy, przesuwaj ją w dowolnychkierunkach, ustalając docelową wielkość obiektu graficznego. Kursor myszyprzybierze w tym czasie kształt .

Kiedy zwolnisz lewy przycisk myszy, obiekt graficzny pozostanie na stronie.

Już wstawiony obiekt możesz kliknąć myszą — zobaczysz wówczas dookołapunkty zaczepienia, za które możesz go chwyć, by przeskalować jego rozmiar.Jeden z punktów, ten widoczny na samej górze, pozwala nawet chwycić obiekti obrócić go w lewo lub w prawo o dowolny kąt! (Spójrz ponowniena rysunek 7.2).

Nietrudno zauważyć, że obiekt graficzny umieszczony w obrębie tekstu może się „dziw-nie” zachowywać — warto więc nabrać wprawy w używaniu przycisku Opcje układu( ), który determinuje sposób interakcji obiektu z otaczającym go tekstem (rozpy-chanie, zawijanie, podążanie za tekstem…).

Wszystkich pozostałych narzędzi używamy w podobny sposób. W tabeli 7.1 pokazujęnajpopularniejsze z nich.

Tabela 7.1. Podstawowe narzędzia graficzne Worda do rysowania kształtów

Grupy funkcjonalne przycisków

Linie — proste i krzywe zakończone strzałkami oraz różne warianty kształtów prostokątnych.

Kształty podstawowe, np. pole tekstowe, prostokąt, koło (elipsa).

Kształty schematów blokowych i objaśnień.

W grupie Objaśnienia znajdziesz narzędziepozwalające wstawić specjalne graficzne poletekstowe (tzw. dymek), w którym możesz wpisaćdowolny tekst i swobodnie go sformatować(ustalić czcionkę, odstęp „przed” i „po” itp.).

Pozostałe kształty.


Przed narysowaniem obiektu graficznego można ustalić jego parametry: kolor, grubośćlinii, wypełnienie, styl linii itp. Służy do tego specjalna grupa przycisków, które mogąbyć użyte zarówno przed jego narysowaniem, jak i po. Aby zmienić parametry nary-sowanego obiektu, wystarczy go zaznaczyć myszą (kliknąć) — uaktywni się wówczasdodatkowa karta Formatowanie, na której odnajdziemy szereg interesujących grupprzycisków pozwalających zmienić cechy obiektu graficznego (rysunek 7.6).

Rysunek 7.6. Formatowanie obiektów graficznych w Wordzie

Zawartość karty Formatowanie jest w pełni kontekstowa — nieco inny zestawprzycisków zobaczysz po kliknięciu zwykłego obrazka pobranego z dysku, a inny pozaznaczeniu obiektu clipart.

W tabeli 7.2 pokazuję (w pełnej wersji) niektóre z najczęściej używanych narzędzipozwalających określić wypełnienie i obrysowanie (czyli kontury) obiektów graficz-nych. Narzędzia te są dostępne bezpośrednio (na karcie Formatowanie) albo po roz-winięciu narzędzi z karty. Zwróć zwłaszcza uwagę na Wypełn. kształtu i Konturykształtu. Bardzo ciekawe efekty są ukryte pod przyciskiem Efekty kształtów.

Efekty cienia i 3-W pozwalają na efektowne przemiany prostych obiektów graficznych.Spójrz na rysunek 7.7, na którym pokazuję, co dzieje się z bardzo prostym kształtempo zastosowaniu tych narzędzi.

Oczywiście funkcje, które wymieniłem w powyższych tabelach, nie wyczerpują moż-liwości Worda. Precyzyjne opisywanie niektórych funkcji sprawia pewne trudności,gdyż zawartość wstążki jest bardzo dynamiczna — co innego zobaczysz, gdy kliknieszkartę Formatowanie po zaznaczeniu elementu graficznego narysowanego za pomocąnarzędzi Worda, a co innego, gdy klikniesz obiekt graficzny wklejony do Worda z innejaplikacji. Przykładowo na rysunku 7.8 pokazuję wybrane narzędzia graficzne, które sąaktywne po wstawieniu grafiki z dysku (np. za pomocą funkcji Wstawianie/Obrazy).


Tabela 7.2. Przyciski graficzne Worda

Przycisk Funkcja graficzna

To narzędzie pozwala zmienić kolor i styl wypełnienia obiektu graficznego.Oprócz podstawowych operacji na kolorach (paleta kolorów jest bardzobogata!) masz do dyspozycji ciekawe narzędzia dodatkowe, takie jakmożliwość określenia gradientu (tonalne wypełnienie kolorem) lub tekstury(np. tło w stylu tkaniny o widocznym grubym splocie).W celu zrozumienia tych funkcji wstaw do dokumentu na przykładprostokąt i spróbuj wypełnić go różnymi kolorami, gradientami i wzorkami.Tam, gdzie zobaczysz trójkącik ( ), kliknij go, aby rozwinąć pełną listęopcji.

To narzędzie pozwala zmienić styl, kolor i grubość kreski.Pamiętaj, że zawartość tego menu zależy od wybranego kształtu— na przykład opcja Strzałki pojawia się dla linii, ale nie znajdzieszjej w przypadku figur czysto geometrycznych.Kreski pozwalają zamienić kontur rysowany linią ciągłą na przykładna kreski lub kropki.

Grubość kreski jest określana w punktach — na ekranie można ją od razuocenić dzięki podglądowi.

Kliknięcie opcji Brak konturu usuwa obramowanie.To narzędzie jest widoczne na karcie Narzędzia główne. Pozwala onowybrać kolor czcionki (kliknij , aby rozwinąć pełną listę kolorów).

(Patrz Kontury kształtu)

Tu można określić grubość linii.


Tabela 7.2. Przyciski graficzne Worda — ciąg dalszy

Przycisk Funkcja graficzna


W tym miejscu ustala się styl kreskowania.


Pozwala wybrać styl strzałki.

Efekty kształtów pozwalają ustawić bardzo zaawansowane efektygraficzne, na przykład cień, poświatę czy wygładzone krawędzie.Przykład znajduje się poniżej.

Rysunek 7.7.Przykładtransformacji obrazuprzy użyciu narzędzicienia i 3-W

Niektóre narzędzia są bardzo interesujące i za pomocą jednego kliknięcia oferują skom-plikowane transformacje obrazu, dostępne zazwyczaj w programach graficznych znacz-nie bardziej skomplikowanych niż Word!


Rysunek 7.8. Narzędzia graficzne do obróbki osadzonych plików graficznych

Opisywanie każdego z tych narzędzi zajęłoby jednak zbyt wiele miejsca, dlatego pro-ponuję Ci samodzielne przeprowadzenie eksperymentów.

Operacje na obiektach graficznychprogramu Word

Gdy za pomocą Worda narysujesz jakiś obiekt, możesz wykonać na nim dość ciekaweoperacje, niespotykane na przykład w edytorze systemowym Paint. W tym podroz-dziale omówię kilka technik, które z pewnością przydadzą Ci się podczas codziennejpracy z narzędziami graficznymi Worda i wyjaśnią niekiedy dość nieoczekiwane efektyich stosowania.

Przesłanianie się obiektów

Spróbuj na przykład narysować owal na kółku (lub odwrotnie). Coś nie wyszło, prawda?Jeden obiekt przykrył drugi i nie wiesz, co zrobić, aby było odwrotnie. Okazuje się, żejest to dość proste. Kliknij myszą na przykład prostokąt i uaktywnij kartę Formatowa-nie. Z grupy Rozmieszczanie wybierz polecenia Przesuń do przodu i Przesuń do tyłu(lub inne potrzebne).

W efekcie owal przesunie się nad kółko i uzyskasz to, co chciałeś; opisywane tuczynności ilustruje rysunek 7.9.

Te same narzędzia do ustalania kolejności wyświetlania obiektów są dostępnew menu podręcznym, gdy klikniesz wybrany kształt graficzny Worda.


Rysunek 7.9.Zmiana kolejnościwyświetlaniaobiektów graficznychw Wordzie

Grupowanie

Czasami wygodniej traktować grupę obiektów jako całość, na przykład w celu jedno-czesnego skalowania lub „hurtowej” zmiany koloru linii. Aby zgrupować kilka obiek-tów graficznych, musisz je najpierw jednocześnie zaznaczyć. Aby wykonać to za pomocąmyszy, klikaj wybrane obiekty z wciśniętym przyciskiem Shift — kolejne zaznaczeniabędą widoczne przez wyświetlenie punktów regulacyjnych wyróżnianych obiektów(rysunek 7.10).

Rysunek 7.10.Efekt grupowaniaobiektów graficznychw Wordzie

Po zaznaczeniu określonej grupy obiektów graficznych uaktywnij kartę Formatowa-nie i wciśnij przycisk Grupuj. Od tej pory zaznaczone obiekty będą traktowane jakocałość i będziesz mógł je na przykład jednocześnie wyskalować, obrócić, przesunąć naekranie, skopiować do schowka i wkleić do innego dokumentu.

Jeśli będziesz chciał usunąć zgrupowanie obiektów, po ich zaznaczeniu (kliknięciem)wybierz polecenie Rozgrupuj.


Narzędzia grupowania i rozgrupowywania obiektów są także dostępne w menu pod-ręcznym, gdy klikniesz wybrany kształt graficzny Worda.

Efekt rozgrupowania jest bardzo ciekawy do zaobserwowania podczas pracy z dostęp-nymi w Wordzie clipartami. Aby się o tym przekonać, wstaw dowolny clipart, kliknijgo prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie Edytuj obraz. Złożony rysunek clipartzostanie wówczas zdekomponowany na elementarne kształty podstawowe i będzieszmógł je dowolnie modyfikować (na rysunku 7.11 pokazuję efekt celowego uszkodze-nia fragmentu obrazka; kilka z rozgrupowanych elementów zostało usuniętych).

Rysunek 7.11.Modyfikacja obiektuclipartpo rozgrupowaniu

Praca z polami tekstowymi

Przy tworzeniu rysunków w Wordzie z pewnością nieraz przyda Ci się narzędzie Poletekstowe, dostępne na karcie Wstawianie/Pole tekstowe ( ), które pozwala efektywniełączyć grafikę z tekstem na przykład w celu dołożenia opisu do elementów rysunku.

W trakcie pracy z polem tekstowym znajdziesz się w specjalnym obramowaniu, w któ-rym możesz wpisać, co zechcesz, i wybrać do tego taką czcionkę, która Ci odpowiada(rysunek 7.12).

Ponieważ pole tekstowe jest traktowane przez program jak zwykły obiekt graficzny,możesz je skalować (na przykład gdy zauważysz, że wpisywany tekst nie mieści się naekranie) i przenosić myszą, chwytając za brzeg, w dowolne miejsce.

Niestety, pola tekstowe standardowo są okalane ramką, co czasami się przydaje, jednakw większości przypadków wygląda niezbyt estetycznie. Początkujący edytorzy mająspore trudności z jej usunięciem. Tymczasem jest to dość proste (rysunek 7.13).

Kliknij prawym przyciskiem myszy brzeg pola tekstowego, a następniez podręcznego menu wybierz polecenie Formatuj kształt.

W okienku, które się pojawi, kliknij kategorię Linia i zaznacz Brak linii.


Rysunek 7.12. Korzystanie z narzędzia Pole tekstowe w Wordzie

Rysunek 7.13. Usuwanie obramowania z pola tekstowego w Wordzie

Inne zakładki w tym okienku pozwolą dodatkowo zmienić kilkadziesiąt innych para-metrów, których opis zająłby pewnie kilkanaście stron. Spróbuj samodzielnie poekspe-rymentować, tworząc jakiś w miarę skomplikowany rysunek zawierający pola tekstowei zmieniając ich parametry. Szczególnej uwadze polecam zakładkę Pole tekstowe (jejzawartość została częściowo pokazana na rysunku), w której można zmodyfikowaćmarginesy wewnętrzne oddzielające treść tekstową pola od jego brzegów.

Ustalanie ziarnistości obrazu

Warto wiedzieć, że Word ustawia obiekty graficzne na niewidocznej siatce współrzęd-nych, która ułatwia ich ustawianie i rysowanie. Cechą tej siatki jest ziarnistość, czylirozmiar minimalnych odstępów pomiędzy ustawianymi obiektami graficznymi.


Wyświetl na chwilę linie siatki (opcja Linie siatki w grupie Pokazywanie na karcieWidok) i narysuj jakiś element, na przykład pole tekstowe.

Na rysunku 7.14 pokazuję pole tekstowe w trakcie przemieszczania, tuż przed upusz-czeniem go w nowym położeniu — Word nie pozwoli umieścić obiektu graficznegopomiędzy liniami siatki!

Rysunek 7.14.Linie siatki w Wordzie

Zbyt duża ziarnistość siatki przeszkadza w precyzyjnym umieszczaniu elementów narysunku. Na szczęście można ją łatwo dostosować do swoich potrzeb.

Aby ustawić ziarnistość siatki, kliknij kartę Formatowanie i w grupie Rozmieszczaniewciśnij przycisk Wyrównaj, a potem wybierz polecenie Ustawienia siatki (rysunek 7.15).

Rysunek 7.15. Zmiana ziarnistości siatki rysowania grafiki w Wordzie

Jeśli zamiast standardowych 0,32 cm wpiszesz na przykład 0,1, będzie można znacznieprecyzyjniej ustawiać względem siebie obiekty graficzne (takie jak linie czy kwadraty),tzn. dokładniej pozycjonować je na stronie podczas przenoszenia za pomocą myszy.


Rozdział 8.

Edytor równańmatematycznych

Niewątpliwą zaletą edytora Word jest jego wszechstronność. Pozwala on utworzyćdowolny typ publikacji, począwszy od małego listu, a skończywszy na kilkusetstroni-cowej książce — i w obu przypadkach praca będzie równie przyjemna i maksymalniewspomagana przez twórców programu różnorodnymi dodatkami oraz funkcjami.

Jednym z istotnych elementów wielu dokumentów o charakterze naukowym (na przy-kład prac magisterskich, sprawozdań z ćwiczeń laboratoryjnych itp.) są równania mate-matyczne. Word znakomicie wspomaga ich edycję za pomocą bardzo rozbudowanegoedytora równań, który stanowi integralną część pakietu.

Tworzenie nowegorównania matematycznego

Spójrz, co należy zrobić, aby wstawić do dokumentu Worda równanie matematyczne:

Ustaw kursor w miejscu, w którym chcesz wstawić równanie.

Na wstążce przejdź na kartę Wstawianie i w grupie Symbole (z prawej stronyekranu) kliknij przycisk Równanie ( ). Word wyświetli także gotowe wzorcerównań, ale chwilowo je zignoruj.

Jeśli przycisk Równanie jest nieaktywny, prawdopodobnie pracujesz z dokumentemw starym formacie DOC. Zapisz go jako dokument programu Word (tj. w formacieDOCX), aby uaktywnić wszystkie funkcje pakietu dostępne w najnowszej wersji Office2013!


Po wejściu w tryb tworzenia równania Word wyświetli specjalną kartę Projektowanie,która zawiera narzędzia do tworzenia równań matematycznych, oraz umieści w obsza-rze roboczym dokumentu specjalny obiekt, który będzie traktowany jak pojedynczerównanie matematyczne — oczywiście w sensie zbioru symboli, a nie znaczenia mate-matycznego (rysunek 8.1).

Rysunek 8.1. Paleta narzędzi do edycji równań matematycznych w Wordzie

Już wstawione równanie jest specjalnym polem edycyjnym, w którym można dalejpracować i wprowadzać zmiany. W miejscu, w którym widzisz napis Wpisz tutaj rów-nanie, możesz wstawiać symbole matematyczne oraz zwykły tekst.

Dalsza praca z równaniem jest już prosta i sprowadza się do powtarzania pewnegoschematu, który przećwiczymy na prostym przykładzie (rysunek 8.2).

Na liście szablonów odszukaj ten, który realizuje zamierzony wynik, tzn. pozwalautworzyć część lub całość planowanej formuły matematycznej, i kliknij go.

Word wstawi w polu edycyjnym równania szablon symbolu matematycznego.

W obszarze wybranego szablonu zobaczysz puste prostokąty, które musiszsam wypełnić treścią — komputer „wie”, że chcesz narysować określonysymbol (i pomógł Ci w tym!), ale treść zależy już od Ciebie.

Kliknij wybrany prostokąt i wpisz w nim, co chcesz — możesz nawet wstawićinne szablony, zagnieżdżając je!

W polu równania matematycznego możesz wpisać, co zechcesz. Wpisz tam przykła-dowo tekst sprzedaż =. Pisanie — a raczej należałoby powiedzieć: rysowanie równańmatematycznych — polega na wybraniu odpowiedniego szablonu symbolu matematycz-nego, a następnie wypełnieniu treścią miejsc przeznaczonych do wpisywania danych.

Rozdział 8. ♦ Edytor równań matematycznych 141

Rysunek 8.2. Etapy tworzenia równania w Wordzie

Praca z równaniami matematycznymi nie jest trudna (co na pewno widać na tym przy-kładzie). Kiedy skończysz już tworzenie równania, kliknij gdzieś poza brzegiem polaedycyjnego — Word opuści wówczas tryb edycji równania i będziesz mógł obejrzećefekt swojej pracy w takiej postaci, w jakiej pojawi się na wydruku.

Paleta funkcjii operatorów matematycznych

Word oferuje szeroki wybór funkcji i operatorów matematycznych. W tabeli 8.1 poka-zuję większość dostępnych opcji pogrupowanych na kategorie, co powinno ułatwićposzukiwanie właściwych obiektów graficznych.

Jeśli masz kłopot z opanowaniem zasad tworzenia równań w Wordzie, polecam obej-rzenie (a nawet zmodyfikowanie) kilku predefiniowanych szablonów dostępnych podprzyciskiem Symbol (kliknij trójkącik pod słowem Równanie — rysunek 8.3).

Po wstawieniu predefiniowanego wzorca możesz się zapoznać ze wstępnie wypełnionąstrukturą równania i przećwiczyć dodawanie lub usuwanie poszczególnych elementów.

Podczas pisania równań często będzie konieczne stosowanie symboli spoza alfabetułacińskiego, na przykład symboli alfabetu greckiego. W tym przypadku Word takżesłuży pomocą: rozwiń symbole ukryte pod przyciskiem Symbol (uzyskasz dostęp dowszystkich czcionek zainstalowanych w systemie Windows, rysunek 8.4) lub użyj goto-wych propozycji zebranych w grupie Symbol na karcie Projektowanie.


Tabela 8.1. Przegląd dostępnych obiektów i formuł matematycznych Worda

Przycisk Zbiór dostępnych przycisków Przycisk Zbiór dostępnych przycisków


Tabela 8.1. Przegląd dostępnych obiektów i formuł matematycznych Worda — ciąg dalszy

Przycisk Zbiór dostępnych przycisków Przycisk Zbiór dostępnych przycisków

Rysunek 8.3. Predefiniowane wzorce równań w edytorze Word


Rysunek 8.4. Nietypowe symbole (alfabet grecki i inne)

Praca z obiektemRównanie matematyczne

Oto kilka ważnych reguł, które przydadzą się do sprawnej pracy z równaniami mate-matycznymi. Warto się z nimi zapoznać, gdyż — w porównaniu z historyczną, aleciągle spotykaną w biurach wersją Office 2003 — mamy do czynienia z kilkoma odmien-nymi sposobami postępowania w niektórych sytuacjach.

Edycja już utworzonego równania jest możliwa poprzez wskazanie myszą jegoelementu — w pozycji wskazanej kursorem możesz dopisać dowolny tekst bądźwstawić inny szablon matematyczny — wszystko zależy od spodziewanegowyniku.

Poruszanie się wewnątrz szablonu umożliwiają także klawisze strzałek(←,→,↑,↓) lub kliknięcia myszą.

Równanie można skalować przyciskami zmiany wielkości czcionki ( lub )widocznymi na karcie Narzędzia główne w grupie Czcionka.

Jeśli stracisz z ekranu widok przycisków do projektowania formułmatematycznych, kliknij równanie, a Word wyświetli dodatkową kartęProjektowanie.

Aby w obrębie obiektu Równanie wpisać zwykły tekst, kliknij wcześniej przycisk widoczny w grupie Narzędzia.

W grupie Narzędzia znajdziesz także opcje Profesjonalny i Liniowy.Ten pierwszy tryb powoduje wyświetlenie równania jako eleganckiejstruktury dwuwymiarowej.

Na koniec wykonaj krótkie ćwiczenie.

Kliknij myszą równanie. Word zaznaczy je specjalnym obramowaniem. Z prawej stronyzobaczysz pionową belkę, która jest… menu podręcznym obiektu (rysunek 8.5).

W menu podręcznym równania znajdziesz znane już opcje zmiany sposobu prezentacjirównania oraz ustawienia justowania (wyrównania) równania względem otaczającegogo tekstu.


Rysunek 8.5.Narzędziado projektowaniarównań

Osoby pracujące wcześniej z Wordem 2003 mogą posiadać dokumenty zawierającerównania, ale napisane z użyciem dodatku Equation 3.0. Word 2013 potrafi otwieraćdokumenty zawierające równania w tym formacie, ale dopiero gdy przekonwertu-jesz starszy dokument na nowy format DOCX będzie możliwe korzystanie z nowychnarzędzi programu Word 2013. Niestety w praktyce oznacza to, że stare równanianapisane przy użyciu dodatku Equation 3.0 lub innego Worda ze starego pakietuOffice muszą zostać odtworzone ręcznie. Dla przypomnienia: aby przekonwertowaćdokument z formatu DOC na DOCX, kliknij w menu Plik zakładkę Informacje i wciśnijprzycisk Konwertuj.


Rozdział 9.

Korespondencja seryjna

Dotychczasowy opis możliwości Worda był skoncentrowany na mniej lub bardziejzłożonych pojedynczych dokumentach. Word jednak — jako oprogramowanie typowobiurowe — pozwala na zautomatyzowanie pracy nie tylko w przypadku pojedynczychproduktów, ale i w działalności o charakterze seryjnym, na przykład przy masowejwysyłce listów do określonej grupy adresatów. Funkcja ta, zwana „korespondencjąseryjną”, jest bardzo użyteczna we wszelkiej działalności biurowej. W warunkach domo-wych także może się przydać, na przykład przy wysyłce zaproszeń na ślub lub innepodobne wydarzenia.

Schemat pracy przy masowej wysyłce listów jest zazwyczaj taki sam:

opracowujemy wzorzec listu z danymi adresowymi,

wpisujemy pierwszy adres,

drukujemy, wkładamy do kopert i wysyłamy,

wpisujemy drugi adres,

drukujemy, wkładamy do kopert i wysyłamy…

Prawda, że to nudne? A co będzie, gdy pomylimy się w adresie podczas jego modyfi-kacji i Janowi Kowalskiemu zostanie błędnie przypisany adres pani Iksińskiej?

Word pozwala na zautomatyzowanie tworzenia dokumentów różniących się jedynietreścią kluczowych pól, które są automatycznie wypełniane danymi pobieranymiz zewnętrznego źródła (zazwyczaj pliku). Zastosowanie funkcji korespondencji seryjnejwykracza poza pisanie listów, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby za jej pomocąopracować etykiety adresowe lub adresować koperty.

W dalszej części rozdziału na prostym przykładzie omówię zasady tworzenia kore-spondencji seryjnej w Wordzie oraz pokażę możliwości tego trybu pracy edytora.


Pierwszy list seryjny w WordzieWord pozwala na tworzenie kilku szablonów potrzebnych do korespondencji seryjnej.Najlepiej poznać te zagadnienia na prostym przykładzie listu wysyłanego do wieluodbiorców. W kolejnych podpunktach na konkretnym przykładzie pokażę Ci, jakw Wordzie utworzyć list seryjny.

Kreator korespondencji seryjnej

Na karcie Korespondencja odszukaj przycisk Rozpocznij koresp. ser. i przejdź do kreatora(ostatnia pozycja menu) — rysunek 9.1.

Rysunek 9.1.Uruchamianiekreatorakorespondencjiseryjnej

W prawej części ekranu pojawi się panel, w którym będą się pokazywały instrukcjei podpowiedzi kreatora. W pierwszym kroku nie musisz nic robić — opcja, która powinnabyć aktywna (typ dokumentu Listy), jest już domyślnie wybrana.

Dokument wzorca listu seryjnego

Stwórz teraz wzorzec nowego dokumentu seryjnego. W tym celu kliknij odsyłacz, któryprzeniesie Cię do drugiego kroku (rysunek 9.2).

Word proponuje domyślnie użyć bieżącego dokumentu jako wzorca listu i w ramachnaszego przykładu jest to jak najbardziej pożądana opcja. Przejdź do następnego kroku(krok 3. na rysunku) i wybierz trzecią opcję (Wpisz nową listę). Po jej wybraniu zoba-czysz przycisk pozwalający utworzyć plik danych adresowych, które będą źródłemdanych podczas generowania listów seryjnych.

Rozdział 9. ♦ Korespondencja seryjna 149

Rysunek 9.2.Ustalanie wzorca listui inicjowanie źródładanych

Tworzenie źródła danych

Źródło danych adresowych to zwyczajna tabelka z nazwiskami i adresami, które wyko-rzystamy do generowania naszych listów seryjnych. Do tworzenia źródła danych Wordużywa uproszczonej, ale całkowicie wystarczającej bazy danych, w której możemydowolnie dodawać i usuwać kolumny oraz — oczywiście — zmieniać ich nazwy. Narysunku 9.3 pokazuję proste okienko, które pozwala na wykonanie tych czynności —przekonaj się sam, jakie to proste, na przykład usuwając zbędne kolumny i pozostawia-jąc tylko: Imię, Nazwisko, 1 wiersz adresu i Miasto.

Rysunek 9.3. Edytowanie dokumentu źródła danych

Po usunięciu zbędnych kolumn (możesz łatwo zmienić ich nazwę, klikając przyciskZmień nazwę) przejdź do tabelki danych i wpisz kilka fikcyjnych pozycji, które posłużąnam w dalszej części ćwiczenia (przycisk Nowa pozycja). Po kliknięciu przycisku OKWord pokaże okienko Eksploratora Windows, w którym będzie można wybrać nazwępliku danych i miejsce jego składowania na dysku.

Plik danych jest niezależnym dokumentem i można go edytować osobno (jeśli posia-damy zainstalowany program Microsoft Access) lub z poziomu dokumentu Worda(bez względu na to, czy mamy program Microsoft Access, czy nie). Przykład zostałpokazany na rysunku 9.4.


Rysunek 9.4. Tworzenie bazy danych do korespondencji seryjnej

Oczywiście możesz wskazać własne miejsce zapisu, które będzie inne niż folder Mojeźródła danych widoczny na rysunku.

Konstruowanie szablonu listu

W czwartym kroku kreatora będziemy tworzyć w pełni funkcjonalny wzorzec listu.Wzorzec będzie się składał z tekstu wpisanego na stałe (właściwa treść, na przykładzaproszenie czy reklama produktu) oraz elementów zmiennych, które będą pobieranez zewnętrznej bazy danych skojarzonej z listem (zazwyczaj pola adresowe). Wstawia-nie do listu informacji z bazy danych przebiega bardzo prosto dzięki polom korespon-dencji seryjnej (rysunek 9.5).

Aby wstawić do wzorca dokumentu pola korespondencji seryjnej, wybierz odpowiedniprzycisk z karty Korespondencja. Po jego kliknięciu zobaczysz listę znajomych pól,które pochodzą z edytowanej w poprzednim kroku bazy danych. Na rysunku pokazałemczęściowo wypełniony wzorzec listu i moment wstawiania pola «Nazwisko». Jak łatwozauważyć, tuż po wstawieniu pole korespondencji seryjnej odróżnia się od zwykłego tek-stu specjalnymi nawiasami, które ułatwiają identyfikowanie takich pól w dokumencie.

Pola korespondencji seryjnej można formatować jak każdy tekst; aby jednak było toskuteczne, pole powinno zostać poprawnie (w całości) zaznaczone, na przykład przyużyciu myszy, i dopiero potem można zmieniać czcionkę, stosować pogrubienia i inneznane elementy formatowania.


Rysunek 9.5. Wstawianie pola korespondencji seryjnej do wzorca

Scalanie danych z wzorcem

W ostatnim kroku kreatora połączymy utworzony uprzednio wzorzec z danymi adre-sowymi. W tym celu kliknij przycisk Zakończ i scal znajdujący się na wstążce i wybierzjedną z opcji: Edytuj poszczególne dokumenty lub Drukuj dokumenty (rysunek 9.6).

Rysunek 9.6. Scalanie danych adresowych z wzorcem listu

Jak mogłeś się przekonać, korespondencja seryjna w Wordzie to coś naprawdę pro-stego. Na przykładzie zademonstrowałem podstawowe problemy, z którymi można się


zetknąć w trakcie tworzenia dokumentów seryjnych, ale — oczywiście — Word oferujejeszcze więcej możliwości. W dalszej części rozdziału omówię nieco bardziej szcze-gółowo funkcje korespondencji seryjnej w Wordzie.

Funkcje trybu korespondencji seryjnejW tabeli 9.1 pokazuję ważniejsze funkcje korespondencji seryjnej zgrupowane na karcieKorespondencja. Celowo pominąłem rzadziej używane funkcje, aby nie zaciemniać opisu;zapewniam, że w żaden sposób go to nie zuboży!

Tabela 9.1. Funkcje trybu korespondencji seryjnej w Wordzie

Przycisk Opis

Najczęściej używane funkcjeukryte pod tym przyciskiemto Koperty i Listy.Funkcja Koperty pozwala na łatwezbudowanie wzorca seryjnegoadresowania kopert. Po ustaleniuformatu koperty będzie możliweopracowanie szablonu adresunadawcy i odbiorcy (z polamikorespondencji seryjnej). Opróczformatu wydruku i ułatwieńwspółpracy z drukarką, pracaw tym trybie nie różni się od pracyze zwykłym listem seryjnym.Funkcja Wybierz adresatów pozwala utworzyć lub wybrać uprzednio utworzony plikz danymi do korespondencji seryjnej. Polecam korzystanie z minibazy adresowej,z którą najlepiej współpracuje Word (pokazałem ją w przykładzie omówionymna początku rozdziału), nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby adresy załadowaćna przykład z pliku Excela.Funkcja Edytuj listę adresatów pozwala modyfikować uprzednio utworzony plik z danymido korespondencji seryjnej. Przykład tego okienka pokazałem na rysunku 9.4 (z prawejstrony).

Bardzo użyteczna funkcja polegająca na graficznym wyróżnieniu w dokumencie pólkorespondencji seryjnej.

Ten przycisk, po uprzednim dołączeniu pliku z danymi do dokumentu głównego, pozwalana wybieranie z listy i wstawianie pól korespondencji seryjnej do dokumentu.

Word wyświetli dokument, scalając pola korespondencji seryjnej z pierwszym rekordembazy danych adresowych.


Tabela 9.1. Funkcje trybu korespondencji seryjnej w Wordzie — ciąg dalszy

Przycisk Opis

Przycisk Zakończ i scal na podstawie dokumentu szablonu i pliku z danymi adresowymitworzy nowy dokument (będzie go można zapisać pod wybraną nazwą), który w miejscepól korespondencji seryjnej powstawia właściwe dane z pliku z danymi. Scalony dokumentmożesz od razu wysłać do drukarki, ale polecam jednak przejrzenie go przed wydrukiem— zawsze jest to ostatnia szansa na dokonanie poprawek bez niepotrzebnego marnowaniapapieru.

Korzystanie z trybu korespondencji seryjnej w Wordzie nie powinno sprawić trudno-ści nawet początkującemu użytkownikowi, gdyż wszystkie czynności zostały maksy-malnie uproszczone. Większość pracy sprowadza się do utworzenia dobrego szablonulistu z właściwymi elementami formatowania. Musisz też dysponować bazą danychadresowych, ale jej utworzenie i utrzymywanie sprowadza się do wypełnienia niezbytskomplikowanej tabelki.


Rozdział 10.

Word i praca zespołowaW ostatnim rozdziale poświęconym edytorowi Word omówię dwa ciekawe mechani-zmy, których obsługa nie jest zbyt trudna, jednak bardzo często bywają one pomijane,niestety z dużą szkodą dla użytkowników programu. Oto one:

podział dokumentów na pliki o mniejszej objętości,

praca w trybie recenzji.

Opisywane w tym rozdziale zagadnienia będą szczególnie przydatne przy pracy z dłuż-szymi dokumentami, w których tworzeniu uczestniczy więcej niż jedna osoba lub teżwymagana jest konsultacja dotycząca zawartości merytorycznej. Są to sytuacje częstospotykane w pracy grupowej, mającej miejsce w zakładach pracy lub na uczelniach.

Na początek opiszę użyteczną technikę podziału dokumentu na mniejsze pliki.

Podział publikacji na plikiW trakcie pisania bardzo długich dokumentów — a na pewno podczas pracy w zespolezłożonym z kilku autorów — warto ułatwiać sobie życie, dzieląc dokument na poje-dyncze pliki, na przykład pliki z poszczególnymi rozdziałami lub dodatkami. Zaletąpracy na mniejszych dokumentach jest większa swoboda w zakresie ich edycji. Jedy-nym dodatkowym wysiłkiem jest zapewnienie ciągłej numeracji stron tuż przed wydru-kiem. Jak to zrobić, pisałem już w poprzednich rozdziałach (karta Wstawianie, przyciskNumer strony/Formatuj numery stron).

Inny kłopot może sprawić… generowanie spisów treści i skorowidza. Owszem, w poje-dynczym dokumencie zbudowanie i wstawienie spisu treści lub innego typu spisu jestproste, co postarałem się udowodnić w rozdziale 6. Jak jednak sprawić, aby Word odczy-tał nagłówki i zaindeksowane hasła nie tylko z bieżącego dokumentu, ale także z innych?

Wbrew pozorom jest to bardzo łatwe, trzeba tylko poinformować Worda, że istniejąinne pliki dokumentu, które musi uwzględnić podczas tworzenia spisu.


Pliki „związane” dokumentu powinny się znajdować w tym samym folderze dyskowymco sam dokument główny.

Załóżmy, że chcemy podzielić pracę na dokumenty: spis.docx (tutaj umieścimy spistreści), r00.docx, r01.docx i r02.docx (tutaj wpiszemy treść, oznaczymy nagłówki dospisu treści oraz zaindeksujemy hasła do skorowidza polami XE). Na sam koniec utwo-rzymy osobny plik skorowidz.docx, zawierający spis haseł indeksu.

Jak stworzyć spis treści dla plików r00.docx, r01.docx, r02.docx i skorowidz.docx?

Wykonaj następujące czynności (rysunek 10.1): Otwórz (lub utwórz) plik spis.docx.

Umieść kursor na początku dokumentu.

Na karcie Wstawianie w grupie Tekst kliknij przycisk Szybkie części1 i wybierzpolecenie Pole.

W okienku, które się pojawi, wybierz pole o nazwie RD.

Wpisz w okienku nazwę pliku, który ma zostać odczytany przed zbudowaniemspisu treści lub skorowidza (np. r00.docx).

Zaznacz opcję wskazaną na rysunku (Ścieżka jest względna dla bieżącegodokumentu).

Rysunek 10.1.Wstawianie nazwydokumentuzwiązanego

Gdy naciśniesz klawisz OK, Word wstawi do dokumentu specjalne pole, czyli kodwidoczny wyłącznie w trybie znaków ukrytych (przycisk na karcie Narzędzia główne),który wygląda mniej więcej tak: {RD r00.docx \f"}.

Powtórz te same czynności dla plików r01.docx, r02.docx i skorowidz.docx.

Jak wygenerować sam spis, wiesz już doskonale: po prostu wstaw do dokumentu spistreści lub skorowidz (karta Odwołania, polecenie Spis treści lub Wstaw indeks).

1 Nazwa tego przycisku do dziś jest dla mnie zagadką; prawdopodobnie jest to jakieś nieporadne tłumaczeniez języka angielskiego.

Rozdział 10. ♦ Word i praca zespołowa 157

Word, gdy będzie chciał zbudować listę haseł do skorowidza lub spis treści, najpierwwczyta do pamięci wszystkie dokumenty związane polem RD, a dopiero potem utworzysam spis.

Pamiętaj, że jakakolwiek zmiana nazwy pliku, do którego się odwołujemy w polu RD,spowoduje błąd podczas generowania spisu — Word poinformuje, że nie potrafiodnaleźć pliku o żądanej nazwie. Musisz wówczas skorygować zawartość pola w trybiewyświetlania znaków ukrytych.

Na rysunku 10.2 pokazuję przykładową strukturę pewnej pracy edytorskiej zawierającejtrzy rozdziały i dwa pliki specjalne ze spisami (treści i skorowidzem).

Rysunek 10.2. Przykładowy dokument podzielony na pliki źródłowe

Pamiętaj, aby w plikach źródłowych poprawnie ustawić początkowe numery stronoraz właściwie oznaczyć stylami nagłówka akapity, które powinny się znaleźć w spisietreści. Ewentualne błędy podczas oznaczania haseł skorowidza można łatwo popra-wić, aktywując tryb wyświetlania znaków ukrytych — możesz wówczas edytowaćpola XE, a nawet je usuwać.

Przegląd i komentowanie dokumentuPokazany w poprzednim podrozdziale sposób podziału dokumentu na pliki ułatwiabezkonfliktową pracę zespołu redakcyjnego pracującego nad dłuższą publikacją, naprzykład książką lub bardzo długim dokumentem, który warto podzielić na mniejszepliki ze względów organizacyjnych.

Czy da się jednak skutecznie pracować w wieloosobowym zespole nad pojedynczymdokumentem umieszczonym na dysku w jednym pliku? Odpowiedź na to pytanie jestoczywiście twierdząca, gdyż Word jako profesjonalny edytor tekstu od wielu lat jestwyposażony w bardzo ergonomiczne funkcje recenzji i komentowania2. Na rysunku 10.3pokazuję, jak wygląda dokument w trybie recenzji — z zaznaczonymi poprawkamii wstawionymi komentarzami.

2 W tym rozdziale nie omawiam zagadnień pracy grupowej związanych z tworzeniem repozytoriumdokumentów wyposażonych w funkcje scalania i wersjonowania, gdyż w warunkach domowych nie mająone zastosowania.


Rysunek 10.3. Tryb recenzji i komentowania

W zależności od włączonych opcji wyświetlania poziom szczegółowości detali widocz-nych w trybie recenzji może być inny dla każdego dokumentu, ale zasadniczo możeszsię spodziewać, że będą to następujące elementy:

dymki i komentarze z prawej strony, pokazujące wprowadzone zmiany,

komentarze wprowadzone do dokumentu przez recenzenta,

podkreślenia w tekście wyróżniające wstawiony tekst.

Załóżmy, że jesteśmy proszeni o wyrażenie opinii na temat pewnego dokumentulub o jego korektę. W tym celu możemy:

dopisać do dokumentu komentarze (za pomocą myszy oznaczamy tekst, na karcieRecenzja klikamy Nowy komentarz, a następnie w treści dymka piszemy naszeuwagi);

wprowadzić poprawki bezpośrednio w treści dokumentu (zostaną one zaznaczoneróżnymi kolorami i podkreśleniami).

Tryb recenzji włączamy lub wyłączamy, klikając przycisk Śledź zmiany znajdującysię na karcie Recenzja (rysunek 10.4).

Osoba, która otrzyma dokument zmodyfikowany przez kogoś w trybie recenzji, będziew stanie precyzyjnie odtworzyć wprowadzone modyfikacje i komentarze.

Widok dokumentu zawierającego znaczniki wprowadzonych modyfikacji jest niezbytestetyczny, możemy jednak dostosować go do naszych potrzeb, wybierając tryb widoku(Recenzja/Śledzenie):

Prosta adiustacja (najbardziej użyteczny widok roboczy),

Cała adiustacja (wszystkie szczegóły poprawek),

Bez adiustacji („czysta” wersja do wydruku),

Oryginał.

Rozdział 10. ♦ Word i praca zespołowa 159

Rysunek 10.4. W Wordzie łatwo zostać recenzentem

Na rysunku 10.5 pokazuję dostępne tryby i opcje widoku śledzenia zmian.

Rysunek 10.5.Tryb recenzjii komentowania

Warto wiedzieć, że każda zmiana w trybie recenzji lub komentarz są „podpisane”inicjałami osoby, która je wykonała. Inicjały te ustawiamy w menu Plik w okienkuOpcje na zakładce Opcje ogólne lub wybieramy odpowiednią opcję pod przyciskiemŚledź zmiany.

Oprócz ustalenia opcji wyświetlania znaczników możliwe jest określenie sposobu poka-zywania poprawek w dokumencie (rozwiń polecenie Dymki).

Przegląd uwagzgłoszonych przez autora

Kiedy autor otrzyma dokument z naniesionymi przez recenzentów poprawkami bądźpropozycjami zmian, może podjąć odnośnie do nich następujące decyzje:

zaakceptować je wszystkie lub pojedynczo (przycisk Zaakceptuj),

odrzucić (przycisk Odrzuć).

Przyciski i pozwalają na łatwą nawigację pomiędzy komentarzami wprowadzonymido dokumentu w trybie recenzji.


Część II

Excel, czyli magicznabroń pakietu Office


obsługę programu Excel,

pracę ze skoroszytami i arkuszami,

zasady formatowania danych w Excelu,

tworzenie formuł w arkuszu,

analizę danych,

tworzenie wykresów,

użycie Excela jako małej bazy danych,

drukowanie arkuszy.

162 Część II ♦ Excel, czyli magiczna broń pakietu Office

Rozdział 11. ♦ Podstawy obsługi arkusza kalkulacyjnego 163

Rozdział 11.

Podstawy obsługiarkusza kalkulacyjnego

Tytuł tej części książki wcale nie musi być traktowany jako żart. Z moich obserwacjiwynika, że program Excel, który początkowo pełnił funkcje czysto kalkulacyjne i byłkojarzony z posadą księgowego albo rachmistrza, został z entuzjazmem przyjęty przezznacznie szersze grono użytkowników, niż początkowo przewidywał producent.Wykresy, raporty, symulacje, małe bazy danych — to tylko niektóre możliwe zasto-sowania Excela. Ponadto Excel zawiera w sobie uniwersalny język programowania,którego prostota zachęciła niektórych użytkowników do zabawy w… programowanie,i to bez konieczności używania skomplikowanych narzędzi programistycznych.

Zanim jednak opowiem o tak szerokich zastosowaniach Excela, wyjaśnię kilka pod-stawowych pojęć, co może być przydatne dla tych osób, które nie miały do czynieniaz tego typu oprogramowaniem.

Arkusz kalkulacyjny to program komputerowy wspomagający zapisywanie i automa-tyczne wyliczanie danych w postaci — zazwyczaj dużych — tabel dwuwymiarowych.Z powodu zorientowania na przetwarzanie danych liczbowych jest dedykowany głów-nie do zadań o charakterze księgowym, ale używa się go również do innych zastoso-wań biurowych, w których mamy do czynienia z przetwarzaniem danych opartych natabelach. Arkusz kalkulacyjny może zawierać dane statyczne (na przykład teksty, rysunkii liczby) oraz dane dynamiczne (formuły), które są wyliczane na podstawie danychstatycznych. W formułach możemy stosować setki (a nawet tysiące) funkcji matema-tycznych, statystycznych, przetwarzających teksty i liczby itp.

W kolejnych rozdziałach pokażę, że w arkuszu mogą się znaleźć nie tylko prezentacjeliczbowe, ale i atrakcyjne wykresy (liniowe, słupkowe, kołowe itd.), które ułatwiająinterpretację skomplikowanych serii danych i pozwalają na efektywne symulacje tren-dów i zmian wartości.

Zanim przejdziemy do omawiania zagadnień ściśle merytorycznych, opiszę podsta-wowe techniki pracy wprowadzania danych, które są nieco inne od tych stosowanychw Wordzie.


Zapoznanie z arkuszem kalkulacyjnymW systemie Windows 7 program Excel 2013 najprościej uruchomić poprzez przyciskStart; w polu z napisem Wyszukaj programy i pliki wpisz słowo excel. Windows bardzoszybko odnajdzie ikonę programu , a Ty po prostu ją kliknij, aby urucho-mić arkusz kalkulacyjny. Tradycyjnie możesz przypiąć ikonę do paska szybkiego uru-chamiania lub umieścić na pulpicie.

W systemie Windows 8, aby odszukać program Excel, wciśnij klawisz i na ekra-nie Start zacznij pisać: excel. Gdy zobaczysz ikonę programu, kliknij ją. Oczywiściew systemie Windows 8 także możesz odszukać ręcznie ikonę programu na ekranie Startlub przypiąć ją do paska zadań na pulpicie.

Na rysunku 11.1 przedstawiam okno, które powinno się ukazać po pierwszym urucho-mieniu programu Excel 2013.

Rysunek 11.1. Ekran startowy programu Excel 2013

Podobnie jak w Wordzie, widzimy charakterystyczny dla pakietu Office 2013 ekranstartowy, listę ostatnio otwieranych dokumentów oraz katalog szablonów. Excel możeteż pokazywać konto zalogowanego użytkownika, jeśli korzystasz z funkcji online. Klik-nij obrazek Pusty skoroszyt, aby utworzyć pierwszy, pusty dokument Excela.

Dokument w Excelu nazywamy skoroszytem, a każdy skoroszyt składa się z wieluarkuszy.


Tuż po uruchomieniu na ekranie Excela odnajdziemy kilka istotnych elementów(omawiam tylko elementy specyficzne dla Excela, funkcje wstążki są identyczne jakw Wordzie):

Otwartą kartę Narzędzia główne, czyli podstawowy zbiór narzędzi zmieniającychwygląd pisanego tekstu. Karty są zgrupowane na obszarze ekranu zwanymwstążką (terminologia twórców programu).

Pasek formuły — miejsce, w którym Excel wyświetla faktyczną zawartośćkomórki arkusza (to, co widzisz na ekranie, może być tekstem statycznymlub wynikiem przetwarzania formuły wbudowanej w komórkę).

Kolumny (A, B, C...) i wiersze (1, 2, 3...), definiujące niejako współrzędnekomórek.

Pole nazwy (lub adresu) zawierające współrzędne komórki, dzięki którym możnasię do niej odwoływać w formułach — wyjaśnię to dalej.

Zakładki arkuszy, czyli pojedyncze strony dokumentu Excela (skoroszytu albozeszytu).

Podobnie jak w Wordzie, Windows umożliwia szybkie otwieranie dokumentuExcela w Eksploratorze plików — wystarczy wskazać dokument mysząi nacisnąć Enter lub przycisk Otwórz. Inne funkcje zawarte w menu Plik działajątak samo jak w Wordzie — zajrzyj do rozdziału 2., jeśli czegoś nie pamiętasz.

Wszystkie te elementy pokazałem na rysunku 11.2.

Rysunek 11.2. Widok ekranu programu Excel 2013

Zwróć uwagę na efekt kliknięcia komórki o współrzędnych E7. Excel zaznacza obwódkąwyróżnioną komórkę, w polu adresu pokazuje jej współrzędne, a w polu paska for-muły — zawartość.


Komórka jest podstawowym elementem arkusza kalkulacyjnego, tak jak znak i pozycjakursora są podstawowymi elementami dokumentu tekstowego.

Początkującym polecam cofnięcie się na moment do rozdziału 2. Omówiony tam interfejsużytkownika Worda, a szczególnie praca ze wstążką, dotyczy całego pakietu Microsoft Office,więc powielanie tamtego opisu mijałoby się z celem.

Otwieranie i zapisywanie dokumentówPodobnie jak miało to miejsce w Wordzie, także w przypadku dokumentów utworzonychw arkuszu kalkulacyjnym system Windows może automatycznie uruchomić aplikację,w której powstał dany dokument — stanie się to po dwukrotnym kliknięciu ikony doku-mentu oglądanego w okienku Eksplorator Windows (patrz rozdział 2.). Dokumentyutworzone w Excelu (do wersji 2003 włącznie) mają na dysku rozszerzenie XLS, a doku-menty, które powstały w Excelu 2007, 2010 i 2013 — XLSX. Jeśli z powodu ustawieńwidoku nie widzisz w oknie Eksploratora rozszerzeń plików, odpowiednia informacjana pewno zostanie wyświetlona na pasku statusowym po zaznaczeniu pliku myszą(rysunek 11.3).

Rysunek 11.3. Dokumenty Excela w Eksploratorze Windows

Stary plik Excela w formacie XLS możesz z łatwością przekonwertować na nowyformat XLSX (menu Plik, przycisk Konwertuj z panelu Informacje) i jest to wręcz zale-cane, jeśli zamierzasz taki dokument edytować.

Technicznie rzecz biorąc, nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracując w programieExcel 2013, zapisywać dokumenty w starym formacie XLS. Wbrew ostrzeżeniom gene-rowanym przez program w przypadku większości typowych dokumentów format XLSbędzie w zupełności wystarczający. W celu zapewnienia zgodności ze „światem zew-nętrznym” możesz go bez problemów używać, jeśli nie masz ochoty na wykorzystywa-nie zaawansowanych możliwości Office 2013 (na przykład w zakresie lepszego szy-frowania dokumentu zabezpieczonego hasłem).


W tabeli 11.1 zawarłem opis skrótów klawiszowych, które warto zapamiętać, abyskutecznie pracować z Excelem. Skróty klawiszowe nie tylko przyspieszają pracę, aledziałają zawsze, nawet kiedy przyciski znikną z ekranu. Obok każdego skrótu poda-łem też ikony występujące w starszych wersjach Excela i wielu innych programachWindows otwierających i zapisujących dokumenty na dysku twardym (z tego powoduwarto rozumieć ich znaczenie, pomimo że w najnowszym pakiecie Office zostały jużwyeliminowane).

Tabela 11.1. Przyciski i skróty klawiszowe do zarządzania dokumentami w Excelu

Ikona i skrót klawiszowy Opis

(Ctrl+N) Otwiera nowe okno skoroszytu, zasłaniając poprzednio otwarty skoroszyt.

— (Ctrl+O) Otwiera istniejący skoroszyt.

— (Ctrl+S) Zapisuje skoroszyt na dysku. Jeśli robisz to po raz pierwszy, będzieszmusiał dodatkowo podać nazwę pliku.

— (Ctrl+W) Zamyka bieżący skoroszyt, ale nadal pozostawia włączony programgłówny i otwarte w nim wcześniej dokumenty.

System Windows umożliwia automatyczne otwieranie aplikacji, w której powstał danydokument, przy użyciu programu Eksplorator Windows (oczywiście podobny mecha-nizm jest dostępny w Mac OS i programie Finder).

Praca z arkuszamiDokumenty Worda były dość proste w obsłudze, gdyż stanowiły pewną całość, bezwewnętrznej struktury. Excel jest nieco bardziej złożony, ale dość szybko przywyknieszdo jego cech szczególnych:

Podczas pracy z Excelem podstawową jednostką pracy będzie oczywiścieskoroszyt, dlatego warto nauczyć się sprawnie organizować w nim pracę.

Tuż po utworzeniu nowego dokumentu Excela zobaczysz pusty arkusz o nazwieArkusz1. Oczywiście możesz bez problemu zmienić te nazwy na bardziejprzyjazne i odpowiadające zawartości.

Dodawanie nowego arkusza do listy już wstawionych także jest bardzo proste — wystar-czy kliknąć przycisk znajdujący się tuż za ostatnim arkuszem.

Oto kolejne przydatne operacje, z których będziemy korzystać w trakcie codziennejpracy z arkuszami:

zmiana nazwy,

wstawianie nowego arkusza pomiędzy już istniejące,

usuwanie arkusza.


Dostęp do tych i innych czynności możesz uzyskać zarówno ze wstążki, jak i z menupodręcznego, które pojawi się po kliknięciu prawym przyciskiem myszy dowolnegoarkusza (rysunek 11.4).

Rysunek 11.4. Operacje dostępne na arkuszach

Wstaw — dokłada nowy, pusty arkusz przed bieżącym (polecenie dostępnetakże na wstążce).

Usuń — usuwa arkusz z zeszytu (polecenie dostępne także na wstążce).

Zmień nazwę — pozwala zmienić nazwę arkusza z Arkusz x na inną.

Przenieś lub kopiuj — zmienia kolejność arkuszy i pozwala na wykonaniekopii ich zawartości.

Oprócz zwykłych operacji na arkuszach Excel pozwala także zmienić kolor karty repre-zentującej arkusz oraz w ogóle go ukryć — przetestuj samodzielnie te opcje (polecenieFormat w grupie Komórki).

Rozdział 12.

Wprowadzaniei formatowanie danych

Arkusz kalkulacyjny niewątpliwie znacznie różni się od edytora tekstów — wystarczypierwsze uruchomienie programu, aby się o tym przekonać. Spójrz na ekran startowyExcela zamieszczony w poprzednim rozdziale. Jest kilka ewidentnych różnic, choćpraca z menu programu jest bardzo podobna — w aplikacjach Word i Excel odnajdziemyinterfejs użytkownika oparty na koncepcji wstążki, która od kilku lat jest elementemkażdej aplikacji Microsoft Office.

Wbrew dość powszechnej opinii arkusz kalkulacyjny nie jest przeznaczony tylko dozastosowań księgowych. Doskonale wspomaga obliczenia wykonywane praktyczniecodziennie, takie jak rejestrowanie wydatków, wykonywanie wyliczeń raty kredytu,przeliczanie lokat i inne. W dalszych rozdziałach omówię na praktycznych przykła-dach wiele ciekawych zastosowań Excela. Oczywiście — z uwagi na sposób zapisu —w arkuszu kalkulacyjnym idealnie pracuje się z wszelkimi tabelami, które niekoniecz-nie muszą mieć cokolwiek wspólnego z obliczeniami.

Dla przypomnienia: dokument w Excelu nazywamy skoroszytem, a każdy skoroszytskłada się z wielu arkuszy.

Najważniejszym elementem edycyjnym Excela jest komórka, która może zawieraćdowolne teksty czy liczby i jest identyfikowana przez jej współrzędne (np. A1, B3, D9itd.). Identyfikacja komórki jest niezbędna, jeśli planujemy użyć wpisanych w niej war-tości podczas tworzenia formuł.

Przełączanie się między arkuszami polega na ich wyborze za pomocą kliknięcia myszą.Można sobie wyobrazić, że arkusze nakładają się na siebie jak kartki w zeszycie.

Spójrz na rysunek 12.1, który ilustruje te czynności.

W ramach ćwiczenia kliknij teraz w obrębie komórki o współrzędnych C5 i wpisz tamcokolwiek: tekst bądź liczbę.


Rysunek 12.1.Nawigacja pomiędzyarkuszami i komórkami

Wpis w komórce potwierdzasz na jeden z trzech sposobów:

poprzez naciśnięcie klawisza Enter,

kliknięciem w obrębie innej komórki,

poprzez przemieszczenie się do innej komórki za pomocą klawiszy kierunkowych(strzałek).

Z potwierdzenia zapisu nowej wartości w komórce możesz się wycofać, używającklawisza Esc. Zauważ, że nowy wpis w danej komórce usuwa jej dotychczasowązawartość.

Wpisz teraz w komórce C4 tekst Alicja ma kota i naciśnij Enter. Następnie kliknijraz jeszcze C4 i zauważ, że zawartość komórki jest powtórzona w specjalnym polu zwa-nym paskiem formuły (rysunek 12.2).

Rysunek 12.2.Pasek formuły

Teraz kliknij w obrębie komórki D4 i wpisz tam liczbę 10 — potwierdź wpis klawiszemEnter. Zauważ, że wpisana liczba częściowo „przycięła” napis w komórce z lewej strony!

Wygląda, jakby napis Alicja ma kota został przycięty — dzieje się tak dlatego, żekomórki są jednakowej szerokości, a zdanie, które chciałeś w jednej z nich umieścić,jest za długie.

Rozdział 12. ♦ Wprowadzanie i formatowanie danych 171

Aby móc sprawnie wpisywać liczby, za pomocą przycisku Num Lock włącz klawiaturęnumeryczną (chyba że już jest włączona; poznasz to po zapalonej diodzie). Przecinekjest tam ukryty na klawiszu Del1.

Na szczęście jest na to prosta rada: umieść wskaźnik myszy między kolumnami C i D,a kiedy kursor przybierze postać skrzyżowanych strzałek ( ), złap wskaźnikiem myszykolumnę C za jej prawy brzeg i zmień jej rozmiar (rysunek 12.3)2.

Rysunek 12.3.Dopasowywanieszerokości kolumnyw arkuszu

Możesz też dwukrotnie kliknąć pomiędzy kolumnami C i D. Efekt będzie identyczny —kolumna C zostanie automatycznie dopasowana do długości zdania Alicja ma kota.

W przypadku długich wpisów w komórkach można również skorzystać z zawijaniatekstów w komórce (rysunek 12.4).

Rysunek 12.4.Efekt zawijania tekstuw komórkach

1 Podany sposób dotyczy klawiatur wyposażonych w blok numeryczny.2 Ten sposób odnosi się także do wierszy; możesz regulować nie tylko szerokość, ale i wysokość komórek!


Po włączeniu zawijania tekstu zmień szerokość kolumny i wysokość wiersza, aby uzy-skać pożądany efekt.

Jeśli chcesz w pojedynczej komórce Excela uzyskać znak nowego wiersza, nie naci-skaj Enter, ale użyj skrótu Alt+Enter. W pasku formuły można wyświetlić zawartośćkomórek zawierających wiele wierszy, jeśli wciśniesz ikonkę znajdującą się z pra-wej strony paska.

Ćwiczenie: w pojedynczej komórce Excela wpisz listę: 1. Warszawa, 2. Toruń, 3.Kołobrzeg, tak aby każda pozycja listy znajdowała się w odrębnym wierszu, ale ciąglew tej samej komórce.

Formatowanie komórekPodobnie jak tekst w Wordzie, również zawartość komórek arkusza można formato-wać. Co ciekawe, wykonuje się to w zbliżony sposób.

Wiesz już, jak zaznaczać pojedynczą komórkę — po prostu klikasz w jej obrębie. Zazna-czanie wielu komórek naraz jest równie proste. Aby zaznaczyć obszar złożony z kilkukomórek, przytrzymaj klawisz Shift i naciśnij klawisze strzałkowe. Kliknij przykła-dowo w obrębie komórki C2, naciśnij dwa razy klawisz → i dwa razy ↓. Efekt zostałprzedstawiony na rysunku 12.5.

Rysunek 12.5.Zaznaczanie obszaruw arkuszukalkulacyjnym

Zauważ, że w Excelu komórka C2 ma odwrócone atrybuty — w ten sposób programzaznacza początek obszaru. Gdy już zaznaczysz obszar (lub klikniesz jakąś komórkę),użyj przycisków formatowania widocznych na wstążce.

W tabeli 12.1 przedstawiam najpopularniejsze operacje formatowania.

Wbrew pozorom zmiana stylu obramowania komórek wyłącznie za pomocą przyci-sków na ekranie (karta Narzędzia główne) nie pozwala na wykorzystanie wszystkichmożliwości, które są dostępne w Excelu. Jeśli chcesz wykonać nieco bardziej skom-plikowane zmiany, zapoznaj się z poleceniem Formatuj komórki, dostępnym w menupodręcznym po kliknięciu prawym przyciskiem myszy wybranej komórki lub zazna-czonego obszaru. Możesz także kliknąć polecenie widoczne na karcieNarzędzia główne w grupie Komórki.


Tabela 12.1. Formatowanie komórek w arkuszu kalkulacyjnym

Przycisk Funkcja

Wyrównanie do lewej krawędzi komórki (komórek).

Wyśrodkowanie w poziomie zawartości komórki (komórek).

Wyrównanie do prawej krawędzi komórki.

Wyrównanie do góry komórki.

Wyrównanie do dołu komórki.

Wyśrodkowanie w pionie.

Zawijanie zawartości komórki.

Scalanie i wyśrodkowanie komórki (opisane dalej na przykładzie).

Pogrubienie czcionki.Pochylenie czcionki.Podkreślenie czcionki.Zmiana kroju i rozmiaru czcionki.

Zmniejszenie wcięcia zawartości komórki.Powiększenie wcięcia zawartości komórki.Kolor wypełnienia komórki.

Kolor czcionki w komórce.

Obramowanie komórki:

Na rysunku 12.6 pokazuję okienko Formatowanie komórek, które zobaczysz po wybra-niu polecenia Formatuj komórki z menu podręcznego (na rysunku została wybranazakładka Obramowanie). W okienku tym można zdefiniować ciekawe obramowania.W tym celu wybierasz styl i kolor linii, a następnie w okienku podglądu zaznaczaszmyszą krawędzie, które mają zostać zmodyfikowane zgodnie z dokonanym wcześniejwyborem.

Excel oferuje wiele sposobów formatowania komórek. Warto je poznać i nauczyć sięz nich korzystać. Na karcie Narzędzia główne w grupie Style odnajdziesz dwa użyteczneprzyciski, dzięki którym możesz jednym kliknięciem zmodyfikować:


Rysunek 12.6. Zmiana stylu obramowania komórki w arkuszu

obramowania i wypełnienie zakresu komórek (przycisk Formatuj jako tabelę),

czcionkę i inne formatowania komórki — przycisk Style komórki (rysunek 12.7).

Rysunek 12.7.Szybka zmianastylu obramowańi zawartości komórekw Excelu

Wadą stosowania przycisków Formatuj jako tabelę i Style komórki jest to, że możnabardzo szybko „popsuć” zawartość przez pochopne zaaplikowanie zbyt agresywnegostylu. Z tego powodu podczas pracy z Excelem staraj się stopniowo modyfikowaćstyle obramowań i komórek, tak aby w dowolnym momencie można było łatwo wyco-fać cząstkowe zmiany, pozostawiając te, które spełniają nasze oczekiwania.

Zauważ, że opisane powyżej ustawienia bardzo przypominają funkcje zwykłego edytoratekstu — w Wordzie możesz uzyskać bardzo podobne efekty dla tekstu i tabel.

Na tym jednak nie kończą się możliwości Excela w zakresie formatowania zawartościkomórek. Pewien zbiór formatów nadaje się głównie do arkuszy, a nie do tekstów:


arkusz kalkulacyjny służy głównie do wykonywania obliczeń, pozwala łatwozmienić format komórek, aby odróżnić liczby od innych typów danych, któremogą się w nich znaleźć (np. tekstów, dat, znaków, symboli);

wiele ułatwień dotyczy prezentacji symboli walutowych, precyzji i formatówwartości kwotowych.

Aby liczby wyglądały na ekranie profesjonalnie, do dyspozycji mamy szereg użytecz-nych przycisków formatujących, które są umieszczone na karcie Narzędzia głównew grupie Liczba. Najbardziej przydatne opisałem w tabeli 12.2.

Tabela 12.2. Formatowanie komórek w arkuszu kalkulacyjnym

Przycisk Funkcja

Zapis walutowy, np. . Kilka szybkich ustawień wywołasz, klikając trójkącikznajdujący się pod przyciskiem:

.Zapis procentowy, np. wpisanie liczby 0,2 i sformatowanie jej za pomocą tego przyciskuda w wyniku: .Zapis dziesiętny, np. komórka sformatowana w zapisie procentowym (przykład powyżej)wróci do poprzedniej formy przez naciśnięcie tego właśnie przycisku.Dodanie pozycji dziesiętnej (rozszerzenie), np. 0,2 zostanie zapisane jako 0,200.

Zaokrąglenie, np. 0,26 zostanie zapisane jako 0,3.

W grupie Liczba znajdziesz także interesującą listę rozwijaną Format liczb. Jest tozgrupowanie kilku najczęściej używanych formatów (daty, liczby, tekst) — patrzrysunek 12.8.

Rysunek 12.8.Szybka zmianaformatów komórekna podstawie ich typu


Operacje na komórkachW edytorze tekstu podstawową jednostką, jaką operujemy, jest znak. W arkuszu kal-kulacyjnym znak (lub cyfra) jest także istotny, ale należy go analizować w kontekściekomórki, w której się znajduje. Jeśli dokonamy operacji formatowania na całej komórcelub ją skasujemy, będzie to dotyczyło całej jej zawartości: wpisanych wartości i uży-tych wcześniej formatów.

Początkującym użytkownikom arkusza kłopot często sprawia kasowanie zawartościkomórki. Pomimo naciśnięcia klawisza Del (Delete) komórka zachowuje formato-wanie i obramowanie. Istnieje kilka sposobów na skasowanie zawartości komórki,ale najszybszym jest skopiowanie do schowka (Ctrl+C) pustej komórki (znajdującejsię gdzieś na niezapisanym jeszcze obszarze) i wklejenie jej (Ctrl+V) do komórki, którąchcemy nadpisać.

W arkuszu kalkulacyjnym możemy oczywiście bardzo łatwo kasować i wstawiać komórkioraz wiersze, musimy jednak mieć pełną świadomość konsekwencji, jakie się z tymwiążą. Jako że arkusz jest strukturą dwuwymiarową, możemy zaobserwować, że:

wstawianie nowych komórek (także wierszy lub kolumn) niejako „rozpycha”sąsiadujące komórki,

usuwanie komórek (także wybranego obszaru, wierszy lub kolumn) przesuwasąsiadujące komórki na zwolnione miejsce.

Na rysunku 12.9 pokazuję efekt wykasowania komórek przy użyciu polecenia Usuńz grupy Komórki (karta Narzędzia główne).

Rysunek 12.9.Kasowanie komórek

W zależności od wybranego wariantu usuwania komórki zostaną przesunięte w lewolub do góry, możemy także skasować cały wiersz lub kolumnę.

Wstawianie komórek przebiega bardzo podobnie. Polecam przetestowanie tej czynnościwe własnym zakresie.


Kasowanie lub dodawanie można przeprowadzić na całych kolumnach lub wierszach.Aby tego dokonać, wystarczy wywołać odpowiednie polecenia z menu podręcznego lubwstążki po uprzednim kliknięciu przyciskiem myszy wybranej kolumny lub wiersza(klikamy oznaczenie literowe lub cyfrowe „współrzędnej” — rysunek 12.10).

Rysunek 12.10. Operacje na wierszach lub kolumnach

Jeśli nie lubisz używać menu podręcznego, to zapoznaj się dokładniej z zawartościąwstążki. Wiele funkcji Excela jest dostępnych zarówno z menu podręcznego, jaki z odpowiednich kart wstążki (podstawowe operacje znajdziesz na karcie Narzędziagłówne).

Selektywne kasowaniezawartości komórek

Omówiłem już wiele sposobów na zmianę wyglądu komórek w arkuszu, dzięki czemumogłeś się przekonać, jak niesłychanie złożonym obiektem potrafi być niewinnie wyglą-dająca komórka.

Wielokrotnie może się zdarzyć, że po dokonaniu szeregu zmian w arkuszu w niektó-rych komórkach może zostać zachowany styl lub element zawartości, którego możesznie potrzebować. Kasowanie całej komórki może uszkodzić jej sąsiedztwo (opisanywcześniej efekt „ściągania”), nadpisanie poprzez wklejenie innej komórki także jestśrodkiem, który warto stosować tylko w ostateczności.

Jeśli wiemy, co usunąć z komórki, polecam zastosowanie bardziej finezyjnego narzę-dzia znajdującego się na karcie Narzędzia główne w grupie Edycja — mowa o przyci-sku (rysunek 12.11).


Rysunek 12.11.Selektywne kasowaniezawartości komórki

Kilka zaskakującychćwiczeń praktycznych

Wpisywanie danych w komórkach przynosi czasami zaskakujące efekty. Wpisz terazw komórce liczbę 1/2 i naciśnij Enter (lub kliknij gdzieś obok, na przykład innąkomórkę). Efekt jest zaskakujący:

Excel interpretuje 1/2 jako datę! Jeśli chcesz, aby wyświetlane było dokładnie to, cowpisałeś, wstaw na początku apostrof (‘).

Zauważ, że liczby są domyślnie dosunięte do prawej krawędzi komórki, a teksty —do lewej.

Wpisz teraz w komórkach A1 i A2 liczby 1 i 2. Zaznacz obie te komórki i bez klikaniagdziekolwiek (inaczej zaznaczenie zniknie) pociągnij za prawy dolny róg komórki A2(tzn. prawy dolny róg zaznaczonego obszaru) w dół.

Widzisz, co się stało? W arkuszu pojawił się ciąg liczb: 1, 2, 3, 4…!

W podobny sposób możesz łatwo wypełnić komórki nazwami wszystkich miesięcyw roku, wpisując tylko styczeń i luty (rysunek 12.12).

Oczywiście, Excel oferuje jeszcze sporo drobnych ułatwień, które na pewno odkry-jesz podczas pracy z tym programem. Część z nich z pewnością będzie tu systema-tycznie wprowadzana w trakcie kolejnych ćwiczeń i demonstracji.


Rysunek 12.12.Szybkie wpisywanieserii danych

Nagłówki i opisy tabelDopasowywanie szerokości kolumny do zawartości komórek ma tę niekorzystną cechę,że Excel zrobi to w stosunku do najszerszej znalezionej liczby (tekstu) i rozepchniekolumnę, tak aby pomieściły się w niej wszystkie dane.

Znaki ##### w komórce oznaczają jej niedopasowanie. Musisz zwiększyć jej szero-kość, aby w komórce pojawiła się liczba.

Poszerzenie komórki nie zawsze daje jednak dobry efekt, co ilustruje rysunek 12.13.Zauważ, że tekst Centrala w Warszawie nie zmieścił się w komórce B2. Klikającdwukrotnie między nagłówkami kolumn B i C, otrzymaliśmy tabelę, która po tej opera-cji wygląda niezbyt fortunnie…

Rysunek 12.13.Dopasowywanieszerokości komórekw Excelu

Szerokość kolumny B została dopasowana do zawartości komórki B1, a nie B2.

Na szczęście można sobie z tym poradzić. Spójrz, jak sprawić, by zawartość komórkiB1 stanowiła tytuł całej tabeli, a nie jednej kolumny (B).


Cofnij wykonane wcześniej dopasowanie (Ctrl+Z albo ).

Zaznacz komórki B1 – E1 (np. kliknij B1, przytrzymaj Shift i naciśnij trzy razyklawisz →).

Naciśnij przycisk dopasowywania między kolumnami ( ).Efekt końcowy pokazuję na rysunku 12.14.

Rysunek 12.14.Dopasowywanieszerokości kolumnyw tabeli (1)

Napis tytułowy został rozmieszczony między kolumnami B i E. Wykonajmy jeszczeraz dopasowanie, dwukrotnie klikając między nagłówkami kolumn B i C. Efekt zapre-zentowany na rysunku 12.15 nie jest w pełni satysfakcjonujący, ale pokazuje, w jakisposób działa program — Excel od tej pory przestanie dopasowywać szerokość dozawartości komórki B1!

Rysunek 12.15.Dopasowywanieszerokości kolumnyw tabeli (2)

Najlepsze dopasowanie uzyskamy, gdy włączymy w komórce B2 zawijanie zawartościprzyciskiem , co ilustruje rysunek 12.16.

Rysunek 12.16.Zawijanie komórekw tabeli Excela

Jest lepiej, prawda? Możesz również skrócić napis w komórce B2, pozostawiając tylkosłowo Centrala, ale po co masz się ograniczać — niech komputer dopasuje się doTwoich potrzeb, a nie odwrotnie!

Ostatnim mechanizmem formatowania, którym się zajmiemy przy okazji omawianiazasad tworzenia tabel, jest zmiana kierunku pisania, dzięki czemu tekst w komórcemożna wpisać pionowo lub ukośnie.


Zmiana kierunku pisania jest bardzo prosta — użyj przycisku z grupy Wyrównaniei wybierz nową orientację tekstu znajdującego się w komórce (rysunek 12.17).

Rysunek 12.17.Zmiana kierunkupisania tekstuw komórce

Jeśli zmiana orientacji „popsuła” rozkład tekstu, to wyreguluj szerokość wierszy lubkolumn nagłówka, aby uzyskać estetyczny efekt końcowy.

Formaty walutoweJak uzyskać symbol waluty (np. dolara, funta lub euro)? Wbrew pozorom wcale nietrzeba szukać tych znaków w tablicach symboli i czcionek (karta Wstawianie, polecenieSymbol). Symbol waluty uzyskasz na kilka sposobów poprzez parę kliknięć myszą:

Zaznacz komórkę lub grupę komórek, w których znajdują się wartości walutowe(kwoty).

Prawym przyciskiem myszy wywołaj menu podręczne i wybierz z niegopolecenie Formatuj komórki.

Z zakładki Liczby wybierz kategorię Walutowe i ustaw pożądane parametry,na przykład takie jak na rysunku 12.18.

Uproszczone formaty walut uzyskasz też, klikając przycisk lub zmieniająckategorię w okienku Format liczb (u nas widnieje w nim napis Ogólne).

Symbol waluty pojawia się w komórce automatycznie po sformatowaniu jej przyci-skiem (karta Narzędzia główne). Aby go usunąć, jako symbol waluty wybierz for-mat Ogólne w okienku Formatowanie komórek.


Rysunek 12.18. Formaty walutowe w Excelu

Zaawansowaneformatowanie komórek

Większość najbardziej przydatnych funkcji formatowania znajdziesz na wstążce. Ichużycie jest intuicyjne i nie powinno sprawić kłopotu podczas tworzenia nawet dośćzaawansowanych tabel z danymi.

Przyciski na wstążce nie wyczerpują możliwości formatowania komórek Excela. Wszyst-kie dostępne funkcje wpływające na zawartość komórek i ich wygląd znajdzieszw wygodnym okienku Formatowanie komórek. Aby je wywołać, polecam kliknięcieprawym przyciskiem myszy komórki arkusza i wybranie polecenia o tej nazwie z menupodręcznego.

Okno Formatowanie komórek składa się z szeregu zakładek, które pozwalają na zmianęwybranych grup atrybutów (wartości, kolory, obramowanie…).

Przypatrz się ważniejszym opcjom dostępnym w tym okienku (rysunek 12.19).

Bardzo przydatne opcje znajdziesz na zakładce Liczby. Przy użyciu zawartych tamszablonów z łatwością dodasz do liczby symbol waluty albo pogrupujesz cyfry dłuższychliczb w ten sposób, aby można było łatwo odczytywać ich sens (np. 100 000,00 PLN


Rysunek 12.19. Formatowanie komórek arkusza

zamiast 100000 PLN). Format liczb nie zmienia wartości, a jedynie sposób ich prezen-tacji na ekranie. Spróbuj wpisać kilka wartości liczbowych lub tekstowych i przetestujmożliwości formatowania dostępne w okienku Formatowanie komórek.

Wiesz już teraz, jak wpisywać dane do arkusza oraz jak je formatować, dopasowującwygląd do wymagań. Czas najwyższy pokazać, w jaki sposób wykorzystać programExcel do wykonywania obliczeń, co jest przecież jego głównym zastosowaniem!

W tym celu zapraszam do lektury następnego rozdziału.


Rozdział 13.

Formuły w arkuszach

Już zapewne zauważyłeś, że w Excelu nie napiszesz listu tak łatwo jak w edytorzetekstu1. Nie nadaje się do tego celu prawie wcale, natomiast — co postaram się udo-wodnić w tym rozdziale — doskonale sobie radzi z obliczeniami. Obliczenia w arkuszukalkulacyjnym można wykonywać za pomocą formuł, które umieszcza się w komór-kach. Formuły w arkuszach są zwykłymi wzorami (matematycznymi, statystycznymi,logicznymi itp.), z których korzysta się przy użyciu myszy i kreatorów ekranowych.

Nasza pierwsza formuła w arkuszuWykonasz teraz proste ćwiczenie, w którym będziemy wprowadzać nowe elementyi testować nabyte umiejętności.

Na początek utwórz prostą tabelkę, która będzie przedmiotem naszych ćwiczeń (rysu-nek 13.1).

Rysunek 13.1.Tabela z elementamiobliczeń— budowanie układu

1 Co nie oznacza, że jest to zabronione — pracowałem kiedyś w pewnej firmie, która była częściąmiędzynarodowego holdingu — jeden z zagranicznych menedżerów miał manierę wysyłaniakorespondencji pisanej wyłącznie w plikach Excela, które ładnie sformatowane niewiele się różniłyod dokumentów pisanych w Wordzie.


Przetestuj umiejętności nabyte dzięki lekturze poprzedniego rozdziału, na przykładwłącz obramowanie krawędzi komórek oraz odwróć atrybuty koloru czcionki i tłakomórki. Podpowiedzi dotyczące tego, jak to zrobić, znajdziesz na rysunku, na przy-kład wybierz czarny kolor wypełnienia ( ), a potem określ kolor czcionki jako biały( ). Formatowanie komórki możesz zmienić według swoich upodobań, gdyż w naszymprzykładzie nie będzie zbyt ważne.

W kolejnym kroku zajmiemy się wstawieniem w kolumnie C formuły matematycznej,której celem będzie automatyczne wyliczanie sumy komórek w kolumnach A i B(rysunek 13.2). Nie jest to może szczyt wyrafinowania, ale dobrze zilustruje pod-stawowe zasady, jakim podlega tworzenie formuł w Excelu.

Rysunek 13.2.Tabela z elementamiobliczeń— komponowanieformuły

Kliknij w obrębie komórki C2 i wpisz tam znak równości (=), naciśnij dwa razy klawisz← (strzałka w lewo), wstaw znak dodawania (+) i wciśnij klawisz ←, a następnie zakończcałość zadania naciśnięciem klawisza Enter. Zauważyłeś, co się stało, gdy nacisnąłeśklawisz kierunkowy (←)? W ten sposób przesuwałeś pulsującą ramkę w danym kierunku;po znaku = zostały zaś wpisane współrzędne komórki otoczonej pulsującą ramką.

Po naciśnięciu klawisza Enter w komórce C2 znalazła się liczba 7. Kliknij teraz w obrębiekomórki A2, wpisz tam na przykład 6 i potwierdź klawiszem Enter. Zawartość komórkiC2 powinna się automatycznie zmienić na 11. Kliknij komórkę C2 i porównaj zawar-tość paska formuły — czy widzisz tam liczbę, czy coś innego? Okazuje się, że na paskuformuły zobaczysz nie liczbę 11, ale formułę =A2+B2.

Gratulacje, właśnie udało Ci się utworzyć pierwszy automatyczny wzór w arkuszukalkulacyjnym!

Jak jednak sprawić, by wzór działał w każdej komórce w kolumnie C? Okazuje się, żeistnieje na to kilka prostych sposobów.

Powielanie wzoru za pomocą myszy

Oto najprostszy i chyba najczęściej używany w praktyce sposób. Chwytamy mysząprawy dolny róg komórki, w której znajduje się formuła, i (ciągle trzymając) pocią-gamy ją w wybranym kierunku (najczęściej w dół), aby powielić ukryty w niej wzór(rysunek 13.3).

Rozdział 13. ♦ Formuły w arkuszach 187

Rysunek 13.3.Powielanie formułyza pomocą myszy

Powielanie wzoruz wykorzystaniem kopiowania i wklejania

Spróbujmy teraz powielić wzór w nieco inny sposób:

Kliknij w obrębie komórki C2 (ze wzorem C2=A2+B2).

Naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+C, aby skopiować wzór do schowka.

Kliknij w obrębie komórki C3 i wklej tam wzór przez naciśnięcie kombinacjiklawiszy Ctrl+V.

Kliknij w obrębie komórki C4 i wklej tam wzór, naciskając klawisze Ctrl+V.

Powtarzaj te czynności w kolejnych komórkach.

Sam oceń, który sposób bardziej Ci odpowiada.

Najciekawszą kwestią związaną z kopiowaniem wzorów jest ich inteligentne przeno-szenie. Do komórek C3 i C4 nie trafia wzór =A2*B2, ale odpowiednio =A3*B3 oraz=A4*B4!

Tajemnica tego przekształcenia tkwi w tym, że komputer nie interpretuje wzoru=A2*B2 w formacie bezwzględnym, ale tak, jak został pierwotnie zapisany, czyliw formacie, który można opisać następująco: „Do bieżącej komórki dodaj iloczyndrugiej i pierwszej komórki, które znajdują się z lewej strony bieżącej komórki”.

Podczas kopiowania formuły Excel zastosował zatem współrzędne względne; jednaknie zawsze jest to dobre podejście, o czym przekonamy się na przykładzie zamiesz-czonym poniżej.

Współrzędne względne i bezwzględne

Spróbuj utworzyć tabelkę, która przelicza ceny samochodów wyrażone w euro na zło-tówki (rysunek 13.4).


Rysunek 13.4.Błąd podczaspowielania formuły

Po powieleniu wzoru otrzymasz dość ciekawy rezultat, wynikający z faktu, że w komórceC4 został wpisany wzór, którego znaczenie można wyrazić opisowo tak: „Pomnóżzawartość komórki z lewej strony przez kurs waluty wpisany trzy komórki wyżej”.

Tabela 13.1 pokazuje kolejne rezultaty zastosowania takiego wzoru:

Tabela 13.1. Objaśnienie formuł z rysunku 13.4

Wiersz Działanie Wynik Komentarz

Opel Astra 12 100*4,99 60 379Renault Koleos 25 780*0 0 Brak wpisu w komórce C2

jest równoważny zeru.BMW 42 300* (tekst: PLN) Bzdura, błąd argumentu.

Wygląda na to, że natrafiliśmy na poważne ograniczenie możliwości Excela. Czy możnatemu jakoś zaradzić?

Na szczęście jest to problem do pokonania. Spróbuj nieco zmodyfikować wzórw komórce C4: zamiast =C4*D1 wpisz =B4*$C$1 i dopiero wówczas powiel wzór.

Znak dolara ($) uzyskasz, naciskając kombinację klawiszy Shift+4.

Efekt można zobaczyć na rysunku 13.5.

Znak dolara we współrzędnych „blokuje” je podczas kopiowania wzoru. Są to współ-rzędne bezwzględne.


Rysunek 13.5.Stosowaniewspółrzędnychbezwzględnychw formule

Wzory matrycoweW arkuszu kalkulacyjnym bardzo łatwo można formułować wzory typu: „Kolumna Bjest równa kolumnie A pomnożonej przez 3”. W ramach przykładu wykonaj następu-jące kroki:

Wpisz fragment tabliczki mnożenia.

Zaznacz komórki B2 – B5.

Wpisz =.

Zaznacz komórki A2 – A5.

Wpisz *2.

Naciśnij jednocześnie Ctrl+Shift+Enter.

W komórkach drugiej kolumny pojawi się dość dziwny wzór {=A2:A5*2} w nawiasachklamrowych (rysunek 13.6).

Rysunek 13.6.Wzór matrycowy

To przykład notacji matrycowej, mechanizmu używanego nieco rzadziej, ale dośćciekawego i wartego poznania.


Operatory matematyczneTworząc wzory za pomocą arkusza kalkulacyjnego, musimy się dostosować do jegoskładni, która różni się trochę od składni wzorów poznanych na lekcjach matematyki,choć jednocześnie jest do nich zbliżona na tyle, na ile to możliwe.

Pierwsza znacząca grupa operatorów pozwala wykonywać podstawowe operacje aryt-metyczne (tabela 13.1).

Tabela 13.1. Operatory matematyczne w arkuszu kalkulacyjnym

Operator Nazwa Przykład Wynik

+ Dodawanie 1+2 3

– Odejmowanie 1–2 –1

– Negacja –(1–2) 1

* Mnożenie 2*3 6

/ Dzielenie 20/4 5

% Procent 22% 0,22 (prezentowany na ekranie jako 22%)^ Potęgowanie 2^3 8

Istnieje też sporo operatorów używanych w porównaniach i innych wyrażeniach logicz-nych (tabela 13.2).

Tabela 13.2. Operatory logiczne w arkuszu kalkulacyjnym

Operator Nazwa Przykład Wynik

= Równa się 1=2 FAŁSZ

> Większe od 1>2 FAŁSZ

>= Większe od lub równe 1>=2 FAŁSZ

< Mniejsze "ala"<"ma kota" PRAWDA

< Mniejsze 1<2 PRAWDA

<= Mniejsze od lub równe 1<=2 PRAWDA

<> Nie równa się 1<>2 PRAWDA

Aby przetestować opisane tutaj operatory, wpisz w komórce przykładowe wyraże-nia, oczywiście poprzedzając je znakiem =. Zmianę kolejności wykonywania obli-czeń możesz wymusić nawiasami, na przykład odmienny wynik uzyskasz w wyraże-niach: 2+3*5 i (2+3)*5.


Funkcje matematyczne w formułachExcel oferuje olbrzymią grupę funkcji matematycznych, których dokładny opis zająłbyz pewnością całkiem pokaźną książkę. Na szczęście program nie zmusza nas do pamię-tania, jakie dokładnie funkcje udostępnia. Stosując się do poniższych wskazówek, poznaszprosty sposób wykorzystania bogatej biblioteki dostępnych funkcji i ich wyszukiwania.

Wstawianie funkcji

Wykonaj następujące ćwiczenie:

Kliknij w obrębie dowolnej pustej komórki.

Naciśnij znak równości (=). Na ekranie pojawi się pierwsza proponowanaprzez Excel funkcja, na przykład SUMA.

Kliknij trójkącik obok nazwy funkcji SUMA, aby wyświetlić inne proponowanefunkcje.

Kliknij ikonkę Wstaw funkcję ( ), aby zobaczyć okienko z przeglądarką funkcji.

Opisane wyżej czynności ilustruje rysunek 13.7.

Rysunek 13.7.Odszukiwaniewbudowanych funkcji

Po wybraniu dowolnej funkcji z listy lub okienka Wstawianie funkcji zobaczysz listęjej argumentów. Możesz także poczytać, jak działa dana funkcja.


Funkcja SUMA nie jest zbyt ciekawa, ale doskonale ilustruje zasady pracy z okienkiemArgumenty funkcji:

W okienku są wyświetlone i wstępnie wypełnione pola z argumentami(zakres A1:B1).

Pod polami argumentów jest podany wynik dla bieżącej komórki (u nas 10).

Jeśli wpisane argumenty nie są poprawne, możesz je wymazać i wpisać własne.Nie musisz wpisywać ręcznie współrzędnych, możesz je pobrać z arkusza,przenosząc się do niego po kliknięciu przycisku znajdującego się przy poluargumentu.

Sprawdźmy teraz, jak działa nieco bardziej skomplikowana funkcja ŚREDNIA, użyta dlaczterech argumentów (rysunek 13.8).

Wybierz teraz funkcję ŚREDNIA z listy i kliknij OK. Pojawi się kolejne okienko, poświę-cone już tylko tej funkcji. Ma ona parametry: Liczba1, Liczba2 itd. Wypełnij je współ-rzędnymi komórek A1 i B1. Kliknij OK, aby obejrzeć wynik w arkuszu.

Rysunek 13.8. Wstawianie argumentów do funkcji wbudowanej

Na rysunku pokazuję podmianę proponowanych argumentów funkcji (A3:C1) na A2:B3(chcemy obliczyć średnią z czterech liczb: 3, 7, 5 i 4):

nowy zakres wyliczania średniej (A2:B3) możesz pobrać z arkusza, przenoszącsię do niego po kliknięciu przycisku znajdującego się przy polu argumentu;

gdy już zaznaczysz poprawnie listę argumentów (patrz pulsująca ramka), naciśnijdwa razy klawisz Enter.

W wyniku powyższego ćwiczenia Excel powinien wyliczyć średnią 4,75.


Modyfikacja formuły w arkuszu

Po wstawieniu formuły, czasami bardzo skomplikowanej, można edytować jej treśćwprost w arkuszu.

W tym celu kliknij komórkę i w polu formuły zmodyfikuj jej treść, a następnie potwierdźklawiszem Enter lub anuluj zmiany klawiszem Esc (rysunek 13.9).

Rysunek 13.9. Edycja formuły

Przykład:

Dwukrotnie kliknij w obrębie komórki C1, aby zmienić jej treść.

Zamiast = ŚREDNIA(A2:B3) wpisz na przykład = 2*ŚREDNIA(A2:B3) i naciśnij Enter.

Czy widzisz liczbę 5? Zgadza się? Oczywiście, że tak: 2*(3+7+5+4)/4 daje 9,5!Wiesz już, jak działa funkcja ŚREDNIA. Spróbuj poeksperymentować w tensposób z innymi funkcjami!

Edycję komórki wprost w arkuszu (a nie w pasku formuły) wywołasz za pomocą skrótuklawiszowego F2.

Biblioteka funkcji Excela

Okienko wstawiania funkcji do bieżącej (klikniętej) komórki wywołasz, naciskającprzycisk Wstaw funkcję ( ) znajdujący się obok paska formuły. Korzystanie z bogategokatalogu funkcji jest proste: możesz wyszukać funkcję, wpisując w okienku, co chceszzrobić, a następnie kliknąć przycisk Przejdź albo wybrać kategorię, aby obejrzeć wszyst-kie dostępne funkcje. W tabeli 3.3. znajduje się krótkie omówienie dostępnych kategorii.

Poszczególne funkcje możesz także odnaleźć na karcie Formuły w grupie Bibliotekafunkcji (jest to pierwsza grupa na karcie). Są tu zamieszczone graficzne odsyłacze donajczęściej używanych funkcji (rysunek 13.10).

W tabeli 13.4 pokazałem niektóre funkcje dostępne w wybranych kategoriach. Jakłatwo zauważyć, przy niektórych kategoriach pojawia się suwak sugerujący sporyrozmiar listy oferowanych funkcji — nic dziwnego, Excel zawiera ich tysiące!


Tabela 13.3. Funkcje Excela

Nazwa kategorii Przykłady

Finansowe Amortyzacje, dywidendy, stopy zwrotu z inwestycji.Data i godzina Operacje na datach, np. obliczanie liczby dni pomiędzy dwiema datami,

konwersje, obliczanie dnia tygodnia lub innego elementu daty wpisanejw komórce.

Matematyczne Trygonometria, logarytmy, macierze, sumy, szeregi.Statystyczne Częstość występowania danych w zakresie komórek, minima, maksyma.Wyszukiwania i adresu Odsyłacze internetowe, wyszukiwanie wartości w kolumnach (wierszach).Bazy danych Szereg funkcji polegających na przetwarzaniu rekordów bazy danych,

czyli zakresów komórek, które tworzą listę lub bazę danych. Baza danychto lista powiązanych danych, w której wiersze pokrewnych informacjito rekordy, a kolumny danych to pola. Pierwszy wiersz listy zawiera etykietyposzczególnych kolumn.

Tekstowe Zamiana wielkości liter, skracanie i sklejanie ciągów znaków, porównywanie,usuwanie zbędnych odstępów z ciągu znaków.

Logiczne Szereg funkcji, które zwracają wartości logiczne (prawda lub fałsz)na podstawie warunków wpisanych jako argumenty funkcji.

Informacyjne Analiza zawartości arkusza i komórek (np. sprawdza, czy w komórce wystąpiłbłąd obliczeniowy lub czy jest ona pusta).

Inżynierskie Konwersje pomiędzy systemami liczbowymi, logarytmy, liczby zespolone.Zgodność Stare funkcje, nieużywane domyślnie w Office 2013, ale zachowane

w katalogu w celu zgodności z wcześniejszymi wersjami Excela.Sieć Web Zarządzanie adresami (URL) i usługami sieciowymi.

Rysunek 13.10.Karta Formuły

Przycisk Więcej funkcji kryje setki zaawansowanych funkcji dodatkowych, które mogąsię przydać inżynierom, matematykom lub programistom Excela.

Formuły dla zaawansowanychKarta Formuły zawiera szereg ciekawych narzędzi do wstawiania i sprawdzania formuł.Wiele z nich ma zdecydowanie zaawansowany charakter, wykraczający poza zakrestej książki, ale warto zapoznać się choćby z kilkoma z nich, aby skuteczniej pracowaćw Excelu.


Tabela 13.4. Biblioteka funkcji Excela

Tworząc formuły w Excelu, łatwo się pogubić, gdyż nie są one tak intuicyjne w użyciujak na przykład mechanizmy edycji tekstu w Wordzie. Zwłaszcza sposób adresowaniakomórek przy użyciu ich współrzędnych na pewno jest daleki od czytelności. Co komupowie oznaczenie $A$3 dla komórki, w której wpisujemy na przykład kurs dolara?Czy nie prościej byłoby napisać KursDolara i używać tej nazwy w formułach? Naszczęście okazuje się, że Excel w bardzo prosty sposób obsługuje oznaczanie komórek(lub nawet zakresów komórek) nazwami użytkownika. Wystarczy użyć polecenia Defi-niuj nazwę dostępnego w grupie Nazwy zdefiniowane (rysunek 13.11).

W przykładzie pokazanym na rysunku 13.11 komórka H1 zawierająca kurs dolara zostałanazwana… KursDolara. Prawda, że to czytelne?


Rysunek 13.11. Tworzenie nazwy zdefiniowanej w Excelu

Po kliknięciu komórki, która zawiera nazwę, Excel wyświetli tę nazwę w polu adre-sowym.

Jak można użyć nazwy w formule? Nic prostszego, zamiast H1 wystarczy wpisaćKursDolara — wpisać lub wybrać z listy, gdyż Excel podsuwa listę dostępnych nazw(rysunek 13.12).

Rysunek 13.12.Używanie nazwyzdefiniowanejw Excelu

Po zdefiniowaniu kilku nazw w arkuszu można nad nimi stracić kontrolę. Warto wów-czas skorzystać z menedżera nazw, który pozwala zarządzać zdefiniowanymi nazwami —zmieniać je lub w ogóle usuwać je z arkusza (rysunek 13.13).

Poznane możliwości nadawania komórkom czytelnych nazw nie wyczerpują ułatwieńExcela w obszarze tworzenia zrozumiałych formuł. Wyobraźmy sobie, że nasz arkuszzawiera kilkadziesiąt formuł, które używają wzajemnie swoich wyników cząstkowychdo budowania kolejnych rezultatów. Sieć powiązań jest bardzo skomplikowana i nie-trudno się w niej pogubić, na przykład budując zapętlone formuły (akurat takie sytuacjeExcel kontroluje na bieżąco) lub błędne zależności.


Rysunek 13.13.Menedżer nazww Excelu

Aby ułatwić kontrolę spójności formuł, Excel proponuje dodatkowe funkcje dostępnew grupie Inspekcja. Oto one:

wyświetlanie (na życzenie) formuł wprost na arkuszu (przycisk );

wizualizacja powiązań pomiędzy formułami (komórkami) za pomocąsymbolicznych strzałek ( ).

Omówione mechanizmy ilustruje rysunek 13.14.

Rysunek 13.14. Ułatwienia kontroli formuł w Excelu

W celu wyświetlenia zależności pomiędzy komórkami kliknij komórkę, która Cię inte-resuje, i naciśnij przycisk . Excel sprawdzi i pokaże zależności w formiestrzałek — od razu będzie widoczne, gdzie w arkuszu jest używana dana wartość.


Rozdział 14.

Excel i analiza danych

Tytuł tego rozdziału jest nieco mylący, gdyż moją intencją wcale nie jest opisywaniebardzo złożonych mechanizmów, których nie brak w tak skomplikowanym progra-mie, jakim jest Excel. Wprost przeciwnie — pokazane tutaj funkcjonalności są prostei jednocześnie niesłychanie użyteczne, celowo jednak wstrzymywałem się nieco z ichopisaniem, licząc, że na tym etapie będziesz już dostatecznie oswojony z arkuszem.

Zacznę od pokazania, czym są formuły logiczne (zwracające wartości PRAWDA lubFAŁSZ) i jak można je wykorzystać do formatowania warunkowego komórek.

Formuły z warunkami logicznymiAby zobaczyć, czym są formuły zawierające funkcje logiczne, wykonajmy prostećwiczenie. Naszym celem będzie utworzenie tabelki, w której rejestrujemy przychódw kolejnych miesiącach; interesuje nas wychwycenie momentu, od którego przesta-jemy być zwolnieni z obowiązku płacenia podatku VAT — na użytek ćwiczenia niechto będzie kwota 50 000 złotych.

Na rysunku 14.1 pokazuję projekt tabelki, której użyjemy w naszym ćwiczeniu. Obszardanych jest zaznaczony odrębnym kolorem, zatem będzie wiadomo, że tylko w tymmiejscu należy dopisywać wartości. Pozostałe części tabelki będą zawierać formuły,które szczegółowo omówię.

Pierwszy problem do rozwiązania to wbudowanie do kolumny C wyrażenia matema-tycznego, które dla danego miesiąca wyliczy sumę sprzedaży liczonej od początku roku.Aby skonstruować taką formułę, warto się zastanowić, jak powinien ją liczyć arkusz.Algorytm jest wbrew pozorom całkiem prosty.

Dla stycznia suma od początku roku jest równa wartości sprzedażyzarejestrowanej dla tego miesiąca.


Rysunek 14.1.Projekt tabelkido obliczeńwarunkowych

Dla lutego musimy podsumować sprzedaż z lutego (komórka z lewej strony)i poprzednio naliczoną sumę (komórka z góry).

Dla kolejnych miesięcy postępuj podobnie jak w przypadku lutego.

Nasza tabelka uzupełniona o formuły w kolumnie C jest już gotowa (rysunek 14.2).

Rysunek 14.2.Projekt tabelkido obliczeńwarunkowych

Jak możesz zobaczyć na rysunku, w komórce B14 umieściłem sumę wartościz kolumny B (przycisk ) — to dodatkowa weryfikacja poprawności formuły zawartejw kolumnie C.

W następnym kroku zajmiemy się realizacją formuły, która dla wartości z kolumny Csprawdzi, czy został przekroczony próg 50 000 złotych.

W naszej formule użyjemy funkcji logicznej o nazwie JEŻELI. Na rysunku 14.3 poka-zuję okienka kreatora funkcji w Excelu, które pozwalają łatwo wypełnić jej argumentyodpowiednimi wartościami zmiennych — częściowo ręcznie (wpisujesz to, co trzeba,w odpowiednie pola), a częściowo automatycznie (pobierasz współrzędne komórekz arkusza). Jeśli nie pamiętasz dobrze takiego sposobu tworzenia funkcji, to zajrzyj dopoprzedniego rozdziału (rysunek 13.8).

Funkcja działa w następujący sposób:

Rozdział 14. ♦ Excel i analiza danych 201

Rysunek 14.3. Funkcja JEŻELI

Jeżeli spełniony jest Test_logiczny, wpisz do komórki Wartość_jeżeli_prawda.

Jeżeli Test_logiczny nie jest spełniony, wpisz do komórki Wartość_jeżeli_fałsz.

Jeśli zatem wpiszesz do komórki D2 wyrażenie =JEŻELI(C2<50000;"-";"TAK") i powielisztę formułę we wszystkich komórkach w kolumnie D, rozwiążesz zadanie, którym zaj-mowaliśmy się w tym ćwiczeniu (rysunek 14.4)!

Rysunek 14.4.Efekt końcowy tabeliz wbudowaną funkcjąJEŻELI

Teksty wpisywane jako wartości do komórek musisz otoczyć znakiem cudzysłowu,inaczej arkusz nie będzie w stanie odróżnić zmiennych lub operatorów od zwykłegotekstu.

Formatowanie warunkoweCzym jest formatowanie warunkowe? To ciekawa właściwość arkusza, która możezmienić wygląd komórki (czyli zmienić jej formatowanie) w zależności od jej zawartości.Pomysł jest więc zbliżony do formuł z warunkami logicznymi, tylko tym razem wpły-wamy na wygląd, a nie na zawartość komórek.


Nic nie stoi na przeszkodzie, aby stosować jednocześnie formuły z warunkami logicz-nymi i formatowanie warunkowe!

Załóżmy, że w naszej tabelce z ćwiczenia opisywanego w tym rozdziale chcemy uwy-puklić — poprzez zmianę koloru komórki — sytuację, w której przychód jest większyniż 50 000 złotych.

Wykonaj teraz poniższe czynności:

Zaznacz komórkę (komórki) do modyfikacji formatu.

Na karcie Narzędzia główne w grupie Style kliknij przycisk Formatow. warunk.i wybierz odpowiedni warunek oraz formatowanie (rysunek 14.5).

Rysunek 14.5. Formatowanie warunkowe w Excelu (1)

Na rysunku 14.6 przedstawiam wynik naszego ćwiczenia, przy założeniu, że dodatko-wym kolorem chcemy oznaczyć komórki z wartością większą niż 50 000.

Przeglądając opcje funkcji formatowania warunkowego, łatwo zauważyć, że Excel ofe-ruje dziesiątki możliwych warunków i stylów formatowania, a nawet może uzależnićwygląd komórek od wyników wyliczeń dość złożonych formuł o charakterze staty-stycznym. W ramach ilustracji polecam zapoznanie się z funkcją oznaczania komórekdodatkowymi ikonami (rysunek 14.7).

Wartość, od której zostaje zastosowana konkretna ikona, jest ustawiona na umowneprocenty — można je podejrzeć, wybierając polecenie Formatow. warunk./Zarządzajregułami (rysunek 14.8).

Rozdział 14. ♦ Excel i analiza danych 203

Rysunek 14.6.Formatowaniewarunkowew Excelu (2)

Rysunek 14.7. Style formatowania warunkowego Excela

Okienko, które zobaczysz, pozwala sprawdzić, jakie elementy formatowania warun-kowego zawiera arkusz, i dokonać ewentualnych korekt (przycisk Edytuj).

Menedżer reguł formatowania warunkowego umożliwia przejrzenie i edytowanie aktyw-nych reguł, możliwe jest także ich usuwanie z arkusza.

Błędne efekty formatowania łatwo usuniesz za pomocą podmenu Wyczyść reguły, musisztylko wcześniej zaznaczyć komórkę lub komórki, których ta operacja ma dotyczyć.

Przeglądając opcje formatowania warunkowego, zwróć uwagę na Reguły pierwszych/ostatnich. W warunkach domowych zastosowanie tych funkcji jest nikłe, ale już w fir-mie na pewno przyda się możliwość znalezienia na przykład pięciu najlepiej sprzeda-jących się produktów w tabeli sprzedaży!


Rysunek 14.8.Menedżer regułformatowaniawarunkowego

Inne dostępne (także bardzo interesujące) funkcje formatowania to:

formatowanie komórek przy użyciu skali dwu- i trójkolorowej,

formatowanie wszystkich komórek z wykorzystaniem pasków danych,

formatowanie tylko wartości unikatowych lub zduplikowanych.

W czarno-białej książce trudno skutecznie prezentować funkcje, w których istotneznaczenie odgrywa kolor, dlatego też proponuję wykonanie samodzielnych ekspery-mentów w zakresie formatowania warunkowego, gdyż małym wysiłkiem można uzy-skać bardzo interesujące, czytelne tabele danych.

Rozdział 15.

Excel jako małabaza danych

Excel służy głównie do obliczeń, ale zawiera także ciekawe funkcje ułatwiające zarzą-dzanie wielkimi (i małymi) tabelami danych w podobnym zakresie, w jakim jest to moż-liwe w prawdziwych bazach danych. Możliwości te połączone z opcjonalnym współ-dzieleniem arkusza w sieci lokalnej (opcja dostępna raczej tylko w biurach) potrafiązamienić Excel w ciekawe narzędzie do zbierania danych od wielu użytkowników!

Tworzenie baz danychi zarządzanie nimi

Utwórzmy fikcyjną kartotekę danych osobowych pracowników pewnej firmy (rysu-nek 15.1).

Rysunek 15.1.Tabelka — bazadanych osobowych


Jak łatwo zauważyć, w komórkach pierwszego wiersza włączyłem zawijanie tekstu,dzięki czemu po wyregulowaniu wysokości wiersza (za pomocą myszy, na tych samychzasadach co regulowanie szerokości) można uzyskać optymalne wypełnienie i czytel-ność treści.

Spróbuj teraz dołożyć do tabeli kolejny wiersz danych — na końcu lub gdzieś w środku.

To nic trudnego, zaznaczamy wiersz danych (świetnie, jeśli mieści się w całości naekranie), naciskamy prawy przycisk myszy i z menu kontekstowego lub wstążki wybie-ramy polecenie Wstaw.

Jak się łatwo zorientować, sposób pracy z tabelką traktowaną jak baza danych jestw dłuższej perspektywie niezbyt wygodny, przy bardzo długich tabelach tracimy bowiempodgląd całości list i łatwo przypadkowo uszkodzić informacje w nich zawarte.

Na szczęście Excel pozwala pracować z tabelami stanowiącymi bazy danych w niecobardziej wygodny sposób. Aby z niego skorzystać, musimy jednak dodać do paskaSzybki dostęp (lewy górny róg ekranu) przycisk Formularz, którego z niejasnych powo-dów nie ma na wstążce (rysunek 15.2). W tym celu:

Kliknij prawym przyciskiem myszy pasek Szybki dostęp, a następnie kliknijpolecenie Dostosuj wstążkę.

W polu Wybierz polecenia z: wybierz pozycję Wszystkie polecenia.

W polu listy wybierz przycisk Formularz, a następnie kliknij przycisk Dodaj.

Rysunek 15.2. Dodawanie przycisku Formularz do Excela

Spróbujmy teraz skorzystać z tego przycisku. W tym celu kliknij gdziekolwiek w obrę-bie tabeli danych i naciśnij przycisk Formularz ( ), który dodałeś przed chwilą dopaska Szybki dostęp. Na rysunku 15.3 pokazuję wygodne okienko do edycji danych,które pojawi się na ekranie. Okno to znacząco usprawnia zarządzanie każdą bardziejzłożoną listą danych.

Rozdział 15. ♦ Excel jako mała baza danych 207

Rysunek 15.3.Przycisk Formularzw Excelu

Sortowanie i filtrowanieZobaczmy, co jeszcze Excel oferuje w zakresie sprawnego zarządzania bazami danych(czyli tabelami).

Kliknij w obrębie dowolnej komórki w kolumnie Miasto. Kliknij przycisk lub (znajdziesz je w grupie Sortowanie i filtrowanie na karcie Dane), aby posortować alfa-betycznie miasta (rysunek 15.4).

Rysunek 15.4.Sortowanie danychw tabeli

Proste, prawda? Sortowanie obejmuje nie tylko kolumny tekstowe, ale i liczbowe, takwięc dość łatwo posortować tabelę według zarobków pracowników. Zauważ, że Excelsortuje poprawnie całe wiersze, a nie tylko poszczególne komórki w kolumnie — zacho-wywana jest w ten sposób spójność danych, każdy wiersz jest traktowany jak osobnyrekord (wpis) w bazie.


W dużych zestawieniach danych przydatne jest sortowanie, które należałoby przepro-wadzać z uwzględnieniem wielu kryteriów jednocześnie. Oczywiście Excel wspomagataką funkcję. Sprawdźmy, jak to działa w praktyce, używając naszej tabelki z przykła-dowymi danymi.

Kliknij gdzieś w obrębie tabeli i z tego samego co poprzednio menu wybierzprzycisk Sortuj.

W oknie Sortowanie ustal dwa poziomy sortowania: najpierw sortowaniewedług miasta pochodzenia (kolejność alfabetyczna), a potem według zarobków(poczynając od najwyższych).

Po potwierdzeniu przyciskiem OK Excel automatycznie pogrupuje w całej tabeli wierszewedług miast, a wewnątrz grup (miasta) — dodatkowo według zarobków (rysunek 15.5).

Rysunek 15.5. Złożone kryteria sortowania danych

Kolejnym ciekawym mechanizmem jest filtrowanie danych.

Kliknij gdzieś w obrębie tabeli danych i wciśnij przycisk Filtruj ( , znajdzieszgo w grupie Sortowanie i filtrowanie na karcie Dane).

Zobaczysz wówczas, że tabela z danymi przybrała dziwną postać: obok tytułówkolumn pojawiły się trójkąciki oznaczające zwykle w systemie Windows istnienielist rozwijanych (rysunek 15.6).

Kliknij na przykład trójkącik obok nazwy miasta pochodzenia, aby zobaczyćlistę miast do wyboru. Przykładowo po wyborze nazwy Warszawa Excel ukryjewszystkie wiersze, które nie zawierają tego słowa w kolumnie Miasto urodzenia.

Usuwanie pojedynczych filtrów nie jest trudne — popatrz na rysunek 15.7. Jeśli w ogólemasz ochotę na skasowanie filtrowania w tabeli (tak aby zniknęły trójkąciki w kolum-nach tytułowych), wyłącz przycisk Filtruj ( ).


Rysunek 15.6.Włączanie filtróww tabeli danych

Rysunek 15.7.Wyłączaniefiltrowania w tabelidanych

Podobnie jak to miało miejsce przy formatowaniu warunkowym, także filtry mogą byćbudowane według nieco bardziej skomplikowanych warunków logicznych. Załóżmy,że interesuje nas lista pracowników mających płacę wyższą niż 2000 złotych brutto1.

Oczywiście Excel pomaga w wykonaniu tego zadania. Po kliknięciu trójkącika w kolum-nie Płaca brutto zobaczymy polecenie Filtry liczb, którego nie ma w kolumnach zawie-rających na przykład tekst.

Skomponowanie warunku: „Pokaż wiersze, w których płaca ≥ 2000 zł” jest naprawdęproste — przykład pokazałem na rysunku 15.8.

Jak widzisz, tworzenie i obsługiwanie małych baz danych w Excelu nie jest sprawą szcze-gólnie skomplikowaną.

1 W naszym przykładzie odpowiedź na to pytanie nie wymaga korzystania z komputera (tabela ma kilkawierszy), ale co by było, gdyby zawierała dane kilkuset osób?


Rysunek 15.8. Filtrowanie z użyciem warunków logicznych

Skoroszyty współdzieloneJuż po utworzeniu tabeli do zbierania danych istnieje możliwość skonfigurowania Excela,aby zezwalał na pracę w trybie wielodostępu, na przykład poprzez folder w lokalnejsieci komputerowej. Aby wykonać ćwiczenie opisane w tym podrozdziale, musisz miećdostęp do sieci lokalnej i jakiegoś serwera plikowego, na którym umieścisz skoroszytw trybie wielodostępu. Opcjonalnie możesz wskazać folder Twojego komputera i udo-stępnić go innym użytkownikom sieci (kliknij prawym przyciskiem myszy ikonę folderu,wybierz polecenie Właściwości i zakładkę Udostępnij).

Udostępnienie skoroszytu umożliwia jednoczesne wyświetlanie i wprowadzanie w nimzmian przez wielu użytkowników sieci. Każdy użytkownik, który zapisuje skoroszyt,widzi zmiany wprowadzone przez innych, co jest o tyle niebezpieczne, że możliwe sąkonflikty zapisu — praca w skoroszycie udostępnionym wymaga zatem pewnej uwagi.

Warto wiedzieć, że właściciel skoroszytu udostępnionego może nim w pełni zarządzać,na przykład usuwać użytkowników lub rozwiązywać konflikty spowodowane wpro-wadzonymi zmianami. Tryb udostępniania można łatwo wyłączać, blokując wprowadza-nie modyfikacji.

Na rysunku 15.9 pokazuję, jak proste jest udostępnienie arkusza. Aby uaktywnić tentryb, wystarczy kliknąć odpowiedni przycisk znajdujący się na karcie Recenzja (grupaZmiany).

Po ostatecznym potwierdzeniu chęci współdzielenia Excel zapisze skoroszyt i od tegomomentu jego ponowne otwarcie będzie wymuszało wyświetlenie na belce tytułowejprogramu specjalnego znacznika [Udostępniony], na przykład (w moim przykładzie plik nazwałem baza).


Rysunek 15.9.Udostępnianieskoroszytu innymużytkownikom siecilokalnej

Aby zweryfikować zmiany wprowadzone w arkuszu, należy skorzystać z przyciskuŚledź zmiany.

Na rysunku 15.10 pokazuję przykład zmian wprowadzonych w arkuszu na różnychetapach modyfikacji. W „prawdziwym” dokumencie zawartość komentarzy będzie napewno stanowiła istotną informację dla autora arkusza.

Rysunek 15.10. Analiza wprowadzonych zmian w skoroszycie współdzielonym

Do czego można wykorzystać współdzielone skoroszyty? Wbrew temu, co sugerujeMicrosoft, prawdziwa praca grupowa z użyciem takich arkuszy jest dość męcząca, aleproste zbieranie danych, chociażby listy pracowników, którzy chcą wyjechać na wycieczkęorganizowaną przez zakład pracy, jest jak najbardziej w zasięgu naszych możliwości.


Praca ze skoroszytami w trybie udostępniania danych jest niestety dość ograniczona.Nie można wykonywać takich czynności jak:

tworzenie tabeli programu Excel,

wstawianie lub usuwanie bloków komórek,

usuwanie arkuszy roboczych,

scalanie komórek lub dzielenie scalonych komórek,

dodawanie lub zmienianie formatów warunkowych,

tworzenie lub zmienianie wykresów,

wstawianie lub zmienianie obrazów albo odsyłaczy (hiperłączy),

korzystanie z narzędzi do rysowania.

Rozdział 16.

Wykresy i symulacje

Jedną z wielu pożytecznych cech arkusza kalkulacyjnego jest możliwość łatwej wizu-alizacji danych liczbowych w postaci czytelnych wykresów (liniowych, słupkowych itp.).Na prostych przykładach pokażę, jak na podstawie danych wpisanych w arkuszu utwo-rzyć atrakcyjne wykresy.

Wykresy w ExceluSposób tworzenia wykresów w Excelu zademonstruję na przykładzie jednego ćwi-czenia, które wykonamy wspólnie od początku do końca. Aby je przeprowadzić, pro-ponuję na początek utworzenie prostej tabelki z danymi o sprzedaży pewnej firmy(rysunek 16.1).

Rysunek 16.1.Dane do wykresusprzedaży


Jak łatwo zauważyć, w tabeli zastosowano elementy formatowania omówionew poprzednich rozdziałach.

Kolumny B, C i D zostały sformatowane w stylu księgowym (usunąłem jednaksymbol waluty „zł”).

Tabelka została wyśrodkowana (zauważ, że nie wpłynęło to na komórkizawierające liczby, które Excel domyślnie wyrównuje do prawego marginesu).

Pierwszy wiersz (cztery komórki) został scalony i wyśrodkowany, dzięki czemu uzy-skano ładny efekt części tytułowej.

Formatowanie tabelki wydaje się pozornie drugorzędne, ale praktyka w pracy z Excelempokazuje, że dzięki temu łatwiej „domyśli się” on naszych intencji (na przykład odnaj-dzie kolumny lub wiersze z danymi, odszuka tytuł wykresu lub jego etykiety), jeśli munieco pomożemy, proponując dodatkowe elementy formatowania.

Gdy już utworzyliśmy tabelkę z danymi, wystarczy kliknąć w jej obrębie myszą, abyExcel domyślił się, jaki obszar danych ma posłużyć do utworzenia wykresu. Jeśli for-matowanie jest niejednoznaczne lub go brak, można na wszelki wypadek zaznaczyć,z jakiego zakresu chcemy wygenerować wykres.

Następnie klikamy kartę Wstawianie, gdzie z listy dostępnych wykresów wybieramyten, na który mamy ochotę i który pasuje do naszego zadania, na przykład słupkowy,liniowy bądź kołowy.

Na rysunku 16.2 pokazuję rozwiniętą kategorię Liniowe; kliknij na przykład zazna-czony typ wykresu, aby zobaczyć, co się stanie (najpierw trzeba zapoznać się z funk-cjonalnością, a potem można się zająć testowaniem innych dostępnych możliwości).

Rysunek 16.2. Wstawianie wykresu do arkusza

Rozdział 16. ♦ Wykresy i symulacje 215

Od razu po kliknięciu wybranego wzorca na ekranie pojawi się wykres jako specjalnyobiekt graficzny wpisany wprost w wolnym obszarze arkusza kalkulacyjnego (rysu-nek 16.3).

Rysunek 16.3. Wygenerowany wykres liniowy

Wykres możesz przemieszczać i skalować, zupełnie jak rysunek clipart. Niektóre klik-nięte elementy wykresu możesz łatwo usuwać (klawisz Del) oraz formatować (wypró-buj prawy przycisk myszy i liczne polecenia z menu podręcznego).

Gdy go klikniesz, z prawej strony zobaczysz przyciski pozwalające w wygodny sposóbzmienić wykres:

dodać lub usunąć elementy wykresu (legenda, linie siatki, etykiety danych);

zmienić styl i kolorystykę;

odfiltrować elementy wykresu (np. usunąć zbędne dane).

Na rysunku 16.4 pokazuję szerzej dwie pierwsze opcje: elementy wykresu, które możeszwłączyć lub schować, oraz przykładowe style wykresu — z inwersją kolorów (czarnetło, jasne linie).

Wykres już w tym momencie jest dość ciekawy, ale na pewno wymaga drobnych popra-wek w kilku miejscach. Przede wszystkim powinniśmy zapytać, dlaczego na rysunkuznalazły się aż cztery linie danych. Pierwsza kolumna (Rok) została potraktowana jakodane do wykresu, co na pewno nie było naszą intencją!

Na szczęście Excel pozwala w łatwy sposób poprawić praktycznie każdy widocznyelement wykresu, a większość tych możliwości jest ukryta w menu podręcznym, którewyświetla się po kliknięciu prawym przyciskiem myszy „białego” obszaru wykresu(rysunek 16.5).

Możesz skorzystać z menu podręcznego i użyć polecenia Zaznacz dane, które pozwalamodyfikować etykiety na osiach wykresu, włączać i wyłączać serie danych oraz mody-fikować legendę (opis) wykresu. To samo okienko wywołasz, klikając widoczny narysunku odsyłacz Wybierz dane.


Rysunek 16.4. Zmiana elementów i stylu wykresu

Rysunek 16.5.Usuwanie seriidanych z wykresu


Naszym pierwszym zadaniem będzie usunięcie z wykresu błędnie do niego wprowa-dzonej linii, czyli tej, która odpowiada kolumnie B (w naszej tabelce kolumna A jestpusta i zwężona).

Po usunięciu linii Rok z wykresu warto jeszcze skorygować błędne etykiety osi pozio-mej, tak aby nie były to kolejne liczby: 1, 2…, ale wpisane do arkusza lata, w którychzarejestrowano sprzedaż (1999 – 2014). Do tego celu używamy tego samego okienka,z którego korzystaliśmy przy usuwaniu zbędnej serii danych.

Wystarczy kliknąć zaznaczony przycisk Edytuj. Excel wyświetli okienko, w którymbędzie można wpisać lub wyklikać (ten sposób polecam) obszar arkusza, z jakiegonależy pobrać etykiety do wykresu (rysunek 16.6).

Rysunek 16.6. Modyfikowanie etykiet na osi poziomej (1)

Zaznacz myszą komórki B3 – B13, potwierdź klawiszem Enter i w kolejno wyświetla-nych okienkach dialogowych naciśnij przycisk OK (dwa razy).

Na rysunku 16.7 pokazuję wynik naszego ćwiczenia.

Na wykresie pokazałem, co się dzieje, gdy umieścisz wskaźnik myszy nad jednymz punktów wykresu — program wyświetla dymek z komentarzem informującym o seriidanych i odczytanej wartości! Jest to znakomita pomoc, gdy wykres jest gęsty i zawierawiele wartości, w których trudno się połapać.

W bardzo zbliżony sposób modyfikujemy elementy legendy wykresu. Legenda w Excelujest tworzona automatycznie na podstawie analizy tabelki danych i czasami znajdujesię w niej zbyt dużo tekstu lub nazwy pobrane z arkusza nie bardzo nam pasują. Aby


Rysunek 16.7. Modyfikowanie etykiet na osi poziomej (2)

zmienić opis w legendzie wykresu, należy ręcznie poprawić nazwę serii, której doty-czy opis legendy. Kliknij ponownie przycisk Edytuj, wybierz serię i popraw jej nazwę(rysunek 16.8).

Rysunek 16.8.Modyfikowanielegendy

Jak widać na rysunku, nazwa Rowery została podmieniona na Asortyment sportowy —oczywiście sama tabela danych nie uległa zmianie!

Teraz, gdy wykres jest gotowy, spróbuj pozmieniać wartości w tabeli danych i obser-wuj, jak automatycznie zmienia się wykres!


Modyfikacja graficznychelementów wykresu

Omówienie w tej książce każdego typu wykresu, jaki teoretycznie można stworzyćw arkuszu kalkulacyjnym, niewątpliwie mija się z celem, gdyż mechanizmy oferowanepodczas tworzenia wykresów są dość podobne i wystarczy zrozumieć zasadę ich two-rzenia, a nie koncentrować się na wyliczaniu możliwych rodzajów wykresów (bardzopodobne elementy wykresu liniowego występują przecież w wykresie słupkowym itp.).

W przykładach opisywanych powyżej pokazałem schemat postępowania sprowadza-jący się do selektywnego wyboru fragmentu arkusza jako źródła danych do wykresui budowania z niego wykresu.

Wykres jest złożonym obiektem graficznym (clipart), który można kopiować do schowkai wklejać na przykład do dokumentu tekstowego. Nic zatem nie stoi na przeszko-dzie, aby w ten właśnie prosty sposób wbudować wykres do dokumentu Worda lubprezentacji PowerPoint!

Ponieważ wykresy są kompozycją obiektów graficznych (linii, prostokątów, pól teksto-wych), Excel pozwala modyfikować praktycznie każdy wybrany element.

Wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy określony element i wybrać z menupodręcznego lewym przyciskiem myszy polecenie Formatuj xxx (pod xxx podstawnazwę elementu, w zależności od niego zobaczysz na przykład Formatuj linie siatki,Formatuj serie danych…) — rysunek 16.9.

Rysunek 16.9. Modyfikacja obiektu tworzącego wykres Excela (1)


Oprócz klasycznych możliwości ukrytych w opcjach menu podręcznego do dyspozycjimamy całą gamę dodatkowych narzędzi, które uaktywniają się po kliknięciu wykresuna kartach dodatkowych (rysunek 16.10):

Projektowanie — tutaj można łatwo zmienić typ wykresu i przenieśćgo do innego arkusza.

Formatowanie — szereg przydatnych narzędzi, które ułatwią wprowadzeniezmian w stylach predefiniowanych elementów graficznych, z jakichsą zbudowane wykresy.

Rysunek 16.10. Modyfikacja obiektu tworzącego wykres Excela (2)

W zależności od zaznaczonego elementu (grafiki, komórki, etykiety itp.) zobaczysz nawstążce polecenia pozwalające dokonać łatwych modyfikacji wskazanego obiektu.

Aby zapoznać się z możliwościami Excela opisywanymi w tym rozdziale, jak nigdydotąd ważne jest samodzielne ćwiczenie pewnych czynności wprost w aplikacji i prze-prowadzanie prostych eksperymentów w celu nabrania wprawy we wprowadzaniuzmian do arkuszy zawierających wykresy.

Rozdział 17.

Drukowanie arkuszy

Drukowanie dokumentów tekstowych utworzonych w Wordzie było proste, gdyż edytortekstu automatycznie dzielił dokumenty na strony, a wpisywanie nowego tekstu powo-dowało automatyczne ich dodawanie. Niestety, arkusz kalkulacyjny nie tworzy doku-mentów w ten sposób — jego arkusze są, przynajmniej teoretycznie, dowolnie duże.Jeśli rozmiar arkusza przekroczy wielkość kartki A4, program będzie musiał samo-dzielnie rozparcelować jego kawałki na wiele stron A4, a po wydrukowaniu można jebędzie skleić taśmą klejącą, aby odtworzyć oryginalny wielki arkusz (nie wszyscy majądostęp do drukarek wielkoformatowych lub ploterów).

W tym rozdziale przedstawiam kilka porad dotyczących drukowania arkuszy Excela,dzięki którym na pewno z łatwością unikniesz zbędnego marnowania papieru na próbnewydruki.

Metody kondensowania wydrukuZanim cokolwiek wydrukujemy w Excelu, powinniśmy skorzystać z możliwości obej-rzenia efektu naszej pracy, co umożliwi zorientowanie się w kwestii ewentualnegozmodyfikowania arkusza pod kątem jego wyglądu na wydruku na kartce (kartkach)formatu A4.

W Excelu, a także w każdym innym programie pakietu Office 2013 podgląd wydrukuodnajdziesz pod przyciskiem systemowym Plik w panelu Drukuj (rysunek 17.1).

Aby opuścić tryb podglądu i znaleźć się ponownie na karcie Narzędzia główne, naci-śnij po prostu klawisz Esc. Jeśli podgląd jest zbyt mały, naciśnij przycisk w prawymdolnym rogu okna ( ), a Excel dopasuje wielkość podglądu do strony.

Podgląd wydruku wykazał ewidentnie, że nasz przykładowy arkusz utworzony w roz-dziale 16. nie prezentuje się poprawnie — na jednej kartce widoczny jest ucięty fragmentwykresu. Spróbujmy to skorygować.


Rysunek 17.1. Okienko podglądu wydruku w Excelu

W tym celu kliknij odsyłacz Ustawienia strony, widoczny na dole ekranu. Odsyłacz tenwywołuje jedno z istotniejszych podczas drukowania okienek w Excelu (rysunek 17.2).

Rysunek 17.2. Ustawienia rozkładu stron na wydruku

Rozdział 17. ♦ Drukowanie arkuszy 223

Okienko Ustawienia strony warto szczegółowo poznać, gdyż za jego pomocą będziemożna rozwiązać wiele problemów podczas wydruku, na przykład zmieścić duży arkuszna kartce A4 (sekcja Skalowanie), zmienić orientację wydruku lub format papieru.

Jeśli nie zależy Ci na czytelności wydruku, możesz poeksperymentować z ustawieniamistrony pozwalającymi dość znacznie go skondensować.

Wielkość wydruku można określać w przedziale od 10 do 400% pierwotnegorozmiaru arkusza — patrz opcja Dopasuj do….

Możesz także dopasowywać wydruk pod kątem docelowej liczby stron — do tegosłuży opcja Wpasuj w strony…, za pomocą której można tak ustawić parametrywydruku, aby arkusz zmieścił się na jednej stronie A4! Oczywiście czytelnośćtakiego wydruku czasami będzie nikła.

Innym sposobem dopasowania zawartości arkusza do wymiarów strony A4 jest regu-lacja marginesów. Aby ją przeprowadzić, kliknij (w trybie podglądu wydruku) przyciskPokaż marginesy.

Chwytając jedną z umownych linii marginesu (kursor myszy zmienia się wówczasw krzyż ze strzałkami), możesz regulować jego pozycję — oczywiście w granicachtolerancji parametrów Twojej drukarki (rysunek 17.3).

Rysunek 17.3. Regulacja marginesów


Ustawienia wydruku arkuszaArkusz Excela jest wielką „płachtą” zawierającą umowne linie siatki, na których umiesz-czamy obiekty: tabele, wykresy, grafiki. Podczas wydruku ten wielki arkusz możezawierać umowne linie siatki, ale możesz również określić, w jakiej kolejności będąwypełniane strony na drukarce (strony najczęściej w formacie A4, inne formaty spotkaszwyłącznie w droższych drukarkach w biurze lub na uczelni).

W trybie podglądu wydruku kliknij odsyłacz Ustawienia strony i w okienku o tej samejnazwie, które pojawi się na ekranie, wybierz zakładkę Arkusz (rysunek 17.4).

Rysunek 17.4. Ustalanie opcji wydruku arkusza

Włączenie opcji Linie siatki powoduje druk domyślnie niewidocznych liniiarkusza (to są te linie, które widzisz na ekranie; to one ułatwiają wpisywaniedanych i określanie współrzędnych komórek).

Sekcja Kolejność drukowania pozwala na wygodne dopasowanie wydrukuarkusza do jego zawartości — gdy mamy do czynienia z bardzo długą lub bardzoszeroką tabelą danych i zamierzamy sklejać pojedyncze kartki.

Nagłówki i stopkiNagłówki i stopki są w Excelu znacznie mniej skomplikowane niż w Wordzie, ale ofe-rują też nieco mniej możliwości.

Aby utworzyć nagłówek lub stopkę, w trybie podglądu wydruku kliknij odsyłaczUstawienia strony i w okienku o tej samej nazwie, które pojawi się na ekranie, wybierzzakładkę Nagłówek/stopka (rysunek 17.5).


Rysunek 17.5.Definiowanienagłówka i stopkiarkusza

Wybierz przycisk Nagłówek niestandardowy.

Wykonaj kilka ustawień lub wpisów — zgodnie z sugestiami pokazanymina rysunku (rysunek 17.6).

Sprawdź efekt końcowy.

Rysunek 17.6. Definiowanie nagłówka arkusza w Excelu

Jak można zauważyć, nagłówek składa się z trzech sekcji. Możemy w nich umieścićdowolny tekst lub specjalne pola kodowe, które Excel wypełni na przykład nazwą plikulub bieżącą datą.

Okienko Ustawienia strony pozwala utworzyć osobne nagłówki dla stron parzystychi nieparzystych oraz dla pierwszej strony wydruku — zupełnie tak jak w Wordzie(rysunek 17.7).

Stopkę można utworzyć niemal tak samo jak nagłówek!


Rysunek 17.7. Opcje nagłówków w Excelu

Opcje drukarkiOkno Ustawienia strony zawiera przycisk Właściwości drukarki, który wywołuje, podob-nie jak w Wordzie, okienko pozwalające na sterowanie parametrami wydruku z użyciemopcji sprzętowych zainstalowanej drukarki (przykład dla drukarki Brother DCP-145Cznajduje się na rysunku 17.8).

Opcje drukarki mogą się różnić w zależności od producenta, choć większość nowocze-snych drukarek (zwłaszcza z popularnego segmentu atramentówek) jest do siebie dośćpodobna.

Zwróć uwagę na:

możliwość druku w odcieniach szarości,

wybór jakości wydruku,

wybór typu papieru (standardowy, fotograficzny itp.).


Rysunek 17.8.Opcje drukarki


Rozdział 18.

Makra i aplikacjew Excelu

Firma Microsoft całe swoje oprogramowanie biurowe stworzyła w bardzo spójnymmodelu programistycznym, który jest dostępny dla użytkowników pragnących „wyci-snąć” z niego nieco więcej, niż standardowo udostępnia producent. Doświadczeni użyt-kownicy potrafią, przy pewnej dozie wysiłku, zamienić dokumenty pakietu na w pełnifunkcjonalne programy wyposażone w funkcje pakietu Office i dodatkowe funkcje, którewbudował w nie użytkownik będący projektantem.

Drogi Czytelniku, jeśli po tym wstępie masz ochotę pominąć ten rozdział, gorąco zachę-cam jednak do przejrzenia jego zawartości, abyś mógł się zorientować, jakie możliwościtkwią w posiadanym przez Ciebie oprogramowaniu. Rozdział będzie podzielony nadwie części:

makra, czyli automatyzacja prostych czynności w Excelu,

aplikacje — o tym, jak „wycisnąć” coś więcej z Excela.

Do czego służą makra?Makro to żargonowe określenie makropolecenia, czyli sekwencji rozkazów realizują-cych algorytm komputerowy. Makra są wykonywane przez określoną aplikację, cow naszym przypadku oznacza arkusz kalkulacyjny, ale można je też bez kłopotu pisaćdla dowolnej aplikacji pakietu Office. Nie będę tu omawiał sposobu tworzenia makrdla aplikacji innych niż Excel, gdyż tematyka ta wykracza nieco poza przyjętą kon-cepcję książki. Dla Excela postanowiłem jednak uczynić wyjątek, gdyż wiedza na tentemat jest bardzo przydatna — warto mieć świadomość tego, jakie możliwości drzemiąw posiadanym przez nas oprogramowaniu. Z moich obserwacji wynika zresztą, że towłaśnie dla Excela użytkownicy piszą najwięcej makr, gdyż jest to program, któregowszechstronność pozwala na wykorzystanie go do bardzo nieoczekiwanych zastosowań.


Wadą technologii makr zawsze była ich specjalizacja, gdyż były dedykowane dla kon-kretnej aplikacji i używały specjalizowanej składni. Firma Microsoft, wiedząc o tejwadzie, ujednoliciła w swoich aplikacjach sposób tworzenia makr i obecnie wykorzy-stuje się do tego celu specjalny język VBA (ang. Visual Basic for Applications). Śro-dowiskiem do tworzenia aplikacji jest sam arkusz kalkulacyjny, choć dla osób mniejwprawnych w obsłudze programu odnalezienie funkcji „deweloperskich” może byćdość trudne.

Makro po utworzeniu może być przypisane do wybranego obiektu interfejsu użytkow-nika, na przykład przycisku lub skrótu klawiszowego.

Rejestrowanie makra w ExceluKonstruując arkusze kalkulacyjne, możemy zauważyć, że nasza praca składa się z bar-dzo wielu powtarzalnych czynności. Jedną z bardziej męczących jest niewątpliwie for-matowanie tabelek. A gdyby tak można było sformatować tabelkę jednym kliknięciem?

Przykład, który opiszę poniżej, nie jest może wart zachodu, jakim jest automatyzowa-nie za pomocą makra, ale jego prostota jest celowa, gdyż chciałbym zilustrować niekonkretne zagadnienie, ale mechanizm rejestrowania makr.

Przyjmijmy zatem, że naszym celem jest sformatowanie tabelki według przepisu poka-zanego na rysunku 18.1.

Rysunek 18.1.Pomysł na makro— automatyzacjaczynnościformatowania tabelki

Obrysowywanie krawędzi wymaga wielu kliknięć. W celu ułatwienia sobie pracy chcie-libyśmy więc, aby po zaznaczeniu fragmentu arkusza (tam, gdzie będzie się znajdowaćtworzona tabelka) czynności związane z obramowywaniem komórek były wykonywanejednym kliknięciem.

Czy w ogóle da się coś takiego zrobić? Okazuje się, że bez problemu, musimy tylkonauczyć Excel powielania czynności, które zazwyczaj wykonujemy sami, wykorzystu-jąc przyciski dostępne na wstążce.

Zaznacz jakiś obszar na arkuszu (np. B2:D4 z naszego przykładu).

Na karcie Widok rozwiń menu pod przyciskiem Makra i wybierz polecenieZarejestruj makro (rysunek 18.2). W naszym przykładzie włącz także opcjęUżyj odwołań względnych (w przeciwnym razie makro zawsze będzie rysowałoobramowania w tym samym miejscu, a nie w miejscu wskazanym myszą).

Rozdział 18. ♦ Makra i aplikacje w Excelu 231

Rysunek 18.2.Okienko rejestracjimakra w Excelu

Określ nazwę makra1 i ewentualnie skrót klawiszowy, który będzieje wywoływał.

Kliknij OK.

Na karcie Narzędzia główne w grupie Czcionka zmień style formatowania,aby uzyskać pożądany efekt, i wykonaj wszelkie czynności, które powinnyzautomatyzować nasze makro — rysunek 18.3 nie ma charakteru ogólnegoi dotyczy naszego prostego przykładu; jeśli masz ochotę, zdefiniuj zupełnie inną„zawartość” makra.

Rysunek 18.3.Rejestrowanieczynnościwchodzącychw skład makra

Na karcie Widok rozwiń menu umieszczone pod przyciskiem Makra i wybierzpolecenie Zatrzymaj rejestrowanie (rysunek 18.4).

Excel nie rejestruje nawigacji po kartach wstążki, ale staraj się zachować uwagępodczas wybierania przycisków i funkcji menu, gdyż każde ich użycie będzie zapa-miętane.

1 Pierwszy znak nazwy makra musi być literą, a kolejne znaki mogą być literami, liczbami lub znakamipodkreślenia. Zamiast zabronionej spacji użyj ewentualnie znaku podkreślenia.


Rysunek 18.4. Kończenie rejestracji makra

Aby wywołać zarejestrowane makro w celu sprawdzenia, czy wszystko poszło dobrze,możesz zaznaczyć jakiś obszar arkusza i użyć skrótu klawiszowego (w naszym przy-kładzie Ctrl+Shift+X) lub wywołać je z listy dostępnych makr (spod przycisku Makrawybierz polecenie Wyświetl makra i wciśnij przycisk Uruchom — rysunek 18.4).

Jeśli wszystko dobrze poszło, nowy obszar został „okratowany” i otoczony pogrubionąramką.

Wywoływanie makra z listy lub przy użyciu skrótu klawiszowego nie wyczerpujemożliwości Excela. A gdyby tak podpiąć makro pod jakiś przycisk na ekranie — czyjest to możliwe?

Oczywiście, odpowiedź na powyższe pytanie jest twierdząca, a co więcej, zdefiniowa-nie przycisku dla makra nie wymaga specjalnego wysiłku.

Kliknij menu Plik i wybierz przycisk Opcje (na dole okienka), a następnie przejdźna zakładkę Dostosowywanie Wstążki (lub Pasek narzędzi Szybki dostęp).

Wybierz sekcję Makra i gdy zobaczysz nowo zdefiniowane makro (nazwałemje FajnaRamka), dodaj je do poleceń paska Szybki dostęp (rysunek 18.5).

Po dodaniu naszego makra do paska nie potwierdzaj jeszcze tej operacjiprzyciskiem OK, gdyż wynik będzie niezbyt estetyczny. Proponuję jeszczedobrać jakąś ładną ikonkę do przycisku i zdefiniować dymek podpowiedzi(pole Nazwa wyświetlana — rysunek 18.6).

Po wciśnięciu dwa razy OK na pasku szybkiego uruchamiania odnajdziesznowy przycisk, którego wciśnięcie wywoła makro. Aby uruchomienie makrabyło skuteczne, wywołaj je dopiero po zaznaczeniu myszą obszaru nowejtabelki, którą chcesz obramować!


Rysunek 18.5. Dodawanie wywołania makra do wstążki lub paska Szybki dostęp

Rysunek 18.6. Ustalanie przycisku dla makra

Przycisk dodany do paska szybkiego uruchamiania można łatwo usunąć, wywołującodpowiednie polecenie z menu podręcznego, które zobaczysz po kliknięciu prawymprzyciskiem myszy dodanego przycisku. Jeśli uruchomienie makra powoduje błędy,prawdopodobnie nastąpiła pomyłka podczas rejestracji czynności lub próbujemywywołać zarejestrowane czynności w obszarze, w którym nie mają sensu.

Aplikacje w VBA w Excelu— jak to ugryźć?

Informacje w tej części rozdziału są przeznaczone dla bardziej zaawansowanych użyt-kowników komputera, którzy mają już doświadczenie w programowaniu. Nie musi tobyć wiedza specjalisty informatyka, ale pewne obeznanie z językiem VBA (ang. VisualBasic for Applications) lub podobnym do niego jest wskazane. Proponowane przez


Microsoft ułatwienia w tworzeniu kodu VBA powodują, że nawet osoby, które nie mająwykształcenia technicznego, po jakimś czasie są w stanie napisać własne, niezbyt zło-żone programy lub co najmniej zmienić programy wygenerowane przez Excel.

W tej książce nie jestem w stanie opisać zasad i niuansów programowania w VBA, gdyżnie jest to jej celem, a sugerowanie, że kilka porad zastąpi pełny kurs programowaniaw Excelu, byłoby wręcz nieuczciwe. Dobry podręcznik języka VBA zorientowany naprogram Excel miałby z pewnością kilkaset stron!

Co zatem opiszę w tym podrozdziale? Otóż pokażę, jak szybko zapoznać się z pro-gramowaniem w Excelu… bez pisania choćby linijki własnego kodu w VBA. Wbrewpozorom jest to nie tylko możliwe, ale stanowi także skuteczną metodę na zapoznaniesię z zasadami programowania aplikacji w Excelu; ułatwi też bardziej dogłębne pozna-wanie tych zagadnień w przyszłości, gdy tylko przyjdzie Ci na to ochota.

Krok 1. Przykładowe makro

Aby zilustrować, w jaki sposób Excel rejestruje makra, proponuję utworzyć prostemakro, które wstawia do bieżącej komórki arkusza swego rodzaju podpis: nasze imięi nazwisko oraz bieżącą datę i godzinę — na przykład w kolejnych komórkach leżą-cych obok siebie. Takiego makra można będzie używać do oznaczania przejrzanychkolumn tabeli finansowej lub innego zestawienia wymagającego formalnego przeglądu.

Uruchom tryb rejestracji: przejdź na kartę Widok i spod przycisku Makra wybierz pole-cenie Zarejestruj makro. Upewnij się, że opcja Użyj odwołań względnych jest wciśnięta.Aby zrealizować makro, które wstawia takie dane do komórek, należy zarejestrowaćnastępujące czynności:

Wpisać do pierwszej komórki swoje imię i nazwisko (np. Jan Kowalski). Wpisać do drugiej komórki formułę = TERAZ(). Funkcja ta zwraca datęi godzinę w formacie yyyy-mm-dd hh:ss, np. 2010-08-12 16:01. Ponieważmamy do czynienia z formułą, zawartość komórki jest odświeżana po każdymotwarciu arkusza. Musimy więc wynaleźć jakiś sposób na „zamrożenie” wynikudziałania tej formuły.

Aby zamienić wynik formuły = TERAZ() na wartość tekstową, wykonaj prostytrik: skopiuj zawartość tej samej komórki do schowka (Ctrl+C) i wklej„specjalnie” zawartość schowka jako Wartości (rysunek 18.7) — w to samomiejsce. W efekcie w komórce znajdzie się zwykły ciąg znaków, a nie formuła,która stale aktualizuje jej zawartość!

Naciśnij klawisz Esc, aby usunąć pulsującą ramkę wokół komórki.

Zakończ rejestrację makra (na karcie Widok spod przycisku Makra wybierzpolecenie Zarejestruj makro).

Zwróć uwagę na bogate opcje kopiowania i wklejania dostępne w Excelu: formuły, for-matowania, wartości… Omawianie każdej z tych możliwości mija się z celem — spró-buj je przetestować podczas ćwiczeń praktycznych.


Rysunek 18.7.Rejestrowanieprzykładowego makra

Krok 2. Oglądamy kod VBA makra

Załóżmy, że nasze makro zostało nazwane SygnaturkaJanaK i interesuje nas obejrzeniejego kodu w języku Visual Basic for Applications. Oglądanie kodu makra jest bardzoproste — wystarczy w okienku Makra/Wyświetl makra (karta Widok) kliknąć intere-sujące nas makro i przycisk Edycja. Excel przejdzie wówczas do wbudowanego edytoraVBA i pokaże tajemnicze (oczywiście pozornie) „wnętrze” naszego nowo utworzonegomakra (rysunek 18.8).

Już pobieżne przejrzenie kodu pozwoli Ci zidentyfikować te fragmenty, które odpowia-dają poszczególnym czynnościom, jakie zostały wykonane podczas rejestracji makra(warto znać podstawy języka angielskiego):

Sub SygnaturkaJanaK() ActiveCell.FormulaR1C1 = "Jan Kowalski" ActiveCell.Offset(0, 1).Range("A1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "=NOW()" ActiveCell.Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _

:=False, Transpose:=False Application.CutCopyMode = FalseEnd Sub

Łatwo się także przekonasz, że kod makra można edytować (trzeba tylko uważać, abynic nie popsuć, gdyż ewentualny błąd odkryjesz dopiero podczas wykonywania makra).Fragmenty kodu VBA można bez problemu przeklejać pomiędzy makrami i nawet jeślinie do końca rozumiemy sens powielanego kodu, możemy ufać, że jest on poprawny,gdyż stworzył go sam Excel!

Aby powrócić do arkusza Excela, po prostu zamknij okno edytora Visual Basic.


Rysunek 18.8. Kod makra w edytorze Visual Basic for Applications

Karta Deweloper

W poprzednim punkcie pokazałem, jak przejść do edytora Visual Basic z poziomuprzycisku Makra na karcie Widok. Sposób ten jest o tyle skuteczny, że powinien działaćbez problemu w dowolnej konfiguracji i wersji pakietu Office. Jeśli jednak zamierzaszpoważnie używać makr i interesuje Cię kod VBA, polecam włączyć na stałe ukrytą kartęo nazwie Deweloper.

Kliknij menu Plik, a następnie przycisk Opcje.

Kliknij kategorię Dostosowywanie wstążki.

Na liście Dostosuj Wstążkę zaznacz pole wyboru Deweloper (rysunek 18.9).

Przeznaczenie nowych przycisków w grupie Kod jest następujące:

Visual Basic — przejście do edytora Visual Basic.

Bezpieczeństwo makr — pozwala na blokowanie lub odblokowywanie makrw arkuszach (makra VBA mogą przenosić wirusy!).

Znacznie ciekawsza jest grupa Formanty. Przeznaczenie najważniejszych przyciskóww tej grupie jest następujące:

Wstaw — pozwala wybrać (w celu narysowania ich na arkuszu) elementyinterfejsu użytkownika (formanty), np. przyciski, listy rozwijane czy przyciskiopcji.


Rysunek 18.9. Włączanie ukrytej karty Deweloper

Tryb projektowania — przycisk pozwalający na rysowanie formantów,należy go wcisnąć przed użyciem przycisku Wstaw i wybraniem formantudo narysowania.

Wyświetl kod — powala obejrzeć kod przypisany do formantu, np. kod reakcjina wciśnięcie przycisku.

Elementy interfejsu użytkownika ukryte pod przyciskiem Wstaw można narysowaćbezpośrednio w arkuszu i użyć do zaprogramowania jego interaktywnego działania.Aby zobaczyć, jakie możliwości kryją się w poszczególnych formantach, przejdź dopodglądu właściwości (z menu podręcznego wybierz polecenie Formatuj formant).

Programowanie formantów i używanie w kodzie VBA ich właściwości nie jest trudne,ale wykracza poza planowany zakres tej książki. Pełny opis każdego z formantów i poka-zanie przykładów ich zastosowań zajęłyby co najmniej kilkadziesiąt stron, dlategow ramach zachęty do samodzielnego studiowania tych zagadnień pokażę tylko kilkaprzykładów.

Przypisanie makra do przycisku

Na rysunku 18.10 pokazuję sekwencję czynności, które należy wykonać w celu przypi-sania makra do przycisku ekranowego.

Przejdź do trybu rysowania formantów (Tryb projektowania).

Pod przyciskiem Wstaw znajdź formant przycisku ekranowego ( ) i w okienkulisty makr kliknij wybraną nazwę makra. (Przypisanie makra do przycisku możeszzmienić poleceniem menu podręcznego Przypisz makro).

Naciśnij OK, aby przejść do trybu rysowania.

Narysuj przycisk gdzieś na arkuszu (na rysunku pokazuję już narysowanyprzycisk).


Rysunek 18.10.Rysowanie przyciskudo wywoływaniamakra w arkuszu

Zmień nazwę przycisku (polecenie Edytuj tekst dostępne w menu podręcznympo kliknięciu przycisku prawym przyciskiem myszy).

Jeśli wyłączysz tryb projektowania, kliknięcie formantu zmusi Excel do wywołaniaskojarzonego z nim kodu makra, który musi istnieć. Jeśli taki kod nie zostanie zna-leziony, Excel zgłosi błąd.

Listy wyboru

Wyobraźmy sobie, że chcemy przeznaczyć jeden arkusz (np. Arkusz2) na dane o charak-terze słownikowym (jak choćby listę nazwisk), a w innej części skoroszytu (np. Arkusz1)wybierać te nazwiska z listy za pomocą narysowanego przycisku listy wyboru.

Na rysunku 18.11 pokazuję sekwencję kroków wymaganą w celu przypisania makrado przycisku ekranowego.

Przejdź do trybu rysowania formantów (Tryb projektowania).

Pod przyciskiem Wstaw znajdź formant przycisku listy i narysuj go gdzieśna arkuszu o nazwie Arkusz1.

Kliknij narysowany formant prawym przyciskiem myszy i z podręcznego menuwybierz polecenie Formatuj formant.

W okienku Formatowanie formantu wybierz zakładkę Formant.

Wskaż zakres wejściowy danych do wypełnienia listy treścią (np. lista nazwiskwpisana w arkuszu o nazwie Arkusz2).


Rysunek 18.11. Rysowanie listy wyboru (w terminologii Excela „pole kombi”) i określanie jej zawartości

Wskaż komórkę (opcjonalnie), w której zobaczysz numer pozycji wybranejz listy. Komórki tej możesz użyć w kodzie lub w formułach do własnych celów.

Naciśnij OK i przetestuj działanie listy. Jeśli chcesz przygotować się na większąliczbę pozycji, jako źródło danych podaj większy zakres (np. A1:A25,a nie A1:A4).

Podczas projektowania należy sobie zadać pytanie, i to jeszcze na etapie koncepcji,jak wykorzystać możliwości, które kryją się za formantami. Niewątpliwie nasuwają siętu następujące zastosowania:

tworzenie „aktywnych” formularzy,

usprawnienie wprowadzania danych,

uproszczenie obsługi arkusza.

Wszystko zależy od Twojej inwencji, zacznij zatem samodzielnie eksperymentowaćz formantami, aby nabrać wprawy w korzystaniu z nich.

Źródła danych używanych przez formanty (np. listy wyboru) można zgrupować w osob-nym arkuszu i zabezpieczyć lub ukryć:

Aby zabezpieczyć zawartość arkusza, wybierz polecenie Chroń arkuszz podręcznego menu arkusza.

Aby ukryć arkusz, skorzystaj z polecenia Ukryj z podręcznego menu arkusza(patrz rysunek 18.12).

Aby przywrócić ukryty wcześniej arkusz, użyj funkcji Odkryj.


Rysunek 18.12. Zabezpieczanie i ukrywanie arkuszy

Organizacja makrZapamiętaj kilka zasad pracy z makrami:

Zapisując skoroszyt zawierający makra, musimy zmienić jego typ na Skoroszytprogramu Excel z obsługą makr (rozszerzenie XLSM).

Otwierając skoroszyt zawierający makro, możesz zostać ostrzeżony przezprogram Excel i jawnie zezwolić na uruchamianie makr. Jest to zabezpieczenieprzed wirusami, które czasami są pisane z użyciem kodu VBA.

Makra są domyślnie przypisane do bieżącego skoroszytu, więc tworząc nowydokument Excela, tracimy dostęp do makr, które ewentualnie istnieją w innychskoroszytach.

Jeśli mamy ochotę opracować własną bibliotekę makr, dostępną dla innych skoroszy-tów, to podczas tworzenia makra (patrz na przykład rysunek 18.2) należy wybrać z listypozycję Skoroszyt makr osobistych zamiast domyślnej opcji Ten skoroszyt, która zapi-suje kod makra w bieżącym dokumencie (patrz Przechowuj makro w:). ProgramExcel utworzy ukryty, osobisty skoroszyt makr (Personal.xlsb) i zapisze w nim makro(rysunek 18.13).

Podczas próby zapisania arkusza zawierającego makra Excel może poprosić o zmianętypu zapisywanego skoroszytu na Skoroszyt programu Excel z obsługą makr. Jeślichcesz, aby makro zostało zapisane, zmień typ pliku na sugerowany przez Excel (w Eks-ploratorze poznasz taki plik po symbolu wykrzyknika, np. , lub rozszerzeniu XLSM).


Rysunek 18.13. Makra w skoroszycie makr osobistych


Rozdział 19.

Ćwiczenia praktycznew Excelu

Excel najlepiej poznawać na serii konkretnych przykładów. Program ten znajduje zasto-sowanie w wielu dziedzinach, które dotyczą przetwarzania danych (głównie liczbowych),na przykład obliczania rat kredytów, przeprowadzania analiz statystycznych i wyko-nywania — często zmiennych — obliczeń matematycznych. Zachęcam do wyszukiwa-nia potencjalnych zastosowań i samodzielnego budowania arkuszy. Aby nieco ułatwićto zadanie, w tym rozdziale przedstawię trzy proste ćwiczenia, które powinny jeszczebardziej przybliżyć pracę z arkuszem kalkulacyjnym.

Za pomocą poniższych ćwiczeń pokazuję, jak łatwo przy użyciu arkusza kalkulacyj-nego usprawnić codzienne życie w różnych obszarach.

Składki w działalności gospodarczejOsoby prowadzące własną działalność gospodarczą często borykają się z problememwyliczenia należnych składek minimalnych, które trzeba wpłacić ZUS-owi.

Do wyliczania kwot przydają się dwie wartości podstawowe:

podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne,

podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Od tych kwot liczymy cząstkowe wartości składek, które wpłacamy na tzw. konta 51,52 i 53 (są to końcówki numerów prawdziwych kont bankowych, na które trzeba wpła-cać pieniądze).

Aktualne wartości składek są umieszczone przez ZUS na stronie http://www.zus.pl/files/minimalna_podstawa.pdf (rysunek 19.1). Jest to dokument PDF, zatem aby go prze-czytać, należy posiadać na komputerze program Adobe Acrobat Reader. Jeśli go nie

http://www.zus.pl/files/minimalna_podstawa.pdf

http://www.zus.pl/files/minimalna_podstawa.pdf


masz (komputer nie będzie mógł otworzyć tego odsyłacza), pobierz ten program zestrony http://www.adobe.com/pl (jest dostępny za darmo).

Rysunek 19.1. Podstawy wymiaru składek w działalności gospodarczej publikowane przez ZUS

Wadą tego wielkiego zestawienia publikowanego przez ZUS jest słaba czytelność. Napotrzeby przedsiębiorcy przydałby się niewątpliwie prosty kalkulator, który w jasnysposób pokazałby trzy kwoty, jakie należy wpłacić na właściwe konta w przypadkuzmiany reguł przez ZUS (na przykład podwyższenia składki zdrowotnej lub zmianypodstaw naliczania) — i tutaj z pomocą przyjdzie arkusz kalkulacyjny i program Excel.

Spójrz, jak proste jest w Excelu zdefiniowanie takiego arkusza (rysunek 19.2). Arkuszten pozwala na automatyczne wyliczenie składek należnych ZUS-owi po wprowadzeniutylko dwóch wartości: podstaw wymiaru na ZUS (B1) i na ubezpieczenie zdrowotne (B2).

Aby ułatwić zadanie, pokazałem również formuły w wersji „rozwiniętej” — tryb poka-zywania można włączyć za pomocą polecenia dostępnego w grupie Inspek-cja formuł (karta Formuły).

Przedsiębiorca dysponujący taką tabelką będzie musiał śledzić jedynie zmiany pod-staw naliczania (komórki B1 i B2) — do 2008 roku bywały one zmieniane co kwartał! —oraz stawki procentowe składników cząstkowych (kolumna C) — te są zazwyczaj stałew danym roku podatkowym, chociaż, niestety, coraz wyższe…

Po zmianie podstaw naliczania wystarczy wpisać do arkusza nowe wartości, aby tensamoczynnie wyliczył składki!

Jak utworzyć arkusz pokazany na rysunku? Metoda pracy przyjęta podczas projekto-wania arkusza zakłada w większości przypadków następujące kroki:

zidentyfikowanie parametrów, na podstawie których będą obliczane wartościw formułach,

utworzenie formularza (tabelki) i czytelne opisanie jego zawartości,

wpisanie do formularza parametrów i wartości stałych.

http://www.adobe.com/pl

Rozdział 19. ♦ Ćwiczenia praktyczne w Excelu 245

Rysunek 19.2. Arkusz obliczający składki w działalności gospodarczej

W naszym przypadku wpisujemy do formularza wszystkie stałe wartości (strukturatabelki), wydzielamy główny blok parametrów (dwie podstawy składek) oraz definiu-jemy potrzebne formuły pośrednie (kolumna D) i końcowe (kolumna E).

Formuły, które należy wpisać do arkusza, pokazuję w tabeli 19.1.

Tabela 19.1. Formuły do tabeli obliczającej składki w działalności gospodarczej

Kolumna D Kolumna E

D4=C4*B1 E4=D4+D5+D6+D7 (komórki E4 – E7 są scalone)D5=C5*B1

D6=C6*B1

D7=C7*B1

D8=C8*B2 E8=D8

D9=C9*B1 E9=D9

E10=SUMA(E4:E9) (efekt wciśnięcia przycisku )

Lokata bankowaNa pewno każdy od czasu do czasu zakłada lokaty bankowe. Pomimo coraz niższegooprocentowania warto jednak wiedzieć, jakie będziemy czerpali zyski, prawda?


Zasady wyliczania oprocentowania w pewnym uproszczeniu1 przedstawiają się nastę-pująco:

Odsetki brutto — tradycyjne odsetki, liczone bez podatku. Wzór jest prosty:Lokata*Oprocentowanie*N/12, gdzie N jest liczbą miesięcy trwania lokaty.Dwunastka we wzorze wiąże się z tym, że oprocentowanie jest podawane w skaliroku.

Tak zwany podatek Belki — podatek od zysków kapitałowych, który aktualniewynosi 19% (w momencie druku tej książki może oczywiście się okazać,że minister Rostowski zmieni go na wyższy…).

Na rysunku 19.3 przedstawiam wynik implementacji powyższych reguł (dla ułatwieniamamy widok naturalny i widok w trybie Pokaż formuły).

Rysunek 19.3.Arkusz obliczającyodsetki z lokaty

Zauważ, że w wielu komórkach włączone jest zawijanie tekstu — przypomnijsobie z rozdziału 12., jak je ustawić!

Harmonogram spłatykredytu bankowego

Dla naszych rozważań przyjmiemy, że wziąłeś kredyt. Nazwijmy go KR. Przyjmijmytakże, że KR = 12 000 złotych, a okres spłaty, oznaczony jako OS, wynosi 12 miesięcy.

Okres spłaty w powiązaniu z podawanym przez bank oprocentowaniem rocznym (naz-wijmy je OR) pozwoli obliczyć wysokość miesięcznej raty kredytu. Oprocentowaniekredytu wyznacza bank. Jest ono podawane w stosunku rocznym, tzn. dla pojedynczegomiesiąca należy je podzielić przez 12.

Zakładając miesięczne spłaty, będziemy musieli oddawać następującą kwotę:stała rata = KR/OS = 12000/12 = 1000 złotych

1 Banki zazwyczaj obliczają odsetki w dniach, nie w miesiącach, a rok ma umowną liczbę dni, na przykład365. W przypadku ofert promocyjnych warto sprawdzić regulamin, gdyż czasami atrakcyjne, wysokieoprocentowanie lokaty rocznej obowiązuje tylko w pierwszym półroczu itp.


Będziemy musieli również spłacać odsetki od reszty kredytu (tzw. kapitał):odsetki = OR × pozostała do spłaty część kredytu/12

Dwunastka w ostatnim wzorze występuje dlatego, że oprocentowanie jest podawanew skali roku.

W tabeli 19.2 pokazuję harmonogram spłat dla kredytu wynoszącego 12 000 złotych(rata = 12 000:12 = 1000 złotych) oprocentowanego w wysokości 10% rocznie2.

Tabela 19.2. Harmonogram spłat kredytu

Miesiąc Kapitał Odsetki Do zapłaty

Styczeń 12 000 zł 100 zł 1100 złLuty 11 000 zł 92 zł 1092 złMarzec 10 000 zł 83 zł 1083 złKwiecień 9000 zł 75 zł 1075 złMaj 8000 zł 67 zł 1067 złCzerwiec 7000 zł 58 zł 1058 złLipiec 6000 zł 50 zł 1050 złSierpień 5000 zł 42 zł 1042 złWrzesień 4000 zł 33 zł 1033 złPaździernik 3000 zł 25 zł 1025 złListopad 2000 zł 17 zł 1017 złGrudzień 1000 zł 8 zł 1008 zł

Spróbujemy teraz powyższy przykład zastosować w Excelu. Przy okazji proponujęprzypomnieć sobie podstawowe techniki pracy z arkuszem Excela, tak aby utworzyćładną i poprawnie sformatowaną tabelkę.

Arkusz powinien wyglądać tak jak na rysunku poniżej (rysunek 19.4).

Rysunek 19.4.Arkusz obliczającyraty kredytu

2 Oprocentowanie jest tak dobrane, aby pokazać w tabeli „okrągłe” wartości.


Pamiętaj, aby nie wpisywać ręcznie nazw miesięcy; wystarczy powielić komórkę B8(Styczeń) aż do B19!

Teraz, po starannym przygotowaniu tabeli, wystarczy do niej wpisać kilka prostychwzorów, aby zobaczyć, jaką wartość będą przyjmować kolejne raty w przypadkuzmiany kwoty kredytu i stopy procentowej.

Pierwszy wzór jest banalny: komórka C8 powinna zawierać powtórzoną kwotękredytu. Wpisz tam wzór =C2 (kapitał w styczniu jest równy kredytowi).

Kapitał jest co miesiąc pomniejszany o jedną stałą ratę równą wielkości kredytu(C2) dzielonej przez liczbę miesięcy spłaty (C3). Wartości te powinniśmy wpisaćze znakiem dolara ($), aby nie sfałszować wzoru podczas powielania. Wpiszzatem do komórki C9 wzór =C8–$C$2/$C$3.

Potwierdź klawiszem Enter.

Powiel wzór z komórki C9 w dół kolumny (chwyć za prawy dolny róg komórkii przeciągnij w dół) aż do komórki C19.

Na rysunku 19.5 pokazuję, co się stanie, jeśli pominiesz znaki $ we wzorze — w komór-kach pojawiła się informacja, że wystąpił błąd dzielenia przez zero!

Rysunek 19.5.Powielanie wzoru— przykłady

Kolejny wzór posłuży do wyliczenia odsetek. Będą liczone od sumy bieżącegokapitału (komórka z lewej strony) według stałej stopy procentowej (komórka C4— oczywiście pisana ze znakiem $). Wpisz do komórki D8 wzór =$C$4∗C8/12.

Powiel wzór, przeciągając go w dół kolumny.

Kwota do zapłaty jest równa stałej racie powiększonej o bieżące odsetki.Wpisz do komórki E8 wzór =$C$2/$C$3+D8.

Powiel wzór z komórki E8, przeciągając go w dół kolumny.

Zauważ, że komórki D20 i E20 zawierają sumę wszystkich komórek w tychkolumnach. Aby dokonać takiego zsumowania, nie musieliśmy pisać dwóch


strasznie długich wzorów typu D20 = D8+D9+D10+D11+D12+…+D19. Na szczęścieExcel pozwala wykonać takie podsumowanie czasem nawet jednym kliknięciem!

Kliknij w obrębie komórki D20 i naciśnij przycisk (karta Narzędzia główne,grupa Edycja). Program wyświetli pulsującą ramkę wokół komórekprzeznaczonych do podsumowania — jeśli zaznaczony do podsumowaniaobszar jest poprawny, naciśnij Enter.

W komórce D20 zostanie wpisany wzór =SUMA(D8:D19), który zastępuje żmudnesumowanie kolejnych komórek. Jeśli nie akceptujesz powyższego wyboru, możeszwskaźnikiem myszy zmienić obszar obejmowany przez pulsującą ramkę. Jeśli chceszw ogóle zrezygnować z wpisywania funkcji SUMA, po prostu naciśnij Esc (jak pewniepamiętasz, klawisz ten oznacza anulowanie bieżącej czynności).

Efekt końcowy naszych poczynań powinien wyglądać tak jak na rysunku 19.6.

Rysunek 19.6. Harmonogram spłaty kredytu

Gratulacje! Właśnie zaprojektowałeś obszerny i skomplikowany arkusz kalkulacyjny!

Sprawdź teraz, jak zmieniają się raty i odsetki w przypadku zmiany kwoty kredytui stopy procentowej. Jeśli nigdzie się nie pomyliłeś, arkusz bardzo sprawnie obliczy kon-sekwencje finansowe decyzji Twoich lub banku.

Zmień przykładowo:

stopę oprocentowania kredytu (zawartość komórki C4),

kwotę kredytu (zawartość komórki C2).

I zobacz, co się stanie.


Część III

PowerPoint, czyli jakskutecznie przekazaćswój punkt widzenia


zasady tworzenia i używania prezentacji multimedialnych w PowerPoincie,

formatowanie dokumentów w PowerPoincie,

przejścia, animacje i elementy aktywne w prezentacjach,

korzystanie z bibliotek szablonów prezentacji.

252 Część III ♦ PowerPoint, czyli jak skutecznie przekazać swój punkt widzenia

Rozdział 20. ♦ Podstawy obsługi programu PowerPoint 253

Rozdział 20.

Podstawy obsługiprogramu PowerPoint

Czym są prezentacje komputerowe?Trzecia część tej książki jest poświęcona opisowi programu do tworzenia prezentacjio nazwie Microsoft Office PowerPoint 2013.

Zanim przystąpimy do opisu samej aplikacji, warto wyjaśnić, czym są prezentacje,a szczególnie, jak rozumieć termin prezentacja multimedialna. Termin prezentacjazazwyczaj kojarzy się z wydarzeniem, w którym kluczową rolę odgrywa prezenter(np. sprzedawca) biedzący się przed (zazwyczaj) znudzoną publicznością i próbującyzainteresować ją jakimś tematem. W całkiem niedawnych czasach do prezentacji uży-wano przezroczystych folii i rzutnika, obecnie wystarczy przenośny komputer i pro-jektor. Okazuje się, że obecnie nawet projektory są zbędne — w firmach popularne sąrozwiązania wideokonferencyjne, pozwalające prowadzić rozmowy i pokazy przy użyciukomputerów połączonych przez sieć lokalną lub Internet. Bardzo znanym przykłademprogramu do prowadzenia konferencji webowych jest Cisco WebEx (http://www.webex.com), ale oczywiście nie jest to jedyne rozwiązanie, o czym można się przekonać,przeglądając chociażby ten artykuł: http://pl.wikipedia.org/wiki/Konferencja_internetowa.

W elektronicznej prezentacji zamiast folii z tekstem mamy do czynienia z pokazamizawierającymi wytworzone komputerowo elementy, takie jak grafiki, animacje i dźwięki.

Pokazy slajdów przygotowywane za pomocą komputera różnią sięod klasycznych slajdów w kilku obszarach.

Program komputerowy często prowadzi „za rękę” podczas tworzenia prezentacji,proponując bogate szablony dokumentów.

Prezentacja może zostać wzbogacona o elementy animacji, na przykład przejściez jednego slajdu na drugi jest realizowane jako wygaszenie poprzedniego slajduoraz stopniowe wyświetlanie nowego (efekt kurtyny).

http://www.webex.com

http://www.webex.com

http://pl.wikipedia.org/wiki/Konferencja_internetowa


Źródłem danych w prezentacji mogą być inne dokumenty komputerowe. Pozatym prezentacja może posiadać cechy hipertekstu (sekcje dokumentu są połączoneodsyłaczami i to użytkownik decyduje o kolejności prezentacji materiału).

Nowoczesne prezentacje mogą zawierać aktywne łącza internetowe (na przykładw celu pokazania filmu w serwisie YouTube).

Ponadto, co jest bardzo istotne, prezentacja jest dokumentem, który może być współtwo-rzony przez wiele osób, modyfikowany na bieżąco podczas prezentacji z użyciem rzut-nika i przesyłany pocztą elektroniczną — posiada wszystkie zalety dokumentu w postacielektronicznej.

W kolejnych rozdziałach poznamy podstawy obsługi programu PowerPoint. Szcze-gółowe omówienie tego programu wymagałoby osobnej publikacji książkowej, dlategomoim celem będzie zaznajomienie Cię z najbardziej przydatnymi zagadnieniami, takimijak tworzenie i modyfikowanie prezentacji na podstawie szablonu w połączeniu z obsługąsamych aplikacji.

Zapewniam, że gdy opanujesz takie podstawy, będziesz w stanie szybko i samodziel-nie tworzyć ciekawe prezentacje. Oczywiście mój opis nie zamieni nikogo w projek-tanta grafika, nie gwarantuję również, że Twoje prezentacje będą idealne w każdymaspekcie, ale tutaj także liczy się doświadczenie i umiejętne wykorzystanie gotowych,dobrych wzorców.

Pierwsza prezentacja w PowerPoincieZasady tworzenia prezentacji w tak złożonym programie, jakim jest PowerPoint, naj-lepiej poznać na przykładzie użycia szablonu gotowej prezentacji. Lista dostępnychszablonów prezentacji w PowerPoincie jest naprawdę imponująca, mamy do dyspozy-cji nie tylko szablony lokalne, skopiowane na dysk naszego komputera podczas instalacjipakietu, ale również szablony pobierane z witryny firmy Microsoft1.

Na podstawie gotowej prezentacji będziemy mogli poznać podstawowe zasady pracyz aplikacją oraz jej budowę. Oczywiście zasady pracy z samym interfejsem użytkow-nika są identyczne jak w przypadku Worda czy Excela — w każdej z tych aplikacjiodnajdziesz podobnie wyglądającą wstążkę, co jest dużym ułatwieniem w trakcie zapo-znawania się z nowym programem wchodzącym w skład pakietu.

W systemie Windows 7 program Excel 2013 najprościej uruchomić poprzez przyciskStart; w polu z napisem Wyszukaj programy i pliki wpisz słowo power. Windows bar-dzo szybko odnajdzie ikonę programu , a Ty po prostu ją kliknij, abyuruchomić edytor. Tradycyjnie możesz przypiąć tę ikonę na stałe do menu Start, coułatwi jej wyszukiwanie. Można ją też wkleić do paska szybkiego uruchamianiai umieścić na pulpicie — wszelkie sposoby są dozwolone.

1 Aby szablony z witryny producenta były dostępne, wymagane jest połączenie z Internetem, a kopiaprogramu PowerPoint musi być legalna i wcześniej aktywowana.


W systemie Windows 8, aby odszukać program PowerPoint, naciśnij klawisz Windows( ) i na ekranie Start zacznij pisać: power. Gdy zobaczysz ikonę programu, kliknij ją.Oczywiście w systemie Windows 8 także możesz odszukać ręcznie ikonę programu naekranie Start lub przypiąć ją do paska zadań na pulpicie.

Na rysunku 20.1 przedstawiam okno, które powinno się ukazać po pierwszym urucho-mieniu programu PowerPoint 2013. Jak widać, mamy do czynienia z klasycznym ekra-nem startowym nowego pakietu Office. Możesz otworzyć nowy dokument (kafelekPusta prezentacja) lub wybrać albo wyszukać szablon.

Rysunek 20.1. Ekran startowy programu PowerPoint 2013

Aby zrozumieć działanie programu, najlepiej otwórz jakiś gotowy szablon, pasującydo celu planowanej prezentacji. Kliknij zaznaczony obwódką odsyłacz do szablonówz kategorii Album fotograficzny i z listy wybierz na przykład Album fotograficznywspółczesny, który posłuży do zilustrowania podstawowych cech ekranu PowerPointa(rysunek 20.2).

Po wybraniu szablonu kliknij przycisk Utwórz, który wyświetli się z prawej strony.Program PowerPoint utworzy z wybranego szablonu dokument prezentacji, który wyko-rzystamy do naszych ćwiczeń. (Możesz także dwukrotnie kliknąć wybrany szablon).

Pamiętaj, że nowy Office 2013 (Office 365) pobiera większość szablonów z sieciInternet!

Tuż po uruchomieniu na ekranie PowerPointa odnajdziemy kilka istotnych elementów(rysunek 20.3; omawiam tylko elementy specyficzne dla tego programu, funkcje wstążkisą identyczne jak te dostępne w Wordzie). Oto one:

Otwarta karta Narzędzia główne, czyli podstawowy zbiór narzędzi przydatnychpodczas tworzenia prezentacji.


Rysunek 20.2. Szablony prezentacji w aplikacji PowerPoint

Edytor slajdów — specjalizowany edytor zajmujący centralny panel. Kliknijposzczególne części slajdu i zwróć uwagę na to, że nie jest to czysty tekst,tylko zbiór ramek tekstowych i rysunków. Slajd jest kompozycją obiektów,które będziemy edytować.

Karta Pokaz slajdów — tutaj znajdziesz bogatą listę opcji uruchamiania pokazuslajdów, a nawet jego nagrywania.

Nawigator slajdów — pozwala na łatwe wyszukiwanie konkretnej stronyprezentacji.

Rysunek 20.3. Ekran główny programu PowerPoint

Nietrudno zauważyć, że PowerPoint jest prostym programem, który zawiera wyraźniemniej funkcji niż na przykład Word czy Excel. Nie jest to oczywiście wadą, możnato uznać wręcz za zaletę!


Widoki prezentacji w PowerPoincieProgram PowerPoint oferuje możliwość wyświetlania tworzonych w nim dokumentóww szeregu widoków różniących się sposobem pracy i dostępnymi szczegółami. O ilew edytorze tekstu wystarczał jeden widok (preferowany w tej książce Układ wydruku),podczas pracy z aplikacją PowerPoint może się przydać znacznie więcej widoków,które warto biegle opanować, gdyż każdy z nich realizuje inne cele.

W tabeli 20.1 omawiam dostępne widoki programu PowerPoint. Aby je wyświetlić,wybierz kartę Widok.

Tabela 20.1. Widoki prezentacji w PowerPoincie

Nazwa widokuna karcie Widok

Przeznaczenie

Prezentacje najwygodniej tworzy się i modyfikuje w trybie Normalny. PowerPointwyświetla aktualną stronę prezentacji jako kartkę A4 w układzie poziomym.Znajdują się na niej obiekty, z których zbudowana jest strona, na przykład ramkitekstowe i rysunki. Rysunek 20.2 pokazuje prezentację w tym widoku.Widok konspektu pokazuje w panelu nawigacyjnym nagłówki i tekst zamiastminiaturek slajdów. Możesz przekleić z Worda zawartość tego widoku, aby szybkostworzyć wersję w PowerPoincie.Widok Sortowanie slajdów pozwala szybko modyfikować kolejność slajdów— po prostu chwyć slajd lewym przyciskiem myszy i upuść go w docelowemiejsce. Także tutaj łatwo skasujesz slajd — kliknij prawym przyciskiem myszywybrany slajd i sprawdź, co kryje bogate menu podręczne.

Warto także sprawdzić, jakie możliwości kryje menu podręczne użyte na wybranymslajdzie lub pomiędzy slajdami (rysunek 20.4).Widok Strona notatek pozwala przejść do specjalnegotrybu edytora z widocznym panelem notatek. Panelnotatek pozwala umieścić instrukcje dla prezenterai informacje niewyświetlane na ekranie podczaspokazu. Później możliwy jest wydruk prezentacji— także z notatkami, jeśli jest to pożądane (częstyprzypadek w materiałach szkoleniowych).

Jest to widok zbliżony do trybu pokazu, ale nie jest pełnoekranowy i nie działawiele z opcji trybu pokazu (rysunek 20.3). Działają niektóre opcje edycyjne,na przykład kopiowanie lub edycja slajdu.


Widoki, które są najczęściej używane podczas pracy z PowerPointem, zostały dlaułatwienia udostępnione na pasku okienka programu (w prawym dolnym rogu). Oto one:

Normalny: ,

Sortowanie slajdów: ,

Pokaz slajdów: (klawisz F5); ten tryb szczegółowo opiszę w kolejnym punkcie,

Widok do czytania: .

Menu podręczne, które jest wyświetlane w widoku Sortowanie slajdów po kliknięciuprawym przyciskiem myszy samego slajdu lub pustej przestrzeni pomiędzy slajdami(rysunek 20.4), jest bardzo sprawnym narzędziem do zarządzania strukturą slajdów.

Rysunek 20.4.Menu podręczneslajdu i pomiędzyslajdami

Zwróć szczególną uwagę na polecenia: Duplikuj slajd, Usuń slajd i Nowy slajd. Róż-nią się nieznacznie — warto więc w praktyce sprawdzić, na czym polegają te różnice.

Prezentacja slajdówSpójrz jeszcze raz na rysunek 20.2, znajdź przycisk uruchamiania prezentacji i klik-nij go. Możesz oczywiście użyć także skrótu klawiaturowego F5.

PowerPoint automatycznie przełączy się w tryb pełnoekranowy, zniknie pasek systemuWindows i ukryte zostaną ramki okna aplikacji PowerPoint. Od tego momentu nawi-gacja pomiędzy slajdami jest możliwa w następujący sposób:

klawisz spacji, kliknięcie myszą lub klawisz PgDn (ewentualnie klawiszstrzałkowy ←) — przejście do następnego slajdu;

klawisz PgUp — przejście do poprzedniego slajdu (ewentualnie klawiszstrzałkowy →);

klawisz Esc — opuszczenie trybu pokazu slajdów.


Pokaz slajdów na ekranie komputera może być łatwo przeniesiony na zewnętrznyekran lub projektor. Idealnie nadają się do tego komputery przenośne; po podłącze-niu projektora do takiego komputera wystarczy przełączyć wyświetlanie na ekranzewnętrzny (w moim laptopie taką możliwość oferuje skrót klawiszowy Fn+F10;oczywiście w Twoim może to być zupełnie inny skrót).

Jeśli wolisz pracować z myszą, warto kliknąć uruchomioną prezentację prawym przy-ciskiem, aby przejść do menu podręcznego (rysunek 20.5). Oprócz łatwej nawigacjipomiędzy slajdami podmenu Ekran pozwala na chwilę włączyć czarny lub biały ekranbez przerywania samej prezentacji (przerwa na kawę lub w celu przedyskutowaniapewnych zagadnień bez rozpraszania uwagi publiczności zawartością ekranu; abypowrócić do przeglądu slajdów, naciśnij klawisz Esc).

Rysunek 20.5.Menu podręcznepodczas pokazuslajdów w programiePowerPoint

Jeśli podczas pokazu chcesz uwypuklić pewne treści na ekranie, zmień wskaźnik naprzykład na „zakreślacz” — na ekranie pojawi się pióro-marker, pozwalające zazna-czać elementy prezentacji (wyłącznie w trybie pokazu, bez zmiany samego doku-mentu — ewentualne zmiany można zachować lub odrzucić).

W programie Power Point 2013 został bardzo udoskonalony widok prezentera (wywo-łasz go, klikając zaznaczone polecenie menu podręcznego widocznego na rysunku 20.5).

Tryb prezentera zawiera rewelacyjne narzędzie do powiększania slajdów oraz widocz-nych na nich elementów (na przykład rysunków). W trybie prezentera nawigator slaj-dów umożliwia wyświetlanie podglądu innych slajdów i przechodzenie do nich bezwychodzenia z widoku pokazu slajdów — odbiorcy prezentacji będą widzieć tylko poka-zywany slajd (rysunek 20.6).


Rysunek 20.6.Tryb prezenteraprogramu PowerPoint

Prezentacje PowerPointajako dokumenty

Dokumenty prezentacji PowerPointa są zapisywane na dysku komputera jako pliki z roz-szerzeniem PPTX (ikona ). Można je oczywiście otwierać w Eksploratorze Windowspoprzez dwukrotne kliknięcie lub też klasycznie — z poziomu aplikacji przy użyciuprzycisku systemowego Plik (działa również polecenie Otwórz lub skrót Ctrl+O).

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracując w programach PowerPoint 2007, 2010 lub2013, zapisywać dokumenty w starym formacie PPT, a nie PPTX. Wbrew ostrzeżeniomgenerowanym przez program w przypadku większości typowych prezentacji formatPPT będzie w zupełności wystarczający. W celu zapewnienia zgodności ze „światemzewnętrznym” możesz go używać, jeśli nie masz ochoty na wykorzystywanie zaawan-sowanych możliwości pakietu Office 2013, na przykład w zakresie lepszego szyfrowa-nia dokumentu zabezpieczonego hasłem.

Na rysunku 20.7 pokazuję, jak w prosty sposób dokonać zapisu prezentacji w trybie zgod-ności ze starym formatem.

Po prostu kliknij przycisk Plik i w okienku opcji Zapisz jako wybierz format Prezen-tacja programu PowerPoint 97–2003. Jeśli w trakcie zapisu do starego formatu nastąpiutrata lub konwersja danych, na ekranie pojawi się odpowiednie ostrzeżenie.

Oprócz standardowej metody zapisu prezentacji jako dokumentu, który otwiera sięw trybie edycji, PowerPoint oferuje możliwość (także widoczną na rysunku) zapisu jakotzw. pokaz. Dokument PowerPoint zapisany w formacie Pokaz programu PowerPointotworzy się od razu w trybie prezentacji pełnoekranowej, a osoba, która go otrzyma,będzie mogła zaraz obejrzeć zawartość, pod warunkiem że posiada program PowerPoint(np. jako część pakietu Office) lub ma przeglądarkę prezentacji o nazwie PowerPointViewer.


Rysunek 20.7.ZapisywanieprezentacjiPowerPointa w starymformacie 2003 (PPT)oraz w trybie pokazu

Przeglądarka prezentacji PowerPointa jest darmowa i można ją pobrać ze strony pro-ducenta (http://www.microsoft.com/pl-pl/download).

Plik prezentacji zapisanej w trybie pokazu ma na dysku rozszerzenie PPSX dla wersjiPowerPoint 2007 i 2010 lub PPS dla wersji 2003.

Drukowanie prezentacjiw PowerPoincie

Przy drukowaniu slajdów warto świadomie wybierać dostępne opcje. Jak łatwo zauwa-żyć, znakomita większość prezentacji jest tworzona w wersji kolorowej i zawiera wieleelementów graficznych, których wydrukowanie może spowodować zużycie sporej iloścituszu lub tonera w drukarce.

Z tego powodu same slajdy są zazwyczaj drukowane w wersji czarno-białej lub w odcie-niach szarości. Oczywiście drukowanie podlega ograniczeniom wynikającym z uży-wanej drukarki — w programie PowerPoint nie ustawimy opcji, których nie obsługujesterownik posiadanej przez nas drukarki!

Oprócz wydruku treści prezentacji można drukować inne jej elementy, na przykład mate-riały informacyjne lub strony notatek.

Aby wywołać okienko drukowania, kliknij menu Plik i wybierz polecenie Drukuj lubteż po prostu użyj skrótu Ctrl+P (rysunek 20.8).

Ciekawą możliwością jest też wydruk kilku slajdów na jednej stronie (miniaturek) orazsamych stron notatek.

http://www.microsoft.com/pl-pl/download


Rysunek 20.8.Drukowanieprezentacjiw PowerPoincie

Rozdział 21.

Modyfikowanieprezentacjiw programie PowerPoint

Według mojej oceny, która opiera się na praktyce, większość prezentacji zbudowa-nych na podstawie dobrego szablonu jest w zupełności wystarczająca do wykonaniacałkiem przyjemnych pokazów. Z tego właśnie powodu w wielu przedsiębiorstwach,w których pracuje się z programem PowerPoint, po pewnym okresie użytkowania do-stępna jest całkiem spora baza wzorcowych prezentacji, które po drobnych modyfika-cjach są gotowe na użytek kolejnego pokazu.

W praktyce jednak, niezależnie od jakości dostępnych wzorców, zawsze znajdzie sięjakiś drobny element, który będziemy chcieli zmodyfikować, aby nasz pokaz stał sięwyjątkowy; możemy na przykład dołożyć logo firmy lub zmienić tło slajdu. W poprzed-nim rozdziale miałeś okazję zapoznać się z podstawami obsługi programu PowerPoint.Poznałeś już więc większość mechanizmów potrzebnych do sprawnej pracy z tym pro-gramem. Ten rozdział będzie poświęcony dodatkowym elementom, które dla więk-szości osób mogą się okazać nieprzydatne przy pierwszym podejściu, zapewniam jed-nak, że omówione zagadnienia prędzej czy później znajdą zastosowanie w praktyce.

Na początek omówię podstawowe operacje na slajdach, takie jak dodawanie lub usuwa-nie, które po prostu trzeba znać w każdym przypadku, aby w ogóle pracować z pro-gramem PowerPoint.


Dodawanie nowej stronydo prezentacji

Dokładanie nowych slajdów w programie PowerPoint jest bardzo proste. Najwygodniejrobić to w trybie sortowania slajdów (karta Widok/Sortowanie slajdów). Kliknij pra-wym przyciskiem myszy miejsce, w którym ma zostać dołożony nowy slajd, i lewymprzyciskiem wybierz polecenie Nowy slajd (rysunek 21.1). (Punkt kliknięcia jest narysunku zaznaczony czarną kropką).

Rysunek 21.1.Dodawaniei usuwanie slajdów

Podobnie, kliknięcie prawym przyciskiem myszy wybranego slajdu uaktywnia menupodręczne, w którym znajduje się polecenie usuwania slajdu (punkt kliknięcia takżejest zaznaczony na rysunku czarną kropką). Możesz tam także skopiować cały slajddo schowka (Kopiuj), aby powielić go w dowolnym miejscu (Wklej). Ciekawą możliwośćdaje polecenie Ukryj slajd, które nie usuwa slajdu z prezentacji, ale powoduje pominięciego podczas pokazu.

Slajdy można także dodawać lub usuwać, korzystając z przycisków na karcie Narzędziagłówne. Aby usunąć slajd, po prostu go wytnij.

Szablony układów slajduw PowerPoincie

Pustą lub gotową (na przykład utworzoną na podstawie szablonu) prezentację możnałatwo dostosować do nowych potrzeb. Okazuje się, że PowerPoint oferuje całkiembogatą listę standardowych układów stron, które — umiejętnie wykorzystane — mogąsię przyczynić do zbudowania profesjonalnie wyglądających pokazów. Aby przete-stować wbudowane układy slajdów, dołóż nowy, pusty slajd i zmień jego układ, używa-jąc przycisku Nowy slajd (karta Narzędzia główne, grupa Slajdy). To, co pokażę dalej,

Rozdział 21. ♦ Modyfikowanie prezentacji w programie PowerPoint 265

najlepiej wykonać na całkowicie pustej prezentacji, którą utworzysz przy użyciu skrótuklawiszowego Ctrl+N. PowerPoint otworzy wówczas puste okno slajdu, dzięki czemubędzie go można w prosty sposób zmieniać.

Wybór układu slajdu nie nastręcza problemów (rysunek 21.2):

Kliknij myszą pusty lub istniejący slajd w panelu nawigatora slajdów.

Kliknij trójkącik przy przycisku Nowy slajd i wstaw pożądany wzorzec.

Rysunek 21.2. Tworzenie slajdu na podstawie szablonu

Po zmianie układu slajd zostanie uzupełniony o obiekty graficzne, które wzbogacają pre-zentację. Na rysunku 21.3 pokazuję wynik naszego ćwiczenia — wygenerowany slajdi efekt jego wstępnej edycji (treść jest oczywiście dość przypadkowa).

Rysunek 21.3. Slajd wygenerowany na podstawie szablonu

Jak łatwo zauważyć, nasz slajd jest dość surowy i zawiera wyłącznie pola tekstowe, nadodatek umieszczone na białym tle. Zanim pokażę (a nastąpi to już niebawem) bardziejzaawansowane mechanizmy modyfikacji stylu tła slajdu, zmieńmy jego kolor, a nawetdołóżmy teksturę1, dzięki czemu prezentowane treści będą nieco przyjemniejsze dla oka.

1 Cechy powierzchni, na przykład symulowanie chropowatości.


Aby zmienić kolor tła slajdu lub jego teksturę, przejdź poprzez menu podręczne (prawyprzycisk myszy na slajdzie w panelu nawigatora slajdów) do okienka Formatowanietła. Na rysunku 21.4 pokazuję, w jaki sposób ustawić ciekawą teksturę jako tło slajdu —niestety na wydruku w tej książce nie ujrzysz, jak ładny stał się slajd po naszych zmia-nach, to po prostu trzeba zobaczyć na ekranie komputera lub projektora!

Rysunek 21.4. Zmiana tła i motywu slajdu

Jako tło slajdu możesz oczywiście wstawić grafikę, na przykład zawierającą logo firmylub uczelni.

Na rysunku 21.5 pokazałem rozwiniętą kartę Projektowanie.

Zwróć uwagę na motywy slajdu zebrane w grupie Motywy (na rysunku mamy tylkofragment bogatej kolekcji). Jednym ruchem myszy zmienisz pusty i nieatrakcyjny slajdw małe dzieło sztuki!

Rysunek 21.5. Zmiana tła i motywu slajdu

Układy slajdów można stosować nie tylko na pustych stronach, ale i w gotowej pre-zentacji — sprawdź, jakie daje to efekty (z góry uprzedzam, że wypełniony treściąslajd zostanie „popsuty” po zaaplikowaniu nowego układu).


Formatowanie elementów slajduKlikając myszą wygenerowany slajd, od razu zauważysz, że składa się z szeregu obiek-tów typowo graficznych, na przykład ramek tekstowych i elementów rysunkowychumieszczonych na stronie. Jeśli tak jest w istocie, dozwolone są wszelkie reguły forma-towania, które poznaliśmy na przykład przy okazji omawiania edytora Word. Oczywi-ście, położenie poszczególnych opcji w menu i na ekranie będzie nieco inne, jednakwiedza, którą nabyłeś dzięki lekturze pierwszej części książki, na pewno będzie procen-towała podczas pracy z programem PowerPoint.

W trakcie wpisywania tekstu do ramki tekstowej możemy zastosować wszystkie poznanew edytorze Word sposoby formatowania tekstu. Najwygodniej użyć w tym celu mini-paska narzędzi, który pojawia się na ekranie zawsze po naciśnięciu prawego przyciskumyszy, lub widocznego tuż pod nim menu podręcznego (rysunek 21.6).

Rysunek 21.6. Formatowanie obiektów w PowerPoincie

Oba te menu zawierają najczęściej używane opcje formatowania pól tekstowych. Wszyst-kie przyciski do formatowania pól tekstowych i innych obiektów odnajdziesz równieżna karcie Narzędzia główne w grupach Czcionka i Akapit (rysunek 21.7).

Jak wiesz, zawartość kart narzędzi formatujących zależy od zaznaczonego obiektu —inne opcje zobaczysz dla pól tekstowych, inne dla obiektów graficznych.

W tabeli 21.1 zamieściłem zestawienie większości dostępnych narzędzi formatowaniawidocznych na karcie Narzędzia główne. Są one nieznacznie inne od tych, które znaszz Worda — zwróć uwagę na różnice, gdyż niektóre funkcje działają nieco inaczej (naprzykład wcięcia).


Rysunek 21.7. Narzędzia formatowania w PowerPoincie

Tabela 21.1. Przyciski formatowania w PowerPoincie

Przycisk(skrót klawiszowy) Opis

(Ctrl+B) Pogrubienie tekstu; litera B pochodzi od angielskiego słowa bold. (Ctrl+I) Pochylenie tekstu; litera I pochodzi od angielskiego słowa italic (inne popularne

określenie to kursywa).

(Ctrl+U) Podkreślenie tekstu; litera U pochodzi od angielskiego słowa underline.

(Ctrl+L) Wyrównanie do lewego marginesu kartki (opcja domyślna); pochodziod angielskiego słowa left.

(Ctrl+E) Wyśrodkowanie względem lewego i prawego marginesu kartki; pochodziod angielskiego słowa center.

(Ctrl+R) Wyrównanie do prawego marginesu kartki; pochodzi od angielskiego słowaright.

(Ctrl+J) Wyrównanie do lewego i prawego marginesu kartki, tzw. justowanie; pochodziod angielskiego słowa justify.Umożliwia podział tekstu na dwie kolumny lub większą ich liczbę.

Zwiększa poziom listy.

Zmniejsza poziom listy.

Definiowanie interlinii(standardowo 1 – 3).

Przekreślenie.


Tabela 21.1. Przyciski formatowania w PowerPoincie — ciąg dalszy

Przycisk(skrót klawiszowy) Opis

Cień tekstu.

Odstępy między znakami.

Zmiana wielkości liter, przypomina znany z Worda skrót Shift+F3.

Szybkie powiększenie czcionki (nie trzeba zaznaczać tekstu!).

Szybkie pomniejszenie czcionki (jw.).

Kierunek tekstu.

Przycisk czyszczenia formatowania.

Oprócz tych standardowych elementów formatowania warto zwrócić uwagę na narzę-dzia pozwalające na łatwe konstruowanie list wypunktowanych wielopoziomowych(rysunek 21.8).

Przyciski i pozwalają na łatwe przesuwanie elementu listy o poziom niżej lubwyżej — znak wypunktowania, który pojawia się automatycznie (np. kreska lub grubakropka), możesz łatwo podmienić, używając przycisku Punktory.

W podobny sposób uzyskasz różne style na listach numerowanych (rysunek 21.9).

Podobnie jak Word, także PowerPoint oferuje rozbudowane menu Akapit (można sko-rzystać z menu podręcznego), pozwalające na zmianę odstępów pomiędzy akapitami.Zwróć uwagę, jak bardzo uproszczone jest to okienko w porównaniu z Wordem(rysunek 21.10).


Rysunek 21.8.Praca z listamipunktowanymiw PowerPoincie

Rysunek 21.9.Style listnumerowanychw programiePowerPoint

Rysunek 21.10.Formatowanieakapitu tekstuw ramce tekstowej

Przy tworzeniu prezentacji wielokrotnie przydaje się możliwość pisania tekstu w ukła-dzie pionowym. Okazuje się, że PowerPoint wspomaga ją na kilka sposobów. Abyskorzystać z możliwości pionowego pisania, napisz coś w ramce tekstowej. Zmień ewen-tualnie rozmiar ramki, zaznacz tekst i kliknij przycisk Kier. tekstu ( ) znajdujący sięna karcie Narzędzia główne w grupie Akapit (rysunek 21.11).


Rysunek 21.11.Zmiana kierunkupisania tekstu

W trakcie wybierania myszą opcji kierunku tekstu zaznaczony tekst będzie automatycz-nie przybierał nowy układ bezpośrednio w tekście slajdu.

Dodawanie nowych elementów slajduPrędzej czy później w naszej pracy z prezentacją pojawi się konieczność zmodyfiko-wania struktury zawartości slajdu w sposób, który nie jest objęty żadnym szablonem.W takim przypadku mamy do dyspozycji całą paletę narzędzi… graficznych. Dlaczegograficznych? Przecież czasami trzeba dopisać tekst?!

Otóż PowerPoint, jak każdy typowy program do tworzenia prezentacji, pracuje w niecoodmiennym trybie układu danych niż na przykład edytor tekstowy Word. Slajd jestw nim zbiorem obiektów o charakterze graficznym i dotyczy to nawet tekstu, którypowinien być umieszczany w ramkach tekstowych.

Załóżmy, że chcemy przekształcić poznany wcześniej układ dwukolumnowy na dośćpodobny, z podsumowaniem umieszczonym pod obiema kolumnami. Na rysunku 21.12pokazuję prosty algorytm postępowania, który pozwala z układu dwukolumnowegostworzyć układ, o jaki chodzi nam w ćwiczeniu. Trzeba tylko zrobić trochę miejsca nastronie na nową ramkę tekstową. Kliknięcie w obrębie ramek, które chcemy przeskalo-wać, uaktywnia punkty graniczne (kontrolne). Można je chwycić lewym przyciskiemmyszy i, ciągle go trzymając, zmieniać rozmiar ramek. Podobnie można przenosić całąramkę w obrębie strony — wystarczy ją chwycić za brzeg i ustawić w nowym położeniu.

Polecam ponowną lekturę rozdziału 7., w którym omówiłem edytor graficzny dostępnyw Wordzie i każdej innej aplikacji pakietu Office 2013 (dokładnie te same narzę-dzia do edycji grafiki są dostępne w każdej aplikacji pakietu biurowego, choć zdarzasię, że szczegóły dostępu do nich nieznacznie się od siebie różnią).

Tak jak przy rysowaniu ramki tekstowej, możemy dołożyć dowolne nowe elementygraficzne, co pozwoli uzyskać mieszaną zawartość, złożoną z grafiki i tekstu, którabardzo poprawia wygląd prezentacji i bardziej przyciąga uwagę odbiorców.

Na rysunku 21.13 pokazuję, jak w prosty sposób dorysować na slajdzie tekstowymelement graficzny z palety dostępnych narzędzi i umiejętnie połączyć go z tekstem.


Rysunek 21.12. Zmiana struktury slajdu

Rysunek 21.13. Łączenie grafiki z tekstem

Na samym początku na slajdzie piszemy w ramce tekstowej napis Startujemy1.09.2013!. Ponieważ chcemy go otoczyć chmurką, z karty Wstawianie wybieramyodpowiednie narzędzie Chmurka i obrysowujemy wybrany obszar. Niestety chmurkaprzykrywa tekst z pola tekstowego, dlatego powinniśmy ją umieścić pod nim. Aby tozrobić, klikamy prawym przyciskiem myszy chmurkę i z menu podręcznego wybie-ramy polecenie Przesuń na spód.


Wzorzec slajduOstatnim elementem, jaki omówię w tym rozdziale, jest modyfikacja wzorca slajdu,czyli powtarzalnych elementów, które pojawiają się niejako na drugim planie slajdu.Na pewno widzieliście prezentacje, na których oprócz ładnego tła (już wiemy, jak jeuzyskać!) widoczne było logo firmy, data, numer slajdu itp.

Okazuje się, że dołożenie takich elementów w PowerPoincie nie jest wcale takie skom-plikowane.

Na początek musimy przejść do trybu widoku wzorca slajdu. Aby to uczynić, należyz karty Widok w grupie Widoki wzorców wybrać Wzorzec slajdów. W widoku wzorcapojawią się linijki tekstu odwzorowujące style występujące w slajdzie, na przykładaby zmienić standardową czcionkę, która jest użyta w tytule slajdu, wystarczy kliknąćprawym przyciskiem myszy w górnym polu tekstowym i z menu kontekstowego wybraćpolecenie Czcionka (rysunek 21.14).

Rysunek 21.14. Modyfikowanie stylu nagłówka w trakcie edycji szablonu slajdów

Aby wyjść z trybu modyfikacji szablonu, kliknij pokazany na rysunku przycisk lub nakarcie Widok w grupie Widoki prezentacji wybierz Normalny.

W PowerPoincie do prezentacji można dołożyć pewne stałe informacje o charakterzestopki lub nagłówka, zawierające na przykład datę i numer slajdu.

Aby zdefiniować nagłówek lub stopkę, możesz wyszukać ich wzorce w trybie modyfi-kacji szablonu, ale prościej będzie, gdy wybierzesz z karty Wstawianie przycisk Nagłó-wek i stopka.

Ujrzysz okienko, w którym można włączyć i zdefiniować trzy predefiniowane elementystopki:

datę i godzinę (lewa skrajna pozycja),

stopkę (tekst w środku),

numer slajdu (prawa skrajna pozycja).


Na rysunku 21.15 pokazuję przykładowe ustawienia oraz ich efekt (okienko podgląduprezentuje od razu w uproszczonej formie strukturę tego, co ujrzysz na ekranie).

Rysunek 21.15.Definiowaniestopki slajdu

Zmiana struktury wzorca slajdu może zostać zastosowana do całej prezentacji lub doaktualnego slajdu (zależy to od przycisku, którym potwierdzisz zmiany).

Nie ma oczywiście żadnego problemu, aby w stopce umieścić na stałe element gra-ficzny, na przykład logo firmy. Skorzystaj w tym celu z przycisku Obraz na karcieWstawianie i załaduj z dysku odpowiedni plik graficzny. Musisz dysponować gotowymplikiem graficznym zamówionym u profesjonalnego grafika lub wykonanym własno-ręcznie.

W bardzo podobny sposób, jak to ma miejsce w przypadku wzorca slajdów, modyfiku-jemy inne widoki, na przykład wzorzec materiałów informacyjnych lub notatek. Klik-nij po prostu inny przycisk wzorca i dokonaj edycji jego elementów (rysunek 21.16).


Rysunek 21.16.Ustalanie własnegowzorca materiałówinformacyjnychlub notatek


Rozdział 22.

Ożywianie prezentacjiw programie PowerPoint

PowerPoint jest programem, który bardzo trudno rzetelnie opisać w klasycznym pod-ręczniku, gdyż jego atrakcyjność ujawnia się dopiero podczas pokazu slajdów z użyciemkomputera. Jeśli ktoś wcześniej widział taką prezentację, na pewno zwrócił uwagę naefektowne przejścia między poszczególnymi slajdami — potrafią pojawiać się znie-nacka, nachodzić na ekran z dowolnej strony, wyświetlać się stopniowo według prze-różnych algorytmów… Oczywiście w PowerPoincie można budować pokazy, któremają takie cechy. W tym rozdziale pokażę, jak niewiele trzeba wysiłku, aby efektyw-nie stosować takie dodatki do naszych prezentacji.

PrzejściaProfesjonalne prezentacje w PowerPoincie często zawierają elementy dynamiczne, naprzykład przejścia między poszczególnymi slajdami. Poszczególne slajdy mogą sięnagle pojawiać na ekranie, nachodzić na niego z dowolnej strony, a nawet wyświetlaćsię stopniowo według przeróżnych algorytmów. Aby włączyć takie efekty, przejdź nakartę Przejścia i dla wskazanych slajdów włącz efekty przejścia widoczne w paneluPrzejście do tego slajdu (rysunek 22.1).

Działanie efektów przejść szybko się wyjaśni, jeśli zgodnie ze wskazówkami poda-nymi na rysunku włączymy pokazany efekt przejścia i naciśniemy przycisk Podglądw lewym górnym rogu wstążki.

Przetestuj to!

Jeszcze więcej zobaczymy po uruchomieniu pokazu naszej prezentacji (klawisz F5) —przy wyświetlaniu wybrany slajd nie pojawi się od razu na ekranie, tylko najpierw zosta-nie wyświetlone tło, a napisy (ramki tekstowe) zmaterializują się w magiczny sposóbna ekranie. Inny ciekawy efekt to przejście „kurtynowe”: slajd zostanie „odsłonięty” —zupełnie jakby był narysowany na zwiniętych w rulon i odwijanych od środka zasłonach.


Rysunek 22.1. Ustawianie efektu animacji przy przejściu do slajdu

Praktyka pokazuje, że warto stosować taki sam efekt animacji podczas całego pokazu,w przeciwnym razie audytorium może dostać oczopląsu od migoczących slajdów.

Możliwości PowerPointa w zakresie animacji stosowanych przy przejściu slajdów sąimponujące, co pokazuje pełna grupa przycisków (rysunek 22.2).

Rysunek 22.2. Ustawianie efektu animacji przy przejściu do slajdu

Przycisk Opcje efektu pozwala włączyć szczegółowe zasady efektu przejścia, na przy-kład kierunek nachodzenia.

Rozdział 22. ♦ Ożywianie prezentacji w programie PowerPoint 279

AnimacjeOprócz przejść pomiędzy stronami możliwe są animacje w ramach aktywnego slajdu.Jak je ustawić, pokażę na prostym przykładzie. Naszym celem jest wyświetlenie zna-nego już z poprzednich rysunków slajdu, chcemy jednak, aby data pokazu pojawiłasię na chmurce dopiero po kliknięciu myszą i powoli wjechała na ekran od dołu.

Wbrew pozorom wykonanie tej animacji jest trywialnie proste i, jak to w PowerPoinciebywa, sprowadza się do kilku kliknięć myszy:

Kliknij wybrany element prezentacji, tak aby zobaczyć punkty regulacji rozmiarui położenia.

Na karcie Animacje wybierz interesujący Cię efekt.

Na ekranie edytora zobaczysz kwadracik z numerem animacji — możeszgo kliknąć, aby przejrzeć uaktywnione opcje (rysunek 22.3).

Rysunek 22.3. Tworzenie efektu animacji na wybranym elemencie prezentacji

PowerPoint oferuje imponującą listę efektów animacji, które można łączyć ze sobąi poprzez ustalanie kolejności następowania ich po sobie uzyskać bardzo ciekawe rezul-taty. Przykładowo można sprawić, że nasz napis najpierw „wjedzie” do prezentacji,a potem — po kolejnym kliknięciu myszą — dwukrotnie się powiększy; w tym celuwystarczy zdefiniować dwie animacje (rysunek 22.4):

animację „przylot” na wejście,

animację „powiększenie” jako wyróżnienie.

Jeśli pogubisz się podczas dokładania animacji, koniecznie włącz okienko animacji(przycisk ). Można tam łatwo zmieniać (a także usuwać) efekty ani-macji, modyfikować ich kolejność i dodatkowe parametry.

Jeśli definiujemy wiele efektów animacji, kolejność ich uruchamiania możemy mody-fikować za pomocą przycisków znajdujących się w grupie Chronometraż w sekcjiZmień kolejność animacji.


Rysunek 22.4.Łączenie efektówanimacji

Na rysunku 22.5 pokazuję włączone okienko animacji na slajdzie złożonym z kilkuelementów, z których każdy ma już włączony pewien efekt animacji. Etykietki licz-bowe na slajdzie odpowiadają kolejności animacji. Aby zobaczyć efekty Twojej pracy,po prostu kliknij przycisk Odtwórz.

Rysunek 22.5. Okienko animacji pozwala kontrolować kolejność i usuwać efekty animacji na slajdzie


Osadzanie wideo z serwisu YouTubeJeśli wykonujesz prezentacje z użyciem Internetu, to warto wiedzieć, że możeszw nich osadzać nie tylko statyczne grafiki, ale również aktywne obiekty — na przy-kład filmy z serwisu YouTube!

Jak to zrobić?

Kliknij element slajdu, w pobliżu którego chcesz dodać klip wideo (na przykładpole tekstowe).

Kliknij kartę Wstawianie i wybierz Wideo/Wideo online.

W polu Wyszukaj w witrynie YouTube wpisz nazwę pliku wideo, który chceszwstawić, wybierz klip wideo z wyników wyszukiwania, a następnie kliknijprzycisk Wstaw (rysunek 22.6):

Rysunek 22.6. Osadzanie filmu z serwisu YouTube w prezentacji

Profesjonalne prezentacje— szybko i bezboleśnie!

PowerPoint, w porównaniu z innymi programami wchodzącymi w skład pakietu Office2013, jest stosunkowo uproszczonym programem (głównie z powodu jego specjaliza-cji). Nie oznacza to jednak, że jest to program gorszy — bardzo mi się podoba jego


prosty interfejs użytkownika zawierający naprawdę niezbędne funkcje, które są dziękitemu pod ręką (lub pod kursorem myszy). W Wordzie i Excelu przydałby się podobnejklasy uproszczony tryb edycji, oczywiście z możliwością przełączenia się na opcjezaawansowane w miarę potrzeb. Cóż, może doczekamy się takiej rewolucji w kolejnychodsłonach pakietu, na przykład w Office 2015.

Najskuteczniejszą metodą nauki tego programu jest wygenerowanie nowego doku-mentu prezentacji z gotowego szablonu (tak jak pokazałem na początku rozdziału 21. —przejdź do menu Plik/Nowy) i poprawienie jego zawartości. Biblioteka szablonów jestbardzo bogata i na pewno znajdziesz w niej coś przydatnego dla Ciebie, co wzbudziszacunek współpracowników (zapewne połączony z odrobiną zazdrości) oraz podziwkontrahentów…

Na rysunku 22.7 pokazuję fragment zawartości biblioteki szablonów PowerPointa —większość z nich jest dostępna na serwerze producenta i aby z nich skorzystać, musiszposiadać aktywne połączenie internetowe.

Rysunek 22.7. Biblioteka szablonów w PowerPoincie

Po wybraniu szablonu PowerPoint na jego podstawie utworzy nowy dokument, którymożna dowolnie zmieniać i powielać (funkcja Duplikuj slajd), nie obawiając się, żeuszkodzi się plik szablonu prezentacji.

Spójrz na przykładowy, wstępnie wypełniony dokument prezentacji, który powstał napodstawie szablonu „szkoleniowego” (rysunek 22.8). Wystarczy podmienić w nim treść,logo firmy lub uczelni i już uzyskujemy gotowy wzorzec, który można wykorzystaćw codziennej pracy!


Rysunek 22.8.Prezentacjautworzonana podstawiegotowego szablonu


Część IV

Microsoft OneNote


obsługę programu do tworzenia aktywnych notesów OneNote,

notatki,

tworzenie i edycję notesów,

wyszukiwanie wzorcowych notesów na stronie Microsoft,

udostępnianie i dzielenie notesów przez dysk SkyDrive,

skuteczne techniki pracy z programem OneNote.

286 Część IV ♦ Microsoft OneNote

Rozdział 23. ♦ Omówienie programu OneNote 287

Rozdział 23.

Omówienie programuOneNote

Do czego służy program OneNote?Czwarta część tej książki jest poświęcona opisowi programu Microsoft Office One-Note 2013. Program ten oferuje wielu osobom jedno miejsce, z którego można pobieraćdowolne rodzaje informacji oraz w którym da się szybko lokalizować dane za pomocąwydajnych narzędzi wyszukiwania. Według zapewnień producenta stosowanie OneNotepozwala unikać przeładowania informacjami i umożliwia efektywną pracę zespołową.Ten ostatni aspekt można w pełni docenić dopiero wtedy, kiedy pracuje się w sieci kor-poracyjnej; w domu OneNote będzie raczej używany jako elektroniczny odpowiedniknotesu organizatora, na przykład do zapamiętywania planów czy adresów. Programmożna też z powodzeniem stosować do notowania wykładów — efekt jest znaczniebardziej czytelny niż w przypadku mocno przereklamowanych narzędzi o charakterzemapy umysłu (ang. mind map).

OneNote organizuje dokumenty i wszelkiego rodzaju informacje w formie notatnika.Jego koncepcja graficzna jest nieco zbliżona do słynnego programu Lotus Organizer,więc osoby znające ten pakiet nie powinny mieć problemów z używaniem OneNote.

Program umożliwia przechowywanie notatek w jednolitym środowisku i przypominaklasyczne notesy składające się z kartek i zakładek. W przeciwieństwie jednak do kla-sycznego notesu wielkość i miejsce przechowywanych informacji nie są w żaden sposóblimitowane, co pokażę w dalszej części rozdziału.

OneNote ułatwia elastyczne zbieranie i organizowanie tekstu, obrazów, muzyki i filmóww jednym miejscu — w cyfrowym notesie. Przekonamy się o tym już za moment!


Ekran główny programu OneNoteW systemie Windows 7 program OneNote 2013 można najprościej uruchomić poprzezprzycisk Start; w polu z napisem Wyszukaj programy i pliki wpisz słowo onenote.Windows bardzo szybko odnajdzie ikonę programu , a Ty po prostu jąkliknij, aby uruchomić edytor. Można przypiąć tę ikonę do paska szybkiego uruchamia-nia lub umieścić na pulpicie.

W systemie Windows 8, aby odszukać program OneNote, naciśnij klawisz Windows ( )i na ekranie Start zacznij pisać: onenote. Gdy zobaczysz ikonę programu, kliknij ją.Oczywiście w systemie Windows 8 także możesz odszukać ręcznie ikonę programuna ekranie Start lub przypiąć ją do paska zadań na pulpicie.

Na rysunku 23.1 przedstawiam okno, które powinno się ukazać po pierwszym urucho-mieniu programu OneNote 2013.

Program wyświetla szablon notesu, którego celem jest nauka obsługi programu. Kartywstążki są ukryte, ale jeśli chcesz je na stałe oglądać odsłonięte, to po prostu kliknijdwukrotnie jedną z nich. Obsługa wstążki jest typowa dla programów Office i nie będęsię w tym rozdziale koncentrował na tym elemencie programu.

Rysunek 23.1. Ekran główny programu OneNote

Jedynym wyjątkiem wartym omówienia jest przycisk Opcje wstążki (rysunek 23.2).


Rysunek 23.2.Opcje wyświetlaniawstążki w OneNote

Klikając odpowiedni wariant, możesz automatycznie ukryć wstążkę, pokazać tylkonagłówki lub wyświetlić zarówno karty, jak i grupy poleceń.

Po otwarciu programu OneNote zobaczysz:

Jeden z otwartych notesów (program zapamiętuje ostatnio otwarte notesyi wyświetla je po uruchomieniu aplikacji). Notes to dokument, w ramach któregogromadzimy informacje.

Każdy notes posiada sekcje (w zwykłym notesie są to sztywniejsze kartkiz wystającą częścią, na której można wpisać jakiś tytuł; łatwo też dojść do każdejsekcji dzięki fizycznemu wydzieleniu jej od pozostałej części programu).

W każdej sekcji notesu możemy tworzyć strony. Każda sekcja jest podzielonana strony, ale jak zobaczymy, nie są to strony takie jak w Wordzie, na przykładrozmiar strony rośnie, gdy dodawane są nowe informacje.

Obszar roboczy, w którym można umieszczać notatki (lub dowolne tekstoweczy graficzne obiekty pakietu Office).

Program OneNote działa nieco inaczej niż typowe aplikacje pakietu Office, gdyż próbujebyć nie tylko programem do zarządzania plikami dokumentów, ale swego rodzajuśrodowiskiem pracy do zarządzania informacjami. Twórcy programu zadbali o to, abyjedyną czynnością techniczną był moment tworzenia notesu, dalsza praca jest maksy-malnie uproszczona:

Wszelkie zmiany są zapisywane w tle (nie trzeba niczego klikać, aby wywołaćzapis).

Program OneNote zawsze otwiera aplikację z tymi notesami, które były w nimotwarte ostatnim razem.

Wpisy notatkowe można rozmieszczać na stronie w dowolny sposób (zupełnie tak, jakbyto były żółte karteczki Post-it®). Każda notatka jest odrębnym obiektem, który możnadowolnie edytować (łącznie ze zmianą struktury) i rozmieszczać w notesie. Te wszystkietechniki pracy omówię w następnych rozdziałach.

Szybko zauważysz, że ekran OneNote jest perfekcyjnie zaprojektowany. Jego mini-malistyczny wygląd pozwala się skupić na treści zamiast na obsłudze wstążki!


Szablony notesów OneNoteJeśli nie widzisz na ekranie przykładowego notesu, który został pokazany na początkurozdziału, nie martw się, gdyż nie będzie on nam do niczego potrzebny. W kolejnychrozdziałach pokażę, jak łatwo można tworzyć własne notesy!

Aby przyspieszyć pracę z OneNote, przejrzyj gotowe szablony dostępne na stroniehttp://office.microsoft.com/pl-PL/templates (rysunek 23.3).

Rysunek 23.3.Szablony dokumentówpakietu Office

Notesy wzorcowe są ukryte pod kategorią Więcej — zajrzyj tam i pobierz interesujące,gotowe dokumenty, które na pewno dostarczą Ci inspiracji.

Przeznaczenie i obsługaprogramu OneNote

Wiesz już, jak wygląda program OneNote, i zapewne zastanawiasz się, do czego możnago wykorzystać.

OneNote jest wyspecjalizowanym edytorem służącym do łatwego (to ważne!) groma-dzenia informacji w różnych formatach, na przykład tekstów, odręcznych notatek, rysun-ków, wycinków ekranu, plików multimedialnych itp.

http://office.microsoft.com/pl-PL/templates


Zalety programu można podsumować w kilku punktach:

Wszystkie informacje znajdują się w jednym miejscu (bezpośrednio lub przezodsyłacze).

Format zbieranych danych nie ma znaczenia, OneNote pozwala na budowaniedokumentów zawiewających tekst, grafikę, muzykę itp. (bez przeprowadzaniajakichś skomplikowanych dodatkowych czynności).

Łatwość wyszukiwania informacji.

Efektywniejsza praca zespołowa (notesy współdzielone).

Program OneNote jest typową aplikacją pakietu Office i obowiązują w nim standardowezasady obsługi wstążki.

Warto zwrócić uwagę na dwie karty (rysunek 23.4):

Rysowanie — zawiera wydzielone narzędzia do tworzenia grafik na stronachnotesu (szkoda, że podobnej karty nie ma w Wordzie!).

Narzędzia główne — zauważ, jak bardzo uproszczona jest ta karta w porównaniuz Wordem! To minimalistyczne podejście znakomicie sprawdza się w OneNotei szkoda, że inne programy Office nie umożliwiają takiego trybu pracy.

Rysunek 23.4. Nowe karty w programie OneNote

W pakiecie Office 2010 można było odnaleźć kartę Udostępnianie, która pozwalałana efektywne udostępnianie notesu w sieci WWW lub w wewnętrznej sieci przedsię-biorstwa. Udostępnianie może się przydać, gdy członkowie zespołu pracują w róż-nych lokalizacjach nad wieloma projektami i chcą skutecznie oraz bezkolizyjniewspółpracować czy dzielić się informacjami. Dlaczego ta karta znikła w pakiecieOffice 2013? Powód jest prosty: funkcje udostępniania zostały przesunięte do menuPlik, tak jak w innych programach pakietu.

W następnych rozdziałach omówię szczegółowo tworzenie i edycję notesów programuOneNote oraz sposoby korzystania z nich.


Rozdział 24.

Twój nowy notesw programie OneNote

Notes prywatny lub współdzielonyGłówny ekran aplikacji pokazany w poprzednim rozdziale był wypełniony treścią przy-kładowego notesu służącego do nauki programu. Możesz go zamknąć i zająć się tworze-niem własnego. Notes najłatwiej zamknąć za pomocą menu podręcznego — kliknij pra-wym przyciskiem myszy tytuł notesu i wybierz polecenie Zamknij ten notes (rysunek 24.1).

Rysunek 24.1. Zamykanie notesu


System Windows zapisze notes na dysku w folderze Notesy programu OneNote (znaj-dziesz je w bibliotece Dokumenty) lub na dysku internetowym SkyDrive, w zależnościod pierwotnego miejsca zapisu.

Po zamknięciu wszystkich notesów aplikacja OneNote stanie się cokolwiek pusta i nie-ciekawa, ale nie martw się — zaraz ją ożywimy! Na początek utworzymy nowy notesza pomocą prostego kreatora dostępnego w menu Plik/Nowy (rysunek 24.2).

Rysunek 24.2.Kreator tworzenianowego notesu

Jak widać na rysunku, utworzenie notesu sprowadza się zasadniczo do wyboru nazwyi miejsca docelowego, w którym zostanie zapisany. Notes nie jest pojedynczym plikiem,ale całym folderem dyskowym zawierającym szereg plików o rozszerzeniu ONE.

Warto się zastanowić, gdzie przechowywać notes. Program OneNote obsługuje nastę-pujące tryby zapisu i udostępniania:

tryb pojedynczy (ikona Komputer) przeznaczony do zapisu na komputerzeużytkownika;

tryb dzielony (dysk SkyDrive), który umożliwia użytkowanie notesu przezdysk internetowy SkyDrive. Po otwarciu notesu na dowolnym komputerzeprogram OneNote utworzy na nim jego kopię. Podczas pracy z notesemzmiany wprowadzane na komputerze użytkownika są na bieżąco rejestrowanetakże w jego wersji „centralnej”, umieszczonej na serwerach Microsoftui dostępnej przez Internet.

Można się zastanawiać, po co w ogóle dzielić z kimś notesy. Istnieje wiele zastosowańdzielenia notesu, na przykład może się on stać wspólnym repozytorium i być używanydo organizowania tzw. burz mózgów podczas spotkań lub jako wspólne środowiskodo wprowadzania i wymiany informacji. Przy odpowiedniej konfiguracji możliwa będziepraca zespołowa nad udostępnionym zestawem notatek, a sam program zadba o syn-chronizację równolegle wprowadzanych zmian w treści notatnika.

W rozdziale 2. poznaliśmy dysk SkyDrive i dowiedzieliśmy się o możliwości zapisuoraz pracy z dokumentem na nim umieszczonym. Zajrzyj tam w celu odświeżenia wia-domości, a następnie wykonaj następujące ćwiczenie:

Spróbuj teraz dokonać zapisu notesu na dysku SkyDrive lub też umieść noteslokalny na tym dysku (menu Plik/Udostępnij, jako miejsce zapisu wybierzdysk SkyDrive i kliknij przycisk Przenoszenie notesu).

Rozdział 24. ♦ Twój nowy notes w programie OneNote 295

Wejdź do menu Plik i wybierz polecenie Udostępnij.

Wpisz adres e-mail osoby, która otrzyma od Ciebie odsyłacz (link)pozwalający na otwarcie i edycję współdzielonego notesu.

Powyższe kroki ilustruje rysunek 24.3.

Rysunek 24.3. Notes dzielony i udostępniany

Jak widać na rysunku, zaproszona osoba dostała do skrzynki mailowej list z odsyła-czem (hiperłączem). Po jego kliknięciu będzie mogła dokonać edycji współdzielonegodokumentu. List jest napisany w języku angielskim, ale być może z czasem Microsoftpoprawi to i dla polskich odbiorców szablon listu będzie już pisany po polsku.

Przejdźmy teraz do struktury tworzenia notesu, jego nowych sekcji i stron.

Struktura notesuSpójrz teraz na rysunek 24.4 prezentujący nasz pierwszy notes.

Na rysunku umieściłem kilka podpowiedzi dotyczących pracy z notatnikiem.

Przede wszystkim warto nauczyć się korzystania z menu podręcznego,które jest wyjątkowo jasne, dobrze zaprojektowane i rzeczywiście zawieranajbardziej potrzebne opcje umieszczone w sensownej kolejności, a na dodatekczytelnie zaprezentowane. W menu podręcznym są ukryte polecenia pozwalającena zmianę nazwy notesu lub sekcji.


Rysunek 24.4. Nasz pierwszy notes

W menu podręcznym notesu znajdziesz polecenie pozwalające na jegozamknięcie. Po zamknięciu możesz otworzyć nowy notes z dysku, na przykładprzez skrót Ctrl+O.

Pokazana na rysunku notatka powstała przez kliknięcie w dowolnym miejscuna wybranej stronie w sekcji notesu — jest to jedna z ciekawych możliwościtego programu (i niewątpliwie podstawowa różnica między OneNote a innymiaplikacjami pakietu Office, które pozwalają umieszczać informacje wyłączniew ściśle określonych lokalizacjach: w linijkach tekstu, w komórkach arkuszalub w polach tekstowych prezentacji).

Nazwa strony pojawia się na liście po prawej, jeśli wpiszesz jąw zaznaczonym miejscu.

Pierwsze wpisy w notesieTuż po kliknięciu notatka jest obramowana specjalną ramką, która pozwala na identy-fikację jej elementów tekstowych i graficznych. Jest to swego rodzaju kontener, któryułatwia wykonywanie m.in. następujących operacji:

Przenoszenie — wystarczy chwycić myszą kontener notatki za górny brzegi przenieść w dowolne miejsce na stronie.

Powiększanie strony — chwyć kontener notatki i przeciągaj poza marginesykartki, która automatycznie zacznie się powiększać, co od razu rozpoznaszpo suwakach, jakie pojawią się na jej brzegach.

Zasady te ilustruje rysunek 24.5.

Rozdział 24. ♦ Twój nowy notes w programie OneNote 297

Rysunek 24.5. Rozszerzanie struktury notesu

Aby zmienić kolejność stron lub sekcji, można skorzystać z poleceń dostępnych w menupodręcznym, jednak znacznie prostsze jest użycie klasycznej techniki „chwyć i upuść”,za pomocą której przerzucanie wybranych obiektów jest trywialnie proste.

W większych notesach stosuje się także grupowanie sekcji lub podstrony. Istnieniepodstrony jest symbolizowane przez wcięcie, które można bardzo łatwo regulować(rysunek 24.6).

Rysunek 24.6. Strony i podstrony

Poziom wcięcia możesz także regulować, używając myszy — chwyć tytuł strony w pra-wym panelu i przesuń go w lewo lub w prawo.


Rozdział 25.

Edycja notatek

Z poprzedniego rozdziału dowiedziałeś się, jak utworzyć i wstępnie określić strukturęnotesu w programie OneNote. Teraz przyjrzyjmy się jego zawartości, czyli notatkom.

OneNote pozwala łączyć informacje o bardzo różnorodnej treści i dowolnym forma-cie obsługiwanym przez inne aplikacje (ze szczególnie dobrym wsparciem aplikacjiwchodzących w skład pakietu Office), na przykład:

obrazy, dokumenty, pliki z innych programów,

dowolne pliki multimedialne (takie jak nagrania audio i wideo),

obiekty, które mogą być dołączane jako kompletne pliki lub aktywne wycinkiwklejane metodą „kopiuj i wklej”,

odsyłacze (np. do stron internetowych).

W tym rozdziale nie omówię wszystkich technik edycji treści notatek, ale na pewnonajczęściej używane w praktyce. Zanim jednak przejdę do szczegółów, proponuję upo-dobnić nasz przykładowy notatnik do prawdziwego notatnika w formie zeszytu szkol-nego — z linijkami i marginesami.

W tym celu wykonaj następujące czynności:

Przejdź na kartę Widok (jeśli wstążka jest zwinięta, to możesz ją odsłonić na stałepoprzez dwukrotne kliknięcie jednej z kart).

Wybierz polecenie Liniatura z grupy Ustawienia strony.

Zastosuj styl i kolor linii pokazany na rysunku 25.1 (lub inny, podobny styl,który Ci się spodoba).

Dzięki prostemu zabiegowi nasz notes uzyskał cieplejszy wygląd i nieco naturalniejzapisuje się w nim notatki.


Rysunek 25.1.Szkolny notesw programie OneNote

Podstawowe operacjena obiektach notatek

Oto podstawowe operacje, które można przeprowadzić na kontenerach notatek1.

Wstawienie notatki na stronie notatnika polega, jak pokazałem wcześniej,na kliknięciu w dowolnym miejscu strony. Program OneNote utworzy w tymmiejscu kontener notatki, czyli obiekt obramowany w niewidoczny sposób(oprócz momentu pisania i kliknięcia).

Przeniesienie notatki w inne miejsce jest możliwe po uchwyceniu za górnąbelkę kontenera.

Usunięcie notatki jest możliwe po zaznaczeniu za pomocą kliknięcia górnejbelki kontenera i naciśnięciu klawisza Del (Delete).

Zmiana szerokości kontenera notatki polega na uchwyceniu myszą prawegobrzegu kontenera i przeciągnięciu go w prawo lub w lewo.

Zmiana wysokości kontenera notatki jest przeprowadzana automatycznie— jego rozmiar ulega zmianie w trakcie pisania.

1 Dla ułatwienia zrozumienia treści zawartych w tym punkcie przypomnij sobie rysunek 24.5 z poprzedniegorozdziału.

Rozdział 25. ♦ Edycja notatek 301

Oznaczanie notateksygnaturami czasu

OneNote pozwala użyć bieżącej daty i godziny do oznaczania lub śledzenia wydarzeńchronologicznych, na przykład rejestru spotkań lub po prostu dat wpisów. Oznaczanieelementów notatek sygnaturami czasowymi można wykonać z poziomu karty Wstawia-nie przy użyciu polecenia Data i godzina, warto jednak zapamiętać następujące skróty:

bieżąca data i godzina: Alt+Shift+F,

bieżąca data: Alt+Shift+D,

bieżąca godzina: Alt+Shift+T.

Ponadto, co łatwo zauważyć, podczas wstawiania nowej strony do notatnika programOneNote automatycznie dodaje sygnaturę czasową pod jej tytułem. Sygnatury czasuna stronie są dość istotnym kryterium wyszukiwania i jeśli trzeba je zmienić, wystarczyraz kliknąć symbol kalendarza lub zegara (rysunek 25.2).

Rysunek 25.2. Sygnatury czasu i daty w notatniku

Program OneNote używa formatu daty i godziny określonego w systemie operacyjnymw Panelu sterowania. Jeśli dokonasz tam zmiany ustawień, zostaną one uwzględ-nione, ale dopiero dla nowych wpisów!

Formatowanie tekstuFormatowanie tekstu w notatkach jest identyczne jak w Wordzie, choć nieco uboższe.Na karcie Narzędzia główne można dokonać wyboru kroju i wielkości czcionki, zdefi-niować punktory i numerowanie, a także określić style. Odnajdziesz również większośćstandardowych przycisków formatowania opisanych w rozdziale 3.

Na rysunku 25.3 przedstawiam dostępne narzędzia formatowania tekstów.


Rysunek 25.3.Formatowanie tekstuw OneNote

Jeśli przez przypadek dokonamy złego wyboru lub „popsujemy” formatowanie, wartopamiętać o przycisku Wyczyść całe formatowanie ( ) lub cofaniu poleceń ( , Ctrl+Z).Kontenery notatek lub ich elementy kasujemy klawiszem Del lub przyciskiem .

Listy punktowane lub numerowaneAby utworzyć listę punktowaną lub numerowaną w kontenerze notatki, wystarczy —podobnie jak w Wordzie — kliknąć przycisk lub . Styl punktowania lub nume-racji można zmienić, wybierając dodatkowe opcje dostępne pod trójkącikami umiesz-czonymi na tych przyciskach (rysunek 25.4).

Rysunek 25.4. Punktory i numeracja


GrafikaStrona notesu lub kontener notatki mogą zawierać nie tylko sformatowany tekst, obrazyczy grafikę, ale i obiekty clipart wklejone na przykład ze strony Worda.

Otwórz edytor Word i wklej do niego grafikę clipart (zajrzyj do rozdziału 7.).

Kliknij obiekt graficzny i skopiuj go do schowka (Ctrl+C).

Przejdź do programu OneNote i wklej (Ctrl+C) grafikę na stronie lubdo kontenera notatki.

W podobny sposób można wstawić do OneNote grafikę skopiowaną z innej aplikacji,a nawet strony internetowej.

Grafikę można oczywiście wstawić z dysku komputera, na przykład z bibliotekiObrazy.

W celu wstawienia obrazu jako pliku wybierz polecenie Obrazy na karcieWstawianie.

W oknie Eksploratora wyszukaj plik (np. wejdź do biblioteki Obrazy). Możeszrównież załadować zdjęcie z kamery lub aparatu cyfrowego. W tym drugimprzypadku odpowiednie oprogramowanie kamery lub aparatu musi być wcześniejzainstalowane w systemie, a sam sprzęt — podłączony do komputera(na szczęście większość współczesnych aparatów cyfrowych jest dla komputerawidoczna na takiej samej zasadzie jak pamięć pendrive USB — wystarczyje podłączyć, a Windows sam zainstaluje niezbędne sterowniki i wyświetlipamięć aparatu jako kolejny dysk).

Jak pamiętasz, kliknięcie powoduje wstawienie nowego kontenera notatki. W związkuz tym kliknięcie obrazka wcale nie spowoduje jego zaznaczenia! Jeśli chcesz zazna-czyć obrazek, musisz przenieść na niego wskaźnik myszy, kliknąć w jego obszarzei tak przesunąć myszą, aby obok obrazu pojawił się kursor w kształcie krzyżyka ( ).

Grafikę można także łatwo tworzyć. Już przy okazji omawiania programu Word poznali-śmy edytor graficzny o bardzo rozbudowanych możliwościach. W OneNote rysunkitworzysz za pomocą palety dostępnej na karcie Rysowanie (rysunek 25.5).

Jak widać, zbiór narzędzi jest dość ograniczony, ale zapewniam, że nawet taki pozwalana wykonanie ciekawych szkiców, i to znacznie szybciej niż w Wordzie, który niecoogranicza możliwość dowolnego umieszczania grafik na stronie dokumentu i mieszaniaich z tekstem.

OneNote zawiera też interesujący konwerter formuł matematycznych, który pozwalana ich tworzenie na podstawie pisma odręcznego (rysunek 25.6).

W ramach ćwiczenia samodzielnie sprawdź, jak działa to narzędzie! (Nie musisz posia-dać ekranu dotykowego, po prostu rysuj formułę, używając myszy).


Rysunek 25.5.Narzędzia rysowaniaw OneNote

Rysunek 25.6.Konwerterodręcznych formułmatematycznychw OneNote

TabeleTabelkę do notatki można wstawić, używając narzędzia Tabela z menu Wstawianie(rysunek 25.7). Oczywiście musisz wstępnie określić wielkość tabelki, ale nic nie stoina przeszkodzie, aby w późniejszym czasie zmienić jej strukturę.

Wstawianie tabeli działa zupełnie jak w Wordzie — określasz wymiar tabeli, przeciąga-jąc kursor myszy i zwalniając przycisk myszy w prawym dolnym rogu kreatora tabeli.


Rysunek 25.7. Tabele w notatkach

We wstawionej tabeli kolejne wiersze są dokładane po naciśnięciu klawisza Tab w ostat-niej komórce (tak samo działa to w Wordzie). Pod prawym przyciskiem myszy znaj-dziesz w pełni funkcjonalne menu podręczne zawierające komplet poleceń pozwala-jących na dowolne dokładanie lub usuwanie wierszy albo kolumn oraz wiele innychopcji. Niektóre z tych poleceń pojawią się na wstążce na karcie Układ, gdy klikniesznotatkę z tabelą.

OdsyłaczeOdsyłacze (hiperłącza) są tworzone automatycznie podczas wpisywania lub wklejaniaw notatce adresu w formacie „rozumianym” przez przeglądarkę (np. www.helion.pl).

Po wstawieniu odsyłacza można bez kłopotu zamienić „surowy” adres internetowy nabardziej zrozumiały tekst (np. Strona WWW wydawnictwa Helion) bez utraty właści-wości łącza (rysunek 25.8). Dzięki takiej sztuczce nie trzeba będzie dokładać żadnychdodatkowych tekstów, tak jak zrobiłem na rysunku.

Co ciekawe, notes może zawierać odsyłacze do innych miejsc w notesie w celu uła-twienia nawigacji. Aby utworzyć taki odsyłacz, kliknij ikonę (grupa Łącza na karcieWstawianie) i wskaż miejsce (notes, stronę, notatkę), do którego ma zostać utworzonyodsyłacz. Dzięki takim odsyłaczom będziesz mógł w prosty sposób nawigować pomiędzyswoimi notatkami, niezależnie od miejsca, w którym zostały utworzone.

http://www.helion.pl


Rysunek 25.8.Odsyłaczew notatkach

Inne obiekty w notatkachJak łatwo się przekonać, przeglądając kartę Wstawianie, OneNote pozwala na wsta-wianie do notatek praktycznie dowolnego obiektu utworzonego w innym programie(rysunek 25.9).

Rysunek 25.9. Zobacz, co można wstawić do notesu OneNote


Do notesu możesz wstawić:

arkusz Excela,

wydruki i wycinki ze schowka,

zadania programu Outlook (patrz część V tej książki),

dowolne pliki z dysku,

nagrania dźwiękowe lub wideo,

symbole (zupełnie jak w Wordzie — rozdział 4.).

Zwróć uwagę na gotowe szablony stron (przykład pokazałem na rysunku), które uła-twiają tworzenie zarówno prostych stron notatnikowych, jak i bardzo interesującychwzorców zawierających elementy aktywne. Spójrz na rysunek 25.10 i listę zadań (sza-blon o nazwie To do list).

Rysunek 25.10.Aktywny formularzjako szablon stronyOneNote

Jej stworzenie zajęło mi 5 sekund! Lista zawiera pola tekstowe; możesz kasować wierszeklawiszem Del, zaznaczać zadania kliknięciem myszy itd. Zrobienie tak eleganckiejnotatki w Wordzie na pewno zajęłoby Ci sporo czasu.

Reguły, którym podlega wstawianie nieomówionych w tym rozdziale obiektów, są dosiebie bardzo podobne i ufam, że poradzisz sobie, wpisując własne notatki! Tak naprawdęto nie kwestia tego, jak, tylko co wstawić, jest istotna, ale to już zależy od przezna-czenia notesu i Twojej inwencji.

Znaczniki notatekOstatnim elementem, który opiszę w tym rozdziale, są tzw. znaczniki.

Program OneNote umożliwia oznaczanie notatek specjalnymi stylami lub symbolami,które po polsku można nazwać znacznikami (ang. tag).

Znaczniki stanowią kolejny poziom wyróżniania elementów notatnika i bardzo ułatwiająodszukiwanie informacji.


Wstawienie znacznika jest bardzo proste:

Umieść wskaźnik w miejscu, które chcesz oznakować.

Na karcie Narzędzia główne rozwiń listę znaczników znajdującą się w grupieZnaczniki, wybierz znacznik i dokonaj oznaczenia. Na rysunku 25.11 widać,jak bogata jest paleta znaczników w OneNote!

Rysunek 25.11.Znaczniki (tagi)w notatkach

Rozdział 26.

Notatniki w praktyce

W poprzednich rozdziałach dowiedziałeś się, jak sprawnie utworzyć notes, zdefinio-wać jego strukturę i pisać atrakcyjne graficznie notatki. Nic zatem nie stoi na przeszko-dzie, aby rozpocząć pracę z programem OneNote na wstępnie określonym projekcienotesu. Utwórz dowolny notes dokumentujący na przykład sprawy domowe i wprowa-dzaj do niego wydatki oraz planuj rodzinne wydarzenia.

Pamiętaj jednak, że praca z notesem to naprawdę systematyczne (i czasem żmudne)wypełnianie jego stron treścią, a tego, jak dobrze to zrobić, nie wyjaśni żaden podręcz-nik. Zaraz, zaraz — czy musimy bez przerwy pracować z osobnym programem OneNote?

Na szczęście w OneNote notatka może na początku być czymś zupełnie odrębnym,kartą w stylu Post-it® (doskonale znaną żółtą karteczką firmy 3M, której używamy dorejestrowania drobnych spraw). Rolę takiej żółtej kartki w OneNote pełni tzw. szybkanotatka, o której zaraz opowiem. Notatkę boczną bardzo łatwo przypisać do dowolnegonotesu, wzbogacając jego treść.

Inną funkcją OneNote jest efektywny system wyszukiwania informacji, zoptymalizo-wany do wyszukiwania i wyróżniania informacji w strukturach opartych na notesach.

Szybkie notatkii przesyłanie danych do notesu

Dużym ułatwieniem przy tworzeniu notesów jest możliwość przeklejania danychz dowolnej aplikacji do programu OneNote w prosty sposób (rysunek 26.1).

Ikonka programu Wyślij do programu OneNote instaluje się na pasku systemowympulpitu Windows i pozwala w prosty sposób wywołać narzędzia przesyłające danez innych aplikacji do notesu ( ). Wypróbuj samodzielnie te narzędzia i skróty pokazanena rysunku.


Rysunek 26.1.Przesyłanie danychz komputeralub aplikacjido notesu OneNote

Szybką notatkę do OneNote możesz otworzyć w niewielkim oknie na ekranie po klik-nięciu ikony (znajdziesz ją na pasku systemu Windows, z prawej strony na doleekranu). Możesz także użyć skrótu klawiszowego +Alt+N (klawisz z flagą Windows,Alt i N).

Notatki boczne są zapisywane w sekcji Notatki niezaszeregowane (rysunek 26.2).

Rysunek 26.2. Notatka boczna

Okno programu OneNote i okno notatki bocznej mogą być otwarte jednocześnie!Zauważ, że edytor notatek niezaszeregowanych daje dostęp do kart programuOneNote, na przykład Narzędzia główne i Rysowanie — są one tylko zwinięte dlaoszczędności miejsca. Aby je rozwinąć, kliknij górną belkę okna szybkiej notatki.

Dalsza praca z notatkami bocznymi jest bardzo prosta — wystarczy odnaleźć je w sekcjiNotatki niezaszeregowane w programie OneNote, który musisz otworzyć (rysunek 26.2).

Tak jak pokazałem na rysunku 26.3, korzystając z menu podręcznego, łatwo przenie-siemy notatkę boczną do dowolnego regularnego notesu.

Rozdział 26. ♦ Notatniki w praktyce 311

Rysunek 26.3. Porządkowanie szybkich notatek

Wyszukiwanie danychNotatki ułatwiają życie, ale ich nadmiar może spowodować raczej chaos niż porządek,którego spodziewaliśmy się w trakcie ich tworzenia. Odnalezienie czegoś w stosiepapierowych notatek (często porozrzucanych bez ładu i składu) lub w górze notatnikówczasami graniczy z cudem. W programie OneNote możemy jednak skorzystać z moż-liwości udostępnianych przez sam fakt pracy w wersji elektronicznej (komputerowej)danych. Odszukiwanie danych w komputerze jest dość proste, pod warunkiem że twórcyprogramów ułatwiają tę czynność przez zmyślne zaprojektowanie swoich programówi indeksowanie (w tle) danych o charakterze kluczowym (słów tytułowych, dat, symboli).W ten właśnie sposób działa także mechanizm wyszukiwania w programie OneNote.

Program OneNote zawiera wbudowaną, wyspecjalizowaną wyszukiwarkę, która pozwalaefektywnie dotrzeć do informacji ukrytych w zakamarkach Twoich notesów. Jeśli przy-zwyczaisz się do używania OneNote, to po pewnym czasie lista notatek rozsianychpo różnych notesach może przyprawić o ból głowy…

Aby odszukać wpisy dokonane w notatniku (notatnikach), skorzystaj z paska wyszu-kiwania . Wpisz w tym okienku poszukiwany tekst i naciśnij Enter(lub przycisk lupy).

Na rysunku 26.4 pokazuję przykład wyszukiwania w notesach programu OneNote(przed wyszukiwaniem musiałem dokonać kilku wpisów w notatniku, aby pokazałysię wyniki).

Jeśli chcesz zlikwidować panel wyszukiwania i wyróżnienia w tekście oraz tytułachstron, po prostu kliknij przycisk .


Rysunek 26.4.Wyszukiwarka notatekOneNote

Program OneNote domyślnie wyszukuje informacje we wszystkich notesach. Jeślichcesz nieco zawęzić zbiór danych, na przykład do danej sekcji lub bieżącego notesu,kliknij trójkącik znajdujący się obok symbolu lupy i wybierz odpowiedni filtr wyszu-kiwania.

Drukowanie notesówAby wydrukować notes lub jego fragment, przejdź do menu Plik i w sekcji Drukujkoniecznie wybierz polecenie . Dopiero wówczas możesz dokonać precy-zyjnego wyboru zakresu wydruku (grupa stron, strona bądź sekcja) i przejrzeć wydrukprzed… zmarnowaniem papieru (rysunek 26.5).

Interesujące funkcjeprogramu OneNote

Na koniec tego rozdziału wymienię kilka ciekawostek, które mogą usprawnić naszącodzienną pracę z notesami (tabela 26.1).

Jeśli masz ochotę nauczyć się projektowania notesów w OneNote, polecam przej-rzeć kilka notesów dostępnych wraz z instalacją, a szczególnie Przewodnik po pro-gramie OneNote, który jest jednocześnie bardzo praktycznym materiałem szkole-niowym do obsługi programu.

Rozdział 26. ♦ Notatniki w praktyce 313

Rysunek 26.5. Opcje drukowania notesu

Tabela 26.1. Ciekawostki programu OneNote

Funkcja Opis

Zbieraniewycinków ekranu

W trakcie pisania możesz skopiować fragment okienka aplikacji do notesu.Naciśnij +S, zaznacz myszą fragment ekranu i gdy zakończysz zaznaczanie,wybierz miejsce docelowe (notes lub sekcję), w którym OneNote ma umieścićwycinek!

Wbudowanykalkulator

W trakcie pracy z notesem możesz wykonać szybkie obliczenia. Wpisz formułędo wyliczenia (np. 2/3, 4+5, 6*pi), zakończ ją znakiem równości (=) i naciśnijklawisz spacji lub Enter. W treści notatki pojawi się wyliczony wynik działaniaarytmetycznego!

Rozpoznawanietekstu w obrazach

Program OneNote jest w stanie rozpoznawać tekst w obrazach wstawionychdo notatek! Umożliwia to na przykład wyszukiwanie informacji znajdującychsię w notesie, nawet jeśli są zawarte w obrazach. Mimo że język polski nie jestobsługiwany, to nawet dla wyszukiwań opartych na języku angielskim lub alfabeciełacińskim jest to przydatna funkcja.Jeśli podchodzisz do podanej tu informacji sceptycznie, kliknij prawym przyciskiemmyszy obraz zawierający napisy, wybierz polecenie Kopiuj tekst z obrazu i wklejtekst gdzieś obok.

W pełni użytecznatechnika „chwyći upuść”

Wszystkie obiekty w OneNote można łatwo reorganizować za pomocą klasycznejtechniki „chwyć i upuść”. Szczególnie polecam stosowanie jej na kontenerachnotatek (łatwo można zmienić ich pozycję), ale także notatniki, sekcje i stronymożna w ten sam sposób układać według naszych upodobań oraz zbudować dowolnepoziomy hierarchii list i stron.

Ochrona poufnychdanych

Każdy notes prędzej czy później zaczyna zawierać poufne dane. W OneNotemożesz w związku tym ustawić hasło w dowolnej sekcji notatek. Po prostu użyjpolecenia z menu podręcznego (kliknij prawym przyciskiem myszy sekcję lubstronę — zagadnienia te opisuję w rozdziale 32.).


Część V

Microsoft Outlook


obsługę programu Microsoft Outlook,

dodawanie kont pocztowych i kontaktów,

kalendarz Outlooka,

zarządzanie zadaniami,

zaawansowane opcje Outlooka.

316 Część V ♦ Microsoft Outlook

Rozdział 27. ♦ Prezentacja programu Outlook 2013 317

Rozdział 27.

Prezentacja programuOutlook 2013

Do czego służy program Outlook?Piąta część tej książki jest poświęcona opisowi programu Microsoft Office Outlook 2013.Outlook pełni funkcję zaawansowanego organizatora, który w jednym, bardzo wygod-nym w obsłudze programie łączy szereg funkcji często rozproszonych po innych pro-gramach pakietu Office lub stanowiących część systemu operacyjnego. Słowo outlookw języku angielskim kojarzy się głównie z widokiem lub perspektywą, i o to główniechodziło twórcom programu: z poziomu jednego okienka można zajrzeć do swojej pocztyelektronicznej, kalendarza, sprawdzić dane kontaktowe naszych znajomych czy zdefi-niować zadania do wykonania w najbliższym czasie.

Outlook jest świetnie znany osobom pracującym w dużych firmach, gdyż tam właśniejest często używany jako klient poczty elektronicznej i organizator spotkań. W siecifirmowej Outlook jest podłączony do serwera pocztowego o nazwie Microsoft Exchange,który zapewnia pełne wykorzystanie możliwości tego programu. Osoby pracującew obrębie tej samej sieci pocztowej Exchange mogą łatwo ustalać spotkania (widać,kto jest nieobecny lub zajęty), pobierać dane kontaktowe ze wspólnej książki adresowej,wykorzystywać zaawansowane funkcje e-maili (tzw. foldery publiczne, formularzepocztowe).

Niestety, dla osób używających Outlooka w domu do pobierania poczty internetowej(bez dostępu do serwera Exchange) część funkcji tego programu jest niedostępna. Tra-cimy możliwość pracy zespołowej (wykorzystywanie wspólnego kalendarza i książkiadresowej), ale nawet bez niej Outlook znakomicie nadaje się do użytku prywatnego,co postaram się udowodnić w tym i kolejnych rozdziałach.

Program Outlook nie jest dostępny w pakiecie Office dla użytkowników domowych.Znajdziesz go w droższych edycjach (np. Business lub Professional) oraz… w edycjiabonamentowej Office 365!


Ekran główny programu OutlookW systemie Windows 7 program Outlook 2013 najprościej uruchomić poprzez przyciskStart; w polu z napisem Wyszukaj programy i pliki wpisz słowo outlook. Windowsbardzo szybko odnajdzie ikonę programu , a Ty po prostu ją kliknij,aby uruchomić edytor. Tradycyjnie możesz przypiąć tę ikonę na stałe do menu Start, coułatwi jej wyszukiwanie. Można ją też wkleić do paska szybkiego uruchamiania i umie-ścić na pulpicie — wszelkie sposoby są dozwolone.

W systemie Windows 8, aby odszukać program Excel, naciśnij klawisz Windows ( )i na ekranie Start zacznij pisać: outlook. Gdy zobaczysz ikonę programu, kliknij ją.Oczywiście w systemie Windows 8 także możesz odszukać ręcznie ikonę programuna ekranie Start lub przypiąć ją do paska zadań na pulpicie.

Podczas pierwszego uruchomienia Outlook będzie chciał dokonać konfiguracji kontainternetowego (lub podłączyć się do serwera Exchange — opcja niedostępna w warun-kach domowych). Do konfiguracji konta e-mail jeszcze wrócimy, ale jeśli założymy,że czynność ta została już wcześniej wykonana, na ekranie możemy zobaczyć efektpodobny do przedstawionego na rysunku 27.1.

Rysunek 27.1. Ekran główny programu Outlook

Program Outlook jest domyślnie ustawiony w trybie programu pocztowego. Trybymożesz zmienić, klikając duże etykiety na dole okna programu, takie jak: Poczta,Kalendarz, Osoby, Zadania…

Na rysunku pokazałem typowe elementy Outlooka oraz jeden element niestandar-dowy — załadowany plik PST użytkownika o nazwie Archiwum. Plik PST jest repo-zytorium pozwalającym przechowywać dane. Oferuje on identyczną strukturę jak plikutworzony do obsługi konta e-mail. (Do tematu plików PST jeszcze wrócimy).


Program Outlook oferuje w swoim oknie przycisk Opcje wstążki (rysunek 27.2).

Rysunek 27.2.Opcje wyświetlaniawstążki w Outlooku

Jak widzisz, podobnie jak w OneNote, również w Outlooku, klikając odpowiedni wariant,możesz automatycznie ukryć wstążkę, pokazać tylko nagłówki lub wyświetlić zarównokarty, jak i grupy poleceń.

Outlook jest domyślnie ustawiony w widoku Poczta (inne widoki wywołasz, klikającodpowiednie ikony znajdujące się w lewym rogu okna programu). W tym widoku środ-kowy panel zawiera listę wiadomości z wybranego konta pocztowego1. Wyboru kontae-mail dokonasz, klikając jego nazwę w lewym panelu.

Oprócz wiadomości e-mail Outlook prezentuje też kontrolkę kalendarza, listę zapro-gramowanych zdarzeń (na przykład spotkania) oraz listę zadań do wykonania. Całośćjest zaprojektowana wyjątkowo ergonomicznie i estetycznie, zwłaszcza w porównaniuz surowym wyglądem systemowego programu poczty elektronicznej (czasami odno-szę wrażenie, że funkcjonalny, ale praktycznie pozbawiony kolorów program Pocztausługi Windows Live w systemie Windows 7 został celowo stworzony, by zachęcić doużywania programu Outlook…).

Konfiguracja konta e-mail w OutlookuPrzejdźmy teraz do konfiguracji poczty elektronicznej w Outlooku. Przy pierwszymuruchomieniu program spróbuje nas poprowadzić za pomocą „czarodzieja”, którywypyta o szczegóły konfiguracji konta (na przykład o nazwę serwera Exchange w przy-padku poczty korporacyjnej czy ustawienia serwera POP3 dla poczty internetowej).Ekrany konfiguracji początkowej można oczywiście pominąć i dokonać ustawień jużw obrębie głównego okna programu Outlook.

Aby dodać konto poczty elektronicznej w Outlooku, wykonaj następujące czynności:

Kliknij menu Plik i z panelu Informacje wybierz polecenie Dodaj konto(rysunek 27.3).

Kliknij opcję Ręczna konfiguracja lub obsługa dodatkowych typów serwerów,aby przejść do ekranu, na którym wpiszesz parametry konta (rysunek 27.4).

1 W następnym podrozdziale pokażę, w jaki sposób ustawia się konta poczty elektronicznej w programieOutlook.


Rysunek 27.3.Dodawanie kontae-mail w Outlooku (1)

Rysunek 27.4. Dodawanie konta e-mail w Outlooku (2)

Wybranie pierwszej opcji, Konto e-mail, nie pozwala na wpisanie od razukompletu wymaganych ustawień, dlatego polecam inny sposób (Outlookrozpoznaje wielu dostawców i sam ustala parametry usługi e-mail, ale nie dotyczyto naszego kraju).

Wybierz opcję Internetowa poczta e-mail i wpisz wymagane parametry konta(użytkownik, hasło, nazwy serwerów POP3, SMTP itp. — rysunek 27.5).

Dane te uzyskasz poprzez zarejestrowanie konta na przykład na portalu internetowymlub od dostawcy usługi poczty e-mail.

Wszelkie czynności konfiguracyjne są raczej proste i nie powinny sprawić kłopotu oso-bie obeznanej z podobnymi programami poczty e-mail w systemie Windows.

Po skonfigurowaniu konta warto kliknąć przycisk Testuj ustawienia konta. Outlookwyśle sam do siebie próbną wiadomość e-mail, która pojawi się w panelu centralnymw folderze Skrzynka odbiorcza.


Rysunek 27.5. Dodawanie konta e-mail w Outlooku (3)

Aby skonfigurować pocztę obsługiwaną przez serwer Exchange (w praktyce taka moż-liwość występuje raczej tylko w dużych przedsiębiorstwach), musisz mieć konto zało-żone wcześniej przez swojego administratora sieci i od niego uzyskać nazwę serweraoraz domeny.

Konfiguracja ekranu głównegoOutlooka

Jeśli Outlook nie wygląda tak, jak pokazałem na rysunku 27.1, kliknij kartę Widoki sprawdź ustawienia w grupie Układ.

Okienko podglądu wiadomości powinno się raczej znajdować pod listą wiadomości,aby zapewnić optymalne rozmieszczenie informacji na ekranie. Oczywiście możesz jetakże wyświetlić w panelu z prawej strony lub w ogóle wyłączyć.

Przyjrzyj się kilku ciekawym funkcjom dostępnym na karcie Widok (rysunku 27.6).

Wysyłanie i odbieranie poczty e-mailAby wymusić pobranie poczty e-mail ze skonfigurowanych kont pocztowych, wystarczynacisnąć klawisz funkcyjny F9 (oczywiście można też użyć przycisku Wyślij/Odbierzz karty Narzędzia główne).


Rysunek 27.6. Konfiguracja ekranu głównego Outlooka

Podstawowe funkcje służące do wysyłania poczty e-mail są zgrupowane na karcieNarzędzia główne (rysunek 27.7). Jeśli nie widzisz grup przycisków na wstążce, klik-nij dwukrotnie dowolną z kart (dla lepszej czytelności rysunek został nieco uproszczonyw porównaniu z pełnym widokiem okna Outlooka).

Rysunek 27.7. Wysyłanie i odbieranie poczty e-mail w Outlooku

Nie będę się rozpisywał na temat dość oczywistych funkcji, takich jak komponowaniei wysyłanie poczty e-mail, przekazywanie poczty do innych odbiorów itp. Jest towręcz klasyka gatunku i kilka ruchów myszy pozwoli zapoznać się z funkcjami, jakieobsługuje Outlook.


Porównując klasyczne programy pocztowe zawarte w systemie Windows, warto zwrócićuwagę na dwie interesujące funkcje:

Możliwość oznaczania wiadomości e-mail kolorami i etykietami kategorii.

Przyczepianie do wiadomości tzw. flag monitujących (przypomnień), takżez możliwością uaktywniania w określonym dniu lub godzinie.

Wymienione wyżej funkcje pozwalają na sprawne porządkowanie korespondencji i zarzą-dzanie zadaniami związanymi z korespondencją przychodzącą.

Na rysunku 27.8 pokazuję, jak w praktyce wygląda używanie etykiet kategorii.

Rysunek 27.8.Oznaczaniewiadomościatrybutem kategorii

Aby oznaczyć wiadomość e-mail określonym kolorem w kolumnie Kategorie, wykonajnastępujące czynności:

Na liście wiadomości wybierz wiadomość e-mail i kliknij jej nagłówek,co spowoduje jej zaznaczenie.

Na karcie Narzędzia główne w grupie Znaczniki kliknij przycisk Kategoryzuj.

Wybierz z listy kategorię (przy pierwszym użyciu możesz zmienić jej nazwę,na przykład zmień napis Kategoria purpurowa na Pilne itp.).

Dość podobne funkcje oferują flagi monitujące (rysunek 27.9).

Flaga przypisana do wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook stanowi wizu-alne przypomnienie o potrzebie wykonania określonych czynności w zadanym czasie.Popularne, wstępnie zdefiniowane flagi są dostępne w grupie Znaczniki, na przykładDzisiaj, Jutro, W przyszłym tygodniu itp.

Przypięcie flagi do wiadomości jest zaznaczane specjalną ikonką (np. ) w widokulisty wiadomości. Jak pokazuję na tym samym rysunku, widok listy wiadomości możebyć pogrupowany według flag, kategorii i innych kryteriów.

Oflagowane wiadomości są umieszczane na liście zadań do wykonania nieprzypad-kowo — po prostu w takiej sytuacji treść wiadomości stanowi definicję zadania.


Rysunek 27.9. Flagi monitujące w e-mailach

Co zrobić, gdy nie odpowiadają nam wstępnie zdefiniowane terminy flag? Zawsze możnaustawić przypomnienie na określoną ręcznie datę, wybierając z listy flag polecenie Nie-standardowe (rysunek 27.10).

Rysunek 27.10. Określanie daty wykonania dla flagi monitującej

Na rysunku 27.10 pokazuję okienko służące nie tylko do określania daty wykonaniatakiego zadania. Jeśli włączymy opcję Przypomnienie, można będzie ustawić okienko,które przypomni w określonym momencie o zaległym zadaniu. Gdy okienko pojawi sięna ekranie, możemy zadanie usunąć (przycisk Odrzuć) lub odłożyć na później (przyciskOdłóż).


Funkcje oznaczania wiadomości kolorami lub flagami przypomnień są skutecznyminarzędziami stosowanymi w przedsiębiorstwach o znacznym natężeniu obiegu pocztyelektronicznej. Kolor kategorii ułatwia wyszukanie wiadomości szczególnie dla nasistotnych, a flagi pozwalają na zarządzanie zadaniami przychodzącymi do nas w for-mie wiadomości e-mail. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby tych mecha-nizmów używać w warunkach domowych do zarządzania sprawami o charakterzeprywatnym.

W ramach pliku danych Outlooka (PST) możesz tworzyć podfoldery. Możesz do nichłatwo przenosić co cenniejsze wiadomości (chwyć myszą i upuść w docelowym miejsculub użyj polecenia z menu podręcznego).

Aby utworzyć nowy folder na wiadomości, wykonaj następujące czynności (rysu-nek 27.11):

Kliknij miejsce, w którym należy utworzyć folder (może to być nawet najwyższypoziom drzewa folderów, ten z nazwą konta e-mail).

Kliknij kartę Folder.

Kliknij Nowy folder.

Wpisz nazwę i potwierdź klawiszem Enter lub kliknij przycisk OK.

Rysunek 27.11.Foldery w plikachdanych Outlooka

Przeniesienie wiadomości do nowo utworzonego folderu jest proste — wystarczy jąchwycić i upuścić lub kliknąć prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybraćpolecenie Przenieś.

Outlook pozwala także łatwo tworzyć specjalne foldery przeszukiwania, które nie zawie-rają e-maili, ale pozwalają w prosty sposób odfiltrować ze skrzynki listy spełniająceokreślone kryteria, na przykład oznaczone flagami monitującymi lub pochodzące odokreślonych osób.

Aby utworzyć nowy folder wyszukiwania, kliknij przycisk Nowy folder wyszukiwaniana karcie Folder (rysunek 27.12).


Rysunek 27.12.Foldery wyszukiwaniaw Outlooku

Foldery wyszukiwania na pewno docenimy, gdy nasza skrzynka pocztowa będziezawierała setki lub tysiące wiadomości, a wśród nich dziesiątki ważnych, które zagi-nęły w gąszczu nieskasowanych reklam i mniej ważnych listów.

Baza kontaktów w OutlookuProgram pocztowy, jakim jest m.in. Outlook, nie istniałby bez bazy danych kontaktów.W przeciwieństwie do klasycznego mechanizmu znanego z systemu Windows 7 lub 8,kontakty w programie Outlook są jego integralną częścią, a nie wpisami umieszczo-nymi w specjalnym folderze systemowym. Powodem takiego podejścia jest szerszyzakres funkcjonalny i możliwość lepszej ochrony zasobów kontaktowych (można sobiewyobrazić, że przedsiębiorca używający systemu Windows nie chciałby umieszczaćswoich kontaktów zawodowych i prywatnych w łatwo dostępnym folderze na dysku).

Aby przejść do zarządzania kontaktami Outlooka, kliknij napis na dole oknaprogramu — rysunek 27.13. Panel centralny zapełni się wówczas wcześniej zdefinio-wanymi wizytówkami kontaktów (jest to widok domyślny — przetestuj inne dostępnewidoki, klikając przyciski w grupie Widok bieżący).

Podstawowe zasady obsługi bazy kontaktów są bardzo proste:

Kontakty są zapisane w pliku danych PST — jeśli masz ich kilka, to wskażten, którym chcesz zarządzać (jeśli używasz Outlooka w sieci firmowej,to kontakty znajdują się na serwerze centralnym Exchange, także widocznymz poziomu aplikacji Outlook).


Rysunek 27.13.Kontakty w programieOutlook

Po wskazaniu myszą kontaktu (lub kilku kontaktów — aby tak zrobić, po prostuprzytrzymaj klawisz Ctrl podczas klikania) możesz zaprosić wybranego adresatana spotkanie2. Wystarczy, że klikniesz odpowiedni przycisk z grupyKomunikacja.

Kliknięcie przycisku Nowy kontakt lub dwukrotne kliknięcie gdziekolwiekw panelu centralnym w białym obszarze otwiera okienko pozwalającena zdefiniowanie nowego wpisu w bazie kontaktów.

Dwukrotne kliknięcie wizytówki otwiera możliwość edycji jej zawartości(rysunek 27.14).

Najważniejszą cechą kontaktu jest oczywiście jego adres e-mail. Inne dane, takie jakpola adresowe lub numery telefonów, mogą pozostać niewypełnione, ale bez określo-nego adresu e-mail Outlook będzie zgłaszał błąd podczas próby użycia tego adresu naliście adresatów wiadomości pocztowej.

Kontakty Outlooka można załączać podczas pisania wiadomości e-mail (rysunek 27.15).

Warto zapamiętać sztuczkę pokazaną na rysunku 27.15 — jeśli po kliknięciu przyciskówDo, DW i UDW w okienku, które wyświetli Outlook, nie zobaczymy żadnej pozycjina liście, należy zmienić filtr na rozwijanej liście Książka adresowa, wybierając kon-takty z aktywnego pliku danych Outlooka.

Kontakty Outlooka mogą być łatwo zapisane na dysku lub przesyłane innym odbiorcom,także użytkownikom Outlooka.

2 Patrz rozdział 28. opisujący funkcje kalendarza Outlook.


Rysunek 27.14. Tworzenie lub edycja kontaktu w programie Outlook

Rysunek 27.15. Wybieranie adresatów e-mail z bazy kontaktów Outlooka

Wykonaj teraz następujące ćwiczenie:

Pozostając w widoku Osoby, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolnykontakt.

Z menu podręcznego wybierz lewym przyciskiem myszy polecenie Prześlijkontakt dalej.


Określ format, wybierz wizytówkę (format uniwersalny vCard) lub po prostukontakt programu Outlook. Format vCard gwarantuje przenośność informacjipomiędzy różnymi systemami (programami) poczty elektronicznej.

W efekcie Outlook skomponuje wiadomość zawierającą specjalny plik załącznikaz danymi naszego kontaktu, który chcemy komuś udostępnić. Odbiorca wiadomościbędzie mógł otworzyć taki plik i zapisać go w swoim komputerze lub telefonie (patrzuwaga niżej).

Outlook pozwala na integrację z dostawcą usługi SMS, tak aby można było wysyłaćwizytówki także na telefon komórkowy. Jeśli spróbujesz użyć dowolnej funkcji zwią-zanej z formatem SMS z Outlooka, zostaniesz poproszony o podanie danych konfi-guracyjnych konta SMS — zazwyczaj jest to konto komercyjne. Co ciekawe, nawetprzy polskich operatorach komórkowych firma Microsoft sugeruje określoną listędostawców zagranicznych, co oznacza, że na razie żaden polski dostawca usług tele-komunikacyjnych ani operator nie obsługuje funkcji SMS dla pakietu Office 2013.


Rozdział 28.

Funkcje kalendarzaw Outlooku

Kalendarz i poczta e-mailOsoby prowadzące terminarze spotkań doskonale wiedzą, jak ważny jest szybki dostępdo informacji o spotkaniach. Niezastąpiony niegdyś papierowy organizator wyparłyjuż smartfony i komputery osobiste, a program Outlook doskonale wpisuje się w tę nową,zinformatyzowaną rzeczywistość.

Dlaczego funkcje kalendarza są dołożone do programu pocztowego? Odpowiedź na topytanie nie jest trudna: za pomocą wiadomości e-mail wysyłane są i odbierane wszelkieinformacje, a przy użyciu Outlooka możesz przesłać zaproszenie na spotkanie (wpisw kalendarzu) w formie specjalnie sformatowanej wiadomości e-mail. Jeśli taką wia-domość otrzyma osoba używająca Outlooka, będzie mogła ją odczytać w formaciewpisu kalendarzowego, zawierającego datę, treść i inne szczegóły planowanego spo-tkania. Zaakceptowane zaproszenie na spotkanie zarejestruje się w kalendarzu i będziepodlegało wszelkim ułatwieniom oferowanym przez program Outlook.

Wykorzystanie Outlooka w pracy o charakterze grupowym ma największy sens, gdywszystkie osoby używają tego programu jako klienta poczty elektronicznej i gdyznajdują się w zasięgu tej samej sieci firmowej. Tylko w takim przypadku programbędzie pokazywał dane o dostępności osoby zapraszanej.


Definiowaniezdarzenia kalendarzowego

Funkcje kalendarza zawarte w Outlooku są dostępne po kliknięciu napisu widocznego w dolnym panelu okna programu.

Przyjrzyjmy się szczegółowo Outlookowi pracującemu w trybie kalendarza. Ekranaplikacji jest przedstawiony na rysunku 28.1.

Rysunek 28.1. Outlook w trybie kalendarza

Ekran jest bardzo czytelnie podzielony na dwa główne obszary. Są to:

miniaturka kalendarza, w której kliknięciem możemy wskazać dowolną datę,aby obejrzeć zapisane w kalendarzu terminy;

panel centralny prezentujący widoki kalendarza (można obejrzeć pojedynczydzień, tydzień bądź miesiąc).

Dla ułatwienia codziennej pracy Outlook stosuje użyteczne konwencje graficzne.

Dzień zawierający spotkania jest oznaczony pogrubioną czcionką.

Dzień bieżący jest zaznaczony przez odwrócenie atrybutów (na przykład białączcionka na tle niebieskiego kwadracika).

Termin w kalendarzu jest przedstawiony w formie paska, którego wysokośći położenie pozwalają w łatwy sposób odczytać długość i czas trwania zdarzenia.

Rozdział 28. ♦ Funkcje kalendarza w Outlooku 333

Przyjrzyjmy się teraz definicji spotkania lub — ogólniej — zdarzenia kalendarzowego.Kliknij dwukrotnie dowolny fragment panelu centralnego, celując w określone godziny,lub po prostu naciśnij skrót klawiszowy Ctrl+N. Outlook wyświetli okienko pozwa-lające na określenie wszystkich istotnych szczegółów zdarzenia: czasu, miejsca, celuitp. Jeśli planujemy udział innych osób, można je łatwo dopisać w polu Do, podającadres e-mail. Najłatwiej dodać do listy osób zaproszonych nasze kontakty z książki adre-sowej Outlooka, klikając przycisk Do (rysunek 28.2).

Rysunek 28.2. Definiowanie zdarzenia kalendarzowego

Spotkanie definiujesz, używając dwóch widoków:

Termin — tutaj ustal datę, godzinę i treść spotkania. Widok na ekranie jestpodobny do klasycznego okienka służącego do komponowania listu e-mail,ale wzbogaconego o możliwość określenia daty i miejsca planowanego spotkania(zdarzenia).

Planowanie — tutaj ustal datę, godzinę i treść spotkania. Widok kalendarzowypozwala łatwo przesuwać datę i czas trwania spotkania oraz zapraszaćuczestników.

Zdefiniowane zdarzenie możemy skopiować do kalendarza (przycisk Kopiuj do mojegokalendarza), wysłać innej osobie (przycisk Wyślij) lub skasować (przycisk Usuń).

Opcje przypomnienia, widoczne na rysunku, służą do włączania przez Outlook specjal-nych powiadomień w formie wyskakujących okienek, które pokazują się z podanymprzez nas wcześniej wyprzedzeniem (rysunek 28.3).


Rysunek 28.3.Przypomnienieo zaprogramowanymzdarzeniu

Wysłanie zdarzenia kalendarzowego (propozycji spotkania) do innej osoby spowodujewygenerowanie specjalnie zakodowanego e-maila, który będzie zawierał wszelkie infor-macje o spotkaniu w formacie zrozumiałym dla programu pocztowego. Jeśli odbiorcatakiego e-maila także używa Outlooka, będzie mógł podczas odbierania wiadomościzaakceptować lub odrzucić propozycję spotkania jednym kliknięciem myszy, a Outlookodeśle taką odpowiedź do nadawcy, aktualizując odpowiednie informacje statusowew kalendarzu nadawcy. W przypadku innych programów, takich jak Kalendarz w MacOS, zaproszenie zostanie jedynie wpisane do kalendarza odbiorcy (jeśli obsługuje tosystem — Mac OS zawiera systemową aplikację pełniącą funkcję kalendarza).

Spójrzmy, jak w praktyce może wyglądać zarządzanie zaproszeniem wysłanym dokilku nadawców, z których jeden potwierdził chęć przybycia. Aby obejrzeć szczegółyzdarzenia kalendarzowego, wystarczy je dwukrotnie kliknąć (lub kliknąć raz i ze wstążkiwybrać polecenie Otwórz). Zerknij na rysunek 28.4, gdzie przedstawiłem widok Śledze-nie — w tym miejscu można zaobserwować statusy uczestników spotkania, tzn. nade-słane odpowiedzi zwrotne (akceptacje lub odmowy).

Rysunek 28.4. Planowanie i śledzenie spotkania


Dodatkowe korzyści można odnieść, gdy konta poczty e-mail osób współpracują-cych ze sobą znajdują się na wspólnym serwerze pocztowym Microsoft Exchange(można na przykład łatwo sprawdzić, czy osoba, którą zapraszamy na spotkanie,nie zaakceptowała już wcześniej propozycji spotkania od kogoś innego). Oczywi-ście w warunkach domowych nie ma raczej mowy o skorzystaniu z konta na ser-werze Exchange (chyba że posiadamy możliwość zdalnego łączenia się z sieciąfirmową przez oprogramowanie VPN).

Spotkania cykliczneBardzo ciekawym typem zdarzenia jest spotkanie cykliczne, które powtarza się w okre-ślonym czasie i według pewnego ustalonego schematu (na przykład zawsze w tymsamym dniu tygodnia).

Zdarzenie cykliczne definiujemy niemal tak samo jak zwykłe zdarzenie kalendarzowe(spójrz jeszcze raz na rysunek 28.2). Cykl jest po prostu pewnym schematem czasowym,który aplikujemy w okienku wywoływanym przyciskiem .

Spójrz na rysunek 28.5 ilustrujący pewne wyimaginowane (ale całkiem prawdopo-dobne) zdarzenie cykliczne.

Rysunek 28.5. Definiowanie zdarzenia (spotkania) cyklicznego

(Zdarzenie cykliczne rozpoznasz w kalendarzu po symbolu ).

Zdarzenia cykliczne po zdefiniowaniu możemy przeglądać na wszelkie możliwe sposoby(widok dzienny, tygodniowy bądź miesięczny), edytować, kasować, przesyłać e-mailem —możliwości programu Outlook są bardzo rozbudowane i aby nie wdawać się tu zbytnio


w szczegóły, nie będę pokazywał wszystkich możliwych czynności. Są one na tyleintuicyjne, że nawet mało zaawansowany użytkownik komputera powinien je szybkoopanować. W ramach ćwiczeń proponuję wykonać przykłady omówione w tym rozdzialei odkryć pozostałe funkcje dostępne dla użytkownika — najlepiej spróbować samemudo nich dotrzeć, gdyż praktyka jest najlepszym nauczycielem.

Widok Kalendarz nie jest zbyt wygodny, gdyż podstawową funkcją Outlooka jest odbie-ranie e-maili. Na szczęście w widoku Poczta również mamy do dyspozycji kontrolkękalendarza i podgląd listy zbliżających się zdarzeń (rysunek 28.6).

Rysunek 28.6. Podgląd kalendarza i bieżących zdarzeń w widoku Poczta w Outlooku

Jeśli nie widzisz kontrolki kalendarza w widoku Poczta, to przejdź na kartę Widoki w grupie Układ kliknij przycisk Pasek zadań do wykonania. Tam wybierz dodatkoweinformacje, które Outlook powinien wyświetlać z prawej strony okna.

Konfiguracja widoku kalendarzaw Outlooku

Outlook w trybie Kalendarz można dość łatwo dostosować do swoich potrzeb. Abysię przekonać, jak można zmienić wygląd ekranu, kliknij kartę Widok i sprawdź dostępneustawienia w poszczególnych grupach (rysunek 28.7).

Istnieje możliwość zmiany sposobu rozmieszczenia paneli i kontrolek ekranowychoraz pokazywania lub ukrywania szczegółów. Zwróć zwłaszcza uwagę na możliwośćzmiany skali czasu, co usprawnia definiowanie spotkań i precyzyjne lub mniej dokładneustalanie czasu trwania zdarzeń kalendarzowych.


Rysunek 28.7. Zmiana wyglądu Outlooka w trybie Kalendarz


Rozdział 29.

Zarządzanie zadaniamiw programie Outlook

W poprzednim rozdziale omówiłem funkcje Outlooka dotyczące szeroko pojętegokalendarza. Outlook realizuje wszystkie funkcje elektronicznego kalendarza, w którymmożna w wygodny sposób zapisywać spotkania (w tym przypadku występuje jawnyudział innych osób) oraz notatki, które pełnią rolę zdarzeń i stanowią de facto defini-cje zadań umiejscowionych w określonym punkcie czasu.

Do kompletu brakuje nam tylko obsługi kolejnego obszaru z zakresu tzw. zarządzaniaczasem, czyli zarządzania zadaniami. Oczywiście czasem nie da się tak naprawdę zarzą-dzać (on po prostu biegnie i na nic nasze starania, aby coś z tym zrobić), ale Outlookpomoże nam się z tym pogodzić… w miły i zorganizowany sposób.

Ale żarty na bok, przejdźmy do omówienia sposobu definiowania zadań w Outlookuoraz ich zastosowań w codziennej pracy z komputerem.

Definiowanie zadańDefiniowanie zadań omówimy w specjalizowanym widoku Outlooka, który możeszwłączyć, klikając napis Zadania na dole okna programu.

Przyjrzyjmy się szczegółowo Outlookowi pracującemu w trybie zadań. Ekran aplika-cji jest przedstawiony na rysunku 29.1.

Panel centralny możemy oglądać w dwóch trybach. Oto one:

sformatowana lista zadań, posortowana przez Outlook według dat wykonaniai priorytetów (Lista zadań do wykonania — widok domyślny);

klasyczny widok tabelaryczny, pozwalający szybko wykonać pewne standardoweczynności (Zadania — o tym widoku opowiem w dalszej części rozdziału).


Rysunek 29.1.Outlookw trybie zadań

W pierwszym widoku, pokazanym na rysunku 29.1, Outlook wyświetla szczegóływskazanego myszą zadania, bez potrzeby otwierania go do edycji lub podglądu.

Utwórzmy teraz nasze pierwsze zadanie w programie Outlook. Aby utworzyć nowezadanie, wystarczy w trybie Zadania (aktualnie się w nim znajdujemy) nacisnąć przy-cisk Nowe zadanie lub skrót klawiszowy Ctrl+N.

Na rysunku 29.2 pokazałem okienko komponowania zadania. Nietrudno zauważyć, żezadanie przypomina nieco znane nam już zdarzenie kalendarzowe — nowymi opcjamisą tu Priorytet (wartości: Niski, Normalny i Wysoki) oraz okienko ukazujące procentwykonania zadania (w warunkach domowych — dla celów prywatnych — to pole jestrzadko używane).

Rysunek 29.2. Tworzenie nowego zadania w Outlooku

Rozdział 29. ♦ Zarządzanie zadaniami w programie Outlook 341

Dodatkowo na kartach Wstawianie oraz Formatowanie do definicji zadania możnadołączyć elementy formatowania znane doskonale z edytora Word: dołączanie plikówi obrazków, zmiana stylu i wielkości czcionek itp. Nie będę omawiał tych funkcji, gdyżsą standardowe dla okienek edycyjnych pakietu Office.

Zadania, jak to w życiu bywa, mogą się powtarzać. Projektanci Outlooka uwzględniliten fakt i jeśli w trakcie tworzenia lub edycji zadania klikniemy przycisk (Cykl),zobaczymy okienko pozwalające na określenie wzorca cyklu:

czasu obowiązywania,

częstotliwości,

ewentualnie dni tygodnia, w których zadanie powinno być wykonywane(rysunek 29.3).

Rysunek 29.3.Zadanie cykliczne

Po zdefiniowaniu zadania kliknij na wstążce przycisk Zapisz i zamknij, aby zapisać jew pamięci komputera.

Praca z listą zadańRaz zdefiniowane zadania integrują się z widokiem głównym programu Outlook, podob-nie jak miało to miejsce ze zdarzeniami kalendarzowymi (rysunek 29.4).

W prawym panelu, tuż pod kontrolką kalendarza, pojawią się aktualne zadania, którebędą odpowiednio posortowane przez Outlook. Z tego miejsca możliwe jest łatwe zarzą-dzanie listą zadań. Mowa tu o:

usuwaniu (kliknij myszą i naciśnij klawisz Delete),

edycji (dwukrotnie kliknij zadanie),

oznaczaniu zadania jako ukończonego (kliknij ikonkę flagi),

dodaniu nowego zadania (wpisz tytuł zadania i naciśnij klawisz Enter).


Rysunek 29.4. Szybki dostęp do zadań w widoku Poczta

Zadanie oznaczone jako zakończone jest pokazywane z przekreśleniem. Z kolei zadaniaprzeterminowane są wyświetlane w kolorze czerwonym.

Rozdział 30.

Outlookdla zaawansowanych

W poprzednich trzech rozdziałach omówiłem podstawowe funkcje programu Outlook:pocztę elektroniczną, kalendarz i zarządzanie zadaniami. Jak się okazało, Outlook jestbardzo przyjemnym i dopracowanym programem; w zasadzie jego jedyna istotna wadajest związana z dostępnością: nie występuje w popularnej wersji Microsoft Office dlaużytkowników domowych. Miłą niespodzianką jest jednak jego obecność w subskryp-cji Office 365, i to za zupełnie przystępną cenę.

Outlook jest wbrew pozorom dość złożonym programem, który można znacząco dosto-sować do naszych osobistych potrzeb i przyzwyczajeń. Przyjrzyjmy się teraz Outlookowinieco bardziej od podszewki, aby zobaczyć, co jeszcze oferują twórcy programu.

Zarządzanie plikami danych OutlookaTen punkt traktuję jako zaawansowane uzupełnienie wiedzy o Outlooku, ale każdemuCzytelnikowi zalecam pobieżne zapoznanie się z opisywanymi zagadnieniami.

Foldery plików danych (PST)

Po utworzeniu konta e-mail Outlook zapisuje na dysku specjalny plik o rozszerzeniu PST,w którym zapisywane są e-maile i inne parametry konta. Jest to pojedynczy plik, coodróżnia go na przykład od baz danych innych programów pocztowych firmy Microsoft.

Plik PST stanowi specjalną bazę danych, w ramach której można na wiele sposobówporządkować wiadomości (rysunek 30.1).


Rysunek 30.1. Plik danych programu Outlook (PST)

Pliki PST warto chronić i poddawać okresowej archiwizacji. Na rysunku 30.1 możnazauważyć dwie ważne opcje:

Zmień hasło — tutaj można ochronić plik PST dodatkowym hasłem,zabezpieczając go przed dostępem osób niepowołanych i chroniąc nasząkorespondencję.

Kompaktuj — pliki PST z czasem bardzo zwiększają rozmiar i warto od czasudo czasu je kompresować, aby zmniejszyć miejsce zajmowane na dyskui przyspieszyć działanie Outlooka. Pliki danych Outlooka zawierają sporowolnego miejsca, które powstaje podczas kasowania wiadomości,a kompaktowanie pozwala na optymalizację wielkości zajmowanej przeznie na dysku komputera. (Szerzej opowiem o tym

Pliki PST są przechowywane zazwyczaj w lokalizacji Moje dokumenty/Pliki programuOutlook. Warto je od czasu do czasu kompaktować (zmniejszać ich rozmiar). Abyto zrobić, w programie Outlook przejdź do opcji zaawansowanych właściwości pliku,gdzie znajdziesz odpowiednią opcję.

Gdzie znajdziesz relację pomiędzy kontem e-mail a jego plikiem PST? Aby dotrzeć dotych informacji, wykonaj następujące czynności:

Przejdź do panelu Plik/Informacje.

Kliknij przycisk Ustawienia kont i w okienku, które zobaczysz, wybierzzakładkę Pliki danych (rysunek 30.2).

Rozdział 30. ♦ Outlook dla zaawansowanych 345

Rysunek 30.2. Zarządzanie plikami danych Outlooka

Pliki danych Outlooka możesz tworzyć samodzielnie. W celu utworzenia nowego pliku:

Kliknij przycisk Dodaj (widać go na rysunku 30.2).

Ustal nazwę i lokalizację pliku danych, a następnie potwierdź jego utworzenie,klikając przycisk OK (rysunek 30.3)

Rysunek 30.3. Tworzenie nowego pliku danych


Oczyszczanie bazy danych Outlooka

W poprzednim podrozdziale pokazałem, jak odnaleźć na dysku plik bazy danychOutlooka, co powinno ułatwić ewentualne wykonywanie kopii bezpieczeństwa (zapisna inny dysk lub płytę optyczną).

Pliki PST mają tendencję do rozrastania się i warto wiedzieć, jak skutecznie zmniej-szać ich rozmiar.

Oto kilka prostych porad:

Kasuj systematycznie zbędne e-maile, na przykład wiadomości reklamowe(tzw. spam).

Używaj co jakiś czas opisanej wcześniej funkcji kompaktowania.

Używaj odrębnych plików PST (rysunek 30.1 i funkcja Dodaj)do archiwizowania starej korespondencji.

Używaj narzędzi do oczyszczania zawartych na karcie Plik w zakładceInformacje — przycisk Narzędzia do oczyszczania.

Korzystaj z polecenia Archiwizuj — rysunek 30.4.

Rysunek 30.4. Archiwizacja poczty w Outlooku

Plik archiwum znajduje się domyślnie obok głównego pliku PST i można co jakiś czastworzyć nowy, po prostu edytując nazwę w pokazanym oknie dialogowym.


Dowolny plik PST możesz łatwo otworzyć, wybierając z menu systemowego Plik pole-cenia Otwórz/Otwórz plik danych programu Outlook.

Importowanie i eksportowanie pocztyw programie Outlook

Program Outlook rzadko bywa naszym pierwszym programem pocztowym — wartowięc wiedzieć, jak zaimportować do niego dane z innego pliku lub bazy.

Aby zaimportować dane do Outlooka, przejdź do menu systemowego Plik (polecenieOtwórz i eksportuj) i wybierz odpowiedni wariant (na przykład Import z innego programulub pliku — rysunek 30.5).

Rysunek 30.5.Importowanie pocztydo Outlooka

W bardzo podobny sposób, używając innej opcji w tym samym okienku, można wyeks-portować dane z Outlooka, na przykład do pliku PST na pendrivie.

Wadą Outlooka jest brak dobrego wsparcia dla importowania i eksportowania wia-domości ze strony innych programów pocztowych używających na przykład formatówMBOX (znany z Mac OS) lub EML (Poczta Windows Live). Jeśli potrzebujesz dokonaćkonwersji baz danych wiadomości z tego typu programów, odwiedź stronę http://www.outlookfreeware.com (rysunek 30.6).

Znajdziesz tam zbiór darmowych dodatków (tzw. pluginów) do Outlooka, które pozwoląwykonać tego typu konwersje oraz wiele innych czynności na plikach danych Outlooka.

http://www,outlookfreeware.com

http://www,outlookfreeware.com


Rysunek 30.6. Importowanie poczty do Outlooka

Opcje programu OutlookWarto zapoznać się z panelem konfiguracyjnym zawartym w menu systemowym Plikw panelu Opcje. Kryje się tam kilkadziesiąt ekranów konfiguracyjnych — jest oczy-wiste, że omawianie ich w tej książce mija się z celem.

W ramach ćwiczenia proponuję zapoznanie się z możliwościami konfiguracji Outlookai jego składników (programu pocztowego, kalendarza itp.).

Na rysunku 30.7 pokazałem, jak w prosty sposób zmienić parametry kalendarza pro-gramu Outlook, na przykład definicję dni roboczych oraz godziny rozpoczęcia i zakoń-czenia „dniówki”.

W panelu Opcje/Poczta możemy łatwo włączyć automatyczne sprawdzanie pisowniw edytorze programu pocztowego, zdefiniować podpis automatycznie dokładany dotworzonych wiadomości itp.

Możliwości konfiguracji jest naprawdę mnóstwo, a liczba opcji przewyższa tę dostępnąw każdym znanym mi programie pocztowym lub elektronicznym organizatorze.


Rysunek 30.7. Opcje programu Outlook


Część VI

Pozostałe narzędziapakietu Office

W tej części książki omawiam rzadziej używane narzędzia pakietu Office, m.in.:

zabezpieczanie dokumentów pakietu Office,

pakiety językowe,

program Publisher,

program InfoPath.

352 Część VI ♦ Pozostałe narzędzia pakietu Office

Rozdział 31. ♦ Zabezpieczanie dokumentów Office 2013 353

Rozdział 31.

Zabezpieczaniedokumentów Office 2013

Excel jest programem, który w wielu przypadkach służy do zapisywania danych o pouf-nym charakterze, na przykład firmy za jego pomocą często budują małe bazy danychzawierające informacje osobowe i finansowe. Firma Microsoft wbudowała w każdyprogram pakietu Office 2013 dość spójny system zabezpieczania dokumentów. W następ-nych podrozdziałach omówię sposób zabezpieczania dokumentów Office’a (jest onniemal identyczny w każdym programie pakietu) i rozwinę nieco szerzej mechanizmydostępne dla programu Excel, gdyż zawiera on ciekawe typy zabezpieczeń, wykracza-jące poza trywialną ochronę pliku za pomocą hasła.

Pamiętaj, że opcje zabezpieczeń są najskuteczniejsze, gdy używasz nowego formatupakietu Office (XLSX, DOCX itp.). Pracując ze starszymi formatami zapisu (XLS,DOC), także można chronić dokumenty hasłami, ale są one prostsze do ewentualnegozłamania przez hakerów (w Internecie można znaleźć gotowe programy do łamaniatakich haseł).

Zabezpieczanie hasłem dokumentówExcel, Word i PowerPoint

Zabezpieczenie dokumentu hasłem jest prostym mechanizmem ochrony jego zawar-tości przed modyfikacją (często spotykane jest to w Wordzie, na przykład w pismachhandlowych, umowach kredytowych itp.) lub przeglądaniem, gdy dokument zawierapoufne informacje osobowe lub handlowe.

W programach Excel, Word i PowerPoint dokumenty zabezpieczamy z poziomu menusystemowego Plik w panelu Informacje. Odszukaj w nim polecenie Chroń dokumenti wybierz pożądane opcje ochrony (rysunek 31.1).


Rysunek 31.1. Zabezpieczanie hasłem dokumentów programów Excel, Word lub PowerPoint

W najprostszym przypadku masz możliwość podania hasła blokującego zmiany. W przy-padku próby otwarcia tak zabezpieczonego dokumentu z folderu dyskowego pojawisię odpowiedni monit o hasło (rysunek 31.2).

Rysunek 31.2.Monitowanieużytkownika o hasłow zabezpieczonychdokumentach

Dokumenty można też zabezpieczyć w nieco bardziej wyrafinowany sposób, używającopcji Ogranicz edytowanie (rysunek 31.3).

Dzięki tej możliwości można ograniczyć wybrane zmiany formatowania lub wręczzezwolić na otwieranie dokumentu w trybie tylko do odczytu.

Oprócz standardowych metod zabezpieczania hasłem pakiet Office udostępnia ciekawąopcję polegającą na zaznaczeniu swego rodzaju sugestii autora mówiącej o tym, aby niedokonywać w dokumencie zmian — umożliwia ona pominięcie wprowadzania kłopo-


Rysunek 31.3.Ograniczanie edycjidokumentuMicrosoft Office

tliwych haseł, które — jak wiadomo — łatwo giną w czeluściach ludzkiej pamięci1. Opcjata nazywa się Zalecane tylko do odczytu. Dokument otwarty w tym trybie będzieoznaczony na belce tytułowej jako „tylko do odczytu” i nie będzie można zapisać w nimmodyfikacji, chyba że podczas zapisu zmienimy nazwę pliku na inną.

Aby włączyć w dokumencie tryb Zalecane tylko do odczytu, wykonaj następującekroki:

Przejdź do menu Plik/Zapisz jako.

Rozwiń menu ukryte pod przyciskiem Narzędzia/Opcje ogólne.

Zaznacz opcję Zalecane tylko do odczytu (rysunek 18.4).

Przy omawianiu zabezpieczania dokumentu hasłem warto poświęcić chwilę kwestiibezpieczeństwa stosowanych haseł. Okazuje się, że dla dokumentów Office 2003(DOC, XLS, PPT) powstało wiele programów łamiących zabezpieczenia. W Office 2007i 2010, przy okazji zmiany formatu zapisu na DOCX, XLSX i PPTX, firma Microsoftzastosowała silniejsze algorytmy i jeśli zależy nam na dobrej ochronie dokumentów,powinniśmy skorzystać z nowych formatów zapisu dokumentów i dobrej jakościhasła, będącego kompozycją wielkich i małych liter oraz znaków niestandardowych(takich jak # czy $).

1 No, chyba że karteczki z hasłami są naklejone na monitory, co kiedyś zaobserwowano w biurach UrzęduOchrony Państwa i co zostało skrzętnie odnotowane przez dziennikarzy. Jeśli już koniecznie chcemygdzieś jawnie zapisywać hasła, czyńmy to w sposób zakodowany, na przykład ukrywając ich fragmentyw nic nieznaczących numerach przypominających zwykłe numery telefonów, odwracając kolejnośćniektórych znaków itp.


Rysunek 31.4. Tryb Zalecane tylko do odczytu

Zabezpieczanie hasłemnotesów programu OneNote

O samym programie OneNote pisałem już w czwartej części książki, ale teraz — dlaskompletowania tematu — powiem tylko, jak wygląda w nim kwestia zabezpieczeńtreści. Dopiero od poprzedniej wersji Office 2010 program OneNote został dostoso-wany do koncepcji wstążki, ale i tak z powodu specyfiki tego programu (jest to rodzajnotesu zawierającego szereg predefiniowanych szablonów) dostęp do jego funkcji uzy-skuje się w nieco inny sposób niż na przykład w Excelu lub Wordzie.

Na rysunku 31.5 pokazuję przykładowy wygląd ekranu po wybraniu opcji Plik/Chrońhasłem tę sekcję.

Początkowo możemy ochronić pojedynczą sekcję, klikając przycisk Ustaw hasło, alew kolejnym kroku możemy tym hasłem zablokować wszystkie sekcje notesu (przyciskBlokuj wszystkie).

Monit o podanie hasła przy otwarciu notesu programu OneNote jest inny niż w pozo-stałych dokumentach pakietu Office, gdyż program ten w momencie uruchamianiapokazuje wszystkie ostatnio otwarte notesy. Dopiero próba przejrzenia notesu z zabez-pieczonymi wcześniej sekcjami (na przykład przez wybranie odpowiedniej zakładkina ekranie głównym) spowoduje wystosowanie prośby o podanie hasła (rysunek 31.6).

Jeśli to, o czym piszę w tym podrozdziale, wydało Ci się niejasne, przeczytaj lubprzynajmniej przejrzyj czwartą część tej książki, w której został dokładnie opisanyprogram OneNote.


Rysunek 31.5. Zabezpieczanie notesu OneNote

Rysunek 31.6.Pracaz zabezpieczonymisekcjami notesówOneNote

Ochrona dokumentów ExcelaProgram Excel oferuje kilka interesujących poziomów zabezpieczeń danych. W kolej-nych punktach opiszę je na prostych przykładach.

Ochrona komórek

Zabezpieczenie hasłem całego skoroszytu jest niewątpliwie najprostszym mechani-zmem ochrony jego zawartości, jednak w przypadku arkuszy możliwy jest jeszcze bar-dziej finezyjny mechanizm, funkcjonujący na poziomie komórek pojedynczego arkusza.


Wyobraź sobie arkusz o strukturze zbliżonej do przedstawionej na rysunku 31.7.

Rysunek 31.7.Efekt kliknięciazabezpieczonegoobszaru arkuszakalkulacyjnego

Celem arkusza jest stworzenie prostego kalkulatora, na przykład do testowania znajo-mości działań arytmetycznych. Chcemy w nim zabronić modyfikacji niemal wszyst-kich treści, pozostawiając do dyspozycji użytkownika wyłącznie wybrane obszary (narysunku jest to zaznaczony szarym tłem obszar C3:D7). Zaletą takiej blokady jest naprzykład ochrona formuł w arkuszu przed ich „zamazaniem” przez niewykwalifikowaneosoby obsługujące komputer; mamy także pewność, że na wydruku arkusz będziewyglądał dokładnie tak, jak sobie tego życzymy.

W celu włączenia ochrony komórek arkusza musimy wykonać dwie czynności:

Wskazać Excelowi, które komórki powinien chronić.

Uruchomić funkcje ochrony.

Przyjrzyjmy się na rysunku 31.8, jak wykonać pierwszy krok:

Zaznacz komórki C3:D7 i kliknij prawym przyciskiem myszy zaznaczony obszar.

Z menu podręcznego wywołaj polecenie Formatuj komórki i kliknij zakładkęOchrona, na której musisz… odblokować ich ochronę! Powodem tego dziwnegopostępowania jest fakt, że w Excelu wszystkie komórki są domyślnieprzygotowane do potencjalnej ochrony.

Rysunek 31.8. Definiowanie obszaru arkusza poddanego ochronie


W kolejnym kroku musisz włączyć ochronę arkusza i podać jej zasady. W tym celukliknij kartę Recenzja i z grupy Zmiany wybierz przycisk Chroń arkusz. Teraz musiszzdefiniować hasło lub je pominąć — w efekcie bieżący arkusz będzie chroniony przezExcel przed nieautoryzowanymi zmianami (przekonaj się o tym sam, próbując zmienićdane w takim arkuszu!) — rysunek 31.9.

Rysunek 31.9.Aktywacjazabezpieczaniaarkusza

Jak łatwo zauważyć, projektanci Excela przyjęli założenie, że z uwagi na olbrzymierozmiary arkusza wygodniej będzie zaznaczać, jakie komórki chcemy odblokować,niż jawnie oznaczać te, które chcemy zablokować.

Gdy w Excelu włączona jest ochrona arkusza, wszystkie komórki są domyślnie zablo-kowane przed edycją. Aby umożliwić edycję wybranych komórek, należy je odblokować.

Ochrona arkusza jest kompleksowa i od momentu jej aktywacji nie ma możliwościwprowadzania żadnych zmian — od tej chwili Excel pozwoli wpisywać dane wyłącz-nie w odblokowanych komórkach zakresu od C3 do D7!

Ochrona skoroszytu

Oprócz zabezpieczania elementów arkusza można dokonać zabezpieczenia elementówjego struktury. Aby ją uaktywnić, kliknij przycisk Chroń skoroszyt (rysunek 31.10).

Rysunek 31.10.Zabezpieczanieskoroszytu


Jeśli włączysz tę ochronę, Excel nie pozwoli na przykład na dodawanie lub usuwaniewierszy i kolumn czy usuwanie arkuszy ze skoroszytu.

Zabezpieczanie zawartości arkusza pozwala na tworzenie prostych szablonów dowprowadzania danych, na przykład można zdefiniować wzorzec faktury VAT, formu-larza rejestracji reklamacji itp. Po zapisaniu takiego wzorca jako szablonu programuExcel (na dysku zostanie utworzony plik o rozszerzeniu XLTX) jego otwarcie automa-tycznie utworzy nowy, pusty skoroszyt Excela, w którym będzie można wpisać dane,na przykład nowej faktury VAT. Wynik będzie można zapisać na dysku, nadając doku-mentowi unikalną nazwę i nie naruszając zawartości samego szablonu.

Zabezpieczenie hasłem całego skoroszytu jest niewątpliwie najprostszym mechani-zmem ochrony jego zawartości. Aby je uaktywnić, przejdź do panelu Plik/Informacjei kliknij przycisk Chroń skoroszyt (rysunek 31.11).

Rysunek 31.11.Zabezpieczanieskoroszytu

Rozdział 32.

Narzędzia pakietu Office

W tym rozdziale opowiem o kilku funkcjach pakietu Office, które nie są zbyt znane,ale osobom bardziej zaawansowanym mogą się przydać w pracy zawodowej lub dozastosowań domowych.

Pakiety językowe Office’aW rozdziale 4. opowiedziałem o używaniu słowników wbudowanych w Worda. PakietOffice zawiera świetne wsparcie językowe, które wykracza poza używanie słowni-ków. Tak jak pokazałem w tamtym rozdziale, Word potrafi doinstalować nowy słowniki będzie można z jego pomocą wykonać korektę ortograficzną, a czasem nawet bardziejzłożoną (gramatyka, tezaurus).

Aby w pełni zrozumieć, jakie wsparcie w zakresie języków oferuje zakupiony przezCiebie pakiet Office, przejdź do menu Plik i z panelu Opcje wybierz zakładkę Język(rysunek 32.1).

W tym okienku możesz dodawać lub usuwać zainstalowane słowniki. Jeśli zdecydu-jesz się dodać nowy zestaw słowników, który nie został jeszcze pobrany do komputeraz Internetu, Word automatycznie uruchomi przeglądarkę internetową i pozwoli nawgranie niezbędnych plików (rysunek 32.2).

Jeśli korzystasz z klawiatury języków obcych (np. niemieckiej czy francuskiej), możeszje aktywować w Wordzie, tak aby usprawnić wprowadzanie obcych znaków diakrytycz-nych (rysunek 32.3).

Co więcej, okazuje się, że w pakiecie Office można całkowicie zmienić wygląd inter-fejsu wstążki — jeśli posiadasz kupiony za granicą pakiet Office, możesz na przykładspolonizować jego wygląd. Podobnie, w polskim pakiecie Office możesz zmienić językwstążki, funkcji programu i plików pomocy na inny!


Rysunek 32.1. Preferencje językowe pakietu Office

Rysunek 32.2. Pobieranie dodatkowych słowników do Worda

Taka funkcja jest dostępna w pakiecie językowym. Aby wgrać nowy pakiet językowy,kliknij odsyłacz Jak uzyskać więcej języków wyświetlania i Pomocy z witryny Office.com.W efekcie przejdziesz na stronę sklepu Microsoft Store, gdzie za umiarkowaną cenęmożesz zakupić plik, którego uruchomienie dokona odpowiedniej modyfikacji(rysunek 32.4).

Pakiet językowy zawiera oczywiście wbudowany zestaw narzędzi sprawdzających dlawybranego języka lub ich grupy.

Rozdział 32. ♦ Narzędzia pakietu Office 363

Rysunek 32.3. Włączanie klawiatury języków obcych

Rysunek 32.4. Pakiety językowe Office’a

Makra nie tylko w Excelu!Jak pamiętasz, w Excelu można łatwo zarejestrować sekwencję czynności i zapisać jąjako tzw. makro. W Wordzie również jest dostępna taka funkcja — możesz z łatwościąstworzyć makra, które ułatwią formatowanie dokumentów (rysunek 32.5).


Rysunek 32.5. Tworzenie makr w Wordzie

Aby efektywnie pracować z makrami i kodem VBA, musisz uaktywnić na wstążce kartęDeweloper, co pokazałem na rysunku 32.5.

PublisherProgram Publisher jest łatwym w użyciu narzędziem do tworzenia materiałów rekla-mowych, takich jak proste ulotki. Dzięki programowi Publisher możesz w prosty sposóbstworzyć efektowny dyplom, gazetkę osiedlową itp.

W systemie Windows 7 program Publisher 2013 najprościej uruchomić poprzez przyciskStart; w polu z napisem Wyszukaj programy i pliki wpisz słowo publish. Windowsbardzo szybko odnajdzie ikonę programu , a Ty po prostu ją kliknij, abyuruchomić edytor. Tradycyjnie możesz przypiąć tę ikonę na stałe do menu Start, coułatwi jej wyszukiwanie. Można ją też wkleić do paska szybkiego uruchamiania i umie-ścić na pulpicie — wszelkie sposoby są dozwolone.

W systemie Windows 8, aby odszukać program Publisher, naciśnij klawisz Windows ( )i zacznij na ekranie Start pisać: publish. Gdy zobaczysz ikonę programu, kliknij ją.Oczywiście w systemie Windows 8 także możesz odszukać ręcznie ikonę programu naekranie Start lub przypiąć ją do paska zadań na pulpicie.

Na rysunku 32.6 przedstawiam okno, które powinieneś zobaczyć po pierwszym uru-chomieniu programu Publisher 2013. Jak widać, mamy do czynienia z klasycznym ekra-nem startowym nowego pakietu Office. Możesz rozpocząć nowy dokument (kafelekPusta strona A4) lub wybrać albo wyszukać w Internecie szablon.

Rozdział 32. ♦ Narzędzia pakietu Office 365

Rysunek 32.6. Ekran startowy programu Publisher 2013

Aby zrozumieć działanie programu, najlepiej otwórz jakiś gotowy szablon, który pasujedo celu planowanej publikacji. Przykład szablonu dyplomu pokazuję na rysunku 32.7.

Rysunek 32.7. Przykładowy szablon dokumentu wykonanego w programie Publisher (1)

Sprawdź inne szablony i przekonaj się, jak proste jest używanie Publishera — jeśliznasz już Worda albo PowerPointa, to obsługa programu nie sprawi Ci kłopotu. Wbrew


pozorom Publisher pozwala wykonywać nie tylko niewielkie dokumenty (dyplomy,plany lekcji), ale również profesjonalnie wyglądające broszury. Spójrz na przykładz rysunku 32.8.

Rysunek 32.8. Przykładowy szablon dokumentu wykonanego w programie Publisher (2)

Wystarczy podmienić treść pól tekstowych, wkleić własne zdjęcia i ulotka gotowa!

Szablony Publishera są bardzo profesjonalne i może się zdarzyć, że pracownia graficzna,w której zamówisz ulotkę reklamującą Twoją firmę, także używa… Publishera.

InfoPathProgramu InfoPath nie będę opisywał szczegółowo, ale warto wiedzieć o jego istnieniu,zwłaszcza jeśli pracujemy w przedsiębiorstwie, w którym wymienia się dużo informa-cji za pomocą sieci lokalnej, wiadomości e-mail itp.

Program Microsoft InfoPath pozwala na tworzenie formularzy oraz zbieranie danychi znakomicie ułatwia tworzenie narzędzi do konsolidowania informacji nadsyłanychw postaci formularzy elektronicznych.

Programy InfoPath Designer i InfoPath Filler są dostępne w subskrypcji Office 365Premium dla Użytkowników Domowych wyłącznie w wersji testowej (trial).

Skorowidz3-W, Patrz efekty trójwymiarowe obiektu

graficznego

AA4, 224Adobe Acrobat Reader, 243akapit, 59, 102

odstępy, 62wyrównanie, 60

Akapit (menu Word), 62aktualizacja spisu, 114Alt, 58animacja w prezentacji PowerPoint, 277arkusz kalkulacyjny, 163

obliczenia automatyczne, 185autodopasowanie komórek tabeli, 97automatyczne formatowanie komórek

w arkuszu, 178

BBackspace, 58baza danych, 205baza kontaktów Outlook, 326baza programu Outlook, 343

oczyszczanie, 346Box, Patrz wersja pudełkowa

CCaps Lock, 58chmura, Patrz CloudClipart (grafika), 125Cloud, 10cofnięcie czynności edycyjnej, 68Ctrl (klawisz), 103

czcionka, 73formatowanie, 67wielkość, 75zmiana rodzaju, 75zmiana stylu, 75znaki diakrytyczne, 78

czyszczenie formatowania, 68, 71, 269

Ddefiniowanie nazwy komórki w Excelu, 195Del (klawisz), 58Deweloper (wstążka), 236DOC, Patrz format zapisu WordaDOCX, Patrz format zapisu Wordadokument

sekcja, 108zamykanie, 41

domyślny program poczty elektronicznej, 26DOTX, Patrz szablon dokumentu Wordadrukowanie

arkusze kalkulacyjne, 221dokumenty tekstowe, 53

dzielenie notesów OneNote, 294dzielenie wyrazów, 65

Eedytor równań matematycznych, 139efekt kurtyny, 253EML, 347End (klawisz), 103Enter (klawisz), 57, 58, 102Equation 3.0, Patrz edytor równań matematycznychetykiety, Patrz szablon dokumentu WordaExcel

drukowanie arkusza, 221kondensowanie wydruku, 221regulacja marginesów, 221

Exchange (serwer), 317


Ffiltrowanie danych w tabeli Excela, 208formanty w arkuszu Excela, 236format walutowy w Excelu, 183format zapisu

Excela, 166OneNote, 294PowerPoint, 260Worda, 39, 43konwersja do formatu Word 2003, 43

formatowaniedanych w arkuszu, 169tekstów, 57warunkowe, 201

formułapowielanie, 186

formuła Excela, 185edycja, 193

formuła w arkuszu, 186formuły logiczne, 199

funkcja warunkowa, 199funkcje Excela, 194funkcje matematyczne w formułach, 191

Ggrafika

edytor grafiki w OneNote, 303rysowanie w Wordzie, 128w dokumencie, 123

grubość linii obiektu graficznego, 131grupa, Patrz wstążka

Hhasło do otwierania dokumentu, 354hasło skorowidza, 119Home (klawisz), 103

Iindeks, Patrz skorowidzindeks dolny, 68indeks górny, 68InfoPath, 366Insert, 58interlinia, 63, 268iWork, 10

Kkalendarz VAT, Patrz szablon dokumentu Wordakalendarz w Outlook, 331

widoki, 336karta, Patrz wstążkaklawisz Windows, 310klawisze edytorskie, 58klucz aktywacyjny, 25kolor czcionki, 68komentarz w tekście, Patrz tryb recenzjikomórka, 166, 169

dopasowywanie pomiędzy kolumnami, 180formatowanie, 172, 247niedopasowanie zawartości, 179selektywne kasowanie zawartości, 177współrzędne, 169zaznaczanie, 172

konferencja internetowa, 253kontener notatki, 296, Patrz też notatka

edycja zaawansowana, 301operacje, 300sygnatury czasowe, 301

kontoMicrosoft, 19Office, 22

kopiowanie, Patrz schowek Windowskopiowanie i wklejanie w Excelu, 234korekta ortograficzna, Patrz słowniki językowekorespondencja seryjna, 147

tryby pracy, 148źródło danych adresowych, 149

kształty graficzne w Wordzie, 129kursywa, Patrz pochylenie tekstu

Llegenda wykresu, 215liniatura (styl strony OneNote), 299linie siatki, Patrz ziarnistość obrazulinie siatki w Excelu, 224lista

numerowana, 65punktowana, 65wielopoziomowa, 66

Lotus Organizer, 287

Mmakro, 229

kod VBA, 235malarz formatów, 71MBOX, 347

Skorowidz 369

Microsoft Access, 149Microsoft Office

wersja dla użytkowników domowych i małychfirm, 16

wersja Professional, 16Microsoft Office for Mac, 22Microsoft Office Starter, 17miękki Enter, 59mind map, 287minipasek narzędzi, 36

Nnagłówek, 101, 111

Excel, 225poziom, 111Word, 105

Nagłówek 1 (styl), 82nagłówki i stopki w Excelu, 224nagłówki tabel Excela, 179Normal (plik), 84notatka, 289, 299, 300

boczna, Patrz notatka niezaszeregowananiezaszeregowana, 310przeniesienie, 300usunięcie, 300

notes, 293prywatny, 294rozbudowa, 296sekcja, 289strona, 289styl strony, 299współdzielony, 294

Num Lock, 58numer strony (wstawianie do dokumentu), 101numeracja, 302

nagłówków w Wordzie, 111stron w Wordzie, 110, 155

Oobiekt graficzny, 133

grupowanie, 134przesłanianie, 133

obiekt równanie matematyczne, 144ochrona komórek Excela, 357

blokada komórek, 359ochrona skoroszytu Excela, 359odsetki od lokaty bankowej w Excelu, 245odstępy między znakami, 75, 269odsyłacze, 111, 117

Word, 117odsyłacze internetowe, 88

OEM, 17Office 365, 9ONE, Patrz Format zapisu OneNoteOneNote, 287operatory w formułach arkusza kalkulacyjnego, 190osadzanie obiektów w dokumencie, 88otwieranie dokumentu, 41, 166

skrót, 167Outlook, 317

etykiety kategorii wiadomości e-mail, 323flagi monitujące, 323import i eksport poczty, 347konfiguracja poczty e-mail, 319

PPakiet zgodności formatu plików pakietu

Microsoft Office, 44papeterie, Patrz szablony dokumentu Wordapasek

formuły w arkuszu kalkulacyjnym, 170stanu, 34Szybki dostęp, 37

PDF, 71, Patrz Adobe Acrobat ReaderPKC, Patrz Product Key Cardpochylenie tekstu, 68Poczta usługi Windows Live, 26podgląd wydruku, 224podkreślenie tekstu, 68podstrony notesu, 297podwieszony akapit, 62podział

długiego dokumentu na pliki, 155dokumentu na strony, 102strony, 103

pogrubianie tekstu, 68pokaz slajdów, 256, 258pokazywanie formuł na arkuszu, 197pole

aktywne w Wordzie, 88korespondencji seryjnej, 150numer strony, 105tekstowe, 135Worda, 102, 156

polecenie, Patrz wstążkaPOP3, 319post-it, 289PowerPoint, 253

animacja, 277dokładanie nowego slajdu, 264dokładanie nowych elementów slajdu, 271kasowanie slajdu, 264szablony stron, 264widoki na prezentację, 257


PowerPoint Viewer, 260PPT, Patrz format zapisu PowerPointPPTX, Patrz format zapisu PowerPointpraca zespołowa w Wordzie, 155prezentacja multimedialna, 253Product Key Card, 18przekreślenie tekstu, 68przeszukiwanie notatników OneNote, 311przypisy, 111, 116PST, 318, Patrz baza programu OutlookPublisher, 11, 364punktory, 65

w notatkach, 302

RRD, Patrz pole Wordarecenzja dokumentu, Patrz tryb recenzjirozpoznawanie tekstu w obrazach OneNote, 313równania matematyczne, 139

wielkość w dokumencie, 144wzorce, 141

Sscalanie

danych i wzorca, Patrz korespondencja seryjnakomórek Excela, 180komórek tabeli, 96

schowek Windows, 69, 71, 123sekcja dokumentu Worda, 107, 108Shift, 58skalowanie dokumentu, 52skok

na koniec dokumentu, 103na początek dokumentu, 103

skoroszyt, 164ochrona, 359współdzielony, 210z obsługą makr, 240

skorowidz, 119hasło podrzędne, 120hasło, 119oznaczanie hasła, 120

skróty klawiszowedo zarządzania dokumentami, 167Microsoft Office, 16, 38, 188

SkyDrive, 10slajd, 253

animacja, 278pokaz, 253stopka, 274tekstura, 266tło, 266

słowniki językowe, 79SMS, 329SMTP, 320sortowanie slajdów (widok PowerPoint), 264sortowanie tabeli Excela, 206spacja nierozdzielająca, 65spis treści, 111

generowanie, 113stopka, 101

Excel, 225PowerPoint, 274Word, 105

strzałki (grafika), 132styl kreskowania obiektu graficznego, 132style komórek Excela, 174symbole, 76, 141system pomocy online, 47szablon dokumentu Worda, 84szablon listu, Patrz korespondencja seryjna

TTab (klawisz), 57, 58tabela, Patrz arkusz kalkulacyjnytabele, 91

linie siatki, 95OneNote, 304styl obramowania, 91wielostronicowe, 99wzorce tabel w Wordzie, 94zaznaczanie komórek, 95

trybgazetowy, Patrz tryb wielokolumnowypokazu dokumentu PowerPoint, 260recenzji, 157wielokolumnowy, 98

Uudostępnianie

dokumentu przez SkyDrive, 295notesu, 291

układwielokolumnowy, 91wydruku, 52

ukryte karty w Microsoft Office, 35ustawienia strony, 54, 224

VVBA, Patrz Visual Basic for ApplicationsVisual Basic for Applications, 230VPN, 335

Skorowidz 371

Wwcięcie akapitu, 60wersja pudełkowa, 17, 18widok prezentera, 259widoki dokumentu Worda, 51więcej opcji (przycisk), 62, Patrz wstążkawklejanie, Patrz schowek Windowswłaściwości drukarki, 55współrzędne

bezwzględne, 187komórki, 186względne, 187

wstążka, 34, 47grupa, 34, 35polecenie, 35ukryte karty, 36więcej opcji (przycisk), 35

wycinanie, Patrz schowek Windowswykresy w arkuszach kalkulacyjnych, 213

modyfikacja, 219wyrównanie akapitu, 60wyróżnianie tekstu, 67, 68wyszukiwanie i zamiana tekstu, 104wzorzec

faktury VAT, Patrz szablon dokumentu Wordalistu seryjnego, 147slajdu, 273

wzór matrycowy, 189

XXE, Patrz pole WordaXLS, Patrz format zapisu ExcelaXLSM, Patrz skoroszyt z obsługą makrXLSX, Patrz format zapisu Excela

Zzabezpieczanie dokumentów, 353

hasłem, 353zadanie w programie Outlook, 339zakładka w dokumencie, 118zamykanie aktywnego dokumentu, 41

skrót, 167zaokrąglanie wartości w komórkach arkusza, 175zapis

dziesiętny, 175procentowy, 175walutowy, 175

zapisywanie dokumentu, 41skrót, 167

zawijanie komórek Excela, 180zaznaczanie

komórka w arkuszu kalkulacyjnym, 172obszar złożony z kilku komórek, 172

zdarzeniecykliczne, 335kalendarzowe, 332

ziarnistość obrazu, 136, 137znaczniki

notatek, 307wiadomości e-mail, 323

znaknowego wiersza w komórce Excela, 172nowego wiersza, 59podziału sekcji, 108podziału strony, 103, 108

znakidiakrytyczne, 78niedrukowalne, 59

Zoom, Patrz skalowanie dokumentuzrzut ekranu, 124

http://program-partnerski.helion.pl/

Documents

Piotr wróblewski ms office 2013365 pl w biurze i nie tylko