Membangun Sistem Aplikasi Reservasi Restoran Berbasis WEBPERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK (PROJECT MANAGEMENT PLAN)

Penulis Tanggal Revisi Terakhir Referensi Dokumen Versi

: : : : :

Adi Arindra 20 Desember 2011 v 0.0

DAFTAR ISI DOKUMEN KONTROL RUANG LINGKUP (SCOPE) Ruang Lingkup Proyek TUJUAN Tujuan Proyek JADWAL PROYEK Jadwal Proyek STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Peran dan Tanggung Jawab MANAJEMEN KOMUNIKASI Prencanaan Komunikasi (Communication Plan) Persiapan Pertemuan (Meeeting) MANAJEMEN PERUBAHAN

LAMPIRAN A: PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN) 1. Pertemuan / Rapat (Meeting) 2. Pelaporan (Reporting) LAMPIRAN B: 1. Form Permintaan Perubahan (Changes Request Form) 2. Catatan Permintaan Perubahan (Changes Request Log) LAMPIRAN C: 1. Struktur Rincian Pekerjaan (Work Breakdown Structure) 2. Penugasan Tim Proyek (Project Team Assignment) 3. Jadwal Proyek (Project Schedule) 4. Rencana Anggaran Belanja Proyek

DOKUMEN KONTROL

Perubahan IsiTanggal 31 Oktober 2011 2 november Penulis Kelompok 4 Kelompok 4 Versi 1.0 2.0 Referensi Surat Tugas Project definition

Mengetahui

Nama Taufik Nur Adi (TNH)

Jabatan Dosen

Tanda Tangan

RUANG LINGKUP (SCOPE) PROYEKPada bagian ini buatlah deskripsi ruang lingkup proyek yang akan dikerjakan Bila terdapat sub-bagian dari lingkup tersebut, maka cantumkan disini. Bila terdapat tahapan atau proses-proses utama yang terkait dengan ruang lingkup yang dimaksud, deskripsikan juga pada bagian ini

TUJUAN PROYEK

TujuanProgram yang telah dibuat diharapkan dapat menguntungkan perusahaan yang mempunyai bisnis restoran baik dalam penyimpanan data pelanggan, pengecekan meja yang telah diresevasi customer dan berguna dalam pemasaran serta mempermudah menghitung laporan keuangan. Dari segi pelanggan dapat mempermudah pemesanan reservasi

tempat, mengetahui menu apa saja yang tersedia di restoran dan memgetahui informasi yang terdapat di restoran apabila ada promo.

Faktor Penentu KeberhasilanSDM dalam pengerjaan proyek mendukung dalam menjalankan tugas. Tools untuk pengerjaan aplikasi terpenuhi. Mampu mengerti dalam menjalankan fungsi.

Keuntungan yang diharapkanAplikasi dapat menguntungkan perusahaan yaitu : Penyimpanan data pelanggan, Pemasaran. Mempermudah menghitung laporan keuangan

Aplikasi dapat menguntungkan Customer yaitu : Mempermudah pemesanan manakanan secara online. Mengetahui menu apa saja yang terdapat di restoran tersebut.

Mengetahui informasi yang terdapat di restoran jika terdapat promo

JADWAL PROYEK

Deskripsi task dan perkiraan waktu yang dibutuhkan.

STRUKTUR ORGANISASI PROYEKGambarkan dalam bentuk diagram struktur organisasi proyek, berikan keterangan pada masing-masing bagian agar lebih jelas.

Peran dan Tanggung Jawab

Jabatan/ Peranan

Tanggung Jawab & Wewenang

Nama

Ketua Proyek

Anggota

Anggota

Adi Arindra Sebagai penanggung jawab terhadap semua anggotanya Mengatur dan mengamati kegiatan yang dilakukan anggotanya Dalam proyek ini bertanggung jawab bagian perancangan yaitu perancangan fungsi, tampilan, database serta penerapan yaitu membuat aplikasi web, membuat database dan evaluasi dan pengujian Bastian Tarigan Dalam proyek ini bertanggung jawab di bagian perancangan yaitu membuat perancangan fungsi, tampilan, database serta penerapan yaitu membuat aplikasi web, membuat database dan evaluasi dan pengujian Tito Wirianto Dalam proyek ini bertanggung jawab di bagian analisis yaitu menganalisis fungsi, menganalisis tampilan, menganalisis database

Anggota

serta penerapan yaitu membuat aplikasi web, membuat database dan evaluasi dan pengujian Dalam proyek ini bertanggung jawab di bagian perencanaan dimana merencanakan system/aplikasi yang akan dibuat dengan mendeskrisipkan masalah, maksud dan tujuan system yang akan dibuat serta penerapan yaitu membuat aplikasi web, membuat database, dan evaluasi dan pengujian

Ika suprihati

Dibuat Oleh Oleh

Disetujui

Nama Jabatan proyek Tanggal

: Adi Arindra : Manajer proyek : 07 November 2011

Nama Jabatan : Pemilik :

:

Tanggal

MANAJEMEN KOMUNIKASI

Perencanaan Komunikasi

Buat deskripsi perencanaan komunikasi yang akan dilakukan dari awal sampai dengan berakhirnya proyek.

Rencana komunikasi mengatur strategi komunikasi untuk menyampaikan hal-hal penting yang ada dalam proyek kepada seluruh stakeholder. Yang perlu diperhatikan pada rencana komunikasi ini adalah : Kepada siapakah suatu hal harus disampaikan ? Dengan media apa ? Apakah komunikasi yang dilakukan harus dilakukan secara lisan atau tulisan ? Apakah harus disampaikan secara tatap muka atau bisa melalui media tertentu (email, surat, telp atau sms) ? Apakah harus disampaikan secara formal atau informal ? Apakah penyampaian tersebut harus tercatat (on-record) atau tidak tercatat (off-record) ?

Persiapan Pertemuan (Meeting)Sebutkan persiapan-persiapan apa pertemuan. saja yang diperlukan untuk mengadakan

Keterangan selengkapnya mengenai perencanaan komunikasi ini, bisa dilampirkan pada bagian Form Perencanaan Komunikasi (Communication Plan).Nama Proyek Manajer Proyek Perihal Peserta rapat Lokasi rapat Dibuat oleh : Sistem Aplikasi Reservasi Restoran Berbasis Web : Adi Arindra : Kuliner : Adi Arindra, Bastian Putra, Tito Wiriawan, Ika Suprihati : Balkon Lntai 1, lobby Politeknik Telkom : Kelompok 4

Agenda 29 Oktober 2011 : pembuatan project definition 05 November 2011 : revisi project definition 11 november 2011 : perancangan web. 12 November 2011 : pembuatan project eksekusi 19 November 2011 : pembuatan project controlling 26 november 2011 : penentuan penerapan. 30 november 2011 : penerapan fungsi. 2, 4, 6 november 2011 : pembuatan web. B. Isu yang Didiskusikan 29 Oktober 2011 : diskusi tentang permasalahan, maksud dan tujuan, deskripsi produk, penentu keberhasilan, keuntungan yang diharapkan 05 November 2011 : revisi project definition, pembuatan cover dan daftar isi 11 november 2011 : pembuatan perancangan web reservasi 12 November 2011 : penyesuaian jadwal 19 November 2011 : pembuatan table aktifitas, pembuatan formulir perubahan, pembuatan daftar permintaan, pembuatan catatan pertemuan 26 november : penentuan perencanaan yang akan diterapkan dalam website. 30 november 2011 : penerapan fungsi-fungsi yang telah ditentukan dan di implementasikan didalam website. 2, 4, 6 November 2011 : pembuatan web dan database.

MANAJEMEN PERUBAHAN Manajemen Perubahan pada Level Organisasi Manajemen Perubahan pada Level Proyek Rencana yang dibuat biasanya tidak mudah untuk diimplementasikan dengan baik dan sesuai. Perlu adanya sebuah mekanisme yang jelas agar setiap perubahan yang ada, tidak mengakibatkan scope creep. Setiap perubahan harus dipertimbangkan berdasarkan waktu, biaya dan scope yang dimiliki yang telah disetujui bersama.

Pengajuan perubahanBeri keterangan bagaimana mekanisme pengajuan perubahan.Deskripsi Perubahan yang diusulkan / diinginkan: Permasalahan: Reservasi tempat ditiadakan, hanya resevasi menu makanan Alasan :dikarenakan fungsionalitas aplikasi dipakai pada saat pemesanan makanan jadi pihak restoran menyediakan gadget yang terdapat di tiap-tiap meja dipakai untuk pemesanan makanan. Waktu : Perubahan jadwal yang diajukan di awal diundur satu minggu dari jadwal awal. Alasan :dikarenakan dalam jadwal yang awal masih belum terpenuhi pelaksanaan.

Usul Diterima / Tidak ? Bila tidak berikan alasan

Diajukan oleh : Adi Arindra Tanggal: 23 November 2011

Disetujui oleh: Tanggal:

Monitor PerubahanBeri keterangan bagaimana cara memonitor perubahan. Keterangan selengkapnya mengenai Manajemen Perubahan ini, bisa dibuat dalam bentuk lampiran, misal: Form Permintaan Perubahan : untuk pengajuan perubahan. Dafar Permintaan Perubahan : untuk memonitor perubahan.

LAMPIRAN A:PERENCANAAN KOMUNIKASI

PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)1. PERTEMUAN (MEETING)JENIS PERTEMUAN Manajemen Pertemuan Pembukaan AGENDA WAKTU PENAGGUNG JAWAB PARTISIPAN MASUKAN KELUARAN

Pertemuan Tim Proyek

-

Pertemuan Penutupan

-

2. PELAPORAN (REPORT)JENIS PELAPORAN Laporan Kemajuan Proyek (Project Progress Report) Status Acara / Agenda Pertemuan (Status Meeting Agenda) Catatan Pertemuan (Minutes of Meeting) ITEM WAKTU PENANGGUNG JAWAB DISTRIBUSI MASUKAN KELUARAN

-

-

LAMPIRAN B:1. FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN

FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN(CHANGES REQUEST FORM)

No. Formulir Nama Proyek Manajer Proyek Bidang Nama Pengusul Tanggal

: : : : : :

Deskripsi Perubahan yang diusulkan / diinginkan:

Usul Diterima / Tidak ? Bila tidak berikan alasan ......... Diajukan oleh : Tanggal: Disetujui oleh: Tanggal:

2. DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN:

DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN(CHANGES REQUEST LOG)Nama Proyek Manajer Proyek Bidang : : :

No. Form

Deskripsi Permintaan

Nama Pengusul

Tanggal Usulan

Tanggal Persetujuan

Keterangan : Usulan yang didaftarkan pada Daftar Perubahan Permintaan adalah usulan yang diterima saja.

LAMPIRAN C:1. STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN :

STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)Nama Proyek Manajer Proyek Bidang WBS 1. 1.1. 1.2. 2. 2.1. 2.1.1. 2.1.1.1. 2.1.1.2. 2.1.2 2.1.2.1. 2.1.2.2. 2.2.2. 3. 3.1. 3.2. 4. 4.1. 4.1.1. 4.1.1.1. 4.1.1.2. ... : : : GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK Fase A Hasil (Deliverable) A.1 Hasil (Deliverable) A.2 Fase B Hasil (Deliverable) B.1 Hasil (Deliverable) B.1.1 Paket Pekerjaan B.1.1.1 Paket pekerjaan B.1.1.2 Hasil (Deliverable) B.1.2 Paket Pekerjaan B.1.2.1 Paket Pekerjaan B.1.2.2 Paket pekerjaan B.2.2 Hasil (Deliverable) C Paket Pekerjaan C.1 Paket Pekerjaan C.2 Sub-Proyek D Hasil (Deliverable) D.1 Hasil (Deliverable) D.1.1 Paket Pekerjaan D.1.1.1 Paket pekerjaan D.1.1.2 ...

Dibuat Oleh

Disetujui oleh

Nama Jabatan Tanggal

: : Manajer proyek :

Nama Jabatan Tanggal

: : Pemilik Proyek :

2. PENUGASAN TIM PROYEK:

PENUGASAN TIM PROYEK(PROJECT TEAM ASSIGNMENT)Proyek Bidang : :

Jabatan/Peranan

Tanggung Jawab & Wewenang

Nama

Catatan: Untuk kasus tertentu (bila dianggap perlu), untuk organisasi yang cukup besar bisa diformalkan dalam bentuk SK Direksi.

Dibuat Oleh

Disetujui oleh

Nama : Jabatan : Manajer proyek Tanggal :

Nama : Jabatan : Pemilik Proyek Tanggal :

3. JADWAL PROYEK:

JADWAL PROYEK

Nama Proyek Manajer Proyek Bidang

: : :

Dibuat oleh: Tanggal:WBS Gugus Tugas (Task) Proyek Durasi Tanggal Mulai Tanggal Selesai Predecessor

1.0 1.1 1.1.1 1.1.1.1 ...

Task Sub Task Level-1 Sub Task Level-2 Sub Task Level-3 ...

Dibuat Oleh

Disetujui oleh

Nama Jabatan Tanggal

: : Manajer proyek :

Nama Jabatan Tanggal

: : Pemilik Proyek :

3. RENCANA ANGGARAN BELANJA PROYEK:

RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEKNama Proyek Manajer Proyek Bidang Dibuat oleh TanggalWBS

: : : : :Jam Tenag a Kerja Tarif Tenag a Kerja Jumlah Tenag a Kerja Biaya Tenag a Kerja Biaya Lain2 Total per Task

Gugus Tugas (Task) Proyek

1.0 1.1 1.1.1

Task Sub Task Level-1 Sub Task Level-2

1.1.1.1 Sub Task Level-3

Lain-lain:

Sub-Total: PERENCANAAN TOTAL

Dibuat Oleh

Disetujui oleh

Nama Jabatan Tanggal

: : Manajer proyek :

Nama Jabatan Tanggal

: : Pemilik Proyek :