Plan de comunicaciones e. modelia 88 2013 2014 v1

Prohibida su reproducción total o parcial, así como su traducción a cualquier idioma sin autorización escrita de su titular. Elaborado por Diana Marcela Roa, Apartamento 708. Marzo 2013.

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© Todos los Derechos Reservados Edificio Modelia 88.

Calle 23ª Bis 83 25 Teléfono: 472 5454 Consejo: [email protected] Administración: [email protected]

El presente documento tiene como objeto contribuir al mejoramiento de las comunicaciones

internas de los copropietarios, residentes y colaboradores del Edificio Modelia 88 y está

orientado normativamente por la Ley 675 de 2001 y el Reglamento de Propiedad Horizontal de

Edificio Modelia 88.

1. OBJETIVO

1.1. General.

Gestionar eficazmente el flujo de información interna entre los copropietarios, residentes y

colaboradores del Edificio Modelia 88, generando herramientas que incentiven la participación,

integración, motivación y compromiso, con el fin de aumentar las acciones en procura de

sostener los bienes y servicios comunes y fortalecer las relaciones de convivencia.

1.2. Objetivo 2013.

Diseñar e implementar el Plan de Comunicaciones Internas del Edificio Modelia 88 para

fomentar canales de información entre los copropietarios, residentes, colaboradores y órganos

de dirección y administración.

1.3. Objetivos específicos 2013.

1.3.1. Abrir canales digitales de información en doble vía para disponer de varios medios de

comunicación.

1.3.2. Elaborar y publicar boletines electrónicos e impresos, con el fin de informar actividades,

procesos y avances en la coordinación de acciones relacionadas con el sostenimiento

de los bienes y servicios comunes. Incluir información para fomentar las buenas

costumbres, el cumplimiento de normas de convivencia, buenas prácticas de seguridad

y el cuidado del medio ambiente.

1.3.3. Diseñar y ejecutar instrumentos de investigación que midan la percepción del público

objetivo, respecto al nivel de satisfacción y/o evaluación sobre los servicios y la gestión

administrativa.

1.3.4. Socializar a través de los canales de comunicación, las normas inherentes a la

reglamentación de propiedad horizontal que inciden directamente en el público objetivo.

2. PÚBLICO.

Este plan de comunicaciones está dirigido a copropietarios, residentes, colaboradores y

órganos de dirección del Edificio Modelia 88.


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3. CONTENIDO Y MENSAJE.

El contenido y los mensajes a transmitir en el desarrollo del presente Plan de Comunicaciones

internas tienen como fundamentos básicos:

a) Entregar información clara, veraz y oportuna.

b) Procurar la diplomacia y el respeto a los otros como punto de partida en la elaboración

de las comunicaciones.

c) Gestionar canales en doble vía que permitan la retroalimentación de las acciones.

d) Manejo correcto de ortografía y redacción.

e) Cuidado en la estética tecnológica e impresa del mensaje a transmitir, preservando la

coherencia en formas y colores.

f) Proteger los derechos de Copyright mencionando siempre las fuentes de obtención de

información e incluir esta protección en las publicaciones propias.

g) Respetar las normas de la Netiqueta (normas básicas de comportamiento en Internet),

en el envío de información electrónica.

4. MEDIOS

4.1. Los medios físicos a utilizar en la transmisión de mensajes son:

a) Impresos: paneles de anuncio en los ascensores, paneles de anuncio en la recepción,

boletines, actas, pendones, eventos internos, reuniones, encuestas.

a. Digitales: correo electrónico, página web, boletines electrónicos.

4.2. Los recursos a invertir son limitados y se aprovechará, en primera instancia, la capacidad

instalada actualmente en el Edificio, con respecto a tecnología y paneles de anuncio; el diseño y

elaboración de los boletines y comunicaciones está a cargo del comité de comunicaciones

integrado por los mismos residentes del Edificio Modelia 88.

4.3. Los recursos tecnológicos a utilizar se amparan en la optimización de las herramientas

actuales de tecnología como correos electrónicos y software gratuito disponible en la red.

4.4. Implementación buzón de sugerencias, quejas y felicitaciones físico y virtual.

4.5. La periodicidad de las comunicaciones se encuentra definida en el numeral cinco,

respondiendo en términos general a las necesidades propias de flujo de información que

demande el público objetivo y el tipo de campaña a realizar.


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5. PRESUPUESTO

En la tabla uno esta detallado el presupuesto, de elementos no disponibles actualmente en el

Edificio, sugerido para el desarrollo de este documento y regido por la disponibilidad

presupuestal del Consejo de Administración en virtud de las funciones establecidas en el

artículo 55 del Reglamento de Propiedad Horizontal Edificio Modelia 88 y/o a la consecución de

recursos propios, seguido del cumplimiento y las políticas de compras del Edificio.

Tabla 1. Presupuesto Plan de Comunicaciones Edificio Modelia 88 2013-2014

NO. OBJETIVO DESCRIPCIÓN CANTIDAD VALOR

UNITARIO VALOR

TOTAL

1 Publicar electrónicamente para reducir la impresión de papel e incrementar la capacidad de publicaciones.

Disponer de 1 monitor LCD en tecnología tipo LED de 18 pulgadas en los ascensores del Edificio.

2 $400.000 $800.000

2 Publicar electrónicamente para reducir la impresión de papel e incrementar la capacidad de publicaciones.

Disponer de 1 monitor LCD en tecnología tipo LED de 23 pulgadas en la recepción del Edificio.

1 $550.000 $550.000

3 Generar 1 boletín impreso semestralmente que informe los resultados obtenidos y las acciones que se están desarrollando.

Impresión de 100 boletines digitales. (1 página 1 color, bond 75 gramos, carta)

2 $150.000 $300.000

4 Disponer de un buzón físico para el recibo de sugerencias, quejas y felicitaciones.

Buzón en acrílico termo formado curvo, con acrílico protector frontal para intercambiar impresos Carta, bolsillo y puerta con chapa.

1 $95.000 $95.000

TOTAL

$1.745.000

6. EJECUCIÓN Y MEDICIÓN

La ejecución de las acciones encaminadas a cumplir con los objetivos propuestos están

definidas en la tabla 2.

Tabla 2. Plan de Acción 2013

EVENTO DESCRIPCIÓN FECHA

RESPONSABLE PERIODI-

CIDAD INDICADOR

INICIO FIN

Boletín Informativo Impreso y Digital

Informar actividades y reportes con tips de convivencia, seguridad y cuidado del medio ambiente.

Marzo 4, 2013

Febrero 28, 2014

Comité Comunicaciones

Quincenal No. de boletines publicados / 24


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EVENTO DESCRIPCIÓN FECHA

RESPONSABLE PERIODI-

CIDAD INDICADOR

INICIO FIN

Boletín Semestral Impreso y Digital.

Informar semestralmente los resultados financieros y la gestión administrativa. Informar las acciones que se están trabajando.

Julio 1, 2013 Enero 3, 2014

Julio 31, 2013 Febrero7, 2014.


Semestral No. de boletines entregados / 88

Encuesta de percepción.

Medir el nivel de satisfacción del público objetivo respecto a los servicios y bienes comunes y la gestión administrativa desarrollada.

Abril 1 2013 Octubre 1, 2013

Abril 13, 2013 Octubre 13, 2013.


Semestral

No. de encuestas diligenciadas / 88

Publicación Resultados encuesta.

Informar los resultados obtenidos en el estudio de percepción

Abril 29, 2013 Octubre 29, 2013

Mayo 5, 2013 Noviembre 9, 2013


Semestral No. publicación / 2

Publicación web.

Socializar la ley de propiedad horizontal y Reglamento de P.H. Modelia 88 dentro del público objetivo. Realizar 12 publicaciones.

Mayo 1, 2013 Oct. 1, 2013

Junio 30, 2014 Oct. 30, 2013


Trimestral No. de publicaciones / 12

Sitio web Reporte de funcionalidad de la página web.

Abril 1, 2013

Febrero 28, 2014


Bimensual No. de reportes / 6

Correo Electrónico

Reporte de uso del correo electrónico: [email protected]

Marzo 5, 2013

Febrero 28, 2014


Mensual No. de reportes / 12

7. PLAN DE ACCIÓN 2013

NO. ACCIÓN RESPONSABLE FECHA

ENTREGA CUMPLI-

MIENTO %

1 (1.3.1) Crear correo electrónico Consejo Modelia 88. Comité Comunicaciones Marzo 14, 2013

2 (1.3.1) Crear página web Edificio Modelia 88. Comité Comunicaciones Abril 1, 2013 3

(1.3.1) Cotizar y presentar a aprobación del consejo de administración buzón de sugerencias.

Comité Comunicaciones y Consejo Administración.

Abril 18, 2013

4 (1.3.1) Disponer buzón de sugerencias. Comité Comunicaciones Abril 30, 2013

5 (1.3.2.) Elaborar boletines electrónicos quincenales. Comité Comunicaciones 1er y 3er martes de cada mes.

6 (1.3.3.) Diseñar encuesta de percepción 2013-1 Comité Comunicaciones Marzo 14, 2013

7 (1.3.3.) Revisión encuesta de percepción 2013-1 Consejo de Administración Marzo 14 al 20, 2013

8 (1.3.3.) Diseño encuesta final de percepción 2013-1 (con ajustes)

Comité Comunicaciones Marzo 23, 2013

9 (1.3.3.) Aplicación encuesta de percepción 2013-1 Comité Comunicaciones y Consejo Administración.

Abril 1 al 13 2013

10 (1.3.3.) Entrega de resultados encuesta de percepción 2013-1

Comité Comunicaciones Abril 15, 2013

11 (1.3.3.) Tabulación y entrega de resultados. Comité Comunicaciones Abril 18, 2013

12 (1.3.3.) Análisis de resultados. Consejo de Administración.

Abril 18 a 25, 2013

13 (1.3.3.) Publicación de resultados. Comité Comunicaciones Abril 29, 2013

14 (1.3.4.) Socialización Ley de Propiedad Horizontal. Comité Comunicaciones Mayo 1 a 30, 2013

15 (1.3.2.) Campaña preventiva de Seguridad Comité Comunicaciones Junio 1 a 30, 2013

16 (1.3.4.) Socialización Reglamento de Propiedad Horizontal.

Comité Comunicaciones Julio 1 a 30, 2013

17 (1.3.2) Borrador Boletín Electrónico e impreso semestral Comité Comunicaciones Julio 18, 2013

18 (1.3.2) Revisión y ajustes Boletín semestral Consejo de Administración Julio 18 a 25, 2013

mailto:[email protected]


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NO. ACCIÓN RESPONSABLE FECHA

ENTREGA CUMPLI-

MIENTO %

19 (1.3.2) Revisión y ajustes Boletín semestral Consejo de Administración Julio 18 a 25, 2013

20 (1.3.2) Impresión Boletín Electrónico semestral Comité Comunicaciones Julio 25 a 30

21 (1.3.2) Entrega Boletín Electrónico semestral Administración Julio 31 2013

22 (1.3.2) Campaña Buenas Prácticas de Convivencia Comité Comunicaciones Agosto 1 a 30, 2013

23 (1.3.2) Campaña Cuidado del Medio Ambiente y atención de Emergencias

Comité Comunicaciones Sept 1 a 30, 2013

24 (1.3.3.) Diseñar encuesta de percepción 2013-2 Comité Comunicaciones Septiembre 12, 2013

25 (1.3.3.) Revisión encuesta de percepción 2013-2 Consejo de Administración Sept. 12 al 19, 2013

26 (1.3.3.) Diseño encuesta final de percepción 2013-2 (con ajustes)

Comité Comunicaciones Sept. 24, 2013

27 (1.3.3.) Aplicación encuesta de percepción 2013-2 Comité Comunicaciones y Consejo Administración.

Octubre 1 al 13 2013

28 (1.3.3.) Entrega de resultados encuesta de percepción 2013-1

Comité Comunicaciones Octubre 14, 2013

29 (1.3.3.) Tabulación y entrega de resultados. Comité Comunicaciones Octubre 17, 2013

30 (1.3.3.) Análisis de resultados. Consejo de Administración.

Octubre 17 al 24, 2013

31 (1.3.3.) Publicación de resultados. Comité Comunicaciones Octubre 29, 2013

32 (1.3.4.) Socialización Ley de Propiedad Horizontal. Comité Comunicaciones Octubre 1 a 30, 2013

33 (1.3.2.) Campaña preventiva de Seguridad Comité Comunicaciones Nov 1 a 30, 2013

34 (1.3.2.) Campaña Cuidado del Medio Ambiente Comité Comunicaciones Dic 1 a 30, 2013

35 (1.3.4.) Socialización Reglamento de Propiedad Horizontal.

Comité Comunicaciones Enero 3 a 31, 2014

36 (1.3.2) Borrador Boletín Electrónico e impreso semestral Comité Comunicaciones Enero 16, 2014

37 (1.3.2) Revisión y ajustes Boletín semestral Consejo de Administración Enero 16 a 23, 2014

38 (1.3.2) Revisión y ajustes Boletín semestral Consejo de Administración Enero 23 a 30, 2014

39 (1.3.2) Impresión Boletín Electrónico semestral Comité Comunicaciones Enero 30 a Febrero 5 2014

40 (1.3.2) Entrega Boletín Electrónico semestral Administración Febrero 6 2014

41 (1.3.4.) Socialización Ley de Propiedad Horizontal. Comité Comunicaciones Feb 1 a 28, 2014

8. RESUMEN MENSUAL 2013-2014

MES MENSAJE A TRANSMITIR Marzo 2013 Apertura de canales electrónicos de información. Abril 2013 Buzón de sugerencias y 1ra Encuesta de percepción.

Mayo 2013 Socialización Ley Propiedad Horizontal.

Junio 2013 Campaña de Seguridad

Julio 2013 Socialización Reglamento de Propiedad Horizontal. 1er Boletín Semestral de Informe Financiero y de Gestión.

Agosto 2013 Campaña: Buenas prácticas de convivencia.

Septiembre 2013 Campaña: Cuidado del Medio Ambiente y Qué hacer en caso de Emergencias.

Octubre 2013 2da Encuesta de percepción.

Noviembre 2013 Campaña de Seguridad

Diciembre 2013 Campaña: Cuidado del Medio Ambiente y Qué hacer en caso de Emergencias.

Enero 2014 Socialización Reglamento de Propiedad Horizontal.

Febrero 2014 Socialización Ley Propiedad Horizontal. 2do. Boletín Semestral de Informe Financiero y de Gestión.

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