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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: FORMATO CODIGO: CO-PL-01

NOMBRE: PLAN DE COMUNICACIONES VERSION: 6

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA Página 1 de 20

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GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

PLAN DE COMUNICACIONES

ELABORÓ:

SANDRA MILENA PAREDES Asesor Grupo interno de Comunicación Interna y Externa

REVISÓ:

CAROLINA CÁRDENAS URIBE Coordinador Grupo interno de Comunicación Interna y Externa

APROBÓ:

CAROLINA CÁRDENAS URIBE Coordinador Comunicación Interna y Externa

Fecha de vigencia: 04 / 06 / 14






INTRODUCCIÓN

El ejercicio de la comunicación garantiza el derecho ciudadano de estar informado sobre las

actuaciones de las entidades públicas, apoya la construcción de visión compartida y mejora las

relaciones de una entidad con sus grupos de interés, facilitando el cumplimiento de sus objetivos

institucionales y sociales.

La comunicación en las entidades públicas tiene una dimensión estratégica, al ser el factor que

hace posible que las personas puedan asociarse para lograr objetivos comunes, en tanto involucre

todos los niveles y procesos de la organización.

En este sentido el presente Plan de Comunicaciones propone la realización de acciones que

permitan la construcción de identidad y valor institucional para el reconocimiento de las

intervenciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, como garante de cumplimiento de los

principios y finalidades públicas del Gobierno Nacional.

Operativa y funcionalmente, el Plan apunta a propiciar espacios de participación, como estrategia

para multiplicar el conocimiento del quehacer de la Entidad y la divulgación de las acciones

emprendidas para el cumplimiento de sus funciones.

El Modelo Estándar de Control Interno MECI, precisa tres elementos de comunicaciones: el

organizacional, el informativo y los medios de comunicación, los cuales están encaminados a la

producción, visualización y circulación de la información que se promueve, dentro y fuera de la

entidad, así como al desarrollo de la gestión institucional de manera eficiente, eficaz y efectiva.

Estos factores fueron tenidos en cuenta para diseñar el Plan de Comunicaciones del Ministerio de

Relaciones Exteriores, así como las necesidades de comunicación presentadas por los procesos en

la Matriz Plan de Comunicación esto con el fin de contribuir al cumplimiento de su misión y

objetivos institucionales.






MARCO CONCEPTUAL

El Modelo Estándar de Control Interno - MECI, relaciona los elementos conceptuales de los componentes de control “comunicación” e “información”, como parte fundamental para una adecuada gestión. La Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 establece dentro de sus requisitos sobre la comunicación interna que la alta dirección debe asegurarse que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la entidad y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de Calidad. Igualmente señala, que la comunicación en las entidades públicas tiene una dimensión estratégica, al ser el factor que hace posible que las personas puedan asociarse para lograr objetivos comunes, en tanto involucre todos los niveles y procesos de la organización. Un instrumento para facilitar este fin y para unificar políticas que marquen el derrotero para realizar la práctica comunicativa en las entidades públicas, lo constituye el Plan de Comunicaciones. A continuación se presenta el marco conceptual señalado en el Manual de Implementación del MECI del Departamento Administrativo de la Función Pública y en el Modelo de Comunicación Pública, Organizacional e Informativa para entidades del Estado MCPOI elaborado por Casals & Associates Inc. COMUNICACIÓN Conjunto de elementos que fortalece la construcción de visión compartida y las relaciones de la entidad pública con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales. El ejercicio de la comunicación en las entidades debe plantear soluciones a la necesidad de divulgar su gestión administrativa y a proyectar y posicionar una buena imagen de la entidad. La comunicación es producto de:

La manera como las entidades logran construir articulaciones internas que garanticen la necesaria coherencia entre su planteamiento estratégico y su actuación en la realidad cotidiana.

El cabal cumplimiento de su responsabilidad de abrir el acceso a la información a los propios servidores y a la ciudadanía, como insumo fundamental para el conocimiento y la comprensión de sus procesos.

La capacidad de la entidad para interactuar con otros actores colectivos o individuales para lograr el cumplimiento de sus propósitos misionales.






La interacción comunicativa es inherente al suministro de información oportuna y necesaria dentro de las entidades, para facilitar el desarrollo de los procesos y las actividades, garantizar la circulación suficiente y transparente de la información, así como promover la participación ciudadana, la rendición de cuentas a la ciudadanía y el control social como mecanismos que permiten reorientar el quehacer institucional. El Componente de Control de la Comunicación se divide en tres elementos:

Comunicación Organizacional

Comunicación Informativa

Medios de Comunicación Comunicación Organizacional Busca garantizar la organicidad y coherencia de las entidades para lograr el propósito misional, orienta la difusión de políticas y la información generada al interior de la entidad para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad, elementos que se encuentran enmarcados en el Sistema Integral de Gestión Meci-Calidad. En una entidad la comunicación circula en varias direcciones lo que conduce a la necesidad de establecer estrategias comunicativas concretas, que incidan en los flujos de comunicación descendente, ascendente y transversal. Comunicación Informativa Garantiza la difusión de información de la entidad sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés. La divulgación de la información y la interlocución con la ciudadanía, los clientes, usuarios y beneficiarios es una condición necesaria para que se realicen los principios de la democracia participativa y de democratización de la Administración Pública. Como un elemento adicional que facilita la comunicación informativa entre las entidades y las partes interesadas se deben adelantar estrategias permanentes de rendición de cuentas a la ciudadanía, a través de las cuales se responda públicamente por las funciones encomendadas, los recursos, los planes, programas y servicios asignados por la Constitución y las leyes.

Medios de Comunicación

Están conformados por el conjunto de procedimientos, estrategias, recursos e instrumentos utilizados por la entidad pública, para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información, hacia los diferentes grupos de interés.






PLAN DE COMUNICACIÓN

Un Plan de comunicación es un conjunto de directrices, políticas, estrategias y acciones

comunicativas que se establecen y articulan para la consecución de un propósito comunicativo. En

tal sentido, el objetivo del plan de comunicación es fortalecer y garantizar la circulación,

producción, visualización, socialización de la comunicación, para que funcione como un sistema

que permita integrar cada una de sus áreas en un todo, en el marco del Sistema Integral de

Gestión Meci- Calidad del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

Formulación del diagnóstico de la comunicación El diagnóstico es el punto de partida técnico

para el diseño del Plan, su finalidad consiste en ofrecer información sobre la situación de la

comunicación en la entidad y se constituye en la línea base para la evaluación del Plan.






DIAGNÓSTICO

Existe una fractura muy marcada entre la planta interna y la planta externa.

No existen procedimientos claros de intercambio de información entre las

diferentes Direcciones, entre las direcciones y las Misiones, entre las

Direcciones y otras entidades.

Falta anticipación para el levantamiento de información para viajes del

Canciller.

La estrategia de comunicaciones en las misiones no está articulada con la

estrategia general para la Cancillería.

Desconocimiento interno de los temas tratados por otras direcciones y de los

programas específicos del Ministerio y de su Fondo Rotatorio.

Los intereses de las Direcciones geográficas y temáticas no tienen

acompañamiento de estrategias de comunicaciones que permitan

potencializar los resultados de las iniciativas en Política Exterior.

Las Direcciones tardan mucho tiempo en entregar información para

documentos estratégicos.

No hay claridad entre los funcionarios del Ministerio y su Fondo Rotatorio

sobre la diferencia de funciones entre la oficina de Prensa y la de

Comunicaciones.






DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

Objetivo General

Alinear a todos los trabajadores al direccionamiento estratégico de la Entidad a través de la

gestión de los mensajes en medios internos, apoyando el flujo de información y generando

conocimiento que fluya hacía los públicos de interés sobre los avances y gestiones del Ministerio

de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

Objetivos Específicos

1. Cohesionar, generar vínculos de comunicación entre los miembros de la organización que

permita enfocar el trabajo hacia unos mismos objetivos.

2. Informar de forma clara la actualidad y avances del Ministerio de Relaciones Exteriores.

3. Aportar al clima organizacional, encauzar el potencial informativo hacia la eficiencia y el

desarrollo.

4. Facilitar la adaptación al cambio, a través de una comunicación transparente que genere

conocimiento y que permita la aceptación y visualización clara de metas y objetivos a

alcanzar a través del mejoramiento continuo.

5. Permitir el desarrollo personal, resaltando las labores de las diferentes áreas de la entidad

lo que permite que los funcionarios valoren más su trabajo y le impriman interés.

6. Dar cuerpo, al establecer canales de comunicación que se convierten en una sólida red de

interacciones que le da cuerpo y solidez a la organización.

7. Unificar el lenguaje, al divulgar los principios de la organización se establecen reglas de

juego a partir de las cuales se genera el lenguaje y la cultura de la organización.

8. Fortalecer el Sistema Integral de Gestión Meci Calidad, con el fomento de la participación

y el trabajo en equipo se eliminan los “gaps” y las barreras interfuncionales que

entorpecen el desarrollo de los procesos, haciendo de la organización una entidad ágil

para resolver sus problemas de servicio al cliente, eficiencia y mejoramiento continuo.






Grupos de Interés

Público Objetivo

Líderes de Opinión, academia, ONG, sector

privado y Gobierno Nacional Crear y mantener un canal de comunicación

especializado que nos permita convertir a los miembros

de este grupo en los multiplicadores y validadores. Cuerpo Diplomático Acreditado en

Colombia

Despacho del Ministro y Viceministros Desarrollar y brindar información oportuna para visitas

de alto nivel.

Funcionarios de Planta Interna Generar sentido de pertenencia e identidad de los

funcionarios hacia la organización, a través de una

comunicación clara, directa y transparente que permita

alcanzar los objetivos de la Entidad y los convierta en

multiplicadores y validadores.

Funcionarios de Planta Externa

Mensajes a posicionar

Público Mensajes

Líderes de Opinión, academia, ONG, sector

privado y Gobierno Nacional

El sector de Relaciones Exteriores está cumpliendo con

los objetivos planteados por el Gobierno.

Cuerpo Diplomático Acreditado en

Colombia

El Gobierno Colombiano es un aliado estratégico en la

región.

Despacho del Ministro y Viceministros Se presenta información clara y puntual.

Funcionarios de Planta Interna

Somos tenidos en cuenta y participamos de forma

activa en la gestión del Ministerio y de su Fondo

Rotatorio a través de nuestro trabajo.

Funcionarios de Planta Externa

Somos tenidos en cuenta, participamos en la gestión del

Ministerio y de su Fondo Rotatorio a través de nuestro

trabajo y podemos hacer visible ese trabajo para

nuestros compañeros.






Políticas de comunicación

La comunicación irá siempre alineada con el direccionamiento estratégico del Ministerio y

su Fondo Rotatorio y a los lineamientos establecidos por la Presidencia.

Todo lo relacionado con la comunicación de planta interna y externa, como difusiones,

boletines informativos, piezas comunicativas y campañas de comunicación deberá ser

asesorado y avalado por la Coordinación de Comunicaciones Internas y Externas.

Los medios de comunicación internos serán asesorados y supervisados por la Coordinación

de Comunicaciones Internas y Externas.

La Coordinación de Comunicaciones Internas y Externas es el área encargada de asegurar

que los canales formales de información establecidos se mantengan y haya un

mejoramiento continuo.

Se priorizarán las acciones dirigidas hacia el diseño de estrategias de comunicación en el

momento de eventuales crisis.

Se garantizará el flujo de información como insumo para la oportuna toma de decisiones.

Todo uso de la imagen corporativa deberá ser avalado por la oficina de Comunicaciones

siguiendo los lineamientos de la Guía de Imagen Corporativa.

Las diferentes dependencias serán las encargadas de proporcionar información cuando así

corresponda de acuerdo al tema que se quiera difundir o comunicar.






ESTRATEGIA DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

1. ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN PARA ALCAZAR LOS OBJETIVOS

Contar con una plataforma de medios y servicios prestados por la coordinación para

garantizar el flujo de la información, posicionamiento de mensajes e interacción entre los

públicos y la entidad, con el fin de que cada uno de estos medios y servicios apunte a los

objetivos específicos planteados.

Por lo anterior el conjunto de las acciones acá estipuladas le apuntan directamente a los

objetivos específicos 1, 6 y 7. Así mismo, cada una de las acciones le apunta a diferentes

objetivos específicos como se muestra a continuación:

a. INTRANET- ACCESO A TODA LA PLANTA GLOBAL DEL MINISTERIO Y DE SU FONDO

ROTATORIO.

Herramienta centralizadora de toda la comunicación institucional, que permite el

intercambio de información entre áreas y la participación de las mismas en el

contenido para difundir los avances, actualidad y gestión de la Entidad.

Áreas responsables:

A nivel técnico: Dirección de Sistemas

Información: Planta global del MRE y su Fondo Rotatorio

Publicación, revisión y centralización de la información: Comunicaciones

Destinatarios: Planta interna y externa.

Secciones: Documentos Estratégicos, Directorio, Agenda Ministerial,

Direccionamiento Estratégico, Comunicaciones, Cifras de Gobierno, CIAC, noticias

Gestión Embajadas y Direcciones, entre otros.

Periodicidad: Se actualiza todos los días hábiles.

Objetivos específicos: 2, 3, 4, 5, y 8






b. AGENDA MINISTERIAL

Herramienta creada para promover con anticipación las actividades y gestión del

Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio mes a mes.

Áreas Coordinadoras: Comunicaciones, Despacho Ministro.


Periodicidad: mensual.

Formato: publicación Intranet.

Objetivos específicos: 2 y 5.






c. BOLETÍN SEMANAL

Herramienta de comunicación publicada semanalmente que informa las

actividades y noticias relevantes del Gobierno Nacional.

Área Coordinadora: La información la proveen las distintas Direcciones, Misiones

en el exterior y las diferentes entidades del Gobierno. La oficina de

Comunicaciones realiza la corrección de estilo.

Destinatarios: Planta interna y externa

Formato: correo electrónico.






Objetivos específicos: 2, 3 y 5

d. TEMA DE LA SEMANA

Herramienta de comunicación publicada semanalmente que informa con un

lenguaje sencillo y de forma resumida un tema específico y relevante de la agenda

política y estratégica de Gobierno.

Área Coordinadora: cada semana la Jefatura de Gabinete junto a la Coordinación

de Comunicaciones definen el tema relevante de acuerdo a la agenda ministerial y

con base a esto piden información a las direcciones, Misiones en el exterior y las

diferentes entidades del Gobierno. La oficina de Comunicaciones realiza la

corrección de estilo.


Formato: correo electrónico, intranet y quioscos virtuales.

Objetivos Específicos: 2






e. BOLETÍN DE POLÍTICA EXTERIOR

Herramienta de comunicación mensual que informa sobre la agenda política, los

avances del Ministerio y de su Fondo Rotatorio y el editorial del Canciller.

Área Coordinadora: Coordinación de Comunicaciones con la aprobación del

Despacho del Canciller.

Destinatarios: Líderes de Opinión, academia, ONG, sector privado, Gobierno

Nacional y Planta Interna y Externa.

Formato: correo electrónico, intranet y quioscos virtuales.

Objetivos Específicos: 2, 3, 4 y 5






f. BUZONES INSTITUCIONALES

Institucionalización de los correos corporativos. Las áreas encargadas deben

enviar información relevante para planta interna y/o externa a través de estos

correos:

COMUNICACIONES

[email protected]

DESPACHO CANCILLER:

[email protected]

Objetivos Específicos: 2 y 4



g. GUÍA IDENTIDAD VISUAL

Documento que permite dar a conocer los lineamientos y estandarizar el uso de la

imagen del Ministerio tanto interna como externamente con el fin de mostrar una

imagen unificada de la Cancillería alineada a los lineamientos del Gobierno

Nacional.

Área Coordinadora: Comunicaciones.

Apoyo en la implementación: Despacho, Dirección de Protocolo, Dirección de

Asuntos Culturales, Misiones en el exterior.


mailto:[email protected]







Contenido: Elementos básicos para el uso correcto del logo del Ministerio y sus

principales aplicaciones.

Objetivos específicos: 6 y 7

h. SOLICITUD DE INSUMOS Y PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS PARA VISITAS DE

ALTO NIVEL

Área Coordinadora: Comunicaciónes, Viceministerios, Despacho Canciller.

Apoyo en la realización: Direcciones del Ministerio.

Destinatarios: Despacho del Ministro y Viceministros

Contenido: Información relevante y estratégica para ayuda memoria en reuniones

de alto nivel.

Objetivos Específicos: 2.






i. CIFRAS DE GOBIERNO

Documento informativo en donde se da a conocer de forma clara y concisa los

avances de Gobierno a través de cifras comparativas.

Área Coordinadora: Comunicaciones.

Destinatarios: Destinatarios: Líderes de Opinión, academia, ONG, sector privado,

Gobierno Nacional y Planta Interna y Externa.

Contenido: Cifras económicas, DD.HH y Sociales.







j. DOCUMENTOS ESTRATÉGICOS

Área Coordinadora: Comunicación Interna y Externa, Direcciones del Ministerio.



Contenido: Documentos de actualidad con datos de interés de acuerdo a los

requerimientos realizados a la oficina de Comunicaciones o necesidades propias

del Ministerio y su Fondo Rotatorio.

Objetivos Específicos: 2, 4 y 5

k. PRESENTACIÓN PAÍS

Presentación estratégica de actualidad con información oficial de diferentes

sectores del Gobierno Nacional, que sirve como insumo para los altos Directivos

de Cancillería, Embajada y Consulados.

Área Coordinadora: Comunicación Interna y Externa.



Contenido: biodiversidad, economía, clima empresarial, exportaciones, inversión,

avances en Derechos Humanos y Turismo.







l. APOYO EN EDICIÓN DE DOCUMENTOS

Edición y corrección de estilo de documentos por requerimiento de las direcciones

y misiones, teniendo en cuenta el público al que va dirigido dicho documento con

el fin de que la información quede adecuadamente redactada y sea comprensible

para los públicos objetivos.

Área Coordinadora: Comunicación Interna y Externa.


Contenido: Documentos y presentaciones de las diferentes direcciones del Ministerio.


m. APOYO A ÁREAS Y MISIONES EN EL EXTERIOR DEL MINISTERIO DE RELACIONES

EXTERIORES

El Grupo Interno de Trabajo de Comunicación Interna y Externa apoyará a las

diferentes áreas del Ministerio de Relaciones Exteriores, su Fondo Rotatorio y a

las misiones de Colombia en el exterior en la difusión de información a través de

estrategias de comunicación cuando la información lo amerite y a través de los

siguientes medios:

Correo electrónico [email protected]: se utiliza únicamente para las comunicaciones remitidas por el Despacho de la señora Canciller.

Correo electrónico [email protected]: se envían las comunicaciones solicitadas por las diferentes direcciones de la Cancillería.








Intranet: se publicará información en la sección de noticias y los eventos remitidos por las áreas serán publicados en la sección de Agenda.

Boletín semanal: se publicarán los hechos noticiosos remitidos por las direcciones o misiones en el exterior.

Diseño de piezas gráficas

Dentro de las estrategias de difusión podrán incluirse diferentes medios y

actividades que no están incluidas en este Plan de Comunicaciones por cuanto en

ese caso se hará cargo de la ejecución el área que realizó el requerimiento de

difusión.

Objetivos Específicos: 2,3, 4, 5 y 6

n. APOYO EN EL FORTALECIMIENTO DE LA COMUNICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL

DE GESTION MECI CALIDAD

Con la orientación técnica de la Oficina Asesora de Planeación, el Grupo Interno de

Trabajo de Comunicación Interna y Externa apoyará la difusión y socialización de

los temas que por solicitud de la alta dirección deban ser informados a la planta

interna de la entidad relacionados con la eficacia, eficiencia y efectividad del

Sistema Integral de Gestión y la mejora continua de los procesos.

Objetivos Específicos: 2, 3, 4, 5 y 8

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