PLAN DE GESTION INSTITUCIONAL DE LA PRESIDENCIA DE LA

PLAN DE GESTION INSTITUCIONAL

DE LA

PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

PGIP

2008-2011

Secretaría General

Documento elaborado desde la Secretaría General de la Presidencia , el cual contó con la valiosa colaboración de varios funcionarios y servidores de las diferentes áreas de la Presidencia de la República, cuyos conceptos y criterios han sido incorporados en el documento. Queda prohibida la referencia o uso de este documento sin la correspondiente autorización y referencia.

PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR

JULIO 2008

INDICE

1.- ANTECEDENTES

2.- PLAN DE GESTION INSTITUCIONAL

2.1.- Planificación Estratégica

I. Misión

II. Visión

III. Pasión

IV. Objetivos Generales

V. Objetivos Específicos

VI. Actividades, Metas e Indicadores

2.2.- Programación Financiera

I. Ejecución Presupuestaria 2007

II. Evaluación presupuestaria 2008

III. Proforma presupuestaria 2009

IV. Dimensionamiento de proyectos estratégicos

3.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.- ANEXOS

Anexo 01 DATOS DEL TALLER: Fecha, lugar y participantes

Anexo 02 PROPUESTA DEL TALLER DE PLANIFICACION ESTRATEGICA DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

1. Antecedentes

Las condiciones en las que se desarrolló la política nacional desde el retorno a la democracia, ha provocado que la institucionalidad de la Presidencia de la República se vea regular y cíclicamente expuesta a cambios de estilos, visiones y concepciones sobre lo que tiene que ser o hacer la casa de gobierno, la ausencia de continuidad y permanencia de los principales actores, dio cabida y formalizando una subcultura organizacional donde tanto medios como fines solo podían caber en el corto plazo. El paradigma dominante fue entonces, la falta de planificación, programación y control, la gestión se limito a la observancia de las normas contables o de control.

Es así que la Secretaría General de la Presidencia de la República, en lo posterior SGP, no ha logrado evidenciar la existencia o ejecución de un ejercicio de planificación estratégica, en el que se hayan definido de forma clara y consistente las estrategias, políticas y programas que deberían haber apodo la gestión de los Presidentes de la República; con este antecedente la SGP1 responsable entre otros de dirigir la marcha administrativa así como de coordinar la eficiente y oportuna ejecución de las políticas internas de la Presidencia de la República, ha visto la necesidad de originar un documento denominado Plan de Gestión Institucional de la Presidencia PGIP, en el cual se consideren dos elementos fundamentales de una administración gerencial: (i) la planificación estratégica; y, (ii) la programación y/o planificación financiera, ambos en concordancia principalmente con el Plan de Gobierno y el Plan Nacional de Desarrollo, directrices propuestas por el señor Doctor Rafael Correa Delgado, Presidente Constitucional de la República.

Para arribar al Plan estratégico, se realizó un taller, el cual contó con la tutoría metodológica de la SENPLADES2, y la participaron de autoridades y/o sus delegados de las diferentes unidades funcionales de la Presidencia de la República.3 Los resultados del taller fueron revisados y ajustados con observaciones y criterios de los asistentes, con los cuales se originaron los lineamientos fundamentales del Plan Estratégico de la Presidencia de la República 2008 - 2011, el cual fue complementado con los Planes Anuales Operativos (POAs) de las unidades administrativas de la Presidencia de la República.

Se considera de vital importancia que el Plan de Gestión Institucional de la Presidencia PGIP sea sometido a consideración del Señor Presidente de la República, así como de los otros dos Señores Secretarios Generales, a fin de arribar finalmente a un documento que se constituya en el marco de gestión institucional.

1 Decreto Ejecutivo No.686, del 18 de octubre del 2007 2 Secretaria Nacional de Planificación de Desarrollo. 3 No fue posible contar con la participación de los funcionarios de la Secretaría General Jurídica.

2. Plan de Gestión Institucional

Para el periodo presidencial que nos ocupa4, se propone la conceptualización de los tres argumentos fundamentales de todo ente u organización, estos son: (i) Misión, entendida como “aquello que expone el por qué de la existencia de la organización y el qué debe hacer”5; (ii) Visión, lo que la organización pretende llegar a ser en función del cumplimiento de su Misión; y, (iii) los Objetivos Generales y Específicos; todos estos dentro del marco de lo que determinan principalmente la Constitución Política del Estado, el Estatuto del Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva y los objetivos planteados dentro del Plan Nacional de Desarrollo.

2.1 Planificación Estratégica

A continuación se presentan los conceptos a los que se llegaron:

I. M I S I O N:

Somos la primera entidad de la Administración Pública Central, responsable de viabilizar el ejercicio de gobierno y la Administración Pública a cargo del Presidente de la República, principal autoridad de la Función Ejecutiva de manera de lograr el bien común de los mandantes.6

II. V I S I O N:

Seremos la entidad facilitadora de la gestión del Presidente de la República, caracterizada por una administración transparente, eficaz, y sostenible, lo que nos permitirá consolidarnos como un referente de las instituciones púbicas.

III. P A S I O N:

Una Patria altiva y soberana

IV. OBJETIVOS GENERALES

Inicialmente producto del taller se determinaron solo tres objetivos generales; los dos primeros que corresponden a la SGAP & C como la unidad con procesos generadores de valor y otro a cargo de la SGP como área fundamentalmente de apoyo; posteriormente se vio la necesidad de considerar un objetivo adicional a cargo de la SGJ, aunque haya sido de manera inferida.3

4 2008-2010 5 Hill & Jones (Administración Estratégica, pág. 10) 6 Sobre la base de las siguientes consideraciones legales:

- El art. 10 del Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva establece que todos los órganos y autoridades de la Administración Pública Central que conforman la Función Ejecutiva se hallan sometidos a la jerarquía del Presidente de la República y a la de los respectivos Ministros de Estado.

- El art. 164 de la Constitución Política establece que el Presidente de la República ejercerá la Función Ejecutiva, será jefe del Estado y del gobierno, y responsable de la administración pública.

- Dentro del Plan Nacional de Desarrollo, se define como el objetivo No. 12 el “ Reformar el Estado para el bienestar colectivo”.

Los objetivos generales de la Presidencia de la República son:

1. Mejorar la coordinación y aplicación de las políticas emanadas por el Presidente de la República con las entidades del sector público ;

2. Mantener informada a la ciudadanía de la ejecución de los proyectos de interés nacional priorizados por el Presidente de la República7;

3. Originar, revisar e instrumentar criterios legales, normas ,reglamentos para las Instituciones del Gobierno Central, de manera de garantizar su seguridad jurídica así como la de la gestión del Presidente de la República.8; y,

4. Alcanzar y mantener un nivel de gestión funcional y operativa, que sea eficiente y oportuno, para soportar la gestión de la Presidencia de la República.

Cada uno de los Objetivos Generales expuestos, son integrados en sí mismos por Objetivos Específicos o Estratégicos, los que sobre una base de actividades o acciones determinadas, deben concretarse en metas o logros. Estas metas son cuantificables o medibles según su ámbito de acción, y monitoreadas y evaluadas vía indicadores que, según su naturaleza, aporten información para la tomar decisiones.

7 Art.15 ERJAFE literal b) Coordinar la eficiente y oportuna ejecución de los proyectos de interés nacional que

sean considerados prioritarios por el Presidente de la República. 8 Propuesta de la función principal del Estatuto Orgánico por procesos realizado por SENRES

PLAN DE GESTION INSTITUCIONAL 2008-2011


V. OBJETIVOS ESPECIFICOS

A continuación se presenta un esquema de objetivos específicos, para cada objetivo general y por área de gestión, en función de las 3 Secretarías Generales de la Presidencia.

Cuadro No.1 Esquema de Objetivos generales y específicos de las tres Secretarías Generales

AREA DE GESTION OBJETIVO GENERAL OBJETIVO ESPECIFICO

Secretaría General de la Administración Pública y Comunicación

OG 1 Mejorar la coordinación y aplicación de las políticas emanadas por el Presidente de la República con las entidades del sector público.

OE 1 Generar las herramientas normativo-administrativas para llegar a una gestión eficiente de coordinación y Gestión del cumplimiento de las actividades de la función ejecutiva

OG 2 Mantener informada a la ciudadanía de la ejecución de los proyectos de interés nacional priorizados por el Presidente de la República.

OE 2 Promover un modelo comunicacional eficiente y oportuno que garantice la cabal cobertura y difusión de hechos prevalecidos por el Presidente de la República.

Secretaría General Jurídica

OG 3 Originar, revisar e instrumentar criterios legales, normas y reglamentos para las Instituciones del Gobierno Central, de manera de garantizar su seguridad jurídica así como a la gestión del Presidente de la República.

OE 3 Asesorar en la elaboración de proyectos de carácter legal para facilitar la Gestión del Presidente y de la Presidencia de la República.

Secretaría General de la Presidencia

OG 4 Alcanzar y mantener un nivel de servicio funcional y operativo , que sea eficiente y oportuno, para satisfacer la gestión de la Presidencia de la República

OE 4.1 Lograr una estructura organizacional dinámica e inteligente

OE 4.2 Administrar con eficiencia los recursos de la Presidencia

OE 4.3 Disponer de una normativa clara que ayude a viabilizar de manera funcional y operacional la gestión de la Presidencia de la República

OE 4.4 Establecer un sistema de evaluación y monitoreo de la gestión



VI. ACTIVIDADES, METAS & INDICADORES

A fin de cumplir con los objetivos definidos, se ha determinado para cada uno de estos, actividades o acciones a implementarse, así como las metas con sus respectivos indicadores de avance o cumplimiento.

Esta secuencia lógica se expresa en el siguiente cuadro para cada una de las Secretaría Generales.

Cuadro No.2 Planificación Gerencial de la Secretaría General de la Administración Pública y Comunicación SGAP&C

Objetivo Específico

Actividades/estrategias

Metas

Indicadores

OE 1 Generar las herramientas para apoyar el cumplimiento de las actividades de la función ejecutiva

A 1.1 Establecer un enlace para evaluar las acciones entre la Presidencia y las entidades del sector público.

M 1.1 Cumplir el 100% de las políticas establecidas por el Presidente para el año 2009.

N 1.1 Porcentaje de políticas cumplidas en los plazos establecidos.

A 1.2 Elaborar modelos y/o esquemas de funcionamiento con la administración pública.

M 1.2 Contar con un documento de modelos y esquemas de funcionamiento para el año 2009.

N 1.2 Documento aprobado, sobre un modelo y esquema de funcionamiento con el sector público.

OE 2 Promover un modelo comunicacional eficiente y eficaz que garantice la cabal cobertura y difusión de hechos prevalecidos por el Presidente de la República.

A 2.1. Establecer políticas comunicacionales para las diferentes actividades y proyectos ejecutados o a ejecutarse en la Administración Pública.

M 2.1. Incrementar al menos en el 40% la efectividad de las informaciones a la ciudadanía.

N 2.1 Porcentaje en la medición del cumplimiento de efectividad (en base a encuestas).

A 2.2 Proporcionar elementos de juicio e insumos de planificación, con suficiente fundamento informativo y de análisis político comunicacional.

M 2.2 Incrementar al menos 30% las vocerías desde el gobierno y hacia la comunidad y medios de comunicación.

N 2.2 Número de notas a favor reflejadas en monitoreo de medios y magnitud de la cobertura mediática.

Cuadro No. 3 Planificación Gerencial de la Secretaría General Jurídica SGJ

Objetivo Específico Actividades/estrategias Metas Indicadores

OE 3 Asesorar en la elaboración de proyectos de carácter legal para facilitar la Gestión del Presidente y de la Presidencia de la República.

A 3 Elaboración y asesoramiento de leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, resoluciones, normas, contratos y convenios

M 3 Mejorar en un 70% la elaboración y asesoramiento en el tiempo de cumplimiento en su elaboración

N 3 Número de leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, resoluciones, normas, contratos y convenios asesorados

Cabe señalar que la planificación gerencial de la SGJ, que el documento exhibe no conto con la posición de sus funcionarios, resultará imprescindible ajustarla y redefinir a la luz de los actores e involucrados, aunque los procesos participativos siempre son más generosos y consecuentes con la planificación institucional.

Cuadro No. 4



Planificación Gerencial de la Secretaría General de la Presidencia de la República SGP

Objetivo Específico Actividades/estrategias Metas Indicadores

OE 4.1 Lograr una estructura organizacional dinámica e inteligente

A 4.1.1 Elaborar el Estatuto Orgánico por Procesos de la Presidencia

M 4.1.1 Contar con el Estatuto concluido el 15 de julio del 2008

N 4.1.1 Estatuto Orgánico elaborado y aprobado

A 4.1.2 Elaborar el Manual de Procedimientos y Procesos administrativos y operativos.

M 4.1.2 Contar con el Manual de Procesos y Procedimientos el 15 de julio del 2008.

N 4.1.2 Manual de Procesos y Procedimientos elaborado y aprobado.

A 4.1.3 Elaborar el Manual de clasificación de puestos

M 4.1.3 Contar con el Manual de clasificación de puestos

N 4.1.3 Manual de clasificación de puestos elaborado y aprobado.

OE 4.2 Administrar con eficiencia los Recursos de la Presidencia

A 4.2.1 Definir políticas para la administración de recursos humanos

M 4.2.1 Contar con políticas definidas de recursos humanos hasta fines del 2008

N 4.2.1 Políticas de recursos humanos aprobadas y socializadas.

A 4.2.2 Definir políticas de manejo de fondos

M 4.2.2 Contar con políticas de gasto hasta fines del 2008

N 4.2.2 Políticas de gasto implementadas

A 4.2.3 Establecer formatos que permitan un manejo eficiente de recursos

M 4.2.3 Contar con un 100% de formatos

N 4.2.3 Número de formatos normalizados establecidos

A 4.2.4 Elaborar el Proyecto de Rehabilitación y Adecuación del Edificio El Comercio

M 4.2.4 Construcción y readecuación del 100% edificio del Comercio

N 4.2.4 Avance de obras según especificaciones del contrato

A 4.2.5 Mejoramiento y cambio del Parque Automotor

M 4.2.5 Cambiar el 60% del parque automotriz

N 4.2.5 Vehículos nuevos/ total parque automotor

A 4.2.6 Fortalecer la infraestructura y plataforma informática.

M 4.2.6 en un 80% el sistema de red de tecnológica

N 4.2.6 % avance de las tecnologías de la información y comunicación

A 4.2.7 Implementar un Plan de seguridad integral

M 4.2.7 Ejecutar la primera fase del Plan de seguridad.

N 4.2.7 % de implementación del Plan de seguridad

OE 4.3 Disponer de una normativa clara que ayude a viabilizar de manera funcional y operacional la gestión de la Presidencia de la República

A 4.3.1 Elaborar un Manual de imagen Corporativa

M 4.3.1 Realizar un Plan de Imagen Corporativa

N 4.3.1. Implementar manual corporativo

A 4.3.2 Elaborar los instructivos necesarios para la mejor operatividad de los procesos

M 4.3.2 Elaborar un 50% de instructivos respecto a los ya existentes

N 4.3.2. Número de instructivos aprobados y actualizados

A 4.3.3 Elaborar el Manual de Clasificación y Valoración de Puestos

M 4.3.3 contar con un manual de clasificación y valoración de puestos

N 4.3.3 Aprobación manual de clasificación de puestos

A 4.3.4 Elaborar planes de capacitación

M 4.3.4 Capacitar al me-nos al 80% del personal

N 4.3.4 Número de personas capacitadas

OE 4.4 Establecer un sistema de evaluación y monitoreo de la gestión

A 4.4.1 Definir e implementar el Sistema Integrado de Recursos Humanos

M 4.4.1 Desarrollar el 100% del Software de Talento Humano

N 4.4.1 Validación de los subsistemas automatizados

A 4.4.2 Análisis de recursos mediante reportes e informes

M 4.4.2 Análisis del 100% de reportes

N 4.4.2 Número de reportes e informes

2.2 Programación Financiera



Esta parte del documento le corresponde presentar el dimensionamiento y uso de los recursos financieros utilizados entre los ejercicios económicos 2007 y 2009, reflejando entre otras, las variables y acciones que conforman tanto a la ejecución presupuestaria del 2007 en comparación con la del año 2006, la evaluación presupuestaria del 2008, para finalizar con la proyección de la proforma presupuestaria para el ejercicio económico del 2009.9

I. EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA 2007

En el 2006 la Presidencia de la República finalizó su ejecución presupuestaria con un monto de USD 23,9 millones; por su parte en el año 2007 el presupuesto institucional alcanzó una ejecución de USD 22,3 millones. A continuación se presenta la estructura de la ejecución presupuestaria de los años 2006 y 2007.

CUADRO No. 5

EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007

GRUPO DE GASTO 2006 % DE EJECUCIÓN 2007 % DE EJECUCIÓN

a.) Gastos en Personal 6.804.517,25 28% 5.941.549,73 28%

b.) Gasto Corriente 16.730.806,37 70% 16.180.453,80 71%

c.) Gasto de Inversión 452.228,33 2% 742.358,44 1%

T O T A L : 23.987.551,95 100% 22.257.361,97 100%

Fuente: Cédula Presupuestaria del Sistema Integrado de Gestión Financiera SIGEF Institucional

Como se observa la composición del gasto es similar para los dos años en análisis; a continuación se presenta una breve descripción de cada uno de los gastos del 2007.

a.) Gasto de Personal:

La participación del rubro gastos en personal en relación al total del gasto fue igual para los dos años comparados, esto es 28%; en el año 2007 se experimenta una reducción de alrededor de USD 860.000 con respecto al 2006, a pesar de que en el 2007 se crearon 5 Ministerios

9 CICLO PRESUPUESTARIO.- Conjunto de fases o etapas (programación, ejecución, control y evaluación) por

las que discurre el presupuesto. Proceso continuo, dinámico y flexible mediante el cual se programa, ejecuta, controla y evalúa la actividad financiera y presupuestaria de las entidades del sector público. PROGRAMACION FINANCIERA.- Es la definición del presupuesto institucional sobre la base de los planes operativos anuales, alineados con la planificación estratégica. EJECUCION PRESUPUESTARIA- Proceso de aplicación de normas presupuestarias respecto del presupuesto asignado en el correspondiente ejercicio económico. EVALUACION PRESUPUESTARIA.- Es un proceso técnico, administrativo y contable, mediante el cual se verifican y comparan los resultados con los objetivos y metas definidos en la planificación anual, y la asignación aprobada en cada una de las partidas que conforman el presupuesto anual. Esta evaluación puede ser mensual trimestral o anual.



Coordinadores10 y la Subsecretaría de Informática como entes dependientes de la Presidencia de la República, esta situación se explica por cuanto:

(i) la mayoría de los Ministerios Coordinadores se crearon y empezaron a funcionar en el último bimestre del 2007 y con un mínimo de funcionarios o servidores;

(ii) en el mes de junio de 2007 SENPLADES obtuvo su autonomía administrativa y financiera lo que significó una reducción de alrededor de USD 400.000, y;

(iii) las remuneraciones para el personal a contrato y nombramiento sufrieron una reducción del orden del 53% frente a los montos del 200611.

CUADRO No. 6 VARIACION DEL PERSONAL 2006-2007

REGIMENES LABORALES 2006 2007 DIFERENCIA % DE

VARIACION Nombramientos 307 206 -101 -33% Contratos de Servicios Ocasionales 138 204

66 48%

T O T A L : 445 410 -35 -8%

Fuente: Unidad de Administración de Recursos Humanos

b.) Gasto Corriente:

En lo que corresponde a este grupo de gasto, las partidas que sufrieron mayores variaciones fueron:

(i) los gastos por viáticos que se incrementaron en un 42% en comparación al 2006 , pasando de USD 2.6 millones a USD 3,7 millones, como resultado de la dinámica de desplazamientos, reuniones, visitas, implementación de gabinetes itinerantes, cadenas radiales semanales, dentro del marco de una política de gobierno de mayor acercamiento a los mandantes; y,

(ii) los gastos de Difusión, Información y Publicidad experimentaron una reducción aparente del orden del 46% en el 2007,ya que efectivamente se erogaron solo USD 6,1 millones aunque la contratación total llego a los USD 8 millones, la diferencia se canceló en el año 2008, con lo cual se tendría una reducción efectiva del 29%.

c.) Gastos de Inversión:

Los gastos de inversión se vieron incrementados como producto de la renovación de una parte del parque automotor y la ejecución de varias adecuaciones físicas y tecnológicas principalmente en el Despacho Presidencial.

CUADRO No. 7 DETALLE DE GASTOS EN INVERSIÓN

10 Ministerio Coordinador de: (i) la Producción, (ii) de Política Económica, (iii) Política , (iv) Seguridad Interna y

Externa ; y, (v) Patrimonio Natural y Cultural. 11 Decreto Ejecutivo No. 3 de 15 de enero de 2007



CONCEPTO MONTO %

Vehículos 70.000,00 9%

Equipos y sistemas informáticos 247.300,84 34%

Obras de Infraestructura 425.000,00 57%

T O T A L : 742.300,84 100%

Con estos antecedentes, se puede concluir que durante el año 2007 ya se pudo evidenciar otra visión en torno a la calidad del gasto, y donde se priorizó la creación de los Ministerios Coordinadores, como elementos de interacción y coordinación entre el Presidente y los Ministerios de línea, los que junto a la SENPLADES y la SGAP&C como encargados de la planificación del largo y corto plazo respectivamente, conforman la nueva estructura de gobierno.

II. EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA 2008

La proforma presupuestaria del año 2008 se originó dando cumplimiento a las directrices establecidas para la formulación del Presupuesto General del Estado emitidas por el Ministerio de Finanzas12, el presupuesto tuvo una asignación inicial de 26,8 millones, los que al 30 de junio de 2008 tiene un codificado de USD 21,8 millones por la disminución de USD 5 millones que fueron asignados para el funcionamiento de la Asamblea Nacional Constituyente.

CUADRO No. 8 EJECUCION PRESUPUESTARIA AL 30 DE JUNIO DEL 2008

GRUPO DE GASTO Presupuesto vigente 2008

% de Participación

Ejecutado al 30 de junio de 2008

% De Ejecución

a.) Gastos en Personal 6.769.294,34 27% 3.906.583,35 58% b.) Gasto Corriente 13.055.856,56 65% 9.526.788,04 61% c.) Gasto de Inversión 1.944.750,00 8% 560.624,71 41%

T O T A L : 21.769.900,90 100% 13.993.996,10 56,73 Fuente: Módulo Gerencial del Sistema Integrado de Gestión Financiera e-SIGEF

Como se observa, el porcentaje de ejecución en el primer semestre es del orden del 57%, destacándose principalmente:

a.) Los gastos de personal con respecto al año 2007 (USD $ 5,9 millones de dólares) se verán incrementados en alrededor de un 16%, esto debido fundamentalmente a que en el 2008 se están llenando las plantillas de los distributivos de los Ministerios Coordinadores. (Ver cuadro No.8 y 9);

b.) Los gastos corrientes por su parte tienen el nivel más alto de ejecución (61%), del cual

el correspondiente a Difusión, información y publicidad de la gestión del Gobierno Nacional representa el 47 %.;y,

12 El Ministerio de Finanzas tomará como techo máximo referencial los montos definidos por esa institución,

los que guardarán concordancia con el crecimiento del gasto en los términos establecidos en la LOREYTF.



c.) Los gastos de inversión se han ejecutado en un 41%, como producto de la renovación

de los equipos informáticos y la adecuación de los espacios físicos. CUADRO No. 9 VARIACION DEL PERSONAL 2007 – 2008

ITEMS 2007 2008 DIFERENCIA VARIACION

Nombramientos 206 412 206 100%

Contratos de Servicios Ocasionales 204 292 88 43%

T O T A L : 410 704 294 72% Fuente: Unidad de Administración de Recursos Humanos

La proyección del gasto institucional al 31 de diciembre de 2008, tomando en cuenta los requerimientos de las diferentes áreas de la Presidencia, llegaría a los USD 30,7 millones, generándose una diferencia de alrededor de los USD 8 millones, básicamente provocada por:

(i) aumento de la masa salarial en un valor estimado de USD 2,4 millones, producido por la modificación de la Escala de Remuneraciones de los catorce grados;

(ii) el nivel de gasto generado para la difusión de los planes y acciones del Gobierno Nacional, por un valor aproximado de USD 5,4 millones; y,

(iii) la ejecución de estudios necesarios para el desarrollo de los macro proyectos que la Institución prevé iniciar en el 2009, por el orden de los USD 200.000, mismos que serían efectuados entre el segundo y tercer cuatrimestre de este año.

Para cubrir este desfase presupuestario ya se han iniciado los contactos y gestiones necesarias ante el Ministerio de Finanzas, esperando que éste sea cubierto a finales del segundo cuatrimestre. Adicionalmente existe un valor pendiente de pago a las Fuerzas Armadas por USD 1,6 millones por concepto de traslados al señor Presidente de la República dentro del territorio nacional por los años 2007 y 2008.



III. PROFORMA PRESUPUESTARIA 2009

La proforma presupuestaria de la Presidencia para el año 2009 fue enviada al Ministerio de Finanzas13 por un valor inicial de USD 16,8 millones, aplicando las directrices presupuestarias que establecen que se tomarán como techo máximo referencial los montos definidos por esa institución, exceptuándose los gastos en personal, los mismos que son migrados de la nómina institucional del año 2008 por un valor de USD 5,8 millones, dando un total de USD 22,6 millones.

Debido a ejecución de los proyectos considerados en la planificación gerencial de las tres Secretarías Generales14, se esperaría tener un desfase de alrededor de USD 2,5 millones, los cuales serán requeridos oportunamente. A continuación se detallan los montos requeridos por cada una las Secretarías Generales de la Presidencia de la República para el 2009:

CUADRO No. 10 MONTO REQUERIDO POR SECRETARÍA GENERAL

UNIDAD MONTO


8.800.000,00

Secretaría General Jurídica 1.000.000,00

Secretaría General de la Presidencia 9.594.918,30

T O T A L : 19.394.918,30

Fuente: Planes Operativos Anuales

Cabe señalar que dentro de los requerimientos de SGAP&C, la totalidad de los USD 8,8 millones se utilizarían en Difusión, Información y Publicidad, dentro de la política de comunicación del Gobierno Nacional. El siguiente cuadro detalla los proyectos que se ejecutarían en el 2009. CUADRO No. 11 MACRO PROYECTOS PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

2009 – 2010

UNIDAD SOLICITANTE PROYECTO OBJETIVO MONTO PORCENTAJE


Plan de Comunicación Integral

Difundir las acciones y programas del Gobierno Nacional

8.800.000,00 45%

13 Oficio No. 2008-JF-PR-O-44 de 30 de junio de 2008 suscrito por el Secretario General de la Presidencia de

la República, dirigido a la Subsecretaría de Presupuesto del Ministerio de Finanzas. 14 Solicitado mediante Oficio No. 2008JF-PR-04 de 20 de junio de 2008.




Readecuación Edificio el Comercio y Palacio de Carondelet

Alcanzar y mantener un nivel de servicio funcional y operativo eficiente y oportuno para satisfacer la gestión de la Presidencia de la República

2.500.000,00 13%

500.000,00 3% Renovación Parque Automotor

Secretaría General Jurídica Consultorías e Investigaciones Especializadas

Brindar servicios de carácter jurídico y legal brindando seguridad jurídica al Presidente de la República y demás instancias administrativas

1.000.000,00 5%

Casa Militar Proyecto de Seguridad

Disponer de los medios necesarios para la protección del Primer Mandatario, familiares y autoridades del Palacio de Carondelet

4.502.918,30 23%

Unidad Tecnológica

Implementación y Fortalecimiento de la infraestructura tecnológica del Complejo de Carondelet

Mejorar la eficiencia y seguridad de los sistemas informáticos con el fin de dar cumplimiento a los planes de desarrollo tecnológicos de la Presidencia de la República

2.074.000,00 11%

Unidad Cultural

Investigación especializada sobre la Historia de los Presidentes

Dotar a la institución de información histórica con el fin de poder dar mejor información a los visitantes del Museo de Carondelet

18.000,00 0%

T O T A L : 19.394.918,30 100%

Fuente: Planes Operativos Anuales

3. Conclusiones

1) EL Plan de Gestión Institucional de la Presidencia de la República expuesto es producto de una definición consensuada de criterios y conceptos que permitieron formular el Plan Estratégico Institucional 2007 -2011 y la Programación Financiera hasta el año 2009; la participación de los diversos



actores e involucrados responsables de las áreas de gestión de la Presidencia, legitiman su contenido; sin embargo, es fundamental que sea sometido a revisión y análisis de parte del Sr. Presidente de la República.

2) Una vez ajustado el PGI de la Presidencia de la República, se iniciará una etapa de difusión e instrucción que permita comunicar de manera eficaz su contenido, a fin de iniciar la implementación de un proceso de control estratégico, con el propósito de escoger las mejores vías para lograr que tanto los funcionarios y servidores, como los recursos financieros y materiales de la Presidencia, se enfoquen en alcanzar las metas y los objetivos señalados en el Plan Estratégico.

3) Existen proyectos de infraestructura que son trascendentales para la Presidencia de la República y que deben ejecutarse con rigurosidad, tal es el caso de las readecuaciones de las instalaciones del Complejo Carondelet y la implementación del Plan Integral de de Seguridad de la Presidencia, pues su ejecución debe modificar de manera sustancial el nivel de gestión y operación de la Presidencia.

4) Adicionalmente a la implementación de los proyectos antes referidos, se ha iniciado un proceso de normalización dentro de la Presidencia, el cual tiene por objeto contar con las normas , estudios y reglamentos que permitan una gestión efectiva; es así como se está presentando para su aprobación los siguientes documentos: (i) Estatuto orgánico de gestión organizacional por procesos; (ii) Manual de Procesos y procedimientos; y, (iii) Manual de clasificación de puestos, todos documentos necesarios para un gerenciamiento eficaz y que son la base técnica para la aplicación de los subsistemas de administración del talento humano de la Presidencia de la República.



4. Anexos



ANEXO Nº 01.

TALLER DE PLANIFICACION ESTRATEGICA

FECHA: 12 de junio de 2008

LUGAR: Melrose Plaza Suites Hotel (Quito)

PARTICIPANTES:

AREA No NOMBRE CARGO

Secretaría General de la Administración Pública

1 Ab. Pedro Solines Chacón

Subsecretario General de Comunicación

2 Ing. Andrés Encalada

Subsecretario Organización, Métodos y Control

3 Sr. Roberto Puga

Subsecretario de Imagen Promoción y Publicidad

4 Lic. Carolina Espinosa Subsecretaria de Comunicación (E)

5 Eco. Juan Carlos Herrera SIGOB

6 Ing. Mario Albuja

Subsecretario de Informática

7 Ing. Jorge Pinto Asesor Subsecretaría de O. M. y C.


8 Ing. Diego Jaramillo Secretario General de la Presidencia

9 Eco. Guillermo Carpio Subsecretario General

10 Ab. Hugo Orellana Coordinador Financiero

11 Sra. Jackeline Flores Jefe Unidad de Cultura

12 Ing. Rafael Iturralde Coordinador de Sistemas y Tecnología

13 Ma. Augusta Jácome Jefe de Residencia

14 Dr. Luis Avalos Coordinador de Talento Humano



AREA No NOMBRE CARGO

Apoyo de Sistemas 15 Ing. David Mera

Despacho 16 Pamela Martínez Representación de Asesores

17 Ing. Ana Bernal Despacho

Casa Militar

18 Contralmirante Jorge Gross Jefe Casa Militar

19 Ing. Lucía Becerra Profesional de Casa Militar

Coordinación Diplomática 20 Dr. Lautaro Pozo Coordinación Diplomática

SENRES 21 Ing. Faira Medina Analista de SENRES

SENPLADES 22 Eco. Rodrigo Rodriguez Facilitador SENPLADES

S. G. Presidencia 23 Ing. Patricio Guerrero Asesor S.G.Presidencia (Coordinador Evento)

NOTAS:

• No se contó con representantes de la Secretaría General Jurídica.

• Dentro del taller, se trabajó en la definición de la Misión, Visión y Objetivos Estratégicos.

• Cada una de las áreas participantes se comprometió a completar sus bases estratégicas, así como realizar cambios de estructura logrados en el taller, por lo que se solicitó entregar, en la Secretaría General de la Presidencia, los aportes solicitados hasta las 16 horas del día miércoles 18 de junio.



ANEXO Nº 02

PROPUESTA DEL TALLER DE PLANIFICACION ESTRATEGICA DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

Es así como en fecha 12 de junio de 2008 en el hotel Melrose Plaza Suites, en horario de 9hoo hasta las 17 horas se realizó el taller en mención (se adjunta en Anexo 01 la lista de los participantes). En la primera parte de este taller se identificaron elementos internos y externos, sus situaciones positivas y negativas. Como resultado de éste diagnóstico se determinaron los siguientes aspectos que se detalla a continuación:

Fortalezas:

• Profesionalismo de los elementos en seguridad

• Grado de injerencia política del Presidente de la República

• El personal de carrera de la presidencia tiene capacidad de adaptación a los nuevos gobiernos

• Las autoridades de la presidencia tienen una muy buena preparación

• Los valores cívicos, políticos, éticos de la PR

• Fuerte liderazgo en valores • Los valores éticos de la administración de

la PR • Compromiso de los equipos con la política

del Presidente • Apoyo a los procesos de transparencia • Tener un mayor nivel de injerencia en las

asignaciones de recursos • Un entorno internacional positivo

(gobiernos afines) • Myor presencia internacional en el

mundo

Oportunidades:

• Renovar y restablecer la credibilidad en los entes de gobierno

• Ser gestores del cambio • Empoderamiento de los equipos de

gobierno de los principios de la revolución ciudadana

• Ajustes a las normativas a través de la asamblea constituyente

• Entorno político favorable • Revertir la posición negativa de la

sociedad civil • Nueva forma de gestión • Buzones de la SENRES en la entrada

principal de los edificios

Debilidades:

• Insuficiente política de comunicación de la PR a la ciudadanía (medios, formas, palabras) para comunicar lo que hacemos.

Amenazas:

• Postura negativa de los medios de comunicación

• Que la gestión administrativa permanezca en al centro de la ciudad

• Inadecuada ubicación geográfica de la



parte administrativa.

Trabajo en Equipo.- Se definieron tres grupos a fin de establecer la Visón, Misión, objetivos generales y específicos, estrategias, metas e indicadores, logrando los siguientes resultados:

VISION.- Llegar a ser una organización modelo en gestión gubernamental, eficiente, eficaz y transparente para coadyuvar a la gestión del presidente de la república

MISION.- Somos una organización del estado responsable de viabilizar el ejercicio del gobierno a cargo del representante de la función ejecutiva y su interrelación con los mandantes.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS:

Objetivo General Objetivo Especifico Actividad/estrategia Metas Indicadores

1. Mejorar la coordinación y gestión de las políticas emanadas por el Presidente con las entidades del sector público

Nombramiento de una persona de enlace entre la Presidencia y las entidades del sector público.

Cumplir el 100% de las políticas establecidas por el Presidente.

Porcentaje de políticas cumplidas en los plazos establecidos

Generar las herramientas normativo administrativas para llegar a una gestión eficiente de la Presidencia

Elaboración de modelos y/o esquemas de funcionamiento con la administración pública

2. Mantener informada a la ciudadanía de las actividades que realiza la Presidencia.

Promover un modelo comunicacional eficiente que garantice la cabal cobertura y difusión de los hechos que se generen desde la Presidencia.

Establecimiento de políticas comunicaciona-les para las diferentes acti-vidades que se desarrollan desde el Palacio.

Incrementar en al menos el 20% número de informaciones a la ciudadanía

Número de monitoreos de medios y encuestas que avalicen las actividades que se van desarrollando.



3. Alcanzar y mantener una eficiente organización institucional que permite satisfacer las necesidades internas y externas

Disponer de una estructura

organizacional dinámica

Elaborar el Estatuto Organizacional de la Presidencia (orgánico funcional, procesos, productos, y atribuciones y responsabilidades de cada unidad

Elaborar el Manual de Procedimientos y Procesos e implementarlo, automatizando y simplificándolos

Elaborar el Manual de Funciones y Clasificación de Puestos

Diseñar e implementar el Sistema de Administración de Recursos Humanos

4. Contar con una estructura de Recursos eficiente

Disponer de políticas claras que optimicen el uso de los recursos

Elaborar los instructivos necesarios para la mejor operatividad de los diferentes procesos

Mejorar y mantener las condiciones de funcionamiento y operatividad

Elaborar el Proyecto de Rehabilitación y Adecuación del Edificio El Comercio

Mejoramiento del Parque Automotor

Mejorar la plataforma informática con tecnología de punta



5. Crear identidad y empoderamiento

institucional

Implementar un Plan de Imagen

Corporativa

Elaborar un Proyecto de Cultura Organizacional

Elaborar el Manual de Imagen Corporativa

Diseñar e implementar una estrategia de servicio basada en calidad y mejoramiento continuo

Documents

PLAN DE GESTION INSTITUCIONAL DE LA PRESIDENCIA DE LA