Plan de Marketing - Sitio Web del IMSSimss.gob.mx/sites/all/statics/pdf/transparencia/bajas-documentales/... · elaborado el Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2018, como el instrumento

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PLAN ANUAL DE DESARROLLO

ARCHIVÍSTICO

2018

Coordinación de Archivos Diciembre 2017

Se encuentra en proceso de aprobación por el Comité de Transparencia del IMSS

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CONTENIDO

1. Presentación……………………………………………………………………………………………………………………………………….. 3

2. Marco de Referencia…………………………………………………………………………………………………………………………… 3

3. Justificación…………………………………………………………………………………………………………………………………………. 4

4. Objetivos……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4

5. Planeación…………………………………………………………………………………………………………………………………………... 5

5.1 Requisitos…………………………………………………………………………………………………………………………. 6

5.2 Alcance…………………………………………………………………………………………………………………………….. 6

5.3 Entregables………………………………………………………………………………………………………………………. 7

5.4 Actividades……………………………………………………………………………………………………………………….. 8

5.5 Recursos…………………………………………………………………………………………………………………………… 11

5.5.1 Recursos Humanos…………………………………………………………………………………..………….. 11

5.5.2 Recursos Materiales……………………………………………………………………………….……………. 13

5.6 Tiempo de implementación…………………………………………………………………………………….……….. 13

5.6.1 Cronograma de Actividades………………………………………………………………..…….…………. 14

5.7 Costos……………………………………………………………………………………………………………………………….. 23

6. Administración del plan anual de desarrollo archivístico………………………………………………………………..……. 23

6.1 Planificar las Comunicaciones………………………………………………………………………………………………… 23

6.1.1 Reportes de Avances……………………………………………………………………………………………………. 24

6.1.2 Control de Cambios………………………………………………………………………………………………………. 24

6.2 Planificar la gestión de riesgos………………………………………………………………………………………………. 24

6.2.1 Identificación De Riesgos………………………………………………………………………………………………. 24

6.2.2 Análisis y Control de Riesgos………………………………………………………………………………..….…… 25

7. Marco Normativo……………………………………………………………………………………………………………………………..…. 26

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1. PRESENTACIÓN

De acuerdo a lo establecido en el artículo 12, fracción I, de la Ley Federal de Archivos, que establece que el responsable del área coordinadora de archivos institucional, deberá elaborar y someter a autorización del Comité de Información o su equivalente los procedimientos y métodos para administrar y mejorar el funcionamiento y operación de los archivos de los sujetos obligados, con base en la integración de un Plan Anual de Desarrollo Archivístico y de conformidad con lo establecido en esta Ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables, “El Área Coordinadora de Archivos Institucional” somete a la autorización del Comité de Transparencia, El Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2018 (PADA).

El Plan Anual de Desarrollo Archivístico del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) que se presenta para el 2018, cuenta con las estrategias encaminadas a la adecuada organización y conservación de los Archivos de Trámite y de Concentración, así mismo, propiciara en los Servidores Públicos la sensibilización de que un archivo bien organizado es garantía de transparencia y facilita la rendición de cuentas.

La Coordinación de Modernización y Competitividad y la Coordinación Técnica de Programas Gubernamentales, a través de la División de Administración de Documentos, en el marco de la Ley Federal de Archivos y normas aplicables en materia de gestión documental y de archivos, han elaborado el Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2018, como el instrumento de continuidad y vigilancia para la optima organización y conservación de los archivos del IMSS.

2. MARCO DE REFERENCIA

El Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) tiene por mandato legal en su fundamento de actuación en la fracción XXIX, del Apartado “A”, del Artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, así como en la propia Ley del Seguro Social proporcionar la Seguridad Social.

Se crea como organismo público descentralizado, conforme a lo que establece el Artículo 5 de la Ley del Seguro Social, con personalidad jurídica y patrimonio propios, de integración operativa tripartita, en razón de que a la misma, concurren los sectores público, social y privado, y que tiene también el carácter de organismo fiscal autónomo.

Es la institución con mayor presencia en la atención a la salud y en la protección social de los mexicanos, desde su fundación en 1943. Combina la excelencia en la investigación y la práctica médica, con el servicio a sus derechohabientes y la administración de los recursos para el retiro de sus asegurados, con la finalidad de brindar tranquilidad y estabilidad a los trabajadores y sus familias.

El cumplimiento de las disposiciones en la materia, así como la consolidación del Sistema Institucional de Archivos (SIA), son las líneas rectoras en la materia que conducirán el quehacer cotidiano de todas las unidades administrativas del IMSS por las implicaciones que conlleva el adecuado control de la documentación generada en el ámbito de sus funciones. En este sentido, el presente está enfocado para su aplicación en el ámbito central, órganos desconcentrados y operativos.

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En 2017 el IMSS fortaleció su Sistema Institucional de Archivos, alcanzado la validación del Catalogó de Disposición Documental por parte del Archivo General de la Nación, se designaron Responsables de Archivo de Trámite y de Archivos de Concentración, asimismo, se actualizó la herramienta informática “Sistema de Administración de Documentos”, ahora SAD-2 como instrumento de registro y control de expedientes de archivo.

Es por ello que éste Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) 2018, establece las acciones encaminadas a implementar los procesos en las unidades administrativas institucionales y áreas productoras de expedientes que permitirán el cumplimiento de las metas de los indicadores “Porcentaje de Archivo de Concentración liberado” y “Porcentaje de expedientes actualizados en Archivo de Trámite”; de igual manera, orienta las acciones al acceso a la información, la transparencia y la rendición de cuentas.

3. JUSTIFICACIÓN

Con el PADA 2018 se busca la consolidación del Sistema Institucional de Archivos, haciendo partícipes a las unidades administrativas productoras de expedientes y a los responsables del Archivo de Trámite, para controlar y estandarizar la integración y préstamo de expedientes, así como la adecuada transferencia y conservación en Archivos de Concentración e integrar el Archivo Histórico institucional, haciendo uso de tecnologías de Información y Comunicación (TIC)

El presente Plan busca a través del Sistema de Administración de Documentos (SAD-2) implementar, coordinar y monitorear el registro de expedientes normando los procesos de transferencias primarias y de baja documental así como el cumplimiento legal en la materia.

Asimismo, permitirá organizar y controlar expedientes de manera sistemática y mitigar la acumulación de documentos en los Archivos de Trámite y Concentración, propiciando la recuperación de espacios físicos, el debido resguardo de los datos personales y la desincorporación de documentos que ha prescrito su vigencia.

La actualización anual del PADA propicia el mejoramiento continuo y la modernización de los servicios documentales y archivísticos del Instituto, facilitando la gestión administrativa y la correcta operación de los servicios.

4. OBJETIVOS

Objetivo General

Consolidar el Sistema Institucional de Archivos (SIA), con el fin de controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso y destino final de los documentos y expedientes de archivo con la aplicación de elementos normativos y la teoría archivística. Objetivos Específicos

1. Implementar en las áreas productoras el Catálogo de Disposición Documental con el fin de asegurar la disponibilidad, localización expedita de los documentos de archivo en su haber.

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2. Brindar capacitación y asesoría a los responsables de archivo de trámite (RAT) y de

concentración para la correcta instrumentación de los procesos archivísticos.

3. Capturar, registrar e identificar los documentos de archivo mediante la implementación de los procesos técnicos-archivísticos del Sistema de Administración de Documentos versión 2 (SAD2) solicitando al área de tecnologías el apoyo de la información y las actividades destinadas a la automatización de los procesos para la óptima administración documental.

4. Elaborar, actualizar e implementar los criterios y normatividad aplicable para facilitar la identificación de procesos archivísticos mediante su aplicación.

5. Dar seguimiento a la implementación de los procesos archivísticos en la operación del Sistema Institucional de Archivos.

6. Fomentar que los documentos con valores testimoniales, evidénciales e informativos se conserven de manera permanente en el Archivo Histórico Institucional.

7. Recuperar espacios físicos destinados a los archivos Institucionales

8. Coadyuvar con los ejercicios encaminados a la Transparencia, el Acceso a la Información y Rendición de Cuentas, contribuyendo con la eficiencia administrativa.

9. Cumplir con los compromisos e indicadores establecidos en las bases de colaboración del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno propiciando homogeneidad en los procesos y en todas las unidades productoras de expedientes.

10. Fortalecer la cultura Institucional archivística.

5. PLANEACIÓN

A fin de alcanzar los objetivos planteados en el presente, es primordial que el PADA se encuentre encaminado a la mejora o actualización continua, en el entendido que el trabajo archivístico debe visualizarse desde una perspectiva sistemática que incluye los siguientes procesos:

Identificación de áreas productoras de expedientes de archivos

Identificación de documentos de archivo;

Clasificación archivística por funciones;

Integración y ordenación de expedientes;

Descripción a partir de sección, serie y expediente;

Transferencia de archivos;

Conservación de archivos;

Valoración de archivo.

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5.1 Requisitos

A partir de la aplicación del diagnóstico archivístico institucional y la compilación de la información, se detectó que los recursos para la operación, organización y conservación de los archivos presentan las siguientes características o áreas de oportunidad:

Recursos Materiales

Archivos en espacios inadecuados.

Riesgos por falta de medidas de Protección Civil.

Inmuebles saturados con documentación no identificada.

Aplicación parcial o escasa de los procesos técnicos archivísticos.

Falta de mobiliario.

Recursos Humanos

Necesidades de capacitación integral.

Falta de personal asignado a la función de archivos.

Asignación de funciones de archivo a personal especifico

Personal asignado se encuentra al inicio de las curvas de aprendizaje archivístico.

Recursos Tecnológicos

Falta de equipo de cómputo, red, teléfono, multifuncionales, etc. en Archivos de Concentración.

Normatividad

Aplicación parcial de la normatividad federal vigente por desconocimiento del personal que se encuentra en curva de aprendizaje.

5.2 Alcance

El PADA se orienta a establecer los procesos encaminados a la correcta organización documental mediante la integración de expedientes de archivo descritos en inventarios documentales que dan testimonio de la función y razón de ser de cada unidad administrativa. Para dar cumplimiento a los objetivos del Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA), se plantea llevar a cabo las siguientes acciones que se agrupan en 9 líneas de acción que se describen a continuación:

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1. Implementación del Catálogo de Disposición Documental dictaminado por el Archivo General de la Nación.

2. Dar continuidad a la capacitación y asesoría.

3. Desarrollar el módulo de transferencia y préstamo documental del SAD-2.

4. Desarrollar y difundir los criterios y normatividad específicos en materia de organización y conservación de archivos para el fortalecimiento de la cultura institucional archivística.

5. Gestionar los acuerdos y autorizaciones necesarias con el Archivo General de la Nación y la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, así como las notificaciones para la desincorporación de documentos de comprobación administrativa inmediata.

6. Difundir y aplicar los criterios para identificar los documentos con valor testimonial, evidencial e informativo.

7. Coadyuvar con las áreas normativas mediante la elaboración de diagnósticos para la mejora de las condiciones de los inmuebles que albergan los archivos de Concentración e Histórico Institucionales.

8. Elaborar los reportes, informes y actividad al Comité de Transparencia

9. Cumplir con los 2 indicadores del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2018 (PGCM).

5.3 Entregables

A partir de las actividades establecidas a continuación se muestran los entregables para cada una de ellas.

Actividad Entregable


- Oficio de difusión - Programa de Capacitación - Listas de Asistencia o participación

2. Dar continuidad a la capacitación y asesoría. - Programa de visitas a Delegaciones, UMAE y Direcciones Normativas

- Listas de Asistencia o participación - Evaluaciones


- Detección de necesidades de los usuarios

- Oficio de petición a la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico

- Aceptación por DIDT en agenda. - Reporte de pruebas - Oficio de Liberación - Actualización de guía de usuario de

SAD. - Oficio de difusión e implementación.

8

4. Desarrollar y difundir los criterios y normatividad específicos en materia de organización y conservación de archivos para el fortalecimiento de la cultura institucional archivística

- Elaboración de Criterios - Oficio de difusión - Campañas de difusión (carteles,

correos electrónicos, avisos).


- Oficio de solicitud - Programa de trabajo - Minutas de trabajo - Oficios de resolución. - Oficios de notificación y anexos

6. Difundir y aplicar los criterios para identificar los documentos con valor testimonial, evidencial e informativo

- Nota de acuerdo con la definición de los criterios Institucionales de valoración secundaria

- Oficio-correo electrónico de difusión

7. Coadyuvar con las áreas normativas mediante la elaboración de diagnósticos para la mejora de las condiciones de los inmuebles que albergan los archivos de Concentración e Histórico Institucionales

- Actualización del diagnóstico archivístico de las condiciones de los archivos de concentración e histórico.

- Informe de resultados. - Solicitud de propuesta de mejora a

nivel central.

8. Elaborar los reportes o informes de actividad al Comité de Transparencia.

- Oficio de propuestas con reportes o informes.

- Acta de la Sesión de comité. - Actualización en el POT-SIPOT.


- Minuta de compromisos con responsables de procesos.

- Reportes de avances periódicos. - Oficio, correo electrónico, informe de

resultados trimestral y anual.

5.4 Actividades


Actividad Especifica Periodo Programado

Difusión del Catálogo de Disposición Documental Enero - Febrero 2018

Capacitación en sitio a Delegaciones UMAE y Direcciones Normativas

Enero - Noviembre 2018

Actualización del Catálogo de Disposición Documental Mayo - Diciembre 2018

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2. Dar continuidad a la capacitación y asesoría


Capacitación Integral a los Responsables de Archivo de Trámite y de Concentración presencial, a distancia o en línea en Delegaciones Estatales, Regionales y UMAE y Visitas de seguimiento. 1/

Febrero 2018 - Abril 2019

Capacitación Integral a los Responsables de Archivo de Trámite en sitio en Nivel Central.

Enero - Diciembre 2018

Desarrollar curso de capacitación a distancia para la implementación y seguimiento del Sistema Institucional de Archivos con base en las necesidades y requerimientos




Establecer reuniones con las áreas normativas de archivo de trámite, concentración e histórico para el desarrollo del módulo de transferencia y préstamo (estructura para las transferencias, calendario de transferencia, semaforización y vale de préstamo documental e incorporación de inventarios de baja documental)

Febrero - Mayo 2018

Someter a aprobación por DIDT e inclusión en agenda 2018. Mayo - Junio 2018

Solicitud de propuesta para revisión del proyecto. Junio - Julio 2018

Elaboración de pruebas en plataforma Agosto - Septiembre 2018

Liberación de modulo sujeta a agenda de DIDT. Octubre 2018



Desarrollar los criterios en materia de organización, administración y conservación de los archivos institucionales

Enero 2018

Presentación ante el Comité de Transparencia Institucional para su aprobación

Marzo 2018

Elaboración de la Guía de Archivos Institucional Enero - Marzo 2018

Difusión de los criterios en materia de organización, administración y conservación de los archivos institucionales

Abril - Diciembre 2018

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5. Gestionar los acuerdos y autorizaciones necesarias con el Archivo General de la Nación y la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, así como las notificaciones para la desincorporación de documentos de comprobación administrativa inmediata con participación del Órgano Interno de Control.


Solicitudes de Asesoría y Capacitación al AGN Enero - Diciembre 2018 Seguimiento a los trámites de baja documental ingresados en años anteriores con AGN.


Ingresar solicitudes de dictámenes de baja documental ante el AGN (expediente clínico 2/, expedientes administrativos y expedientes legales)

Febrero y Agosto 2018

Ingresar solicitudes de dictámenes de baja documental ante la SHCP

Enero - Octubre 2018

Gestionar los trámites para registro ante el sistema nacional de archivos históricos del AGN

Noviembre 2018

Programa de desincorporación de documentos de comprobación administrativa inmediata en Nivel Central, Delegaciones y UMAE con participación OIC. 3/ 4/


6. Difundir y aplicar los criterios para identificar los documentos con valor testimonial, evidencial e informativo.


Establecer los criterios Institucionales de valoración secundaria de la documentación generada por las áreas.

Febrero - Marzo 2018

Difundir los criterios establecidos para su aplicación por los Responsables de los Archivos de Trámite y de Concentración para definir su destino final por parte del Archivo Histórico Institucional.

Abril - Diciembre 2018



Coordinar la actualización y elaboración de diagnósticos sobre las condiciones de los archivos en los inmuebles destinados para su resguardo.

Enero - Marzo 2018

Elaboración de informe de resultados. Abril 2018

Gestionar con las áreas normativas las propuestas de mejora en base a los resultados de los diagnósticos.

Mayo 2018

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8. Elaborar los reportes, informes y actividad al Comité de Transparencia.


Elaborar los informes bimestrales y anuales de cumplimiento de acciones en materia de archivo para autorización y publicación en el Portal de Obligaciones de Transparencia del Instituto.

Enero y Diciembre 2018

Elaborar y presentar al Comité de Transparencia, el Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2019

Diciembre 2018

9. Indicadores del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2018 (PGCM).


Actualización de inventarios o captura de expedientes de archivos de trámite a través del SAD2


Liberación de espacios de archivo de concentración y desincorporación de documentación de comprobación administrativa.


Informe trimestral de avances e informe anual de los indicadores en materia de archivos en el Marco del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno

Enero, Abril, Julio Octubre 2018 - Enero 2019

5.5 Recursos

Para dar atención a las actividades establecidas en el numeral anterior, se han estimado los recursos necesarios tanto humanos y materiales necesarios, mismos que se describen en los siguientes apartados.

5.5.1 Recursos Humanos Con el objeto de establecer una clasificación que brinde un orden y ayude a delimitar funciones de los recursos humanos involucrados y que participan en el desarrollo de las actividades, se presenta el siguiente esquema:

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- Recurso Humano Normativo

Personal adscrito al Área Coordinadora de Archivos del IMSS, en este caso la División de Administración de Documentos que regula y da seguimiento a la implementación del Sistema Institucional de Archivos (SIA), concentra información, elabora reportes e informes, asimismo vincula y participa en gestiones con dependencias externas como es el AGN, SHCP, OIC y SFP.

Para tales fines funge como área coordinadora de archivos adscrita a la Coordinación Técnica de Programas Gubernamentales de la Coordinación de Modernización y Competitividad dependiente de la Dirección de Administración, con una plantilla de 65 personas.

- Recurso Humano Ejecutor

a. Enlaces Archivísticos: Personal identificado en nivel de Dirección General, Secretaría General, Comisión de Vigilancia, Direcciones Normativas, Jefaturas de Servicios Administrativos en Delegaciones y Director Administrativo en UMAE. Que tiene como principal actividad vincular al área coordinadora de archivos con los Responsables de Archivo de Trámite.

b. Responsables de Archivo de Trámite: Personal designado por el titular de la unidad administrativa productora de documentos, que ejecutará los procesos inherentes a la administración de documentos, incluyendo transferencias primarias a concentración y secundarias a histórico o a destino final.

c. Responsable de Archivo de Concentración: Personal designado para administrar el archivo de concentración en el ámbito de su competencia.

Descripción Nivel

Central Delegaciones UMAE IMSS-PROSPERA

Enlaces Archivísticos 12 35 25 Aplica el mismo en la

Delegación

Responsables de Archivo de Trámite 563 3,136 1,640 154

Responsables de Archivos de Concentración 1 35 25

Aplica el mismo en la Delegación

Total 5,626 576 3,206 1,690 154

Recurso Humano Normativo 65

Recurso Humano Ejecutor 5,626

Total 5,691

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Conforme al diagnóstico realizado se identifica la necesidad en el ámbito operativo Delegacional y UMAE de apoyar con personal adicional o transformación de plazas, de acuerdo a lo siguiente:

Función Actividad En

Delegación En UMAE Total

1 Personal específico para la administración de Archivos

Aplicación de la normatividad emitida por el área coordinadora de archivos

35 25 60

2 Personal específico para la administración del Archivo de Concentración

Administración del Archivo de Concentración y Enlace con el Archivo Histórico

35 25 60

Totales 70 50 120

5.5.2 Recursos Materiales

En el mismo sentido que el numeral anterior, en este apartado se identifican los requerimientos materiales de equipamiento y de conectividad que se describen en la siguiente tabla:

Descripción Cantidad

En Delegaciones En UMAE Total

1 Equipo de Computo 35 25 60

2 Multifuncional (escáner-impresora) 35 25 60

3 Nodos de datos de Red Institucional 35 25 60

4 Mobiliario p/archivo de concentración * * *

5 Extensión telefónica 35 25 60

6 Insumos (Cajas de archivo institucional, papelería, etc.)

** ** **

* Se integra por escritorios, anaqueles, archiveros, elementos de carga.

** En proceso de cuantificación.

5.6 Tiempo de Implementación

En este apartado se definen a continuación los periodos de trabajo para el cumplimiento de cada actividad con los recursos humanos y materiales considerados para el desarrollo del PADA lo cual permite identificar los tiempos de realización de las actividades.

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5.6.1 Cronograma de actividades 2018

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

1 Difusión del Catálogo de Disposición Documental

2Capacitación en sitio a Delegaciones UMAE y Direcciones

Normativas

3 Actualización del Catálogo de Disposición Documental

2018ACTIVIDADES ESPECÍFICASN°

Implementación del Catálogo de

Disposición Documental

dictaminado por el Archivo

General de la Nación.

Actividad Especifica Periodo

Programado

15


7

Establecer reuniones con las áreas normativas de archivo de

trámite, concentración e histórico para el desarrollo del módulo

de transferencia y préstamo (estructura para las transferencias,

calendario de transferencia, semaforización y vale de préstamo

documental e incorporación de inventarios de baja documental)

8 Someter a aprobación por DIDT e inclusión en agenda 2018.

9 Solicitud de propuesta para revisión del proyecto.

10 Elaboración de pruebas en plataforma

11 Liberación de modulo sujeta a agenda de DIDT.


Desarrollar el módulo de

transferencia y préstamo

documental del SAD-2.


12Desarrollar los criterios en materia de organización,

administración y conservación de los archivos institucionales

13Presentación ante el Comité de Transparencia Institucional para

su aprobación

14 Elaboración de la Guía de Archivos Institucional

15Difusión de los criterios en materia de organización,

administración y conservación de los archivos institucionales

Desarrollar y difundir los

criterios y normatividad

específicos en materia de

organización y conservación de

archivos para el fortalecimiento

de la cultura institucional

archivística


16


22Establecer los criterios Institucionales de valoración secundaria

de la documentación generada por las áreas.

23

Difundir los criterios establecidos para su aplicación por los

Responsables de los Archivos de Trámite y de Concentración para

definir su destino final por parte del Archivo Histórico

Institucional.

Difundir y aplicar los criterios

para identificar los documentos

con valor testimonial, evidencial

e informativo.


17


24

Coordinar la actualización y elaboración de

diagnósticos sobre las condiciones de los

archivos en los inmuebles destinados para su

resguardo.

25 Elaboración de informe de resultados.

26

Gestionar con las áreas normativas las

propuestas de mejora en base a los resultados

de los diagnósticos.

N°

Coadyuvar con las áreas

normativas mediante la

elaboración de diagnósticos

para la mejora de las

condiciones de los inmuebles

que albergan los archivos de

Concentración e Histórico

Institucionales

2018ACTIVIDADES ESPECÍFICAS


27

Elaborar los informes bimestrales y anual de cumplimiento de

acciones en materia de archivo para autorización y publicación en

el Portal de Obligaciones de Transparencia del Instituto.

28Elaborar y presentar al Comité de Transparencia, el Plan Anual de

Desarrollo Archivístico 2019

Elaborar los reportes, informes

y actividad al Comité de

Transparencia.


Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr

29

Actualización de inventarios o captura de

expedientes de archivos de trámite a través del

SAD2

30

Liberación de espacios de archivo de

concentración y desincorporación de

documentación de comprobación

administrativa.

31

Informe trimestral de avances e informe anual

de los indicadores en materia de archivos en el

Marco del Programa para un Gobierno Cercano

y Moderno

N°

Indicadores del Programa

para un Gobierno Cercano y

Moderno 2018 (PGCM).

20192018ACTIVIDADES ESPECÍFICAS

18

1/ Cronograma Visitas a Delegaciones y UMAE

Visitas de Capacitación

Visitas de Seguimiento


1 D.F. Norte

2 D.F. Sur

3 Edo. Méx. Ori.

4 Edo. Méx. Pon.

5 Baja California Sur

6 Aguascalientes

7 San Luis Potosí

8 Guanajuato

9 Tlaxcala

10 Oaxaca

11 Colima

12 Campeche

13 Morelos

14 Zacatecas

15 Puebla

16 Tabasco

17 Veracruz Norte

20192018DELEGACIÓNN°

19


18 Veracruz Sur

19 Baja California

20 Tamaulipas

21 Michoacán

22 Chiapas

23 Nuevo León

24 Guerrero

25 Hidalgo

26 Jalisco

27 Yucatán

28 Querétaro

29 Durango

30 Coahuila

31 Sinaloa

32 Sonora

33 Quintana Roo

34 Chihuahua

35 Nayarit

20192018DELEGACIÓNN°

Visitas de Capacitación Visitas de Seguimiento

20

2/Cronograma Baja Documental del Expediente Clínico


1Desarrollo de Capacitaciones por video conferencia para

Expediente Clínico a Delegaciones.

2Revisión y asesoría distancia (correo, llamadas telefónicas) para

el requisitado de los formatos

3Ingresos de solicitud de dictámenes de baja documental ante el

AGN.

4 Enviar los acuses de recibido del AGN a las Unidades solicitante.

5 Seguimiento hasta la obtención del Dictamen de Baja


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3/ Cronogramas de Desincorporación en Nivel Central 2018


1 Oficio para junta con Enlaces de Direcciones.

2 Apartado de salas para capacitación

3Oficio al OIC para que designe al Auditor que participará en firma

de actas

4 Reunión con Enlaces de Direcciones Normativas

5 Capacitación a inmuebles de Nivel Central

6 Asesoría vía telefónica y por correo

7 Revisión de Actas vía correo electrónico

8 Revisiones aleatorias en sitio

9 Solicitud a Delegación Norte para programar retiros de papel.

10 Firma de actas OIC-DAD y retiro de cajas y paquetes de actas


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4/ Cronogramas de Desincorporación en Delegaciones y UMAE 2018


1Capacitación a distancia (videoconferencias) a delegaciones y

UMAEs

2Validación de actas administrativas de desincorporación de

documentos de comprobación administrativa inmediata

3

Firma de actas administrativas para la desincorporación de

documentos de comprobación administrativa inmediata en

inmuebles arrendados

4Firma de actas administrativas para la desincorporación de

documentos de comprobación administrativa inmediata


23

5.7 Costos

Actividad Costo


N/A

2. Dar continuidad a la capacitación y asesoría. $952, 050.00


*


N/A


N/A

6. Difundir y aplicar los criterios para identificar los documentos con valor testimonial, evidencial e informativo

N/A


*

8. Elaborar los reportes o informes de actividad al Comité de Transparencia.

N/A


N/A

- * El área coordinadora de archivos institucional gestionará ante las áreas de nivel central la factibilidad de atender los

requerimientos de recursos humanos, materiales y financieros. - N/A= No Aplica

6. ADMINISTRACIÓN DEL PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO

6.1 Planificar las comunicaciones

El área coordinadora de archivos comunicará a los enlaces archivísticos, responsables de archivos de tramité, de concentración e histórico, lo relativo al desarrollo de las actividades planteadas, a través de escritos oficiales y correo electrónico, mismos que generen la evidencia documental correspondiente según diagrama y tabla siguientes:

ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN

Comité de Transparencia

Área Coordinadora de Archivos

Enlace Archivístico

Responsable del Archivo

Histórico Responsables de Archivos

de Concentración

Responsables de Archivos

de Trámite

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6.1.1 Reportes de avances

Se elaborarán los informes de los avances en materia de archivos conforme a los apartados:

- Elaborar los reportes, informes y actividad al Comité de Transparencia de acuerdo al calendario de sesiones.

- Informe trimestral de avances e informe anual de los indicadores en materia de archivos en el Marco del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno

6.1.2 Control de cambios

En los informes que se presenten se detectarán los avances de cada una de las actividades programadas, así mismo, se identificará, evaluará y definirá si se requieren recursos adicionales tanto humanos, materiales, financieros o ajustar los tiempos para el cumplimiento del PADA 2018.

6.2 Planificar la Gestión de Riesgos

6.2.1 Identificación de riesgos

En este apartado se identifican los posibles factores de riesgo que puedan afectar el desarrollo del Plan y tomar las medidas necesarias para no obstaculizar el cumplimiento de los objetivos.

Actividad Riesgo

Gestionar los acuerdos y autorizaciones necesarias con el Archivo General de la Nación y la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, así como las notificaciones para la desincorporación de documentos de comprobación administrativa inmediata con la participación del OIC.

- Demoras en los tiempos de proceso y de respuesta.

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Actividad Riesgo

Desarrollar y difundir los criterios y normatividad específicos en materia de organización y conservación de archivos para el fortalecimiento de la cultura institucional archivística.

- Retos o dificultad para alcanzar consenso entre las áreas participantes.

- Métodos de difusión limitado.

Dar continuidad a la capacitación y asesoría.

- Agotamiento anticipado del presupuesto.

- Rotación del personal designado como Responsables de Archivo de Trámite

- Designación de enlaces que puedan recaer en personal no idóneo.

Desarrollar el módulo de transferencia y préstamo documental del SAD-2.

- Tiempos de revisión de proyectos que pueden exceder la cronología del PADA.

Cumplir con los 2 indicadores del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2018 (PGCM).

- Rotación del personal designado como Responsables de Archivo de Trámite y de Concentración.

- Compromiso de las áreas coadyuvantes que pudiera decaer.

Coadyuvar con las áreas normativas mediante la elaboración de diagnósticos para la mejora de las condiciones de los inmuebles que albergan los Archivos de Concentración e Histórico Institucionales.

- Necesidades resultantes que pueden exceder el presupuesto disponible.

6.2.2 Análisis y control de riesgos

A partir de los riesgos identificados y con la finalidad de reducir las amenazas que se pudieran presentar se tienen establecidas las siguientes acciones:

Riesgos Acciones

- Demoras en los tiempos de proceso y de respuesta.

- Propiciar acuerdos con las instancias para agilizar las respuestas de dictámenes de baja documental.

- Retos o dificultad para alcanzar consenso entre las áreas participantes.

- Realizar acciones de negociación rediseñando la propuesta.

- Métodos de difusión limitado.

- Gestionar medios de difusión suficientes y diversos (AVISO-IMSS, Carteles, Sitio Intranet).

- Buscar la mayor efectividad en los medios disponibles.

26

- Agotamiento anticipado del presupuesto.

- Gestionar ante la Coordinación Administrativa de la Dirección de Administración, la disponibilidad de recursos.

- Priorizar las actividades programadas.

- Rotación del personal designado como Responsables de Archivo de Trámite.

- Establecer un programa de sensibilización - Mecanismos de transferencia del

conocimiento.

- Designación de enlaces que puedan recaer en personal no idóneo.

- Proporcionar al enlace archivístico la información necesaria para que se realice una convocatoria adecuada y que los asistentes sean los responsables de archivo de trámite designados.

- Elaborar cedula de apoyo a las áreas para designar enlaces futuros.

- Tiempos de revisión de proyectos que pueden exceder la cronología del PADA.

- Establecer acuerdos para definir y/o conocer tiempos de revisión.

- Compromiso de las áreas coadyuvantes que pudiera decaer.

- Elaborar propuestas de ajuste a metas indicadores y/o reprogramación.

- Necesidades Resultantes que pueden exceder el presupuesto disponible.

- Reprogramar la asignación del presupuesto.

7. MARCO NORMATIVO

A continuación se proporciona una relación de la normatividad aplicable para la consolidación del Sistema Institucional de Archivos en los niveles estructural, documental y normativo.

1. Ley Federal de Archivos, Fecha de publicación: DOF 23/01/2012

2. Ley General de Bienes Nacionales DOF: 20-mayo-2004 Última reforma publicada DOF

01-Junio-2016

3. Ley Federal sobre Monumentos y Zonas arqueológicas, Artísticos e Históricos. DOF.

06-mayo-1972. Ultima reforma 28 enero 2015.

4. Reglamento de la Ley Federal de Archivos. Fecha de publicación: DOF 13-05-2014

27

5. LINEAMIENTOS para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación

de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal. Fecha de publicación

D.O.F 16/03/2016

6. ACUERDO que tiene por objeto emitir las Disposiciones generales en las materias de

archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo

Único. Fecha de publicación D.O.F 15/05/2017

7. Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Accesos a la

Información Pública y Protección de Datos Personales, por el que se aprueban los

Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos. Fecha de

publicación: DOF: 04/05/2016

8. Norma de Archivo Contable Gubernamental. NACG 01 Disposiciones Aplicable al

Archivo Contable Gubernamental. Fecha de publicación: 01/01/2014

9. Criterios para el proceso de descripción de acervos fotográficos, Archivo General de

la Nación, 18 de agosto de 2011.

10. Criterios para elaborar el Plan Anual de Desarrollo Archivístico, Archivo General de la

Nación, 2015.

11. Guía para la identificación de series documentales con valor secundario, Archivo

General de la Nación, 07 de julio de 2009.

12. Guía para la auditoría archivística, Archivo General de la Nación, 2015.

13. Guía para la salvaguarda de documentos en circunstancias de riesgo, Archivo General

de la Nación.

14. Guía para el descarte de libros o publicaciones periódicas que se ubican en los

archivos de concentración de las dependencias y entidades de la Administración

Pública Federal, Archivo General de la Nación.

15. Instructivo para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental, Archivo

General de la Nación, 2004, Última reforma 16 de abril de 2012.

16. Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del gobierno federal,

Archivo General de la Nación, 10 de junio de 2010, Última reforma 24 de agosto de

2012.

28

17. Instructivo para la transferencia secundaria de archivos (soporte papel) dictaminados

con valor histórico al Archivo General de la Nación, Archivo General de la Nación, 10

de junio de 2010.

18. Oficio SP/100/0050 del 7 de enero de 2005, Secretaría de la Función Pública, dirigido

a los titulares de los Órganos Internos de Control en donde se les recomienda

manifestar al área coordinadora de archivos elaborar y enviar el Catálogo de

Disposición Documental tomando en consideración el Instructivo elaborado por el

AGN.

19. Oficio DG/0252/2005 del 17 de febrero de 2005, Archivo General de la Nación, para

el envío en el presente mes a este AGN del primer Catálogo de disposición

documental.

20. Oficio DG/430/2012 del 28 de junio de 2012, Archivo General de la Nación, solicita la

designación o ratificación del responsable del área coordinadora de archivos.

21. Oficio DG/845/2012 del 28 de noviembre de 2012, Archivo General de la Nación,

relativo al Resguardo de Páginas Web Institucionales.

22. Oficio DG/855/2012 del 5 de diciembre de 2012, Archivo General de la Nación, indica

que de acuerdo con lo establecido en el artículo 16 de la Ley Federal de Archivos se

deberá transferir los documentos con valor histórico al AGN.

23. Oficio circular DG/393/2014 del 04 de agosto de 2014, Archivo General de la Nación,

da a conocer la forma en que se emitirá el Dictamen de solicitud de baja documental.

24. Oficio circular DG/394/2014 del 04 de agosto de 2014, Archivo General de la Nación,

da a conocer la forma en que se emitirá el Dictamen del Catálogo de disposición

documental.

25. Oficio circular DG/0122/2015 del 26 de mayo de 2015, Archivo General de la Nación,

informa a las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal el

calendario de recepción de solicitudes de baja documental.

26. Plan de contingencia para el rescate de acervos documentales históricos afectados

por incendios, Archivo General de la Nación.

27. Plan de contingencia para el rescate de acervos documentales históricos afectados

por inundaciones, Archivo General de la Nación.

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Elaboró

Revisó

C.P. Rubén López Lazcano Área Coordinadora de Archivos

Ing. Antonio Matias López Gómez Coordinador de Modernización y Competitividad

APROBADO

EN LA __ SESIÓN ORDINARIA POR LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE TRANSPARENCIA DEL IMSS

Presidente del Comité de Transparencia Mtro. Ulises Moreno Munguía

Director Jurídico

Miembro del Comité de Transparencia Lic. Marco Antonio Andrade Silva

Titular del Órgano Interno de Control

Miembro del Comité de Transparencia Lic. Karla Raygoza Rendón

Titular de la Unidad de Personal e Invitada Permanente

Lic. María Arizmendi González Titular de la Coordinación de Atención a Quejas y

Orientación al Derechohabiente

30

Lic. Fabiola Samano Ortiz Coordinadora Técnica de Atención a Quejas e

Información Pública

Miembro del Comité de Transparencia C.P. Rubén López Lazcano

Titular de la División de Administración de Documentos

Secretario Técnico del Comité de Transparencia Lic. Edgar Romero Esquivel

Titular de la División de Transparencia y Acceso a la Información

Documents

Plan de Marketing - Sitio Web del IMSSimss.gob.mx/sites/all/statics/pdf/transparencia/bajas-documentales/... · elaborado el Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2018, como el instrumento