PLAN MANAGERIAL IMPLEMENTARE SISTEM DE CONTROL MANAGERIAL ... · PDF filePLAN MANAGERIAL IMPLEMENTARE ... controlul managerial intern reprezintaă o funcţie managerială şi mai puțin

Page 1 of 38

Întocmit: Cuciinic Constanța , director CJRAE Ilfov

DIRECTOR CJRAE ILFOV,

Prof Cuciinic Constanța

CJRAE ILFOV

PLAN MANAGERIAL IMPLEMENTARE

SISTEM DE CONTROL MANAGERIAL INTERN

BAZA LEGALĂ

Aplicarea Ordinului MF nr. 946/2005 , reactualizat 2012 în cadrul CJRAE Ilfov impune la nivel instituțional constituirea unei structuri

interne cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică pentru implementarea sistemului propriu de control managerial

intern.

Astfel, controlul managerial intern reprezintaă o funcţie managerială şi mai puțin demersuri de verificare, funcţia de control implicând

managementul ca și constatator al abaterilor în ce privește implementarea obiectivelor și realizarea rezultatelor în conformitate cu acestea,

analizează cauzele care le-au determinat şi dispune măsurile corective sau preventive ce se impun.

Page 2 of 38


Controlul managerial intern implică integral palierele entităţii publice CJRAE Ilfov şi se manifestă sub forma autocontrolului,

controlului în lanţ (pe faze ale procesului) şi a controlului ierarhic.

SCOPUL PROGRAMULUI

Implementarea şi dezvoltarea standardelor de management/control intern în cadrul CJRAE Ilfov și elaborarea procedurilor formalizate pe

activităţi, în acord cu specificul instituţiei.

OBIECTIVELE PROGRAMULUI

OBIECTIVE GENERALE

Realizarea atribuţiilor stabilite în concordanţă cu misiunea CJRAE Ilfov, în condiţii de regularitate, eficacitate, economicitate şi

eficienţă;

Protejarea bunurilor, informaţiilor şi fondurilor publice împotriva pierderilor datorate erorii, abuzului sau fraudei;

Respectarea legii, a regulamentelor interne şi a deciziilor conducerii instituției;

Dezvoltarea şi întreţinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare şi difuzare a datelor şi informaţiilor financiare şi

de conducere, precum şi a unor sisteme şi proceduri de informare publică adecvată prin rapoarte periodice.

OBIECTIVE SPECIFICE

Reflectarea în documente scrise a organizării controlului intern, a tuturor operaţiunilor instituţiei şi a elementelor specifice,

înregistrarea şi păstrarea în mod adecvat a documentelor;

Înregistrarea în mod cronologic şi corect a tuturor operaţiunilor;

Asigurarea aprobărilor şi efectuării operaţiunilor exclusiv de persoane special împuternicite în acest sens;

Separarea atribuţiilor privind efectuarea de operaţiuni între persoane, astfel încât atribuţiile de aprobare, control şi înregistrare să fie

încredinţate unor persoane diferite;

Asigurarea unei conduceri competente la toate nivelurile instituției;

Page 3 of 38


Accesarea resurselor şi documentelor numai de către persoane îndreptăţite şi responsabile în legătură cu utilizarea şi păstrarea lor.

NR.

CRT DOMENIUL STANDARDE IMPLEMENTARE STANARDE RESPONSA-

BILILITĂȚI

TIMP REZULTAT

1. Domeniul

standardelor

referitoare la

mediul de

control*

*(standarde-le

1-6 din OMEF

nr. 946/2005)

Standardul 1. ETICA,

INTEGRITATEA

Cunoaşterea de către angajaţi a

reglementărilor care guvernează

comportamentul acestora la locul de

muncă, prevenirea şi raportarea

fraudelor şi neregulilor.

1. Elaborarea documentelor prin care

se aduc la cunoştinţa angajaţilor

reglementările care guvernează

comportamentul acestora la locul de

muncă, prevenirea şi raportarea

fraudelor şi neregulilor

2. Instruirea personalului pentru

cunoașterea și asumarea acestor

documente

Director CJRAE

Ilfov Coordonatori

structuri/departamen

te CJRAE Ilfov:

CJAP, CLI, SEOSP,

personal didactic

auxiliar,

30 sept.

2014

Codul etic al

instituției

Decizii

coordonatori

structuri CJRAE

Standardul 2. ATRIBUŢII,

FUNCŢII, SARCINI

Întocmirea, actualizarea şi

transmiterea către angajaţi a

regulamentului intern şi a fişelor de

post.

1. Elaborarea şi actualizarea

regulamentului şi fişelor de post în

vederea menţinerii concordanţei între

atribuţiile instituţiei şi cele ale

personalului angajat;

2. Îmbunătăţirea structurii fişelor de

post astfel încât să devină unul dintre

principalele suporturi pentru

organizarea şi gestionarea întregului

personal, precum şi un instrument util

în evaluarea performanţelor şi

responsabilizarea angajatului.

Director CJRAE

Ilfov Coordonatori


te CJRAE Ilfov:

CJAP, CLI, SEOSP,

personal didactic

auxiliar,

25 sept. 2014

Regulament

intern

Fișe post

Page 4 of 38


Standardul 3. COMPETENŢA,

PERFORMANŢA

Asigurarea ocupării posturilor de

către persoane competente, cărora li

se încredinţează sarcini potrivit

competenţelor şi asigurarea

condiţiilor pentru dezvoltarea

capacităţii profesionale a salariatului.

1. Elaborarea criteriilor de

performanţă asociate tuturor posturilor

şi evaluarea personalului;

2. Stabilirea necesităţilor de pregătire

a personalului şi perfecţionarea

profesională a personalului, cu accent

pe pregătirea internă pentru funcţiile

de execuţie şi pe pregătire externă

pentru funcţiile de conducere.

Director CJRAE

Ilfov Coordonatori


te CJRAE Ilfov:

CJAP, CLI, SEOSP,

personal didactic

auxiliar,

25 sept.

2014

20.iunie – 31

august 2015

Evaluarea

personalului

Analiza nevoi

dezvoltare/

formare

profesionala

Standardul 4. FUNCŢII

SENSIBILE

Identificarea funcţiilor sensibile şi

stabilirea unei politici adecvate de

rotire a salariaţilor care ocupă astfel

de funcţii.

1. Elaborarea inventarului funcţiilor

sensibile

2. Elaborarea planului pentru

asigurarea rotaţiei personalului pe

funcțiile sensibile

Director CJRAE

Ilfov Coordonatori


te CJRAE Ilfov:

CJAP, CLI, SEOSP,

personal didactic

auxiliar,

An școlar

22014 - 2015

Inventar funcții

sensibile și Plan

pentru asigurarea

rotaţiei

personalului pe

funcțiile sensibile

Standardul 5. DELEGAREA

Stabilirea modalităţilor de delegare

de competenţă şi a limitelor şi

responsabilităţilor pe care le deleagă.

1. Întocmirea procedurii privind

delegarea

2. Elaborarea modelului actului de

delegare

Directorul CJRAE

Ilfov instituției

30 sept. 2014

Procedură privind

delegarea

Model document

delegare

Standardul 6. STRUCTURA

ORGANIZATORICĂ

Stabilirea competenţelor,

responsabilităţilor, sarcinilor şi a

obligaţiei de a raporta pentru fiecare

componentă structurală a instituţiei:

CJAP, CLI, SEOSP, Departament

administrativ

1. Elaborarea procedurii de raportare

2. Întocmirea modelelor de

documente de raportare

3. Delimitarea responsabilităților de

raportare și a termenelor

Director CJRAE

Ilfov Coordonatori


te CJRAE Ilfov:

CJAP, CLI, SEOSP,

personal didactic

auxiliar,

4sept 2014

Procedură de

raportare

Format

documente de

raportare

Decizii cu

responsabi-lități și

termene de

raportare

Page 5 of 38


2. Domeniul

standardelor

referitoare la

performanțe și

managementul

riscului*

*(standardele

7-11 și 15 din

OMEF nr.

946/2005/2012)

Standardul 7. OBIECTIVE

Definirea obiectivelor determinante,

legate de scopurile CJRAE Ilfov

precum şi cele complementare, legate

de fiabilitatea informaţiilor,

conformitatea cu legile,

regulamentele şi politicile interne şi

comunicarea obiectivelor definite

tuturor salariaţilor şi terţilor

interesaţi.

1. Elaborarea Planului de dezvoltare

instițională pentru perioada 2014 -

2018 şi a planurilor manageriale,

operaţionale anuale

2. Stabilirea de către director și

coordonatori structuri/departamente a

obiectivelor derivate, specifice

activităţilor din departamentul pe care

îl conduce, astfel încât acestea să fie

realiste şi în deplină concordanţă cu

misiunea şi atribuţiile stabilite şi

repartizarea acestora la nivelul

personalului angajat

Director CJRAE

Ilfov Coordonatori


te CJRAE Ilfov:

CJAP, CLI, SEOSP,

personal didactic

auxiliar, consultarea

personalului din

subordine

10.sept 2014

director

CJRAE și

coordona tori

30 sept 2014

personalul

din rețeaua

școlara/

cabinete,

unități

școlare

Planul de

dezvoltare

instițională 2014 -

2018 Planurile

manageriale,

Planurile

operaţionale

anuale

Lista obiectivelor

derivate, specifice

activităţilor pe

departemente

Standardul 8. PLANIFICAREA

Întocmirea planurilor prin care se

pun în concordanţă activităţile

programate cu resursele financiare

maxim posibil de alocat, astfel încât

riscurile de a nu realiza obiectivele să

fie minime.

1. Elaborarea bugetului de venituri şi

cheltuieli al CJRAE;

2. Elaborarea statelor de funcţii a

personalului didactic, didactic auxiliar

şi execuţie;

3. Elaborarea planului de

perfecţionare a personalului;

4. Elaborarea planului anual de

achiziţii;

5. Elaborarea planului de investiţii şi

a celui de reparaţii.

Director CJRAE

Ilfov Coordonatori


te CJRAE Ilfov:

CJAP, CLI, SEOSP,

personal didactic


personalului din

subordine

Nov.2014

Sept. 2014

Nov. 2014

Proiect buget de

venituri şi

cheltuieli al

CJRAE Ilfov

Statele de funcţii -

personal- didactic,

didactic auxiliar şi

nedidactic

Planul i de

perfecţionare a

personalului

Planul anual de

achiziţii de

investiţii Planul

de reparaţii.

Standardul 9. COORDONAREA

Coordonarea decizilor şi acţiunilor

1. Desfăşurarea activităţilor în

conformitate cu competenţele acordate

Director CJRAE

Ilfov Coordonatori

An școlar

2014 - 2015

Rapoarte parțiale

-evaluarea

Page 6 of 38


componentelor structurale pentru

atingerea obiectivelor, în scopul

asigurării convergenţei şi coerenţei

acestora.

şi raportarea în timp optim în cazul în

care există riscul posibilităţii

neîndeplinirii sarcinilor.


te CJRAE Ilfov:

CJAP, CLI, SEOSP,

personal didactic


personalului din

subordine

riscului

neîndeplinirii

sarcinilor

Standardul 10. MONITORI-

ZAREA PERFORMANŢELOR

Monitorizarea performanţelor pentru

fiecare activitate, utilizând indicatori

cantitativi şi calitativi relevanţi,

inclusiv cu privire la economicitate,

eficienţă şi eficacitate.

1. Elaborarea de rapoarte lunare de

activitate a compartimentelor

2. Analiza rapoartelor și luarea

deciziilor ameliorative

Director CJRAE

Ilfov Coordonatori


te CJRAE Ilfov:

CJAP, CLI, SEOSP,

personal didactic


personalului din

subordine

An școlar

2014 - 2015

Rapoarte lunare

de activitate a

departamentelor

Raport centralizat

plan/decizii

ameliorative

Standardul 11.

MANAGEMENTUL RISCULUI

Analiza riscurilor legate de

desfăşurarea activităţilor sale

principale, elaborarea de planuri

corespunzătoare în direcţia limitării

posibilelor consecinţe ale acestor

riscuri şi numirea de salariaţi

responsabili în aplicarea planurilor

respective.

1. Elaborarea de către şefii de

compartimente, pentru fiecare

activitate în parte, a listei riscurilor

identificate şi evaluate la nivelul

sarcinilor elementare componente

2. Efectuarea analizei de risc

3. Evidențierea concluziilor și luarea

măsurilor ameliorative

Director CJRAE

Ilfov Coordonatori


te CJRAE Ilfov:

CJAP, CLI, SEOSP,

personal didactic


personalului din

subordine

Semest.I

2014 - 2015

Lista riscurilor

identificate şi

evaluate la nivelul

atribuțiilor

personaluluiAnali

ză de risc -

concluzii , măsuri

ameliorative

Standardul 15. IPOTEZE,

REEVALUĂRI

Reevaluarea obiectivelor în contextul

transformării mediului.

1. Elaborarea de măsuri suplimentare

pentru realizarea obiectivelor

Director CJRAE

Ilfov Coordonatori

structuri/

departamente

Semest.I

2014 - 2015

Măsuri

suplimentare

pentru realizarea

obiectivelor

Page 7 of 38


3 Domeniul

standardelor

referitoare la

informare și

comunicare*

*(standardele

12-14 și 16 din

OMEF nr.

946/2005)

Standardul 12. INFORMAREA

Stabilirea tipurilor de informaţii,

conţinutul, calitatea, frecvenţa,

sursele şi destinatarii acestora, astfel

încât directorul şi salariaţii, prin

primirea şi transmiterea informaţiilor,

să-şi poată îndeplini sarcinile.

1. Întocmirea de solicitări de

informare adresate managerului

instituției sau șefilor de departamente,

în cazul în care există pericolul

neîndeplinirii sarcinilor din cauza

lipsei de informaţii

Director CJRAE

Ilfov Coordonatori

structuri/

departamente

An școlar

2014 - 2015

Note de serviciu/

solicitări de

informare

adresate de căîre

directorul CJRAE

IF coordonatorilor

de

departamentedacă

există pericolul

neîndeplinirii

sarcinilor din

cauza lipsei de

informaţii

Standardul 13. COMUNICAREA Dezvoltarea unui sistem eficient al

comunicării interne şi externe, care

să asigure o difuzare rapidă, fluentă

şi precisă a informaţiilor, astfel încât

acestea să ajungă complete şi la timp

la utilizatori.

1. Elaborarea procedurilor de

comunicare internă și externă

2. Informarea angajaților cu privire la

aplicarea procedurilor de comunicare

intra și interinstituțională

Director CJRAE

Ilfov Coordonatori

structuri/

departamente

15 oct 2014 Proceduri de

comunicare

internă și externă

Personal informat

cu privire la

aplicarea

procedurilor de

comunicare intra

și interinstituți-

onală

Standardul 14.

CORESPONDENŢA ŞI

ARHIVAREA Organizarea primirii şi expedierii,

înregistrării şi arhivării

corespondenţei, astfel încât sistemul

să fie accesibil directorului,

1. Asigurarea primirii, respectiv

expedierii corespondenţei;

2. Confirmarea primirii, respectiv

expedierii corespondenţei;

3. Stocarea (arhivarea)

corespondenţei;

4. Asigurarea accesului la

Director CJRAE

Ilfov Coordonatori

structuri/

departamente

15 oct 2014 Condiții optime

de primirie/

expediere

corespon-denţă

Confirmari

primire/

expedierie

Page 8 of 38


angajaţilor şi terţilor interesaţi cu

abilitare în domeniu.

corespondenţa corespon-denţă

Arhivare

corespon-denţă

Asigurarea

accesului la

corespon-

denţapersoanelor

îndrituite

Standardul 16. SEMNALAREA

NEREGULARITĂŢILOR Realizarea posibilităţii de semnalare

a neregularităţilor pe baza unor

proceduri distincte, fără ca astfel de

semnalări să atragă un tratament

inechitabil sau discriminatoriu faţă de

salariatul care se conformează unor

astfel de proceduri.

1. Elaborarea procedurii de

semnalare a neregularităţilor

Director CJRAE

Ilfov Coordonatori

structuri/

departamente

30.oct 2014 Procedură de

semnalare a

neregulilor

4 Domeniul

standardelor

referitoare la

activități de

control*

*(standardele

17-23 din

OMEF nr.

946/2005)

Standardul 17. PROCEDURI Elaborarea procedurilor scrise de

fiecare structură din cadrul CJRAE,

pentru activităţile derulate în cadrul

acestora şi comunicarea acestora

salariaţilor implicaţi.

1. Elaborarea şi actualizarea

procedurilor conform cerinţelor,

inclusiv cu stabilirea cadrului legislativ

şi normativ care reglementează fiecare

domeniu de activitate

Director CJRAE

Ilfov Coordonatori

structuri/

departamente

30.nov 2014 Proceduri

reactualizate

Bază legislație

reactualizata

periodic /ritmic

Standardul 18. SEPARAREA

ATRIBUŢIILOR Separarea funcţiilor de iniţiere şi

verificare, astfel încât elementele

operaţionale şi financiare ale fiecărei

acţiuni să fie efectuate de persoane

1. Elaborarea documentelor pentru

separarea atribuțiilor și

responsabilităților

2. Elaborarea deciziilor și

comunicarea acestora

Director CJRAE

Ilfov

30.sept

2014

Documente

pt.separarea

atribuțiilor și

responsabili-

tăților

Decizii

Page 9 of 38


independente una faţă de cealaltă Comunicarea

deciziilor

Standardul 19. SUPRAVEGHERE Asigurarea măsurilor de

supraveghere adecvată, a

operaţiunilor, pe baza unor proceduri

prestabilite, inclusiv prin control

ulterior, în scopul realizării în mod

eficace a acestora.

1. Evaluarea sistematică a activității

fiecărui salariat de către şeful ierarhic

şi întocmirea de către aceştia a

rapoartelor de abatere de la rezultatele

aşteptate

Director CJRAE

Ilfov Coordonatori

structuri/

departamente

Semestr.I /an

școlar 2014 -

2015

Rapoerte

periodice de

evaluare a

activitatii

personalului

Rapoarte de

abatere de la

rezultatele

aşteptate

Standardul 20. GESTIONAREA

ABATERILOR Asigurarea că, pentru toate situaţiile

în care, datorită unor circumstanţe

deosebite, apar abateri faţă de

politicile sau procedurile stabilite, se

întocmesc documente adecvate,

aprobate la un nivel corespunzător,

înainte de efectuarea operaţiunilor.

1. Elaborarea de documentaţii de

justificare în cazul în care sunt

necesare operaţii ce prezintă abateri, şi

aprobarea acestora înainte de

efectuarea operaţiunilor

Director CJRAE

Ilfov Coordonatori

structuri/

departamente

An școlar

2014 - 2015

Documentaţii

justificative în

cazul abaterilor/

aprobarea

acestora în CA

înainte de

efectuarea

operaţiunilor

Standardul 21.

CONTINUITATEA

ACTIVITĂŢII

Asigurarea măsurilor

corespunzătoare pentru ca activitatea

instituției să poată continua în orice

moment, în toate împrejurările şi în

toate planurile, cu deosebire în cel

economico-financiar.

1. Întocmirea de către fiecare

compartiment a inventarului situaţiilor

care pot conduce la discontinuităţi în

activitate

2. Elaborarea măsurilor care să

prevină apariţia lor

Director CJRAE

Ilfov Coordonatori

structuri/

departamente

30 oct. 2014 Inventarul

situaţiilor care pot

conduce la

discontinui-tăţi în

activitatea

CJRAE IF/

măsuri preventive

Page 10 of 38


Standardul 22. STRATEGII DE

CONTROL Construirea de politici adecvate

strategiilor de control şi programelor

concepute pentru atingerea

obiectivelor şi menţinerea în

echilibru a acestor strategii

1. Elaborarea la nivelul fiecărui

compartiment a unei strategii de

control intern, eficient şi eficace

Director CJRAE

Ilfov Coordonatori

structuri/

departamente

15.sept 2014

Strategie de

control intern,

eficient şi eficace

Standardul 23. ACCESUL LA

RESURSE Stabilirea de către director, prin

emiterea de documente de autorizare,

a persoanelor care au acces la

resursele materiale, financiare şi

informaţionale ale instituției şi

numirea persoanelor responsabile

pentru protejarea şi folosirea corectă

a acestor resurse.

1. Elaborarea documentelor pentru

reglementarea accesului la resurse

2. Elaborarea documentelor și a

procedurilor privind utilizarea

resurselor

Director CJRAE

Ilfov

30.sept 2014 Documente

specifice de

reglementarea

accesului la

resurse

Documente si

proceduri privind

utilizarea

resurselor

5. Domeniul

standardelor

referitoare la

auditare și

evaluare*

*(standardele

24-25 din

OMEF nr.

Standardul 24. VERIFICAREA ŞI

EVALUAREA CONTROLULUI

Elaborarea de politici, planuri şi

programe de evaluare a controlului

intern

1. Elaborarea planurilor de evaluare a

controluluin intern

2. Aplicarea planurilor de evaluare a

controluluin intern

Director CJRAE

Ilfov Coordonatori

structuri/

departamente

An școlar

2014 - 2015

Plan de evaluare

a controluluin

intern

Aplicarea

Planului de

evaluare a

controluluin

intern

Page 11 of 38


946/2005) Standardul 25. AUDITUL

INTERN

Asigurarea desfăşurării activităţii de

audit, pe baza unor programe

întocmite pornind de la evaluarea

riscurilor

Desfăşurarea misiunilor de audit pe

baza programului anual

Director CJRAE

Ilfov Coordonatori

structuri/

departamente

An școlar

2014 - 2015

Audit intern

conform carului

legal

Standardul 1 - Etică, integritate

Asigurarea condiţiilor necesare cunoaşterii de către angajaţi a reglementărilor care guvernează comportamentul acestora,

prevenirea şi raportarea fraudelor şi neregulilor.

CRITERII GENERALE DE EVALUARE A STADIULUI IMPLEMENTĂRII

STANDARDULUI

RĂSPUNS/

EXPLICAŢIE

DOCUMETE JUSTIFICATIE STADIUL

IMPLEMENTĂRI

I

STANDARDULUI

A fost comunicat personalului un cod de conduită, care stabileşte

reguli de comportament etic în realizarea atribuţiilor de serviciu,

aplicabil atât personalului de conducere, cât şi celui de execuţie din

cadrul compartimentului

Da/Nu Codul de conduită aprobat şi comunicat pe site şi prin

adresa oficială

Tabel semnături luare la cunoștința de către angajații

direcțiilor ,privind legislația specifică eticii şi integrității

profesionale

În

implementare

Salariaţii beneficiază de consiliere etică şi li se aplică un sistem de

monitorizare a respectării normelor de conduită Da/Nu Rapoartele consilierului de etică - pe site

Informarea privind nominalizarea consilierului de etică

Declarațiile de avere şi interese postate pe site şi

actualizate

Page 12 of 38


A fost comunicat personalului un cod de conduită, care stabileşte

reguli de comportament etic în realizarea atribuţiilor de serviciu,

aplicabil atât personalului de conducere, cât şi celui de execuţie din

cadrul compartimentului

Da/Nu Codul de conduită aprobat şi comunicat pe site şi prin

adresa oficială

Tabel semnături luare la cunoștința de către angajații

direcțiilor ,privind legislația specifică eticii şi integrității

profesionale

În

implementare

Salariaţii beneficiază de consiliere etică şi li se aplică un sistem de

monitorizare a respectării normelor de conduită Da/Nu Rapoartele consilierului de etică - pe site

Informarea privind nominalizarea consilierului de etică

Declarațiile de avere şi interese postate pe site şi

actualizate

În

implementare

Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini

Entitatea publică transmite angajaţilor şi actualizează permanent:

CRITERII GENERALE DE EVALUARE A STADIULUI

IMPLEMENTĂRII STANDARDULUI

RĂSPUNS/

EXPLICAŢIE

DOCUMENTE JUSTIFICATIVE STADIUL IMPLEMENTĂRII

STANDARDULUI

Personalului îi sunt aduse la cunoştinţă documentele

actualizate privind misiunea entităţii, regulamentele interne şi

fişele posturilor?

Da/Nu Chestionar MMFPS

ROF ROI postate pe Intranet si pagina

web oficială a MMFPS

Fişele posturilor

În implementare

Sarcinile /atribuţiile asociate posturilor sunt stabilite în

concordanţă cu competenţele decizionale necesare realizării

acestora?

Da/Nu Fişele posturilor

Page 13 of 38


Standardul 3 – Competenţă, performanţă

Managerul asigură ocuparea posturilor de către persoane competente, cărora le încredinţează sarcini potrivit competenţelor, şi

asigură condiţii pentru dezvoltarea capacităţii profesionale a salariatului.

CRITERII GENERALE DE EVALUARE A

STADIULUI IMPLEMENTĂRII STANDARDULUI

RĂSPUNS/

EXPLICAŢIE

DOCUMENTE JUSTIFICATIVE IMPLEMENTĂRII

STANDARDULUI

Au fost analizate şi stabilite cunoştinţele şi

aptitudinile necesare a fi deţinute în vederea

îndeplinirii sarcinilor/atribuţiilor asociate

fiecărui post?

Da/Nu PO fise postului (Existenta pe Intranet secţiunea DRU)

PO dosar examen (Existenta pe Intranet secţiunea DRU)

Condiţiile specifice pe post transmise de direcţii/

bibliografie

În implementare

Sunt identificate nevoile de perfecţionare a

pregătirii profesionale a personalului? Da/Nu Centralizarea efectuată de către DRU / necesarul de

formare transmis de către direcţii/rapoartele de evaluare a

performantelor profesionale individuale

Adresă a DRU privind listele centralizate cu necesarul de

cursuri

Standardul 4 – Funcţii sensibile

Entitatea publică identifică funcţiile considerate ca fiind sensibile şi stabileşte o politică adecvată de rotaţie a salariaţilor

care ocupă astfel de funcţii. CRITERII GENERALE DE EVALUARE A STADIULUI


RĂSPUNS

/EXPLICAŢIE


STANDARDULUI

A fost întocmit inventarul funcţiilor sensibile? Da/Nu Lista funcţiilor sensibile In implementare

Este stabilită o politică adecvată de rotaţie a

salariaţilor din funcţiile sensibile?

Da/Nu Tabelul privind gestionarea riscurilor

aferente funcţiilor sensibile

Page 14 of 38


Standardul 5 – Delegarea

Managerul stabileşte, în scris, limitele competenţelor şi responsabilităţilor pe care le deleagă. CRITERII GENERALE DE EVALUARE A STADIULUI


RĂSPUNS/

EXPLICAŢIE


STANDARDULUI

Sunt stabilite şi comunicate limitele competenţelor şi

responsabilităţilor care se deleagă?

Da/Nu PS de delegare

Fise de post

Acte administrative de delegare/subdelegare

In implementare

Delegarea/subdelegarea de competenţă se realizează în

baza unor proceduri specifice aprobate?

Da/Nu PS pe delegare

Fisa postului

Acte administrative de delegare/subdelegare

Standardul 6 – Structura organizatorică

Entitatea publică defineşte propria structură organizatorică, competenţele, responsabilităţile, sarcinile şi obligaţia de a

raporta pentru fiecare componentă structurală şi informează în scris salariaţii.



RĂSPUNS/

EXPLICAŢIE


STANDARDULUI

Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor activităţi, în

scopul identificării eventualelor disfuncţionalităţi în fixarea

sarcinilor de lucru individuale prin fişele posturilor şi în

stabilirea atribuţiilor compartimentului?

Da/Nu ROF- cuprinde atribuţiile pe direcţii şi

pe servicii

Organigrama

Chestionar MMFPS

Statul de personal/ Statul de funcţii

Fişa postului

In implementare

Page 15 of 38


Structura organizatorică asigură funcţionarea circuitelor şi

fluxurilor informaţionale necesare supravegherii şi realizării

activităţilor proprii?

Da/Nu Organigrama

Statul de personal/ Statul de funcţii

Fisa postului

Tabel circuitul documentelor, flux

informaţional la nivelul fiecărei direcţii

PS privind elaborarea procedurilor pe

activităţi

Standardul 7 – Obiective

Entitatea publică trebuie să definească obiectivele determinante, legate de scopurile entităţii, precum şi cele complementare,

legate de fiabilitatea informaţiilor, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne şi să comunice obiectivele definite tuturor

salariaţilor şi terţilor interesaţi.



RĂSPUNS/

EXPLICAŢIE

DOCUMENTE JUSTIFICATIVE STADIUL

IMPLEMENTĂRII

STANDARDULUI

Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul

compartimentului?

Da/Nu Fisa de analiza MMFPS

Rapoarte de activitate

În implementare

Obiectivele sunt astfel stabilite încât să răspundă

pachetului de cerinţe S.M.A.R.T.? (Unde: S -precise; M

- măsurabile şi verificabile; A - necesare; R - realiste; T

- cu termen de realizare.)

Da/Nu Fisa de analiza MMFPS (obiective definite cantitativ

sau calitativ cu indicatori de rezultat comensurabili)

Sunt stabilite activităţile individuale pentru fiecare

salariat, care să conducă la atingerea obiectivelor

specifice compartimentului?

Da/Nu Fisele posturilor

Fisa de analiza MMFPS

Page 16 of 38


Standardul 8 – Planificarea

Entitatea publică întocmeşte planuri prin care se pun în concordanţă activităţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu

resursele maxim posibil de alocat, astfel încât riscurile de a nu realiza obiectivele să fie minime.


STANDARDULUI

RĂSPUNS/

EXPLICAŢIE


IMPLEMENTĂRII

STANDARDULUI

Resursele alocate sunt astfel repartizate încât să asigure

activităţile necesare realizării obiectivelor specifice

compartimentului?

Da/Nu Fisa de analiza (activităţile)

Necesarul de consumabile

Lista de investiţii /planuri anuale/ multianuale

Programul de achiziţii

În implementare

În cazul modificării obiectivelor specifice, sunt stabilite

măsurile necesare pentru încadrarea în resursele repartizate?

Da/Nu Fisa de analiză / planul activităţilor

Standardul 9 – Coordonarea

Pentru atingerea obiectivelor, deciziile şi acţiunile componentelor structurale ale entităţii publice trebuie coordonate, în scopul

asigurării convergenţei şi coerenţei acestora.


STANDARDULUI

RĂSPUNS/

EXPLICAŢIE


IMPLEMENTĂRII

STANDARDULUI

Sunt adoptate măsuri de coordonare a deciziilor şi activităţilor

compartimentului cu cele ale altor compartimente, în scopul

asigurării convergenţei şi coerenţei acestora?

Da/Nu Acte administrative – decizii director

Şedinţele grupurilor de lucru

Procedurile de sistem existente la nivelul

aparatului MMFPS

În implementare

În compartiment se realizează consultarea prealabilă, în vederea

coordonării activităţilor?

Da/Nu - Minute ale şedinţelor

Page 17 of 38


Standardul 10 – Monitorizarea performanţelor

Entitatea publică asigură, pentru fiecare politică şi activitate, monitorizarea performanţelor, utilizând indicatori cantitativi şi

calitativi relevanţi, inclusiv cu privire la economicitate, eficienţă şi eficacitate. CRITERII GENERALE DE EVALUARE A STADIULUI


RĂSPUNS/

EXPLICAŢIE


STANDARDULUI

Este instituit un sistem de monitorizare şi raportare a

performanţelor, pe baza indicatorilor asociaţi

obiectivelor specifice?

Da/Nu Fisa de analiză

Evaluarea performantelor profesionale

Rapoartele privind activitatea compartimentelor

În implementare

Atunci când necesităţile o impun, se efectuează o

reevaluare a relevanţei indicatorilor asociaţi

obiectivelor specifice, în scopul operării corecţiilor

cuvenite?

Da/Nu Fisa de analiză

Evaluarea performantelor profesionale

Standardul 11 – Managementul riscului

Entitatea publică analizează sistematic, cel puţin o dată pe an, riscurile legate de desfăşurarea activităţilor sale, elaborează

planuri corespunzătoare, în direcţia limitării posibilelor consecinţe ale acestor riscuri, şi numeşte salariaţii responsabili în aplicarea

planurilor respective.



RĂSPUNS/

EXPLICAŢIE


IMPLEMENTĂRII

STANDARDULUI

Sunt identificate şi evaluate principalele riscuri,

proprii activităţilor din cadrul compartimentului?

Da/Nu Fişa de analiză

Procedura de sistem privind managementul riscului

Formularele de alertă la risc

Registrul riscurilor (riscuri identificate)

În implementare

Sunt stabilite măsuri de gestionare a riscurilor

identificate şi evaluate la nivelul activităţilor din

cadrul compartimentului?

Da/Nu Registrul riscurilor

Fisa de urmărire a riscului

Page 18 of 38


Este asigurată completarea/actualizarea registrului

riscurilor?

Da/Nu Registrul riscurilor

Standardul 12 – Informarea

Entitatea publică stabileşte tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât

managerii şi salariaţii, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini sarcinile.



RĂSPUNS/

EXPLICAŢIE


IMPLEMENTĂRII

STANDARDULUI

Au fost stabilite tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea,

frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât

personalul de conducere şi cel de execuţie, prin primirea şi

transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini sarcinile de

serviciu?

Da/Nu Fluxul informaţional

Procedura de sistem privind gestionarea petiţiilor,

circuitul documentelor şi accesul liber la informaţiile

de interes public şi circuitul solicitărilor în cadrul

entităţii

În implementare

Colectarea, prelucrarea şi centralizarea informaţiilor se

realizează în sistem informatizat?

Da/Nu Registre de corespondenţă

Standardul 13 – Comunicarea

Entitatea publică trebuie să dezvolte un sistem eficient de comunicare internă şi externă, care să asigure o difuzare rapidă, fluentă

şi precisă a informaţiilor, astfel încât acestea să ajungă complete şi la timp la utilizatori. CRITERII GENERALE DE EVALUARE A STADIULUI


RĂSPUNS/

EXPLICAŢIE


IMPLEMENTĂRII

STANDARDULUI

Circuitele informaţionale (traseele pe care circulă

informaţiile) asigură o difuzare rapidă, fluentă şi

precisă a informaţiilor, astfel încât acestea să

ajungă la timp la utilizatori?

Da/Nu Procedura de sistem privind gestionarea petiţiilor, circuitul

documentelor şi accesul liber la informaţiile de interes public

şi circuitul solicitărilor în cadrul entităţii

E-mail, fax, telefon, adrese scrise transmise prin registratură.

În implementare

Page 19 of 38


Sunt stabilite canale adecvate de comunicare prin

care managerii şi personalul de execuţie din

cadrul unui compartiment să fie informaţi cu

privire la proiectele de decizii sau iniţiative,

adoptate la nivelul altor compartimente, care le-ar

putea afecta sarcinile şi responsabilităţile?

Da/Nu Procedura de sistem privind gestionarea petiţiilor, circuitul

documentelor şi accesul liber la informaţiile de interes public

şi circuitul solicitărilor în cadrul entităţii

Modalitatea electronică

E-mail, fax, telefon, adrese scrise transmise prin registratură.

Standardul 14 – Corespondenţa şi arhivarea

Fiecare entitate publică organizează primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondenţei, astfel încât sistemul să fie

accesibil managerului, angajaţilor şi terţilor interesaţi cu abilitare în domeniu.


STADIULUI IMPLEMENTĂRII

STANDARDULUI

RĂSPUNS

/EXPLICAŢIE


IMPLEMENTĂRII

STANDARDULUI

Sunt aplicate proceduri pentru

primirea/expedierea, înregistrarea şi

arhivarea corespondenţei?

Da/Nu Procedura de sistem privind gestionarea petiţiilor, circuitul documentelor

şi accesul liber la informaţiile de interes public şi circuitul solicitărilor în

cadrul entităţii

Nomenclatorul arhivistic

Procedura de sistem privind arhivarea

În implementare

Reglementările legale în vigoare cu

privire la manipularea şi depozitarea

informaţiilor clasificate sunt cunoscute

şi aplicate în practică?

Da/Nu Procedura de sistem privind arhivarea

Page 20 of 38


Standardul 15 – Ipoteze, reevaluări

Fixarea obiectivelor ia în considerare ipoteze acceptate conştient, prin consens.

Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformării mediului, impune reevaluarea obiectivelor. CRITERII GENERALE DE EVALUARE A STADIULUI IMPLEMENTĂRII

STANDARDULUI

RĂSPUNS/

EXPLICAŢIE


IMPLEMENTĂRII

STANDARDULUI

Stabilirea obiectivelor specifice are la bază formularea de

ipoteze/premise, acceptate prin consens?

Da/Nu Fişa de analiză În implementare

Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci când se constată modificări

ale ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixării acestora?

Da/Nu Fişa de analiză

Standardul 16 – Semnalarea neregularităţilor

Salariaţii, deosebit de comunicările pe care le realizează în legătură cu atingerea obiectivelor faţă de care sunt responsabili, au şi

posibilitatea ca, pe baza unor proceduri distincte, să semnaleze neregularităţi, fără ca astfel de semnalări să atragă un tratament

inechitabil sau discriminatoriu faţă de salariatul care se conformează unor astfel de proceduri.


STADIULUI IMPLEMENTĂRII STANDARDULUI

RĂSPUNS/

EXPLICAŢIE


IMPLEMENTĂRII

STANDARDULUI

A fost comunicată salariaţilor procedura

aplicabilă în cazul semnalării unor

neregularităţi?

Da/Nu Procedura de sistem privind semnalarea neregularităţilor

Documente care să ateste condiţiile necesare personalului pentru

semnalarea neregularităţilor constatate

Reglementări interne privind semnalarea neregularităţilor

În implementare

În cazul semnalării unor neregularităţi,

conducătorul de compartiment a întreprins

cercetările adecvate în scopul elucidării

acestora şi a aplicat măsurile care se impun?

Da/Nu Sesizări adresate

Rezultatele cercetărilor disciplinare

Rapoartele consilierului de etică

Page 21 of 38


Standardul 17 – Proceduri

Pentru activităţile din cadrul entităţii publice şi, în special, pentru operaţiunile economice, aceasta elaborează proceduri scrise,

care se comunică tuturor salariaţilor implicaţi. CRITERII GENERALE DE EVALUARE A STADIULUI


RĂSPUNS/

EXPLICAŢIE


IMPLEMENTĂRII

STANDARDULUI

Pentru activităţile proprii au fost elaborate /actualizate

proceduri operaţionale?

Da/Nu Inventarul activităţilor procedurabile

Proceduri de sistem

Proceduri operaţionale

În implementare

Procedurile operaţionale comunicate salariaţilor sunt aplicate? Da/Nu Proceduri de sistem


Liste de difuzare

Postare pe site/intranet

Standardul 18 – Separarea atribuţiilor

Elementele operaţionale şi financiare ale fiecărei acţiuni sunt efectuate de persoane independente una faţă de cealaltă, respectiv

funcţiile de iniţiere şi verificare trebuie să fie separate.



RĂSPUNS/

EXPLICAŢIE


IMPLEMENTĂRII

STANDARDULUI

Funcţiile de iniţiere, verificare şi aprobare a

operaţiunilor sunt funcţii separate şi exercitate

de persoane diferite?

Da Fişe de post

Ordine ministru

Acte administrative

Procedura de sistem privind întocmirea Fiselor de post, conţinând

şi componenta de delegare a atribuţiilor

În implementare

Conceperea şi aplicarea procedurilor asigură

separarea atribuţiilor?

Da Proceduri de sistem


Page 22 of 38


Standardul 19 – Supravegherea

Entitatea publică asigură măsuri de supraveghere adecvate a operaţiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin

control ex-post, în scopul realizării în mod eficace a acestora.



RĂSPUNS/

EXPLICAŢIE


IMPLEMENTĂRII

STANDARDULUI

Managerii supraveghează şi supervizează activităţile

care intră în responsabilitatea lor directă?

Da Raport de evaluare

Rapoarte de activitate

Declaratia salariatului privind insusirea procedurilor

În implementare

Supervizarea unor activităţi care implică un grad

ridicat de expunere la risc se realizează pe baza unor

proceduri prestabilite?

Da Procedura privind managementul riscului

Standardul 20 – Gestionarea abaterilor

Entitatea publică se asigură că, pentru toate situaţiile în care, datorită unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de politicile

sau procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor.

CRITERII GENERALE DE EVALUARE A STADIULUI IMPLEMENTĂRII STANDARDULUI RĂSPUNS/

EXPLICAŢIE


IMPLEMENTĂRII

STANDARDULUI

În situaţia în care, din cauza unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de

procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la nivel

corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor?

Da Sesizări

Rapoarte

În implementare

Se efectuează o analiză periodică a circumstanţelor şi a modului cum au fost

gestionate abaterile în vederea desprinderii, pentru viitor, a unor concluzii de

bună practică?

Da Procedura de sistem privind

semnalarea neregularităţilor

Page 23 of 38


Standardul 21 – Continuitatea activităţii

Entitatea publică asigură măsurile corespunzătoare pentru ca activitatea acesteia să poată continua în orice moment, în toate

împrejurările şi în toate planurile, cu deosebire în cel economico-financiar.



RĂSPUNS/

EXPLICAŢIE


IMPLEMENTĂRII

STANDARDULUI

Sunt inventariate situaţiile generatoare de

întreruperi în derularea unor activităţi?

Da Inventarul situaţiilor generatoare de întreruperi în

derularea activităţilor

Gestionarea situaţiilor generatoare de întreruperi

În implementare

Sunt stabilite şi aplicate măsuri pentru asigurarea

continuităţii activităţii, în cazul apariţiei unor

situaţii generatoare de întreruperi?

Da Delegarea, în cazul absenţei temporare (concedii, plecări

în misiune etc.);

Acte administrative

Standardul 22 – Strategii de control

Entitatea publică construieşte politici adecvate strategiilor de control şi programelor concepute pentru atingerea obiectivelor şi

menţinerea în echilibru a acestor strategii.



RĂSPUNS/

EXPLICAŢIE


IMPLEMENTĂRII

STANDARDULUI

Au fost elaborate strategii de control adecvate pentru

atingerea obiectivelor specifice?

Da Planuri de control/Strategii de control

Plan de monitorizare a implementării strategiei

În implementare

Strategiile de control aplicate furnizează o asigurare

rezonabilă cu privire la atingerea obiectivelor

specifice?

Da Fisă de analiza

Rapoartele de monitorizare

Page 24 of 38


Standardul 23 – Accesul la resurse

Managerul stabileşte, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care au acces la resursele materiale, financiare şi

informaţionale ale entităţii publice şi numeşte persoanele responsabile pentru protejarea şi folosirea corectă a acestor resurse.


STANDARDULUI

RĂSPUNS

/EXPLICAŢIE


IMPLEMENTĂRII

STANDARDULUI

Sunt emise acte administrative de reglementare a accesului

salariaţilor din compartiment la resursele materiale, financiare şi

informaţionale?

Da Ordin ministru

Decizie director

În implementare

Accesul personalului la resurse se realizează cu respectarea strictă

a normelor cuprinse în actele administrative de reglementare cu

acest obiect?

Da Proceduri de sistem, proceduri operaţionale

Fişele postului

Actele administrative emise la nivelul

compartimentului

Standardul 24 – Verificarea şi evaluarea controlului

Entitatea publică instituie o funcţie de evaluare a controlului intern şi elaborează politici, planuri şi programe de derulare a

acestor acţiuni.


STANDARDULUI

RĂSPUNS/

EXPLICAŢIE


IMPLEMENTĂRII

STANDARDULUI

Conducătorul compartimentului realizează, anual, operaţiunea de

autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial existent la

acest nivel?

Da Chestionar de autoevaluare În implementare

Page 25 of 38


Operaţiunile de autoevaluare a subsistemului de control intern/

managerial au drept rezultat date, informaţii şi constatări pertinente

necesare luării de decizii operaţionale, precum şi raportării?

Da Raportări MFP / UCASMFC

Standardul 25 – Auditul intern

Entitatea publică înfiinţează sau are acces la o capacitate de audit, care are în structura sa auditori competenţi, a căror activitate

se desfăşoară, de regulă, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului.


STANDARDULUI

RĂSPUNS/

EXPLICAŢIE


IMPLEMENTĂRII

STANDARDULUI

Compartimentul de audit intern execută, în afara misiunilor de asigurare,

planificate şi aprobate de manager, şi misiuni de consiliere privind pregătirea

procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al

compartimentului?

Standard aplicabil numai structurii

de audit intern

Implementat

Compartimentul de audit intern dispune de suficient personal pentru a

realiza integral programul anual de audit?

Standard aplicabil numai structurii

de audit intern

Page 26 of 38


II. Implemntarea Controlului managerial intern conform OMFP 946/2005 republicat, actualizat 2012:

Standardul 1 - Etică, integritate

Asigurarea condiţiilor necesare cunoaşterii de către angajaţi a reglementărilor care guvernează comportamentul acestora,

prevenirea şi raportarea fraudelor şi neregulilor.

Cerintele legale ale standardului:

Managerul si salariatii trebuie sa aiba un nivel corespunzator de integritate profesionala si personala si sa fie constienti de importanta

activitatii pe care o desfasoara;

Managerul, prin deciziile sale si exemplul personal, sprijina si promoveaza valorile etice si integritatea profesionala si personala a

salariatilor. Deciziile si exemplul personal trebuie sa reflecte:

valorificarea transparentei si probitatii in activitate;

valorificarea competentei profesionale;

initiativa prin exemplu;

conformitatea cu legile, regulamentele, regulile si politicile specifice;

respectarea confidentialitatii informatiilor;

tratamentul echitabil si respectarea indivizilor;

relatiile loiale cu colaboratorii;

caracterul complet si exact al operatiilor si documentatiilor;

modul profesional de abordare a informatiilor financiare;

Salariatii manifesta acel comportament si dezvolta acele actiuni percepute ca etice in institutia;

Managerul si salariatii au o abordare pozitiva fata de controlul financiar, a carui functionare o sprijină.

Page 27 of 38


Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini

Entitatea publică transmite angajaţilor şi actualizează permanent:

documentul privind misiunea entităţii publice;

regulamentele interne;

fişa postului (funcţiei).


Atributiile entitatii pot fi realizate numai daca sunt cunoscute de salariati si acestia actioneaza concertat;

Fiecare salariat are un rol bine definit in institutie, stabilit prin fisa postului;

Sarcinile sunt incredintate si rezultatele sunt comunicate numai in raportul manager – salariat - manager (sef - subaltern - sef);

Managerii trebuie sa identifice sarcinile in realizarea carora salariatii pot fi expusi unor situatii dificile si care influenteaza in mod

negativ managementul entitatii;

Managerul trebuie sa sustina salariatul in indeplinirea sarcinilor sale

Standardul 3 – Competenţă, performanţă

Managerul asigură ocuparea posturilor de către persoane competente, cărora le încredinţează sarcini potrivit competenţelor, şi

asigură condiţii pentru dezvoltarea capacităţii profesionale a salariatului.


Managerul si salariatii au acele cunostinte, abilitati si experienta care fac posibila indeplinirea eficienta si efectiva a sarcinilor;

Competenta angajatilor si sarcinile incredintate trebuie sa se afle in echilibru permanent stabil. Actiuni pentru asigurarea acestuia:

definirea cunostintelor si deprinderilor necesare pentru fiecare loc de munca;

conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare definit;

identificarea planului de pregatire de baza a noului angajat, inca din timpul procesului de recrutare;

revederea necesitatilor de pregatire, in contextul evaluarii anuale a angajatilor si urmarirea evolutiei carierei;

asigurarea faptului ca necesitatile de pregatire identificate sunt satisfacute;

dezvoltarea capacitatii interne de pregatire, complementara formelor de pregatire externe ;

Page 28 of 38


definirea politicii de pregatire/mobilitate;

Performantele angajatilor se evalueaza cel putin o data pe an si sunt discutate cu acestia de catre realizatorul raportului;

Competenta si performanta trebuiesc sustinute de instrumente adecvate, care includ tehnica de calcul, software-urile, brevetele, metodele de

lucru etc;

Nivelul de competenta necesar este cel care constituie premisa perfo rmantei.

Standardul 4 – Funcţii sensibile

Entitatea publică identifică funcţiile considerate ca fiind sensibile şi stabileşte o politică adecvată de rotaţie a salariaţilor care ocupă

astfel de funcţii. Cerintele legale ale standardului:

In institutie se intocmesc:

inventarul functiilor sensibile;

lista cu salariatii care ocupa functii sensibile;

planul pentru asigurarea rotatiei salariatilor din functii sensibile, astfel incat un salariat sa nu activeze intr-o astfel de functie, de

regula, mai mult de 5 ani;

In inventarul functiilor sensibile sunt reflectate, de regula, acele functii care prezinta risc semnificativ in raport cu obiectivele;

Rotatia personalului se face cu efect minim asupra activitatii entitatii si a salariatilor

Page 29 of 38


Standardul 5 – Delegarea

Managerul stabileşte, în scris, limitele competenţelor şi responsabilităţilor pe care le deleagă. Cerintele legale ale standardului:

Delegarea de competenta se face tinand cont de impartialitatea deciziilor ce urmeaza a fi luate de persoanele delegate si de riscurile

asociate acestor decizii;

Salariatul delegat trebuie sa aiba cunostinta, experienta si capacitatea necesara efectuarii actului de autoritate incredintat;

Asumarea responsabilitatii, de catre salariatul delegat, se confirma prin semnatura;

Subdelegarea este posibila cu acordul managerului;

Delegarea de competenta nu exonereaza pe manager de responsabilitate

Standardul 6 – Structura organizatorică

Entitatea publică defineşte propria structură organizatorică, competenţele, responsabilităţile, sarcinile şi obligaţia de a raporta

pentru fiecare componentă structurală şi informează în scris salariaţii.


Competenta, responsabilitatea, sarcina si obligatia de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie sa fie clare, coerente si sa

reflecte elementele avute in vedere pentru realizarea obiectivelor entitatii;

Competenta constituie capacitatea de a lua decizii, in limite definite, pentru realizarea activitatilor specifice postului;

Responsabilitatea reprezinta obligatia de a indeplini sarcinile si se inscrie in limitele ariei de competenta;

Raportarea reprezinta obligatia de a informa asupra indeplinirii sarcinilor

Standardul 7 – Obiective

Entitatea publică trebuie să definească obiectivele determinante, legate de scopurile entităţii, precum şi cele complementare,

legate de fiabilitatea informaţiilor, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne şi să comunice obiectivele definite tuturor

salariaţilor şi terţilor interesaţi.

Page 30 of 38



Obiectivele generale sunt concordante cu misiunea ;

Entitatea publica transpune obiectivele generale in obiective specifice si in rezultate asteptate pentru fiecare activitate si le comunica

personalului;

Obiectivele trebuie astfel definite incat sa raspunda pachetului de cerinte "S.M.A.R.T.";

Fixarea obiectivelor reprezinta atributul managementului, iar responsabilitatea realizarii acestora revine atat managementului, cat si

salariatilor;

Multitudinea si complexitatea obiectivelor impune utilizarea unor criterii diverse de grupare, cu scopul de a facilita concretizarea

responsabilitatilor, raspunderilor, de a asigura operativitate in cunoasterea rezultatelor etc.

Standardul 8 – Planificarea

Entitatea publică întocmeşte planuri prin care se pun în concordanţă activităţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu

resursele maxim posibil de alocat, astfel încât riscurile de a nu realiza obiectivele să fie minime.


Planificarea este una din functiile esentiale ale managementului;

Planificarea se refera la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor. Avand in vedere caracterul

limitat al resurselor, repartizarea acestora necesita decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare;

Planificarea este un proces continuu, ceea ce imprima planului un caracter dinamic. Schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor elemente

ale procesului de fundamentare impune actualizarea planului;

Gradul de structurare a procesului de planificare, de detaliere a planurilor, variaza in functie de diversi factori, precum: marimea entităţii,

structura decizionala a acesteia, necesitatea aprobarii formale a unor activitati etc.

Dupa orizontul de timp la care se refera, in general, se elaboreaza: planuri anuale; planuri multianuale;

Specific planificarii multianuale este stabilirea unei succesiuni de masuri ce trebuie luate pentru atingerea obiectivelor.

Page 31 of 38


Standardul 9 – Coordonarea

Pentru atingerea obiectivelor, deciziile şi acţiunile componentelor structurale ale entităţii publice trebuie coordonate, în scopul

asigurării convergenţei şi coerenţei acestora.


Managementul asigura coordonarea deciziilor si actiunilor compartimentelor structurale; Atunci cand necesitatile o impun, se pot organiza

structuri specializate, care sa sprijine managementul in activitatea de coordonare;

Coordonarea influenteaza decisiv rezultatele interactiunii dintre salariati in cadrul raporturilor profesionale;

Salariatii trebuie sa tina cont de consecintele deciziilor lor si ale actiunilor lor asupra intregii entitati publice;

Coordonarea eficienta presupune consultari prealabile, atat in cadrul structurilor unei entitati publice, cat si intre structurile respective.

Standardul 10 – Monitorizarea performanţelor

Entitatea publică asigură, pentru fiecare politică şi activitate, monitorizarea performanţelor, utilizând indicatori cantitativi şi

calitativi relevanţi, inclusiv cu privire la economicitate, eficienţă şi eficacitate.


Managementul trebuie sa primeasca sistematic raportari asupra desfasurarii activitatii institutiei;

Managementul evalueaza performantele, constatand eventualele abateri de la obiective, in scopul luarii masurilor corective ce se

impun;

Sistemul de monitorizare a performantei este influentat de marimea si natura entitatii publice, de modificarea/schimbarea obiectivelor

sau/si a indicatorilor, de modul de acces al salariatilor la informatii.

Standardul 11 – Managementul riscului

Entitatea publică analizează sistematic, cel puţin o dată pe an, riscurile legate de desfăşurarea activităţilor sale, elaborează

planuri corespunzătoare, în direcţia limitării posibilelor consecinţe ale acestor riscuri, şi numeşte salariaţii responsabili în aplicarea

planurilor respective.


Managerul are obligatia crearii si mentinerii unui sistem de control intern sanatos, in principal, prin:

Page 32 of 38


identificarea riscurilor majore care pot afecta eficacitatea si eficienta operatiunilor, respectarea regulilor si regulamentelor, increderea

in informatiile financiare si de management intern si extern, protejarea bunurilor, prevenirea si descoperirea fraudelor;

definirea nivelului acceptabil de expunere la aceste riscuri;

evaluarea probabilitatii ca riscul sa se materializeze si a marimii impactului acestuia;

monitorizarea si evaluarea riscurilor si a gradului de adecvare a controalelor interne la gestionarea riscurilor.

Standardul 12 – Informarea

Entitatea publică stabileşte tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât

managerii şi salariaţii, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini sarcinile.


Informatia este indispensabila unui management sanatos, unei monitorizari eficace, identificarii situatiilor de risc in faze anterioare ale

manifestarii acestora;

Cultura instituţiei are o incidenta majora asupra cantitatii, naturii si fiabilitatii informatiilor, ca si in ceea ce priveste largirea gamei

acestora in domeniul valorilor etice, politicii, puterii, responsabilitatilor si obligatiilor de raportare, obiectivelor entitatii, planurilor;

Informatia trebuie sa fie corecta, credibila, clara, completa, oportuna, utila, usor de inteles si receptat;

Managerul si salariatii trebuie sa primeasca si sa transmita informatiile necesare pentru indeplinirea sarcinilor;

Informatia trebuie sa beneficieze de o circulatie rapida, in toate sensurile, inclusiv in si din exterior

Standardul 13 – Comunicarea

Entitatea publică trebuie să dezvolte un sistem eficient de comunicare internă şi externă, care să asigure o difuzare rapidă, fluentă

şi precisă a informaţiilor, astfel încât acestea să ajungă complete şi la timp la utilizatori.


Managerul asigura functionarea unui sistem eficient de comunicare;

Prin componentele sale, sistemul de comunicare serveste scopurilor utilizatorilor;

Sistemul de comunicare trebuie sa fie flexibil si rapid, atat in interiorul entitatii, cat si intre aceasta si mediul extern;

Page 33 of 38


Procesul de comunicare trebuie sa fie adaptat la capacitatea utilizatorilor, in ceea ce priveste prelucrarea informatiilor si achitarea de

responsabilitati in materie de comunicare.

Standardul 14 – Corespondenţa şi arhivarea

Fiecare entitate publică organizează primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondenţei, astfel încât sistemul să fie

accesibil managerului, angajaţilor şi terţilor interesaţi cu abilitare în domeniu.

Cerintele legale ale standardului

Corespondenta trebuie sa fie purtatoarea unor informatii utile in interiorul si in exteriorul entitatii publice;

Corespondenta utilizeaza purtatori diferiti ai informatiei (hartie, benzi magnetice, floppy, CD etc.) si se realizeaza prin mijloace diferite

(curierul, posta, posta electronica, fax etc);

Ponderea in care entitatea utilizeaza unul sau altul dintre purtatori si apeleaza la unul sau altul dintre mijloacele de realizare a

corespondentei este determinata de o serie de factori, cum ar fi: gradul de dotare interna si/sau al tertilor, nivelul de pregatire al salariatilor,

urgenta, distanta, costul, siguranta, restrictiile din reglementari etc;

In functie de tipul de purtator si mijlocul de realizare utilizat cu privire la corespondenta, operatiunile de intrare, iesire, inregistrare si

stocare trebuiesc adaptate corespunzator, pe baza unor planuri elaborate in acest sens, astfel incat, pentru fiecare caz, sa poata fi reflectate

cerintele majore privind:

asigurarea primirii, respectiv expedierii corespondentei;

confirmarea primirii, respectiv expedierii corespondentei;

stocarea (arhivarea) corespondentei;

accesul la corespondenta realizata.

Standardul 15 – Ipoteze, reevaluări

Fixarea obiectivelor ia în considerare ipoteze acceptate conştient, prin consens.

Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformării mediului, impune reevaluarea obiectivelor.

Page 34 of 38



Ipotezele se formuleaza in legatura cu obiectivele ce urmeaza a fi realizate si stau la baza fixarii acestora;

Salariatii implicati in realizarea unui obiectiv trebuie sa fie constienti de ipotezele formulate si acceptate in legatura cu obiectivul in

cauza;

Ipotezele de care salariatii nu sunt constienti reprezinta un obstacol in capacitatea de adaptare;

Reevaluari ale nevoilor de informare - concretizate in schimbari in ceea ce priveste informatiile necesar a fi colectate, in modul de

colectare, in continutul rapoartelor sau sistemelor de informatii conexe - trebuiesc efectuate daca se modifica ipotezele ce au stat la baza

obiectivelor.

Standardul 17 – Proceduri

Pentru activităţile din cadrul entităţii publice şi, în special, pentru operaţiunile economice, aceasta elaborează proceduri scrise,

care se comunică tuturor salariaţilor implicaţi.


Entitatea publică trebuie sa se asigure ca, pentru orice actiune si/sau eveniment semnificativ, exista o documentatie adecvata si ca

operatiunile sunt consemnate in documente;

Documentatia trebuie sa fie completa, precisa si sa corespunda structurilor si politicilor entitatii publice ;

Documentatia cuprinde, politici administrative, manuale, instructiuni operationale, check - lists-uri sau alte forme de prezentare a

procedurilor;

Documentatia trebuie sa fie actualizata, utila, precisa, usor de examinat, disponibila si accesibila managerului, salariatilor, precum si

tertilor, daca este cazul;

Documentatia asigura continuitatea activitatii, in pofida fluctuatiei de personal;

Lipsa documentatiei, caracterul incomplet sau/si neactualizarea ace steia constituie riscuri in realizarea obiectivelor;

Intocmirea si urmarirea executarii graficului de circulatie a documentelor la fiecare nivel de responsabilitate din entitatea publica.

Standardul 18 – Separarea atribuţiilor

Page 35 of 38


Elementele operaţionale şi financiare ale fiecărei acţiuni sunt efectuate de persoane independente una faţă de cealaltă, respectiv

funcţiile de iniţiere şi verificare trebuie să fie separate.


Separarea atributiilor si responsabilitatilor este una dintre modalitatile prin care se reduce riscul de eroare, frauda, incalcare a legislatiei,

precum si riscul de a nu putea detecta aceste probleme;

Prin separarea atributiilor se creeaza conditiile ca nicio persoana sau compartiment sa nu poata controla toate etapele importante ale unei

operatiuni sau ale unui eveniment;

Separarea atributiilor si responsabilitatilor intre mai multe persoane creeaza premisele unui echilibru eficace al puterilor;

Managerii entitatilor publice in care, datorita numarului mic de salariati, se limiteaza posibilitatea de aplicare a separarii atributiilor si

responsabilitatilor, trebuie sa fie constienti de riscuri si sa compenseze aceasta limitare prin alte masuri.

Standardul 19 – Supravegherea

Entitatea publică asigură măsuri de supraveghere adecvate a operaţiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin

control ex-post, în scopul realizării în mod eficace a acestora.


Managerul trebuie sa monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere, pentru a se asigura ca procedurile sunt respectate de catre

salariati in mod efectiv si continuu;

Controalele de supraveghere implica revizuiri in ceea ce priveste munca depusa de salariati, rapoarte despre exceptii, testari prin sondaje

sau orice alte modalitati care confirma respectarea procedurilor;

Managerul verifica si aproba munca salariatilor, da instructiunile necesare pentru a minimiza erorile, a elimina frauda, a respecta legislatia

si pentru a veghea asupra intelegerii si aplicarii instructiunilor;

Supravegherea activitatilor este adecvata, in masura in care:

fiecarui salariat i se comunica atributiile, responsabilitatile si limitele de competenta atribuite;

se evalueaza sistematic munca fiecarui salariat;

se aproba rezultatele muncii obtinute in diverse etape ale realizarii operatiunii.

Page 36 of 38


Standardul 20 – Gestionarea abaterilor

Entitatea publică se asigură că, pentru toate situaţiile în care, datorită unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de politicile

sau procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor.


In derularea actiunilor pot aparea circumstante deosebite, care nu au putut fi anticipate si care induc abateri ce nu permit derularea

tranzactiilor prin procedurile existente;

Abaterile de la procedurile existente trebuie sa fie documentate si justificate, in vederea prezentarii spre aprobare;

Este necesara analiza periodica a circumstantelor si a modului cum au fost gestionate actiunile, in vederea desprinderii unor concluzii de

buna practica pentru viitor, ce urmeaza a fi formalizate.

Standardul 21 – Continuitatea activităţii

Entitatea publică asigură măsurile corespunzătoare pentru ca activitatea acesteia să poată continua în orice moment, în toate

împrejurările şi în toate planurile, cu deosebire în cel economico-financiar.


Entitatea publica este o organizatie a carei activitate trebuie sa se deruleze continuu, prin structurile componente. Eventuala intrerupere a

activitatii acesteia afecteaza atingerea obiectivelor propuse;

Situatii diferite, care afecteaza continuitatea activitatii: mobilitatea salariatilor; defectiuni ale echipamentelor din dotare; disfunctionalitati

produse de unii prestatori de servicii; schimbari de proceduri etc.;

Pentru fiecare din situatiile care apar, Entitatea publica trebuie sa actioneze in vederea asigurarii continuitatii, prin diverse masuri, de

exemplu:

angajarea de personal in locul celor pensionati sau plecati din Entitatea publica din alte considerente;

delegarea, in cazul absentei temporare (concedii, plecari in misiune etc.);

contracte de service pentru intretinerea echipamentelor din dotare;

Page 37 of 38


contracte de achizitii pentru inlocuirea unor echipamente din dotare ;

Existenta inventarului situatiilor care pot conduce la discontinuitati in activitate si a masurilor care sa previna aparitia lor.

Standardul 22 – Strategii de control

Entitatea publică construieşte politici adecvate strategiilor de control şi programelor concepute pentru atingerea obiectivelor şi

menţinerea în echilibru a acestor strategii.


Exista un raport de interdependenta intre strategiile, politicile si programele elaborate pentru atingerea obiectivelor si strategiile de

control. Fara o strategie de control adecvata, creste riscul de manifestare a abaterilor de la strategia, politica si programele entitatii publice si,

deci, al nerealizarii obiectivelor la nivelul exigentelor preconizate:

strategiile de control sunt cu atat mai complexe si mai laborioase cu cat fundamentarea si realizarea obiectivelor entitatii publice sunt

mai complexe si mai dificile;

strategiile de control se supun conceptului de strategie, in general, acestea necesitand studii, in vederea stabilirii obiectivelor de

control, a resurselor necesare, a pregatirii personalului de control, a imbunatatirii metodelor si procedurilor de control, a modului de evaluare a

controalelor etc.;

strategiile de control se refera si la tipurile de control aplicabile situatiei.

Standardul 23 – Accesul la resurse

Managerul stabileşte, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care au acces la resursele materiale, financiare şi

informaţionale ale entităţii publice şi numeşte persoanele responsabile pentru protejarea şi folosirea corectă a acestor resurse.


Restrangerea accesului, la resurse reduce riscul utilizarii inadecvate a acestora;

Severitatea restrictiei depinde de vulnerabilitatea tipului de resursa si de riscul pierderilor potentiale, care trebuie apreciate periodic. La

determinarea vulnerabilitatii bunurilor si valorilor se au in vedere costul, riscul potential de pierdere sau utilizare inadecvata;

Intre resurse si sumele inregistrate in evidente se fac comparatii periodice (inventare).

Vulnerabilitatea bunurilor si valorilor determina frecventa acestor verificari;

Page 38 of 38


Standardul 24 – Verificarea şi evaluarea controlului

Entitatea publică instituie o funcţie de evaluare a controlului intern şi elaborează politici, planuri şi programe de derulare a

acestor acţiuni.


Managerul trebuie sa asigure verificarea si evaluarea in mod continuu a functionării sistemului de control intern si a elementelor sale.

Disfunctionalitatile sau alte probleme identificate trebuiesc rezolvate operativ, prin masuri corective;

Verificarea operatiunilor garanteaza contributia controalelor interne la realizarea obiectivelor;

Evaluarea eficacitatii controlului se poate referi, in functie de cerinte specifice si/sau conjuncturale, fie la ansamblul obiectivelor entitatii

publice, fie la unele dintre acestea, optiune care revine managerului;

Managerul stabileste modul de realizare a evaluarii eficacitatii controlului.

Standardul 25 – Auditul intern

Entitatea publică înfiinţează sau are acces la o capacitate de audit, care are în structura sa auditori competenţi, a căror activitate

se desfăşoară, de regulă, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului.


Auditul intern asigura evaluarea independenta si obiectiva a sistemului de control intern al entitatii publice;

Auditorul intern finalizeaza actiunile sale prin rapoarte de audit, in care enunta punctele slabe identificate in sistem si formuleaza

recomandari pentru eliminarea acestora ;

Managerul dispune masurile necesare, avand in vedere recomandarile din rapoartele de audit intern, in scopul eliminarii punctelor slabe

constatate de misiunile de auditare.

DIRECTOR CJRAE ILFOV,

Prof Cuciinic Constanța

Documents

PLAN MANAGERIAL IMPLEMENTARE SISTEM DE CONTROL MANAGERIAL ... · PDF filePLAN MANAGERIAL IMPLEMENTARE ... controlul managerial intern reprezintaă o funcţie managerială şi mai puțin