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Unidad 1: Planeación y organización del trabajo
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Planeación
EstratégicaFACILITADOR: LIC. CARLOS ALAIN CAMARGO CASTILLO
Si sabemos en dónde estamos y cómo
llegamos ahí, podremos ver hacia dóndenos dirigimos; y si el resultado que surge de
manera natural en nuestro curso es
inaceptable, podremos hacer un cambio a
tiempo.
Abraham Lincoln
Organización
Cuando dos personas o más se juntan con el o los mismos
objetivos surge el concepto de organización.
Los objetivos que persiguen las organizaciones son tan diversos
como el pensamiento de las personas que las componen.
Y uno de dichos fines es el que consiste en obtener un beneficio
económico a cambio de la oferta de satisfactores para
necesidades determinadas. A esto le conocemos como fin de
lucro.
Las organizaciones con fines de lucro son conocidas como
“empresas” o negocios, esto para distinguirlas del otro tipo de
organizaciones (según la clasificación basada en objetivos) “sin
fines de lucro”.
Algunos ejemplos de organizaciones sin fines de lucro son:
- Algunas dependencias estatales (escuelas, desarrollo social, etc.).
- Organizaciones no gubernamentales (asociaciones civiles, Cruz Roja, Fundaciones, etc).
- Clubes, Colegios, etc.
- La familia, grupos de amigos, equipos deportivos, etc.
En México las organizaciones están representadas por un tipo de
persona denominada persona moral a la cual el Servicio de
Administración Tributaria (SAT) define como: una agrupación de
personas que se unen con un fin determinado, por ejemplo, una
sociedad mercantil, una asociación civil. De acuerdo con su objeto
social, una persona moral puede tributar en regímenes específicos
como:
Personas morales del régimen general
Personas morales con fines no lucrativos
La información de este módulo te servirá para cuidar la consecución
de los objetivos de organizaciones con o sin fines de lucro a través de una herramienta denominada Administración.
Robbins (2010) define a la administración cómo: La coordinación y
supervisión de las actividades laborales de otras personas de talmanera que se realicen de forma eficiente y eficaz.
Jones y George la definen como: Planeación, organización, dirección
y control de los recursos humanos y de otra clase, para alcanzar las metas de la organización con eficiencia y eficacia.
Definición para examen
Los autores antes mencionados coinciden en definir a la
administración como una herramienta que ayuda a lasorganizaciones a conseguir sus objetivos con eficacia y eficiencia.
Definamos los tres elementos claves
del concepto para entrar en materiadel adjetivo “estratégica”. Y
comencemos por la eficiencia y la
eficacia.
Desempeño organizacional
Se le conoce así a la medida de eficacia y eficiencia con la que los
gerentes aprovechan los recursos para satisfacer a sus clientes yalcanzar las metas de la organización.
La eficiencia es una medida de qué tan bien o qué tanproductivamente se aprovechan los recursos para alcanzar unameta.
Las organizaciones son eficientes cuandosus gerentes reducen al mínimo lacantidad de insumos (como mano deobra, materia prima y componentes) o eltiempo que se requiere para producir unlote de determinados bienes o servicios
Las organizacionesson eficaces cuandolos gerentes escogenmetas apropiadas ylas consiguen.
La eficacia es una medida de la pertinencia de las metas que los
gerentes decidieron que persiguiera la organización y del grado
en que esa organización alcanza tales metas.
Antes de continuar con el tercer elemento clave en el concepto de
administración (los objetivos) y entrar de lleno a hablar sobre que
significa “administración estratégica” y su principal herramienta la
“planeación estratégica”; vamos a revisar ¿Cuáles son las principales
funciones de la administración?
Las funciones de la administración son: Planear, Organizar, Dirigir y
Controlar los recursos de la empresa para alcanzar sus objetivos coneficacia y eficiencia.
Planeación
• Metas
• Objetivos
• Estrategias
• Planes
Organización
• Estructura
• Administración de RRHH
Dirección
• Motivación
• Liderazgo
• Comunicación
• Comportamiento
• Individual y de grupo
Control
• Normas
• Medidas
• Comparaciones
• Acción
Tarea 1
Lee a 3 autores que hablen sobre la evolución de la administración y
haz una maqueta virtual en Power Point que ilustre la historia de laadministración. En esta maqueta deberás crear un escenario por
cada época. Al final has un reporte con tus conclusiones en dónde
expliques en que se diferencia la división histórica de los 3 autores
consultados.
Nota: recuerda ser lo más creativo posible, ya que la alternativa más creativa se llevará un punto extra en el examen.
Planeación
La planeación es el proceso por elcual las organizaciones determinan
que tareas realizar y la manera mas
eficaz para alcanzar los objetivos
deseados, así se preparan paravencer las dificultades inesperadas
con los recursos adecuados.
Mas adelante seguiremos hablando
acerca de la planeación…
Organización
El propósito de la organización es lograr un esfuerzo coordinado al
definir tareas y relaciones de autoridad. Es un proceso con el cual los
gerentes establecen relaciones laborales, de modo que los miembros
de la organización interactúen y cooperen para alcanzar los objetivos
planteados en la planeación.
Dirección
Implica articular una visión clara, revigorizar yfacultar a los miembros de la organizaciónpara que entiendan la parte que representanen la consecución de las metas de laorganización.
Control
Función administrativa que implica dar seguimiento, comparar y
corregir el rendimiento laboral.
Hablando un poco sobre
planeación…
La planeación implica definir los objetivos de la organización,
establecer dichos objetivos y desarrollar planes para integrar ycoordinar actividades de trabajo.
¿Por qué los gerentes planean?
Existen al menos cuatro razones por las cuales los gerentes
planean:
La planeación proporciona dirección
Reduce la incertidumbre
Minimiza el desperdicio y la redundancia
Establece los objetivos o los estándares utilizados para
controlar.
A la planeación frecuentemente se le
conoce como la función principal de la
administración, ya que está sienta las
bases de todas las demás cosas que
hacen los gerentes cuando organizan,
dirigen y controlan. Ésta involucra dos
aspectos importantes: Objetivos y Planes.
Primero lo primero…
Toda organización requiere una misión; una declaración de su
propósito que identifica sus productos y sus clientes; la misión debe ser clara, sencilla y responder a las siguientes preguntas:
¿Quiénes son los clientes?
¿Qué necesidades de los clientes están siendo satisfechas?
¿Cómo estamos satisfaciendo las necesidades de los clientes?
Componentes de la declaración
de una misión
Clientes
Productos y servicios
Mercados
Tecnología
Preocupación por la supervivencia, crecimiento y rentabilidad
Filosofía
Concepto de la empresa misma
Preocupación por la imagen pública
Preocupación por los empleados.
La visión de una organización es la declaración breve, concisa y
alentadora de lo que la organización intenta llegar a ser y las metasque se fija para logarlo: su anhelado estado futuro de concreción a
largo plazo.
Políticas
Las políticas son los medios que permiten
alcanzar los objetivos anuales. Laspolíticas incluyen directrices, reglas y
procedimientos establecidos para
apoyar los esfuerzos dirigidos al logro de
los objetivos enunciados.
Valores
Los valores de una compañía establecen la forma en que los
administradores y empleados deben conducirse, cómo deben hacernegocios y el tipo de organización que deben construir a fin de
ayudar a que la compañía logre su misión.
Propósitos
Metas de los ámbitos moral y ético establecidas por las
organizaciones para enmarcar el actuar de sus integrantes.
Los objetivos son los resultados o propósitos deseados. Estos guían las
decisiones de la administración y forman criterios contra los cuales se
miden los resultados. Tienen 3 características:
- Reales (alcanzables)
- Medibles: En cuanto a su composición y al tiempo que toma
conseguirlos.
- Claros (Específicos)
Los planes son documentos que describen cómo se lograrán los
objetivos. Por lo general incluyen asignaciones de recursos, programas
y otras acciones necesarias para cumplir con los objetivos. Cuando los
gerentes planean desarrollan tanto objetivos como planes.
Tipos de Objetivos:
Objetivos establecidos.- Declaraciones oficiales que hace una
organización sobre “cuales son sus metas”.
Objetivos Financieros.- Se refieren a la meta en materia de “lucro” que busca la empresa.
Objetivos estratégicos.- Se refieren a las metas planteadas para la
empresa que no se expresan en valor financiero.
Objetivos tácticos.- Se refieren a los objetivos departamentales o de
proyectos específicos.
Objetivos operativos.- Se refieren a objetivos de unidades operativas o
a actividades gerenciales de nivel operativo.
Tipos de planesPlanes estratégicos.- se aplican a toda la organización y establecen sus objetivos generales.
Planes tácticos.- se aplican a las áreas funcionales de la organización (Mercadotecnia, Finanzas, Producción, Recursos humanos, I+D)
Planes operativos.- abarcan un área operativa de la organización.
Planes a largo plazo.- Planes con un marco mayor a 3 años.
Panes a mediano plazo.- Planes que abarcan mas de un año y hasta 3.
Planes a corto plazo.- Planes que abarcan un año o menos.
Planes específicos.- Planes que están claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones o cambios.
Planes direccionales.- Planes flexibles que establecen pautas generales.
Plan único.- Plan que se utiliza una sola vez y está diseñado específicamente para lograr las necesidades de una situación única.
Planes permanentes.- Planes en proceso que proporcionan una guía para las actividades que se realizan repetidamente.
Métodos para establecer objetivos
- Establecimiento tradicional de objetivos (Desde objetivos de nivel
alto, hasta los de nivel operativo).
- Administración por objetivos (APO).- Es un proceso de
establecimiento de acuerdos mutuos con respecto a los objetivos y e
uso de dichos objetivos para evaluar el desempeño de los empleados.
Se requieren 4 elementos: especificidad, participación de los
empleados, tiempo explicito, y retroalimentación del desempeño.
Características de objetivos bien
descritos.
Escritos en términos de resultados, no de acciones.
Mesurables y cuantificables
Claros con respecto a un marco de tiempo
Desafiantes pero posibles
Establecidos por escrito.
Comunicados a todos los miembros de la organización.
Pasos para establecer los objetivos
1. Revisar la misión de la organización o el propósito.
2. Evaluar los recursos disponibles
3. Determinar los objetivos individualmente o con información de
otros.
4. Escribir objetivos y comunicarlos a todos los que deban saberlos.
5. Revisar los resultados y si los objetivos se están cumpliendo.
Tarea 2:
Una vez comprendida la primer parte de la presentación “Aspectos
básicos de la planeación estratégica” (Hasta la fase de objetivos)revise el concepto de misión, visión, valores, políticas y objetivos y
desarrolle el boceto de su planeación personal, estableciendo lo
anterior en su persona. Para esta tarea es importante que se considere
como un producto (el resultado de su proceso de formación) y trate
de explicarle a sus clientes (quienes requerirán de sus servicios)¿Qué
ofrece?, ¿Qué alcance y tamaño tiene? ¿Y como se diferencia?
Principales críticas hacia la
planeación.
Rigidez (por la temporalidad de los planes)
Poca factibilidad en el entorno dinámico. (Si el entorno cambia y losplanes no, dejan fuera de competencia a la compañía).
Los planes formales no sustituyen a la creatividad y la intuición (laestructuración de la planeación puede coartar la creatividad y laintuición y esto puede debilitar a los gestores en el ejercicio de la tomade decisiones).
Enfoca a los gerentes en la competencia actual y descuida el futuro
Refuerza el éxito, lo que puede llevar al fracaso. (ante los casos deéxito se repiten los procesos que llevaron a dicho éxito, lo que puedeprovocar que la compañía se dirija al conformismo y el fracaso).
Es insuficiente.
Ahora bien, imagínese que usted planea desarrollar un negocio, y su
misión versa “Convertirse en la empresa líder del mercado” ¿Qué
pasaría si no se convirtiera en el líder del mercado? Existen diversas
circunstancias para esto como:
- La contracción de los mercados
- El surgimiento de nuevos competidores
- El declive de los productos
- El surgimiento de nuevas tecnologías
- Entre otras.
Es importante definir que las estrategias son un conjunto de decisiones
sobre qué metas perseguir, qué acciones emprender y cómoaprovechar los recursos para alcanzar las metas.
Anteriormente definimos a la administración, cuando hablamos de
administración estratégica nos referimos al proceso de mejoramientode los planes establecidos para generar un mayor grado de eficiencia
o eficacia al momento de lograr las metas establecidas.
Compañías como Xerox, Apple, City Bank, entre otras se caracterizan
por el éxito que han tenido a lo largo de su vida como organizaciones.Tomemos el caso de Xerox, que al cambiar las necesidades de sus
clientes, cambió de CEO y sus modelos de fabricación y productos.
Esta compañía supo identificar los cambios necesarios y eliminó la
rigidez propia de la planeación básica, convirtiendo sus procesos
provisorios y dinámicos en un sistema de administración estratégica.
Estrategia competitiva
Las estrategias competitivas o generales son estrategias que
consideran a la empresa como un todo, es decir, son estrategias queguían y deciden el rumbo de ésta.
a) Integración hacia adelante
Esta estrategia consiste en adquirir la posesión a un mayor control de
los distribuidores o detallistas.
Integración hacia atrás
Esta estrategia consiste en adquirir la posesión o un mayor control de
los proveedores
Integración horizontal
Esta estrategia consiste en adquirir la posesión o un mayor control de
los competidores.
Penetración en el mercado
Esta estrategia consiste en buscar una mayor participación en el
mercado, a través de un esfuerzo por aumentar la clientela o lasventas.
Desarrollo de mercado
Esta estrategia consiste en ingresar en nuevos mercados con los
productos actuales, es decir, consiste en ampliar la coberturageográfica.
Desarrollo del producto
Consiste en modificar o mejorar los productos actuales, o diseñar otros
totalmente nuevos.
Riesgo compartido (joint venture)
Esta estrategia se da cuando dos empresas o más constituyen una
sociedad o consorcio por un periodo de tiempo determinado, sin queello implique la pérdida de identidad de dichas empresas.
Encogimiento
Consiste en reagruparse mediante la reducción de costos o activos.
Desinversión
Consiste en la venta de una división o una parte de la empresa
Liquidación
Consiste en vender en partes por su valor tangible, los activos de la
empresa.
Estrategias genéricas de Michael
Porter
Las estrategias genéricas de Michael Porter son un conjunto de
estrategias competitivas que tienen como principal objetivos el desarrollo general de una empresa.
Liderazgo en costos
Esta estrategia consiste en vender
productos a precios unitarios muy bajos, através de la reducción en costos. Se logra
reducir costos a través de la producción de
grandes volúmenes, uso de economías a
escala, uso de suministros eficientes de
materia prima, uso de nuevas tecnologías,
controles rigurosos y gastos indirectos,
creación de una cultura de reducción de
costos en los trabajadores, reducción decostos en funciones de ventas, marketing y
publicidad, etc.
Diferenciación
Esta estrategia consiste en producir o vender un producto que sea
único y original, que logre distinguirse de la competencia, y que nosea fácilmente imitable.
Enfoque
Esta estrategia consiste en enfocar o concretar la atenciónde un segmento específico del mercado, es decir,
concretar los esfuerzos en producir o vender productos que
satisfagan las necesidades o gustos de un determinado
grupo de consumidores.
Estilos de planeación de Ackoff
El proceso de planeación en las organizaciones se orienta por las actitudes
que los administradores tengan hacia la formulación de la planeación.Estas actitudes nunca son puras, siempre se presentan en diferentes
proporciones; sin embargo, su principal característica es la de su
preferencia por distintas etapas de tiempo: pasado, presente y futuro.
Estilo reactivista (pasado)
Busca regresar a un estado anterior deshaciendo cambios relevantes,
rechaza la tecnología por ser el principal agente de cambio en las organizaciones.
Se prefieren los viejos modelos administrativos, paternalistas y
autoritarios. Posee tres atractivos principales:
1) El sentido y respeto por la historia, de la que se pueden extraer
algunas lecciones.
2) Produce una sensación de continuidad y evita los cambios
abruptos.
3) Preserva las tradiciones, lo cual hace que se sientan seguros los
que las poseen.
Inactivista
Pretende mantener el status quo de la organización, no existe la
intensión de retornar al pasado, existe conformidad con la manera enla que se están desarrollando las cosas, por lo que evita el cambio, sus
objetivos son la sobrevivencia y la estabilidad.
Preactivista
Se orienta al futuro y evita regresar a un estado previo y cambiar el
status quo. Sus principales herramientas son el cambio, la investigacióny el desarrollo en los modelos organizacionales.
Interactivista
No desea retornar a un estado previo, prolongar la situación actual ni
acelerar la llegada del futuro; busca retomar la esencia o lo mejor delas situaciones anteriores y considera que el futuro está sujeto a la
creación y la planeación es el diseño de un futuro deseable. Su
principal herramienta es la investigación de operaciones y la
mercadotencia.
Tarea 3
Elija o cree una empresa y diseñe (desde cero) sus valores esenciales,
planes y estrategia. Tome esta presentación y las lecciones en clase como referencia para su trabajo.
