Métodos para seleccionar los proyectos mas convenientes

Una vez que se han definido los proyectos que contribuyen a la estrategia del negocio, es

necesario aplicar los recursos limitados de la organización a aquellos proyectos de mayor

contribución, es decir, hacer una asignación mediante un proceso de selección a través

de prioridades.

En ocasiones se generan problemas para la implantación efectiva de la estrategia de la

organización creando una falta de entendimiento y consenso de la estrategia entre la alta administración y los administradores a nivel medio. Esto hace necesaria la creación de un

Sistema de prioridades:

Los problemas en la implantación se ocasionan debido a que la alta administración define las

estrategias y es la administración funcional la encargada de la implantación de manera

independiente en las diferentes funciones y niveles. Esto ocasiona conflictos entre los

administradores por la falta de confianza en que fueron asignados los recursos correctamente

y los equipos de desarrollo presentan sentimientos de ineficiencia y de confusión al ser asignados a múltiples proyectos con recursos inadecuados.

La falta de comunicación de la estrategia se refiere a los problemas de entendimiento y

consenso de la estrategia organizacional entre la alta administración y los administradores funcionales.

Las influencias políticas que existen en las organizaciones pueden tener una influencia

significativa en las prioridades y recursos aplicados a un proyecto, especialmente cuando no

existen procesos adecuados de selección y priorización de proyectos. Algunas personas

fortalecen su poder dentro de las empresas si administran proyectos críticos por lo que buscarán que se asignen recursos a los mismos.

Normalmente un proyecto inicia ante la propuesta de un patrocinador del proyecto que

pertenece a la administración típicamente de alto rango y que ofrece soporte político para la

validación de un proyecto.

Estas razones enfatizan la necesidad de asignar los recursos de la organización a los

proyectos que producirán mayores beneficios de acuerdo a las estrategias del negocio, basándose en un proceso de priorización formal.

Planeación Estratégica de Proyectos

Cuando una organización no utiliza un sistema estructurado para seleccionar sus proyectos, puede evidenciar situaciones como las siguientes:

No existe un sistema para aprobar proyectos.

Muchos individuos aprueban proyectos.

Poca evidencia de que la prioridad del proyecto se conoce a todos los niveles.

Existen varios sistemas de prioridades.

Son notorios los proyectos protegidos por áreas funcionales.

Los recursos humanos asignados a proyectos no son presupuestados.

La asignación de prioridades se establece sin considerar el plan estratégico.

No hay consistencia en la aplicación del criterio de selección.

No se puede cuestionar la asignación de recursos porque no hay recursos.

No existe un sistema de retroalimentación sobre el impacto de nuevos proyectos en

los actuales.

Existen “Proyectos mascota” de individuos poderosos.

No hay una aprobación central para los proyectos. Se le da prioridad a la producción mas que a la planeación

Sistema de selección de proyectos

El proceso de selección se utiliza en la planeación estratégica de proyectos y se aplica para

cada nuevo proyecto que surge en la organización a través del tiempo de tal manera que

pueda administrarse un portafolio balanceado de proyectos.

Un proceso de selección de proyectos completo debe incluir las siguientes actividades:

1. Clasificación de los proyectos

2. Selección del los criterios con los que serán evaluados los proyectos

3. Recepción de los proyectos candidatos

4. Evaluación de las propuestas para generar el portafolio

A continuación se detallarán las características de cada uno de estos elementos:

Clasificación de los proyectos

Por naturaleza, no todos los proyectos de la organización tienen la misma clasificación,

existen proyectos inminentes que deben de hacerse por la importancia que representan

para la operación del negocio, también existen proyectos de emergencia derivados de

situaciones especiales. Este tipo de proyectos deben de ser implantados por el costo que

representa no hacerlos.

Otros proyectos se consideran operacionales porque son necesarios para la operación

normal y con los que se busca realizar mejoras, reducir costos o incrementar el desempeño.

Los proyectos estratégicos son aquellos que apoyan directamente a la misión de la

organización, afectando directamente los ingresos o la participación de mercado.

Cuando se aplica la clasificación de proyectos desde su propuesta, podrán seleccionarse los

criterios de evaluación adecuados.

Selección de los criterios con los que serán evaluados los proyectos

Consiste en la definición de los elementos de contribución que serán medidos en cada

proyecto para asignarle un valor que permita compararlo con el resto de los proyectos.

Es posible utilizar criterios diferentes para los tipos de proyectos, sin embargo, en muchas

ocasiones se prefiere utilizar los mismos agregando un concepto que indique si son

operacionales o estratégicos.

Existe una gran cantidad de criterios diferentes por lo que la selección del más apropiado

depende de las características de la organización, el nivel de tolerancia al riesgo, la

tecnología, la competencia y el estilo administrativo.

En el pasado, solamente se utilizaban los criterios financieros sin embargo, en la actualidad

se prefiere utilizar un criterio múltiple, que incluya otros factores que distribuyan de la mejor

manera los recursos humanos y el capital para maximizar el retorno de la inversión a largo

plazo.

Cuando se utilizan criterios definidos de una forma sistemática, se obtienen diversas ventajas:

Provee un enfoque de atención para los stakeholders sobre los puntos clave de la

organización.

Permite lograr un consenso sobre las prioridades adecuadas y los beneficios totales

que se obtienen

Orienta la planeación y el uso de recursos en forma eficiente

Ofrece un portafolio con proyectos balanceados en cuanto al riesgo del capital

disponible.

Conduce a la apertura en el proceso de selección. Genera un mecanismo para cambios controlados a través del criterio de selección.

Recepción de los proyectos candidatos

Inicia con la creación de una idea de fuentes externas o internas, es decir, de cualquier

entidad que perciba que el proyecto traerá beneficios a la organización. En algunas

organizaciones restringen las propuestas a ciertos niveles de la organización o a momentos

específicos en el tiempo.

Normalmente cada propuesta utiliza un documento específico en el que se reúnen los dato y

se acompaña de datos e información sobre el valor del proyecto, en el que se incluyen al

menos:

Fecha de la propuesta

Administrador responsable

Administrador del proyecto

Beneficios para la organización, como reducción de costo, calidad, nuevo producto,

soporte general, entre otros

Número de horas estimado para realizar el proyecto

Definición del problema

Definición de la meta

Definición de objetivos

Esta propuesta será aceptada o rechazada por el equipo de selección de acuerdo a su contribución a la organización.

Evaluación de las propuestas

Todas las propuestas estarán compitiendo por los recursos limitados de la organización,

especialmente cuando el negocio tiene una orientación hacia proyectos por lo que debe

establecerse un proceso estructurado para compararlas y analizar su contribución a la

organización.

Cuando el equipo de selección acepta una propuesta, es necesario establecer su prioridad

mediante una evaluación que permita comparar todos los proyectos.

Normalmente los proyectos son evaluados al asignarles un valor numérico que les permita

obtener una calificación, por ejemplo:

Establecer los criterios comunes y asignarles un valor de acuerdo a una escala, por

ejemplo, si para evaluar la importancia de los objetivos se utilizaran valores entre 1 y

5, donde 5 es el más alto valor de importancia de acuerdo al cumplimiento con el plan estratégico, se tendría:

(a) Incrementar la lealtad de los clientes 3.0

(b) Proyecto inminente 5.0

(c) Retorno de la inversión del 18% 4.0

(Caso ejemplo en donde se muestra la importancia que cada objetivo tiene para la

organización)

Con esta definición de contribución, cada propuesta puede ser evaluada en cuanto a

su cumplimiento con el objetivo, asignando calificaciones en una nueva escala, por ejemplo con valores de 0 a 10:

Proyecto 1 (a) 5... (3.0 * 5) = 15 Esto significa que el proyecto cumple en muy poca

medida (3.0 e una escala de 10 puntos) con el objetivo de (a) incrementar la lealtad de los

clientes; que a su vez, tiene una importancia media entre los objetivos de la organización

Proyecto 1 (a) 5... (3.0 * 5) = 15

(b) 8... (5.0 * 8) = 40

(c) 3... (4.0 * 3) = 12

Total .................................. 67

Proyecto 2 (a) 3... (3.0 * 3) = 9

(b) 9... (5.0 * 9) = 45

(c) 6... (4.0 * 6) = 24

Total .................................. 78

Como puede observarse, los proyectos ahora pueden compararse de acuerdo a su

cumplimiento de los objetivos de la organización, en este caso, tendría mayor prioridad el

proyecto 2.

Estos procesos de evaluación representan sólo un ejemplo de los métodos que pueden

combinarse con los criterios para realizar las comparaciones de los proyectos en las mismas

condiciones, sin embargo, existen opciones sofisticadas o aplicaciones de software que

apoyan este proceso.

Con la evaluación de todos los proyectos bajo este método, pueden apreciarse las

prioridades de los proyectos.

El sistema de selección de proyectos debe tener un enfoque holístico para ligar los

proyectos a la estrategia de la organización, por lo que además de solicitar una forma

estructurada para cada propuesta de proyecto y basarse en criterios de selección, debe

contar con un equipo de selección proveniente de diferentes área de la organización.

Funciones del equipo de selección de proyectos

Aceptar o rechazar el proyecto candidato

Comunicar las prioridades de cada proyecto

Balancear el portafolio de proyectos

Evaluar el avance de los proyectos del portafolio

Evaluar las prioridades y actualizarlas en los momentos clave