PLANEACION+DE+LA+AUDITORIA+ADMINISTRATIVA

7/25/2019 PLANEACION+DE+LA+AUDITORIA+ADMINISTRATIVA

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PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PLANEACION

Se refere a los lineamientos de carcter general !e reg!lan laa"licaci#n de la a!ditoria administrati$a "ara garanti%ar !e la co&ert!rade los 'actores "rioritarios( '!entes de in'ormaci#n( in$estigaci#n"reliminar( "ro)ecto de a!ditoria ) diagnostico "reliminar( sea s!fciente("ertinente ) rele$ante*

O+,ETIVO

El "ro"#sito de la a!ditoria administrati$a es esta&lecer las acciones !e

se de&en desarrollar "ara instr!mentar la a!ditoria en 'orma sec!encial) ordenada( tomando en c!enta las condiciones !e tienen !e"re$alecer "ara lograr en tiem"o ) 'orma los o&-eti$os esta&lecidos*

.ACTORES A REVISAR

Como "rimera medida es necesario determinar los 'actores !e seconsideran '!ndamentales "ara el est!dio de la organi%aci#n en '!nci#nde / $ertientes0

A1*2 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Se incor"oran las eta"as del "roceso administrati$o ) se defnen loscom"onentes !e lo '!ndamentan( las c!ales "ermiten reali%ar !nanlisis l#gico de la organi%aci#n( )a !e sec!encian ) relacionan todoss!s com"onentes en 'orma nat!ral ) congr!ente*

En este orden se a"ega a "ro"#sitos estrat3gicos !e concentran en

'orma o&-eti$a la esencia o 4ra%#n de ser5 de cada 'ase( ) !e son elmarco de re'erencia "ara anali%ar ala organi%aci#n en todos s!s m&itos(ni$eles( "rocesos( '!nciones( sistemas( rec!rsos( "ro)ectos( "rod!ctos)6o ser$icios ) entorno( lo !e re"resenta !na $isi#n de con-!nto de la'orma en !e interaccionan todos ) cada !no de ellos en relaci#n con s!o&-eto o atri&!ci#n s!stanti$a*

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+1*2 ELEMENTOS ESPECI.ICOS 8UE .ORMAN PARTE DE SU.UNCIONAMIENTO

Se incl!)e !na relaci#n de los elementos es"ec9fcos !e com"lementanel "roceso administrati$o* Dic:os elementos es"ec9fcos se asocian conatri&!tos '!ndamentales !e enmarcan s! fn ) '!nci#n( lo !e "ermitedeterminar s! contri&!ci#n "artic!lar al "roceso en s! con-!nto ) al'!ncionamiento de la organi%aci#n*

;*/*2 EL PROCESO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPA PROPOSITO ESTRATE


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= Toma de decisiones = Creati$idad e inno$aci#n Tomar las decisiones"ertinentes "ara reg!lar la gesti#n de la organi%aci#n*

CONTROL

= Nat!rale%a = Sistemas = Ni$eles = Proceso = A3reas de a"licaci#n =>erramientas = Calidad Medici#n del "rogreso de las acciones en '!nci#ndel desem"eo*

ELEMENTOS ESPECI.ICOS ATRI+UTO .UNDAMENTAL

= Ad!isiciones A&astecimiento de rec!rsos = Almacenes e in$entariosResg!ardo ) canali%aci#n de rec!rsos = Asesor9a eterna So"ortees"eciali%ado con $isi#n de negocio = Asesor9a interna Asistencia "arame-orar el desem"eo = Coordinaci#n Determina la !nidad de acci#n =Distri&!ci#n del es"acio Dis"osici#n de instalaciones "ara el B!-o deltra&a-o = E"ortaciones Alternati$a de e"ansi#n =


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= @rganos de go&ierno* = @rganos de control interno* = Socios* = Ni$elesde organi%aci#n* = Unidades estrat3gicas de negocio* = @rganoscolegiados ) e!i"os de tra&a-o* = Sistemas de in'ormaci#n*

&*2 ETERNAS = @rganos normati$os Fofciales ) "ri$ados1* =Com"etidores act!ales ) "otenciales* = Pro$eedores act!ales )"otenciales* = Clientes o !s!arios act!ales ) "otenciales* =


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a*2 PROPUESTA TECNICA = NATURALE?A Fti"o de a!ditoria !e se"retende reali%ar1* = ALCANCE Freas de a"licaci#n1* = ANTECEDENTESFrec!ento de a!ditorias administrati$as ) est!dios de me-oramiento"re$ios1* = O+,ETIVOS Flogros !e se "retenden alcan%ar con la

a"licaci#n de la a!ditoria administrati$a1* = ESTRATE


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Una $e% defnida la res"onsa&ilidad( se de&e ca"acitar a la"ersona o e!i"o designados( no solo en lo !e res"ecta al mane-o delm3todo ) mecanismos !e se em"learan "ara le$antar la in'ormaci#n(sino en todo el "roceso "ara "re"arar la a"licaci#n e im"lementaci#n de

la a!ditoria*Es "or ello !e se de&e dar a conocer al "ersonal asignado elo&-eti$o !e se "ersig!e( las reas in$ol!cradas( la calendari%acion deacti$idades( los doc!mentos de so"orte( el in$entario estimado dein'ormaci#n !e se "retende ca"tar( la distri&!ci#n de cargas de tra&a-o(el registro de la in'ormaci#n( la 'orma de re"ortar ) los mecanismos decoordinaci#n ) s!"er$isi#n esta&lecidos*

Para estos e'ectos( el "rograma de&e integrar al "ersonals!stanti$o ) ad-eti$o del ni$el de decisi#n( as9 como a mandos medios )

ni$el o"erati$o de ac!erdo con s! rea de adscri"ci#n( e!i"o detra&a-oJ de&en "ro$eerse de a"o)os $is!ales( t3cnicos ) "edag#gicos*Tam&i3n es con$eniente im"lementar !na cam"aa de sensi&ili%aci#n entodos los ni$eles de la organi%aci#n "ara "romo$er !n clima deconfan%a ) cola&oraci#n*

ACTITUDLa la&or de in$estigaci#n tiene !e lle$arse a ca&o sin "re-!icios

! o"iniones "reconce&idas "or "arte del a!ditor* Es recomenda&le !elos a!ditores ado"ten !na cond!cta ama&le ) discreta a fn de"roc!rarse !na imagen "ositi$a( lo !e 'acilitara s! tarea ) estim!lara la"artici"aci#n acti$a del "ersonal de la organi%aci#n*

DIA


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a*2


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Para reca&ar in'ormaci#n de 'orma gil ) ordenada se "!edeem"lear alg!na o !na com&inaci#n de las sig!ientes t3cnicas0

a*2 INVESTI


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&*2 O+SERVACION DIRECTAConsiste en la re$isi#n del rea '9sica donde se desarrolla el

tra&a-o de la organi%aci#n( "ara conocer las condiciones la&orales ) elclima organi%acional im"erante* Es recomenda&le !e el a!ditor

res"onsa&le la enca&ece( comente ) analice s! "erce"ci#n con los otrosa!ditores "ara aseg!rar !e eiste consenso en torno a las condicionesde '!ncionamiento del rea ) defnir los criterios a los !e de&ers!-etarse en todo momento la a!ditoria*

c*2 ACCESO A REDES DE IN.ORMACIONEl acceso a redes( entre otras( intranet( etranet o !err)(

"ermite detectar in'ormaci#n o"erati$a o normati$a de clientes( socios("ro$eedores( em"leados( organi%aciones del sector "or ramo( lo !e( as! $e%( 'acilita en intercam&io electr#nico de datos ) mantener !narelaci#n interacti$a con el entorno*

d*2 ENTREVISTAPara !e !na entre$ista se desarrolle "ositi$amente( es

con$eniente o&ser$ar estos as"ectos0= Sa&er lo !e se !iere ) tener claro el "ro"#sito ) sentido* = Esta&lecerantici"adamente la distri&!ci#n del tra&a-o* = Concertar "re$iamente lacita* = Atender el com"romiso* Concentrarse de manera rela-ada* Seg!ir!n ma"a mental "ara ca"tar la in'ormaci#n de manera l#gica )consec!ente* Utili%ar "reg!ntas de terminaci#n a&ierta en las c!ales lares"!esta correcta no sea tan o&$ia* No :acer "reg!ntas irrele$antes* Enla medida de lo "osi&le esc!c:ar( no :a&lar* Aseg!rarse de no "resionarla entre$ista* E$itar la confan%a en s! memoria* De-ar 4a&ierta la"!erta5* = Clasifcar la in'ormaci#n !e se o&tenga* = Registrar lain'ormaci#n en !na &itcora*

e*2 CUESTIONARIOEstos instr!mentos se em"lean "ara o&tener la in'ormaci#n

deseada en 'orma :omog3nea( estn constit!idos "or series de"reg!ntas escritas( "redefnidas( sec!enciadas ) se"aradas "or ca"9t!loso temtica es"ecifca con el "ro"#sito de !e m!estren la interrelaci#n )coneiones l#gicas entre las di'erentes reas ) r!&ros "ara !e encon-!nto &rinden !n "erfl com"leto de la organi%aci#n*


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Todo c!estionario de&e e"resar el moti$o de s! "re"araci#n( )se de&e "roc!rar !e las "reg!ntas sean claras ) concisas( "resentadas

en orden l#gico( con redacci#n com"rensi&le ) 'acilidad de res"!esta(esto es( es necesario e$itar recargarlo con demasiadas "reg!ntas* Si elcaso lo amerita( "!ede incl!irse !n instr!cti$o de llenado*

Eisten ta&las de m!estreo !e( de ac!erdo con lases"ecifcaciones ) $ol!men de la in'ormaci#n( esta&lecen c!al es lam9nima cantidad de in'ormaci#n re"resentati$a del todo Fm!estra1 !ees necesario reca&ar "ara !e los res!ltados !e se o&tengan a "artir deella tengan $alide%* No o&stante( si en el c!rso de la re$isi#n sead$ierten sit!aciones de las !e se "!eda in'erir !e eisten

irreg!laridades( las "r!e&as de&ern am"liarse :asta conseg!ir lae$idencia s!fciente*

'*2 CEDULASEstn integradas "or 'orm!larios c!)o diseo incl!)e casillas(

&lo!es ) col!mnas !e 'acilitan la agr!"aci#n ) di$isi#n de s!contenido "ara s! re$isi#n ) anlisis( amen( de !e a&ren la "osi&ilidadde am"liar el rango de res"!esta*

S! incor"oraci#n al "ro)ecto de a!ditoria "ermite a&rir el rangode ca"taci#n de in'ormaci#n ) com"arar conce"tos en las res"!estas( lo!e 'acilita el anlisis de res!ltados* Tam&i3n :acen ms 'cil asociar losindicadores !e orientan el tra&a-o con el com"ortamientoorgani%acional( condici#n !e 'a$orece el "roceso de toma dedecisiones*

Como :erramientas de diagnostico ) e$al!aci#n "osi&ilitan nosolo reali%ar las $aria&les &a-o anlisis( sino a"reciar s! inB!encia enotras $aria&les o reas de o"eraci#n( lo !e trans'orma en !n eslanentre 'actores( indicadores( registros ) consec!encias* Tam&i3nsim"lifcan el "roceso de ca"taci#n de la in'ormaci#n "!es "ermiten

asociar con claridad as"ectos t3cnicos con el desem"eo( ordenan ideas) de-an emerger los s!"!estos s!&)acentes !e s!stentan losconce"tos*

;*;*/*2 MEDICION

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Las escalas !e se em"leen "ara medir( de&en c!m"lir con la'!nci#n de garanti%ar la confa&ilidad ) $alide% de la in'ormaci#n !e seregistra en los "a"eles de tra&a-o( "artic!larmente en los casos en !elas "reg!ntas sean a&iertas o de c#digo mQlti"le !e "!edan "ro"iciar

!na inter"retaci#n m!) general o err#nea* As9 mismo( "or!e el mane-ode en!nciados( $alores n!m3ricos ) matrices defnen rangos deres"!esta !e eliminan la am&i$alencia ) centrar los criterios "ara$alorar de manera o&-eti$a la in'ormaci#n( lo !e "osteriormente ser$ir"ara lograr !na ma)or $eracidad en las o&ser$aciones( concl!siones )recomendaciones !e se 'orm!len en el in'orme de a!ditoria*

La elecci#n ) el em"leo de las escalas de medici#n estnestrec:amente relacionados con las directrices acordadas en la"laneacion de la a!ditoria( sin em&argo( s! $ariedad de !so ) "recisi#n

de"enden de las acciones !e de manera "artic!lar e-erce el a!ditor("or lo !e es necesario !e las integre de manera racional )congr!ente*

;*H*2 EL ANALISIS G EVALUACION DE LA IN.ORMACION O+TENIDA* a*2+ASE CONCEPTUAL

La diagnosis( "arte esencial de la a!ditoria administrati$a( es !nrec!rso !e trad!ce los :ec:os ) circ!nstancias en in'ormaci#nconcreta( s!sce"ti&le de c!antifcarse ) c!alifcarse* Es tam&i3n !nao"ort!nidad "ara disear !n marco glo&al de anlisis "ara sistemati%arla in'ormaci#n de la realidad de !na organi%aci#n( "ara esta&lecer lanat!rale%a ) magnit!d de s!s necesidades( "ara identifcar los 'actoresmas rele$antes de s! '!ncionamiento( "ara determinar los rec!rsosdis"oni&les "ara resol$er s!s "ro&lemasJ )( so&retodo( "ara ser$ir comoca!ce a las acciones necesarias !e "ermitan s! atenci#n efca%*

El diagnostico es !n mecanismo de est!dio ) a"rendi%a-e toda$e% !e '!ndamenta ) trans'orma las e"eriencias ) los :ec:os enconocimiento administrati$o( !e "ermita e$al!ar tendencias )sit!aciones "ara 'orm!lar !na "ro"!esta inter"retati$a( o modelo

anal9tico de la realidad de la organi%aci#n*

&*2 MARCO DE RE.ERENCIAUna $e% !e se :a "laneado e instr!mentado la a!ditoria( se

dis"one de !na &ase de in'ormaci#n con la "ers"ecti$a de la g3nesis(in'raestr!ct!ra administrati$a( 'orma de o"eraci#n ) "osici#n

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com"etiti$a( lo !e "ermite esta&lecer las &ases de act!aci#n con lacerte%a de !e enmarca las $aria&les ) estrategias '!ndamentales*

c*2 CONTENIDO

Para !e el diagnostico administrati$o a"orte elementos dedecisi#n s!stanti$os a la a!ditoria tiene !e incor"orar los sig!ientesas"ectos0= CONTETO .isonom9a de la organi%aci#n de ac!erdo con s! sit!aci#nact!al ) s! tra)ectoria :ist#rica* Mecnica "ara generar &ienes(ser$icios( ca"ital ) conocimiento* Es'era de acci#n* Posici#n en elmercado* Ciclo de $ida de la organi%aci#n*

= IN.ORMACION OPERATIVA a&ilidadesdistinti$as* = LIDERA?


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de los :alla%gos ) la 'rec!encia con !e se "resentan( en relaci#n con elnQmero de casos o transacciones re$isadas en '!nci#n de laso"eraciones !e reali%a la organi%aci#n* As9 mismo( es im"ortante !etanto los :alla%gos como las recomendaciones est3n s!stentados "or

e$idencia com"etente ) rele$ante( de&idamente doc!mentada en los"a"eles de tra&a-o del a!ditor*Los res!ltados( concl!siones ) recomendaciones !e de ellos se

des"rendan( de&ern re!nir atri&!tos tales como0

= O+,ETIVIDAD Visi#n im"arcial de los :ec:os* = OPORTUNIDADDis"oni&ilidad de la in'ormaci#n en tiem"o ) l!gar* = CLARIDAD .cilcom"rensi#n del contenido* = CALIDAD A"ego a las normas deadministraci#n de la calidad ) elementos del sistema de gesti#n decalidad* = LO


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RESPONSA+LES DE LAS AREAS AUDITADAS P!ntos de $ista e"!estosacerca de los :alla%gos( concl!siones ) recomendaciones* = ASUNTOSESPECIALES Toda clase de as"ectos !e re!ieren de !n est!dio mas"ro'!ndo*

;*K*/*2 LINEAMIENTOS omogenei%ar la integraci#n )"resentaci#n de los res!ltados "ara !e eista co:erencia entre los:alla%gos ) los criterios "ara s! atenci#n* e*2 A"ro$ec:ar todo el a"o)o"osi&le "ara '!ndamentar solidamente los res!ltados* '*2 Al llegar a losni$eles de decisi#n los elementos id#neos "ara !na toma de decisioneso&-eti$a ) congr!ente* g*2 Esta&lecer las &ases "ara constit!ir !nmecanismo de in'ormaci#n "ermanente* :*2 Crear conciencia en losni$eles de decisi#n de la im"ortancia !e re$iste el inc!m"limiento Fo:acerlo etem"orneamente1 de las medidas recomendadas* i*2Esta&lecer la 'orma ) contenido !e de&ern o&ser$ar los re"ortes )seg!imiento de las acciones* -*2 Tomar en c!enta los res!ltados dea!ditorias reali%adas con anterioridad( "ara e$al!ar el tratamiento )c!rsos de acci#n tomados en la im"lementaci#n de res!ltados*

;*K*;*2 TIPOS DE IN.ORME A*2 IN.ORME


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or9genes( cam&ios( s!cesos ) $icisit!des de ma)or rele$ancia !einB!)eron en la decisi#n de im"lementar la a!ditoria* = TECNICASEMPLEADAS Instr!mentos ) m3todos !tili%ados "ara o&tener res!ltadosen '!nci#n del o&-eti$o*

= DIA


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Las o&ser$aciones del in'orme se consideran rele$antes c!ando"resentes las sig!ientes caracter9sticas0 = Inconsistencia en la cadena de$alor de la organi%aci#n* = Ino&ser$ancia del marco normati$o a"lica&le*= Inc!m"limiento de las e"ectati$as de los clientes )6o !s!arios* =

Defciencia en el ser$icio de los "ro$eedores* = .alta de in'ormaci#n deldesem"eo de com"etidores* = Perdida de o"ort!nidades de negocio* =+a-a renta&ilidad ) "rod!cti$idad* = Eistencia de !na c!lt!raorgani%acional d3&il* = Necesidad de adec!ar )6o act!ali%ar los sistemas*=


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Para a"o)ar el "roceso de toma de decisiones del tit!lar de laorgani%aci#n( este in'orme "!ede "resentarse acom"aado de !ne-em"lar del in'orme general o e-ec!ti$o*

;*K*H*2 PROPUESTA DE IMPLEMENTACIONLa im"lementaci#n de las recomendaciones constit!)e !no delos as"ectos cla$e "ara a'ectar en 'orma e'ecti$a a la organi%aci#n( )a!e re"resenta el momento de trans'ormar las "ro"!estas en accioneses"ec9fcas "ara c!m"lir con el "ro"#sito de la a!ditoriaJ ) se reali%a en; 'ases0

a*2 PREPARACION DEL PRO


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e'ecto !e los cam&ios administrati$os "!edan "ro$ocar en laorgani%aci#n*

c*2 INTE

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