Planeamento de Sistemas de Informação. Análise organizacional

Planeamento de Sistemas de Informação

• Análise organizacional

Planeamento do negócio

Planeamento informático

Projeto do sistema de informação

Análise organizacional



• análise dos objetivos e necessidades gerais da organização e identificação da posição da organização no seu ambiente

• identificar as diferentes formas como a organização ou parte dela pode funcionar

• identificação das formas mais adequadas de utilização de sistemas e tecnologias de informação na organização

Fatores que contribuem mais do que outros para o sucesso da organização. Pela mensuração desses fatores poderemos avaliar desempenhos, analisando informações que serãomuito úteis na seleção das estratégias que contribuirão para o sucesso da empresa.

Análise organizacional – Fatores críticos de sucesso

Análise organizacional – Balanced score card (Indicadores Balanceados de Desempenho)

• Em um projeto BSC, deve ser elaborado um Mapa Estratégico que descreva de forma clara a Estratégia através de Objetivos vinculados entre si e distribuídos nas quatro dimensões. Cada objetivo terá indicadores associados, com metas e planos de ação a ele vinculados.

Análise organizacional - análise SWOT ou FOFA

• strengths, weaknesses, oportunities and threats

• forças, oportunidades, fraquezas e ameaças


Quando fazer uma análise SWOT• Explorar caminhos para novas iniciativas • Tomar decisões sobre as estratégias de

execução para uma nova política • Identificar possíveis áreas para a mudança

num programa • Refinar e redirecionar esforços


Traduzido em tarefas para o plano de projeto estratégico

Forças Fraquezas

Oportunidades

Como usar estas forças para tirar vantagem destas oportunidades

Como ultrapassar estas fraquezas que evitam que tire vantagens destas oportunidades

Ameaças

Como usar as minhas forças para diminuir a probabilidade e impacto destas ameaças

Como lidar com as fraquezas que tornarão estas ameaças uma realidade

Análise SWOT – Fatores internos

• Os recursos financeiros, como financiamento, fontes de renda e oportunidades de investimento.

• Os recursos físicos, tais como localização, instalações e equipamentos da sua empresa.

• Os recursos humanos, como funcionários, voluntários e público-alvo.

• Os processos atuais, tais como programas de funcionários, hierarquias de departamento e sistemas de software.

Análise SWOT – Fatores externos

• As tendências de mercado, tais como novos produtos e tecnologias ou mudanças nas necessidades do público.

• Tendências econômicas, tais como tendências financeiras locais, nacionais e internacionais.

• O financiamento, tais como doações, Legislativo e outras fundações.

• Demografia, tais como a idade do público-alvo, raça, gênero e cultura.


Pontos Fortes Pontos Fracos

Apoio políticoFinanciamento disponívelA experiência de mercadoUma liderança forte

O projeto é muito complexo É provável que seja caro Pode ter impacto ambiental Os recursos humanos já estão esticadas

Oportunidades Ameaças

O projeto pode melhorar a economia local Vai melhorar a segurança O projeto vai melhorar a imagem pública da empresa

limitações ambientais Atrasos Oposição à mudança

Análise organizacional - metodologias

• reengenharia de processos de negócio• soft systems methodology

Reengenharia de processos

• A reengenharia de processos é uma mudança radical e não definitiva que ocorre na empresa para otimizar os recursos no intuito de obter uma maior eficiência no seu desenvolvimento.


Abordagem que promove o repensar dos processos de negócio de forma a conseguir melhorias substanciais de eficiência

As tecnologias e sistemas de informação são fundamentais para se conseguirem estes ganhos

ou dito de outra forma:


• combinação e integração de conteúdos dos vários

trabalhos

• os trabalhadores têm poder de decisão

• os passos constituintes de um processo são

executados na sua ordem "natural"

• as verificações e controlos são reduzidas ao máximo

• a tecnologia de informação é um catalisador chave

A metodologia da implementação de processos de reengenharia pode-se estruturar em quatro fases:

Reengenharia de processos - fases

1ª Fase Preparação: consiste em listar os processos da empresa, selecionar um ou

mais processos a redefinir e mobilizar recursos para o projeto;

2ª FasePlaneamento: devem-se garantir os meios (tempo, pessoas e orçamento

(recursos)), estruturar as equipas de trabalho e distribuir tarefas;

Reengenharia de processos - fases

3ª FaseImplementação: analisar os processos selecionados (responsável, envolvidos,

pontos fracos e pontos fortes), reinventar os processos (visão cliente/resultado esperado), avaliar o impacto da mudança e implementar

esses processos;

4ª FaseAvaliação: medir e comunicar os resultados, controlar o processo e gerir o impacto das alterações nos outros processos.

Soft System Methodology

Esta abordagem é aplicável a muitos domínios, incluindo:• gestão de mudanças• planeamento para sistemas de saúde• planeamento de sistemas de informação• gestão de recursos humanos • análise de sistemas logísticos• desenvolvimento de sistemas especializados

Mais especificamente, a SSM é utilizada em pesquisas associadas com gestão do conhecimento, gestão de projetos, e gestão de engenharia e construção.


uma metodologia genérica para explorar situações problemáticas • situações que envolvem pessoas tentando realizar

ações com propósito: sistemas de atividades humanas

• sistemas de atividades humanas implicam normalmente situações complexas

• a SSM serve para identificar as questões associadas ao problema/situação através de um processo de aprendizagem estruturado mas flexível


uma abordagem interpretativa

• a situação problemática é percebida de uma forma intersubjetiva pelos intervenientes: é construída socialmente

• a sua compreensão e análise é um processo de aprendizagem e construção social da realidade

• proporciona um quadro conceptual para investigação na ação (action research)


Um enquadramento metodológico para a análise e especificação de requisitos de SI• a definição de um SI implica uma análise do

sistema de atividades humanas: análise organizacional

• a ssm não é uma metodologia de análise e especificação de requisitos: proporciona um quadro metodológico para uma análise e especificação de requisitos mais abrangente em termos sociais e culturais


• o processo de inquérito/investigação nas organizações pode ser organizado segundo princípios sistémicos, como um sistema de aprendizagem

• a organização (realidade organizacional) não é o conjunto de sistemas mas pode ser abordada de uma forma sistémica

• o inquérito/investigação procura a interpretação e aprendizagem em vez da otimização– otimização é um conceito relativo e deve ser interpretado

de acordo com o contexto organizacional


Passos:

1. descrever a situação problemática2. selecionar os sistemas relevantes3. designar os sistemas relevantes4. modelar os sistemas relevantes5. comparar os modelos com a realidade

percecionada


1. selecionar os sistemas relevantes– identificar quais os sistemas que fazem sentido considerar para

analisar a situação problemática• sistemas de tarefas primária

– sistemas cujas tarefas contribuem diretamente para a missão da organização

– exemplos: sistema de produção, gestão de encomendas• sistemas de questionamento (issue based)

– sistemas cujas tarefas têm o propósito de questionar e melhorar o desempenho dos sistemas de tarefas primárias

– exemplos: melhoria contínua, análise de problemas de qualidade


2. designar os sistemas relevantes– descrever de uma forma sintética o sistema

relevante• “um sistema para fazer X por Y de forma a

atingir Z”– tem subjacente uma determinada visão do mundo

• elementos constituintes da descrição– transformações, clientes, atores, visão do mundo,

donos, envolvente


3. modelar os sistemas relevantes– construção de modelos conceptuais de atividades – definição de fatores de sucesso em termos de

eficiência, eficácia e efetividade• modelos que descrevem conceptualmente um

sistema de atividades considerado como ideal pelos intervenientes

• grau de detalhe e complexidade variáveis


4. comparar os modelos com a realidade percecionada• usar os modelos conceptuais para colocar

questões ao “mundo real”• a comparação com a situação real identifica as

mudanças sistemicamente desejáveis• dessas mudanças algumas são culturalmente

exequíveis


Análise organizacional – reengenharia de processos de negócio vs soft system methodology

• ambas utilizam o modelo sistémico da organização

• ambas se focam na questão da mudança no negócio

• ambas assumem que a organização pode ser projetada

• ambas advogam que o projeto do trabalho organizacional e dos sistemas de informação devem ser levadom a cabo em conjunto.

Análise organizacional – reengenharia de processos de negócio vs soft system methodology

• RPN teve a sua génese na consultoria e no negócio; a SSM teve a sua génese no meio académico, mas com um forte envolvimento empresarial

• na sua forma original, RPN pretende uma mudança radical na organização; a SSM foca-se mais numa abordagem mais evolutiva da mudança organizacional

• BPR é intervencionista e "top-down"; a SSM é consultiva e "bottom-up"

Planeamento informático

• planeamento informático– processo de decidir qual a infraestrutura

informática adequada para uma dada organização• infraestrutura informática– infraestrutura de informação– infraestrutura de sistemas de informação– infraestrutura de sistemas de tecnologias de

informação

Planeamento informático - benefícios

• o planeamento informático deve ter lugar no contexto do planeamento do negócio

• benefícios– melhor alinhamento entre os SI com a estratégia

da organização– melhor utilização dos recursos informáticos– melhor gestão informática

Planeamento informático - abordagens

• bottom-up– planeamento desencadeado pelas necessidades

organizacionais; • top-down– a estratégia informática é produzida em paralelo com

o plano de negócio (ou faz parte dele)• middle-out– uma "mistura" dos anteriores; para criar sistemas

estratégicos é necessária criatividade potenciada por abordagens ad-hoc

Planeamento informático - avaliação

• qualquer processo de planeamento informático se inicia com a avaliação da situação atual tomando em conta:– Objetivos informáticos– Objetivos do negócio

Planeamento informático - processo

1. organizar e estabelecer métodos para o planeamento informático


• Avaliaçãoavaliação da utilização

da informação, sistemase tecnologias

documentação e comparação com normas,

casos de sucesso, etc.

rever a missão e avaliar do serviço

de informática


• plano estratégico de SI– descrição da organização do serviço de

informática– identificação de como a informática se alinha com

a estratégia da organização– portfolio do desenvolvimento de SI– portfolio de planos de manutenção– portfolio de planos operacionais e de suporte

• estratégia de sistemas e tecnologias de informação

Estratégia de SI/TI - definições

• estratégia de SI– define os requisitos e necessidades de informação

e de sistemas para suportar a estratégia do negócio da organização

• estratégia de TI– descreve a visão de como os requisitos de

informação e sistemas da organização serão suportados por tecnologia

Estratégia de SI/TI – alinhamento estratégico

• porque é necessário ter uma estratégia de SI/TI?• problemas– investimentos em SI/TI que não suportam objetivos do

negócio– perda de controlo dos SI/TI– sistemas não integrados– ausência de prioridades e planos inconsistentes– ausência de mecanismos para otimizar recursos– má gestão da informação

Gestão do parque informático - atividades principais a desempenhar

• Instalar, configurar e efetuar a manutenção de diferentes sistemas operativos e software de aplicação;

• Instalar, configurar, desenvolver e efetuar a manutenção de Bases de Dados;

• Avaliar, participar na escolha de utilitários e participar nas politicas de segurança em sistemas informáticos;

• Desenvolver aplicações na área de gestão;• Avaliar e participar na escolha de ferramentas de

gestão;


• Analisar, testar e implementar ferramentas de gestão;

• Parametrizar e adequar a necessidades específicas, ferramentas de gestão existentes;

• Analisar convenientemente problemas existentes e propor soluções adequadas aos meios existentes na empresa;

• Desenvolver módulos que complementem as aplicações de gestão à medida das necessidades da empresa;


• Desenvolver, distribuir, instalar e efetuar a manutenção de aplicações informáticas, utilizando ambientes e linguagens de programação orientadas a objetos, procedimentais e visuais;

• Desenvolver, instalar e manter servidores, páginas e sistemas de informação nas tecnologias Web;

• Colaborar na gestão de meios humanos, materiais e financeiros;

• Participar na execução da contabilidade geral da empresa;• Apoiar no processamento de salários;


• Utilizar aplicações de faturação, stocks, contas correntes, imobilizadas, contabilidade e salários;

• Participar na organização dos processos e procedimentos das obrigações fiscais;

• Participar nos processos e procedimentos referentes aos diversos regimes de proteção social;

• Apoiar o expediente e arquivo;• Participar na elaboração de relatórios e mapas de

gestão;

Documents

Planeamento de Sistemas de Informação. Análise organizacional