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© Copyright 2016, Ministério Público do Estado do Maranhão
Impresso no Maranhão, Brasil / Printed in Maranhão, Brazil
Permite-se a reprodução desta publicação, em parte ou no todo, sem alteração do conteúdo,
desde que citada a fonte e sem fins comerciais.
Coordenação e supervisão Procurador-Geral de Justiça do Estado do Maranhão Luiz Gonzaga Martins Coelho Subprocuradora-Geral de Justiça para Assuntos Administrativos Mariléa Campos dos Santos Costa Diretor da Secretaria para Assuntos Institucionais Marco Antonio Santos Amorim
Diretor-Geral Emmanuel José Peres Netto Guterres Soares
Secretaria de Planejamento e Gestão Raimundo Nonato Leite Filho Cláudio Marcelo Araújo Amorim Luselias Soares Sales Lopes Shirley Serrador de Assis Colaboradores Abimael Freitas Lopes Carlos Alberto Pinheiro Barros Fábio Rafael Viana Lobato da Silva José Ribamar Rodrigues Furtado Lurian Assunção Silva Nogueira Valinhas Patrícia Gomes Cardoso Pedro Afonso Cruz Britto Rafael Rocha Ribeiro Roseane Brandão Pantoja Walter da Conceição Andrade Braga Consultoria SAGRES – Política e Gestão Estratégica Aplicadas Raul José de Abreu Sturari Maria Verônica Korilio Campos
Maranhão. Ministério Público. Projetos Transversais Orçamento Baseado em Centro de Custos. – São Luís: Procuradoria Geral de Justiça, 2016. 75 p. : il. 1. Ministério Público – Planejamento Estratégico, Tático e Operacional – Maranhão. I. Título. CDU
SUMÁRIO
1. APRESENTAÇÃO .......................................................................................................................... 1
2. REFERÊNCIAS ............................................................................................................................... 3
3. METODOLOGIA ............................................................................................................................ 4
4. MAPA ESTRATÉGICO DO MPMA – 2016-2021 ......................................................... 7
5. PORTFÓLIO DE PROJETOS TRANSVERSAIS .............................................................. 8
6. PROJETOS TRANSVERSAIS .................................................................................................. 9
6.1. HONRA AO MÉRITO .............................................................................................................. 9
6.1.1. SUBPROJETO 01-A - HONRA AO MÉRITO - MEMBROS ............................. 10
6.1.1.1. PLANO DE AÇÃO ................................................................................................................ 10
6.1.1.2. FICHAS DE INDICADORES E METAS .................................................................... 13
6.1.2. SUBPROJETO 01-B - HONRA AO MÉRITO - SERVIDORES ...................... 15
6.1.2.1. PLANO DE AÇÃO ................................................................................................................ 15
6.1.2.2. FICHAS DE INDICADORES E METAS .................................................................... 19
6.1.3. SUBPROJETO 01-C - HONRA AO MÉRITO - EQUIPES ................................ 21
6.1.3.1. PLANO DE AÇÃO ................................................................................................................ 21
6.1.3.2. FICHAS DE INDICADORES E METAS .................................................................... 24
6.2. MAPEAMENTO E MELHORIA .......................................................................................... 26
6.2.1.1. PLANO DE AÇÃO ................................................................................................................ 27
6.2.1.2. FICHAS DE INDICADORES E METAS .................................................................... 33
6.2.2. SUBPROJETO 02-B – MAPEAMENTO E MELHORIA – ÁREA MEIO ...... 38
6.2.2.1. PLANO DE AÇÃO ................................................................................................................ 38
6.2.2.2. FICHAS DE INDICADORES E METAS .................................................................... 42
6.3. CENTROS DE CUSTOS ...................................................................................................... 47
6.3.1. PLANO DE AÇÃO ................................................................................................................ 47
6.3.2. FICHAS DE INDICADORES E METAS .................................................................... 51
6.4. PRÁTICAS SUSTENTÁVEIS ............................................................................................ 54
6.4.1. PLANO DE AÇÃO ................................................................................................................ 54
6.4.2. FICHAS DE INDICADORES E METAS .................................................................... 59
7. DIAGRAMA DE GANTT ........................................................................................................... 66
8. EXECUÇÃO, MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO ...................................................... 72
9. PRÓXIMOS PASSOS ................................................................................................................ 75
1
PROJETOS TRANSVERSAIS
1. APRESENTAÇÃO
rojetos Transversais são
aqueles que envolvem diferentes
áreas da Instituição, na busca de
benefícios diretos dos resultados que
promovem ao serem executados.
Geralmente, são projetos complexos
que requerem, desde a sua
elaboração — ou seja, formulação do
Plano de Ação do Projeto — a
participação ativa de diferentes
áreas de interesse, as quais serão
coparticipantes na elaboração e na
implementação, fazendo uma
espécie de gestão compartilhada.
Para tanto, há necessidade de que
o(s) gerente(s) dos Projetos
Transversais conte com apoio de
uma equipe multidisciplinar, alocada
em diferentes áreas, para que possa
lhe dar sustentação.
No Plano Estratégico do MPMA
para o horizonte 2016-2021, foram
elencados quatro projetos
transversais:
01. Premiar Membros, Servidores
e Equipes que se destacam na
quantidade e qualidade dos serviços
(Honra ao Mérito).
02. Mapear e melhorar os
processos de trabalho (Mapeamento
e Melhoria).
03. Implantar Sistema de
Informações de Custos (Centros de
Custos).
04. Propor e Promover práticas
institucionais sustentáveis no âmbito
do MPMA (Práticas Sustentáveis).
Com tais projetos, pretende-se:
Reconhecer e valorizar o trabalho
desenvolvido por membros e
servidores na implementação do
Plano Estratégico aprovado pela
Parquet;
Identificar os processos de
trabalho possibilitando a melhoria da
prestação ministerial à sociedade a
partir da adoção de um modelo de
gestão de processos, valendo-se da
metodologia de mapeamento que
permite o desenho dos fluxos dos
processos e a visualização de como
2
eles funcionam e se inter-relacionam
dentro da instituição, eliminando
retrabalhos e desperdícios;
Dotar o Ministério Público de
sistema integrado capaz de produzir
informações gerenciais necessárias
ao alinhamento e aperfeiçoamento
do planejamento, bem como de
tornar-se um indutor de mudanças
no sistema de alocação de recursos,
servindo de base para a formulação
das propostas orçamentárias;
Implementar no MPMA uma
eficiente política institucional de
práticas sustentáveis, visando a
proteção ao meio ambiente e a
racionalização dos recursos públicos
disponíveis..
3
2. REFERÊNCIAS
Resolução No 147, de 21 de junho de 2016, do Conselho Nacional
do Ministério Público (CNMP), que dispõe sobre o planejamento
estratégico nacional do Ministério Público, estabelece diretrizes
para o planejamento estratégico do CNMP, das unidades e ramos
do Ministério Público e dá outras providências.
Ato No 560/GPGJ, de 02 de dezembro de 2015, da Procuradoria-
Geral de Justiça do Estado do Maranhão, que dispõe sobre o
planejamento estratégico do Ministério Público do Estado do
Maranhão (MPMA) e dá outras providências.
Portaria No 109/2016-GPGJ, da Procuradoria-Geral de Justiça do
Estado do Maranhão, que designa Membros e Servidores para
comporem a Comissão de Gestão do Planejamento Estratégico
(CGPE), para o período 2016-2021.
Portaria No 110/2016-GPGJ, da Procuradoria-Geral de Justiça do
Estado do Maranhão, que designa Membros e Servidores para
comporem a Comissão Executiva do Planejamento Estratégico
Institucional (CPEI), para o período 2016-2021.
Documentos de experiências anteriores de Planejamento
Estratégico do MPMA, tendo como base os anos de 1996, 1999-
2000, 2000, 2003, 2008-2011 e 2012-2016.
Plano Estratégico do Ministério Público do Estado do Maranhão
para o período 2016-2021.
Anexo “Indicadores e Metas” ao Plano Estratégico do Ministério
Público do Estado do Maranhão para o período 2016-2021.
4
3. METODOLOGIA
m plena consonância com
as resoluções e diretrizes do
Conselho Nacional do Ministério
Público (CNMP), a Metodologia FIGE
— Ferramentas Integradas de Gestão
Estratégica — constitui a linha
mestra que orienta o
desenvolvimento dos trabalhos. Foi
sistematizada pela equipe do
Instituto SAGRES – Política e Gestão
Estratégica Aplicadas e tem como
princípio básico a possibilidade de
adaptar e integrar diversos
instrumentos de gestão disponíveis
na literatura e aplicados por
destacadas instituições, de modo a
customizar as melhores práticas para
a realidade do MPMA.
O cerne da metodologia está
baseado na ferramenta iterativa
PDCA, utilizada no controle e
melhoria contínua de processos e
produtos. PDCA vem do inglês Plan –
Do – Check – Act, ou seja, Planejar –
Executar – Verificar – Agir.
O ciclo completo da Metodologia FIGE está consubstanciado
nas etapas:
Intenção Estratégica;
Avaliação Diagnóstica e Análise Prospectiva;
Plano Estratégico;
Planos Táticos;
Planos Operacionais;
Execução;
Monitoramento e Avaliação; e
Ações Corretivas.
No presente ciclo de
planejamento, determinadas
características do MPMA, com
destaque para a estrutura pouco
hierarquizada, recomendaram a
reunião dos planos táticos e dos
planos operacionais em um único
E
5
documento, de modo a tornar a gestão mais pragmática e efetiva.
O PDCA é apoiado por ferramentas disponibilizadas pelas chamadas
disciplinas de apoio: Inteligência Estratégica; Prospectiva Estratégica; Balanced
Scorecard; Comunicação Social; e Dinâmicas Governantes. A participação do
maior número possível de integrantes da instituição em todas as etapas têm sido
primordial para dar consistência ao planejamento e será fundamental para o
desenvolvimento dos projetos e para o alcance dos resultados esperados.
Figura 1 - Metodologia FIGE. Fonte: SAGRES.
Embora o princípio metodológico básico esteja centrado em instrumentos
disponíveis na literatura, vale destacar que a organização e orientação dos
trabalhos em fichas e modelos sequenciais, facilitando sobremaneira a
6
elaboração dos conteúdos dos Planos Tático-Operacionais, é uma criação dos
consultores coordenadores e integra, com exclusividade, a Metodologia FIGE.
Sem dúvida, a aplicação integral da Metodologia FIGE no processo de
Planejamento e Gestão Estratégica do Ministério Público do Estado do Maranhão
aponta para uma nova era da administração institucional, augurando um período
de êxitos e sucessos na incessante busca por melhores resultados.
8
5. PORTFÓLIO DE PROJETOS TRANSVERSAIS
Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e
os processos diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as atividades
executadas nos processos são contínuas e repetitivas.
Conceitualmente, projeto é um empreendimento planejado que consiste num conjunto de ações inter-relacionadas
e coordenadas, com o fim de alcançar objetivos específicos dentro dos limites de um orçamento e de um período de tempo,
finalizando com uma “entrega” ou “produto”.
Por sua vez, Projetos Transversais são aqueles que envolvem diferentes áreas da Instituição, na busca de
benefícios diretos dos resultados que promovem ao serem executados. Geralmente, são projetos complexos que requerem,
desde a sua elaboração — ou seja, formulação do Plano de Ação do Projeto — a participação ativa de diferentes áreas de
interesse, as quais serão coparticipantes na elaboração e na implementação, fazendo uma espécie de gestão compartilhada.
Para tanto, há necessidade de que o gerente do Projeto Transversal conte com apoio de uma equipe multidisciplinar, alocada
em diferentes áreas, para lhe possa dar sustentação (Fonte: metodologia FIGE).
Lista de Projetos Transversais:
01. Premiar Membros, Servidores e Equipes que se destacam na quantidade e qualidade dos serviços (Honra ao Mérito).
02. Mapear e melhorar os processos de trabalho (Mapeamento e Melhoria).
03. Implantar Sistema de Informações de Custos (Centros de Custos).
04. Propor e Promover práticas institucionais sustentáveis no âmbito do MPMA (Práticas Sustentáveis)
9
6. PROJETOS TRANSVERSAIS
6.1. HONRA AO MÉRITO
O Projeto Transversal “Honra ao Mérito” tem por finalidade tornar público o reconhecimento institucional de
Membros, Servidores e equipes que se destacam na quantidade e na qualidade dos trabalhos oferecidos à sociedade e ao
MPMA, gerando sinergias cujos impactos possibilitem significativa melhora no ambiente organizacional e aumento da
produtividade.
Está concebido em três subprojetos:
i) Premiação individual de Membros, sob coordenação da Corregedoria;
ii) Premiação individual de Servidores, a cargo da Coordenação Geral de Pessoas (CGP); e
iii) Premiação de equipes, a cargo da Secretaria de Planejamento e Gestão (SEPLAG).
Todavia, faz-se necessária uma coordenação geral, no âmbito da Alta Administração, de modo a reorientar, se for o
caso, eventuais critérios ou procedimentos divergentes.
10
6.1.1. SUBPROJETO 01-A - HONRA AO MÉRITO - MEMBROS
6.1.1.1. PLANO DE AÇÃO
Nível Estratégico: PLANO ESTRATÉGICO DO MPMA 2021 – MAPA ESTRATÉGICO
Nível Tático: Plano Tático da Corregedoria-Geral – Mapa de Contribuição
Nível Operacional: Planos de Ação dos Projetos da Corregedoria-Geral do MPMA
PLANO DE AÇÃO DO SUBPROJETO TRANSVERSAL 01-A - MPMA
Objetivos Estratégicos:
Obj. 20. Implantar modelo de gestão de pessoas com foco em competências e resultados.
Objetivos de Contribuição:
Desenvolver as competências dos membros do MPMA
Subprojeto 1-A - MPMA: (Importar do Formulário 2a)
Premiar Membros que se destacam na quantidade e qualidade dos serviços
Descrição do Projeto:
Ementa: Prêmio de reconhecimento ao mérito do desempenho funcional Procurador de Justiça Mário Leonardo.
Público Alvo: Membros do Ministério Público
Patrocinador: Corregedoria Geral do Ministério Público
Parcerias: Procuradoria-Geral de Justiça e AMPEM – Associação do Ministério Público do Maranhão
Gestor: Corregedor Geral
Riscos: Baixo índice de adesão / Falta de dotação orçamentária
Fatores críticos de sucesso (são premissas para o êxito):
Maior número de adesão; patrocínio da Administração Superior; maior integração entre membros.
Objetivo ou Justificativa (por que o projeto é importante/necessário):
Integração das unidades de execução (área-fim), maior participação nos programas e projetos institucionais,
11
reconhecimento e valorização do trabalho de membros.
Valor estimado em R$ (quanto custará):
Favor preencher, se necessitar de novos recursos orçamentários.
Escopo do Produto/Entrega (o que deverá ser entregue):
Cerimônia de premiação dos membros com entrega de medalhas e certificados individuais e troféu para os vencedores
Resultados Esperados:
maior envolvimento das unidades de execução nos programas, projetos e campanhas institucionais
desenvolvimento de novos projetos, programas e campanhas institucionais
membros mais motivados
Indicadores (medidas de qualidade e quantidade):
Percentual de membros inscritos por entrância e instância dos que foram correcionados, no período de 2 anos.
Metas (qualitativas/quantitativas):
Inscrição de pelo menos 30% dos membros correcionados, no período de 2 anos.
O que
Macroações
Quem
Responsável
Como
(ações a realizar)
Quando Áreas de
Interface Data inicial Data final
Elaborar o programa de premiação dos membros
Corregedoria
Definir critérios para participação e avaliação, prazos
de inscrição
Jan/2017 Abril/17 SECINST, CGP, GAB-
PGJ, SEPLAG
Definir equipe de avaliação e data da premiação
Jan/2017 Abril/17
SECINST,
CGP, GAB-PGJ, SEPLAG
Definir a premiação (medalhas, troféus, certificados)
Prospectar possibilidade de outras premiações
Jan/2017 Abril/17 SECINST, CGP, GAB-
PGJ, SEPLAG
12
Elaborar arte do Programa p/ divulgação (folders, cartazes etc.)
Jan/2017 Abril/17 SECINST,
CCOM
Solicitar a criação da arte da medalha, troféu e do certificado
Abril/17 Junho/17 SECINST,
CCOM
Adquirir medalhas e troféus Julho/17 Out/17 SECINST,
CSG,
CERIMONIAL
Publicar edital de
premiação Corregedoria
Divulgar nos meios de
comunicação internos Maio/17 Maio/17
SECINST,
GAB-PGJ, CCOM
Inscrição das equipes
Corregedoria
Realizar inscrição por meio eletrônico
Maio/17 Jul/17 CMTI
Selecionar e avaliar os
membros inscritos com as maiores pontuações.
Equipe de Avaliação
Avaliação previa dos inscritos,
mediante critérios pré-definidos Ago/17 Set/17
SECINST / PGJ /SUBADM/
AMPEM
Avaliar o impacto social das
ações extrajudiciais realizadas pelos membros inscritos.
Set/17 Nov/17
SECINST / PGJ
/SUBADM/ AMPEM
Calcular a pontuação final. Nov/17 Nov/17 SECINST / PGJ
/SUBADM/
AMPEM
Divulgar relação dos
finalistas
Corregedoria
Encaminhar ao Procurador-
Geral o resultado para providências
Nov/17 Nov/17
SECINST / PGJ
/SUBADM/ AMPEM
Entrega dos prêmios Corregedoria
Cerimônia de entrega dos prêmios com participação de
membros e servidores e familiares dos finalistas
Anualmente, em
Dezembro no Congresso do MP
CERIMONIAL
SECINST
13
Publicação das melhores práticas
Corregedoria
Edição de uma publicação das melhores práticas e entrevistas com os finalistas
Anualmente, em Março
CDB / CCOM / SECINST
6.1.1.2. FICHAS DE INDICADORES E METAS
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos Transversais
Ficha de Indicador nº PT 01-A.1
Objetivos
Estratégicos Obj. 20. Implantar modelo de gestão de pessoas com foco em competências e resultados.
Objetivo de
Contribuição Desenvolver as competências dos membros do MPMA
SUBPROJETO Premiar Membros que se destacam na quantidade e qualidade dos serviços
Indicador Percentual de membros inscritos por entrância e instância dos que foram correcionados, no período de 2 anos.
O que mede O número de membros que aderiram e executaram os Programas, Projetos e Campanhas institucionais ao longo do ano
Por que medir Para reconhecimento e valorização do trabalho de membros na execução do Plano Estratégico
Quem mede Corregedoria
Quando medir Anualmente
Como medir Total de adesão por projeto, programa ou campanha
14
Linha de base Não há sistema de premiação
Metas do Projeto
Inscrição de pelo menos 30% dos membros correcionados, no período de 2 anos.
2017 2018 2019 2020 2021
30% 35% 40% 45% 50%
Observações
15
6.1.2. SUBPROJETO 01-B - HONRA AO MÉRITO - SERVIDORES
6.1.2.1. PLANO DE AÇÃO
Nível Estratégico: PLANO ESTRATÉGICO DO MPMA 2021 – MAPA ESTRATÉGICO
Nível Tático: Plano Tático da Corregedoria-Geral – Mapa de Contribuição
Nível Operacional: Planos de Ação dos Projetos da Corregedoria-Geral do MPMA
PLANO DE AÇÃO DO SUBPROJETO TRANSVERSAL 01-B - MPMA
Objetivos Estratégicos:
Obj. 20. Implantar modelo de gestão de pessoas com foco em competências e resultados.
Objetivos de Contribuição:
Desenvolver as competências dos membros do MPMA
Subprojeto 1-B - MPMA: (Importar do Formulário 2a)
Premiar Servidores que se destacam na quantidade e qualidade dos serviços
Descrição do Projeto:
Ementa: Prêmio de reconhecimento ao mérito do desempenho funcional de servidores.
Público Alvo: Servidores do MPMA
Patrocinador: PGJ
Parcerias: Procuradoria-Geral de Justiça, ASFUPEMA - Associação dos Funcionários do Ministério Público do
Maranhão e SINDSEMP – Sindicato dos Servidores Públicos do Ministério Público do Maranhão
Gestor: Coordenador de Gestão de Pessoas e SECINST
16
Riscos: Baixo índice de adesão / Falta de dotação orçamentária;
Fatores críticos de sucesso (são premissas para o êxito):
Maior número de adesão; patrocínio da Administração Superior; maior integração entre servidores.
Objetivo ou Justificativa (por que o projeto é importante/necessário):
Integração das unidades administrativas e/ou de execução (área-fim), maior participação nos programas e projetos institucionais, reconhecimento e valorização do trabalho dos servidores.
Valor estimado em R$ (quanto custará):
Favor preencher, se necessitar de novos recursos orçamentários.
Escopo do Produto/Entrega (o que deverá ser entregue):
Cerimônia de premiação dos servidores com entrega de medalhas, certificados individuais e troféu para os
vencedores
Resultados Esperados:
maior envolvimento das unidades administrativas e/ou de execução nos programas, projetos e campanhas institucionais
desenvolvimento de novos projetos, programas e campanhas institucionais servidores mais motivados
Indicadores (medidas de qualidade e quantidade):
Percentual de Servidores inscritos.
Percentual de adesão aos projetos, programas e campanhas institucionais
Metas (qualitativas/quantitativas):
Inscrição de pelo menos 30% dos servidores, em 2017 e 70%, até 2021.
Adesão de pelo menos 70% das unidades administrativas e/ou de execução nos projetos, programas e
17
campanhas institucionais até 2021
O que Macroações
Quem Responsável
Como (ações a realizar)
Quando Áreas de Interface Data inicial Data final
Elaborar o programa de premiação dos membros
CGP / SECINST
Definir critérios para
participação e avaliação, prazos de inscrição
Jan/2017 Abril/17 GAB-PGJ, SEPLAG
Definir equipe de
avaliação e data da premiação
Jan/2017 Abril/17 GAB-PGJ, SEPLAG
Definir a Premiação (medalhas, troféus,
certificados) Prospectar
possibilidade de
outras premiações
Jan/2017 Abril/17 GAB-PGJ, SEPLAG
Elaborar arte do Programa p/ divulgação (folders,
cartazes etc.)
Jan/2017 Abril/17 CCOM
Solicitar a criação da
arte da medalha, troféu e do certificado
Abril/17 Junho/17 CCOM
Adquirir medalhas e troféus
Julho/17 Out/17 CSG,
CERIMONIAL
Publicar edital de premiação
CGP / SECINST Divulgar nos meios de
comunicação internos Maio/17 Jul/17
GAB-PGJ, CCOM
18
Inscrição das equipes CGP / SECINST Realizar inscrição por
meio eletrônico Maio/17 Jul/17 CMTI
Selecionar e avaliar os
membros inscritos com as maiores pontuações.
Equipe de Avaliação
Avaliação previa dos
inscritos, mediante critérios pré-definidos
Ago/17 Set/17
PGJ /SUBADM/
ASFUPEMA / SINDSEMP
Avaliar o impacto social das ações
extrajudiciais realizadas pelos
membros inscritos.
Set/17 Nov/17
PGJ /SUBADM/
ASFUPEMA / SINDSEMP
Calcular a pontuação final.
Nov/17 Nov/17
PGJ /SUBADM/
ASFUPEMA / SINDSEMP
Divulgar relação dos
finalistas
CGP / SECINST
Encaminhar ao Procurador-Geral o
resultado para providências
Nov/17 Nov/17
PGJ /SUBADM/
ASFUPEMA / SINDSEMP
Entrega dos prêmios CGP / SECINST
Cerimônia de entrega dos prêmios com
participação de membros e servidores e familiares dos
finalistas
Anualmente, em Dezembro
no Congresso do MP
CERIMONIAL
Publicação das melhores práticas
CGP / SECINST
Edição de uma publicação das melhores práticas e
entrevistas com os finalistas
Anualmente, em Março
CDB / CCOM
19
6.1.2.2. FICHAS DE INDICADORES E METAS
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos Transversais
Ficha de Indicador nº PT 01-B.1
Objetivos Estratégicos
Obj. 20. Implantar modelo de gestão de pessoas com foco em competências e resultados.
Objetivo de
Contribuição Desenvolver as competências dos Servidores do MPMA
SUBPROJETO Premiar Servidores que se destacam na quantidade e qualidade dos serviços
Indicador Percentual de servidores inscritos.
O que mede Participação de servidores que aderiram e executaram os Programas, Projetos e Campanhas institucionais ao longo do ano
Por que medir Para reconhecimento e valorização do trabalho dos servidores na execução do Plano Estratégico
Quem mede CGP e SECINST
Quando medir Anualmente
Como medir Total de adesão por projeto, programa ou campanha
Linha de base Não há sistema de premiação
Metas do Projeto
Inscrição de pelo menos 30% dos servidores, em 2017 e 70%, até 2021.
2017 2018 2019 2020 2021
30% 40% 50% 60% 70%
Observações
20
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos Transversais
Ficha de Indicador nº PT 01-B.2
Objetivos
Estratégicos Obj. 20. Implantar modelo de gestão de pessoas com foco em competências e resultados.
Objetivo de
Contribuição Desenvolver as competências dos Servidores do MPMA
SUBPROJETO Premiar Servidores que se destacam na quantidade e qualidade dos serviços
Indicador Percentual de adesão aos projetos, programas e campanhas institucionais.
O que mede Participação de servidores e de unidades administrativas/execução que aderiram e
executaram os Programas, Projetos e Campanhas institucionais ao longo do ano
Por que medir Para reconhecimento e valorização do trabalho dos servidores na execução do Plano
Estratégico
Quem mede CGP e SECINST
Quando medir Anualmente
Como medir Total de adesão por projeto, programa ou campanha
Linha de base Não há sistema de premiação
Metas do Projeto
Adesão de pelo menos 70 % das unidades administrativas e/ou de execução nos projetos,
programas e campanhas institucionais até 2021 2017 2018 2019 2020 2021
30% 40% 50% 60% 70%
Observações
21
6.1.3. SUBPROJETO 01-C - HONRA AO MÉRITO - EQUIPES
6.1.3.1. PLANO DE AÇÃO
Nível Estratégico: PLANO ESTRATÉGICO DO MPMA – 2016-2021
Nível Tático: Plano Tático da SEPLAG
Nível Operacional: Planos de Ação dos Projetos da SEPLAG
PLANO DE AÇÃO DO PROJETO TRANSVERSAL 01-C - MPMA / SEPLAG 04 (SUBPROJETO)
Objetivos Estratégicos: Obj. 20. Implantar modelo de gestão de pessoas com foco em competências e resultados.
Objetivos de Contribuição: Desenvolver as competências dos membros e servidores do MPMA
Projeto Transversal 01-C MPMA / SEPLAG 04 (Subprojeto): Premiar equipes integradas por Membros e Servidores que se destacam na quantidade e qualidade dos serviços. “Projeto de mãos dadas”.
Descrição do Projeto
Ementa: Prêmio de reconhecimento ao mérito do desempenho funcional de equipes integradas por Membros e Servidores.
Público-Alvo: Todas as unidades do MPMA
Patrocinador: Procurador-Geral de Justiça
Parcerias: Procuradoria-Geral de Justiça e AMPEM – Associação do Ministério Público do Maranhão
Gestor: Diretor da SEPLAG
22
Riscos: Baixo índice de adesão / Falta de dotação orçamentária;
Fatores críticos de sucesso: Maior número de adesão; patrocínio da Administração Superior; maior integração entre membros e servidores.
Objetivo ou Justificativa:
Integração das unidades administrativas e/ou de execução (área-fim), maior participação nos programas e projetos
institucionais, reconhecimento e valorização do trabalho em equipe
Valor estimado em R$ (quanto custará): Favor preencher, se necessitar de novos recursos orçamentários.
Escopo do Produto/Entrega (o que deverá ser entregue):
Cerimônia de premiação das melhores equipes com entrega de medalhas e certificados individuais e troféu para a equipe
vencedora
Resultados Esperados:
maior envolvimento das unidades administrativas e/ou de execução nos programas, projetos e campanhas institucionais
desenvolvimento de novos projetos, programas e campanhas institucionais
membros e servidores mais motivados
Indicadores (medidas de qualidade e quantidade):
Percentual de equipes inscritas.
Percentual de adesão aos projetos, programas e campanhas institucionais
Metas (qualitativas/quantitativas):
Adesão de pelo menos 80 % das unidades administrativas e/ou de execução nos projetos, programas e campanhas
institucionais até 2021
23
O que
Macroações
Quem
Responsável
Como
(ações a realizar)
Quando Áreas de
Interface Data
inicial
Data
final
Elaborar o programa de premiação das equipes
Secretaria de Planejamento e
Gestão / CGP e Corregedoria
Definir critérios para
participação e avaliação das equipes, prazos de
inscrição
Março/17 Maio/17
SECINST / PGJ
/SUBADM/ ASFUPEMA/
SINDSEMP/ AMPEM
Definir equipe de
avaliação e data da premiação
Definir a premiação (medalhas, troféus, certificados) Prospectar possibilidade de outras premiações
Divulgar o Projeto “De
mãos dadas”
CCOM/SEPLAG
Divulgar nos meios de comunicação internos o
projeto
Junho/17 Até a entrega da
premiação SECINST
Publicar edital de premiação
SEPLAG Divulgar edital na intranet
Dezembro/17
CDB
Inscrição das equipes
SEPLAG/CMTI
Realizar inscrição por meio eletrônico
Anualmente, em Janeiro
Até 31 de março
Avaliar as equipes inscritas Equipe de
Avaliação
Avaliação previa das equipes inscritas,
mediante critérios pré-definidos
Anualmente
em Agosto
Até 30 de
setembro
SECINST / PGJ
/SUBADM/ ASFUPEMA/
SINDSEMP/ AMPEM
Submeter as equipes
inscritas à banca
Equipe de
Avaliação oral das
melhores equipes
Anualmente, em Outubro (na
semana do servidor) PGJ / ESMP
24
avaliadora Avaliação Calcular a pontuação
final Anualmente, em Outubro
Divulgar relação dos
finalistas SEPLAG/CCOM
Encaminhar ao Procurador-Geral o
resultado para providências
Até 15 de novembro SECINST
Entrega dos prêmios Procurador-Geral de Justiça
Cerimônia de entrega dos prêmios com
participação de membros e servidores e familiares dos
finalistas
Anualmente, em Dezembro no Congresso do MP
CERIMONIAL / ESMP /
SECINST
Publicação das melhores
práticas CCOM
Edição de uma
publicação das melhores práticas e
entrevistas com os finalistas
Anualmente, em Março CDB / SECINST
6.1.3.2. FICHAS DE INDICADORES E METAS
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos Transversais
Ficha de Indicador nº PT 01-C.1
Objetivos Estratégicos
Obj. 20. Implantar modelo de gestão de pessoas com foco em competências e resultados.
Objetivo de Desenvolver as competências dos Servidores do MPMA
25
Contribuição
SUBPROJETO Premiar equipes integradas por Membros e Servidores que se destacam na quantidade e qualidade dos serviços. “Projeto de mãos dadas”
Indicador Percentual de equipes inscritas.
O que mede Participação de equipes que aderiram e executaram os Programas, Projetos e Campanhas institucionais ao longo do ano
Por que medir Para reconhecimento e valorização do trabalho de equipes de Membros e Servidores na execução do Plano Estratégico
Quem mede SEPLAG, em articulação com Corregedoria, CGP, SECINST
Quando medir Anualmente
Como medir Total de inscrição de equipes
Linha de base Não há sistema de premiação
Metas do Projeto
Inscrição de pelo menos 30% das equipes, em 2017 e 70%, até 2021.
2017 2018 2019 2020 2021
30% 40% 50% 60% 70%
Observações
26
6.2. MAPEAMENTO E MELHORIA
O Projeto Transversal “Mapeamento e Melhoria” deve envolver todas as áreas do MPMA e precisa ser coordenado
pela Alta Administração, com assessoria direta da Secretaria de Planejamento e Gestão (SEPLAG), em especial pelo Escritório
de Projetos e Processos. As peculiaridades do MPMA indicam, como melhor prática, o desenvolvimento simultâneo e
articulado de dois subprojetos, sendo um para a área fim, coordenado pela Corregedoria, e outro para a área meio,
coordenada pela Diretoria-Geral.
Como sói acontecer com Projetos Transversais, uma Comissão deverá ser designada para a coordenação dos
trabalhos, sob a presidência do Subprocurador Geral para Assuntos Administrativos, secretariada pelo Diretor da Secretaria
de Planejamento e Gestão. Recomenda-se também a designação subcomissões (área fim e área meio), facilitando as
articulações posteriores.
O mapeamento e a melhoria de processos possibilitam resultados bastante consistentes para a instituição, em
especial como subsídio para a Gestão por Competência, que é um dos três Projetos Estruturantes, previstos no Plano
Estratégico do MPMA. Assim sendo — e com vistas a ganhar tempo na implementação dessas modernas ferramentas de
gestão — o Projeto Transversal “Mapeamento e Melhoria” pode ser desenvolvido por áreas do MPMA, de modo a possibilitar
que o Projeto Estruturante “Gestão por Competências” caminhe simultaneamente, porém defasado de uma ou duas áreas já
mapeadas e melhoradas, conforme planejamento detalhado a ser proposto. Essa sistemática, se implementada, recomenda
que a consultoria externa, a ser contratada, envolva ambos os projetos.
27
6.2.1. SUBPROJETO 02-A – MAPEAMENTO E MELHORIA – ÁREA FIM
6.2.1.1. PLANO DE AÇÃO
Nível Estratégico: PLANO ESTRATÉGICO DO MPMA 2021 – MAPA ESTRATÉGICO
Nível Tático: Plano Tático da Corregedoria-Geral
Nível Operacional: Planos de Ação dos Projetos da Corregedoria
PLANO DE AÇÃO DO SUBPROJETO TRANSVERSAL 02-A - MPMA
Objetivo Estratégico:
Obj. 13 - Otimizar a gestão administrativa e os processos de trabalho.
Objetivo de Contribuição:
A ser posteriormente determinado pela Corregedoria.
Subprojeto Transversal 02-A - MPMA:
Mapear e melhorar os processos de trabalho da área-fim do MPMA.
Descrição do Projeto
Ementa: Otimizar os processos de trabalho da área-fim a partir da adoção de um modelo de gestão de processos, com ênfase no mapeamento, fluxogramação, proposição e implementação de melhorias, manualização dos processos.
Público-Alvo: Membros e servidores que atuam em atividades específicas da área-fim do Ministério Público do Estado do
Maranhão.
Patrocinador: Procurador-Geral de Justiça e Corregedor-Geral do Ministério Público.
Parcerias: Escola Superior do Ministério Público (Capacitação em gestão de processos) e Coordenadoria de Gestão de
28
Pessoas.
Gestor: Corregedor Geral e Diretor da SEPLAG
Riscos:
Resistência por parte dos membros e servidores. Ausência de recursos orçamentários.
Falta de continuidade do projeto.
Fatores críticos de sucesso:
Patrocínio/apoio da Administração Superior do MPMA. Reconhecimento da importância das pessoas como atores fundamentais dos processos de trabalho.
Capacitação em gestão de processos para os servidores envolvidos no projeto.
Objetivo ou Justificativa:
Considerando as limitações de recursos, tanto humanos quanto físicos, bem como a exigência da sociedade para que os serviços públicos sejam prestados com qualidade, torna-se indispensável que os processos de trabalho sejam otimizados e aperfeiçoados. Desse modo, o projeto possibilitará a melhoria da prestação ministerial à sociedade a
partir da adoção de um modelo de gestão de processos, valendo-se da metodologia de mapeamento que permite o desenho dos fluxos dos processos e a visualização de como eles funcionam e se inter-relacionam dentro da instituição,
eliminando retrabalhos e desperdícios.
Com o projeto o MPMA irá enxergar claramente os pontos fortes e fracos dos processos de trabalho da área-fim, melhorará o entendimento sobre estes processos, de modo a aumentar a eficiência e eficácia dos mesmos.
Valor estimado em R$ (quanto custará):
Capacitação em “Gestão e Mapeamento de Processos no Setor Público” para 04 (quatro) servidores da Assessoria de
Planejamento e 02 (dois) membros/servidores da Corregedoria. Total de 06 (seis) servidores.
Valor médio de capacitação com carga-horária de 24h: R$ 1.803,33.
Total para 06 (seis) pessoas: R$ 10.820,00
29
Obs.: Verificar a possibilidade de o curso ser ministrado pela ESMP.
Caso o curso seja realizado em outra cidade, considerar os custos com diárias e passagens.
Escopo do Produto/Entrega (o que deverá ser entregue):
Mapeamento dos processos de trabalho. Processos melhorados/otimizados.
Fluxogramação. Manualização das rotinas e processos.
Resultados Esperados:
Aumento da produtividade. Permanente comprometimento organizacional.
Processos alinhados com os objetivos estratégicos. Uniformização das tarefas e atividades.
Fortalecer a atuação integrada do MPMA.
Indicadores (medidas de qualidade e quantidade):
Número de processos mapeados. Número de processos melhorados/otimizados. Número de processos fluxogramados.
Número de processos manualizados.
Metas (qualitativas/quantitativas):
Mapear 85% dos processos identificados ao final de cada etapa (1 a 4); 85% dos processos mapeados, melhorados/otimizados ao final de cada etapa (1 a 4).
85% de processos mapeados, fluxogramados ao final de cada etapa (1 a 4). 85% de processos mapeados, manualizados ao final de cada etapa (1 a 4).
O que Quem Como Quando Áreas de
30
Macroações Responsável (ações a realizar) Data inicial Data final
Interface
Sensibilização para a gestão de processos
PGJ e ASPLAN
Reunião com a
Corregedoria Geral para apresentar o
projeto
Jun./2017 Jun./2017 PGJ, ASPLAN, Corregedoria
Capacitação em gestão de processos
ESMP e CGP
Contratação de curso
na área de gestão de processos.
Jun./2017 Jul./2017
ESMP, CGP,
ASPLAN e Corregedoria
Etapa 01 – Processo Penal em geral
A) Identificação dos processos
ASPLAN e Corregedoria
Reunião para definir
os processos de trabalhos que serão otimizados.
Ago./2017 Ago./2017 ASPLAN e Corregedoria
B) Coleta de dados e representação gráfica dos
processos
ASPLAN e Corregedoria
A partir dos dados coletados junto à
Corregedoria, serão elaborados
fluxogramas dos atuais processos de trabalho.
Set./2017 Nov./2017 ASPLAN e Corregedoria
C) Análise da situação
atual dos processos e proposição de novos fluxos
ASPLAN e
Corregedoria
Reuniões para análise crítica dos processos
atuais e proposição de novos fluxos
otimizados.
Dez./2017 Mar./2018 ASPLAN e
Corregedoria
D) Manualização dos novos
processos de trabalho
ASPLAN e
Corregedoria
Após aprovação dos
novos fluxos, os mesmos serão manualizados através
da descrição dos
Abr./2018 Mai./2018 ASPLAN e
Corregedoria
31
processos de trabalho.
Etapa 02 – Processo Cível em geral
A) Identificação dos
processos
ASPLAN e
Corregedoria
Reunião para definir os processos de
trabalhos que serão otimizados.
Jun./2018 Jun./2018 ASPLAN e
Corregedoria
B) Coleta de dados e representação gráfica dos processos
ASPLAN e
Corregedoria
A partir dos dados coletados junto à
Corregedoria, serão elaborados fluxogramas dos
atuais processos de trabalho.
Jul./2018 Ago./2018 ASPLAN e
Corregedoria
C) Análise da situação
atual dos processos e proposição de novos fluxos
ASPLAN e Corregedoria
Reuniões para análise crítica dos processos
atuais e proposição de novos fluxos otimizados.
Set./2018 Nov./2018 ASPLAN e Corregedoria
D) Manualização dos novos processos de trabalho
ASPLAN e Corregedoria
Após aprovação dos novos fluxos, os
mesmos serão manualizados através
da descrição dos processos de trabalho.
Dez./2018 Mar./2019 ASPLAN e Corregedoria
Etapa 03 – Promotorias de Justiça de defesa dos interesses difusos, coletivos e individuais indisponíveis
32
A) Identificação dos processos
ASPLAN e Corregedoria
Reunião para definir
os processos de trabalhos que serão
otimizados.
Abr./2019 Abr./2019 ASPLAN e Corregedoria
B) Coleta de dados e representação gráfica dos
processos
ASPLAN e Corregedoria
A partir dos dados
coletados junto à Corregedoria, serão elaborados
fluxogramas dos atuais processos de
trabalho.
Mai./2019 Jun./2019 ASPLAN e Corregedoria
C) Análise da situação atual dos processos e proposição de novos fluxos
ASPLAN e
Corregedoria
Reuniões para análise
crítica dos processos atuais e proposição de novos fluxos
otimizados.
Jul./2019 Ago./2019 ASPLAN e
Corregedoria
D) Manualização dos novos
processos de trabalho
ASPLAN e
Corregedoria
Após aprovação dos
novos fluxos, os mesmos serão
manualizados através da descrição dos processos de trabalho.
Ago./2019 Set./2019 ASPLAN e
Corregedoria
Etapa 04 – Juizado Especial Criminal – Execução Criminal – Controle Externo da Atividade Policial – Área Eleitoral
A) Identificação dos
processos
ASPLAN e
Corregedoria
Reunião para definir os processos de
trabalhos que serão otimizados.
Set./2019 Set./2019 ASPLAN e
Corregedoria
B) Coleta de dados e representação gráfica dos
processos
ASPLAN e Corregedoria
A partir dos dados coletados junto à
Corregedoria, serão
Out./2019 Nov./2019 ASPLAN e Corregedoria
33
elaborados
fluxogramas dos atuais processos de
trabalho.
C) Análise da situação atual dos processos e proposição de novos fluxos
ASPLAN e
Corregedoria
Reuniões para análise
crítica dos processos atuais e proposição de novos fluxos
otimizados.
Dez./2019 Mar./2020 ASPLAN e
Corregedoria
D) Manualização dos novos
processos de trabalho
ASPLAN e
Corregedoria
Após aprovação dos
novos fluxos, os mesmos serão
manualizados através da descrição dos processos de trabalho.
Mar./2020 Abr./2020 ASPLAN e
Corregedoria
Obs.: As etapas do projeto foram baseadas no “Manual de atuação funcional do Ministério Público do Estado do Maranhão” – Corregedoria-Geral do Ministério Público – 2015.
6.2.1.2. FICHAS DE INDICADORES E METAS
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos Transversais
Ficha de Indicador PT 02-A.1
Objetivos Estratégicos
Obj. 13 - Otimizar a gestão administrativa e os processos de trabalho.
Objetivo de a ser posteriormente determinado pela Corregedoria
34
Contribuição
PROJETO Mapear e melhorar os processos de trabalho da área-fim do MPMA
Indicador Número de processos mapeados.
O que mede Os processos de trabalho da área-fim do MPMA
Por que medir Para identificar pontos fortes e fracos dos processos de trabalho da área-fim, melhorar o entendimento sobre estes processos, de modo a aumentar a eficiência e eficácia dos mesmos.
Quem mede Corregedoria
Quando medir Semestralmente
Como medir Número de processos identificados x número de processos mapeados / 100
Linha de base Sem identificação de processos mapeados
Metas do Projeto
2017 2018 2019 2020 2021
Observações Mapear 85% dos processos identificados ao final de cada etapa (1 a 4)
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos Transversais
Ficha de Indicador PT 02-A.2
Objetivos Estratégicos
Obj. 13 - Otimizar a gestão administrativa e os processos de trabalho.
Objetivo de a ser posteriormente determinado pela Corregedoria
35
Contribuição
PROJETO Mapear e melhorar os processos de trabalho da área-fim do MPMA
Indicador Número de processos melhorados/otimizados.
O que mede A melhoria dos processos de trabalho da área-fim do MPMA
Por que medir Para identificar pontos fortes e fracos dos processos de trabalho da área-fim, melhorar o entendimento sobre estes processos, de modo a aumentar a eficiência e eficácia dos mesmos.
Quem mede Corregedoria
Quando medir Semestralmente
Como medir Número de processos identificados X número de processos mapeados e melhorados / 100
Linha de base Sem identificação de processos mapeados e melhorados
Metas do Projeto
2017 2018 2019 2020 2021
Observações Mapear 85% dos processos identificados ao final de cada etapa (1 a 4); 85% dos processos mapeados, melhorados/otimizados ao final de cada etapa (1 a 4).
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos Transversais
Ficha de Indicador PT 02-A.3
Objetivos
Estratégicos Obj. 13 - Otimizar a gestão administrativa e os processos de trabalho.
36
Objetivo de
Contribuição a ser posteriormente determinado pela Corregedoria
PROJETO Mapear e melhorar os processos de trabalho da área-fim do MPMA
Indicador Número de processos fluxogramados.
O que mede A melhoria dos processos de trabalho da área-fim do MPMA
Por que medir Para identificar pontos fortes e fracos dos processos de trabalho da área-fim, melhorar o
entendimento sobre estes processos, de modo a aumentar a eficiência e eficácia dos mesmos.
Quem mede Corregedoria
Quando medir Semestralmente
Como medir Número de processos identificados X número de processos mapeados, melhorados e fluxogramados / 100
Linha de base Sem identificação de processos mapeados, melhorados e fluxogramados
Metas do Projeto
2017 2018 2019 2020 2021
Observações Mapear 85% dos processos identificados ao final de cada etapa (1 a 4); 85% dos processos mapeados, melhorados/otimizados ao final de cada etapa (1 a 4). 85% de processos mapeados, fluxogramados ao final de cada etapa (1 a 4).
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos Transversais
37
Ficha de Indicador PT 02-A.4
Objetivos
Estratégicos Obj. 13 - Otimizar a gestão administrativa e os processos de trabalho.
Objetivo de
Contribuição a ser posteriormente determinado pela Corregedoria
PROJETO Mapear e melhorar os processos de trabalho da área-fim do MPMA
Indicador Número de processos manualizados.
O que mede A melhoria dos processos de trabalho da área-fim do MPMA
Por que medir Para identificar pontos fortes e fracos dos processos de trabalho da área-fim, melhorar o entendimento sobre estes processos, de modo a aumentar a eficiência e eficácia dos mesmos.
Quem mede Corregedoria
Quando medir Semestralmente
Como medir Número de processos identificados X número de processos mapeados, melhorados,
fluxogramados e manualizados / 100
Linha de base Sem identificação de processos mapeados, melhorados, fluxogramados e manualizadis
Metas do Projeto
2017 2018 2019 2020 2021
Observações
Mapear 85% dos processos identificados ao final de cada etapa (1 a 4);
85% dos processos mapeados, melhorados/otimizados ao final de cada etapa (1 a 4). 85% de processos mapeados, fluxogramados ao final de cada etapa (1 a 4).
85% de processos mapeados, manualizados ao final de cada etapa (1 a 4).
38
6.2.2. SUBPROJETO 02-B – MAPEAMENTO E MELHORIA – ÁREA MEIO
6.2.2.1. PLANO DE AÇÃO
Nível Estratégico: PLANO ESTRATÉGICO DO MPMA 2021 – MAPA ESTRATÉGICO
Nível Tático: Plano Tático da Diretoria-Geral
Nível Operacional: Planos de Ação dos Projetos da Diretoria-Geral
PLANO DE AÇÃO DO SUBPROJETO TRANSVERSAL 02-B - MPMA
Objetivo Estratégico:
Obj. 13 - Otimizar a gestão administrativa e os processos de trabalho.
Objetivo de Contribuição:
A ser posteriormente determinado pela Corregedoria.
Subprojeto Transversal 02-B - MPMA:
Mapear e melhorar os processos de trabalho da área meio do MPMA.
Descrição do Projeto
Ementa: Otimizar os processos de trabalho da área-meio a partir da adoção de um modelo de gestão de processos, com ênfase no mapeamento, fluxogramação, proposição e implementação de melhorias, manualização dos processos.
Público-Alvo: Membros e servidores que atuam em atividades específicas da área-meio do Ministério Público do Estado do Maranhão.
Patrocinador: Procurador-Geral de Justiça e Diretor-Geral do Ministério Público.
Parcerias: Escola Superior do Ministério Público (Capacitação em gestão de processos) e Coordenadoria de Gestão de
39
Pessoas.
Gestor: Diretor da SEPLAG
Riscos:
Resistência por parte dos membros e servidores. Ausência de recursos orçamentários.
Falta de continuidade do projeto.
Fatores críticos de sucesso:
Patrocínio/apoio da Administração Superior do MPMA. Reconhecimento da importância das pessoas como atores fundamentais dos processos de trabalho.
Capacitação em gestão de processos para os servidores envolvidos no projeto.
Objetivo ou Justificativa:
Considerando as limitações de recursos, tanto humanos quanto físicos, bem como a exigência da sociedade para que os serviços públicos sejam prestados com qualidade, torna-se indispensável que os processos de trabalho sejam otimizados e aperfeiçoados. Desse modo, o projeto possibilitará a melhoria da prestação ministerial à sociedade a partir da adoção
de um modelo de gestão de processos, valendo-se da metodologia de mapeamento que permite o desenho dos fluxos dos processos e a visualização de como eles funcionam e se inter-relacionam dentro da instituição, eliminando
retrabalhos e desperdícios.
Com o projeto o MPMA enxergará claramente os pontos fortes e fracos dos processos de trabalho da área-meio, melhorará o entendimento sobre estes processos, de modo a aumentar a eficiência e eficácia dos mesmos.
Valor estimado em R$ (quanto custará):
Capacitação em “Gestão e Mapeamento de Processos no Setor Público” para 04 (quatro) servidores da Assessoria de
Planejamento e 02 (dois) membros/servidores da Coordenadoria de Gestão de Pessoas. Total de 06 (seis) servidores.
Valor médio de capacitação com carga horária de 24 h: R$ 1.803,33.
Total para 06 (seis) pessoas: R$ 10.820,00
40
Obs.: Verificar a possibilidade de o curso ser ministrado pela ESMP.
Caso o curso seja realizado em outra cidade, considerar os custos com diárias e passagens.
Escopo do Produto/Entrega (o que deverá ser entregue):
Mapeamento dos processos de trabalho. Processos melhorados/otimizados.
Fluxogramação. Manualização das rotinas e processos.
Resultados Esperados:
Aumento da produtividade. Permanente comprometimento organizacional.
Processos alinhados com os objetivos estratégicos. Uniformização das tarefas e atividades.
Fortalecer a atuação integrada do MPMA.
Indicadores (medidas de qualidade e quantidade):
Número de processos mapeados. Número de processos melhorados/otimizados. Número de processos fluxogramados.
Número de processos manualizados.
Metas (qualitativas/quantitativas):
Mapear 85% dos processos identificados ao final de cada etapa (1 a 4); 85% dos processos mapeados, melhorados/otimizados ao final de cada etapa (1 a 4).
85% de processos mapeados, fluxogramados ao final de cada etapa (1 a 4). 85% de processos mapeados, manualizados ao final de cada etapa (1 a 4).
O que Quem Como Quando Áreas de
41
Macroações Responsável (ações a realizar) Data inicial Data final
Interface
1) Sensibilização para a
gestão de processos
PGJ e SEPLAG Reunião para apresentar o projeto
Jun./2017 Jun./2017
DG, CGP, demais
Coordenadorias, Subadministrativo
2) Capacitação em gestão
de processos ESMP e CGP
Contratação de curso na área de gestão de
processos.
Jun./2017 Jul./2017 ESMP, CGP e
Subadministrativo
3) Identificação dos processos (de cada setor administrativo)
Coordenadores das unidades administrativas
Reunião para definir os processos de trabalhos que serão otimizados.
Ago./2017 Ago./2017
SEPLAG, Diretoria
Geral, Coordenadorias, Secretarias e
Subprocuradorias
4) Coleta de dados e representação gráfica dos
processos (de cada setor administrativo)
Coordenadores
das unidades administrativas
A partir dos dados
coletados junto às unidades, serão
elaborados fluxogramas dos atuais processos de trabalho.
Set./2017 Fev./2018
SEPLAG, Diretoria Geral,
Coordenadorias, Secretarias e
Subprocuradorias
5) Análise da situação atual dos processos e
proposição de novos fluxos (de cada setor
administrativo)
Coordenadores das unidades
administrativas
Reuniões para análise crítica dos processos atuais e proposição de
novos fluxos otimizados.
Fev./2018 Jul./2018
SEPLAG, Diretoria Geral, Coordenadorias,
Secretarias e Subprocuradorias
6) Manualização dos novos processos de trabalho (de
cada setor administrativo)
Coordenadores das unidades administrativas
Após aprovação dos
novos fluxos, os mesmos serão
manualizados através da descrição dos
processos de trabalho.
Ago./2018 Nov./2018
SEPLAG, Diretoria
Geral, Coordenadorias, Secretarias e
Subprocuradorias
42
6.2.2.2. FICHAS DE INDICADORES E METAS
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos Transversais
Ficha de Indicador PT 02-B.1
Objetivos Estratégicos
Obj. 13 - Otimizar a gestão administrativa e os processos de trabalho.
Objetivo de
Contribuição a ser posteriormente determinado pela Corregedoria
PROJETO Mapear e melhorar os processos de trabalho da área meio do MPMA
Indicador Número de processos mapeados.
O que mede Os processos de trabalho da área-meio do MPMA
Por que medir Para identificar pontos fortes e fracos dos processos de trabalho da área-meio, melhorar o entendimento sobre estes processos, de modo a aumentar a eficiência e eficácia dos mesmos.
Quem mede Diretoria-Geral
Quando medir Semestralmente
Como medir Número de processos identificados x número de processos mapeados / 100
Linha de base Um total de XX de processos mapeados e fluxogramados até novembro de 2016
Metas do Projeto
2017 2018 2019 2020 2021
Observações Mapear 85% dos processos identificados ao final de cada etapa (1 a 4);
43
85% dos processos mapeados, melhorados/otimizados ao final de cada etapa (1 a 4).
85% de processos mapeados, fluxogramados ao final de cada etapa (1 a 4). 85% de processos mapeados, manualizados ao final de cada etapa (1 a 4).
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos Transversais
Ficha de Indicador PT 02-B.2
Objetivos Estratégicos
Obj. 13 - Otimizar a gestão administrativa e os processos de trabalho.
Objetivo de
Contribuição a ser posteriormente determinado pela Corregedoria
PROJETO Mapear e melhorar os processos de trabalho da área meio do MPMA
Indicador Número de processos melhorados/otimizados.
O que mede Os processos de trabalho da área-meio do MPMA
Por que medir Para identificar pontos fortes e fracos dos processos de trabalho da área-meio, melhorar o entendimento sobre estes processos, de modo a aumentar a eficiência e eficácia dos mesmos.
Quem mede Diretoria-Geral
Quando medir Semestralmente
Como medir Número de processos identificados x número de processos mapeados e melhorados / 100
Linha de base Um total de XX de processos mapeados e fluxogramados até novembro de 2016
Metas do Projeto
44
2017 2018 2019 2020 2021
Observações
Mapear 85% dos processos identificados ao final de cada etapa (1 a 4); 85% dos processos mapeados, melhorados/otimizados ao final de cada etapa (1 a 4). 85% de processos mapeados, fluxogramados ao final de cada etapa (1 a 4).
85% de processos mapeados, manualizados ao final de cada etapa (1 a 4).
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos Transversais
Ficha de Indicador PT 02-B.3
Objetivos
Estratégicos Obj. 13 - Otimizar a gestão administrativa e os processos de trabalho.
Objetivo de
Contribuição a ser posteriormente determinado pela Corregedoria
PROJETO Mapear e melhorar os processos de trabalho da área meio do MPMA
Indicador Número de processos fluxogramados.
O que mede Os processos de trabalho da área-meio do MPMA
Por que medir Para identificar pontos fortes e fracos dos processos de trabalho da área-meio, melhorar o entendimento sobre estes processos, de modo a aumentar a eficiência e eficácia dos mesmos.
Quem mede Diretoria-Geral
Quando medir Semestralmente
Como medir Número de processos identificados x número de processos mapeados, melhorados e
fluxogramados / 100
45
Linha de base Um total de XX de processos mapeados e fluxogramados até novembro de 2016
Metas do Projeto
2017 2018 2019 2020 2021
Observações
Mapear 85% dos processos identificados ao final de cada etapa (1 a 4);
85% dos processos mapeados, melhorados/otimizados ao final de cada etapa (1 a 4). 85% de processos mapeados, fluxogramados ao final de cada etapa (1 a 4). 85% de processos mapeados, manualizados ao final de cada etapa (1 a 4).
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos Transversais
Ficha de Indicador PT 02-B.4
Objetivos
Estratégicos Obj. 13 - Otimizar a gestão administrativa e os processos de trabalho.
Objetivo de
Contribuição a ser posteriormente determinado pela Corregedoria
PROJETO Mapear e melhorar os processos de trabalho da área meio do MPMA
Indicador Número de processos manualizados.
O que mede Os processos de trabalho da área-meio do MPMA
Por que medir Para identificar pontos fortes e fracos dos processos de trabalho da área-meio, melhorar o
entendimento sobre estes processos, de modo a aumentar a eficiência e eficácia dos mesmos.
Quem mede Diretoria-Geral
Quando medir Semestralmente
46
Como medir Número de processos identificados x número de processos mapeados, melhorados,
fluxogramados e manualizados /100
Linha de base Um total de XX de processos mapeados e fluxogramados até novembro de 2016
Metas do Projeto
2017 2018 2019 2020 2021
Observações
Mapear 85% dos processos identificados ao final de cada etapa (1 a 4);
85% dos processos mapeados, melhorados/otimizados ao final de cada etapa (1 a 4). 85% de processos mapeados, fluxogramados ao final de cada etapa (1 a 4).
85% de processos mapeados, manualizados ao final de cada etapa (1 a 4).
47
6.3. CENTROS DE CUSTOS
6.3.1. PLANO DE AÇÃO
Nível Estratégico: PLANO ESTRATÉGICO DO MPMA – 2016-2021
Nível Tático: Plano Tático da Coordenação de Orçamento e Finanças (COF)
Nível Operacional: Planos de Ação de Projetos da COF
PLANO DE AÇÃO DO PROJETO TRANSVERSAL 03 - MPMA
Objetivos Estratégicos:
Obj. 12 - Desenvolver cultura organizacional de planejamento e gestão.
Obj.13 - Otimizar a gestão administrativa e os processos de trabalho.
Obj. 27 – Otimizar a execução orçamentária.
Objetivos de Contribuição: a ser posteriormente determinado pela COF
Projeto TRANSVERSAL 03 - MPMA: Implantar Sistema de Informações de Custos.
Descrição do Projeto
Ementa: Dotar o Ministério Público de sistema integrado capaz de produzir informações gerenciais necessárias ao
alinhamento e aperfeiçoamento do planejamento, bem como de tornar-se um indutor de mudanças no sistema de alocação de recursos, servindo de base para a formulação das propostas orçamentárias.
Público-Alvo: Unidades Administrativas do Ministério Público do Estado do Maranhão
Patrocinador: Procurador-Geral de Justiça
48
Parcerias: Centros de Custos
Gestor: Coordenador de Orçamento e Finanças
Riscos:
Ausência de Capacitação.
Adoção de métodos de custeio inadequados.
Inconsistências quando do input (entrada de dados), pelas unidades administrativas competentes, nos respectivos
sistemas informatizados.
Fragilidades nos mecanismos de controle das unidades administrativas responsáveis pelos dados.
Fatores críticos de sucesso:
Patrocínio da Administração Superior.
Efetiva implementação de programa de capacitação.
Definição da metodologia adequada de apropriação de custos.
Consistência dos mecanismos de controle das unidades administrativas envolvidas.
Comprometimento de membros e servidores.
Objetivo ou Justificativa: Identificar os custos na prestação de serviços à sociedade, pelo Ministério Público, em nível de
centros de custo, proporcionando diretrizes para a apuração da eficiência, eficácia e efetividade e possibilitar à Administração Superior a tomada de decisões a partir das informações produzidas, promovendo ainda maior transparência e melhor planejamento dos gastos públicos, tudo de forma integrada com o processo de planejamento e orçamento.
Valor estimado em R$ (quanto custará)
Escopo do Produto/Entrega (o que deverá ser entregue):
Criação da Unidade de Custos.
Definição dos Centros de Custos.
Processos de aferição de custos.
Sistema de Informação de Custos integrado ao processo de planejamento e orçamento.
49
Resultados Esperados:
Engajamento de membros e servidores na redução dos custos.
Aperfeiçoamento dos mecanismos de controle de todas as unidades administrativas.
Maior transparência e evidenciação do uso dos recursos públicos.
Informações tempestivamente disponíveis para a tomada de decisões.
Otimização da aplicação dos recursos, dada a possibilidade de mapeamento das boas práticas adotadas pelos objetos
de custos (unidades cujos custos serão mensurados e avaliados) que se revelarem mais eficientes.
Indicadores (medidas de qualidade e quantidade):
X% de realização de cada macroação.
X% de redução nos gastos.
Metas (qualitativas/quantitativas):
100% de implementação da macroação 1 até mar/17.
100% de implementação da macroação 2 até jun/17.
100% de implementação da macroação 3 até set/17.
Índice de economicidade (variação percentual entre os custos) de 30% até dez/2021.
O que Macroações
Quem Responsável
Como (ações a realizar)
Quando
Áreas de Interface Data inicial
Data final
1. Padronização dos critérios
mínimos para implantação do sistema de informação
de custos.
COF
1.1 Criação de Comissão de estudo;
1.2 Capacitação da Comissão;
1.3 Benchmarking; 1.4 Definir critérios
out/16 mar/17
ASPLAN
ASS. TÉCNICA
CONTROLE INTERNO
AUDITORIA INTERNA
2. Regulamentação (normatização) do sistema de informação de custos, no
âmbito do MPMA.
Administração Superior
2.1 Elaboração de minuta de ato normativo pela Comissão de Estudo;
2.2 Análise e aprovação da
abr/17 jun/17
ASPLAN
COF
ASS. TÉCNICA
CONTROLE INTERNO
50
minuta pela Assessoria
Especial e ratificação pelo PGJ.
AUDITORIA INTERNA
ASSESSORIA JURÍDICA
DA ADM.
3. Desenvolvimento de soluções de tecnologia da informação (software) para
otimizar a implementação do sistema de informação
de custos.
CMTI
3.1 Conhecimento das informações de custos;
3.2 Definição de Relatórios; 3.3 Desenvolvimento de Módulos para os Centros de
Custos; 3.4 Desenvolvimento de
Módulo para a Unidade de Custos; 3.5 Validação dos módulos.
out/16 set/17 ASPLAN
COF
4. Implantação do sistema de informação de custos
COF
4.1 Catalogação de dados (colhidos dos sistemas
estruturantes); 4.2 Capacitação de
membros e servidores envolvidos no sistema.
out/17 jun/18 CMTI
ASPLAN
51
6.3.2. FICHAS DE INDICADORES E METAS
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos Transversais
Ficha de Indicador PT 03.1
Objetivos
Estratégicos
Obj. 12 - Desenvolver cultura organizacional de planejamento e gestão
Obj.13 - Otimizar a gestão administrativa e os processos de trabalho
Obj. 27 – Otimizar a execução orçamentária
Objetivo de
Contribuição a ser posteriormente determinado pela COF
PROJETO Implantar Sistema de Informações de Custos no MPMA
Indicador 100% de realização de cada macroação
O que mede A implementação do Projeto de Centro de Custos
Por que medir
Para identificar os custos na prestação de serviços à sociedade, pelo Ministério Público, em nível de
centros de custo, proporcionando diretrizes para a apuração da eficiência, eficácia e efetividade e possibilitar à Administração Superior a tomada de decisões a partir das informações produzidas, promovendo ainda maior transparência e melhor planejamento dos gastos públicos, tudo de forma
integrada com o processo de planejamento e orçamento.
Quem mede Coordenadoria de Orçamento e Finanças
Quando medir Semestralmente
Como medir Total de atividades previstas no Plano de ações de implementação do Projeto de Centro de Custos no período
Linha de base Não existe Centro de Custos implementado
52
Metas do Projeto
2017 2018 2019 2020 2021
100% 100% 100% 100% 100%
Observações
100% de implementação da macroação 1 até mar/17.
100% de implementação da macroação 2 até jun/17.
100% de implementação da macroação 3 até set/17.
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos Transversais
Ficha de Indicador PT 03.2
Objetivos
Estratégicos
Obj. 12 - Desenvolver cultura organizacional de planejamento e gestão
Obj.13 - Otimizar a gestão administrativa e os processos de trabalho
Obj. 27 – Otimizar a execução orçamentária
Objetivo de
Contribuição a ser posteriormente determinado pela COF
PROJETO Implantar Sistema de Informações de Custos no MPMA
Indicador XX% de redução nos gastos
O que mede O índice de redução nos gastos por unidade de execução
Por que medir
Para identificar os custos na prestação de serviços à sociedade, pelo Ministério Público, em nível de
centros de custo, proporcionando diretrizes para a apuração da eficiência, eficácia e efetividade e possibilitar à Administração Superior a tomada de decisões a partir das informações produzidas, promovendo ainda maior transparência e melhor planejamento dos gastos públicos, tudo de forma
integrada com o processo de planejamento e orçamento.
53
Quem mede Coordenadoria de Orçamento e Finanças
Quando medir Semestralmente
Como medir Total de gastos do MPMA X total de gastos por centro de custo / 100
Linha de base Não existe Centro de Custos implementado
Metas do Projeto
2017 2018 2019 2020 2021
-30% sobre o
resultado de
2017
-30% sobre o
resultado de
2018
-30% sobre o
resultado de
2019
-30% sobre o
resultado de
2020
Observações Índice de economicidade (variação percentual entre os custos) de 30% até dez/2021.
54
6.4. PRÁTICAS SUSTENTÁVEIS
6.4.1. PLANO DE AÇÃO
Nível Estratégico: PLANO ESTRATÉGICO DO MPMA – 2016-2021
Nível Tático: Plano Tático da Secretaria de Relações Institucionais (SECINST)
Nível Operacional: Planos de Ação de Projetos da SECINST
PLANO DE AÇÃO DO PROJETO TRANSVERSAL 04 - MPMA
Objetivo Estratégico:
Obj. 19 - Implantar política institucional de práticas sustentáveis
Objetivos de Contribuição: a ser posteriormente determinado pela SECINST.
Projeto TRANSVERSAL 04 - MPMA: Propor e Promover práticas institucionais sustentáveis no âmbito do MPMA.
Descrição do Projeto
Ementa: Diante da latente necessidade de conscientização ambiental, as instituições públicas e privadas são pressionadas
pela comunidade à adequarem suas práticas ao viés sustentável. É imperioso, portanto, ao Ministério Público, agindo como agente fiscalizador e protetor do meio ambiente ecologicamente equilibrado, colocar-se em papel de referência em relação ao tema. Para tanto, busca-se promover a conscientização interna por parte dos membros e servidores do MPMA e
desenvolver uma eficiente política institucional de práticas sustentáveis.
55
Público-Alvo: Membros e Servidores do MPMA
Patrocinador: Procurador-Geral de Justiça / Coordenador do CAOP-UMA
Parcerias: Órgãos Públicos e Privados que integram a ECOLIGA (Rede formada pelo TRE-MA, Tribunal de Justiça do Estado do Maranhão, Tribunal Regional do Trabalho – 16ª Região, Justiça Federal, Universidade Federal do Maranhão), Secretarias Estadual e Municipal de Meio Ambiente etc.
Gestor: Diretor da Secretaria de Assuntos Institucionais
Riscos:
Resistência do público-alvo às novas práticas.
Alto custo com campanhas de sensibilização.
Não incentivo do projeto pela administração superior.
Fatores críticos de sucesso:
Aceitação do público-alvo às novas práticas.
Alto custo-benefício com campanhas de sensibilização.
Incentivo do projeto pela administração superior.
Incentivo, por meio de outros órgãos, à adoção de práticas bem-sucedidas.
Objetivo ou Justificativa: Implementar no MPMA uma eficiente política institucional de práticas sustentáveis, visando a
proteção ao meio ambiente e a racionalização dos recursos públicos disponíveis.
Valor estimado em R$ (quanto custará): No primeiro momento as atividades desenvolvidas não importam em ônus
extras para o MPMA, ou seja, não estão previstas contratações externas.
Escopo do Produto/Entrega (o que deverá ser entregue):
Adesão à Agenda Ambiental da Administração Pública – A3P.
Cumprimento das metas disciplinadas pelo termo de adesão.
Resultados Esperados:
56
Desenvolvimento de práticas sustentáveis e racionalização dos recursos públicos.
Indicadores (medidas de qualidade e quantidade):
Adesão das unidades de execução (promotorias) ao projeto.
Gasto de água.
Gasto de energia.
Uso de material de consumo.
Reciclagem de papel e plástico.
Metas (qualitativas/quantitativas):
30% de adesão ao projeto (PGJ / ESMP / CAOPs e Promotorias da Capital) em 6 meses (junho/17).
70% de adesão ao projeto (PGJ / ESMP / CAOPs, Promotorias da Capital e Promotorias do Interior) em 12 meses
(dezembro/17).
20% de redução de gasto de água em 6 meses.
30% de redução de gasto de água em 12 meses.
20% de redução de gasto de energia elétrica em 6 meses.
30% de redução de gasto de energia elétrica em 12 meses.
20% de redução de material de consumo em 6 meses.
30% de redução de material de consumo em 12 meses.
40% de reciclagem de papel A4 e copo plástico em 6 meses.
80% de reciclagem de papel A4 e copo plástico em 6 meses.
O que Macroações
Quem Responsável
Como (ações a realizar)
Quando
Áreas de Interface Data inicial
Data final
Criação do
Núcleo Socioambiental
Permanente
SECINST
Aprovação do Projeto de Sustentabilidade Institucional; Formação do Núcleo
Socioambiental Permanente com integrantes dos diversos setores
Out/2016 Out/2016 Assessoria Especial,
PGJ, CAOP-UMA
57
do MPMA.
Elaboração de
Diagnóstico Socioambiental
Núcleo
Socioambiental Permanente
Levantamento de dados de consumo, práticas de
desfazimento e necessidades de capacitação na seara
socioambiental.
Out/2016 Nov/2016 Unidades
Administrativas
Elaboração de
identidade visual CCOM
Desenvolvimento pela
Assessoria de Comunicação da identidade visual do projeto a ser utilizado em todas as
campanhas desenvolvidas.
Nov/2016 Dez/2016 Núcleo
Socioambiental Permanente
Adesão A3P e elaboração de plano
de gestão socioambiental
Núcleo
Socioambiental Permanente
Providenciar todas as medidas
necessárias para adesão à A3P junto ao Ministério do Meio
Ambiente, bem como elaborar o plano de gestão ambiental para alcance das metas.
Jan/2017 Mar/2017 Unidades
Administrativas
Mobilização e Sensibilização de Membros e servidores
Núcleo Socioambiental
Permanente/ SECINST
Realização de campanhas publicitárias, cursos, palestras e
eventos nas datas relacionadas ao meio ambiente.
Mar/2017 Dez/2017 ADM SUPERIOR /
Unidades Administrativas
Implantação de política de uso
racional dos recursos e combate ao desperdício
Núcleo
Socioambiental Permanente
Realização de campanhas e palestras que esclareçam e
estimulem o combate ao desperdício de materiais de consumo, água e energia.
Mar/2017 Dez/2017 Todas as unidades do
MPMA
Implantação de
Coleta Seletiva
Núcleo Socioambiental
Permanente
Instalação de política avançada de resíduos sólidos, implantando
coleta seletiva dentro da instituição.
Mar/2017 Abr/2017 CAPO-UMA, DG, CSG,
Unidades do MPMA
58
Implantação de licitações e
contratações sustentáveis
DG
Implantar e valorizar política de
contratação baseada nos preceitos sustentáveis da
legislação pertinente, introduzindo critérios de ordem socioambiental.
Abr/2017 Mai/2017 CPL, SAF, COF
Adequação dos
processos de reformas e
construções em conformidade com práticas sustentáveis
DG, COEA
Implantar e valorizar técnicas de reforma e construção que
prezem pela economicidade de recursos e preservação do meio
ambiente (ex. Adequação de lâmpadas, torneira, implantação de sistema de reaproveitamento
de água etc.).
Mai/2017 Jun/2017
Valorização das
práticas sustentáveis implantadas
Núcleo
Socioambiental Permanente /
SECINST
Incentivar a implantação de
práticas através de ações de premiação para as práticas tidas
como destaques.
Jun/2017 Dez/2017 Adm. Superior
59
6.4.2. FICHAS DE INDICADORES E METAS
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos Transversais
Ficha de Indicador PT 04.1
Objetivos Estratégicos
Obj. 19 - Implantar política institucional de práticas sustentáveis
Objetivo de
Contribuição a ser posteriormente determinado pela SECINST
PROJETO Propor e Promover práticas institucionais sustentáveis no âmbito do MPMA.
Indicador Adesão das unidades de execução (promotorias) ao projeto
O que mede Índice de adesão das unidades de execução ao Projeto
Por que medir Para implementar no MPMA uma eficiente política institucional de práticas sustentáveis, visando a proteção ao meio ambiente e a racionalização dos recursos públicos disponíveis.
Quem mede SECINST
Quando medir Semestralmente
Como medir Total de unidades de execução X Total de unidades aderidas ao Projeto / 100
Linha de base Sem linha de base
Metas do Projeto
2017 2018 2019 2020 2021
30% de adesão ao projeto (PGJ / ESMP / CAOPs e
Promotorias da Capital) em 6
+ 10% + 10% + 10% + 10%
60
meses (junho/17).
70% de adesão ao projeto
(PGJ / ESMP / CAOPs, Promotorias da Capital e
Promotorias do Interior) em 12 meses (dezembro/17).
+ 5% + 5% + 5% + 5%
Observações
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos Transversais
Ficha de Indicador PT 04.2
Objetivos
Estratégicos Obj. 19 - Implantar política institucional de práticas sustentáveis
Objetivo de
Contribuição a ser posteriormente determinado pela SECINST
PROJETO Propor e Promover práticas institucionais sustentáveis no âmbito do MPMA.
Indicador Gasto de água
O que mede Percentual de redução do gasto (R$) com água encanada
Por que medir Para implementar no MPMA uma eficiente política institucional de práticas sustentáveis, visando a proteção ao meio ambiente e a racionalização dos recursos públicos disponíveis.
Quem mede SECINST
61
Quando medir Anualmente
Como medir
[Total do gasto (R$) com água encanada em 2016] – 20% (medição em seis meses para
as unidades: PGJ / ESMP / CAOPs e Promotorias da Capital).
[Total do gasto (R$) com água encanada em 2016] – 30% (medição em doze meses para as unidades: PGJ / ESMP / CAOPs / Promotorias da Capital e Promotorias do Interior).
Linha de base Valor a ser levantado em 2016
Metas do Projeto
2017 2018 2019 2020 2021
Observações
20% de redução de gasto de água encanada em 6 meses (PGJ / ESMP / CAOPs e Promotorias da Capital).
30% de redução de gasto de água encanada em 12 meses (PGJ / ESMP / CAOPs,
Promotorias da Capital e Promotorias do Interior).
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos Transversais
Ficha de Indicador PT 04.3
Objetivos
Estratégicos Obj. 19 - Implantar política institucional de práticas sustentáveis
Objetivo de
Contribuição a ser posteriormente determinado pela SECINST
62
PROJETO Propor e Promover práticas institucionais sustentáveis no âmbito do MPMA.
Indicador Gasto de energia
O que mede Percentual de redução do gasto (R$) com energia elétrica
Por que medir Para implementar no MPMA uma eficiente política institucional de práticas sustentáveis, visando a
proteção ao meio ambiente e a racionalização dos recursos públicos disponíveis.
Quem mede SECINST
Quando medir Anualmente
Como medir
[Total do gasto (R$) com energia elétrica em 2016] – 20% (medição em seis meses para as unidades: PGJ / ESMP / CAOPs e Promotorias da Capital).
[Total do gasto (R$) com energia elétrica em 2016] – 30% (medição em doze meses para
as unidades: PGJ / ESMP / CAOPs / Promotorias da Capital e Promotorias do Interior).
Linha de base Valor a ser levantado em 2016
Metas do Projeto
2017 2018 2019 2020 2021
Observações
20% de redução de gasto de energia elétrica em 6 meses (medição em seis meses para as
unidades: PGJ / ESMP / CAOPs e Promotorias da Capital).
30% de redução de gasto de energia elétrica em 12 meses (medição em doze meses para as unidades: PGJ / ESMP / CAOPs / Promotorias da Capital e Promotorias do Interior).
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
63
Portfólio de Projetos Transversais
Ficha de Indicador PT 04.4
ObjetivosEstratégicos Obj. 19 - Implantar política institucional de práticas sustentáveis
Objetivo de
Contribuição a ser posteriormente determinado pela SECINST
PROJETO Propor e Promover práticas institucionais sustentáveis no âmbito do MPMA.
Indicador Uso de material de consumo
O que mede Percentual de redução do gasto (R$) com material de consumo
Por que medir Para implementar no MPMA uma eficiente política institucional de práticas sustentáveis, visando
a proteção ao meio ambiente e a racionalização dos recursos públicos disponíveis.
Quem mede SECINST
Quando medir Anualmente
Como medir
[Total do gasto (R$) com material de consumo em 2016] – 20% (medição em seis meses para as unidades: PGJ / ESMP / CAOPs e Promotorias da Capital).
[Total do gasto (R$) com material de consumo em 2016] – 30% (medição em doze meses
para as unidades: PGJ / ESMP / CAOPs / Promotorias da Capital e Promotorias do Interior).
Linha de base Valor a ser levantado em 2016
Metas do Projeto
2017 2018 2019 2020 2021
Observações 20% de redução de material de consumo em 6 meses.
30% de redução de material de consumo em 12 meses.
64
Perspectiva Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional
Portfólio de Projetos Transversais
Ficha de Indicador PT 04.5
Objetivos Estratégicos
Obj. 19 - Implantar política institucional de práticas sustentáveis
Objetivo de
Contribuição a ser posteriormente determinado pela SECINST
PROJETO Propor e Promover práticas institucionais sustentáveis no âmbito do MPMA.
Indicador Reciclagem de papel A4 e copo plástico
O que mede Para implementar no MPMA uma eficiente política institucional de práticas sustentáveis, visando a proteção ao meio ambiente e a racionalização dos recursos públicos disponíveis.
Por que medir SECINST
Quem mede Anualmente
Quando medir
[Total do gasto (R$) com papel A4 e copo plástico em 2016] – 20% (medição em seis meses
para as unidades: PGJ / ESMP / CAOPs e Promotorias da Capital).
[Total do gasto (R$) com papel A4 e copo plástico em 2016] – 30% (medição em doze meses para as unidades: PGJ / ESMP / CAOPs / Promotorias da Capital e Promotorias do Interior).
Como medir Valor a ser levantado em 2016
Linha de base Para implementar no MPMA uma eficiente política institucional de práticas sustentáveis, visando a
65
proteção ao meio ambiente e a racionalização dos recursos públicos disponíveis.
Metas do Projeto
2017 2018 2019 2020 2021
Observações
40% de reciclagem de papel A4 e copo plástico em 6 meses (medição em seis meses para as unidades: PGJ / ESMP / CAOPs e Promotorias da Capital).
80% de reciclagem de papel A4 e copo plástico em 6 meses (medição em doze meses para as unidades: PGJ / ESMP / CAOPs / Promotorias da Capital e Promotorias do Interior).
72
8. EXECUÇÃO, MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO
Nesta era dos trabalhadores do
conhecimento, as estratégias devem ser
executadas em todos os níveis da
organização.
Kaplan e Norton
ma breve análise
histórica permite afirmar que os
anseios das sociedades de
diversos países foram
intensificados, a partir da última
década do século passado, no
sentido de que a gestão pública
passasse a adotar práticas
consagradas junto ao ambiente
empresarial, de modo a produzir
melhores resultados com menos
recursos. Para tanto, os governos
deveriam substituir o modelo
burocrático por práticas
adaptadas da iniciativa privada,
com destaque para o
monitoramento e a avaliação não
somente dos processos, mas
também dos produtos e serviços
oferecidos aos cidadãos.
De modo sintético, o
monitoramento pode ser
entendido como o processo
contínuo de coleta e análise
sistemática de dados relativos à
execução das ações planejadas,
segundo indicadores
predeterminados, oferecendo aos
gestores informações
quantitativas e qualitativas sobre
os progressos realizados e os
recursos envolvidos.
Por sua vez, a avaliação é
definida como um conjunto de
atividades que busca analisar os
resultados obtidos segundo
padrões previamente definidos,
com vistas a entender as causas
de sucesso ou de fracasso, de
modo a indicar, aos tomadores de
decisão, as medidas corretivas
mais adequadas ao contexto
organizacional.
Claramente, portanto,
monitoramento e avaliação são
atividades complementares e
cíclicas, imprescindíveis para
corrigir eventuais falhas na
execução da estratégia, bem
73
como nas diversas fases do
planejamento, conferindo
dinamismo e flexibilidade à
administração pública.
No Brasil e, especialmente,
no âmbito do Ministério Público,
os órgãos de fiscalização
administrativa têm sido enfáticos
no sentido de orientar os diversos
ramos a transformar o
planejamento em efetivo
instrumento de gestão, incluindo
o monitoramento e a avaliação
como ferramenta indispensável.
Com a conclusão do Plano
Tático-Operacional de diversas
áreas, o Ministério Público do
Estado do Maranhão encontra-se,
agora, diante de desafios que
exigirão competência e empenho
redobrados. Os projetos,
balizados por indicadores e
metas, buscam somar esforços
para a concretização dos
Objetivos de Contribuição de cada
área, os quais, por sua vez, estão
direcionados para os Objetivos
Estratégicos e seus respectivos
indicadores e metas,
caracterizando a estratégia em
ação.
São poucas as
instituições públicas que abraçam
um processo de planejamento tão
completo quanto o fez o MPMA,
cuja elaboração dos instrumentos
gerenciais contou, em todas as
fases, com a participação de boa
parcela de membros e servidores,
os quais reúnem hoje plenas
condições de conduzir e atuar
como multiplicadores na etapa
mais importante, a execução.
É a execução que leva a
instituição a atingir resultados,
cumprir sua missão, alcançar a
visão de futuro e agregar valor à
sociedade. Assim sendo, o
monitoramento e a avaliação da
execução vêm sendo
considerados pelas organizações
de ponta — fechando o ciclo PDCA
que é o cerne da metodologia
FIGE —, parte de um agir
simultâneo à execução da
estratégia. A boa prática,
portanto, elege os seguintes
instrumentos como os mais
eficazes quando o assunto é
monitorar e avaliar a estratégia:
Estruturação de uma “sala
de situação” em ambiente físico,
74
devidamente equipada com
mobiliário e recursos multimídia
para realização de reuniões e
deliberações em torno da
estratégia.
Sistemática de reuniões
periódicas, nos três níveis da
organização conforme segue:
Nível Estratégico: Reuniões de
Avaliação da Estratégia (RAEs) —
semestrais;
Nível Tático: Reuniões de
Acompanhamento Tático (RATs) —
trimestrais;
Nível Operacional: Reuniões
de Acompanhamento Operacional
(RAOs) — mensais.
Sistema informatizado
específico para gestão estratégica,
desenvolvido com essa finalidade e
customizado para as especificidades
da instituição.
As RAEs são reuniões
colegiadas com o objetivo de
fazer, por meio de análises
críticas, a avaliação e a
deliberação dos assuntos objeto
de acompanhamento no âmbito
das RATs e das RAOs, realizadas
pelos executores das ações.
Vale destacar que, sendo o
MPMA uma instituição pouco
hierarquizada, o patrocínio da alta
administração — em especial do
Procurador-Geral de
Justiça — tem sido fundamental
para que os instrumentos de
planejamento sejam elaborados
com a maior participação possível
de membros e servidores, embora
muitos tenham enfrentado
momentos de dificuldade para se
ausentar de seus afazeres
cotidianos.
Serão grandes, portanto, os
esforços coletivos a serem
empreendidos no sentido de inserir a
prática de monitoramento e
avaliação no cotidiano institucional.
Trata-se de um profundo processo
de aprendizagem organizacional que
implica modificar a cultura
predominante e quebrar paradigmas.
Os resultados, porém, são relevantes
e compensadores, uma vez que
aumentam a produtividade,
otimizam a aplicação de recursos e
melhoram a imagem da instituição
perante a sociedade.
75
9. PRÓXIMOS PASSOS
As boas práticas de transferência
e internalização dos métodos e
técnicas de gestão indicam que o
pleno entendimento dos conceitos,
das etapas e dos instrumentos de
planejamento se dá quando
conteúdos são construídos sem o
apoio de ferramentas específicas.
Vencida essa fase, no entanto, o
apoio das tecnologias de informação
e comunicação torna-se
imprescindível para oferecer
informações e produzir
conhecimentos consistentes e
oportunos, como subsídio para
decisões estratégicas, especialmente
as voltadas para medidas corretivas.
As próximas atividades,
portanto, estarão voltadas para a
instalação de uma ferramenta
informatizada para a gestão
estratégica, monitoramento e
avaliação. A ferramenta em tela
denomina-se SW Stratec Gestão
Estratégica, sistema desenvolvido
pela Stratec Informática Ltda, a qual
mantém termo de parceria com o
Instituto SAGRES. A seguir,
membros e servidores — em especial
os integrantes da Comissão de
Gestão do Planejamento Estratégico
(CGPE) e da Comissão Executiva do
Planejamento Estratégico
Institucional (CPEI) — serão
treinados e capacitados para operar
o software, ao tempo em que irão
inserir grande parte das informações
pertinentes produzidas até o
momento.
Simultaneamente, serão
realizadas oficinas de capacitação e
treinamento de membros e
servidores para o planejamento e a
execução das Reuniões de Avaliação
da Estratégia (RAE), das Reuniões de
Acompanhamento Tático (RAT) e das
Reuniões de Acompanhamento
Operacional (RAO), conforme os
preceitos estabelecidos na literatura
especializada e as melhores práticas
preconizadas pela Metodologia FIGE.
Esses fundamentos, contudo,
serão adaptados e customizados
para as peculiaridades do Ministério
Público do Estado do Maranhão,
caracterizando uma nova fase de
produtividade e melhoria na
qualidade dos serviços oferecidos
para a sociedade maranhense.