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Planes para Emergencias – César Duque & Asociados ® 2001 – Prohibida Su Reproducción

P P l l a a n n e e s s p p a a r r a a E E m m e e r r g g e e n n c c i i a a e e n n E E m m p p r r e e s s a a s s y y O O r r g g a a n n i i z z a a c c i i o o n n e e ss

Fundamentos para la determinación del grado de

preparación de la organizaciones para enfrentarsiniestros

P P o o r r C C é é s s a a r r AA.. D D u u q q u u e e AA.. C C éé s s a a r r D Duuqquuee && A A s s o o c cii a a d d o o s s C C o o n n s s u u l l t t o o r r e e s s d d e e R R i i e e s s g g o o s s

. Con frecuencia la Dirección de una empresa o sus auditores y/o consultores internos o externos, están abocados a la tarea

de determinar si dentro de la misma existe un “nivel adecuado” de preparación para enfrentar los siniestros con

posibilidad de ocurrencia, que permita tener tranquilidad sobre los resultados que de él se puedan esperar. Dicho de otramanera, se requiere, determinar el “nivel de calidad” de los PLANES DE EMERGENCIA.

Aunque existe un grupo importante de normas y guías sobre el tema, provenientes de muy diverso origen y con enfoques

específicos para cubrir cada una de ellas aspectos puntuales -generalmente del orden técnico- (véase mas adelante una

referencia a las mismas), ello no es suficiente; el proceso de determinar el grado de CONFORMIDAD de la preparación

para enfrentar siniestros requiere tener un MARCO CONCEPTUAL DE REFERENCIA que oriente a los consultores y

auditores sobre la filosofía, los alcances y contenidos de los Planes de Emergencia.

Normas como la BSI – OHSAS 18001 (Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional) de la Institución Británica

de Normalización, o las Normas ISO de las series 9001 y 14001 ( o sus equivalentes nacionales) establecen guías

metodológicas sobre la manera de implantar mecanismos para el “aseguramiento de la calidad” aplicables a los planes d

emergencia, las cuales deben ser complementadas con criterios administrativos y técnicos para su correcta aplicación. Unmarco de referencia coherente es lo que permitirá a los interesados articular las guías y normas de referencia con las

necesidades estratégicas específicas de una empresa u organización.

Este artículo, extractado del libro en preparación “Manejo de Crisis: como Garantizar la Continuidad de los Negocios” d

autor, pretende aportar una visión integral sobre el tema enmarcada dentro del enfoque moderno de la gestión de riesgo

Quienes requieran mayor información o deseen realizar aportes al mismo, pueden contactar al autor en la dirección de corre

electrónico [email protected] .



Planes para Emergencias – César Duque & Asociados Consultores de Riesgos ® 2001 – Prohibida Su Reproducción

PLANES DE EMERGENCIA:MARCO CONCEPTUAL

El funcionamiento de las empresas está sometido enforma permanente a Amenazas de diferente origen,pudiendo ser ellas de carácter ya sea natural, tecnológico

o social, que en un momento determinado podríanmaterializarse en un siniestro (definido como un eventoindeseado con posibilidad de afectarla negativamente).

1- CATEGORIAS DE SINIESTROS POSIBLES

Cuando se presentan siniestros en una empresa puedediferenciarse entre aquellos que solo afectan la operatividad(interrumpen o interfieren con el proceso) pero sin poner enpeligro a las personas o instalaciones, y aquellos queademás de afectar su operatividad pueden poner en peligroa las personas o a las instalaciones.

A los que solo afectan la operatividad se les conocecomo CONTINGENCIAS. En esta categoría se incorporanpor ejemplo las huelgas, la falla en el suministro deenergía, el desabastecimiento de materias primas, etc. Larespuesta a este tipo de eventos está orientadofundamentalmente a restablecer la operatividad en lasmejores condiciones de tiempo y calidad, en lo que sedenomina comúnmente PLANES DE CONTINGENCIAo“Planes de Recuperación” e incluyen la participación depersonas de las áreas de producción, mantenimiento,ingeniería, compras, relaciones públicas, comercial, legal,etc. (Véase artículo del autor sobre el tema ). En generalcada proceso debería tener un Plan de Contingencia. La

necesidad de tener un Plan específico de CONTINGENCIApara un proceso en particular y las características delmismo dependerá de la criticidad que dicho proceso revistapara la empresa (nivel de impacto negativo que pueda tenersobre el sistema).

A los siniestros que además de afectar la operatividadpueden poner en peligro a las personas o a lasinstalaciones se les denomina comúnmenteEMERGENCIAS. En esta categoría se involucran eventostal como incendios, explosiones, fugas de sustanciastóxicas, intoxicaciones alimenticias, etc. La respuesta en

estos casos está orientada fundamentalmente a controlarel evento que representa la amenaza inmediata, evitar olimitar las lesiones y daños que podrían ocurrir a personase instalaciones (combatir el incendio, contener la fuga,evacuar el área, atender los lesionados, etc), y permitir yfacilitar el proceso posterior de recuperación, en lo que sedenominan comúnmente PLANES DE EMERGENCIA; incluyen la participación de grupos internos y externosentrenados y equipados para tal efecto (Bomberos,Brigadas, etc). A diferencia de los “Planes deContingencia” que se diseñan para procesos, los “Planesde Emergencia” se diseñan para instalaciones.

Los Planes de Emergencia y los de Contingencia socomplementarios entre sí y el conjunto de los mismos sdenomina PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO,cual a su vez hace parte de un Plan Maestro parManejo de Crisis (Véase artículo del autor ).

Debe tenerse claro que no siempre que se presente u

siniestro se requiere de la activación de los Planes dEmergencia o Contingencia. Dentro de su organizaciócomúnmente las empresas disponen de unos medios qupodríamos llamar "rutinarios" para la atención de ciertoeventos indeseados denominados “siniestroconvencionales” , lo cual les permite afrontar estasituaciones dentro de un esquema de actuacióconsiderado como "normal" sin que este pueda ocasiontraumas que interfieran sensiblemente con sfuncionamiento.

Esto es lo que sucede, por ejemplo, cuando un operarse lesiona -aún gravemente- una mano con una prenstroqueladora. En ese momento se ponen a actuar estorecursos y procedimientos normales: Se presta primeauxilio al lesionado y se lo remite a un centro de atencióespecializada de ser necesario; se realiza la investigaciódel hecho y se elabora el informe correspondiente; sdesarrollan los trámites administrativos para lareclamaciones y compensaciones si hubiere lugar parello; por último, se reemplaza al afectado en formtemporal o definitiva. Independientemente de la gravedad deste hecho, el sistema (la empresa) no ve comprometidsu estabilidad. Lo mismo sucede, por ejemplo, cuando spresenta un daño “menor” en un equipo donde el mism

personal del área o el personal de mantenimiento de turncon sus recursos normales pueden solucionarlo. En locasos anteriores, aunque se desarrollaron acciones URGENCIA, no fue necesario activar los planes demergencia o contingencia.

La respuesta generada para atender urgencias sactivar los Planes de Emergencia o de Contingencia sdenomina RESPUESTA BASICA. Algunas empresadisponen de una “Respuesta Básica” de mayor capacidao alcances que otras. Otra de las definiciones inicialeque deberá hacer una empresa u organización edeterminar el nivel de equilibrio entre los recursos de

“respuesta básica” y el “plan de emergencia”.

Para hacer mayor claridad respecto a lo anteriodebemos decir que los eventos que requieren la activacióde los Planes de Emergencia o Contingencia son aquellque superan la capacidad de la respuesta básica y por tanto para atenderlos se requiere modificar parcial totalmente de una manera temporal la estructura dfuncionamiento de la empresa y acudir a la utilización drecursos excepcionales internos o externos. Los eventque no pueden ser atendidos mediante una respuestbásica se denominan “Siniestros Mayores”.




2- PLANES DE EMERGENCIA

Un Plan de Emergencia es un modelo coherente yconfiable de organización y recursos adecuados ycoordinados para responder a los “eventos mayores” quetienen una probabilidad creíble de presentarse en unaempresa, con el propósito de limitar sus consecuencias eimpactos que estos puedan tener sobre ella a unos nivelesconsiderados como aceptables para la misma,

salvaguardando la integridad de personas, de los bienes,del medio ambiente, y garantizando la continuidad de laoperación.

2.1- CONFIABILIDAD DEL PLAN:

El elemento fundamental que determina la “calidad” deun Plan de Emergencia es su confiabilidad, definidacomo la expectativa de lograr conjurar la emergenciasin superar los parámetros máximos (nivel aceptable)de pérdidas, daños, lesiones o afectación.

Las características y complejidad de un Plan de

Emergencia y la magnitud de los recursos destinadosal mismo dependerán de las consecuencias que hansido consideradas como “aceptables” por la empresa yde la confiabilidad que deseen sobre la obtención deresultados que no superen los mismos. Lo anteriorcorresponde a la primera definición que debe seradoptada por una empresa antes de abocarse a la tareade diseñar e implementar un Plan de Emergencia.

Para lograr niveles adecuados de confiabilidad delPlan de Emergencia es necesario cumplir con trespreceptos claves; ellos son:

a) Ejecutar las acciones correctas.

b) Actuar con Seguridad

c) Actuar Rápidamente

Todo lo anterior se basa en una variable crítica qudebe ser tenida en cuenta al momento de diseñar estructura y los procedimientos para emergenciaTIEMPO.

En el Diagrama No 1 se sintetiza en tres curvas lacondiciones que regulan el éxito o fracaso del Plan dEmergencia en función del tiempo de respuesta.

De acuerdo al gráfico anterior, se tiene lo siguient

a) Entre MAYOR sea el tiempo de respuesMENOR será la posibilidad de tener éxito codicha respuesta (Menor Confiabilidad del PlanCURVA A.

b) Entre MAYOR sea el tiempo de respuestMAYORES serán las pérdidas y consecuenciadel Siniestro. CURVA B.

c) Entre MAYOR sea el tiempo de respuestMAYORES serán los recursos requeridos pala misma. CURVA C.

Las anteriores consideraciones muestran que padeterminar el grado de “conformidad” de un PLAN DEMERGENCIA es necesario predefinir el nivel de respuesta esperada. Dicho nivel determinará entoncela cantidad y calidad de los recursos y organizaciórequeridos; por ejemplo: si se desea una confiabilida“X”, la pérdida máxima esperada es “Y” y se requeriríaunos recursos “Z” para lograrlo (Véase Diagrama No 1

Máximo

Mínimo

TIEMPO DE LA RESPUESTA

B: Pérdidas

C: Recursos Requeridos

A: Confiabilidad

ConfiabilidadDesedada

X

YZ

Diagrama No 1: Sensibilidad de los Planes de Emergencia al Tiempo de Respuesta




2.2- RECURSOS Y ESTRUCTURA REQUERIDOS

Podemos decir entonces, que para lograr un PLAN DEEMERGENCIA confiable, este deberá reunir unosrequisitos mínimos indispensables, los cualesanalizaremos en forma detallada en el presente artículode tal manera que puedan ser utilizados en el diseño delos planes o que durante un proceso de auditoríapuedan verificarse para determinar el grado de

CONFORMIDAD con los mismos.Los recursos críticos para el Plan de Emergencia,

son los siguientes:

a) Un Modelo de Organización donde claramente seestablezcan las funciones y responsabilidades,tanto en los procesos de planeación (diseño) eimplantación, como en los procesos de respuesta,así como también los mecanismos e instancias deCoordinación operacional en casos deemergencia.

b) Equipos y Sistemas de Protección, adecuados a laclase de siniestros potenciales que deben serenfrentados y a las metas y objetivos propuestosen el Plan.

c) Procedimientos claros de actuación tanto para laspersonas como para los grupos que se esperadeben intervenir en las respuestas de emergencia.

d) Capacitación y adiestramiento a las personas ygrupos que deben intervenir en las respuestas.

e) Documentación clara y suficiente que soporte tantoel proceso de planeación como los procesos deauditoría al Plan de Emergencia.

2.2.1- ORGANIZACIÓN PARA EMERGENCIAS :

Existen dos instancias que deben ser consideradas enla organización para emergencias en una empresa: La“Administración de Plan” y la “Operación del Plan”. Laprimera comprende el funcionamiento del Plan durantelos períodos de NO Emergencia (Normalidad) y lasegunda comprende los periodos de Emergencia.

DISEÑO Y ADMINISTRACION DEL PLAN: En losperiodos de Normalidad se requiere garantizar queexista un Plan de Emergencia adecuado a lasnecesidades de la Empresa y que cuente con los

recursos materiales y humanos requeridos para quesea confiable. Esto implica definir:

- Quién diseña, actualiza y aprueba los Planes

- Quién provee los recursos

- Quién es responsable de la capacitación de laspersonas

- Quién es responsable del mantenimiento de lossistemas y equipos

- Quién es responsable de auditar el estado de losplanes

Especial atención deberá prestarse al procede creación y composición del “Ente” responsabde la administración del Plan de Emergenciafunción que recae en el denominado COMITÉ DEMERGENCIAS. Es importante enfatizar qudicho comité no tiene carácter operativo; comprincipio general las instancias de “Administraciódel Plan” no actúan durante las emergenciaspues su función específica es garantizar que etodo momento haya un plan, que el mismo seadecuado a las necesidades de la empresa, y questé en capacidad de operar y obtener resultado

El proceso de Planeación para Emergencdebe ser un proceso multidisciplinario quinvolucre necesariamente todas las áreas clavepara el funcionamiento de la empresa; aunqueste proceso debe ser coordinado por alguie(Departamento de Riesgos) debe estructurarse ugrupo permanente que sea representativo de organización existente para que asuma es

función. La participación de todas las áreas en lprocesos de diseño y administración de loPlanes de Emergencia no solo permite unificar lcriterios e integrar los recursos de la emprespara tal fin, sino que adicionalmente hacconciente a toda la organización tanto de importancia del Plan de Emergencia como de sresponsabilidad directa de participación y locompromete en dicho proceso, dándoles ademun nivel de conocimiento mas profundo sobre Plan que sea diseñado

No deben confundirse la composición y la

funciones del COMITÉ DE EMERGENCIA coaquellas correspondientes al “Equipo de Manede Crisis” las cuales son eminentemente dcarácter corporativo (Véase artículo del autor).

Adicionalmente es necesario que de antemanse establezcan “oficialmente” los criterios técnicoa utilizar en el proceso de Planificación dEmergencias y especialmente definir un listado dlos documentos (Bibliografía) y de las “NormaTécnicas” y Guías de referencia ya sean ellaCorporativas, Nacionales o Internacionales (Poejemplo NFPA, OSHA, NIOSH, ISO, FEMA, DOUN, etc) a utilizar como base para el Plan dEmergencia. Con esto se garantizará coherenciacompatibilidad en los procesos futuros de adiciómodificación o ampliación del documento.

Asimismo, como herramienta para la consue interpretación del Manual de Emergencia, srequiere establecer un GLOSARIO que facilite proceso de unificación de terminología y lenguautilizado en los Planes de Emergencia. Esto eparticularmente útil debido a que en la actualidano existe todavía unidad conceptual al respecto




IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOSRIESGOS: La base para la determinación de cualdeben ser la organización y los recursosrequeridos para el Plan de Emergencia, es unaidentificación previa de las amenazas presentes encada una de las instalaciones, la estimación desus posibles consecuencias y la determinación delos impactos que ellas tendrían sobre la empresa,en lo que se denomina comúnmente un “Análisisde Riesgos e Impacto” (o análisis de riesgos yvulnerabilidad). Para efectos del Plan deEmergencia estos análisis deben circunscribirse aaquellos riesgos relacionados con los “EventosMayores”, dejando de lado la consideración de los“convencionales”.

Es necesario considerar una “clasificación deemergencias” (Niveles de Emergencias) con el finde optimizar la respuesta. Por lo general elpropósito de hacer clasificaciones de emergenciases adecuar el tamaño y características de larespuesta a las necesidades del problema

presentado; a mayor nivel (clasificación) deemergencia el nivel y tamaño de la respuestadeberá ser también mayor. Una respuesta que selleve a cabo de una manera indiscriminada puedellevar a una activación de recursos que pueden serinnecesarios o insuficientes cuyo resultado puedeser o pérdida de credibilidad del Plan o falla en larespuesta.

Debe enfatizarse que la clasificación de lasemergencias no se realiza en función de losresultados de la misma pues ellos solo se podránconocer al finalizar la actuación, sino que la

clasificación se hace en función del potencialnegativo que ella tenga y de la dificultad previstapara su control

OPERACIÓN EN EMERGENCIAS: Para losperíodos de Emergencia (Aplicación del Plan) esnecesario garantizar tanto los recursos humanoscomo los procesos de toma de decisiones y lacoordinación operacional; esto incluye tresinstancias específicas:

a) Nivel Estratégico: Es la instancia responsabletanto de definir el QUE HACER (estrategiageneral de intervención) como de coordinar

todas las funciones de Emergencia que hansido consideradas en el Plan; asimismo debeservir de Nexo entre la respuesta que seejecuta en el lugar del siniestro y el Equipo deManejo de Crisis .

El Nivel Estratégico es la máxima autoridaden los procesos de respuesta a emergencias ycorresponde a la función o cargo comúnmentedenominada como JEFE DE EMERGENCIAS;también suele denominársele DIRECTOR DEEMERGENCIAS

El Jefe de Emergencia debe coordinmúltiples actividades en el interior de empresa, incluyendo entre otras la actuaciódel Comandante Operativo en el Sitio, la AyudMutua prestada por otras empresas organizaciones, el control de las personaevacuadas, la atención de víctimas que hasido trasladadas desde el sitio del siniestro hospitales o centros de salud, el control de loprocesos y las acciones de “Apoyo Logístictal como proporcionar medios de transportlas acciones de mantenimiento y participación de los contratistas, la vigilanciael suministro de alimentación, etc.

En resumen, las funciones asignadas Jefe de Emergencia corresponden a aquellaactividades de respuesta al siniestro que debser realizadas en el interior de la empresa peen áreas diferentes al lugar de presentación dsiniestro.

La función de Jefe de Emergencia debeser asignada a la persona de mas alto nivel eel área de operaciones como el Vicepresideno Gerente de Operaciones, el Superintendeno Gerente de Planta, etc. Asimismo deberdeterminarse una línea de subrogación delegación de responsabilidades en la mismárea operacional, incluyendo en últiminstancia a los supervisores y capataces.

b) Nivel Táctico: Es la instancia responsabtanto de definir COMO HACERLO como dcoordinar la utilización de los recursohumanos y técnicos que actúan en el sitio dsiniestro, reportando al jefe de Emergencia.

El Nivel Táctico corresponde a la funciódenominada comúnmente en los Planes comCOMANDANTE OPERATIVO EN EL SITIO. Ealgunos planes de emergencia se les hdesignado con el nombre de “Persona a Cargu oficial de emergencia.

El Comandante en el Sitio debe coordinlas acciones de rescate de víctimas atrapadaevacuación de personas amenazadas en laáreas expuestas, prestación de PrimeroAuxilios Médicos en el sitio del siniestrcontrol de los incendios y control de las fugo derrames de sustancias peligrosas. Lorecursos requeridos para las actividades antedescritas deberán ser solicitados al Jefe de Emergencia quién es responsable de sconsecución.

Asimismo, el Comandante Operativo debcoordinar la actuación de los grupos internode emergencia con los grupos externos que shagan presente en el sitio.




Al “Comandante del Incidente” solo se lepueden asignar aquellas funciones que duranteel siniestro pueda ejecutar en el SITIO DELSINIESTRO. Las funciones que durante elsiniestro deben ser ejecutadas dentro de laempresa pero en lugares distintos y orientadasa su control, deberán ser asignadas al “Jefe dela Emergencia”.

Debe enfatizarse que la experienciademuestra que el principal problema presenteen el manejo de emergencia son los conflictosde mando que generan caos y confusión entrelas personas que deben acatar órdenes yponerlas en ejecución, por lo que las funcionesy responsabilidades deben ser claramenteestablecidas a cargo de quien están,garantizando que en TODO MOMENTO hayaalguien definido que pueda hacerse cargo desu manejo. Esto quiere decir que hay queestablecer una “línea de mando” sin soluciónde continuidad, pues los “vacíos de mando”

tienden a tener resultados catastróficos en elmanejo de los siniestros en las empresas.

c) Nivel de Tarea: Es la instancia responsabletanto de EJECUTAR los Planes de acción ylos procedimientos de emergencia como de lautilización de los recursos requeridos para ello,reportando al Comandante operativo. El Nivelde Tarea corresponde a las funciones que sondesarrolladas comúnmente por los GRUPOS oCUADRILLAS de emergencia.

El Nivel de Tarea debe incluir todos aquellosgrupos que sean requeridos, tal como Brigadasde Incendios, Brigadas de SustanciasPeligrosas, Brigadas de Rescate, Grupos dePrimeros Auxilios, Grupos de Coordinadoresde Evacuación, etc.

Cada uno de estos grupos debe contar conel mínimo número de personas requerido paracumplir con éxito la función asignada; debetambién determinarse claramente el “perfil” desus componentes así como los requerimientosfísicos y sicológicos para pertenecer a losmismos.

La composición y operación de los gruposinternos de emergencia debe corresponder aniveles específicos de desempeño segúnNormas aplicables reconocidas, como porejemplo Brigada Incipiente, Avanzada Nivel I.

Se debe redactar y aprobar por la Gerenciaun “reglamento de Funcionamiento” para lasBrigadas donde se establezcan los procesosadministrativos inherentes a su funcionamiento,tal como selección de personal, exámenesmédicos de ingreso, examen periódico y deretiro, funciones y responsabilidades de los

brigadistas, código de ética y régimedisciplinario (faltas y sanciones), premios reconocimientos (motivación) , régimen parentrenamiento, cargos dentro de la misma, etEste reglamento debe ser conocido por cadBrigadista antes de su ingreso debiendaceptar su contenido de antemano.

Debe establecerse una “Política d

Seguridad” para las Brigadas de Emergencimediante la cual se establezcan los límites dactuación y exposición a los riesgoinherentes a las operaciones de emergencia dacuerdo a la función asignada a cada grupo, tipo de riesgo, el entrenamiento recibido y equipo de protección personal suministrado

En cada turno de trabajo establecido debegarantizarse una cuadrilla para cada área doperación que estén separadas físicamente pdistancias significativas (mas de dos minutopara desplazamiento) La composición mínim

para cada cuadrilla (número de miembros) sdeberá determinar de acuerdo a las GuíaTácticas y a los Procedimientos OperativoNormalizados.

Cada cuadrilla deberá contar con un “lídeadecuadamente entrenado en Comando dEmergencias (Tácticas de Coordinación drecursos y Control de emergencias).

Cuando se tengan “Brigadas Avanzadasen cada uno de los sitios donde haycuadrillas de deberá disponer en formpermanente de un lugar adecuado (un Cuarto

una Caseta) que contenga un mínimo d juegos (3 o 4) de equipos de proteccpersonal para el control de emergencia(Casco, Guantes, Chaqueta, Botas y Capuchy de por lo menos dos (2) equipos aucontenidos SCBA. Lo anterior permitirmovilizar una respuesta inmediaautosuficiente para las etapas iniciales de unemergencia, pudiendo luego ser reforzadas pcuadrillas ya equipadas que se desplacedesde otros sitios de la instalación.

Deberá contarse con un grupo de PrimeroAuxilios responsable de apoyar al personmédico y/o paramédico en la atención primade víctimas en el sitio de siniestro y paapoyar también el acompañamiento de lavíctimas en su trasporte a centros de cuidada la salud. Cada área ocupada de instalación deberá disponer en cada turno dun número suficiente de personas entrenadaen Primeros Auxilios Médicos, quienedeberán ser dotadas de sus correspondientbotiquines aprobados por el departamenmédico de la empresa o por una entidacompetente (Cruz Roja, por ejemplo)




Los componentes del grupo de “socorristas”deberán ser personas diferentes a los queconforman la Brigada de Contra Incendio y suactuación será siempre en áreas libres deriesgo (Zona Fría). La atención médica deemergencia en áreas de riesgo(Zona Tibia oZona Caliente) deberá ser prestada por losmiembros de las Brigadas de Incendio,Rescate o Haz-Mat según sea el caso. Unavez retirada la víctima de la zona de riesgo suatención será asumida por los socorristas dePrimeros Auxilios.

Por otro lado, el Plan de Emergencia debecontar con un Grupo de Coordinación deEvacuación responsable de facilitar el procesode desalojo de cada una de las áreasocupadas y de verificar y controlar que todoshayan abandonado el lugar. En cada áreaocupada deberá en cada turno designarsesuficientes Coordinadores de Evacuación,dependiendo de la densidad ocupacional del

sitio.Adicionalmente a lo anterior es necesario

disponer de Planes de Evacuación para lasáreas de alto riesgo y para las edificacionesocupadas. Estos planes deberán contenercomo mínimo los siguientes elementos:

a) Sistema de Alarma de evacuación confiabley código a utilizar.

b) Coordinador General de Evacuación.

c) Ruta principal de evacuación

d) Ruta alterna de evacuacióne) Punto de reunión o Area de Refugio

f) Diagramas de salida por área

g) Señalización

AYUDA EXTERNA: Como complemento a lacapacidad interna de respuesta, el Plan deEmergencia debe contemplar las opciones deayuda externa.

La primera opción de respuesta externa debeestar representada por la “Ayuda Institucional”, osea la prestada por aquellas organizaciones deemergencia de carácter comunitario, quienesdeben actuar de oficio; ello incluye Bomberos,Cruz Roja, Defensa Civil, Policía, Tránsito, SaludPública, etc.

Deben estar claramente identificadas lasorganizaciones disponibles, su ubicación, losrecursos de que disponen, el nombre del “contactoclave”, el mecanismo de notificación establecido,el tiempo estimado de respuesta, las accionesesperadas, y el procedimiento de coordinación.

Adicionalmente, en caso de que ellos seposible, el plan debe considerar la opción dlos “Planes de Ayuda Mutua”, o sea aquelloconvenios voluntarios ínter empresas, cuyfinalidad es prestarse asistencia (técnica y/humana) en casos de emergencia en que esea requerido y oficialmente solicitado por afectado. Estos convenios deben ser escritosoficializados por las respectivas Gerencias dlas empresas participantes, y deben incorportodos los elementos que los hagan prácticosconfiables (véase artículo del Autor). Debe dprestársele especial cuidado al establecimiende las “reglas de juego” y al los recursos quse hayan comprometido para la ayuda mutupara evitar conflictos innecesarios.

La coordinación de la consecución dayudas deberá estar a cargo del JEFE DE LEMEMERGENCIA ante los requerimientos quen forma específica sean solicitados por COMANDANTE OPERATIVO.

En el Diagrama No 2 en la página siguiente smuestra de una manera gráfica cada uno de loámbitos de responsabilidad para los niveles drespuesta a Emergencias y las relaciones entellos. En dicho gráfico se diferencia claramententre el ámbito externo (Entorno), el ámbiinterno general (La Empresa) y el ámbito internparticular (El Sitio del Siniestro). Para coordinación adecuada entre los diversos ámbitode actuación se requiere contar con un sistema dcomunicaciones confiable.

SITIOS PARA CONTROL Y COORDINACIOOtra aspecto a considerar en el campo de organización para emergencias es la definición dlos denominados “sitios de control y enlace”. Egeneral, durante el proceso de atención de unemergencia, deben diferenciarse cuatro (4) sitioslugares con papeles muy bien definidos; ellos so

a) El lugar utilizado para los procesos Coordinación estratégica y en él cual se reúncuando sea requerido el Equipo de Manejo dCrisis de la Corporación; este sitio edenominado comúnmente como SALA DCRISIS. Debe ser un sitio fijo predeterminadseguro, alejado del sitio del siniestro y conespacio e infraestructura necesaria para laactividades que se espera desarrollen allí.

Los requerimientos incluyen comunicacióinterna y externa por medios alternos, accesa computador, fax. Internet e intranet; equipode TV, video y grabación de voz, tablerofotocopiado, impresora, etc. Adicionalmendebe disponer de la información y planorequeridos.




Entorno Empresa Sitio

Equipo deManejo de

Crisis

Jefe deEmergencias

ComandanteOperativo

AUTORIDADES

ACCIONISTAS

CLIENTES

MEDIOS DE PRENSA

COMUNIDAD

PROVEEDORES

Rescate dePersonas

Evacuacióndel Area

PrimerosAuxilios

Control delIncendio

Control deDerrames

PersonasEvacuadas

Transporte

Mantenimiento

Control deProcesos

Centros de Salud

Vigilancia

Ayuda Mutua

Contratistas

Diagrama No 2: Ambitos de Manejo de la Respuesta

Sala de Crisis CRI Puesto de Comando




b) El lugar desde el cual el Jefe de Emergencia(y sus asesores en caso de ser requerido)realiza las actividades de coordinaciónoperacional; este lugar es comúnmentellamado CRI (Centro de Respuesta aIncidentes) o COE (Centro de Operaciones deEmergencia). Este debe ser un sitio fijopredeterminado. El CRI debe centralizar los

procesos de comunicación y manejo,procesamiento de información internanecesaria para vigilar el desarrollo de larespuesta al siniestro y para la toma dedecisiones. Debe ser un lugar accesible,atendido las 24 horas, seguro, dotado de lainfraestructura y facilidades para su operación.

c) El lugar desde donde el Comandante delIncidente coordina las operaciones de campoen el sitio del siniestro; este lugar sedenomina comúnmente como PUESTO DEMANDO, el cual puede ser fijo o móvil y su

ubicación se determina en el momento delsiniestro, dependiendo de sus característicasy del sitio mismo del evento. Debe ser un sitioseguro pero desde donde el Comandante delIncidente tenga un control visual de “teatro deoperaciones” y de sus actores.

d) El lugar al cual se notifica o avisa laexistencia de un siniestro cuando el mismoha sido detectado ya sea por una persona opor un dispositivo (detector); este lugar escomúnmente denominado “Puesto Local deAlarma” o “Central de Alarma”. Debe ser unlugar fijo y predeterminado en el Plan. Debeser un lugar atendido las 24 horas, dotado demecanismos de comunicación entrantes ysalientes. Cuando se dispone de sistemas dedetección y alarma o de señalización remotapara el control y supervisión de los equipos deextinción, los tableros y paneles deberánestar ubicados en el Puesto Local de Alarma.Los tableros de señalización deberían tener“repetidores” en el CRI, donde operará el jefede Emergencias.

Debe tenerse presente que un mismo lugar,

podrá cumplir con el papel de varios, siempre ycuando llene los requerimientos exigidos a cadauno de ellos.

2.2.2- EQUIPOS Y TECNOLOGÍA PARA LARESPUESTA A EMERGENCIAS :

Para que los Grupos de Emergencia puedanejecutar sus tareas en forma eficiente y eficazdeben contar con los medios adecuados para ello.Estos medios podemos clasificarlos en tresgrandes grupos, así.

a) Sistemas o equipos de protección fijos portátiles (automáticos o manuales) con locuales son dotadas las instalaciones para control de los siniestros, tal como redes dincendios, detección, alarma, espuma, etlos cuales permanecen en el área. Estoequipos deberán contar con el soporte dplanos actualizados, manuales de operacióncarteras de cálculo utilizadas para su diseñAsimismo, se debe disponer de la descripciódetallada de los sistemas y equipos y de suespecificaciones y del uso esperado de ello

b) Herramientas y equipos de uso específico dlos grupos de emergencia, los cuales sogeneralmente llevados por estos hasta el sitdel siniestro, tal como mangueras, boquillaherramientas de rescate, cuerdas, etc. Loequipos portátiles de emergencia debedisponer de mecanismos de transporte qusean confiables como vehículos automotorecarretas, remolques, etc.

c) Equipos de Protección Personal para lintegrantes de los grupos de respuesta, tcomo cascos, chaquetas para protecciótérmica, trajes de protección química, botaguantes, equipos auto contenidos SCBA, et

Todos los equipos además de ser adecuadoslos propósitos de la misión encomendada a cadgrupo, deben cumplir con las normas dfabricación y uso pertinentes (NFPA, OSHA, Uetc, o Normas locales equivalentes), deben exisen la cantidad requerida y se debe garantizar s

mantenimiento permanente mediante un programy un cronograma.

Cada uno de los equipos de proteccióexistentes debe contar con una “Hoja de Vida” cual incorpore toda la información relevante sobsu origen, uso y mantenimiento.

Asimismo, se debe disponer tanto de “Listade verificación” para la inspección, prueba mantenimiento de los equipos, como de modelopara el registro de los resultados obtenidos y dseguimiento a las medidas de remediaciórequeridas.

2.2.3- PROCEDIMIENTOS:

La existencia de recursos humanos y materialetiene como propósito fundamental desarrollacciones de repuesta de manera oportuna eficaz; ello implica hacer las cosas adecuadas, eforma rápida y segura. Para garantizar lo antericada grupo o persona involucrada en la respuesdebe contar con procedimientos específicos qudeterminen COMO HACER cada acción requeridy esperada dentro del Plan.




La no existencia de procedimientos deemergencia desembocará en que las actividadesrespondan a un proceso de “Error y Ensayo”incrementando la incertidumbre sobre susresultados (posibilidad de equivocaciones), yhaciendo una mala utilización de los recursosexistentes. Todo ello llevará al incremento real deltiempo de respuesta, con los resultados que semostraron anteriormente en el Diagrama No 1.

Cuando se tienen los Procedimientos deemergencia y ellos son conocidos por quienesdeben aplicarlos, no solo se logra disminuir laincertidumbre sobre la respuesta, sino queademás se logra mejorar la utilización de losrecursos, se facilita la coordinación operacional, yello permite diseñar programas de capacitación yentrenamiento adecuados, y permite procesos deauditoría creíbles para los Planes de emergencia.

Los procedimientos de Emergencia contenidosen un Plan se clasifican en dos grandes grupos

complementarios entre sí, los cuales se describena continuación:

a) GUIAS TÁCTICAS: Para un adecuado manejode una situación de emergencia el primerrequerimiento fundamental, es que para cadauno de los "incidentes típicos" que se esperaatender, quienes deban estar a cargo de laoperación dispongan de una orientacióngeneral que les permita, aún en caso de queno tengan experiencia previa, tomardecisiones que maximicen las opciones deobtener resultados aceptables dentro de unosobjetivos predefinidos. Esto se denominaGUIAS TÁCTICAS

Las Guías Tácticas son un marcooperacional uniforme que en forma globalorientan al Jefe de la Emergencia y alComandante Operativo en el Sitio, y a losGrupos de Emergencia que actúen en ellugar, sobre las opciones de que disponenpara alcanzar unos objetivos que han sidopredeterminados en un incidente genérico, asícomo la forma de lograrlos. Ejemplo de loanterior puede ser una “Guía Táctica paraIncendios en Líquidos Inflamables”.

Una guía táctica normalmente debe contenercomo mínimo:

a) Características genéricas del evento

b) Criterios básicos de evaluación de lasituación

c) Objetivos operacionales que se debenalcanzar

d) Acciones típicas a desarrollar y lascaracterísticas de las mismas.

e) Riesgos típicos asociados

f) Medidas de Seguridad Básicas adoptar

g) Ubicación del Puestos de Comand

h) Diagrama de Decisiones

i) Recursos Materiales y Humanostípicos a utilizar

Generalmente una Guía Táctica, para qusea funcional debe tener las siguientecaracterísticas:

o Concretas en el tema a tratar

o Claras en sus enunciados

o Sencillas en su redacción

o De aplicación genérica

o Cortas en su extensión

o Completas en su contenido

o Fáciles de consultar

o Uniformes en su estructura

b) PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS NOMALIZADOS (SOP’s por su sigla eInglés): Las Guías Tácticas integran duna manera lógica un conjunto dactividades necesarias para lograr uobjetivo final predeterminado en respuesta ante un siniestro.

La aplicación de las GUIAS TÁCTICA

requiere que para cada actividad desarrollar se tenga claramenestablecida la manera de ejecutarla; esse ha denominado ProcedimientoOperativos Normalizados “SOP,(Standard Operational Procedures) PON’s en español. Un mismo SOP puedser aplicado en la implementación dvarias Guías Tácticas.

Un ejemplo de PON puede ser que ela “GUIA TÁCTICA para el combate dincendios en Líquidos Inflamables” s

haya establecido como una de suactividades la aplicación de espuma sobla superficie del líquido incendiado. Esactividad de “Aplicación de Espumrequiere tener un procedimiento paejecutarla (Tasas de aplicación, selecciódel tipo de concentrado, concentración la mezcla, presiones mínimas, uso dproporcionador, etc.), todo lo cual debestar predefinido y documentadmediante un PON (SOP) que incluycomo hacerlo y la secuencia para ello.




Especial importancia debe dársele al diseño

del Procedimiento General de Notificación deEmergencias. Debe tenerse presente que porbueno que sea un Plan de Emergencia y pormas recursos se tengan en el mismo, este nooperará a menos que se conozca que existe unaemergencia. Por ello el PROCEDIMIENTO DENOTIFICACIÓN es CRITICO en los Planes. Esindispensable que en las instalaciones sedesigne un lugar único y confiable al cualsiempre y en primera instancia se deberá avisar(cualquier persona que identifique una situaciónde emergencia) la existencia de la misma. Dicholugar, denominado PUESTO LOCAL DEALARMA o Central de Alarmas (Véase la página9) debe ser conocido, estar atendido las 24horas, tener medios de comunicación entrantesy salientes, disponer de los paneles deseñalización y control de los sistemas y equiposde protección, tener un procedimiento confiable

de notificación y que su personal esté entrenadosobre como aplicarlo.

Vale la pena anotar que la notificación deemergencias no debe hacerse a ”personas sinoa “Sitios” atendidos. Las personas no garantizanla posibilidad permanente de ser ubicadas enFORMA INMEDIATA pues en muchos casoshabrá que “buscarlas”; los sitios si puedengarantizar esto pues siempre permanecen en sulugar. Un sitio con estas características puedeser, por ejemplo, un Cuarto de Control.

2.2.4 - CAPACITACION / ENTRENAMIENTO :No basta con que el Plan cuente con equipos

adecuados para el control de emergencias, nique se disponga de Procedimientos claros ydetallados, si quienes deben aplicarlos y usarlosno saben como hacerlo; hay un axioma popularreconocido en las actividades de emergencia quese explica por si solo: “Nadie hace lo que nosabe hacer”.

La diferencia que existe entre un MANUALDE EMERGENCIA respecto a un PLAN DEEMERGENCIA, radica en que el primero es un

documento que contiene los modelos deorganización y los procedimientos, mientras queel segundo está representado por la capacidadreal de actuar y lograr un objetivo propuesto,basada en el Manual de Emergencia existente.

El elemento clave que permite convertir elManual de Emergencia en un Plan, es la calidadde la capacitación y adiestramiento que se lehaya proporcionado a las personas y gruposresponsables de implantar el contenido de dichoManual.

La capacitación es un proceso mediante cual llevamos a las personas de un estadinicial de conocimientos, actitudes y/o destrezahasta un estadio final superior o diferenconsiderado como el necesario para el logro dunos objetivos. El proceso de capacitación debser continuo, sistemático y normalizado.

Para lograr procesos de capacitación eemergencias confiables, se debe contar con loelementos siguientes:

a) Programas Específicos por cada GrupObjetivo, que incluyan:

o Propósitos

o Objetivos de Desempeño

o Contenido

o Metodología

o Intensidad

o Bibliografía

b) Ayudas de capacitación, que incluyan:

o Cartillas Normalizadas

o Material audiovisual de apoyo (VideoDiapositivas)

o Equipos y Herramientas

o Locaciones (Aulas y campos)

o Equipos de Capacitación (Proyectoretableros, etc)

c) Métodos y Procedimientos para Evaluaciótanto teóricos como prácticos.

d) Cronograma de actividades (programa anua

e) Mecanismos de Registro y Control, quincluyan:

o Planeación de Sesiones

o Control de asistencia

o Informe de Sesiones de Entrenamiento

o Registros Individuales de capacitació(Hoja de Vida de Alumnos)

f) Instructores idóneos

2.2.5- DOCUMENTACION:

Uno de los elementos claves en el aseguramiende la calidad de un Plan de Emergencia, es documentación. Un buen sistema de informaciódocumentación garantiza que las cosas se hagacomo se supone que deben ser hechas. Uproceso de esta naturaleza debe reflejar la realidaexistente en la empresa en lo referente al Plan dEmergencia.




En lo posible la documentación debe sercentralizada y sistematizada, y debe ademásestar sometida a un mecanismo consistente deverificación y aprobación, y debe también tenerasignadas responsabilidades en cuanto a quieny como debe diligenciarla.

En la Planificación de Emergencias deberátenerse actualizada y disponible para consulta la

información y documentación correspondiente a:a) Instalaciones

o Planos arquitectónicos actualizados

o Planos de Distribución de la Plantaactualizados

o Plano General de Ubicación y accesos

o Planos de Exposiciones (Áreasaledañas)

b) Procesos

o Diagrama de Procesos

o Manuales de Operacióno MSDS: Hojas de Datos de Seguridad de

Productos.

c) Análisis de Riesgos y Vulnerabilidad

o Identificación de las Amenazas yescenarios de riesgo

o Evaluación de las Consecuencias paraEscenarios identificados

o Evaluación del Impacto posible de lossiniestros

d) Siniestros

o Estadísticas de Siniestros Presentados

o Informes de Investigación y análisis delos Siniestros

e) Manual de Emergencia

o Alcances y Aplicación del Plan

o Organigrama de Emergencia

o Funciones y Responsabilidades

o Perfil y Composición de los Grupos deEmergencia

o Organización de las Brigadas

o PAME: Plan de Atención Médica deEmergencia

o Sistemas de Alarma

o Diagramas de Rutas de Salida por Areay Puntos de Encuentro

o Listado de Coordinadores de Evacuación

o Hoja de Vida de Brigadistas

o Procedimientos de Alarma y Notificación

o Procedimientos para Brigadas

o Procedimientos de Atención Médica

o Procedimientos para Vigilantes

o Guías Tácticas para Siniestros Típicoidentificados

o Procedimientos para Información Públi

o Procedimientos para Simulacros dEmergencia

f) Capacitacióno Programa anual de capacitación p

Grupo Objetivo

o Cartillas Normalizadas para Capacitació

o Exámenes Normalizados de Evaluació

o Registro de Asistencia a Instrucción

o Informe de Evaluación de Resultados dEntrenamiento

o Registros Individuales de Capacitación pBrigadista

g) Sistemas de Proteccióno Listado de Sistemas y Equipo

disponibles

o Planos de Sistemas Hidráulicos

o Memorias de Cálculo Hidráulico

o Curvas de las Bombas de incendio

o Hojas de Vida para Control Individual pequipo

o Curvas de Disponibilidad Hidráulica vRequerimientos

o Manuales de operación de los equipo

h) Mantenimiento

o Programa anual de Revisión y Pruebade Equipos y Sistemas

o Listas de verificación por Sistema Equipo

o Informes de Revisión y Pruebas dSistemas y Equipos.

3 - AUDITORIA

La auditoria de los Planes de Emergencia se deb

basar en la determinación mediante verificación, dNIVEL DE CONFORMIDAD que se tenga respectolos elementos básicos incluidos en este documento

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