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[1]
PLANIFICACIÓN DEL SG-SST COMO BASE DEL CICLO PHVA
DE LA FUNDACIÓN DOLORES SOPEÑA
DANIELA LEÓN PEDRAZA
DOCENTE MONITOR: DIEGO FERNANDO AVILA TAMAYO
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
BOGOTÁ, 19 DE MAYO DE 2020
[2]
Tabla de Contenido
Introducción .................................................................................................................................... 4
1. Diagnóstico del área de práctica ....................................................................................... 5
1.1. Breve descripción de la Fundación Dolores Sopeña .................................................... 5
1.2. Descripción del área de la práctica. ................................................................................... 6
1.2.1. Áreas de Apoyo .................................................................................................. 8
1.3. Diagnóstico del área ................................................................................................... 10
1.3.1 Contexto ........................................................................................................... 10
1.3.2 Matriz DOFA ................................................................................................... 11
2. Planteamiento del problema ........................................................................................... 13
2.1. Pregunta de Investigación ................................................................................................ 15
3. Antecedentes ................................................................................................................... 15
3.1. Descripción del origen del problema dentro de la organización y/o área de práctica 15
3.2. Como ha sido abordado según otros estudios u organizaciones ................................. 16
4. Justificación .................................................................................................................... 17
5. Revisión de la literatura .................................................................................................. 19
6. Objetivos ......................................................................................................................... 21
6.1. General ........................................................................................................................ 21
6.2. Específicos .................................................................................................................. 21
7. Metodología .................................................................................................................... 22
8. Cronograma de actividades ............................................................................................. 23
9. Desarrollo de las actividades – Resultados ..................................................................... 23
10. Conclusiones ................................................................................................................... 31
11. Recomendaciones ........................................................................................................... 32
12. Referencias ..................................................................................................................... 34
13. Anexos ............................................................................................................................ 36
Anexo 1. Diagnóstico Inicial .................................................................................................. 36
Anexo 2. Cronograma de actividades ..................................................................................... 37
Anexo 3. Formato control de Ausentismo .............................................................................. 38
Anexo 4. Formato vigilancia Epidemiológica (Estadística sobre incapacidad laboral) ......... 39
Anexo 5. Presupuesto (Talento Humano) ............................................................................... 40
Anexo 6. Plan anual de Trabajo .............................................................................................. 41
[3]
Anexo 7. Datos demográficos ................................................................................................. 42
Anexo 8. Declaración del afectado por incidente y/o accidente ............................................. 43
Anexo 9. Diagnostico inicial ................................................................................................... 44
Aval de la entidad ......................................................................................................................... 45
[4]
Introducción
En el año 1979 se estableció en Colombia el primer reglamento en materia del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), desde entonces se han desarrollaron
más de 3 leyes, 4 decretos y 17 resoluciones que buscan establecer un sistema que brinde
protección laboral y calidad de vida a los empleados, dado que ello brinda múltiples beneficios
como es la prevención de enfermedades, ambientes laborales sanos y disminución de costos
asociados a accidentes profesionales.
De manera que, se habla de un sistema de gestión, siendo este un esquema de procesos y
procedimientos que se usan para garantiza que cualquier organización realice sus tareas con el
fin de cumplir sus objetivos, por consiguiente, es necesario la utilización del ciclo PHVA
(planificar, hacer, verificar, actuar) puesto que es una herramienta que permite organizar y
evaluar de una forma lógica y por etapas el cumplimiento y el mejoramiento continuo del mismo.
La Fundación Dolores Sopeña en cumplimiento del decreto 1072 de 2015 que exige la
implementación del SG-SST en todas las organizaciones y con el fin de mejorar las condiciones
de salud físicas, mentales y sociales de sus colaboradores ha decidido implementar la primera
etapa (planificación) ya que es allí en donde se puede identificar qué se está haciendo mal y
como se debe corregir.
Siendo así, que para dar cumplimiento a los estándares mínimos exigidos por el gobierno
colombiano y el Ministerio de Trabajo, surge la siguiente pregunta de investigación: A partir de
la planificación como primera etapa del ciclo PHVA, ¿Qué mecanismos se pueden implementar
con el fin de dar cumplimiento a los objetivos de la fundación en cuanto al SG-SST?
[5]
Para dar respuesta a la pregunta de investigación se planteó como objetivo principal: Dar
cumplimiento con los estándares mínimos exigidos por la normatividad vigente de acuerdo con
la resolución 0312 de 2019 capitulo 2 artículo 9, de la planificación del Sistema de gestión y
Seguridad y salud en el Trabajo (SG-SST) a partir del ciclo PHVA.
Identificando la importancia de implementar documentos y formatos que no solo soporten las
actividades del área del SG-SST, sino que a su vez sean una herramienta de apoyo para las áreas
de Talento Humano y Contabilidad, con el fin de generar un mayor impacto en el bienestar de los
colaboradores de la fundación.
1. Diagnóstico del área de práctica
1.1. Breve descripción de la Fundación Dolores Sopeña
La Fundación Dolores Sopeña es una obra social y cultural fundada en Madrid (España) en el
año 1901, la cual fue aprobada por el gobierno español hasta el año 1902 como una entidad que
no solo se dedicaba a la enseñanza y capacitación de personas, sino que proporcionaba un
espacio de encuentro entre culturas y docentes.
Su fundadora María Dolores Rodríguez Sopeña (1848 – 1918), desde pequeña sintió una gran
empatía por los menos favorecidos se dio cuenta que la educación era un privilegio al que pocos
podían acceder, por eso, en el año 1885 crea un instituto para poder catequizar a personas de
bajos recursos y afrodescendientes, debido a que durante los viajes que realizo con su familia a
diversas partes del mundo, debido al trabajo de su padre, se dio cuenta que la educación solo era
tomada por personas adineradas.
[6]
Durante su labor pastoral y social llevo a cabo más de 199 viajes y fundó 21 centros
educativos, gracias a la labor que desarrollo en estos, así como su legado excepcional la hicieron
acreedora de su beatificación por parte de la iglesia católica en el año 2013. Dichos centros no
solo se encuentran en 14 ciudades españolas, sino que logró expandirse a países como Italia,
Argentina, Chile, Ecuador y Colombia.
En Colombia cuenta únicamente con dos sedes localizadas en la ciudad de Bogotá. La
primera en el barrio Olaya (siendo su sede principal) y la segunda en el barrio Chapinero, donde
al igual que en los otros países se constituye como una institución privada sin ánimo de lucro que
tiene la finalidad de mejorar la calidad de vida de las personas por medio de la educación.
1.2. Descripción del área de la práctica.
El área seleccionada para la realización de las prácticas empresariales corresponde al Sistema
de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo en adelante (SG-SST). Quien es la responsable
como área multidisciplinar de prevenir las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones
laborales, a su vez se encarga de la protección y promoción de la salud de los trabajadores, a
partir del desarrollo de una metodología basada en el ciclo PHVA: Planificar, hacer, verificar y
actuar, enfocándose en seguir un proceso lógico, por etapas y encaminado en la mejora continua.
Dentro de este ciclo se busca anticipar, reconocer, evaluar y controlar todo tipo de riesgos que
pueda afectar de una u otra forma la seguridad y la salud de los trabajadores por medio del
desarrollo de: Políticas, objetivos, planes, programas, evaluaciones, auditorias y acciones de
mejora que conduzcan al cumplimiento de los requisitos legales vigentes, para evitar incurrir en
sanciones disciplinarias y monetarias.
[7]
Al respecto, la Fundación Dolores Sopeña en cumplimiento con el decreto 1072 de 2015
inició la implementación del SG-SST a partir de noviembre de 2016, sin embargo, el área no
cuenta con una persona encargada puntualmente del mantenimiento y ejecución, además no se
demuestra el seguimiento correspondiente del SG-SST desde su primera etapa que corresponde a
la planificación, de modo que, en la actualidad no se evidencien indicadores que evalúen el
porcentaje de cumplimiento a la fecha. En el diagnóstico inicial (ver anexo 1) se identificó:
A. Faltantes en la documentación física y magnética.
B. Carencia de actualización anual de políticas, objetivos, planes y programas.
C. No se divulgo ni exhibió el reglamento de higiene y seguridad, así como políticas,
miembros de los comités y de más documentos de interés común.
D. Falta de un espacio designado para la conservación de documentos del SG–SST.
Dando como resultado un porcentaje de ejecución del área en la etapa de planeación de un
33%, con lo cual se puede determinar que no es posible cumplir con los estándares mínimos
según la normatividad vigente, en vista de que sin el correcto funcionamiento y ejecución de la
primera etapa no se puede continuar de forma correcta y adecuada con las otras tres, ya que no se
encuentra una base solidad de la cual partir.
Hoy en día, el área está a cargo del señor Alvaro Antonio Medina Pinto, tecnólogo en gestión
empresarial con una especialización en riesgos Laborales, siendo esto positivo para la Fundación
puesto que cumple con la resolución 0312 de 2019, cap. 2, art.9 donde el diseño del SG-SST solo
puede ser efectuado por una persona que tenga un tecnólogo en ésta área o algún área a fin, con
un mínimo de dos años de experiencia, así como con la capacitación del curso de 50 horas y que
cuente con la licencia vigente.
[8]
La Fundación Dolores Sopeña es consciente que, pese a que cuenta con una persona que
posee las capacidades y competencias para la realización de dichas actividades, no puede
ejecutarlo sola por la gran cantidad de trabajado que hay por delante, motivo por el cual buscaron
un perfil de practicante que pueda soportar el área desde la implementación de formatos, así
como el seguimiento de estos.
Dicho perfil consistía en el desarrollo de actividades como: Apoyo en la implementación y
seguimiento del SG-SST, revisión de Elementos de Protección Personal en adelante “EPP”,
revisión y ajuste del presupuesto del área, propuesta y registro de acciones de mejora, apoyo en
la revisión y registro de actas de reunión.
Cabe resaltar que el área de practica es el SG-SST que se encarga del cumplimiento de la
norma y del diseño e implementación de programas que prevengan las enfermedades y
accidentes laborales a partir del análisis del riesgo, siendo esta un área aparte de Talento Humano
quien se enfoca en la selección, capacitación y bienestar general de los trabajadores.
A pesar de que estas áreas se complementan entre sí, debido a que su objetivo principal es
velar por el bienestar de los colaboradores es importante aclarar que lo ejecutan desde diferentes
puntos de vista. Es relevante mencionar esto para tener claro el campo de acción y saber hasta
dónde puede llegar cada área.
1.2.1. Áreas de Apoyo
Con la finalidad de mantener y mejorar continuamente el SG–SST, la fundación Dolores
Sopeña debe contar con el apoyo de todas las áreas de la organización para lograr una
implementación del 100% del SG-SST. Para ello es necesario que exista un compromiso desde
los trabajadores y colaboradores hasta los directivos y representantes legales, teniendo en cuenta
[9]
que estos últimos son los encargados de la toma de decisiones para la asignación de recursos
económicos y humanos que permiten el funcionamiento y desarrollo adecuado del SG-SST.
El propósito de este documento es lograr avanzar en el cumplimiento de la primera etapa del
ciclo PHVA, que corresponde a la planificación. Por consiguiente, se debe contar con la
articulación de dos áreas afines al SG-SST, las cuales se detallan a continuación:
• Área de Talento Humano:
Es una de las áreas más importantes al interior de la organización porque se encargan
del reclutamiento de personal idóneo para cada labor, dentro de sus principales
funciones se encuentran: asignar salarios e incentivos (económica), capacitación y
desarrollo laboral (formativa), ordenar exámenes médicos ocupacionales como lo es el
de ingreso, periódico y egreso (sanitaria), velar por beneficios no monetarios (bienestar)
y garantizar el cumplimiento de las funciones del cargo (evaluativa).
Para el caso de la implementación del SG-SST, esta área se encarga de suministrar toda
la información de los empleados para llevar a la práctica planes y programas, así como,
de velar por el cumplimiento por parte de los trabajadores de las políticas, normas y
reglamentos.
• Área de Contabilidad:
Su función principal es gestionar y distribuir con eficiencia los recursos económicos
asignados a cada una de las áreas según el presupuesto previamente establecido y
avalado por las directivas o representantes legales.
[10]
Por consiguiente, este proyecto se enfoca en las dos áreas previamente descritas, pues la
información que suministran es imprescindible para el correcto desarrollo de la planificación.
Cabe destacar que, al implementar la adecuada planificación se puede desarrollar eficientemente
las demás etapas del ciclo PHVA, permitiendo que a futuro se puedan realizar indicadores que
midan el desempeño de todo el SG-SST.
1.3. Diagnóstico del área
Después de haber realizado la descripción del área de trabajo, se procede hacer un diagnóstico
basado en la herramienta de matriz DOFA con al cual se busca identificar tanto los factores
internos (fortalezas y debilidades) como los externos (oportunidades y amenazas) de la
Fundación.
1.3.1 Contexto
• Factores internos (fortalezas y debilidades)
Teniendo en cuenta que la Fundación es sin ánimo de lucro una de sus mayores fortalezas es
la cantidad de voluntarios con los que cuenta, en la actualidad son más de 154 colaboradores
quienes trabajan en su mayoría con una remuneración baja, es decir, que estas personas por
elección propia dedican su tiempo y esfuerzo con el fin de poder ayudar a los demás. Son
personas que tienen conocimiento de diferentes áreas y que a su vez están dispuestas adquirir
nuevos conocimientos que les permitan poder ayudar aún más en la gestión.
Adicional a esto, otra de sus ventajas es tener a una persona que cuenta con la licencia y la
certificación para desarrollar y ejecutar todos los planes y programas que se realizan dentro del
SG-SST a partir de la planificación, ya que este es uno de los requisitos exigidos en la resolución
[11]
0312 de 2019. Pese a que los recursos son limitados la alta dirección está poniendo sus esfuerzos
físicos y económicos con el objetivo de adoptar las medidas que exige la ley.
Sin embargo, una de sus debilidades más relevantes es la falta de recursos que se disponen
para la ejecución correcta del área, dado que a nivel administrativo solo cuentan con 13
empleados de planta quienes se encargan de diversas tareas, es decir, pese a que tienen
establecidas sus funciones por cargo algunos de ellos deben cubrir los puestos faltantes como en
el caso de la persona encargada únicamente del área del SG-SST. A causa de lo anterior, no
existe un área previamente establecida haciendo que la ejecución y el seguimiento de los planes
y programas no se puedan llevar a cabo en su totalidad; como consecuencia no se ejecuta ni
evalúa correctamente el SG-SST.
• Factores externos (oportunidades y amenazas)
Una de las oportunidades que se identificó y la que más peso tiene respecto a la planificación
del SG-SST, es que se puede efectuar una articulación de las áreas de la organización, con la
finalidad de evitar incurrir en errores y reprocesos por la falta de sinergia entre las áreas al
momento de desarrollar la planificación del SG-SST. A su vez, una buena planificación permite
que se pueda seguir desarrollando las siguientes etapas del ciclo como lo es el hacer, verificar y
actuar y así poder cumplir con los estándares mínimos de la normatividad vigente.
Sin embargo, se evidencia la amenaza que aquellos estándares mínimos puedan cambiar con
el tiempo, y si no se cuenta con las personas idóneas para afrontar dichos cambios el
mantenimiento del SG-SST no se pueda seguir ejecutando.
1.3.2 Matriz DOFA
A continuación, se construye la matriz DOFA en función a la planificación del SG-SST:
[12]
Tabla 1. Matriz DOFA
Fortalezas Debilidades
1. Persona encargada del área cuenta con
la licencia y experiencia necesaria para
implementar el sistema.
2. Adaptabilidad al cambio.
3. Voluntarios dispuestos aprender y
colaborar.
1. Debido a la falta de recursos
económicos, no se cuenta con una
persona encargada del SG-SST de tiempo
completo que implemente el proceso de
la planificación.
2. Por lo que el área cuenta con un bajo
presupuesto, no se han podido llevar a
cabo planes y programas enfocados en la
planificación como lo es el (diagnóstico
de condiciones de salud).
3. No existen indicadores de desempeño
de la planificación.
4. No cuenta con un plan de trabajo bien
establecido, donde se pueda observar
indicadores del cumplimiento de los
estándares mínimos de la planificación
según la resolución 0312 de 2019.
[13]
Oportunidades Amenazas
1. Dar cumplimiento a los estándares
mínimos de la planificación del SG-SST
según la normatividad vigente.
2. Generar la articulación entre las áreas
de apoyo: Talento Humano (suministra
información) y área Contable (brinda
recursos).
3. A partir del buen desarrollo de la
planificación se pueden desarrollar las
etapas siguientes del ciclo PHVA.
1. Falta de voluntarios que cumplan con
las competencias y conozcan cómo
funciona la planificación.
2. Cambios en la normatividad vigente
sobre los estándares mínimos a cumplir
en la resolución 0312 de 2019.
2. Planteamiento del problema
Luego de exponer los puntos críticos como resultado del análisis del DOFA, queda claro que
no es pertinente implementar indicadores que midan el progreso del SG-SST ya que desde la
primera etapa del ciclo PHVA (planificación), no se evidencia su correcta implementación y
posterior ejecución, por lo cual, es crucial partir de la planificación estratégica.
En Colombia todas las empresas tanto públicas como privadas deben contar con la
implementación del SG-SST, a partir de la expedición del decreto 1072 del 2015 o también
conocido como el decreto único reglamentario del sector del trabajo el cual se catalogó como de
estricto cumplimiento.
[14]
A pesar de ser obligatorio, en la actualidad la mayoría de las empresas no cumplen con la
implementación al 100% de su SG-SST o incluso en ocasiones no cuentan ni siquiera con los
estándares mínimos estipulados por la resolución 0312 de 2019, donde dependiendo del tipo de
riesgo y el número de trabajadores, deben cumplir con diferentes criterios. Por ello, la Fundación
Dolores Sopeña al tener 13 trabajadores de planta y estar catalogada en riesgo 1 y 2 debe cumplir
con los estándares mínimos del capítulo 2 artículo 9. Entre los que se destacan:
• Asignación de una persona que diseñe el Sistema de Gestión de SST
• Asignación de recursos para el SG-SST
• Política de seguridad y salud en el trabajo
• Conformación y funcionamiento del COPASST, comité de convivencia Laboral y
Brigada de emergencias.
• Plan anual de trabajo
• Evaluaciones médicas ocupacionales
• Revisión por alta dirección
Adicional a ello, la correcta implementación del SG-SST no solo es relevante en términos de
cumplimiento de la norma colombiana, sino que tiene un impacto positivo en el ámbito laboral,
dado que una vez estén implementadas todas las etapas de ciclo PHVA y sea posible verificar y
evaluar qué factores realmente influyen en las relaciones laborales se podrá atacar y mitigar los
elementos de riesgo como: físicos (ruido e iluminación), químicos (polvo y gases), biológicos
(virus y bacterias), psicosociales (condiciones del individuo) y ergonómicos (carga física y
mental).
[15]
Evitando de esta manera enfermedades como por ejemplo el estrés, que no solo afecta a nivel
de rendimiento laboral (productividad), sino que puede afectar la vida personal y familiar debido
a que genera consecuencias negativas a nivel físico (problemas cardiovasculares, alteraciones de
tipo digestivo) y psíquico (deterioro cognitivo, dificultad para concentrarse).
2.1. Pregunta de Investigación
A partir de la planificación como primera etapa del ciclo PHVA, ¿Qué mecanismos se pueden
implementar con el fin de dar cumplimiento a los objetivos de la fundación en cuanto al SG-
SST?
3. Antecedentes
3.1. Descripción del origen del problema dentro de la organización y/o área de práctica
En el mes de noviembre del año 2016 la Fundación Dolores Sopeña inicio la implementación
del SG-SST; sin embargo, en la actualidad no cuentan con mecanismos que permitan su
ejecución y seguimiento. Ahora bien, al ser una entidad privada y sin ánimo de lucro
(fundación), los recursos económicos que se destinan para esta área son limitados.
La manera en la que se ha desarrollado el proceso de la implementación del SG-SST es
mediante un colaborador que se encarga de soportar el área. En el año 2018, esta actividad de
soporte tuvo un cese en vista de que esta persona se ausento durante un tiempo, retomando
nuevamente la labor en el año 2019, esto ha causado retrasos en la actualización de documentos
y procedimientos ocasionando que a la fecha no se evidencie documentación física y magnética
que demuestre el mantenimiento del SG-SST.
[16]
3.2. Como ha sido abordado según otros estudios u organizaciones
Debido a que la salud es considerada como un bienestar integral a nivel (mental, físico y
social) y no solo la ausencia de enfermedad como lo manifiesta la Organización Mundial de la
Salud (OMS 2020), hoy en día la normatividad vigente en materia de seguridad y salud en el
trabajo obliga a las empresas a estipular procedimientos que ayuden a mejorar la calidad de vida
de los empleados.
Para ello, el SG-SST se enfoca en garantizar un ambiente laboral seguro donde no solo se
prevengan las enfermedades, sino que a su vez se reduzcan el número de accidentes. Según la
Federación de Aseguradores Colombianos (FASECOLDA 2018), en lo corrido de abril de 2017
a marzo de 2018 se presentaron más de 649.000 accidentes y más de 10.450 casos reportados por
enfermedad laboral, los cuales pudieron prevenirse al promover acciones de autocuidado al
interior de las organizaciones.
Por tal motivo, en el 2017 se expidió la resolución 1111 la cual regulaba los estándares
mínimos a cumplir en relación a normas, requisitos y procedimientos enfocados en la protección
de la salud y vida de más de 10 millones de trabajadores colombianos distribuidos en más de
670.000 empresas quienes, a su vez debían acoger y acatar las medidas para su correcto
funcionamiento.
De allí, la importancia de que las compañías detecten qué factores positivos o negativos
influyen de manera directa o indirecta en el bienestar de sus colaboradores. Gómez (2018) refiere
que el bienestar hace parte del desarrollo de la primera etapa del ciclo PHVA siendo la
planificación la encarga de establecer objetivos que permitan determinar y evaluar los riesgos
[17]
latentes. Lo que permite determinar que la implementación del SG-SST no es un evento único,
sino un proceso continuo.
Como se puede evidenciar en el modelo de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
implementado por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
(MINTIC 2017), a partir del buen desarrollo del ciclo PHVA se pudo observar que:
La salud ocupacional actualmente representa una de las herramientas de gestión más
importantes para mejorar la calidad de vida laboral en las empresas y con ella su
competitividad. Esto es posible siempre y cuando la Entidad promueva y estimule en todo
momento la creación de una cultura en seguridad y salud ocupacional que debe estar
sincronizada con los planes de calidad, mejoramiento de los procesos y puestos de trabajo,
productividad, desarrollo del talento humano y la reducción de los costos operacionales
(Reyes, 2017, p.4).
Cuando todas las áreas de la organización se encuentran articuladas, los resultados en relación
al correcto desarrollo del SG-SST son posibles. Cabas, Steffens, Gutiérrez, Sierra y Grisales
(2016) refieren que es vital tener objetivos y estrategias con los cuales se pueda evidenciar el
impacto de la planificación sobre las siguientes etapas del ciclo, siendo esto imposible sin tener
una metodología establecida. Esto quiere decir, que la planificación es la etapa más importante
porque es la que me indica el camino a seguir.
4. Justificación
A nivel internacional la normatividad que regía el SG-SST eran las OHSAS 18001 hasta el
2018 y, a partir de este mismo se reemplazó por la ISO 45001, donde según el artículo llamado
ISO 45001: 2018, Occupational health and safety management systems. Requirements with
[18]
guidance for use de Technical Committee: ISO / TC 283 (2018), señala que esta es la norma
vigente por la cual se deben regir todas las empresas sin importar su tamaño, tipo y naturaleza.
La norma ISO 45001 permite que las empresas integren todos los aspectos que afecten la salud y
seguridad de los trabajadores.
En Colombia a partir del año 1979 el Ministerios de Trabajo comenzó a crear una serie de
reglamentos en materia del SG-SST con el propósito de velar por la seguridad de los trabajadores
(directos e indirectos), sin embargo, antes del 2015 este beneficio era solamente otorgado para
aquellos trabajadores que se encontraban directamente contratados por la empresa (nómina), por
ello, el ultimo decreto con relación a este fue el 1072 de 2015.
Este mismo decreto específica que para poder implementar y mantener el SG-SST se debe
basar en el ciclo PHVA: (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar) el cual es un proceso lógico y por
etapas que brinda un mejoramiento continuo. Como se puede observar el SG-SST no solo es una
herramienta que garantiza la salud y seguridad de los trabajadores, sino que a su vez es un
requisito legal que evita incurrir en sanciones disciplinarias o monetarias como lo menciona la
resolución 0312 de 2019.
Mas allá de las sanciones, la adecuada implementación del SG-SST permite identificar qué
factores internos (ambiente laboral o compañeros de trabajo) o externos (sentimientos y familia)
pueden afectar el rendimiento de los trabajadores y así lograr tomar acciones correctivas o
preventivas que mitiguen cualquiera alteración laboral.
Por su parte, el Ministerio de Trabajo garantiza que la correcta implementación del SG-SST
proporciona varias ventajas para las organizaciones tales como: disminución en las tasas de
ausentismo por enfermedad laboral, incapacidad por enfermedad general, mortalidad por
[19]
accidentes laborales, rotación de personal, así como los sobrecostos que se pueden llegar a
incurrir en los mismos.
5. Revisión de la literatura
El trabajo es una de las actividades más desarrolladas en todo el mundo. Es así, como se
puede evidenciar la importancia de la salud en el ámbito laboral dado que dicha actividad es
sustantiva de los seres humanos y ha estado presente desde tiempos remotos (Jaramillo y Gómez,
2008). Siendo el medio que permite que el hombre viva con dignidad y se sienta realizado como
ser humano.
Según la Organización Internacional del Trabajo (OIT) la fuerza de trabajo global hoy se
acerca al 60.5% de los habitantes de todo el mundo. En Colombia aproximadamente más de 21.5
millones de personas se encuentran laborando según (DANE, 2020). Adicionalmente, Colombia
es el tercer país de Latinoamérica con una de las jornadas más extensas de trabajo después de
México y Costa Rica, donde sus jornadas laborales se extiende a más de 48 horas semanales, esto
quiere decir que las personas pasan más tiempo en el trabajo que en sus hogares.
Por ello, es importante garantizar entornos profesionales adecuados al interior de las
organizaciones, como se puede observar en la gráfica 1 al no contar con una regulación de las
condiciones propias del puesto de trabajo se expone al trabajador a riesgos inherentes de la
actividad laboral, dando como resultado que en el 2010 por cada 100.000 trabajadores se
presentaran 137,81 casos por enfermedad profesional.
[20]
Grafica 1. Muestra la tasa de enfermedad profesional en Colombia de 2004 al 2019
De igual forma, con la implementación de decretos y resoluciones avaladas por el Ministerio
de Trabajo, se puede evidenciar que en el año 2019 fue la tasa más baja después del pico del
2010 con una reducción del 40%, donde por cada 100.000 trabajadores se reportaron 82,30 casos
asociados a enfermedad laboral, demostrando que al acogerse a las medidas se mitiga el
deterioro de la salud de los trabajadores y a su vez las organizaciones evitan incurrir en
sobrecostos asociados a la reubicación y contratación.
Hoy en día las empresas deben disponer de recursos físicos y económicos para desarrollar
planes y programas de prevención y promoción al interior de las organizaciones. Briceño (2003)
refiere que a las empresas no les importa el tipo de riesgo al que se encuentran expuestas, sea
(menor o mayor), a la hora de llevar a cabo actividades de prevención. Esto debido a que, todos
los trabajadores sin importar el cargo que ejerzan se ven expuestos a diferentes peligros y riesgo
en sus puestos de trabajo, según la Organización Internacional de Trabajo afirma que:
“Todos los accidentes del trabajo están causados por factores que se podrían
prevenir y eliminar si se aplicasen medidas conocidas. Así lo demuestra el
[21]
descenso continuo de la tasa de accidentes en los países industrializados. Por lo
tanto, la aplicación de estrategias de prevención puede ser muy beneficiosa
desde el punto de vista humano y económico”. (p.14)
La ejecución de dichos planes de prevención se logra a partir de una buena planificación, ya
que es en esta etapa donde se efectúa la ruta a seguir para cumplir las metas y objetivos del SG-
SST, pero para ello se debe seguir una metodología clara y concisa como lo es el ciclo PHVA.
Este ciclo no solo es útil para el área del SG-SST, sino que puede ser usado para la ejecución
de la mejora continua en los procesos de cualquier nivel jerárquico en una organización
(Gutiérrez 2010). Es conocido también como el ciclo de Deming, ciclo de calidad o ciclo
Shewhart, quien proporciona una estrategia solida la cual no solo garantice el funcionamiento
correcto a partir de una buena planificación, sino que proporcione la optimización de la
productividad del SG-SST.
6. Objetivos
6.1. General
Dar cumplimiento con los estándares mínimos exigidos por la normatividad vigente de
acuerdo con la resolución 0312 de 2019 capitulo 2 artículo 9, de la planificación del Sistema de
gestión y Seguridad y salud en el Trabajo (SG-SST) a partir del ciclo PHVA.
6.2. Específicos
• Realizar el diagnóstico inicial del área del Sistema de gestión de Seguridad y salud en
el Trabajo.
[22]
• Recopilar información de la documentación física y magnética que hace parte de la
planificación del Sistema de gestión de Seguridad y salud en el Trabajo.
• Implementar los formatos y documentos requeridos en la etapa inicial del ciclo
PHVA (planificación).
• Socializar y capacitar a la persona encargada del área del SG-SST los documentos
elaborados y actualizados.
• Capacitar a las demás áreas (Talento Humano y Contabilidad) sobre los aspectos más
importantes del SG-SST resaltando la importancia de las buenas prácticas al interior
de la fundación.
• Evaluar los estándares mínimos de la planificación según la resolución 0312 de 2019
cumpliendo en un 90% - 100%.
7. Metodología
La metodología aplicada para el desarrollo del problema y los objetivos se describe a
continuación:
• Llevar a cabo el diagnóstico inicial del área a partir de la documentación física y
magnética ingresando la información al archivo de Excel “diagnóstico inicial”, el cual
arrojará un porcentaje de cumplimiento que evidencie que tan avanzada se encuentra la
etapa de la planificación del SG-SST en la actualidad.
• Se completarán todos los formatos y documentos que hagan falta para cumplir con los
estándares mínimos exigidos por la ley, en el cronograma se podrá ver el detalle de cada
uno de estos. Esta fase es la que lleva más tiempo teniendo en cuenta la cantidad de
documentos que se deben efectuar dado que es la base de la planificación y se debe
[23]
trabajar de la mano con las áreas de apoyo (Talento humano y Contable) así como tener
la aprobación de la dirección. Para ello se debe contar con la participación de todas áreas
de la Fundación para el correcto funcionamiento de los comités.
• Adicionalmente, en cada uno de estos formatos se especifica la forma de como
diligenciarlos con el fin de evitar errores y reprocesos a futuro.
• Una vez se tengan todos los documentos y formatos actualizados y aprobados, se
procederá con la socialización y capacitación a todas las áreas involucradas de la
Fundación, esto con el objetivo de garantizar el conocimiento del SG-SST general por
parte de todos los colaboradores.
• Se realizará nuevamente el archivo de Excel “diagnóstico inicial”, donde se busca
comparar la mejora efectuada frente al diagnóstico hecho en las primeras semanas y de
esta manera poder cumplir con los estándares mínimos de la planificación del SG-SST de
la resolución 0312 de 2019.
8. Cronograma de actividades
Se propone el siguiente cronograma (ver anexo 2).
9. Desarrollo de las actividades – Resultados
Se iniciaron las actividades con la realización del cuadro de Excel “Diagnóstico inicial” por
medio del cual se pudo identificar, a partir de diferentes criterios, el estado actual de la
documentación y archivo físico y magnético de la planeación del SG-SST. Ya que el área cuenta
únicamente con una persona encargada de su implementación y mantenimiento, el resultado
[24]
inicial con relación a la ejecución de la primera etapa del ciclo PHVA (Planeación) a la fecha fue
un 33%.
Siendo un porcentaje que permite la realización de este proyecto puesto que el campo de
acción es amplio, y a su vez al dar cumplimiento de un 90% - 100% de la planeación podrán
continuar con la segunda etapa (hacer), donde se ejecutarán todos los archivos y documentos que
se hayan dejado planteados en esta primera etapa y así poder cumplir con todo el ciclo PHVA,
beneficiando no solo a la fundación sino a sus colaboradores.
Seguido a esto se procedió hacer la recopilación de la información que había a la fecha con
relación al área, de modo que se observó la falencia en la realización y conservación de
documentos, a pesar de que existía documentación en su mayoría no se encontraba completa o no
se habían realizado de la forma correcta. Adicional a ello, todo el archivo físico se encontraba
únicamente en la sede Sur.
Razón por la cual, se inició con la realización de los documentos requeridos y
adicionalmente se adaptó un espacio en una de las oficinas de la sede Chapinero en donde se
puede almacenar todo el archivo físico de la planeación, así como todo lo relacionado al SG-
SST. Por ende, se realizaron las AZ correspondientes de modo que dicha documentación sea
archivada de forma correcta.
Una vez asignado el espacio, se procedió con la implementación de formatos y documentos
para ello, fue necesario desarrollar en principio formatos tanto del área de Talento Humano como
del área Contable, ya que estas dos áreas al tener correlación con los trabajadores de la fundación
aportan información que es relevante para la planeación, y también lo es para la realización de
planes y programas como de más archivos del SG-SST.
[25]
Por ello, se identificó cuáles eran los datos e información necesaria que aportan estas dos
áreas, efectuando así los siguientes formatos y documentos:
• Área de Talento Humano:
Se inició recopilando la información de datos demográficos de los colaboradores como
es: apellidos, nombres, tipo de identificación, número de identificación, edad, estado
civil, dirección, barrio, teléfono, información núcleo familiar, RH, tipo de contrato,
salario, fecha de ingreso, contacto de emergencia etc. Esto con el fin de tener una base
de datos básica en caso de cualquier imprevisto o contingencia y que a su vez permite
tener la información a la mano para el posterior diligenciamiento de los formatos.
Seguido a esto se generaron formatos como, por ejemplo: El primero y uno de los más
importantes es el formato de control ausentismo (ver anexo 3), en el cual se lleva el
seguimiento de las fallas del personal por área, así como el total de horas y motivo por
el cual faltaron en el mes, bien sea por un permiso personal o por una incapacidad
(general o accidente laboral). Esto con el fin, de identificar y mitigar las posibles fallas a
futuro.
En segundo lugar, se desarrolló el cuadro de Excel de seguimiento del programa de
vigilancia Epidemiológica (ver anexo 4), donde se realiza el seguimiento de los
exámenes de ingreso, periódicos y egreso, así como de alturas, a fin de identificar el
estado de salud con el que ingresa una persona a la fundación, si durante lo corrido de
su labor se ha visto afectada y su estado de salud al terminar el vínculo laboral.
Adicional a los archivos ya mencionados se realizaron los siguientes formatos: Análisis
al seguimiento al desempeño, entrega de elementos de protección personal (EPP),
[26]
entrega de dotación, inspecciones de dotación, entre otros. En algunos casos, aparte del
formato se desarrolló también los cuadros para su respectivo seguimiento y control.
Cabe resaltar, que no se realizaron exclusivamente los formatos que de una u otra forma
se relacionaban directamente con el SG-SST, sino que en general se dejó una base
sólida con archivos y formatos que pueden ayudar al crecimiento y fortalecimiento del
área, los cuales a su vez proporcionan información adicional de los colaboradores.
• Área de Contabilidad:
De esta área se realizó el formato del presupuesto del área tanto de Talento Humano
como de SG-SST (ver anexo 5), junto al encargado del área el señor Alvaro Medina
Pinto, debido a que la fundación no contaba con el presupuesto correspondiente a cada
área era imposible poder calcular los costos y gastos asociados a cada una de ellas. De
igual forma, permite una correcta asignación de recursos.
Del mismo modo, se desarrollaron formatos de SG-SST como lo fue:
- Actualización anual de la política.
- Plan anual de trabajo (ver anexo 6); se desarrolló junto al encargado del SG-SST ya que
este es uno de los formatos más importantes puesto que es allí donde se plantean todas las
actividades a ejecutar, tiempo en que se va a desarrollar y como se va a evaluar.
Adicionalmente, en este formato se establece cada actividad que da cumplimiento a su
vez al ciclo PHVA.
- Conservación de documentos, donde se puede ver magnéticamente los contenidos y
ubicación de cada una de las AZ.
[27]
- Se dejaron los formatos de votación, constitución, conformación, así como demás
archivos correspondientes a cada uno de los comités (convivencia y COPASST), dentro
de los cuales se encuentran: Miembros de los comités, actas mensuales y/o trimestrales e
informes trimestrales y anuales.
- Cuadro de datos demográficos; se diligencio la información del núcleo familiar de cada
uno de los trabajadores (ver anexo 7).
- Se implementó el cuadro de vigilancia epidemiológica el cual es diligenciado por el área
de Talento Humano, pero el SG-SST es quien se encarga de realizar el seguimiento, así
como efectuar planes y programas que mitiguen los riesgo y enfermedades asociadas al
puesto de trabajo.
- Elaboración de formatos que se debe diligenciar en caso de un accidente o incidente
laboral como lo son: Reporte, declaración afectado o testigo, investigación (ver anexo 8).
- Se realizo la presentación para la posterior capacitación del uso correcto de los EPP, así
como los formatos de inspecciones de seguridad (áreas locativas, EPP y botiquín).
Cabe resaltar, que debido a la crisis de salud con relación al COVID-19 y teniendo en cuenta
que la fundación es una entidad educativa, fue el primer sector en suspender sus actividades de
manera presencial y a la fecha no se ha podido retomar, por lo que la mayoría de los formatos
quedaron pendientes por diligenciar con el compromiso de que cuando se reinicie nuevamente
las actividades se realizara un acompañamiento para garantizar que todos los documentos queden
al día y poder hacer una retroalimentación
Al terminar de realizar y actualizar todos los formatos y documentos se procede a realizar la
socialización y capacitación de cada uno de ellos al encargado del área el señor Alvaro Medina
[28]
Pinto, con el objeto de identificar la claridad de estos y evaluar si es necesario realizar algún
ajuste, también se le notifica que en su mayoría los archivos vienen con una nota adjunta con el
instructivo para diligenciarlos correctamente.
Una vez se realizaron los ajustes de acuerdo con las observaciones dadas por el encargado del
área, se procedió a capacitar a los jefes de las áreas a fin, sobre la importancia de las buenas
prácticas del SG-SST dentro de la fundación ya que son ellos quienes deben aplicarlo y
comunicarlo a sus subordinados, puesto que es deber de todos los grupos de interés cumplir a
cabalidad con cada política y norma estipulada.
Seguido a esto, se procedió a realizar nuevamente el diagnóstico inicial (ver anexo 9)
arrojando un porcentaje de cumplimiento del primer ciclo del PHVA (Planeación) del 94%,
dando cumplimiento a uno objetivo de los objetivos específicos planeado al inicio del semestre.
Cabe resaltar que la correcta realización de estos formatos, permite un mayor control de los
recursos físicos y monetarios de la fundación, debido a que sirven como una herramienta con la
cual se puede ayudar a identificar que no existan sobrecostos al interior de las áreas como, por
ejemplo: que no haya elementos de protección innecesarios o que no se estén asignando de la
forma correcta. Así como, identificar que planes y programas de prevención son útiles de
acuerdo a los procesos de cada área, evitando así enfermedades puntuales asociadas a su puesto
de trabajo.
De igual forma, proporciona información amplia acerca de los empleados a nivel personal,
familiar y laboral permitiendo que sea más fácil identificar que programas de bienestar pueden
tener un impacto real en su calidad de su vida, teniendo en cuenta que el capital humano es el
[29]
activo más importante dentro de cualquier organización porque al tener un personal inspirado,
feliz y comprometido proporciona una ventaja competitiva a la fundación.
A su vez, algunos de los formatos implementados permiten que tanto el área de Talento
Humano como el área del SG-SST puedan brindar herramientas a los trabajadores que faciliten el
auto reporte, así como la identificación de condiciones inseguras o factores de riesgo inmersos en
sus áreas de trabajado, logrando que la prevención al interior de la fundación sea un trabajo
conjunto de todas las partes interesadas.
Siendo esto positivo puesto que una vez el trabajador conoce los riesgos y peligros latentes a
los que se encuentra expuesto puede procurar el autocuidado integral de su salud, el
cumplimiento de normas y reglamentos, la participación activa de planes, programas y
capacitaciones, el suministro de información clara y oportuna de su estado de salud, además de
contribuir al cumplimiento de los objetivos del SG-SST.
Por ello, al implementar estos formatos se logró:
- Formatos del área de Talento Humano:
Con el levantamiento de la información básica de los colaboradores, si alguna otra área
requiere los datos se le podrán suministrar de forma verídica, actualizada y en un menor
tiempo.
- Política y los objetivos del SG-SST:
Se identificó que era realmente importante para la fundación logrando transmitir esa
información a sus colaboradores para crear una cultura organizacional más consciente y
comprometida.
- Plan anual de trabajo:
[30]
Mayor control de las actividades que se deben realizar en lo corrido del año, así como los
tiempos de supervisión.
- Digitalización de información y Archivo magnético:
Mayor dinamismo en el teletrabajo, a razón de que se puede encontrar los archivos de
forma ordenada y permite tener la información a la mano.
- El presupuesto del SG-SST:
Se logró establecer los costos y gastos de cada área ya que antes todo lo relacionado a
Talento Humano se cargaba al área del SG-SST haciendo que el presupuesto se inflara y
no existiera un dato real del área. Adicional a ello, la fundación podrá saber cuánto dinero
necesita anualmente para financiar el área y así mismo poder controlar y saber
exactamente en que se gastan los recursos.
- Comités (Comité de convivencia y COPASST):
Se establecieron los archivos realmente necesarios, logrando así actualizar hasta la fecha
la documentación pendiente para la realización posterior del informe anual,
correspondiente al año 2019.
Al mismo tiempo, se dejó la base de formatos como: Manual de convivencia, políticas,
procedimientos ante un posible acoso laboral, reglamento de higiene y seguridad entre
otros que ayudan al cumplimiento de los objetivos de cada comité y promocionan una
sana relación laboral.
- Formatos de inspección de EPP, dotación y áreas locativas:
Permiten anticipar, evitar y controlar posibles peligros que podrían desencadenar
enfermedades o accidentes laborales.
- Documentos para la investigación de Incidentes o Accidentes laborales:
[31]
Permiten organizar y obtener la información para reportarlo ante las entidades
correspondientes, así como generar acciones de mejora que permitan sensibilizar al
personal con el fin de evitar posibles accidentes por la misma causal.
10. Conclusiones
Al iniciar la realización del proyecto se pudo identificar que la fundación no contaba con
ninguna de estas herramientas, y a pesar de que aún faltan más documentos por desarrollar, se
dejó una base importante con la cual el área del SG-SST y sus áreas afines (Talento Humano y
Contabilidad) por medio del desarrollo de la planeación pueden operar de una manera correcta y
adecuada permitiendo la alineación de los procesos.
La planeación es la primera etapa con la que cualquier organización debe iniciar a la hora de
implementar el SG-SST, por ello, es la más importante siendo esta la herramienta que traza el
camino correcto a seguir para cumplir las actividades propuestas en lo corrido del año, y con ello
implementar las tres restantes etapas a fin de evaluar que tan eficiente se está siendo a la hora de
desarrollaras y ejecutaras.
Una vez se desarrolló y socializo los formatos a las partes interesadas se pudo identificar la
importancia de la realización y conservación correcta de la documentación, generando una
cultura organizacional consciente de las buenas prácticas al interior de las áreas.
Finalizando la primera etapa del ciclo PHVA, la fundación Dolores Sopeña se asegura de
cumplir los estándares mínimos estipulados por la resolución 0312 de 2019, evitando incurrir en
sanciones. Adicionalmente, permite tener un mayor control de los procesos y recursos físicos y
monetarios, previniendo los sobrecostos que puedan acarrear las enfermedades o accidentes
laborales como lo es la reubicación o contratación.
[32]
Más allá del acatamiento de las leyes, es significativo resaltar que al concientizar a todo el
personal de la fundación acerca de la importancia de la prevención y del oportuno reporte de
factores de riesgo inmersos a los puestos de trabajo, es posible mitigar las enfermedades y
accidentes laborales velando por la seguridad y el bienestar de los colaboradores.
11. Recomendaciones
Las recomendaciones presentadas, son dadas como sugerencias para la continuación de las
buenas prácticas del área:
• Se sugiere dar cumplimiento del 100% de la planeación, esto con el fin de continuar con
el desarrollo de las siguientes etapas del ciclo PHVA.
• Con el objetivo de mantener la información del personal actualizada, es recomendable
trabajar de la mano con al área de Talento Humano. Por ende, es importante que dicha
área mantenga al día cada uno de los formatos.
• A fin de que, el área del SG-SST permanezca al día se recomienda asignar a una persona
de tiempo completo, con el propósito de que se encargue de realizar el seguimiento
continuo y evaluar que se esté cumpliendo con lo establecido en el plan anual.
• Teniendo en cuenta que es una fundación se sugiere continuar con practicantes en labor
social que conozcan del área para apoyar la consecución de metas y objetivos.
• A nivel del factor humano, es importante estudiar la posibilidad de implementar
beneficios para los colaboradores como: bonos por cumpleaños, bonos de alimentación,
entre otros, o beneficios no remunerados como: flexibilidad horaria, cursos de formación,
[33]
reconocimientos públicos etc. Los cuales proporcionan un mayor interés, incremento en
la productividad y compromiso hacia la fundación.
• Finalmente, se recomienda evaluar los intereses de los colaboradores para con ello
efectuar actividades que mejoren el bienestar laboral y permitan la integración entre
sedes, esto con el fin de promover un ambiente de trabajo propicio.
[34]
12. Referencias
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horas se trabaja, ¿por qué? Febrero 21, 2020, Recuperado de http://ail.ens.org.co/mundo-
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tabacalera a partir de las normas ISO 9001, ISO 18001, ISO 14001 y BASC 2012.
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https://fasecolda.com/cms/wp-content/uploads/2019/09/seminario-riesgos-laborales.pdf
Fundación Dolores Sopeña. (2020). Nuestra Fundadora. Recuperado de
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Gómez Etxebarria, G. (2018). Sistemas de la seguridad y Salud en el Trabajo – requisitos con
orientación para su uso. Anexo A. ISO 45001:2018. Gestión práctica de riesgos laborales,
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[35]
Gutiérrez Pulido, H. (2010). Calidad total y productividad (3a ed.). McGraw-Hill Interamericana
ISO / TC 283. (2018). ISO 45001: 2018, Occupational health and safety management
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Jaramillo, V.A., & Gómez, I.C. (2008). Salud laboral Investigaciones realizadas en Colombia.
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O.I.T. Organización Internacional del Trabajo (2003). Actividades normativas de la OIT en el
ámbito de la seguridad y la salud en el trabajo: estudio detallado para la discusión con
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Recuperado de https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-
62124_gestion_seguridad_salud_trabajo.pdf
[36]
13. Anexos
Anexo 1. Diagnóstico Inicial
[37]
Anexo 2. Cronograma de actividades
[38]
Anexo 3. Formato control de Ausentismo
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1XJOmTf8J8j8wQ9WazOltx9s32xdw-
dhyL3ZVAtQZlqk/edit?usp=sharing
[39]
Anexo 4. Formato vigilancia Epidemiológica (Estadística sobre incapacidad laboral)
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1euKVZoa14Mgo7qJfAkpatMcf3HLqhkGL_lPB86Cq6F
g/edit?usp=sharing
[40]
Anexo 5. Presupuesto (Talento Humano)
https://docs.google.com/spreadsheets/d/16hWPeJy68u3fg2b72GkNhAxIqdZvkxqNng3kBqJ
OKlA/edit?usp=sharing
[41]
Anexo 6. Plan anual de Trabajo
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1dizciohsnuBf3y6RHLhSFILgcvQtC9IVs6SWeRKl0rY/edit?usp
=sharing
[42]
Anexo 7. Datos demográficos
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1lwiTt2Imki77Zas2mnufHO4mR-
94YGQvBJmAcEJ0tmw/edit?usp=sharing
[43]
Anexo 8. Declaración del afectado por incidente y/o accidente
https://drive.google.com/file/d/1YgAZDQc7RWxaNDMmOqoP4xWnljw8bAGM/view?usp=sharing
[44]
Anexo 9. Diagnostico inicial
[45]
Aval de la entidad
