TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES I

UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIAFACULTAD DE INGENIERÍA Y

ARQUITECTURA

Planeación de una Presentación Efectiva

INTRODUCCIÓN

Todos los profesionales, en algún momento del ejercicio profesional, debemos realizar presentaciones de temas de nuestra especialidad; el punto es, cómo hacerlo y quedar bien ante la audiencia.

OBJETIVOS

GENERAL:Conocer cómo planificar una presentación efectiva.

ESPECÍFICOS:Conocer los elementos de una buena

presentación.Conocer las normas requeridas para crear

una presentación.Aplicar las normas para crear

presentaciones efectivas.

¿QUÉ ES UNA PRESENTACIÓN?

En términos generales, una presentación es un acto visual y oral cuyo fin es comunicar, con el propósito de proporcionar información, ayudar a comprender, conseguir un acuerdo y/o motivar a las personas para que lleven a cabo algún tipo de actuación.

CONT.

El Propósito de toda presentación es comunicar ideas, dichas ideas son a grandes rasgos de tres tipos:

Motivación

Información

Inspiración

Motivación: Motivar a la audiencia a realizar algo, como votar por un determinado candidato, comprar un producto, etc.

Información: Nuestro objetivo o intención es transmitir algún conocimiento a la audiencia. Por ejemplo: Dar a conocer un programa informático o un informe financiero.

Inspiración: Nuestro objetivo es que la audiencia crea en algo, como una filosofía, las bondades de un nuevo producto, etc.

CONT.

ELEMENTOS DE UNA PRESENTACIÓN

Existen tres elementos para una buena presentación: el contenido, el diseño y la exposición.

Para hacer que la presentación sea brillante debe producirse una sinergia de esos tres elementos. Cada uno de ellos tiene el mismo peso y la misma importancia. Su presentación no será sobresaliente a no ser que se haya ocupado convenientemente de esos tres elementos.

Una vez que sepa de qué va a tratar su presentación, por qué va a hacer la presentación y a quién va dirigida, es hora de hacer algunas indagaciones.

Empiece a hacer su investigación lo más pronto posible. Tómese tiempo para recopilar cualquier contenido que necesite con el fin de preparar adecuadamente su presentación.

EL CONTENIDO

Mientras investiga el tema, se encontrará con distintos tipos de información. Algunos sólo los utilizará para conocer mejor su área temática o a las personas a las que expone su presentación. El resto, los usará en su presentación. Pero no toda la información tiene la misma importancia.

Debería ser capaz de clasificar toda la información que vaya a usar en dos categorías: la que necesita saber y la que conviene saber.

CONT.

• Tenga en cuenta a la audiencia.

Conocer a la audiencia también le ayudará a clasificar la información en necesaria y conveniente. Asegúrese siempre de que conoce a su público antes de clasificar la información.

CONT.

• Elaborar un borrador de la investigación.

Una vez que haya completado su investigación, el siguiente paso es organizarla en un borrador. El borrador no es más que una ordenación lógica de una serie de pasos.

CONT.

Ahora que ya ha organizado su contenido y tiene un borrador, es hora de convertirlo en una presentación.

El diseño es la arquitectura de las diapositivas y de los elementos de apoyo gráfico.

Reduzca su borrador a los puntos esenciales que su audiencia necesita conocer para alcanzar su objetivo. Desarrolle su punto mientras habla y no presente toda la información en la diapositiva.

EL DISEÑO

¿QUÉ MEDIO UTILIZAR?

Las presentaciones pueden realizarse utilizando muchos medios diferentes. Algunos de los medios posibles para nuestras presentaciones son los siguientes:

• Diagramas• Presentaciones en pantalla• Transparencias• Diapositivas de 35 mm.• Películas o cintas de video

UTILIZACIÓN DE DIAGRAMAS

Los diagramas son hojas de papel independientes unidas por un margen, en la que cada una de ellas contiene un paso de la presentación. Cuando avanzamos en la presentación, vamos pasando las hojas de una en una.

Al igual que con cualquier otro tipo de medio de presentación, los diagramas permiten que la audiencia nos escuche y vea todo lo que queremos comunicarle.

PRESENTACIONES EN PANTALLA

Las presentaciones en pantalla que son relativamente nuevas constan de una serie de imágenes presentadas en la pantalla de la computadora.

Para un pequeño grupo de personas, aproximadamente cinco o seis una presentación en pantalla tiene muchas ventajas.

Las presentaciones en pantalla son extremadamente flexibles, ya que pueden realizar cambios en la presentación en los últimos minutos antes de mostrarla.

Todo el equipo que necesita para dar una presentación es su computadora y el monitor.

Las transparencias son fáciles de preparar y pueden ser efectivas, con tal de que se utilicen correctamente.

Cuando preparemos transparencias tengamos en cuenta que éstas deben ser fáciles de ver desde la última fila del auditorio.

PREPARACIÓN DE TRANSPARENCIAS

El medio más utilizado para las presentaciones profesionales es la diapositiva de 35 mm. Con un equipo de proyección apropiado, las diapositivas de 35 mm son ideales para presentaciones de audiencias de cualquier número de personas.

Utilizando un equipo portátil, podemos mostrarlas a audiencias pequeñas. Un proyector de diapositivas normal es adecuado para audiencias de hasta cien personas.

PRESENTACIÓN DE DIAPOSITIVA DE 35 MM

Las películas y cintas de vídeo representan un medio de presentación sofisticado ya que permiten movimiento; pero a la vez es más caro.

Mientras que una presentación de diapositivas se puede crear en unos cuantos días y a un coste de unos cientos de dólares, una presentación en película o en cinta de vídeo cuesta varios miles de dólares por minutos de proyección.

PRODUCCIÓN DE PELÍCULAS O CINTAS DE VIDEO

Los usuarios de un software de presentación tal como PowerPoint se sienten tentados a veces a poner de manifiesto la versatilidad de su hardware y software y de sus habilidades en su uso, en lugar de concentrar su atención en el mensaje que desean relatar. Procure comunicar sus ideas, no poner de manifiesto sus habilidades.

A continuación se muestran algunas normas importantes a seguir cuando cree una presentación:

CONT.

Limitemos la cantidad de información en cada diapositiva. Idealmente, sólo deberíamos colocar en cada diapositiva un elemento de información.

No debemos presentar una lista completa de palabras clave. Si lo hacemos, mientras estemos hablando sobre el primer punto, nuestros oyentes estarán leyendo la lista y tendrán curiosidad por saber lo que vamos a decir en los otros puntos.

MOSTRAR UNA NUEVA IDEA EN CADA DIAPOSITIVA

La regla del 8 x 8 nos ayuda a no abrumar a nuestra audiencia con demasiada información y debería asegurar que todos los miembros de su público puedan ver y leer el texto.

La regla consiste en no tener más de ocho líneas de texto por diapositiva y no más de ocho palabras por línea.

Es posible ajustar un poco esta regla, dependiendo de la fuente que utilice.

AJUSTE A LA REGAL DEL 8 x 8

Si le han asignado cierta cantidad de tiempo para su presentación, debe empezar por el final. Independientemente de cuánta información tenga en su borrador, usted puede presentar sólo la información que se ajuste al tiempo que disponga.

TENER EL NÚMERO CORRECTO DE DIAPOSITIVA

Reduciendo el número de palabras, podemos asegurar que nuestro texto sea fácil de leer.

Miremos la pantalla desde la última fila de la sala en donde realizaremos la presentación.

REDUCIR EL NUMERO DE PALABRAS Y ESTABLECER UN TAMAÑO DE LETRA GRANDE

Seleccionemos un esquema de color y un diseño básico y mantengámoslo inalterable durante toda la presentación.

No tenemos por que impresionar a nuestra audiencia con todos los colores y diseños que podemos realizar.

¡Impresionémosla con nuestro mensaje!

REALIZAR UNA COMPOSICIÓN GRAFICA CONSISTENTE

Si nuestra presentación contiene una información financiera o cualquier otra que implique números, utilicemos gráficos y diagramas siempre que sea posible.

Un buen diseño gráfico o un diagrama puede transmitir el mensaje instantáneamente, mientras que las tablas de números son difíciles de leer e interpretar.

MOSTRAR GRÁFICAMENTE LOS DATOS NUMÉRICOS.

No abusar del logotipo de la empresa.

Generalmente cuando estamos hablando no estamos repitiendo constantemente nuestro nombre en cada frase.

De forma similar, no es necesario visualizar el nombre de nuestra empresa en cada una de las diapositivas.

Utilizar tantas imágenes o dibujos como sea posible.

Nuestra audiencia encontrará que la presentación es más interesante e informativa si ilustramos los datos.

Hacer coincidir la imagen con nuestras palabras.

La imagen de la pantalla debería siempre complementar nuestras palabras, al igual que nuestras palabras deberían complementarse con la imagen.

Eliminar distracciones

• Use transiciones naturales

• La presentación debe tener el mínimo posible de sonidos y animaciones

• No utilice colores brillantes, sobre todo colores primarios

Ha hecho todo lo necesario para preparar adecuadamente su presentación. Ha investigado, ha elaborado unas diapositivas excelentes, ahora va a exponer toda su información; aquí es donde todo se ensambla.

La exposición es la explicación y desarrollo de un tema con el propósito de informar rigurosa y objetivamente sobre él.

Es una importante forma de comunicar y de transmitir información.

LA EXPOSICIÓN

Los siguientes consejos te ayudarán a preparar una buena exposición/ponencia:

1- Prepara la intervenciónEsto es elemental, no se puede hablar sobre un tema si no se sabe nada. Lo primero que debes tener en cuenta es de qué vas hablar, y si tienes o no conocimientos.

2- Elabora un guión.Puede servirte el guión de tu trabajo, con algunas anotaciones sobre detalles que no debes olvidar.

3- Ensaya en voz alta.Ensaya frente a un espejo, o pide a algún amigo o familiar que haga de público.

4- Habla despacio.No te aceleres y haz pausas durante la intervención. Ayudarás al público a “digerir” la información, y a ti te servirá para centrarte y tranquilizarte.

5- Utiliza los gestos adecuadamente.Esto es elemental, no se piensa que sólo estás comunicando con la voz; es muy importante que mires al público, y no siempre al mismo sitio.

RECUERDA:

Preparar un borrador.

A partir de éste se definen los títulos de las otras diapositivas.

El texto de cada diapositiva

se debe limitar a unas cuantas frases.

Debe recordar además, hacer comentarios adicionales.

No deben incluirse párrafos en las diapositivas.

No olvide simplificar

Cuidado con la redacción y ortografía

Ensaye su actuación para adquirir esa experiencia.

Preséntese erguido .

Use ropa con la que sabe que se ve bien.

Nunca, se pase del tiempo asignado.

Familiarícese con el equipo, sus capacidades, sus requerimientos antes de hacer su presentación.

Creen empatía, generen preguntas o construyan una relación con la audiencia

Los primeros minutos sirven para establecer un contexto

Los minutos finales sirven para unir todas las piezas y enfatizar los puntos más importantes

Comunicarse con seguridad y transmitir sus conocimientos con sinceridad.

Establece contacto visual con cada miembro del grupo en diferentes momentos de la presentación.

Evitar que el estudiante lea las diapositivas.