PlanificareaRESURSELORUMANE

R&S RENTROP & STRATONGrup de Editur` [i Consultan]` \n Afaceri

Planificarea resurselor umane© RENTROP & STRATON

Autori: Ioana M`n`il`, Mariana PetcuManager Centru de Profit: Antoaneta Paraschiv

Director Crea]ie-Produc]ie: Cristina StratonTehnoredactare: Carmen IlincaCorectur`: Elvira Panaitescu

RENTROP & STRATONGrup de Editur` [i Consultan]` \n Afaceri

Pre[edinte-Director General: George StratonDirector Executiv: Cipriana T`naseDirector Editorial: Florin CåmpeanuDirector Economic: Mariana Ne]oiuDirector Comercial: Valentin T`nase

Serviciul Clien]i: tel.: (021) 209.45.45; fax: (021) 205.57.30e-mail: mru@rs.roPute]i consulta [i celelalte lucr`ri editate deRENTROP & STRATON la adresa: www.rs.ro

Toate drepturile rezervate. Nicio parte din acest material nu poate fi reprodus`, arhivat` sau transmis` sub nicio form` [iprin niciun fel de mijloace, mecanice sau electronice, fotocopiere, \nregistrare audio sau video, f`r` permisiunea \n scrisdin partea editorului. Autorii sau editorii nu sunt responsabili pentru nicio pierdere ocazionat` vreunei persoane fizice saujuridice care ac]ioneaz` sau se ab]ine de la ac]iuni ca urmare a citirii materialelor publicate \n aceast` lucrare.

REN

TRO

P &

STR

ATO

NR& S

Ce s` urm`ri]i prin planificarea strategic` a resurselor umane 003

Avantajele planific`rii strategice a resurselor umane 004

Etapele planific`rii resurselor umane 005

Strategiile [i politicile de resurse umane 006

Cum s` proceda]i pentru planificarea resurselor umane \n firma dvs. 009

● Analiza ofertei de resurse umane 009

● Profilul angaja]ilor 011

Solu]ii pentru rezolvarea surplusului de personal 013

Solu]ii pentru rezolvarea deficitului de personal 014

Tendin]e actuale \n planificarea strategic` a resurselor umane 016

Planificarea resurselor umane

Planificarea strategic` a organiza]iei, inclusiv pla-nificarea resurselor umane, reprezint` cea mai impor-tant` activitate managerial` cu efecte pe termen lung.

De[i planificarea resurselor umane este o com-ponent` esen]ial` a managementului general alorganiza]iei, din p`cate este adesea neglijat`.

Pentru ca firma s` transforme capitalul s`uuman \ntr-un avantaj competitiv [i, \n consecin]`,s` ob]in` succes [i profit, fiecare angajat trebuie s`fie la locul potrivit [i s` [tie ce are de f`cut – iarpentru acestea este nevoie, mai \ntåi, de o planifi-care strategic` a resurselor umane.

Pe baza obiectivelor [i a planurilor firmei, prinPRU se estimeaz` cererea viitoare de angaja]i (subaspect cantitativ [i calitativ), se compar` aceast`cerere cu for]a de munc` disponibil` \n firm` [i sestabilesc planuri de eliminare a diferen]elor ce potap`rea \ntre cele dou` aspecte.

PRU este un proces continuu de analiz` aresurselor umane ale firmei [i se desf`[oar` \n con-cordan]` cu obiectivele, politicile [i strategiile petermen mediu [i lung ale acesteia.

Activitatea de planificare a resurselor umanetrebuie s` fie adecvat` specificului firmei [i s` aib`drept scop asigurarea \ndeplinirii obiectivelor ge-nerale.

Planificarea resurselor umane002

Planificarea resurselor umane (PRU) urm`-re[te identificarea nevoilor, strategiilor [i politi-cilor privind resursele umane ale firmei, inclusivestimarea cererii [i a ofertei de personal.

Planificareastrategic`

Nu se poate realiza o planificare viabil` a resur-selor umane f`r` o corelare direct` cu planificareastrategic` a organiza]iei.

Ce s` urm`ri]i prin planificarea strategic` a resurselor umane

Iat` \ntrebarea-cheie de la care trebuie s` pleca]i\n realizarea planific`rii resurselor umane:

Care este necesarul de resurse umane al firmei[i ce preg`tire profesional` plus ce ccoommppeetteenn]]eetrebuie s` de]in` angaja]ii no[tri, atåt \n prezent,cåt [i \n viitor?

De aici [i interdependen]a \ntre planificarearesurselor umane [i alte activit`]i de personal.

De exemplu, parte integrant` a planific`rii re-surselor umane este procesul de recrutare [i selec-]ie a personalului.

Planificarea resurselor umane este \n stråns`leg`tur` [i cu evaluarea performan]elor [i cu acti-vit`]ile de formare [i dezvoltare profesional`.

Prin evaluarea performan]elor identifica]i com-peten]ele necesare angaja]ilor pentru a-[i putearealiza sarcinile conform cerin]elor postului sau \nvederea promov`rii.

Cunoa[terea competen]elor necesare personalu-lui v` ajut` s` elabora]i programe eficiente de for-mare [i dezvoltare profesional`.

|n planificarea strategic` a resurselor umane tre-buie s` ]inti]i urm`toarele obiective principale:

Planificarea resurselor umane 003R

ENTR

OP

& S

TRA

TON

R& S

PRU,pe scurt

PRU[i alte

activit`]i de personal

☞ ob]inerea necesarului de resurse umane – toateposturile trebuie s` fie ocupate;

☞ adecvarea resurselor umane la posturile [i laspecificul activit`]ilor firmei – preg`tirea profe-sional` [i competen]ele angaja]ilor trebuie s`corespund` cu cerin]ele postului;

☞ utilizarea eficient` a resurselor umane ale orga-niza]iei, \n vederea atingerii obiectivelor orga-niza]ionale – angaja]ii trebuie s` fie motiva]i, iarobiectivele lor personale trebuie s` coincid` cuobiectivele generale ale firmei.

Avantajele planific`rii strategice a resurselor umane

Contextul economic actual oblig` organiza]iilenu numai s` reac]ioneze la schimb`ri, ci – multmai important – s` le prevad`.

|n acest sens, planificarea strategic` a resurselorumane ofer` urm`toarele avantaje:

✓ Este un instrument deosebit de util \n ges-tionarea schimb`rilor organiza]ionale.

✓ V` permite s` coordona]i cu mare precizie acti-vit`]ile departamentului de resurse umane [i s`aprecia]i eforturile necesare \n vederea ob]ineriirezultatelor dorite de c`tre firm`.

✓ Prin planificare pute]i observa influen]a strate-giilor de resurse umane asupra strategiei gene-rale a firmei [i pute]i interveni \n sensul dorit.

✓ Pute]i identifica eventualele probleme ale anga-ja]ilor \nainte ca acestea s` se transforme \nsitua]ii de criz`.

Planificarea resurselor umane004

Avantajeleplanific`riiresurselorumane

✓ V` permite s` men]ine]i o organizare flexibil` apersonalului.

✓ Managementul \[i poate forma o imagine multmai clar` asupra dimension`rii resurselorumane [i asupra disponibilit`]ii acestora.

✓ Resursele umane ale firmei sunt utilizate \ntr-unmod mult mai eficient.

✓ Se reduce fluctua]ia de personal.

✓ Se ob]ine o \mbun`t`]ire a calit`]ii produselor [iserviciilor oferite [i cre[te productivitatea muncii.

Etapele planific`rii resurselor umane

Iat` care sunt principalele etape pe care estenecesar s` le parcurge]i pentru o planificare strate-gic` a resurselor umane \n firma dvs.:

■■ analiza filozofiei [i a misiunii firmei;

■■ analiza obiectivelor, politicilor [i strategieifirmei;

■■ analiza mediului extern \n care firma \[idesf`[oar` activitatea – care sunt oportunit`]ile[i constrångerile;

■■ analiza personalului existent \n organiza]ie [iestimarea necesarului de resurse umane pe ter-men mediu [i lung;

■■ analiza disponibilit`]ilor viitoare de personal;

■■ evaluarea punctelor tari [i a punctelor slabe \nactivitatea firmei;

■■ stabilirea obiectivelor, a politicilor [i a strategii-lor de resurse umane;

Planificarea resurselor umane 005R

ENTR

OP

& S

TRA

TON

R& S

Avantajeleplanific`riiresurselor

umane

■■ implementarea planurilor de resurse umane.

Pentru elaborarea unei strategii de succes \nplanificarea resurselor umane, trei sunt \ntreb`rileini]iale la care trebuie s` cunoa[te]i r`spunsul:

✓ Care v` este concuren]a?

✓ Care este oferta companiilor concurente din per-spectiva resurselor umane?

✓ Care sunt tendin]ele pe pia]a for]ei de munc`?

Strategiile [i politicile de resurseumane

Dac` dori]i ca firma dvs. s` ob]in` rezultate per-formante, trebuie s` acorda]i o aten]ie deosebit`elabor`rii strategiilor [i adopt`rii politicilor pri-vind resursele umane.

De exemplu, strategii de resurse umane sunturm`toarele:

● strategia de dezvoltare a poten]ialului umanexistent – recomandabil` \n special pentru firme-le de dimensiuni relativ mici, care se afl` \ntr-oetap` de dezvoltare;

● strategia de formare [i reorientare a resurselorumane existente – recomandat` \n momentul \n

Planificarea resurselor umane006

Rolul strategiei de resurse umane este acela dea identifica [i de a adopta cele mai bune modali-t`]i prin care s` se utilizeze la maximum capitaluluman de care dispune firma, ]inånd cont deobiectivele pe termen mediu [i lung pe care com-pania dore[te s` le realizeze.

EEEExxxxeeeemmmmpppplllluuuu

care se prefigureaz` o schimbare de profil a acti-vit`]ii firmei;

● strategia de motivare a salaria]ilor, pe termenmediu [i lung – specific` mai ales companiilormultina]ionale, care investesc mult \n loializareapersoanelor-cheie.

Iat` cåteva \ntreb`ri utile care v` pot ghida \nelaborarea strategiilor de resurse umane \n com-pania dvs.:

■■ Care sunt schimb`rile mediului economic dinRomånia \n contextul globaliz`rii?

■■ Care sunt modific`rile previzibile \n preg`tirearesurselor umane \n func]ie de noile cerin]e depe pia]a muncii?

■■ Care este impactul ader`rii Romåniei la UniuneaEuropean` asupra pie]ei for]ei de munc` subaspect legislativ, economic [i social?

Spre deosebire de strategie, care arat` \n ce di-rec]ie se \ndreapt` firma, politicile arat` modalit`-]ile \n care aceasta va ajunge unde [i-a propus sau,altfel spus, r`spund la \ntrebarea:

„Cum vrea s` ac]ioneze compania pentru a-[iatinge obiectivele?“.

Pentru a avea succes, politicile trebuie comuni-cate tuturor angaja]ilor firmei.

Planificarea resurselor umane 007R

ENTR

OP

& S

TRA

TON

R& S

|ntreb`ripentru

elaborareastrategiilor

de RU

Politicile firmei reprezint` un ghid larg [i ge-neral, care direc]ioneaz` activit`]ile organiza]iei\n vederea atingerii obiectivelor stabilite.

Iat` cåteva exemple de politici de resurse umane:

● politica de integrare \n cadrul firmei a noilor an-gaja]i;

● politica de echitate \n salarizarea angaja]ilor;

● politica participativ` \n procesul de luare a deci-ziilor;

● politica promov`rii interne;

● politica de motivare pe baza evalu`rii perfor-man]elor profesionale.

|n elaborarea politicilor de resurse umane dincompania dvs. v` recomand`m s` ave]i \n vedere [ir`spunsul la \ntreb`ri precum urm`toarele:

■■ Pentru ce posturi este nevoie s` organiza]i pro-cesul de recrutare [i selec]ie \n firma dvs.?

■■ Care este cea mai potrivit` modalitate de inte-grare a noilor angaja]i \n mediul organiza]ionalal firmei dvs.?

■■ Care sunt criteriile adecvate pe care s` le utiliza]i\n procesul de recrutare [i selec]ie?

■■ Care sunt costurile aferente procesului derecrutare, selec]ie [i integrare a noilor angaja]i?

■■ Care sunt avantajele promov`rii interne?

■■ Care sunt modalit`]ile de reten]ie a resurselorumane?

■■ Cum vede]i rezolvarea problemelor legate dedisponibilizarea de personal?

Planificarea resurselor umane008

EEEExxxxeeeemmmmpppplllluuuu

|ntreb`ripentruelaborareapoliticilorde RU

Cum s` proceda]i pentru planificarearesurselor umane \n firma dvs.

Scopul dvs. este s` afla]i necesarul de resurseumane pentru \ndeplinirea obiectivelor generaleale companiei [i a celor specifice departamenteloracesteia.

Iat` care sunt pa[ii unui plan de ac]iune pe care\l pute]i utiliza \n firma dvs.:

☞ Determina]i impactul obiectivelor [i al pla-nurilor organiza]iei asupra nevoilor de resurseumane.

☞ Defini]i cererea de resurse umane: num`rul deangaja]i [i abilit`]ile necesare atingerii obiec-tivelor. Num`rul de angaja]i necesar pentru perioadaurm`toare este determinat de volumul devånz`ri estimat pentru aceast` perioad` [i deproductivitatea muncii.

☞ Analiza]i oferta de resurse umane existent` \norganiza]ie, precum [i schimb`rile ce pot inter-veni \n cadrul acesteia.

☞ Echilibra]i raportul \ntre cererea [i oferta deresurse umane: \ntocmi]i planuri de ac]iune pen-tru eliminarea surplusului sau a deficitului depersonal, astfel \ncåt obiectivele generale ale com-paniei [i cele specifice fiec`rui departament s`poat` fi \ndeplinite cu maximum de eficacitate.

Analiza ofertei de resurse umane

Atunci cånd analiza]i resursele umane disponi-bile trebuie s` r`spunde]i urm`toarelor \ntreb`ri:

Planificarea resurselor umane 009R

ENTR

OP

& S

TRA

TON

R& S

■■ Cå]i angaja]i sunt \n firm`?

■■ Ce calific`ri [i interese profesionale au ace[tia?

■■ Ce schimb`ri se anticipeaz` \n privin]a lor (de exemplu, pension`ri sau promov`ri)?

|n evaluarea ofertei de personal lua]i \n calculatåt sursa intern` (angaja]ii firmei), cåt [i cea exter-n` (la care ave]i acces prin recrutare [i selec]ie).

Anumite schimb`ri \n gestionarea resurselorumane pot fi estimate cu u[urin]` (de exemplu,pension`rile), altele cu destul` precizie (de exem-plu, promov`rile unor angaja]i, pe m`sur` ce crescperforman]ele lor \n firm`).

Desigur, pot ap`rea [i situa]ii – precum demisii,incapacitate de munc` sau deces – care fie sunt maidificil de prev`zut, fie, pur [i simplu, nu pot fianticipate.

Urm`rind tabelul de mai jos, ob]ine]i urm`toa-rea formul` pentru estimarea ofertei de angaja]i:

Oferta anticipat` de resurse umane == (2) – (3) – (4) – (5) – (6) + (7) + (8)

Planificarea resurselor umane010

Estimareaofertei de resurseumane

Pension`ri Demisii Promov`ri Altele Promov`ri Recrut`ripe alte de pe alteposturi posturi

1 2 3 4 5 6 7 8

PostNr.

actual de angaja]i

„Cå[tiguri“ de angaja]i„Pierderi“ de angaja]i

Ofertade resurseumane

Profilul angaja]ilor

|n general, \ntr-o firm` pot fi identificate patrucategorii de resurse umane:

● angaja]ii cu rezultate performante [i care mani-fest` dorin]` de dezvoltare;sunt acei angaja]i pe care firma se bazeaz` \nrealizarea obiectivelor majore, care aduc profitulcel mai mare [i care reprezint` o adev`rat` „cartede vizit`“ pentru companie;

● angaja]ii care ob]in rezultate medii [i nuprezint` dorin]` de dezvoltare;sunt angaja]ii afla]i pe posturile pentru care nueste prev`zut` o planificare deosebit` a carierei\n firm`;

● angaja]ii care au rezultate oscilante;sunt angaja]ii care se adapteaz` cu dificultate lamediul de lucru [i la cultura firmei [i care per-formeaz` \n func]ie de st`rile emo]ionale perso-nale;

● angaja]ii care ob]in rezultate slabe [i foarte slabe[i/sau au mari dificult`]i de perfec]ionare;sunt angaja]ii cu preg`tire profesional` [i compe-ten]e limitate sau care se afl` \n incapacitate deperfec]ionare.

Dac` ave]i \n vedere aceste patru categorii deresurse umane, pute]i constitui o baz` de date cares` includ` informa]ii referitoare la numele anga-ja]ilor, caracteristicile, abilit`]ile, competen]ele, ex-perien]a lor [.a.m.d.

Toate aceste informa]ii v` vor fi utile [i \n luareadeciziilor de promovare.

Planificarea resurselor umane 011R

ENTR

OP

& S

TRA

TON

R& S

Categoriide angaja]i

Cu referire la fiecare angajat, baza de date poatecuprinde:■■ date personale – vårst`, sex, stare civil`;■■ calit`]i, studii, experien]`, cursuri de instruire;■■ calific`ri speciale, apartenen]` la organiza]ii pro-

fesionale, realiz`ri profesionale deosebite, publi-ca]ii etc.;

■■ „istoricul“ posturilor de]inute [i al salariilorcorespunz`toare;

■■ fi[e de evaluare a performan]elor;■■ informa]ii despre starea s`n`t`]ii;■■ preferin]e speciale ale angajatului (tipul de

munc` [i postul preferat, echipa preferat` etc.).

Baza de date cu profilul angaja]ilor v` permite:✓ s` evalua]i rapid competen]ele [i abilit`]ile

disponibile \n firm`;✓ s` planifica]i programele de instruire [i dez-

voltare;✓ s` lua]i rapid [i corect decizii de promovare; ✓ s` demara]i din timp procesul de recrutare [i

selec]ie de personal.

Pentru angaja]ii din top management, este ne-cesar ca profilul s` con]in` aspecte detaliate legatede: evaluarea performan]elor din trecut, puncteleforte [i punctele slabe, poten]ialul de promovare alacestora.

|n planificarea resurselor umane trebuie s` v`concentra]i asupra cererii de resurse umane cedecurge din planurile pe termen lung ale firmei, [inu doar asupra nevoilor de \nlocuire de personal ceapar pe termen scurt.

Planificarea resurselor umane012

Profilulangaja]ilor

Avantaje

Solu]ii pentru rezolvarea surplusului de personal

Uneori, activitatea de planificare a resurselorumane v` cere s` g`si]i solu]ii pentru situa]iile \ncare, ca urmare a unor factori interni sau externi,compania se confrunt` fie cu un excedent, fie cu undeficit de for]` de munc`.

De exemplu, ce solu]ie ve]i propune, ca mana-ger de resurse umane, \n situa]ia \n care activitateafirmei dvs. va cunoa[te o sc`dere temporar`?

Dar dac` firma ar fi constråns` s`-[i reduc`activitatea pe termen foarte lung?

Desigur, a decide ce trebuie f`cut cu surplusulde personal este una dintre cele mai dificile sarciniale managementului companiei.

Iat`, \n urm`toarele dou` liste de control, caresunt solu]iile legale pe care firma le poate aplica \naceast` situa]ie:

Op]iuni de rezolvare a surplusului de personalpe termen lung

■■ Renun]area la serviciile angaja]ilor cu contractede munc` cu timp par]ial

■■ Renun]area la serviciile externalizate (renun]area lacontactele \ncheiate cu persoane fizice autorizate)

■■ Pensionarea pentru limit` de vårst`

■■ Reducerea de personal conform art. 65, 66 [i 67din Codul muncii, adic` prin concediere pentrumotive care nu ]in de persoana salariatului

Planificarea resurselor umane 013R

ENTR

OP

& S

TRA

TON

R& S

Problemasurplusuluide personal

■■ Concedierea colectiv`, conform art. 68-72 dinCodul muncii

■■ Men]inerea num`rului curent de angaja]i [irenun]area la alte angaj`ri, dar reducerea cos-turilor salariale (prin mic[orarea num`rului deore lucrate sau/[i prin mic[orarea costurilor le-gate de beneficii).

Op]iuni de rezolvare a surplusului de personalpe termen scurt

■■ Relocarea personalului

■■ Deta[area de personal

■■ Prestarea de activit`]i c`tre ter]i

■■ |ntreruperea temporar` a activit`]ii

■■ Acordarea de concedii de odihn`

■■ Acordarea de zile libere sau recuper`ri

■■ Suspendarea contractului individual de munc`

■■ Acordarea de concediu f`r` salariu

Oricare ar fi solu]ia aleas` pentru a rezolva efi-cient surplusul de personal \n firma dvs., ]ine]iseama de prevederile impuse de legisla]ia la zi cuprivire la m`surile pe care inten]iona]i s` le aplica]i.

Solu]ii pentru rezolvarea deficitului de personal

Pe termen lung [i \n mod obi[nuit, deficitul depersonal se rezolv` prin angajarea de personal.

Planificarea resurselor umane014

Sunt \ns` situa]ii \n care fie nu exist` suficienteresurse financiare pentru noi angaj`ri pe perioad`nedeterminat`, fie nu exist` garan]ia unui volumde munc` constant, pe termen lung, pentru aacoperi o norm` \ntreag` tuturor noilor angaja]i.

Urm`ri]i lista de control de mai jos pentru adescoperi ce solu]ii v` ajut` s` acoperi]i deficitulde personal, pe termen scurt [i mediu, atunci cåndnu dori]i s` face]i noi angaj`ri pe durat` nedeter-minat`.

Op]iuni de rezolvare a deficitului de personalpe termen scurt [i mediu

■■ M`rirea timpului de munc` prin prestarea deore suplimentare

■■ |mbog`]irea sarcinilor [i atribu]iilor din fi[apostului

■■ |ncheierea de contracte de punere la dispozi]iede personal prin agen]i de munc` temporar`

■■ Deta[area de personal

■■ |ncheierea de contracte de munc` cu timppar]ial

■■ Angajarea pe durat` determinat`

■■ Externalizarea unor activit`]i sau servicii

Oricare ar fi solu]ia aleas` pentru a rezolva efi-cient deficitul de personal \n firma dvs., ]ine]iseama de prevederile impuse de legisla]ia la zi cuprivire la m`surile pe care inten]iona]i s` le aplica]i.

Planificarea resurselor umane 015R

ENTR

OP

& S

TRA

TON

R& S

Angajareade personal

Tendin]e actuale \n planificarea strategic` a resurselor umane

Din necesitatea de adaptare permanent` afirmelor la modific`rile mediului extern aparenevoia unei continue reactualiz`ri a planific`riiresurselor umane.

Activit`]ile birocratice specifice fostelor depar-tamente de personal au fost \nlocuite cu o serie depolitici [i strategii de resurse umane mult mai fle-xibile, menite s` eficientizeze activitatea de resurseumane \n mediul organiza]ional.

Iat` cåteva dintre principalele tendin]e actuale\n planificarea strategic` a resurselor umane:

● Politicile de resurse umane sunt deschise, pozitive[i sunt adresate tuturor angaja]ilor firmei, oferindacestora [anse egale de dezvoltare profesional` [ipersonal`.

● Cre[te importan]a acordat` procesului de recruta-re [i selec]ie, ca activitate specific` managemen-tului strategic al resurselor umane, efectele directefiind reducerea fluctua]iei de personal [i asi-gurarea competitivit`]ii firmei pe termen lung.

● Indicatorii importan]i utiliza]i de managementulfirmei \n planificarea resurselor umane sunturm`torii: ata[amentul fa]` de organiza]ie, senti-mentul de \mplinire profesional`, recunoa[tereaperforman]elor [i pl`cerea de a munci.

● Planificarea resurselor umane este legat` de cul-tura organiza]ional` specific` firmei.

Planificarea resurselor umane016

Tendin]eactuale\n PRU