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Martin Schmidt
Anteo-consulting.fr
27/02/2009
Planifier et contrôler un projetavec Microsoft Project
Planifier et contrôler un projet avec Microsoft Project
Copyright Anteo-Consulting Page 2
Principes de base
Planifier et contrôler un projet avec Microsoft Project
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Saisir des tâches Tout nouveau projet commence par la saisie de la liste destâches recensées lors de la préparation. Nous allons concevoirun projet concernant l’étude et la réalisation d’un prototype
Créez un nouveau projet
Activez la première cellule de la colonne Nom de la tâche.
Saisissez les tâches suivantes en validant chaque fois parEntrée :
Bureau d’étudesAtelier de découpageAtelier électroniqueMontagePremiers essaisRetouchesPeinture – DécorationDerniers essaisRetouches essaisAnalyse du coût de revientLancement de la série
Supprimer unetâche
Sélectionnez la tâche N°6 (Retouches).
Menu Edition – Supprimer la tâche OU SUPPR au clavier
Insérer unenouvelle tâche
Sélectionnez la tâche Atelier de découpage.
Menu Insertion – Insérer une tâche OU INSERT au clavier.
Saisissez Bureau d’études électroniques et validez par
ENTREE.
Recopier unetâche
Sélectionnez la ligne N°1 (Bureau d’études)
CTRL + C (Copier)
Sélectionnez la ligne N°7 (Peinture – Décoration)
CTRL + V (coller)
Sélectionnez la ligne N°2 (Bureau d’étudesélectroniques)
CTRL + C (Copier)
Sélectionnez la ligne N°9 (Derniers essais)
CTRL + V (coller)
Nous venons de faire une faute volontaire depositionnement : cette tâche copiée devrait être enhuitième position
Planifier et contrôler un projet avec Microsoft Project
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Déplacer ourenommer une
tâche
Sélectionnez la ligne N°9
Cliquez-glissez la ligne entre la ligne N°7 et N°8
Insérons une nouvelle tâche en début de projet
Sélectionnez la tâche N°1
Tapez INSER au clavier
Saisissez Autorisation prototype
Modifier lalargeur des
colonnes et lefractionnement
des volets
Largeur de colonnes : comme sous Excel, double-cliquez sur le trait vertical situé à droite des colonnes àmodifier ; ici, faites-le pour les 4 premières colonnes.
Fractionnement des volets : Placez la souris sur la barrede fractionnement et réalisez un cliqué-glissé à droitepour visualiser les 4 premières colonnes.
Attribuez unedurée aux tâches
Sélectionnez la cellule Durée de la tâche N°2
Explication : J = jour, m = minutes, h= heure, s = semaine, ms = mois
Saisissez 12s et validez par ENTREE
Saisissez les durées suivantes pour chaque tâche :8s, 8, 2s, 3, 3s, 3, 2, 1s, 3, 3, 2
Créez et imprimezles jalons du
projet
Saisissez 0 pour les tâches 1 et 14
Menu Affichage – Rapports – Vue d’ensemble – Jalons
Etablir lesliaisons entre les
tâches
1ère méthode :
Sélectionnez les lignes 13 et 14
Bouton Lier les tâches (∞) à partir de la barre d’outilsStandard OU CTRL + F2 au clavier
Sélectionnez les lignes 12 et 13
Bouton Lier les tâches (∞) à partir de la barre d’outilsStandard
2ème méthode :
Double-cliquez sur la ligne 6 (Montage)
Sélectionnez l’onglet Prédécesseurs
Cliquez dans la cellule Nom de la tâche et choisissezAtelier de découpage dans la liste
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Cliquez à nouveau dans la cellule N° et saisissez 5
Double-cliquez sur la tâche N°4
Sélectionnez l’onglet Prédécesseurs et saisissez 2 dansla cellule N° puis saisissez ensuite 3 dans la cellule N°
La barre N°4 n’est plus visible car la durée des tâches 2 et 3sont trop importantes.
Affichez la colonne Prédécesseurs de la table Entrée duGantt
3ème méthode :
Cliquez dans la cellule prédécesseurs de la tâche N°2
Explication :
si la tâche possède qu’un seul prédécesseur, tapez le N°de cette tâche
si la tâche possède plusieurs prédécesseurs, tapezchaque N° séparé par ;
pour stipuler le type de lien, tapez le N° suivi dessymboles DD, FF, ou DF
saisissez 1 puis validez par ENTREE
pour la tâche N°3, saisissez 1 puis validez par ENTREE
pour la tâche N°5, saisissez 2 ; 3 puis validez par ENTREE
pour la tâche N°7, saisissez 6 puis validez par ENTREE
pour la tâche N°8, saisissez 7 puis validez par ENTREE
pour la tâche N°9, saisissez 7 puis validez par ENTREE
pour la tâche N°10, saisissez 8 ; 9 puis validez parENTREE
pour la tâche N°11, saisissez 8 ; 9 puis validez parENTREE
pour la tâche N°12, saisissez 11 puis validez par ENTREE
Timing du projet Menu Projet – Informations sur le projet
Explication :
par défaut, le projet est évalué par rapport à la date dedébut et les tâches commencent le plus tôt.
Vérifiez que le champ Prévisions à partir de estpositionné sur Date de début
Cliquez sur le champ Date de début et choisissez le03/08/09
Explication :
Le diagramme de Gantt est automatiquement mis àjour.
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Personnaliser lecalendrier du
projet
Explication :
Avec Microsoft Project, les jours ouvrés vont du Lundi auvendredi, les heures ouvrés de 09 :00 – 12 :00 / 14 :00 –18 :00, soit 40 heures travaillés. Les congés et jours fériésne sont pas indiqués par défaut.
Menu Outils – Modifier le temps de travail
Créez les jours fériés suivants : 14/07, 14/08, 15/08,01/11, 25/12, et le 01/01 de l’année suivante.
Définir leshoraires de travail
l’entreprise accorde le vendredi après-midi
Cliquez sur la colonne V et supprimez les champs 14 :00 et18 :00
Imprimer lecalendrier du
projet
Menu Affichage – Rapports – Vue d’ensemble – Joursouvrés
Modifier lecalendrier globalà partir du projet
Menu Outils – Organiser – Onglet Calendrier
Copiez Standard de droite à gauche
Découvrir lesdates de début etde fin de la tâche
Cliquez n’importe où dans l’affichage du Gantt
Utilisez la touche de votre clavier pour revenir sur la1ère colonne
Vérifiez d’afficher les colonnes Durée, Début et Fin
Cliquez la tâche N°11
Explication :
la tâche indique une durée de 3 jours, commençant lejeudi 14/01 au mercredi 20/01
Cliquez sur le bouton Atteindre la tâche sélectionnée survotre barre d’outils Standard.
Menu Outils – Options – Onglet Affichage
Modifiez le champ Format de date afin d’afficher lesheures.
Planifier et contrôler un projet avec Microsoft Project
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Enregistrer unnouveau projet
CTRL + S
Saisissez Projet 1a - Prototype comme nom du projet
Exploiterl’organigramme
des tâches
Menu Affichage – Organigramme des tâches
Explication :
une tâche est représentée par une case (nœud) detype rectangle,
Un jalon est représenté par une case de typehexagonale,
Chaque tâche affiche comme information son nom,son N°, sa durée, sa date de début, sa date de fin etles ressources associées,
Le chemin critique est affiché en rouge,
L’interdépendance des tâches est représentée parune ligne diagonale (par défaut) si la tâche est encours, par deux lignes diagonales si la tâche estterminée.
Menu Affichage – Zoom- Ensemble du projet
Visualisez le détail d’une case en pointant dessus
L’affichage est personnalisable
Menu Format – Disposition
Activez Positionnement manuel des cases
Cliquez sur une case et déplacez-la vers le bas
CTRL + Z pour annuler cette opération
La tâche Peinture – Décoration devrait avoir commesuccesseur la tâche Analyse du coût de revient par un liende type FD
Cliquez-glissez la case Peinture – Décoration sur lacase Analyse du coût de revient
Cet affichage peut prêter à confusion
Personnaliserl’organigramme
des tâches
Menu Format – Disposition
Sélectionnez Droite ou Rectiligne du cadre Styles desliaisons
Cochez l’option Afficher les étiquettes des liaisons
Menu Format – Réorganiser maintenant pouraligner horizontalement suivant l’ordrechronologique
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Menu Format – Styles des cases pour intervenir surl’aspect des cases
Imprimerl’organigramme
des tâches
Faîtes un aperçu avant impression
Bouton Mise en page – Onglet Légende
Sélectionnez Chaque page au lieu de Page delégende
Autre affichage :le calendrier
Menu Affichage – Calendrier
Explication :
cet affichage renseigne sur le nom du mois visualisé ; lasemaine est représentée en ligne, les jours chômés engris clair, les jours à horaires particuliers en grissoutenu ; une barre de tâche par tâche encadré en bleu,une barre de tâche par jalon en fond noir.
Double-cliquez sur la tâche N°14 (date du 28/01/2010)pour afficher plus de détails
Déplacez l’affichage de mois en mois afin d’être à chevalsur les mois de novembre et de décembre.
Menu Affichage – Zoom et choisir un zoom sur 2semaines.
Menu Format – Echelle de temps – onglet Intitulés de lasemaine
Choisir 5 jours et sélectionnez dans la zone Titreshebdomadaires l’intitulé 1, 2, 3, 4, … (à partir du début)
Réalisez un aperçu avant impression
L’impression comptera 6 pages ! réduisons ce nombre
Cliquez le bouton Mise en page – Onglet Affichage
Choisissez 2 mois par page dans le cadre Imprimer.
Le diagramme deGantt
Menu Affichage – Diagramme de Gantt
Explication :
la partie gauche présente une table sous forme decolonnes (par défaut, il s’agit de la table Entrée) et lapartie droite affiche le diagramme de Gantt (le planning)
Se déplacer sur un Gantt :
Avec la souris sur le planning, Avec la souris sur la table en cliquant sur une tâche et le
bouton Atteindre la tâche, Avec clavier sur la table.
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Cliquez sur la tâche N°2 puis cliquez sur le boutonAtteindre la tâche
Menu Edition – Atteindre OU CTRL + T OU F5 – tapez 13
Menu Affichage – Zoom – Ensemble du projet
Modifierl’échelle detemps du
diagramme deGantt
Menu Format – Echelle de temps – onglet Niveauintermédiaire
Explication :
Unités = année, semestre, trimestre, mois, semaine… Nombre = nombre d’affichage de l’unité choisi Etiquette = comment afficher l’unité
Choisissez pour le niveau intermédiaire les paramètressuivants : étiquette = 1, 2, 3, 4 (à partir du début),nombre = 4
Dans le cadre Options, vérifiez que seuls 2 niveaux sontprésentés
Cliquez l’onglet Période chômé et sélectionnez Ne pasdessiner
Changer le typede table du
diagramme deGantt
Menu Affichage
Pointez l’option Table et choisissez Prévisions
Cette table affiche la marge libre et la marge totale
Explication :
La marge libre est la durée pendant laquelle on peutdécaler une tâche sans décaler d’autres tâches
La marge totale est l’intervalle de temps pendant lequelon peut décaler une tâche sans décaler la date de fin duprojet
Réaffichez la table Entrée en réalisant un clic droit sur la1ère cellule en haut à gauche de la table
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Poser une date decontrainte
la tâche N°7 (Premiers essais) doit être réalisée dans l’atelier« Le Corbusier », atelier qui sera libéré au plus tôt le vendredi04/12/09 au soir. Cela signifie que les essais ne pourront pascommencer avant le lundi 07/12/09 au matin.
Double-cliquez sur la tâche N°7 – onglet Avancées
Sélectionnez dans la liste Type de contrainte Début auplus tôt le
Saisissez dans la zone Date de contrainte la date 07/12/09
Remarque :
on peut rajouter l’heure manuellement ; exemple :07/12/09 09 :30
Saisir uneremarque
Explication :
les contraintes peuvent être gênantes d’où l’intérêtd’ajouter un commentaire
Menu Projet – Remarques sur la tâche OU bouton sur labarre d’outils Standard
Saisissez le texte suivant : Selon les responsables del’atelier « Le Corbusier », ce dernier sera libéré au plustôt le vendredi 04/12/09 au soir. Nous avons donc poséune contrainte.
Les spécialistes financiers signalent que l’analyse des coûts(tâche N°13) devra être terminée au plus tard le 31/01/10 carle mois de janvier est réservé au bilan.
Double-cliquez sur la tâche N°13 – onglet Avancées
Choisissez la contrainte Fin au plus tard le et saisissez ladate du 01/02/10 09 :00
Cliquez l’onglet Remarque et saisissez le texte suivant :Fin au plus tard le 01/02/10 à 9h00 à la demande duservice financier
L’assistant rappelle que cela peut provoquer des problèmes
Sélectionnez le choix N°3.
Filtrer les tâchescommencées
Sélectionnez, à partir de la barre d’outils Mise en forme,le menu déroulant Filtre puis Tâches avec pièces jointes
Pour réafficher l’ensemble des tâches, sélectionnez ànouveau dans cette liste Toutes les tâches
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Consulter uneremarque
Menu Fenêtre – Fractionner
Explication :
La partie inférieure du diagramme de Gantt affiche unefiche qui concerne la tâche active
Réalisez un clic droit dans la partie droite de la fiche
Choisissez Remarques dans la liste
Menu Fenêtre – supprimer le fractionnement
Sauvegarder etfermer un projet
Nous allons enregistrer ce projet et le fermer
Enregistrer : menu Fichier – Enregistrer OU bouton sur labarre d’outils Standard OU CTRL+S au clavier
Fermer : menu Fichier – Fermer OU CTRL+F4 au clavier
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Gestion des
affichages
-
Gestion des tâches
complexes
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Modifier l’unitéde temps par
défaut pour lesdurées
il s’agit de créer un nouveau projet, la fabrication d’unepoterie.
Créez un nouveau projet
Menu Outils – Options - onglet Prévisions
Affichez la durée en Heures au lieu de Jour
Saisissez les tâches suivantes en validant par ENTREE :
Fabrication de la poterie A200CuissonPeinture 1ère couchePeinture 2ème couchePoterie à stocker
Saisissez ensuite les durées pour chacune des tâches :0, 4, 2, 2, 0
Saisissez les prédécesseurs à partir de la tâche N°2 :1, 2, 3, 4
Renseignez la date de début du projet via le menu Projet– Information sur le projet : 31/07/09
Menu Affichage – Zoom – Ensemble du projet
Enregistrez le projet
Définir des délais La tâche N°3 doit attendre 6 heures après la fin de la cuisson
Double-cliquez sur la tâche N°3
Sélectionnez l’onglet Prédécesseurs
Tapez 6h dans le champ Retard
Explication :
Un délai peut être exprimé en unité de temps (mn, h, j, se,ms) ou en pourcentage
Un retard s’exprime en saisissant une valeur positive
Une avance s’exprime en saisissant une valeur négative
Au niveau de la table Entrée, observez le résultat dans lacolonne Prédécesseurs
Définir des délaispar la table
Entrée
Avant chaque manipulation, les couches de peintures doiventsécher 2 heures
Activez la cellule Prédécesseurs de la tâche N°4
Appuyez sur F2 au clavier puis saisissez FD+2h à la suitedu 3 puis validez par ENTREE
Pour la dernière tâche, appuyez sur F2 puis saisissezFD+2h à la suite du 4 puis validez par ENTREE
Menu Affichage – Zoom – Ensemble du projet
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Explication :
La date de fin du projet est passée au 04/08, date peuréaliste !
Sans autre indication, Microsoft Project ne tient pascompte du temps réel mais des heures ouvrés
Pour ce projet, mieux vaut travailler en temps réel plutôtque en temps ouvrés (le séchage peu intervenir la nuit !)
Travailler entemps écoulé et
non en tempsouvré
Syntaxe :
il s’agit d’ajouter le caractère é à la suite de l’unité detemps choisi pour la durée : mé, hé, jé, sé, et msé
A partir de la colonne Prédécesseurs des tâches N°3, 4, et5, appuyez sur F2 au clavier et rajoutez le caractère é à lafin
Explication : La date de fin du projet affiche dorénavant la date 03/08
18h00
Découvrir lemode Plan
On veut regrouper les tâches 3 et 4 dans une tâcherécapitulative
Sélectionnez la tâche N°3 puis appuyez sur INSER auclavier pour insérer une nouvelle tâche entre les tâches 2et 3
Nommez cette nouvelle tâche Peinture
Sélectionnez les tâches 4 et 5 puis cliquez le boutonAbaisser (barre d’outils Mise en forme)
Explication :
un décalage se produit pour les tâches sélectionnées Le début et la fin du projet est recalculé automatiquement Le diagramme de Gantt affiche ce changement Durée : 5h car 2h pour la 1ère couche + 2h pour la 2ème
couche + 1h de séchage
Sélectionnez la tâche N°2
Insérez une nouvelle tâche récapitulative que vousnommerez Fabrication
Sélectionnez volontairement les tâches 3 et 4 et appliquezsur le bouton Abaisser
On peut englober une tâche récapitulative dans une autre(10 niveaux au maximum)
Ici, nous avons commis une erreur ; la peinture n’appartientpas à la fabrication
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Sélectionnez la tâche N°4 et appliquez un retrait négatif(bouton Hausser)
Sélectionnez la cellule Prédécesseurs de la tâche N°2 etsupprimez son contenu
Sélectionnez la cellule Prédécesseurs de la tâche N°3 etsaisissez 1
Explication :
Utilisez les symboles + ou – pour afficher ou masquer ledétail ou bien exploitez le menu déroulant Afficher (barred’outils Mise en forme) en choisissant dans la liste Niveauhiérarchique 1
On peut aussi filtrer toutes les tâches de niveau supérieurou bien filtrer par Tâches récapitulatives (autre menudéroulant de la barre d’outils Mise en forme)
Masquez les tâches subordonnées à la tâche N°4 puis
déplacez la ligne entre la tâche N°1 et N°2
Explication : Microsoft Project autorise le déplacement d’un groupe de
tâches organisées en plan sans perte de logique !
Annulez cette dernière opération.
Imprimer un Plan Menu Affichage – Rapport – Vue d’ensemble – Tâches deniveau supérieur
Définir les optionsd’affichage d’un
Plan
Menu Outils – Options – onglet Affichage
Décochez la case à cocher Symbole
Créer une tâcherépétitive
Explication : le four doit être vérifié chaque matin
Sélectionnez la ligne 2
Menu Insertion – Tâche répétitive
Nommez la nouvelle tâche Vérification du four, sa duréeest égale à 5 minutes (5m)
Activez les options Quotidien et Jours ouvrés
Explication :
un indicateur est automatiquement créé au niveau de latable
Microsoft Project crée autant de tâches que de répétitionet les tâches subordonnées reprennent le nom ainsi que le
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numéro
Cliquez sur le symbole + pour afficher le détail de cettetâche répétitive
2 répétitions et une durée de 7,08h
Menu Outils – Options - onglet Prévisions
Affichez la durée en minutes
Explication : 7,08h = 425 mn, c'est-à-dire 5mn + (7h-5mn) + 5mn (7h-5mn) correspond au délai entre la 1ère couche et la
2ème couche Le projet commence donc le 31/07 à 9h00 et se termine le
03/08 à 18h00
Menu Affichage – Organigramme des tâches
Menu Affichage – Zoom – Ensemble du projet
Seules quelques tâches sont critiques !
Planifier par ladate de fin
imaginons que ce projet doit impérativement être terminé le03/08 à 12h00
Menu Projet – Information sur le projet
Choisissez Date de fin du projet de la liste Prévisions àpartir de
Modifiez la date de fin en 03/08 12 :00
Menu Affichage – Gantt
Explication : Le projet se termine bien avant le 03/08 mais avec ce
calcul au plus juste, le projet doit commencer le 30/07 à14h
Enregistrez votre projet Projet 2 - Poterie
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Rechercher le
meilleur équilibre
d’un projet
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Ajuster le chemincritique
Rechercher le meilleur équilibre d’un projet revient à ajuster lechemin critique pour tenir compte des délais et optimiser lesdurées tout en conservant la qualité.
Ouvrez le projet intitulé Projet 1a - Prototype
Filtrez le projet afin d’afficher les tâches critiquesuniquement (menu déroulant à partir de la barre d’outilsMise en forme
Cliquez sur le bouton Assistant Gantt sur la barre d’outilsMise en forme puis sélectionnez Chemin critique dans laliste proposée puis sur le bouton Terminer, et enfin sur lebouton Mettre en forme
Affichez à nouveau toutes les tâches
On souhaite diminuer la durée de la tâche critique N°5.
Cliquez dans la cellule Durée de la tâche N°5 et tapez 1sm
La date de fin passe du 28/01 16h00 à 26/01 12h00 et latâche N°6 devient critique.
Double-cliquez sur la tâche N°5 et saisissez la remarquesuivante : Après accord des responsables, la duréeinitiale de 2 semaines a été réduite à 1 (ressourcesupplémentaire impliquée dans la tâche)
Imprimer lechemin critique
En filtrant le diagramme de Gantt
Via l’Organigramme des tâches
Via le menu Affichage – Rapport
Vérifier l’intérêtdes dates decontraintes
posées
Par un filtre :
A partir du menu déroulant de la barre d’outils Mise enforme, filtrez les Tâches avec date figée
Annulez cette opérationPar une table :
Menu Affichage – Tables – plus de tables…
Choisissez Dates de contraintes
Imprimez cette table
Menu Affichage – Tables – Entrée pour réafficher la tablepar défaut
Optimiser lesliaisons
Via la fiche Prédécesseurs et successeurs :
Menu Affichage – Diagramme de Gantt
Menu Fenêtre – Fractionner
Réalisez un clic droit dans la fiche puis sélectionnez
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Prédécesseurs et successeurs
Via le Schéma des dépendances :
Menu Affichage – Plus d’affichages – Schéma desdépendances
Via une table :
Supprimez le fractionnement
Menu Affichage – Tables – Plus de tables
Cliquez le bouton Créer
Créez la table de la manière suivante :
Nom = Liaisons
cochez Visible
4 champs sont à créer
1er champ :Nom = N°, Données alignées = Droite, largeur = 4
2ème champ :Nom = Nom, Données alignées = Gauche, largeur = 33
3ème champ :Nom = Prédécesseur, Données alignées = Centre, largeur = 16
4ème champ :Nom = Successeur, Données alignées = Centre, largeur = 13
Autres idéesd’optimisation
La tâche N°4 peut commencer 5 jours avant la fin de latâche Bureau d’études et la tâche N°8 peut commencer 1jour avant la fin de la tâche N°7
Cliquez dans la cellule Prédécesseurs pour la tâche N°4
Changez 2 ; 3 en 2FD-5j ; 3
Cliquez dans la cellule Prédécesseurs pour la tâche N°8
Changez 7 en 7FD-1j
Par défaut, toujours chercher l’exécution simultanée destâches : FD = DD + retard et FD = FD + avance
La tâche N°8 n’est plus sur le chemin critique mais la tâcheN°7 l’est devenue
Etudiez si les longues tâches ne peuvent pas être diviséesen sous-tâches possédant leurs propres liaisons. Dans cetexemple, les 1ers essais portent sur 2 points : lefonctionnement (2 semaines) et la solidité (1 semaine)Par ailleurs, les tests de solidité commencent 3 jours avantle début des tests de fonctionnement
Menu Affichage – Tables – Entrée
Sélectionnez les tâches N°8 et N°9 puis INSER au clavier
En ligne 8, saisissez Fonctionnement, 2sm, 6 (comme
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prédécesseur)
En ligne 9, saisissez Solidité, 1sm, 8DD+3j
Sélectionnez les tâches 8 et 9 et cliquez le boutonAbaisser sur la barre d’outils Mise en forme
Du fait de cette modification, certaines liaisons sont àcorriger : la tâche N°10 ne devrait plus être liée à la N°7mais à la fois à la N°8 avec 1 jour d’avance et à la N°9 ; etla tâche N°11 devrait être liée à la 8 et à la 12
Cliquez dans la cellule Prédécesseurs de la tâche N°10
Tapez 8DD-1j ; 9
Cliquez dans la cellule Prédécesseurs de la tâche N°11
Tapez 8 ; 9
Cliquez dans la cellule Prédécesseurs de la tâche N°7
Tapez SUPPR
Prendreconscience des
marges existantes
Menu Affichage – Tables – Prévisions
Menu Affichage – Plus d’affichages – Gantt relatif auxmarges
Explication : Tâches critiques en rouge Tâches standards en bleu Marge + durée en vert
Prendreconscience des
marges existantes
Menu Affichage – Tables – Prévisions
Menu Affichage – Plus d’affichages – Gantt relatif auxmarges
Explication : Tâches critiques en rouge Tâches standards en bleu Marge + durée en vert
Enregistrer uneplanification
initiale
La conception de ce projet est dorénavant terminée. Il peutdonc entrer en phase de conception. Indiquons-le à MicrosoftProject en enregistrant une planification initiale.
Explication : La planification permet d’établir des comparaisons lors du
suivi du projet entre les prévisions et les réalisations. Aucours de cet enregistrement, Microsoft Project vaprocéder à la recopie de nombreuses informations parmilesquelles figurent les champs Durée planifiée, Début
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planifié, et Fin planifiée La planification initiale peut être refaite autant de fois que
nécessaire afin de tenir compte d’importantschangements.
Sans planification initiale, Microsoft Project n’accepteaucun suivi.
Menu Outils – Suivi – Enregistrer la planification initiale
Afficher la tabledes planifications
Menu Affichage – Tables – plus de tables - Planification
Renseigner ladate
d’avancement
Avant tout suivi, il est important de renseigner la dated’avancement du projet
Par défaut, la date d’avancement du projet correspond àla date du jour
Menu Projet – Information sur le projet
Renseignez la zone Date actuelle par 25/11/09
Explication : Au niveau du Planning, la date d’avancement est indiquée
par une ligne verticale en pointillé ; les tâches situées à sagauche sont terminées (c’est le passé), celles traverséespar la date du jour devraient être en cours (c’est leprésent), et celles de droite encore à faire (c’est le futur).
La date d’avancement ainsi modifiée n’est pas mémoriséeaprès fermeture du projet
Mettre en valeurla date du jour
dans le planning
La date du jour est assez peu visible par défaut. En phase desuivi, elle mérite d’être mise en valeur
Menu Format – Quadrillage
Sélectionnez Date du jour dans la liste puis une couleurde votre choix
Filtrer les tâchessur un intervalle
de temps
Ouvrez la liste déroulante Filtre (barre d’outils Mise enforme) et sélectionnez Intervalle de temps
Tapez 03/08/09 puis 25/11/09, soit l’intervalle de tempsentre le début du projet et la date du jour
Les bureaux d’études et l’atelier de découpage devraient êtreterminés et l’atelier électronique devrait être en cours
Menu Affichage – Tables – Entrée puis
Planifier et contrôler un projet avec Microsoft Project
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Menu Affichage – Tables - Liaisons
Mettre à jourl’avancement en
automatique
Procédons à la mise à jour de leur avancement. Aprèsvérification avec les responsables, tout s’est déroulé commeprévu
Menu Outils – Suivi – Mettre à jour le projet – OK
Explication : L’avancement est matérialisé par un trait noir Les tâches N°2, N°3, et N°4 sont terminées donc ne sont
plus sur le chemin critique
Menu Affichage – Diagramme de Gantt
Explication :
Réactiver cet affichage standard a permis de retrouver latable Prévisions et toutes les tâches. Mais nous avonsperdu la date du jour.
Indiquons maintenant une nouvelle date d’avancement
Menu Projet – Information sur le projet
Saisissez comme Date actuelle le 15/12/09
Mettre à jourl’avancement en
manuel
Saisie des tâches terminées :
Sélectionnez la tâche N°5
Menu Outils – Suivi – Mettre à jour les tâches
Explication :
Cette tâche ayant été mise partiellement à jour, MicrosoftProject rappelle les éléments déjà connus : la date réellede début, le pourcentage achevé sur une durée réelle de0,68 semaine ; s’il n’y a pas de changement de durée, ilreste encore 0,33 semaine (ces données sont celles dusuivi fait le 25/11/09)
Si tout s’est déroulé conformément aux prévisions…
Tapez 100% dans le champ % achevé
Si la tâche a duré plus longtemps que prévu…
Tapez 5j dans le champ Durée réelle
La tâche N°5 est finie et la durée a été recalculée
Occupons nous maintenant des tâches N°6 et N°8
Sélectionnez la tâche N°6 puis choisissez Outils – Suivi –Mettre à jour les tâches
Tapez 26/11/09 dans le champ Début (cadre Réel)
Planifier et contrôler un projet avec Microsoft Project
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Tapez 03/12/09 12 : 00 dans le champ Durée (cadre Réel)
1,25 jour de retard supplémentaire est le fait de la tâche 6
Sélectionnez la tâche N°8 puis choisissez Outils – Suivi –Mettre à jour les tâches
Saisie des tâches non terminées
Explication : Pour indiquer qu’une tâche est non terminée, les
modifications portent soit sur le % achevé (entre 0 et100%), soit sur la Durée réelle inférieure à la duréeplanifiée, soit sur la Durée restante supérieure à 0.
Si un de ces champs est modifié, Microsoft Projectrecalcule les 2 autres par rapport à la planification initiale.Si cela n’est pas conforme à la réalité, utilisez plusieurschamps.
Exemple : une tâche planifiée sur une durée de 5 jours
Hypothèse N°1 : au bout de 2,5 jours, la tâche estterminée
Saisies Calcul
% achevé : 50 Durée réelle : 2,5jdurée restante : 2,5 j
Durée réelle : 2,5 j % achevé : 50durée restante : 2,5 j
Durée restante : 2,5 j % achevé : 60durée réelle : 2,5 j
Hypothèse N°2 : au bout de 3 jours, on a réalisé seulement50% du travail
Saisies Calcul
% achevé : 50 Durée réelle : 2,5jdurée restante : 2,5 j
Durée réelle : 3 j % achevé : 60durée restante : 2 j
pour être conforme, ile faut saisir les 2 champs ; MicrosoftProject analyse alors que la durée sera plus longue et baseses calculs sur une durée de 6 jours et donc place 3 joursdans la durée restante
Hypothèse N°3 : au bout de 3 jours, on s’aperçoit qu’ilreste encore 4 jours de travail
Saisies Calcul
Durée réelle : 3 j % achevé : 60durée restante : 2 j
Durée restante : 4 j % achevé : 20durée réelle : 1 j
Pour être conforme, il faut aussi saisir les 2 champs ;
Planifier et contrôler un projet avec Microsoft Project
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Microsoft Project passe alors la durée à 7 jours et calcule43%
Sélectionnez la tâche N°8 et modifiez le % achevé à 74%
Constater lesécarts entre
réalisations etprévisions
Par le Gantt suivi :
Menu Affichage – Gantt Suivi
Par la table Variation
Menu Affichage – Tables – Variation
Par une table personnalisée
Menu Affichage – Tables – Plus de tables
Cliquez le bouton Créer
Nommez la nouvelle table Ecarts des tâches et affichez les5 champs suivants :
o 1er champ : N°, Gauche, 4o 2ème champ : Nom, Gauche, 33o 3ème champ : Variation de durée, Droite, 18o 4ème champ : Variation de début, Droite, 23o 5ème champ : Variation de fin, Droite, 20
Exploiter la barred’outils Suivi
Simulons à nouveau un changement de date du jour
Menu Project – Information sur le projet
Modifiez la Date actuelle à 21/12/09 09 : 00
Menu Affichage – Barre d’outils – Suivi
Sélectionnez la tâche N°8
Cliquez sur le bouton 100%
Sélectionnez la tâche N°9
Cliquez sur le bouton Mettre à jour la tâche
Tapez 6j dans le champ Durée réelle
Sélectionnez les tâches N°10 et N°11
Cliquez sur le bouton Mettre à jour selon les prévisions
Commenter unsuivi réalisé
Sélectionnez la tâche N°13
Menu Outils – Suivi – Mettre à jour les tâches
Cliquez le bouton Remarques
Saisissez à la suite du texte En phase de suivi, le délai àété tenu
Menu Projet – Information sur le projet
Renseignez la Date actuelle : 21/12/09
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Prévoir leglissement de
tâches nonachevées
Sélectionnez les tâches N°14 à N°20
Menu Outils – Suivi – Mettre à jour le projet
Cochez l’option Prévoir le travail non achevé pour qu’ilcommence après le
Tapez 04/01/10 14 : 00 dans la zone associée
Activez l’option Tâches sélectionnées
Menu Outils – Suivi – Enregistrer la planification initiale
Sélectionnez l’option Enregistrer la planificationtemporaire et choisissez Début1 / Fin1
Menu Outils – Suivi – Mettre à jour le projet
Sélectionnez l’option par défaut et saisissez 31/01/10comme date