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1 TRATAMIENTO DE PLANTILLAS

1.1- MODIFICACIÓN DE PLANTILLAS ESTANDAR EXISTENTES

1º - Entrar en el procedimiento para acceder a la plantilla a modificar:

Menú “OTROS” – Botón “Tipificación”:

Ir a menú “Editor de Procedimientos – Líneas de Tramitación”:

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Localizar la tipificación o procedimiento mediante la indicación de algún criterio

de selección (Ej.: nombre corto: GENERICO) y botón :

Una vez se ha accedido al Mantenimiento de Procedimientos, se hace clic en el

botón para acceder a la ventana de Mantenimiento de trámites-tipo (II):

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A través de la ventana de Mantenimiento de trámites-tipo (II) acceda a la pestaña

de “Representación gráfica”:

En el apartado de la derecha se selecciona el trámite (Ej.: “Trámite genérico

documental”) donde se encuentra la plantilla (.dot) que se quiere modificar, para

ello:

- Seleccionar el trámite y haciendo clic con el botón derecho sobre el mismo aparecerá un menú, donde se seleccionará la opción “Doc Tipo”.

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En la ventana de “Asociación de documentos a un elemento básico-tipo (I)” aparecerán todas las plantillas que ese trámite tiene asociadas: - Seleccionar la fila de la plantilla a modificar y clic en el botón <Gestión>

En la ventana anterior de “Asociación de documentos a un elemento básico-

tipo (II)”, clic en el botón y se abrirá la plantilla del documento para su modificación:

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Tras realizar las modificaciones del documento, guardaremos los cambios efectuados en el mismo.

CONSIDERACIONES PREVIAS PARA TRABAJAR CON PLANTILLAS .DOT

Los datos de un trámite se visualizan en los documentos a través de Marcadores.

Para modificar un marcador o para saber dónde se encuentran en el documento, primero hay que visualizarlos, para ello:

- Se clica en el menú Herramientas => Opciones => Pestaña “Ver”. Hay que clicar en la opción Marcadores.

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- En Word.2010: menú Archivo => Opciones => seleccionar “Avanzadas” en el lateral izquierdo. Hay que clicar en la opción “Mostrar marcadores” del apartado “Mostrar contenido de documento”.

De esta forma se visualizan los marcadores que ya existan en la plantilla. Se verán unos “palos” en color gris claro:

Para saber qué información cargará cada marcador cuando se genere el documento:

- Situamos el cursor sobre un marcador. - Menú Insertar => Marcador. - En el campo “Nombre del marcador” aparecerá un “nombre corto del dato”+Ñ1 (Ñ2). Ese

nombre corto es el código de dato y mostrará la información que se haya rellenado en el expediente para ese dato.

Para modificar texto del documento: se añade o se elimina el texto de forma habitual, aunque hay que tener cuidado para no eliminar los marcadores que puede que tenga en ese párrafo.

Añadir un dato que aparece en el trámite o que está como Relevante en el expediente:

- Se sitúa el cursor en el lugar del documento donde se quiere que aparezca el dato del expediente.

- Menú Insertar => Marcador. Escribimos el “nombre corto del dato”+Ñ1 y se clica en Agregar. Si ese dato ya aparece en el documento y queremos que aparezca por 2ª vez escribiremos “nombre corto del dato”+Ñ2 y por 3ª vez escribiremos “nombre corto del dato”+Ñ3, etc.

- Para los datos del Titular, Representante e Interesados del expediente. En la siguiente tabla se detalla el nombre corto que se debe utilizar para que aparezca la información relativa a esos datos:

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- Para los datos generales del expediente. En la siguiente tabla se detalla el nombre corto que se debe utilizar para que aparezca la información relativa a esos datos:

Código de expediente CEXPÑ1 Fecha de apertura del expediente EX_FAPERTÑ1 Descripción del expediente EX_DESCRIPÑ1

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1.2- INCORPORACIÓN DE NUEVAS PLANTILLAS

1º - Crear una plantilla en base a un modelo de plantilla ubicada en el Explorador

de Archivos: abrir el Explorador de Archivos y localizar la carpeta indicada en la

información del trámite en la siguiente ruta o en la ruta donde tenga sus modelos de

plantillas:

W:\AIA\GMA\DAT\GEXP\CARPETAEBT\TRA_GEN_DOC (Ver Anexo I)

C:\MODELOS_PLANTILLAS

Seleccionar una de las plantillas existentes en dicha carpeta y hacer una copia de la misma: botón derecho sobre la plantilla – opción Copiar y botón derecho – opción Pegar:

Y cambiar el nombre de la plantilla copiada: botón derecho sobre la plantilla – opción Cambiar nombre y teclear el nuevo nombre:

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2º - Entrar en el procedimiento para asociar la nueva plantilla en el trámite

correspondiente: Ir a menú “Editor de Procedimientos – Líneas de Tramitación”:

Menú “OTROS” – Botón “Tipificación”:

Ir a menú “Editor de Procedimientos – Líneas de Tramitación”:

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botón para acceder a la ventana de Mantenimiento de trámites-tipo (II).

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En el apartado de la derecha se selecciona el trámite (Ej.: trámite “Trámite genérico documental”) donde se quiere asociar la nueva plantilla, para ello:

- Seleccionar el trámite y haciendo clic con el botón derecho sobre el mismo aparecerá un menú, donde se seleccionará la opción “Doc Tipo”.

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En la ventana de “Asociación de documentos a un elemento básico-tipo (I)” aparecerán todas las plantillas que ese trámite tiene asociadas:

- Seleccionar una fila cualquiera y clic en el botón <Gestión>:

En la ventana de “Asociación de documentos a un elemento básico-tipo (II)”,

clic en el botón para limpiar la información de la pantalla y así poder asociar la nueva plantilla.

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Teclear los siguientes datos:

Código: teclear un nombre corto con el que denominar a la nueva plantilla (Ej: InformeJuridico)

Pulsar la tecla <Tabulador>

Clic en el botón y teclear como “Criterio de Búsqueda”: COMUNICAWORD. Botón <Buscar> y doble clic sobre el proceso localizado.

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Clic en el botón y localizar la plantilla previamente creada desde el explorador, doble clic sobre dicha plantilla:

Descripción corta y larga: teclear dichos nombres con el que denominar a la nueva plantilla

Marcar las casillas “Predeterminado en Gestión en Bloque” y “Ver en Expediente Electrónico”

Grabar con el botón

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Nota: Una vez asociada la nueva plantilla se podrá acceder a ella y proceder a su

modificación mediante el botón , añadiendo y modificando texto y/o insertando marcadores, tal y como se ha visto en el apartado anterior.

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ANEXO I: CARPETA DE PLANTILLAS DE UN TRÁMITE

Entrar en el procedimiento para conocer la carpeta de las plantillas: Ir a menú

“Editor de Procedimientos – Líneas de Tramitación”:



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botón para acceder a la ventana de Mantenimiento de trámites-tipo (II).



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En el apartado de la derecha se selecciona el trámite (Ej.: “Trámite genérico documental”) del que se quiere conocer su carpeta, para ello:

- Seleccionar el trámite y haciendo clic con el botón derecho sobre el trámite aparecerá un menú, donde se seleccionará la opción “Información del nodo”.

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Ver en el campo correspondiente el nombre de la carpeta donde se encuentran las plantillas asociadas al trámite consultado:

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