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PLENOS Y REUNIONES
TELEMÁTICAS
Organización y herramientas
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INDICE
Punto 1. Requisitos
Punto 2. Organizar la reunión
Punto 3. Celebrar la reunión
Punto 4. Cerrar la reunión
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¿QUÉ NECESITA EL ORGANIZADOR/A?
• Ordenador personal
Webcam
Micrófono y altavoces
Monitor grande
• Conexión a Internet
• Estar registrado en ZOOM con licencia PRO (www.zoom.us)
• Aplicación Cliente de reuniones ZOOM instalada en el ordenador
• Acceso a cuenta de correo electrónico para Ruegos y Preguntas, posibles
incidencias, mociones, avisos, etc.
• Canal de YOUTUBE para la retransmisión (si procede)
• Firmador SINGDESK de ANIMSA para la firma del video.
• Fondo virtual configurado
¿QUÉ NECESITAN LOS PARTICIPANTES?
• Ordenador personal, tablet o teléfono móvil
Webcam
Micrófono y altavoces
• Conexión a internet
• Aplicación ZOOM cliente instalada en el dispositivo
• Fondo virtual configurado
NOTA: se puede participar en las reuniones a través de un teléfono móvil aunque
este recurso puede presentar incomodidades.
Punto 1 REQUISITOS
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¿QUÉ NECESITA EL ORGANIZADOR/A?
• Ordenador personal.
El Organizador/a de la reunión, generalmente el Secretario/a, celebrará la reunión
desde su ordenador físico (no remoto), el cual deberá estar dotado de cámara,
micrófono, altavoces y pantalla lo suficientemente grande como para ver con
comodidad simultáneamente a todos los asistentes a la reunión.
• Conexión a internet.
Dicho ordenador deberá contar con una buena conexión a internet.
• Registro en ZOOM
El Organizador/a(y no los asistentes) deberá estar registrado en ZOOM.
Para registrarse será necesario acceder a la página www.zoom.us y tras aceptar
la política de cookies, introducir la dirección de correo electrónico oficial del
Ayuntamiento y pulsar el botón Regístrese gratis.
El programa solicitará confirmación y remitirá un email de activación a dicha
cuenta de correo electrónico. Deberán entonces acceder a dicho email y pulsar el
botón de activación.
Punto 1 REQUISITOS
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La aplicación nos solicitará entonces el Nombre y
Apellido y una contraseña para acceso a ZOOM.
Punto 1 REQUISITOS
AVISO IMPORTANTE !!!
Cuando nos demos de alta en aplicaciones y
servicios de este tipo, NUNCA deberemos utilizar la
misma contraseña que utilizamos en otros ámbitos
como el laboral, el bancario, el personal, etc.
Posteriormente ZOOM nos propondrá que invitemos a más personas a utilizar esta
aplicación. Pulsaremos el botón Omitir este paso y ya podremos comenzar a utilizar la
aplicación.
Una vez registrado, para poder celebrar reuniones de mas de 40 minutos y para poder
realizar la retransmisión en directo de la reunión (necesario para Plenos Municipales), será
necesario adquirir una versión PRO de ZOOM para lo cual seguirá la siguiente operatoria.
1. Acceder a la página www.zoom.us y aceptar la política de cookies.
2. Pulsar el botón INGRESAR en el menú de la parte superior de la pantalla.
3. Escribir la dirección de email y la Contraseña con la que nos hemos dado de alta.
4. Pulsar el botón PLANES Y PRECIOS en el menú de la parte superior de la pantalla.
5. En la opción PRO (13,99 Euros/mes) y pulsar el botón
6. Continuar las instrucciones hasta pagar con VISA o PayPal
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• Instalar la aplicación Cliente de reuniones ZOOM en el ordenador.
Para realizar esta operación será necesario acceder a la página www.zoom.us y tras aceptar
la política de cookies, desplazarse hasta el final o pie de la página y pinchar en el enlace
Descargas – Cliente de reuniones
Punto 1 REQUISITOS
• Acceso a cuenta de correo electrónico para Ruegos y Preguntas, posibles incidencias,
mociones, avisos, etc.
Si el ordenador del organizador/a no tiene instalada una aplicación de correo electrónico
predeterminada, deberá al menos disponer de una cuenta tipo .gmail .hotmail .yahoo etc para
poder acceder a ella desde el navegador de internet durante la reunión.
• Canal de YOUTUBE
• Firmador SINGDESK de ANIMSA para firma del video.
Estas dos últimas configuraciones ANIMSA las explicará directamente a sus asociados.
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¿QUÉ NECESITAN LOS PARTICIPANTES?
• Ordenador personal, tablet, o teléfono móvil (dotados de cámara, micrófono y
altavoces o auritulares).
Los participantes de la reunión podrán seguir y actuar en la misma utilizando
cualquiera de estos dispositivos, no obstante, hay que decir que la participación
desde un teléfono móvil resulta incómoda por el pequeño tamaño de la pantalla.
• Conexión a internet.
Dicho dispositivos deberá contar con una buena conexión a internet.
Punto 1 REQUISITOS
• Instalar la aplicación Cliente de reuniones ZOOM en el dispositivo.
Si se utiliza un ordenador personal será necesario acceder a la página www.zoom.us y tras
aceptar la política de cookies, desplazarse hasta el final o pie de la página y pinchar en el
enlace Descargas – Cliente de reuniones
Si se utiliza una tablet o un teléfono móvil será
necesario instalar la aplicación ZOOM Cloud Meetings
de zoom.us disponible en PlayStore y AppStore
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La reunión deberá programarse y agendarse con la suficiente la antelación y siguiendo los
siguientes pasos:
1. AGENDAR LA REUNIÓN EN ZOOM.
El organizador/a de la reunión accederá a la aplicación ZOOM que tendrá instalada en su
ordenador y pulsará el botón Ingresar
Se identificará con su cuenta de correo y contraseña, y accederá al menú principal de la
aplicación donde pulsará el botón Agendar
En la pantalla de Agendar Reunión estableceremos los siguientes valores:
Tema = título o descripción de la reunión (Ej. Pleno Municipal Ordinario del 27/04/2020)
Inicio = fecha de la reunión y hora de comienzo
Duración = duración aproximada de la reunión
ID de la reunión = Generar automáticamente
Contraseña = Requerir contraseña y establecer una contraseña propia segura
(al menos 8 caracteres con mayúsculas, minúsculas y números)
Video = Apagado tanto para el hospedador como para los participantes
Audio = Teléfono y audio de la computadora
Sala de Espera = Habilitada
Entrar antes que el hospedador = Deshabilitado
Silenciar participantes al entrar = Habilitado
Grabar la reunión de manera automática = Deshabilitado
Introducidos estos valores pulsar el botón Agendar
Punto 2 ORGANIZAR UNA REUNIÓN O PLENO TELEMÁTICO
Portales WEB y BLOGs
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Punto 2 ORGANIZAR UNA REUNIÓN O PLENO TELEMÁTICO
Portales WEB y BLOGs
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• Una vez agendada la reunión, en la aplicación ZOOM podremos acceder al apartado de
reuniones programadas a través del botón Reuniones de la barra superior (1) que nos
llevará a la siguiente pantalla:
• Seleccionaremos la reunión programada pinchando sobre ella (2)
• Haremos “clic” sobre Mostrar invitación a la reunión (3) y se presentarán los datos de la
reunión entre los que encontraremos dos datos especialmente relevantes (4)
ID de reunión
Contraseña
• Cerraremos la aplicación ZOOM.
XXXXXXXXXX le está invitando a una reunión de Zoom programada. Tema: Pleno Municipal Ordinario del 27/04/2020 Hora: 27 abr 2020 06:00 PM París Unirse a la reunión Zoom https://zoom.us/j/97574992156?pwd=VHB2V1BLZCs1Z1dBWlExKzlhb0xyUT09 ID de reunión: 975 7499 2156 Contraseña: MiContra11
(1)
(2) (3)
(4)
Punto 2 ORGANIZAR UNA REUNIÓN O PLENO TELEMÁTICO
Portales WEB y BLOGs
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A partir de este momento podremos realizar la convocatoria de la reunión y el envío de la
documentación utilizando los medios habituales (correo electrónico, notificación y
comparecencia en sede electrónica, carpetas compartidas, etc.), teniendo en cuenta que en
dicha convocatoria deberemos indicar claramente el ID de reunión y la Contraseña de
acceso a la misma.
Punto 2 ORGANIZAR UNA REUNIÓN O PLENO TELEMÁTICO
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PREVIO A LA REUNIÓN
• El Organizador/a
Llegado el momento de celebrar la reunión, el organizador/a de la misma (Secretario/a)
deberá iniciar la reunión para lo cual abrirá la aplicación ZOOM, pulsará Ingresar y se
identificará con su correo electrónico y contraseña.
Una vez en la aplicación hará “clic” en la opción Reuniones de la barra superior (1),
seleccionará la reunión a celebrar (2) y pulsará el botón Iniciar (3)
Punto 3 CELEBRAR LA REUNIÓN O PLENO TELEMÁTICO
(1)
(2) (3)
Portales WEB y BLOGs
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Tras pinchar en el botón se abrirá la pantalla de la reunión
y el organizador/a (anfitrión/anfitriona) deberá establecer los siguientes parámetros de
Seguridad:
Habilitar sala de espera Activado
Compartir pantalla Desactivado
Chatear Desactivado
Permitir que se cambie el nombre Desactivado
La reunión ya estará abierta para que los Invitados puedan incorporarse.
Punto 3 CELEBRAR LA REUNIÓN O PLENO TELEMÁTICO
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• Los invitados
Llegado el momento (unos minutos antes de la reunión) los distintos invitados deberán
incorporarse a la reunión para lo cual realizarán la siguiente operatoria:
Abrirán la aplicación ZOOM, pulsarán el botón , e introducirán los
siguientes datos
ID de reunión (recibido en la convocatoria de la reunión)
Nombre (aconsejable Grupo Político, Nombre y Apellido)
Ejemplo: (AFI) Luisa Martínez
Contraseña (recibida en la convocatoria de la reunión)
de esta forma accederán a la Sala de Espera de la reunión donde esperarán a que el
organizador/a permita su acceso a la reunión.
Permitido su acceso por el Organizador/a (anfitrión/anfitriona), se abrirá la pantalla de la
reunión y el invitado estará participando ya en la misma.
Punto 3 CELEBRAR LA REUNIÓN O PLENO TELEMÁTICO
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Cada vez que un invitado solicite la entrada en la reunión, el organizador/a recibirá un aviso
de dicha solicitud pudiendo admitir la solicitud o ver la sala de espera y admitirlo allí.
Si se opta por ver la Sala de Espera, ésta se visualizará en la parte superior derecha de la
pantalla y permitirá la admisión o el rechazo de la solicitud de entrada:
A medida que el organizador/a (anfitrión/anfitriona), el Secretario/a vaya permitiendo a los
invitados el acceso a la reunión, en la pantalla de la reunión irá apareciendo la imagen de
dichos invitados, procediéndose a su identificación visual por parte del organizador.
Fernando Arzoz
María Baztán (Anfitrión, yo)
Punto 3 CELEBRAR LA REUNIÓN O PLENO TELEMÁTICO
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Tal como se haría en una reunión presencial, en el momento que el organizador/a lo considere
conveniente, se dará inicio a la sesión.
Si no han entrado todos los invitados a la sesión, el organizador/a (Secretario/a) deberá vigilar
si en la Sala de Espera hay invitados solicitando entrada a la reunión.
Si todos los invitados han entrado ya en la reunión el organizador/a (anfitrión/anfitriona)
deberá BLOQUEAR la reunión lo cual impedirá que nadie más entre en la reunión.
El organizador/a (anfitrión/anfitriona) establecerá el modo MOSAICO para ver en pantalla a
todos los asistentes a la reunión. Se puede seleccionar el modo de la vista en la esquina
superior derecha de la pantalla de la reunión
Modo mosaico Modo Vista del Hablante
Cuando vaya a comenzar la reunión el organizador/a (anfitrión/anfitriona) podrá iniciar la
GRABACIÓN pulsando el botón Grabar de la parte inferior de la pantalla
La aplicación permitirá grabar la reunión tanto en el propio ordenador del Organizador/a como
en la nube de ZOOM desde la que podremos obtenerlo posteriormente.
Si grabamos en el ordenador deberemos esperar a que finalice la preparación del vídeo, lo
cual, dependiendo de la duración de la reunión, puede tardar un tiempo considerable.
Si la grabación la hacemos en la nube de ZOOM ese proceso se realizará de forma
desatendida lo que nos permitirá cerrar la sesión. Una vez finalizada la preparación
recibiremos un correo electrónico de ZOOM con un enlace que nos permitirá obtener la
grabación.
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Si se desea retransmitir la reunión en directo deberos pulsar el botón Más en el menú de la
parte inferior de la pantalla, y posteriormente pinchar en la opción “En vivo en Servicio
personalizado de transmisión en vivo”
Pulsada esta opción nos aparecerá la siguiente pantalla en la estableceremos los valores de
la retransmisión
DADA LA COMPLEJIDAD DE LA CONFIGURACIÓN DE LA RETRANSMISIÓN, ESTE
PROCESO LO EXPLICAREMOS PERSONALIZADAMENTE DESDE ANIMSA A CADA
ENTIDAD ASOCIADA.
Antes de comenzar la retransmisión será aconsejable incluir una noticia en el portal WEB
municipal donde se anuncie la celebración del Pleno Municipal y su retransmisión en directo,
en cuya noticia incluiremos el enlace a la URL de la retransmisión.
Punto 3 CELEBRAR LA REUNIÓN O PLENO TELEMÁTICO
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En el Pleno Municipal Telemático el Alcalde/Alcaldesa informará de que de acuerdo al Real
Decreto Ley 11/2020, todos los asistentes a la reunión deben acreditar su identidad y
encontrarse en territorio nacional, para lo cual podrán utilizarse fórmulas como la utilizada en
el Pleno Telemático de Alcalá de Henares donde el Secretario preguntó nominalmente a todos
los participantes si se encontraban en territorio nacional, acreditando tanto su identidad como
esta circunstancia.
Podrá visualizarse el video de dicho Pleno Telemático en la dirección
https://www.dream-alcala.com/alcala-de-henares-celebra-su-primer-pleno-telematico/
Punto 3 CELEBRAR LA REUNIÓN O PLENO TELEMÁTICO
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Dependiendo del tipo de reunión, el organizador/a podrá optar por habilitar los micrófonos de
todos los asistentes o por mantenerlos silenciados e ir habilitándolos según vaya concediendo
la palabra a dichos asistentes.
Desde la pantalla de Participantes, a la cual se accederá pulsando el botón Participantes en la
barra inferior de la pantalla, el anfitrión/anfitriona podrá realizar las siguientes operaciones
para cada uno de los participantes de la reunión
Al pasar el ratón por encima de cada participante se
Activarán los botones Silenciar y Más
Fernando Arzoz
María Baztán (Anfitrión, yo)
Punto 3 CELEBRAR LA REUNIÓN O PLENO TELEMÁTICO
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Utilizando el botón Silenciar o las distintas opciones del menú Más, el anfitrión/anfitriona podrá
realizar sobre los asistentes las siguientes operaciones:
Silenciar / Re–Iniciar audio : desactivará o activará el audio del invitado
Detener Video / Preguntar para iniciar video : detendrá o reanudará video del invitado
Renombrar : podrá cambiar el nombre visible del invitado
Poner en Sala de Espera : sacará de la reunión al invitado y lo dejará en
Sala de Espera
Retirar : expulsará definitivamente al invitado
Podrán habilitarse determinados micrófonos manteniendo silenciados otros.
Punto 3 CELEBRAR LA REUNIÓN O PLENO TELEMÁTICO
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Tal como se hace en los Plenos presenciales, el Alcalde/Alcaldesa dirigirá la sesión de la
forma habitual, tomará la palabra al inicio de cada punto y moderará las intervenciones dando
la palabra a quien lo solicite.
Los asistentes podrán solicitar la palabra levantando la mano ante la cámara o utilizando la
función LEVANTAR LA MANO que ofrece la herramienta, pero será el organizador/a de la
reunión el que deberá llevar el control del orden de las solicitudes de palabra.
Como se ha mencionado, el organizador/a (anfitrión/anfitriona) tendrá la capacidad de
SILENCIAR o incluso EXPULSAR a los participantes.
VOTACIONES:
Las votaciones son los momentos más importantes en muchas de las reuniones y Plenos
telemáticos. Es importante garantizar la fehaciencia y la validez de las mismas.
La herramienta ZOOM aporta un sistema de votaciones por el que los asistentes podrán emitir
su voto, sin embargo, son muchos los que para el caso de Plenos Municipales proponen
realizar una votación nominal, donde el Secretario/a pregunta a cada participante (por orden
alfabético) el sentido de su voto (Si, No o Abstención) y este lo manifiesta ante la cámara.
Es importante que el Secretario/a tenga en cuenta las ausencias puesto que en el caso de
votaciones contarán serán contabilizadas como abstenciones.
RUEGOS Y PREGUNTAS
Se dará el tratamiento habitual teniendo en cuenta la existencia de la cuenta de correo
electrónico habilitada para esta finalidad.
Punto 3 CELEBRAR LA REUNIÓN O PLENO TELEMÁTICO
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Finalizada la reunión el Alcalde/Alcaldesa levantará la sesión.
El organizador/a de la reunión detendrá la GRABACIÓN de la misma así como la
RETRANSMISIÓN que se está realizando en directo, y pulsará el botón de Finalizar Reunión.
Tal como se ha explicado, si la reunión se va a grabar en el ordenador local, ZOOM
procederá a la preparación del video y la grabación del mismo.
Si hemos optado por la grabación en la nube de ZOOM esa operación se realizará
automáticamente en los servidores de ZOOM y una vez finalizada recibiremos un correo
electrónico con la URL de enlace a la grabación.
Descargaremos el video a las infraestructuras tecnológicas municipales.
El Secretario/a procederá entonces a la firma de los archivos de video y audio descargados
para lo cual utilizará la aplicación de firma SingDesk de ANIMSA.
El archivo a firmar es el que tiene la extensión .mp4 (contiene video y audio completos) y es
recomendable antes de su firma cambiar el nombre de dicho archivo asignándole un nombre
que haga referencia a la reunión y fecha, por ejemplo Plenotelemático08042020.mp4
Punto 4 CIERRE DE LA REUNIÓN.
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El Secretario/a también redactará el documento de acta donde reflejará lo acontecido
detallando los requisitos formales, quorum, puntos tratados, votaciones y decisiones tomadas,
etc., documento que será firmado y tramitado junto con el video firmado de la sesión antes
mencionado.
Aunque el video queda almacenado y publicado en el canal de YOUTUBE del Ayuntamiento,
será necesario referenciarlo también en todos aquellos lugares del Portal WEB Municipal en
los que sea necesario.
Punto 4 CIERRE DE LA REUNIÓN.
