PLIEGO DE CLÁUSULAS ADMINISTRATIVAS ......PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL Página 3 de 96 1. ANTECEDENTES

DIRECCIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE

IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA

SOLUCIÓN INFORMÁTICA GLOBAL

PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS

Ref.: PCT.900210.01/16 Madrid, junio 2016


SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL

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INDICE

1. ANTECEDENTES ................................................................................................. 3

2. OBJETO DEL CONTRATO ...................................................................................... 3

3. ESTRUCTURA DE SISTEMAS ACTUALES ...................................................................... 5

3.1. Listas de aplicaciones ............................................................................... 6

4. ALCANCE DEL SISTEMA ........................................................................................ 8

4.1. Características generales. .......................................................................... 9

4.2. Características y requerimientos de los subsistemas. ....................................... 10

4.3. Elaboración de informes y estadísticas......................................................... 58

4.4. Usuarios del sistema / Licencia. ................................................................ 59

4.5. Licencias Software. ................................................................................ 62

5. ENFOQUE DEL PROYECTO. .................................................................................. 62

6. DESGLOSE DE LOS TRABAJOS. .............................................................................. 63

7. SERVICIOS DE MANTENIMIENTO. ........................................................................... 65

7.1. Mantenimiento correctivo ........................................................................ 66

7.2. Mantenimiento evolutivo. ........................................................................ 66

7.3. Mantenimiento de licencia. ...................................................................... 66

7.4. Soporte a la atención de usuarios. .............................................................. 67

8. ENTREGABLES. ................................................................................................ 67

8.1. Entregables relativos a la gestión del servicio. ............................................... 68

8.2. Entregables relativos a la elaboración y modificación de sistemas de información.... 68

8.3. Entregables relativos a la explotación de sistemas de información. ...................... 69

8.4. Entregables relativos al soporte al usuario. ................................................... 70

8.5. Entregables relativos a la certificación de los servicios..................................... 70

9. INFRAESTRUCTURA TECNICA. .............................................................................. 72

10. CONDICIONES DE EJECUCIÓN Y DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DEL SERVICIO. ......................... 72

10.1. Modelo del servicio. ............................................................................... 72

10.2. Modelo de relación y equipo de trabajo. ...................................................... 79

10.3. Lugar de realización de los trabajos y jornada laboral ...................................... 82

10.4. Metodología ......................................................................................... 83

10.5. Calidad ............................................................................................... 83

10.6. Requisito de desarrollo de aplicaciones ........................................................ 83

10.7. Forma de entrega .................................................................................. 84

10.8. Propiedad intelectual ............................................................................. 84

10.9. Medios materiales para la realización de los trabajos ....................................... 84

11. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO ............................................................................ 84

11.1. Requerimientos Perfiles Críticos del Proyecto ................................................ 86

11.2. Perfiles Profesionales. ............................................................................ 87

12. PLAZOS DE EJECUCIÓN. ..................................................................................... 90

13. CONTENIDOS DE LAS PROPUESTA. ......................................................................... 92

ANEXO I: Plantilla Excel requerimentos ........................................................................ 96

ANEXO II: Formato CV ............................................................................................. 97



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1. ANTECEDENTES

El Instituto para la Diversificación y Ahorro de la Energía, en adelante IDAE, es un

organismo adscrito al Ministerio de Industria, Energía y Turismo, a través de la

Secretaría de Estado de Energía, de quien depende orgánicamente.

Durante los años de actividad del IDAE se han implementado diversas aplicaciones

desarrolladas específicamente para el Instituto, para dar cobertura a los

procedimientos de gestión, con cierto nivel de integración entre ellas. Sin embargo,

dada la cada vez mayor complejidad de los procesos de gestión, según las nuevas

funciones del IDAE, así como la necesidad de mejorar la eficiencia administrativa, se

hace necesario un cambio de estrategia en los sistemas de información.

2. OBJETO DEL CONTRATO

El objeto de este documento es recoger la descripción y condiciones técnicas de

ejecución para la contratación de los servicios de implantación y mantenimiento de

una Solución Tecnológica Global e Integrada para la Gestión de los Procesos de

Proyectos y Subvenciones, Expediente electrónico, Financiero, Gastos y Pagos,

Ingresos y Cobros, Gestor de Documentos, Informes (Reporting) y Estadísticas y

Cuadros de Mando (BI) en el IDAE.

Para ello, se contratarán los servicios de implantación de la solución, junto con todo el

licenciamiento necesario para llevarlo a cabo. Una vez implementado el sistema, se

requiere también un adecuado mantenimiento sobre dichos servicios y la

infraestructura que lo soporte, así como la resolución de los problemas y consultas que

surjan en plazos breves de tiempo. Todo ello durante una vigencia total estimada del

contrato (implantación más mantenimiento) de tres años.

El IDAE establece dos fases para la puesta en producción de la Solución, acorde al

siguiente cronograma, partiendo de la premisa del arranque del proyecto a primeros de

enero del 2017:

• Fase 1: El 01/01/2018, deberá entrar en producción los Procesos de Gestión de

Proyectos y Subvenciones, Expediente electrónico, Financiero, Gastos y Pagos, Ingresos

y Cobros, Gestor de Documentos, Informes (Reporting) y Estadísticas.

• Fase 2: El 01/07/2018, deberá entrar en producción la gestión de Cuadros de Mando

(Business Intelligence).

• Fase Mantenimiento evolutivo y correctivo: Se iniciará a la aceptación del sistema

Fase 1.

En caso de demora en la tramitación del expediente de contratación, las fases se

desplazarán en el tiempo manteniendo este mismo esquema de plazos. Teniendo en



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cuenta que la migración de los procesos contables y financieros deberá realizarse en

cualquier caso a 1 de enero, coincidiendo con el inicio de un ejercicio contable.

El sistema debería estar plenamente implementado en el IDAE en modo real y

productivo el 1 de julio de 2018. Por supuesto, cualquier demora en la gestión del

expediente y, por tanto, en la fecha de adjudicación, podría desplazar estas fechas

proporcionalmente al retraso sufrido por el expediente.

Deberá tenerse en cuenta la previsión de crecimiento en los sistemas de información

de IDAE, tanto en número como en funcionalidad, así como el aumento progresivo en el

número de usuarios, tanto del propio IDAE como de los profesionales, empresas y

colectivos colaboradores. Ello supone un incremento en el número de consultas y

problemas relacionados con el rendimiento en el uso de los sistemas de información.

La nueva solución debe permitir la definición de servicios de forma continua en

Internet, a través de la Sede Electrónica de IDAE; contemplando servicios que permitan

la interconexión con otros sistemas de información. Esto se debe a que, en el ámbito

de la administración electrónica, cada vez surge más la necesidad de la interconexión

con otros sistemas de la Administración General del Estado o del Ministerio de

Industria, Energía y Turismo, cuya evolución y problemática está más allá del control

de este Instituto.

Por otra parte, la necesidad de renovar los entornos tecnológicos de IDAE, tanto a nivel

de infraestructura (hardware) como de sistemas (software), la aparición de nuevos

productos en el mercado o la obsolescencia o cambios de los ya existentes, requieren

disponer de un servicio que permita adaptar los sistemas de información.

Entre otros, los principales argumentos que motivan la implantación de un sistema de

planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés, Enterprise

Resource Planning) son las siguientes:

Carencias de la actual plataforma IDAE. Las carencias de la plataforma

respecto de los requisitos funcionales del IDAE hacen necesaria la realización

de muchas actividades de forma manual y con el apoyo de herramientas

ofimáticas. Lo que merma considerablemente la eficiencia en los procesos

administrativos y dificulta el correcto análisis de la información.

Elevados costes de mantenimiento de la Plataforma. Al estar basado en una

plataforma desarrollada específicamente para el IDAE, cualquier cambio

legislativo o funcional debe adoptarse mediante la contratación de

ampliaciones de desarrollos, generando altos coste de mantenimiento

evolutivo, conjuntamente con los costes de mantenimiento ya existentes.

Carencias en el análisis de la información. La disgregación de la información,

entre los múltiples sistemas de la organización, provoca que la elaboración de

informes y análisis de datos sean complejos y con una difícil manejabilidad.



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Adicionalmente a los motivos anteriores, es necesario redefinir los procesos y sistemas

del IDAE para adaptarlos a los nuevos retos y métodos de interrelacionarse con las

administraciones y los ciudadanos; para lo que es necesario definir un nuevo sistema

de gestión de procesos de negocio que permita:

Pasar de desarrollos a medida a una plataforma estándar, con lo que ello

implica en la gestión de evoluciones y mantenimiento.

Dotar al Instituto de una herramienta de gestión integrada, centralizada y

homogénea que sea la base de gestión actual y futura.

Homogeneizar los procesos administrativos, su seguimiento y la implicación

departamental.

Integrar en una única solución todos los circuitos operativos del IDAE,

poniendo énfasis inicialmente en la Gestión administrativa financiera y

gestión de proyectos.

Permitir integrar en un único entorno de gestión las diversas operativas y

líneas de actividad.

Poseer un sistema fácilmente Escalable y con una arquitectura tecnológica

robusta y fiable.

Disponer de una comunicación con el “exterior” en los diversos idiomas

oficiales, a través de un sistema Multiidioma.

Permitir la gestión global de las relaciones con terceros y la actual y futura

gestión de proyectos en sus múltiples dimensiones y fases, realizando

especial hincapié en el análisis de costes, rentabilidad y gestión de procesos

administrativos y expedientes.

Inter-operar tanto con otros sistemas de la administración pública como con

la empresa privada u organismos internacionales.

Mejorar las herramientas de gestión y de análisis de la información.

Obtener información integrada y centralizada.

Ir a una solución potente y a la vez flexible que permita adaptarse de forma

rápida a los futuros cambios de gestión, organización o legislación.

Ir a una solución con amplia funcionalidad pero que sea escalable y que

permita ir incorporando, de forma paulatina, los diferentes procesos de

gestión dentro de la solución.

Obtener las ventajas que dan las tecnologías estándar de mercado, sin

depender de grandes desarrollos para poder ser independientes de la

exclusividad en servicios, pero a través de un fabricante solvente y

tecnológicamente avanzado.

3. ESTRUCTURA DE SISTEMAS ACTUALES

Actualmente existen un catálogo de aplicaciones y sistemas complejos de mantener,

por lo que un objetivo en la implementación de la solución de gestión global del IDAE

es centralizar toda la funcionalidad indicada a continuación en un único entorno.

Dada la complejidad de los sistemas y considerando que algunos de ellos se han

desarrollado específicamente para un proyecto, el sistema a implementar debe



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integrarse con aquellas aplicaciones temporales existentes o futuras, dando la

cobertura necesaria para evitar el desarrollo de sistemas una vez identificadas nuevas

líneas de actuación o proyectos.

La infraestructura actual está basada en entorno Microsoft, tanto en soluciones de

cliente como de servidor.

3.1. Listas de aplicaciones

Las presentes listas indican las aplicaciones existentes en IDAE, y sobre ellas se

desarrollarán los subsistemas descritos en el presente pliego.

Lista 1. Aplicaciones del entorno Access

A continuación, se indican las aplicaciones que en la actualidad están en

funcionamiento en el entorno Access.

Proyectos estratégicos: Aplicación para gestionar los proyectos de la línea

de ayudas de Proyectos Estratégicos

Pedidos Comerciales: Pedidos Comerciales

SEGE: Servicios Generales

Viajes: Órdenes de Viaje

Demandas: Demandas de Material y Mensajería

Gestión Actividades: Dedicación horaria a actividades y proyectos

Sociedades Participadas: Gestión de las diversas sociedades mercantiles en

las que participa el IDAE.

Es una visión en profundidad de las actuaciones y evolución de las distintas

sociedades participadas, en la que se vigila la estrategia y forma de

actuación de IDAE y el resto de partícipes de la sociedad.

SETE: Seguimiento Técnico de proyectos IDAE

Seguimiento técnico, más orientado a la parte energética y de previsiones

de inversión/gasto de los proyectos SEFI. Los Técnicos responsables de los

proyectos son los responsables de la aportación de la información.

Lista 2. Aplicaciones del entorno Oracle Forms y Forms/WEB

A continuación, se indican las aplicaciones que en la actualidad están en

funcionamiento en entorno Oracle Forms.

PIVE: Aplicación para gestionar las solicitudes de pago de ayudas al

Programa de Incentivos al Vehículo Eficiente.

PAREER: Programa de ayudas para la rehabilitación energética de edificios

de viviendas.

Gestión Contable (GECO): Contiene la contabilidad general de IDAE.

PFER: Plan de Fomento de las Energías Renovables.

Seguimiento técnico-administrativo de las líneas de ayuda y financiación de

IDAE, ICO, etc. para proyectos que se enmarquen en las energías renovables



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dentro de sus diferentes líneas de actuación. Conlleva una evaluación por

parte de los técnicos de IDAE del proyecto para darle la ayuda. Cada año

varía la forma, método, origen, cálculo, etc. de los fondos y su manera de

aplicarlos. Tiene interface con SEFI y GECO.

SEFI: Seguimiento Económico Financiero de los proyectos de IDAE

Núcleo sobre el que evolucionan la mayoría de las aplicaciones

administrativas de la casa. Se vertebra en base a proyectos, a partir de los

cuales se organiza la información. Contiene módulos para el seguimiento y

flujo de trabajo de las tareas administrativas (aprobaciones, adjudicaciones,

garantías, contratos, etc.), tesorería, Inversiones Financieras Temporales,

Pagos, Cobros, Facturación, Contratación y Operaciones de Préstamo y

financieras, Moneda extranjera, Morosos e Intereses de Demora. Módulo para

documentación escaneada y asociada al proyecto. Interactúa y realiza

Interface con GECO.

Activos: Activos Físicos de IDAE

Módulo que permite el mantenimiento de los activos físicos y su

amortización.

Otras aplicaciones no cubiertas en los presentes servicios

IDAE dispone de más aplicaciones en otras tecnologías, cuyos servicios de

mantenimiento están cubiertos en la actualidad por otros contratos de mantenimiento.

No obstante, algunas de estas aplicaciones se relacionan con las aplicaciones del

presente pliego, y se ha de tener en cuenta la relación que hay con las mismas a través

de servicios web, intercambio de datos y otras operaciones.

Las aplicaciones externas a revisar son las siguientes:

T-INNOVA: Aplicación de RRHH con módulo de Nómina

PORTAL EMPLEADO: Integrado con T-innova, permite ofrecer información

sobre personal a los trabajadores

EVALOS.net KIOSKO fichaje: Integrado con los tornos de entrada de

DIGITECK. Dispone de un lector de huella instalado en PC de RRHH.

REGISTRO SIGM: Aplicación para registro de E/S. utiliza Selladoras.

Registrar los documentos que entran y salen del IDAE del/al exterior.

Con el objetivo de simplificar la integración de las diversas soluciones existentes

asociadas a la gestión de proyectos, se definirá un interfaz único con la nueva solución,

responsabilizándose IDAE de remitir la información de las distintas aplicaciones según

el modelo de interfaces único a definir y desarrollar por el adjudicatario.

Las aplicaciones asociadas a gestión de proyectos, cuyo espacio temporal sea limitado -

es decir, correspondan con programas con fecha clara de finalización- se mantendrán

operativas incluso cuando se encuentre operativa la nueva solución, siendo necesario

mantener el interface operativo. En cambio, aquellos programas implícitos a la

actividad del IDAE serán migrados a la nueva solución, en cuanto se encuentren

operativos.



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4. ALCANCE DEL SISTEMA

El nuevo Sistema deberá estar compuesto por un conjunto de subsistemas integrados

con un repositorio único de información.

El sistema a construir deberá contemplar las funcionalidades necesarias para la gestión

de los proyectos del IDAE, desde su definición, seguimiento económico y su integración

en la gestión financiera.

Podrán ser usuarios del sistema todas aquellas personas implicadas en la gestión o

análisis de los proyectos con capacidad y permisos para acceder al mismo mediante un

navegador web.

El sistema deberá dar cobertura a los procesos de negocio de las diversas empresas

gestionadas desde los sistemas centrales del IDAE, específicamente:

- IDAE

- Fondo Nacional de Eficiencia.

Los modelos de negocio y gestión de estas empresas son diferentes; por lo que debe ser

posible definir procesos de negocio independientes por empresa del sistema.



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A continuación, se detallan los subsistemas que son objeto de esta contratación:

Para cada uno de los subsistemas se ha definido una lista de requerimientos,

clasificados según el nivel de necesidad identificado:

RI – Requerido inmediato: Debe estar incluido en la oferta y ser implementable

en la primera fase del proyecto.

RNI – Requerido NO inmediato: Debe estar incluido en la oferta, pero puede

ser implementable en una etapa posterior a la primera, en base a un desarrollo

particular o por cualquier otro motivo. El oferente debe incluir el plazo en el

que tendrá disponible la funcionalidad o producto, en el caso de que no sea

inmediato.

D – Deseable: No es imprescindible que este incluido en la oferta, pero si está

incluido será valorado positivamente.



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Para cada uno de esos requerimientos el licitador deberá indicar la fecha en la que el

requerimiento estará disponible, así como su nivel de cobertura:

NIVEL DE COBERTURA DEL REQUERIMIENTO

Contemplado Estándar Indica que el requerimiento está contemplado

en la versión estándar del producto.

No contemplado Indica que el requerimiento no es posible en el

producto.

Requiere parametrización Indica que el requerimiento se logra mediante

parametrización del sistema.

Si para dar cobertura al requerimiento es necesario realizar algún desarrollo

especifico, debe identificarse el nivel del desarrollo:

REQUIERE DESARROLLO

Simple Requiere un desarrollo simple

Medio Requiere un desarrollo de complejidad media

Complejo Requiere un desarrollo de complejidad alta

Requiere parametrización Indica que el requerimiento se logra mediante

parametrización del sistema.

En este documento únicamente se identificarán los requerimientos; la contestación de

los ofertantes a los mismos deberá ser realizada sobre la plantilla Excel adjunta como

Anexo I a este Pliego de Condiciones Técnicas (también disponible a través de la web

del IDAE).

4.1. Características generales

La solución a implementar debe cumplir íntegramente las siguientes premisas iniciales:

La plataforma tecnológica debe estar basada en tecnología Microsoft (servidores y

Pc’s basados en sistemas operativos Windows), lo que permite definir un entorno

homogéneo y habitual para el Dpto. de Informática, mejorando los procesos de

adaptación al nuevo entorno.

La solución a seleccionar deberá ejecutarse en un entorno Windows, de forma que

en la medida de lo posible se pueda seguir manteniendo la consideración expresada

en el punto anterior.

La solución a seleccionar debe estar basada en una solución totalmente Web o

accesible mediante soluciones que no obliguen a realizar una instalación compleja

en cada uno de los equipos. En el caso de utilizar un portal de aplicaciones, la

solución debe contemplar licencias y servicios de instalación.



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Debe ser una solución que permita la consulta y trabajo desde dispositivos móviles

fuera y dentro del entorno empresarial; debe permitir la conexión a través de los

dispositivos de firewall.

La solución deberá permitir la definición de Web-Services que permitan integrarse

con otras aplicaciones, así como dotar de información a otros sistemas.

Deber ser flexible, amigable y fácil de trabajar técnicamente con ella.

Debe contar con un entorno técnico que permita al Dpto. de informática de IDAE

realizar adaptaciones de forma autónoma.

Debido al punto anterior es fundamental que el ERP, disponga, bien a través del

fabricante o bien a través de alguno de sus “partners” autorizados, de cursos

técnicos adecuados en cantidad y calidad para la formación interna.

La solución debe permitir de forma simple y ágil la “Comunicación” con otras

aplicaciones que la Administración nos pone a su disposición a través de la FORJA

del Centro de Transferencias de Tecnología (FORJA-CTT), por ejemplo, aplicación

de registro, firma electrónica, etc.

4.2. Características y requerimientos de los subsistemas

Subsistema de Servicios Generales. Deberá proporcionar una interface de usuario en

la que se integre:

la definición de usuarios del sistema.

los permisos y la parametrización del entorno de trabajo de los usuarios.

Con este fin, el subsistema deberá disponer de las siguientes funcionalidades:

Capacidad de integrarse con soluciones ofimáticas “Tipo Office”, para

optimizar la elaboración de documentación o análisis de datos.

Capacidad de integrarse con otros sistemas internos y externos, mediante

protocolos de comunicación estándar; Web-Services, XML, ...

Acceso a la funcionalidad mediante dispositivos móviles e integrados en los

principales navegadores del mercado.



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Ítem Descripción Tipo

Características Generales

R-GEN-001 Interfaces de usuario intuitivo RI

R-GEN-002 Personalización fácil (Formularios, procesos, informes, etc...) RI

R-GEN-003 Sistema de fácil y rápida implementación RI

R-GEN-004 Herramientas de auditoria de acceso, gestión del rendimiento,

de forma que se permita monitorizar la situación actual,

valorándose la opción de herramientas de modelización de la

evolución del crecimiento futuro

RI

R-GEN-005 Soporte a planificación de tareas con fuerte carga de

recursos, para su ejecución en periodos de baja carga del

sistema.

RI

R-GEN-006 Soporte multiidiomas de forma dinámica para el usuario. Es

decir, el acceso con un lenguaje u otro (pre configurado en el

sistema) debe ser elegido por el usuario

RI

R-GEN-007 Multidivisas RI

R-GEN-008 Multiempresa RI

R-GEN-009 Multi-legislación RI

R-GEN-010 Multidepartamental - Gestión de centros de coste e ingresos RI

R-GEN-011 Integración con sistemas de correo. De forma que se permita

el envío de emails desde la aplicación

RI

R-GEN-012 Soporte a políticas de acceso a los datos. Herramientas que

permitan filtrar los datos accesibles por el usuario

RI

R-GEN-013 Herramientas de administración centralizada. Único punto de

administración y actualización de forma que las

actualizaciones sean transparentes para el usuario

RI

R-GEN-014 Ayuda Online RI

R-GEN-015 Generador de informes integrado RI

R-GEN-016 Cubos OLAP integrados, plataforma de visualización (BI) RI

R-GEN-017 Gestor de WorkFlow RI

R-GEN-018 Cliente entorno Web RI

R-GEN-019 Cliente entorno Windows RI

R-GEN-020 Cliente entorno Móviles (Tablet y Smartphone) D

R-GEN-021 Herramienta Generador de Informes integrada RI

R-GEN-022 Herramienta de búsqueda y filtros en una de las pantallas RI

R-GEN-023 Nivel de accesibilidad/usabilidad AA RI

Integración Aplicaciones Externas

R-GEN-024 Integrado con Office (Word, Excel, PowerPoint) RI

R-GEN-025 Refresco de datos en documentos Office integrados RI

R-GEN-026 Sistema integrado de importación y exportación de datos

formatos multiplex (Separador, longitud fija, XML, …)

RI

R-GEN-027 Definición de API según normas de servicios Web (WSDL,

SOAP)

RI

R-GEN-028 Invocación de servicios web externos y publicación de RI



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servicios WEB

R-GEN-029 Intercambio electrónico de datos RI

Gestión Documental

R-GEN-030 Integración de documentos con cualquier entidad del sistema RI

R-GEN-031 Archivado automático de documentos producidos por el

sistema

RI

R-GEN-032 Archivo e indexación de documentos externos RI

R-GEN-033 Almacenamiento de todo tipo de documentos (ofimáticos,

imágenes, PDF,…)

RI

R-GEN-034 Incorporación de documentos de MS Office RI

R-GEN-035 Multi-criterio documento herramienta de búsqueda RI

R-GEN-036 Impresión y visualización en función de autorización RI

R-GEN-037 Almacenamiento de documentos seguro RI

R-GEN-038 Escaneado documentos RI

R-GEN-039 Utilización de códigos de barra para el reconocimiento

automático y su posterior indexación

RI

R-GEN-040 Gestión de versiones RI

R-GEN-041 Alarmas de actualización de documentos RI

R-GEN-042 Integración de emailing RI

Gestión de Usuarios y Seguridad

R-GEN-043 Definición de usuarios RI

R-GEN-044 Gestión de roles RI

R-GEN-045 Gestión de permisos RI

R-GEN-046 Control de seguridad por empresa RI

R-GEN-047 Integración LDAP RI

R-GEN-048 Bloqueo de usuarios (Manual y automático por intentos

fallidos)

RI

R-GEN-049 Gestión de conexiones simultaneas RI

R-GEN-050 Monitoreo de usuario y traza configurable de actividad RI

R-GEN-051 Control de actividad, registro de tiempo y seguimiento de

modificaciones

RI

R-GEN-052 Cumplimiento requisitos LOPD RI

Subsistema financiero. Deberá dar cobertura a todos los procesos de negocio

asociados a la:

Contabilidad general

Contabilidad analítica

Contabilidad presupuestaria

Gestión de impuestos

Elaboración de los informes de control financiero, cuentas de resultados, etc.

Gestión de avales y garantías



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Así mismo deberá prestarse una especial atención al seguimiento de los diversos

orígenes de fondos que gestiona el IDAE y que utiliza para la financiación de su

actividad y proyectos.


Financiero

R-FIN-001 Gestión de Presupuestos: Posibilidad de definir todos los

presupuestos de la compañía con un determinado horizonte

temporal (habitualmente anual)

RI

R-FIN-002 Gestión de Presupuestos: o Agrupación de las partidas

presupuestarias por centros de responsabilidad: unidad de

negocio

RI

R-FIN-003 Gestión de Presupuestos: Análisis comparativo de saldos

presupuestados frente a incurridos

RI

R-FIN-004 Gestión de Presupuestos: Sistema de alarmas en el seguimiento

del presupuesto, que indique que no se han llegado o se han

excedido determinados umbrales del mismo

RI

R-FIN-005 Gestión de Presupuestos: Capacidad de utilizar determinadas

ratios para recalcular presupuestos en función de datos

históricos o en función de otros presupuestos

RI

R-FIN-006 Se identifica la necesidad de que la futura solución permita la

implantación de una contabilidad analítica, así como de un

sistema de análisis de costes

RI

R-FIN-007 Posibilidad de la gestión en el sistema de las hojas de gasto de

empleados para integrarlo dentro del ciclo de pagos y poder

realizar imputaciones y posteriores análisis de gastos por

empleado, por división, proyecto, campaña...así como de los

tiempos si tuviera cubierta también esta funcionalidad. (ver

apartado de RRHH)

RI

R-FIN-008 Legalización de los Libros, balance y cuenta de resultados

(formato digital)

RI

R-FIN-009 Herramienta de usuario para diseño de informes financieros RI

R-FIN-010 Valoración inventario (Varios métodos de valoración y creación

de asientos de variación de existencias mensualmente)

RI

R-FIN-011 Multiempresas / UTE RI

R-FIN-012 Modelos contables y legislativo individual por empresa RI

R-FIN-013 Automatización de transacciones entre las empresas RI

R-FIN-014 Utilidad de consolidación y de homogeneización de la

información de manera automática proveniente de las

empresas filiales o participadas

RI

R-FIN-015 Consolidación y elaboración de informes consolidados RI

R-FIN-016 Número ilimitado de divisas y tipos de cambios RI

R-FIN-017 Gestión de variación de cambio automático RI

R-FIN-018 Generación información anual del tribunal de cuentas D



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Contabilidad

R-FIN-019 Flexibilidad en la definición del plan de cuentas: alta / baja de

cuentas

RI

R-FIN-020 Alias de Cuentas: nombre amigable para la introducción de

líneas de asientos

RI

R-FIN-021 Cuentas sumarizadas a 1, 2, 3 dígitos... RI

R-FIN-022 Posibilidad de disponer de un calendario contable RI

R-FIN-023 Control sobre los periodos contables. Impedir contabilizar en

un periodo anterior si éste está cerrado...Mensaje de aviso de

introducción de movimientos en periodos anteriores o futuros.

Poder abrir una vez cerrado el periodo

RI

R-FIN-024 Cerrar la imputación a la contabilidad por módulo y período. Es

decir, se cierra el mes de enero para los movimientos de

almacén, pero no para la facturación

RI

R-FIN-025 Gestión de tipos de cambio: o que lo solicite en el momento de

la introducción de la operación y contabilización de las

diferencias de cambio positivas o negativas

RI

R-FIN-026 Conversión automática a la divisa de referencia (euro) RI

R-FIN-027 Diario de asientos por usuario RI

R-FIN-028 Diarios periódicos para asientos recurrentes RI

R-FIN-029 Control de números de comprobantes de asiento: Numeración

correlativa

RI

R-FIN-030 Captura de asientos de manera automática de módulos

auxiliares (proveedores, clientes) y de otros módulos (nómina,

activos,....)

RI

R-FIN-031 Asiento de cierre y apertura de año automáticos RI

R-FIN-032 Consulta de asientos por número de comprobante RI

R-FIN-033 Corrección de asientos previa contabilización RI

R-FIN-034 Reversión de asientos RI

R-FIN-035 No permitir contabilización de asientos descuadrados RI

R-FIN-036 Control de total de líneas: vaya sumando parcialmente el

importe de las líneas introducidas

RI

R-FIN-037 Trazabilidad para aquellos asientos procedentes de los módulos

auxiliares (proveedores, clientes) y activos,....

RI

R-FIN-038 Posibilidad de buzón de entrada de asientos de otros sistemas

(Nomina…)

RI

R-FIN-039 Restringir la función de contabilización por usuarios RI

R-FIN-040 Creación de plantillas de asientos: asientos recurrentes RI

R-FIN-041 Consultas de saldos a una fecha por cuenta o cuenta agregada.

Valorándose la rapidez en la ejecución

RI

R-FIN-042 Gestión de la personificación de los ingresos(ventas) RI

R-FIN-043 Gestión de asientos de provisión: facturas pendientes de

recibir. Creación a fin de mes y reversión en periodo siguiente

RI

R-FIN-044 Listados básicos: Balance de sumas y saldos, Cuentas de

resultados, libro diario, Mayores de cuentas

RI

R-FIN-045 Consultas de saldos a una fecha por cuenta o cuenta agregada. RI



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Valorándose la rapidez en la ejecución

R-FIN-046 Registros entre empresas RI

R-FIN-047 Compatibilidad XBRL (Lenguaje ampliado para informes

comerciales)

RI

R-FIN-048 Movimientos automatizados RI

R-FIN-049 Previsiones de cuentas RI

R-FIN-050 Seguimiento de auditorias RI

R-FIN-051 Periodos contables flexibles RI

R-FIN-052 Comercio exterior y gestión de divisas RI

R-FIN-053 Gestión de seguridad por registros RI

R-FIN-054 Gestión de gastos de personal RI

R-FIN-055 Gestión de anticipos de personal RI

R-FIN-056 Provisión de facturas pendientes de recibir RI

R-FIN-057 Previsión de ingresos RI

R-FIN-058 Gestión de seguros de activos y elementos inmuebles RI

R-FIN-059 Gestión de inmovilizados financieros RI

R-FIN-060 Informe de Cash-Flow RI

Registro Contable Operaciones IDAE

R-FIN-061 Gestión contable según orígenes de fondos de proyectos

(Propios, subvenciones, nacionales, europeos, etc.)

RI

R-FIN-062 Contabilización Consignación de fondos (Sin finalidad, finalidad

gestionada por IDAE, finalidad no gestionada por IDAE)

RI

R-FIN-063 Contabilización registro de fondos (Propios, Subvenciones,

donaciones, legados recibidos y partidas de circulante)

RI

R-FIN-064 Contabilización aplicación de fondos según origen y utilización RI

R-FIN-065 Gestión contable de proyectos de inversión RI

R-FIN-066 Gestión subvenciones propias y gestionadas RI

R-FIN-067 Seguimiento aplicaciones de fondos RI

R-FIN-068 Auditorias de seguimiento de aplicación de fondos RI

Problemática Impositiva

R-FIN-069 Gestión Fiscal adecuada a la legislación vigente y que cualquier

variación sea asegurada por el fabricante del software.

RI

R-FIN-070 Intrastat: obtención automática RI

R-FIN-071 Generación automática de modelos 347 y 349 RI

R-FIN-072 Imposición Directa RI

R-FIN-073 I.R.P.F (Personal, alquileres, proveedores,…) RI

R-FIN-074 Impuestos de sociedades RI

R-FIN-075 I.R.C.M. RI

R-FIN-076 Impuesto sobre generación de electricidad RI

R-FIN-077 Impuesto Eléctrico RI

R-FIN-078 Tasas e impuestos municipales (I.B.I., I.A.E.,…) RI

R-FIN-079 Imposición Indirecta RI

R-FIN-080 IVA: Tributación a la administración central y a las diputaciones

(Álava, Navarra,..)

RI

R-FIN-081 Auto repercusión de I.V.A. RI



Página 17 de 96

R-FIN-082 Prorrata de actividad RI

R-FIN-083 Tributación conjunta RI

R-FIN-084 Gestión % Actividad conjunta publica/privada (Gastos

estructura y generales)

RI

R-FIN-085 Libro de IVA de facturas recibidas y emitidas y resumen por tipo

impositivo

RI

R-FIN-086 IVA deducible y soportado según tipo de actividad RI

R-FIN-087 Determinación del porcentaje de actividad empresarial RI

R-FIN-088 IVA Deducible según el tipo de actividad desarrollada RI

R-FIN-089 IVA deducible en función de la tipología de las actuaciones RI

R-FIN-090 Gestión I.V.A. de caja RI

R-FIN-091 I.G.I.C RI

R-FIN-092 Recargo de Equivalencia RI

R-FIN-093 Obligaciones Formales RI

R-FIN-094 Resúmenes anuales de I.R.P.F., I.V.A., I.G.I.C, e I.R.C.M. RI

R-FIN-095 Declaración anual de operaciones con terceros RI

R-FIN-096 Declaración anual del impuesto eléctrico (Multimodelo) RI

R-FIN-097 Libro Eléctrico RI

R-FIN-098 Generación automática de memorias de ejercicio RI

R-FIN-099 Presentación telemática de impuestos RI

Avales o Garantías

R-FIN-100 Procesos de solicitud de avales para diferentes áreas

departamentales proveedores, clientes, bancos

RI

R-FIN-101 Tramitación y seguimiento del Aval: Solicitud. RI

R-FIN-102 Tramitación por tipología emisor: Avales bancarios, seguros de

caución, consignación…

RI

R-FIN-103 Calculo de los costes, imputación de costes por proyecto,

contabilización

RI

R-FIN-104 Cancelación de avales RI

R-FIN-105 Control de caducidad y renovación RI

Activos

R-FIN-106 Maestro de activos: Fecha de alta, fecha puesta en servicio, nº

de factura de compra, proveedor, coste de adquisición,

amortización acumulada anual, del periodo, vida útil...

RI

R-FIN-107 Gestión de activos Intangibles RI

R-FIN-108 Gestión de los activos de manera integrada con el resto de

áreas: compra inmovilizado, factura de compra de inversiones

RI

R-FIN-109 Altas a partir de pedidos de compra o facturas de inmovilizado RI

R-FIN-110 Carga de activos mediante herramientas Excel...para facilitar

las cargas iniciales

RI

R-FIN-111 Gestión de activos por número, descripción, número de

etiqueta, número de serie, ubicación, factura de compra,

pedido...

RI

R-FIN-112 Gestión de inventario de activos RI



Página 18 de 96

R-FIN-113 Numeración de activos (automática o manual) RI

R-FIN-114 Gestión de activos en curso: capitalización RI

R-FIN-115 Categorización de activos: familia, subfamilia RI

R-FIN-116 Posibilidad de la gestión de activos de renting

(independientemente de que no se amorticen), otros activos no

amortizables

RI

R-FIN-117 Subcomponentes de activos RI

R-FIN-118 Inventario físico: reconciliación de diferencias RI

R-FIN-119 Realización de cambios en la amortización para un activo:

coste, método, vida útil,...

RI

R-FIN-120 Transferencias de activos entre centros de coste, unidades de

negocio...

RI

R-FIN-121 Reclasificaciones contables de activos RI

R-FIN-122 Baja de activos: total o parcial RI

R-FIN-123 Soporte de diversos métodos de amortización: lineal, por

coeficientes, decreciente,...

RI

R-FIN-124 Realización de proyecciones de amortización RI

R-FIN-125 Análisis condicional para simular distintos escenarios de

amortización sin cambiar la información de activos

RI

R-FIN-126 Creación automática de los asientos de amortización, altas,

bajas, etc. en el módulo de contabilidad

RI

R-FIN-127 Métodos de amortización personalizables RI

R-FIN-128 Supervisión de costes de mantenimiento RI

R-FIN-129 Manipulación de activos RI

R-FIN-130 Gestión de activos FPT (Bienes cedidos en uso, se considera un

arrendamiento operativo)

RI

Contabilidad Analítica

R-FIN-131 Multi-Dimensional (Indicar cuantas dimensiones máximas

soporta el sistema)

RI

R-FIN-132 Posibilidad de permitir la imputación de las diferentes

transacciones (apuntes contables) a los distintos valores

definidos en cada uno de los ejes analíticos (Departamento,

Proyecto, Campaña, Unidad de Negocio, ...). Los ejes analíticos

podrán ser definidos de manera flexible en el momento en que

se haya definido el modelo de contabilidad analítica a

implantar.

RI

R-FIN-133 Posibilidad de realización de repartos manuales y automáticos

entre los distintos valores de un eje analítico.

RI

R-FIN-134 Posibilidad de obtener informes de manera flexible para

analizar la información de los diferentes ejes.

RI

R-FIN-135 Determinación de elementos de coste RI

R-FIN-136 Costes directos RI

R-FIN-137 Costes indirectos RI

R-FIN-138 Posibilidad de revisión y actualización automática de los costes

directos e indirectos en función de datos históricos.

RI

R-FIN-139 Imputación de costes a la unidad de coste por importe o RI



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porcentualmente

R-FIN-140 Valoración de stocks a coste FIFO RI

Posibilidad de imputar costes por:

R-FIN-141 Divisiones / áreas RI

R-FIN-142 Producto / Soluciones RI

R-FIN-143 Acciones / Proyectos RI

R-FIN-144 Integración presupuestos analíticos RI

R-FIN-145 Dimensiones analíticas por defecto en fichas de gestión

(Proyectos, servicios, proveedores, clientes,…)

RI

Valoración de Inventario

R-FIN-146 Uso de coste FIFO, coste estándar o coste medio para

valoraciones de inventario. Incluso revaloración automática de

inventario después del cambio de costes de artículos.

D

R-FIN-147 Mantenimiento de Coste de Inventario permanente D

R-FIN-148 Integración con los módulos financieros y de contabilidad D

Subsistema de gestión de ingresos y cobros. Deberá gestionar todos los aspectos

asociados con clientes, facturación y cobro, contemplando las múltiples casuísticas de

la gestión de ingresos en IDAE, automatizando los procesos de facturación de:

Venta de energía

Alquiler de activos (FPT)

Operaciones de financiación

Servicios

Y mejorando los sistemas de gestión de cobro:

Gestión de reclamaciones

Control de morosidad

Gestión de intereses de demora

Históricos y análisis de clientes


Clientes

R-VEN-001 Control de duplicados por NIF RI

R-VEN-002 Verificación de formatos correctos: teléfono, NIF, email,

código postal,…

RI

R-VEN-003 Datos en Unicode para permitir introducción de datos en

distintos alfabetos (japonés, chino, ruso, …). Mantener un

campo de nombre de cliente, donde se pueda guardar el

nombre con el alfabeto occidental

RI

R-VEN-004 Numeración de clientes no significativa RI

R-VEN-005 Posibilidad de clasificar los clientes según su origen.

Mantenimiento de estructura del cliente: posibilidad de

gestionar distintas delegaciones y contactos, empresas

RI



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multinacionales,…

R-VEN-006 Relaciones entre clientes. Posibilidad de que el cliente

facturado sea distinto del cliente al que se envía la mercancía

o presta el servicio

RI

R-VEN-007 Relaciones entre clientes. Enlaces entre cliente final y

distribuidor que le atiende, y entre distribuidor y mayorista a

través del que compra

RI

R-VEN-008 Adición de campos interesantes o necesarios para la

integración con otras aplicaciones de la ficha de cliente

RI

R-VEN-009 Desactivación de clientes - Bloqueo de clientes RI

R-VEN-010 Claves asociadas al cliente: login y password para el acceso a

Movilidad y entorno colaborativo

RI

R-VEN-011 Trazabilidad del origen de la generación del cliente: web,

distribuidor, track de campaña, lead, contacto comercial,…

RI

R-VEN-012 Posibilidad de búsquedas por Alias de cliente: otro nombre

distinto al fiscal

RI

R-VEN-013 Clasificación de clientes en función de la actividad, sector,

tamaño de la empresa, u otros criterios

RI

R-VEN-014 Carga masiva de clientes y contactos mediante la lectura de

ficheros delimitados

RI

R-VEN-015 Normalización de direcciones RI

R-VEN-016 Gestión de contratos y condiciones comerciales (Venta energía,

Operaciones financieras, FPT)

RI

R-VEN-017 Estructura de cliente compleja, cliente solicitud servicio,

cliente facturación, grupo de clientes

RI

R-VEN-018 Seguimiento de contratos con clientes RI

Pedidos de Venta

R-VEN-019 Ciclo de gestión de ofertas de venta RI

R-VEN-020 Ciclo de gestión de pedidos de venta RI

R-VEN-021 Conversión automática de ofertas a pedidos y a facturas RI

R-VEN-022 Almacenamiento de históricos RI

R-VEN-023 Venta de activos (Maquinas) por bloques RI

Facturación

R-VEN-024 Trazabilidad entre contrato-pedido-factura-cobro RI

R-VEN-025 Posibilidad de corregir/ modificar albaranes antes de emitir la

factura: por ejemplo, modificación de las condiciones de

pago,…

RI

R-VEN-026 Reglas de agrupación de pedidos para facturar RI

R-VEN-027 Facturación automática a partir de los pedidos de venta RI

R-VEN-028 Introducción de facturas de venta sin estar referenciadas a

pedidos de venta

RI

R-VEN-029 Facturas Proforma: como parte de la documentación a enviar

en la expedición

RI

R-VEN-030 Información de albaranes pendientes de facturar RI

R-VEN-031 Abonos totales y parciales RI



Página 21 de 96

R-VEN-032 Gestión de las diferencias de cambio RI

R-VEN-033 Consultas actualizadas del saldo de cliente

independientemente de cuando se haya contabilizado

RI

R-VEN-034 Posibilitar al cliente que acceda a una web para descargarse la

factura

RI

R-VEN-035 Implementación de distintas series de facturación RI

R-VEN-036 Incorporación en automático de instrucciones de envío RI

R-VEN-037 Incorporación de la referencia del número de pedido en la

factura

RI

R-VEN-038 Anexos/observaciones en factura RI

R-VEN-039 Derivación de condiciones de factura del pedido RI

R-VEN-040 Multi-lenguaje para la impresión de facturas RI

R-VEN-041 Facturación en divisa RI

R-VEN-042 Control del número de copias de la factura a imprimir por

cliente

RI

R-VEN-043 Facturación electrónica: posibilidad de envío de facturas en

formato válido electrónicamente (firma electrónica) - XMLSING

RI

R-VEN-044 Compatibilidad Punto General de entrada de facturas

electrónicas de la administración general del estado FACE

https://face.gob.es/

RI

R-VEN-045 Posibilidad de envío de facturas vía e-mail RI

R-VEN-046 Gestión de múltiples días de pago para el establecimiento de

fechas de vencimiento de facturas

RI

R-VEN-047 Clasificación de las devoluciones, motivos de esas

devoluciones: impago, nota de abono,...

RI

R-VEN-048 Emisión de facturas de venta de energía RI

R-VEN-049 Emisión de facturas de alquiler RI

R-VEN-050 Emisión de facturas o recibos de operaciones financieras

(Prestamos)

RI

R-VEN-051 Emisión de facturas por servicios RI

R-VEN-052 Emisión de facturas de renting incluyendo costes financieros y

costes de mantenimiento

D

R-VEN-053 Gestión de contratos de mantenimiento y alquiler de cuotas de

servicio

RI

R-VEN-054 Asociar elementos de mantenimiento o renting a contrato D

R-VEN-055 Permitir la baja de elementos del contrato unitariamente con

su repercusión en las facturas de mantenimiento

RI

R-VEN-056 Integración facturas con modulo seguimiento de proyectos RI

Cobros

R-VEN-057 Poder gestionar las distintas cuentas bancarias de los clientes

en caso de recibo domiciliados

RI

R-VEN-058 Gestión de las distintas cuentas bancarias de la compañía RI

R-VEN-059 Posibilidad de cobros totales o parciales RI

R-VEN-060 Aplicación del cobro a 1 o a ‘n’ facturas de un mismo cliente RI

R-VEN-061 Posibilidad de registrar cobros de un cliente sobre facturas de

otro cliente (en el caso de clientes relacionados)

RI



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R-VEN-062 Bloqueos automáticos en el área comercial: Por riesgo

excedido y por incidencia: impago

RI

R-VEN-063 Registro de cobros (no cartera) tales como transferencia RI

R-VEN-064 Anulación de cobros: por impago, por error RI

R-VEN-065 Creación automática de asientos en contabilidad RI

R-VEN-066 Obtención de saldo de clientes que a la vez son proveedores RI

R-VEN-067 Incluir la posibilidad de realizar Compensaciones (Cliente-

proveedor) en cuentas a cobrar

RI

R-VEN-068 Seguimiento de clientes RI

R-VEN-069 Visión global e integrada de la situación de un cliente:

incidencias abiertas con soporte técnico, situación de sus

pagos, acciones llevadas a cabo por el departamento para la

reclamación de cobros,...

RI

R-VEN-070 Poder registrar en el sistema llamadas a clientes para la

reclamación de cobros, impagos, devoluciones

RI

R-VEN-071 Generar estados de cuenta de cliente RI

R-VEN-072 Generación de cartas de reclamación con distintos grados de

dureza

RI

R-VEN-073 Posibilidad de integración con utilidades de comunicación vía

e-mail

RI

R-VEN-074 Personalización de las cartas de reclamación en función de

tipología de clientes u otro criterios

RI

R-VEN-075 Obtención del periodo medio de cobro RI

R-VEN-076 Realizar consultas utilizando referencias externas como por

ejemplo, el nº de pedido de venta

RI

R-VEN-077 Control sobre la gestión de morosos RI

R-VEN-078 Capacidades de prepago RI

R-VEN-079 Tolerancia de cobros y descuentos RI

R-VEN-080 Procesamiento de cobros flexibles RI

R-VEN-081 Calculo periodo medio de cobro RI

R-VEN-082 Reclamación de deuda RI

R-VEN-083 Reclamación de deuda mediante procesos electrónicos (Con

verificación de entrega)

RI

R-VEN-084 Calculo intereses de demora RI

R-VEN-085 Gestión recibos y cobros intereses de demora RI

Gestión Ingresos de Proyectos

R-VEN-086 Identificación de proyectos (Ingresos) RI

R-VEN-087 Presupuesto de proyectos (Fase, Subfase, Actividades) RI

R-VEN-088 Control de costes asociados a proyectos, consumos horas,

productos, servicios

RI

R-VEN-089 Seguimiento ingresos, gastos versus presupuesto RI

R-VEN-090 Integración proyectos módulo de compras RI

R-VEN-091 Integración proyectos módulo de ventas RI

R-VEN-092 Facturación automática de proyectos RI

R-VEN-093 Por consumos RI

R-VEN-094 Por hitos RI



Página 23 de 96

R-VEN-095 Por servicios periódicos RI

R-VEN-096 Facturación manual asociada a proyectos RI

R-VEN-097 Planificación de recursos RI

R-VEN-098 Gestión de disponibilidad RI

R-VEN-099 Costes e ingresos recursos por proyectos o servicios RI

Subsistema de gestión de gastos y pagos. Deberá gestionar todos los aspectos

asociados con proveedores y pagos, incluyendo los diversos procesos y controles para

cumplir la normativa definida por la Ley de Contratos del Sector Público, así como las

condiciones específicas definidas según las Instrucciones Internas de Contratación del

IDAE.

En este subsistema se permitirá la implementación de:

Flujos de aceptación de documentos

Firma electrónica

Control presupuestario de contrataciones


Maestro de Proveedores

R-COM-001 Numeración automática y no significativa de proveedores RI

R-COM-002 Alias de proveedor: permitir búsquedas por otro nombre

distinto al fiscal

RI

R-COM-003 Marcar proveedores sujetos a IRPF para heredar el % de

retención en la factura.

RI

R-COM-004 Validación de NIFs ya existentes para evitar abrir distintas

fichas para el mismo proveedor/NIF.

RI

R-COM-005 Control y gestión NIE RI

R-COM-006 Posibilidad de registrar y gestionar más de una dirección de

proveedor: dirección fiscal, dirección de envío de documento

de pago.

RI

R-COM-007 Gestión de contactos del proveedor ampliado (no limitada).

Posibilidad de registro de múltiples contactos

RI

R-COM-008 Posibilidad de inactivar proveedores y que, por tanto, no sean

seleccionables para introducción de pedidos, facturas, pagos

RI

R-COM-009 Campos disponibles para categorización y clasificación de

proveedores y, por lo tanto, poder explotar la información en

base a dicha clasificación

RI

R-COM-010 Homologación de proveedores RI

R-COM-011 Clasificación de proveedores por tipología (SAT, fabricantes,

servicios,…)

RI

Solicitudes de Compra

R-COM-012 Generación automática de solicitudes propuestas por el

sistema.

RI

R-COM-013 Generación manual por parte del usuario a partir de formulario

de solicitud (pantalla de introducción de solicitudes manuales).

RI



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R-COM-014 Incorporación del dato del demandante final en todas las

solicitudes

RI

R-COM-015 Acceso a acuerdos vigentes para derivar los datos de

condiciones y precios

RI

R-COM-016 Acceso a pedidos anteriores RI

R-COM-017 Acceso a listas de proveedores homologados para los distintos

artículos o servicios

RI

R-COM-018 Uso de plantillas de solicitudes para artículos/servicios

solicitados frecuentemente

RI

R-COM-019 Flujo de aprobación de solicitudes. Gestión de aprobación de

las solicitudes que van a formar parte del presupuesto del mes

siguiente a aprobar por el Consejo de Administración de IDAE

RI

R-COM-020 Gestión de solicitudes que no han ido por el flujo habitual

(pedidos extraordinarios)

RI

R-COM-021 Asignación de privilegios de aprobación en función del puesto

del demandante

RI

R-COM-022 Distribución de gastos a través de centros de costes múltiples,

proyectos y departamentos.

RI

R-COM-023 Construcción de las distribuciones contables automáticamente

según criterios predefinidos

RI

R-COM-024 Gestión de contratos de proveedores RI

Negociación

R-COM-025 Agrupación / segmentación de proveedores en el sistema según

distintos criterios a definir por los usuarios.

RI

R-COM-026 Identificación de responsables de gestionar las peticiones de

oferta, según tipología de producto (Departamento de Compras

de forma general y con la colaboración de otros departamentos

cuando sean necesarios conocimientos técnicos)

RI

R-COM-027 Consolidar y centralizar los requerimientos de compras desde

múltiples almacenes o divisiones

RI

R-COM-028 Creación automática de peticiones de ofertas desde solicitudes

de compras

RI

R-COM-029 Posibilidad de consulta por pantalla de los datos de ofertas

anteriores y de su estado, mediante filtros adaptados a las

necesidades

RI

R-COM-030 Posibilidad de incluir distintos precios objetivo por rangos de

cantidades

RI

R-COM-031 Envío de peticiones de oferta por e-mail automáticamente a los

proveedores seleccionados.

RI

R-COM-032 Aprobación de ofertas e histórico de ofertas rechazadas RI

R-COM-033 Definición de Acuerdos de compra, que proporcionen

información adicional en el momento de la creación de

documentos

RI

R-COM-034 Consulta país de origen para importaciones u otros

requerimientos internacionales

RI

R-COM-035 Definición de contratos de compras y referenciar a ellos en los RI



Página 25 de 96

pedidos de compras

R-COM-036 Clasificación de Proveedores Homologados por artículo/servicio

o familia

RI

Pedidos de Compra

R-COM-037 Gestión de pedidos de compra RI

R-COM-038 Agrupación automática de necesidades según criterios a definir

(según necesidades de compra, por artículo, por proveedor...)

RI

R-COM-039 Generación automática de pedidos a partir de solicitudes RI

R-COM-040 Generación automática de pedidos de servicios mensajería,

telefonía y transporte

RI

R-COM-041 Derivación al pedido del tipo de IVA aplicable RI

R-COM-042 IVA asignado al artículo, pero modificable en el Pedido RI

R-COM-043 Posibilidad de consulta por pantalla de los datos de pedidos de

compra y su estado, mediante filtros adaptados a las

necesidades del cliente

RI

R-COM-044 Creación de Orden de Compra en cualquier moneda RI

R-COM-045 Impresión de pedidos de compra de manera individual o

agrupada por diferentes criterios

RI

R-COM-046 Derivación automática de las condiciones pactadas con el

proveedor para un artículo/servicio en los pedidos

RI

R-COM-047 Gestión de descuento por volumen RI

R-COM-048 Acceso y referencia a la información de ofertas en línea,

histórico de documentos,…, durante la creación de documentos

RI

R-COM-049 Flujos de aprobación de pedidos RI

R-COM-050 Envío de e-mail automático de aprobación de documentos RI

R-COM-051 Envío por e-mail del pedido aprobado a proveedor RI

R-COM-052 Mantenimiento de motivos de cancelación de pedidos.

Posibilidad de análisis posterior

RI

R-COM-053 Mantenimiento de informe de pedidos abiertos RI

R-COM-054 Trazabilidad completa de las compras: Solicitud-negociación-

pedido-recepción-factura-pago

RI

R-COM-055 Uso de múltiples asignaciones contables por línea de orden de

compra.

RI

R-COM-056 Asignación contable desde la necesidad RI

R-COM-057 Derivación de las condiciones de compra a la factura RI

R-COM-058 Gestión de Rappels: seguimiento de importe fijado e importe

pendiente

RI

R-COM-059 Gestión de las devoluciones RI

R-COM-060 Gestión de Auto facturas RI

R-COM-061 Número de serie independiente por proveedor para auto factura RI

R-COM-062 Gestión de incidencias en recepción de compras RI

R-COM-063 Gestión de compras de activos e inversiones RI

Gestión Contratación

R-COM-064 Creación expediente de contratación RI

R-COM-065 WorkFlow de seguimiento de contratación parametrizable en

función de importe y naturaleza de la compra

RI



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R-COM-066 Seguimiento de firmas RI

R-COM-067 Gestión documentación asociada RI

R-COM-068 Integración expediente de contratación en la gestión de

proyectos

RI

R-COM-069 Flujo de creación, aprobación de pliegos, publicación y

seguimientos

RI

R-COM-070 Seguimiento contratación según la ley de contratación del

sector publico

RI

R-COM-071 Concurso Abierto RI

R-COM-072 Contratos UTEs y AIEs RI

R-COM-073 Contratos de regulación armonizada RI

R-COM-074 Parametrización niveles económicos RI

R-COM-075 Gestión adjudicación RI

R-COM-076 Integración seguimiento presupuestario proyecto RI

R-COM-077 Integración plataforma de contratación del estado D

R-COM-078 Integración perfil del contratante web interna D

R-COM-079 Integración portal de transparencia D

R-COM-080 Integración plataforma de registro -actualmente SIGEM posible

evolución a GEISER- para notificaciones enviadas a proveedores

y clientes

D

Facturas

R-COM-081 Números de comprobante (archivado) automáticos para

facturas.

RI

R-COM-082 Asociación de facturas a contratos RI

R-COM-083 Posibilidad de definir líneas de facturas ‘tipo’, de manera que

se simplifique el trabajo de la codificación de facturas que no

van contra pedido

RI

R-COM-084 Control de fechas en la introducción de facturas y pagos: no

permitir registrar en periodos contables cerrados.

RI

R-COM-085 Cálculo de impuestos: derivar la información impositiva del

pedido de compra si lo hubiere y si no, de la ficha del

proveedor

RI

R-COM-086 Posibilidad de habilitar campos adicionales para almacenar

información relevante en el momento de registro de facturas

RI

R-COM-087 Utilidad de generar facturas recurrentes RI

R-COM-088 Cambiar la información de facturas antes de su contabilización RI

R-COM-089 Control de facturas duplicadas RI

R-COM-090 Poder adjuntar en la factura documentos anexos RI

R-COM-091 Introducción de facturas sin estar asociadas a Pedido: por

ejemplo, limpieza, seguridad...

RI

R-COM-092 Introducción de Notas de Abono por concepto de Rappel RI

R-COM-093 Gestión de Anticipos de proveedores: que el sistema avise de

que hay anticipos disponibles para aplicar a factura evitando así

pagar dos veces

RI

R-COM-094 Consultas actualizadas del saldo pendiente de proveedores,

independientemente del ciclo contable

RI



Página 27 de 96

R-COM-095 Cumplimiento del principio general: Trazabilidad entre pedido-

albarán-factura/s-doc de pago

RI

R-COM-096 Confrontación de facturas contra pedido: poder asociar ‘n’

facturas a un pedido o a una línea de pedido y mantener en

todo momento esta información visible

RI

R-COM-097 Que no se ‘pierda’ la información de las descripciones de las

líneas de pedido cuando se confrontan contra la factura

RI

R-COM-098 Detección automática de diferencias en la confrontación:

discrepancias en precio, cantidad...

RI

R-COM-099 Confrontación de Notas de Abono con Facturas RI

R-COM-100 Consulta de los pedidos pendientes de recibir factura RI

R-COM-101 Posibilidad de bloqueo para el pago de facturas: esto permite

sacarlas del circuito de pagos

RI

R-COM-102 Seguimiento de fondos aplicados en facturas RI

R-COM-103 Contabilización en función del origen de los fondos y naturaleza

de la compra

RI

R-COM-104 Buzon de recepción de factura electrónicas por email D

R-COM-105 Lectura facturas electrónicas -formato facturae D

Pagos

R-COM-106 Poder gestionar las distintas cuentas bancarias para el mismo

proveedor

RI

R-COM-107 Gestión de las distintas cuentas bancarias de la compañía RI

R-COM-108 Incluir la posibilidad de realizar Compensaciones (Cliente-

Proveedor) en cuentas a pagar

RI

R-COM-109 Utilización de distintos métodos de pago vigentes: Pagaré,

cheque, transferencia y flexibilidad a la hora de implementar

otros a futuro si fuera necesario

RI

R-COM-110 Selección de las facturas incluidas en un pago por criterios de

fecha de vencimiento, método....

RI

R-COM-111 Realización de pagos únicos (pago a 1 proveedor ‘n’ facturas) y

pagos masivos (pago a ‘n’ proveedores, ‘n’ facturas)

RI

R-COM-112 Pagos parciales: pagar una parte de la factura RI

R-COM-113 Generación automática de los ficheros de pagos (CSB´s, etc.) RI

R-COM-114 Tratamiento de los pagos domiciliados: registro del pago en el

sistema y más tarde asociar la factura al mismo

RI

R-COM-115 Posibilidad de retener los pagos por proveedor (es decir, todas

las facturas de un proveedor no estarán disponibles para el

pago) y por factura (es decir, retener para el pago no todas las

facturas sino las que el usuario establezca)

RI

R-COM-116 Cancelar / anular pagos RI

R-COM-117 Baja automática en previsiones de pago en el momento del

pago

RI

R-COM-118 Reflejar pagos del proveedor por notas de abono, rappels...es

decir, cobro de Notas de Abono

RI

R-COM-119 Visualizar la historia del pago: emitido, vencido, conciliado RI



Página 28 de 96

R-COM-120 Obtención del saldo neto Cliente/Proveedor en un único

informe y no tener que obtener separadamente la parte a pagar

y la parte a cobrar

RI

R-COM-121 Volcado de los asientos contables en el módulo de contabilidad

general de manera automática e integrada, separando lo que es

la gestión del pago de la contabilización de los mismos

RI

R-COM-122 Gestión de pagos en divisa, y gestión de las diferencias de

cambio

RI

R-COM-123 Distribución de costes de adquisición entre empresas RI

R-COM-124 Gestión I.R.P.F. proveedores RI

R-COM-125 Gestión embargo proveedores RI

R-COM-126 Bloqueo proveedores identificando motivo RI

Subsistema de tesorería. Deberá gestionar todos los aspectos asociados a una tesorería

compleja, integrando en el sistema procesos de:

Integración bancaria

Presupuestos de tesorería

Cash-Flow.

Control de bancos

Control y seguimiento de activos financieros

Análisis de rentabilidad y soporte a la toma de decisiones


Gestión de Tesorería

R-TES-001 Ficha en valor interactiva para la toma de decisiones RI

R-TES-002 Cash pooling personalizable automático y manual D

R-TES-003 Liquidaciones de intereses y detalle de intereses calculados en

cuentas bancarias y cuentas grupo

RI

R-TES-004 Reporting detallado: diarios, posiciones bancarias e

intercompañía, estadísticas, tesorería neta, saldos, diarios,

liquidaciones de intereses, etc.

RI

R-TES-005 Control de los días de valor y de la comisión de movimientos RI

R-TES-006 Cartas de reclamación personalizadas RI

R-TES-007 Gestión asistida de los rechazados bancarios e identificación

del motivo del rechazo

RI

R-TES-008 Generación de abonos con posibilidad de elegir la periodicidad RI

R-TES-009 Generación de indicadores de aviso en los movimientos

erróneos

RI

R-TES-010 Visualización parametrizable multicriterio, multiperiodo, por

total y por naturaleza y tipo de operación

RI

R-TES-011 Equilibrado automático y manual RI

R-TES-012 Entrada directa de las operaciones de financiación, de

inversión, etc.

RI



Página 29 de 96

R-TES-013 Contabilización de los flujos en las cuentas bancarias o

«intragrupo»

D

R-TES-014 Parametrización contable: cuentas bancarias y contrapartidas,

reglas de contabilización

RI

R-TES-015 Generación automática o manual de asientos y documentos

contables

RI

R-TES-016 Envío a contabilidad de movimientos generados y seguimiento

(diario de los flujos contabilizados o no, exportados o no, etc.)

RI

R-TES-017 Sistema multiusuario, multitarea y multi-idioma RI

R-TES-018 Previsión tesorería a partir de la información de los módulos de

cuentas a pagar y cuentas a cobrar y otras variables como por

ejemplo: amortización de préstamos...

RI

R-TES-019 Posibilidad de indicar a nivel de factura de proveedor o

cliente, el banco previsto por el que se realizará el pago /

cobro

RI

R-TES-020 Disponer de las previsiones de cobros / pagos por banco RI

R-TES-021 Establecimiento de horizonte temporal flexible: previsión por

periodos por días, semanas...

RI

R-TES-022 Planificación de necesidades de caja a partir de la información

de los módulos de cuentas a pagar y cuentas a cobrar y otras

variables como por ejemplo: amortización de préstamos...

RI

Firma Electrónica en Tesorería

R-TES-023 Permite definir todas las normas de gestión de las firmas según

las necesidades de la organización, de sus filiales, de sus

procedimientos y de la seguridad

RI

R-TES-024 La autorización de la firma se puede activar en función de

varios criterios, poderes bancarios de los firmantes y de

autorizaciones jerárquicas

RI

R-TES-025 Se notifica a los usuarios por email las acciones que tienen que

llevar a cabo y las tareas realizadas

RI

R-TES-026 Respeto de las normas de seguridad y de integridad. RI

R-TES-027 Gestión de las firmas de archivos: EDI 5, PKCS#7, AUTACK. D

R-TES-028 Encriptación interna de la aplicación, garantizando la

integridad de los datos

D

R-TES-029 Gestión de los derechos de acceso a las diferentes funciones

del programa por usuario

RI

R-TES-030 Controles de los elementos del archivo: sintaxis, CCC, importes

máximos autorizados por movimiento o por archivo, etc.

D

R-TES-031 Gestión de las normas de firma por contrato bancario RI

R-TES-032 Derechos de los firmantes de unos con otros RI

R-TES-033 Restricción de los derechos de los firmantes en función del

importe

RI

R-TES-034 Gestión de los poderes bancarios con aplicación de los

derechos de firma: por firmante, por tipo de movimiento (CCC

ordenante, CCC beneficiario, importe de las

transacciones), por contrato bancario

D



Página 30 de 96

R-TES-035 Función de “rúbrica” que permite al firmante aceptar,

rechazar o poner en espera los movimientos

RI

R-TES-036 Noción de divisa de referencia para respetar las normas de

gestión de firma sobre los importes, para los archivos con una

o varias divisas extranjeras

RI

R-TES-037 Posibilidad de añadir anotaciones en cada movimiento RI

R-TES-038 Edición de un histórico que permite conocer quién realiza cada

tarea en el programa y cuándo

RI

R-TES-039 Posibilidad de trazar los errores de orden técnico (función de

Log)

D

R-TES-040 Edición del justificante de firma para conocer la identidad del

firmante, la hora, los movimientos aceptados o rechazados

D

R-TES-041 Extracción de archivos denegados y/o rechazado D

Gestión de Financiaciones y Riesgos Financieros

R-TES-042 Asociación de flujos de tesorería para una actualización

dinámica

D

R-TES-043 Personalización de los informes y adaptación a las necesidades

de la empresa

RI

R-TES-044 Integración de operaciones comerciales (pedidos, facturas,

etc.)

RI

R-TES-045 Integración de operaciones financieras procedentes de otros

sistemas

RI

R-TES-046 Gestión de transacciones financieras a corto y medio/largo

plazo: Crédito SPOT, compra/venta de certificados de

depósito, descuento, pagarés, cartera de valores, depósitos a

plazo, créditos/préstamos en divisa, in fine y amortizables,

leasing, avales, gestión de las líneas de crédito, etc.

D

R-TES-047 Gestión de las transacciones de cambio: al contado, a plazo,

Swap, Opciones simples o con barreras, etc.

D

R-TES-048 Gestión de las transacciones de tipo de interés: Swap, FRA,

etc.

D

R-TES-049 Operaciones con otras contrapartidas diferentes a los bancos:

crédito intragrupo, compra/venta de divisa intragrupo,

operaciones con corredores

RI

R-TES-050 Numeración automática de las transacciones realizada por el

sistema con una codificación basada en el tipo de operación y

la entidad emisora

RI

R-TES-051 Reproducción del número de transacción en los flujos

generados

RI

R-TES-052 Diarios de cuadros de vencimientos que responden a cada tipo

de transacción

RI

R-TES-053 Cálculo y valoración del rendimiento con inclusión de los

resultados reales y previsionales (plusvalía latente, resultado

sobre las operaciones de cambio activas, market to market,

intereses corridos, etc.)

D

Gestión de Pagos



Página 31 de 96

R-TES-054 Personalización del entorno de trabajo atendiendo a las

necesidades de cada usuario

RI

R-TES-055 Definición de los derechos de usuario con autorización de

acceso por cuenta, entidad, dossier

D

R-TES-056 Biblioteca compuesta de formatos locales e internacionales

(EDIFACT, SWIFT, AFB, AEB, PS2, CLIEOP3, ACH, WIRE, CBI…)

D

R-TES-057 Creación de transacciones por entrada directa o por

integración de archivos resultantes de un sistema de

información externo

D

R-TES-058 Gestión de los pagos: transferencias domésticas,

internacionales, comerciales, traspasos

RI

R-TES-059 Gestión de los cobros: efectos, recibos y anticipos de crédito RI

R-TES-060 Gestión de transferencias por lotes con creación de

transferencias en lista por grupo de terceros

RI

R-TES-061 Posibilidad de reutilización periódica de las transferencias

repetitivas

D

R-TES-062 Definición de una transacción para cada orden de pago RI

R-TES-063 Definición de uno a tres niveles de validación de la transacción RI

R-TES-064 Identificación de la evolución de cada etapa mediante la

asignación de un estado

RI

R-TES-065 Sellado de las transacciones en cada etapa D

R-TES-066 Histórico de las transacciones para seguir la evolución

completa del tratamiento

RI

R-TES-067 Visualización de los datos principales por transacción: número

de transacción, estado, fecha, importe, divisa, etc.

RI

R-TES-068 Análisis de los importes pagados, por modo de pago, por divisa,

por proveedor, etc.

RI

R-TES-069 Análisis definido en función de las partes (entidades, clientes,

proveedores), de las características (intervalos de fechas y de

importes…), de las transacciones, etc.

RI

R-TES-070 Criterios complementarios de agrupaciones con opción de

subtotal, totalización anual, semestral, mensual, etc.

RI

R-TES-071 Recuperación de las cotizaciones medias en divisa y cálculo de

los importes de las transacciones en divisa de la cuenta de la

entidad

RI

Conciliación Contable

R-TES-072 Sistema multidivisa, multibanco, multientidad y multicuenta RI

R-TES-073 Parametrización de los códigos de transacción bancarios RI

R-TES-074 Multiplex criterios de conciliación por banco y naturaleza de

operación (Importe, reglas configurables,…)

RI

R-TES-075 Asistentes para la creación de las estructuras contables y la

parametrización de las tareas de importación-exportación

D

R-TES-076 Reglas de creación de los movimientos de ajuste D

R-TES-077 Integración manual o automática de los extractos de cuenta RI

R-TES-078 Integración de los diarios de banco por importación de los

sistemas contables

RI



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R-TES-079 Verificación de los saldos bancarios y contables, de las fechas

contables

RI

R-TES-080 Gestión dinámica de los rechazados, propuesta de corrección

según la causa

D

R-TES-081 Diario de integración (histórico y consulta del detalle) RI

R-TES-082 Conciliación simultánea de varios usuarios en una misma

cuenta

RI

R-TES-083 Conciliación simple o múltiple: un movimiento bancario con un

apunte contable, un movimiento bancario con N apuntes

contables, un apunte contable con N movimientos bancarios

RI

R-TES-084 Conciliación en una o varias cuentas en acceso simultáneo RI

R-TES-085 La conciliación semiautomática con propuesta de pre

conciliación

RI

R-TES-086 Informe de conciliación a una fecha determinada y en un

período anterior

RI

R-TES-087 Estadísticas en las conciliaciones realizadas por tipo, por flujo,

etc.

RI

R-TES-088 Diario de control sobre las creaciones, modificaciones y

eliminaciones de los movimientos y archivos, por usuario y por

período

RI

R-TES-089 Motor de búsqueda multicriterio en cualquier tipo de

movimiento

RI

R-TES-090 Posibilidad de volver a un estado anterior mediante la

desconciliación o anulación de una integración en la totalidad

o parte de las cuentas

RI

R-TES-091 Salvaguardia de datos y generación de un histórico RI

R-TES-092 Generación de apuntes contables de aquellos movimientos que

figuran en el extracto y que no están registrados en el sistema:

para comisiones bancarias....

RI

Conexión Bancaria

R-TES-093 Generación y cumplimiento normativa bancaria SEPA RI

R-TES-094 Inicio automático del intercambio de datos del banco con la

empresa (recuperación automática de los extractos de cuenta,

impagados, etc.) y de la empresa con el banco (envío ficheros

de traspasos entre cuentas, transferencias nacionales,

internacionales, confirming, etc.)

D

R-TES-095 Acciones de configuración, conexión, integración o edición que

se inician de forma intuitiva, sea cual sea la transacción, el

destinatario o el país

D

R-TES-096 Histórico de las transferencias para seguir de forma clara y

detallada el desarrollo de las comunicaciones en tiempo real

D

R-TES-097 Funciones que garantizan la seguridad de sus archivos

atendiendo a sus propias exigencias

D

R-TES-098 Envío automático de los archivos firmados electrónicamente D

R-TES-099 Mediante los calendarios parametrizables programará las horas

y fechas de sus conexiones en función de los países con los que

D



Página 33 de 96

intercambie información

R-TES-100 Recuperación directa desde cualquier sistema de información

(Pagos, Conciliación, ERP, programa de contabilidad, etc.)

D

R-TES-101 Gestión multiprotocolo: ASCII, KERMIT, XYZMODEM, EDI 3, EDI

5, PESIT D, PESIT E, SMTP, IMAP4, POP3, X400, WIRES, FTAM,

UFTU, STFIC, FTP, http, etc.

D

R-TES-102 Gestión multiformato: AEB, AFB, PS2, SWIFT, EDIFACT, BAI,

Wires, CBI, etc.

D

R-TES-103 Gestión multibanco D

R-TES-104 Encriptación de los archivos salvaguardados sea cual sea su

protocolo de transmisión

D

R-TES-105 Histórico de las transmisiones D

R-TES-106 Log técnico y de sistema D

Presupuesto de Tesorería

R-TES-107 Elaboración de presupuestos de tesorería en base a los

presupuestos de explotación

RI

R-TES-108 Parametrización por el usuario de las normas de generación de

presupuestos de tesorería a partir de los presupuestos de

operación

RI

R-TES-109 Gestión de las diferentes versiones de presupuestos sin riesgo

de perder las versiones anteriores

RI

R-TES-110 Actualización de los diseños de tesorería según las evoluciones

del presupuesto de operación

RI

R-TES-111 Análisis de las diferencias mediante varios niveles de

presupuesto: inicial, revisado, realizado, revisado/realizado o

mixto

RI

R-TES-112 Presupuestos revisados múltiples que integran un número

ilimitado de actualizaciones de los datos

RI

R-TES-113 Cuadros de mando interactivos con actualización directa RI

R-TES-114 Cálculo automático de las diferencias de cambio, de los

impuestos y de los intereses

RI

R-TES-115 Conversión de los presupuestos mensuales o trimestrales en

flujos de tesorería diarios mediante leyes de reparto por tipo

de flujo, por cuenta y por fecha

RI

R-TES-116 Confrontación de los datos previsionales con los movimientos

bancarios reales

RI

R-TES-117 Edición de los presupuestos pasados, presentes y futuros,

iniciales, revisados y realizados

D

R-TES-118 Posibilidad de añadir un comentario a cada movimiento

introducido

RI

R-TES-119 Funciones de simulación y edición del histórico RI

R-TES-120 Varios tipos de cálculo de las desviaciones para comparar la

previsión con el real

RI

R-TES-121 Consulta de las desviaciones con una herramienta de análisis

gráfico

RI



Página 34 de 96

R-TES-122 Generación de balances de la previsión a partir de datos

presupuestarios

RI

R-TES-123 Elaboración de los presupuestos en función de las necesidades

mediante la personalización de los modelos de presupuesto

RI

Subsistema de RRHH. Únicamente se contempla la integración con los sistemas

actuales de gestión de RRHH (Tinnova) y Control de presencia (Digitek), con el objetivo

de mejorar el intercambio de información financiera.


Gestión de Personal y Portal de Empleado

R-RHH-001 Integración contable asiento de nómina. RI

R-RHH-002 Integración maestro de personal, en la imputación de gastos o

dedicaciones a proyectos.

RI

R-RHH-003 Funcionalidad Portal del empleado. D

Subsistema de Gestión de Proyectos y Expedientes. Deberá gestionar todos los

aspectos asociados con el ciclo de vida de los proyectos, incluyendo gestión y control

sobre los procesos:

Presupuestarios

Gestión Económica del proyecto

Ciclo de ingresos

Ciclo de gastos

Control de expedientes y documentación

Ciclos de actividad

Gestión de documentos

Puede tratarse como un gran subsistema o bien como dos subsistemas diferentes

(proyectos y expediente electrónico), según las características de la solución ofertada

por cada oferente.



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RESUMEN DESCRIPCIÓN GENERAL

El IDAE desarrolla actividades de asistencia técnica, ingeniería de servicio, consultoría,

dirección o ejecución de obra, asesoramiento, gestión de ayudas y subvenciones.

Estando también facultado para invertir, directa o indirectamente, en proyectos de

interés energético. El modelo de negocio es variable, y en función de la tipología de la

actividad, la gestión del negocio, aún siendo parecida, es distinta. Lo que conlleva en

la actualidad diferentes modelos operativos.

Con el presente proyecto, se pretende homogeneizar dicha operativa, con

independencia de la línea de negocio. Para ello se requiere una solución que, al menos

desde el punto de vista de la Gestión Operativa del negocio, sea muy flexible,

configurable y parametrizable por el propio IDAE.

El modelo operativo del IDAE está basado en la Gestión de Proyectos, gestión de

Formas documentales, Trámites y actuaciones.

Atendiendo a esta naturaleza, el IDAE organiza su gestión a través del concepto de

PROYECTO y estos se estructuran en formas documentales. En la actualidad, los

Proyectos en el IDAE, pueden estar asociados a otras entidades denominadas Programas

y estos a su vez a "Líneas de actuación", estableciendo un sistema jerárquico entre

ellos. Pero esta estructuración es volátil en el tiempo, lo que conllevará a la nueva

solución a ser también muy flexible en cuanto este tipo de estructuraciones.

Por ello la solución requerida circulará entorno al concepto de definición y

automatización de procesos y sistema de gestión económico financiero, pudiendo ser

una solución única o una solución híbrida en la que por un lado se implemente todo el

modelo de negocio a través de una solución de Gestión de Procesos o BPM, con

tratamiento especial a las Formas Documentales, y una implementación del modelo

Económico Financiero a través de una solución de ERP. En caso de optar por una

solución híbrida, el licitante, deberá tener en cuenta que BPM + ERP, deberá

presentarse como una solución única, y deberá garantizarse la integración total y

absoluta de ambas.

Proyecto: Se la considera como la unidad de gestión y seguimiento económico y

administrativo. Será a través de éstos dónde se realice todo el modelo de negocio del

IDAE, y por consiguiente, sobre ellos se llevará toda la gestión operativa del negocio

(asignación de ingresos y gastos, facturas, etc.). A través de los proyectos se activan

diferentes procesos de negocio y formas documentales administrativas; las cuales, a su

vez, tendrán diferentes trámites y actuaciones.

Formas Documentales: Tipologías de tipos de gestiones: Ej.: Expedientes, Oficio,

Circular, Formularios, etc.

Expediente: Son tramitaciones administrativas independientes de un determinado

proyecto. Expediente está asociado a procedimientos horizontales administrativos, que

pueden ser comunes a diferentes proyectos y vistos como un flujograma. Los

expedientes podrán estar en cualquier nivel jerárquico y no sólo asociados a un

proyecto, y siempre existirá una relación de 1 a n entre el nivel y el número de



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expedientes. Los expedientes pueden ser originados por unidades internas y externas.

Con el objetivo de cumplir con el requisito principal de Flexibilidad y parametrización,

la solución a ofertar deberá tener en cuenta los siguientes requerimientos generales:

1. Dispondrá de un Mapa de atributos/campos, configurable

2. Dispondrá de la posibilidad de Generación de Patrones o Plantillas configurables

por el IDAE a partir del Mapa de Atributos

3. Generación de las entidades Proyectos, Formas Documentales, Trámites, etc.,

partiendo de las Patrones o Plantillas.

4. Asociación a las entidades principales de formas documentales, procesos o

trámites a realizar.

5. Definición y automatización de los procesos.

6. Totalmente integrado todo el modelo de negocio con el modelo

económico/financiero.

Requerimientos Específicos del Negocio


Proyectos. Requerimientos Generales

R-PRO-001 Se dispondrá de una matriz de atributos parametrizables, que

podrán asociarse directamente a patrones de proyectos o

proyectos finales.

RI

R-PRO-002 Configuración parametrizable (patrones o plantillas acorde a lo

descrito en Requerimientos Generales BPM) de cada uno de los

proyectos. Esta parametrización deberá permitir, entre otras

cosas, confeccionar los atributos de cada proyecto de manera

individual y autónoma a partir de Patrones o Plantillas

previamente definidas (Dos proyectos similares podrán tener

atributos distintos).

RI

R-PRO-003 Los proyectos deberán tener en cuenta diferentes estructuras

de coste, pero sólo una de ellas será la relacionada con la

estructura de costes contable. Así, estas estructuras serán

configurables directamente a través de Patrones o Plantillas y

éstas serán asociadas al proyecto. Pudiendo de esta forma, no

sólo llevar estructuras de costes, sino, por ejemplo, también,

de ahorros y eficiencia energética.

RI



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R-PRO-004 Los proyectos contarán con una estructura de costes y parte

técnica de seguimiento (potencias, energía, ratios, emisiones,

etc.) basada en niveles, no teniendo limitación a priori en los

mismos y que contemplarán presupuesto (de ingresos y gastos),

gasto real, facturados y estimaciones de cierre a nivel de cada

una de las líneas del proyecto. Y será el nivel más interno

contra el que se lleve la gestión presupuestaria y la imputación

de costes. El sistema deberá consolidar esta información en

los niveles superiores

RI

R-PRO-005 Las diferentes actuaciones que podrá tener el IDAE, podrá

originar la aportación de fondos desde múltiples orígenes y

utilizar de diversas formas (Ej.: directa, préstamo, aportación

de capital, combinación mixta)

RI

R-PRO-006 Posibilidad de vinculación de atributos de forma dinámica.

Ej.: Si existen dos atributos:

Tipo de Energía: Energía Renovable, Eficiencia

Energética

Naturaleza: Solar, biomasa geotermia, industria,

edificios, transporte, cogeneración

Relación de Tipo de Energía --> Naturaleza

Energía Renovable --> solar, biomasa, geotermia

Eficiencia Energética --> Industria, edificios, transporte,

cogeneración

RI

R-PRO-007 Existirá una estructura de seguimiento jerárquica de niveles

por encima del proyecto, flexible, que no obligue a tener que

asociar la estructura completa de todos los niveles, y con la

que se puedan relacionar entre otras "Líneas de actuación-

Programas-Proyectos-Expedientes y/o actuaciones"

RI

R-PRO-008 Nivel de agregación automático de la información entre los

diferentes niveles, en modelo Top-Down y Botom-Up,

especialmente información económica.

Ej.: En una estructura tipo: Línea de actuación--> Programa-->

Proyectos, donde la relación pudiera ser de 1-->n´-->n´´,

donde habría para cada línea de actuación, "n´" programas y

por cada programa "n´´" proyectos, el programa tiene que

recoger el total de la información financiera de sus proyectos,

y la Línea de actuación ídem con la de sus programas

RI

R-PRO-009 Posibilidad de asociar en la creación de proyectos las Formas

Documentales asociadas, procesos, trámites y actuaciones.

RI

R-PRO-010 Generación automática de proyectos a partir de patrones RI

R-PRO-011 Posibilidad de reasignación de los proyectos en nuevas

estructuras. Ej.: Nivel 1 Programa xxx, --> proyecto 1 asociado

al nivel 1, puede ser que a posteriori cambiemos el proyecto 1

a Nivel 2. Esta reclasificación deberá actualizar

automáticamente todos los ingresos gastos, etc., en la nueva

estructura y ajustar la anterior

RI



Página 38 de 96

R-PRO-012 Cada nivel llevará la información de presupuesto,

comprometido, gasto, facturado e Ingresos totalizado

RI

R-PRO-013 Esta estructura debe permitir total flexibilidad, y servirá para

todo tipo de proyectos

RI

Criterios de Tipología y Clasificación y Filtrado de Proyectos

R-PRO-014 Posibilidad de clasificar y filtrar los proyectos por múltiples

combinaciones de atributos:

1. Naturaleza y origen de los fondos: indica de dónde vienen

los fondos, pudiendo ser propios, terceros específicos,

terceros libres u otros

2. Tipología de proyecto: Gasto/inversión con retorno previsto

/ subvención a fondo perdido/préstamo/ mixtos/prestación

de servicios

3. Por sector

4. Por ubicación

5. Por fechas de creación, aprobación, cierre. (posibilidad

fecha desde / hasta y controlando períodos de meses y

años)

6. Departamento Responsable

7. Responsable del proyecto

8. Beneficiario/cliente/colaborador del proyecto

9. Forma jurídica de actuación del IDAE

10. Otros

RI

Ejes Analíticos Operativos

R-PRO-015 Deberá poder consolidar y explotar información por cualquiera

de los atributos que se seleccionen. (Business Inteligent)

RI

R-PRO-016 Clasificación de los proyectos por diferentes atributos, con

independencia de la estructura jerárquica en la que se

encuentre el proyecto.

RI

R-PRO-017 Atributos multivalor y relacionados con su tratamiento

contable posterior.

RI

R-PRO-018 Los proyectos podrán estar en diferentes estados, que deberán

ser parametrizables. Así, a modo enunciativo que no limitativo:

en cartera, ejecución, explotación, finalizado, anulado,…,

RI

R-PRO-019 Los estados de los Proyectos podrán ser cambiados a demanda

de personal autorizado del IDAE, o a través de los propios

procesos que desencadenen los propios proyectos, mediante

mecanismos de Workflow o acorde al mecanismo de gestión de

procesos de la solución del fabricante.

RI

Alertas

R-PRO-020 Sistema de alertas por diferentes atributos, variable y

parametrizable con posibilidad de envío de mensajes e incluso

SMS

RI

R-PRO-021 Bloqueos/desbloqueos de proyectos ad-hoc o automáticos. El RI



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bloqueo/desbloqueo de proyectos afectará todo lo que dependa

de él (procesos, expedientes, etc.)

R-PRO-022 El bloqueo/desbloqueo de un proyecto debe estar conectado

con el lanzamiento de un Workflow

RI

Gestión Documental

R-PRO-023 La documentación a aportar por los solicitantes y la generada

internamente por los propios procesos internos, se asociará a

los expedientes. El sistema tendrá que tener acciones de

búsqueda de estos documentos.

RI

R-PRO-024 El sistema controlará que no se solicite más de una vez un

mismo documento.

RI

Reporting

R-PRO-025 Reporting de los proyectos a través de diferentes criterios, por

su estructura jerárquica y/o por sus atributos.

RI

R-PRO-026 Posibilidad de que la plantilla inicial pueda ser modificada,

ampliada o reducida en cualquier momento, y que se mantenga

la persistencia de los proyectos anteriores.

RI

Datos Económicos de Proyectos

R-PRO-027 Se podrá imputar costes directamente a los proyectos (directos

e indirectos)

RI

R-PRO-028 Desde facturación se asignarán los importes de las facturas a

los proyectos

RI

R-PRO-029 Se podrán imputar horas, y gastos directamente contra los

proyectos

RI

Formas Documentales

R-PRO-030 Manejo de diferentes “Formas Documentales” RI

R-PRO-031 Manejo de Elementos Configurables. Se podrá personalizar

dinámicamente los siguientes elementos:

1. Formas Documentales

2. Tipos de Trámite

3. Tipos de Titulares

4. Estados

5. Resultados

6. Tipos de Plazos

7. Prioridades

8. Confidencialidad

RI

R-PRO-032 Personalización por el usuario de los Elementos Configurables:

el usuario podrá personalizar la lista de opciones que

corresponda para cada Elemento Configurable directamente

desde la aplicación, sin necesidad de requerir apoyo técnico

especializado.

RI

Expediente

R-EXP-001 El expediente está conformado por una carátula y tramites o

actuaciones

RI



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R-EXP-002 Tipos de expedientes (representará una clasificación temática

del expediente) -a nivel enunciativo que no limitativo:

subvención, adjudicación, contratación, tramitación, por un

recurso

RI

R-EXP-003 La aplicación deberá garantizar la gestión de la

confidencialidad o reserva de los expedientes que lo requieran.

RI

R-EXP-004 Se debe permitir personalizar el diseño de la Carátula, a través

de un formulario o plantilla asociada, incluyendo texto e

imágenes

RI

R-EXP-005 La Carátula se generará al iniciar un expediente y deberá

incluir los campos detallados precargados (datos del proyecto)

RI

R-EXP-006 Esta carátula se mantendrá incambiable durante toda la vida

del expediente, salvo las excepciones en que se modifican

algunos de los datos identificativos del mismo y si esto implica

modificar la carátula. Esto último sólo podrán realizarlo

usuarios que estén autorizados para ello.

RI

R-EXP-007 Todo expediente tendrá asociado un número único generado en

forma automática con un formato similar al siguiente:

Proyecto-Tipo-número correlativo y año, separados por

guiones.

(Los campos Tipo y número correlativo deben ser

configurables, el largo del campo año debe ser siempre de 4

dígitos.)

RI

R-EXP-008 Manejo de diferentes estados: Activo, Suspendido, Anulado,

Finalizado, otros

RI

R-EXP-009 Acciones a realizar sobre un Expediente:

-Iniciar un Expediente. Al inicio de un expediente se podrá

manejar una fecha valor que será la del sistema, pero podrá

ser modificable.

-Pasar: una vez que el usuario considere que terminó de

realizar la actuación se debe pasar el expediente para que siga

su flujo libre o fijo según la definición de su ruta.

-Suspender: Se podrá suspender un expediente cuando está en

estado Activo.

-Finalizar: Se podrá finalizar un expediente en cualquier

momento de su tramitación.

-Reactivar: Se podrá pasar un expediente del estado

Suspendido o Finalizado a estado Activo a través de la acción

Reactivar.

-Anular: En cualquier momento se podrá anular el expediente,

pero no se eliminará.

-Acordonar (unir) varios expedientes del mismo tipo sin perder

su individualidad (actuaciones y pases se reflejan en todos los

expedientes por igual). Desglosar (desunión) de expediente

acordonados.

-Asociar y desasociar expedientes. Referenciar otros

RI



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expedientes, permitiendo visualizarlos como parte del

expediente vinculante.

-Incorporación Parcial de expedientes. Incluir actuaciones o

documentos contenidos en otros expedientes. Estas referencias

formarán parte del expediente, quedando debidamente

identificadas que corresponde a la referencia y el expediente

del cual se incorporó. Ambos expedientes siguen su curso.

-Incorporación Total de expedientes. Incluir un expediente

completo en otro. El incorporado queda en estado finalizado

por incorporación total y todos sus elementos pasan a ser parte

del expediente que lo incorporó.

-Encomendar un expediente. Se encarga el expediente a un

usuario o grupo que no está previsto en la ruta del expediente

(ruta libre), que realiza la acción solicitada y vuelve al paso

que originó la acción o continúa en el siguiente paso.

-Reservar un expediente por un usuario. Esto lo pasará a la

bandeja de trabajo del usuario para que actúe sobre el mismo.

-Liberar un expediente o un conjunto de expedientes. Un

usuario con los derechos adecuados podrá retirar un

expediente o un conjunto de expedientes reservados por otro

usuario sin que haya finalizado su actuación devolviéndolos a la

Bandeja del Grupo.

R-EXP-010 Tratamiento masivo por excepción: selección de uno o un

conjunto de expedientes para la ejecución de igual tarea

dentro de cada expediente y/o asignación a otro paso de la

ruta predefinida.

RI

R-EXP-011 Ver Ruta. Posibilidad de ver gráficamente la ruta del

expediente, destacando el trayecto cumplido hasta el

momento.

RI

R-EXP-012 Acceder a la consulta completa de otro expediente sin perder

el contexto actual.

RI

R-EXP-013 Expediente con formato de intercambio (interoperabilidad) con

otro operador.

RI

R-EXP-014 Ver expediente en formato Administración Electrónica.

Acceso directo del tipo "Ver el expediente completo" que

acceda al expediente en el Formato de Intercambio Electrónico

de Expedientes (FIEE).

RI

Tramites de un Expediente

R-EXP-015 Los trámites tendrán asociada una carátula. Se creará al iniciar

un trámite con los datos establecidos para el mismo.

RI

R-EXP-016 Se debe permitir personalizar el diseño de la Carátula a través

de un formulario o plantilla asociada, incluyendo texto e

imágenes.

RI

R-EXP-017 Esta carátula se mantendrá incambiable durante toda la vida

del trámite, salvo las excepciones en que se modifican algunos

de los datos identificativos del mismo y esto implique

RI



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modificar la carátula. Esta funcionalidad solamente se podrá

ejecutar por usuarios que estén autorizados para ello.

R-EXP-018 Existirán diferentes Tipos de Tramites a los que se les

aplicarán las mismas especificaciones que para el “Tipo de

Expediente”, incluyendo además otros procesos de negocio

específicos de la organización.

RI

R-EXP-019 Cada Tipo de Trámite tendrá una ruta asociada (procesos o

acciones a realizar) y corresponderá a una única Forma

Documental.

RI

R-EXP-020 Todo tramite tendrá un Número que vendrá como composición

del Número de expediente al que se asocia + una secuencia

RI

R-EXP-021 Para cada tipo de trámite se podrá asociar diferentes plazos,

como p.ej.: Legal, Gestión, etc. Este dato irá en la carátula y

además podrá condicionar la ruta.

RI

R-EXP-022 Fecha Valor. Al inicio de un trámite se podrá manejar una

fecha valor que será igual o anterior a la fecha del sistema.

RI

R-EXP-023 Manejo de diferentes prioridades a nivel de Tipo de Trámite y

Trámite. Ej.: Urgente, normal, etc.

RI

R-EXP-024 Posibilidad de alterar la prioridad del Tipo de Trámite por

personal autorizado.

RI

R-EXP-025 Clasificación de los titulares de un trámite. Ejemplos: Persona,

Funcionario, Oficina, Empresa, Proveedor, etc.

RI

R-EXP-026 El trámite siempre se encontrará en uno de los estados

definidos que serán, por lo menos, los siguientes:

Activo: Las acciones que llevan al trámite a este estado es

Iniciar y Reactivar trámite. Mientras se está tramitando está

activo.

Suspendido: Se pasa a suspendido cuando no es posible actuar

sobre el trámite por causas no imputables a la administración.

Mientras el trámite está suspendido no corre el plazo de

gestión, no así el legal. Pasa de activo a suspendido mediando

la acción de Suspender trámite.

Finalizado: Para los trámites con ruta fija, se pasa

automáticamente a este estado cuando el siguiente paso a

ejecutarse corresponde con el fin de la ruta. Se pasa

manualmente a este estado a través de la acción Finalizar en

los casos de ruta libre.

Anulado: Excepcionalmente, se podrá Anular cuando se inició

un trámite por error. Pasa de activo a anulado a través de la

acción Anular.

El cambio de estado estará habilitado a los diferentes usuarios

de acuerdo a los permisos que le sean asignados.

RI

R-EXP-027 Todo trámite deberá tener un Resultado para poder ser

finalizado. Siendo el resultado la propiedad que se agrega

obligatoriamente al trámite al culminar sus actuaciones.

Ejemplos: Denegado, Aprobado, Desistido, Consulta

RI



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sustanciada, etc.

R-EXP-028 La lista de resultados se compondrá dinámicamente con valores

generales y particulares para cada tipo de trámite.

RI

R-EXP-029 El valor Resultado, siempre que se pueda, se deberá asignar de

manera automática por el sistema y será inmodificable por el

usuario, de acuerdo a condiciones que surjan de las

actuaciones. En los casos en que el sistema no pueda

completar el resultado, el usuario deberá seleccionar el valor

manualmente de una lista preestablecida.

RI

R-EXP-030 Tratamiento masivo por excepción: selección de uno o un

conjunto de trámites para la ejecución de igual tarea dentro

de cada trámite y/o asignación a otro paso de la ruta

predefinida.

RI

R-EXP-031 Ver Ruta. Posibilidad de ver gráficamente la ruta del trámite

destacando el trayecto cumplido hasta el momento.

RI

R-EXP-032 Acceder a la consulta completa de otro trámite sin perder el

contexto actual.

RI

Actuaciones

R-EXP-033 Las actuaciones de un "Tramite", pueden establecerse en

función del contenido de los campos de los formularios, la

existencia de firmas, la existencia de documentos o cualquier

atributo de los elementos de la actuación.

RI

R-EXP-034 Estarán compuestas de Formularios con una estructura de

datos. Cada actuación tendrá una estructura predefinida donde

se configuren los datos que tendrá el mismo.

RI

R-EXP-035 La actuación podrá o no tener documentos vinculados, a los

cuales se podrán acceder solamente a través de la propia

aplicación de trámites, manejando los niveles de

confidencialidad definidos.

RI

R-EXP-036 La aplicación controlará la cantidad de documentos por

actuación

RI

R-EXP-037 Las actuaciones deberán poder incluir texto formateado en

HTML y documentos (adjuntos). La aplicación controlará la

validez de los tipos, tamaños y características de los adjuntos.

Al menos (XML, Word, Excel, PPT, PDF, etc.)

RI

R-EXP-038 La actuación requerirá una o más Firmas Digitales cuando se

trata de un Expediente. Para el resto de las formas

documentales podrá o no requerirlas.

RI

R-EXP-039 A cada actuación se le podrá establecer diferentes tipos de

Plazos, como son el Legal, de Gestión, etc.

RI



Página 44 de 96

R-EXP-040 Actuaciones a realizar sobre un Tramite:

Iniciar un Trámite: con intervención humana (usuarios

internos y externos autorizados por tipo de trámite) o de

manera automática (generado por un evento u otro

aplicativo de acuerdo a reglas predefinidas y sin

intervención humana).

Pasar: una vez que el usuario considere que terminó de

realizar la actuación, se debe pasar el trámite para que

siga su flujo, siempre y cuando se cumplan las condiciones

establecidas para completar la actividad. En los casos de

tipos de trámites con ruta fija, el destino se tomará

automáticamente del diseño del flujo de proceso. En los

casos de tipos de trámites con ruta libre, se seleccionará el

grupo o un usuario destino. En los casos de ruta mixta, se

ejecuta un caso u otro de acuerdo al paso en que se

encuentre.

Suspender. Se podrá suspender un trámite cuando está en

estado Activo.

Finalizar. Se podrá finalizar manualmente un trámite que

tenga una ruta libre asignada.

Reactivar. Se podrá pasar un trámite del estado Suspendido

o Finalizado a estado Activo a través de la acción

Reactivar.

Anular. En cualquier momento se podrá anular el trámite.

Acordonar (unir) varios trámites del mismo tipo sin

perder su individualidad (actuaciones y pases se reflejan

en todos los trámites por igual).

Desglosar (desunión) de trámites acordonados.

Asociar y desasociar trámites. Referenciar trámites y/o

actuaciones de otros trámites, permitiendo visualizarlos

como parte del trámite vinculante.

Incorporación:

o Parcial de trámites. Incluir actuaciones o

documentos contenidos en otros trámites. Estas

referencias formarán parte del trámite, quedando

debidamente identificado que corresponde a la

referencia y el trámite del cual se incorporó. Ambos

trámites siguen su curso.

o Total de trámites. Incluir un trámite completo en

otro. El incorporado queda en estado finalizado por

incorporación total, y todos sus elementos pasan a

ser parte del trámite que lo incorporó.

Postergar el plazo de gestión de un trámite sólo por un

usuario autorizado.

Encomendar un trámite. Se encarga el trámite a un

usuario o grupo que no está previsto en la ruta del trámite,

RI



Página 45 de 96

que realiza la acción solicitada y vuelve al paso que originó

la acción o continúa en el siguiente paso.

Reservar un trámite por un usuario. Esto lo pasará a la

bandeja de trabajo del usuario para que actúe sobre el

mismo.

Liberar un trámite o un conjunto de trámites. Un usuario

con los derechos adecuados podrá retirar un trámite o un

conjunto de trámites reservados por otro usuario sin que

haya finalizado su actuación, devolviéndolos a la Bandeja

del Grupo.

Compaginación, Formación y Agregación de Piezas

R-EXP-041 Soporte para adjuntar elementos físicos foliados (numeración

de todas las hojas de todos los elementos de un expediente,

trámite, actuación) y sin foliar.

RI

Estructura Organizacional

R-EXP-042 Soporte para el manejo del organigrama, incluyendo como

mínimo: Personas, Secciones, Grupos.

RI

R-EXP-043 Soporte para remplazos, licencias, subrogaciones. RI

R-EXP-044 La aplicación podrá funcionar basándose en un esquema

Personas-Grupo y/o Personas-Oficina.

RI

R-EXP-045 La aplicación no necesariamente requerirá la definición y

actualización de la estructura organizacional, la cual se

considera de uso opcional.

RI

Rutas

R-EXP-046 Soporte para manejar expedientes con ruta libre (el usuario

elije la ruta), fija (secuencial) o mixto, con partes libres y

secuenciales.

RI

Gestión de Bandejas y Vistas de la Información

R-EXP-047 La aplicación deberá permitir el acceso a los expedientes a

través de “bandejas de Trabajo” por usuario y/o por grupo de

trabajo.

RI

R-EXP-048 Gestión de una bandeja de Salida con los expedientes pasados

de un usuario o de un grupo a otro.

RI

R-EXP-049 El sistema proporcionará distintas vistas de la información de

manera que se facilite la ubicación y el trabajo con los

expedientes.

RI

Firma Digital

R-EXP-050 Las actuaciones podrán ser firmadas digitalmente. RI

R-EXP-051 Firma digital: Deberá contemplarse la posibilidad de que una

actuación sea firmada digitalmente por más de un actuante.

RI

R-EXP-052 Será necesario contemplar la posibilidad de que un actuante

pueda deshacer su actuación firmada siempre que ésta sea la

última del expediente (sin que el siguiente actuante haya

actuado ya en el mismo)

RI

R-EXP-053 La firma de actuaciones correspondientes a formas

documentales que no sean Expediente podrán o no ser

RI



Página 46 de 96

requeridas.

R-EXP-054 El manejo de la firma deberá realizarse a través de la

aplicación, incluyendo el control y avisos sobre los

certificados.

RI

R-EXP-055 La aplicación no permitirá firmar digitalmente con certificados

vencidos o revocados.

RI

Plazos de Tramitación y Alarmas

R-EXP-056 La aplicación deberá manejar calendarios con distintas fiestas

locales.

RI

R-EXP-057 La aplicación deberá gestionar diferentes tipos de plazos de

tramitación. Se aplicarán en diferentes ámbitos, como, p.ej., a

modo enunciativo que no limitativo:

Tipo de Trámite

Paso o Actuación

RI

R-EXP-058 Alarmas: De vencimientos de plazos al grupo de usuarios

actuantes del paso y al grupo de responsables del tipo de

expediente

RI

R-EXP-059 Alarmas: Posibilidad de configurar avisos en los eventos que así

lo requieran, estableciendo al menos: condición, contenido,

destinatarios (usuarios o grupos), medio/s

RI

R-EXP-060 Alarmas: Medios configurables para utilizar MAIL, FAX, SMS,

mensajes a otros sistemas, etc.

RI

R-EXP-061 Alarmas: Posibilidad de que un usuario con la autorización

necesaria, active o cancele la recepción de alarmas de un

proceso, expediente y/o tramite, documentos.

RI



Página 47 de 96

Búsquedas en Procesos, Expedientes, Actuaciones, Trámites y

Documentos.

R-EXP-062 En todos los casos establecidos para la búsqueda y para

mostrar el resultado de la misma se respetará el esquema de

permisos y confidencialidad establecido.

RI

R-EXP-063 La búsqueda debe ser rápida (menos de 5 segundos)

independientemente de la clave y filtros, para un repositorio

de un millón de expedientes.

RI

R-EXP-064 El usuario podrá seleccionar los elementos sobre los cuales se

aplicará la búsqueda, ejemplo: formularios, documentos

anexos, campos, etc.

RI

R-EXP-065 Búsquedas en formato de texto libre en TODOS los procesos,

expedientes, actuaciones y/o trámites, documentos y con

filtros.

RI

R-EXP-066 Deberá estar permitido realziaruna búsqueda aplicando los

filtros (sin ingresar una cadena de búsqueda).

RI

R-EXP-067 Capacidad de ordenar el resultado de la búsqueda. RI

R-EXP-068 Filtrar las búsquedas imponiendo restricciones a los campos

(por ejemplo, fecha desde, fecha hasta, sección, etc.). El

resultado de la búsqueda deberá respetar el esquema de

permisos y confidencialidad definidos.

RI

R-EXP-069 Expedientes: Automáticamente, la búsqueda debe incluir los

expedientes confidenciales para los que el usuario tiene

permisos para ver.

RI

R-EXP-070 Expedientes: La búsqueda debe incluir toda la información

textual visible, sea ésta proveniente de campos de la carátula,

de actuaciones o de adjuntos.

RI

R-EXP-071 Se podrá seleccionar cualquier elemento resultante de la

búsqueda, permitiendo así trabajar directamente con él sin

perder el resultado anterior.

RI

R-EXP-072 Aplicar nuevas búsquedas sobre el resultado de búsquedas

anteriores.

RI

R-EXP-073 Considerar navegación en el resultado de búsqueda, resaltando

las palabras clave y permitiendo operaciones de siguiente y

anterior.

RI

Consultas

R-EXP-074 Se contará con un generador de consultas a demanda. Deberá

incluir manejo de filtros configurables, teniendo en cuenta la

confidencialidad asociada a los campos que se usarán como

filtros. Los filtros se deberán expresar en términos del negocio

y se valorará que tenga un corrector sintáctico. Ejemplo:

consultas mal expresadas, usuarios no autorizados, etc.

RI

R-EXP-075 El resultado de la consulta se podrá personalizar, por lo menos,

en cuanto a formato, orden, estilos. La personalización deberá

quedar asociada a la consulta y al usuario generante.

RI



Página 48 de 96

R-EXP-076 Los usuarios con permisos suficientes podrán agendar la

ejecución de consultas para realizarse periódicamente o para

realizarse en modalidad diferida.

RI

R-EXP-077 El resultado que devuelva la consulta dependerá de las

autorizaciones del usuario consultante, en función de la

confidencialidad definida a cualquier nivel.

RI

R-EXP-078 El resultado de la consulta se podrá visualizar eligiendo el

formato HTML, Excel, XML, PDF, etc.

RI

R-EXP-079 El sistema deberá proveer un conjunto de consultas sobre la

información de gestión y de auditoría pre-establecidas.

De información de gestión:

Situación actual de un trámite (ubicación, estado,

usuario que está actuando, etc.)

Carátula y recorrido de un trámite

De información de auditoría:

Todas las acciones realizadas por un usuario

Acciones realizadas sobre un trámite específico

Consultas realizadas (qué consulta, quién la hizo,

cuando la hizo)

RI

R-EXP-080 La consulta creada con el generador se podrá guardar como

pre-establecida para el usuario generante. En caso que el

usuario tenga los permisos suficientes, podrá guardar la

consulta de acceso privado para él mismo, para otro usuario o

para otros grupos de usuarios, o dejarla de acceso público.

RI

Impresión de Expedientes y Reportes

R-EXP-081 Para la impresión de los expedientes deberán tenerse en

cuenta las mismas consideraciones planteadas en

Compaginación, formación y agregación de piezas y de

seguridad.

RI

R-EXP-082 Posibilidad de exportación de los reportes a diferentes

formatos abiertos y comerciales.

RI

R-EXP-083 Como mínimo deberá permitir: o Imprimir carátula o Imprimir

actuaciones (contenido y documentos anexos) o Imprimir

trámite completo (carátula y actuaciones en orden

cronológico). La impresión se hará a partir del resultado de

“Ver el expediente completo”. El documento generado deberá

estar foliado y deberá permanecer inalterable ante reiteradas

impresiones. En caso de que existan actuaciones o documentos

firmados digitalmente, mostrará en la versión impresa los

datos identificativos del firmante (nombre, apellido, organismo

y cargo).

RI

Información Gerencial: Business Inteligent

R-BI-001 Se deberá incluir un mínimo de información gerencial que

presente indicadores de alto interés para la gestión de

proyectos, formas documentales, etc., con posibilidad de

exportación a diferentes formatos (.xls, .pdf, .csv, etc.).

RI



Página 49 de 96

R-BI-002 Los indicadores se alimentarán automáticamente desde los

procesos y sistemas de gestión con los que estén relacionados.

RI

R-BI-003 Generación de información resumida que sirva de inputs a

herramientas especializadas de análisis de información

gerencial.

RI

R-BI-004 Posibilidad de generar cuadros de mando con indicadores de

gestión de negocio, configurables por usuario y grupos

RI

R-BI-005 Posibilidad de acceder desde los cuadros de mando a la

información de detalle en modelo Top-Down.

RI

Administración y monitorización operacional (BAM)

R-BI-006 Monitores de procesos y tareas que permitan acceder a la

información asociada a todos los procesos creados (en formato

gráfico y tabular)

RI

R-BI-007 Reasignación y liberación de tareas utilizando la estructura

organizacional.

RI

R-BI-008 Administración de licencias y suplencias. RI

R-BI-009 Cancelar, suspender, finalizar, o retornar a un punto del

proceso ya ejecutado (Rollback).

RI

R-BI-010 Monitor de Documentos (pudiendo realizar búsquedas por

contenido).

RI

Información de Trazabilidad

R-BI-011 La solución deberá informar en todo momento de todos los

movimientos de los proyectos y formas documentales al aplicar

la Trazabilidad y Ruteo.

RI

Características Funcionales no Obligatorias

R-FNO-001 El sistema controlará la información que cualquier usuario

extraiga de la solución

D

R-FNO-002 Manejo de diferentes prioridades en las formas documentales D

R-FNO-003 Estructura Organizacional. Soporte en interfaz gráfica del

manejo de las personas y el organigrama

D

R-FNO-004 Todos los elementos que maneje la aplicación a nivel funcional

deben estar en idioma español. Valorables lenguas cooficiales y

otras.

D

Ayudas

R-AYU-001 Ayuda en línea y sensible al contexto RI



Página 50 de 96

Requerimientos genéricos del negocio


Características Generales para la Solución y el Modelo de

Negocio Descrito

R-GSN-001 Se valorarán soluciones donde las condiciones principales se

expresen en términos de negocio y que contemplen entre

otros:

Procesos y Formularios (asociados a las tareas de los

procesos definidos).

Entidades de datos utilizadas por los procesos y

formularios (incluyendo la definición de ABMs para la

carga de datos).

Consultas y reportes (on-line y batch) utilizando tanto

datos manejados por los procesos como datos manejados

por aplicaciones externas.

Modelos analíticos (cubos), indicadores, y dashboards.

Reglas de negocio programables (java, java script,

procedimientos almacenados, web-services, vistas)

integradas a los procesos y formularios.

Exposición como servicios de procesos, tareas,

consultas y reglas de negocio.

Integración de servicios de terceros con los procesos y

formularios (sin requerir programación).

Gestión de roles, grupos de trabajo, estructura

organizacional.

Listas de tareas y monitores de procesos

personalizados.

Generación automática de la documentación que

contiene los gráficos de los procesos y formularios

definidos e información acerca de los procesos, tareas y

reglas de negocio

RI

R-GSN-002 Herramienta gráfica orientada al usuario para el diseño de

procesos, formularios, atributos, plantillas, etc.

RI

R-GSN-003 Uso de notación BPMN 2.0 para la definición de procesos RI

Mapa de Atributos y Manejo de Datos

R-GSN-004 Disponibilidad y definición del mapa de atributos (campos) RI

R-GSN-005 Manejo de diferentes tipos de datos RI

R-GSN-006 Manejo de tipos de datos de negocio (Documento de Identidad,

Empresa, CIF Nacional y Extranjeros, etc.)

RI

R-GSN-007 Los datos pueden ser de ingreso obligatorio u opcional RI

R-GSN-008 Los datos pueden ser de sólo lectura o modificables RI



Página 51 de 96

Generación de Patrones, Plantillas, Formularios

R-GSN-009 Manejo de Formulario como un agrupamiento de campos en

una unidad lógica que facilita el tratamiento de los datos en

una actuación. No se refiere a la forma documental

“Formulario”.

RI

R-GSN-010 Manejo de secciones dentro de los formularios. RI

R-GSN-011 Manejo de formularios asociados a patrones (Guardar

formularios para ser reutilizados en diferentes proyectos,

formas documentales, procesos con diferentes usuarios y

grupos de usuarios)

RI

R-GSN-012 Manejo de formularios asociados a Formas documentales, tipos

de trámites, pasos, actividades, etc.

RI

R-GSN-013 Los datos o conjuntos de datos de un formulario, por defecto,

serán de acceso público (visibles), salvo que se haya definido

alguna restricción de confidencialidad.

RI

R-GSN-014 Los datos podrán ser ingresados manualmente o calculados a

través de los formularios.

RI

R-GSN-015 Los datos podrán ser validados y/o cargados desde otros

sistemas de gestión.

RI

R-GSN-016 Manejo de reglas de negocio, confidencialidad y de datos

dentro de los formularios

RI

Generación de las Entidades Proyectos, Formas Documentales,

Tramites

R-GSN-017 Crear las entidades principales (proyecto, formas

documentales, tramites) a partir de patrones o plantillas

RI

R-GSN-018 Manejo de sub-procesos. RI

R-GSN-019 Las actividades de un proceso/subproceso podrán tener "n"

formularios.

RI

R-GSN-020 Capacidad de gestión de Flujos de Tareas implementando los

patrones de WorkFlow de WfMC.

RI

R-GSN-021 La aplicación deberá proveer mecanismos de automatización

de flujos de trabajo de acuerdo a la definición de la WfMC.

(“La automatización de un proceso de negocio, total o parcial,

en la cual documentos, información y tareas son pasadas de un

participante a otro para que tome acción, de acuerdo a un

conjunto de reglas procedurales”)

RI

R-GSN-022 La herramienta de WorkFlow manejará rutas libres,

predeterminadas o mixtas.

RI

R-GSN-023 Manejo de rutas paralelas (AND-split, parallel routing, parallel

split, fork).

RI

R-GSN-024 Permitir que a una actividad o paso se le adjunten

documentos.

RI

R-GSN-025 Asociar a la actividad uno o varios plazos. RI

R-GSN-026 Permitir asociar al paso una o varias firmas digitales. RI

R-GSN-027 Asociar al paso una plantilla o template. RI



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R-GSN-028 Posibilidad de condicionar un paso de una ruta incorporando

validaciones y condiciones complejas utilizando términos o

reglas del negocio.

RI

R-GSN-029 Manejo de versiones de procesos. RI

R-GSN-030 Mantener más de una versión vigente de un proceso. Al crear

una nueva versión, se deberá poder seleccionar si los trámites

en curso se mantienen en la versión anterior o utilizarán la

nueva.

RI

R-GSN-031 Definición de Responsables del Paso de Trabajo. RI

R-GSN-032 Definición de Grupos o Usuarios intervinientes en los pasos de

trabajo.

RI

R-GSN-033 En cada paso de trabajo se podrá definir invocaciones a

sistemas (Ej.: Webservices) de gestión para validaciones y

captura de datos, así como también transacciones generadas

por el paso de trabajo en los sistemas de gestión.

RI

R-GSN-034 En cada paso existirá la posibilidad de finalizar el trámite de

acuerdo a permisos otorgados.

RI

Arquitectura del Software

R-GSN-035 Facilidad de interacción con componentes de la Plataforma de

Gobierno Electrónico: Control de Acceso, Middleware y Time

Stamp

RI

R-GSN-036 Posibilidad de gestionar ambientes para rápidas y diferentes

implantaciones de Expediente Electrónico en una única

implementación.

RI

R-GSN-037 Se requiere que el oferente describa los mecanismos que

ofrece la aplicación en este sentido, de modo que se pueda,

desde el IDAE, dar servicio a un número diferente de

organismos desde una única instalación, con mecanismos de

administración, soporte y respaldo unificados.

RI

Gestor de Base de Datos

R-GSN-038 Mecanismos de control de integridad de los datos utilizados

(incluir la descripción de las reglas de integridad

transaccional).

RI

R-GSN-039 Mecanismos para el manejo de grandes volúmenes de datos en

la base, detallando los procesos disponibles en el sistema para

la depuración de datos, mantenimiento de datos históricos,

etc.

RI

R-GSN-040 Mecanismos para la implementación de búsquedas full text en

los documentos almacenados.

RI



Página 53 de 96

Seguridad

R-GSN-041 Confidencialidad: Es la propiedad que define los permisos de

acceso a los datos de proyectos, Formas Documentales, etc. y

determina el grado de visualización a la información que tiene

autorizado cada usuario.

La confidencialidad se podrá asignar a diferentes niveles de la

aplicación de acuerdo a lo detallado:

• Proyecto

• Tipo de trámite

• Trámite

• Formulario

• Dato

• Documento

Estará constituida de manera jerárquica, siendo esta jerarquía

configurable por IDAE. Ej.: Si se define que un Tipo de trámite

es confidencial, todos los trámites, formularios y documentos

contenidos en ese Tipo de Trámite serán confidenciales. Si se

define que un Trámite es Confidencial, la propiedad se

trasmite a todos sus formularios y documentos. Se podrá

seleccionar esta propiedad también para formularios, datos

y/o documentos. Dado que la carátula en cualquiera de sus

participaciones (proyecto, forma documental, etc.) está

considerada como un formulario, aquellos datos que no sean

marcados como confidenciales serán de acceso público

(visibles) así como la historia de su modelo padre.

Se podrá marcar los elementos como:

• Normal (No Confidencial)

• Confidencial

La solución deberá poder manejar Temporalidad asociada a la

propiedad de Confidencialidad. Cualquier Proyecto, Forma

documental, trámite o elemento de un trámite podrá ser

marcado como ‘Normal’ después de haber sido ‘Confidencial’.

La Confidencialidad sobre los elementos se establecerá en

forma explícita por un usuario que tendrá habilitados los

privilegios para marcar/desmarcar la misma, y se aplicará de

modo independiente a los roles/permisos generales que tenga

asignado el usuario para el uso de la aplicación.

RI

R-GSN-042 El sistema deberá proveer las herramientas de seguridad para

garantizar la integridad, confidencialidad y autenticidad de los

datos transmitidos, siendo exigible un mínimo de conexión

segura desde los clientes hasta el servidor Web utilizando

HTTPS

RI



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R-GSN-043 Se podrá manejar el acceso a directorios de usuarios,

particularmente LDAP y Active Directory.

RI

R-GSN-044 Se podrán administrar usuarios obteniéndolos del directorio

corporativo de la organización. Cada usuario puede tener

relación con uno o varios grupos.

RI

R-GSN-045 La aplicación deberá distinguir entre usuarios internos o

usuarios externos (ciudadanos). Explicar modelo de

licenciamiento o solución para usuarios externos al IDAE

(Ciudadano).

RI

R-GSN-046 Sede electrónica: Administrar grupos de usuarios que no

necesariamente se corresponden con las unidades de la

estructura organizacional existente y que puedan entrar por

Sede electrónica.

RI

R-GSN-047 Administración de permisos a grupos y usuarios. Los permisos

resultantes son los que derivan de la combinación de todos los

criterios descriptos.

Permisos de acceso a las Funcionalidades: El sistema deberá

administrar las funcionalidades individualmente o agrupadas.

Las mismas podrán habilitarse a los usuarios o grupos de

usuarios.

Permisos de ejecución de pasos: Al diseñar el flujo de trabajo

de cada tipo de trámite, se definirá usuarios o grupos de

usuarios que puedan acceder a cada paso.

Permisos de acceso a los elementos del Trámite: El sistema

deberá administrar permisos asociados a diferentes elementos

de un trámite que permitan a un usuario o grupo de usuarios

acceder o no a cada uno de ellos.

Permisos de acceso de acuerdo a datos particulares del

Trámite: El sistema deberá administrar permisos a usuarios y

grupos de usuarios vinculados a datos específicos del trámite.

El sistema proveerá mecanismos para filtrar los trámites a los

que pueda acceder el usuario y grupo según el universo de

datos a los cuales fue autorizado.

RI



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R-GSN-048 Posibles Actores. La aplicación deberá permitir configurar

diferentes tipos de actores de acuerdo a los permisos que se le

otorguen. Se propone la siguiente lista, enunciativa que no

limitativa, de tipos de actores:

Administrador General: Accede a todas las

funcionalidades de la aplicación.

Administrador de Procesos: Gestiona los flujos de

trabajo de un conjunto de tipos de trámites que se le

haya asignado administrar.

Administrador de Autorizaciones: Asigna a los usuarios o

grupos los diferentes niveles de acceso a las

funcionalidades definidos en la aplicación.

Administrador de Confidencialidad: Configura la

confidencialidad a los diferentes elementos de la

aplicación que así lo requieran.

Usuario de Consulta de Información de Gestión: De

acuerdo a la confidencialidad establecida, el usuario de

consulta visualiza los trámites y datos a los cuales está

autorizado.

Usuario de Consulta de Información Gerencial: Accede

a información gerencial generada en base a la agregación

de los datos de gestión de la aplicación.

Tramitador: Realiza las actuaciones de acuerdo a las

autorizaciones asignadas y accediendo a la información

de acuerdo a la confidencialidad establecida.

Supervisor: Valida y autoriza las actuaciones que

requieran un nivel superior de decisión.

Auditor: Consulta pistas e información de auditoría.

Titular del trámite: Caso particular de tramitador. Puede

consultar y realizar actuaciones sobre los trámites de los

que sea titular de acuerdo a la confidencialidad y

autorizaciones establecidas. En especial podrá Iniciar

trámites, notificarse o agregar información.

Gestor: usuario externo autorizado por los titulares de

los trámites a consultar y realizar actuaciones en sus

trámites de acuerdo a la confidencialidad y

autorizaciones establecidas en la aplicación.

Usuario sede electrónica.

RI

Firma digital

R-GSN-049 Utilización de certificados estándar RI

R-GSN-050 La firma debe realizarse en el cliente. RI

R-GSN-051 El certificado debe almacenarse en el cliente y en ningún caso

y bajo ninguna circunstancia las claves privadas deberán pasar

o almacenarse en el servidor.

RI

R-GSN-052 Brindar la posibilidad de almacenar los certificados en el

navegador o de utilizar dispositivos externos para dicho fin.

RI



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R-GSN-053 Validación de los certificados a través de OCSP (Online

Certificate Status Protocol) o equivalente.

RI

R-GSN-054 La firma deberá realizarse utilizando los mecanismos del

navegador o un plug-in.

RI

R-GSN-055 Utilización de un servicio de Time Stamp externo. RI

R-GSN-056 Deberá describirse la solución diseñada para la firma de una

actuación por más de un actuante.

RI

Auditoria

R-GSN-057 La aplicación deberá contar con logs parametrizables para las

transacciones realizadas por cada usuario.

RI

R-GSN-058 Facilidades para la parametrización de las transacciones a

auditar.

RI

R-GSN-059 Facilidades para la parametrización del nivel de información a

registrar.

RI

R-GSN-060 Herramientas que faciliten la revisión de los logs de auditoría

registrados.

RI

R-GSN-061 Registro de los accesos a recursos exitosos y fallidos. RI

R-GSN-062 Identificación unívoca del usuario que realiza las transacciones

en los logs de auditoría.

RI

Administración del Producto – Parametrización

R-GSN-063 Producto con alto grado de parametrización RI

R-GSN-064 Facilidad de registro de cambios de parametrización. RI

Generales

R-GSN-065 Posibilidad de interacción con otros sistemas de los

organismos.

RI

R-GSN-066 Integración con herramientas de oficina libres (“open source”)

y soporte de formato PDF

RI

Proyecto

R-GSN-067 Migración de datos de sistemas existentes en el IDAE RI

Subsistema de Gestor de Documentos. El sistema deberá proporcionar las

funcionalidades necesarias para integrar la documentación operativa del IDAE en todos

los ámbitos de actividad (actividad financiera y gestión de proyectos/expedientes),

permitiendo su integración con los flujos de trabajo definidos, así como con los

procedimientos de firma electrónica a implementar.

Subsistema de explotación estadística de la información (Cuadros de Mandos BI).

Deberá proporcionar las funcionalidades necesarias para el análisis de los datos

contenidos en diversos sistemas de información. Este sistema tendrá como objetivos:

La utilización de cuadros de mando con indicadores específicos

La obtención de resultados estadísticos e informes preestablecidos

Realización de consultas complejas



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El subsistema proporcionará los siguientes componentes, que se describen a

continuación:

Extracción, tratamiento y carga de datos, incluyendo las siguientes

funcionalidades:

o Permitirá realizar la carga de datos desde orígenes diversos y

heterogéneos.

o Permitirá auditar los datos que se integran y centralizan, detectando

inconsistencias y posibles faltas de calidad de datos.

o Permitirá exportar los datos a distintos formatos.

Almacenamiento de la información “tratada” para su explotación con este

subsistema, incluyendo las siguientes características:

o Tratamiento eficiente de grandes volúmenes de información

o Alta velocidad de acceso a consultas complejas en grandes volúmenes

de información

o Análisis dinámico de datos y obtención de resultado en tiempo real.

o Capacidad de seleccionar, agregar, cruzar, explorar y analizar en

tiempo real la información procedente de una o varias bases de datos,

aunque sean de orígenes diversos.

o Posibilidad de acceso a los detalles más básicos de la información, sin

afectar al rendimiento y sin necesidad de trabajar con estructuras de

datos agregadas.

o Flexibilidad en el modelo de base de datos y en su ampliación o

modificación.

o Sencillez de administración a través de herramientas y gestión de

accesos a los usuarios por funcionalidades, por base de datos, por tabla,

por columna y por registros que cumplan una condición determinada.

o Los accesos se gestionarán mediante palabras clave que se almacenarán

en formato encriptado.

o Capacidad de operaciones en grupos de datos.

o Capacidad para guardar e indexar cada columna o atributo por

separado.

Análisis de la información. Este componente proporcionará al menos las

siguientes funcionalidades:

o Cuadros de mando

o Informes predefinidos.

o Análisis dinámico.

o Permitirá abordar análisis predictivos de situaciones posibles a partir del

estudio de la información existente y de la incorporación de supuestos de

forma dinámica. Análisis de patrones ocultos, tendencias y correlaciones.



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El subsistema permitirá la obtención de resultados/informes y distribución de los

mismos con arreglo a lo siguiente:

o Información disponible electrónicamente publicable en páginas Web.

o La información podrá ser exportada a diferentes herramientas: Word,

Excel, PDF, etc.

4.3. Elaboración de informes y estadísticas

Comprende los trabajos necesarios para la elaboración de informes y estadísticas sobre

los datos y operaciones de las aplicaciones objeto del presente servicio, así como el

mantenimiento de los ya existentes. Estas estadísticas e informes se generarán

principalmente de la información contenida en las aplicaciones, cabiendo la posibilidad

de incorporar información de otras fuentes de datos disponibles en IDAE, y cuya

estructura y características se proveerá a los técnicos.

La generación de informes y estadísticas cubiertas por el servicio de mantenimiento

incluye:

Estudio de las fuentes de datos requeridas para la generación.

Análisis y diseño de los informes y estadísticas.

Desarrollo de los informes y estadísticas, incluyendo programación y

configuración, en las herramientas disponibles al efecto.

Elaboración y ejecución de los planes de prueba necesarios.

Implantación de los informes y estadísticas desarrollados.

Planificación e impartición de la formación necesaria para el uso y

comprensión de los informes y estadísticas.

Soporte en la resolución de consultas e incidencias derivadas de los informes

y estadísticas.

Actualización y mantenimiento de la documentación funcional y técnica del

sistema.

Las herramientas a utilizar para la generación de cada informe o estadística serán

determinadas en la fase de diseño, según las características del mismo.

Los trabajos a realizar en relación con la obtención de estadísticas e informes se

agrupan en los siguientes tipos:

Generación de estadísticas e informes periódicos. Se trata de informes y

estadísticas que se han de generar de forma periódica, y cuyo destino puede ser

la remisión a uno o más usuarios o unidades interesadas, o bien la publicación

de los mismos en la página web, Sede Electrónica o Intranet de IDAE.

Generación de estadísticas e informes a demanda. Se trata de informes y

estadísticas que se han de generar de manera repetida por uno o más usuarios o

unidades, pudiendo estar disponible a través de una aplicación o de manera

autónoma en la Intranet.



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Generación de estadísticas e informes ad hoc. Se trata de informes y

estadísticas que se han de generar en momentos puntuales, con información

muy específica no disponible de forma inmediata a través de las consultas,

informes o estadísticas ya existentes.

Se estima la adaptación o creación de unos 50 listados de forma conjunta para todos

los subsistemas identificados en el proyecto.

4.4. Usuarios del sistema / Licencia

Los usuarios de los sistemas de información de IDAE se agrupan en las siguientes

categorías:

Usuarios internos, que realizan su trabajo en la IDAE, ya sean empleados del

mismo IDAE o personal externo de asistencias técnicas. Los usuarios internos

se encuentran situados en la sede de IDAE.

Empresas, colectivos y profesionales del sector de energía, que utilizan las

aplicaciones de uso restringido existentes y los servicios disponibles en la

Sede Electrónica de IDAE.

Ciudadanos en general, que emplean los servicios disponibles en la Web de

IDAE, que entrarán a través de la Sede Electrónica del IDAE.

Aunque no es objetivo de esta licitación la configuración de servicios para empresas

externas o ciudadanos, el licitador deberá indicar el método de licenciamiento

disponible para estas tipologías de usuarios.

Con respecto a las licencias de usuarios internos el licitador garantizará la correcta

definición de las mismas según la presente información de configuración y tipología de

usuarios:

Nivel de uso del sistema

Subsistemas

Usuarios

Nominales Consulta

Baja

actividad

Alta

actividad

%

Concurrencia

Financiero 8

2 6 70 %

Ingresos y cobros 5

2 3 70 %

Gastos y pagos 10

3 7 70 %

Tesorería 6

2 4 70 %

Proyectos 100

70 30 40 %

Expedientes 100

70 30 40 %

Informes (Reporting) 100 100 40 %

Cuadro de mandos (BI) 25 22

3 30 %



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4.5. Licencias Software

Todas las licencias de Software necesarias para la correcta implantación del proyecto,

serán en la modalidad On-Premise.

Complementariamente a las licencias de software ERP u otros, el licitador deberá

incluir dentro de la propuesta la licencia de:

- Base de datos

- Solución de informes (Reporting)

- Solución de Cuadro de mandos (BI)

- Gestión Documental.

Actualmente el IDAE dispone de 64 licencias nominales de base de datos Oracle, sobre

las que el licitador tendrá que indicar la viabilidad de reutilizarlas o no.

La no inclusión en la oferta económica de cualquier tipo de licencia de software a

excepción del software de sistema operativo, será responsabilidad del licitador,

asumiendo cualquier coste oculto que se identifique.

5. ENFOQUE DEL PROYECTO

Entendiendo el contexto organizativo y de negocio de IDAE, así como los objetivos

marcados para el proyecto, debe abordarse la implantación bajo los siguientes aspectos

claves:

1. Diseño pensando en el futuro

Retorno de la inversión a tres niveles:

Renovación Tecnológica

Mejoras operativas

Actualización de procesos

2. Enfoque del proyecto por fases:

Fase 1: Finanzas, compras, ventas, tesorería, , gestión de proyectos y

expediente electrónico

Fase 2: Cuadros de Mando

Fase 3: Mantenimiento Evolutivo y correctivo

3. Foco en el plan de formación interno

Transmisión del conocimiento

Plan de formación reglado

4. Seguridad y compromiso



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La empresa contratada ha de tener experiencia contrastada

Gestión del cambio

Enfoque a pruebas

6. DESGLOSE DE LOS TRABAJOS

El desarrollo del proyecto deberá incluir las fases o paquetes de trabajo que se

detallan a continuación:

Construcción del nuevo sistema:

1. Análisis de requerimientos. Obtención y catalogación de los requerimientos

funcionales, técnicos, administrativos y legales del sistema a desarrollar; así como

del catálogo de procesos a analizar e implementar.

2. Diseño de la arquitectura global del sistema. Durante esta actividad se deberá

definir y aprobar la arquitectura global del sistema a desarrollar, identificando

subsistemas, modelos de componentes y paquetes estandarizados a utilizar.

3. Diseño técnico de la solución. El análisis deberá incluir la descripción detallada y

desarrollada de las funcionalidades requeridas y la definición de los procesos

ejecutados. Se deberá diseñar en esta etapa la interfaz de usuario del sistema. El

diseño técnico deberá incluir la descripción detallada del modelo de datos

utilizado, los diferentes subsistemas, componentes y modelo de comunicaciones

utilizado y plataformas a utilizar.

4. Construcción, implementación y pruebas del sistema. La codificación del sistema

se guiará según estándares de mercado. Se deberá disponer de registro documental

de las pruebas realizadas al sistema. En la propuesta técnica se documentarán las

herramientas utilizadas para la documentación y gestión de defectos del software.

Dentro del plan de pruebas se incluirá la definición de un piloto, con funciones de

intercambio de información entre sistemas.

5. Mantenimiento del sistema implementado. Se llevará a cabo el mantenimiento de

acuerdo con lo detallado en el apartado 7 de este pliego.

Interfaces sistemas actuales:

Con el objetivo de simplificar la integración de las diversas soluciones del IDAE

existentes asociadas a la gestión de proyectos, se definirán los siguientes interfaces:

Un interfaz único con las diversas soluciones de gestión de proyectos

existentes en la actualidad, responsabilizándose IDAE de remitir la

información de las distintas aplicaciones según el modelo de interfaces único

a definir y desarrollar por el adjudicatario.

Interfaces con la aplicación de RRHH T-innova.



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Interfaces con el sistema de control de presencia actualmente

implementado (Evalos.net).

Interface con la aplicación de registros de E/S (SIGEM).

Migración de datos al nuevo sistema IDAE:

Los procesos de migración deberán estar orientados a garantizar y verificar la

consistencia de los datos migrados y a la comprobación de las cantidades migradas por

entidades de origen y destino.

1. Análisis de requerimientos de la migración. Obtención y catalogación de los

requerimientos funcionales de la migración.

2. Diseño técnico de la migración. El análisis deberá incluir la descripción detallada y

desarrollada de las funcionalidades requeridas y la definición de los procesos de

migración.

3. Implantación y pruebas del sistema de migración. En la propuesta técnica

deberán documentarse las herramientas utilizadas para la migración de los datos.

Los procesos de migración deberán contemplar la migración de las siguientes entidades

de datos:

Datos Maestros

- Maestro plan de cuentas

- Maestro de activos

- Maestro de proveedores

- Maestro de clientes

- Maestro de proveedores

- Maestro Bancos

- Maestro Recursos Humanos

- Maestro Proyectos

Datos Saldos e Históricos

- Saldos contables

- Saldos deuda clientes y proveedores

- Saldos Bancos

- Movimientos proyectos activos

- Movimiento gestión fondos

- Inversiones en curso

Puesta en marcha:

1. Funcionamiento. El Sistema deberá estar en condiciones de pleno funcionamiento

y entrada en producción el 1 de enero de 2018 para su primera fase y el 1 de



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Julio de 2018 para su segunda fase. Una vez cerrada la Fase 1, dará comienzo el

mantenimiento evolutivo descrito en el apartado 7.

Tareas de soporte:

1. Soporte al IDAE. La empresa adjudicataria deberá prestar soporte al IDAE en la

definición de las arquitecturas necesarias para el adecuado desarrollo del Sistema.

2. Plan de transición, formación y gestión del cambio. Asimismo, la empresa

adjudicataria desplegará los planes de Transición, Formación y Gestión del cambio.

Gestión del cambio:

Durante el desarrollo del proyecto debe realizarse un especial seguimiento a la gestión

del cambio. En cualquier situación que conlleve un cambio significativo, es de esperar

la aparición de una cierta incomodidad o “resistencia” hacia el mismo ya que existe

incertidumbre, y las personas pueden percibir la nueva situación como una amenaza

por las siguientes razones:

No comparten o no entienden la necesidad que se les plantea.

Perciben que el nuevo modelo/sistema implicará trabajo adicional.

Están convencidos de que dificultará su trabajo en lugar de hacerlo más fácil

(especialmente en el caso de experiencias de cambios anteriores negativas).

Sienten que no tienen la formación suficiente para sentirse cómodos en su

nuevo entorno.

Tienen la sensación de que pueden fracasar.

Piensan que afectará a sus funciones o condiciones en la empresa y les da

miedo.

Se preocupan porque igual pueden perder su empleo.

Durante el desarrollo del proyecto el equipo de implantación deberá definir una

estrategia que permita minimizar la resistencia al cambio, para que no limite el éxito

en la implantación de la innovación.

El desarrollo del proyecto deberá ser gestionado mediante una metodología de

implantación, contrastada por el adjudicatario en proyectos de similares

características al proyecto descrito en el presente documento. Esta metodología será

de obligado cumplimiento por el adjudicatario, siendo auditada su ejecución durante el

desarrollo del proyecto.

Toda la documentación de gestión y desarrollo del proyecto será entregada en formato

electrónico, valorándose la puesta a disposición del equipo de un portal de proyecto

para crear un entorno colaborativo.



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7. SERVICIOS DE MANTENIMIENTO

El licitador deberá definir y ofertar el plan de mantenimiento recomendado según las

características del sistema, los usuarios y la funcionalidad a implementar. Los servicios

de mantenimiento se iniciarán una vez comience la explotación de cualquiera de las

funcionalidades o subsistemas, según el plan de implantación (Planificación) indicado

en la licitación.

El plan de mantenimiento será definido para dos años completos, de acuerdo con el

cronograma básico orientativo detallado en el apartado 12 del presente pliego.

El licitador deberá identificar en su oferta económica el coste de cada uno de los años

de mantenimiento, así como las partidas que se incluyen.

Deberá contemplarse las siguientes tipologías de mantenimiento:

7.1. Mantenimiento correctivo

El mantenimiento correctivo deberá definirse con el objetivo de subsanar las

incidencias o errores identificados en la fase de explotación del sistema, cuyo origen se

deban a una incorrecta definición, parametrización o programación del sistema.

Este mantenimiento deberá incluirse como garantía de los trabajos realizados por el

adjudicatario, coincidiendo con el periodo de garantía.

7.2. Mantenimiento evolutivo

Durante la fase de explotación pueden identificarse áreas de mejora no contempladas

inicialmente en la definición del sistema, así como nuevas necesidades por la evolución

de procedimientos del IDAE. Para garantizar este tipo de actividades el licitador deberá

cotizar una bolsa de horas anual de 1.000 horas, que estarán a disposición del IDAE

para su consumo según se identifiquen necesidades.

En la fase de explotación el equipo de trabajo conjunto IDAE-Adjudicatario definirá el

procedimiento de solicitud, valoración y aceptación que debe regir el consumo y

planificación de la bolsa de mantenimiento evolutivo. Sólo serán facturadas aquellas

horas realmente consumidas.

7.3. Mantenimiento de licencia

El licitador deberá identificar y valorar todos los conceptos de mantenimiento

asociados a licencia de Software: ERP, Base de datos, otros… Indicando el método de

cálculo y la base de cálculo tanto para las licencias necesarias en la fase de

implantación, como las licencias para los dos años siguientes identificados en la

actividad de mantenimiento.



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La información presentada en este apartado podrá ser validada con los diversos

fabricantes, según las políticas de mantenimiento y actualización, en el momento del

análisis de las licitaciones.

7.4. Soporte a la atención de usuarios

Comprende los trabajos de apoyo al CAU de IDAE en la resolución de consultas e

incidencias, así como en la transmisión de conocimiento al personal que presta servicio

en el CAU, con el objeto de que éste pueda atender correctamente a los usuarios de la

manera más autónoma posible desde la puesta en marcha de las primeras

funcionalidades del sistema hasta la finalización del contrato.

Formación a los técnicos del CAU en la operativa de las aplicaciones.

Los técnicos de mantenimiento facilitarán información y documentación a los

técnicos del CAU cuando les planteen dudas respecto del funcionamiento de las

aplicaciones.

Una vez que se realicen cambios en las aplicaciones objeto de mantenimiento, y

antes de su entrada en producción, los técnicos deberán proveer la formación y

documentación adecuada a los técnicos del CAU para la resolución de consultas

e incidencias en las aplicaciones añadidas, modificadas o retiradas. Se incluirán

tanto los aspectos funcionales (explicación de pantallas y opciones, uso de las

mismas, navegación relacionada con la operación, etc.) como de aspectos

técnicos (componentes necesarios, resolución de incidencias, etc.).

Soporte a los técnicos del CAU en la resolución de consultas e incidencias.

Cuando se produzca una incidencia que haya de ser solucionada por el servicio

de mantenimiento, la incidencia y su resolución se documentarán

adecuadamente desde el punto de vista técnico, y se facilitará también al CAU

información para que puedan comunicar la resolución al usuario, y en la medida

de lo posible poder resolver la incidencia por parte del CAU en el caso de que se

volviera a repetir.

Igualmente, se facilitará al CAU la información adecuada de las consultas que

planteen los usuarios.

En los casos en los que resulte necesario, se acompañará al técnico del CAU en

la resolución “in situ” de consultas e incidencias de los usuarios internos de

IDAE.



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8. ENTREGABLES

A lo largo de la prestación del servicio, se deberá efectuar la entrega de la

documentación y productos que se señala a continuación, en los plazos que se

establezcan.

8.1. Entregables relativos a la gestión del servicio

Se deberá proceder a la entrega de los distintos entregables según la metodología de

calidad establecida por el IDAE en lo referente a la operativa de mantenimiento de

sistemas de información. Dicha documentación, organizada por periodos, estará

compuesta de los siguientes entregables:

Fase de transición:

o Diagnóstico de la situación actual.

o Plan de gestión del cambio.

o Plan de prestación de servicio.

o Definición de acuerdo sobre los valores de ANS y adaptación a esta fase.

Semanalmente:

o Informe operativo del servicio.

Mensualmente:

o Informe de seguimiento, incluyendo el cumplimiento de los ANS,

resumen de peticiones, recomendaciones para la mejora del servicio y

otros aspectos que se acuerden.

Trimestralmente:

o Informe de calidad, con los resultados de los controles de calidad y

encuestas de satisfacción.

A demanda:

o Actas de reunión.

o Informes detallados de actuaciones que, por su especial relevancia, se

considere necesario solicitar al adjudicatario.

Antes del comienzo de la fase de devolución:

o Plan de devolución del servicio.

o Plan de formación para el traspaso del conocimiento.



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8.2. Entregables relativos a la elaboración y modificación de sistemas de

información

Según la metodología de calidad establecida por el IDAE en lo referente a la operativa

de desarrollo de sistemas de información, se deberá proceder a la entrega de los

documentos creados o modificados asociados al software existente, para cada uno de

los Subsistemas y módulos que integran el proyecto, en función de los cambios que

haya sido preciso realizar. Dicha documentación, organizada por fases, estará

compuesta por los siguientes informes:

Toma de requisitos y análisis:

o Especificación de requisitos.

o Diseño funcional y técnico.

Desarrollo:

o Código fuente que incluye el desarrollo a medida y parametrizado

especialmente para el IDAE

o Ejecutables conforme a dicho código fuente

o Planes de pruebas

o Informe del Plan de pruebas en desarrollo (pruebas integradas)

Pruebas:

o Informe del plan de pruebas de aceptación en preproducción

Implantación:

o Manual de instalación

o Manual de usuario

o Manual de administración de la aplicación

En el caso de que se utilicen herramientas tanto para el desarrollo como para la

ejecución del sistema, se incluirá la documentación precisa para que el personal de

IDAE pueda asumir el mantenimiento del sistema.

8.3. Entregables relativos a la explotación de sistemas de información

Según la metodología de calidad definida por el IDAE en lo referente a la operativa de

explotación de sistemas de información, se deberá proceder a la entrega de los

documentos creados o modificados asociados a los entornos, en función de los cambios

que haya sido preciso realizar. Dicha documentación estará compuesta por:

Semanalmente:

o Informes de monitorización y estadísticas de los sistemas



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A demanda:

o Diseño de arquitectura física y lógica

o Política de backups y recuperación

o Normas de configuración, control de versiones y codificación segura de

aplicaciones

o Estudio de viabilidad sobre nuevos componentes de software base

o Plan de actualización de software base

8.4. Entregables relativos al soporte al usuario

Según la metodología de calidad definida por el IDAE en lo referente a la operativa de

atención a usuarios de sistemas de información, se deberá proceder a la entrega de los

documentos creados o modificados asociados al CAU, en función de los cambios que

haya sido preciso realizar. Dicha documentación estará compuesta por lo siguiente:

Base de datos de conocimiento para la resolución de incidencias

Documento de preguntas y respuestas frecuentes (FAQs)

8.5. Entregables relativos a la certificación de los servicios

Con el objetivo de certificar la correcta realización de los servicios contratados y

asociar el trabajo realizado a los hitos de facturación descritos en el apartado 2.5.5 del

Pliego de Condiciones Particulares, se definen los siguientes entregables a realizar por

el adjudicatario, que deberán ser validados por el Responsable Técnico del IDAE:

Análisis de requerimientos. C-01.

En este documento se identificarán todas las necesidades funcionales

detectadas en la fase previa de análisis a realizar por el adjudicatario;

Identificando el mapa de procesos global y departamental.

Arquitectura del sistema. C-02.

Este documento recogerá la propuesta tecnológica final del proveedor,

identificando el nivel de cobertura e implementación de la solución o soluciones

aportadas. Incluirá, igualmente, el detalle de parametrizaciones y desarrollos

que deban realizarse para una correcta adecuación a las necesidades del IDAE.

Definición del modelo de pruebas. C-03.

En este documento deben definirse los diversos juegos de ensayo que deberán

realizarse para validar correctamente el sistema, así como el plan de pruebas

de rendimiento a realizar, previas a la puesta en explotación del sistema.



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Definición del modelo de carga de datos. C-04.

Este documento detallará las diversas entidades de datos que deben migrarse

desde los sistemas actuales al nuevo sistema a implementar, identificando

volúmenes, método de migración, procedimiento y tiempos estimados.

Entrega parametrización. C-05.

Este documento deberá entregarse al finalizar la fase de parametrización y

desarrollo del proyecto, y en él se detallarán las diversas parametrizaciones y

desarrollos que haya sido necesario realizar para la correcta adecuación del

sistema a las necesidades de IDAE.

Pruebas funcionales. C-06.

Una vez realizada la fase de pruebas con los diversos usuarios se deberá

elaborar este documento en el que se identifiquen las diversas pruebas

realizadas, así como el resultado de las mismas.

Pruebas de carga y rendimiento. C-07.

Este documento se realizará en la fase de pruebas del sistema, recogiéndose en

el mismo el detalle de los datos que se han cargado para la realización de

pruebas funcionales, así como el rendimiento, tanto en la carga como en la

gestión con los volúmenes de datos cargados.

Formación. C-08.

Este documento deberá recoger todas las sesiones de formación realizadas,

identificando fecha de realización, objetivos, asistentes, duración, resultado de

las mismas según valoración del equipo docente y las encuestas realizadas a los

asistentes. Será presentado al finalizar la última formación planificada.

Aceptación Fase I. C-09.

Este documento se deberá elaborar al realizarse la puesta en explotación de la

fase 1 y finalizado el soporte correctivo de la misma; y en él se debe

identificar: la planificación final realizada, fecha de puesta en explotación,

detalle de incidencias y estado de las mismas. Incluirá la documentación

técnica necesaria para realizar correctamente el mantenimiento y explotación

del sistema.

Entrega cuadros de Mando. C-10.

Este documento recogerá el detalle de los cuadros de mando elaborados, así

como la documentación técnica necesaria para realizar correctamente su

mantenimiento y explotación.



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Aceptación final del sistema. C-11.

Este documento contendrá el acta de cierre del proyecto en su fase de

implantación, y pondrá fin a la Fase 2 del contrato.

9. INFRAESTRUCTURA TECNICA

Aunque no es objeto de esta licitación la definición de la plataforma técnica, el

ofertante deberá definir la estructura tecnológica necesaria para garantizar el correcto

funcionamiento del sistema propuesto, según el dimensionamiento de usuarios y

funcional identificada.

La infraestructura definirá obligatoriamente:

Estructura de servidores

Dimensionamiento de memoria y dispositivos de almacenamiento

Soluciones de copia de seguridad

Software de sistema operativo

Requerimientos de comunicaciones y tráfico de Red (ancho de banda necesarios

y electrónica de red)

La plataforma definida deberá contemplar los siguientes entornos:

Entorno de desarrollo

Entorno de pruebas

Entorno de explotación o productivo.

El licitador incluirá en sus funciones el apoyo en la definición, diseño e implantación de

arquitecturas para el desarrollo, prueba y ejecución de las aplicaciones de IDAE.

En este apoyo se incluye la ayuda en la selección de alternativas, planificación y

dimensión de los entornos necesarios, definición de sus características técnicas y

soporte a la configuración, a partir del conocimiento obtenido en el funcionamiento de

las aplicaciones, el uso de las mismas y la experiencia en otros proyectos similares.

Podrá incluir la realización de prototipos y pruebas piloto para concretar la definición y

validación.

Se ofrecerá también soporte en la elección de las herramientas para desarrollo e

integración (herramientas de desarrollo y de integración, para la ejecución de planes

de pruebas, etc.), el control de código y el seguimiento de incidencias y su resolución,

así como la integración de las diversas herramientas entre sí.

10. CONDICIONES DE EJECUCIÓN Y DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DEL SERVICIO



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10.1. Modelo del servicio

10.1.1. Prestación de los servicios

La prestación de los servicios se efectuará bajo la modalidad de proyecto “llave en

mano”, no computándose horas de ejecución de los diversos perfiles, salvo en el caso

de la oferta de bolsa de horas para actividades de mantenimiento evolutivo.

Las peticiones de servicio se podrán efectuar al equipo de trabajo del adjudicatario

desde IDAE o las unidades de IDAE, según los procedimientos y líneas de trabajo que se

establezcan. La decisión última sobre si el tratamiento de las peticiones se efectúa

dentro de los presentes servicios corresponderá siempre a IDAE, y en ningún caso la

tomará el adjudicatario.

Todas las peticiones quedarán registradas en las herramientas de soporte

proporcionadas por IDAE, incluyendo la resolución de las mismas, de acuerdo a lo

establecido en el procedimiento de gestión de peticiones. El equipo técnico del

adjudicatario se responsabilizará de registrar aquellas peticiones que no se reciban a

través de dichas herramientas.

La aprobación de los cambios desarrollados corresponderá a IDAE y a la unidad o

unidades involucradas. En caso de considerarse necesario, se podrá solicitar una fase

de aprobación del cambio.

La puesta en marcha de nuevos desarrollos o modificaciones de las aplicaciones, así

como las actividades de instalación de nuevas versiones o parches del software base, se

llevarán siempre a cabo conforme a los procedimientos establecidos y respetando los

calendarios de implantaciones definidos por IDAE.

La documentación deberá mantenerse permanentemente actualizada. Para el caso de

las actividades de soporte a usuarios y mantenimiento correctivo, el adjudicatario

deberá actualizar la documentación asociada a las aplicaciones involucradas en un

plazo no superior a 48 horas después de su resolución; en el resto de casos, deberá

actualizarla en las fechas que se establezcan.

La medición del funcionamiento de los servicios del presente pliego se prestará en base

al establecimiento de Acuerdos de Nivel de Servicio (en adelante, ANS) entre IDAE y el

adjudicatario.

La realización de los trabajos se acreditará mediante el uso de las herramientas de

seguimiento que se determinen, así como mediante una serie de entregables a elaborar

por el adjudicatario, en los plazos establecidos en el presente pliego.

Todos los adjudicatarios deberán proporcionar los entregables indicados en el apartado

8 para las actividades correspondientes.



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Se entregarán para su validación y aprobación en un plazo inferior a 2 días laborales

desde la finalización del periodo correspondiente para cada entregable o, en el caso de

los entregables a demanda, desde la celebración de la reunión o petición del IDAE.

Para los cambios realizados en base al mantenimiento correctivo, la documentación

deberá ser actualizada en un plazo inferior a 2 días laborables tras la entrega de la

corrección.

El adjudicatario deberá desarrollar un plan de formación interno que incluya la

adquisición de conocimientos por parte del personal que trabajará en los servicios

sobre la organización y funcionamiento de IDAE, así como sobre las aplicaciones objeto

del servicio y los procedimientos relacionados.

10.1.2. Indicadores de prestación de los servicios de implantación

Durante la fase de implementación de la solución, Fase 1 y 2 del proyecto, el IDAE

definirá indicadores de medición del nivel de cumplimiento y calidad de la prestación

del servicio del adjudicatario. En caso de incumplimiento de estos indicadores se

podrán aplicar penalizaciones, que en ningún caso superarán los márgenes establecidos

en el apartado 14 del Pliego de Condiciones Particulares.

Para el análisis de cumplimiento y calidad se tomarán los siguientes criterios:

Retrasos en la planificación.

El adjudicatario, según el plan de proyecto presentado, deberá definir en su

planificación cada uno de los hitos establecidos en el apartado 8.5. Sobre dicha

planificación, en el caso de producirse retrasos sobre los hitos, se aplicará la siguiente

tabla de penalizaciones:

Retrasos inferiores a 1 semana Sin penalización

Retrasos de entre 1 y 2 semanas Penalización del 1% sobre la facturación

asociada al Hito retrasado.

Retrasos de más de 2 semanas Penalización del 2% sobre la facturación

asociada al Hito retrasado por cada

semana de retraso.

Calidad de los entregables

Si algún entregable correspondiente a la finalización de un hito no tuviera la calidad

requerida por el IDAE, se hará constar en el acta de validación técnica y deberá ser

subsanado por el adjudicatario. La no subsanación de esta documentación conllevará la

aplicación de una penalización de un 0,5% sobre la facturación asociada al citado hito.

Requisitos no cumplidos



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Si, una vez definida la fase de pruebas funcionales C-06 se identifican requerimientos

ofertados y no cubiertos por el sistema, se aplicarán penalizaciones sobre la

facturación total del proyecto. Estas penalizaciones serán iguales al porcentaje que

representen los requerimientos ofertados, pero no cumplidos sobre el total de los

ofertados. En caso de que éste alcanzara un valor superior al 10%, se consideraría que

el adjudicatario ha incumplido gravemente el contrato a efectos de la resolución del

contrato descrita en el apartado 26.1 del Pliego de Condiciones Particulares.

Rotación de Equipo

Sólo se admitirá, durante toda la vigencia del contrato, una rotación por cada uno de

los perfiles definidos como críticos en el apartado 11.1 del presente pliego y de

acuerdo con lo establecido en el apartado 10.2.6. Por cada una de las rotaciones que

superen las admitidas se aplicará una penalización del 0’2% sobre la facturación total

del proyecto.

10.1.3. Indicadores de prestación de los servicios de soporte y mantenimiento

La medición de los servicios se realizará mediante indicadores de prestación de los

servicios. Inicialmente, se define un conjunto mínimo de indicadores, que se utilizarán

para la medición de los niveles de servicio, pudiendo establecerse nuevos indicadores

durante la prestación del servicio con objeto de obtener una mejor medición del

funcionamiento del mismo.

IN.R01 – Tiempo de respuesta

Consiste en el tiempo que transcurre desde que un usuario o técnico realiza una

consulta o informa de una incidencia, hasta que se asigna a la persona correcta

que efectúa su resolución.

Se obtendrá de la información que provean las herramientas de seguimiento de

los trabajos.

Se medirá en minutos.

IN.R02 – Tiempo de detección

Consiste en el tiempo que transcurre desde que se produce una incidencia en un

sistema hasta que un técnico encargado de monitorizar el funcionamiento del

mismo la detecta y asigna un técnico para su resolución.


los trabajos.




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IN.R03 – Tiempo de resolución

Consiste en el tiempo que transcurre desde que a un técnico se le asigna una

incidencia hasta que queda resuelta la incidencia de manera efectiva.


los trabajos.


IN.R04 – Incidencias reabiertas

Consiste en cuantificar las incidencias que, habiéndose resuelto en producción

por el servicio mediante una posible corrección al origen del problema, vuelven

a producirse posteriormente a la puesta en producción de la corrección, con

respecto a las que no vuelven a producirse.


los trabajos.

Se medirá en porcentaje (%).

IN.R05 – Entrega de trabajos planificados en el tiempo previsto

Consiste en medir la desviación entre el tiempo estimado por el Jefe de

Proyecto para la entrega parcial o total de un trabajo planificado y el tiempo

real que transcurre desde el momento aprobado de inicio del desarrollo hasta

que es entregado.


los trabajos.

Se medirá en porcentaje (%).

Los licitadores podrán proponer en sus ofertas aquellos indicadores adicionales de

medición del servicio que consideren adecuados.

10.1.4. Niveles de servicio

Para cada una de las fases de la prestación del servicio contratado, se establecerán

inicialmente los ANS indicados en el presente apartado, que se comenzarán a aplicar



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una vez asumido el servicio por completo por parte del adjudicatario, al finalizar la

fase de transición.

Los ANS serán revisados periódicamente entre IDAE y el adjudicatario, pudiendo

modificarse los mismos o establecerse nuevos ANS de mutuo acuerdo.

En el caso de que la empresa adjudicataria no pueda cumplir los ANS establecidos, se

podrán imponer penalizaciones al adjudicatario, siempre que no se llegue a un acuerdo

entre ambas partes.

Para organizar la atención de las consultas e incidencias que se gestionen a través del

mantenimiento correctivo de aplicaciones, la explotación de los sistemas y la atención

a usuarios a través del CAU, se establecen las siguientes prioridades que regularán

tanto el orden de atención como los niveles de servicio a prestar.

PRIORIDAD DESCRIPCIÓN

Prioridad 1 La incidencia o consulta bloquea la operativa específica del usuario.

Además, el sistema está catalogado como crítico.

Prioridad 2

La incidencia o consulta bloquea la operativa específica del usuario.

Además, afecta a un grupo de usuarios, se trata de una operación

crítica o afecta a más de un sistema.

Prioridad 3 La incidencia o consulta bloquea la operativa específica del usuario

o se produce una degradación significativa en el rendimiento.

Prioridad 4 La incidencia o consulta no bloquea la operativa específica del

usuario.

ANS para los servicios de soporte y mantenimiento

INDICADOR PRIORIDAD OBJETIVO INTERVALO

IN.R01

1 ≤ 60 minutos para ≥ 90%

≤ 90 minutos para todas Mensual


≤ 120 minutos para todas Mensual


≤ 1 día para todas Mensual

4 ≤ 1 día para ≥ 90%

≤ 2 días para todas Mensual

IN.R03

1 ≤ 120 minutos para ≥ 90% Mensual

2 ≤ 240 minutos para ≥ 90% Mensual

3 ≤ 5 días para ≥ 90% Mensual

4 ≤ 15 días para ≥ 90% Mensual

IN.R04 1 ≤ 5% Trimestral

2 ≤ 5% Trimestral



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INDICADOR PRIORIDAD OBJETIVO INTERVALO

3 ≤ 10% Trimestral

4 ≤ 10% Trimestral

IN.R05 1

≥ 80% con desviación ≤ 10% del plazo

aprobado

≥ 90% con desviación ≤ 20% del plazo

aprobado

Trimestral

10.1.5. Penalizaciones por incumplimiento de ANS Soporte y Mantenimiento

El incumplimiento de ANS implicará penalizaciones sobre las cuotas de mantenimiento,

según la fase del proyecto en el que se identifiquen las desviaciones del ANS.

Para el cálculo de las penalizaciones, mensualmente se tomará como referencia el

nivel de incumplimiento del ANS, mediante la siguiente formula:

Incumplimiento % = Nº Actividades con incumplimiento

Nº Actividades totales

Las penalizaciones se calcularán según la siguiente tabla:

Incumplimiento Penalización

< 5% 4%

≥5% y <10% 10%

≥10% y <20% 30%

≥20% y <30% 45%

≥30% y <40% 60%

≥40% y <50% 75%

≥50% y <60% 90%

>60% 100%

Si se producen incumplimientos superiores al 20% durante más de 2 meses, o si no se

resolviera cualquiera de las incidencias en un tiempo superior a 5 veces el máximo

admitido, IDAE podrá considerar que se ha producido un incumplimiento grave del

contrato de acuerdo con lo establecido en el apartado 25 del Pliego de Condiciones

Particulares a efectos de la resolución del contrato.

10.1.6. Modelo en los entornos objeto de los presentes servicios

Durante la ejecución de los servicios del presente pliego, IDAE podrá llevar a cabo las

modificaciones en los entornos que considere necesarias para garantizar el



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funcionamiento correcto de los sistemas de información, y permitir la incorporación de

nuevos sistemas de información, así como la modificación de los existentes.

En este sentido, IDAE podrá sustituir los elementos que forman los entornos (hardware,

software base, etc.) por nuevas versiones de los mismos, al igual que modificarlos

cuando por causas técnicas, obsolescencia, falta de soporte o inadecuación, lo

requieran.

El adjudicatario asumirá en estos casos la modificación del entorno, debiendo

proporcionar al personal de su equipo de trabajo la formación adecuada para la

utilización de estos nuevos entornos.

10.2. Modelo de relación y equipo de trabajo

10.2.1. Funciones de los responsables

El IDAE designará un Responsable Técnico, cuyas funciones, con relación a la prestación

de los servicios objeto del presente contrato, serán las siguientes:

Establecer las líneas generales de prestación de los servicios, en función de

la estrategia y necesidades de IDAE, incluyendo cuestiones tales como

tiempos de dedicación a cada actividad, criterios para la priorización de

tareas, etc.

Velar por el cumplimiento de los servicios pactados, así como por el

cumplimiento de los plazos y ANS establecidos.

Determinar la necesidad de incorporar, retirar o sustituir el personal técnico

del equipo de trabajo que presta los servicios, y comunicarlo al Responsable

del Servicio para que lleve a cabo las modificaciones en los equipos de

trabajo.

Efectuar el seguimiento continuo y conjunto de la evolución de los servicios

junto con el Jefe de Proyecto, en base a reuniones periódicas donde se

evalúe el grado de cumplimiento de los ANS.

Validación continúa de los trabajos realizados.

Solicitar al Jefe de Proyecto las estimaciones para la realización de trabajos

planificados (Mantenimiento evolutivo), y aprobar la realización de los

mismos, fijando el calendario para su ejecución.

Realizar las certificaciones parciales de servicios prestados.

El Responsable Técnico del IDAE podrá delegar en personal técnico interno del IDAE o

en una asistencia técnica externa alguna de las funciones anteriormente detalladas.

Del mismo modo, el adjudicatario designará un Responsable del Servicio, que tendrá

entre sus obligaciones las siguientes:

Impartir directamente a los integrantes de su equipo las órdenes necesarias

para la buena ejecución de los servicios.



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Recibir y transmitir cualquier comunicación que el personal de la empresa

adjudicataria deba realizar para el IDAE en relación con la ejecución del

contrato.

Controlar el cumplimiento de las normas laborales de la empresa, en

particular en materia de asistencia del personal al lugar de trabajo y

disfrute de vacaciones, de manera que no se perturbe la prestación del

servicio contratado.

Informar al Responsable del IDAE de los empleados de la empresa

adjudicataria que dejen de estar adscritos a la ejecución del contrato, en

especial a los efectos de poder gestionar adecuadamente los medios de

trabajo de que aquellos hubieran dispuesto.

Responder de la adecuada prestación de los servicios en base a las líneas

generales establecidas por el responsable Técnico del IDAE, e informar a

éste del resultado de los trabajos realizados y del cumplimiento de los ANS

establecidos.

Elaborar las estimaciones para la realización de los trabajos planificados,

remitirlas al Responsable Técnico del IDAE, y garantizar la realización de

estos trabajos en los términos y plazos aprobados.

10.2.2. Condicionantes del equipo de trabajo

Al objeto de contrastar los datos facilitados, IDAE se reserva la facultad de comprobar

que el equipo ofertado cumple los requisitos tanto del pliego como de la oferta

presentada.

A la extinción del contrato, en ningún caso podrá producirse la consolidación del

adjudicatario, o de las personas que hayan realizado los trabajos objeto del contrato,

como personal del organismo del sector público contratante (art. 301.4 del TRLCSP).

10.2.3. Constitución inicial del equipo de trabajo

La incorporación inicial del equipo de trabajo se realizará a instancias de IDAE. El

adjudicatario deberá incorporar este equipo inicial en un plazo máximo de 10 días

laborales desde la fecha de formalización del contrato.

Dicho equipo deberá estar formado por las personas relacionadas en la oferta

adjudicataria.

En caso de incumplimiento de estas condiciones, y de acuerdo con el apartado 26 del

Pliego de Condiciones Particulares, podrá considerarse por parte de IDAE que se ha

producido un incumplimiento grave del contrato a efectos de su resolución.

10.2.4. Modificación en la composición del equipo de trabajo requeridas por el

organismo

El Responsable Técnico del IDAE podrá solicitar la modificación de uno o varios

profesionales en el equipo de trabajo, cuando considere que no se cumplen los



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requisitos de calidad del IDAE. El adjudicatario se compromete a facilitar la

modificación de los profesionales requeridos, en un plazo máximo de 10 días laborales.

En el caso de que el profesional propuesto por la empresa para la sustitución no se

adecúe a las necesidades del proyecto, a juicio del Responsable Técnico del IDAE, se

considerará una modificación del equipo de trabajo imputable al adjudicatario.

10.2.5. Modificación en la composición del equipo de trabajo imputable al

adjudicatario

La valoración final de la productividad y calidad de los trabajos de las personas que

realizan el proyecto corresponde al Responsable Técnico del IDAE, siendo potestad suya

solicitar el cambio de cualquiera de los componentes del equipo de trabajo, con un

preaviso no inferior a 10 días laborables, considerándose la modificación, en estos

casos, imputable a la empresa.

Cuando la empresa adjudicataria propusiera el cambio de una de las personas del

equipo de trabajo, se deberá solicitar por escrito con 10 días laborables de antelación,

exponiendo las razones que obligan a la propuesta. En su caso, el cambio deberá ser

aprobado por el Responsable Técnico del IDAE.

La incorporación adicional de nuevos recursos al equipo de trabajo habrá de solicitarse

por escrito con un preaviso no inferior a 10 días laborables. En el caso de tratarse de

perfiles no incluidos en la oferta, la autorización por parte del IDAE requerirá de las

mismas condiciones que en la constitución del equipo inicial.

Los posibles inconvenientes de adaptación al entorno de trabajo y al proyecto, debidos

a las sustituciones de personal, deberán subsanarse mediante períodos de solapamiento

sin coste adicional, durante un periodo mínimo de 10 días laborables.

La empresa adjudicataria deberá aportar los CV y la documentación que estime

oportuna al objeto de que el IDAE compruebe que el personal que va a prestar los

servicios objeto del contrato posee una cualificación acorde con las exigencias del

presente pliego.

10.2.6. Factor de rotación

Una vez constituido el equipo inicial, se establece un factor de rotación máximo de 1

persona por cada uno de los perfiles definidos como críticos en el apartado 11.1 del

presente pliego durante toda la vigencia del contrato.

No se considerará rotación el cambio derivado de la especialización funcional de los

técnicos de acuerdo a los propios desarrollos funcionales de la implantación de la

solución tecnológica.

En caso de superarse este factor de rotación, se aplicarán las penalizaciones previstas

en el apartado 10.1.2.



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10.2.7. Adaptación del equipo de trabajo a los cambios tecnológicos

Con objeto de garantizar la adaptación del equipo a los cambios tecnológicos que se

producen, las empresas incluirán el compromiso de formación del equipo de

profesionales que presten los servicios en las nuevas versiones o módulos que se

incorporen en el entorno tecnológico.

La formación estará sujeta a una planificación acordada entre el Jefe de Proyecto y el

Responsable Técnico del IDAE. El Responsable Técnico del IDAE determinará la

idoneidad de los cursos propuestos por el adjudicatario.

10.2.8. Transferencia tecnológica y de conocimiento

Durante la ejecución de los trabajos objeto del contrato el adjudicatario se

compromete, en todo momento, a facilitar a las personas designadas por el

Departamento de Informática del IDAE a tales efectos, la información y documentación

que éstas soliciten para disponer de un pleno conocimiento de las circunstancias en

que se desarrollan los trabajos, así como de los eventuales problemas que puedan

plantearse y de las tecnologías, métodos, y herramientas utilizados para resolverlos.

10.2.9. Reglas especiales respecto del personal laboral de la empresa

contratista

En relación con los trabajadores destinados a la ejecución de este contrato, la empresa

contratista asume la obligación de ejercer de modo real, efectivo y continuo el poder

de dirección inherente a todo empresario. En particular, asumirá la negociación y pago

de los salarios, la concesión de permisos, licencias y vacaciones, las sustituciones, las

obligaciones legales en materia de prevención de riesgos laborales, la imposición -

cuando proceda - de sanciones disciplinarias, las obligaciones en materia de Seguridad

Social, incluido el abono de cotizaciones y el pago de prestaciones, así como cuantos

derechos y obligaciones se deriven de la relación contractual entre empleado y

empleador.

10.3. Lugar de realización de los trabajos y jornada laboral

Los trabajos se llevarán a cabo en las dependencias de IDAE por los siguientes motivos:

Los servicios de implantación requieren una integración con los usuarios

funcionales del IDAE.

Se podrán realizar servicios externos previa aceptación de la dirección

técnica de IDAE.

Los servicios de mantenimiento de aplicaciones han de tener acceso al

control de código fuente de IDAE, y pueden requerir la asistencia “in situ” a

los usuarios de IDAE, para la identificación de incidencias y verificación

posterior de la resolución.



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Los servicios de soporte a la explotación se realizarán en su mayoría sobre

los servidores de IDAE, cuyo acceso ha de realizarse desde las propias

instalaciones de IDAE.

Los servicios de soporte al usuario pueden requerir la asistencia “in situ” a

los usuarios de IDAE, así como la relación directa con los equipos de trabajo

de sistemas de información de IDAE.

El lugar de prestación habitual del servicio será la sede central de IDAE.

Para la realización de algunos trabajos planificados, IDAE podrá acordar con el

adjudicatario la realización de estos trabajos en las dependencias del adjudicatario.

El horario de servicio será el que establezca el Responsable Técnico del IDAE, dentro

de las horas de apertura de oficina1. Dicho horario podrá ser adaptado de forma

puntual en función de las necesidades del servicio, incluso fuera del horario de

apertura de oficina.

Los licitadores deberán comprometerse a una total disponibilidad horaria del equipo de

trabajo (incluyendo noches, sábados, domingos y festivos) cuando la criticidad o

urgencia de las peticiones así lo exija (por ejemplo, resolución de incidencias,

cumplimiento de los plazos de puesta en producción de nuevas funcionalidades, etc.).

10.4. Metodología

Las ofertas incluirán propuestas del uso de metodologías que resulten adecuadas para

la prestación de los servicios, justificando la utilización de las mismas y detallando

cómo se utilizarán dentro del proyecto.

10.5. Calidad

Las ofertas incluirán un plan de aseguramiento de la calidad que resulte adecuado para

garantizar la calidad en la prestación de los servicios, justificando el contenido del

mismo y detallando cómo se utilizará dentro del modelo de servicio.

10.6. Requisito de desarrollo de aplicaciones

Los sistemas de información desarrollados específicamente para IDAE deben de cumplir

con los requisitos de accesibilidad, seguridad y estilo establecidos. En concreto:

Las modificaciones en los sistemas de información podrán ser objeto de

auditorías de seguridad y accesibilidad.

Los desarrollos deberán realizarse con la accesibilidad adecuada para los

usuarios a los que va destinada.

Se valorará positivamente la adaptación a la norma AA de accesibilidad para

todos los contenidos WEB del sistema.

1 Actualmente, este horario es de lunes a viernes de 7:30 a 19:30.



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La interfaz de usuario se elaborará conforme a lo establecido en la guía de

estilos definida por IDAE, mediante el uso de hojas de estilo CSS y hojas de

transformación basadas en estándar.

Los sistemas de información deberán disponer de las medidas de seguridad

correspondientes al nivel requerido en materia de protección de datos de

carácter personal, según la legislación vigente.

El adjudicatario deberá resolver las deficiencias que se encuentren en los trabajos

realizados derivadas del incumplimiento de los requisitos anteriores, sin que ello

suponga coste adicional ni imputación a los trabajos de mantenimiento.

10.7. Forma de entrega

El adjudicatario entregará la documentación de acuerdo con los métodos y plazos de

entrega establecidos por el IDAE.

Toda la documentación se entregará en español, en el soporte informático que se

acuerde para facilitar el tratamiento y reproducción de los mismos. En caso de

disponerse de documentación en papel, ésta se entregará correctamente encuadernada

y con la cantidad de copias que se determinen para cada documento.

10.8. Propiedad intelectual

Toda la documentación generada durante la ejecución del contrato será de propiedad

exclusiva del IDAE, incluyendo definición de procesos y códigos fuentes, sin que el

adjudicatario pueda conservarla, ni obtener copia de la misma o facilitarla a terceros

sin la expresa autorización de este Instituto, que la daría en su caso previa petición

formal del adjudicatario con expresión del fin.

El adjudicatario aceptará expresamente que los derechos de explotación de los

sistemas y de los programas desarrollados al amparo del presente contrato

corresponden únicamente al IDAE, con exclusividad y a todos los efectos.

10.9. Medios materiales para la realización de los trabajos

El adjudicatario se proveerá de los equipos informáticos necesarios para la realización

de la actividad contratada en el entorno de desarrollo, los cuales deberán poder

configurarse conforme a la política de seguridad de equipos informáticos de IDAE.

Igualmente, deberá proveerse del software necesario para el desarrollo de los trabajos

(sistema operativo, aplicaciones ofimáticas, software de desarrollo de aplicaciones,

etc.), incluyendo las licencias correspondientes.

11. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO

El proyecto deberá ser gestionado con una estructura conjunta IDAE - empresa

adjudicataria, definiéndose una estructura en la que al menos se identificará:



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La dirección técnica mixta IDAE-Adjudicatario tendrá como compromiso al menos las

siguientes funciones, conocimientos y responsabilidades:

Comisión de Seguimiento del plan de trabajo propuesto en la oferta y aprobado

por el IDAE, con estricto cumplimiento de plazos y calidad en las entregas de

documentos previstos en dicho plan.

Comunicación inmediata al Comité de Dirección de IDAE y al Comité de

Implantación de IDAE de cualquier previsible alteración de las condiciones

contractuales en cualquiera de sus aspectos (personal, técnico, económico,

etc.), originado por causas ajenas al propio adjudicatario.

Comunicación inmediata al Comité de Dirección de IDAE y al Comité de

Implantación de IDAE de las repercusiones y/o problemas que puedan

plantearse en el desarrollo del proyecto por cambios en la planificación,

incumplimiento de los hitos previstos, cambios en el alcance del proyecto,

modificaciones a tareas ya realizadas y aprobadas, etc.

Análisis y plan de gestión de riesgos.

Coordinación e integración de equipos.



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Coordinación de las actividades de “Gestión del Cambio”

Gestión del plan de trabajo y de los recursos.

11.1. Requerimientos Perfiles Críticos del Proyecto

Estos perfiles se consideran obligatorios en la definición del equipo de trabajo

propuesto:

CATEGORÍA REQUISITOS

Responsable del

Servicio

Ingeniero superior informático o titulación

equivalente.

Experiencia superior a 8 años en trabajos de

diseño y la implantación de sistemas de gestión

empresarial.

Experiencia en soluciones de Business Process

Management.

Experiencia en implantación de soluciones de

Expediente Electrónico en la Administración

Pública.

Implantación demostrable de Sistemas de Gestión

Empresarial (ERP), Soluciones de gestión y

automatización de procesos y solución de

Expediente Electrónico.

Jefe de Proyecto Ingeniero superior informático o titulación

equivalente.

Experiencia superior a 3 años en trabajos de

dirección de proyectos y de diseño y la

implantación de sistemas de gestión empresarial.

Experiencia en implantación de soluciones de

Business Process Management.

Implantación demostrable de Sistemas de Gestión

Empresarial (ERP), soluciones de gestión y

automatización de procesos y Solución de

Expediente Electrónico.

Experiencia en el uso de herramientas de gestión y

planificación (p.ej.: Microsoft Project)

Consultor / Analista

Funcional

Ingeniero técnico en Informática, o titulación

equivalente.

Experiencia superior a 3 años en tareas de análisis,

diseño e implantación de sistemas de gestión,

definición y reingeniería de procesos

2 años mínimos de experiencia en elaboración de

especificaciones de requisitos mediante técnicas

que involucren a los usuarios.

Haber participado al menos en 3 proyectos de

implantación de ERP y automatización de



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procesos.

Experiencia en el uso de la metodología

propuesta.

11.2. Perfiles Profesionales

A continuación, se especifican los perfiles profesionales a incluir en la propuesta y los

conocimientos específicos y cualificaciones que van asociados a los citados recursos.

Deberá identificarse expresamente la experiencia de los perfiles profesionales incluidos

en proyectos de similares características al definido en este pliego.

Todos los CV incluidos en la propuesta seguirán el formato recogido en el Anexo II de

este pliego.

Responsabilidad y Estructura organizativa del Proyecto

Responsable del Servicio

Desempeñará las siguientes funciones:

Organizar el equipo de trabajo y la disponibilidad de los técnicos,

respondiendo ante el Responsable Técnico del IDAE.

Definir y revisar, junto con el Responsable Técnico del IDAE, los

procedimientos de trabajo.

Realizar la incorporación progresiva de los ANS, y garantizar el cumplimiento

de los niveles de servicio acordados.

Supervisar los trabajos realizados por el equipo de trabajo en cuanto a la

resolución de peticiones.

Asegurar los conocimientos del equipo de trabajo.

Elaborar actas de reunión e informes de prestación del servicio.

Garantizar el cumplimiento del plan de calidad del servicio.

Conocimientos y cualificaciones requeridos: los requisitos descritos para el Responsable

del Servicio en el apartado 11.1 de este pliego.

Conocimientos y cualificaciones valorables:

Certificaciones en ITIL 2007/2011 vigentes y adecuadas al perfil.

Formación en gestión y dirección de equipos de trabajo y proyectos,

acreditable mediante certificaciones personales vigentes y adecuadas al

perfil.

Jefe de Proyecto




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Organizar su equipo de trabajo y la disponibilidad de los técnicos,

respondiendo ante la Dirección Técnica Mixta IDAE-Adjudicatario.

Definir y revisar, junto con la Dirección Técnica Mixta IDAE-Adjudicatario,

los procedimientos de trabajo.

Garantizar el cumplimiento de los ANS y de los niveles de servicio

acordados.

Supervisar los trabajos realizados por el equipo de trabajo en cuanto a la

resolución de peticiones.

Asegurar los conocimientos de su equipo de trabajo.

Elaborar actas de reunión e informes de prestación del servicio.

Garantizar el cumplimiento del plan de calidad del servicio.

Conocimientos y cualificaciones requeridos: los requisitos descritos para el Jefe de

Proyecto en el apartado 11.1 de este pliego.


Certificaciones en ITIL 2007/2011 vigentes y adecuadas al perfil.

Formación en gestión y dirección de equipos de trabajo y proyectos,

acreditable mediante certificaciones personales vigentes y adecuadas al

perfil.

Consultor / Analista Funcional


Obtener y analizar la información adecuada para la resolución de

incidencias, adaptación de los sistemas y elaboración de nuevas

funcionalidades, manteniendo relación con el Responsable Técnico del IDAE

y los usuarios.

Levantar los procesos de la compañía y definir áreas de mejora y rediseño de

los mismos.

Realizar el diseño funcional y técnico de los desarrollos.

Realizar la correcta definición y parametrización de los sistemas.

Revisar el diseño detallado del desarrollo y la programación del equipo,

comprobando que lo realizado se adecua a los requisitos.

Definir y planificar las pruebas.

Supervisar la realización y el mantenimiento adecuado de la documentación

técnica de los sistemas de información.

Supervisar la resolución y documentación adecuada de las consultas e

incidencias dirigidas al equipo de trabajo, a través de las herramientas

disponibles al efecto.

Prestar tareas de apoyo a los analistas programadores cuando sea preciso.



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Conocimientos y cualificaciones requeridos: los requisitos descritos para el

Consultor/Analista Funcional en el apartado 11.1 de este pliego.


Certificaciones personales en programas de certificación del fabricante de la

licencia ofertada.

Formación en análisis y diseño de sistemas de información, acreditable

mediante certificaciones personales vigentes y adecuadas al perfil.

Experiencia en análisis y diseño de proyectos orientados a la administración

electrónica.

Analista Programador


Colaborar con el analista en la obtención y análisis de la información

adecuada para la resolución de incidencias, adaptación de los sistemas y

elaboración de nuevas funcionalidades.

Colaborar en la realización del diseño funcional y técnico de los desarrollos.

Efectuar el diseño detallado del desarrollo, conforme a lo indicado en los

requisitos.

Supervisar la realización de las pruebas.

Realizar y mantener adecuadamente la documentación técnica de los

sistemas de información.

Prestar tareas de apoyo al analista y a los programadores cuando sea

preciso.

Conocimientos y cualificaciones requeridas:

Titulación en formación profesional de grado medio (FP II o equivalente) o

universitaria.

5 años mínimos de experiencia en proyectos TIC.

3 años mínimos de experiencia en elaboración de especificaciones de

requisitos mediante técnicas que involucren a los usuarios.

3 años mínimos de experiencia en análisis y diseño de aplicaciones en

arquitecturas relativas a la solución planteada.

Experiencia en el uso de la metodología propuesta.



licencia ofertada.



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Formación en análisis y diseño de sistemas de información, acreditable

mediante certificaciones personales vigentes y adecuadas al perfil.

Experiencia en análisis y diseño o desarrollo de proyectos orientados a la

administración electrónica.

Experiencia en desarrollo de tablas, consultas y procedimientos almacenados

en la base de datos ofertada.

Programador


Realizar la codificación de los desarrollos, conforme a las instrucciones del

analista.

Realizar las pruebas de los desarrollos.

Atender y resolver las incidencias surgidas tanto en las pruebas como en la

implantación y puesta en marcha de los desarrollos.

Realizar y mantener adecuadamente la documentación técnica de los

sistemas de información.

Resolver y documentar adecuadamente las consultas e incidencias dirigidas

al equipo de trabajo, a través de las herramientas disponibles al efecto.

Conocimientos y cualificaciones requeridas:

Titulación en formación profesional de grado medio (FP II o equivalente) o

universitaria.

1 año mínimo de experiencia en proyectos TIC.

1 año mínimo de experiencia en programación en lenguaje del entorno

ofertado.



licencia ofertada.

Experiencia en desarrollo de proyectos orientados a la administración

electrónica.

Experiencia en desarrollo de tablas, consultas y procedimientos almacenados

en la base de datos ofertada.

Experiencia en el uso de la metodología ofertada.

12. PLAZOS DE EJECUCIÓN

La duración de la prestación de los servicios será de:

o Plazo máximo de ejecución:

Fase 1: 12 meses.



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Fase 2: 18 meses.

Fase de Mantenimiento evolutivo y correctivo: comenzará tras la

aceptación del Sistema Fase 1 y finalizará 24 meses después.

o Información sobre prórrogas: El contrato no podrá ser prorrogado. Si, por

cualquier causa imputable al adjudicatario, los plazos de ejecución del

contrato debieran demorarse en el tiempo, el IDAE habrá de aprobar la

nueva planificación, debiendo ésta llevarse a cabo sin aumento de coste y

previa justificación del contratista.

A continuación, se define un cronograma básico orientativo, que deberá ser definido

por el licitador según su plan de proyecto. Dicha planificación será consensuada con la

dirección de IDAE, con el objetivo de adaptar la puesta en explotación del sistema

según los periodos más adecuados a la actividad de IDAE.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Implantación Solución de Gestión

Dirección proyectoAnalisis procesos

Revisión y aceptación Analisis

Parametrización y Desarrollos GAP

Formación

MigraciónPruebas Finales

Go Live

Soporte Go-Live

Solución Cuadro de MandosAnalisis

Desarrollo cuadro de mandos

Soporte y Evolutivo

Soporte

Mantenimiento evolutivo

Mes (Año 1) Mes (Año 2) Mes (Añoo 3)

Actividad



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13. CONTENIDOS DE LAS PROPUESTA

Las ofertas técnicas deberán estar obligatoriamente estructuradas en los siguientes

apartados:

Modelo de presentación del Proyecto Técnico

Resumen ejecutivo

Resumen (3-5 páginas) de los aspectos más importantes de la solución y servicios

propuestos

Contenido

1.1 Introducción y contexto general

1.2 Resumen de los servicios propuestos y de su organización

1.3 Resumen de la metodología a llevar a cabo

1.4 Resumen del plan de actividades previstas

1.5 Resumen del plan de formación

1.6 Resumen del plan de Gestión del Cambio

1.7 Beneficios para el IDAE

Perfil del Proveedor

En esta sección se deben incluir todas las informaciones relevantes que se refieren al

proveedor, tanto su capacidad técnica de entregar el servicio, como su dimensión

económica. Es importante a tal fin, incluir también documentación que atestigüe la

satisfacción de sus clientes, preferiblemente en casos relativos a la experiencia

indicada en la oferta

Contenido

2.1 Descripción de la organización del proveedor

Los datos más significativos de su actividad, tales como capital social,

fecha de fundación, equipo directivo, número de empleados,

distribución de empleados por departamentos, cifra de facturación de

los últimos 3 ejercicios, que incluya importe, fechas y beneficiarios

públicos o privados de los mismos

2.2 Calificaciones del proveedor para la presente propuesta

Visión y estrategia futuras, con respecto a la Implantación de sistemas

ERP, Procesos y Expediente Electrónico

Certificaciones del proveedor reconocidas por parte del fabricante en

las tecnologías y productos utilizados en el proyecto

2.3 Resumen del plan de actividades previas. Referencias en los últimos tres

años (2013-2015) en la implantación de sistemas de gestión empresarial

(ERP), gestión y automatización de procesos (BPM) y Expediente

Electrónico



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2.4 Resumen de la organización para los servicios de Gestión de Aplicaciones:

Misión del proveedor en el ámbito de los sistemas ERP, BPM y

Expediente electrónico

Posición actual en el mercado, ingresos y estrategias en el ámbito de la

implantación de este tipo de soluciones y su integración

Número de recursos disponibles y sus cualificaciones y certificaciones

relacionadas con estos sistemas

Ubicación de las oficinas desde donde se prestan los servicios

Política de formación del personal

2.5 Metodologías y herramientas que se aplicarán en las siguientes áreas:

Estudio de procesos y procedimientos

Consultoría

Parametrización y Configuración

Análisis y Desarrollo

Documentación

Estimación de esfuerzo de desarrollo de aplicaciones

Puesta en producción

Modalidad de Gestión del proyecto de Implantación de la solución

El proveedor debe describir la solución propuesta incluyendo todas las informaciones

necesarias para determinar la calidad y la eficacia de la solución

Contenido

3.1 Resumen descriptivo del proyecto

3.2 Valor Añadido propuesto

3.3 Organización del proyecto

3.3.1 Descripción General de la gestión del proyecto y estructura organizativa

propuesta

3.3.2 Organización del proyecto:

Estructura Organizativa

Interacción con la organización del IDAE

Modelo de gestión del proyecto y del contrato (comités, reuniones,

informes,…)

3.3.3 Personal del proveedor involucrado en la prestación de los servicios

Agrupar el personal involucrado en el proyecto por perfiles:

Curriculum Vitae, perfil profesional y experiencia de los profesionales

principales involucrados en el proyecto. (Aportado sobre A Según pliego

condiciones particulares)

Certificaciones asociadas a los productos ofertados. (Aportado sobre A



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Según pliego condiciones particulares)

Garantía de disponibilidad de recursos y política de sustitución del

personal asignado al proyecto.

Designación de persona o personas que serán directamente responsables, a

título personal, del uso correcto del material, documentación e

información a manejar.

3.4 Metodología de implantación

Exposición detallada de la estructura del contenido, metodología y

alcance de las actividades a realizar para diseñar el nuevo sistema

Exposición detallada de la metodología de implantación, fases a aplicar

en el desarrollo de los trabajos de implantación

3.5 Plan general del lanzamiento y reversión

El proveedor deberá definir el enfoque que pretende seguir en el proyecto

de lanzamiento/reversión y los servicios puestos a disposición en cada fase.

Descripción del proceso de lanzamiento/reversión

Plan de lanzamiento/reversión

Matriz de roles y responsabilidades

Proceso de aseguramiento de la calidad

Procedimiento de aceptación de la fase de lanzamiento/reversión

Definición y descripción de la subfase de estabilización del servicio.

3.6 Descripción del proyecto

Descripción del proyecto de implantación de la solución (ERP, PROCESOS,

GESTIÓN DOCUMENTAL, BUSINESS INTELLIGENCE) tareas de desarrollo

asociadas a cada uno de los puntos descritos en el Pliego Técnico.

Descomposición de actividades y tareas

Roles y responsabilidades (del Proveedor y del IDAE)

Definición de fases, hitos y entregables

Arquitectura de la solución propuesta

Informes de seguimiento del proyecto.

3.7 Soluciones propuestas para cumplimiento de las necesidades descritas

en el Pliego técnico

Gestión de Proyectos y Subvenciones basado en procesos.

Gestión de Expediente Electrónico vinculado a la Gestión de Proyectos y

subvenciones

Gestión del sistema Presupuestario, Económico/Financiero, compras,

ventas, …

Gestión Documental.

Business Intelligent (BI)

Medidas para la adaptabilidad, flexibilidad y escalabilidad de la solución



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a las futuras necesidades o al crecimiento del IDAE, en concreto en lo

que respecta a las funcionalidades de la Gestión de Proyectos y

Subvenciones y en general con la solución global

3.8 Licencias de Software

Descripción detallada de las licencias de pago y/o gratuitas, que se

incluyen dentro de la oferta, finalidad de la licencia, y número de usuarios.

(Entorno de pruebas, desarrollo, producción)

3.9 Hardware

Descripción detallada de los elementos de Hardware necesarios para

cumplir con los requerimientos de rendimiento descritos en el Pliego de

condiciones Técnicas.

3.10 Plan de formación

Definir el plan de formación incluido en la oferta, detallando el programa

de los cursos ofertados, número de horas y perfil al que va dirigido

3.11 Mejoras propuestas

Descripción detallada de todas aquellas acciones que quedan fuera del

alcance de este Pliego y que se incorporan sin coste adicional al ámbito del

proyecto y que supongan una mejora sustancial al IDAE tanto del producto

a entregar como a nivel de gestión del proyecto.

3.12 Garantía

Descripción detallada del alcance de la garantía, ANS de servicio, teniendo

en cuenta que su duración será de 1 año.

3.13 Soporte y Mantenimiento

Descripción detallada del mantenimiento incluido en la oferta, así como el

servicio de soporte al usuario una vez puesto en producción, o Acuerdo de

Nivel de Servicio (ANS), teniendo en cuenta que el servicio deberá

contemplar:

− Primer año: mantenimiento licencias + garantía

− Segundo año: licencias + servicios hotline y evolutivo.

− Tercer año: licencias + servicios hotline y evolutivo.

3.14 Plan de Gestión del Cambio

Definir el plan de gestión del cambio incluido en la oferta, detallando las

acciones a realizar, número de horas, perfil al que va dirigido y perfil de

los responsables del licitante de su desarrollo e implementación.

Proceso de gestión de expectativas.

Proceso de comunicación.

Proceso de aseguramiento de la calidad.

Incremento de la productividad.

Satisfacción del cliente.



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Complementariamente a la oferta y con carácter obligatorio el licitador deberá

actualizar y entregar en formato electrónico su respuesta al documento RFP en

formato Excel. Según modelo Anexo I.



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ANEXO I: Plantilla Excel requerimentos

El formato de documento estará accesible en la web de IDAE.



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I

ANEXO II: Formato CV

Los CV del equipo deberán ser presentados según formato “Europass”

Puede descargarse las plantillas y las instrucciones en la siguiente URL

https://europass.cedefop.europa.eu/es/documents/curriculum-vitae/templates-

instructions

https://europass.cedefop.europa.eu/es/documents/curriculum-vitae/templates-instructions

https://europass.cedefop.europa.eu/es/documents/curriculum-vitae/templates-instructions

Documents

PLIEGO DE CLÁUSULAS ADMINISTRATIVAS ......PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS SERVICIO DE IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UNA SOLUCIÓN INFORMATICA GLOBAL Página 3 de 96 1. ANTECEDENTES