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PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES

CONTRATACIÓN:

“Gestión y Mantenimiento del Equipamiento Electromédico del Hospital Central de Asturias y del Hospital Vital Alvarez Buylla de Mieres”

NÚMERO DE EXPEDIENTE:

PA155/15

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1 OBJETO DEL PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES

El objeto del presente Pliego es la definición de las Prescripciones Técnicas Particulares que han de regir la contratación de la Gestión y Mantenimiento del Equipamiento Electromédico, del Hospital Central de Asturias y del Hospital Alvarez Buylla de Mieres.

Este equipamiento lo conforman los equipos electromédicos propiedad de GISPASA, incluyendo la Alta Tecnología con contratos integrales suscritos por GISPASA según se describe en los términos de este PPT, sin perjuicio de lo previsto en este pliego en relación al Robot de Farmacia del Hospital Vital Alvarez Buylla de Mieres.

Asimismo, formarán parte del equipamiento a mantener todo el mobiliario clínico nuevo que tenga instalación eléctrica, baterías o similares (camas, sillones,..etc.) cuya función sea asistencial (para este mobiliario clínico en concreto la primera intervención será realizada por el personal de los hospitales).

También serán objeto del contrato neveras y congeladores, tanto de uso médico como uso convencional (tanto en primera como en segunda intervención).

Los términos seguidamente descritos forman parte inseparable y son de igual cumplimiento para todos los licitadores del concurso, al igual que las cláusulas jurídicas.

2 NORMATIVA APLICABLE

Las cláusulas establecidas en el presente PPT tendrán consideración de complementarias y de similar contenido a las establecidas en el Pliego de Cláusulas Jurídicas que rigen la apertura de este expediente, y con plena sujeción a las disposiciones contenidas fundamentalmente en la normativa aplicable.

Las empresas que liciten el presente concurso deberán cumplir la legislación específica aplicable a las instalaciones, equipos, personal, etc. que les sea de aplicación o la que legalmente se establezca en un futuro.

3 FINALIDAD DEL SERVICIO A CONTRATAR

El Servicio a contratar tiene por finalidad la de mantener en todo momento los equipos de electromedicina del Hospital que son objeto del contrato, en perfecto estado de funcionamiento, mediante la ejecución de distintas operaciones y tareas, entendiéndose en todo caso que los requisitos exigidos en estos Pliegos tienen la consideración de mínimos o básicos y que lo pretendido es la consecución de los objetivos de calidad que se indican a continuación:

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• Conseguir el mejor estado de conservación de las partes y elementos componentes.

• Facilitar la obtención de funciones y prestaciones que deben cumplir.

• Asegurar el funcionamiento continuo y eficaz de los equipos, minimizando las posibles paradas como consecuencia de averías.

El objetivo de disponibilidad total ha de entenderse como alcanzable. Para ello se establecen unos tiempos de respuesta que el adjudicatario debe asegurar que serán acordes con el objetivo de disponibilidad de los equipos.

• Adecuar las instalaciones y equipos a las necesidades actuales, manteniendo un correcto equilibrio entre las prestaciones que proporcionan y su costo.

• La seguridad integral referida a los aspectos técnicos de estos equipos e instalaciones.

• El cumplimiento de la normativa referente a equipos objeto del contrato.

• La prestación de un eficiente y eficaz servicio de mantenimiento de equipos de electromedicina.

Por tanto este contrato ha de permitir la mejora sustancial de los siguientes parámetros, que se consideran básicos para la gestión y operativa del contrato:

• Tiempo de respuesta

• Disponibilidad de los equipos

• Eficiencia del servicio

4 OBLIGACIONES GENERALES DEL ADJUDICATARIO

El adjudicatario, dentro de los 45 días siguientes a la formalización del contrato, realizará un inventario conforme a lo descrito en la Cláusula 5.2 del presente pliego.

Entregado dicho inventario a conformidad de GISPASA, el adjudicatario deberá llevar a cabo un estudio exhaustivo sobre los equipos objeto del mantenimiento, comprometiéndose a presentar en un plazo máximo de DOS meses, un informe detallado del estado de los equipos, señalando las deficiencias observadas si las hubiere, tanto desde el punto de vista técnico legal como del meramente técnico, incluso errores u omisiones de las instalaciones existentes, relacionadas en este pliego o ajenas al mismo, con el fin de que la Propiedad ordene su corrección.

4.1 DIRECCIÓN Y COMUNICACION.

La dirección de GISPASA definirá en un protocolo las responsabilidades, la autoridad y las relaciones entre todo el personal que dirige, debiendo establecer los mecanismos de coordinación y comunicación entre todas aquellas personas que participarán en la actividad

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del servicio, pertenecientes bien a GISPASA, al Servicio de Mantenimiento del HUCA/HVAB o al Proveedor adjudicatario del Servicio.

Para ello el responsable designado por el Proveedor de Servicio actuará como responsable del servicio contratado y contará con personal responsable del mando y coordinación de los servicios integrantes del presente contrato

En este sentido, el adjudicatario deberá:

I. Aportar un organigrama, con la estructura de dirección y líneas de funcionamiento interno para la gestión de los diferentes servicios contratados, detallando las responsabilidades de cada cargo.

Este organigrama deberá contener, además de las funciones y responsabilidades, los perfiles técnicos de cada uno de los puestos descritos.

Dicho organigrama, nominativo y acreditado convenientemente, será notificado, antes del comienzo del servicio, al representante de la Propiedad por el adjudicatario del contrato, para su visado definitivo, debiendo comunicar asimismo cualquier cambio que opere sobre el mismo durante la vigencia del contrato, para su oportuna valoración por la Propiedad.

II. Establecer un procedimiento de comunicación interna y externa, siempre compatible y adaptado al propio procedimiento de comunicación de la Propiedad ó adaptándose a cuantas observaciones haga ésta, que detalle los mecanismos de coordinación adecuados. Dicho procedimiento operará en el plazo de una semana desde el comienzo del servicio. Así se detallarán:

a) Líneas de comunicación entre el equipo de dirección del adjudicatario l y la dirección de la Propiedad (equipo de supervisión y control) con el fin de facilitar la prestación de los servicios y el conocimiento de los requisitos cotidianos del Hospital/ Propiedad. A tal efecto el Adjudicatario desarrollará mensualmente una serie de informes de anomalías y de gestión que se consideren necesarios y se acuerden con el Representante de la Propiedad.

b) Líneas de comunicación entre el personal de gestión del Adjudicatario y los

representantes de la Propiedad, incluyendo entre otros a responsables de la seguridad contra incendios, asesores de seguridad y salud, responsables del control de infecciones, responsable de la prevención de delitos etc.

4.2 ÁREAS DE GESTIÓN QSHEE

GISPASA es una empresa comprometida con la calidad y la protección del medio ambiente y cumple con los requisitos de la norma UNE-EN ISO 9001 y 14001:2004, disponiendo de los correspondientes certificados emitidos por AENOR.

En consecuencia, GISPASA solicita y exige al contratista su colaboración en el cumplimiento de los procedimientos internos establecidos y en la correcta actuación ambiental, es decir, cumpliendo con la legislación ambiental aplicable a las actividades que desempeña, así como a otros requisitos que GISPASA suscriba.

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Asimismo es objetivo de GISPASA la certificación del Servicio de Electromedicina en Calidad ISO 9001 y Medioambiente ISO 14001 por lo que las actividades a desarrollar se deberán adecuar a los requerimientos de dicha norma.

El proveedor del servicio mantendrá su actividad (aplicada al Hospital objeto del contrato) certificada y colaborará en las políticas de calidad de GISPASA según se detalla en la presente cláusula:

I. Gestión de Calidad – ISO 9001.

El Adjudicatario, particularizando en el nuevo HUCA/HVAB, desarrollará hasta completar su implantación dentro de los dos primeros años de contrato y mantendrá posteriormente un sistema de gestión de calidad de acuerdo con la norma ISO 9001.

El coste correspondiente se considera incluido dentro de su oferta económica. Este incluirá, sin limitarse a ello:

a. Requerir un sistema de calidad para asegurar el cumplimiento global por parte del Adjudicatario de los estándares fijados en el presente contrato. Con el fin de cumplir con la mejora continua establecerá un Plan de Calidad Anual en el que marcará las líneas estratégicas marcando sus objetivos de calidad que pasarán por la satisfacción del cliente, de los pacientes, de los profesionales y la gestión eficiente de los recursos.

b. Redactar e implantar procedimientos de control operativo suficientes para conseguir el control total y conseguir que el sistema sea trazable y certificable.

c. Asegurar que se completen y mantengan los registros apropiados completos y auditables que tendrá a disposición de la Propiedad en todo momento.

d. Permitir a la Propiedad el acceso a los registros en todo momento y proporcionar una persona de enlace.

e. Proporcionar a La Propiedad o a quién estos designen toda la información que ésta pueda requerir para cumplir sus obligaciones a través de un informe semestral para comprobar la consecución de objetivos en materia de gestión de calidad.

II. Gestión Medioambiental – ISO 14001.

El Adjudicatario, particularizando en el nuevo HUCA/HVAB, desarrollará hasta completar su implantación dentro de los dos primeros años de contrato y mantendrá posteriormente un sistema de gestión medioambiental de acuerdo con la norma ISO 14001.

El coste correspondiente se considera incluido dentro de su oferta económica. Este incluirá, sin limitarse a ello:

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a. Una política medioambiental; Dicha política deberá reflejarse en un Plan de Gestión Medioambiental específico relativo a los trabajos a desarrollar dentro del Complejo conforme al presente contrato e incluirá los aspectos anteriores.

b. El examen regular de los aspectos medioambientales de la organización.

c. Fijar objetivos para aliviar los efectos sobre el medio ambiente.

d. Redactar e implantar procedimientos de control operativo suficientes para conseguir el control total y conseguir que el sistema sea trazable y certificable.

e. Seguimiento y registro de actuaciones, debiendo mantener los registros completos y auditables a disposición de la Propiedad en todo momento.

f. Plan de Gestión de los residuos generados por el servicio y comunicación a sus proveedores de la responsabilidad medioambiental. Este plan incluirá el traslado de los residuos generados por el servicio a los lugares ubicados por la propiedad a tal efecto en el nuevo HUCA/HVAB, debidamente clasificados, donde se recogerán por el organismo autorizado para ello.

g. Asignación de funciones y formación.

h. Gestión de las no conformidades y acciones correctivas.

i. Auditoria del sistema y examen de gestión.

j. El Adjudicatario proporcionará a la Propiedad un informe semestral basado en el Plan de Gestión Ambiental, para comprobar la consecución de los objetivos marcados en dicho Plan.

k. Los costes asociados a la gestión y traslado de los residuos generados por la actividad de Mantenimiento a organismo autorizado serán asumidos por el adjudicatario.

El adjudicatario responderá de cualquier incidente medioambiental por él causado, liberando al HUCA/HVAB de cualquier responsabilidad sobre el mismo.

Para evitar tales incidentes, el adjudicatario además de cumplir con el contenido del Plan de Gestión Avanzado de Residuos del Hospital/ Propiedad adoptará con carácter general las medidas preventivas oportunas que dictan las buenas prácticas de gestión, en especial las relativas a evitar vertidos líquidos indeseados, emisiones contaminantes a la atmósfera y el abandono de cualquier tipo de residuos, con extrema atención en la correcta gestión de los clasificados como peligrosos.

El adjudicatario adoptará las medidas oportunas para el estricto cumplimiento de la legislación medioambiental vigente que sea de aplicación al trabajo realizado.

Sin que tenga carácter exhaustivo, a continuación se relacionan algunas de las prácticas a las que el adjudicatario se compromete para la consecución de una buena gestión medioambiental:

- Limpieza y retirada final de envases, embalajes, basuras y todo tipo de residuos generados en la zona de trabajo, si los hubiera.

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- Almacenamiento y manejo adecuado de productos químicos y mercancías o residuos peligrosos, cuando sea el caso.

- Prevención de fugas, derrames y contaminación del suelo, arquetas o cauces, con prohibición de la realización de cualquier vertido incontrolado.

- Uso de contenedores y bidones cerrados, señalizados y en buen estado, si se da el caso.

- Cuando sea de aplicación, segregación de los residuos generados, teniendo especial atención con los peligrosos.

- Restauración del entorno ambiental alterado.

El adjudicatario se compromete a suministrar información inmediata al Hospital/ Propiedad, sobre cualquier incidente medioambiental que se produzca en el curso de los trabajos objeto de este contrato.

El Hospital/Propiedad podrá recabar con posterioridad un informe escrito referente al hecho y sus causas.

Ante un incumplimiento de estas condiciones medioambientales el HUCA/HVAB podrá repercutir al adjudicatario el coste económico directo o indirecto que suponga dicho incumplimiento, con independencia de las posibles sanciones administrativas que este incumplimiento pueda suponer, las cuales en ningún caso deberán ser satisfechas por el Hospital/ Propiedad.

4.3 NORMATIVA DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES

El adjudicatario queda igualmente obligado al más estricto cumplimiento de la normativa vigente en materia de prevención de riesgos laborales.

A tal efecto deberá realizar una evaluación de riesgos laborales y un plan de prevención dentro de los plazos legalmente establecidos para el inicio de una nueva actividad así como otras obligaciones.

5 DESCRIPCION DEL SERVICIO

La empresa mantenedora será responsable de la Gestión y Mantenimiento del equipamiento electromédico objeto del contrato del Nuevo Hospital Central de Asturias y el Hospital Alvarez Buylla de Mieres.

Las tareas a realizar serán las que se describen en la siguiente tabla:

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VALIDACIONES /CALIBRACIONES-VERIFICACIONES

PREVENTIVO TÉCNICO LEGAL

CORRECTIVOS

EQUIPOS EN GARANTIA

INCLUIDO

NO INCLUIDO*, sólo tareas de gestión asociadas.

NO INCLUIDO*, sólo tareas de gestión asociadas.

Los correctivos que sean susceptibles de cobertura en garantía no estarán incluidos, solo tareas de gestión asociadas.

Los correctivos que no sean susceptibles de cobertura de garantía si estarán incluidos con las limitaciones indicadas en el pliego.

Ver nota.

EQUIPOS SIN GARANTIA

INCLUIDO INCLUIDO INCLUIDO INCLUIDOS con las limitaciones indicadas en el pliego.

*NO incluido durante la duración de la garantía. Una vez finalice el periodo de garantía dichos equipos pasarán a formar parte de la clasificación

de equipos sin garantía estando las tareas a realizar incluidas en el alcance del contrato.

NOTA ROBOT: En el caso del Hospital Vital Alvarez Buylla de Mieres, además del equipamiento objeto de este procedimiento, será objeto del contrato la asistencia en tareas conductivas a nivel de usuario asimilables a una segunda intervención del robot de farmacia, con objeto de evitar roturas de stock en suministros farmacéuticos a pacientes.

Las actuaciones de mantenimiento comprenderán:

• Mantenimiento técnico legal: Para los equipos inicialmente en garantía

no estará incluido durante la duración de la misma. Para los equipos sin garantía y aquellos a los cuales les finalice la misma durante la vigencia del contrato, estará incluida la mano de obra sin límite, propia o

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subcontratada, así como los materiales/repuestos/fungibles asociados a dichos mantenimientos.

• Mantenimiento Preventivo: Para los equipos en garantía no estará

incluido durante la duración de la misma. Para los equipos sin garantía , y aquellos a los cuales les finalice la misma durante la vigencia del contrato, estará incluida dentro del contrato la mano de obra , propia o subcontratada, así como los materiales/repuestos/fungibles asociados a dichos mantenimientos. La periodicidad será, como mínimo la requerida por el fabricante.

Mantenimiento Correctivo: salvo para las reparaciones

susceptibles de cobertura por garantía, estará incluida la mano de obra sin límite, propia o subcontratada, y los materiales con el límite económico establecido. (550.000 euros, que estarán incluidos en el precio de la oferta ). Asimismo estará incluido en el precio de la oferta la compra de un stock critico mínimo por valor de 90.000 euros tal y como define el punto 5.2 de este pliego.

• Calibraciones /Validaciones: estarán incluidas las calibraciones y

validaciones de los equipos. La periodicidad y establecimiento de las calibraciones será la más restrictiva entre la recomendada por el fabricante o establecida en normativa vigente, siendo responsabilidad del adjudicatario el conocimiento de cualquier cambio normativo en este aspecto. Con carácter general se establece la periodicidad anual salvo que expresamente se recomiende una mayor frecuencia. La propiedad podrá aumentar la periodicidad de las mismas si es por uso o los criterios asistenciales del centro así se lo requieren.

Las tareas más relevantes para dar dicho servicio serán:

• Gestión de garantías de equipos. Control de tiempos de respuesta en sistema informático.

• Primera intervención que no afecte garantía (cambio de repuestos, bombillas, filtros, etc.) durante la duración de la misma.

• Mano de obra de reparaciones una vez finalizada la garantía.

• Elaboración y compra de listado de stock de materiales necesario para correctivos dentro del límite establecido.

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• Gestión de almacén. Control de hitos mínimos. Vinculación de materiales a OT´s.

• Planificación de revisiones preventivas de los equipos con los servicios médicos, tanto las externas como las realizadas por el adjudicatario.

• Realización de mantenimientos preventivos incluidos. Registro y trazabilidad.

• Realización de mantenimientos técnico legales. Registro y trazabilidad.

• Realización de mantenimientos correctivos incluidos. Registro y trazabilidad.

• Gestión y control documental.

• Gestión de inventario. Etiquetado de equipos.

• Realización y actualización de etiquetado de revisiones en equipos.

• Gestión de reparaciones externas (solicitud presupuestos)…etc.

• Otras tales como identificacion de equipos a ser calibrados.

5.1 GESTION INFORMATIZADA

Se requiere la gestión informatizada del servicio a través de la aplicación Service One, que GISPASA pondrá a su disposición.

El adjudicatario deberá implantar dicho sistema de gestión informatizada hasta un nivel que permita conseguir los siguientes objetivos:

• Cumplimentación de la Introducción de Activos objeto del contrato en el programa. Actualmente un 80%-90% está introducido. El adjudicatario será responsable de la finalización de esta tarea así como de la actualización permanente de los mismos.

• Control de Inventario de Equipos

- Descripción, marca, modelo, procedencia, estado, etc. - Datos económicos: Valor de reposición, fecha de adquisición, amortización, etc. - Localización: Edificio, planta, centro de coste, GFH, fotografía del activo cuando

así lo indique GISPASA, etc. - Mantenimiento: Correctivo, Preventivo, Técnico – Legal, etc. - Digitalización de catálogos / documentación de los equipos. - Etiquetado, con el mismo sistema actual de los equipos que no dispongan del

mismo o de aquellos que se vayan extraviando.

• Avisos e Intervenciones realizadas

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- Debe proporcionar el estado del Parte de Reparación, junto con los posibles plazos de entrega y ubicación del equipo a intervenir, con valoración económica del parte realizado.

- Cada usuario podrá generar sus propios Partes de Avería de los equipos asignados, controlar el estado de la reparación consiguiente, así como las acciones preventivas que haya que realizar sobre su equipamiento, mediante un acceso a través de página web / intranet.

- -La operativa de avisos se deberá acordar con el Hospital/Propiedad.

• Acciones a Desarrollar en el Equipamiento

- Debe permitir definir tantos protocolos como se necesiten y programar las fechas de interacción sobre los equipos.

• Gestión de incidencias

- Debe permitir un seguimiento individualizado de las incidencias de todos los equipos, así como la explotación estadística de dichas incidencias.

• Gestión de repuestos y almacén

- El programa permitirá realizar la gestión logística de los repuestos y la gestión del almacén de repuestos y materiales, mediante gestión de stocks, gestión de compras, etc.

• Listados e Informes

Deberá permitir obtener, como mínimo, los siguientes documentos:

- Listado de Partes pendientes - Listado de Bajas de equipamiento - Listado de Avisos - Listado de Pedidos pendientes - Comunicados de plazos de entrega - Balances y estadística mensual y anual - Listado de disponibilidad - Listados de entradas de almacén

• Hardware

La empresa adjudicataria deberá proveer de su hardware necesario (servidor accesible por GISPASA on line con memoria suficiente para albergar todos los datos requeridos, equipos periféricos, SAI, impresoras, etc.) para el funcionamiento del servicio de mantenimiento del equipamiento electromédico.

Corresponderá al adjudicatario mantener un sistema de copias de seguridad de los datos que permita la rápida recuperación de los mismos ante eventuales problemas que puedan surgir y que afecten a la integridad de los mismos y al funcionamiento normal del sistema informático.

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Será responsabilidad del adjudicatario el vuelco de todos los datos y el desarrollo de actividades necesarias para la consecución del correcto desarrollo y manejo de la herramienta Service One con el fin de la consecución de los objetivos arriba descritos.

Dentro de éstas estarán, sin perjuicio de otras:

- Será responsabilidad del adjudicatario la formación del personal en dicho sistema, el cual será de obligado uso para el adjudicatario.

- Será responsabilidad del adjudicatario la introducción de los partes generados en dicha herramienta, así como el seguimiento de los fallos de disponibilidad y calidad que se generen.

- Será responsabilidad del adjudicatario la introducción del inventario en dicho sistema informático, teniendo que destinar recursos humanos adicionales, en caso de ser necesario, con el fin de disponer del inventario en dicho sistema en un plazo máximo de 30 días adicionales a los dos meses de tiempo para la realización del inventario.

- El adjudicatario asumirá también el coste del módulo correspondiente de software de Gestión - Service One, instalado por La Propiedad, donde se incluirán comunicaciones de Fallos de Servicio, Órdenes de Trabajo, Inventario y Gestión de Activos, Histórico de actuaciones sobre equipos, etc. El coste de la herramienta que deberá asumir el adjudicatario como parte de su contrato se establece en un máximo de 20.000 € y 200 € anuales de Mantenimiento.

En el caso de no estar disponible la herramienta por parte de la propiedad para su uso, y hasta que se finalice dicha implantación, se implantará temporalmente, en tanto en cuanto que dicha herramienta esté disponible, una herramienta informática comercial, que consiga el mismo alcance definido debiendo posteriormente adecuarse el contenido a la aplicación Service One.

5.2 ELABORACION DE INVENTARIO

El adjudicatario se responsabilizará de la elaboración y mantenimiento del inventario de los equipos de electromedicina y que contendrá, al menos:

• Descripción: marca, modelo, tipo, número de serie, etc.

• Localización: Edificio, planta, local, Servicio, GFH, Centro de Coste, etc.

• Datos económicos: Fecha de adquisición, valor de reposición, amortización, etc.

• Manuales técnicos y de uso.

• Datos históricos sobre el mantenimiento de los equipos. En este concepto se incluirá toda la información procedente de las intervenciones de mantenimiento, incluyendo aspectos administrativos y contables.

• Informe detallado del estado de adecuación y conservación de todos los equipos, tanto desde el punto de vista técnico-legal como funcional.

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• Actualización permanente del inventario.

En el plazo de 45 días a partir de la formalización del contrato, se realizará el inventario definitivo.

Una vez conformado por GISPASA/HUCA/HVAB, este inventario fijará el alcance de la actuación de la empresa adjudicataria, es decir, la cantidad de equipos bajo su responsabilidad sobre los que tenga que realizar el mantenimiento, objeto del contrato.

No obstante, será también responsabilidad del adjudicatario la conservación y mantenimiento de los equipos que, por necesidades sustitutivas o asistenciales, se incorporen al inventario del centro en el periodo de vigencia del contrato con las limitaciones incluidas en el pliego de clausulas jurídicas.

Dicho inventario se introducirá en el Service One en las condiciones de tiempo y forma descritas en el apartado 5.1.

En el caso de no estar disponible la herramienta por parte de la propiedad para su uso, y hasta que se finalice dicha implantación, se implantará temporalmente hasta que dicha herramienta este disponible una herramienta informática comercial , que consiga el mismo alcance definido debiendo posteriormente adecuarse el contenido a la aplicación Service One.

5.2.1.1 Etiquetado de equipos

La elaboración del inventario incluirá el etiquetado con códigos QR de los equipos electromédicos objeto del contrato que no dispongan de él o lo hayan perdido y que sean objeto del contrato así como el mantenimiento de dicho etiquetado.

Se etiquetarán asimismo los nuevos equipos que se adquieran durante la duración del contrato.

Dentro del coste del contrato estarán incluidos los medios materiales y humanos para dicha tarea.

Actualmente se encuentra etiquetado aproximadamente el 80% del equipamiento.

Deberá mantener en perfecto estado dicho etiquetado y sustituir los elementos que con el uso se vayan deteriorando dentro del coste del contrato (concepto de mantenimiento preventivo de equipos).

El etiquetado se realizará dentro del plazo de 45 días indicado para la realización del inventario.

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5.3 STOCK MINIMO NECESARIO y GESTION DE COMPRAS

5.3.1 STOCK MINIMO NECESARIO

Paralelamente a la elaboración del inventario, el adjudicatario deberá elaborar un listado de stock de repuestos necesarios en los primeros 45 días de contrato.

Dicho stock será suficiente para garantizar la no existencia de paradas en equipos objeto del contrato por no disponer de recambios cuyos cambios se pueden prever dentro del normal funcionamiento (pilas, bombillas, filtros, manguitos, sensores, cables, …)

Dentro del precio de la oferta estará incluida la compra de elementos de dicho stock hasta un valor anual de 90.000 € (noventa mil euros).

En dicha cuantía no estarán incluidos los repuestos, y pequeños materiales cuyo coste unitario sea igual o inferior a 60 euros, que correrán en todo caso a cuenta del proveedor sin límite económico alguno.

La reposición de dicho stock, se realizará mediante la gestión de compras de materiales detallado en el siguiente apartado.

5.3.2 GESTION DE COMPRAS DE MATERIALES

La adquisición de materiales para la ejecución de las tareas de conservación y mantenimiento de equipos de electromedicina, bien para dotar el stock mínimo inicial o para llevar a cabo mantenimientos correctivos se llevará a cabo conforme al siguiente procedimiento:

A. Importes unitarios inferiores a 60 euros.

Estarán incluidos dentro del contrato todos los repuestos, y pequeños materiales cuyo coste unitario sea igual o inferior a 60 euros, por lo que el adjudicatario los adquirirá, suministrará y hará uso de los mismos, corriendo con todos los gastos sin que se computen estos costes dentro de las partidas previstos para dotar el stock inicial o sufragar costes de materiales para mantenimientos correctivos.

B. Importe unitarios inferiores a 300 euros pero superiores a 60 euros.

• Será necesario al menos solicitar dos presupuestos y registrar el motivo de adjudicación.

• No se requerirá de aprobación expresa previa para su aprobación. Los presupuestos deberán ser custodiados y requeridos por GISPASA durante la duración del contrato. No obstante, podrá ser objeto de auditoría y justificación por parte de GISPASA.

• Formarán parte de las evidencias de seguimiento de calidad y por tanto deberán ser entregadas en el formato que se les requiera.

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C. Importes unitarios mayores de 300 euros.

• Serán necesarios al menos 3 presupuestos.

• Se requiere aprobación expresa previa de GISPASA según el protocolo de funcionamiento que se establezca con el adjudicatario.

• GISPASA/HUCA/HVAB podrá aportar otros presupuestos a efectos de aprobación de la compra.

El adjudicatario llevará, en todos los casos, un control presupuestario de dicho

gasto, incluyendo dentro de sus tareas reportes MENSUALES (u otra frecuencia que se establezca) de control, en el formato que se acuerde con la dirección económica de GISPASA.

5.4 GESTION ALMACEN

La gestión de almacén correspondiente relativo al stock y compras realizadas, será realizada íntegramente por el adjudicatario, tanto de los materiales propios de equipos como de los materiales de Mantenimiento propiamente dicho.

Asumirá dentro de la gestión de almacén las labores de control e inventariado del stock de materiales, así como el control de criticidad de elementos, debiendo reponer en tiempo y forma dicho stock garantizando una existencia continúa del mismo.

Dicha reposición tendrá los límites económicos establecidos en punto anteriores.

5.5 GESTIÓN DE AVERIAS Y RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

Cuando como consecuencia de un mal mantenimiento o reparación se genere una avería en un equipo y/o instalación, su reparación y el coste integro, mano de obra, material, recambios y cuantos gastos se devenguen de dicha reparación, recaerá en el Adjudicatario.

Asimismo si se produce una avería en un equipo que se encuentra en periodo de garantía y la avería fuera cubierta por ésta, la gestión de las garantías correría por cuenta del adjudicatario, a tal fin deberá tomar todas las medidas necesarias para la resolución de la incidencia respondiendo GISPASA/HUCA/HVAB de los costes de la reposición, siempre previa aprobación por su parte, ello sin perjuicio de la reclamación al proveedor de la garantía por el proveedor de servicios que pudiera derivar o de la gestión de dicha reclamación.

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Si ante una eventual avería, se produjeran controversias entre la empresa adjudicataria y la propiedad, bien en los supuestos anteriores o en aquellos otros que pudieran surgir, aquellas se solventarán teniendo en cuenta los siguientes condicionantes:

• Todas las reposiciones valoradas por el Adjudicatario estarán sujetas a precios de mercado del año correspondiente.

• La gestión de las reposiciones se realizará de igual manera que lo comentado en materiales y reparaciones, esto es, GISPASA/HUCA/HVAB podrá pedir oferta al adjudicatario y a otras empresas especializadas según los procedimientos de contratación legalmente establecidos por el TRLCSP. En el caso de no considerarse la oferta del adjudicatario, este deberá supervisar la correcta instalación de los equipos, sin que haya ninguna variación en las obligaciones y condiciones del servicio expuestas en este Pliego.

• Las marcas de los equipos a sustituir serán las preexistentes y en caso contrario, deberán ser autorizadas por GISPASA.

• Cualquier intento de sabotaje o manipulación deliberada por parte del Adjudicatario con el fin de hacer necesaria una determinada reposición será causa de resolución contractual por causas no imputables a GISPASA.

• No se podrán utilizar recursos aportados por el Principado de Asturias/HUCA/HVAB, sin la autorización expresa de GISPASA.

• En caso de que GISPASA dude de la necesidad de una o varias determinadas reposiciones, podrá exigir un dictamen vinculante para ambas partes al Colegio de Aparejadores, Ingenieros Industriales, Ingenieros Informáticos, u organismo experto, que evalúen la necesidad o no, de la o las sustituciones propuestas por el Adjudicatario.

• Sin perjuicio de lo anterior, en caso de discrepancias de cualquier tipo, las partes acuerdan someterse al arbitraje de un especialista independiente en la materia, cuyo dictamen se obligan a respetar.

5.6 GESTION DE GARANTIAS

Durante la fase de duración de garantías del equipamiento objeto del contrato, el adjudicatario comunicará a GISPASA todas las averías susceptibles de reparación en garantía y gestionará el aviso a la empresa correspondiente.

Supervisará asimismo, la reparación dentro de los parámetros de ejecución adecuados y comunicará a GISPASA, cualquier incidencia en el proceso de reparación. No obstante lo anterior, GISPASA podrá instar, en caso de incumplimiento del suministrador del equipo en garantía, a que el adjudicatario del servicio objeto de este Pliego proceda a la gestión de reparación del equipo. En tal caso, GISPASA ejecutaría las garantías del equipamiento reparado para compensar el coste asociado al adjudicatario, sin que este coste sumase ninguna cantidad dentro de lo contratado.

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Una vez implantado por parte del Hospital/Propiedad el sistema de gestión informático (Service One) será responsabilidad del adjudicatario la introducción de los partes generados en dicha herramienta, así como el seguimiento de los fallos de disponibilidad que se generen.

5.7 MANTENIMIENTO

5.7.1 INFORME INICIAL

Una vez actualizado y finalizado el inventario inicial, y registrado en el Sistema INFORMATICO dentro del plazo máximo establecido en la cláusula 5.2 del presente pliego, éste servirá de base para la planificación de las tareas y procedimientos de mantenimiento y, en particular, del mantenimiento preventivo y de las actividades que alrededor del mismo se desarrollan.

Se planificarán igualmente las necesidades para una efectiva dimensión y gestión de stock de consumibles (líquidos, aceites, filtros, bombillas, etc.) y piezas de repuesto así como para un control de tareas del mantenimiento técnico legal adecuado.

Seguidamente, el adjudicatario dispondrá de un plazo máximo de 1 mes para la comprobación de las condiciones iniciales de funcionamiento de los equipos, tras el cual elaborará, en el plazo máximo de 1 mes, un informe previo detallado sobre los defectos observados y las propuestas tendentes a solucionar los problemas detectados.

Todo aquello reflejado en el informe se subsanará dentro de las condiciones de este pliego (correctivo con mano de obra incluida), y deberá ser aprobado por GISPASA.

5.7.2 CARACTERISTICAS GENERALES DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO

Las tareas de mantenimiento necesarias para la ejecución de este servicio se aplicarán a todos los equipos definidos en el alcance.

El mantenimiento a realizar sobre el equipamiento definido en el objeto del contrato tiene por objeto la reducción del tiempo de espera y resolución ante averías eventuales.

En el caso de equipos en garantía o con contrato de mantenimiento, estas actuaciones consistirán en la identificación de la avería y la coordinación con el proveedor con la que la propiedad mantenga un contrato de arrendamiento o acuerdo de cesión o préstamo.

En los equipos que dispongan de mantenimiento preventivo contratado correspondiente, el adjudicatario coordinará las fechas de realización con el servicio correspondiente de las revisiones así como las actuaciones correctivas que se produzcan.

Las revisiones en estos equipos quedarán igualmente registradas en el sistema informático para la gestión del mantenimiento del que dispondrá el adjudicatario.

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Para todos aquellos equipos objeto de contrato, con las limitaciones señaladas en la Cláusula 5 - DESCRIPCION DEL SERVICIO, se realizarán los tipos de mantenimiento que se describen a continuación:

• Mantenimiento Preventivo: Consistente en la realización del conjunto de actividades que se aplican sobre un dispositivo, antes de que su fallo aparezca, para mantener su capacidad operativa, contrarrestando la tendencia negativa que provoca la aparición de los procesos de desgaste sobre su tasa de fallos.

Se realizará sin limitación de medios humanos (propios o subcontratados) y materiales (fungibles/repuestos incluidos, excepto baterías).

Estarán incluidos dentro de los materiales considerados como fungibles los filtros de los equipos asociados al contrato así como los kits de mantenimiento y todas las piezas cuya sustitución periódica recomiende el fabricante sin esperar a su fallo.

Las frecuencias de dichos mantenimientos serán, como mínimo, las exigidas por el fabricante o normativa existente (la más restrictiva ).

• Mantenimiento Técnico – Legal: Consistente en la realización de las tareas mínimas de Mantenimiento, que se realizan de acuerdo con la reglamentación vigente sobre aquel Equipamiento Electromédico (EE) que lo requiera.

Se realizará sin limitación de medios humanos (propios o externos) y materiales (fungibles/repuestos incluidos)

• Mantenimiento Correctivo: Consistente en la realización del conjunto de actividades implicadas en la restitución de las condiciones operativas de un dispositivo, cuando éste ha sufrido una avería, con el fin de que su disponibilidad sea lo máxima posible.

• Calibraciones y Validaciones Para todo el equipamiento sujeto a mantenimiento objeto de contrato, el adjudicatario realizará las calibraciones, verificaciones y validaciones, tanto internas como externas, de los equipos electromédicos que sean necesarias y adicionalmente cuando le sean solicitadas SI LA CERTIFICACION DE ALGUN SERVICIO ASI LO REQUIERE.

Con carácter general dicha frecuencia será ANUAL salvo que se justifique expresamente una mayor frecuencia.

De igual forma se hará cargo de los gastos generados así como de la gestión documental de todas las calibraciones externas que se requieran para mantener el equipo operativo.

Para realizar estas tareas el adjudicatario deberá establecer una organización del servicio que permita su consecución.

El adjudicatario deberá desarrollar, planificar, protocolarizar y documentar el procedimiento operativo que deberá cumplir y observar las instrucciones y procedimientos del fabricante y demás normativa vigente.

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El procedimiento operativo incluirá los planes de Mantenimiento Preventivo y Técnico Legal así como la gestión del mantenimiento correctivo.

La documentación técnica asociada a los distintos tipos de mantenimiento estará organizada y codificada para cada uno de sus aparatos, donde constará: esquema y planos de sus componentes, características técnicas del equipo y sus componentes, vida útil, instrucciones de funcionamiento, de puesta en marcha, de explotación y de mantenimiento.

Toda esta documentación se encontrará en formato electrónico por lo que formará parte del sistema informatizado de gestión.

En caso de no estar totalmente legalizado algún equipo, por cambio/modificación del mismo o nueva legislación, el adjudicatario presentará a la propiedad correspondiente las diferentes alternativas para su subsanación.

Como criterio general, el adjudicatario, en sus actuaciones de mantenimiento, deberá observar el mantenimiento de un índice alto de la disponibilidad de los equipos a través de una preparación adecuada del servicio, una actuación rápida en caso de averías y una buena calidad en las actuaciones correctivas.

5.7.3 PUESTA EN SERVICIO DE NUEVOS EQUIPOS

El adjudicatario participará en la puesta en servicio de los equipos de nueva adquisición. Colaborará con la recepción, coordinación con el proveedor y servicio, pruebas de aceptación y todas aquellas tareas que la entrada de un equipamiento nuevo requiera.

En los equipos en los que se realice prueba de aceptación, el adjudicatario registrará las especificaciones de funcionamiento que deban mantenerse durante el periodo de vida útil del equipo.

5.7.4 MANTENIMIENTO PREVENTIVO

5.7.4.1 Características generales del Mantenimiento Preventivo

Mediante el mantenimiento preventivo se pretende mantener en el mejor estado de conservación y funcionamiento, por tanto de garantía de servicio y seguridad, los equipos objeto de este contrato, evitando fallos, averías y paradas inoportunas.

Se elaborará el Plan del Mantenimiento Preventivo que será aprobado por la propiedad, previo a su implantación, para lo que dispondrá de dos meses tras la realización del inventario inicial.

Estará incluido dentro del coste del contrato la mano de obra (propia o externa) y materiales (filtros y KITS incluidos). Las frecuencias de dichos mantenimientos serán, como mínimo las exigidas por el fabricante

Se seguirán los protocolos de mantenimiento establecidos por los fabricantes, por la reglamentación vigente y por los planes de mantenimiento internos.

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El plan de mantenimiento preventivo deberá encontrarse permanentemente actualizado, admitiendo las reformas que sean necesarias, en consonancia con la reglamentación vigente y las recomendaciones de los fabricantes de los equipos a mantener.

Dicho plan se encontrará siempre disponible en el sistema de gestión informatizada.

El plan describirá las actuaciones de mantenimiento preventivo que el adjudicatario piensa llevar a cabo sobre los equipos, de forma programada y en los que se incluirán todas las actividades de limpieza, mediciones, comprobaciones, regulaciones, chequeos, calibraciones, ajustes, reglajes, engrases, etc. y todas aquellas acciones que tiendan a asegurar un estado óptimo de los equipos desde el punto de vista funcional, de seguridad, de rendimiento energético y de protección del medio ambiente.

Formarán necesariamente parte de dichas actuaciones aquellas expresamente recomendadas por el fabricante.

Se realizará el mantenimiento preventivo de acuerdo con las frecuencias que las reglamentaciones en vigor obligan para el control y mantenimiento de determinados elementos y/o equipos, y de acuerdo con lo establecido por el fabricante.

Se respetará, coordinará o modificará la planificación de las tareas en función de la actividad asistencial de los centros, evitando en la medida de lo posible la interferencia con la actividad asistencial.

El plan de mantenimiento preventivo podrá ser modificado anualmente, previa aprobación de la propiedad, en función de los datos históricos obtenidos, ajustándose a las necesidades reales, siempre y cuando supongan una mejora y no contravengan las recomendaciones establecidas por el fabricante y de acuerdo con la legislación vigente.

El adjudicatario buscará la mejora continua del plan de Mantenimiento Preventivo para aumentar los niveles de calidad, y garantizar la seguridad y fiabilidad de los equipos.

Dentro de su responsabilidad de programación del mantenimiento, el adjudicatario avisará con quince días de antelación (o frecuencia que indique el Hospital/ Propiedad) a las distintas unidades/servicios afectados de las actividades programadas.

Las actuaciones en los equipos se realizarán en el horario que indique el servicio y que no interfiera en la actividad asistencial, estando incluido dentro del coste del contrato la ampliación de la jornada presencial en el centro en caso de ser necesario.

5.7.4.2 Equipos en garantía y equipos con contrato de mantenimiento

Durante el periodo de garantía estos equipos no precisaran revisiones preventivas ya que están incluidas dentro de la misma.

Finalizada la misma, el adjudicatario será el responsable de la asunción de dicho mantenimiento, con el alcance indicado en el apartado anterior (mano de obra y materiales incluidos)

Asimismo los equipos con contratos con mantenimiento indicados en el anexo

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II tampoco precisarán de revisiones preventivas durante la duración del contrato.

Sera responsabilidad del adjudicatario conocer la información, facilitada por GISPASA, de los contratos que existen con los distintos proveedores ya que existen equipos cuyo mantenimiento preventivo está contratado durante la duración del contrato.

El adjudicatario, con el fin de controlar el cumplimiento de los planes de mantenimiento ofertados y en caso de incumplimiento las penalidades que se pudieran derivar, se encargará de registrar en el sistema informático de gestión, todas las actuaciones de mantenimiento (sean realizadas por él u otros) que se realicen sobre el equipamiento objeto del contrato aun estando éste en garantía y/o con contrato de mantenimiento.

Sera responsabilidad del adjudicatario en este caso garantizar el cumplimiento de las ofertas en su día presentadas, así como planificar con los servicios su ejecución y notificar a la propiedad cualquier desviación sobre dicho cumplimiento.

La planificación de dichos preventivos deberá ser igualmente incluida en el plan de mantenimiento planificado en el sistema de gestión informatizada.

De igual modo existen equipos con contratos vigentes de mantenimiento integral. Dichos equipos deben ser gestionados de igual modo, controlando los planes de mantenimiento ofertados por los proveedores y su cumplimiento, así como cumplimentar la trazabilidad de los correctivos y controlar los tiempos de disponibilidad y tiempos de respuesta.

5.7.5 MANTENIMIENTO TECNICO LEGAL

5.7.5.1 Características generales del Mantenimiento Técnico Legal

El adjudicatario será responsable de elaborar un Manual de Mantenimiento Técnico-Legal que recoja los equipos afectados y las operaciones a desarrollar desde el punto de vista de tareas y de documentación para llevarlas a cabo.

Dispondrá de un plazo de tres meses desde la elaboración del inventario inicial para la elaboración de este Manual.

Se incluye en el mantenimiento técnico-legal, las inspecciones periódicas a realizar por las empresas colaboradoras de la Administración competente, en orden al cumplimiento de la normativa vigente.

Asimismo, todos los informes o memorias que sea necesario elaborar y presentar ante la Administración u Organismo competente correrán por cuenta del adjudicatario, quedando su importe incluido en el precio del contrato.

Se efectuará la remisión a la propiedad de todos los certificados y documentos derivados de las inspecciones que la reglamentación de la normativa vigente exige.

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El adjudicatario será responsable de elaborar el Plan de Mantenimiento de las actuaciones correspondientes para esta modalidad de "Mantenimiento Técnico-Legal".

Este plan será aprobado por la propiedad y se encontrará disponible en la aplicación informática destinada a tal efecto en el plazo máximo de 2 meses a contar desde la finalización del inventario inicial.

5.7.5.2 Equipos en garantía y equipos con contrato de mantenimiento

Durante el periodo de garantía los equipos no precisaran revisiones técnico-legales ya que están incluidas dentro de la misma.

Finalizada la misma, el adjudicatario será el responsable de la asunción de dicho mantenimiento, con el alcance indicado previamente ( mano de obra y materiales incluidos )

Asimismo los equipos con contratos con mantenimiento indicados en el anexo II tampoco precisarán de revisiones técnico legales durante la duración del contrato.

El adjudicatario, con el fin de controlar el cumplimiento de los planes de mantenimiento ofertados y en caso de incumplimiento las penalidades que se pudieran derivar, se encargará de registrar en el sistema informático de gestión, todas las actuaciones de mantenimiento (sean realizadas por él u otros) que se realicen sobre el equipamiento objeto del contrato aun estando éste en garantía y/o con contrato de mantenimiento.

Pasado el periodo de garantía el Mantenimiento Técnico-Legal se ejecutará de acuerdo con la reglamentación vigente sobre aquellos EE que lo requieran según las especificaciones de los reglamentos industriales y/u otros de obligado cumplimiento actualmente en vigor, tanto a nivel europeo, como nacional, autonómico y local.

5.7.6 MANTENIMIENTO CORRECTIVO

5.7.6.1 Características generales del Mantenimiento Correctivo

Estará incluido en el precio de la oferta la compra de un stock critico mínimo por valor de 90.000 euros tal y como define la cláusula 5.3 de este pliego. La custodia de dicho stock será responsabilidad del adjudicatario.

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El adjudicatario llevará a cabo el mantenimiento correctivo que consistirá en la realización de todas las intervenciones precisas en los EE, sus repuestos y accesorios, para retornar el EE a un estado idóneo de uso y funcionamiento.

El mantenimiento correctivo será realizado sobre la totalidad de los equipos incluidos en el alcance del servicio, realizándose sobre los mismos toda clase de actuaciones tendentes a su reparación y puesta en servicio en los plazos exigidos en estos pliegos y con las limitaciones indicadas.

Si las reparaciones implicaran parada de equipos y/o instalaciones o riesgo de parada de otras instalaciones y/o equipos subsidiarios en marcha, se requerirá la autorización previa de la PROPIEDAD/ SERVICIO o de la persona en quien delegue y serán realizados en los horarios más idóneos de forma que interfieren lo mínimo posible en la actividad asistencial.

Las reparaciones de los fallos y averías deberán ser resueltas por el adjudicatario en los plazos máximos requeridos en estos pliegos.

Será objeto de seguimiento para la monitorización del servicio la verificación del cumplimiento de estos plazos.

La mecánica de actuación ante la necesidad de realizar un mantenimiento correctivo, se definirá y desarrollará en el Plan de Mantenimiento Correctivo que elaborará el adjudicatario y lo aportará para su aprobación. Será realizado en el plazo de 1 mes desde la fecha de inicio del contrato.

Dicho plan se encontrará siempre disponible para su consulta en la plataforma tecnológica dispuesta por el adjudicatario a tal efecto.

La empresa adjudicataria se compromete a reparar el 100% de los avisos de avería que se produzcan, bien por sí misma, o por otros medios, pero en todo caso, será responsable del buen fin de dichas reparaciones y asumirá el coste de la mano de obra, sea con medios humanos propios o subcontratados.

Dentro de la oferta, inluido en el precio de la misma, estará incluidos materiales de reparaciones por valor de 550.000 euros/anuales, así como si la mano de obra asociada a las reparaciones y todos los medios materiales que, para su realización, sean requeridos (pequeño utillaje, herramientas, etc...) esto último sin límites económicos dentro del cambio normal de repuestos y primeras intervenciones y averías en equipos.

En dicha cuantía no estarán incluidos los repuestos, y pequeños materiales cuyo coste unitario sea igual o inferior a 60 euros, que correrán a cuenta del proveedor sin límite económico.

La gestión de las compras se llevará a cabo por el procedimiento previsto en la cláusula 5.3.2 del presente pliego diferenciándose aquellos repuestos con importes unitarios Inferiores a 60 euros o superiores a esta cuantía.

Tal y como se detalla en aquella, el adjudicatario llevará un control presupuestario de dicho gasto, incluyendo dentro de sus tareas reportes MENSUALES (u otra frecuencia que se establezca) de control en el formato que se acuerde con la dirección económica de GISPASA.

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El adjudicatario, con el fin de controlar el cumplimiento de los planes de mantenimiento ofertados y en caso de incumplimiento las penalidades que se pudieran derivar, se encargará de registrar en el sistema informático de gestión, todas las actuaciones de mantenimiento (sean realizadas por él u otros) que se realicen sobre el equipamiento objeto del contrato aun estando éste en garantía y/o con contrato de mantenimiento.

5.7.6.2 Equipos en garantía y equipos con contrato de mantenimiento

Durante el periodo de garantía si estarán incluidas las actuaciones correctivas ,( que no sean susceptibles de reparación dentro de garantía), con los limites económicos indicados en materiales ( 550.000 euros ) y sin límite tanto en mano de obra (medios humanos propios o subcontratados) como en recursos materiales asociados (herramientas, etc..).

Una vez finalice el periodo de garantía, el adjudicatario se hará responsable de la asunción de dicho mantenimiento en idénticas condiciones, pasando dichos equipos a formar parte de la clasificación de equipos sin garantía estando las tareas a realizar incluidas en el alcance del contrato conforme a lo previsto en esta cláusula.

En el caso del hospital Nuevo Hospital Alvarez Buylla de Mieres, será además objeto del contrato la asistencia en tareas conductivas a nivel de usuario asimilables a una segunda intervención del robot de farmacia, con objeto de evitar roturas de stock en suministros farmacéuticos a pacientes.

El adjudicatario, con el fin de controlar el cumplimiento de los planes de mantenimiento ofertados y en caso de incumplimiento las penalidades que se pudieran derivar, se encargará de registrar en el sistema informático de gestión, todas las actuaciones de mantenimiento (sean realizadas por él u otros) que se realicen sobre el equipamiento objeto del contrato aun estando éste en garantía y/o con contrato de mantenimiento.

5.8 PLAN Y REALIZACION DE CALIBRACIONES Y VALIDACIONES

Sera responsabilidad del adjudicatario la realización del plan de calibraciones y/o verificaciones y validaciones de los equipos que así lo requieran por parte de laboratorios autorizados de equipos incluidos en el contrato según las periodicidades establecidas en la normativa y en el presente pliego.

Podrán ser verificados por el adjudicatario siempre que la normativa así lo indique y con equipo de medida patrón que se encuentren correctamente calibrados y con la evidencia de esto último a disposición de la propiedad.

Se calibrarán/ validarán, a modo orientativo, no exclusivo, los siguientes equipos:

• Cámaras frigoríficas que lo requieran

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• Neveras con registros de temperaturas.

• Neveras de laboratorio de sangre

• Neveras plaquetas

• Congeladores (según uso)

• Centrifugas

• Tallímetros

• Básculas (todo tipo) y balanzas

• Pesabebés

• Monitores de diagnóstico

• Cabinas de flujo que así lo requieran.

• Y en general, todos aquellos equipos cuya medición sea parámetro de diagnóstico o le sea aplicable norma o recomendación de dicha tarea.

La periodicidad y establecimiento de las calibraciones será la más restrictiva entre la recomendada por el fabricante o establecida en normativa vigente, siendo responsabilidad del adjudicatario el conocimiento de cualquier cambio normativo en este aspecto.

Con carácter general se establece la periodicidad anual salvo que expresamente se recomiende una mayor frecuencia.

La propiedad podrá aumentar la periodicidad de las mismas si es por uso o los criterios asistenciales del centro así se lo requieren.

Dicho plan se incluirá asimismo en el sistema de gestión informatizada.

El plan de calibraciones deberá presentarse a la propiedad conjuntamente con el plan de mantenimiento técnico legal, por lo tanto en el plazo máximo de 2 meses desde la finalización del inventario inicial.

5.9 REGISTRO OPERACIONES MANTENIMIENTO

El adjudicatario custodiará los partes de intervención asociados a cada equipo en orden y estado adecuado, facilitando a GISPASA la información que en cualquier momento le sea requerida.

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5.10 INFORME MENSUAL

El adjudicatario entregará a GISPASA, dentro de los PRIMEROS 5 días de cada mes un Informe Mensual de Mantenimiento por cada mes de calendario, en un formato acordado previamente que incluya

a) Una lista de todos los casos de incumplimiento de los requisitos en relación con la prestación de Servicios De Mantenimiento.

b) Informe del cumplimiento y desviaciones sobre la planificación del mantenimiento técnico legal o preventivo planificado.

c) Informe de incidencias relevantes para la actividad.

d) Informe de incidencias abiertas, en curso o pendientes de reparación por empresa externa.

e) Informe de altas y bajas de inventario en caso de producirse

f) Costes asociados a las reparaciones.( tanto menores como mayores de 60 euros )

g) Incumplimientos de tiempos de respuesta y disponibilidad por parte de los proveedores en equipos en garantía.

h) Incumplimientos de tiempos de respuesta y disponibilidad por parte de los proveedores con contratos de mantenimiento.

i) Incumplimientos de tiempos de respuesta y disponibilidad por parte del proveedor en los equipos objeto del contrato.

j) Cualquier otra información que le sea requerida por GISPASA/HUCA/HVAB

Este informe referirá a todo el equipamiento objeto del contrato (equipos en garantía, equipos con contratos de mantenimiento y equipos sin garantía y sin contrato de mantenimiento).

Cada licitador expondrá el esquema de informe que considera más adecuado, si bien,

su contenido será el definitivamente aprobado por la propiedad.

5.11 ASESORAMIENTO Y CONSULTORÍA

El adjudicatario, en virtud de su conocimiento del equipamiento objeto del contrato y del seguimiento de las averías y comportamiento del mismo, está obligado a realizar una labor permanente de asesoramiento y consultoría para mantener informada a la propiedad de las oportunidades de mejora de dicho equipamiento, necesidades de sustitución, consejos de empleo y manejo, etc.

El adjudicatario deberá aportar información al Hospital/ Propiedad en materias como:

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- Vida media de los equipos en función de su uso y estado, cuando sea posible su pronóstico, de manera que los distintos centros puedan prever económica y técnicamente su sustitución con una antelación razonable.

- Opciones y alternativas que ayuden al adjudicatario a tomar decisiones de compra o reparación, presentando aquéllas que sean más rentables económica y técnicamente.

- Problemas que puedan preverse al realizar los mantenimientos preventivos, correctivos o legales, proponiendo las soluciones técnica y económicamente más adecuadas.

- Requisitos legales aplicables y actualización de los mismos durante la vigencia del contrato.

- En general, cualquier cuestión relacionada directa o indirectamente con el servicio prestado, que tenga o pueda tener repercusión positiva en el mismo y aporte ventajas o mejoras a la propiedad.

5.12 RECLAMACIONES SEGURO

GISPASA dispone de una póliza de seguro multiriesgo que incluye dentro del contenido asegurado los equipos objeto del contrato.

El adjudicatario deberá, dentro de las prestaciones del contrato, elaborar un informe de las causas de las averías objeto de reclamación así como solicitar a las casas informe técnico de causa de avería.

Colaborará con GISPASA en los trámites necesarios para la tramitación de daños.

Dentro de éstos trámites, cuando se demuestre que una avería ha sido debida a un golpe, mal uso o desconocimiento en el manejo por parte del usuario, se emitirá el correspondiente informe, que será remitido a GISPASA, donde se indicará la avería y acciones para evitar que se repita, debiendo establecer el adjudicatario los pasos a seguir para minimizar la probabilidad de repetición.

El adjudicatario deberá dotar de reporte fotográfico dichos informes.

6 DOCUMENTACION TECNICA APORTADA

o ANEXO 1 INVENTARIO DE EQUIPOS OBJETO DE CONTRATO o ANEXO 2 EQUIPOS CON MANTENIMIENTO INTEGRAL

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7 MEDIOS HUMANOS Y MATERIALES

Para la realización de los trabajos que son objeto de este Contrato, el adjudicatario destinará al contrato, y dentro del coste del mismo, el personal siguiente, que deberá incluir en una relación de personal a aportar para la prestación del servicio:

7.1 MEDIOS HUMANOS

a.1) Personal con plena dedicación al Centro Hospitalario.

El personal técnico tendrá al menos la titulación de formación profesional de grado superior (II) en las ramas eléctrica o electrónica, grado en instalaciones o equivalente o bien en su defecto acreditar al menos 5 años de prestación de servicios en empresas relacionadas con el mantenimiento de equipos electromédicos en Hospital de al menos 400 camas.

Presencias mínimas requeridas:

Se establece como mínimo para cada uno de los Centros Hospitalarios el siguiente régimen de presencias y número de técnicos:

Centro Calendario Horario Nº Técnicos

HUCA Lunes a Viernes (laborables)

Turno de mañana/tarde

(el reparto de presencias se acordaran con HUCA/GISPASA, garantizándose presencia

continua durante ambos turnos)

7 técnicos

HVAB Lunes a Viernes (laborables)

Turno de mañana: 8 – 17 H 1 técnico

a.2) Equipo de respuesta rápida compuesto por especialistas específicos y que deberá acudir al Centro en caso de emergencia por parada o avería de alguna parte de los equipos contratados o por la realización de alguna operación de mantenimiento que Implique especial riesgo.

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Deberá disponer de medios de comunicación adecuados para la localización de este equipo:

Teléfono 24 horas x 365 días.

a.3) Responsable técnico directo del Contrato, tendrá como mínimo titulación técnica de grado medio (rama industrial) o al menos 5 años de experiencia en gestión de servicios de mantenimiento en Hospitales de más de 400 camas.

Se requerirá una presencia física en jornada completa para dar servicio a ambos centros.

Esta persona será quien ostente la representación de la empresa, lleve la coordinación y dirección técnica del presente contrato y preste el asesoramiento técnico y legal sobre la totalidad de las instalaciones y equipos contratados.

En casos de emergencia su presencia podrá ser requerida a cualquier hora del día y de la noche, todos los días del año.

a.4) Asistencia técnica, como complemento a estos medios, el ofertante indicará el organigrama de su empresa en lo relativo a la posibilidad y disponibilidad de sus cuadros técnicos para prestar asistencia técnica complementaria, cuantificándolos por cada especialidad.

Si GISPASA tuviera que realizar contrataciones de mantenimiento con empresas distintas a la del adjudicatario sobre alguna de las instalaciones objeto del contrato, con motivo de carácter legal, calidad – certificaciones ISO, de propuestas del adjudicatario, o por incumplimiento o negligencia de éste, serán por cuenta del adjudicatario, deduciéndose de su facturación los importes de las referidas contrataciones.

7.2 PLAN DE FORMACIÓN

Los ofertantes deberán aportar un plan de formación que se comprometen a impartir durante la duración del contrato a los técnicos integrantes del mismo, que deberá ajustarse a los siguientes requisitos:

Se deberá aportar una ficha descriptiva de cada una de las acciones formativas a realizar, en la que indicará: nombre de la acción formativa, horas de duración, objetivos, destinatarios, programa y equipo docente.

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No se considerarán acciones formativas de duración inferior a 2 horas.

Se exigirá que al menos se impartan 20 horas anuales de formación a cada persona adscrita al contrato.

Dicha formación deberá ser compatible con el horario establecido presencial del personal, no pudiéndose impartir en dicha jornada.

7.3 MEDIOS MATERIALES

El adjudicatario deberá proveer a los técnicos designados para la ejecución del contrato de los equipos e instrumentación así como de las herramientas y demás materiales necesarios para el desarrollo de sus funciones.

Los materiales de mantenimiento serán todos aquellos de uso continuado en las labores propias de Mantenimiento, así como el pequeño material de cualquier equipo o instalación.

Asimismo, el adjudicatario aportará la herramienta, equipo de medidas y demás equipos auxiliares necesarios para el cumplimiento de sus obligaciones.

Deberá indicarse en la oferta, La relación de materiales, herramientas y equipos, por especialidades técnicas, que el adjudicatario pone a disposición del contrato, siendo este similar al que se detalla a continuación:

- Simuladores de señales.

- Calibradores.

- Medidores de resistencia eléctrica

- Medidores de fugas.

- Registradores de: Tensión, Intensidad y Temperatura.

- Polímetros.

- Osciloscopios.

- Analizadores de Espectros.

- Generadores de señales.

- Fuentes de alimentación.

- Frecuenciómetros,

- Sonómetros.

- Generadores de E.C.G.

- Contadores Geiger.

- Dosimetría.

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- Material de protección de RX.

- Mascarillas autónomas protectoras para actuaciones.

- Protecciones adecuadas para la diversidad de trabajos a realizar.

- Maletín individual dotado de herramienta y utillaje básico: soldador,

herramientas, accesorios comunes, …

- Y en general, todos aquellos que sea necesario para obtener plenas garantías en

los trabajos desarrollados.

Todos los equipos deberán estar con calibraciones vigentes, correctamente etiquetados y cuyas evidencias le podrán ser requeridas.

Deberá aportarse un inventario detallado de los medios técnicos que el licitador prevé adscribir al contrato, debiendo señalar en su oferta, para los materiales y equipos de mantenimiento el número de equipos, antigüedad de los mismos y estado de conservación.

Asimismo, la empresa de mantenimiento contratada proporcionará los medios adecuados (ropa, herramientas, etc.) para realizar sus labores cumpliendo los reglamentos de higiene en el trabajo y de seguridad y salud y cualquier otra normativa de obligado cumplimiento.

En cualquier caso, los medios materiales deben ser los necesarios para cumplir todas las prescripciones adjuntas y los estándares de calidad del servicio a los que se compromete el adjudicatario.

8 ASUNCION DE COSTES

Adicionalmente aquellos que figuren en el presente Pliego y en el Pliego de Cláusulas Jurídicas, el adjudicatario se hará cargo de todos los costes asociados a:

• La entrega de los informes requeridos por la normativa aplicable, comunicando a la Propiedad qué informes legales se han efectuado y poniendo a disposición de la Propiedad copias de dichos informes.

• Legalización y Gestión de Licencias de todas las actividades que el Adjudicatario realice y que lo requieran por la normativa vigente.

• Se hará responsable del mantenimiento técnico legal de LOS EQUIPOS objeto de este concurso que lo requieran, según las especificaciones de los

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reglamentos industriales de obligado cumplimiento en vigor, y los que pudieran publicarse durante el periodo de vigencia del mismo.

• En este sentido todas las certificaciones de inspección periódica por organismos de control acreditados (OCA) serán a su cargo siendo potestad de la propiedad la elección de la OCA y definición de un Plan Global de Inspección y Certificaciones para todo el nuevo Hospital/ Propiedad.

• Concretamente, estarán incluidas las calibraciones/ validaciones por parte de laboratorios autorizados de equipos incluidos en el contrato según las periodicidades establecidas en la normativa y en el presente pliego.

• Al adjudicatario asumirá los costes de implantación y certificación incluidos en el apartado 4.1 del presente pliego aplicado al centro objeto del contrato.

• El adjudicatario asumirá también el coste del módulo correspondiente de software de Gestión de Mantenimiento GMAO, instalado por La Propiedad (Service One), donde se incluirán comunicaciones de Fallos de Servicio, Órdenes de Trabajo, Inventario y Gestión de Activos, Histórico de actuaciones sobre equipos, etc.

Dicho coste se establece en un máximo de 20.000 € y 200 € anuales de Mantenimiento.

9 CALIDAD DEL SERVICIO

9.1 PARÁMETROS DE CONTROL DE LA CALIDAD DEL SERVICIO

Por la importancia que tienen en el objetivo final pretendido, esto es, la total disponibilidad de equipos, existen unos parámetros que tendrán la consideración de críticos.

En cuanto a la calidad del servicio se refiere:

9.1.1 CONTROL DE LA DISPONIBILIDAD

• Tiempo de respuesta

Definido éste como el tiempo transcurrido entre la comunicación de una incidencia o avería hasta que un determinado equipo de especialistas está en disposición física para proceder a su solución.

Se deberán establecer tiempos de respuesta diferentes para los equipos e instalaciones definidos como críticos y para el resto.

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Se consideran equipos e instalaciones críticas: robots, quirófanos, unidades de reanimación, UCI’s, áreas de cuidados intermedios, diálisis, y gabinetes de exploración mediante endoscopias.

El licitador indicará los tiempos de respuesta que oferta, fijándose unos tiempos de respuesta máximos en la siguiente tabla, a contar desde la recepción del aviso, excluyéndose aquellas ofertas que lo superen.

Categoría de la respuesta

Respuesta para la prestación del servicio

Tiempo máximo de puesta en servicio de la instalación

Horario con presencia

física

Horario sin presencia

física

Horario con presencia

física

Horario sin presencia

física EQUIPO AREA CRITICA 1 H 2 H 2 H 3 H

EQUIPO AREA NO CRITICA 4 H 4 H 8 H 8 H

En dicho cuadro se aplican los siguientes conceptos:

EQUIPO ÁREA CRITICA

Robots, quirófanos, unidades de reanimación, UCI´S, áreas de cuidados intermedios, diálisis, y gabinetes de exploración mediante endoscopias.

EQUIPO ÁREA NO CRITICA Resto de equipos no incluidos en el apartado anterior

Para ello, el Adjudicatario organizará un servicio de atención 24 h / 365 días, con medios de comunicación adecuados que permitan al responsable designado por el HUCA tener conocimiento en el acto de cualquier avería y/o fallo que se produzca

• Disponibilidad.

Definida ésta como la parte, en porcentaje, del tiempo en el cual el usuario dispone del equipo en condiciones de funcionamiento.

Durante el periodo de garantía al adjudicatario controlará el tiempo de disponibilidad de los equipos con la oferta presentada por el proveedor e informará de los incumplimiento a GISPASA/HUCA/HVAB dentro del informe mensual.

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El concursante indicará la disponibilidad que se compromete a conseguir y que figurará en el Contrato en caso de adjudicatario.

En ningún caso se aceptarán disponibilidades inferiores al 96%.

El incumplimiento tanto de los tiempos de respuesta como de disponibilidad mínima conllevará la imposición de penalizaciones conforme a lo previsto en el Pliego de Cláusulas Jurídicas que rige la contratación.

9.1.2 CONTROL DE LA CALIDAD DEL SERVICIO

El Proveedor de Servicio asegurará que estén en marcha los sistemas y controles de rendimiento acordados con HUCA/GISPASA, para asegurar que los servicios prestados responden a los parámetros de rendimiento adecuados. Para ello deberá:

- Mantener registros actualizados disponibles sobre dichos controles. (Incluyendo los registros que sean preceptivos en el software de control de gestión de los servicios según se define en las especificaciones relativas al servicio de asistencia técnica).

- Analizar cada uno de los servicios y respecto de cada servicio presentar, si procede, un programa que detalle cualquier propuesta de cambio que pudiera ser beneficioso para Hospital/GISPASA.

- Elaborar un Informe sobre el Plan de Rendimiento con periodicidad anual que recoja las medidas anteriores sin perjuicio de lo dispuesto en el Pliego de Cláusulas Jurídicas. Se determinan:

Los parámetros de rendimiento en forma de tabla,

Una lista de los fallos de servicio potenciales para cada servicio clasificándolos como fallo de disponibilidad (FD) o como fallo de calidad (FC).y

Una referencia a la Especificación General de Servicios o la Especificación Concreta de Servicio frente a la que se evalúa el rendimiento real de el Proveedor de Servicio.

A cada parámetro de rendimiento se le asigna:

- Un periodo de control de rendimiento que fija el periodo a lo largo del cual se medirá el rendimiento de dicho parámetro. Los periodos de control de rendimiento se pueden resumir así:

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PS Por solicitud

Al Aleatoria

D Diariamente

S Semanalmente

M Mensualmente

T Trimestralmente

B Dos veces al año

An Anualmente

- Un método de control que describe la manera en que puede medirse el parámetro. Los métodos pueden resumirse así:

Método de control

Responsable de su consecución

Descripción

1 PRINCIPADO DE ASTURIAS/HUCA/ HUCA/GISPASA

Informar al Servicio de Asistencia Técnica y éste lo registra y los clasifica según las especificaciones de servicio.

2 Proveedor de Servicios Auto-seguimiento (de acuerdo con el Programa de Control del Rendimiento).

3 El Proveedor de Servicio/HUCA/GISPASA

Auditoría externa

4 GISPASA/PRINCIPADO DE ASTURIAS//HUCA

Comparación de parámetros convenidos o procedimientos de trabajo

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9.1.2.1 CALIDAD DEL SERVICIO DE EQUIPOS EN GARANTIA Y CON CONTRATOS DE MANTENIMIENTO

Durante el periodo de garantía y la duración de los contratos de mantenimiento vigentes de los equipos propiedad de GISPASA, el adjudicatario no será responsable de los incumplimientos en los tiempos de respuesta ni de las disponibilidades de los proveedores .

Sera responsabilidad del adjudicatario establecer un control de tiempos de respuesta y disponibilidades (que sean trazables) y que faculten a GISPASA de la información necesaria para penalizar según contratos vigentes.

Se establecerá con GISPASA la forma y frecuencia en la que esta última deberá ser informada de dichos incumplimientos.

El adjudicatario deberá utilizar la herramienta informática Service One para dicha función.

9.2 CRITERIOS GENERALES

El control y supervisión de la ejecución del Contrato será realizado por GISPASA

La adjudicataria es responsable de la calidad técnica del servicio prestado y su adecuación a los procedimientos y protocolos establecidos en los Planes y Programas de Mantenimiento, en la normativa vigente aplicable, así como a las prescripciones del presente Pliego y a las directrices e instrucciones que al respecto establezca GISPASA.

9.3 FACULTAD DE CONTROL

El control se extenderá a todos los aspectos relativos al contenido del servicio y al cumplimiento de las cláusulas y prescripciones de los correspondientes pliegos jurídicos y técnicos, comprendiendo, entre otras, las siguientes facultades:

a) Comprobar la efectiva prestación del servicio por la adjudicataria, estableciendo los sistemas de control que estime oportunos para verificar su cumplimiento, conforme a la propuesta contenida en su oferta técnica.

b) Requerir de la adjudicataria los informes o documentos que considere necesarios relacionados con la prestación del servicio.

c) Establecer condiciones y prescripciones en cuanto a calidad del servicio; así como supervisar el cumplimiento de la legislación vigente.