IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS

Proceso en el cual se identifican a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, además de documentar toda la información relevante con respecto a sus intereses participación e impacto en el éxito del proyecto.

Para el éxito del proyecto resulta fundamental identificar a los interesados desde el comienzo del mismo y analizar sus niveles de intereses, expectativas, importancia e influencia.

La mayoría de los proyectos tendrán gran cantidad de interesados. Dado que el tiempo con el que se cuenta es limitado los interesados deberían ser clasificados según su interés, influencia y participación.

INTERESADOS

Son personas u organizaciones que participan activamente en el proyecto. O que sus intereses se ven afectados positivamente o negativamente por la ejecución o terminación de del proyecto. Se deben identificar a los interesados tanto internos como externos.

Grafica ciclo vital

Ignorar a los interesados negativos puede traer como consecuencia el aumento en la probabilidad de fracaso del proyecto.

Algunos ejemplos de interesados

Clientes/usuarios: son personas u organizaciones que usaran el producto o servicios. Pueden ser externos o internos. Pueden haber diferentes niveles de clientes.

Patrocinador: persona o grupo que proporciona recursos financieros en efectivo o en especie, cuando se concibe inicialmente el proyecto este es quien lo define.

directos del portafolio/comité de revisión del portafolio: son responsables de la gobernabilidad de alto nivel de un conjunto de proyectos o programas que pueden o no ser independientes. Los comités están conformados por ejecutivos de la organización.

Directores del programa: son responsables de la gestión coordinada de proyectos relacionados; interactúan con los directores de cada proyecto proporcionándoles apoyo y guía.

Oficina de dirección de proyectos (PMO): es una entidad dentro de una organización que tiene varias responsabilidades con relación a la dirección centralizada y coordinada de aquellos proyectos bajo su jurisdicción. Puede proporcionar:

- Servicios de apoyo administrativo (políticas, metodologías y plantillas)

- Apoyo al proyecto

Directores del proyecto: son designados por la organización ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto. Es responsable del éxito del proyecto tiene a cargo todos los aspectos entre otros:

- Mantener el proyecto encaminado en términos de cronograma y presupuesto.

- Identificar, dar seguimiento y responder a los riesgos

Equipo del proyecto: esta conformada por el director del proyecto, el equipo de dirección del proyecto y otros miembros que desarrollen el trabajo pero que no necesariamente participan en la dirección del proyecto.

Gerentes funcionales: son personas clave que desempeñan el rol de gestores dentro de una área administrativa o funcional de una empresa, tal como recursos humanos, finanzas, contabilidad o adquisiciones.

Gerentes de operaciones: desempeñan una función de gestión en un área medular de la empresa. Tienen que ver directamente con la producción y el mantenimiento de los productos o servicios que vende la empresa.

Vendedores/socios de negocios: también llamados proveedores o contratistas, son externos que celebran un contrato para proporcionar componentes o servicios para el proyecto.

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS ENTRADAS:1. Acta de constitución de la empresa: es el documento de autorización de un

proyecto puede suministrar información sobre las partes internas y externas que participan y se ven afectadas por este.

2. Documentos de adquisición: si un proyecto es el resultado de una adquisición o si se basa en un contrato establecido las partes son los interesados clave en el proyecto.

3. Factores ambientales de la empresa: los factores que pueden influenciar son entre otros:

- La cultura y la estructura de la organización.

- Las normas gubernamentales o industriales (normas de productos, regulaciones)

4. Activos de los procesos de la organización: los activos que pueden influenciar:- Las planillas de registro de interesados

- Las lecciones aprendidas procedentes de proyectos anteriores

- Los registros de interesados de proyectos anteriores

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS HERRAMIENTAS Y TECNICAS:

1. Análisis de los interesados: consiste en recopilar y analizar de manera sistemática las informaciones cuantitativas y cualitativas para determinar que intereses deben tenerse en cuenta a lo largo del proyecto. también identifica las relaciones con interesados que

pueden aprovecharse para crear alianzas y acuerdos para mejorar las probabilidades de éxito.

El análisis de los interesados sigue los siguientes pasos:

Paso 1: identificar a los potenciales interesados del proyecto e información importante como roles, departamentos, intereses, niveles de conocimiento, expectativas y niveles de influencia. Incluyen a cualquier persona con un rol de dirección o toma de decisiones como el patrocinador, el director y cliente personal. Para identificar a los demás intereses se entrevista a los interesados identificados y se amplia la lista hasta incluir o todos los clientes interesados.

Paso 2: identificar el impacto o apoyo potencial que cada interesado podría generar y clasificarlos. Es importante priorizar a los interesados clave a fin de garantizar el uso eficaz del esfuerzo para comunicar y gestionar expectativas. Modelos de clasificación disponibles:

- La matriz de poder/interés: se basa en el nivel de autoridad (poder) y el nivel de preocupación (interés) con respecto a los resultados del proyecto.

- La matriz de poder/influencia: se basa en el nivel de autoridad (poder) y su participación activa (influencia).

- La matriz de influencia/impacto: se basa en la participación activa (influencia) y la capacidad de efectuar cambios a la planificación o ejecución (impacto).

- El modelo de prominencia: describe clase de interesados basada en su poder, urgencia y legitimidad.

Paso 3: evaluar el modo en que los interesados clave pueden reaccionar o responder en diferentes situaciones a fin de planificar como influir en ellos para mejorar su apoyo y mitigar los impactos negativos.

2. Juicio de expertos: para asegurar la identificación de los interesados debería contarse con el juicio y la experiencia de grupos o personas

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS SALIDAS:

1. registro de interesados: es el principal documento del resultado del proceso de identificar a los interesados. Contiene todos los detalles de los interesados, entre ellos:

- la información de identificación:

Nombre

Puesto en la organización

Ubicación

Rol en el proyecto

Información de contacto

- la información de evaluación:

Principales requisitos

Principales expectativas

Influencia potencial en el proyecto

Fase en el ciclo de vida donde el interés es mayor

- la clasificación de los interesados

Interno/externo

Partidario/neutral/opositor