PO_documente scolare

PROCEDURA OPERAIONALCOALA CU CLASELE IVIII NICU ENEABACAU ______________ Departament Secretariat

Ediia: 1 Nr.de ex.: 1 Revizia: Nr.de ex. : 1

privind modul de completare a registrului matricol

Cod: P.O. _01___

Pagina 1 din 14 Exemplar nr.: 1

1.Lista responsabilitilor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediei procedurii operaionale.Elemente privind responsabilii/ operatiunea Numele si prenumele Functia Data Semnatura

1.1 1.2. 1.3

1 ELABORAT VERIFICAT APROBAT

2 3 CUCU DORINA SECRETAR IFRIM MARIANA DIRECTOR IFRIM MARIANA DIRECTOR

4 11.11.2011

5




Cod: P.O. _01___


2.Situaia ediiilor i a reviziilor in cadrul ediiilor procedurii operaionaleEdiia sau dup caz, revizia n cadrul ediiei Componenta revizuit Modalitatea reviziei Data la care se aplic prevederile ediiei sau reviziei ediiei

2.1 2.2 2.3 2.n

1 Ediia 1 Revizia 1 Revizia Revizia Ediia II Ia 1

2 x

3 x

4 11.11.2011




Cod: P.O. _01___


3.Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operationale

1

Scopul difuzrii 2

Ex. nr. 3

Compartiment 4

Funcia 5

Numele i prenumele 6

Data primirii 7

Semntura 8

3.1 3.2

aplicare informare

1 2

Secretariat Pers.didactic

Secretar Inv. dirig

CUCU DORINABERILA SIMONA POROSNICU VALENTINA SANDU ELENA IACOBEANU FLOAREA ROSU LUCIA

11.11.2011 11.11.2011

COMAN MIHAI ZAHARIA DOINA MARIA MIHALCEA VICTORIA STELUTA

3.3 3.4 3.5

verificare eviden arhivare

3 4 5

conducere secretariat secretariat

director secretar secretar

IFRIM MARIANA CUCU DORINA CUCU DORINA

11.11.2011 11.11.2011 11.11.2011




Cod: P.O. _01___


4.SCOPUL PROCEDURII : *completarea corect i n termen a situaiei colare a elevilor la sfritul anului colar (iunie) i dupa sesiunea examenelor de corigen(septembrie); * stabilete modul de realizare a activittii, compartimentele i persoanele implicate; *d asigurri cu privire la existena documentelor adecvate derulrii activitilor; *asigur continuitatea activittii, , stabilete sarcini privind circuitul documentelor necesare (cataloage, registre matricole); *alte scopuri specifice procedurii operaionale




Cod: P.O. _01___


5.DOMENIUL DE APLICARE 5.1-Precizarea activittii la care se refer PO(completarea registrelor matricole cu situaia colar a elevilor. 5.2-Delimitarea activitatii n cadrul portofoliului de activitati desfurate(toate etapele ce vor fi parcurse privind verificarea ncheierii corecte a situaiei colare n cataloagele claselor(note medii semestriale, media anual)informaiile cerute prind identitatea elevilor trecui n cataloage i registrele matricole, 5.3.-Lista principalelor activitati de care depinde : a) Aceast activitate depinde de activitatea compartimentelor : *secretariat , *nvatori *dirigini *toate cadrele didactice b)de aceast activitate depind urmtoarele compartimente : *secretariat *conducere 5.4-Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii procedurale, listarea compartimentelor implicate n procesul activitaii. a)activitatea depinde de furnizarea datelor : * secretariat *nvtori, dirigini b)de aceast activitate depind compartimentele : *secretariat *nvatori, dirigini *conducere




Cod: P.O. _01___


6.DOCUMENTE DE REFERINTA *Ordinul Nr. 5565 din 7 octombrie 2011 al MECTS pentru aprobarea Regulamentului privind regimul actelor de studii si al documentelor scolare gestionate de unitile de nvmnt preuniversitar,publicat in Monitorul Oficial nr.767 din 31 octombrie 2011 *Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvamnt preuniversitar referitor la actele de studii; *Legea nr.1/2011. Legea Educaiei naionale ; c)alte documente : *circuitul documentelor; *Regulamentul intern al institutiei de nvamnt;




Cod: P.O. _01___


7.Definiii i abrevieri : a) definiii : *procedur operaional :prezentarea formalizat, n scris a tutror pailor ce trebuie urmai, a metodelor i procedelor cu privire la aspectul procesual; *Ediie : forma iniial sau actualizat a unei procedure operaionale *Revizie n cadrul unei ediiiactiune de modificare a uneia sau mai multor componente ale PO. b) abrevieri ale temenilor: *PO procedur operaional *MO-Monitorul Oficial *MECTS-Ministerul Educaiei Cercetarii , Tineretului i Sportului *LEN Legea Educaiei Naionale *CNP-codul numeric personal *RM- registru matricol *FM foaie matricol *CC-catalogul clasei




Cod: P.O. _01___


8.Descrierea procedurii a) documente utilizate : 1.Registrul matricol 1-Cataloagele pentru formaiunile de studiu constituite pentru anul colar n curs; 2-Situaiile colare primite s-au expediate n timpul anului colar privind micarea elevilor i situaia lor la nvtur(foile matricole sau adeverinele de studiu ); 3.Copiile certificatelor de natere ale elevilor b)Coninutul i rolul documentelor 1.Registrul matricol a)servete ca document obligatoriu pentru evidena situaiei colare a tuturor elevilor unitii de nvamnt; b) se gestioneaz de compartimentul secretariat c)se arhiveaz de ctre compartimentul resurse umane, departamentul secretariat din cadrul instituiei; d)conine minimum obligatoriu : denumirea instituiei, nivelul de nvmnt (dup caz);n interior se vor scrie obligatoriu :numrul matricol/ nr.volumului matricol, numele iniiala tatlui ,prenumele elevului , data i locul naterii, numele i prenumele prinilor,CNP (codul numeric personal),meniuni privind transferurile elevului, data efecturii , unitarea coalr la/de la care se transfer, data , situaia colar pe fiecare an de studiu i pe fiecare disciplin cu meniunea unitii colare unde a fost nmatriculat elevul, semntura prof.diriginte, secretarului, directorului, stampila rotund a unitii;se completeaz cu situaia la nvtur la sfritul fiecrui an colar (iunie) i dup examenele de corigena(septembrie); e) anual, situaia scolar este certificat de secretarul unitii de nvmnt si este confirmat, dup verificare, de directorul acesteia. f) atribuirea numrului matricol se face ncepnd cu numrul 1, la nceputul scolarizrii, pe niveluri si forme de nvmnt, pe baza documentelor de stare civil, cu modificrile ulterioare. Pentru elevii transferai n timpul anului scolar, numrul matricol se atribuie n continuarea seriei anului respectiv g) n mod obligatoriu, numrul matricol al fiecrui elev din catalog trebuie s corespund cu cel din registrul matricol, numr care se pstreaz pe toat durata scolarizrii. h) Schimbrile de nume intervenite pe parcursul frecventrii nivelului de nvmnt se opereaz la solicitarea scris a titularului, aprobat de directorul unitii de nvmnt, pe baza actelor doveditoare, n toate documentele scolare. Actele doveditoare ale schimbrii de nume, n copie legalizat notarial, se arhiveaz, cu termen de pstrare permanent. Modificarea se face cu tus sau cu cerneal rosie, menionnd actul n temeiul cruia au fost efectuate h) dup completare devine document colar cu regim special.




Cod: P.O. _01___


2.Cataloagele formaiunilor de studiu(claselor) a) nscrierea elevilor n catalogul clasei se face n conformitate cu datele din actul de identitate si din registrul matricol, menionndu-se n mod explicit numrul matricol, volumul si pagina. Aceste elemente de identificare sunt trecute la nceputul anului scolar de ctre nvtor sau de ctre profesorul diriginte, pe baza datelor furnizate de secretariat. Eventualele completri se fac de ctre nvtorul sau dirigintele clasei, n baza documentelor existente la secretariatul unitii de nvmnt. b) nscrierea disciplinelor n catalogul clasei se face de ctre nvtor sau de ctre profesorul diriginte, cite si n ntregime, n conformitate cu planul-cadru al clasei respective si n funcie de disciplinele opionale stabilite. c) Pentru evaluarea semestrial, pentru nscrierea absenelor, precum si pentru ncheierea mediilor semestriale si anuale rspunde n mod direct titularul de disciplin. Este interzis nscrierea datelor fr note. Dirigintele rspunde de exactitatea calculului aritmetic al mediei generale anuale.c)sunt documente de baz i servesc la nscrierea situaiei colare a elevilor de ctre personalul didactic al unittii, pe parcursul anului colar (toate notele , la toate disciplinele, medii semestriale,meniuni privind micarea elevilor (plecat la, venit de la ), la elaborarea unei statistici privind situaia la nvatur a elevilor la sf.semestrelor, anului colar. d) circula : cadre didactice, director, secretar e) La sfrsitul anului scolar se ntocmeste, pe ultima pagin a catalogului clasei, un

proces-verbal privind verificarea mediilor si a mediilor generale, semnat de nvtor/diriginte si titularii de discipline si vizat de directorul unitii de nvmnt. f) Notele/Mediile nscrise gresit n catalog se corecteaz prin tiere cu o linie orizontal si se nlocuiesc cu notele corespunztoare, cu cerneal rosie, se semneaz de ctre titularul de disciplin si de director, care aplic stampila. g)Catalogul clasei, dup completarea procesului-verbal de predare primire tipizat ,ntocmit la sfritul fiecrui catalog de ctre invattorul/diriginte se pred sub semnatura acestuia , directorului i secretarului. h)Se arhiveaz la unitatea de nvmnt preuniversitar emitent, cu termen de pstrare permanent. Scoaterea catalogului din unitile de nvmnt este interzis. 3.Foile matricole : a) Foaia matricol se elibereaz, la cerere, numai elevilor care au absolvit un nivel de educaie, conform sistemului naional de nvmnt aprobat prin lege. b) Foaia matricol se ntocmeste, pe baza nregistrrilor din registrul matricol, prin copiereaexact a datelor, fr rotunjiri.

c) Eliberarea foilor matricole se consemneaz n Registrul unic de eviden a formularelor actelor de studii. d)foaia matricola contine dou prti :




Cod: P.O. _01___


1.date de identificare a unitii colare,a elevului :numele ,iniala tatlui, prenumele elevului, CNP, data i locul naterii, numele i prenumele prinilor, domiciliul elevului/prinilor, unitatea colar unde a absolvit pe ani de studiu. 2.siuaia scolar a elevului (conine mediile la toate disciplinele pe fiecare an de studiu);cnd transferul are loc n timpul unui semestru n dreptul obiectului respectiv se scriu notele obinute, folosindu-se formula din catalog ex:10/25x, semntura directorului i secretarului; e) se arhiveaz de ctre compatimentul secretariat 4. Adeverinele de studii / adeverinele de absolvirea)sunt documente scolare care se deosebesc de celelalte documente prin faptul c se elibereaz solicitanilor pe baz de cerere, cu specificarea destinaiei si a termenului de valabilitate, si nu au

caracter de regim special. b) Adeverinele de studii si adeverinele de absolvire se completeaz pe baza datelor din registrul matricol, se semneaz de ctre directorul unitii colare si de secretarul unitii de nvmnt, se stampileaz, primesc numr si se nregistreaz n registrul de intrareiesire al corespondenei din unitatea de nvmnt. n registru trebuie s apar n clar numele si prenumele/denumirea solicitantului, data solicitrii, numrul, data si persoana pe numele creia se elibereaz adeverina, numele n clar si semntura persoanei care a completat si a eliberat documentul. c) Prin adeverina de studii se precizeaz faptul c titularul a finalizat unul sau mai multe/muli semestre/ani de studiu, c a parcurs anumite materii si se indic mediile obinute. d) Adeverina de studii se elibereaz elevilor, prinilor/reprezentanilor legali, mputerniciilor acestora sau la solicitarea scris a unor uniti de nvmnt ori a altor persoane juridice, aprobat de directorul unitii de nvmnt. e) Pentru orice alte solicitri, conducerea unitii de nvmnt va elibera ov adeverin simpl. f) Adeverina de absolvire a studiilor se elibereaz pentru finalizarea cursurilor, cu sau fr examen de absolvire, pe baza unei cereri motivate, aprobate de ctre directorul unitii de nvmnt. g) Termenul de valabilitate al adeverinei de absolvire este de 15 zile de la data eliberrii. Resurse materiale cf.listei de inventar Resurse umane-cf.recensmntului elevilor, dinamicii populaiei colare Planificarea operaiunilor:




Cod: P.O. _01___


-procurarea RM -nregistrarea n evidena uniii -numerotarea volumului I,II,III.. -numerotarea filelor ( nr.filei este nr.matricol al elevului) -ntocmirea procesului verbal pe ultima fil a RM -nscrierea elevilor -consemnarea situaiei la nvatur pentru fiecare elev n parte -desemnarea prin decizie a persoanei responsabile cu RM -desemnarea prin decizie a Comisiei care rspunde de completarea RM IDENTIFICAREA RISCURILOR- RESURSE UMANE OBIECTE AUDITABILE 1 1.Procurarea RM 2.Inregistrarea n unitate, ca volume I,II,III i numerotarea filelor 3.Intocmirea provesului verbal pe ultima fil RM 4. Stabilirea a prin decizie a persoanei responsabile cu gestionarea RM (secretarul colii) 5,Desemnarea prin decizie a Comisiei responsabile cu completarea , alturi de persoana desemnat a situaiei colare n RM 6.Verificarea de ctre conductorul unitii colare a modului de completare a RM, aplicarea stampilei 7.Verificarea de ctre conductorul unitii prin sondaj , a veridicittii situaiei colare consemnate n RM(cataloage, foi matricole) Derularea operaiunilor activitii RISCURI SEMNIFICATIVE 2 Inexistena RM n cadrul nstituiei Omiterea nregistrrii i numerotrii Nentocmirea procesului verbal Nedesemnarea prin decizie a persoanei responsabile cu RM Neemiterea deciziei

Neverificarea i neaplicarea tampilei pe filele RM Neefectuarea verificrilor




Cod: P.O. _01___


OBIECTE AUDITABILE 1 1.Procurarea RM 2.Inregistrarea n unitate ca I,II,III, numerotarea filelor 3.Intocmirea procesului verbal pe ultima fil 4.Desemnarea prin decizie a persoanei responsabile cu gestionarea RM 5.Desemnarea prin decizie a Comisiei responsabile cu completarea alturi de persoana stabilit , a situaiei colare n RM 6.Verificarea de ctre conductorul unitii a modului de completare a RM i a veridicitii datelor nscrise 7.Semnarea filelor RM Valorificarea rezultatelor activitii

Operaiuni desfurate 2 Achiziionarea RM tipizat pt.fiecare nvmnt unde este cazul nregistrarea i numerotarea filelor ntocmirea procesului verbal

nivel

de

Se emite decizie din partea conductorului unitatii i nmnat persoanei n cauz Se emite o decizie privind comisia responsabil de completarea RM mpreun cu persoana desemnat Se verific de catre conductorul unitii modul de completare a RM i a veridicittii datelor nscrise( cataloge, foi matricole) Semnarea filelor RM dup consemnarea situaiei colare de ctre :diriginte, nvtor, secretar, director

*mbuntirea cunoaterii legislaiei privind completarea RM *cunoaterea modului de derulare a pailor privind gestionarea si completarea RM 9.RESPONSABILITATI 1.Directorul unittii de nvamnt : *verific modul de completare a RM, referitor la : -corectitudinea datelor nscrise conforme cu cataloagele claselor i FM primite, eliberate n timpul anului colar, semneaz pentru verificare, aplic tampila unitii 2. secretarul colii completeaz situaia colar n RM 3.Secretarul -completeaz RM mpreun cu diriginii i nvtorii, dup CC i foile matricole primite n timpul anului colar ,urmrete ca situaia scolar s fie ncheiat corect n catalog,face meniunile necesare micrii populaiei colare sau a situaiei de repetenie.




Cod: P.O. _01___


-elibereaz acte de studii(adevereine, diploma, certificate)pe baza nscrisurilor din RM -rspunde de gestionarea RM; 4.COMISIA, verific mpreun cu directorul unitii , modul de completare a situaiei colare n RM;




Cod: P.O. _01___


10. Anexe , nregistrri, arhivri Nr. anex 1. 2. 3 Denumire anex Circuitul documentelor Evidena elevilor Lista de inventar Elaborator Aprobat Numr Difuzare Arhivare Alte exempl Loc Per el secretariat director 1 personal secretar Invt. i director diriginii secretariat director 1 1 Pers.did. secretar secretar




Cod: P.O. _01___


11. Cuprins Numarulcomponente i in cadrul procedurii operationale 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Denumirea componentei din cadrul procedurii operationale Pagina

Coperta Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale Situaia ediiilor si a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale Lista cupriznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dupa, caz, revizia din cadrul editiei procedurii operaionale Scopul procedurii operaionale Domeniul de aplicare a procedurii operaionale Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale Definitii si abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional Descrierea procedurii operaionale Responsabiliti si rspunderi n derularea activittii Anexe, nregistrri, arhivri(diagrama operatiunilor) Cuprins




Cod: P.O. _01___


Anexa 1




Cod: P.O. _01___


10. D

Documents

PO_documente scolare