Upload
ummuawisy
View
411
Download
26
Embed Size (px)
DESCRIPTION
polisi unit farmasi Hospital Gua Muasang
Citation preview
HOSPITAL GUA MUSANG
POLISI OPER AS I UNIT FARMASI
DAN BEKALAN
( EDISI KEDUA : 2012 )
Disemak dan disahkan oleh:
.....................................Dr. Ariffin bin NoorPengarah Hospital
Hospital Gua MusangKelantan
UN IT FAR M AS I DAN B EK ALAN
H OS P ITAL G U A M US AN G
H
KANDUNGAN
i Senarai Kandungan 1
1 Pengenalan Unit Farmasi dan Bekalan
3
2 Terminologi 5
3 Visi, Misi dan Objektif Unit Farmasi 9
4 Piagam Pelanggan 10
5 Struktur Organisasi 11
6 Fungsi dan skop perkhidmatan unit farmasi dan bekalan 11
7 Akta dan Peraturan 15
8 Sumber Manusia 16
9 Kursus, Latihan dan Pembelajaran Berterusan (CPD) 16
10 Orientasi Anggota 17
11 Jadual Giliran & Deployment 17
12 Komunikasi Anggota 17
13 Disiplin Anggota 18
14 Pencapaian Anggota (Staff Perfomance) 18
15 Fasiliti,Peralatan dan Lain-Lain Sumber 19
16 Penyelenggaraan dan Pembaikan (Repair and Maintenance) 20
17 Hubungan dan Komunikasi Inter & Intra -Jabatan 21
18 Keselamatan 22
19 Bekalan Kontigensi Bencana 24
20 Kebersihan & Housekeeping 24
21 Waktu Operasi 25
22 Preskripsi 26
23 Penulisan Preskripsi 27
28
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 1
21 Pindaan dan Pembatalan Atas Preskripsi 24
22 Pengendalian Preskripsi 25
23 Formulari 25
24 Pendispensan Ubat 26
25 Kaunseling Ubat-ubatan dan Pendidikan Pesakit 27
26 Pengurusan Penggunaan Ubat-Ubatan 29
27 Pengurusan Sumber Kewangan/Peruntukan 30
28 Perolehan, Penyimpanan, Distribusi dan Kawalan Ubat-Ubatan 31
29 Pelupusan dan Hapuskira ubat dan alatan perubatan 31
30 Initiatif, Kreativiti dan Inovasi & Penambahbaikan Perkhidmatan 34
31 Promosi Perkhidmatan dan Aktiviti Farmasi 35
32 Hak-hak pelanggan, waris dan pekerja 35
33 Rujukan 35
34 Lampiran 1 36
POLISI OPERASI UNIT FARMASI - Edisi 2: 2012 Page 2
1). PENGENALAN UNIT FARMASI DAN BEKALAN
Uni t Farmas i Hospi ta l Gua Musang memberikan perkhidmatan farmasi
yang komprehensif kepada pelanggan yang mendapat rawatan sebagai pesakit luar
di fasiliti Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM).
Unit Farmasi komited dalam memberikan
perkhidmatan
penjagaan farmaseutikal yang berkesan, selamat dan berkualiti dalam pelbagai
bidang farmakoterapi yang pelbagai seperti Medication Therapy Adherence Clinic
(MTAC), Rawatan Terapi Gantian (RTG) Methadone, pend id ikan kesiha tan
dan kaunse l ing ubat -ubatan.
Uni t Farmas i akan terus melaksanakan
transformasi
dalam sistem
penyampaian perkhidmatan melalui cetusan idea kreatif dan inovatif bagi
memudahkan akses pesakit kepada pengubatan. Di antara inovasi bagi
kemudahan pesakit ialah Sistem temujanji ubat-ubatan iaitu SMS dan Ambil, telefon dan
ambil, kad temujanji dan Ubat Melalui Pos 1Malaysia (UMP 1M) yang masih di
peringkat perancangan.
Pencapaian objektif farmakoterapi adalah berkait rapat dengan penggunaan
ubat secara berkesan, selamat dan berkualiti. Pesakit perlu diberi penghakupayaan
(empowerment) terhadap terapi pengubatan mereka. Objektif ini boleh dicapai
melalui pendidikan pesakit dan promosi penggunaan ubat berkualiti-konsumer
(QUM-C). Unit Farmasi juga perlu mempunyai sistem pengurusan dan
penyampaian maklumat ubat- ubatan kepada pesakit dan juga anggota kesihatan.
Bagi memastikan akses pesakit kepada pengubatan mereka, U n i t
F a r m a s i H o s p i t a l G u a M u s a n g sentiasa memastikan ketersediaan
(availability) ubat-ubatan secara optima berdasarkan formulari ubat-ubatan di
hospital ini. Di samping itu juga, pengurusan inventori ubat-ubatan di sub-stor
farmasi dan stor perubatan dibuat secara efisien bagi memastikan stok ubat
mencukupi untuk dibekalkan kepada pesakit.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI - Edisi 2: 2012 Page 3
Skop amalan pe rkh idma tan d i un i t f a rmas i adalah selaras dengan
halatuju yang digariskan oleh Bahagian Perkhidmatan Farmasi, KKM. Rujukan
utama amalan farmasi di Hospital Gua Musang adalah Dasar Ubat Nasional
(DUNAS), Akta dan Peraturan, Kawalan, Arahan Pentadbiran,
Dasar dan Polisi O p e r a s i y a n g d i k e l u a r k a n o l e h Bahagian
Perkhidmatan Farmasi dan Kementerian Kesihatan.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI - Edisi 2: 2012 Page 4
2) TERMINOLOGI
2.1 Amalan 5S (Budaya Kaizen): Adalah sistem housekeeping berdasarkan konsep kerja orang Jepun yang sentiasa mengamal strategy for perfomance excellence
bagi memastikan
penambahbaikan berterusan kepada semua proses, sistem dan sumber
manusia dalam organisasi bagi menghasilkan produk dan perkhidmatan yang
memenuhi keperluan pelanggan.
2.2 Clinical Care Plan & Pengurusan Ubat (Medication Management): Penglibatan pegawai farmasi dalam pembentukan dan pelaksanaan perancangan klinikal
berkaitan terapi ubat-ubatan dan protokol rawatan yang melibatkan pengiraan dos,
kesan advers ubat-ubatan dan kesilapan pengubatan (medication errors).
2.3 Farmasi Ambulatori (Ambulatory Pharmacy): Fasiliti farmasi menyediakan perkhidmatan penjagaan farmasi kepada pesakit luar di hospital dan kesihatan.
2.4 Fasiliti KKM: Hospital, Klinik Kesihatan, Institusi Kesihatan di bawah KementerianKesihatan Malaysia sahaja
2.5 Full Time Equivalent (FTE): Nisbah bilangan keseluruhan masa berbayar untuk satu tempoh (sepenuh masa, separuh masa) berbanding dengan bilangan jam
bekerja bagi tempoh waktu pejabat (Isnin- Jumaat /Ahad-Khamis = 40 Jam) . FTE adalah nombor dipakai bagi menunjukan bilangan anggota sepenuh masa bagi
satu tugas/aktivi/tempat kerja. Nombor ini tidak menggambarkan bilangan orang
sebenar, tetapi adalah bilangan masa kerja bagi pekerja sepenuh masa dan
separuh masa atau kontrak.
2.6 Formulari Ubat-ubatan KKM (FUKKM) : Senarai ubat yang lengkap dengan maklumat ubat seperti dos, kumpulan ubat, kategori preskriber dan lain-lain yang
digunapakai dalam fasiliti KKM. FUKKM ini dikeluarkan oleh Bahagian
Perkhidmatan Farmasi Kementerian Kesihatan Malaysia setelah dipersetujui dan
diluluskan melalui Mesyuarat Kajisemula Senarai Ubat KKM.
2.7 Intervensi: Aktiviti yang dilaksanakan oleh Pegawai Farmasi bagi menyelesaikan isu-isu yang berbangkit semasa saringan preskripsi.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 5
2.8 Island Dispensing: Sistem pengurusan preskripsi dalam proses aliran kerja
pendispensan di mana tugas pengisian-penglabelan dilaksanakan oleh seorang
anggota farmasi dan hasilnya perlu disemak semula/semak silang oleh Pegawai
Farmasi / anggota farmasi yang lain sebelum didispens atau dibekalkan kepada
pengguna.
2.9 Kesihatan Awam (Public Health): Sebuah institusi, disiplin atau amalan sosial / kebajikan di mana aktiviti meliputi usaha sosial bagi melindungi, mempromosi dan
mengekalkan kesihatan dan kesejahteraan masyarakat.
2.10 Kaunter Terbuka: Merupakan sistem perkhidmatan kaunter berkonsepkan mesra pelanggan di mana tiada pemisah/pengadang antara anggota farmasi dan pesakit
semasa urusan pendispensan dilakukan.
2.11 Koordinator / Runner: Anggota farmasi yang dijadual untuk mengganti atau membantu tugasan anggota sedia ada diperlukan bagi memastikan perkhidmatan
kepada pelanggan tidak terjejas
2.12 Luar Waktu Bekerja : Aktiviti farmasi yang dilaksanakan diluar waktu bekerja biasa berdasarkan Perintah-Perintah Am Bab G.
2.13 MTAC (Medication Therapy Adherence Clinic): Pengurusan terapi ubat-ubatan oleh pegawai farmasi bertauliah dan terlatih bagi pesakit dengan pelbagai jenis
penyakit yang mengambil/menggunakan pelbagai jenis ubat. Pesakit akan
diberikan informasi dan khidmat nasihat bagi mengurus terapi ubat-ubatan mereka
supaya taraf kesihatan dapat dikekalkan atau ditingkatkan serta mengelakkan
atau mengurangkan masalah berhubungkait dengan ubat-ubatan (drug-
related problems).
2.14 Maklumat Ubat (Drug Information): Maklumat yang diberikan kepada pesakit dan anggota keluarga pesakit dari segi penjagaan farmaseutikal.
2.15 Perkhidmatan Farmasi Ambulatori (Ambulatory Pharmacy Services):
perkhidmatan yang komprehensif yang disumbangkan oleh pegawai farmasi
bertauliah atau anggota farmasi terlatih
Perkhidmatan meliputi pengurusan
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 6
farmasi (Pharmacy Management) dan penjagaan farmasi (Pharmacy Care) di
sektor farmasi ambulatori.
2.16 Perkhidmatan Tambah Nilai (Value Added Services, VAS): Aktiviti amalan farmasi yang dicetuskan hasil kreativiti dan inovasi anggota farmasi dalam
meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan farmasi kepada pelanggan.
Contoh, Sistem Pendispensan Ubat Bersepadu (SPUB), Sistem Temujanji (SMS
&Take, Drive Thru, UMP 1 Malaysia) dalam aktiviti pendispensan ubat yang
melibatkan preskripsi bekalan separa. VAS adalah perkhidmatan pilihan kepada
pesakit berdasarkan kriteria yang ditetapkan sebelum perkhidmatan diberikan.
2.17 Penjagaan Farmaseutikal (Pharmaceutical Care): Peranan komprehensif dan proaktif pegawai farmasi dalam pengurusan rawatan dalam usaha membantu
pesakit memaksimakan objektif pengubatan mereka. Juga
meyelaras dan membantu dalam usaha meningkatkan komplian pesakit terhadap
farmakoterapi, mengehakupayaan penggunaan ubat berkualiti kepada
masyarakat melalui program wellness. Pegawai farmasi juga terlibat secara
terus dalam pengurusan dan pemonitoran penyakit bagi melestarikan kualiti
hidup pesakit yang dirawat (Improve on Quality of Life,QoL).
2.18 Penjagaan Ambulatori (Ambulatory Care): Rawatan perubatan yang diberikan kepada pelanggan sebagai pesakit
luar (non-hospitalized) seperti di klinik pesakit luar hospital (hospital
outpatient clinic), jabatan atau bilik kecemasan (ER/ Department), klinik pakar
hospital, klinik kesihatan dan rawatan ke rumah (Home Medication Review)
2.19 Preskripsi: Satu arahan bertulis di atas slip (Perubatan 6A Pindaan 3/96) yang sah dan lengkap daripada preskriber kepada pesakit untuk mendapat bekalan
ubat-ubatan dari unit farmasi atau dokumen permintaan atas talian (online
prescription).
2.20 Preskriber: Pegawai bertauliah yang diberi kuasa menulis preskripsi secara biasa atau online. Kelayakan preskriber untuk menulis atau memohon bagi
setiap kategori ubat adalah seperti yang tersenarai dalam Formulari Ubat-ubatan
KKM.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 7
2.21 Pesakit Discaj untuk Meneruskan Rawatan di fasiliti KKM lain: Perkhidmatan ini adalah merujuk kepada pesakit yang telah stabil yang dirujuk ke Hospital
Daerah atau Klinik Kesihatan bagi meneruskan rawatan susulan.
2.22 Polisi Penggunaan Ubat: Keputusan penggunaan ubat oleh jawatankuasa yang dilantik. Keputusan dibuat berdasarkan faktor klinikal, QoL dan farmakoekonomik
yang bertujuan menghasil keputusan optima dalam rawatan pesakit (contoh-
melalui Jawatankuasa Ubat & Terapeutik (JKUT)
di hospital
atau kesihatan, Jawantankuasa Kawalan Infeksi).
2.23 Rawatan Terapi Gantian (RTG): Aktiviti klinikal yang diberikan oleh pegawai farmasi bertauliah dan terlatih kepada pesakit yang disahkan memerlukan RTG di
bawah program Harm-Reduction.
2.24 Saringan: Penelitian yang dibuat oleh pegawai farmasi keatas preskripsi/ permohonan dari preskriber bagi memastikan semua ubat yang ditulis adalah
menepati indikasi dan keperluan farmakoterapi pesakit preskripsi tersebut.
2.25 Semak silang: Proses semakan semula ubat-ubatan yang diisi berbanding preskripsi (cross checking) oleh pegawai farmasi atau penolong pegawai farmasi
bagi memastikan pengisian dan pelabelan yang tepat dan betul.
2.26 Sistem Temujanji: Kaedah penetapan tarikh pengambilan ubat
susulan menggunakan kad temujanji, SMS, telefon, faks, e-mel dan sebagainya.
Bekalan ubat tersebut telah tersedia untuk kutipan pada tarikh yang telah
dipersetujui pihak farmasi dan pesakit. Struktur ini mempunyai lapisan carta
yang pendek di mana anggota akan melapor terus kepada ketua Jabatan.
2.27 Struktur (Organisasi) Horizontal: Struktur Organisasi adalah petunjuk hiraki konstitusi di mana setiap pekerja/anggota mempunyai hubungan dan tanggung
jawab (whom he/she must report to). Organisasi kecil seperti hospital, klinik
kesihatan, sekolah, hotel selalunya akan adopt struktur ini.
2.28 Ubat Psikotropik: Ubat-ubat yang tersenarai di dalam Jadual Ketiga Akta Racun1952 (disemak 1989).
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 8
3) VISI, MISI DAN OBJEKTIF UNIT FARMASI DAN BEKALAN
3.1 VISI
3.2 MISI
3.3 OBJEKTIF
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 9
4) PIAGAM PELANGGAN
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 10
5) STRUKTUR ORGANISASI
5.1 Carta organisasi perkhidmatan farmasi berbentuk struktur melintang
(horizontal) dan menerangkan aliran hubungan serta tanggungjawab
setiap anggota, dipamerkan serta dikemaskini.
5.2 Tugas dan tanggungjawab setiap anggota perlu dijelaskan dan didokumenkan dalam Fail Meja.
5.3 Mekanisma komunikasi perlu diwujudkan bagi penyampaian maklumat serta penyelesaian isu dalam dan luar jabatan
6) FUNGSI DAN SKOP PERKHIDMATAN
3.1 FUNGSI
Unit Farmasi menyediakan perkhidmatan penjagaan farmaseutikal yang
optimum melalui pemberian ubat yang tepat, betul, efektif, selamat dalam
masa yang ditetapkan dengan kuantiti yang mencukupi. Ianya termasuk
penyaringan preskripsi, membuat intervensi terhadap sebarang masalah
preskripsi dengan preskriber bila perlu, pengisian ubat yang betul, semak
silang ubat dan pendispensan. Memberikan maklumat berkaitan ubat melalui
perkhidmatan kaunseling ubat-ubatan dan pendidikan kesihatan kepada
pelanggan dan penjaga untuk meningkatkan keberkesanan rawatan dalam
meningkatkan kualiti penggunaan ubat.
3.2 SKOP PERKHIDMATAN
3.2.1Menyediakan perkhidmatan farmasi ambulatori dan kepada semua pelanggan
ambulatori seperti Jabatan Kecemasan dan Trauma, Klinik Pakar Lawatan, Klinik
Kesihatan berdekatan, pesakit discaj dari wad dan pesakit rawatan harian.
3.2.1.1. Perkhidmatan Farmasi Ambulatori :
Semua farmasi perlu melaksanakan perkhidmatan farmasi ambulatori seperti di
bawah berdasarkan akta, peraturan, polisi, garispanduan atau protokol yang
ditetapkan.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 11
a). Pendispendan Ubat.
b). Pendispensan Dadah Merbahaya & bahan psikotropik (Dangerous Drug, DD)-
contoh sediaan sirup bahan psikotropik.
c). Sediaan Ektemporanus
d). Pra-pembungkusan (pre-packing) ke bentuk pek pengguna (consumer pack).
e). kaunseling ubat-ubatan.
f). Medication Therapy Adherence Clinic (MTAC)
g). Perkhidmatan Maklumat Ubat (Drug Information Service)
h). Promosi Kesihatan dan Pendidikan Pesakit
I). Pemantauan Kesan Advers Ubat (ADR).
j). Pemantauan Kesilapan Pengubatan (Medication Error) yang berlaku
k). Perkhidmatan Tambah Nilai (Value Added Service) bagi pendispensan :
Sistem Pendispensan Secara Temujanji (Pharmacy Appoinment Service, PhAS)
seperti Sistem Pembekalan Ubat Bersepadu (SPUB), SMS dan Ambil, Pandu Lalu,
UMP 1 Malaysia, Kad Temujanji dan sebagainya.
3.2.2Menyediakan perkhidmatan farmasi pesakit dalam (bekalan wad) kepada semua
pelanggan bekalan wad seperti Jabatan Kecemasan dan Trauma, Wad, Unit
Haemodialisis, Klinik Pakar, Dewan Bersalin dan Dewan Bedah.
3.2.2.1. Perkhidmatan Farmasi Bekalan Wad
Membekal ubat-ubatan kepada unit pengguna di Hospital Gua Musang secara:
Unit of Use (UoU) dan Tradisional.
Menguatkuasakan kaedah penyimpanan ubat-ubatan yang betul di wad/ unit
dengan melakukan pemeriksaan ke wad-wad atau unit pengguna. Pemeriksaan
wad dilakukan setiap 3 bulan oleh Pegawai Farmasi.
Memberi perkhidmatan kaunseling dan pendidikan kesihatan berkumpulan da
kaunseling individu kepada pesakit-pesakit di dalam wad.
Menyediakan perkhidmatan pendispensan di katil pesakit (bedside dispensing)
apabila di minta oleh kakitangan wad.
Memantapkan sistem bekalan ubat kepada unit pesakit dalam melalui Program
CDS ( Computerised Dispensing System).
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 12
Pemantauan Kesan Advers Ubat (ADR) dan Medication Error yang berlaku pada
preskripsi pesakit dalam.
3.2.3Menyediakan perkhidmatan farmakokinetik iaitu Pemantauan Kesan Terapeutik
Ubat (TDM) di Hospital Gua Musang bagi memastikan masa persampelan yang
betul, ketepatan keputusan ujian, kebolehkesanan keputusan ujian (traceability)
dan pemantauan pesakit TDM di dalam wad.
3.2.4.Menyedikan perkhidmatan farmakoterapi wad yang ada di Hospital Gua Musang
seperti Perubatan dan Paediatrik bagi memastikan penjagaan farmaseutikal untuk
pesakit di dalam wad dapat dilaksanakan. Di samping itu, perkhidmatan
pendispensan dan kaunseling untuk pesakit discaj berjalan dengan lancar dan
menyeluruh. Pegawai Farmasi Wad akan mengadakan aktiviti rondaan
(Pharmacists' Round) di dalam wad secara berkala dan melibatkan diri secara aktif
dalam perbincangan semasa rondaan wad bersama pegawai perubatan.
3.2.5.Menyediakan perkhidmatan perolehan dan bekalan farmaseutikal kepada unit-unit
pengguna seperti Jabatan Kecemasan dan Trauma, wad, dewan bersalin, dewan
dewan bedah, unit haemodialisis, unit forensik, unit fisioterapi, unit patologi, unit
pengimejan dan diagnostik dan unit sajian.
Melakukan perolehan secara terancang dan perbelanjaan berhemah dengan
mengaplikasi konsep ABC/VEN analisis dalam perancangan pembelian.
Memastikan kawalan ke atas stok ubat-ubatan dan perkakas perubatan pakai buang
di laksanakan dengan terperinci dengan menetapkan kadar buffer stok untuk 2 bulan
penggunaan dan 1 bulan untuk sub-stor. Memastikan kadar pusingan stok tahunan
antara 4 6 dan mengoptimakan penggunaan ruang stor untuk penyimpanan.
Pengurusan dan pemeriksaan stok: mewujudkan sistem pemantauan ubat lambat
bergerak yang bertarikh luput dengan colour tagging, penyeragaman penggunaan
kad petak merah jambu untuk item bertarikh luput dan hijau untuk item tidak
bertarikh luput, menjalankan stok taking (pengiraan stok) dan verifikasi stok setiap
akhir tahun.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 13
Memastikan suhu penstoran di patuhi untuk semua vaksin dan ubat dengan
mewujudkan mekanisma pengawasan terhadap operasi rangkaian sejuk (2-8C) dan
memantau dengan cepat sebarang kegagalan operasi rangkaian sejuk.
Memastikan kaedah penyimpanan barang-barang yang diterima mengikut kaedah
FEFO ( First Expired, First Out) atau MDKD ( masuk dahulu keluar dahulu) serta
mengikut kaedah penyimpanan yang bersesuaian.
Pembekalan stok ubat dan perkakas perubatan pakai buang di buat mengikut jadual
pembekalan kecuali bagi kes kecemasan. Bagi item bukan standard, unit pengguna
perlu membuat permohonan terlebih dahulu melalu Borang Permohonan Pembelian
dan perolehan akan dilakukan bergantung kepada peruntukan yang ada.
Memastikan Nota Terimaan barang (DO) disemak dengan teliti berdasarkan fizikal
barangan yang diterima bagi memastikan barangan yang diterima adalah berkualiti,
tidak rosak dan belum luput.
Memastikan kaedah perolehan yang dilaksanakan adalah mengikut arahan atau
pekeliling terkini daripada KKM. Sistem perolehan item APPL adalah menggunakan
sistem Integrasi Web Portal Pharmaniaga (PIWP) dan HIS , manakala penyediaan
Pesanan Tempatan adalah melalui sistem ePerolehan (eP).
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page
14
4) AKTA DAN PERATURAN
Perkhidmatan Farmasi di Hospital Gua Musang perlu memastikan semua
akta, peraturan, kawalan, arahan pentadbiran, polisi, garispanduan dan
protokol dipatuhi.
4.1 Akta Racun 1952 & Peraturan-Peraturan
4.2 Akta Dadah Merbahaya 1952 & Peraturan-Peraturan
4.3 Akta Jualan Dadah 1952 & Peraturan-Peraturan
4.4 Akta Pendaftaran Ahli Farmasi 1951 & Peraturan-Peraturan
4.5 Akta Ubat (Iklan & Jualan) 1956 & Peraturan-Peraturan
4.6 Arahan Pentadbiran, Polisi & Garispanduan seperti :
4.6.1 Arahan Pentadbiran dan Surat-Surat Pekeliling KKM.
4.6.2 Polisi Ubat Kebangsaan (National Medicines Policy)
4.6.3 Senarai Ubat Asas Kebangsaan (National Essential Drug List)
4.6.4 Formulari Ubat KKM (MOH Drug Formulary)
4.6.5 Kod Ubat Malaysia (Malaysian Drug Codes)
4.6.6 Garispanduan Sistem Pendispensan Ubat Bersepadu ( SPUB)
4.6.7 Requirement for the Development of Pharmacy Facilities , BPF KKM
4.6.8Lain-lain garispanduan, prosedur dan protokol Perkhidmatan Farmasi dan Kementerian Kesihatan Malaysia
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 15
5) SUMBER MANUSIA
5.1 Keperluan Anggota
5.1.1 Agihan keperluan sumber manusia hendaklah berdasarkan kepada
Full Time-Equivalent (FTE).
5.1.2 Seorang pegawai farmasi bertindak sebagai ketua
bagi setiap perkhidmatan farmasi di sesebuah hospital.
5.1.3 Bilangan anggota farmasi mestilah mencukupi sepanjang masa
beroperasi
5.1.4 Seorang runner perlu diwujudkan mengikut keperluan fasiliti pada
setiap masa.
5.1.5 Anggota farmasi yang bertugas di unit farmasi dan bekalan mestilah
mempunyai kelayakan yang diiktiraf. Anggota pelatih mesti bekerja
di bawah penyeliaan anggota terlatih.
5.1.6 Anggota farmasi perlu mematuhi Perintah Am dan Pekeliling
Perkhidmatan terkini serta Akta dan Peraturan.
6) KURSUS, LATIHAN DAN PEMBELAJARAN BERTERUSAN (CPD)
6.1 Semua pegawai farmasi perlu mencapai mata CPD minimum sebanyak 40 dan
penolong pegawai farmasi sebanyak 30. Semua anggota perlu mencapaitempoh latihan berstruktur berjumlah 7 hari.
6.2 Semua anggota perlu diberi peluang untuk menghadiri kursus atau latihan
berkaitan kompetensi / penambahbaikan dalam bidang tugas yang dilaksanakan
6.3 Semua anggota perlu digalakkan menghadiri program atau aktiviti pembelajaran
berterusan yang dianjurkan oleh fasiliti atau agensi masing-masing.
6.4 Latihan adalah diperlukan bagi anggota yang akan melaksanakan perkhidmatan
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 16
khusus seperti MTAC, Rawatan Gantian Methadone dan Smoking Cessation.
6.5 Semua latihan perlu direkodkan dan dikemaskini di dalam buku log atau MyCPD
online.
7) ORIENTASI ANGGOTA
7.1 Semua anggota baru unit farmasi dan bekalan perlu menghadiri
program orientasi yang diuruskan oleh institusi masing-masing.
7.2 Semua pegawai penyelia unit farmasi dan bekalan perlu memastikan
anggota baru termasuk pegawai farmasi provisional (PRP) diberikan orientasi
tentang perkhidmatan farmaseutikal yang disediakan, akta dan peraturan
serta Pekeliling Perkhidmatan terkini.
7.3 Catatan dan tandatangan penyelia perlu direkodkan dalam buku
log atau diberikan surat/ sijil pengesahan perlaksanaan dan kehadiran
bagi program orientasi anggota.
8) JADUAL GILIRAN & DEPLOYMENT
8.1 Sistem giliran perlu diwujud dan didokumentasikan bagi semua
anggota Farmasi Ambulatori berdasarkan persetujuan KPF atau pegawai
penyelia.
8.2 Sistem backup/ pooling atau deployment perlu dijadual dan dilaksanakan
secara sistematik bagi menangani situasi bottle neck dan down time.
9) KOMUNIKASI ANGGOTA
9.1 Mesyuarat Unit Farmasi dan Bekalan perlu diadakan secara
berjadual dan didokumentasikan.
9.2 Mesyuarat secara ad-hoc diadakan bagi menangani isu-isu yang memerlukan
tindakan segera.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 17
9.3 Aktiviti-aktiviti berkaitan kekeluargaan dan kerja berpasukan di unit farmasi amat
digalakkan seperti perlaksanaan hari keluarga, Team Building dan gotong-
royong.
9.4 Pegawai y/m bagi setiap skop perkhidmatan farmasi perlu dari masa ke masa
memberi penerangan (Convey all relevant messages) kepada semua anggota dibawah
seliaannya.
10) DISIPLIN ANGGOTA
10.1 Semua anggota unit farmasi dan bekalan perlu mematuhi etika berpakaian
penjawat awam dan mempraktikan nilai-nilai murni perkhidmatan awam.
11) PENCAPAIAN ANGGOTA (STAFF PERFORMANCE)
11.1 Setiap anggota perlu memiliki Fail Meja yang lengkap dan terkini.
11.2 Setiap kerja perlu mempunyai dokumen Standard Operating Procedure (SOP) /
protokol, Manual Prosedur Kerja (MPK) atau arahan kerja yang lengkap dan terkini.
11.3 Setiap Pegawai Penilai Pertama (PPP) dan Pegawai Penilai Kedua
(PPK ) perlu memastikan Pegawai Yang Dinilai (PYD) menyediakan Sasaran
Kerja Tahunan (SKT) dan persetujuan dibuat ke atas SKT berdasarkan
sasaran umum dan sasaran spesifik. Semakan (review) perlu dibuat dalam
tempoh 6 bulan jika ada perubahan SKT.
11.4 Penilaian pencapaian SKT perlu dilaksanakan
berdasarkan sasaran
dan pemarkahan yang dipersetujui antara PPP dan PYD.
11.5 Pengiktirafan kepada anggota perlu berdasarkan objektif dan polisi yang jelas dan
saksama.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 18
12) FASILITI, PERALATAN DAN LAIN-LAIN SUMBER
12.1 Infrastruktur yang bersesuaian dan mencukupi perlu disediakan bagi
kemudahan:
12.1.1 Pelanggan
12.1.2 Perlaksanaan Perkhidmatan
12.1.3 Anggota
12.2 Bagi memastikan pencapaian optima dan penjagaan pesakit yang berkualiti,
ruang, peralatan dan lain-lain sumber perlu bersesuaian, memenuhi skop
perkhidmatan serta menepati keperluan aktiviti farmaseutikal.
12.3 Lokasi un i t f a rmas i perlu berhampiran klinik bagi memudahkan pesakit
berurusan.
12.4 Fasiliti yang dilengkapi Teknologi Maklumat (ICT) perlu
menggunakan kemudahan ini secara optima, contohnya aplikasi PHIS,CDS, HIS,
PIWP dan SDPF.
12.5 Pusat Maklumat Ubat (DIS) perlu kemudahan komputer yang dilengkapi
dengan internet serta perisian maklumat seperti Micromedex, Lexicomp dan
sentiasa dikemas kini.
12.6 Penyediaan ubat perlu mematuhi Good Preparation Practice (GPP). Penstoran
dan edaran (distribution) ubat perlu mematuhi Good Distribution Practice (GDP).
Pemantauan berkala perlu dilakukan ke atas semua lokasi penyimpanan
termasuk luar kawasan farmasi (unit pengguna).
12.7 Kaunter pendispensan hendaklah berkonsepkan kaunter terbuka (open counter).
Perkhidmatan kaunter khas seperti kaunter ekspres (item mudah), kaunter untuk
pesakit kurang upaya, kanak- kanak dan ibu mengandung serta kaunter untuk
warga emas perlu diadakan.
12.8 Ruang yang sesuai, bersih, kemas dan bersistematik bagi aktiviti penyebatian /
pencampuran (compounding) dan pra- pembungkusan perlu diadakan. Fasiliti
dan peralatan perlu penyenggaraan berjadual dan direkodkan.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 19
12.9 Kemudahan Ruang Penilaian Pesakit, Khidmat Nasihat (Kaunseling), MTAC dan
RTG perlu disediakan bagi pegawai farmasi membuat penilaian, memberikan
kaunseling ubat-ubatan dan pendispensan kepada pesakit bagi
mempertingkatkan pengetahuan, kefahaman serta kepatuhan kepada rancangan
pemonitoran dan regimen pengubatan mereka.
12.10 Perlu ada polisi dan prosedur bagi penilaian, pemilihan, penggunaan, kalibrasi,
pengawasan dan penyenggaraan sistem automasi farmasi.
12.11 Penyenggaraan peralatan dan rekod kemudahan yang bersesuaian diperlukan
bagi pengawasan dan penyimpanan rekod-rekod berdasarkan keperluan undang-
undang dan peraturan yang berkaitan secara berintegriti.
12.12 Kemudahan ruang pejabat dan mesyuarat yang bersesuaian adalah diperlukan
bagi pengurusan, pembelajaran dan latihan anggota.
12.13 Maklumat lanjut berkaitan keperluan fasiliti boleh didapati daripada
`Requirement For The Development Of Pharmacy Facilities In Hospitals,
Health Clinics And Other Health Facilities, Ministry Of Health Malaysia, Edisi 3,
2009.
13) PENYENGGARAAN DAN PEMBAIKAN ( REPAIR AND MAINTENANCE)
13.1 Pegawai Farmasi y/m atau anggota yang diberi kuasa perlu memastikan
penyelenggaraan peralatan dilaksanakan melalui syarikat konsesi yang dilantik
oleh KKM mengikut jadual yang ditetapkan.
13.2 Penyenggaraan fasiliti dan peralatan termasuk validasi dan kalibrasi perlu dibuat
oleh vendor yang bertauliah dan dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan
dalam manual pengendalian fasiliti atau peralatan tersebut.
13.3 Anggota yang diberi kuasa dan tanggung jawab perlu memastikan semua aset
yang disenaraikan di bawah farmasi ambulatori sentiasa dikemaskini dan
disenggara berterusan mengikut jadual.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 20
14) HUBUNGAN & KOMUNIKASI INTER- DAN INTRA- JABATAN
14.1 Unit Farmasi dan Bekalan hendaklah memupuk hubungan harmoni inter- dan
intra- jabatan di mana perkhidmatan ini ditempatkan.
14.2 Kerjasama dengan semua ketua jabatan klinikal perlu diwujudkan bagi
memastikan perolehan ubat dapat dibuat secara kos-efektif dan penggunaan ubat
secara rasional dan berkualiti dapat direalisasikan berdasarkan keputusan yang
dibuat melalui mesyuarat Jawatan Kuasa Ubat danTerapeutik (JKUT) yang
efisien dan efektif.
14.3 Bekerjasama dengan Jabatan Patologi bagi membantu melicinkan aktiviti
farmakokinetik klinikal.
14.4 Bekerjasama dengan pihak pentadbiran dan kewangan untuk perkhidmatan dan
pengurusan seperti perolehan, latihan dan pembangunan.
14.5 Melibatkan diri dalam jawatankuasa yang ada kepentingan kepada aktiviti dan
perkhidmatan farmasi.
14.6 Ketua Pegawai Farmasi / Pegawai yang diberi kuasa penyeliaan perlu
bekerjasama atau berkolaborasi dengan bahagian / sekyen / cawangan farmasi,
agensi kerajaan dan fasiliti kesihatan yang lain di peringkat daerah, negeri dan
nasional seperti Biro Pengawalan Farmaseutikal Kebangsaan (BPFK) dan Pusat
Racun Negara (PRN) bagi kes keracunan atau aduan produk.
14.7 Berurusan dengan syarikat pengedar, pembekal, konsesi atau agensi yang
mengendalikan produk farmaseutikal bagi mendapatkan informasi
terkini berkaitan produk yang digunakan di fasiliti masing-masing. Urusan
ini perlu dilaksanakan dengan penuh berintegriti dan beretika.
14.8 Berurusan dengan semua jabatan/agensi yang berkaitan bagi melaksanakan
program perkhidmatan farmasi.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 21
15) KESELAMATAN
15.1 Langkah - langkah yang bersesuaian perlu diambil bagi menjamin keselamatan
pesakit, anggota farmasi dan ubat-ubatan.
15.2 Akses ke farmasi hanya untuk anggota farmasi dan akses adalah terhad kepada
anggota lain yang berurusan rasmi dengan farmasi sahaja.
15.3 Semua pintu ke farmasi perlu dilengkapkan dengan ciri-ciri keselamatan yang
bersesuaian dengan situasi dan teknologi semasa.
15.4 Hanya pegawai farmasi/anggota farmasi yang diberi kuasa boleh memiliki kunci
ke farmasi. Sistem pengurusan kunci unit farmasidilaksanakan dengan
menyediakan buku rekod Penyerahan Kunci.
15.5 Akses kepada ubat terkawal, psikotropik dan DD perlu dihadkan kepada anggota
yang diberi kuasa oleh KPF/pegawai y/m farmasi.
15.6 Akses ke Stor Unit (sub-stor) dan Stor Utama perlu dihadkan dalam waktu
pejabat sahaja atau polisi bagi keperluan kecemasan.
15.7 Hanya anggota yang diberi kuasa boleh mengeluarkan stok dari stor unit atau
membuat pesanan bekalan ke stor utama.
15.8 CCTV digalakkan dipasang di stor unit farmasi dan stor utama dan diaktifkan
selepas waktu pejabat, hujung minggu dan cuti umum. Setiap triggered
alarm perlu disiasat dan dilaporkan dalam tempoh yang ditetapkan (bergantung
kepada peruntukan jabatan).
15.9 Semua anggota farmasi hendaklah mengamalkan langkah-langkah keselamatan
semasa menjalankan tugas. Semua anggota farmasi perlu menghayati General
Safety Rules yang dipamerkan oleh institusi atau fasiliti yang menempatkan
farmasi. Polisi Keselamatan yang berkaitan farmasi perlu diberi perhatian sewajarnya.
15.10 Semua anggota terutama anggota baru farmasi perlu diberi pendedahan atau
orientasi berkaitan polisi keselamatan. Setiap anggota perlu memahami ciri-cirikeselamatan yang berkait rapat dengan tugasan mereka.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 22
15.11 Semua anggota yang terlibat dalam sediaan dan bekalan Aseptic seperti CDR di
ACC/ Day Care Pharmacy perlu memahami dan mematuhi polisi mengendali
fasiliti dan peralatan bilik bersih serta produk yang dihasilkan.
15.12 Semua peralatan kecemasan seperti pemadam api dan Spill Kits mestilah
dikedudukan yang mudah dicapai, tiada halangan dan dalam keadaan sedia
diguna. Semua anggota perlu dilatih cara penggunaannya.
15.13 Semua anggota perlu dilatih berkaitan keselamatan dan pencegahan kebakaran
dan kesiapsiagaan menghadapi bencana (Disaster Preparedness) dan bersedia
dengan plan kontigensi.
15.14 Pelan tindakan kebakaran Fasiliti perlu dipamirkan dan dipatuhi oleh farmasi
semasa kebakaran berlaku.
15.15 Pastikan ada prosedur keselamatan kebakaran dari Jabatan Bomba &
Penyelamat dan pastikan prosedur dipatuhi bila berlaku kebakaran
15.16 Semua stor kimia, mudah terbakar atau corrosive jika ada perlu
dilabelkan dengan sempurna. Kawasan pengendalian bahan ini perlu
dilengkapi bekalan air. Kit pembersih atau Spill Kits perlu ditempatkan di mana
bahan ini dikendali. Begitu juga ruang dimana ubat sitotoksik dikendalikan
15.17 Semua anggota farmasi yang mengendali bahan ini perlu dilatih teknik
menangani situasi kecemasan dengan betul. Semua anggota farmasi yang
mengendalikan bahan kimia perlu diberi latihan penggunan PPE.
15.18 Bahan-bahan mudah terbakar perlu ditempatkan dalam stor atau ruang khas
bersesuaian dengan spesifikasi penyimpanannya. Fume cabinet atau
chemical hoods perlu digunakan jika mengendali bahan mudah meruap.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 23
16) BEKALAN KONTIGENSI BENCANA
16.1 Unit Farmasi dan Bekalan perlu melaksanakan pengurusan bekalan, distribusi
ubat dan bekerjasama dengan semua pihak berdasarkan polisi pentadbiran
setempat ketika berlaku bencana.
16.2 Pegawai Farmasi /anggota farmasi yang diarah melaksanakan tugas oleh
KPF/ PF y/m perlu memastikan peranan farmasi dijalankan secara berintergriti.
16.3 Memastikan senarai ubat-ubatan yang dipersetujui untuk kegunaan semasa
bencana dalam kedudukan siap siaga dan sedia dibekal seperti yang
dirancangkan.
17) KEBERSIHAN &HOUSEKEEPING
17.1 Persekitaran farmasi ambulatori perlu sentiasa bersih, tersusun, kemas dan
kondusif bagi memastikan perkhidmatan dapat diberikan secara efektif, berkualiti
serta selamat.
17.2 KPF/ Pegawai Farmasi y/m atau anggota farmasi yang diberi amanah perlu
mempunyai inisiatif dalam membudayakan konsep 5S/ konsep Kaizen di semua
fasiliti farmasi ambulatori di bawah seliaan. Rujuk garis panduan 5S di fasiliti
Farmasi KKM Edisi Pertama, Oktober 2010.
17.2 Memastikan pelan pencegahan makhluk perosak (pest Control) dilaksanakan
berdasarkan jadual yang ditetapkan.
17.3 Memastikan pematuhan kepada Amalan Farmasi Baik (GPP) semasa
membuat penyediaan, distribusi dan penggunaan inventori / produk
farmaseutikal.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 24
18) WAKTU OPERASI
18.1 Perkhidmatan Farmasi di Hospital Gua Musang hendaklah dilaksanakan
seiring dengan waktu perkhidmatan perubatan lain.
18.2 Waktu operasi perkhidmatan perolehan dan bekalan adalah pada waktu pejabat
sahaja iaitu bermula 8.00 pagi 5.00 petang kecuali pada hari khamis sehingga
3.30 petang.
18.3 Operasi semua perkhidmatan farmasi ambulatori dan pesakit dalam di luar waktu
kerja perlu merujuk kepada Garis Panduan Perkhidmatan Farmasi Selepas
Waktu Pejabat Di Klinik Kesihatan, Kementerian Kesihatan Malaysia.
18.4 Perkhidmatan farmasi atas panggilan dilaksanakan mengikut jadual bagi
memastikan perkhidmatan farmasi 24 jam dapat dilaksanakan iaitu panggilan
aktif dan panggilan pasif. Pegawai farmasi diberikan time-off selepas bertugas
di luar waktu pejabat.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 25
19) PRESKRIPSI
19.1 Permohonan Ubat / Penulisan Preskripsi (Prescribing / Ordering Medication)
19.1.1 Senarai ubat-ubatan atau formulari setempat perlu disediakan dan
dirujuk bagi memastikan penggunaan ubat secara berhemah dan
berkualiti. Pemilihan ubat-ubatan untuk formulari perlu dibuat
berdasarkan analisis ABC dan VEN dari senarai Formulari Ubat
Kementerian Kesihatan Malaysia (FUKKM).
19.1.2 Semua preskripsi ubat secara manual atau atas talian (computerized)
perlumenggunakan senarai/formulari ubat di institusi masing-masing.
19.1.3 Abbreviation- Penulisan preskripsi ubat perlu menggunakan nama
generik sahaja. Penggunaan singkatan/ abbreviation yang tidak
diluluskan perlu dielakkan.
19.1.4 Unit ukuran metrik Permohonan dan penulisan preskripsi perlulah menggunakan unit metrik dan leading decimal serta trailing zero perlu
dielakkan bagi mengatasi risiko kesilapan pengubatan.
19.1.5 PRN Semua permohonan dan penulisan preskripsi untuk ubat bila perlu @ PRN hendaklah menyatakan indikasi/ tujuan, dos dan
frekuensi maksima penggunaan/pengambilan.
19.1.6 Prinsip 5B penggunaan ubat berkualiti perlu diterapkan bagi semua
proses pengendalian preskripsi.
19.2 Keperluan Maklumat Atas Preskripsi
19.2.1 Adalah menjadi keperluan anggota farmasi untuk memastikan setiap
preskripsi yang dibawa/ permohonan atas talian (computerized)
dilengkapi dengan maklumat berikut sebelum ubat disediakan dan
didispen. Ini bagi memastikan keselamatan pesakit dan keberkesananubat-ubat yang diberikan.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 26
19.2.1.1 Biodata Pesakit ( seperti nama, umur, jantina, berat, nombor pendaftaran /Kad Pengenalan)
19.2.1.2 Diagnosis
19.2.1.3 Nama generik ubat
19.2.1.4 Dos yang dipreskrib/pohon
19.2.1.5 Frekuensi
19.2.1.6 Tempoh preskripsi
19.2.1.7 Route
19.2.1.8 Sejarah Alahan dan ADR
19.2.1.9 Sejarah Pengubatan
19.1.10 Nama, tandatangan dan cop bagi preskripsi manual atau pengesahan preskriber bagi preskripsi atas talian (computerized).
19.1.11 Tarikh preskripsi dikeluarkan / permohonan dibuat (atas talian/ online)
20) PENULISAN PRESKRIPSI (AUTHORIZATION OF PRESCRIBING)
20.1 Semua preskripsi Farmasi Ambulatori dan pesakit dalam perlu
ditulis/dimohon dan ditandatangani / diverifikasi oleh pakar/pegawai perubatan /
anggota perubatan yang diberi kuasa sebagaimana termaktub dalam FUKKM.
20.2 Anggota farmasi perlu memastikan kesahihan preskriber melalui contoh
tandatangan / verifikasi (atas talian) sebelum meneruskan proses pendispensan.
20.3 Ubat-ubatan pakar (kategori A*, A dan A/KK) hanya boleh dimulakan oleh pakar
berkaitan seperti dinyatakan dalam FUKKM. Pegawai perubatan hanya boleh
meneruskan rawatan sahaja dan sebarang perubahan perlu dirujuk kepada pakar
berkaitan.
20.4 Tempoh Sah Preskripsi (Validity of prescription) bagi preskripsi ambulatori adalah untuk tempoh bermula dari tarikh preskripsi dimohon/ditulis.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 27
21) PINDAAN DAN PEMBATALAN ATAS PRESKRIPSI (MODIFICATION/ CHANGING / CANCELLATION OF MEDICATION ORDERS) OLEH PEGAWAI FARMASI
21.1 Pegawai farmasi boleh membuat pindaan ke atas preskripsi selepas mendapat
persetujuan preskriber dan membuat verifikasi terhadap pindaan tersebut
dengan jelas.
22) PENGENDALIAN PRESKRIPSI
22.1 Semua preskripsi yang melebihi tempoh satu (1) bulan akan dibekalkan secara
separa dan bekalan susulan akan diberikan sehingga tempoh preskripsi tamat.
22.2 Bekalan susulan perlu diberikan melalui SPUB atau PerkhidmatanTambah Nilai
Pendispensan (Value Added Service) iaitu melalui pelbagai Sistem Temu Janji
Farmasi (PhAS) seperti SPUB, SMS & Ambil, Kad Temu Janji, Farmasi Pandu
Lalu& UMP 1 Malaysia.
Maklumat lanjut berkenaan pelaksanaan PhAS boleh merujuk kepada garis
panduan berkaitan.
22.3 Seiring dengan konsep 1Malaysia, Rakyat Didahulukan, Pencapaian
Diutamakan setiap fasiliti ambulatori perlu menawarkan PhAS
berdasarkan keperluan pelanggan dan kemudahan setempat.
22.4 PhAS juga adalah KPI YBMK yang perlu dilaksanakan dan dipantau secara berkala.
22.5 Pengendalian preskripsi ubat psikotropik dan DD hendaklah mematuhi akta
dan peraturan yang berkaitan.
22.6 Semua preskripsi bagi pesakit discaj untuk rujukan rawatan lanjut di fasiliti KKM
lain perlu dikendali dan diurus mengikut Garispanduan Pengendalian
Surat Rujukan (Salinan Kedua) Jun 2009.
22.7 Pengendalian preskripsi KKM Tanpa Rujukan SPUB (Walk-in) perlu dibuat
berdasarkan justifikasi profesional dan polisi setempat. Kesahihan preskriber
perlu ditentukan.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 28
22.8 Preskripsi selain dari KKM hendaklah dirujuk dan disahkan oleh pegawai
perubatan.
22.9 Preskripsi yang telah habis dibekal hendaklah disimpan secara sistematik
untuk memudahkan pengesanan. Preskripsi dan salinannya perlu disimpan
mengikut tempoh yang ditetapkan dalam Jadual Pelupusan oleh pihak
Arkib Negara sebelum dilupuskan mengikut tatacara pelupusan.
23) FORMULARI
23.1 Senarai formulari ubat perlu disediakan dan dipersetujui dalam mesyuarat JKTU
institusi atau jabatan masing-masing
23.2 Senarai ini perlu dikaji secara berkala bagi memastikan penggunaan ubat
secara rasional dan kos efektif berdasarkan pola keperluan semasa.
23.3 Formulari untuk semua kategori perlu berasaskan FUKKM. Penyenaraian
semua ubat dalam formulari institusi perlu mengikut keperluan setempat
berdasarkan analisis ABC dan VEN.
23.4 Ubat yang digunapakai oleh semua aktiviti dalam rawatan perubatan dan
kesihatan perlu didasarkan kepada senarai NEDL dan keperluan setempat.
23.5 Penggunaan Ubat Kepakaran yang tiada dalam formulari setempat, namun
dalam senarai FUKKM dan berada dalam pasaran Malaysia untuk
rawatan/ indikasi spesifik perlu dipohon secara bertulis dan disahkan oleh
ketua jabatan kepakaran berkaitan. Permohonan tersebut perlu dibentangkan
dalam mesyuarat JKTU dan disenaraikan sebagai Ubat Formulari Khas/
Kawalan jika mesyuarat meluluskannya. Ubat-ubat ini hanya boleh dimulakan
penggunaan oleh pakar/ konsultan yang memohon sahaja. Ubat ini perlu
dipantau bagi memastikan tidak luput dalam simpanan.
23.6 KPF / Pegawai Farmasi y/m perlu memastikan peruntukan mencukupi bagi
penambahan dan pembelian sebarang ubat-ubat baru ke dalam formulari
di institusi masing-masing.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 29
23.7 Ubat di luar FUKKM dan tidak disimpan untuk penggunaan harian (not
available for regular use) perlu diperolehi secara case-to-case basis melalui
prosedur perolehan seperti ubat-ubat kepakaran. Ubat-ubat ini tidak disenaraikan
dalam formulari institusi. Pembelian adalah berdasarkan setiap kes yang
dipohon.
23.8 Ubat yang tidak terdapat dalam senarai FUKKM perlu mendapatkan
kelulusan Ketua Pengarah Kesihatan berdasarkan prosedur yang ditetapkan di
dalam FUKKM.
23.9 Ubat yang tiada dalam Farmakopeia Piawai (Non-Establish Formulation) Bagi
sediaan ekstemporaneous yang tiada dalam mana-mana farmakopeia piawai
seperti BP, penyediaan dan penggunaannya adalah berdasarkan polisi
setempat dan justifikasi profesional dari pegawai farmasi adalah diperlukan.
23.10 Penggunaan untuk indikasi yang tidak didaftarkan atau tidak tersenarai dalam
FUKKM (Off label Drug Indication & Not Listed in FUKKM) perlu mendapat
kelulusan KPK.
23.11 Permohonan untuk menyenaraikan ubat baru/ indikasi baru yang diluluskan Pihak
Berkuasa Kawalan Dadah (PBKD) atau pemansuhan ubat dari senarai FUKKM
perlu dibuat melalui proforma yang telah ditetapkan.
24) PENDISPENSAN UBAT
24.1 Proses pendispensan
24.1.1 Penerimaan Preskripsi
24.1.2 Penyaringan / Allocation Quantity Supply (online prescription)
24.1.3 Pelabelan /Print label (online prescription)
24.1.4 Pengisian
24.1.5 Semak silang/Counter Checking
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 30
24.1.6 Beri dan jelaskan kaedah pengambilan ubat secara secara selamat
dan berkualiti kepada pesakit
24.2 Polisi Pendispensan
24.2.1 Pendispensan ubat kepada pesakit / proksi perlu dilaksanakan
dalam tempoh 30 minit dari masa penerimaan preskripsi.
24.2.2 Semua Preskripsi perlu disaring dan diverifikasi oleh
Pegawai Farmasi.
24.2.3 Pendispensan DD (contuh- Larutan/Sirup morfin) dan Psikotropik perlu
mematuhi akta, peraturan dan protokol yang ditetapkan
24.2.4 Penyedian dan pendispensan ubat-ubat ekstemporanus perlu
mematuhi Amalan Penyediaan Baik dan Amalan Farmasi Baik.
24.2.5 Melaksanakan sistem island dispensing dengan penyaringan
sebelum pengisian dan semak silang sebelum pendispensan.
24.2.6 Semua ubat perlu disemak silang dan diverifikasi oleh Pegawai
Farmasi sebelum didispen.
24.2.7 Pendispensan dibuat oleh Pegawai Farmasi atau oleh anggota yang
diberi kuasa melaksana pendispendan.
24.2.8 Permohonan untuk privilege Penolong Pegawai Farmasi bagi
Pendispensan methadone perlu mengikut prosedur yang ditetapkan.
24.2.9 Ubat yang tidak dituntut hendaklah dikendalikan berdasarkan
prosedur yang ditetapkan.
24.2.10 Pemulangan ubat oleh pelanggan perlu dilaksanakan secara
Bersistematik mengikut prosedur yang ditetapkan. Rujuk Garis
Panduan Pemulangan Ubat.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 31
24.2.11 Semua proses pendispensan perlu mematuhi prosedur dan
protokol yang ditetapkan.
25) KAUNSELING UBAT-UBATAN DAN PENDIDIKAN KEPADA PESAKIT
25.1 Kaunseling Ubat-Ubatan Dan Pendidikan Kepada Pesakit adalah komponen
utama penjagaan farmaseutikal yang perlu diberi penekanan oleh semua
Pegawai Farmasi Hospital Gua Musang.
25.2 Pegawai Farmasi bertanggungjawab menyampaikan perkhidmatan penjagaan
farmaseutikal yang berkesan serta penggunaan ubat berkualiti melalui
perkhidmatan kaunseling ubat-ubatan dan pendidikan pesakit.
25.3 Semua pegawai farmasi perlu memastikan informasi tambahan secara
bertulis perlu disertakan bagi memperkukuhkan lagi komunikasi secara lisan
(oral communication)
25.4 Pegawai Farmasi Hospital perlu memastikan pesakit atau penjaga benar-benar
memahami:
25.4.2 Mengapa ubat tersebut perlu diambil
25.4.3 Bagaimana kaedah penggunaan/pengambilannya
25.4.4 Apa faedah atau kesan pengubatan yang di harapkan dari ubat tersebut
25.4.5 Apa kesan sampingan atau kesan advers yang perlu diperhatikan
25.4.6 Apakah tindakan yang perlu dibuat jika berlaku kesan sampingan/advers(ADR)
25.5 Pegawai Farmasi Hospital perlu melaksanakan pengehakupayaan
(empowerment) pesakit bagi meningkatkan pengetahuan dan kefahaman
terhadap keperluan mematuhi (adherence) regimen pengubatan. Membuat
pemantauan outcomes melalui perkhidmatan kaunseling ubat-ubatan, kaunseling
MTAC dan kaunseling Rawatan Gantian Metadon (jika pesakit dirujuk ke
Hospital).
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 32
25.6 Kaunseling, MTAC dan Rawatan Gantian Metadon perlu dikendalikan oleh
Pegawai Farmasi dengan merujuk kepada prosedur dan protokol yang berkaitan.
25.7 Semua pegawai farmasi perlu menjalani latihan program MTAC dan Rawatan
Terapi Gantian berdasarkan modul latihan sebelum menawarkan perkhidmatan
tersebut.
25.8 Pegawai farmasi ambulatori perlu melibatkan diri menghasilkan polisi dan
prosedur administrasi ubat dalam Ambulatory Care Setting dari masa ke semasa.
26) PENGURUSAN PENGGUNAAN UBAT-UBATAN
26.1 Rasional penggunaan ubat dalam unit farmasi perlu berdasarkan justifikasi faktor
klinikal, Kualiti Sepanjang Hayat (Quality of Life) dan farmakoekonomik bagi
menghasilkan kesan rawatan optima.
26.2 Pegawai Farmasi Hospital Gua Musang perlu terlibat secara aktif dalam
jawatankuasa yang membuat keputusan berkaitan penggunaan ubat serta
membentangkan laporan penilaian produk yang menekankan aspek
keselamatan, keberkesanan dan kos.
26.3 Pegawai Farmasi Ambulatori perlu terlibat bersama disiplin Ambulatori lain dalam
membentuk dan melaksanakan pelan penjagaan klinikal (clinical care plan) yang
melibatkan penggunaan terapi ubat-ubatan.
26.4 Pegawai farmasi perlu menyediakan Perkhidmatan Maklumat Ubat dengan
sumber yang bersesuaian serta memberikan maklumat yang tepat, komprehensif
dan terkini kepada pesakit dan semua pemberi perkhidmatan iaitu care-givers
termasuk pegawai perubatan, pegawai farmasi dan lain lain anggota kesihatan
dalam tempoh yang bersesuaian.
26.5 Pegawai Farmasi Hospital juga perlu terlibat secara aktif dalam program
pencegahan dan pasca-pendedahan (post exposure) yang melibatkan
penggunaan ubat-ubatan seperti Program Imunisasi (Vaksin), HIV (HAART),
Perancang Keluarga (OCP), Program Berhenti Merokok (Champix dan NRT)
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 33
dan substance abuse / harm reduction(Methadone) apabila diperlukan.
Pegawai Farmasi Y/M Stor bertanggungjawab ke atas pengurusan stok dan
memastikan ianya mematuhi Tatacara Pengurusan Stor dan Arahan
Perbendaharaan. Rujuk Garis Panduan Pengurusan Stor Farmasi Hospital &
Kesihatan.
27) PENGURUSAN SUMBER KEWANGAN /PERUNTUKAN
27.1 KPF/ Pegawai Farmasi y/m stor perlu pastikan peruntukan mencukupi
selaras dengan skop perkhidmatan dan aktiviti yang ditawarkan.
27.2 Dalam pengurusan perkhidmatan farmaseutikal, K P F / Pegawai Farmasi ym
perlu terlibat dalam Jawatankuasa Pengurusan Kewangan, Sumber Manusia,
Pembangunan, Peralatan, Aset dan Inventori Farmasi.
27.3 Pastikan perkhidmatan seperti rawatan pengubatan, Perkhidmatan Farmasi
klinikal dan lain-lain perkhidmatan yang diberi mempunyai parameter penilaian
kos dan justifikasi impak .
28) PEROLEHAN, PENYIMPANAN, DISTRIBUSI DAN KAWALAN UBAT-UBATAN
28.1 Perolehan & Kebolehsediaan Ubat (purchasing and
maintaining the availability of pharmaceutical products)
28.1.1 Prosedur perolehan ubat-ubatan perlu berdasarkan kepada pola
penggunaan semasa (Uitization review), pengurusan inventori (ABC
dan VEN Analysis) dan kos efektif kepada pesakit.
28.1.2 Kebolehsediaan Ubat: KPF/ Pegawai Farmasi y/m bertanggungjawab
memastikan ubat tersenarai dalam formulari Hospital Gua Musang
diperolehi, disimpan, dipantau dan sentiasa tersedia untuk memenuhi
keperluan rawatan pesakit ambulatori.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 34
28.1.3 Perolehan & penggunaan ubat-ubatan bukan FUKKM jika tidak dapat
dielakkan perlu dibuat berdasarkan polisi dan prosedur yang telah
ditetapkan.
28.1.4 Pembungkusan dan pelabelan ubat perlu mengambil kira ciri
keselamatan bagi mengurangkan risiko kesilapan pengubatan
(Medication Error).
28.1.5 Prosedur berkaitan aktiviti syarikat pengeluar produk farmaseutikal
ambulatori perlu diwujudkan. Aktiviti dan bahan promosi dari syarikat
perlu dikaji, diulas dan diluluskan oleh pegawai farmasi terlebih dahulu.
Wakil syarikat/pengeluar tidak boleh memasuki ruang penyimpanan dan
kawasan penjagaan pesakit (Patient care area).
28.1.6 Penggunaan sampel ubat di luar formulari perlu dielakkan.
28.2 Pemeriksaan Ruang / Kawasan Penyimpanan Ubat
28.2.1 Stok ubat di semua lokasi (di dalam/ luar kawasan farmasi) perlu
diperiksa secara berkala. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan oleh
pihak farmasi dan pemilik lokasi di mana ubat-ubat ditempatkan bagi
memastikan:-
tiada ubat luput,
tiada lambat bergerak
tiada produk panggil balik (recalled products)
tiada label tidak bersesuaian (mislabelled).
keadaan penyimpanan mematuhi GSP
Juga memastikan susunan ubat yang sistematik (5S) bagi mengatasi
kesilapan pengubatan. Sistem keselamatan perlu memastikan anggota
yang tidak berkaitan (non-authorized) dan lain-lain (pesakit, care-
givers, housekeeping, other healthcare providers) TIDAK dapat
mengakses stok/ simpanan ubat-ubatan.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 35
28.2.2 Pegawai farmasi perlu membuat penilaian, laporan serta cadangan
penambahbaikan dan tindakan susulan
28.2.3 Pegawai farmasi perlu memastikan polisi penyusunan dibuat secara
sistematik dengan melaksanakan sistem 5S dalam usaha menangani isu
kesilapan pengubatan.
28.3 Stok/ Penyimpanan Ubat Di Kawasan Penjagaan Pesaki (Patient Care AreaStock)
28.3.1 Stok ubat yang disimpan di luar farmasi untuk kegunaan terus kepada
pesakit hendaklah disimpan dalam kuantiti minima mengikut senarai dan
kuantiti yang dipersetujui (contoh klinik dan bilik rawatan).
28.3.2 Antara ubat yang perlu disimpan ialah Ubat kategori kecemasan,
antidote-antivenom dan rawatan rutin sahaja.
28.3.3 Pertimbangan sewajarnya perlu dibuat terhadap kemungkinan berlakunya
kesilapan pengubatan dan kesan advers bagi ubat yang disimpan di luar
farmasi.
28.3.4 Pemantauan ke atas stok ubat-ubatan di luar premis farmasi perlu dibuat
secara berkala bagi memastikan penggunaan ubat berintegriti serta
menghindari berlakunya pemesongan dan kehilangan.
28.3.5 Sekiranya bekalan ubat terputus, tindakan yang sewajarnya perlulah
diambil untuk memastikan bekalan ubat pesakit tidak terputus
(continuous supply).
28.4 Ubat Kecemasan (Life Saving Drug)
28.4.1 Pegawai Farmasi perlu memastikan keselamatan dan ketersediaan bagi
ubat kategori kecemasan. Pegawai Farmasi Klinikal perlu memainkan
peranan dalam pengubatan kes kecemasan.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 36
28.5 Informasi Ubat Terkini dan Panggil Balik Ubat
28.5.1 Mekanisme atau program secara berterusan (ongoing) perlu tersedia bagi
keperluan intervensi dan penyebaran maklumat berkaitan ubat panggil
balik (recall product), ubat keluaran baru dan kesan advers ubat
28.5.2 Unit Farmasi perlu mempunyai prosedur tersedia (contoh identifikasi
pengguna, preskriber dan kaedah intervensi) bagi mengurangkan risiko
kesan advers.
28.5.3 Unit Farmasi dan Bekalan perlu ada prosedur atau protokol yang jelas
dalam menguruskan produk panggil balik dan juga pesakit.
28.6 Pemantauan Kesan Advers Ubat (ADR)
28.6.1 Semua kes Adverse Drug Reaction (ADR) termasuk vaksin (AEFI)
mestilah disiasat, dilapor dan didokumentasikan oleh Pegawai Farmasi
dengan menggunakan Borang Laporan Kesan Advers Ubat atau secara
online. Semua laporan hendaklah dikompilasi dan dilaporkan kepada
Malaysian Adverse Drug Reaction Committee (MADRAC)
28.7 Keselamatan Pengubatan (Medication Error)
28.7.1 Pegawai farmasi klinikal perlu memastikan semua kesilapan pengubatan
perlu dilaporkan berdasarkan garispanduan Medication Error Reporting
Guideline, Kementerian Kesihatan Malaysia.
29) PELUPUSAN & HAPUSKIRA
29.1 Semua ubat /peralatan yang luput dan rosak di farmasi ambulatori perlu dilupuskan
dengan kadar segera.
29.2 Pegawai Farmasi y/m perlu memastikan semua prosedur pelupusan ubat/
peralatan di farmasi klinikal dan stor dilaksanakan mengikut Tatacara Pengurusan Stor.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 37
29.3 KPF/ Pegawai Farmasi y/m perlu pastikan semua prosedur hapus kira
dilaksanakan mengikut Arahan Pembendaharaan.
30) INISIATIF, KREATIVITI, INOVASI SERTA PENAMBAHBAIKAN KUALITI PERKHIDMATAN.
30.1 Semua anggota Farmasi H o s p i t a l G u a M u s a n g perlu bersedia
menerima, melaksana dan merentasi perubahan (transformasi) bagi memastikan
perkhidmatan yang diberikan menepati keperluan pelanggan dan
perkhidmatan yang disediakan sentiasa relevan.
30.2 Semua anggota Unit farmasi dan bekalan perlu secara berterusan
meningkatkan kualiti perkhidmatan dengan mengamalkan pelbagai kaedah
pengurusan kualiti seperti 5S, KIK, Failure Mode and Cause Effects Analysis, MS
ISO, Akreditasi dan lain-lain.
30.3 Semua anggota Farmasi perlu memastikan Perkhidmatan Farmasi yang
diberikan mencapai piawaian yang ditetapkan. Pemantauan pencapaian
dibuat berdasarkan indikator (QAP Indikator), KPI dan pencapaian
perkhidmatan dilaporkan melalui borang PF mengikut jadual yang ditetapkan.
31) PROMOSI PERKHIDMATAN DAN AKTIVITI FARMASI
Setiap pegawai farmasi Hospital Gua Musang perlu mengambil langkah proaktif
bagi mempromosikan perkhidmatan baru atau tambah nilai kepada pelanggan
serta membuat pemantauan kepuasan pelanggan.
LAIN-LAIN
Maklumat lanjut yang diperlukan oleh pegawai farmasi Hospital gua Musang
berkaitan Amalan & Perkembangan Farmasi serta Cawangan Perkhidmatan
Farmasi yang lain boleh dirujuk kepada BPF Negeri Kelantan.
(Lampiran 1- Carta Organisasi Unit Farmasi, Hospital Gua Musang)
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 38
33) RUJUKAN
1 Akta Racun 1952 (disemak 1989)
2 Akta Dadah Berbahaya 1952 (disemak 1980).
3 Peraturan-peraturan Racun (Bahan-bahan Psikotropik)1989
4 Garis Panduan Sistem Pendispensan Ubat-ubatan Bersepadu (SPUB), BahagianPerkhidmatan Farmasi, KKM
5 Polisi dan Prosedur Farmasi, KKM
6 Perintah-perintah Am dan Arahan Pentadbiran -2004
7 Prosedur Operasi Piawai Farmasi Kesihatan 2005.
8 Dasar Operasi dan Polisi untuk Hospital Farmasi di Malaysia oleh BahagianPerkhidmatan Farmasi Kementerian Kesihatan Malaysia
9 Buku Panduan Kaunseling Ubat-ubatan Bahagian Perkhidmatan FarmasiKementerian Kesihatan Malaysia.
10 National Medicines Policy of Malaysia
11 Occupational Safety & Health Management in Hospitals
12 Polisi Operasi Ambulatori Farmasi, ed 1:2011, BPF KKM
13 Requirement for development of pharmacy facilities, ed 3: 2009, BPF KKM
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 41
Lampiran 1
CARTA ORGANISASI
UNIT FARMASI DAN BEKALAN
HOSPITAL GUA MUSANG
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 42
32) HAK-HAK PESAKIT DI UNIT FARMASI
32.1 Pesakit kurang upaya, kanak-kanak yang berumur kurang daripada 1 tahun,
wanita mengandung dan warga emas akan diberi keutamaan untuk
mendapatkan bekalan ubat di farmasi.
32.2 Pesakit akan diberikan ubat mengikut konsep 5B : Ubat yang betul, pada
masa yang betul kepada pesakit yang betul, dengan dos dan cara
pengambilan yang betul.
32.3 Setiap pesakit akan diberi kaunseling ubat-ubatan sekurang-kurangnya
sekali sepanjang mendapat perkhidmatan di unit farmasi.
32.4 Pesakit mempunyai hak untuk bertanya kepada setiap Pegawai Farmasi
semua masalah berkaitan terapi pengubatan dan ubat-ubatan.
32.5 Pesakit yang mendapat bekalan susulan secara temujanji mempunyai hak
untuk memilih system tambah nilai yang disediakan seperti Kad Temujanji,
Telefon dan Ambil dan SMS dan Ambil.
32.6 Pesakit atau keluarga boleh menyuarakan sebarang aduan, komen dan
mencadangkan sebarang perubahan mengenai penjagaan, perkhidmatan
atau berlaku diskriminasi mengenai perkhidmatan farmasi dan pesakit akan
diberitahu mengenai tindakan yang diambil untuk menjamin kualiti
perkhidmatan tidak akan terjejas pada masa akan datang. Ia boleh
dilakukan secara bertulis atau menelefon terus kepada Pegawai Farmasi
bertugas.
32.7 Pesakit bertanggungjawab keatas kesan sampingan yang didapati jika
mereka tidak mengikut arahan dan rawatan yang diberi.
32.8 Pesakit haruslah menghormati anggota hospital, pesakit lain, ahli ahli
keluarga dan harta benda Hospital Gua Musang.
32.9 Pesakit harus mengikuti peraturan peraturan hospital misalnya, tidak
merokok di kawasan larangan merokok.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 39
32.10 Pesakit haruslah mengikuti tarikh temujanji bekalan susulan yang diberi untuk
mendapatkan ubat-ubatan, jika tidak dapat mengikut tarikh temujanji yang
ditetapkan, pesakit harus menelefon pihak farmasi hospital untuk mendapat
tarikh temujanji bekalan susulan yang baru atau memaklumkan tarikh yang
dipersetujui.
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 40
POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 40