POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · politeknik melaka sistem pengurusan kualiti iso 9001:2015 pengurusan risiko dan peluang bahagian/jabatan ulpl jun 2018 – jun 2019

POLITEKNIK MELAKASISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

BAHAGIAN/JABATAN ULPL

JUN 2018 – JUN 2019

1

1 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

KANDUNGAN

PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG.............................................................. 2

1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI ....................................................... 3

2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS .................................................................. 4

3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANG................................................... 5

4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO................................................................................... 6

4.1.1 Analisis BOW-TIE: R-BKP-01 ................................................................................. 6

4.1.2 Analisis BOW-TIE: R-BKP-O1-02 ........................................................................... 8

5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG...................................................... 10

5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko......................................................... 10

5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang .................................................... 10

5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang............................................................................ 11

6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANG .............................................. 12

6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang ............................................................... 12

6.1.2 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan)..................................................... 12

6.1.3 Strategi Rebut Peluang......................................................................................... 13

7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA................................................. 13

7.1.1 Pemantauan dan Usulan....................................................................................... 13

8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN.................................. 13

9. LAMPIRAN................................................................................................................... 15

9.1 Definisi ......................................................................................................................... 15

9.2 Lampiran 1: Kod Daftar ............................................................................................... 15

9.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak ............................................. 15

9.4 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko ......................................................................... 16

2


PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG XXXXXXXXX

ADAPTASI: MS ISO 31000:2010

PENGWUJUDAN KONTEKS(ESTABLISHMENT OF CONTEXT)

Konteks StrategikKonteks Proses

Konteks Keselamatan dan PekerjaanKonteks Pelanggan

Konteks projekPenentuan Kriteria

Pengaruh Dalaman dan Luaran

KENALPASTI RISIKO & PELUANG(RISK IDENTIFICATION)Apa yang boleh berlaku?

Bagaimana boleh berlaku?Imput dari Data-data sejarah dll

ANALISIS RISIKO & PELUANG(RISK ANALYSIS)

PENILAIAN RISIKO & PELUANG(RISK EVALUATION)

Membandingkan kriteriaKebarangkalian & Impak

Magnitud risiko & peluangKeutamaan

PELAN RAWATAN &TINDAKBALAS(RISK TREATMENT)

Mengenalpasti & menilai pilihan rawatanMengenalpasti dan melaksanakan rawatan

Pelan Tindakan

PE

MA

NT

AU

AN

DA

NK

AJIA

NS

EM

UL

A(M

ON

ITO

RIN

GA

ND

RE

VIE

W)

KO

MU

NIK

AS

ID

AN

KO

NS

UL

TA

NS

I(C

OM

MU

NIC

AT

IOA

NA

ND

CO

NS

UL

TA

TIO

N)

Penilaian Risiko & Peluang

Menentukankebarangkalian

dan punca

Menentukankesan dan

akibat

Menentukan kawalan sediaada

Menentukan tahap risiko

3


1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSINyatakan pihak-pihak yang terlibat dalam penyediaan dan penyebaran maklumat serta

penglibatan langsung atau tidak dalam pengurusan risiko dan peluang

PELANGGAN UTAMA JAB/BHG/UNIT

PELAJAR BERDAFTARPIHAK BERKEPENTINGAN (LUAR ORGANISASI)

ORGANISASI HUBUNGAN

1. Kementerian Kewangan Malaysia Mendapatkan budget tahunan Kelulusan kewangan

2. Jabatan Perkhidmatan Awam Perjawatan Kenaikan pangkat Persaraan

3. Arkib Negara Malaysia Urusan dokumen dan rekod kerajaan

4. Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Integriti kakitangan

5. Pembekal Bekalan Keselamatan Bekalan Pembersihan Bekalan Alat tulis

PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM ORGANISASI)

1. Pengarah Meluluskan budget

2.

3.

4.

PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM JABATAN/BAHAGIAN/UNIT)

1. Ketua Unit / Pegawai Latihan dan PendidikanLanjutan

1 orang

2. Pembantu Tadbir N 22 1 orang

3. Pembantu Operasi N11 1 orang

4.

5.

4


2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS

PEMILIK RISIKO DAN PELUANG KOD DAFTAR

UNIT LATIHAN DAN PEDIDIKAN LANJUTAN LPL

FUNGSI/KEY ACTIVITIES OBJEKTIF

1. Merancang , mengurus dan melaksanakanlatihan dalaman dan luaran kepada staf.

2. Menguruskan pelaksanaan program latihanSangkutan Industri Pensyarah (SIP)

3. Mengurus dan menyelaras programPembelajaran Sepanjang Hayat (PSH).

4. Menguruskan urusan pendidikan lanjutanstaf.

1. Memastikan kakitangan Politeknik Melakakompeten melalui pengurusan latihan yangsistematik.

RUJUKAN LUARAN PROSES KERJA & RUJUKAN DALAMAN

Rujuk pekeliling berkaitan yang sedangberkuatkuasa.

1. PMK-PK-PS08 PERANCANGAN DAN DANPENGURUSAN LATIHAN STAF

DATA SEJARAH YANG BERKAITAN DENGAN BAHAGIAN

SEJARAH POSITIF (PENCAPAIAN PELUANG) SEJARAH NEGATIF (RISIKO YANG JADI KEMALANGAN)

1. 1. Tidak mencapai sasaran 100% staf menghadirikursus minimum setahun

IMPAK DAN PENGARUH ISU DALAMAN DAN LUARAN TERHADAP PENCAPAIAN OBJEKTIF

5 4 3 2 1 7S Mc Kinsey PESTEL 1 2 3 4 5

Strategy Political

Structure Economic

Systems Social

Shared Values Technology

Style (leadership) Environment

Staff Legal

Skills & Competency -

1Sangat Rendah

2Rendah

3Sederhana

4Besar

5Sangat besar

5


3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANGNota: Tentukan kod untuk tujuan ‘daftar risiko dan peluang’. Rujuk contoh lampiran 1

OBJEKTIF # 01

Memastikan kakitangan Politeknik Melaka kompeten melalui pengurusan latihan yangsistematik.

KOD RISIKO

R-LPL-01 Kakitangan kurang kompeten

KOD PELUANG

P-LPL-01 Pertambahan peruntukan latihan

OBJEKTIF # 02

KOD RISIKO

KOD PELUANG

6


4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO

4.1.1 Analisis BOW-TIE: R-LPL-01

OBJEKTIF

Memastikan kakitangan Politeknik Melaka kompeten melalui pengurusan latihan yangsistematik.

BOW TIE ANALYSIS

Rujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL untuk mengenalpasti faktor punca dan impak

2PUNCA

3TINDAKAN PENCEGAHAN

1PERISTIWA RISIKO

5TINDAKAN MITIGASI

4IMPAK

Kakitangantidak hadir

latihan

Tiada peruntukanlatihan

Kakitangankurang

kompeten

Menjalankansesi

perkongsianilmu kepadastaf jabatan

atau unitOrganisasi/

Institusi kurangkreatif dan

inovatif

Tidak menjaditempat pilihan

untukmelanjutkan

pelajaranMemaklumkan

danmendapatkan

pencalonan stafmelalui KJ/KU

Kandunganlatihan tidak

sesuai dengankompetensi

Tiadaperancangan

latihan

Perancanganlatihan

ditetapkansetiap akhir

tahun

Pemantauanpelaksanaan

latihan secaraberkala

Menghantar /mencari kursus

online atauyang

ditawarkansecara percuma

Surat/memoarahan

Pengarah

PelaksanaanTOT

Pelajar tidakmendapat

pengetahuanyang disasarkan

Staf tiadakompetensi

untukmelaksanakan

P&P / kerja

Perancanganlatihan tidakdilaksanakan

Peralatanlatihan dalaman

yang terhad

Waktu kursustidak sesuai

Tidak tahuperkembangan

semasaKursus

dirancang padacuti semester

Mempelbagaikancara maklumankursus kepada

staf

7


4.1.2 Analisis BOW-TIE: R-BKP-O1-02

OBJEKTIF

BOW TIE ANALYSISRujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL untuk mengenalpasti faktor punca dan impak

2PUNCA


1PERISTIWA RISIKO

5TINDAKAN MITIGASI

4IMPAK

PUNCADALAMAN

PUNCA LUARAN

..

TINDAKANPENCEGAHAN IMPAK

DALAMAN

IMPAK LUARAN

TINDAKANMITIGASI

FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN

8


4.1.2 Analisis BOW-TIE: R-BKP-O1-02

OBJEKTIF

BOW TIE ANALYSISRujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL sebagai panduan faktor punca dan impak

2PUNCA


1PERISTIWA RISIKO

5TINDAKAN MITIGASI

4IMPAK

PUNCADALAMAN

PUNCA LUARAN

..

TINDAKANPENCEGAHAN IMPAK

DALAMAN

IMPAK LUARAN

TINDAKANMITIGASI

FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN

9


4.1.3 Analisis Tindakan Pencegahan dan Mitigasi

INDIKATOR KECEMERLANGAN TINDAKAN PENCEGAHAN DAN MITIGASI

OBJEKTIFMeningkatkan kompetensi staf Politeknik Melaka

R-LPL-01PENYATAAN RISIKO 1: Staf kurang kompeten

NO TINDAKAN PENCEGAHAN 1 2 3 4 5

1. Menjalankan sesi perkongsian ilmu kepada staf jabatan

2. Perancangan latihan ditetapkan setiap akhir tahun

3. Pemantauan pelaksanaan latihan secara berkala

4. Menghantar / mencari kursus online atau yang ditawarkan secarapercuma

5. Kursus dirancang pada cuti semester

NILAI MIN 3.4

TINDAKAN MITIGASI

1. Memaklumkan/memohon pencalonan staf berkursus kepada ketuajabatan/ ketua unit

2. Mempelbagaikan medium hebahan kepada peserta kursus

3. Surat/memo arahan Pengarah

4. Pelaksanaan TOT

5.

NILAI MIN 3.25

OBJEKTIF 2Penyataan objektif

KOD DAFTARPenyataan risiko 1

NO TINDAKAN PENCEGAHAN 1 2 3 4 5

1.

2.

3.

4.

NILAI MIN

TINDAKAN MITIGASI

1.

2.

3.

4.

NILAI MIN

1Gagal/tiada bukti

2Kurang Memuaskan

3Sederhana

4Baik

5Cemerlang

Nota: Penilaian logik berkadar songsang (rujuk langkah 5)

Jika nilai min rendah untuk tindakan pencegahan; maka nilai kebarangkalian adalah tinggi

Jika nilai min rendah untuk tindakan mitigasi; maka nilai impak risiko adalah tinggi

10


5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko

Nota: Rujuk Lampiran 2-Darjah kualitatif penilaian kebarangkalian dan impak

PENILAIAN RISIKO (-VE)

IDENTIFIKASI RISIKO ANALISIS RISIKO

DAFTAR

RISIKO

PERISTIWA RISIKO

(RISK EVENT)

MA

GN

ITU

D

IMPAK(IMPACT) (paksi-X)

KEBARANGKALIAN(LIKELIHOOD) (paksi-Y)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

R-LPL-01 Staf kurang kompeten

28

4

*

4

*

67

5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang

PENILAIAN PELUANG (+VE)

IDENTIFIKASI PELUANG ANALISIS PELUANG

DAFTAR

PELUANG

PERISTIWA

(OPPORTUNITY)

MA

GN

ITU

D

IMPAK(IMPACT) (paksi-X)

KEBARANGKALIAN(LIKELIHOOD) (paksi-Y)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

P-LPL-01 Pertambahan peruntukan 24

P-LPL-02 Kursus atas talian / percuma 64

*Penilaian Selepas Rawatan

11


5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang

RISIKO PELUANG

K

E

B

A

R

A

N

G

K

A

L

I

A

N

10 10

K

E

B

A

R

A

N

G

K

A

L

I

A

N

9 9

8 8

7 7

6 6

5 5

4 4

3 3

2 2

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

IMPAK IMPAK

ZON MERAH: HIGHZON KUNING: MEDIUMZON HIJAU: LOW

KOD R/P PENYATAAN RISIKO /PELUANG

MAGNITUD ZON MAGNITUDSELEPASRAWATAN

ZON

R-LPL-01 R Staf kurang kompeten (4,7) = 28 KUNING (4,6) = 24 KUNING

P-LPL-01 P Pertambahan peruntukan (6,4) =24 KUNING TIADA PERUBAHAN KERANATIADA PERUNTUKAN

TAMBAHAN

P-LPL-02 P Kursus atas talian /

percuma

(8,8) = 64 MERAH TIADA PERUBAHAN KERANAPELUANG PERLU

DIKEKALKAN DI ZON MERAH

P-LPL-01(6,4)

R-LPL-01(4,7)

P-LPL-02(8,8)

R-LPL-01(4,6)

12


6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANGNota: Rujuk Lampiran – Pelan Tindakbalas risiko

6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang

KODPERISTIWA

RISIKO DAN PELUANG

TINDAKBALAS

AC

CEP

T

AV

OID

TRA

NSF

ER

MIT

IGA

TE

EXP

LOIT

SHA

RE

ENH

AN

CE

IGN

OR

E

RISIKOR-LPL-01 Staf kurang kompeten

PELUANG

P-LPL-01 Pertambahan peruntukan

P-LPL-02 Kursus atas talian / percuma

6.1.2 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan)Nota: Input kepada Perancangn Strategik (Input : SWOT & TOWS)

R-LPL-01

Staf kurang kompeten

STRATEGI & RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB

1. Mengeluarkan laporan kursus mengikut sukuan tahun KULPL

2. Mengeluarkan memo kepada staf yang tidak mencapai kursus minima KULPL

3.

4.

R-LPL-01

PENYATAAN RISIKO

STRATEGI RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB

1.

2.

R-LPL-01

PENYATAAN RISIKO

STRATEGI RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB

1.

2.

3.

13


6.1.3 Strategi Rebut Peluang

P-LPL-01

Pertambahan peruntukan

STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB

1. Menyediakan perancangan peruntukan latihan KULPL

2.

P-LPL-02

Kursus atas talian / percuma


1. Membuat hebahan dan pencalonan KULPL

2. Staf yang menerima memo perlu mengambil kursus secara online STAF

P-LPL-04

PENYATAAN RISIKO


1.

2.

3.

7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULANota: Pemantauan dan kajian semula dijalankan untuk suatu tempoh yang

ditetapkan oleh organisasi seperti setiap 3-6 bulan

7.1.1 Pemantauan dan Usulan

BIL STRATEGI YANG DIRANCANG TIDAKDIAMBIL

TINDAKAN

SEDANGDIAMBIL

TINDAKAN

TELAHDIAMBIL

TINDAKAN

1.

2.

3.

4.

Usul Penambahbaikan:

Pegawai yang memantau

Nama:

Tarikh

8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKANNota: dijalankan untuk tempoh yang ditetapkan oleh organisasi. Tindakan Pencegahan perlu

dijalankan dan penilaiaan semula dijalankan. Magnitud risiko dan peluang perlu bandingkan

untuk melihat keberkesanan Ulang proses dan buat perbandingan data.

14


KOD-R01 KOD-R02 KOD-R03 KOD-R04

Sep-16 36 49 9

Mac 2017 25 64 16 45

Jun-18 20 45 68 36

01020304050607080

MA

GN

ITU

DPENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS RAWATAN RISIKO

MENURUNMENINGKAT

KOD-R01 KOD-R02 KOD-R03

Jun-16 9 20 45

Jun-17 16 40 16

Jun-18 0 0 0

05

101520253035404550

MA

GN

ITU

D

PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS TERHADAP PELUANG

MENINGKAT

MENINGKAT

MENURUN

15


9. LAMPIRAN9.1 Definisi

RISIKO (-ve) PELUANG(+ve)

RISIKOKemungkinan Berlakunya Perkara Luar Jangka Pada Masa Akan Datang Yang DisebabkanFaktor Tertentu (Malapetaka, Bahaya Dll) Yang Boleh Menyebabkan Kerugin (Loss)/Kejutan

(Surprise)/Kegagalan FungsiPERISTIWA YANG BOLEH MENYEBABKAN KEGAGALAN MENCAPAI OBJEKTIF

ORGANISASI

PELUANGKesempatan Yang Baik

Organisasi Mengenalpasti Peluang-peluang Dan Berusaha Mengambil Peluang SecaraTerancang

PERISTIWA YANG BOLEH MENCETUS DAN MENYEBABKAN KEGEMILANGANORGANISASI

PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANGMenguruskan Risiko dan Peluang Secara Terancang Untuk Mengelakkan Kerugian,

Kebuntuan Tindakan, Kos Luar Jangka, Kecelakaan/Kerugian Terok Akibat KesalahanMegambil Tindakan dan terlepas mengambil peluang kerana tidak menyedari

‘kewujudan peluang’

WITHOUT RISK, THERE IS NO OPPORTUNITY

9.2 Lampiran 1: Kod Daftar

KOD RUJUKAN (Contoh)

R Risiko

P Peluang

9.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak

DARJAH KUALITATIF KEBARANGKALIAN DAN IMPAK RISIKO

16


KEBARANGKALIAN IMPAKDARJAH PENERANGAN DARJAH PENERANGAN

1-2 Jarang (rare)Potensi berlaku sangat rendah

1-2 Tiada kesan (insignificant)Tiada kecederaan, kerugian yangrendah

3-4 Kurang kemungkinan (unlikely)Mungkin berlaku pada sesuatu masa

3-4 Kecil (minor)Bantuan segera, kerugian sederhana

5-6 Boleh jadi (moderate)Boleh berlaku pada sesuatu masa

5-6 Sederhana (moderate)Perlu bantuan perubatan, kerugianyang besar

7-8 Ada kemungkinan (likely)Ada kemungkinan berlaku dalamkeadaan tertentu

7-8 Besar (major)Kecederaan serius, kerugianmelampai, kegagalan fungsi

9-10 Hampir pasti (almost certain)Berkemungkinan besar berlaku dalamsemua keadaan

9-10 Bencana (catastropic)Kematian, kesan berbahaya, kerugianyang terok

LIHAT PELUANG DARI KONTEKS YANG POSITIF DENGAN SKALA 1-10

9.4 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko

Documents

POLITEKNIK MELAKA - polimelaka.edu.my · politeknik melaka sistem pengurusan kualiti iso 9001:2015 pengurusan risiko dan peluang bahagian/jabatan ulpl jun 2018 – jun 2019