POLITICA CERO PAPEL PARTE I, IMPLEMENTACION · 2016. 1. 20. · RED DE SALUD DEL ORIENTE EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO E.S.E MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALI Nit: 805.027.337-4 CÓDIGO:

SISTEMA DE GESTION

DOCUMENTAL

ELECTRONICO

RED DE SALUD DEL

ORIENTE E.S.E

16/12/2015

POLITICA CERO PAPEL PARTE I,

IMPLEMENTACION

RED DE SALUD DEL ORIENTE EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO E.S.E

MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALI Nit: 805.027.337-4

CÓDIGO: GI.GI1.151.70.3.G-1

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POLITICA CERO PAPEL PARTE 1 IMPLEMENTACIÓN

Fecha de aprobación: 16/12/2015

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Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle

Actualizado por: Luz Heidy Montoya Rojas. Tecnico Administrativo en Gestión Documental

Aprobado por: Javier Arévalo Tamayo Cargo: Gerente E.S.E. Oriente




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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................. 5

2. OBJETIVOS ........................................................................................................ 5

2.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................... 5

3. ALCANCE ........................................................................................................... 6

4. DEFINICIONES ................................................................................................... 6

5. BASE LEGAL ..................................................................................................... 9

6. FLUJOGRAMA DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNS EN

FISICO................................................................................................................... 11

6.1 FLUJOGRAMA DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

ELECTRONICAS ................................................................................................. 4

7. DESARROLLO DETALLADO DEL PROCESO ............................................... 13

7.1 RADICACIÓN DE COMUNICACIONES INTERNAS .................................... 13

7.2 RADICACIÓN DE COMUNICACIONES EXTERNAS................................... 14

7.2.1 Radicación de comunicaciones externas entrantes ............................. 14

7.2.2 Radicación de comunicaciones externas salientes .............................. 15

8. PROMOCIÓN DE BUENAS PRACTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO

DE PAPEL ............................................................................................................. 15

8.1 USANDO EL PAPEL DE FORMA RACIONAL ............................................. 16

8.2 REDUCIR EL TAMAÑO DE LOS DOCUMENTOS AL IMPRIMIR O

FOTOCOPIAR .................................................................................................... 16

8.3 ELEGIR FUENTE Y TAMAÑO PEQUEÑO .................................................. 16




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8.4 CONFIGURACIÓN CORRETA DE LAS PAGINAS .................................... 17

8.5 REVIZAR Y AJUSTAR LAS PAGINAS ....................................................... 17

8.6 LECTURA Y CORRECIÓN EN PANTALLA ............................................... 17

8.7 EVITAR COPIAS E IMPRESIONES INNECESARIAS ............................... 17

8.8 GUARDAR ARCHIVOS NO IMPRESOS EN EL COMPUTADOR ............. 18

8.9 CONOCER EL USO CORRECTO DE IMPRESORAS Y FOTOCOPIADOR 18

8.10 REUTILIZAR EL PAPEL USADO POR UNA CARA ................................. 18

8.11 RECICLAR ................................................................................................ 18

9. PROMOVER LA IMPLEMENTACIÓN DE HERRAMIENTAS

TECNOLOGICAS .................................................................................................. 19

9.1 USO DE LA INTRANET .............................................................................. 19

9.2 USO DEL CORREO ELECTRONICO ......................................................... 19

9.3 HERRAMIENTAS DE COLABORACIÓN .................................................... 19

9.4 APLICACIÓN DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELETRONICOS DE

ARCHIVO Y GESTIÓN DE CONTENIDO .......................................................... 19

10. AHORRO CON LA IMPLEMENTACIÓN DE ESTA POLITICA ...................... 20

11. FUENTES CONSULTADAS ........................................................................... 24

12. REGISTRO DE CONTROL DE DOCUMENTOS ............................................ 25




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MISION Nuestro compromiso es prestar servicios de salud, con un talento humano competente de acuerdo a los requerimientos de los pacientes, una tecnología, orientada a la eficiencia, la efectividad y la seguridad, una gestión institucional con el enfoque de mejora continua, garantizando la calidad en sus procesos misionales y administrativos

VISION En el 2015 ser la Empresa Social del Estado líder en el suroccidente Colombiano por la excelencia en la prestación de servicios de salud.

POLITICA DE CALIDAD Brindar a nuestros pacientes una atención segura y humanizada, promoviendo el mejoramiento continuo en nuestros procesos, procurando su satisfacción y el de su familia; apoyados por un talento humano competente y motivado, que nos permita un posicionamiento en el sector salud como la mejor Empresa Social del estado de nivel I en Santiago de Cali, manteniendo el equilibrio financiero y la rentabilidad social

OBJETIVOS DE CALIDAD 1. Brindar servicios seguros para nuestros pacientes y familiares cumpliendo con los

requisitos del exigidos por la normatividad vigente 2. Propender por la vinculación de un talento humano que cumplan con las

competencias requeridas para la atención de los pacientes y su familia 3. Asegurar la idoneidad y calidad de los proveedores con el fin de garantizar la

calidad de los insumos para la atención de los pacientes 4. Implementar estándares de excelencia en la gestión institucional basada en

procesos de mejora continua que permitan alcanzar la visión de la ESE Oriente

POLITICA DE SEGURIDAD DEL PACIENTE La seguridad de los pacientes se constituye en una prioridad en la gestión de calidad DE LA RED DE SALUD ORIENTE, en la cual la gerencia se compromete a identificar los riesgos y minimizarlos, a generar como estrategia un entorno seguro promoviendo la transformación hacia una cultura de seguridad. Iniciando por el reporte de los riesgos, incidentes y eventos adversos de tal forma que se brinde apoyo al paciente, a la familia y al personal de salud, erradicando las acciones punitivas.




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1 INTRODUCCIÓN

La elaboración de los documentos, expedientes, formatos, informes de gestión institucional entre otros en medios electrónicos, tiene como objetivo no sólo agilizar el flujo de la información, disminuir el consumo de papel y descongestionar los archivos de gestión y central, sino que también busca la preservación de dichos documentos y su mejor recuperación y visibilidad a través de los tiempos y los medios de recuperación de la información (visores, hojas de cálculo, hojas de texto). Al momento de guardar esa información en medios electrónicos la Red de Salud del Oriente E.S.E debe de implementar los mecanismos y métodos que permitan garantizar que el formato que se utilice para guardar ese expediente tenga la capacidad de abrir ese documento con las mismas características con las que se guardó en un término de 80-100 años. Para cumplir con este objetivo es preciso que en la elaboración, presentación e incorporación (por correo electrónico institucional o almacenamientos electrónicos) de documentos se adopten determinados formatos y se sigan una serie de procedimientos que garanticen su accesibilidad, perdurabilidad y conservación.

2 OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL Controlar el recibo de Ia correspondencia oficial interna y externa, su distribución y el envío por correo físico y/o electrónico a sus destinatarios, disminuir sustancialmente Ia circulación de los documentos físicos y centralizar los consecutivos de Ia correspondencia en un solo lugar.




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3 ALCANCE

Aplica desde el momento de su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. Para todas las dependencias de la Red de Salud del Oriente E.S.E y a los ciudadanos y/o usuarios que requieran la radicación de comunicaciones en físico o electrónicas ante la institución.

4 DEFINICIONES

ANEXO: Complemento de un documento remisorio, integrado por uno o varios folios (legajos, argollados, empastes, adjuntos etc), u otros soportes. COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de Ias funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado. CORRESPONDENCIA: Todas Ias comunicaciones de carácter oficial o privado que llegan o se envían a una entidad pública, privada o a título personal. No todas generan trámites para Ias instituciones. CORREO ELECTRONICO: Correo electrónico, o en inglés e-mail, es un servicio de red para permitir a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet, mediante el protocolo SMTP, aunque por extensión también puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras tecnologías. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos. Su eficiencia, conveniencia y bajo costo están logrando que el correo electrónico desplace al correo normal para muchos usos habituales.




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DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. DOCUMENTO PUBLICO: EI que produce, posee o maneja una entidad pública. DOCUMENTO ORIGINAL: Es Ia fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital: es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. ARTICULO 2°. DEFINICIONES. PARA LOS EFECTOS DE LA PRESENTE LEY (527 de 1999) SE ENTENDERA POR: a) MENSAJE DE DATOS. La información generada, enviada, recibida, almacenada, comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI). Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax. b) COMERCIO ELECTRONICO. Abarca Ias cuestiones suscitadas por toda relación de índole comercial, sea o no contractual, estructurada a partir de Ia utilización de uno o más mensajes de datos o de cualquier otro medio similar. Las relaciones de índole comercial comprenden, sin limitarse a ellas, Ias siguientes operaciones: toda operación comercial de suministro o intercambio de bienes o servicios: todo acuerdo de distribución: toda operación de representación o mandato comercial, todo tipo de operaciones financieras, bursátiles y de seguros, de construcción de obras, de consultoría, de ingeniería, de concesión de licencias, todo acuerdo de concesión o explotación de un servicio público, de empresa conjunta y otras formas de cooperación industrial o comercial, de transporte de mercancías o de pasajeros por vía aérea, marítima y férrea, o por carretera. c) FIRMA DIGITAL. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a Ia clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con Ia clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada Ia transformación. d) Entidad de Certificación. Es aquella persona que, autorizada conforme a Ia presente ley, está facultada para emitir certificados en relación con Ias firmas digitales de Ias personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de Ia transmisión y




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recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a Ias comunicaciones basadas en Ias firmas digitales. e) INTERCAMBIO ELECTRONICO DE DATOS (EDI). La transmisión electrónica de datos de una computadora a otra, que está estructurada bajo normas técnicas convenidas al efecto. f) SISTEMAS DE INFORMACION. Se entenderá todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos. ARITUCULO 3. INTERPRETACION: En Ia interpretación de Ia presente ley habrán de tenerse en cuenta su origen internacional, Ia necesidad de promover Ia uniformidad de su aplicación y Ia observancia de Ia buena fe. Las cuestiones relativas a materias que se rijan por Ia presente ley y que no estén expresamente resueltas en ella, serán dirimidas de conformidad con los principios generales en que ella se inspira. ARTICULO 4 MODIFICACION MEDIANTE ACUERDO: Salvo que se disponga otra cosa, en Ias relaciones entré partes que generan, envían, reciben, archivan o procesan de alguna otra forma mensajes de datos, Ias disposiciones del Capítulo Ill, Parte I. podrán ser modificadas mediante acuerdo. ARTICULO 5. RECONOCIMIENTO JURIDICO DE LOS MENSAJES DE DATOS: No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por Ia sola razón de que esté en forma de mensaje de datos. DESCRIPTOR: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para Ia búsqueda sistemática de información. EMPASTE: Conjunto de documentos encuadernados en pasta, como ejemplo: un libro, una revista, un folleto, etc. DIGITALIZACION: Técnica que permite Ia reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede tenerse o interpretarse por computador. DIGITAR: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado. GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a Ia planificación, manejo y organización de Ia documentación producida y recibida por Ia




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Entidad, desde su origen hasta su destino final, con objeto de hacer mas eficiente y eficaz, su utilización, conservación y consulta. LEGAJO: Conjunto de documentos o papeles que están reunidos por tratar de una mismo asunto o materia. RADICACION DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del cual la E.S.E. asigna un número consecutivo a Ias comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de Ia fecha y hora de recibo o envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca Ia Ley, Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento GESTOR: Servidor público a quien se Ia ha asignado un rol de responsabilidad para Ia gestión de correspondencia en el ministerio, además de lectura en el sistema de correspondencia está habilitado para radicar y asignar Ias comunicaciones recibidas. EJECUTOR: Servidor público a quien se Ia ha asignado únicamente Ia función de lectura de Ias comunicaciones y preparar respuestas, pero no está facultado para firmar ni para radicar comunicaciones. SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene Ia información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales. fílmicos, informáticos, sonoros, etc.

5 BASE LEGAL

• Constitución Política de Colombia • Ley 57 de 1985. Ordena Ia publicidad de los actos y documentos públicos. • Ley 190 de 1995. Estatuto anticorrupción. • Ley 527 de 1999. Por medio de Ia cual se define y reglamenta el acceso y uso de

los mensajes de datos, del comercio electrónico y Ias firmas digitales, y se establecen Ias entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

• Ley 734 de 2002. Código Único Disciplinario • Ley 962 de 2005, Racionalización de trámites y procedimientos administrativos.




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• Acuerdo AGN No60/2001. Establece pautas para Ia administración de Ias comunicaciones oficiales en Ias entidades públicas y Ias privadas que cumplen funciones públicas.

• Ley 594 de 2000 Ley General de Archivo. • ISO 19005-2005 Preservación Digital a Largo Plazo/ PDF/A

6 FLUJOGRAMA COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS EN FISICO PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

SUBPROCESO: VENTANILLA UNICA (UNIDAD DE CORRESPONDENCIA)

OBJETIVO:

Gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS EN FISICO de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y las políticas 0 papel institucionales, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión y central.

N° TAREAS RESPONSABLE PROCESO DECISIÓN REGISTRO

1

Se recibe del funcionario los documentos para registrar el recibido. (dos copias)

REMITENTE

BASE DE DATOS

PLANTILLA DE RADICACIÓN INTERNA Y EXTERNA 2

Los documentos internos y externos entregados a la ventanilla única deben salir con un consecutivo que registra la ventanilla única.

VENTANILLA UNICA (UNIDADES DE CORRESPONDENCIA)

3

Se registra en la PLANTILLA de radicación interna y /o externa; No radicado, remitente, fecha, hora, breve descripción del documento, número de folios y firma responsable o destinatario


BASE DE DATOS

PLANTILLA DE RADICACIÓN INTERNA Y

EXTERNA/IMAGEN

DIGITALIZADA

4




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4

Se aplica la radicación a los documentos externos dejándose imagen digitalizada del oficio en ventanilla tanto entrante como del saliente


5

Se registra en el sistema las comunicaciones internas y externas en el formato de entrega de documentos.


-

PLANTILLA DE ENTREGA DE DOCUMENTO

S

6

Se imprime los formatos de registro de salida de documentos a los patinadores internos y externos.


7

Los patinadores están asignados como interno y externo para la respectiva distribución de los documentos recibidos o producidos por la Entidad en la ventanilla única.

PATINADORES

6.1 FLUJOGRAMA COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS ELECTRONICAS

PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

SUBPROCESO: VENTANILLA UNICA (UNIDAD DE CORRESPONDENCIA)

1

1




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OBJETIVO:

Gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS ELECTRONICAS de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y las políticas 0 papel institucionales, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión y central.

N° TAREAS RESPONSABLE PROCESO DECISIÓN DOCUMENTO /

REGISTRO

1

Se remite desde correo electrónico con dominio institucional email con información idónea, el remitente debe enviar al destinatario principal y cc a ventanilla

REMITENTE

BASE DE DATOS PLANILLA DE

RADICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

2

Los documentos internos y externos recibidos en ventanillaúnica@ deben salir con un consecutivo que registra la ventanilla única de manera controlada, ordenada y cronológica.


3

1. Se registra en plantilla de radicación interna y /o externa; No radicado, remitente, fecha, hora, breve descripción del documento (asunto), número de anexos y firma responsable o destinatario

VENTANILLA UNICA

(UNIDADES DE CORRESPONDE

NCIA)

BASE DE DATOS PLANILLA DE

RADICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

4

1. Se verifica en la base de datos de correos electrónicos autorizados para comunicaciones oficiales externas y se registra en la plantilla las comunicaciones internas y en el formato de registro y se hace firmar remitente (REVISION DEL CORREO INSTITUCIONAL)

REMITENTE

PLANILLA DE ENTREGA DE DOCUMENTOS

1

La comunicación es Externa?

1




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5

2. Se registra en la plantilla las comunicaciones internas y en el formato de registro y se hace firmar el recibido del destinatario (REVISION DEL CORREO INSTITUCIONAL)


6

3. Los patinadores están asignados como interno y externo para la respectiva distribución de los documentos recibidos o producidos por la Entidad en la ventanilla única.

PATINADORES

7 DESARROLLO DETALLADO DEL PROCESO

7.1. RADICACION DE COMUNICACIONES INTERNAS a. Radicación Electrónica: Se crea la comunicación con fines institucionales desde correo con dominio [email protected] conservando la estructura del memorando general. Control interno envía a jurí[email protected] comunicación con asunto, solicitud avance plan de mejoramiento con copia a [email protected]. Al momento de recepción, afiliada a proceso de ventanilla única realiza el diligenciamiento de planilla de confirmación de recepción de email en EXCELL. Se acumulan 11 radicaciones y se imprime para que el patinador haga firmar planilla de recibido de correspondencia por parte del área de jurídica. (Control del proceso) Ventajas:

• Se dejó de usar 3 hojas de papel o más según las copias (que también se hacen firmar por el patinador)

• Se dejó de imprimir. • La entrega fue inmediata aun si no se ha hecho firmar el recibido por parte del

patinador el cual es solo un proceso de control y que no ilegitima la entrega de la comunicación aun si no se firma. (autocontrol)

• Se evitó pérdida de tiempo por desplazamiento de funcionario hacia ventanilla o

Se imprime el registro que se hizo en la plantilla

FIN




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fotocopiadora. Restricción de envíos de cierto tipo de subseries documentales por correo electrónico:

• Comunicaciones internas que van dirigidas a personal que no tiene correo con dominio institucional. (Memorando general y circular). Dirigirse al literal b.

• Comunicaciones externas a entidades que no han autorizado envío por este medio, que nunca han enviado correos electrónicos a la institución o que la solicitud inicial por la cual se generó el documento no fue por correo electrónico.

La afiliada a proceso de ventanilla tendrá la tarea de crear una base de datos para las empresas que nos hayan confirmado la comunicación por correo electrónico institucional, aquellas que ya nos hayan escrito y que nos certifiquen por el mismo medio que tienen establecida la política de correo electrónico y que es un medio idóneo para establecer la comunicaciones entre instituciones, aplicando así la 4 fase de la política de cero papel, la cual constituye un objetivo de largo plazo que requiere que todas las organizaciones o personas que intercambien información con la administración pública, utilicen de forma exclusiva los medios electrónicos, lo que hace necesario que tengan las condiciones técnicas disponibles y que se generalice el uso de estos medios por cada uno de ellos. b. Radicación en Papel: Solo copia de quien envía y destinatario (dos copias). Omitir copias de ventanilla única ya que se están concentrando 3 documentos idénticos en archivo central (duplicidad de documentos). Se siguen manejando las mismas políticas de manejo documental. Se escanean las comunicaciones externas salientes y entrantes y se guarda en base de datos como PDF con opción de búsqueda para garantizar la recuperación ágil y rápida de la información.

7.2 RADICACION DE COMUNICACIONES EXTERNAS 7.2.1 Radicación de comunicaciones externas entrantes.

a. Radicación en papel: Escaneo de la comunicación entrante con el fin de evitar posibles silencios administrativos por pérdida. Para las demandas y tutelas se escanea el recibido (hoja principal).




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Tiempos de respuesta interno para mecanismos de participación y consulta ciudadana; Demandas 9 días. Tutela 1 día, derecho de petición, quejas y reclamos 10 días hábiles. b. Radicación electrónica: En vista de que los usuarios externos y demás instituciones tendrán al alcance de la página web de la institución todos los correo electrónico de la misma, estos podrán escribir al que ellos crean pertinente comunicarse. Internamente el encargado del correo electrónico deberá “REENVIAR” el correo electrónico a “VENTANILLA UNICA” donde se hará el registro con número de radicado y reenviará a alguna de las siguientes: GERENCIA, SUBGERENCIA CLINICA, DE PROMOCION Y PREVENCION O LA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, para que den respuesta a la comunicación si es necesario o para su notificación.

7.2.2 Radicación de comunicaciones externas salientes.

a. Radicación en Papel: Solo copia de quien envía y destinatario (dos copias). Omitir copias de ventanilla única ya que se están concentrando 2 documentos idénticos en archivo central (duplicidad de documentos). Se siguen manejando las mismas políticas de manejo documental. Se escanean las comunicaciones externas salientes y entrantes y se guarda en base de datos como .pdf con opción de búsqueda para garantizar la recuperación ágil y rápida de la información.

b. Radicación Electrónica: Comunicaciones externas a entidades que no han autorizado envío por este medio, que nunca han enviado correos electrónicos a la institución o que la solicitud inicial por la cual se generó el documento no fue por correo electrónico.

8 PROMOCION DE BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL

Todos podemos contribuir adoptando algunos hábitos en nuestra vida diaria, dentro de la oficina, en nuestras casas, en el colegio, la universidad, etc. La siguiente no constituye una lista completa y final, así que probablemente en la búsqueda de disminuir el consumo las entidades puedan identificar otras estrategias creativas, que esperamos puedan ser compartidas y promovidas en todos los niveles.




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8.1 USANDO EL PAPEL DE FORMA RACIONAL (REDUCIR) Fotocopiar e imprimir a doble cara. Una forma eficaz de reducir el consumo de papel en la oficina es utilizar ambas caras de la hoja, en lugar de solo una. Cuando se utilizan las dos caras se ahorra papel, envíos, espacio de almacenamiento, se reduce el peso, son más cómodos para engrapar, encarpetar y transportar. Es recomendable que en la tercerización o contratos de servicios de fotocopiado e impresión, o en la compra de estos equipos se fije prioridad a aquellas fotocopiadoras, impresoras y multifuncionales que puedan fotocopiar por ambas caras (dúplex) de forma automática. En el caso de los servidores públicos, deberán utilizar siempre la impresión y fotocopia a doble cara, con excepción de aquellos casos en que normas internas, como las del Sistema de Gestión de Calidad, Programa de Gestión Documental, o requerimientos externos, exijan el uso de una sola cara de la hoja. 8.2 REDUCIR EL TAMAÑO DE LOS DOCUMENTOS AL IMPRIMIR O FOTOCOPIAR Es recomendable utilizar las funciones que permiten reducir los documentos a diferentes tamaños, de tal forma que en una cara de la hoja quepan dos o más páginas por hoja, lo que para revisión de borradores resulta muy apropiado. Un amplio porcentaje de las fotocopiadoras modernas tienen la función de reducir el tamaño, lo cual deberá verificarse con los proveedores de estos equipos y servicios. 8.3 ELEGIR EL TAMAÑO Y FUENTE PEQUEÑOS Elegir el tipo de letra más pequeño posible en la impresión de borradores (por ejemplo 10 puntos), mientras se trabaja en la pantalla de la computadora con un tipo de letra más grande, por ejemplo de 14 o 16 puntos, permite aprovechar mejor el área de impresión de las hojas. En las versiones finales o en documentos oficiales deberán utilizarse las fuentes y tamaños determinados por el Sistema de Gestión de Calidad o las normas relacionadas con estilo e imagen institucional.




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8.4 CONFIGURACIÓN CORRECTA DE LAS PÁGINAS Cuando las impresiones salen mal, frecuentemente se debe a que no verificamos la configuración de los documentos antes de dar la orden de impresión. Para evitar estos desperdicios de papel es importante utilizar las opciones de revisión y vista previa para asegurarse que el documento se encuentre bien configurado. En el caso de los borradores o documentos internos pueden usarse márgenes más pequeños. En los informes y oficios definitivos se deben utilizar los márgenes definidos por los manuales de estilo y directrices del Sistema de Gestión de Calidad. 8.5 REVISAR Y AJUSTAR LOS FORMATOS Otra estrategia es la de mejorar el uso de los espacios en los formatos usados por las dependencias con el fin de lograr usar menores cantidades de papel. Igualmente es necesaria la revisión de los procedimientos que se llevan a cabo para identificar la posibilidad de integrar varios documentos o formatos en uno solo, reducir el número de copias elaboradas, entre otras. 8.6 LECTURA Y CORRECCIÓN EN PANTALLA Durante la elaboración de un documento es común que se corrija entre dos y tres veces antes de su versión definitiva. Al hacer la revisión y corrección en papel se está gastando el doble del papel, de modo que un método sencillo para evitar el desperdicio es utilizar el computador para hacer la revisión en pantalla, que adicionalmente nos ofrece la posibilidad de utilizar correctores ortográficos y gramaticales antes de dar la orden de impresión. De esta manera solo se imprime la versión final del documento para su firma o radicación. 8.7 EVITAR COPIAS E IMPRESIONES INNECESARIAS Es importante determinar, antes de crear o generar múltiples ejemplares de un mismo documento, si son realmente indispensables. En la mayoría de los casos existen medios alternativos para compartir o guardar copias de los documentos de apoyo tales como el correo electrónico, la intranet, repositorios de documentos o carpetas compartidas. Un ejemplo de impresiones innecesarias pueden ser aquellos correos electrónicos que pueden ser leídos en la pantalla y guardados, de ser necesario, en el disco duro del




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computador. Si no sabe cómo hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos solicite la colaboración de los expertos en informática de la entidad, usualmente existen mesas de ayuda donde le aclararán todas sus dudas al respecto. 8.8 GUARDAR ARCHIVOS NO IMPRESOS EN EL COMPUTADOR En los casos que no se requiera copia impresa de los documentos, se recomienda almacenarlos en el disco duro del computador, discos compactos, DVD u otro medio tecnológico que permita conservar temporalmente dicha información. Es importante que las entidades cuenten con políticas claras sobre la forma de nombrar, clasificar y almacenar documentos digitales, con el fin que puedan ser preservados y garanticen su recuperación y acceso para consulta. En este aspecto es importante que los servidores públicos adopten las directrices formuladas por el Comité de Archivo de la entidad, utilizando las recomendaciones y normas que en materia de preservación digital emita el Archivo General de la Nación. 8.9 CONOCER EL USO CORRECTO DE IMPRESORAS Y FOTOCOPIADORAS Es importante que todos los servidores públicos conozcan el correcto funcionamiento de impresoras, fotocopiadoras y multifuncionales para evitar el desperdicio de papel que se deriva de errores en su utilización. De ser necesario, deberán realizarse sesiones de entrenamiento sobre el manejo de estos equipos. 8.10 REUTILIZAR EL PAPEL USADO POR UNA CARA Se utilizarán las hojas de papel usadas por una sola cara para la impresión de borradores, toma de notas, impresión de formatos a diligenciar de forma manual, listas de asistencia, entre otros. 8.11 RECICLAR El reciclaje del papel disminuye los requerimientos de árboles para la fabricación de papel, así como la emisión de elementos contaminantes. Por tal motivo las entidades y los servidores públicos deberán mantener políticas y acciones que faciliten el reciclaje del papel.




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9 PROMOVER LA IMPLEMENTACION DE HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS 9.1 USO DE LA INTRANET La mayoría de las entidades deben aprovechar al máximo sus servicios de red interna y sus portales de Intranet. Haciendo uso de estas herramientas tecnológicas se puede evitar la impresión innecesaria de documentos, publicarlos o compartirlos, incluyendo aquellos de gran tamaño que no admiten el correo electrónico. Adicionalmente en la Intranet se pueden configurar servicios de información y referencia en línea, y eventualmente se constituye en el medio ideal para fortalecer elementos de interacción y trabajo colaborativo tales como blogs, wikis, foros, entre muchos otros, que pueden convertirla en una gran herramienta tecnológica para la gestión de conocimiento y la innovación en las entidades. 9.2 USO DEL CORREO ELECTRÓNICO El correo electrónico debe constituir la herramienta preferida para compartir información evitando el uso de papel, pero es necesario que las entidades establezcan y promuevan políticas de uso apropiado entre los servidores públicos para evitar que se llenen de basura digital, por ejemplo:

• No imprimir correos electrónicos al menos que sea estrictamente indispensable • En caso de necesitar la impresión, revisar el documento y eliminar aquello que

no aporte información importante como los textos de “Este mensaje puede contener información confidencial…”, entre otros.

9.3 HERRAMIENTAS DE COLABORACIÓN Herramientas de colaboración tales como espacios virtuales de trabajo, programas de mensajería instantánea, aplicaciones de teleconferencia, calendarios compartidos, aplicaciones para uso y edición de documentos compartidos, entre otros, pueden ofrecer oportunidades importantes para intercambiar información de forma rápida y efectiva, evitando la utilización del papel.




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Las entidades deberán promover su uso, cuidando de implementar las medidas de seguridad necesarias para garantizar que no se ponga en riesgo la información que manejan en sus bases de datos. 9.4 APLICACIONES DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO Y GESTIÓN DE CONTENIDO El elemento más importante para disminuir la utilización del soporte en papel es el empleo de documentos electrónicamente, bien sea que estos hayan sido escaneados desde un original en físico o que hayan sido creados mediante aplicaciones ofimáticas, programas de diseño, entre otras herramientas informáticas. Para garantizar la correcta administración de estos documentos electrónicos de archivo es Necesario el uso de una aplicación que permita su captura, registro, clasificación, archivo, que controle el acceso, facilite la publicación y recuperación así como su disposición final, con todas las medidas de seguridad necesarias. Las entidades deberán implementar herramientas de seguridad que permitan una gestión de documentos electrónicos de archivo y de gestión de contenido adecuado, protegiendo el manejo de su información. La implementación deberá ajustarse a las normas, políticas y estándares internacionales y aquellas normas técnicas que sean adoptadas y/o homologadas por parte del Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. (Guía 01 Política 0 papel del ministerio de tecnologías de la información y las comunicaciones. Dirección de gobierno en línea)

10 AHORRO CON LA IMPLEMENTACION DE ESTA POLITICA




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Tabla 2. Ahorro política cero papel

VS AÑO 2013 RADICACIONES

x #

COPIAS TOTAL

x #

ANEXOS TOTAL

%

AHORRO TOTAL MOTIVO DEL % AHORRO

MEMORANDO GENERAL 1236 3 3708 3 11124 90% 10012

DESTINATARIO CON

CORREO INSTITUCIONAL

COMUNICADO OFICIAL 1159 3 3477 3 10431 33,30% 3474

SE DEJA DE IMPRIMIR UNA

COPIA DE TRES

CIRCULARES 149 6 894 2 1788 60% 1073

DESTINATARIO CON

CORREO INSTITUCIONAL

TOTAL 2544 8079 6 23343 61% 14263

AHORRO DE PAPEL IMPLEMENTACION POLITICA 0 PAPEL

La presente tabla nos permite evidenciar el ahorro en cuanto a papel que se obtendrá tomando valores mínimos. Inicialmente tomamos de la plantilla de radicación de ventanilla única el total de radicaciones realizadas para la vigencia 2013. Memorando general 1.236 hojas Comunicado oficial 1.159 hojas Circulares 149 hojas En la columna siguiente multiplicamos por 3-3-6 respectivamente, esto se debe a que por cada memorando general y comunicado oficial se deben de presentar 2 copias adicionales en papel del original y para circulares 6 ya que es a partir de este número que ejecutamos esta comunicación. Es de aclarar que no estamos estimando esta tabla los posibles destinatarios que pueden haber para memorando general de dos (2) a cinco (5) en total y los comunicados oficiales que pueden ir para más de un destinatario. Obtenemos así un total de hojas contando con el número de copias que se usan.




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Memorando general 3.708 hojas Comunicado oficial 3.477 hojas Circulares 894 hojas Continuamos con el promedio de anexos (hojas) que nos da 3-3-2 respectivamente que es un promedio bajo ya que por lo general los memorandos generales, comunicados oficiales y circulares están compuestos por más de 3 páginas en el cuerpo del memorando y los anexos serían ya un adicional a esta cifra que no estamos estimando. Esto nos lleva a un total x hojas Memorando general 11.124 hojas Comunicado oficial 10.431 hojas Circulares 1.788 hojas Se asigna unos porcentajes de ahorro de la siguiente manera Motivo Memorando general 90% DESTINATARIO CON CORREO INSTITUCIONAL (Lideres de p) Comunicado oficial 33.3% SE DEJA DE IMPRIMIR UNA COPIA DE TRES 1/3=0.33 Circulares 60% DESTINATARIO CON CORREO INSTITUCIONAL Se crearon 31 correos institucionales de los aproximadamente 40 líderes de proceso que generan comunicaciones en la institución 31/40= 0.775 de lo cual solo tomamos 0.60 (60%) para tomar los valores más bajos del cálculo ya que en el envío de circulares el destinatario puede en muchos casos ser personal administrativo y misional que no poseen dicho correo. Es así como obtenemos un ahorro aproximado de 14.263 hojas al año lo que representa 28 resmas de papel, y sin contar otros costos indirectos administrativos como lo son: recarga de tóner para impresora, desgaste y mantenimiento de impresoras, tiempo de llegada y respuesta de la información, tiempo de se usa para aplicar procesos a los expedientes conformados en archivo de gestión y archivo central. Como es sabido el problema de espacio aqueja a cualquier tipo de archivo privado o




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público, situación que decanta en soluciones onerosas como:

• Adecuación de espacio de archivo. • Compra de espacios con capacidad sísmica para archivo. • Arrendamiento de locales • Contrato de prestación de servicios para pago de empresas que custodian

información en bodegas propias por un tiempo determinado. • Eliminación de información importante por liberar espacio para la nueva

documentación que se está generando lo que puede conllevar a diversas situaciones legales en contra de la institución por no contar con la información que requiera los entes de control para evidenciar su gestión.

Las 14.263 hojas que se dejarían de imprimir y que quedarían en la base de datos de los correos electrónicos representan en archivo central el siguiente espacio. 14.263 hojas / 200 folios= 71 expedientes 71 expedientes / 10 expedientes x caja = 7.1 cajas de archivo Del total de cajas de ingresan al archivo central por transferencia de archivo administrativo 23.343 hojas/ 200 folios= 116 expedientes 116 expedientes/ 10 expedientes x caja= 11.6 cajas de archivo En conclusión de las 11.6 cajas de archivo que ingresan anualmente a archivo central por concepto de la serie comunicaciones internas (circulares y memorandos generales) y comunicaciones externas (comunicados oficiales) dejarían de ingresar 7.1 cajas de archivo, sin contar los informes y demás archivos que podrán ser enviados por correo electrónico a medida que se vallan adoptando y adaptando los subprocesos del presente procedimiento.




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11 FUENTES CONSULTADAS

• El libro verde de la oficina. Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA. Bogotá. 2006.

• Programa de manejo sustentable para el uso óptimo de los recursos naturales. • Ferrocarriles Nacionales de México en Liquidación. México. 2007. • Actúa: consejos para una vida sostenible. Greenpeace. Madrid. 2005. • Hazte amigo de los bosques: manual de autoayuda, prácticas para mejorar tu • relación personal con los bosques. Guías de educación ambiental. Ayuntamiento de • Barcelona. 2006. • Archivo General de la Nación. Programa de Gestión Documental (PGD) <

http://www. archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1232 >

• Archivo General de la Nación. Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas” < http://www. archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2010# >




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12 REGISTRO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

Versión Fecha Responsable Variación Aprobado por

Descripción del cambio Pag. Modificada

1 31 julio 2015 Luz Heidy Montoya

Emisión Gerencia

2 16 diciembre 2015

Luz Heidy Montoya

Actualización Gerencia




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POLITICA CERO PAPEL PARTE I, IMPLEMENTACION · 2016. 1. 20. · RED DE SALUD DEL ORIENTE EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO E.S.E MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALI Nit: 805.027.337-4 CÓDIGO: