Politica de Vehiculos Corregida Dic-11

5/11/2018 Politica de Vehiculos Corregida Dic-11 - slidepdf.com

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POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAADMINISTRACIÓN DE VEHÍCULOS

RESPONSABLE: Gerente Administrativo

REVISADO POR:

_________________________

APROBADO POR:

_________________________

DITECA – Políticas y Procedimientos de Vehículos 1/10 Enero/2009



OBJETIVO.-

Normar la utilización de los vehículos de DITECA, así como los procesos deasignación de vehículos a empleados, liquidación de siniestros, liquidación deasignación de vehículos y uso de vehículo propio como herramienta de trabajo.

ALCANCE.-

Estas políticas son aplicables para todos los empleados, las áreas y sucursalesde DITECA.

DEFINICIONES

Vehículo asignado: Es la designación de un vehículo de propiedad de DITECAa un empleado, para uso exclusivo de ese empleado en actividades de trabajoy personales. El empleado pagará el vehículo en cuotas mensuales en un plazomínimo de 36 meses, luego de lo cual el vehículo es de su propiedad.

• Vehículo asignado como Herramienta de Trabajo : Se considerará unvehículo como herramienta de trabajo cuando su uso será intenso, enforma constante y es herramienta indispensable para desempeñar sutrabajo.

• Vehículo asignado como estratégico : Se considerará un vehículo como

estratégico cuando su uso será para funciones relacionadas connegocios importantes, aspectos estratégicos o políticos que sonnecesarios o convenientes para DITECA.

Vehículo encargado: Es la designación de un vehículo de propiedad deDITECA a un empleado, para uso de ese empleado o de las personas queforman parte de su equipo, en actividades de trabajo solamente. El empleadono pagará el vehículo ni puede utilizarlo para uso personal.

Utilización de v ehículo propio : Es la designación de un vehículo de propiedaddel empleado para actividades del trabajo, por lo cual DITECA le reconoce unvalor en función de los kilómetros recorridos.

POLÍTICAS.-

1. El Comité Ejecutivo es el único que designa vehículos a los empleadoscomo asignado, encargado o propio. (Gerente de área, GerenteAdministrativo, Presidencia)

2. Los modelos y características de los vehículos son designados por elComité Ejecutivo.




3. Toda actividad o gestión sobre designación de vehículo, liquidación desiniestro y liquidación de vehículo asignado se debe hacer a través delGerente Administrativo conforme a los procedimientos establecidos.

4. La designación de vehículo es excluyente, por lo que un empleado nopodrá tener más de un vehículo en cualquiera de las designaciones. Unvehículo no podrá estar designado a más de un empleado al mismo tiempo.

5. La designación de cambio de aceite, cambio de llantas, mantenimiento,serán realizadas de acuerdo al kilometraje de cada vehículo

6. Las facturas por consumo de combustible, cambio de aceites y cambiode llantas deberán ser emitidas a nombre de DITECA y los valores seránreembolsado a través del formulario de “Liquidación de Gastos”

7. Para vehículos asignados y vehículos encargados, el costo de lamatrícula estará a cargo de DITECA.

8. Si ocurriere un accidente y/o robo DITECA, correrá con los gastos derepuestos y reparaciones, siempre y cuando se compruebe que elempleado no tuvo la culpa. Caso contrario y se compruebe la negligenciadel empleado, el mismo deberá correr con los gastos. (si el seguro lo puedecubrir, el empleado pagará el deducible

Vehículos asignados

9. Antes de recibir el vehículo asignado, el empleado debe firmar el“CONTRATO DE RESERVACIÓN DE VEHÍCULO CON OPCIÓN DECOMPRA” y el acta de recepción del mismo.

10. El valor de la cuota mensual que pagará el empleado por el vehículoasignado se determinará dividiendo el valor original (VO) para el número demeses en que pagará el vehículo:

a. Vehículo nuevo : El valor original (VO) es igual al valor de compra.

b. Vehículo usado : El valor original (VO) es igual al valor demercado del vehículo que se lo obtiene mediante cotización en elmismo concesionario donde se lo compró.

11. El empleado que reciba un vehículo asignado como herramienta de trabajorecibirá valores por consumo de combustible, en sus respectivos viáticos.

12. El empleado que reciba un vehículo asignado como estratégico recibirávalores solamente por consumo de combustible según tabla vigente.




13. Cuando el empleado haya terminado de pagar el vehículo asignado,DITECA transferirá el dominio al empleado, formalizando la acción legal conla carta de venta y se dará de baja el activo.

14. En caso de que el empleado que tenga un vehículo asignado se retire de

DITECA tendrá dos opciones:

a. Recibir la totalidad del valor pagado por el vehículo a él asignado.

b. Adquirir el vehículo pagando a DITECA el valor restante entre lopagado y el valor de compra del vehículo.

15. Cuando al empleado se le asigne un nuevo vehículo sin haber terminadode pagar el anterior, DITECA reconocerá como pago del nuevo vehículo elvalor abonado por el empleado menos un descuento por efectos de ladepreciación del vehículo anterior, el valor del descuento nunca podrá ser

mayor al 20%.

16. Los gastos que se generen para cancelar el “Contrato de Reservaciónde Vehículo con Opción de compra” que se firmó por vehículo asignadodeben ser cancelados por el empleado.

17. Si el empleado desea instalar cualquier equipo o accesorio será a cargodel empleado.

18. El vehículo debe estar asegurado previa a la entrega al empleado. Elseguro estará a cargo de DITECA.

19. En caso de siniestro, el valor de la franquicia será cubierto por DITECA y por el empleado, según la tabla vigente.

20.En caso de siniestro, el empleado debe realizar las denunciascorrespondientes y brindar las facilidades para los trámites del caso.

21.En caso de siniestro con pérdida total, el valor recuperado se utilizarápara la compra de un nuevo vehículo.

22. En caso de siniestro con pérdida total, el valor pagado por el empleadose reconocerá como pagado para el nuevo vehículo aplicándole elrespectivo descuento por efectos de la depreciación del vehículosiniestrado.

23.El valor de descuento para aplicar al vehículo anterior o al vehículosiniestrado se calcula de la siguiente manera:

• VO = Valor original del vehículo• VM = Valor de mercado al momento del siniestro• VP = Valor pagado por el empleado• Depreciación = VM / VO• Nuevo valor pagado por el empleado = VP * Depreciación




Vehículos encargados

24. Antes de recibir un vehículo encargado, el empleado debe firmar el acta

de recepción del mismo.

25. Los empleados podrán utilizar los vehículos solamente para gestionesde trabajo. En caso de que se desee utilizar el vehículo para una gestiónpersonal, deberá solicitar autorización previa, la misma que podrá ser otorgada por el Presidente Ejecutivo solamente.

26.Previa la salida del vehículo de las oficinas de DITECA debe llenarseformulario de “Salida de Vehículo”; este formulario estará debidamenteautorizado por el Gerente del área.

27.Tan pronto el vehículo retorne a las oficinas de DITECA, debecompletarse el formulario de “Salida de Vehículo” en las seccionescorrespondientes.

28. El empleado que reciba un vehículo encargado recibirá valores paraconsumo de combustible según la tabla vigente y deberá coordinar con elárea Administrativa el oportuno cambio de aceite, cambio de llantas y lasreparaciones.

29. El vehículo debe estar asegurado previa a la entrega al empleado. El

seguro estará a cargo de DITECA. Ante cualquier siniestro el empleadodebe reportar inmediatamente al Gerente de área o al GerenteAdministrativo.

Uso de vehículo propio

30. Para que un empleado pueda recibir valores por uso de vehículo propiodeberá firmar el “Acuerdo de uso de Vehículo Propio”

31. El empleado que utilice su vehículo propio para actividades de trabajo

recibirá un valor por kilómetro recorrido según el acuerdo firmado, en estevalor se incluye el consumo de combustible.




PROCEDIMIENTO - VEHÍCULO ASIGNADO

Gerente de Área

1. Propone al Comité Ejecutivo la asignación de un vehículo a un empleadopresentando la solicitud respectiva

Comité Ejecutivo

2. Analiza la solicitud, la niega o la aprueba.

Gerente Administrativo

3. Vehículo asignado nuevo : Hace la adquisición, determina el valor apagar mensual y elabora el Contrato de Reservación de Vehículo conOpción de compra.

4. Vehículo asignado usado : Determina el valor del vehículo obteniendocotización de la concesionaria donde se adquirió el vehículo; determinael valor mensual a pagar y elabora Contrato de Reservación deVehículo con Opción de compra.

5. Obtiene firmas del empleado y al representante legal de DITECA en elcontrato.

6. Gestiona la legalización del contrato y lo archiva.

7. Entrega vehículo al empleado, firman acta de entrega-recepción.

PROCEDIMIENTO - VEHÍCULO ENCARGADO

Gerente de Área1. Propone al Comité Ejecutivo el encargo de un vehículo a un empleado

presentando la solicitud respectiva.

Comité Ejecutivo



3. Elabora acta de entrega-recepción




4. Hace la entrega del vehículo al empleado y obtiene la firma en el acta.

5. Archiva el acta de entrega-recepción.

PROCEDIMIENTO - USO DE VEHÍCULO PROPIO

Gerente de Área

1. Propone al Comité Ejecutivo la utilización del vehículo de propiedad delempleado para actividades de trabajo presentando las justificacionesrespectivas.

Comité Ejecutivo



1. Elabora acta de “Uso de vehículo propio en actividades de trabajo”

2. Obtiene firma del empleado y archiva el acta.

PROCEDIMIENTO - CANCELACIÓN DE VEHÍCULO ASIGNADO

Asistente Administrativo

Obtiene estado de cuenta de los pagos realizados por el empleado.


1. Revisa estado de cuenta y aprueba

2. Realiza la cancelación del Contrato de Reservación de Vehículo conOpción de compra con una carta formal en la que se indica que elcontrato concluyó (texto aprobado por el Registro Mercantil).

Si el empleado desea comprar el vehículo

3. Si el empleado debe pagar un valor para cubrir el saldo, recibe delempleado dicho valor, caso contrario el empleado no pago ningún valor.

4. Realiza la carta de venta, con el valor que consta en la matrícula del

vehículo.




5. Entrega la matricula original, carta de venta y factura.

6. Informa al empleado que el trámite en el Registro Mercantil para levantar el gravamen lo debe realizar El.

Si el empleado desea la devolución del dinero

7. Instruye a Caja la elaboración de cheque para la entrega de los valorespagados por el empleado

8. Entrega al empleado el cheque y obtiene firma de entrega-recepción.

PROCEDIMIENTO - SINIESTRO DE VEHÍCULO

Empleado

1. Notifica siniestro al Gerente del Área y al Gerente Administrativo.

2. Realiza las denuncias ante los organismos competentes.


3. Recibe reporte aviso de siniestro, las denuncias, los soportes

correspondientes y en los casos que aplique otras cancelaciones (usode grúas).

4. Envía aviso de siniestro al bróker seguros, con fotocopia de matrícula, ysoportes según aplique.

Broker de Seguros

5. Reporta siniestro a la aseguradora

6. Recibe del Gerente Administrativo la documentación y la envía a laaseguradora.

7. Analiza la pérdida y coordina la inspección.

8. Plantea reclamo a la aseguradora.

9. Recibe pronunciamiento de la aseguradora.





10.Coordina con el departamento de seguros, la calificación del siniestro(daños parciales o pérdida total).

11.En el caso de pérdida total, entrega al Broker, la transferencia dedominio, matrícula original, y todos los documentos de adquisición de

vehículo.

12.Verifica que el Broker coordine con la aseguradora el cambio depropietario.

Broker

13. Proporciona a Gerente Administrativo, la liquidación del siniestro y elvalor del deducible.

14.Recibe documentos indemnizatorios.

15.Verifica que con la documentación transferida a la Aseguradora realicelos trámites tendientes a determinar que el vehículo forma parte de susactivos y no de la Compañía del Grupo que sufrió el siniestro.


16.Realiza el seguimiento para obtener el documento que sustente que elvehículo ya no forma parte del Grupo.

17. Coordina con el departamento de Recursos Humanos, el descuento dela parte de la franquicia que paga el empleado

18. Coordina con Contabilidad los registros correspondientes.




TABLA PARA PAGO AL EMPLEADO POR

Consumo de Combustible, Cambio de Aceites, Cambio de Llantas,

Kilómetro recorrido por uso de vehículo propio en tareas de trabajo.

VEHÍCULO

AsignadoEncargad

o PropioCombusti

ble (usd/km) (usd/km) (usd/km)

Camioneta Mazda

(gasolina) n/a

Camioneta Chevrolet

(diesel) n/aVitara 3 puertas (gasolina) n/a

Camioneta Toyota

(gasolina) n/a

Cambio de aceite (usd/por cambio/cada 5.000 km)Camioneta Mazda (gasolina) n/a n/aCamioneta Chevrolet (diesel) n/a n/aVitara 3 puertas (gasolina) n/a n/aCamioneta Toyota (gasolina) n/a n/a

Cambio de llantas (usd/por cambio/cada 40.000km)Camioneta Mazda (gasolina) n/a n/aCamioneta Chevrolet (diesel) n/a n/aVitara 3 puertas (gasolina) n/a n/aCamioneta Toyota (gasolina) n/a n/a

Kilómetro recorrido n/a n/a


Documents

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